majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci. ii....
Post on 20-Aug-2018
236 Views
Preview:
TRANSCRIPT
MANUAL MPK BIL : 03 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL :
TATACARA PENGURUSAN
ASET
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 5
1.0 TUJUAN MANUAL 6
2.0 LATAR BELAKANG 6
3.0 DEFINISI 7
4.0 CARTA BAHAGIAN 8
5.0 SUMBER KUASA 9
6.0 SKOP KERJA 9
7.0 PROSES KERJA 9
8.0 CARTA ALIR 10
9.0 PENUTUP 37
10.0 LAMPIRAN 37
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya
Terbilang di Malaysia menjelang 2015 maka
menjadi tugas kita bersama sebagai warga kerja
MPK untuk berusaha membuat penambahbaikan
agar penyampaian perkhidmatan kita bermutu
tinggi, berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum
tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Saya percaya manual ini boleh dijadikan sumber rujukan utama serta
garis panduan dalam mengendalikan Pengurusan Aset Majlis. Manual
ini meliputi prosedur serta proses kerja dalam mengurus Aset Alih
Kerajaan.
Marilah kita seluruh warga kerja MPK sama-sama mendokong moto
yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita
berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam
semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya
status Bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar
bersedia dan mampu menggalas tanggungjawab yang berupaya
memberi hasil kerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat
memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat
umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih
Ehsan Mukri
Setiausaha MPK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN
Alhamdulliah, dipanjangkan himpunan kesyukuran ke
hadrat Allah S.W.T atas limpah kurnia, taufik dan
hidayahNya serta selawat dan salam kepada Junjungan
Besar Nabi Muhammad S.A.W telah mengizinkan untuk
menerbitkan manual ini sepertimana yang telah
dirancang.
Majlis Perbandaran Klang dalam mengorak langkah pembangunan serta
membudayakan sistem penyampaian perkhidmatan yang berkesan melalui
beberapa agenda yang telah dirancang oleh pihak pengurusan tertinggi
Majlis.
Majlis dalam usaha untuk membuat satu perubahan melalui perkhidmatan
yang diberikan kepada warga Klang bagi mencapai matlamat dan misi Majlis
iaitu „Ke Arah Mewujudkan Bandaraya Terbilang Di Malaysia Menjelang
2015’.
Akhir bicara, semoga Majlis dalam mencapai kecemerlangan yang
diusahakan, kegemilangan yang bakal digenggam dan keterbilangan bangsa
yang akan dikagumi selaras dengan polisi serta dasar kerajaan Persekutuan
dan Negeri bagi memperhebatkan lagi daya produktiviti serta sanggahan
kerja yang diamanahkan untuk pelaksanakan yang tepat, kemas dan
mencapai matlamat Majlis.
Sekian. Terima Kasih. Wassalam.
(Zaireezal bin Ahmad Zainuddin) Pengarah Khidmat Pengurusan Majlis Perbandaran Klang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
5
1.0 TUJUAN MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik
Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Tujuan manual ini sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.
1.3 Memastikan setiap aset yang diterima menepati spesifikasi yang ditetapkan mengikut kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan.
1.4 Memudahkan pengesanan dan pemantauan aset.
1.5 Mengurangkan pembaziran serta mencegah penyalahgunaan.
1.6 Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan
selamat digunakan.
1.7 Memastikan Majlis tidak menyimpan aset yang tidak boleh diguna atau tidak diperlukan.
1.8 Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat
kehilangan.
2.0 LATAR BELAKANG
Buku Manual ini disediakan bagi mewujudkan satu tatacara Pengurusan Aset Majlis yang efektif. Penyediaan manual ini juga dapat menjadikan pelupusan aset Majlis lebih teratur dan semua data-data aset dapat diselenggara dengan baik. Tatacara ini juga dapat mengelakkan berlakunya pembaziran dalam perolehan aset Majlis. Manual ini juga dapat menyeragamkan rekod-rekod Majlis sepertimana dalam peraturan yang ditetapkan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
6
3.0 DEFINISI
3.1 Pegawai Penerima Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset yang diperolehi.
3.2 Pegawai Bertauliah Pegawai yang memiliki kepakaran dalam bidang tertentu. 3.3 Pelupusan Satu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan,
simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 3.4 Kehilangan Aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian,
kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian pegawai awam.
3.5 Hapus kira Satu proses untuk membatalkan rekod aset yang hilang. 3.6 Pegawai Pengawal Yang Dipertua.
3.7 Ketua Jabatan Pegawai-pegawai yang mengetuai Jabatan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
7
4.0 CARTA BAHAGIAN/UNIT
UNIT PENGURUSAN ASET
PENGARAH KHIDMAT PENGURUSAN (N52) (1)
PEGAWAI TADBIR (PEGAWAI ASET) (N41) (+1)
PENOLONG PEGAWAI TADBIR (N27) (+1)
PEM. TADBIR
N17 (+1)
PEM. TADBIR
N17 (+1)
PETUNJUK KAKITANGAN
Jawatan Tetap (1) - 1
Jawatan Kontrak (+1) - 4
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
8
5.0 SUMBER KUASA
5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan manual adalah seperti berikut:
i. Akta 171, 172, 173
ii. Pekeliling Perbendaharaan Bil.5 Tahun 2007 – Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan
iii. Arahan Perbendaharaan – Bab C II – Kehilangan dan
Hapus Kira 6.0 SKOP KERJA
6.1 Penerimaan 6.2 Pendaftaran 6.3 Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan 6.4 Penyelenggaraan 6.5 Pelupusan 6.6 Kehilangan dan Pelupusan
7.0 PROSES KERJA 7.1 PENERIMAAN
7.1.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.
7.1.2 Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai bertauliah
hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.
7.1.3 Langkah semasa menerima aset:-
i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah
bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.
ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta-merta sebelum disahkan penerimaannya.
iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan
dengan serta-merta dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
9
iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset
adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisisihan (seperti di lampiran).
v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan
ditandatangani oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta-merta kepada syarikat pembekal.
vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan
bahawa aset diterima berserta dengan surat jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian.
vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset
yang diterima disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan (jika ada).
7.2 PENDAFTARAN
7.2.1 Tempoh Pendaftaran
Setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.
7.2.2 Punca maklumat
Bagi mendaftar aset, dokumen berikut boleh dirujuk:
Aset yang dibeli :
i. Pesanan Rasmi Kerajaan ii. Nota Serahan
iii. Invois iv. Dokumen Kontrak v. Kad jaminan vi. Manual Pengguna vii. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
10
7.2.3 Dokumen Pendaftaran
Bagi memudahkan urusan merekod dan mengesan sesuatu aset, dokumen yang digunakan adalah seperti berikut:-
i. Daftar Harta Modal KEW.PA-2 (seperti di lampiran) ii. Daftar Inventori KEW.PA-3 (seperti di lampiran)
7.2.4 Urusan Pendaftaran Aset Alih
i. Pendaftaran
- Semua aset hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan KEW.PA-3.
- Satu Senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan KEW.PA-4 dan Senarai Daftar Inventori KEW.PA-5 perlu disediakan (seperti di lampiran).
7.2.5 Pelabelan Aset
i. Semua aset hendaklah diberi tanda pengenalan
dengan cara melabel, mengecat, emboss bagi menujukkan milik Majlis Perbandaran Klang sebagai contoh:
MPK/JKP/H/12/0001 – Harta Modal MPK/JKP/I/12/0001 – Inventori
7.2.6 Pergerakan Aset
Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah direkod pada Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori KEW.PA-6 (seperti di lampiran).
7.2.7 Penyimpanan Daftar
i. KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.
ii. Buku KEW.PA-6 hendaklah disimpan di dalam
kabinet berkunci. iii. Daftar asal disimpan oleh Pegawai Aset dan
salinan disimpan di lokasi.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
11
7.2.8 Senarai Aset Di Lokasi
i. Senarai Aset mengikut Lokasi aset itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan (seperti di lampiran).
ii. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah
disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab.
iii. Senarai tersebut juga hendaklah dikemaskini dari
semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pegawai bertanggungjawab.
7.2.9 Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori
Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-8 hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan Negeri sebelum 15 Mac tahun berikutnya (seperti di lampiran).
7.3. PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN 7.3.1 Penggunaan
i. Penggunaan aset Majlis hendaklah mematuhi peraturan berikut:
- Bagi tujuan rasmi. - Mengikut fungsi sebenar seperti yang
terdapat dalam manual/buku panduan pengguna.
- Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan.
- Perlu direkodkan. - Melaporkan kerosakan dengan
menggunakan borang Aduan Kerosakan Aset KEW.PA-9 (seperti di lampiran).
ii. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah
mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset berkenaan hendaklah dipulangkan semula sebaik selesai penggunaannya atau mengikut tempoh kelulusan mana yang lebih awal.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
12
iii. Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan kenderaan adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa.
7.3.2 Penyimpanan
i. Aset Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset.
ii. Setiap Pegawai adalah bertanggungjawab
terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya.
iii. Aset yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan
terdedah kepada risiko kehilangan, maka hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima.
7.3.3 Pematuhan
Pegawai yang gagal mematuhi peraturan di atas, boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957.
7.3.4 Pemeriksaan
i. Pemeriksaan aset dilakukan ke atas:
- Fizikal. - Rekod. - Penempatan.
ii. Tujuan Pemeriksaan adalah untuk:
- Mengetahui keadaan dan prestasinya.
- Memastikan setiap aset mempunyai
daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini.
- Memastikan setiap aset berada di lokasi
sama seperti yang tercatat dalam daftar.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
13
iii. Pegawai Pengawal hendaklah melantik sekurang-kurangnya dua (2) orang Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas harta modal dan inventori. Pemeriksaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun.
iv. Pegawai Pemeriksa hendaklah mengemukakan
Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 dan Laporan Pemeriksaan Inventori KEW.PA-11 kepada Ketua Jabatan (seperti di lampiran).
v. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan
KEW.PA-10 dan KEW.PA-11 bersama-sama dengan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal (seperti di lampiran).
vi. Pegawai Pengawal seterusnya dikehendaki
mengemukakan KEW.PA-12 kepada Perbendaharaan Negeri sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
vii. Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri
pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi.
7.4 PENYELENGGARAAN
7.4.1 Jenis Penyelenggaraan
i. Penyelenggaraan terbahagi kepada dua (2) jenis seperti:
- Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive
Maintenance) ialah tindakan penyelenggaraan berjadual yang diambil untuk memeriksa, menservis, membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal secara teratur supaya dapat berfungsi dengan lancar secara berterusan.
- Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective)
ialah tindakan membaiki atau mengganti komponen atau sumber fizikal supaya dapat berfungsi mengikut standard yang ditetapkan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
14
7.4.2. Manual Penyelenggaraan
Setiap manual/buku panduan pengguna berkaitan aset hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.
7.4.3. Panduan Penyelenggaraan
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan langkah-langkah berikut:
i. Menyediakan Senarai Aset Yang
Memerlukan Penyelenggaraan
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal pasti dan disenaraikan mengikut KEW.PA-13 (seperti dilampiran)
ii. Merancang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan.
iii. Melaksanakan Program Penyelenggaraan
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera.
iv. Merekod Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan dalam Daftar Penyelenggaraan harta Modal KEW.PA-14 (seperti di lampiran).
v. Menilai Program Penyelenggaraan
Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan:
Menentukan matlamat program
penyelenggaraan tercapai
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
15
Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan munasabah dari segi kos dan masa
Mengenalpasti penyelenggaraan yang seterusnya
Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset berkenaan.
vi. Menyelia dan memantau penyelenggaraan
oleh pihak swasta
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi.
7.5 PELUPUSAN
7.5.1 Justifikasi Pelupusan
Aset boleh dilupus berdasarkan justifikasi berikut:
Tidak Ekonomi Dibaiki. Usang/obsolete. Rosak dan tidak boleh digunakan. Luput tempoh penggunaan. Keupayaan aset tidak lagi di peringkat optimum Tiada alat ganti. Pembekal tidak lagi memberi khidmat sokongan. Disyor selepas pemeriksaan aset. Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan. Perubahan teknologi. Melebihi keperluan
7.5.2 Urusetia Pelupusan
Unit Pengursan Aset di Majlis adalah bertanggungjawab
sebagai Urusetia Pelupusan.
7.5.3 Tugas-tugas Urusetia Pelupusan adalah sperti berikut:
i. Menguruskan pelantikan Ahli Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan mengikut KEW.PA-15 (seperti di lampiran).
ii. Mendapatkan Perakuan Pelupusan (PEP)
KEW.PA-16 (seperti lampiran).
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
16
iii. Mendapatkan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan KEW.PA-17 (seperti di lampiran).
iv. Menyediakan kertas mesyuarat dan KEW.PA-17
untuk dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan.
v. Memaklumkan kelulusan kepada Jabatan untuk
tindakan. vi. Memohon pelanjutan tempoh pelupusan. vii. Memohon kelulusan meminda kaedah pelupusan. viii. Melantik dua orang saksi yang terdiri daripada
sekurang-kurangnya Pegawai Kumpulan Sokongan I bagi pelupusan melalui kaedah melalui kaedah pemusnahan.
ix. Mendapatkan Sijil Penyaksian Pemusnahan Aset
KEW.PA-18. x. Memperolehi Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19
bagi semua pelupusan yang telah dilaksanakan. xi. Menghantar KEW.PA-19 kepada Pegawai
Pengawal. xii. Mengemukakan Laporan Tahunan Pelupusan Aset
KEW.PA-20 ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.
7.5.4 Jawatankuasa-Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan
i. Pelantikan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan
- Pengawal perlu melantik Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan bagi membuat pemeriksaan ke atas aset yang hendak dilupuskan.
- Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan
dilantik berdasarkan jawatan dan tempoh pelantikan tidak melebihi dua (2) tahun. Keanggotaan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan hendaklah terdiri daripada:
Sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
(seorang pengerusi dan seorang ahli) yang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
17
tidak terlibat secara langsung dalam pengendalian aset berkenaan.
Pegawai mempunyai kepakaran memeriksa aset, jika perlu.
Pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan I atau yang setaraf.
ii. Tugas-tugas Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan :
- Menyedia dan mengemukakan jadual pemeriksaan kepada Urusetia Pelupusan .
- Memeriksa aset dan rekod yang berkaitan dalam
tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan.
- Memastikan segala maklumat sulit dan rahsia dalam peralatan yang hendak dilupuskan telah dikeluarkan.
- Menyedia Laporan Jawatankuasa Pemeriksaan
dan Pelupusan KEW.PA-17
- Mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai.
- Menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Urusetia Pelupusan.
7.5.5 Perlaksanaan Kaedah Pelupusan
a. Tender
i. Tender hendaklah dipelawa dengan menggunakan Kenyataan Tawaran Tender Pelupusan Aset Kerajaan KEW.PA-21(seperti di lampiran).
ii. Tender boleh disertai oleh syarikat atau orang
perseorangan kecuali pegawai yang menguruskan tender dan aset berkenaan dengan menggunakan Borang KEW.PA-22 (seperti di lampiran).
iii. Kenyataan tender yang mengandungi maklumat
seperti di KEW.PA-21 hendaklah diiklankan melalui sekurang-kurangnya satu (1) akhbar utama tempatan.
iv. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
18
v. Deposit tender sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima RM10,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan tender diperolehi deposit tender akan diselaraskan kepada petender yang berjaya atau dikembalikan kepada petender-petender.
vi. Tawaran hendaklah menggunakan sampul berlakri
dan dimasukkan ke dalam peti tender Jabatan pada atau sebelum tarikh dan waktu tutup yang ditetapkan. Tender yang lewat diterima tidak boleh di pertimbangkan.
vii. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah dilantik
secara bertulis oleh Pegawai Pengawal yang berkenaan untuk membuka dan menjadualkan tender. Ahi Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah terdiri daripada sekurang-kurangya dua (2) orang pegawai di mana seorang hendaklah terdiri daripada Kumpulan Pengurusan Dan Profesional. Sekiranya ketiadaan pegawai Kumpulan Pengurusan Dan Profesional, Pegawai Pengawal hendaklah melantik seorang pegawai kanan dari Kumpulan Sokongan I.
viii. Tender hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa
Pembuka Tender pada tarikh dan waktu yang ditetapkan. Jika tidak dapat diuruskan, Ketua Jabatan atau Jawatankuasa Tender hendaklah memastikan supaya peti tawaran itu dilakri pada waktu tutup yang ditetapkan dan mengatur supaya peti itu dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka tender secepat mungkin.
ix. Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah
menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang Jadual Tender KEW.PA-23 dan mendatangani Jadual Tender (seperti di lampiran)
b. Sebutharga
i. Sebutharga hendaklah dipelawa sekurang-kurangnya kepada 10 syarikat atau orang perseorangan.
ii. Kenyataan Tawaran Sebutharga seberapa boleh
disebarkan dengan meluas dengan menggunakan Borang KEW.PA-24 (seperti di lampiran)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
19
iii. Tawaran sebutharga hendaklah menggunakan Borang KEW.PA-25 (seperti di lampiran)
iv. Harga simpanan adalah berdasarkan nilai semasa di
Laporan Lembaga Pemeriksa KEW.PA-17.
v. Deposit sebutharga sebanyak 10% daripada harga tawaran tertakluk kepada maksima RM5,000 hendaklah disertakan bersama tawaran. Setelah keputusan sebutharga diperolehi, deposit sebutharga akan disertakan kepada penyebutharga yang berjaya atau dikembalikan kepada penyebutharga yang gagal.
vi. Tawaran hendaklah dikemukakan dengan menggunakan sampul berlakri dan dimasukkan ke dalam peti sebutharga Jabatan sebelum tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sebutharga yang diterima lewat tidak boleh dipertimbangkan.
vii. Sebutharga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa
Sebutharga pada tarikh dan waktu yang ditetapkan.
viii. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah menyenaraikan semua tawaran yang diterima dengan menggunakan Borang KEW.PA-26 dan menandatangani Jadual sebutharga tersebut (seperti di lampiran)
ix. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga hendaklah
mengemukakan Jadual Sebutharga kepada Urusetia untuk menilai dan membuat perakuan kepada Jawatankuasa Sebutharga untuk pertimbangan dan keputusan.
x. Dalam memilih tawaran yang tertinggi, Jawatankuasa
Sebutharga hendaklah memastikan harga tawaran yang diterima tidak kurang daripada 70% harga simpanan. Sekiranya harga tawaran kurang daripada 70% harga simpanan, tawaran hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.
xi. Dalam memproses sebutharga, Ketua Jabatan
hendaklah memastikan bahawa beliau sendiri atau pegawai-pegawai lain menguruskan sebutharga tidak mempunyai sebarang kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak mengenai sebutharga itu. Jika Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain yang menguruskan sebutharga mempunyai apa-apa
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
20
kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak, Ketua Jabatan atau pegawai-pegawai lain berkenaan hendaklah mengisytiharkan kepentingan secara bertulis dan menarik diri daripada menguruskan sebutharga itu . Pengisytiharan bertulis ini hendaklah disertakan bersama jadual dan analisis sebutharga kepada Jawatankuasa Sebutharga.
xii. Penyebutharga yang berjaya hendaklah diberitahu
dengan serta-merta. Sekiranya penyebut harga yang terpilih menolak tawaran, deposit sebutharga tidak akan dikembalikan. Jawatankuasa Sebutharga hendaklah menimbang tawaran-tawaran lain atau memutuskan pelawaan sebutharga semula.
xiii. Pegawai dari Kementerian/Jabatan yang melupuskan
aset tidak dibenarkan menyertai sebutharga kerana mungkin wujudnya kepentingan persendirian atau kepentingan terletak hak.
c. Lelong i. Pelupusan melalui kaedah lelong boleh dilaksanakan ke
atas aset berikut:
Mempunyai nilai pasaran Kuantiti yang banyak Terdapat permintaan yang tinggi untuk membelinya
ii. Kenyataan Lelong hendaklah mengandungi maklumat
terperinci semua aset yang akan dilelong. Tarikh, waktu dan tempat lelongan hendaklah dinyatakan dengan jelas. Contoh Kenyataan Lelong adalah seperti di KEW.PA-27 (seperti di lampiran). Kenyataan Lelong hendaklah diberi publisiti meluas dengan diedarkan kepada Jabatan untuk dipamerkan di papan kenyataan. Bagi maksud mengiklankan sesuatu lelongan, adalah memadai notis itu mengandugi maklumat tarikh, masa dan tempat lelongan akan diadakan.
iii. Harga simpanan untuk lelongan berdasarkan kepada nilai
semasa aset di Laporan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan KEW.PA-17 hendaklah dinyatakan di dalam senarai aset yang akan dilelong.
iv. Urusan Lelong hendaklah diadakan di ruang terbuka
atau di dewan di mana kemudahan yang sesuai hendaklah disediakan untuk urusan melelong.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
21
v. Aset yang akan dilelong hendaklah dipamerkan untuk dilihat oleh orang ramai sekurang-kurangnya bagi tempoh dua (2) hari dengan harga simpanan dipamerkan pada aset yang dilelong.
iv. Pembida yang berminat untuk menyertai lelongan, perlu
mendaftar dengan pegawai pelelong dengan memberikan nama penuh, no. Kad Pengenalan dan alamat kepada Pegawai Pelelong semasa lelongan dilakukan serta membayar deposit sebanyak 5% daripada harga simpanan atau maksima RM1,000.
vii. Pembida yang berjaya hendaklah menjelaskan bayaran
penuh dalam tempoh tujuh (7) hari dari tarikh lelongan. Aset yang dibeli hendaklah diambil di dalam tempoh empat belas (14) hari dari tarikh lelongan.
viii. Sekiranya harga tawaran tertinggi kurang daripada 70%
harga simpanan, tawaran hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk pertimbangan.
d) Jualan Sisa i. Kaedah pelupusan secara Jualan Sisa dilaksanakan bagi
aset yang tidak boleh digunakan dalam bentuk dan fungsi asalnya yang mempunyai kandungan logam (besi, tembaga dan lain-lain), getah, kayu, plastik dan sebagainya yang mempunyai nilai jualan.
ii. Jualan Sisa dilaksanakan dengan cara dipelawa kepada
syarikat Bumiputera mengikut Negeri/Setempat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang Membeli Barang Lusuh (Perlu permit). Keutamaan hendaklah diberikan kepada syarikat-syarikat setempat.
iii. Kenderaan yang telah diluluskan pelupusan secara
jualan sisa tidak boleh didaftarkan semula. . e) Tukar Barang (Barter Trade)
i. Kaedah pelupusan secara tukar barang (barter trade) merupakan pertukaran aset dari jenis yang sama atau berbeza melalui tender terhad.
ii. Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar
barang hendaklah mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
22
iii. Kaedah tukar barang (barter trade) dilaksanakan
berasaskan:
Nilai aset hendaklah dianggarkan oleh pihak yang pakar dalam bidang berkenaan.
Aset yang mempunyai unsur keselamatan. Pertukaran aset adalah berasaskan nilai terbaik. Pertukaran aset hendaklah mengikut keperluan
sebenar Jabatan. Syarikat yang mengambil bahagian hendaklah
dihadkan kepada 5 hingga 10 syarikat sahaja yang mempunyai lesen dan kemahiran dalam urusan tukar barang.
Syarikat pengeluar atau agen pembekal aset baru hendaklah bertanggungjawab memberi khidmat lepas jualan
f. Tukar Beli (Trade-In) i. Kaedah pelupusan secara tukar beli (trade-in)
dilaksanakan bagi aset yang masih boleh digunakan dalam bentuk asal tetapi tidak diperlukan oleh Jabatan dan tiada Jabatan lain yang berminat melainkan pembekal asal atau pembekal yang berniaga dalam bidang berkaitan.
ii. Semua cadangan pelupusan mengikut kaedah tukar beli
hendaklah mempunyai justifikasi dan memperolehi kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.
iii. Kaedah tukar beli (trade-in) dilaksanakan berasaskan:
Aset yang sama jenis. Aset perlu dikeluarkan sebelum gantinya
dipasang. Penggantian aset hendaklah disahkan oleh
Jabatan Teknikal (jika perlu). Harga jualan dirundingkan di antara Jabatan
dengan pembekal. Nilai semasa yang ditaksir oleh Jabatan
Teknikal atau mengikut pasaran. Peruntukan yang mencukupi bagi membiayai
harga penuh aset yang akan diganti. Harga jualan aset hendaklah dikreditkan sebagi
hasil Kerajaan dan tidak boleh ditolak daripada harga sebenar aset yang dibeli.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
23
Cadangan jualan secara tukar beli hendaklah dimasukkan sebagai syarat dalam dokumen pelawaaan tender/sebutharga dan juga dalam perjanjian kontrak perolehan.
g. Tukar Ganti (Cannibalize) i. Kaedah pelupusan secara tukar ganti (cannibalize)
boleh dilaksanakan ke atas aset yang tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh dikeluarkan bahagian-bahagian tertentu seperti bahagian-bahagian jentera/kenderaan/perkakasan komputer dikeluarkan dan dipasang sebagai alat/komponen ganti bagi pembaikan jentera/kenderaan/perkakasan komputer yang lain.
ii. Pelupusan secara tukar ganti (cannibalize)
dilaksanakan berasaskan:
Aset yang sama jenis dan kegunaannya. Diperiksa dan disahkan kesesuaiannya oleh
Pegawai Teknikal. Keperluan semasa bagi tujuan baik pulih dan
penjimatan. iii. Alat/komponen tukar ganti yang dipasang kepada
aset penerima perlu direkodkan di Bahagian B KEW.PA-2 aset berkenaan.
h. Pindahan i. Pelupusan secara pindahan boleh dilaksanakan di
antara Jabatan Kerajaan bagi aset yang boleh digunakan dalam bentuk asalnya tetapi tidak diperlukan lagi kerana:
Melebihi keperluan Tidak diperlukan selepas projek siap Obsolete/obsolescent.
ii. Pindahan daripada Jabatan Persekutuan ke Jabatan
Persekutuan yang lain, tertakluk kepada Kuasa Melulus.
iii. Pindahan daripada Jabatan Persekutuan ke Jabatan
Negeri hendaklah mendapat kelulusan Perbendaharaan tanpa mengira nilai perolehan asal.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
24
iv. Kaedah pelupusan secara pindahan dilaksanakan berasaskan:
Permohonan atau keperluan Jabatan penerima Tidak dikenakan apa-apa bayaran Kos pengendalian pindahan hendaklah
ditanggung oleh penerima Daftar aset hendaklah diserahkan kepada
Jabatan penerima Aset yang diterima secara pindahan hendaklah
dilupuskan oleh Jabatan penerima mengikut tatacara pelupusan yang berkuatkuasa
Surat akuan Penerima hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus selepas aset diterima oleh pemohon.
i. Hadiah i. Pelupusan secara hadiah hendaklah mendapat
kelulusan Jawatankuasa Kewangan tanpa mengira nilai perolehan asal.
ii. Ciri-ciri aset yang boleh dilupuskan secara hadiah
iaitu: Aset boleh digunakan lagi dalam bentuk dan
fungsi asal tetapi tidak diperlukan lagi oleh Jabatan, atau
Aset tidak ekonomi dibaiki tetapi boleh diguna sebagai bahan latihan atau pemeran
iii. Pelupusan secara hadiah boleh dilaksanakan:
Antara Jabatan Kerajaan bagi tujuan latihan atau pameran sahaja, atau
Dari Jabatan Kerajaan kepada mana-mana organisasi, pertubuhan sukarela atau badan-badan lain yang dianjurkan dan diiktiraf oleh Kerajaan.
iv. Kaedah pelupusan secara hadiah dilaksanakan
berasaskan: Permohonan atau keperluan penerima Kos pengendalian dan pengangkutan
hendaklah ditanggung oleh penerima v. Cadangan pelupusan secara hadiah hendaklah
disokong dengan Surat Permohonan daripada Jabatan, organisasi pertubuhan sukarela atau badan-badan lain.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
25
vi. Surat Akuan Penerimaan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan berserta Sijil Pelupusan Aset KEW.PA-19 selepas aset diterima oleh pemohon.
vii. Aset yang diluluskan sebagai hadiah untuk tujuan
latihan atau pameran hendaklah digunakan bagi maksud tersebut sahaja.
j. Musnah
i. Kaedah pelupusan secara musnah boleh dilaksanakan bagi aset yang tiada nilai jualan/nilai sisa atau aset yang berunsur keselamatan dengan cara berikut:
Ditanam Dibakar Dibuang Ditenggelam
ii. Langkah-langkah berikut hendaklah diambil sebelum
pelupusan secara musnah dilaksanakan.
Mendapat kelulusan tempat pemusnah daripada Pihak Berkuasa yang berkenaan seperti Pihak Berkuasa (PBT), Jabatan Alam Sekitar, Jabatan Laut dan lain-lain.
Mematuhi peraturan dan garis panduan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa yang berkenaan.
Bahan-bahan yang boleh digunakan sebagai alat ganti hendaklah ditanggal/dikeluarkan terlebih dahulu untuk kegunaan akan datang.
Tindakan bersesuaian seperti diketuk, dipotong, digelek dan sebagainya perlu diambil terlebih dahulu supaya tiada mana-mana pihak dapat mengambil dan menjual semula atau bagi aset yang mempunyai unsur-unsur keselamatan, tiada sebarang maklumat dapat diakses,
Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 hendaklah disediakan selepas tindakan selesai.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
26
7.5.6 Tindakan Semasa Melaksanakan Pelupusan i. Label Majlis pada aset hendaklah dipadamkan.
ii. Jabatan Pengangkutan Jalan hendaklah diberitahu mengenai pelupusan kenderaan supaya pendaftaran kenderaan Majlis dibatalkan.
iii. Kad Pendaftaran kenderaan bermotor diserahkan
kepada pembeli kecuali pelupusan secara jualan sisa. iv. Kenderaan Kerajaan dan aset alih lain yang telah
dilupus adalah dikecualikan daripada semua jenis cukai.
7.6 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
7.6.1 Kuasa Melulus i. Nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM50,000
atau jumlah keseluruhnnya tidak melebihi RM500,000 dan tidak melibatkan peralatan Elektronik, Komunikasi dan ICT seperti di bawah tanpa mengira nilai perolehan asal iaitu:
Telefon Bimbit Walkie-Talkie Kamera Digital.
ii. Pegawai Pengawal sebelum meluluskan apa-apa hapus
kira mesti berpuashati bahawa soal kecurian, penipuan atau kecuaian tidak melibatkan pegawai awam.
7.6.2 Urusetia Kehilangan Dan Hapus Kira i. Unit Pengurusan Aset adalah bertanggungjawab sebagai
Urusetia Kehilangan dan Hapus kira. ii. Tugas-tugas Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira adalah
seperti berikut :
Mendapatkan maklumat mengenai aset yang hilang melalui Daftar Harta Modal/Inventori
Mendapatkan Laporan awal KEW.PA-28 daripada Ketua Jabatan (seperti di lampiran)
Mengemukakan Laporan Awal dan salinan Laporan Polis kepada Pegawai Pengawal
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
27
Menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat dengan menggunakan format KEW.PA-29 (seperti di lampiran)
Mendapatkan hasil siasatan polis Mendapatkan Laporan Akhir KEW.PA-30
daripada Jawatankuasa Penyiasat (seperti di lampiran)
Mengemukakan Laporan Akhir bagi mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai Pengawal
Menyemak dan memastikan dokumen bagi permohonan hapus kira lengkap dan teratur
Mengemukakan permohonan hapus kira kepada Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan walaupun laporan hasil penyiasatan polis belum diperolehi
Memaklumkan keputusan kepada Ketua Jabatan untuk tindakan kemaskini rekod daftar aset
Memaklumkan syor surcaj atau tatatertib kepada Urusetia Pihak Berkuasa Tatatertib untuk tindakan selanjutnya.
Mendapatkan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 daripada Ketua Jabatan dan mengemukakannya kepada Kuasa Melulus dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan hapus kira (seperti di lampiran)
Mendapatkan maklumbalas kedudukan tindakan surcaj/tatatertib daripada Urusetia Pihak Berkuasa Tatatertib dan memaklumkannya kepada Perbendaharaan
Menyediakan dan mengemukakan Laporan Tahunan Tindakan Surcaj/Tatatertib KEW.PA-32 ke Perbendaharaan Negeri tidak lewat dari 15 Mac tahun berikutnya.
7.6.3 Prsoses Hapus Kira
Apabila terdapat apa-apa kehilangan aset Majlis, tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut:
i. Pegawai yang mengetahui kehilangan
hendaklah melaporkannya kepada Ketua Jabatan dengan serta merta.
ii. Ketua Jabatan atau pegawai yang
bertanggungjawab ke atas kehilangan atau yang menjaga aset atau yang mengetahui kehilangan berlaku, hendaklah melaporkan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
28
kepada Polis dalam tempoh dua puluh empat (24) jam dari waktu kehilangan diketahui.
7.6.4 Laporan Awal KEW.PA-28
i. Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Laporan Awal. Bagi kes kehilangan yang melibatkan seseorang Ketua Jabatan, Laporan Awal hendaklah disediakan oleh pegawai atasannya diperingkat Negeri.
ii. Ketua Jabatan di mana kehilangan berlaku
hendaklah dengan segera dalam tempoh dua (2) hari bekerja menghantar Laporan Awal dan salinan Laporan Polis terus kepada Pegawai Pengawal bagi Jabatan di mana kehilangan aset berlaku.
7.6.5 Jawatankuasa Penyiasat
i. Jawatankuasa Penyiasat hendaklah dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal menggunakan KEW.PA-29 dengan segera dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh Laporan Awal ditandatangani.
ii. Keanggotaan Jawatankuasa Penyiasat
terdiri daripada :
Pegawai yang tidak terlibat dengan kehilangan itu dan bukan dari bahagian / unit yang sama
Pegawai berpangkat lebih tinggi daripada pegawai yang terlibat
Sekurang-kurangnya dua (2) orang ahli di mana pegawai yang lebih kanan sebagai Pengerusi.
iii. Bagi kehilangan yang berlaku di luar
Malaysia, Pegawai Pengawal dibenarkan melantik pegawai dari Jabatan Kerajaan Malaysia yang tidak terlibat dengan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
29
kehilangan itu di negara berkenaan sebagai Jawatankuasa Penyiasat
7.6.6 Tugas dan Tanggungjawab Jawatankuasa
Penyiasat
i. Menjalankan siasatan dengan segera selepas pelantikan.
ii. Memeriksa sendiri tempat berlakunya
kehilangan. iii. Meneliti Laporan Polis yang dibuat
mengenai kehilangan. iv. Memeriksa rekod-rekod mengenai aset
yang hilang. v. Memastikan sama ada Tatacara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan (TPA) dan Arahan Keselamatan Kerajaan dipatuhi.
vi. Mengenalpasti kelemahan yang wujud. vii. Mengesyorkan langkah-langkah
keselamatan bagi mengelak berulangnya kejadian kehilangan.
viii. Menyediakan dan menandatangani Laporan
Akhir.
7.6.7 Laporan Akhir KEW.PA-30
i. Jawatankuasa Penyiasat bertanggungjawab menyediakan Laporan Akhir dan kemukakan kepada Urusetia Kehilangan Hapus Kira dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh pelantikan. Keterangan bertulis daripada pegawai yang terlibat boleh dilampirkan kepada Laporan Akhir, jika ada.
ii. Urusetia Kehilangan dan Hapus Kira
mengemukakan Laporan Akhir untuk syor dan ulasan kepada Pegawai Pengawal.
iii. Laporan akhir hendaklah disertakan dengan
dokumen sokongan seperti salinan Dafar Harta Modal/Daftar Inventori, salinan Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori, gambar lokasi kejadian (jika perlu) dan
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
30
dokumen-dokumen berkaitan ke Perbendaharaan.
iv. Laporan Akhir perlu dikemukakan mengikut
tempoh yang ditetapkan walaupun Laporan Hasil Penyiasatan Polis belum diperolehi.
v. Pegawai Pengawal setelah berpuas hati
dengan hasil siasatan di Laporan Akhir adalah bertanggungjawab untuk:
Mengesyorkan tindakan menghapus
kira aset yang hilang dengan surcaj atau tatatertib atau kedua-duanya sekali, atau
Mengesyorkan tindakan menghapus kira aset yang hilang tanpa surcaj atau tatatertib, dan
Menandatangani sendiri syor dan ulasan.
vi. Sekiranya Pegawai Pengawal tidak
berpuashati dengan hasil siasatan di Laporan Akhir maka Pegawai Pengawal boleh mengarahkan siasatan semula. Bagi maksud ini Pegawai Pengawal boleh:
Mengarahkan siasatan semula oleh
Jawatankuasa Penyiasat sedia ada. Melantik Jawatankuasa Penyiasat
yang baru untuk menjalankan siasatan semula.
vii. Laporan Akhir yang lengkap dengan syor
dan ulasan Pegawai Pengawal hendaklah dikemukakan untuk pertimbangan dan kelulusan Kuasa Melulus dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.
7.6.8 Tindakan Jabatan Selepas Kelulusan
i. Kelulusan hapus kira hendaklah dicatatkan
di dalam Daftar Harta Modal atau Inventori. ii. Maklumkan pelaksanaan tindakan hapus
kira kepada Kuasa Melulus dengan mengemukakan Sijil Hapus Kira Aset KEW.PA-31 dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
31
iii. Syor surcaj/tatatertib hendaklah dibawa ke
Pihak Berkuasa Tatatertib Kementerian/Jabatan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
v. Maklumkan keputusan Pihak Berkuasa
Tatatertib ke atas syor surcaj/tatatertib kepada Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
32
8 CARTA ALIR
8.1 CARTA ALIRAN PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN
Terima aset bersama punca maklumat
Tentukan kumpulan aset
Sediakan Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) dan Daftar Inventori (KEW.PA-3) Kemaskini Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4) dan Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)
Cop pengesahan pendaftaran pada punca Maklumat Label nombor siri pendaftaran pada aset Tempatkan aset di lokasi Rekod dalam Buku Daftar Pergerakan Harta Modal/Inventori (KEW.PA-6) jika berlakunya pergerakan aset Kemaskini Senarai Aset (KEW.PA-7) Menyediakan Laporan Tahunan Harta Modal Dan Inventori (KEW.PA-8) Simpan daftar aset
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
33
8.2 CARTA ALIRAN PENGGUNAAN, PENYIMPANAN,PEMERIKSAAN DAN PENYELENGGARAAN
Pantau keadaan aset
Laporkan jika berlaku kerosakan dengan Menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW.PA-9)
Pastikan aset berada di tempat yang telah ditetapkan
Pemeriksaan aset dibuat sekali setahun
Pemeriksaan dibuat dengan menggunakakan Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10) & Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11) Kemukakan Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA12) Kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
34
8.3 CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN
Kenalpasti aset yang memerlukan
penyelenggaraan
Kenalpasti jenis penyelenggaraan
Kenalpasti jenis penyelenggaraan di dalam Senarai Aset Alih Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13)
Rekod dalam Daftar Penyelengaraan Harta Modal (KEW.PA-14)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
35
8.4 CARTA ALIRAN PELUPUSAN ASET ALIH
Kenalpasti aset yang perlu dilupuskan
Dapatkan PEP (KEW.PA-16)
Sediakan maklumat aset dalam Borang Laporan Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan (KEW.PA-17)
Pemeriksaan oleh Jawatankuasa Pemeriksaan dan Pelupusan. (melengkapkan laporan dan tandatangan).
Kemukakan Laporan Pemeriksaan dan Pelupusan Kepada Ursetia Pelupusan Urusetia menyemak laporan dan pastikan Dokumen sokongan disertakan Maklumkan keputusan kepada Jabatan berkenaan
Laksanakan pelupusan mengikut keputusan Sediakan Sijil Pelupusan (KEW.PA-19) Sediakan Sijil Pelupusan dan dapatkan pengesahan Pegawai Pengawal dan dokumen lain
Kemaskini rekod
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
36
8.5 CARTA ALIRAN HAPUS KIRA ASET
Laporkan kehilangan serta merta kepada Ketua Jabatan
Laporkan segera kepada Polis dalam masa 24 jam
Ketua Jabatan sediakan Laporan Awal KEW.PA-27 Dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal Pegawai Pengawal lantik Jawatankuasa Penyiasat KEW.PA-28
Jawatankuasa Penyiasatan menjalankan Siasatan
Jawatankuasa Penyiasatan sediakan Laporan Akhir KEW.PA-29 dan kemukakan kepada Urusetia
Urusetia kemukakan Laporan Akhir kepada Pegawai Pengawal untuk syor dan ulasan Pegawai Pengawal meneliti Laporan Akhir
Puas Hati? a. Berikan syor dan ulasan di Laporan Akhir b. Luluskan Hapus Kira jika di bawah bidang kuasanya.
Kemukakan Laporan Akhir kepada Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan membuat Pertimbangan dan keputusan
Maklumkan keputusan
Kemukakan Sijil Hapus Kira KEW.PA-31 Kepada Perbendaharaan.
Kembalikan
kepada Urusetia
untuk siasatan
semula
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
37
9 PENUTUP
Manual Tatacara Pengurusan Aset Majlis ini, dapat dijadikan panduan dalam menguruskan dan menyelenggara aset Majlis agar lebih teratur dan sistematik. Dengan adanya manual ini juga ia dapat menyeragamkan semua proses pengurusan aset di Majlis.
10 LAMPIRAN
KEW.PA PERKARA
KEW.PA-1 BORANG LAPORAN PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-2 DAFTAR HARTA MODAL
KEW.PA-3 DAFTAR INVENTORI
KEW.PA-4 SENARAI DAFTAR HARTA MODAL
KEW.PA-5 SENARAI DAFTAR INVENTORI
KEW.PA-6 DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW.PA-7 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-8 LAPORAN TAHUNAN HARTA MODAL DAN INVENTORI THN……
KEW.PA-9 BORANG ADUAN KEROSAKAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-10 LAPORAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL
KEW.PA-11 LAPORAN PEMERIKSAAN INVENTORI
KEW.PA-12 SIJIL TAHUNAN PEMERIKSAAN HARTA MODAL DAN INVENTORI
KEW.PA-13 SENARAI ASET ALIH KERAJAAN YG MEMERLUKAN PENYELENGGARAAN
KEW.PA-14 DAFTAR PENYELENGGARAAN HARTA MODAL
KEW.PA-15 LANTIKAN SEBAGAI LEMBAGA PEMERIKSA PELUPUSAN
KEW.PA-16 PERAKUAN PELUPUSAN (PEP)
KEW.PA-17 LAPORAN LEMBAGA PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-18 SIJIL PENYAKSIAN PEMUSNAHAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-19 SIJIL PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-20 LAPORAN TAHUNAN PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-21 KENYATAAN TAWARAN TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-22 BORANG TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-23 JADUAL TENDER PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 03 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Tatacara Pengurusan Aset Mpk
38
KEW.PA PERKARA
KEW.PA-24 KENYATAAN TAWARAN S/HARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-25 BORANG S/HARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-26 JADUAL SEBUTHARGA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-27 KENYATAAN JUALAN LELONG ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-28 LAPORAN AWAL KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-29 PELANTIKAN JAWATANKUASA PENYIASAT KEHILANGAN
KEW.PA-30 LAPORAN AKHIR KEHILANGAN ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-31 SIJIL HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN
KEW.PA-32 LAPORAN TINDAKAN SURCAJ/TATATERTIB ASET ALIH KERAJAAN
top related