lotus notes

11

LOTUS NOTESLOTUS NOTES

Telekomunikacijų Telekomunikacijų informacinės technologijosinformacinės technologijos

22

Grupinio darbo sistema Lotus Grupinio darbo sistema Lotus NotesNotes

Lotus Notes pagrindai Grupinio darbo sistema Lotus Notes Pagrindiniai Lotus Notes elementai Dokumentai ir jų ruošimas Lotus Notes Informacijos paieška Lotus Notes Notes paštas Notes dizaino galimybės

33

Pagrindinis Notes langasPagrindinis Notes langas

Meniu juosta

Įrankių juosta

Darbalaukis su DB piktogramomis

Būsenos juosta

Replik.

Duombazė

Duombazė

Duombazė

Duombazė

44

Pagrindinis Notes langasPagrindinis Notes langas

55

Lotus Notes duomenų bazėsLotus Notes duomenų bazės

Svarbiausia Notes komponentė - duomenų bazės. Notes duomenų bazė panaši į informacijos archyvą, kuriame saugoma įvairi informacija ir kurį bendrai naudoja daug naudotojų.

Duomenų bazė saugoma faile, kurio plėtinys .NSF. Į duomenų bazę įeina:

dokumentai, kuriuose yra reikalinga informacija; formos - tai blankai (formuliarai), naudojami

dokumentams kurti; duomenų bazėje saugomų dokumentų sąrašai; informacija apie naudotojų teises dirbti su duomenų

baze; agentai - specialios programos, skirtos tam tikriems

veiksmams atlikti.

66

Notes serveris Notes serveris

Notes serveris - tai lokalaus tinklo kompiuteris, turintis specialią programinę įrangą, skirtą bendram darbui ir prie šio tinklo prijungtų klientų - Notes darbo stočių - aptarnavimui. Ši programinė įranga taip pat vadinama Notes serveriu.

Paprastai Notes serveris vykdo tokius uždavinius: bendrai naudojamų duomenų bazių saugojimas, šių duomenų bazių apsauga, naudotojo prieigos prie duomenų bazių valdymas, Notes pašto darbo užtikrinimas.

77

Darbo stotis ir replikavimasDarbo stotis ir replikavimas

Darbo stotis - tai prie lokalaus tinklo prijungtas kompiuteris, turintis specialią darbo stoties programinę įrangą, vadinamą Notes klientu. Nutolusios darbo stotys gali dirbti ir autonomiškai, naudodamos specialią Notes DB kopiją (repliką).

Darbo vietos (Locations)

88

Darbo stotis ir replikavimasDarbo stotis ir replikavimas

Replika - tai duomenų bazės ar jos dalies kopija, kuri atnaujinama apsikeičiant informacija su duomenų baze-originalu naudotojo nurodymu arba pagal grafiką numatytu metu. šis informacijos mainų procesas vadinamas replikavimu. Replikavimo metu visi pakeitimai, kurie buvo padaryti DB replikoje, per tinklą perduodami ir padaromi ne tik pagrindinėje DB, bet ir visose kitose jos replikose. Tokiu būdu užtikrinamas DB ir jos replikų identiškumas. Tai dar vadinama duomenų bazių sinchronizavimu

99

Notes specialiosios duomenų Notes specialiosios duomenų bazėsbazės

Keletas specialių duomenų bazių įeina į Lotus Notes paketą, kaip būtina sudėtinė jo dalis:

Bendroji Adresų knyga (Public Address Book) - informacija apie visus registruotus Notes naudotojus;

Asmeninė Adresų knyga (Personal Address Book) - atskiram naudotojui sukurta bazė, panaši į asmeninę užrašų knygutę, kurioje saugoma informacija apie naudotojui svarbius asmenis;

Paštas (Mail) - pranešimai, kuriuos gavo ar išsiuntė naudotojas, prijungtas prie lokalaus ar globalinio tinklo;

Pagalba (Help) - Lotus Notes elementų aprašymai, darbo su Notes instrukcijos.

1010

Notes specialiosios duomenų Notes specialiosios duomenų bazėsbazės

1111

Notes specialiosios duomenų Notes specialiosios duomenų bazėsbazės

1212

Notes formos, rodiniai, aplankai ir Notes formos, rodiniai, aplankai ir agentaiagentai

Forma - tai specialus blankas, kurį turi užpildyti naudotojas, kad sukurtas dokumentas būtų įrašytas į duomenų bazę. Kiekviena duomenų bazė turi rinkinį formų, kurias yra paruošęs jos projektuotojas.

Rodinys - tai sąrašas duomenų bazėje saugomų dokumentų su trumpu jų turinio aprašymu. Kiekvienoje duomenų bazėje būna bent vienas rodinys. Rodiniai gali būti suprojektuoti taip, kad juose rodomi objektai grupuojami pagal kategorijas.

1313

Notes formos, rodiniai, aplankai ir Notes formos, rodiniai, aplankai ir agentaiagentai

Aplankas - tai rinkinys (sąrašas) dokumentų, kuriuos į jį apjungia naudotojas ar naudotojai savo sumetimais, nekeliant Notes apibrėžtų kriterijų.

DB dažnai naudojami agentai - specialios programos, kurias paruošia duomenų bazės projektuotojas, skirtos kokiems nors veiksmams toje duomenų bazėje automatizuoti.

1414

Notes formNotes forma projektavimo a projektavimo langelange

1515

Notes formNotes forma (neužpildyta)a (neužpildyta)

1616

Notes rodiniaiNotes rodiniai

1717

Naudotojų teisės dirbti su duomenų Naudotojų teisės dirbti su duomenų bazebaze

Kiekviena duomenų bazė turi Prieigos teisių sąrašą (ACL - Access Control List), kuris nustato, kokie naudotojai ar jų grupės ir kokie Notes serveriai turi teisę kreiptis į duomenų bazę ir kokius veiksmus joje jie gali vykdyti.

Šis sąrašas sukuriamas duomenų bazės projektavimo metu. Vėliau jį gali koreguoti duomenų bazės valdytojas, naudodamas specialias komandas.

1818

Naudotojų teisės dirbti su Naudotojų teisės dirbti su duomenų bazeduomenų baze

1919

Naudotojų teisės dirbti su duomenų Naudotojų teisės dirbti su duomenų bazebaze

Valdytojo (Manager) Gali skaityti, įrašyti, koreguoti, naikinti dokumentus, formas, rodinius ir agentus. Valdytojas gali keisti kreipties į duomenų bazę teisių sąrašą, nustatyti lokalų duomenų bazės užšifravimą, replikavimo parametrus, naikinti duomenų bazę. Kiekviena duomenų bazė turi bent vieną valdytoją. Valdytojas ir duomenų bazės projektuotojas - nebūrinai tas pats asmuo.

Dizainerio (Designer) Gali atlikti veiksmus, paprastai reikalingus projektuojant duomenų bazę - kurti, koreguoti ir naikinti laukus, formas, rodinius ir agentus. Dizaineris gali atlikti ir kitus veiksmus, kaip ir naudotojai, turintys žemesnio lygio teises.

2020

Naudotojų teisės dirbti su duomenų Naudotojų teisės dirbti su duomenų bazebaze

Redaktoriaus (Editor) Gali skaityti, kurti ir koreguoti visus dokumentus, taip pat ir kitų naudotojų sukurtus. Redaktorius gali keisti formas, rodinius ir kitus DB struktūros elementus, tačiau kreipties į DB teisių sąrašo keisti negali.

Autoriaus (Author) Gali skaityti visus dokumentus, kurti naujus, bet koreguoti gali tik savo sukurtus dokumentus.

Skaitytojo (Reader) Gali tik skaityti visus dokumentus, bet kurti naujus ir koreguoti jau sukurtus negali.

Korespondento (Depositor) Gali kurti naujus dokumentus, bet skaityti jau sukurtų dokumentų negali (jis jų nė “nemato” DB rodiniuose).

Be teisių (No Access) Toks naudotojas DB atidaryti negali.

2121

Dialogo langai Properties for... Dialogo langai Properties for...

Naudodami dialogo langus Properties for..., galite:

gauti informaciją apie įvairius Notes elementus: darbalapį, duomenų bazę, rodinį, formą, formos lauką ir t.t.;

įvesti ar koreguoti šių elementų pavadinimus; nustatyti kitus elementų parametrus.

Palyginus su Windows - tai žymiai svarbiau

2222

Dialogo langai Properties for... Dialogo langai Properties for... (DB)(DB)

2323

Dialogo langai Properties for... Dialogo langai Properties for... (dokumentui)(dokumentui)

2424

Rodiniai Rodiniai

Rodinys - tai informacijos, kuri saugoma duomenų bazėje esančiuose dokumentuose, suvestinė.

Rodiniai sudaromi naudojant lentelės formą, kurioje kiekvienam dokumentui skirta viena eilutė.

Rodiniuose papildomai numatyta galimybė juos sutraukti ir išskleisti naudojant kategorijas, kad naudotojui būtų patogu rasti ir peržiūrėti reikalingą informaciją.

Informatyvumui padidinti gali būti naudojamos formu-lės sumariniams rodikliams paskaičiuoti, duomenų poaibiams išskirti, išvestinei informacijai gauti.

2525

Rodiniai Rodiniai

Pagrindinė rodinio paskirtis yra: Padėti naudotojui spręsti užduotį ir analizuoti galimybes,

pateikiant jam informacijos suvestinę. Skirtingo lygio naudotojams (vadovams, vykdytojams) gali būti pateikiami skirtingi rodiniai.

Padėti naudotojui rasti reikalingą dokumentą, kai jam jo prisireikia. Tai pasiekiama atrenkant rodinyje pateikiamą informaciją.

DB peržiūros langą sudaro trys sritys: Navigacijos sritis Rodinio sritis Peržiūros sritis

2626

Rodiniai Rodiniai

2727

Rodiniai Rodiniai

Pagrindinės rodinio ypatybės ir galimybės: nuoseklus išdėstymas pagal dokumento

sukūrimo laiką ar naudotojo nurodyta tvarka; grupavimas pagal kategorijas (kategorija

vadinamas požymis, bendras keliems dokumentams);

grupavimas įvertinant dokumentų hierarchiją. kategorijų ir hierarchijos sutraukimas ir

išskleidimas.

2828

Rodiniai Rodiniai

Naudojant rodinį, galima: peržiūrėti ar skaityti dokumentus, pažymėti dokumentus, kopijuoti dokumentus, šalinti dokumentus, spausdinti rodinį ir dokumentus, išsiųsti dokumentus kitiems naudotojams, atlikti dokumentų, tenkinančių tam tikrus

kriterijus, paiešką.

2929

AplankaiAplankai

Aplankas - tai tarsi konteineris, skirtas dokumentų saugojimui duomenų bazėje. Galite sukurti aplanką, kurį naudosite tik pats (tai bus asmeninis aplankas), arba tokį, kuriuo galės naudotis visi (bendras aplankas).

Asmeninį aplanką gali sukurti kiekvienas vartotojas, jei jis duomenų bazėje turi bent Skaitytojo teises. Tokiu asmeniniu aplanku gali naudotis tik jį sukūręs vartotojas.

3030

AplankaiAplankai

Vartotojas gali: sukurti naują aplanką, įdėti dokumentą į

aplanką, pašalinti dokumentą iš

aplanko, pakeisti aplanko

pavadinimą, pakeisti aplanko vietą

aplankų hierarchijoje, panaikinti aplanką.

3131

Informacijos paieškaInformacijos paieška

Notes sistemoje numatytos įvairios informacijos paieškos duomenų bazėse galimybės. Galite atlikti paiešką:

tam tikro žodžio dokumente, kurį skaitote; dokumentų, kurių pavadinimuose yra tam

tikras žodis; dokumentų, kuriuose yra tam tikras žodis ar

frazė; dokumentų, kuriuos sukūrė konkretus autorius; dokumentų, kurie sukurti tam tikru laiku ir t.t.

3232

Informacijos paieškaInformacijos paieška

Dokumentų paieška pagal pavadinimą:1) Greitoji paieška: norint rasti

dokumentą, kurio pavadinimas prasideda tam tikru žodžiu, reikia suaktyvinti tą rodinio stulpelį (spragtelint rikiavimo mygtuką ) ir pradėti klaviatūra įvesti šį žodį

3333

Informacijos paieškaInformacijos paieška

2) Panaudojant komandą Find/Replace (pakanka įvesti ieškomo žodžio ar frazės fragmentą).

3434

Informacijos paieškaInformacijos paieška

Dokumento paieška, naudojant paieškos sąlygas: įvedus ieškomą žodį; papildomai naudojant loginius operatorius:

sąlygos invertavimo (alternatyviniai variantai: ! NOT not),

operatorių “IR” (alternatyviniai variantai: & AND and), operatorių “ARBA” (alternatyviniai variantai: | OR or), operatorių “ARBA” ranguojamiems dokumentams

(alternatyviniai variantai: , ACCRUE, accrue). operatorių kombinaciją kartu su skliaustais,

naudojamais veiksmų tvarkai pakeisti;

3535

Informacijos paieškaInformacijos paieška

“artimumą” nusakančius operatorius; tokie operatoriai yra trys: sentence - dokumente abu nurodyti žodžiai turi būti

viename sakinyje; near - dokumente turi būti abu nurodyti žodžiai; paragraph - dokumente abu nurodyti žodžiai turi būti

vienoje pastraipoje. atskirų laukų turinį nusakančius operatorius;

pavyzdžiui, [Autorius] contains (Cvirka P.) [Viso] > 1000 [Data] < 01-01-98

didžiųjų raidžių skyrimą nuo mažųjų nusakantį operatorių exactcase

3636

Informacijos paieškaInformacijos paieška

Sudėtinga paieška duomenų bazėjeJei duomenų bazė indeksuota, galite jos dokumentų tekstuose

rasti žodžius, frazes, datas, vykdyti paiešką pagal kitas sudėtingas sąlygas. Informacijos paieška dokumentuose, jų neatidarius skaitymui, - galingas ir labai naudingas Notes instrumentas. Panaudodamį jį, pavyzdžiui, galite duomenų bazėje rasti dokumentus, kurie buvo sukurti prieš mėnesį ir anksčiau, arba dokumentus, kurių nurodytame lauke yra tam tikras žodis, ir t.t.

Žodžiai ir frazės Pagal autorių Pagal datą Pagal lauką Pagal formą Pagal naudojamą formą

3737

Informacijos paieškaInformacijos paieška

Lotus Domino 5 versijoje yra mygtukas , kurį paspaudus atveriama paieškos sritis. “More” pateikia pasirinkimo galimybes:

3838

Informacijos paieškaInformacijos paieškaPavyzdžiui, paieškos pagal datą galimybes matome dešiniajame lange, o pagal žodžius - apačioje:

3939

Dokumentų ypatumaiDokumentų ypatumai

Stiliai

Saitai

Lentelės Įterpti objektai Sekcijos Priedai Dokumentai-atsakai

4040

Sekcijos dSekcijos dokumentokumentee

4141

Notes paštasNotes paštas

Elektroninis paštas - viena iš svarbiausių Lotus Notes komponenčių, būtina grupinio darbo sistemos dalis. Tai plačiai pripažintas informacijos mainų būdas, padedantis žymiu mąstu atsisakyti “popierinės” informacijos perdavimo technologijos.

Notes paštas naudoja mažiausiai dvi duomenų bazes – pašto duomenų bazę ir vieną ar daugiau Adresų knygų duomenų bazių.

Notes laiškas gali atrodyti žymiai patraukliau, nei tradicinis, nes Notes leidžia:

pasirinkti jums patinkančią antraštę (etiketę); pasirinkti bet kurio fragmento spalvą ir stilių; įterpti lenteles, grafikus ir kitokius grafinius elementus; pridėti informaciją, paruoštą naudojant kitas taikomąsias

programas.

4242

Notes paštasNotes paštas

4343

Notes paštasNotes paštas

Notes pašto aplankuose ir rodiniuose būna: Gauto pašto aplanke - visi gauti pranešimai (įrašomi

automatiškai). Juodraščių aplanke visi pranešimai, kuriuos įrašote, bet

neišsiunčiate (įrašomi automatiškai). Bet kada galite šiuos pranešimus koreguoti ir išsiųsti.

Išsiųsto pašto aplanke - visi pranešimai, kuriuos įrašėte išsiųsdami (įsimenami automatiškai).

Visų dokumentų rodinyje - visi pašto duomenų bazėje esantys dokumentai.

Rodinyje Darbai - visų užduočių, kurios buvo duotos kitiems, o taip pat ir jums, būsenos.

šiukšlių aplanke saugomi pranešimai, kuriuos jus pažymėjote pašalinimui. Bet kada galite juos pašalinti arba išsaugoti.

4444

Notes paštasNotes paštas

Norėdami adresuoti paštą, galite: įvesti vardą arba rasti vardus Adresų knygoje, naudodami - greitą adresavimą, - pašto adreso dialogo langelį.Kai pradedate rašyti gavėjo vardą Kam: arba cc: lauke,

parinktoje adresų knygoje Notes ieško įvedamo vardo.Jeigu pirmasis rastas vardas nėra tas, kurio ieškote, – tęskite

įvedimą.

4545

Notes paštasNotes paštas

Norėdami patvirtinti sutapimą ir įvesti kitą vardą, – spauskite <ENTER>; persikelti į kitą lauką, – spauskite <TAB>

arba rodyklę žemyn.Galite įvesti vardą arba pavardę. Jeigu

įvesta pavardė sutapo su pavarde Adresų knygoje, vardas ir pavardė bus sukeisti vietomis.

4646

Notes paštasNotes paštasKitos Notes pašto galimybės laiško emblemos parinkimas

4747

Notes paštasNotes paštas

įteikimo variantų parinkimas; galima nurodyti: - pranešimo svarbumo laipsnį ir jo rodymą gavus;

- pranešimo skubumą;- ar bus informacija apie pranešimo įteikimą ar perskaitymą;- ar pranešimas bus šifruojamas;- ar pranešimas bus pasirašytas elektroniniu būdu;- pranešimo apsaugą nuo kopijavimo persiuntimo metu.

4848

Notes paštasNotes paštas (pristatymo parametrai)(pristatymo parametrai)

4949

Užduotys ir jų panaudojimasUžduotys ir jų panaudojimas

Užduotimi vadinamas specialios formos Notes pašto pranešimas, kuriuo kas nors pavedama kitam asmeniui arba sau pačiam.

Notes pašte yra papildomos priemonės, skirtos užduočių vykdymo eigai sekti.

Užduotis būna vienoje iš aplanko To Do (Darbai) kategorijų (priklausomai nuo užduoties būsenos): Overdue, Today, Current, Future, Complete.

Notes atnaujina kiekvienos užduoties būseną iki ji yra užbaigiama arba išmetama kaip nereikalinga.

5050

Užduotys ir jų panaudojimasUžduotys ir jų panaudojimas

Užduočių rodinys:

Nauja užduotis:

5151

Užduotys ir jų panaudojimasUžduotys ir jų panaudojimas

Užduotis rodinyje:

Įvykdyta užduotis:

5252

AutosekretoriusAutosekretorius

Kai rengiatės išvykti ir kurį laiką nebūti darbo vietoje, galite apie tai įspėti bendradarbius, panaudodami Notes priemones. Sukurkite specialų pašto pranešimą, informuojantį visus, kad jūsų nėra darbo vietoje ir kada grįšite:

Kai adresato nėra darbo vietoje (prie kompiuterio), galima pavesti Notes atsakyti į gautą pašto pranešimą, informuojant siuntėją, kad adresato nėra darbo vietoje ir kada jis grįš.

5353

AutosekretoriusAutosekretorius

5454

Duomenų bazių replikavimasDuomenų bazių replikavimas

Notes sudaro galimybes dirbti ir neturint ryšio su serveriu. Tuomet galima dirbti su duomenų bazės kopija, kuir vadinama replika. šiuo vardu vadinama speciali duomenų bazės kopija, kuri saugoma jūsų kompiuterio kietame diske, diskelyje ar kitame serveryje.

Replikavimas - tai procesas, sinchronizuojantis informaciją replikoje ir serveryje esančioje pagrindinėje duomenų bazėje. Per replikavimą Notes sutapatina visas replikas.

Replikuojant serveriams, visos replikos atnaujinamos naudojant informaciją, esančią kito serverio replikoje.

Replikavimas gali vykti tarp dviejų serverių arba tarp darbo vietos ir serverio, pavyzdžiui, tarp nešiojamo kompiuterio ir serverio.

Replikaciją galima inicijuoti rankiniu būdu arba pagal tvarkaraštį.

5555

AgentaiAgentai

Agentai - tai specialios užduotys, kurios vykdomos automatiškai ir atlieka tam tikrus veiksmus. Jie gali pasirūpinti, kad būtų užpildyti dokumentai , išsiųstas paštas , archyvuojami senesni dokumentai. Dizainerių ar vartotojų sukurti atitinkami agentai gali atlikti ir sudėtingesnes funkcijas, pavyzdžiui, manipuliuoti laukų reikšmėmis bei iškviesti duomenis iš kitų programų.

Agentai gali būti paleisti:· pagal tvarkaraštį;· iš meniu;· iš kitų agentų;· mygtuko paspaudimu;· vykdant veiksmus;· atsitikus numatytam įvykiui (atėjus naujam pašto pranešimui,

sukūrus naują ar modifikavus turėtą dokumentą ir pan.).

5656

Duomenų bazės kūrimasDuomenų bazės kūrimas

Notes produkto kūrimas - tokių etapų seka:1. Paruošiamasis etapas2. Kūrimo etapas3. Bandymų etapas4. Palaikymo etapas Paruošiamajame etape: Nustatomi organizacijos poreikiai, apsvarstant juos su

visais potencialiais naudotojais ir analizuojant jau egzistuojančius dokumentų srautus ir naudojamų dokumentų tipus.

Paruošiamas duomenų bazės projektas popieriuje. Paruoštas projektas apsvarstomas su potencialiais

naudotojais ir koreguojamas, atsižvelgiant į jų pastabas.

5757

Duomenų bazės kūrimasDuomenų bazės kūrimas

2. Kūrimo etape: Sukuriamas .NSF failas. Sukuriamos formos, apibrėžiamas laukų rinkinys, kurie

reikalingi informacinei bazei realizuoti. Sukuriami rodiniai ir aplankai, remiantis formose

esančiais laukais. Sukuriama piktograma, identifikuojanti duomenų bazę. Sudaromas Vartotojų teisių sąrašas (ACL), kuriame

apibrėžiamos tos organizacijos dabuotojų teisės naudotis duomenų baze.

Paruošiami dokumentai Apie duomenų bazę (About Database) ir Duomenų bazės naudojimas (Using Database).

Paruošiama projekto dokumentacija.

5858

Duomenų bazės kūrimasDuomenų bazės kūrimas

3. Bandymų etape: Sukurtoji duomenų bazė kaip prototipas kopijuojama į

serverį. Ja leidžiama naudotis tik bandymams parinktiems asmenims.

Visapusiškai patikrinamas duomenų bazės ir visų jos elementų funkcionavimas.

Surenkamos pastabos iš bandymuose dalyvavusiųjų asmenų ir jų pasiūlymai duomenų bazei tobulinti.

Atliekami reikalingi koregavimo ir papildymo darbai.

4. Palaikymo etape: Apmokomi visi potencialūs naudotojai, kaip reikia

naudotis duomenų baze. Duomenų baze leidžiama naudotis visiems asmenims.