langkah - langkah membuat mail merge

Anggota : Diyah Agustina P. () Febrina Hafida B. () Rizka Nur A. (19) Umi Rahmawati (25)

Mail Merge Mail merge adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk membuat surat ataupun undangan yang berjumlah besar. Dengan fasilitas ini hanya perlu membuat satu dokumen induk dan database sehingga bisa mencetaknya berulang kali sebanyak database yang dimasukkan.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: 1. Dokumen Master (Master Surat), dokumen yang

isinya sama untuk semua penerima. 2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus

untuk masing-masing penerima, yang akan diubah-ubah isinya.

Dalam data dikenal 2 istilah:

1. Field, yaitu bagian data yang isinya sama.2. Record, yaitu kumpulan dari field.

Cara membuat mail merge :

1. Buat dokumen master pada microsoft word 2007 seperti yang anda butuhkan, misalnya surat undangan, sertifikat, lamaran kerja, dll.

2. Perhatikan bagian-bagiannya yang akan dibuat mail merge

3. Pilih Submenu Mailings, Start Mail Merge lalu pilih Step by Step Mail Merge Wizard

1

3

2

4. Di bagian kanan Ms. Word akan muncul kotak , pada Select document type pilih Letters lalu klik Next : Staring document

1

2

5. Selanjutnya, pada Select starting document pilih use the current document lalu pilih Next : Select recipient.

1

2

6. Setelah itu, perhatikan Select recipient. Pilihlah type a new list dan klik Create. 1

2

7. Maka muncul akan muncul kotak dialog New Address List. Selanjutnya pilihlah Customize Coloumns...

8. Munculah Coztumize Address List Box seperti gambar disamping. Hapuslah semua list yang tidak anda perlukan untuk membuat data source mail merge.

9. Setelah menghapus semua yang tidak diperlukan, ketik add dan tambahkan field yang anda perlukan untuk membuat mail merge.

10. Setelah anda selesai menambahkan field, klik ok.

NameCountryOfficeAddress

11. Isilah kotak dialoag new address list dengan data yang anda perlukan. Setelah selesai klik ok.

12. Secara otomatis akan muncul menu save. Simpanlah data sources yang telah dibuat.

13. Setelah itu akan muncul menu Mail Merge Recipients. Jika Anda sudah yakin dengan data yang dimasukan pilihlah OK.

14. Namun, jika Anda menemukan ada data yang salah saat proses pemasukan, maka klik nama file yang ada di kolom Data Source. Selanjutnya, pilih menu Edit.

15. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Results.

Untuk Halaman Selanjutnya

Untuk berjaga-jaga apakah ada kesalahan atau kekurangan pada master surat, sebaiknya master surat dicek seteliti mungkin.

Master surat sebaiknya disimpan, bila memungkinkan dapat digunakan lagi lain waktu

NB

16. Bila anda sudah yakin dengan hasil anda. Klik kembali preview result, klik finish and merge dan pilih print document..

17. Sedangkan jika anda ingin melihat hasilnya satu persatu, pilih edit individual document. Barulah setelah anda yakin anda bisa mencetak dokumen tersebut secara keseluruhan.

18. Jika sudah yakin dengan hasil kerja tersebut, dokumen sudah siap dicetak.

?