“las palabras conmueven, el ejemplo arrastra” la ilíada...

11.00 Conferencia

Gestión documental y administración electrónica

Mario Alguacil SanzDirector de Tecnologías y Gestión del ConocimientoAyuntamiento de Sant Feliu de Llobregat

http://www.linkedin.com/pub/mario-alguacil/41/839/451

“las palabras conmueven, el ejemplo arrastra” La Ilíada (Homero) S.VIII a.C.

Cómo he llegado a conocer vuestro “club”

Mi agenda de proyectos

Presencia en el congreso Smart Cities

Business Intelligence

Infraestructuras de Telecomunicaciones

Intervención social y urbanística en el territorio

Espacio de innovación, emprededuría y coworking

Gobierno abierto: Datos abiertos, Transparencia y Participación

Formación en seguridad e interoperabilidad

Eficiencia Energética

Por partes….

• Aproximación a partir de lo que está pasando…

• Experiencia personal en despliegue de administración electrónica (una hoja de ruta)

• Ejemplos concretos e indicadores• Tendencias inmediatas

En transición permanente

Sensación del estado de la administración electrónica en España

Interoperabilidad transnacional

Ventanilla única de la directiva de servicios (VUDS)Sistema de información del mercado interior (IMI)

• Un mercado único digital dinámico• Interoperabilidad y normas• Confianza y seguridad• Acceso rápido y ultrarrápido a Internet• Investigación e innovación• Fomentar la alfabetización, la capacitación y

la inclusión digitales• Aplicar las TIC a retos sociales, como el

cambio climático o la promoción de la diversidad cultural

http://ec.europa.eu/digital-agenda/en/create-graphs

La Agenda Digital para EspañaSe estructura en torno a seis grandes objetivos:

1. Fomentar el despliegue de redes y servicios para garantizar la conectividad digital.

2. Desarrollar la economía digital para el crecimiento, la competitividad y la internacionalización de la empresa española.

3. Mejorar la e-Administración y adoptar soluciones digitales para una prestación eficiente de los servicios públicos.

4. Reforzar la confianza en el ámbito digital.5. Impulsar el sistema de I+D+i en Tecnologías de la Información y

las Comunicaciones. 6. Promover la inclusión y alfabetización digital y la formación de

nuevos profesionales TIC.

• Experiencia personal en despliegue de administración electrónica (una hoja de ruta)

• Ejemplos concretos e indicadores• Tendencias inmediatas

20 años sin innovar

Web de tramitación/Registro electrónico

LEY 11/2007

Infraestructuras TIC y NIC

SEDE ELECTRÓNICA

Incorporación metodología equipos de análisis y revisión de procesosInventario de servicios y de procedimientos

Automatización de expedientes (SDE 1ª fase) – Actas y Decretos (SDE 2ª fase)Reorganización Oficina de Atención Ciudadana

Firma electrónica gestión económica interna

Firma electrónica tramitación de expedientes (SDE 3ª fase)

Reingeniería de procesos + Gestión del conocimiento

20002001

20032004

2005

20062007

2008

Administraciónelectrónica

+Gestión

documentalintegral

2009

2010

Ordenanza Administración Electrónica

Hoja de Rutae-Tauler / e-Notum

Carpetas electrónicas

Pasarela de pagos

Perfil de contratante

e-Factura

Comunicaciones electrónicas

2011

Adecuación ENS/ENI2012

MODERNIZACIÓN

ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA

GOBIERNO ABIERTO

...y el camino continua...

• Reingeniería de procesos• Automatización expedientes• OAC

• Web• Información y trámites

• Expediente electrónico integral• Gestión Documental• Adecuación seguridad• Normas técnicas de interoperabilidad

SEDE ELECTRÓNICA Carpetas Oficina virtual Pago on line Factura electrónica eTauler

• TRANSPARENCIA• COLABORACIÓN• PARTICIPACIÓN

FRONT OFFICE

BACKOFFICE• Publicidad activa automatizada• Open Data• Acceso y reutilitzación• Herramientas de participación y col·laboración

“Electronificación” de la tramitación

Expedientes y documentos electrónicos

Registro electrónico Trámites electrónicos Facturas electrónicas Notificaciones electrónicas Firma Electrónica Sede Electrónica Publicaciones electrónicas Interoperabilidad

Herramientas para la “electronificación” Gestor de expedientes Gestor de documentos Sede electrónica (carpetas y

trámites) Escritorio virtual

Portafirmas Carpeta trabajador Carpeta de JGL y Pleno Registro electrónico

Tablón de anuncios (eTauler) Plataforma de notificaciones

(eNotum) Plataforma de facturas (efact)

La atmósfera electrónica

INFORMESTÉCNICOS

RESOLUCIÓNARCHIVO

INFORMESEXTERNOS

DIARIOS OFICIALESTABLONES DE ANUNCIOS

TRÁMITEDE AUDIENCIA

REGISTRO SALIDANOTIFICACIÓN

REGISTRODE ENTRADA

SOLICITUD

GD-Matrix

Sensaciones particulares

Demasiada precariedad y discrecionalidad• Hará 10 años de nuestros primeros

documentos electrónicos• Hace 7 años de la primera notificación

electrónica reproducida en papel y rechazada porque no incorporaba grafismo de firma manual

• Hace solo un mes que el TSJC nos devuelve un certificado electrónico teóricamente no legal en sus procesos amparados por una normativa Europea de 1960

Ecosistema: expediente electrónico

Integración de disciplinas clave

Gestióndel conocimiento

TecnologíasReingeniería

de procesos

Comunidades de prácticas

Formación Estratégica Seguridad

Jurídica

AdministraciónElectrónica

Feu clic aquí per editar estilsSegon nivell

Tercer nivellQuart nivell

Cinquè nivell

Arquitectura Jurídica(Código de Administración Electrónica)

Acuerdos de Pleno:• Ordenanza de Administración electrónica (20.12.2005, actualizada

30.03.2010) • Implantación de la firma electrónica en las fases de resolución y

notificación (20.12.2005)• Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para

la prestación de servicios de certificación digital idCAT (21.01.2006)• Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para

el proyecto del Padrón telemático (25.04.2006)• Aprobación del Cuadro de Clasificación Documental (26.09.2006)• Adhesión al Convenio marco de colaboración para la

interoperabilidad de los sistemas de información de las administraciones catalanas (27.01.2007)

• Implantación del Registro Electrónico (27.12.2007)• Adhesión a la Plataforma Electrónica de Contratación (PECAP) –

(24.05.2008)

Acuerdos de Junta de Gobierno:• Implantación primera fase proyecto notificaciones electrónicas: las

comunicaciones electrónicas (29.06.2010)• Convenio con el Consorcio Administración Abierta de Catalunya para

la prestación del servicio de recepción de facturas electrónicas (16.03.2010)

• Metodología de Análisis y Simplificación de los procedimientos (09.07.2013)

• Acuerdos diversos de aprobación de procedimientos (nuevos o revisión)

Arquitectura Jurídica (Resoluciones de ámbito local)

Decretos de Alcaldía:• Implantación firma electrónica documentos descentralizados

de gasto (14.04.2005, revisión Acuerdo de JGL 08.10.2013) • Incorporación de la pasarela de pagos a la plataforma de

tramitación electrónica (14.07.2009)• Aprobación de la Sede Electrónica (15.03.2010)• Implantación de la carpeta electrónica de las entidades

(26.04.2010)• Aprobación Sistema de identificación código Web

(07.04.2011)• Implantación de la carpeta electrónica ciudadana

(26.05.2011)• Aprobación del Plan de Adecuación a los Esquemas

nacionales de seguridad e interoperabilidad; la Política de seguridad y la Política de Firma Electrónica (20.12.2011)

• Implantación de la carpeta electrónica del proveedor (25.04.2012)

• Implantación del Tablón de edictos electrónico (21.12.2012)• Aprobación herramienta de captura certificada de la

información de la Sede electrónica (23.04.2013)• Diversas resoluciones de incorporación de trámites a la Sede

Electrónica

Arquitectura Jurídica (Resoluciones de ámbito local)

Arquitectura simple

BASE DE DADES 2

…...

...

dicdoc cases

SER

VIC

IOS

M

ATR

IX

BASE DE DADES 1 fitxers BASE DE DADES 3

BASE DE DADES 4

BUS SOAP

APLI

CA

CIO

NES

MATR

IX

SERVICIOS Y PLATAFORMAS EXTERNAS: PSIS EACAT iArxiu eNOTUM eFactura Altres

PER

SIS

TEN

CIA

... ... ... ... ...

securityworkflow

APLICACIONES PREEXISTENTES

4

1

2

3

5

Gobierno

Trabajadores de la Administración

Trabajadores de otras administraciones

Ciudadanía

...

Web + Intranet

Herramientas de gestión

Sede electrónica

Interoperabilidad

Gestor Documental: expedientes y documentos

Feu clic aquí per editar estilsSegon nivell

Tercer nivellQuart nivell

Cinquè nivell

Infraestructuras: Zaragoza

Modelo de Gestión

Modelo de datos

Arquitectura

Bus de servicios

Integrador

Transferencia y gestión del

conocimiento

Smart Organization

Open sourceGestión de procesos Y documentos

Evolución del producto

El complejo de la cooperación tecnológica en el mundo local, Mario Alguacil Sanz – Noviembre 2012

• Ejemplos concretos e indicadores• Tendencias inmediatas

Implantación de la gestión documental

Gestión de la seguridad integral

Organización de la seguridad

INFRAESTRUCTURA FÍSICA

LOPD

SISTEMA DE TRAMITACIÓN

LOPD / ENS i ENIPROCESO INTEGRAL

SEGURIDAD DELANTE DE INCIDENTES O ACCIONES ILÍCITAS

Sistemas de identificación

BIBLIOTECA DE POLÍTICAS

ACTIVOS DE INFORMACIÓN

INTEROPERABILIDAD

GESTION DOCUMENTAL

Transparencia en Sant Feliu de Llobregat

Autoevaluación ITA’10

Formación de la Dirección

Evaluación 2012

Formación de responsables operativos

Acuerdo de Pleno ‘12TransparenciaSimplificaciónDatos Abiertos

Ordenanza de transparenciay Administración Electrónica

Evaluación ITA’12

Evaluación 2013

Automatización de la transparencia en el modelo de datos

Interpretando “transparencia”A

dm

inis

traci

ón E

lect

rónic

aG

obie

rno

Ab

iert

o

Ley 11/2007

Carpeta ciudadana

Carpeta de proveedor

Carpeta de entidades

Administración

Administración

Nuestra

Mi

Acción de Gobierno

Gestión de recursos públicosComunicación

Participación

Sede Electrónica

Compromisos de servicio

Ejemplos

• Tarifación social en guarderías• Servicio de atención a

domicilio• Autorización para cortes de

calles• Instalación sacos y

contenedores VP• Microbank: ayudas a

emprendedores• Coworking: acceso a los

espacios• Subvenciones a Entidades

Autorización saco de escombros en VP

IDENTIFICACIÓN+

PRESENTACIÓNINSTANCIA

REGISTRODE ENTRADA

COMUNICACIÓNA LOS SERVICIOS

AUTORITZACIÓNAUTOLIQUIDACIÓN PAGO REGISTRODE SALIDA

GTRSDE REV La Caixa

Servicios WEB entre aplicaciones

Tramitación online en la sede electrónica:Servicio de Atención Domiciliaria

Integración del Gestor Documental

Sistemade gestióndocumental

ExpedientesTributosRegistroPoblación

iArxiude CATCert

Aplicaciones de gestión

Sistema de gestión de documentos electrónicos (EDMS)

Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (ERMS)

SOAP SOAP

transferencia

documentos “records”

almacenamiento

Indicadores• 70.824 expedientes ingresados• 69.831 expedientes se han clasificado con el

código del CdC• 539.102 documentos ingresados• 523.775 documentos tienen las tipologías

documentales del catálogo• Ingresan 500 documentos al día (de media)• 37.164 documentos digitalizados y tratados (Pdf,

OCR) con una capacidad de 802.4 GB• Reducción del 65% la capacidad de las carpetas

de la red

Cumplimiento normas certificadoras:ISO 23081; ISO 30300 – 30301 (Familia de las

30300), lo que permite la certificación del sistema

¿Qué hace un especialista en gestión documental en Sant Feliu?• Soporte en el despliegue de la Administración

Electrónica del Ayuntamiento y, en concreto, del Sistema de Gestión Documental

• Administrar el Gestor de Documentos corporativo y participar en el análisis de los indicadores para una mejora continua

• Supervisar toda la documentación que ingresa en el Gestor de Documentos corporativo

• Administrar y gestionar el cuadro de clasificación corporativo y valoración de las series documentales

• Identificar, analizar y aplicar directrices de gestión documental a tota la documentación, independientemente de su soporte o formato, y de su ciclo de vida.

• Homogeneizar los criterios de clasificación, ordenación y descripción de los documentos, obteniendo su recuperación rápida i eficaz.

• Aplicar políticas y criterios de disposición.• Elaborar propuestas de protocolos de actuación

para la gestión documental de documentación de titularidad municipal

• Participar en el análisis, revisión y descripción de los procedimientos, aplicando criterios de gestión documental

• Participar y dar soporte en los procesos relacionados con el sistema de gestión de la calidad

• Participar y dar soporte en los procesos de digitalización

• Gestionar y coordinar les transferencias de documentación del Ayuntamiento

• Realizar informes sobre la aplicación de les normas ISO

• Formación y acompañamiento a las unidades productoras en la gestión de la documentación municipal

• Tendencias inmediatas

Cloud Computing: servicios en la nube

Internet de las cosas

Orientación a

servicios

“Una organización administrativa inteligente, estructurada alrededor de una arquitectura integrada de servicios y tendente a procesos simplificados y comunes.”

ArquitecturaModelo de datos Bus de servicios

Gestión de procesosy documentos

Administración imaginaria

Arquitectura

Modelo de datos

Plataforma de intermediación

Interoperando servicios comunes

La tramitación como servicio