le basi del project management
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•Strumenti per affrontare progetti consulenziali
A cura di Palo Vallicelli
Le basi del Project Management
Se ho tre ore per abbattere un albero, passo la prima ad affilare la lama
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Il project management è l’applicazione di conoscenze, abilità, strumenti e tecniche che aiutano a gestire, organizzare e controllare le varie fasi di un progetto.
ll project management ha oggi un ruolo sempre più importante nelle organizzazioni private e pubbliche come disciplina di governo dei progetti per la fornitura di prodotti e servizi oppure per il miglioramento organizzativo.
DefinizioniProject Management
Fonte: A. Bove, Project Management
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Definire gli obiettivi (gestione dello scopo) Dare una visione realistica del progetto durante
tutto il ciclo di vita (gestione integrata) Creare una tempistica ed un piano dei costi
(gestione del tempo e dei costi) Responsabilizzare, motivare, gestire la conflittualità
(gestione delle risorse umane) Identificare e prevenire i rischi (gestione del rischio) Controllare e valutare gli scostamenti (gestione della
qualità)
DefinizioniGLI OBIETTIVI del Project Management
Fonte: A. Bove, Project Management
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TEMPO
LE FASI del Project Management
CHIUSURA
• Consegna
• Esame critico dei risultati
• Apprendimento
• Fattibilità
• Definizione obiettivi
• Project Charter
DEFINIZIONE
PIANIFICAZIONE
• W.B.S.
• Gannt
• …
CONTROLLO
RILEVAZIONE• Tempi effettivi• Costi effettiviVERIFICA• Analisi degli scostamenti• Analisi delle causeRIPIANIFICAZIONE• Attuazione dei correttivi• Nuove stime a finire
T inizio T fine
Fasi del P.M.
ESECUZIONE
13/04/2023 Nome del relatore
I compiti del project manager
area manageriale, legata alle metodologie, agli strumenti e alle tecniche di lavoro per realizzare al meglio gli obiettivi del progetto;
area relazionale, concernente le dinamiche interpersonali e di comunicazione;Il ruolo del project manager richiede ottime competenze organizzative e metodologiche, ma non una profonda conoscenza dei dettagli tecnici del progetto di cui è responsabile.
Come gestire al meglio un Progetto ?
13/04/2023 Nome del relatore
I nostri strumenti
Project CharterW.B.S. (Work Breakdown
Structure)Diagramma di Gannt
13/04/2023 Nome del relatore
Nasce un’opportunità: il Project charter (documento di partenza)
L’articolazione dei contenuti dipenderà dalle specificità dell’azienda e del progetto. In termini generali potrà avere la seguente struttura:
1. Nome del progetto2. Obiettivi del progetto3. Benefici in termini di business4. Stakeholders individuati 5. Ipotesi sulle modalità di realizzazione6. Risorse coinvolte (PM e team di lavoro)7. Stime preliminari riguardo tempi e costi8. Vincoli9. Rischi10. Dipendenze da altri progetti, iniziative, attività
Attività – Fasi – Milestone Deliverables
•L’attività è un passaggio concreto, necessario per
raggiungere l’obiettivo del progetto.
•Le giuste dimensioni: se queste fossero troppo
ampie, non sarebbero ben gestibili e controllabili.
•Verificare da quali attività dipende l’attività presa in
considerazione (predecessore e successore)
•In alcuni casi un’attività deve iniziare o terminare in
una data specifica. In questo caso si parla di vincolo
di programmazione dell’attività messa in relazione con
una data specifica
I concetti chiave: le attività
13/04/2023 Nome del relatore
Fasi sono raggruppamenti di attività del progetto e con importanti implicazioni dal punto di vista del controllo e del raggiungimento degli obiettivi
Milestones (traguardi) sono gli snodi chiave di un progetto. Definiscono i punti di controllo all’interno di ciascuna fase oppure di consegna di specifici deliverables.
Sono attività a durata zero che servono per isolare i principali momenti di verifica. Esempi: riunioni di presentazione, firma di verbali di accettazione, consegna di un prodotto, telefonate per la conferma di un accordo, ecc
I concetti chiave: fasi e milestone
13/04/2023 Nome del relatore
In fase di pianificazione occorre definire i prodotti e servizi da rilasciare per rispondere agli obiettivi di progetto. Ogni prodotto e servizio rilasciato/da rilasciare è appunto “deliverable”.
Un deliverable può essere di due tipi: fisico: corrisponde ai prodotti realizzati od installati o
servizi erogati; documentale: corrisponde a documentazione
prodotta durante la realizzazione di tali prodotti e servizi per facilitarne la produzione
I concetti chiave: deliverables
W.B.S. e GANNTil cuore della Pianificazione
La lista di tutte le attività utili alla realizzazione del progetto vengono definite attraverso uno strumento denominato WBS (Work Breakdown Structure – Struttura Esplosa delle Attività).
E’ una struttura ad “albero” che dall’obiettivo finale del progetto procede per suddivisioni successive in sotto-obiettivi fino al livello del “work package” (unità minima di attività)
Definisce le attività da svolgere nel dettaglioPer non dimenticare parti di lavoro
Per fare chiarezza e trasparenza da subito
WBS - Work Breakdown Structure
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WBS - Work Breakdown StructurePianificazione - WBS
Preparare in 30 minuti gli spaghetti alla
carbonara
Spaghetti
Cuocere Aggiungere sale
Pancetta
Tagliare Cuocere
Uova
Sbattere …
Mix
Esempi di W.B.S.
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WBS - Work Breakdown StructurePianificazione - WBS
Lancio di un nuovo prodotto
Sviluppare
Disegni e specifiche Test
Produrre
Assemblaggio linea produttiva
Lancio produzione
Acquistare
Ricerca fornitori …
Esempi di W.B.S.
Gli elementi previsti nel livello “n” dipendono da quelli del livello “n-1”e ne rappresentano la loro disaggregazione.
Accanto alla descrizione la W.B.S. presenta un codice al quale si fa riferimento per l’attribuzione delle responsabilità e alla codifica delle attività stesse.
Una volta definiti i task si vanno a definire, durata, costi e responsabilità.
WBS - Work Breakdown Structure
1.2 ANALISI DI DETTAGLIO
8 gg Paolo Rossi
Titolo Progetto
Sottobietivo da svolgere
Attività da svolgere
Attività da svolgere
Compito Compito
Sottobiettivo da svolgere
Attività da svolgere
Attività da svolgere
3 gg 100 e 3 gg 100 e
200 e6 gg2 gg 300 e
500 e8 gg
400 e10 gg 3 gg 50 e
13 gg 450 e
950 e21 gg
WBS - Work Breakdown Structure
13/04/2023 Nome del relatore
Il post-it per la costruzione della WBS
Diagramma di GANTT: cos’è?
•Il diagramma di Gantt è lo strumento ufficiale per gestire la pianificazione temporale del progetto.
•Mostra la ‘collocazione’ temporale delle attività pianificate
•Permette di indicare le attività critiche di progetto, quelle attività il cui ritardo sposta in avanti la consegna del progetto rispetto alla data di consegna definita.
Diagramma di GANTT: perchè?• Per pianificare la tempistica delle attività di progetto
• Per verificare la fattibilità temporale del progetto
• Per permettere a tutti gli interpreti del progetto di avere un quadro generale ed integrato delle date di inizio e fine delle attività di progetto
•Per controllare durante l’avanzamento del progetto gli scostamenti temporali (ritardi/anticipi) rispetto alle date pianificate
• Per verificare continuamente le nuove stime a finire del progetto o di sue parti a fronte dei consuntivi e per facilitare le relative correzioni
SCALA CRONOLOGICA
ATTIVITA’ ROSSE SONO LE ATTIVITA’ CRITICHE
Esempio di Gannt con MS PROJECT
Il controllo: a che punto siamo ?
13/04/2023 Nome del relatore
Controllo del progetto
Lo scopo del monitoraggio e controllo di un progetto è evidenziarne le deviazioni rispetto al Piano e individuare l’esigenza di possibili azioni correttive prima che la situazione diventi irrecuperabile.
Ogni risorsa deve quindi indicare periodicamente: il tempo speso sulle attività assegnate; gli eventuali costi sostenuti; la percentuale di completamento delle
corrispondenti attività.
13/04/2023 Nome del relatore
Cosa misuro ? Le Metriche tempistiche – il confronto tra i tempi spesi e qualli
pianificati alla data e le conseguenti stime a finire; impegno – il confronto tra l’impegno di risorse
effettivo e pianificato alla data; costi – il confronto tra i costi effettivamente
sostenuti e quelli pianificati alla data; ambito – il confronto tra i deliverables pianificati e
quelli effettivamente prodotti alla data; rischi – la situazione dei rischi rispetto al piano
definito in fase di pianificazione.
13/04/2023 Nome del relatore
Il format del Report Intestazione – che deve anticipare e rinforzare i messaggi
chiave invogliando alla lettura; Stato complessivo – che deve evidenziare la performance
del progetto rispetto ai vari elementi del piano anche facendo riferimento a colori (semaforiche verde rosso, giallo) con commenti e spiegazioni;
Progressi – che devono evidenziare sia ciò che è stato fatto nell’ultimo periodo, sia ciò che rimane da fare;
Criticità di progetto – che devono evidenziare gli interventi correttivi e le responsabilità nell’attuare le correzioni;
I rischi – che deve evidenziare quali rischi sono emersi, le azioni intraprese e le responsabilità;
13/04/2023 Nome del relatore
Frequenza del report
L’aspetto più importante consiste nel definire e soprattutto mantenere un intervallo costante tra un report e l’altro
Verrà così percepito come uno strumento da discutere all’interno degli incontri di analisi dello stato di avanzamento
In tal senso la frequenza può essere settimanale o quindicinale ed il documento dovrebbe essere inviato preventivamente rispetto agli incontri
In questo modo l’incontro avrà una finalità prevalentemente decisionale e non solo informativa.
I PRINCIPALI VANTAGGI DEI SUPPORTI INFORMATICI accelerano e facilitano le dinamiche dei
flussi informativi permettono di comunicare con linguaggi
e simbologie condivise permettono di integrare le attività bilanciare i carichi di lavoro in maniera
razionale e ponderata
13/04/2023 Nome del relatore
SMARTSHEETwww.smartsheet.com
13/04/2023 Nome del relatore
XMIND
XMind, è un software open source per il brainstorming e la gestione delle mappe mentali o concettuali (rif. Tony Buzan)
Questo strumento è utile per acquisire idee, organizzarle sotto forma di grafici (rif. visual thinking) di natura diversa, condividerle con altre persone e svilupparle in modo collaborativo.Ad una mappa mentale possono essere aggiunti poi ulteriori aspetti come relazioni, marcatori, etichette, note, appunti audio, allegati, collegamenti ipertestuali e grafici.
http://www.xmind.net/
Bigliografia e fontiProject Management: la metodologia dei 12 step – Antonello Bove, ed.
HoepliInnovazione Lean – Luciano Attolico, ed. HoepliProject Management – Marco Artusi, materiale didatticohttp://www.humanwareonline.com/project-management/http://www.brighthubpm.com/templates-forms/80544-a-collection-of-pm-forms-and-templates/
http://www.projectsmart.co.uk/work-breakdown-structure-purpose-process-pitfalls.html
http://www.brighthubpm.com/project-planning/
http://www.cioarchives.ca.gov/itpolicy/pdf/pm3.3_planning_definition_and_sequencing.pdf
13/04/2023 Nome del relatore
Grazie per l‘attenzione !
paolo.vallicelli@gruppolen.it www.gruppolen.it
Il mio profilo Linkedinhttp://it.linkedin.com/in/paolovallicelli
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