las organizaciones como procesos
Post on 02-Jun-2015
12.860 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
12/04/231
Documentando Los Procesos
Lic. Anabell S. López C.
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 2
Objetivo de la Charla Explicar desde la perspectiva
conceptual y tecnológica de la gerencia por procesos, qué se entiende por proceso, cómo los procesos pueden interaccionar como un sistema dentro de la organización, sus técnicas de mejoramiento y las bases para documentarlos.
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 3
Qué es Gerencia por Procesos
Es un enfoque gerencial distinto y complementario a la Gerencia Funcional
Es una disciplina: Articula un conjunto de conocimientos de la Teoría de la Organización, Filosofía de la Calidad, Teoría de los Sistemas, etc..
Es una metodología Es una Herramienta
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 4
Qué es Gerencia por Procesos Es un requisito de la Normas ISO 9000/2000:
promueven la adopción de un enfoque basado en procesos. Específicamente en:
La Norma ISO 9001:2000 enfatiza la importancia para una organización de identificar, implementar, gestionar y mejorar continuamente la eficacia de sus procesos que son necesarios para el sistema de gestión de calidad, y para gestionar las interacciones de estos procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la organización
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 5
Qué es Gerencia por Procesos
Asimismo en la Norma ISO 9004:2000 guía a la organización a centrarse en las mejoras del desempeño de los procesos y recomienda una evaluación de la eficiencia y eficacia de los mismos.
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 6
Ventajas de su Utilización Su acción se basa en una
metodología sistemática y toma en cuenta los factores intra e interpersonales.Intrapersonales Interpersonales
Autoestima
Motivación al Logro
Liderazgo
Estilo/ Aprendizaje
.......
Trabajo en Equipo
Manejo de Conflictos
Negociación
Calidad de la Relación
.......
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 7
Ventajas de su Utilización Compartir el conocimiento existente entre los miembros de la
organización....”Determinar cómo y por qué piensan los usuarios de la información que saben ellos acerca de lo que conocen; el conocimiento y las actitudes que poseen y las decisiones que toman cuando interactúan con los demás...”
DifusiónSin Difundir Difusión
Cod
ifica
ción
Sin
Cod
ifica
rC
odifi
cado
Conocimiento Tácito
Conocimiento
Explícito
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 8
Ventajas (Continuación)
Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blanco
PROCESOS
ORGANIZACIONES POR PROCESOSORGANIZACIONES
TRADICIONALES
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 9
Ventajas (Continuación)
A partir de la identificación de los procesos de una organización podemos mejorarlos e innovarlos utilizando dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniería.
“Un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades se gestionan como un proceso”
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 10
Requerimientos Organizacionales
Compromiso de la alta gerencia Voluntad de aplicarla Capacitación a los miembros de la
organización Definir y documentar los procesos
básicos de la organización
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 11
Conceptualización y Metodología para la
Identificación de procesos
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 12
Qué es un proceso Existen distintas definiciones entre las cuales tenemos:
“Organización de personas, recursos y actividades ordenadas en secuencia lógica, para lograr unos resultados determinados”
En un sentido más amplio el término se refiere a cómo se hacen las cosas y no a que cosas se hacen. Si cruzo una calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el proceso es la manera en que lo hago: caminando, corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que me ayude, etc
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 13
Continuación “ Un conjunto estructurado y medible
de actividades designadas para producir un “output” específico para un cliente particular en el mercado. Esto implica un fuerte énfasis en cómo el trabajo se hace dentro de una organización, en contraste a un énfasis enfocado al producto, en el que...”
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 14
Continuación “ Un proceso es un ordenamiento
de las actividades de trabajo a través del tiempo y el espacio, con un principio, un fin e insumos y exsumos claramente identificados....”
Son estructuras mediante las cuales una organización hace lo necesario para producir valor a sus clientes
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 15
Qué es común en todos los conceptos
Es una secuencia lógica de actividades , u ordenamiento de actividades.
Se hace énfasis en cómo se hacen las cosas El principio y fin (insumos y exsumos) están
claramente identificados El conjunto de actividades que se realizan en
un proceso van a producir un output, resultado determinado, un exsumo de “mayor valor” para alguien que denominamos clientes.
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 16
Características relevantes de los Procesos
Están centrados en el cliente: Son una cadena de valor que comienza con el cliente y termina con el cliente
En contraste con el enfoque tradicional o funcional en el que la posición del empleado es hacer su trabajo y entenderlo en base a lo mandado por el Jefe, el enfoque de procesos es ayudar a hacer el proceso y entender como su trabajo encaja en el proceso total
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 17
Características relevantes de los Procesos
Son medibles: Se pueden incorporar medidas de valor tales como: tiempo, costo, calidad.
Son adaptables: fáciles de cambiar, mejorar (reducir variaciones, prevenir errores)
Se puede detectar con facilidad la problemática asociada a cada proceso
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 18
Criterios para IdentificarlosMODELO ESTRATÉGICO
Process
Process
Process
MISIÓN VISIÓNOBJETIVOS
VALORES
Process
Process
Process
Process
Process
Process
PROCESOS
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 19
VISIÓNMISIÓN
OBJETIVOS
FUNCIONALESOBJETIVOS
ESTRATÉGICOS
PROCESOS
VALORES
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 20
Tipos de Procesos
Procesos Estratégicos: proporcionan directrices, lineamientos a los procesos calves.
Procesos claves o fundamentales: son la razón de ser en una organización, generan un impacto al cliente creando valor para éste.
Procesos de soporte: son aquellos que dan apoyo a los procesos fundamentales para que puedan ejecutarse
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 21
Elementos a considerar en la identificación de un
Proceso
Insumos
Exsumos/ Productos
Controles
Mecanismos
Process
Process
Process
Cliente Final
Cliente Inicial
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 22
Este modelo esta dibujado utilizando una técnica de diagramación que se conoce como Diagrama de Bloque. En ellas las flechas de flujo tienen una interpretación diferente dependiendo de la manera que ingresa en una caja o salen de ella. Así las flechas que que entran o salen horizontalmente corresponden al concepto habitual I/O: Algo entra para transformarse en una salida; las flechas que entran verticalmente desde arriba son flujos de control, que dirigen , restringen e instruyen a las actividades que se ejecutan en un proceso, tales como: políticas, reglas, decisiones específicas,etc.; y las flechas que ingresan desde abajo son mecanismos o recursos que apoyan una o más actividades del proceso, pero no son parte de la transformación I/O.
Elementos a Identificar
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 23
Elementos a IdentificarClientes:
Cliente Inicial: Son aquellos que solicitan el producto/servicio final.
Cliente Final: Son aquellos que reciben el producto/servicio final.
Fronteras o Límites: Definen los siguientes aspectos: Que incluye el proceso y que no incluye, los insumos y exsumos del proceso, los departamentos involucrados etc.
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 24
INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
PROCESO A
PROCESO B
PROCESO C
Los procesos raramente ocurren en forma aislada. La salida de un proceso normalmente forma parte de las entradas de los procesos subsecuentes, como se muestra en la figura.
Salida del
Proceso A
Entrada al
Proceso BEntrada al
Proceso CEntrada al
Proceso A
Salida del
Proceso BSalida del Proceso C
Las interacciones entre los procesos de una organización, dan como resultado una red de procesos interdependientes. La entrada y salida de estos de estos procesos frecuentemente pueden estar relacionados tanto con los clientes externos como con con los internos. En la figura siguiente se muestra un ejemplo de red de procesos que interactúan.
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 25
Proceso A
Proceso B
Proceso C
ENTRADA A
CLIENTES EXTERNOSCLIENTES
EXTERNOS
ENTRADA C
ENTRADA B
ENTRADA E
ENTRADA D
Salida A
Salida B
Salida E
Salida D
Proceso E
Proceso D
RED DE PROCESOS DE UNA ORGANIZACIÓN
FRONTERA DE COMIENZO
FRONTERA DE FINALIZACIÓN
FRONTERA INFERIOR
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 26
Bases para Documentar los
Procesos
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 27
El ciclo de vida de un S. I. se puede agrupar en las siguientes etapas:
Surgimiento de Necesidades
Desarrollo
Operación y Mantenimiento
Renovación o Extinción
DONDE SE ENCUENTRA ENMARCADO LA GERENCIA DE PROCESOS EN EL
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN (S.I) (Fuente: Prof Montilva)
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 28
ETAPA: DESARROLLO DE UN S.I.
Análisis y Diseño de SI
Diseño conceptual de mecanismos de
almacenamiento
Programación
Prueba, implantación
y entrenamiento
Fuente: Ing. Gustavo Briceño
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 29
Análisis y Diseño de S.I.
METODOLOGÍA UTILIZADA
PREPARACIÓN PREPARACIÓN ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
ENTENDER EL ENTENDER EL PROCESO ACTUALPROCESO ACTUAL
MEDIDAS, CONTROLES MEDIDAS, CONTROLES Y MEJORAMIENTO Y MEJORAMIENTO
CONTINUOCONTINUO
REDISEÑO DEL REDISEÑO DEL PROCESOPROCESO
ELABORACIÓN DE ELABORACIÓN DE MANUALES E MANUALES E
IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN
Fuente: Prof. Nagib Callaos
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 30
Análisis y Diseño de S.I.
Comprensión de la solicitud
PREPARACIÓN PREPARACIÓN ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
Compromiso
Plan de Proyecto
ENTENDER EL PROCESO ENTENDER EL PROCESO ACTUALACTUAL
Diagnóstico
Procesos Actuales
REDISEÑO DEL REDISEÑO DEL PROCESOPROCESO
Procesos Rediseñados
Especificación Funcional
Especificación Funcional
ELABORACIÓN DE ELABORACIÓN DE MANUALES E MANUALES E
IMPLANTACIÓNIMPLANTACIÓN
Manuales Administrativos
SIA
SIA
SIA
SIO
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 31
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS : Base para la Preparación y Estandarización
MACROPROCESOS
PROCESOS
SUBPROCESOS
ACTIVIDADES
TAREAS
Diagrama de Bloque
Diagrama de Flujo
JERARQUÍA DE
LOS PROCESOS
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 32
Las descripción y documentación de los procesos se realiza en varios niveles de detalle con el fin de manejar su complejidad. Por eso, es necesario jerarquizarlos de arriba hacia abajo, partiendo de un nivel general (Macroprocesos, Procesos, Subprocesos) hasta llegar a un nivel de detalle adecuado (Actividades, Tareas). De acuerdo al nivel que nos encontremos las técnica de diagramación que se utiliza es el Diagrama de Bloque y los Diagramas de Flujos (forman parte del Manual de Procesos) ; el Diccionario de Datos / Descripción de Entradas y Salidas(describe cada flujo de datos, estructura de datos y elementos del dato, es decir lo que entra y lo que sale de cada proceso), este documento es parte el “paquete de procesos” que se entrega al Programador, cuando se trata de procesos a automatizar.
DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS : Base para la Preparación y Estandarización
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 33
INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS
Introducción
Objetivo
Conceptos Básicos
Uso, Utilización y Localización del Manual
2.
MODELO ESTRATÉGICO
1. ASPECTOS GENERALES
DEL MANUAL
Valores
Visión
Misión
Objetivos
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 34
INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS
Estratégicos
Claves o Fundamentales
Soporte o Apoyo
4.
VISION GENERAL DEL
MACROPROCESO
3
INVENTARIO DE
PROCESOS
Nombre
Objetivo
Diagrama de Bloque
Fronteras
Insumos y Exsumos
Involucrados
Clientes
Procesos
Base Legal
Formularios
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 35
INDICE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS
5.
VISION GENERAL DEL PROCESO
Nombre
Objetivo
Diagrama de Bloque
Fronteras
Insumos y Exsumos
Involucrados
Clientes
Subprocesos
Base Legal
Formularios
6.
VISION GENERAL DEL
SUBPROCESO
Nombre
Objetivo
Diagrama de Bloque
Fronteras
Insumos y Exsumos
Involucrados
Clientes
Actividades /Tareas
Base Legal
Formularios
Procedimientos
Diagrama de Flujo
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 36
BIBLIOGRAFÍA Schein Edgar H. (88).. Consultoría de Procesos Harrigton H. James (98)... Mejoramiento de los
Procesos de la Empresa Koulopoulos C. Y Frappaolo C. (01)... Gerencia
del Conocimiento Montilva Jonas (92) Desarrollo de Sistemas de
Información Pittaluga Carlos (02) Taller de Gerencia de
Procesos. IESA Callaos Nagib (99).. Introducción Preliminar a
la Reingeniería de Procesos Organizacionales
12/04/23Dirección de servicios de Información Administrativa 37
GRACIAS
POR SU ATENCIÓN
top related