laporan tugas akhir sistem informasi rencana umum … · vi persembahan tugas akhir ini penulis...
Post on 11-Feb-2020
17 Views
Preview:
TRANSCRIPT
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA
DI BAGIAN KESEJAHTERAAN RAKYAT SEKRETARIAT DAERAH
KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh :
INDIRA RUWINA
D1514052
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli
Madya (A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
ii
PERSETUJUAN
SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA
DI BAGIAN KESEJAHTERAAN RAKYAT SETDA KOTA SURAKARTA
Disusun Oleh:
INDIRA RUWINA
D1514052
Disetujui untuk dipertahankan dihadapan Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial Dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Surakarta,
Pembimbing,
Jamil, S.Sos., M.M.
iii
PENGESAHAN
SISTEM INFORMASI RENCANA UMUM PENGADAAN BARANG/JASA
DI KESEJAHTERAAN RAKYAT SETDA KOTA SURAKARTA
Tugas Akhir ini telah diuji dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
Tanggal :
Disusun Oleh:
INDIRA RUWINA
D1514052
Panitia Ujian Tugas Akhir Nama Tanda Tangan
1. Penguji 1 Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si. ………………
2. Penguji 2 Jamil, S.Sos., M.M. ………………
Mengetahui,
Dekan,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si
NIP. 196108251986012001
iv
PERNYATAAN
Nama : Indira Ruwina
NIM : D1514052
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa laporan tugas akhir berjudul “Sistem
Informasi Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan
Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-
hal yang bukan karya saya, dalam laporan tugas akhir tersebut diberi tanda citasi
dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan laporan tugas akhir dan
gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.
Surakarta, 26 Mei 2017
Yang Membuat Pernyataan,
Indira Ruwina
v
MOTTO
“Bisa Karena Terbiasa”
(Penulis)
ا ا نى. ا طزا رواه
“Allah mencintai pekerjaan yang apabila bekerja ia menyelesaikannya
dengan baik”.
( HR. Thabrani )
“Kemarin aku menjadi pintar, aku ingin merubah dunia. Hari ini aku
menjadi bijak, aku ingin merubah diriku sendiri.”
(Maulana Jalaludin Rumi)
“Apa arti ijazah yang bertumpuk, jika kepedulian dan kepekaan tidak ikut
dipupuk? Apa gunanya sekolah tinggi-tinggi jika hanya perkaya diri dan
sanak-famili?”
(Najwa Shihab)
vi
PERSEMBAHAN
Tugas akhir ini penulis persembahkan untuk:
Kedua Orang Tua tercinta dan seluruh keluarga
Semua teman-teman tersayang yang tidak bisa disebutkan namanya satu per satu
Semua MA A dan MA B angkatan 2014
Universitas Sebelas Maret (UNS)
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT,
karena limpahan Rahmat dan Karunia-Nya, penulis dapat menyelesaikan tugas
akhir yang berjudul “Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan di Bagian
Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta”.
Tugas akhir ini diajukan sebagai syarat untuk memperoleh gelar ahli madya
(A.Md) dalam Program Diploma III Jurusan Manajemen Administrasi Fakultas
Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Banyak hambatan yang ditemui dalam penulisan tugas akhir ini, namun
adanya bantuan baik secara langsung maupun tidak langsung dari berbagai pihak
akhirnya penulisan tugas akhir ini dapat selesai. Oleh karena itu penulis
mengucapkan terima kasih atas segala dukungan, bantuan, semangat, dan doa
yang telah diberikan selama ini kepada:
1. Bapak Jamil, S.Sos., M.M selaku dosen pembimbing tugas akhir yang telah
memberikan pengarahan, petunjuk, dan bimbingan selama penulisan tugas
akhir ini.
2. Bapak Irsyadul Ibad, S.AB., M.Ed., M.Si selaku dosen penguji dalam
sidang tugas akhir penulis.
3. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku dosen pembimbing akademik dan Kepala
Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
5. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas
semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada
penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Bapak
dan Ibu dosen berikan selama ini.
6. Seluruh pegawai Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota
Surakarta. Ibu Siti Anggrahini Purwanti selaku Kepala Bagian
Kesejahteraan Rakyat yang telah mengizinkan penulis melakukan
viii
pengamatan, Ibu Sri Widajanti, M.Si selaku pembimbing penulis selama
melakukan pengamatan, Bapak R. Novia Trihananto, S.T. dan semua staff
Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta yang sudah
membantu penulis dalam proses pengumpulan data pengamatan.
7. Keluarga yang telah mendukung dalam penulisan tugas akhir ini, khususnya
Ibu Rubiyah, Bapak Winarno dan Kakak-kakak saya tercinta.
8. Binta Haryo Yudhanto yang telah membantu dan mendukung penulis
selama masa pendidikan dan penulisan tugas akhir.
9. Sefyra Salsabilla Tien Pratiwi, Ratna Kusuma, Kahfi Ikradesi, Deyla Okti
Drastiana, Safira Fadillah, Clarissa Pricilia Sulaiman sebagai sahabat yang
telah membantu dan memberi dukungan kepada penulis selama masa
pendidikan dan penulisan tugas akhir.
10. Teman-teman seperjuangan Mahasiswa Jurusan Manajemen Administrasi
Kelas B di Universitas Sebelas Maret Surakarta Tahun Angkatan 2014, yang
telah banyak berdiskusi dan bekerja sama dengan penulis selama masa
pendidikan.
11. Semua orang yang telah membantu dalam penulisan tugas akhir yang tidak
dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari sempurna sehingga
segala kritik dan saran yang membangun penulis terima dengan senang hati.
Penulis berharap tugas akhir ini dapat berguna bagi setiap orang yang
berkepentingan.
Surakarta, 27 Maret 2016
Penulis
Indira Ruwina
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i
PERSETUJUAN ..................................................................................................... ii
PENGESAHAN ..................................................................................................... iii
PERNYATAAN ..................................................................................................... iv
MOTTO ................................................................................................................... v
PERSEMBAHAN .................................................................................................. vi
KATA PENGANTAR .......................................................................................... vii
DAFTAR ISI .......................................................................................................... ix
DAFTAR TABEL ................................................................................................. xii
DAFTAR BAGAN .............................................................................................. xiii
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................... xiv
DAFTAR LAMPIRAN .......................................................................................... xv
ABSTRAK ........................................................................................................... xvi
ABSTRACT ........................................................................................................ xvii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................... 1
A. Latar Belakang Masalah ..................................................................... 1
B. Perumusan Masalah ............................................................................ 3
C. Tujuan Pengamatan ............................................................................. 3
D. Metode Pengamatan ............................................................................ 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 5
A. Tinjauan Pustaka ................................................................................. 5
1. Sistem .......................................................................................... 5
a. Pengertian Sistem ................................................................. 5
b. Karakteristik Sistem.............................................................. 6
c. Klasifikasi Sistem ................................................................. 7
2. Informasi ...................................................................................... 9
a. Pengertian Informasi ............................................................. 9
b. Ciri-ciri Informasi ................................................................. 9
c. Nilai Informasi .................................................................... 10
x
d. Kualitas Informasi .............................................................. 11
3. Sistem Informasi ........................................................................ 12
a. Pengertian Sistem Informasi ............................................... 12
b. Klasifikasi Sistem Informasi............................................... 13
4. Rencana Umum Pengadaan (RUP) ............................................ 14
a. Pengertian Rencana Umum Pengadaan .............................. 14
5. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ............ 14
a. Pengertian Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan
(SIRUP) .............................................................................. 14
b. Jenis Kegiatan ..................................................................... 15
c. Asas Pelaksanaan Kegiatan ................................................ 20
B. Metode Pengamatan .......................................................................... 20
1. Lokasi Pengamatan .................................................................... 20
2. Jenis Pengamatan ....................................................................... 21
3. Teknik Pengumpulan Data ........................................................ 21
BAB III DESKRIPSI LEMBAGA / INSTANSI ................................................... 24
A. Sejarah Instansi ................................................................................. 24
B. Visi dan Misi ..................................................................................... 24
C. Tugas Pokok dan Fungsi ................................................................... 26
D. Struktur Organisasi ........................................................................... 34
E. Jumlah Pegawai ................................................................................ 35
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN .................................. 37
A. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan .................................. 37
B. Rencana Umum Pengadaan .............................................................. 41
C. Paket Pengadaan Melalui Penyedia .................................................. 48
D. Swakelola .......................................................................................... 53
E. Kelebihan dan Hambatan Sistem Informasi Rencana Umum
Pengadaan ......................................................................................... 59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN................................................................ 61
A. Kesimpulan ....................................................................................... 61
B. Saran ................................................................................................. 61
xi
Daftar Pustaka ........................................................................................................ 63
Lampiran-lampiran
xii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Jumlah Pegawai di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah
Kota Surakarta ..................................................................................... 34
Tabel 3.2 Jumlah Pegawai Berdasarkan Tingkat Pendidikan di Bagian
Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta .................. 35
xiii
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Struktur Organisasi Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah
Kota Surakarta ..................................................................................... 33
Bagan 4.1 Alur Pembuatan RUP .......................................................................... 40
xiv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Pengumuman RUP Berdasarkan Pagu Pengadaan ........................... 2
Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama Website SIRUP ................................... 39
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Login Website SIRUP .................................... 40
Gambar 4.3 Tampilan Halaman Beranda Aplikasi SIRUP ................................ 41
Gambar 4.4 Tampilan Halaman RKA ................................................................ 41
Gambar 4.5 Tampilan Halaman Upload RKA ................................................... 42
Gambar 4.6 Tampilan Halaman Progress Upload RKA .................................... 42
Gambar 4.7 Tampilan Halaman RKA ................................................................ 43
Gambar 4.8 Tampilan Halaman Identifikasi Pemaketan RKA .......................... 43
Gambar 4.9 Tampilan Halaman Pemilihan Identifikasi Pemaketan .................. 44
Gambar 4.10 Tampilan Halaman Identifikasi Pemaketan.................................... 44
Gambar 4.11 Tampilan Halaman Lihat Status Identifikasi .................................. 45
Gambar 4.12 Tampilan Halaman RUP melalui Penyedia .................................... 45
Gambar 4.13 Tampilan Halaman Tambah Paket Penyedia .................................. 46
Gambar 4.14 Tampilan Halaman Paket Penyedia Berhasil dibuat ...................... 49
Gambar 4.15 Tampilan Halaman Daftar RUP Paket Penyedia ............................ 49
Gambar 4.16 Tampilan Halaman Untuk Mencetak Paket Penyedia .................... 50
Gambar 4.17 Tampilan Halaman Daftar Swakelola ............................................ 51
Gambar 4.18 Tampilan Halaman Tambah Kegiatan Swakelola .......................... 51
Gambar 4.19 Tampilan Halaman Paket Swakelola Berhasil dibuat .................... 53
Gambar 4.20 Tampilan Halaman Daftar Paket Swakelola ................................... 54
Gambar 4.21 Tampilan Halaman untuk Mencetak Paket Swakelola ................... 54
Gambar 4.22 Tampilan Halaman Pratinjau Cetak Rencana Umum Pengadaan .. 55
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara
Lampiran 2 Surat Tugas
Lampiran 3 Formulir Monitoring Magang
Lampiran 4 Formulir Penilaian Magang
Lampiran 5 Surat Keterangan Selesai Magang
Lampiran 6 Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Kota Surakarta
Lampiran 7 SOP Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP)
Lampiran 8 Peraturan Walikota Surakarta Nomor 30 Tahun 2016
Lampiran 9 Dokumen Pelaksanaan Anggaran Perangkat Daerah Bagian
Kesejahteraan Rakyat
Lampiran 10 Hasil Cetak Rencana Umum Pengadaan (RUP) melalui Penyedia
Lampiran 11 Hasil Cetak Rencana Umum Pengadaan (RUP) melalui Swakelola
Lampiran 12 Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Lampiran 13 Diagram Alur Serah Terima Pekerjaan
Lampiran 14 Laporan Akhir Kegiatan 100%
Lampiran 15 Laporan Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa
Lampiran 16 Alur Penyerahan Kegiatan
xvi
ABSTRAK
Indira Ruwina. D1514052. Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan
Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota
Surakarta. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen
Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret.
Surakarta.
Bagian Kesejahteraan Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta merupakan
salah satu instansi pemerintah yang memiliki kewajiban untuk mengisi Rencana
Umum Pengadaan ke dalam aplikasi Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan
(SIRUP). Aplikasi ini bermanfaat untuk memudahkan pegawai dalam
mengumunkan rencana umum pengadaan dan sebagai sarana layanan publik
terkait Rencana Umum Pengadaan (RUP) sehingga memudahkan masyarakat
dalam mengakses secara langsung Pengadaan Barang/Jasa secara Nasional. Dalam
penulisan tugas akhir ini mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem
Pengisian Rencana Umum Pengadaan Barang/Jasa di Bagian Kesejahteraan
Rakyat Sekretariat Daerah Kota Surakarta.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam penulisan tugas akhir ini yaitu
observasi berperan. Sumber data yang diperoleh berasal dari narasumber,
peristiwa yang terjadi di lapangan, buku kepustakaan dan arsip. Teknik
pengumpulan data yang digunakan oleh penulis yaitu wawancara, observasi,
mengkaji dokumen dan arsip.
Hasil pengamatan menunjukkan bahwa pengisian Rencana Umum
Pengadaan (RUP) melalui Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP)
ada 2 jenis, yaitu melalui Penyedia dan melalui swakelola. Paket pengadaan
melalui penyedia adalah Paket kegiatan yang membutuhkan penyedia, di mana
dalam pelaksanaannya diumumkan pada bagian Penyedia. Sedangkan paket
swakelola adalah Pengadaan Barang/Jasa di mana pekerjaannya direncanakan,
dikerjakan dan/atau diawasi sendiri oleh SKPD sebagai penanggung jawab
anggaran, instansi pemerintah lain dan/atau kelompok masyarakat. Manajemen
Sistem aplikasi dan database Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan
(SIRUP) ter-centralized pada satu server milik LKPP dan pengelolaan aplikasi
Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SIRUP) ter-decentralized pada
masing-masing instansi.
Kata kunci : Rencana Umum Pengadaan, Barang/Jasa.
xvii
ABSTRACT
Indira Ruwina. D1514052. INFORMATION SYSTEM OF PRODUCT/
SERVICE PROCUREMENT GENERAL PLAN IN PEOPLE WELLBEING
DIVISION OF SURAKARTA CITY’S LOCAL SECRETARIAT. Final
Project, Administration Management Undergraduate Program, Social and
Political Sciences Faculty, Sebelas Maret University, Surakarta.
People Wellbeing Division of Surakarta City’s Local Secretariat is one of
government institutions with an obligation of inputting the General Plan of
Procurement into Procurement General Plan Information System (SIRUP)
application. This application is useful to facilitate the employees in announcing
the general plan of procurement as the public service medium related to
Procurement General Plan (RUP) thereby facilitating the society in accessing
directly the Product/Service Procurement nationally. This research aimed to
describe the System of Inputting General Plan of Product/Service Procurement in
People Wellbeing Division of Surakarta City’s Local Secretariat.
The type of observation used in this research was participatory
observation. Data source derived from informant, event occurring in the field,
literature and archive. Techniques of collecting data used were interview,
observation, and document and archive study.
The result of observation showed that the inputting of Procurement
General Plan (RUP) using Procurement General Plan Information System
(SIRUP) consisted of two types: through provider and through self-management,
the implementation of which was announced in provider division. Meanwhile,
self-management package is Product/Service procurement in which the work was
planned, done and/or supervised by SKPD itself as the one responsible for budget,
other government institution and/or community group. The management of
application system and the database of Procurement General Plan Information
System (SIRUP) were centralized in on server belonging to LKPP and the
management of Procurement General Plan Information System (SIRUP)
application was decentralized in respective institutions.
Keywords: Procurement General Plan, Product/Service
top related