majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan...
Post on 07-Apr-2019
241 Views
Preview:
TRANSCRIPT
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 1
MANUAL MPK BIL : 15 /2013
MAJLIS PERBANDARAN KLANG
MANUAL:
PENYEDIAAN LAPORAN
KEWANGAN BULANAN, SUKUAN
DAN PENYATA KEWANGAN
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 2
KANDUNGAN
NO ISI KANDUNGAN MUKA SURAT
SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA 3
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN 4
1.0 TUJUAN MANUAL 5
2.0 LATAR BELAKANG 6
3.0 DEFINISI 6
4.0 CARTA UNIT 7
5.0 SUMBER KUASA 7
6.0 SKOP KERJA 8
7.0 PROSES KERJA 9
8.0 CARTA ALIR 10
9.0 PENUTUP 15
10.0 LAMPIRAN 15
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 3
SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA
Selaras dengan visi MPK untuk menjadi Bandaraya
Terbilang diMalaysia menjelang 2015 maka menjadi
tugas kita bersama sebagai wargakerja MPK untuk
berusaha membuat penambahbaikan agar
penyampaian perkhidmatan kita bermutu tinggi,
berkualiti tinggi atau berkelas dunia sebelum
tibanya pengiktirafan status Bandaraya tersebut.
Manual ini diharapkan dapat membantu pegawai dan kakitangan yang
terlibat melaksanakan tadbir urus yang menepati undang-undang dan
garis panduan yang digunapakai. Manual ini juga diharapkan dapat
mengekalkan system kerja yang sistematik selaras dengan objektif
perlaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik Holistik MPK 2013.
Sebagai usaha penambahbaikan dan meminimumkan kesalahan,
maka manual ini disediakan dengan tujuan supaya Majlis dapat
melaksanakan tanggungjawab dengan penuh dedikasi, telus dan
sempurna.
Marilah kita seluruh wargakerja MPK sama-sama mendokong motto
yang telah ditetapkan iaitu : “Perpaduan Sendi Kekuatan”. Kita
berpadu untuk membuat perubahan dan penambahbaikan dalam
semua bidang dan tugas masing-masing supaya bila tiba masanya
status bandaraya kita perolehi maka pasukan kita sudah benar-benar
bersedia dam mampu mengalas tanggungjawab yang berupaya
memberi hasilkerja dan penyampaian perkhidmatan yang sangat
memuaskan hati semua pelanggan MPK atau “stakeholder” dan rakyat
umumnya.
“Perpaduan Sendi Kekuatan”. Sekian. Terima kasih
Mohd Ikhsan Bin Mukri
Setiausaha MPK
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 4
PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN
Jabatan Kewangan berfungsi menyediakan perkhidmatan
pengurusan kewangan kepada semua warga kerja, jabatan-
jabatan dalam Majlis, pembayar cukai serta orang awam
dengan cekap dan berkesan selaras dengan keperluan akta
yang digunapakai.
Antara sasaran Jabatan Kewangan adalah meningkatkan kecekapan
Pengurusan Kewangan dengan melaksanakan kawalan dalaman ke atas
kawalan perbelanjaan dan kawalan kutipan hasil yang efektif. Sasaran
kutipan hasil haruslah dicapai disamping memastikan pengurusan tunggakan
hasil dijalankan dengan lebih berkesan dan sistematik. Pengurusan
perbelanjaan haruslah dikawal bagi memastikan perbelanjaan berhemah dan
mampu memberi impak yang lebih besar kepada ‘stakeholder’ serta membuat
pembayaran dalam tempoh 14 hari seperti yang telah ditetapkan di dalam
Arahan Perbendaharaan.
Manual Prosedur Kerja adalah penting di dalam sesebuah organisasi
kerana ianya menjadi sumber panduan dan rujukan kakitangan dalam
menjalankan tugas. Kecemerlangan kakitangan dalam sesebuah organisasi
tidak bergantung kepada kemampuan teknologinya semata-mata. Ianya
berkait rapat dengan kualiti kerja kakitangan dan pembaharuan sistem-sistem
kerja di dalam sesebuah organisasi itu.
Manual ini juga memberi panduan mengenai peraturan yang perlu
dipatuhi dan larangan yang perlu dihindarkan oleh semua kakitangan Majlis
bagi memberi perkhidmatan yang sentiasa berprestasi tinggi, berkualiti dan
dihormati oleh semua pihak. Oleh yang demikian, saya berharap agar
kakitangan dapat memberikan kerjasama dan sokongan dengan cekap dan
berkesan semasa menjalankan tugas.
Sekian Terima Kasih Zahrin bin Md Nasir Pengarah Kewangan Majlis Perbandaran Klang
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 5
1.0 TUJUAN MANUAL
1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan
Tambahbaik Holistik [PATH] MPK 2013.
1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga
Klang.
1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau
agensi terlibat.
1.4 Memastikan tatacara penyediaan Laporan Bulanan, Sukuan dan
Penyata Kewangan Tahunan Majlis Perbandaran Klang
disediakan dengan penuh tangungjawab.
1.5 Memastikan tatacara penyediaan Laporan Bulanan, Sukuan dan
Penyata Kewangan Tahunan Majlis Perbandaran Klang
disediakan mengikut peraturan kewangan dan disediakan dalam
tempoh yang telah ditetapkan.
1.6 Menjadi rujukan kepada pegawai yang menyediaan Laporan
Bulanan, Sukuan dan Penyata Kewangan Tahunan.
2.0 LATAR BELAKANG
2.1 Unit Akaun berfungsi untuk mengendali kesemua kerja
perakaunan, menyimpan, mengawal dan menyemak segala
kutipan dan pembayaran Majlis.
2.2 Antara salah satu skop tugasan di Unit Akaun adalah
memastikan laporan perakaunan disediakan mengikut standard
dan piawaian yang telah ditetapkan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 6
3.0 DEFINISI / SINGKATAN
3.1 Jawatankusa Kewangan
Mesyuarat khas yang di pengerusikan oleh Yang Di Pertua dan
diwakili oleh Ahli-Ahli Majlis yang dilantik.
3.2 Ketua Jabatan
Semua Pegawai-pegawai yang mengetuai sesebuah Jabatan.
3.3 Laporan Kewangan Bulanan
Laporan yang dikeluarkan setiap bulan yang melaporkan
kedudukan prestasi hasil, perbelanjaan, aliran tunai, akaun
pinjaman kakitangan, asset-aset dan insuran dan yang berkaitan
dengannya.
3.4 Penyata Kewangan Tahunan
Penyata Kewangan yang mengandungi Penyata Lembaran
Imbangan, Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan, Penyata
Perubahan Ekuiti, Penyata Aliran Tunai, Dasar Perakaunan Dan
Nota-Nota berkaitan dengannya yang disediakan setahun sekali.
3.5 Laporan Kewangan Sukuan
Laporan yang mengandungi Prestasi Belanjawan Hasil dan
Perbelanjaan serta kedudukan Aliran Tunai setiap tiga bulan
untuk kelulusan Jawatankuasa Kewangan.
3.6 PW
Pengarah Kewangan
3.7 TPW
Timbalan Pengarah Kewangan
3.8 PPW(K)
Penolong Pengarah Kewangan (Kanan)
3.9 PPW
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 7
Penolong Pengarah Kewangan
3.10 PKA
Penolong Akauntan
3.11 PA
Pembantu Akauntan
3.12 PT
Pembantu Tadbir
3.13 CARTA UNIT
4.0 SUMBER KUASA
Pengarah Kewangan
(W52)
Penolong Pengarah
Kewangan (Kanan)(W44)
Penolong Pengarah
Kewangan (W41)
Penolong Akauntan
(W27)
Pembantu Akauntan
(W17) (4 Orang)
Pembantu Tadbir
(N17) (1 Orang)
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 8
4.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan
manual adalah seperti berikut:
i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171)
ii. Arahan Perbendaharaan
5.0 SKOP KERJA
6.1 Penyediaan Laporan Bulanan 6.2 Penyediaan Laporan Sukuan
6.3 Penyediaan Laporan Tahunan
6.0 PROSES KERJA
7.1 Penyediaan Laporan Bulanan
i. PW mengarahkan PPW(K)/PPW/PKA menyediakan
Laporan Bulanan, mengikut tempoh yang ditetapkan.
ii. PPW(K)/PPW/PKA mengarahkan PA/PT menyemak
semua lejer akaun hasil, perbelanjaan dan interim setiap
bulan, menyediakan Penyata penyesuaian dan
menyediakan Penyata Laporan Bulanan untuk disemak.
iii. PA/PT Mencetak Lejer Akaun, menyediakan Penyata
Penyesuaian dan Laporan untuk disemak dan
ditandatangani oleh PPW(K)/PPW/PKA.
iv. PPW(K)/PPW/PKA menyemak dan menandatangani
penyata tersebut.
v. PA/PT mengumpulkan semua penyata-penyata yang
disediakan untuk dibukukan.
vi. PPW/PKA menyediakan Laporan Prestasi Hasil Dan
Perbelanjaan dan Prestasi Belanjawan.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 9
vii. Membukukan semua laporan tersebut dan dikemukakan
kepada PPW(K)/PPW/PKA/PW.
7.2 Penyediaan Laporan Sukuan
i. PPW/PKA menyediakan Kertas Keja Ringkasan laporan
Prestasi Hasil Dan Perbelanjaan Dan Kedudukan Aliran
Tunai setiap tiga bulan mengikut laporan yang disediakan
oleh setiap bahagian.
ii. PPW(K) menyemak kertas kerja Laporan Sukuan
tersebut dan kemukakan kepada Pengarah Kewangan
untuk persetujuan.
iii. PW memberi persetujuan dan mengarahkan PPW/PKA
menyediakan salinan yang mencukupi kertas kerja
laporan untuk dikemukakan kepada urusetia mesyuarat.
iv. Jawatankuasa Kewangan meluluskan laporan Sukan
Prestasi Kewangan tersebut.
7.3 Penyediaan Laporan Tahunan
i. PPW(K) mengarahkan PPW/PKA menyelaraskan semua
penutupan akaun-akaun tahunan berkaitan dengan
membuat jernal pelarasan.
ii. PPW/PKA menyediakan penyata sokongan setiap akaun
beserta dengan lejer akaun untuk disemak dan diluluskan
oleh PPW(K).
iii. PPW(K) menyemak dan meluluskan penyata akaun-
akaun yang telah diselaraskan.
iv. PPW(K) menyemak baki akaun setiap akaun dengan
timbang duga.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 10
v. PPW(K) mengarahkan PPW/PKA menyediakan Penyata
Kewangan.
vi. PPW/PKA menyediakan Draf Penyata Kewangan yang
diselaraskan dari baki-baki seperti timbang duga akhir.
Penyata ini hendaklah dikemukakan kepada PPW(K)
untuk dianalisa dan di perbaiki bagi menunjukkan
kedudukan kewangan yang benar dan saksama.
vii. PPW(K) menyemak dan membuat analisa Penyata
Kewangan tersebut dan kemukakan kepada PW untuk
persetujuan.
viii. PW membuat semakan dan kelulusan.
ix. PW mengarahkan PPW/PKA menyediakan kertas kerja
membentang Laporan Penyata Kewanga Tahunan untuk
kelulusan Jawatankuasa Kewangan.
x. PPW/PKA menyediakan kertas kerja tersebut dan
kemukakan kepada PW untuk persetujuan.
xi. PW memberi persetujuan.
xii. Jawatankuasa Kewangan meluluskan kertas kerja.
xiii. PPW/PKA menyediakan Perakuan Penyata Kewangan
untuk tandatangan YDP, SU, Ahli Majlis dan PW.
xiv. PPW/PKA menyediakan 10 salinan asal dan sediakan
surat untuk menghantar penyata tersebut ke Jabatan
Audit Selangor, Pihak Berkuasa Negeri dan Juruaudit
swasta.
xv. YDP, SU, Ahli Majlis dan PW menandatangani perakuan
dan surat tersebut.
xvi. PPW/PKA menghantar Penyata Kewangan tersebut.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 11
xvii. PPW/PKA menyediakan fail-fail rujukan untuk semakan
audit.
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 12
8.0 CARTA ALIR
8.1 Penyediaan Laporan Bulanan
Buat Tidak
Pembetulan
Ya
Mula Beri arahan Cetak & Sedia Semak Betul? Kumpul Penyata Sedia Laporan Bukukan Kemuka Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 13
8.2 Penyediaan Laporan Sukuan
Tidak
Buat
Pembetulan
Ya
Mula
Sediakan
Semak
Betul?
Kemuka
Setuju & Arah
Buat Salinan
Lulus
Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 14
8.3 Penyediaan Laporan Tahunan
Tidak
Buat
Pembetulan Ya
Mula Arah Sedia Penyata Semak Betul? Sedia Draf Semak & Analisa Semak & Lulus Sedia Kertas Kerja & Kemuka Setuju Lulus Sedia Perakuan Penyata Sedia 10 salinan Tandatangan Hantar Fail Tamat
No Pindaan: 0 Manual MPK BIL. 15 Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013
2013
Penyediaan Laporan Kewangan Bulanan, Sukuan Dan Penyata Kewangan 15
9.0 PENUTUP
Manual ini diharapkan dapat meningkatkan kestabilan kewangan Majlis
selaras dengan pembangunan yang semakin pesat seterusnya
merealisasikan visi MPK dalam membentuk sebuah bandaraya pada
tahun 2015.
10.0 LAMPIRAN
Jenis Rekod Tempoh Penyimpanan
Lokasi
1. Penyata Kewangan
7 Tahun
Bilik Fail, Jabatan Kewangan
2. Dokumen-dokumen sokongan, baucer bayaran, resit hasil dan perjanjian
7 Tahun
Bilik Fail, Jabatan Kewangan
3. Sijil Audit
7 Tahun
Bilik Fail, Jabatan Kewangan
4. Buku Anggaran Belanjawan Tahunan
7 Tahun
Bilik Fail,Jabatan Kewangan
5. Keputusan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan
7 Tahun
Bilik Fail, Jabatan Kewangan
top related