laporan tahunan 2014 - utm library...
Post on 02-Sep-2019
27 Views
Preview:
TRANSCRIPT
m.s
1
LAPORAN TAHUNAN 2014
Bahagian Pentadbiran & Kewangan PERPUSTAKAAN UTM
m.s
2
1.0
2.0
3.0
KANDUNGAN
PENDAHULUAN m.s.4
Objektif Bahagian
Fungsi Bahagian
Carta Organisasi
UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA m.s.6
Fungsi Unit
Objektif Kualiti
Laporan Pengurusan Sumber Manusia
Perjawatan Tahun 2014
Kenaikan Pangkat
Penambahbaikan 81 Skim Perkhidmatan
Lantikan Staf Baru
Penamatan Staf Sepanjang 2014
Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2013
Laporan Pembangunan Sumber Manusia
UNIT KEWANGAN DAN BANGUNAN m.s. 21
Pengenalan
Fungsi Unit
Objektif Kualiti
Laporan Pengurusan Kewangan
Laporan Pengurusan Bangunan
m.s
3
EDITORIAL
PENYUNTING
ZAFARINA BINTI DOL
SIDANG
PENGARANG
NORAZILA BINTI
SAFRI
HAMIDAH BINTI
MAT ARIF
MOHD. ALIAS BIN
TOHIRAN
EDARAN
JUNAINAH BINTI JUKEE
m.s
4
1.0 PENDAHULUAN
Bahagian Pentadbiran dan Kewangan bertanggungjawab menguruskan belanjawan,
perolehan, aset, kewangan dan pentadbiran perpustakaan UTM. Di bawah Bahagian
Pentadbiran dan Kewangan, terdapat dua unit iaitu Unit Pengurusan Sumber
Manusia, Unit Kewangan dan Bangunan yang berperanan menyokong pelaksanaan
strategi dan program-program bahagian di Perpustakaan UTM.
1.1 OBJEKTIF BAHAGIAN
1.1.1 Mengurus perolehan harta tetap, inventori, perkhidmatan perpustakaan dan
bahan melalui sebutharga bertulis dalam masa yang ditetapkan.
1.1.2 Mengurus program latihan atau kursus yang bersesuaian untuk memenuhi
keperluan staf.
1.2 FUNGSI BAHAGIAN
1.2.1 Memastikan semua aspek berkaitan dengan sumber manusia diuruskan
secara sistematik, tepat, cekap dan berterusan.
1.2.2 Memastikan semua staf diberi latihan untuk meningkatkan prestasi diri dan
melengkapkan mereka dengan kemahiran dalam bidang tugas yang mereka
laksanakan.
1.2.3 Memastikan semua staf menghadiri program latihan 42 jam setahun.
1.2.4 Memastikan perbelanjaan Perpustakaan UTM menepati permintaan dan
prosedur kewangan untuk membangunkan fungsi dan kemudahan
Perpustakaan UTM.
1.2.5 Memproses permohonan pembelian yang diterima dibekalkan dalam tahun
yang sama.
1.2.6 Memastikan keadaan bangunan selamat, bersih dan selesa kepada pengguna.
m.s
5
1.3 CARTA ORGANISASI
TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN
(PERANCANGAN & PEMBANGUNAN)
Anuar bin Talib
Pustakawan S54
KETUA BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN
Zafarina binti Dol
Pustakawan S44
PENOLONG PENDAFTAR
Pembantu Perpustakaan
Pembantu Tadbir (P/O)
Pembantu Operasi
UNIT PENGURUSAN SUMBER
MANUSIA
Hamidah binti Mat Arif (N41)
Zuraidah binti Aman (S17)
PT(P/O) Habibah binti Shamsudin (N17)
PT(P/O) Norhayati binti Ab. Majid (N17)
UNIT BANGUNAN
UNIT KEWANGAN
PUSTAKAWAN PEGAWAI EKSEKUTIF
P(UB) Norazila binti Safri (S41)
Azharuddin bin Azmi (N11)
PE Mohd Alias bin Tohiran (N36)
Pembantu Perpustakaan
Setiausaha Pejabat
Junainah binti Jukee (N28)
Pembantu Perpustakaan
Mohd. Ariff Yasmin bin Nga Timin (S17)
Siti Liyana binti Abdul Rahman (S17)
Setiausaha Pejabat
Rahayu binti Mohamad Ismail (N28)
KETUA PUSTAKAWAN
Kamariah binti Nor Mohd Desa
Pustakawan JUSA C
m.s
6
2.0 UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM), Perpustakaan UTM diwujudkan pada pertengahan
Disember tahun 1995. Bernaung di bawah Timbalan Ketua Pustakawan (Perancangan dan
Pembangunan), UPSM berperanan sebagai urusetia kepada pengurusan sumber manusia dan
pembangunan sumber manusia.
UPSM bertindak sebagai pakar rujuk bagi perkara-perkara berkaitan pelaksanaan dan
penguatkuasaan segala jenis pekeliling, garis panduan, arahan dan peraturan yang telah
ditetapkan oleh Universiti dan Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa.
Di samping itu, UPSM bertanggungjawab untuk merancang dan memilih latihan/kursus yang
diperlukan oleh staf bagi meningkatkan prestasi diri, jabatan dan Universiti secara berterusan.
Melalui program latihan yang tersusun, pembentukan staf yang profesional dan berkualiti akan
tercapai untuk merealisasikan visi dan misi Perpustakaan selaras dengan visi dan misi
Universiti.
2.1 FUNGSI UNIT
2.1.1 Menguruskan hal ehwal perjawatan bermula dari pelantikan, kenaikan pangkat dan
penamatan perkhidmatan;
2.1.2 Mengemaskini maklumat perkhidmatan staf dalam buku rekod perkhidmatan dan
sistem UTM-HR dan HRMIS;
2.1.3 Menyelaras dan menguruskan program latihan dalaman dan luaran bagi semua staf
Perpustakaan UTM dan menguruskan program latihan, perjalanan serta penginapan
untuk program rasmi di luar UTM;
2.1.4 Menyelaras, merekod dan mengemaskini rekod dan sistem fail Perpustakaan UTM;
2.1.5 Menguruskan hal-hal pentadbiran Perpustakaan UTM antaranya, penghantaran surat
dan bungkusan keluar Perpustakaan UTM dan tugas kewangan yang berkaitan.
2.2 OBJEKTIF KUALITI
2.2.1 Mencapai 70% staf yang menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam kursus setahun;
2.2.2 Mencapai 100% keseluruhan staf dapat menghadiri sekurang-kurangnya 1 (satu)
kursus/latihan setahun.
m.s
7
2.3 LAPORAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
2.3.1 Perangkaan Staf Perpustakaan UTM 2014
Rajah 1 : Perangkaaan Staf Perpustakaan UTM 2014 (Setakat 31 Disember 2014)
Rajah 1 diatas menunjukkan perangkaan staf Perpustakaan UTM (Kampus Johor
Bahru dan Kuala Lumpur). Jumlah keseluruhan staf Perpustakaan UTM setakat 31
Disember 2014 adalah seramai 223 orang dan jumlah ini juga termasuk staf lantikan
kontrak UTM. Berikut adalah graf pecahan staf mengikut Kumpulan Perkhidmatan
(Rajah 2) dan Lantikan (Rajah 3).
m.s
8
2.3.2 Pecahan Staf Mengikut Kumpulan Perkhidmatan
Rajah 2 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Kumpulan Perkhidmatan
(Setakat 31 Disember 2014)
2.3.3 Bilangan Staf Perpustakaan UTM (Mengikut Lantikan)
Rajah 3 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Lantikan (Setakat 31 Disember 2014)
m.s
9
2.3.4 Pecahan Staf Mengikut Cawangan
Rajah 4 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Cawangan
(Setakat 31 Disember 2014)
Perpustakaan UTM terdiri daripada Perpustakaan Sultanah Zanariah UTM JB,
Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, Perpustakaan Sultanah Zanariah UTM KL dan
Perpustakaan Fakulti. Rajah 4 di atas menunjukkan pecahan bilangan staf di bangunan
utama Perpustakaan UTM dan cawangannya. Bangunan Perpustakaan Sultanah
Zanariah UTM JB mempunyai 153 orang dan 13 orang ditempatkan di 12 fakulti dan
tiga orang masing-masing di Sekolah Pengajian Siswazah dan Institut Pembangunan
Bioproduk (IBD). Seramai 56 orang staf di tempatkan di bangunan Perpustakaan Raja
Zarith Sofiah dan seramai 28 orang staf ditempatkan di Bangunan Perpustakaan
Sultanah Zanariah, UTM KL.
2.3.3 Pecahan Staf Megikut Bahagian
Rajah 5 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2014 mengikut Bahagian (Setakat 31 Disember 2014)
m.s
10
Rajah 5 menunjukkan taburan staf di Perpustakaan UTM mengikut Bahagian.
Bahagian Pengurusan Koleksi mempunyai staf yang paling ramai iaitu seramai 44
orang dan diikuti dengan Bahagian Pembangunan Sumber yang mempunyai 30 orang.
Perpustakaan Sultanah Zanariah di UTM Kuala Lumpur dengan 28 orang staf
berganding bahu menguruskan operasi dalam tempoh masa yang sama seperti
Perpustakaan UTM JB.
2.4 PERJAWATAN TAHUN 2014
Bagi tahun 2014, Perpustakaan UTM telah menerima pertambahan waran perjawatan yang
telah diluluskan oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) melalui Anggaran Belanjawan
Mengurus (Perjawatan) Tahun 2014 seperti butiran berikut:-
BIL NAMA JAWATAN GRED JUMLAH CATATAN
1. Pustakawan SA54 1 Jawatan Baharu
2. Pustakawan SA48 1 Jawatan Tambahan
3. Pustakawan SA41 2 Jawatan Tambahan
4. Penolong Pustakawan SA32 1
Satu Jawatan Penolong
Pustajawan Gred S27/S32
dimansuhkan
5. Pembantu Perpustakaan SA22 4
Empat Jawatan Pembantu
Perpustakaan Gred S17/S22
dimansuhkan
6. Pembantu Perpustakaan SA17 11
Satu Jawatan Pembantu
Pemuliharaan Gred S17/S22
dimansuhkan
Pertambahan waran ini adalah bagi menyokong operasi di Bangunan Perpustakaan Raja Zarith
Sofiah. Dengan pertambahan waran perjawatan ini juga telah memberi peluang kenaikan
pangkat kepada staf Perpustakaan UTM.
2.5 KENAIKAN PANGKAT
Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan kenaikan pangkat bagi kumpulan Pengurusan &
Professional:
m.s
11
2.5.1 Kenaikan Pangkat (Kumpulan Pengurusan & Professional) 2014
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH
KUATKUASA
1. Anuar Bin Talib Pustakawan SA54 20.08.2014
2. Nor Asikin Binti Mohamad Pustakawan SA52 23.09.2014
3. Kamariah Bte Mohamed Jong Pustakawan SA48 20.08.2014
4. Nik Masriza Binti Zakaria Pustakawan SA48 25.09.2014
5. Mohd Fuad Bin Mohamed Yusof Pustakawan SA44 24.09.2014
6. Khairulbahiyah Binti Yaakub Pustakawan SA44 24.09.2014
2.5.2 Kenaikan Pangkat (Kumpulan Pelaksana) 2014
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH
KUATKUASA
1. Mohd Alias Bin Tohiran Pen. Pegawai
Tadbir NA36 05.11.2014
2. Abas Bin Rahmat Penolong
Pustakawan SA32 28.08.2014
3. Rodzuan Bin Mohd Yusoff Pembantu
Perpustakaan SA26 09.04.2014
4. Mohd Rasyidin bin Md Arshad Pembantu
Perpustakaan SA26 20.06.2014
5. Siti Zaleha Bte Hj Samad Pembantu
Perpustakaan SA22 09.04.2014
6. Zalinda Binti Shuratman Pembantu
Perpustakaan SA22 09.04.2014
7. Salihuddin Bin Bakhri Pembantu
Perpustakaan SA22 09.04.2014
8. Nor Iman Bin Ibrahim Pembantu
Perpustakaan SA22 20.06.2014
9. Kamisah Bt Yusoff Pembantu
Perpustakaan SA22 16.07.2014
10. Nor Azhar Bin Nasrudin Pembantu
Perpustakaan SA22 16.07.2014
m.s
12
2.5.3 Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan kenaikan pangkat secara Time-based
Berdasarkan Kecemerlangan (TBBK) bagi kumpulan Pelaksana:
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH
KUATKUASA
1. Fahmi Bin Moksen @ Mohd Hussin Pembantu
Perpustakaan SA22 01.07.2013
2. Nurfarahin Jasmine See Bte Abdullah Pembantu
Perpustakaan SA22 01.07.2013
3. Azrina Binti Benan Juruteknik
Komputer FT22 27.12.2014
4. Erwan bin Saman Pembantu Am
Pejabat NA04 01.03.2014
2.6 PENAMBAHBAIKAN 81 SKIM PERKHIDMATAN
Pada tahun 2013, kerajaan telah melaksanakan Penambaikan 81 Skim Perkhidmatan dan
terdapat staf di Perpustakaan UTM yang terlibat iaitu Pembantu Am Pejabat (NA01 & NA04)
dan Juruteknik (JA17). Proses tukar lantik dan opsyen kepada staf telah dilaksanakan dalam
tahun 2014.
Seramai 11 orang Pembantu Am Pejabat (NA01 & NA04) terlibat dengan Penggabungan Skim,
di mana Pembantu Am Pejabat (NA01 & NA04) ditukar lantik kepada Pembantu Operasi
(NA11) setelah memenuhi syarat yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 9
Tahun 2013 : Skim Perkhidmatan Pembantu Operasi dan Pembantu Awam.
2.6.1 Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan Penggabungan Skim : Pembantu Am
Pejabat (NA01 & NA04) ditukar lantik kepada Pembantu Operasi (NA11):
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH
KUATKUASA
1. Yahaya Bin Abdul Ghani Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
2. Mohd Yusoff Bin Mat Yaman Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
3. Yazid Bin Mohd Basri Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
4. Erwan Bin Saman Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
5. Mohd Ainnul Fadhlly Bin Mohd Ali Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
6. Md Hafizan Bin Kamat Pembantu
Operasi NA11
01.11.2013
7. Azharuddin Bin Azmi Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
m.s
13
8. Mohammad Firdauz Bin Kusnin Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
9. Faizal Bin Fadzil Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
10. Hasbullah Bin Jalil Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
11. Md Halim Bin Mustari Pembantu
Operasi NA11 01.11.2013
Seramai 3 orang Juruteknik (JA17) terlibat dengan Pewujudan Skim Perkhidmatan
Bersepadu (SPB) ditukar lantik kepada Penolong Jurutera (JA29) setelah memenuhi
syarat yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 11 Tahun 2013 :
Penjumudan Skim Perkhidmatan Juruteknik Dan Pindaan Skim Perkhidmatan Pelukis
Pelan, Penolong Jurutera, Penolong Pegawai Seni Bina Dan Penolong Juruukur Bahan.
2.6.2 Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan Pewujudan Skim Perkhidmatan
Bersepadu (SPB) : Juruteknik (JA17) ditukar lantik kepada Penolong Jurutera (JA29):
2.7 Lantikan Staf Baru
Bagi sepanjang tahun 2014, tiada pelantikan staf baru untuk Kumpulan Pengurusan &
Professional. Namun, bagi kumpulan Pelaksana terdapat pelantikan staf baru yang berstatus
lantikan tetap dan lantikan kontrak. Pelantikan ini adalah bagi mengisi waran yang diluluskan
oleh JPA melalui Anggaran Belanjawan Mengurus (Perjawatan) Tahun 2014, mengisi
kekosongan staf yang dilantik ke jawatan tetap dan staf yang bersara wajib.
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH
KUATKUASA
1. Yusof Akmar Bin Mohd Said Penolong
Jurutera JA29 01.07.2013
2. Khairul Nizam Bin Hamzah Penolong
Jurutera JA29 01.07.2013
3. Mohd Fikri Bin Ismail Penolong
Jurutera JA29 01.07.2013
m.s
14
2.7.1 Lantikan Baru Tetap Staf Pelaksana Sepanjang 2014
Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan lantikan tetap bagi kumpulan Pelaksana:
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH
LAPOR DIRI
1. Ahmad Zulhilmi bin Azmi Pembantu
Perpustakaan SA17 16.01.2014
2. Ahmad Nurul Fahmi Bin Mohammad
Zajuli
Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
3. Akmal Alif Bin Amran Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
4. Dina Amalia Binti Nordin Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
5. Farhan Bin Yuskelana Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
6. Mohamad Admin Bin Sadali Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
7. Muhammad Faisal Bin Yahaya Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
8. Nurain Binti Rasid @ Samsudin Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
9. Nurmazwan Bte Ramli Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
10. Yanti Binti Mohd Shah Pembantu
Perpustakaan SA17 06.08.2014
11. Norhalimah Binti Isnin Pembantu
Perpustakaan SA17 11.08.2014
12. Siti Marlia Binti Abd Rahim Pembantu
Perpustakaan SA17 18.08.2014
13. Muhammad Khairuddin Bin Zainon Pembantu
Perpustakaan SA17 19.08.2014
14. Siti Liyana Binti Ab Rahman Pembantu
Perpustakaan SA17 11.09.2014
15. Mior Syahmi bin Mior Zainal Abidin Pembantu
Perpustakaan SA17 15.09.2014
16. Mohd Akhmal Bin Sareh Pembantu
Operasi NA11 08.11.2014
m.s
15
2.7.2 Lantikan Baru Kontrak Staf Pelaksana Sepanjang 2014
Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan lantikan kontrak bagi kumpulan
Pelaksana:
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED TARIKH
LAPOR DIRI
1. Nur Amalina Binti Mohamad Pembantu
Perpustakaan SA17 03.08.2014
2. Noor Adlina Binti Ismail Pembantu
Perpustakaan SA17 05.08.2014
3. Muhammad Fadhli Bin Mohamed Pembantu
Perpustakaan SA17 10.08.2014
4. Zuraini Binti Zulkiflee Pembantu
Perpustakaan SA17 11.08.2014
5. Mohammad Fahmi Bin Nazar Rudin Pembantu
Perpustakaan SA17 20.08.2014
6. Norsyazwani Binti Mohd Ariffin Pembantu
Perpustakaan SA17 20.08.2014
7. Shaliza Binti Md Yusos Pembantu
Perpustakaan SA17 21.08.2014
8. Nur Atiqah Binti Aris Pembantu
Perpustakaan SA17 26.08.2014
9. Sailah Binti Abidin Pembantu
Perpustakaan SA17 09.09.2014
10. Narimah Binti Nawil Pembantu
Perpustakaan SA17 21.09.2014
11. Nur Ashilah Binti Abd Razak Pembantu
Perpustakaan SA17 28.09.2014
12. Fadzleena Binti Siam Pembantu
Perpustakaan SA17 01.10.2014
13. Rena Bte Redzuan Pembantu
Perpustakaan SA17 01.10.2014
14. Nurfarain Binti Daud Pembantu
Perpustakaan SA17 08.10.2014
15. Siti Nor Hashidah Binti Zakaria Pembantu
Perpustakaan SA17 27.11.2014
m.s
16
2.8 PENAMATAN STAF SEPANJANG 2014
2.8.1 Staf perpustakaan UTM yang bersara sepanjang tahun 2014:
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED
BERHENTI /
BERSARA /
MENINGGAL
DUNIA
TARIKH
BERSARA
1. Shaharin Bin Hussain
Pembantu
Perpustakaan
KUP
SA22 Bersara Wajib 31.03.2014
2. Aminuddin Bin Mohd Nor Pembantu
Perpustakaan SA26 Bersara Wajib 20.06.2014
3. Mohd Zin Bin Wan Mohamad
Pembantu
Perpustakaan
KUP
SA22 Bersara Wajib 23.07.2014
Majlis bagi meraikan staf yang bersara di PSZ UTM JB dan PSZ UTM KL telah diadakan
pada 12 Mac 2014 di Perpustakaan UTM JB.
Pn Nur Aizat Atiqah Binti Zainul Abidin, Pembantu Perpustakaan (SA17) di Unit
Pentadbiran, Perpustakaan Raja Zarith Sofiah telah diluluskan pelepasan jawatan
mulai 30 Disember 2014 kerana staf menerima jawatan sebagai Pembantu Hal Ehwal
Islam (SA17) di Pusat Islam UTM.
2.9 ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG 2013
Seramai 16 orang staf telah dipilih menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang bagi
pencapaian prestasi sepanjang 2013. Majlis Penganugerahan APC pada Citra Karisma telah
diadakan di Dewan Sultan Iskandar pada 26 Jun 2014. Penerima anugerah menerima Sijil
Perkhidmatan Cemerlang dan Sijil Simpanan Premium bernilai RM1,000.00 sebagai
menghargai pencapaian cemerlang mereka dalam membangunkan organisasi.
Tiada penerima untuk Anugerah Jasa Setia dan Anugerah Jasa Bakti untuk tahun 2013
daripada Perpustakaan UTM.
m.s
17
2.9.1 Staf perpustakaan UTM yang menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2013:
BIL NAMA STAF JAWATAN GRED BAHAGIAN
1. Alias Bin Ahmad Pembantu Perpustakaan
KUP SA22 PRZS
2. Azami Bin Adam Pembantu Perpustakaan
KUP SA22 BPS
3. Azrina Binti Benan Juruteknik Komputer FT17 BPS
4. Faizal Bin Fadzil Pembantu Operasi NA11 BPM
5. Habibah Binti Samsudin Pembantu Tadbir (P/O) NA17 BTK
6. Hairi Bin Aziz Pembantu Perpustakaan SA17 PSZ KL
7. Hasanul Manzar Bin Ismail Pembantu Perpustakaan SA17 BPK
8. Haslinda Binti Sabari Pustakawan SA41 BPA
9. Khalid Bin Yusoff Pembantu Perpustakaan
KUP SA22 BSP
10. Muzaimah Binti Mohd Yunus Pustakawan SA41 BPS
11. Nik Masriza Binti Zakaria Pustakawan SA44 PSZ KL
12. Noor Amirul Amin Bin Ahmad Pembantu Perpustakaan SA17 BPK
13. Nurrull Huda Binti Abdul Wahid Pustakawan SA41 BPM
14. Ramli Bin Haron Pembantu Perpustakaan
KUP SA22 BRM
15. Siti Anniza Binti Aznan Pembantu Perpustakaan SA17 BPK
16. Shaliza Azwa Binti Shaari Pembantu Perpustakaan SA17 PSZ KL
2.10 LAPORAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA
2.10.1 Statistik dan Kekerapan Kursus Dalaman
Rajah 6 : Statistik Kursus Dalaman Anjuran Perpustakaan UTM
m.s
18
Rajah 7 : Perbandingan Kekerapan Kursus Dalaman Anjuran Perpustakaan UTM bagi
Tahun 2013 dan 2014
Sepanjang 2014, UPSM telah mengendalikan 66 kursus dalaman (in-house) yang telah
diadakan di dalam Perpustakaan UTM dan kawasan sekitar UTM. Terdapat
peningkatan ketara dari segi penganjuran kursus bagi tahun 2014 adalah kerana
kehadiran staf ke Program Membudayakan Al-Quran dan Kelas Bahasa Inggeris telah
diambilkira jam latihan staf. Staf Perpustakaan UTM adalah digalakan untuk
menghadiri kursus samada anjuran Perpustakaan atau HCD bagi bagi memberi
kemahiran dan peningkatan skil dalam menjalankan tugas seharian. Ia dilihat sebagai
satu langkah penjimatan selain dapat melibatkan semua pihak.
2.10.2 Kursus Anjuran Luar
Rajah 8 : Statistik Kehadiran Staf Perpustakaan UTM ke Kursus Anjuran Luar
m.s
19
Di samping kursus yang dianjurkan secara dalaman, UPSM juga menghantar staf
untuk mengikuti kursus di luar UTM sama ada di dalam Johor atau di luar Johor.
Kebanyakan kursus yang disertai adalah di luar Johor. Penghantaran staf ke kursus
luar adalah berdasarkan keperluan peningkatan kompetensi staf. Bilangan peserta
yang tidak ramai dan fokus kepada kemahiran khusus yang perlu didalami adalah
antara faktor utama staf di hantar berkursus ke keluar. Melalui penglibatan mereka ini
juga akan merapatkan jalinan komunikasi antara Pustakawan lain kerana kebanyakan
mereka sering bertemu dalam kursus yang dianjurkan oleh Universiti atau syarikat
korporat yang lain.
2.10.3 Statistik Kehadiran
Rajah 9 : Statistik Jam Latihan Staf yang Melebihi 42 Jam Setahun
UPSM juga telah menetapkan sasaran objektif kualiti bagi latihan staf di mana 70%
dari jumlah staf perlu mengikuti program latihan lebih dari 42 jam. Berdasarkan Rajah
9, terdapat peningkatan bagi kehadiran staf Kumpulan Pelaksana yang menghadiri
kursus melebihi 42 jam. Bagi kumpulan Pengurusan dan Profesional, penurunan
bilangan adalah kerana terdapat staf Cuti Bersalin di dalam tahun 2014.
2.10.4 Cuti Belajar
Sepanjang tahun 2014, Bahagian Pembangunan Modal Insan UTM telah meluluskan
seorang staf Perpustakaan UTM iaitu Cik Nazrinda Binti A. Samah untuk bercuti
belajar dan menyambung pengajian di peringkat Doktor Falsafah di UIAM selama 3
Tahun mulai 28 Ogos 2014 – 27 Ogos 2017. Rajah 10 menunjukkan statistik kelayakan
akademik di kalangan Kumpulan Pengurusan dan Profesional untuk Skim S
(Pustakawan).
m.s
20
Rajah 10 : Statistik Kelayakan Akademik Kumpulan Pengurusan & Profesional
(SkimS : Pustakawan)
2.11 LAPORAN INDEKS KEPUASAN STAF
2.11.1 Indeks Kepuasan Staf (ESI)
Terdapat peningkatan 0.48% pada Kajian Kepuasan Staf 2013 jika dibandingkan
dengan tahun sebelumnya. Secara keseluruhannya, staf berpuas hati dengan
penyeliaan, pengikhtirafan, kemudahan, keselamatan dan fasiliti serta persekitaran
kerja yang selesa.
m.s
21
3.0 UNIT KEWANGAN & BANGUNAN
3.1 PENGENALAN
Pengurusan kewangan yang cekap dan penyenggaraan bangunan yang efisien
merupakan antara faktor pemangkin kecemerlangan sesebuah organisasi.
Berperanan dalam mengurus tadbir sumber kewangan Perpustakaan UTM secara
tuntas dengan menitikberatkan elemen perbelanjaan berhemah dan juga
bertanggungjawab dalam pengurusan bangunan bagi memastikan semuanya dalam
keadaan baik, selesa dan selamat, komitmen ini digalas dengan penuh komited oleh
Unit Kewangan & Bangunan (UKB), Bahagian Pentadbiran & Kewangan.
Dengan objektif unit yang lebih terarah kepada aspek pentadbiran, UKB telah
melaksanakan pelbagai aktiviti yang memberi sokongan secara langsung terhadap
sasaran yang ditetapkan.
3.2 FUNGSI UNIT
3.2.1 Mengurus serta mengawal belanjawan dan akaun mengikut program yang
diluluskan berdasarkan prosedur dan peraturan ditetapkan.
3.2.2 Mengurus urusan pembayaran dan perolehan melalui pembelian terus dan
sebutharga berdasarkan prosedur dan peraturan ditetapkan.
3.2.3 Memantau dan menyelaras kerja-kerja pembersihan dan penyelenggaraan di
bangunan bagi memastikan keadaan bangunan bersih, selamat dan selesa
kepada staf dan pengguna.
3.3 OBJEKTIF KUALITI
3.3.1 Prosedur Mengurus Pembelian Harta Tetap, Inventori, Perkhidmatan
Dan Bahan.
3.3.1.1 Memastikan setiap pembelian melalui Sebutharga Bertulis diluluskan
sehingga pengeluaran pesanan tempatan dalam tempoh 30 hari
bekerja dari tarikh kelulusan spesifikasi.
3.3.1.2 Memastikan setiap nombor siri tuntutan pembayaran dikemukakan
ke Pejabat Bendahari dalam tempoh sembilan (9) hari dari tarikh
penerimaan di Bahagian Pentabiran & Kewangan dengan lengkap.
3.3.1.3 Memastikan peruntukan bagi perbelanjaan aset dan inventori
dipertanggungjawabkan pada akhir Bulan September setiap tahun.
m.s
22
3.3.1.4 Memastikan proses perbelanjaan tahun semasa selesai
dipertanggungjawabkan pada akhir Bulan November setiap tahun.
3.3.2 Prosedur Penyenggaraan Bangunan
3.3.2.1 Memastikan kebersihan bangunan memenuhi kepuasan pelanggan
dengan pencapaian tidak kurang daripada 80%.
3.3.2.2 Memastikan aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh satu
(1) hari waktu bekerja.
3.3.2.3 Memastikan kerja penyenggaraan berkala dilaksanakan mengikut
jadual yang telah ditetapkan.
3.4 LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN
3.4.1 Laporan Belanjawan
Perpustakaan UTM terdiri daripada Perpustakaan Sultanah Zanariah,
Perpustakaan Raja Zarith Sofiah di Johor Bahru dan Perpustakaan Sultanah
Zanariah Kuala Lumpur telah diberi sebanyak RM26,870,900.00 bagi
peruntukan mengurus dan RM1,600,000.00 untuk pembangunan. Pecahan
peruntukan adalah seperti di Carta - 1.
Carta - 1
Untuk peruntukan mengurus, RM15,900,000.00 (59.18% ) adalah bagi
perolehan buku dan jurnal di mana ianya merupakan tanggungjawab utama
untuk Perpustakaan UTM menyediakan bahan rujukan kepada pelajar-pelajar
UTM. Sementara peruntukan bagi gaji dan upah adalah sebanyak
RM9,690,400.00 (35.07%). Bagi melestarikan sistem pengurusan ICT dan
lain-lain di Perpustakaan UTM, kerja-kerja penyelenggaraan sistem
m.s
23
menerima peruntukan sebanyak RM805,000.00 (3%) dari keseluruhan
peruntukan. Agihan peruntukan adalah seperti Carta – 2.
Carta - 2
Peruntukan pembangunan di bawah RMK9 bagi menyedia dan melestarikan
prasarana Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, peruntukan telah
disalurkan sebanyak RM1,600,000.00 di mana RM1,500,000.00 adalah bagi
maksud perolehan aset dan sistem IT. Pecahan agihan adalah seperti di Carta
– 3.
Carta - 3
m.s
24
Prestasi perbelanjaan RMK9 bagi peruntukan pembangunan sebanyak
RM1,559,474.00 (97.47%) yang merupakan pencapaian yang baik bagai
perbelanjaan peruntukan berkaitan walaupun peruntukan di terima pada Mei
2014. Carta – 4 adalah gambaran prestasi perbelanjaan RMK9.
Carta - 4
Untuk tahun 2014, Perpustakaan UTM telah membuat perbelanjaan sebanyak
RM27,281,848.09 (101.53%) dari peruntukan asal. Peningkatan
perbelanjaan keseluruhan sebanyak 1.53%. Perbelanjaan buku dan jurnal
telah meningkat sebanyak RM16,261,154.94 (102.28%) dari peruntukan asal
yang diluluskan. Antara faktor kenaikan perbelanjaan bagi buku dan jurnal
adalah disebabkan kadar tukaran asing kesan dari penyusutan nilai mata
wang Ringgit Malaysia. Lebihan perbelanjaan buku dan jurnal ini telah
ditampung melalui Tabong Amanah Perpustakaan dengan jumlah
RM407,661.94. Perbelanjaan bagi gaji dan upah juga meningkat kepada
RM9,747,309.95 (59%). Statistik perbelanjaan mengurus 2014 adalah
seperti Carta - 5 dan Carta - 6. Sementara perbelanjaan bagi bahan dan jurnal
2014 adalah seperti Carta – 7.
m.s
25
Carta – 5
Carta - 6
Carta - 7
m.s
26
3.4.2 Laporan Perolehan
Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti Pekeliling Bendahari UTM adalah
rujukan utama untuk aktiviti perolehan Perpustakaan UTM. Kaedah
perolehan yang digunakan oleh Perpustakaan UTM ialah belian terus di
bawah RM10,000.00 dan sebutharga lebih dari RM10,000.00. Sebanyak 15
sebutharga telah dikeluarkan pada tahun 2014 yang melibatkan perolehan
aset, pembangunan sistem IT perpustakaan, penyelenggaraan dan bahan.
Tempoh yang telah ditetapkan untuk mendapat kelulusan ialah 30 hari
bekerja. 12 sebutharga telah diluluskan mengikut tempoh yang ditetapkan
sementara 3 lagi gagal memenuhinya. Carta - 8 adalah tempoh kelulusan
sebutharga mengikut tempoh yang ditetapkan.
Carta – 8
Sementara itu 47 pesanan tempatan telah dikeluarkan kepada syarikat-
syarikat yang berjaya dalam bidaan harga melalui sebutharga terbuka dan
sebutharga bertulis dari pihak pembekal. Graf – 9 adalah pesanan tempatan
yang telah dikeluarkan kepada pihak pembekal.
Carta - 9
m.s
27
3.4.3 Tuntutan Bayaran
Sebanyak 1,105 tuntutan bayaran telah diproses untuk tujuan pembayaran di
mana tuntutan melalui inbois adalah yang tertinggi iaitu sebanyak 1,030.
Nombor siri pembayaran mengikut tempoh ditetapkan (9 hari) sebanyak
1,074 (97.20%) dan sementara 31 (2.80%) lagi nombor siri pembayaran
gagal memenuhi tempoh yang ditetapkan. Pecahan tuntutan pembayaran
mengikut jenis tuntutan adalah di Carta – 10.
Carta – 10
3.4.4 Kutipan Wang
Perpustakaan UTM mengendalikan 3 tabong iaitu Tabung Seminar
Perpustakaan, Tabong Amanah dan Tabong Fotokopi. Sumber tabung adalah
melalui kutipan dendaan, sewaan ruang, komisen sewaan fotokopi, tajaan,
seminar dan jualan dokumen sebutharga. Kutipan tertinggi adalah melalui
kutipan dendaan di mana sebanyak RM75,307.85 telah berjaya dikutip
sepanjang tahun 2014. Pecahan kutipan mengikut tabung adalah seperti
Carta – 11.
m.s
28
Carta – 11
3.5 LAPORAN PENGURUSAN BANGUNAN
Selain mentadbir kewangan, unit ini juga bertanggungjawab mengurus aktiviti
pembersihan dan penyenggaraan bangunan termasuk mengawal selia kerja-kerja
pembaikan kecil. Faktor keselesaan dan keselamatan staf mahupun pelanggan
sentiasa menjadi fokus utama dalam setiap gerak kerja yang terlibat.
3.5.1 Mengurus dan Memantau Kerja Pembersihan dan Pencucian Bangunan
Dalam memastikan keselesaaan kepada staf dan pengguna, semua ruang
dan tandas di Bangunan PSZ JB sentiasa dipantau agar berada dalam
keadaan baik, bersih dan memuaskan. B e r d a s a r k a n h asil dapatan
daripada dua (2 ) soal selidik yang telah dijalankan 6 bulan sekali pada
tahun 2014, purata peratus kepuasan pengguna bagi kajian kebersihan
ruang ialah sebanyak 82.77% manakala kebersihan tandas pula
mencapai 82.48%. Purata keseluruhan ialah 82.63% berbanding sasaran
yang ditetapkan iaitu 80%.
m.s
29
3.5.2 Mengurus dan Memantau Kerja Penyenggaraan (Pembaikan Kecil)
Bangunan
Sepanjang tahun 2014, sebanyak 184 kes kerosakan di Bangunan PSZ JB
telah dimajukan kepada pihak Pejabat Harta Bina UTM melalui Sistem eCS
(Electronic Customer Support) merangkumi aspek elektrikal, mekanikal dan
awam. Bulan April mencatatkan laporan kerosakan tertinggi iaitu sebanyak
23 kes diikuti bulan Mei dan Jun, masing-masing dengan catatan 21 kes.
Bulan Julai pula berada di paras terendah bagi statistik pelaporan sepanjang
tahun 2014 dengan catatan 5 kes sahaja.
Daripada keseluruhan laporan yang telah dibuat, kerosakan bidang elektrikal
mencatatkan peratusan tertinggi dengan nilai 47% disusuli awam sebanyak
35%, manakala bakinya melibatkan kes kerosakan mekanikal.
m.s
30
Di samping aktiviti di atas, UKB juga bertanggungjawab memantau kerja-
kerja penyenggaraan berkala fasiliti seperti lif, penyaman udara, air curtain,
alat pemadam api dan central UPS.
top related