manual de funcionamiento unidad de recursos materiales ana luna caballero jefe de unidad de rr/mm...

MANUAL DE

FUNCIONAMIENTO

UNIDAD DE RECURSOS

MATERIALES

Ana Luna Caballero

Jefe de Unidad de RR/MM H.G.U.Gregorio Marañón

OBJETIVO GENERAL

Asegurar un uso eficaz, eficiente y racional de los recursos materiales de enfermería. A fin de mantener los niveles óptimos de calidad para favorecer el cuidado de los pacientes.

ESTRUCTURA

• Ubicación

• Recursos humanos

• Recursos materiales

• AsistencialCoordinar la adquisición de productos

• DocenteCanalizar la formación del uso adecuado de aparaje mobiliario

• InvestigadoraRealizar estudios de investigación sobre nuevos productos

• AdministrativaCoordinar tramites administrativos

FUNCIONES / ACTIVIDADES

CIRCUITOS DE ACTUACIÓN

• Adquisición de productos por concurso público

• Solicitud artículo por compra directa

• Dotación de recursos en unidades en remodelación o de nueva apertura

• Seguimiento de calidades de productos adquiridos

• Desarrollo plan de necesidades anual

ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO

Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales

Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público

Realización de ficha técnica (Anexo I)

Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)

Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas

y condiciones económicas)

Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma

Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras

Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras

PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

Envío del informe final al Servicio de Compras

Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma

Aprobación de la adquisición

Archivo dossier documentación (Anexo V)

1

13

7

6

5

3 4

11

12

14

Envío al Servicio de Compras

2

Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)

Realización de la prueba piloto

Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)

10

9

8

ANEXO I

• FICHA TÉCNICA DE MATERIALES

• PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS

•DESCRIPCIÓN TÉCNICA DEL PRODUCTO

• MARCADO CE

• CÓDIGO DEL PRODUCTO

• SUMINISTRO DEL PRODUCTO

ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO

Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales

Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público

Realización de ficha técnica (Anexo I)

Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)

Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas

y condiciones económicas)

Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma

Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras

Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras

PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

Envío del informe final al Servicio de Compras

Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma

Aprobación de la adquisición

Archivo dossier documentación (Anexo V)

1

13

7

6

5

3 4

11

12

14

Envío al Servicio de Compras

2

Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)

Realización de la prueba piloto

Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)

10

9

8

ANEXO II

COMPOSICIÓN DE LA COMISIÓN TÉCNICA

• JEFES DE DEPARTAMENTO DE ENFERMERÍA (SI SE PRECISA)

• JEFES DE UNIDAD DE ENFERMERÍA

• ENFERMERAS

• AUXILIARES DE ENFERMERÍA

• A.O.S (SI SE PRECISA)

• SUBDIRECTOR DE GESTIÓN

• JEFE DE DEPARTAMENTO DE COMPRAS

• JEFE DE UNIDAD DE COMPRAS

• MÉDICOS

• JEFES DE UNIDAD DE RRMM

ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO

Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales

Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público

Realización de ficha técnica (Anexo I)

Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)

Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas

y condiciones económicas)

Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma

Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras

Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras

PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

Envío del informe final al Servicio de Compras

Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma

Aprobación de la adquisición

Archivo dossier documentación (Anexo V)

1

13

7

6

5

3 4

11

12

14

Envío al Servicio de Compras

2

Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)

Realización de la prueba piloto

Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)

10

9

8

ANEXO III

ESTUDIO DE LA PRUEBA PILOTO

• DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO

• ANTECEDENTES Y SITUACIÓN ACTUAL

• OBJETIVOS

• METODOLOGÍA

• UNIDAD DONDE SE REALIZARÁ LA PRUEBA

• PROCEDIMIENTO DE LA PRUEBA

• FICHA DE VALORACIÓN DEL NUEVO PRODUCTO

ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO

Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales

Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público

Realización de ficha técnica (Anexo I)

Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)

Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas

y condiciones económicas)

Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma

Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras

Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras

PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

Envío del informe final al Servicio de Compras

Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma

Aprobación de la adquisición

Archivo dossier documentación (Anexo V)

1

13

7

6

5

3 4

11

12

14

Envío al Servicio de Compras

2

Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)

Realización de la prueba piloto

Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)

10

9

8

ANEXO IV

INFORME DE LA PRUEBA PILOTO

• ANÁLISIS DE DATOS DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS

• PERIODO DE PRUEBA

• NÚMERO DE LAS ENCUESTAS REALIZADAS

• CATEGORÍA PROFESIONAL DE LOS ENCUESTADOS

• UNIDADES DONDE TRABAJAN LAS PERSONAS ENCUESTADAS

• VALORACIONES REALIZADAS A CADA PREGUNTA DE LA ENCUESTA

• OBSERVACIONES APARECIDAS EN LA ENCUESTA

• CONCLUSIONES

• NOTA: Siempre se guardará un ejemplar del material de prueba realizado

ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS POR CONCURSO PÚBLICO

Cada ficha se elabora haciendo revisiones bibliográficas y revisando la documentación técnica de las casas comerciales

Para aportar cantidades y precio de salida del concurso público

Realización de ficha técnica (Anexo I)

Formación de la Comisión Técnica con personal relacionado con el uso del producto (Anexo II)

Valoración por la Comisión Técnica del producto presentado por las distintas casas comerciales (características técnicas y funcionales definidas

y condiciones económicas)

Envío de la documentación a la Dirección de Enfermería para su firma

Publicación del concurso público por parte del Servicio de Compras

Revisión y aceptación del acta técnica final por el Servicio de Compras

PRODUCTO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

PRODUCTO NO CONOCIDO VALORACIÓN POSITIVA

Envío del informe final al Servicio de Compras

Envío del acta técnica a la Dirección de Enfermería para su firma

Aprobación de la adquisición

Archivo dossier documentación (Anexo V)

1

13

7

6

5

3 4

11

12

14

Envío al Servicio de Compras

2

Protocolo de la prueba piloto (Anexo III)

Realización de la prueba piloto

Informe de la prueba piloto para la adquisición o rechazo del producto (Anexo IV)

10

9

8

ANEXO V

DOSSIER FINAL DOCUMENTACIÓN CONCURSO PÚBLICO

• PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS CON Nº DE EXPEDINTE

• VALORACIÓN ECONÓMICA PRESENTADA POR LAS CASAS COMERCIALES

• HOJA DE FIRMAS DE LOS PARTICIPANTES EN LA EVALUACIÓN TÉCNICA

• INFORME TÉCNICO FINAL FIRMADO POR LA DIRECCIÓN CORRESPONDIENTE

SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA

NUEVA ADQUISICIÓN

Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y

adjuntar informe

Realizar petición en volante de compra (Anexo I)

adjuntando informe de Ingeniería

Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II)

y volante de compra por la Jefe de Unidad

(Anexo I)

Realizar informe justificativo de necesidad de compra por

la Jefe de Unidad

Valoración de la solicitud realizada

Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales

Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al

Cliente

Si valoración positiva

Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras

Compra del producto por el Servicio de Compras

Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad

Si valoración positiva

Si valoración negativa

Si valoración negativa

ROTURAINCREMENTO DE LA

ACTIVIDADA CB

Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe

de Unidad

ANEXO I 

SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA

NUEVA ADQUISICIÓN

Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y

adjuntar informe

Realizar petición en volante de compra (Anexo I) adjuntando informe de

Ingeniería

Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II) y volante de compra por la

Jefe de Unidad (Anexo I)

Realizar informe justificativo de necesidad de compra por

la Jefe de Unidad

Valoración de la solicitud realizada

Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales

Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al

Cliente

Si valoración positiva

Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras

Compra del producto por el Servicio de Compras

Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad

Si valoración positiva

Si valoración negativa

Si valoración negativa

ROTURAINCREMENTO DE LA

ACTIVIDADA CB

Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe

de Unidad

SOLICITUD ARTICULO POR COMPRA DIRECTA

NUEVA ADQUISICIÓN

Realizar petición en volante de compra (Anexo I) y

adjuntar informe

Realizar petición en volante de compra (Anexo I) adjuntando informe de

Ingeniería

Realizar petición con volante de solicitud de compra de articulo nuevo (Anexo II) y volante de compra por la

Jefe de Unidad (Anexo I)

Realizar informe justificativo de necesidad de compra por

la Jefe de Unidad

Valoración de la solicitud realizada

Enviar solicitud a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales

Envío de la documentación a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al

Cliente

Si valoración positiva

Presentación por la Subdirección en la Comisión de Compras

Compra del producto por el Servicio de Compras

Envío del informe negativo a la Jefe de Unidad

Si valoración positiva

Si valoración negativa

Si valoración negativa

ROTURAINCREMENTO DE LA

ACTIVIDADA CB

Solicitar informe a Ingeniería de no reparación por la Jefe

de Unidad

Realización del informe de las necesidades detectadas y su coste económico final

Valoración conjunta entre la Jefe de Unidad, Jefe de Departamento

y Jefe de Unidad de Recursos Materiales de las necesidades de aparataje y mobiliario de la Unidad

Envío del informe a la Subdirección de Enfermería

DOTACIÓN DE RECURSOS EN UNIDADES EN REMODELACIÓN O DE NUEVA APERTURA

Informe de la Jefe de Unidad con la irregularidad detectada (Anexo I)

Envío del informe a la Unidad de Recursos Materiales

SEGUIMIENTO DE CALIDADES DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS

Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso

Valoración de la irregularidad detectada por la Unidad de Recursos Materiales

Envío del informe al Jefe de Servicio de Compras para solucionar el problema con la casa comercial

Informar a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales de la solución tomada

Informar a la Jefe de Unidad afectada y a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente

Envío del informe a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente

Registro para DETECCIÓN DE INCIDENCIAS en el suministro de RECURSOS MATERIALES

En relación a Cantidad Calidad Servicio Fecha --/--/---- Nº orden

Artículo Cod. almacén

Modelo - Marca

Proveedor Nº lote

INCIDENCIA

Servicio GFH Teléfono

D/Dña Categoría

Fdo. Vº Bº del Jefe de Unidad

Informe de la Jefe de Unidad con la irregularidad detectada (Anexo I)

Envío del informe a la Unidad de Recursos Materiales

SEGUIMIENTO DE CALIDADES DE PRODUCTOS ADQUIRIDOS

Si la incidencia es de calidad enviar muestra del producto defectuoso

Valoración de la irregularidad detectada por la Unidad de Recursos Materiales

Envío del informe al Jefe de Servicio de Compras para solucionar el problema con la casa comercial

Informar a la Jefe de Unidad de Recursos Materiales de la solución tomada

Informar a la Jefe de Unidad afectada y a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente

Envío del informe a la Subdirección de Enfermería de Procesos Ambulatorios y Orientación al Cliente

DESARROLLO PLAN DE NECESIDADES ANUAL

Envío de las necesidades a la Unidad de Recursos Materiales

Valoración por la Jefe de Unidad de las necesidades de aparataje, mobiliario y/o instrumental para el año en curso

Análisis de las necesidades recibidas

Envío de solicitud de compra conjunta al Servicio de Compras

Adecuación de los recursos asignados al presupuesto económico del Hospital

Distribución por GFH por parte del Almacén

Valoración técnica y económica de asignación de recursos solicitados

Realización del informe de recursos asignados

Aprobación final por la Subdirección de Enfermería correspondiente

Compra de los productos solicitados

Priorización por la Jefe de Departamento de las necesidades planteadas

• Otras Unidades y Servicios

• Clientes

RELACIÓN CON

CADENA DE VALORActividades que producen un valor añadido a una organización

• Desarrollo tecnológicoInforma a las unidades de los productos adecuados

• AprovisionamientoFacilita RRMM adecuados

• Logística externaAsesora sobre peticiones

• ProcesosActualización de registros

• Logística internaAtención y evaluación de las necesidades

CLIENTES

• Externos• Casas comerciales• Jefes de Unidad de RRMM de otros hospitales

• Internos• Dirección de Enfermería• Jefes de Unidad y Jefes de Departamento de Enfermería• División de Gestión• División Medica

IMPACTO DE LA UNIDAD• Beneficios esperados por el clienteDisponer de RRMM suficientes y de calidad

• Beneficios aportados por la unidadIdentificar, coordinar y facilitar RRMM Facilitar información sobre nuevos productos

• Repercusión en las unidades de EnfermeríaSatisfacción de los profesionalesUtilizar productos de calidadFacilitar la gestión de comprar bien

EVALUACIÓN

Nº de productos adquiridosNº de comisionesNº de personal asistenteNº de productos valoradosNº de productos en pruebaNº de productos de compra directaNº de unidades en remodelaciónNº de unidades de nueva creaciónNº de productos que presentan incidencia