lagen om offentlig upphandling lars lidström varuförsörjningen upphandlingschef

1

Lagen om offentlig upphandling

Lars Lidström

Varuförsörjningen

Upphandlingschef

Tel: 018-61 166 89

E-post: lars.lidstrom@lul.se

Stor offentlig marknad

• Europa 8000 miljarder SEK

• Sverige minst 510-608 miljarder SEK

• Över 5000 upphandlande Myndigheter/enheter i Sverige

• 15-18,5 % av Sveriges BNP

• Direkta avtal med leverantörer som har utländskt säte (1-2 %)

3

Vad är offentlig upphandling?

• ”Med offentlig upphandling avses de åtgärder som vidtas av en upphandlande myndighet i syfte att tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal avseende varor, tjänster eller byggentreprenader”LOU 2 kap. 13 §

Intressenter

• Domstolar

• Leverantörer

• Medborgarna

• Media

• Politiker

• Revisorer

• EG-kommissionen

• Vi själva

Gäller upphandlingar som görs av

• Staten

• Kommuner

• Landstingen

• Bolag, föreningar, stiftelser och samfälligheter som har inrättats i syfte att täcka behov i det

allmännas intresse under förutsättning att behovet inte är av industriell eller kommersiell

karaktär och

• vars kapital huvudsakligen tillskjutits av ovan nämnda enheter, eller

• vars upphandling står under tillsyn av ovan nämnda enheter, eller

• vars styrelse till mer än halva antalet utses av ovan nämnda enheter

• Privata företag inom försörjningssektorn som bedriver verksamhet enligt särskilt tillstånd,

koncession

6

Tre byggstenar för LOU…

EES-avtalet

+

Upphandlingsdirektiven

+

Nationell lagstiftning

=

LOU – Lagen om offentlig upphandling

7

Varför gör vi upphandlingar?

• Använda skattemedel på bästa sätt.

• Skapa och dra nytta av konkurrensen på marknaden.

• Leverantörerna ges möjlighet att tävla på samma villkor.

8

Offentlig upphandling genom historien

1920 1952 1973 1994

Äldsta regelverk för offentlig upphandling var militära

Svenska varor hade företräde framför utländska

Svenska varor skulle äga företräde om de var av ”erforderlig beskaffenhet”

Enbart affärsmässiga bedömningar

Statligt bindande principer:•Affärsmässighet•Rättssäkerhet•Offentlighet

Kommun och landsting arbetade fram ett rekommenderat upphandlings-reglemente

LOU• Gemensamt regelverk för stat och kommun•Rättsmedel för anbudsgivare

9

De fem gemenskapsrättsliga principerna

1. Principen om likabehandling

2. Principen om icke-diskriminering

3. Principen om transparens

4. Principen om proportionalitet

5. Principen om ömsesidigt erkännande

LOU 1 kap. 9 §

10

1. Principen om likabehandling

• Alla leverantörer ska behandlas lika.

• Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar.

11

2. Principen om icke-diskriminering

• Förbjudet att diskriminera leverantörer p.g.a. nationalitet eller t.ex. geografiskt läge.

12

3. Principen om transparens

• Öppenhet och förutsebarhet.• Förfrågningsunderlaget ska vara tydligt,

klart och innehålla samtliga krav på det som ska upphandlas

13

4. Principen om proportionalitet

• Naturligt samband med det som upphandlas.

• Rimlig proportion till det som ska upphandlas

14

5. Principen om ömsesidigt erkännande

• Intyg och certifikat utfärdade av behöriga myndigheter i en medlemsstat ska också gälla i övriga EU.

Upphandlingsförfaranden• Öppen förfarande

• Selektivt förfarande

• Förhandlat förfarande

• Konkurrenspräglad dialog

• Förenklat förfarande

• Urvalsförfarande

• Direktupphandling

Öppet förfarande

• Upphandling över tröskelvärdet

• Alla leverantörer har rätt att lämna anbud

• Förhandling inte tillåten

• Annonseringsskyldighet på ”Europamarknad” föreligger

• Anbudstiden minst 52 dagar (*40 dagar)

* Annonsering elektroniskt förkortning med 7 dagar

Förfrågningsunderlag elektroniskt förkortning med 5 dagar

Selektivt förfarande

• Upphandling över tröskelvärdet

• Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud

• Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer att

lämna anbud

• Förhandling inte tillåten

• Annonseringsskyldighet inom EU föreligger

• Minst 37 dagar *(30 dagar) för att lämna ansökan, 40 dagar *(35 dagar)

* Annonsering elektroniskt förkortning med 7 dagar

Förfrågningsunderlag elektroniskt förkortning med 5 dagar

Förhandlat förfarande

• Upphandling över tröskelvärdet

• Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud

• Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer

att lämna anbud

• Förhandling tillåten med en eller flera av anbudsgivarna

• Annonseringsskyldighet inom EU föreligger

• Minst 37 *(30) dagar för att lämna ansökan

• Andra tidfrister för försörjningssektorn

*(Annonsering elektroniskt förkortning med 7 dagar)

Förenklat förfarande

• Upphandling under tröskelvärdet

• Alla leverantörer har rätt att lämna anbud

• Förhandling tillåten med en eller flera anbudsgivare

• Annonseringsskyldighet i Sverige föreligger

• Anbudstiden skall vara skälig

Urvalsförfarande

• Upphandling under tröskelvärdet

• Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud

• Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer

att lämna anbud

• Förhandling tillåten med en eller flera anbudsgivare

• Annonseringsskyldighet i Sverige föreligger, skall ske

i elektronisk databas

• Minst 10 dagar för att lämna ansökan, skälig tid att

lämna anbud

Konkurrenspräglad dialog

• Tillämpligt när kontraktet är särskilt komplicerat

• Upphandling under och över tröskelvärdet

• Alla leverantörer har rätt att ansöka om att få vara med i dialogen

• Den upphandlande myndigheten inbjuder vissa leverantörer

att lämna ha dialog med

• Förhandling tillåten under tröskelvärdet, ej tillåtet över tröskelvärdet

• Annonseringsskyldighet föreligger

• Anbudstiden enligt LOU över och under trösklevärdet

Direktupphandling

• Lågt kontraktsvärde• Synnerliga skäl

15 kap 3 §

En offentlig upphandling enligt detta kapitel skall göras genom förenklat

förfarande eller urvalsförfarande.

Direktupphandling får dock användas om kontraktets värde är lågt eller

om det finns synnerliga skäl. Den upphandlande myndigheten skall vid

behov

besluta riktlinjer för användning av sådant förfarande.

Överprövning

• Innan avtal träffats

• Leverantör

• Göra om upphandlingen

• Rätta till fel

• Interimistiskt beslut

Skadestånd

• Efter avtalstecknandet

• Leverantör som lidit ekonomisk

skada

• Ett år efter avtalstecknandet

• Ersättning

-för havda kostnader

-förlorad handelsvinst (”positiva

kontraktsintresset”)

Upphandlingsskadeavgift

Vid otillåten direktupphandling

• lägst 10.000 kr

• 10 % av kontraktssumman

• Max 10.000.000 kr

Utvecklingstrender

• Växande offentlig marknad

• Fler leverantörer bevakar offentlig sektor

• Kunskapen blir allt bättre

• Upphandlingen kan användas som verktyg för andra syften

• Konsult-medverkan allt vanligare

• Elektroniska hjälpmedel

• Samverkan

Behovsanalys

Marknadsanalys

KravspecifikationFörfrågningsunderlag

Tilldelningsbeslut

Skapa avtal

Tilldelningsbesked

Upphandlings-kontrakt

Avtalsvård

Kontrollera leverans (3PL)

Betalning (3PL)

Uppföljning

Överprövning?

Flödesschema upphandlingsprocessen

Optimalt sortiment

UpphandlingsstödAnnonsera

upphandling

Anbudsprocessen

Utvärdering

Skadestånd?

Kostnadspåverkan vid upphandling

% Behovs-

analys

Upphandling Avrop Uppföljning

60

50

40

30

20

10

0

Förfrågningsunderlagets struktur

• Anbudsinbjudan - administrativa bestämmelser• Krav på leverantören• Kravspecifikation – krav på varan/tjänsten• Kommersiella villkor• Anbudsutvärdering• Bilagor

•Administrativa bestämmelser

Vilket upphandlingsförfarande gäller - Över eller under tröskelvärdet

Hur skall anbudet utformas- Finns krav på att anbudet skall vara uppställt på ett speciellt sätt

Vilka tidsfrister gäller - Är anbudstiden skälig, är det tillräckligt med tid att lämna ett

konkurrenskraftigt anbud - Sista dag för inlämnande av anbud innebär att anbudsgivare

har fram till kl. 24.00 på sig att inkomma med anbud- Hur länge skall anbudet vara giltigt

Administrativa bestämmelser

• Anbudets märkning och adressering- Hur och vart skall anbudet lämnas/skickas

• Kontaktperson- Hur och till vem/vilka kan frågor ställas till under anbudstiden

• Helt/delat anbud- Skall anbudet lämnas på hela eller kan anbud lämnas på delar

Krav på leverantören

Lagenliga förutsättningar• Kap 10 1 § 2 §• Registreringar• Betalning av skatt m.m.

Ekonomisk ställning• Årsomsättning• Nyckeltal• Fullgörandegaranti

Teknisk förmåga• Resurser• Personal

- Utbildning- Erfarenhet

• Kvalitetsrutiner

Skall-krav

• Ska vara tydliga• Ska framgå hur anbudsgivare ska visa att skall-kraven

är uppfyllda både vad gäller krav på leverantör och kravpå varan/tjänsten

• Inte ställa större krav än som behövs och är ändamålsenligt för den aktuella upphandlingen

• Ej diskriminerande• Måste uppfyllas

Kommersiella villkor

• Hur ska priset anges• Vilka är betalningsvillkoren• Hur lång är avtalstiden/leveranstiden• Ingår förlängningsklausul• Vilka leveransvillkor ska gälla• Finns vitesklausuler• Måste försäkringar finnas• Vilka krav på garantier gäller

Anbudsutvärdering

• Skall avse varan/tjänsten• Funktionella och resultatinriktade kriterier. Anger vilka

resultat som skall uppnås men inte hur detta skall se• Kriterierna skall vara mätbara

Anbudsöppning

• Minst två personer• Handelskammarrepresentant

• Förteckning

Krav på leverantören

• Köparen kontrollerar att anbudsgivare inte bör uteslutas till följd avreglerna i 10 kap. 1-2§ i LOU.

• Köparen prövar om anbudsgivare uppfyller

uppsatta leverantörskrav.

• Köparen kontrollerar om det finns anledning att begära in

förtydliganden eller kompletterande upplysningar från

anbudsgivare.

Förtydligande eller komplettering

• En Upphandlande myndighet får begära att ett anbud eller en ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning.

• Enhet får medge att en anbudsgivare eller anbudssökande rättar en uppenbar felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel i anbudet eller ansökningen att få lämna anbud.

Prövning av kraven på varan/tjänsten

• Gå igenom varje anbud och kontrollera att kraven uppfylls

• Begär eventuella förtydliganden och kompletteringar.

Anbudsutvärdering

Kap 12 1 §En upphandlande myndighet skall anta antingen1. det anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga för den

upphandlande myndigheten, eller2. det anbud som innehåller det lägsta priset.

Vid bedömningen av vilket anbud som är det ekonomiskt mest fördelaktiga,skall myndigheten ta hänsyn till olika kriterier som är kopplade till föremåletför kontraktet, såsom pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper,driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionellaoch tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd.En upphandlande myndighet skall i annonsen om upphandlingen eller iförfrågningsunderlaget ange vilken grund för tilldelning av kontraktet somkommer att tillämpas.

Upphandlingsrapport/Utvärderingsprotokoll/Tilldelningsbeslut

En upphandlande enhet skall anteckna skälen för sina beslut och annat av betydelse vid upphandlingen samt vem eller vilka som kommer att erhålla avtal.

Sänds till samtliga anbudsgivare samtidigt.

Ramavtal

• Ett ramavtal får löpa under längre tid än fyra år endast om det finns särskilda skäl.

Ramavtal fördelar:

Administrativa kostnadsbesparingar - köpare/säljare - Genomarbetat

- FFU, Avtal, Rätt kompetens - Volymfördelar - Logistik

Köptrohet

Om behov finns ska avrop ske från avtalsleverantör

Trovärdighet - långsiktigt bygga förtroende hos leverantörer - attraktiv köpare - bättre affärer

Undvika avtalsbrottUndvika ”Backdoor” försäljning

44

Avtalsvård

• Är avtalet känt för avroparna?• Är beställarna nöjda med avtalet?• Fullgör leverantörerna sina åtaganden? (Vite?)• Fullgör köparen sina åtaganden (Vite?)• Efterlevs överenskommen leveranstid?• Har uppställda mål uppnåtts?• Har förväntningarna infriats?