makalah presentasi bisnis upb
Post on 06-Dec-2015
756 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
MAKALAH
KOMUNIKASI BISNIS
PRESENTASI BISNIS
KELOMPOK 3:
Alhansyah Brata
Asih
pak
DAFTAR ISI:
1
BAB I
PENDAHULUAN
Dewasa ini di dunia bisnis memerlukan presentasi bisnis baik dalam kegiatan
internal perusahaan maupun kegiatan eksternal perusahaan, misalnya presentasi dalam
Rapat Umum Pemegang Saham, presentasi kepada calon investor, dan presentasi kepada
calon konsumen. Namun tidak sedikit orang yang kurang cakap atau tidak memiliki
kemampuan yang baik dalam melakukan presentasi bisnis. Padahal presentasi bisnis sangat
penting dalam menentukan jalannya bisnis suatu perusahaan.
Seorang presenter atau pembicara yang melakukan presentasi dihadapan
pemirsa/audience tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai
tujuan tersebut,seorang presenter perlu mempersiapkan diri dengn sebaik-baiknya, baik yang
berkaitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu
yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap audiens. Secara umun presentasi bisnis
memiliki empat tujuan pokok antara lain menginformasikan pesan-pesan bisinis kepada
audiens, menghibur audiens, menyentuh emosi audiens, dan memotivasi audiens untuk
bertindak.
Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti
pengajuan usulan proyek baru, pengembangan produk baru, perluasan pasar, dan lain-lain,
bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi
lembaga atau institusi. Oleh karena itu, presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara
matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dan efisien dapat tercapai.
2
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Definisi Presentasi Bisnis
Presentasi bisnis adalah suatu bentuk komunikasi lisan yang berorientasi pada
proposal, yang disajikan dalam suatu lingkungan bisnis kepada peserta presentasi yang
relatif homogen dari berbagai tingkatan. Presentasi bisnis berfungsi untuk
menyampaikan informasi dan mempengaruhi pengambilan keputusan. Berbeda dengan
pidato yang lebih sering dibawakan dalam acara resmi dan acara politik, presentasi lebih
sering dibawakan dalam acara bisnis.
2.2 Persiapan Presentasi Bisnis
Dalam kegiatan sehari-hari, hampir semua pelaku bisnis membuat laporan secara
lisan dan melakukan presentasi. Mereka melakukan presentasi untuk menyampaikan
informasi baik kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan. Persiapan untuk
berbicara atau presentasi relatif sama dengan persiapan dalam menyusun pesan tertulis
yang akan dikirimkan kepada audiens. Persiapan dimulai dengan menentukan tujuan
penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta
medianya.
2.2.1 Menentukan Tujuan
a. Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens
Salah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah
menyampaikan atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada
audiens (audience). Pesan-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus
menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan
bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasa
nya sulit dipahami.
b. Menghibur Audiens
Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan
untuk menghibur (entertain) audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan
presentasi bisnis sorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang
mampu menghidupkan suasana. Namun demikian, suasana dalam presentasi
3
bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana
tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.
Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus
mengubah ritme presentasi dan kapan harus memesukkan humor-humor
penyegar suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan
dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.
c. Menyentuh Emosi Aaudiens
Selain memmberi informasi dan menghibur, presentasi bisnis juga
memiliki tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens. Seorang
pembicara yang berpengalaman tentunya tahu bagaimana menyampaikan pesan-
pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens.
Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara
mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa
saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam
keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara.
d. Memotivasi Audiens untuk Bertindak
Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi
(motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai
yang dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara
perlu menyatakannya secara eksplisit dan bukan menggunakan bahasa basa-
basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan
jelas tercakup dalam presentasi. Sebagai contoh, pembicara menghibau para
karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja,
meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan
sejenisnya. Pendek kata, bagaimana seorang pembicara mampu memunculkan
reaksi para audiens.
2.2.2 Penguasaan terhadap Topik atau materi yang akan Dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah
satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat
mencapai sasaran. Ketidaksiapan terhadap materi yang akan dipresentasikan
bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan
memberikan citra (image) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.
4
Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan
presentasi di hadapan audiens.
Secara garis besar, perencanaan presentasi sama dengan perencanaan dalam
pesan tertulis. Dimulai dengan menentukan ide pokok/utama, menyusun garis
besar (outline) yang akan dipresentasikan, menentukan panjang presentasi,
dan menentukan gaya/pendekatan.
a. Menentukan Ide Pokok/Utama
Ide pokok merupakan penyingkatan dari keseluruhan presentasi menjadi
satu kalimat deklaratif. Jika tujuan merupakan sesuatu yang harus diraih atau
menjadi sasaran, maka ide pokok adalah cara untuk mencapai tujuan.
b. Menyusun Garis Besar (Outline)
Langkah kedua dalam merencanakan presentasi adalah menentukan garis
besar atau pokok-pokok pikiran (outline) presentasi. Garis besar atau
pokok pikiran presentasi akan membentuk kerangka pesan yang akan
disampaikan. Setiap pokok pikiran harus mendukung, menggambarkan, atau
memperjelas ide pokok.
c. Memperkirakan Panjang/Lama Presentasi
Waktu untuk presentasi sering kali sangat dibatasi secara ketat.
Dengan demikian pembicara perlu menyusun materi sesuai waktu yang
tersedia. Untuk menentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam
suatu presentasi, dapat digunakan kerangka/garis besar presentasi. Caranya,
kerangka/garis besar yang sudah disusun dicoba untuk dipresentasikan. Pada
umumnya, presentasi yang singkat membutuhkan waktu sekitar 10 menit,
sedangkan presentasi yang panjang membutuhkan waktu sekitar 60 menit.
Hal yang perlu diperhatikan, baik presentasi dalam waktu yang singkat
maupun presentasi yang panjang, adalah bahwa presentasi harus mengandung
unsur pendahuluan, isi atau batang tubuh, dan penutup. Jika
memungkinkan, dilakukan tanya jawab dengan audiens.
d. Menentukan Gaya/Pendekatan
Secara umum, presentasi bisa dilakukan dengan pendekatan formal
maupun informal. Presentasi dengan pendekatan formal digunakan untuk
menyampaikan hal-hal yang penting. Misalnya, dalam Rapat Umum
Pemegang Saham (RUPS) Direktur mempresentasikan kinerja perusahaan
selama satu tahun. Selain itu, dalam presentasi dengan audiens yang
5
jumlahnya banyak sebaiknya juga digunakan pendekatan formal. Untuk
presentasi dengan audiens yang jumlahnya sedikit, cukup digunakan
pendekatan informal. Antara pembicara dengan audiens maupun antara
audiens dengan audiens dapat berinteraksi secara langsung sehingga
penggunaan pendekatan informal menjadi lebih efektif.
2.2.3 Penguasaan Berbagai Alat Bantu Presentasi dengan Baik
Di samping penguasaan materi yang baik, yang juga penting adalah bagaimana
seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presentasi bisnis demi
pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain:
a. Papan tulis hitam dan putih (blackboard & whiteboard)
merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat
bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti
lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi.
b. Flip Charts
adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh.
Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong
selanjutnya atau menyobeknya.
c. Transparansi Overhead Project
nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para
pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan
kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg
dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik,
gambar, bagan dsb.
d. Papan Tulis Elektronik
Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga
muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya.
e. Video Cassete Recorder (VCR)
Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana
untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program
pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format
kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
f. PANEL LCD
6
Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis
laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan
port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan
bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
g. Proyektor LCD
Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi
yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis .
dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami
perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau
tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping
Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan
Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer)
maupun komputer meja (desktop komputer) .
2.2.4 Menganalisis Audiens
Secara umum, analisis audiens yang pertama kali dilakukan akan
menyangkut latar belakang seperti pendidikan, usia, pekerjaan, pengalaman,
hobi, dan lain-lain. Dari latar belakang tersebut dapat diketahui kebutuhan
dan keinginan audiens. Pemahaman kebutuhan dan keinginan audiens
selanjutnya akan digunakan untuk menentukan gaya/pendekatan dan isi
presentasi yang tepat. Setelah ditentukan latar belakangnya, kemudian dianalisis
ukuran/jumlah (size), komposisi, dan reaksi.
Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, seorang
pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui
pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di
mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, seorang pembicara akan dapat
mengidentifikasi siapa sebenarnya audiens yang dimaksud sehingga dapat
melakukan berbagai persiapan antisipatif.
Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab
enam pertanyaan mendasar berikut ini :
a. Siapa audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
b. Apa yang diinginkan audiens?
7
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan,
pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.
c. Dimana melakukan persentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat
penting.
d. Kapan melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan
persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).
e. Mengapa melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu
menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.
f. Bagaimana melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki
strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.
2.2.5 Menganalisis Berbagai Lingkungan Lokasi atau Tempat untuk Presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan,
seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat lingkungan lokasi atau tempat ia
akan melakukan presentasi bisnis.
Peninjauan lokasi bagi pembicara merupakan salah satu factor yang perlu
dipertimbangkan sebelum melakukan presentasi bisnis. Seringkali, pembicara
memasuki ruang presentasi bisnis tanpa peninjauan sebelumnya. Hal ini dapat
menggangu kelancaran presentasi bisnis tersebut. Misalnya, penyediaan sound
system termasuk mikrofon, bagaimana mengoperasikan alat bantu visual
presentasi bisnis, seperti: overhead projector, LCD projector, dan VCR.
Mengingat berbagai macam alat bantu presentasi bisnis memiliki merek yang
berbeda-beda, posisi/letak tombol untuk menghidupkan dan mematikan atau
tombol untuk memfokuskan gambar dan lain-lain juga berbeda.
Disamping mengetahui posisis alat bantu presentasi bisnis, peninjauan lokasi
juga mencangkup antara lain tempat duduk dan tata letaknya, ruangan ber-AC
atau tidak, tata lampu, podium, posisi layar (screen), posisi proyektor dan
sejenisnya.
2.2.6 Analisis Bahasa Tubuh
8
Gerakan-gerakan tubuh (bahasa tubuh/body language) yang dilakakukan oleh
si pembicara pada saat melakukan presentasi bisnis termasuk salah satu bentuk
komunikasi non verbal. Gerakan-gerakan yang sering dilakukan pembicara dalam
melakukan presentasi antara lain:
a. Ekspresi wajah
Ekspresi wajah merupakan salah satu bahasa tubuh yang dapat member
arti senang, sedih, cemberut atau marah. Wajah dapat mengungkapkan emosi
dirinya dengan polos, apa adanya tanpa harus ditutup-tutupi. Oleh karena itu,
pada saat melakukan presentasi bisnis seorang pembicara perlu berlatih
bagaimana menampilkan ekspresi wajah untuk mengekspresikan kesenangan,
kesedihan atau kemarahan terhadap sesuatu.
b. Senyuman
Dalam presentasi bisnis senyum yang polos,tulus dan tidak dibuat-buat
dapat membuat penampilan lebih bersahabat dan membangun hubungan yang
lebih akrab dengan audiens. Para pelamar kerja yang tersenyum pada saat
wawancara kerja lebih memiliki peluang untuk diterima daripada pelamar
yang selalu menampakkan raut muka yang cemberut karena suasana kerja
yang baik akan dapat terwujud jika para karyawannya tersenyum.
c. Kontak Mata
Kontak mata (eye contact) yang efektif dan efisien adalah cirri-ciri
profesionalitas pembicara. Pada menit-menit pertama melakukan presentasi
bisnis, kontak mata memiliki makna yang cukup menentukan bagi
keberhasilan suatu presentasi. Dalam melakukan presentasi bisnis tataplah
para audien dengan baik, jangan memfokuskan perhatian pada seseorang atau
sisi ruangan tertentu, tetapi tataplah mereka secara merata. Tatapan mata si
pembicara keseluruh audiens menunjukkan bahwa ia berharap semua audiens
memperoleh perhatian yang sama.
d. Gerakan Tangan
Gerakan tangan pada saat melakukan presentasi bisnis akan dapat
membantu pembicara untuk lebih meyakinkan atau memperkuat topic
bahasan tertentu. Gerakan tangan yang dilakukan pembicara saat melakukan
presentasi bisnis bermacam-macam sesuai dengan tujuan yang dikehendaki.
Misalnya, pembicara menggerakkan tangan secara terbuka untuk
menunjukkan kejujuran atau keterbukaan, tangan mengepal seraya diangkat
9
keatas untuk menunjukkan suatu ketegasan atau kebulatan suatu
ide,memasukkan tangan ke dalam saku untuk menunjukkan tidak yakin atau
terlalu santai.
e. Gerakan Bahu
Gerakan bahu pembicara dalam melakukan presentasi bisnis untuk
menunjukkan kepercayaan diri atau menyerah. Gerakan bahutegak yang
diiringi dengan kepala keatas menunjukkan suatu sikap yang penuh percaya
diri atau siap untuk tampil. Sedangkan bahu yang terkulai yang diikuti
dengan kepala menunduk menunjukkan suatu sikap yang kurang bergairah
dan tidak siap atau menyerah.
f. Gerakan kepala
Gerakan kepala bagi pembicara dapat digunakan untuk menunjukkan
sikap setuju atau menolak sesuatu. Misalnya, pembicara menganggukkan
kepala untuk menunjukkan sikap setuju atau mengiyakan sesuatu.
Sebaliknya, pembicara yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan
sikap tidak setuju atau menolak sesuatu.
g. Cara Berdiri
Berdiri dalam melakukan presentasi bisnis merupakan hal yang positif
terutama karena posisi seseorang Nampak menjadi lebih tinggi dan
mempermudah gerak pernapasan. Cara pembicara berdiri dihadapan audiens
merupakan salah satu factor yang sangat menentukan keberhasilan presentasi
bisnis. Berdirilah dengan sedikit kedepan, bukalah kedua tangan dan jangan
membungkuk.
h. Percaya Diri
Salah satu factor yang menyebabkan keberhasilan presentasi bisnis adalah
adanya factor percaya diri yang kuat dari pembicara. Pembicara yang tidak
memiliki rasa percaya diri yang kuat akan berdampak pada presantasi bisnis
yang asal-asalan sehingga tidak mencapai sasaran yang diinginkan.
Ketidakpercayaan diri seseorang diekspresikan dengan berbagai sikap atau
perilaku sebagai berikut:
1) Gemetar
10
Tangan dan lutut yang gemetar bukanlah disebabkan oleh adanya rasa
takut. Itu merupakan suatu proses bomeostatik dari badan yang
membuang kelebihan energi. Gunakan kelebihan energy tersebut secara
positif dengan melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang
sedang disampaikan kepada audiens.
2) Bicara Terputus-putus
Jika saat persentasi bisnis seseorang pembicara kehilangan urutan
pemikiran atau terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan
audiens, ambil nafas dalam-dalam, hembuskan nafas secara perahan-
lahan, sambil melihat catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada
apa yang sedang disampaikan atau dipresentasikan, dan bukannya apa
yang terlupakan.
3) Mulut Kering
Jika pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut
kering sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara
langsung atau tidak langsung.
4) Tenggorokkan Tersumbat
Apabila seseorang pembicara yang melakukan persentase bisnis tiba-
tiba tengorokan terasa tersumbat, sebaiknya belajarlah menguap diam-
diam sambil tundukkan kepala, katupkan bibir, buka bagian belakang
tengorokan dan tarik udara masuk lewat hidung.
5) Tersenggal-senggal
Apa yang perlu dilakukan bila pada saat melakukan presentase bisnis,
tiba-tiba pernafasan pembicara terganggu atau tersengal-sengal? Jangan
cemas, tundukkan kepala dan alihkan fokus anda dari audiens. Lipatlah
lengan kiri menyilang bagian bawah perut, kendorkan bahu, tarik napas
dalam-dalam kebagian bawah perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan
lewat bibir.
2.3 Cara Pengembangan Presentasi Bisnis
Di dalam presentasi bisnis, audiens pada umumnya sudah siap untuk
mendengarkan apa yang akan dipresentasikan. Seperti halnya laporan tertulis, sebagian
besar presentasi bisnis dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
11
audiensnya. Meskipun presentasi bisnis bisa mengandung unsur humor, tetapi presentasi
bisnis tidak semata-mata dimaksudkan untuk memberi hiburan. Secara umum, format
presentasi terdiri dari 3 bagian yaitu bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup.
2.3.1. Bagian Pembukaan
Bagian pembukaan berisi/bertujuan mendapatkan perhatian audiens,
membangun kepercayaan diri, dan mempersiapkan audiens. Oleh karena itu,
bagian pembukaan harus dibuat menarik agar audiens tertarik dan siap menerima
presentasi.
a. Menarik perhatian audiens
Sebelum pembicara menyampaikan materi presentasi, ia harus dapat
menarik perhatian audiens terlebih dahulu. Mendapatkan perhatian audiens
merupakan faktor penting dalam kesusksesan presentasi. Oleh karena sebaik
apapun persiapan presentasi yang telah dilakukan, tanpa perhatian dari audiens,
presentasi tidak ada maknanya. Faktor penarik perhatian audiens (umpan) dapat
berupa intensitas, gerakan, keakraban, kebaruan, humor dan ketegangan (Cuurties
et. All. 1996:311).
b. Intensitas
Sesuatu yang lain dari hal yang ada di sekitarnya akan menarik perhatian,
contohnya cahaya, suara, bau, dan objek. Cara menarik perhatian dengan
intensitas dapat dilakukan dengan menampilkan objek, baik melalui OHP
maupun viewer, atau menunjukkan objek yang tidak dibawa atau tidak dimiliki
audiens.
c. Gerakan
Objek yang bergerak biasanya lebih menarik daripada objek yang diam.
Seorang pembicara yang tadinya duduk kemudian membuat gerakan berdiri akan
lebih menarik perhatian audiens.
d. Keakraban
Salah satu cara untuk menarik perhatian adalah dengan mengacu pada
keakraban. Jika pembicara dapat mengenali audiens, baik dalam hal nama,
jabatan, atau prestasi, maka pembicara tersebut lebih menarik perhatian audiens
daripada tidak mengenal sama sekali. Hal yang seringkali ditemui dalam
12
presentasi adalah menyebut beberapa nama atau jabatan, atau prestasi audiens
sebelum membahas materi.
e. Kebaruan
Sesuatu yang baru akan lebih menarik perhatian audiens daripada sesuatu
yang sudah dikenalnya. Pendapat itu bertentangan dengan Bovee & Thill yang
menyatakan bahwa audiens akan lebih tertarik untuk membahas materi yang
sudah dipahaminya. Mereka juga mengatakan bahwa materi yang kurang
relevansinya dengan diri audiens akan menjadi kurang menarik (Bovee & Thill,
1995:601).
f. Humor
Humor akan menarik perhatian audiens karena humor akan menurunkan
ketegangan, baik dari audiens maupun dari pembicaranya. Namun demikian,
humor dalam presentasi bisnis harus relevan dan dengan cita rasa yang baik.
Selain itu, karena humor ini hanya untuk menarik perhatian audiens, maka
jumlahnya relatif kecil.
g. Ketegangan
Situasi yang diciptakan dengan kesan tegang juga dapat menarik perhatian
audiens. Namun demikian, situasi tegang itu sebaiknya segera diakhiri agar
audiens segera menangkap materi dan memberikan umpan balik, baik dengan
pertanyaan maupun dengan komentar-komentar.
h. Membangun kredibilitas
Pembicara yang memiliki kredibilitas tinggi lebih diterima audiens
daripada berkredibilitas rendah. Penampilan yang rapi akan meningkatkan
kredibiltas pembicara. Pada umumnya, orang yang memiliki kompetensi
paling baik dalam materi yang dipresentasikan akan mendapatkan kredibiltas
yang lebih tinggi.
i. Peninjauan audiens
Pada bagian awal presentasi perlu dilakukan peninjauan oleh audiens,
yaitu membiarkan audiens memahami apa yang akan dipresentasikan dengan
membacakan judul presentasi atau membacakan tujuan presentasi.
Pemahaman judul atau tujuan presentasi akan membantu audiens memahami
isi presentasi secara keseluruhan.
2.3.2 Bagian Isi (Body)
13
Bagian isi atau sering disebut batang tubuh merupaka bagian terpenting dari
presentasi, sedangkan bagain pembukaan dan penutup merupakan sarana yang
mendukung bagian isi. Pada bagian isi semua latar belakang, pokok pikiran,
alasan- alasan, dan kesimpulan dikemukakan. Oleh karena itu, bagian isi harus
memiliki struktur yang jelas, dengan urutan pembahasan yang mudah dipahami
dan berusaha mempertahankan perhatian audiens.
a. Penekanan struktur/format
Di dalam komunikasi tertulis, struktur penulisan bagian isi lebih mudah
diidentifikasi dengan melihat judul paragraf, jarak antarparagraf, dan daftar
yang ada. Di dalam sebuah presentasi, format/struktur itu relatif sulit
diidentifikasi. Untuk melihat struktur/format presentasi, audiens dapat
menggunakan transisi. Transisi adalah kata-kata atau kalimat-kalimat yang
menghubungkan kalimat-kalimat atau bagian-bagian dalam presentasi (Curties
at.al. 1996:316). Sementara untuk menghubungkan paragraf saru dengan yang
lain atau menghubungkan pokok pikiran satu dengan pokok pikiran yang
lain dapat digunakan transisi, seperti sekarang akan dibahas masalah A,
pembahasan kita sekarang adalah B, selanjutnya akan dibahas pokok pikiran Z,
atau berikut adalah kesimpulan yang dapat diambil.
b. Urut-urutan bagian isi
Bagian isi harus memiliki irutan yang jelas dan logis untuk mempermudah
audiens dalam memahami presentasi. Urut-urutan bagian isi akan
berhubungan dengan pola organisasi pokok pikiran. Pola organisasi pokok
pikiran dapat dibedakan menjadi kronologikal, spasial, topical, kausal,
pemecahan masalah, klimaks, dan antiklimaks. Apabila pembicara memilih
pola organisasi pokok pikiran yang lain, maka urutan pembahasannya mengikuti
pola tersebut. Hal yang perlu diperhatikan adalah bagaimana pembicara
memilih satu pola organisasi yang sesuai dengan tujuan, audiens dan
situasinya. Dengan demikian, baik pembicara maupun audiens bisa mencapai
tujuan.
c. Mempertahankan minat audiens
Apabila di bagian awal pembicara perlu menarik perhatian audiens, maka
pada bagian isi atau batang tubuh, pembicara harus dapat mempertahankan
perhatian audiens. Perhatian pada bagian isi sangat penting karena di sinilah ide-
ide pokok presentasi disampaiakan. Menarik perhatian pada bagian pembukaan
14
dimaksudkan sebagai pancingan agar audiens lebih dahulu tertarik dengan
presentasinya. Sementara tahap selanjutnya berada pada isi presentasi.
Berikut beberapa petunjuk yang dapat digunakan untuk mempertahankan
perhatian audiens: menghubungkan topik presentasi dengan kebutuhan
audiens; menggunakan bahasa yang jelas; dan menjelaskan hubungan
antara tujuan presentasi dengan ide-ide pokoknya (Bovee & Thill, 1995:604).
d. Menghubungkan topik preentasi dengan kebutuhan audiens
Apabila pembicara dapat menghubungkan topik atau pokok pikiran
presentasi dengan kebutuhan audiens, maka dapat dipastikan bahwa audiens
akan memperhatiakn pembicara. Oleh karena audiens memiliki suatu
kebutuhan tertentu, dan pada saat topik yang berhubungan dengan
kebutuhan tersebut dikemukakan, maka mereka memandang mampu memenuhi
kebutuhan tersebut.
e. Menggunakan bahasa yang jelas
Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan membuat audiens cepat bosan.
Demikian juga dengan penggunaan istilah khusus (jargon) yang hanya dipahami
oleh kelompok tertentu. Oleh karena itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami
atau yang familiar. Usahakan untuk tidak menggunakan istilah khusus (jargon).
Apabila harus menggunakannya, berikan juga makna dari jargon tersebut.
f. Menjelaskan hubungan topik dengan ide-ide yang familiar
Dalam presentasi dengan audiens yang sudah sedikit memahami, cukup
memahami, dan sangat memahami, pembicara erlu menghubungkan topik
dengan ide-ide yang sudah mereka kenal sebelumnya. Hal tersebut bukan
hanya mempermudah audiens dalam memahami, tetapi juga memungkinkan
audiens untuk menghubungkannya dengan apa yang sudah melekat di
dalam ingatan audiens. Dengan demikian, presentasi akan lebih menarik minat
audiens.
2.3.3. Bagian Penutup
Bagian penutup harus terstruktur sehingga audiens memahami ide pokok
yang disampaikan. Lebih dari itu, pada bagian ini pembicara harus
memperhatiakan 3 hal yaitu (1) meringkas dan mengulang pokok pikiran; (2)
menggarisbawahi tahap selanjutnya; dan (3) menutup dengan pesan positif
(Bovee & Thill, 1995:604).
15
a. Meringkas pokok pikiran
Sebelum presentasi ditutup, pembicara harus mengulang pokok pikiran
yang telah dijelaskan dibagian isi. Maksud pembuatan ringkasan pokok
pikiran kemudian membacanya adalah untuk mengingatkan kembali akan isi
presentasi sehingga audiens mampu memahami secara jelas isi dan maksud
presentasi.
b. Menggarisbawahi tahap selanjutnya
Secara umum, tujuan presentasi bisnia adalah menginginkan audiens
untuk melakukan perubahan tertentu, seperti dalam hal sikap, perilaku,
tindakan, nilai, dan kepercayaan. Oleh karen itu, pembicara harus menekankan
tindakan yang harus dilakukan audiens setelah presentasi berakhir.
Tindakan yang diinginkan harus cukup jelas. Jika ada, pertanyaan biasa
diajukan secara bergiliran baru kemudian dijawab. Ada kemungkinan
pertanyaan terlupakan atau kurang dipahami betul intinya sehingga penanya
mungkin kurang merasa puas.
2.3 Seni Penyampaian Presentasi Bisnis
2.3.1. Penggunaan Visual Aid
Dalam presentasi bisnis yang bersifat formal, pembicara memerlukan
visual aid. Beberapa manfaat penggunaan visual aid adalah:
1. Dapat menyederhanakan materi yang kompleks sehingga mudah dipahami
audiens.
2. Visual aid dpat membantu, baik pembicara maupun audiens, untuk mengingat
informasi penting dari presentasi itu.
3. Dimaksudkan untuk menambah atau menciptakan daya tarik presentasi.
Setelah membahas beberapa materi, pembicara kemudian menunjukkan visual aid
yang telah dipersiapkan agar presentasi tidak terasa monoton.
a. Menyusun Visual Aid
Dalam presentasi, pembicara dapat menggunakan dua jenis visual aid, yaitu:
1) Visual aid dalam bentuk tulisan (text visual aid).
Pada umumnya, visual aid dalam bentuk tulisan digunakan untuk
menunjukkan suatu kesimpulan presentasi atau untuk menunjukkan garis
presentasi.
2) Visual aid dalam bentuk grafik (graphic visual aid).
16
Visual yang termasuk visual aid grafik antara lain grafik garis,
diagram lingkaran, grafik batang, diagram organisasi, dan diagram peta.
Penggunaan masing-masing visual aid dalam bentuk grafik disesuaikan
dengan kebutuhannya. Untuk menyusun visual aid yang benar-benar dapat
membantu presentasi sehingga didapatkan manfaat-manfaat seperti
disebutkan di atas tdaklah mudah. Oleh karena itu, penyusunannya perlu
dilakukan secara hati-hati. Visual aid harus sederhana. Tujuan penyusunan
visual aid yang sederhana adalah agar mudah dipahami oleh audiens.
b. Memilih Media Visual Aid
Setelah memahami dua bentuk visual aid, yaitu tertulis dan
grafik, selanjutnya adalah memilih media untuk menyampaikannya dalam
suatu presentasi. Media yang dapat digunakan untuk menyampaikan visual aid
tersedia dari yang paling sederhana seperti handout sampai yang modern, yaitu
komputer. Berikut akan dibahas masing-masing media secara singkat.
1) Handout
Handout merupakan visual aid yang paling sederhana dan
mudah pembuatannya sehingga banyak digunakan. Media handout
memungkinkan pembicara untuk mempersiapkan, baik visual aid tulisan
maupun grafik ke dalam tulisan kemudian digandakan dan dibagikan
kepada audiens (biasanya sebelum presentasi dimulai). Handout berisikan
ringkasan materi presentasi, kesimpulan, dan grafik-grafik yang membantu
pemahaman audiens.
2) Papan tulis dan whiteboard
Papan tulis da whiteboard merupakan media visual aid yang sederhana
dan praktis. Dalam suatu presentasi yang dihadiri tidak terlalu banyak
orang, media papan tulis dan whiteboard dapat digunakan. Namun untuk
presentasi dengan audiens yang banyak, tentu saja penggunaan media itu
tidak efektif. Contoh presentasi dengan media papan tulis dan whiteboard
adalah presentasi yang dilakukan oleh Manajer Pemasaran tentang cara-cara
memasrkan produk baru kepada stafnya.
2.3.2. Keterampilan Praktis dalam Presentasi
Disamping persiapan dalam hal materi dan media, pembicara perlu
memperhatikan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi keberhasilan
17
presentasi. Kemudian faktor-faktor tersebut disebut keterampilan praktis dalam
presentasi, diantaranya sebagai berikut:
a. Cara berpakaian
Dalam presentasi formal, cara berpakaian menentukan kredibilitas. Cara
berpakaian menunjukkan citra diri orang tersebut. Oleh karena itu, hal ini
perlu diperhatikan dengan sungguh-sungguh. Berikut beberapa tipsnya:
1) Pakaian dipilih yang serasi, baik warna maupun bentuk/modelnya.
2) Memperhatikan kelengkapan pakaian, seperti resleting, kaos kaki, sepatu dan
lain-lain.
3) Memeriksa kerapian atau kesempurnaan berpakaian, seperti kerah baju,
kancing baju, tali sepatu dan lain-lain.
4) Untuk pembicara perempuan, perhatikan penggunaan make up. Make up
tidak perlu tebal, dan tidak boleh juga tidak memakai make up sama sekali
karena akan terlihat citra kurang profesional.
b. Pandangan mata
Untuk menunjukkan etika dan kewibawaan, pembicara harus
memandang ke arah audiens. Pandangan mata menyapu seluruh audiens, tetapi
kalau sedikit, pembicara dapat memandang satu-persatu, tetapi tidak boleh lama,
dan juga tidak dibenarkan mamandang ke lantai, ke atap, atau pada cacatan
secara terus menerus pada saat berbicara.
c. Presentasi dengan sikap tubuh berdiri
Sikap tubuh pada saat presentasi adalah berdiri tegak dengan kaki sedikit
terbuka. Tujuannya agar dapat berdiri dengan kokoh, tetapi sedikit terbuka.
Tangan bisa digunakan untuk menekankan pembicaraan,dan dapat pula
untuk mengatur jalannya presentasi, misalnya menulis di papan tulis,
membuka file presentasi, atau yag lain. Sikap yang harus dihindari adalah
memasukkan tangan ke dalam saku atau melakukan gerakan-gerakan yang tidak
perlu secara terus-menerus, seperti memegang dasi, taplak meja atau bahkan
menggaruk-garuk kepala.
d. Suara
Suara merupakan faktor yang sangat penting. Oleh karena itu,
harus mendapatkan perhatian besar. Agar presentasi dapat berjalan dengan
baik, maka pembicara harus berlatih. Latihan mencakup mengeluarkan
suara dengan jelas, tidak menoton, dengan tekanan yang tepat dan bersemangat.
18
1) Suara jelas dan keras
Pengucapan kata harus jelas agar makna mudah ditangkap. Selain itu,
kata- kata juga harus diucapkan cukup keras agar dapat didengar oleh
seluruh audiens.
2) Suara tidak menoton
Kalimat harus diberi tekanan-tekanan tertentu agar suara tidak
menoton. Kata- kata tertentu yang dirasa penting diberi tekanan yang lebih
keras dan kata lain dapat lebih lemah.
3) Suara bersemangat
Suara yang bersemangat lebih tercermin pada pengucapan yang
bersemangat. Presentasi tidak akan menarik jika pengucapan kata-katanya
tidak dilakukan tanpa semangat. Selain itu, pembicara juga harus
menghindari pengucapan kata dengan bergumam dan merendahkan suara
di akhir kalimat.
e. Bahasa
Dalam presentasi, pembicara menggunakan bahasa yang baku atau
bahasa formal. Pada setiap kalimat dipilih struktur bahasa yang sederhana dan
singkat agar mudah dipahami. Hindari penggunana bahasa sehari-hari, karena
akan menurunkan tingkat formalitas presentasi. Hindari pulaPenggunaan
jargon karena tidak semua audiens mamahaminya.
19
BAB III
KESIMPULAN
Presentasi bisnis bagi para staf manajer pada semua level atau tingkatan dalam suatu
perusahaan menengah dan besar merupakan hal yang biasa, baik dalam hal pemasaran,
keuangan, personalia, produksi, dan teknologi informasi. Dalam melakukan presentasi bisnis
seorang pembicara sebaiknya melakukan persiapan dimulai dengan menentukan tujuan
penulisan pesan, analisis audiens, menentukan ide pokok, dan memilih saluran beserta
medianya. Secara umum, presentasi bisnis harus mencakup 3 format presentasi yaitu
bagian pembukaan, bagian isi, dan bagian penutup. Dan salah satu hal yang tidak boleh
dilupakan dalam presentasi bisnis adalah bagaimana berupaya untuk selalu menumbuhkan
rasa percaya diri dan berlatih melakukan presentasi bisnis yang baik.
20
DAFTAR PUSTAKA
Bovee, L. Courtland dan John V. Thill. 2003. Komunikasi Bisnis, Buku Kedua, Edisi Bahasa
Indonesia, Edisi Keenam. Jakarta: PT Indeks Kelompok Gramedia.
Curties, B. dan et.al. 1996. Komunikasi Bisnis dan Profesional. Jakarta: Rosda Jayaputra.
Dewi, Sutrisna. 2007. Komunikasi Bisnis. Yogyakarta: ANDI.
http://purebonline.blogspot.com/2010/05/presentasi-bisnis.html;
http://manajemenppm.wordpress.com/2013/09/02/mempersiapkan-presentasi-bisnis/;
21
top related