kurs outlook - zarządzanie pocztą
Post on 28-Nov-2014
161 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
MS Outlook – jak zarządzać swoją pocztą?
Wiadomości e-mail, współcześnie to forma komunikacji nie tylko
prywatnej, ale i zawodowej. W firmie służą one zarówno jako
wewnętrzny jak i zewnętrzny kanał komunikacyjny. E-maile
wysyłamy i otrzymujemy od wszystkich: szefa,
współpracowników, partnerów biznesowych, klientów czy też firm
zewnętrznych itd. Ich treść nie kiedy jest istotna, nie kiedy mało
ważna, ale zgodnie z biznesowym savoir vivre odpisać należało y
kazdemu.
Odpisywanie to nie rzadko zajmuje nam wiele czasu, chcąc
ograniczyć ten czas zapraszamy Was do zapoznania się z
prezentacja, które pokaże jak skutecznie zarządzać swoją
skrzynką e-mail.
Kurs Excel
MS Outlook – jak zarządzać swoją pocztą?
Chcąc efektywnie zarządzać wiadomościami e-
mail naszym pierwszym krokiem powinno być ustalenie
czasu, kiedy będziemy na nie odpowiadać odpowiadać.
Możemy ustalić, że robimy to np. 3 lub 4 razy dziennie;
o ustalonych godzinach. Poinformujmy o tym naszych
współpracowników, aby ważny e-mail nie czekał długo
na odpowiedź – poprośmy, żeby w ważnych sprawach
kontaktowali się z nami telefonicznie.
Kurs Excel
MS Outlook – tworzenie folderów
Kolejnym krokiem jest utworzenie odpowiednich
folderów. Przychodząc wiadomości e-mail
możemy wtedy przyporządkować do konkretnego
folderu – automatycznie albo ręcznie.
Podejmując pracę z folderami możemy też
skorzystać z: filtrów i autoodpowiedzi.
Ich działanie omówimy na kolejnych slajdach.
Kurs Excel
MS Outlook – tworzenie folderów
Chcąc uporządkować wiadomości powinniśmy stworzyć foldery, w których będziemy je przechowywać.
Poniżej przedstawiamy jedną z możliwości pogrupowania wiadomości w folderach.
Pamiętaj jednak, że nazwy oraz ilość folderów jest dowolna, najważniejsze jest to, aby to użytkownik poczty mógł z nich łatwo skorzystać i wiedział, który e-mail jest przyporządkowany do danego folderu.
Oprócz poniższego podziału folderów polecamy również podział listów elektronicznych np. wg tematyki sprawy której dotyczą lub nazwiska nadawcy.
Kurs Excel
MS Outlook – foldery w skrzynce elektronicznej
Przykładowy podział folderów:
1. Działanie – przyporządkujmy do niego maile wymagające dłuższego zastanowienia się nad odpowiedzią;
2. Przekierowane – zapisujmy w nim wiadomości dotyczące spraw i zadań które delegowaliśmy innym, a my czuwamy tylko nad ich realizacją;
3. Do przeczytania – w folderze tym przechowujmy te maile, z którymi nie zapoznaliśmy się od razu; pilnujmy jednak, żeby folder ten nie rozrósł się nam do monstrualnych rozmiarów i czytajmy wiadomości regularnie;
4. Archiwum – umieszczany w nim wszystkie te listy, które chcemy zarchiwizować.
Kurs Excel
MS Outlook – ustawianie filtrów
Filtry w MS Outlook to bardzo pomocne i niezbędne
narzędzie kiedy otrzymujemy liczną korespondencję.
Pozwala nam ono m.in. na automatycznie
przekierowywanie przychodzących wiadomości
do danego folderu lub nadawcy.
Dzięki temu w naszej skrzynce elektronicznej panuje
porządek.
Kurs Excel
MS Outlook – autoodpowiedź
Kolejnym narządzaniem, które możemy wykorzystać, aby
skutecznie zarządzać poczta e –mail są autoodpowedzi.
Z narzędzia tego polecamy korzystać na co dzień, a nie
tylko wtedy, gdy planujemy dłuższą nie obecność w pracy.
Korzystając z niego mamy możliwość wysłanie
automatycznych odpowiedzi do wybranych osób lub do
wszystkich, którzy przysyłają nam wiadomości e-mail.
Treść odpowiedzi możemy ustalić indywidualnie.
Kurs Excel
MS Outlook wysyłanie wiadomości do wielu odbiorców
Przydatnym narzędziem jest także możliwość wysyłania
odpowiedzi do wielu odbiorców. Pomocne jest to szczególnie
wtedy gdy wiele osób wysyła do nas maile dotyczące jednej
sprawy czy jednego zadania.
Chcąc zastosować tzw. wiadomość grupowa należy w polu DO
wpisać adresy wszystkich osób, dla których przeznaczona jest
wiadomość, albo też chroniąc dane osobowe wybrać
odpowiedź przez UDW (do ukrytej wiadomości).
Kurs Excel
MS Outlook - wysyłanie wiadomości UDW
Z pola do ukrytej wiadomości należy skorzystać
głownie wtedy, gdy wysyłamy odpowiedź do
obiorców reprezentujących różne podmioty czy
firmy – adres e-mail jest chroniony jako jeden z
elementów danych osobowych.
Kurs Excel
Po więcej informacji ta temat zarządzania wiadomościami e-mail oraz możliwości skrzynki Outlook zapraszamy do Cognity na:
• Kurs Outlook
• Kurs Zarządzanie Czasem z wykorzystaniem MS Outlook
• Kurs Perfekcyjna Asystentka
Zainteresowanym tym jak chronić dane osobowe w mailach polecamy:
• Kurs Ochrona Danych Osobowych w Administracji Publicznej
• Kurs Przetwarzających Dane osobowe
• Kurs Aspekty Prawne związane z handlem elektronicznym. Prowadzenie serwisów internetowych.
Kurs Excel
MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą?
Kurs Excel
Zapraszamy również na bloga Strefa Wiedzy
Cognity, gdzie przygotowaliśmy dla Was więcej
artykułów z tego tematu .
MS Outlook – Jak zarządzać swoją pocztą?
top related