laporan tugas akhir sistem penyimpanan arsip …
Post on 03-May-2022
14 Views
Preview:
TRANSCRIPT
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
i
LAPORAN TUGAS AKHIR
SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK
MENGGUNAKAN ELOenterprise
DI BADAN PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL
KETENAGAKERJAAN CABANG SURAKARTA
Disusun Oleh :
INTAN PERMATA SARI
D1514053
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar
Ahli Madya( A.Md.) Dalam Bidang Manajemen Administrasi
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2017
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ii
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
iii
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
iv
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
v
MOTTO
“Allah akan mengangkat derajat orang-orang beriman diantara kamu dan juga orang-orang
yang dikaruniai ilmu pengetahuan hingga beberapa derajat”
(QS. Al-Mujadalah : 11)
“Karena sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan”
(QS. Al – Insyirah : 5)
“Ikatlah ilmu pengetahuan dengan menuliskannya”
(Ali bin Abi Thalib)
“Ilmu pengetahuan adalah makanan bagi jiwa”
(Plato)
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
vi
PERSEMBAHAN
Tugas Akhir ini penulis persembahakan untuk :
1. Ibu Hartati dan Bapak Sanyoto tercinta
2. Sahabat-sahabatku tersayang
3. Semua teman D3 MA A dan MA B angkatan 2014
4. Universitas Sebelas Maret (UNS)
5. Almamater UNS
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
vii
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, segala puji bagi Allah SWT yang telah melimpahkan
rahmat dan karunia-Nya, sehingga pada akhirnya penulis dapat menyelesaikan
Tugas Akhir yang berjudul “Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik menggunakan
ELOenterprise di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Cabang
Surakarta” ini dengan baik. Tugas Akhir ini diajukan untuk memenuhi salah satu
syarat guna memperoleh gelar Ahli Madya (A.Md.) dalam bidang Manajemen
Administrasi.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas Akhir ini terdapat
banyak hambatan dan kesulitan. Namun, berkat bantuan, doa, dorongan, dan
bimbingan dari berbagai pihak penulis mampu menyelesaikan Tugas Akhir ini.
Oleh karena itu penulis menyampaikan ucapan terimakasih yang tulus kepada:
1. Bapak Jamil, S.Sos, MM selaku dosen pembimbing dalam Tugas Akhir ini
yang telah meluangkan waktunya untuk memberikan bimbingan dan
arahan kepada penulis selama penulisan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Herwan Parwiyanto, S.Sos, M.Si selaku dosen penguji yang
berkenan menguji Tugas Akhir ini.
3. Ibu Prof. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
4. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Ketua Program Studi DIII Manajemen
Administrasi.
5. Ibu Dra. Sudaryanti, M.Si selaku dosen Pembimbing Akademik yang telah
membimbing selama perkuliahan berlangsung.
6. Seluruh Ibu dan Bapak dosen Manajemen Administrasi. Terimakasih atas
semua ilmu yang sangat berharga yang telah diberikan selama ini kepada
penulis, semoga Allah senantiasa membalas semua kebaikan yang Ibu dan
Bapak dosen berikan selama ini.
7. Seluruh karyawan BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta khususnya
Bapak Bonni Sonjani, A.Md selaku Penata Madya Umum yang telah
mengijinkan penulis untuk melakukan kegiatan Kuliah Kerja Manajemen
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
viii
Administrasi di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta dan berkenan
menjadi pembimbing magang, Ibu Qurotta Aini Habibati, A.Md selaku
Penata Madya Kearsipan yang telah mengijinkan penulis melakukan
pengamatan di bagian kearsipan dan seluruh karyawan di BPJS
Ketenagakerjaan Cabang Surakarta yang telah membantu dalam proses
pengumpulan data pengamatan.
8. Kedua orang tua tercinta, Ibu Hartati dan Bapak Sanyoto yang telah
memberikan semangat, doa, dan dukungan baik moril maupun materiil
demi selesainya Tugas Akhir ini.
9. Sahabat-sahabatku yang telah memberikan dukungan, semangat serta doa.
10. Teman-teman kelas MA A angkatan 2014 dan teman-teman satu jurusan
yang saling mendukung demi suksenya Tugas Akhir ini.
11. Terimakasih kepada teman masa depanku yang telah mendukung dari awal
pendaftaran kuliah sampai saya menyelesaikan kuliah saya.
Penulis menyadari bahwa penyusunan Tugas Akhir ini masih jauh dari
kata sempurna, oleh karena itu kritik dan saran yang membangun dari pembaca
sangat penulis harapkan demi kesempurnaan Tugas Akhir ini. Penulis berharap
Tugas Akhir ini bermanfaat bagi setiap orang yang berkepentingan.
Surakarta, April 2017
Penulis
Intan Permata Sari
NIM. D1514053
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
ix
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL .................................................................................. i
PERSETUJUAN ........................................................................................ ii
PENGESAHAN ......................................................................................... iii
PERNYATAAN .......................................................................................... iv
MOTTO ...................................................................................................... v
PERSEMBAHAN ...................................................................................... vi
KATA PENGANTAR ............................................................................... vii
DAFTAR ISI .............................................................................................. ix
DAFTAR GAMBAR ................................................................................. xi
DAFTAR BAGAN .................................................................................... xii
DAFTAR TABEL ...................................................................................... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ............................................................................... xiv
ABSTRAK ................................................................................................. xv
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG MASALAH ............................................... 1
B. RUMUSAN MASALAH ................................................................ 3
C. TUJUAN PENGAMATAN ........................................................... 3
D. MANFAAT PENGAMATAN ....................................................... 4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA
1. PENGERTIAN SISTEM ................................................... 5
2. SISTEM PENYIMPANAN ARSIP ................................... 5
3. ASAS PENYIMPANAN ARSIP ....................................... 7
4. ARSIP ELEKTRONIK ...................................................... 8
5. PENGERTIAN ELOenterrpise ........................................... 12
B. METODE PENGAMATAN
1. LOKASI PENGAMATAN ................................................ 12
2. JENIS PENGAMATAN .................................................... 13
3. TEKNIK PENGUMPULAN DATA .................................. 13
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
x
BAB III DESKRIPSI INSTANSI
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ....................................... 15
B. SEJARAH PERUSAHAAN .......................................................... 15
C. LOGO BPJS KETENAGAKERJAAN .......................................... 17
D. VISI DAN MISI ............................................................................. 18
E. PRODUK BPJS KETENAGAKERJAAN ...................................... 19
F. STRUKTUR ORGANISASI .......................................................... 26
G. TUGAS POKOK DAN FUNGSI JABATAN ................................ 27
BAB IV HASIL PENGAMATAN
A. FITUR-FITUR SISTEM KEARSIPAN ELEKTRONIK ............... 38
B. KELEBIHAN DAN KENDALA DALAM SISTEM
PENYIMPANAN ARSIP ELEKTRONIK MENGGUNAKAN
ELOenterprise ................................................................................. 50
BAB V PENUTUP
A. KESIMPULAN ............................................................................... 52
B. SARAN ........................................................................................... 53
DAFTAR PUSTAKA ................................................................................. 54
Lampiran-Lampiran
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 3.1. Logo BPJS Ketenagakerjaan .................................................. 17
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xii
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1. Struktur Organisasi ................................................................... 26
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1. Tabel Data Arsip Tahun 2016 .................................................... 37
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xiv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara
Lampiran 2 Surat Tugas
Lampiran 3 Formulir Monitoring Magang
Lampiran 4 Formulir Penilaian Magang
Lampiran 5 Surat Keterangan Selesai Magang
Lampiran 6 Sertifikat ELOenterprise
Lampiran 7 Voucher Jaminan JKM Santunan Berkala
Lampiran 8 Voucher Jaminan JKM
Lampiran 9 Voucher JHT
Lampiran 10 Form Santunan Berkala JKM
Lampiran 11 Prooflist Penetapan Jaminan Hari Tua
Lampiran 12 Penetapan Jaminan Hari Tua dan Jaminan Kematian
Lampiran 13 Kuitansi Jaminan JHT dan JKM
Lampiran 14 Kuitansi JKM Berkala
Lampiran 15 Kuitansi JHT dan JKM
Lampiran 16 Form Permintaan Pembayaran Jaminan Kematian, Santunan
Berkala dan Jaminan Hari Tua
Lampiran 17 Tanda Terima Pengajuan Jaminan Hari Tua dan Jaminan Kematian
Lampiran 18 Form Permintaan Santunan Berkala
Lampiran 19 Form Pendaftaran / Perubahan Data Pekerja
Lampiran 20 Form Pendaftaran Badan Usaha / Asosiasi
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
xv
ABSTRAK
INTAN PERMATA SARI. D1514053. “SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
ELEKTRONIK MENGGUNAKAN ELOenterprise DI BADAN
PENYELENGGARA JAMINAN SOSIAL KETENAGAKERJAAN
CABANG SURAKARTA”. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta, 2017. 54 Halaman.
Seiring dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi
perusahaan dituntut untuk mengikuti perkembangan tersebut. Dalam hal ini sistem
penyimpanan arsip secara komputerisasi sangatlah penting terutama pada
perusahaan yang mempunyai kapasitas arsip yang tinggi. Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Cabang Surakarta menerapkan sistem kearsipan
elektronik dengan menggunakan sistem ELOenterprise. Penerapan sistem ini
sangat bermanfaat untuk membantu pekerjaan pegawai dalam pencarian arsip,
pendistribusian arsip dan waktu yang lebih efisien. Penulisan Tugas Akhir ini
mempunyai tujuan untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik
menggunakan ELOenterprise di Badan Penyelenggara Jaminan Sosial
Ketenagakerjaan Cabang Surakarta.
Jenis Pengamatan yang digunakan dalam penulisan Tugas Akhir ini yaitu
dengan deskriptif kualitatif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan
wawancara, observasi berperan aktif, mengkaji dokumen dan arsip.
Hasil dari pengamatan mendeskripsikan bahwa sistem penyimpanan arsip
elektronik menggunakan ELOenterprise pada Badan Penyelenggara Jaminan
Sosial Ketenagakerjaan Cabang Surakarta menggunakan fitur-fitur seperti : 1)
membuat dokumen yang dilakukan dengan cara scanning. 2) sistem keamanan
dengan menggunakan 1 (satu) user administrator. 3) pengelolaan arsip dilakukan
dengan menginput dokumen dan pencarian dilakukan dengan menggunakan kata
tangkap. 4) pendistribusian arsip dilakukan dengan hanya membaca arsip,
mencetak, dan menyimpan. Kelemahan pada sistem ELOenterprise ini adalah
tidak adanya keterangan mengenai nomor box dan rak sehingga dalam pencarian
fisik arsip lebih sulit serta dalam scanning warna pada dokumen lebih lama karena
file warna yang terlalu besar.
Kata Kunci : ELOenterprise, Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2011 tentang Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial Ketenagakerjan pasal 14 menerangkan bahwa setiap orang,
termasuk orang asing yang bekerja paling sedikit 6 (enam) bulan di
Indonesia, wajib menjadi peserta Program Jaminan Sosial. Penyelenggaraan
program jaminan sosial merupakan salah satu tanggung jawab dan kewajiban
Negara untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat.
Dengan adanya peraturan tersebut maka setiap perusahaan yang
memperkerjakan karyawannya dengan masa kerja lebih dari 6 (enam) bulan
wajib mendaftarkan perusahan dan pekerjanya guna menjadi peserta dalam
jaminan sosial ketenagakerjaan. Setiap tahunnya lebih dari 80.000 tenaga
kerja dari berbagai perusahaan dan perseorangan mendaftarkan dirinya untuk
menjadi peserta jaminan sosial ketenagakerjaan.
Berdasarkan banyaknya tenagakerja yang mendaftarkan diri untuk
menjadi peserta jaminan sosial ketenagakerjaan tersebut, Badan
Penyelenggara Jaminan Ketenagakerjaan dituntut untuk dapat memberikan
pelayanan kepada tenagakerja dengan cepat, tepat dan akurat.Bentuk
pelayanan itu salah satunya yaitu dengan memberikan informasi yang
sewaktu-waktu dibutuhkan oleh tenagakerja. Oleh karena itu Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan perlu menerapkan sebuah
sistem guna memenuhi tuntutan dalam pelayanan yang cepat, tepat dan
akurat.
Menurut Sedarmayanti (2008:18) sistem adalah setiap kesatuan secara
konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian dalam keadaan saling tergantung
satu sama lain. Sebuah sistem terdiri dari bagian saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.
Salah satu sistem yang penting dalam sebuah Badan Penyelenggara
Jaminan Sosial Ketenagakerjaan yakni sistem penyimpanan arsip. Hal ini
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 2
dikarenakan dengan adanya penambahan peserta jaminan sosial setiap
tahunnya sehingga penerimaan arsip juga semakin meningkat. Demi
kelancaran pelayanan, maka diperlukan sebuah sistem penyimpanan arsip
yang dapat mengoptimalkan pelayanan dan dalam proses penemuan kembali
arsip dapat dilakukan dengan cepat.
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, perusahaan
dituntut untuk dapat mengikuti kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi.
Dalam hal ini sistem komputerisasi arsip sangat penting, karena dalam
perusahaan ini arsip memiliki nilai kegunaan yang tinggi dan sebagai bukti
otentik. Sistem ini sering disebut sebagai sistem kearsipan elektronik atau tata
kearsipan otomatis. Hal ini didukung juga oleh Sedarmayanti (2008:141) tata
kearsipan otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan
pengolahan data elektronik. Didalam otomatisasi, semua pengelompokan
dapat disatukan dalam satu data base dan dapat ditempuh jalan pintas untuk
meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi.
Sistem penyimpanan arsip secara elekronik sangat cocok diterapkan
untuk kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume
arsip yang tinggi. Dengan penggunaan alat-alat teknologi informasi modern
akan meringankan pekerjaan dan mempermudah proses.
Arsip bagi suatu perusahaan merupakan suatu hal yang penting,
karena arsip memiliki nilai kegunaan dan dapat digunakan sebagai bukti yang
otentik. Sebuah arsip bukan hanya menjadi sebuah kertas saja, melainkan
arsip juga dapat memberikan informasi yang dibutuhkan. Setiap kegiatan di
suatu perusahaan akan direkam pada arsip. Selain sebagai sumber informasi
dan bukti yang otentik, arsip juga digunakan sebagai dasar dalam
pengambilan suatu keputusan.
BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta yang dulunya dikenal
sebagai JAMSOSTEK merupakan sebuah Badan yang bergerak di bidang
pelayanan masyarakat dalam jaminan yang bersangkutan dengan
ketenagakerjaan. Seluruh perusahaan yang memiliki tenaga kerja penerima
upah maupun perseorangan yang bukan penerima upah yang berada di
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 3
wilayah Surakarta menjaminkan dirinya dalam hal Jaminan Kecelakaan
Kerja, Jaminan Hari Tua, Jaminan Kematian, dan Jaminan Pensiun. Di BPJS
Ketenagakerjaan Cabang Surakarta ini terdapat beberapa dokumen yaitu
berupa Surat Masuk dan Surat Keluar, Dokumen Pendaftaran Peserta, dan
Dokumen Pencairan Klaim.
Maka berdasarkan hal tersebut, penulis menjadi termotivasi untuk
mengambil judul tugas akhir mengenai sistem kearsipan elektronik yang
diterapkan di BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta yaitu “Sistem
Penyimpanan Arsip Elektronik Menggunakan ELOenterprise di Badan
Penyelenggara Jaminan Sosial Ketenagakerjaan Cabang Surakarta”.
B. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas, maka rumusan masalah yang
diambil dalam penelitian ini adalah “Bagaimana Sistem Penyimpanan
Arsip Elektronik Menggunakan ELOenterprise di BPJS
Ketenagakerjaan Cabang Surakarta?”.
C. Tujuan Pengamatan
Tujuan dari pengamatan dalam kuliah kerja lapangan atau magang ini
yaitu sebagai berikut :
1. Tujuan Operasional
Untuk mendeskripsikan Sistem Penyimpanan Arsip Elektronik
menggunakan ELOenterprise di BPJS Ketenagakerjaan Cabang
Surakarta.
2. Tujuan Fungsional
Hasil dari pengamatan ini bertujuan untuk memberikan masukan guna
sebagai bahan pertimbangan dalam pelaksanaan kegiatan perkantoran di
BPJS Ketenagakerjaan Cabang Surakarta.
library.uns.ac.id digilib.uns.ac.id 4
3. Tujuan Individual
Untuk memenuhi syarat dalam memperoleh sebutan Ahli Madya pada
Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu
Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
D. Manfaat Pengamatan
Manfaat dari pengamatan ini yaitu antara lain :
1. Bagi Penulis
Memperluas pengetahuan dan wawasan penulis mengenai masalah-
masalah dalam bidang administrasi serta mengembangkan teori-teori
yang didapatkan semasa perkuliahan guna diterapkan dalam dunia nyata.
2. Bagi Perusahaan
Sebagai saran, masukan, dan informasi bagi perusahaan guna
pengambilan keputusan dalam kegiatan administrasi serta dapat
membantu perusahaan dalam pelaksanaan kerja sehari-hari.
3. Bagi Pihak Lain
Memberikan pengetahuan dan wawasan bagi pihak-pihak yang tertarik
pada bidang ini serta dapat menambah informasi dan referensi agar
bermanfaat bagi penelitian-penelitian selanjutnya.
top related