manual de normas, procesos y procedimientos de la sección de
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Edificio Administrativo 1º piso – Teléfonos: 58-0274-2401998 – 2402771 - 2402526/Fax No. 2403310 - CE: dsia@.ula.ve
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA
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Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto:
AUTORIDADES UNIVERSITARIAS
2
Autoridades Universitarias
Mario Bonucci Rossini Rector
Patricia Rosenzweig Levy Vicerrectora Académica
Manuel Aranguren Rincón Vicerrector Administrativo
José María Andérez Álvarez Secretario
Rubén Darío Chacón Morón Director de Servicios de Información
Administrativa (DSIA)
Mérida, JUNIO 2009
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto:
EQUIPO DE TRABAJO
3
EQUIPO DE TRABAJO
ELABORADO POR:
T.S.U. LENINNA GUARACHE
Personal Directivo, Administrativo y Obrero del Departamento de Carpintería
de la Universidad De Los Andes
DISEÑO, COORDINACIÓN Y ASESORÍA:
Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ Especialista Organizacional y
Líder del Área de Modelado de Sistemas y Desarrollo Organizacional de la UD-DSIA
MÉRIDA, JUNIO 2009
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
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Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto:
INDICE DE CONTENIDO
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1. INTRODUCCIÓN 2. RESEÑA HISTÓRICA 3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO 3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales.
3.2. Estructura Organigramática en macro de la Unidad de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Dirección de Servicios Generales.
3.3. Estructura Organigramática en micro de la Unidad de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Dirección de Servicios Generales.
4. DIRECTORIO 5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES. 5.1. Modelo del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
• Diagrama de Jerarquía de Sistemas
5.2. Modelo de Objetivos del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
• Diagrama del Modelo de Objetivos
5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes. • Diagrama de Proceso
• Cadena de Valor
• Árbol de Procesos y Procedimientos Fundamentales
• Inventario de Procesos y Procedimientos.
• PROCESOS FUNDAMENTALES (PF):
o PF-1. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
o Índice de Contenido del Proceso.
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF-1.1 Solicitud de Mantenimiento.
PF- 1.2 Plan anual de Mantenimiento Rutinario de Ascensores.
o PF-2. SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMPARTIDAS (INTERNAS-EXTERNAS)
o Índice de Contenido del Proceso.
o Diagrama de Proceso.
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto:
INDICE DE CONTENIDO
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o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF-2.1 Programación semanal de actividades de limpieza
PF-2.2 Control de personal de limpieza
PF-2.3 Requisición de insumos y materiales de limpieza
PF-2.4 Reporte Semanal de Actividades.
PF-2.5 Limpieza del Edificio Administrativo
o PF-3. SERVICIO DE MENSAJERÍA
o Índice de Contenido del Proceso.
o Diagrama de Proceso.
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
PF-3.1 Registro diario de correspondencia
PF-3.2 Requisición de materiales de trabajo
PF-3.3 Distribución de Carpetas
PF-3.4 Distribución de Correspondencia
5.4. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
• Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
de la Universidad de Los Andes.
5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.
• Modelo Actor- Rol -Actividad
• Matriz Actores-Procesos
6. BIBLIOGRAFÍA 7. ANEXOS
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto:
INTRODUCCIÓN
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INTRODUCCIÓN
La elaboración del presente manual de procedimientos tiene como propósito fundamental
el contar con un documento de apoyo administrativo, que explique las actividades a
realizar por cada una de las áreas que integran la máxima casa de estudio.
La estructura organizativa de la Universidad de los Andes (ULA) tiene entre ellas el
Vicerrectorados Académico y el Vicerrectorado Administrativo, este último se encarga de
garantizar la equidad y responsabilidad social en la acción administrativa e Institucional, el
cual está compuesto de sistemas interrelacionados para planificar, coordinar y dirigir,
entre esos sistemas se encuentra la Dirección de Servicios Generales que sirven de
apoyo al Vicerrectorado administrativo para modernizar y mantener los servicios
estudiantiles como: comedor, transporte, entre otros.
Unas de las unidades organizativas pertenecientes a ésta Dirección es la Sección de
Mantenimiento del Edificio Administrativo que se encargan de establecer y mantener los
parámetros para el adecuado funcionamiento de los equipos, edificios, zonas verdes,
correspondencia y demás implementos que afectan la calidad en la prestación de los
servicios de la Universidad del Edificio Administrativo.
El objetivo del desarrollo de este Manual es sistematizar los procedimientos para así
diseñar e implementar procesos integrales y generar información útil y necesaria,
estableciendo medidas de seguridad, control, autocontrol y objetivos que participan en las
secciones nombradas de dicha dependencia.
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto:
RESEÑA HISTORICA
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2. RESEÑA HISTÓRICA
La Dirección de Servicios Generales fue creada según Decreto Rectoral en 1978, debido
a la necesidad que existía de organizar y unificar todas las actividades que eran
consideradas como servicios, de manera de auspiciar modificaciones que conduzcan a
una mayor eficiencia en los servicios de apoyo a las actividades Académicas de la
Institución.
De esta manera se logró la centralización de los distintos servicios estudiantiles y
administrativos, para mejorar y controlar los mismos, es así como nace la siguiente
estructura interna: Departamento de Comedor Universitario, Departamento Técnico y de
Servicios, Departamento de Transporte, Departamento de Carpintería, Sección de
Mantenimiento del Edificio Administrativo y Departamento de Compras.
MISIÓN: Proporcionar a la comunidad universitaria una serie de servicios fundamentales
que sirvan de soporte, a través del logro de mejorar el grado de bienestar y satisfacción
tanto a nivel individual como colectivo, para contribuir a alcanzar los fines académicos
propuestos por la comunidad. Esta unidad busca satisfacer al máximo las necesidades
básicas de los miembros de la comunidad universitaria, permitiéndoles a través de la
elevación de la calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y fortalecer su
desempeño académico.
VISIÓN: Ser la unidad efectiva de prestación de servicios básicos de la Universidad,
administrados de manera efectiva y eficiente con un enfoque estratégico de apoyo y
soporte a la actividad académica. Ultima modificación (05.11.2008)
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Materia: SISTEMA DE DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO Asunto:
3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
8
3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los
Andes.
3.2. Estructura Organigramática en Macro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.
3.3. Estructura Organigramática en Micro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática de la Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes
9
ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Fuente: http://www2.ula.ve/serviciosgenerales/ Figura 1. Organigrama de La Dirección de Servicios Generales de la Universidad de Los Andes
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática en macro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de
los Andes
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DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
VICERRECTORADO ADMINISTRATIVO
MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
3.1. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MACRO DEL SISTEMA DE SISTEMA DE
CARPINTERÍA
Figura 2. Organigrama en Macro de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática en micro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de
los Andes
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3.2. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DEL SISTEMA DE
MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Figura 3. Organigrama en Micro de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
3.1. Estructura Organigramática en micro del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de
los Andes
12
3.3. ESTRUCTURA ORGANIGRAMÁTICA EN MICRO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Figura 4. Organigrama de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Universidad de Los Andes
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO Asunto:
4. DIRECTORIO
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4. DIRECTORIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD DE
LOS ANDES
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO Asunto:
4. DIRECTORIO
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DIRECTORIO
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
SECCIÖN: Mantenimiento Edificio Administrativo
NOMBRE Y APELLIDO CEDULA CARGO NOMINAL EXTENSIÓN EXPERTO DEL
DOMINIO CONDICIÓN
Anel Rivas Lugo 13.803.991 Aseadora 2635 Fijo
Pilar Jiménez 13.500.150 Aseadora 2635 Fijo
Carlos Rangel 10.714.092 Ayudante de Servicio 2635 Fijo
Jesús Velásquez 13.098.530 Aseador 2635 Fijo
Argenis Sulbarán 6.701.080 Jardinero 2635 Fijo
Magali Rodríguez 5.201.217 Supervisor de Servicio 2602 X Fijo
Edgar Nava 8.022.970 Supervisor Mant. Edific. 2602 X Fijo
Cleida Rondón 4.492.573 Administradora Jefe 2632 X Fijo
Gloria Pacheco D. 10.100.113 Asistente Administrativo 2635 X Fijo
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA SALUD Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO Asunto:
5. MODELADO DE NEGOCIO
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5. MODELADO DE NEGOCIO (MN) DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES 5.1. Modelo del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los
Andes.
5.2. Modelo de Objetivos del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Universidad de Los Andes.
5.3. Modelo de Procesos de Negocio del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Universidad de Los Andes.
5.4. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Universidad de Los Andes.
5.5. Modelo Actores y Unidades Organizacionales.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA SALUD Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.1 MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
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5.1. MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE LA
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES • Diagrama de Jerarquía de Sistema del Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Dirección de Servicios Generales de la Universidad de los Andes.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA SALUD Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.1 MODELO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
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DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
Figura 5. Diagrama de Jerarquía de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
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5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE
LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
• Diagrama del Modelo de Objetivos del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de los Andes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.2. MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
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MODELO DE OBJETIVO DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
<<OBJETIVO >>VISIÓN
Ser la unidad efectiva de prestación de servicios básicos de la Universidad, administrados de manera efectiva y
eficiente con un enfoque estratégico de apoyo y soporte a la actividad
académica.
<<OBJETIVO >>MISIÓN
Proporcionar a la comunidad universitaria una serie de servicios fundamentales que sirvan de soporte, a través del logro de mejorar el grado de bienestar y satisfacción tanto a nivel individual como colectivo, para contribuir a
alcanzar los fines académicos propuestos por la comunidad. Esta unidad busca satisfacer al máximo las necesidades básicas de los miembros de la comunidad
universitaria, permitiéndoles a través de la elevación de la calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y
fortalecer su desempeño académico.
<<OBJETIVO >>OBJETIVO ESPECIFICO
Satisfacer al máximo las necesidades básicas de los miembros de la comunidad universitaria, permitiéndoles a
través de la elevación de la calidad de vida, mejorar las condiciones de trabajo y fortalecer su desempeño
académico
DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
<<OBJETIVO >>OBJETIVO
DESCRIPCIÓN
<<OBJETIVO >>OBJETIVO
Figura 6. Modelo de Objetivo de la Sección de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.3. MODELO DE PROCESOS DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
20
5.3. MODELO DE PROCESOS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE
LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES DE LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
• Diagrama de Proceso del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Universidad de Los Andes
• Cadena De Valor del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
• Árbol de Procesos Y Procedimientos Fundamentales del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
• Inventario de Procesos Y Procedimientos.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
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SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.3. MODELO DE PROCESOS DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
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DIAGRAMA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 7. Diagrama de Proceso del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la
Universidad de Los Andes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.3. MODELO DE PROCESOS DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
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CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva CeiSoft
Figura 8. Cadena de Valor del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO Asunto:
ÁRBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE PROCESOS DE FUNDAMENTALES
DEL SISTEMA DEL MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Figura 9. Árbol de Procesos y Procedimientos del Sistema de Mantenimiento del Edifico Administrativo de
la Universidad de Los Andes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO Asunto:
INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
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INVENTARIO DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO
DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
PROCESOS Nº DE PROCEDIMIENTOS PROCESOS FUNDAMENTALES
MANTENIMIENTO DE ASCENSORES 2 SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES 5
SERVICIO DE MENSAJERÍA 4
PROCEDIMIENTOS TENTATIVOS 11
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: PROCESOS FUNDAMENTALES
25
PROCESOS FUNDAMENTALES
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
Asunto: PORTADA
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PF-1 MATENIMIENTO DE ASCENSORES
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE
ASCENSORES
Asunto: ÍNDICE DE CONTENIDO
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INDICE DE CONTENIDO o PF-1. MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
• Procesos Fundamentales del Sistema de Mantenimiento de Ascensores (PF-1):
• PF-1.1 SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-1.2 PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS
ASCENSORES
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE
ASCENSORES
Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE
ASCENSORES
28
DIAGRAMA DE PROCESO DEL MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft Figura 12. Diagrama de Proceso del Mantenimiento de Ascensores
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE
ASCENSORES
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE
MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
29
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 13. Jerarquía de Proceso del Proceso de Mantenimiento de Ascensores
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 1: MANTENIMIENTO DE
ASCENSORES
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
30
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE MANTENIMIENTO DE ASCENSORES
• Procesos Fundamentales del Proceso de Mantenimiento de Ascensores (PF-1)
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.1: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
31
PF-1.1. SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.1: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 1.1 SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO
32
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.1: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
33
RESPONSABLE ACCIÓN
Personal de Mantenimiento
del Edificio Administrativo
1. Verifica condiciones de los ascensores. (Ver
procedimiento PF-2.4 Reporte Semanal de
Actividades).
2. Determina los daños del ascensor
3. Reporta daños.
Administradora
4. Recibe solicitud de arreglo del ascensor dañado o en
mal estado.
5. Verifica estado del daño.
6. Contacta a la empresa encargada del arreglo del
ascensor.
6.1. Llamada directa a la empresa.
6.2. Envío de oficio para el arreglo.
7. Recibe respuesta de la empresa.
8. Acuerda día y hora para verificar las fallas y arreglo.
Empresa Licitada
9. Traslado a la dependencia de técnicos.
10. Determinan daños y reparaciones.
11. Determinan presupuesto.
12. Envían presupuesto.
Administradora
13. Recibe presupuesto.
14. Verifica el presupuesto.
15. Ordena arreglo
Empresa Licitada
16. Reciben orden de arreglo.
17. Cambian piezas.
18. Reportan arreglos hechos y terminado.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.1: SOLICITUD DE MANTENIMIENTO
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
34
RESPONSABLE ACCIÓN
Administradora
19. Recibe reporte de arreglo
20. Crea orden de pago.
21. Realiza Cheque.
22. Notifica a la empresa pasar por la dependencia a
retirar el cheque.
23. Entrega cheque
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.2: PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
35
PF-1.2. PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS
ASCENSORES
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.2: PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 1.2 PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES
36
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-1.2: PLAN ANUAL DE MANTENIMIENTO RUTINARIO DE LOS ASCENSORES
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
37
RESPONSABLE ACCIÓN
Administradora
1. Planifica días para reparación intensa del ascensor.
2. Determina según calendario universitario.
2.1. Determina vacaciones colectivas.
2.2. Determina los mejores días para el arreglo.
2.3. Indica que sea los primeros días del mes de
Agosto
2.4. Determina horario diurno para el arreglo.
3. Redacta oficio de arreglo de ascensores para el
personal de vigilancia.
4. Entrega copia de oficio de arreglo de ascensores.
4.1. Entregar copias al personal de vigilancia, a la
empresa licitada y copia interna para el
departamento.
4.2. Entregar llaves de ascensor de carga al persona
de vigilancia.
Personal de Vigilancia
5. Recibe oficio de arreglo de ascensores.
6. Recibe llaves del Ascensor de Carga.
7. Verifica fecha y hora del arreglo.
8. Verifica tiempo del arreglo.
9. Notifica novedades sobre el arreglo de los ascensores
10. Habilitan ascensor de carga para labores de arreglo.
11. Ayuda en las labores de arreglo y mantenimiento de
los ascensores.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES
Asunto: PORTADA
38
PF- 2 SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES
Asunto: ÍNDICE DE CONTENIDO
39
INDICE DE CONTENIDO
o PF-2. SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES (INTERNAS Y EXTERNAS)
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
• Procesos Fundamentales del Sistema de Servicio de Limpieza de Áreas Comunes (Internas y Externas) (PF-2):
• PF-2.1. PROGRAMA SEMANAL DE ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-2.2. CONTROL DE PERSONAL DE LIMPIEZA
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-2.3. REQUISICIÓN DE INSUMOS DE MATERIALES DE LIMPIEZA
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-2.4. REPORTE SEMANAL DE ACTIVIDADES
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-2.5. LIMPIEZA DEL EDIFICO ADMINISTRATIVO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE
ÁREAS COMUNES
Asunto:
DIAGRAMA DE PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES
40
DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 14. Diagrama de Proceso del Servicio de Limpieza de Áreas Comunes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE
ÁREAS COMUNES
Asunto:
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES
41
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE SERVICIO DE LIMPIEZA DE ÁREAS
COMUNES
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 15. Jerarquía de Proceso del Proceso de Limpieza de Áreas Comunes
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL 2: SERVICIO DE LIMPIEZA DE
ÁREAS COMUNES
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
42
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE
LIMPIEZA DE ÁREAS COMUNES (INTERNAS Y EXTERNAS)
• Procesos Fundamentales del Proceso de Limpieza de Áreas Comunes (PF-2)
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.1: PROGRAMA SEMANAL DE
ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
43
PF-2.1 PROGRAMA SEMANAL DE
ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.1: PROGRAMA SEMANAL DE
ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.1 PROGRAMA SEMANAL DE ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
44
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.1: PROGRAMA SEMANAL DE
ACTIVIDADES DE LIMPIEZA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
45
RESPONSABLE ACCIÓN Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
1. Determina días laborables de la semana según
calendario universitario y fechas júbilo para la
universidad y dirección.
2. Planifica la distribución de acuerdo al personal
existente.
3. Determina la rotación de los oficios por semana.
4. Crea lista de asignados para limpieza por semana.
5. Evita la repetición de funciones por más de dos (2)
semanas seguidas.
6. Asigna el trabajo.
6.1. Limpieza de estacionamiento.
6.2. Mantenimiento de jardinería.
6.3. Limpieza de baños internos.
6.4. Limpieza de pasillos y escaleras internas.
7. Verifica que cada empleado de limpieza rote todas las
áreas de limpieza del edificio administrativo.
8. Recibe notificaciones de las condiciones o daños
efectuados al edificio y sus áreas (Ver procedimiento
PF-2.4 Reporte Semanal de Actividades).
9. Entrega llaves de Ascensor de carga a quien lo
solicite.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.2: CONTRO DE PERSONAL
DE LIMPIEZA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
46
PF-2.2 CONTROL DE PERSONAL DE
LIMPIEZA
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.2: CONTRO DE PERSONAL
DE LIMPIEZA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.2 CONTRO DE PERSONAL DE LIMPIEZA
47
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.2: CONTRO DE PERSONAL
DE LIMPIEZA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
48
RESPONSABLE ACCIÓN
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
1. Verifica asistencia de los empleados.
2. Exige diariamente la firma de los empleados en el
Libro de Asistencia.
2.1. Horarios de firmas: 7.30 a.m., 11.30 a.m., 5.00
p.m.
3. Previene posibles faltas de personal en los puestos
asignados.
4. Verifica falta.
4.1. Recibe órdenes médicas.
4.2. Cubre falta de personal.
5. Asigna a los Empleados de limpieza funciones en las
áreas en que falte personal.
6. Adjunta Lista de Asistencia de Empleados a los
reportes verbales semanales enviados a la
Administradora.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.3: REQUISICIÓN DE
INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
49
PF-2.3 REQUISICIÓN DE INSUMOS DE
INSUMOS Y MATERIALES
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.3: REQUISICIÓN DE
INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.3 : REQUISICIÓN DE INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA
50
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.3: REQUISICIÓN DE
INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
51
RESPONSABLE ACCIÓN
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
1. Corrobora material de existencia en almacén
1.1. De existir prosiguen con la asignación de
personal de limpieza y dotación de artículos de
limpieza.
1.2. De lo contrario.
1.2.1. Envía solicitud de materiales a la
Administración.
1.2.2. Envía especificaciones de cantidades y
materiales necesarios.
Administrador
2. Recibe solicitud de materiales.
3. Contacta a los proveedores.
4. Especificar cantidades de materiales a necesitar.
5. Crea orden de compra.
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
6. Recibe materiales y artículos de limpieza por parte del
proveedor.
7. Verifica los materiales pedidos con los recibidos.
8. Firma y sella recibido la nota de entrega.
9. Corrobora lista de asignados para las áreas de
limpieza y jardinería.
10. Verifica que sea final de semana y/o día viernes.
11. Convoca a los empleados de limpieza por áreas.
12. Expresa verbalmente asignación de oficios para la
semana siguiente.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.3: REQUISICIÓN DE
INSUMOS Y MATERIALES DE LIMPIEZA
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
52
RESPONSABLE ACCIÓN
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
13. Entrega materiales o productos de limpieza.
14. Indica tipos y cantidades de materiales entregados.
15. Indica cantidades de productos.
16. Indica tiempo aproximado de duración de tiempo para
la recarga de productos nuevamente.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.4: REPORTES SEMANAL DE
ACTIVIDADES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
53
PF-2.4 REPORTE SEMANAL DE
ACTIVIDADES
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.4: REPORTES SEMANAL DE
ACTIVIDADES
Asunto:
DIAGRAMA DE ACTIVIDAD 2.4 REPORTES SEMANAL DE ACTIVIDADES
54
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.4: REPORTES SEMANAL DE
ACTIVIDADES
Asunto:
DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
55
RESPONSABLE ACCIÓN
Personal de Limpieza y
Mantenimiento del Edificio
Administrativo y/o Personal
de Vigilancia
1. Verifica las condiciones del edificio. 2. Suministra notificaciones sobre el estado del edificio
administrativo.
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
3. Recibe notificaciones de las condiciones del edificio administrativo
4. Comprueba las notificaciones dadas por los
empleados de limpieza. 5. Determina materiales y equipos dañados y/o
averiados. 6. Reporta verbalmente los materiales y/o equipos
necesarios para reposición.
Administradora
7. Recibe reportes verbales de materiales y/o equipos necesarios para reposición.
8. Pide materiales a los proveedores o empresas
licitadas
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
9. Recibe materiales. 10. Entrega materiales y/o equipos a los empleados
correspondientes al daño o cambio. (Ver procedimiento PF – 2.3 Requisición de Insumos y materiales de Limpieza)
Personal de Limpieza y
Mantenimiento del Edificio
Administrativo y/o Personal
de Vigilancia
11. Recibe materiales y/o equipos. 12. Repone materiales y/o equipos.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.5: LIMPIEZA DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
56
PF-2.5 LIMPIEZA DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.5: LIMPIEZA DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 2.5 LIMPIEZA DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
57
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: PROCESO FUNDAMENTAL PF-2.5: LIMPIEZA DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
58
RESPONSABLE ACCIÓN
Supervisor del
Mantenimiento del Edificio
Administrativo
1. Ordena actividad y distribución. ( Ver Proceso
Fundamental PF-2.1: Programa Semanal de
Actividades de Limpieza)
Aseador
2. Recibe órdenes de actividad y distribución.
3. Recibe material y artículos de limpieza al final de la
semana.
4. Verifica las condiciones del Edifico.
4.1. Si están en buenas condiciones con la limpieza.
4.1.1. Continúa con la limpieza.
4.2. De lo contrario
4.2.1 Notifica verbalmente condiciones del
edificio (Ver Proceso Fundamental PF-2.4:
Reportes Semanal de Actividades).
5. Acondiciona ambiente para la limpieza.
6. Determina la mejor manera para la limpieza.
6.1. Coloca conos de advertencia.
6.2. Determina el orden de limpieza de pasillos.
6.3. Determina el orden de limpieza de los baños.
7. Determina la mejor hora para la limpieza.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERÍA
Asunto: PORTADA
59
PA- 3 SERVICIO DE MENSAJERÍA
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERÍA
Asunto: ÍNDICE DE CONTENIDO
60
INDICE DE CONTENIDO
o PF-3. SERVICIO DE MENSAJERÍA
o Diagrama de Proceso
o Diagrama de Jerarquía de Procesos
o Diagramas de Actividades y Procedimientos
• Procesos Fundamentales del Sistema del Servicio de Mensajería (PF-3):
• PF-3-1. REGISTRO DIARIO DE CORREPONDENCIA
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-3-2. REQUISICIÓN DE MATERIALES DE TRABAJO
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-3-3. DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
• PF-3-4. DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA.
o Diagramas de Actividades y Procedimientos.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERÍA
Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA
61
DIAGRAMA DE PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 16. Diagrama de Proceso del Servicio de Mensajería
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERÍA
Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA
62
DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DEL SERVICIO DE MENSAJERÍA
.
Fuente: Curso de Ingeniería de Requisitos 2005. Jonás Montilva - CeiSoft
Figura 17. Jerarquía de Proceso del Proceso de Servicio de Mensajería
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL 3: SERVICIO DE MENSAJERÍA
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
63
DIAGRAMAS DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DEL
SERVICIO DE MENSAJERÍA
• Procesos Fundamentales del Proceso del Servicio de Mensajería (PF-3)
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.1: REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
64
PF- 3.1 REGISTRO DIARIO DE
CORRESPONDENCIA
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.1: REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.1 REGISTRO DIARIO DE
CORRESPONDENCIA
65
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
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Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.1: REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
66
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de
Correspondencia
1. Recibe correspondencia.
2. Verifica estado de la correspondencia recibida.
3. Verifica si es de la oficina de correo.
4. Verifica destino de correspondencia recibida.
4.1. Determina núcleos.
4.1.1. Núcleo Táchira.
4.1.2. Núcleo Trujillo.
4.1.3. Núcleo El Vigía.
4.1.4. Núcleo Tovar.
4.2. Determina dependencias.
4.2.1. Direcciones.
4.2.2. Departamentos.
5. Registra en las carpetas correspondientes.
5.1. Si existe carpeta
5.1.1. Incluye correspondencia.
5.2. De lo contrario
5.2.1. Crea carpeta. (Ver procedimiento PF-3.2
Requisición de Materiales de Trabajo).
6. Cuenta la cantidad de folios que contiene la
comunicación.
7. Registra en el Hoja de control de correspondencia los
datos relacionados con la documentación recibida
proveniente de direcciones, departamentos y
dependencias universitarias o particulares.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.1: REGISTRO DIARIO DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
67
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de
Correspondencia
8. Registra fecha, hora (llegada – Salida), número del
oficio, origen y destino Firma del que Recibe.
9. Distribuye la correspondencia. (Ver procedimiento PF-
3.4: Distribución de Correspondencia).
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.2: REQUISICIÓN DE MATERIALES DE TRABAJO
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
68
PF-3.2 REQUISICIÓN DE MATERIALES
DE TRABAJO
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
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Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.2: REQUISICIÓN DE MATERIALES DE TRABAJO
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.2 REQUISICIÓN DE MATERIALES
DE TRABAJO
69
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.2: REQUISICIÓN DE MATERIALES DE TRABAJO
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
70
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de
Correspondencia
1. Verifica la existencia de carpetas.
2. Verifica la existencia en cada carpeta de la Hoja de
Control de Correspondencia.
2.1. De existir.
2.1.1. Verifica los renglones restantes vacíos.
2.1.2. Termina de llenar la planilla.
2.2. De no existir.
2.2.1. Busca archivo en el computador
2.2.2. Imprime Hoja de Control de
Correspondencia.
2.2.3. Verifica el Nº de Hoja de Control de
Asistencia.
2.2.4. Coloca nueva Hoja de Control de
Correspondencia.
3. Verifica la existencia de Hoja de Solicitud de Pedido
por Trabajo o Servicio.
3.1. De existir
3.1.1. Verifica la existencia impresa.
3.2. De no existir
3.2.1. Busca archivo en el computador
3.2.2. Imprime Hoja de Control de
Correspondencia.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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Vigencia de la Ultima Modificación:
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Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.3: DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
71
PF-3.3 DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
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Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
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Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.3: DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.3 DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS
72
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.3: DISTRIBUCIÓN DE CARPETAS
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
73
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de
Correspondencia
1. Recibe correspondencia (Ver procedimiento PF-3.1
Registro Diario de Correspondencia).
2. Ordena la correspondencia.
3. Registra en carpetas. (Ver procedimiento PF-3.2
Requisición de Materiales de Trabajo)
4. Verifica coincidencia entre correspondencia y carpeta.
5. Verifica fecha y urgencia de la correspondencia.
5.1. Si es Urgente.
5.1.1. Llama al mensajero
5.1.2. Entrega Correspondencia.
5.1.3. Exige firma de entrega en la carpeta
correspondiente.
5.2. Si es Urgente para alguna dependencia del
Edificio Administrativo. (Ver Procedimiento PF-
3.4 Distribución de Correspondencia).
6. Coloca en carpetas los sobres y folios.
7. Ordena por Dependencia.
8. Transcribe datos recopilados al archivo automatizado
del computador.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.4: DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
74
PF-3.4 DISTRIBUCIÓN DE
CORRESPONDECIA
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.4: DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DIAGRAMA DE ACTIVIDAD: 3.4 DISTRIBUCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
75
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.4: DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
76
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de
Correspondencia
1. Determina origen de la correspondencia.
1.1. Si es para Dependencias fuera del Edificio
Administrativo.
1.1.1. Llama al mensajero.
1.1.2. Entrega correspondencia.
1.1.3. Exige firma de recibido.
1.2. Si para núcleo
1.2.1. Entrega a la Oficina General de Correo.
2. Acumula cierta cantidad de correspondencia.
3. Verifica días para la entrega de correspondencia.
3.1. Determina días intermedios y finales (Miércoles –
Viernes).
4. Determina urgencia de la correspondencia.
5. Recolecta carpetas contenedoras de correspondencia.
6. Selecciona recorrido por el Edificio Administrativo
6.4. Determina Dependencia.
6.5. Determina Departamento.
6.6. Determina Oficina.
6.7. Determina Piso.
7. Si hay Secretaria y/o Recepcionista.
7.1. Entrega directamente correspondencia para toda
la dependencia.
7.2. Llena Hoja de Control de Correspondencia.
7.3. Entrega Carpeta.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia:
PROCESO FUNDAMENTAL PF-3.4: DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Asunto: DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO
77
RESPONSABLE ACCIÓN
Receptor de
Correspondencia
7.4. Exige firma y sello de recibido
8. Si no hay secretaria
8.1. Dirigirse hasta el destinatario.
9. Verifica lo entregado.
10. Transcribe al archivo automatizado.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
78
5.4. MODELO DE REGLAS DE NEGOCIO DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO DE
LA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
• Diagrama del Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo de la Universidad de Los Andes.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.4. MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO
79
MODELO DE REGLAS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Fuente: Modelado de Reglas de Negocios. Curso Modelado de Sistema. BASAD
Figura 18. Modelo de reglas del sistema de Mantenimiento del Edificio Administrativo
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
80
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES
• Modelo Actor – Rol – Actividad
• Matriz Actores – Procesos
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
81
MODELO ACTOR – ROL – ACTIVIDAD DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL
EDIFICIO ADMINISTRATIVO
MODELO PROCESO - ACTOR - ROL UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES
DEPARTAMENTO: Mantenimiento del Edificio Administrativo
Nº PROCESO NOMBRE Y APELLIDO ACTOR ROL NOMINAL ROL FUNCIONAL
1 Apoyo Gerencial Cleida Rondón Administradora Administradora Jefe Administradora
2 Gloria Pacheco D.
Personal T.S.U. Fijo
Asistente Administrativo Supervisor Mant. Edif.
3 Anel Rivas Personal Obrero Fijo Aseadora Aseadora
4 Pilar Jiménez Personal Obrero Fijo Aseadora Aseadora
5 Carlos Rangel
Personal Obrero Fijo
Ayudante de Servicio Ayudante de Servicio
6 Jesús Velásquez
Personal Obrero Fijo Aseador Aseador
7 José Guillen Personal Obrero Fijo
Ayudante de Servicio Ayudante de Servicio
8
Mantenimiento del Edificio Administrativo
Argenis Sulbarán
Personal Obrero Fijo Jardinero Jardinero
9 Magali Rodríguez
Personal Obrero Fijo
Supervisor de Servicio
Receptor de Correspondencia
10 Servicio de Mensajería
Edgar Nava Personal Obrero Fijo
Supervisor Mant. Edific. Supervisor Mant. Edific.
11 Mantenimiento de Ascensores Cleida Rondón Administradora Administradora Jefe Administradora
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
82
MODELO ACTORES – PROCESOS DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL
EDIFICIO ADMINISTRATIVO
Apoyo Gerencial ROL ACTIVIDAD
ADMINISTRADOR
JEFE
• Diseña, programa y dirige los sistemas y procedimientos contables, administrativos y/o financieros. • Analiza, maneja y controla partidas presupuestarias. • Autoriza los movimientos relacionados con el área. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. • Procesa y tramita puntos de cuentas relacionados con pagos, contratación de servicios y otros. • Informa a la autoridad competente sobre la situación financiera y administrativa de la dependencia. • Participa en la elaboración del presupuesto anual de la unidad. • Suple a la autoridad competente en reuniones referentes al área administrativa. • Elabora los manuales de Políticas, Normas y Procedimientos administrativos de la dependencia. • Representa a la unidad ante el Comité de Compras. • Realiza seguimiento de las diferentes tramitaciones, en cuanto a solicitud de equipos y materiales. • Participa en los actos de licitaciones privadas y públicas y en el control y apertura de cotizaciones. • Administra y controla el fondo fijo especial asignado a la unidad. • Verifica los trámites por solicitudes de compra de divisas. • Controla el movimiento financiero que se llevan en los bancos. • Ordena y verifica los trámites de los asuntos del régimen tributario, que sean necesarios efectuar por la
dependencia. • Revisa y aprueba facturas, órdenes de pago, cheques, órdenes de compra y otros. • Maneja partidas presupuestarias, autorizando erogaciones que sean necesarias para cubrir gastos de
funcionamiento interno. • Administra los recursos económicos y materiales de la unidad. • Revisa y coordina la preparación de los estados de la Ejecución Financiera. • Coordina y controla los inventarios de los bienes nacionales. • Vela por la custodia y preservación de la documentación, relacionada con la unidad. • Representa a la Institución en el área de su competencia. • Administra, a través de cuentas bancarias, los adelantos que hace la Institución. • Rinde cuentas al supervisor inmediato sobre la gestión administrativa. • Maneja, contrata y supervisa cotizaciones requeridas por la unidad. • Mantiene contacto permanente con los proveedores y vela por el cumplimiento de los procedimientos
administrativos exigidos por la Institución. • Elabora y envía a la unidad responsable los estados de ganancias y pérdidas balances, rendición de
cuentas, gastos de operación, retenciones, aportes, entre otros. • Revisa y analiza libros de contabilidad diario, mayor, proveedores y auxiliares de retención. • Asiste y participa en reuniones de la unidad. • Realiza arqueos de caja y los verifica con los registros contables. • Supervisa, controla y distribuye las actividades del personal a su cargo. • Solicita traslado de fondo entre las diferentes partidas. • Redacta informes, correspondencias, actas, circulares y demás comunicaciones de la unidad. • Opera un microcomputador para accesar información. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
83
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
• Asiste en el desarrollo de los programas y actividades de la unidad. • Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad. • Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo. • Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de
asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.
• Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso. • Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.
• Realiza seguimiento a los pagos para su cancelación oportuna. • Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios. • Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia. • Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo,
avance a justificar, caja chica, etc. • Realiza registro contable. • Controla los avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de
urgencias. • Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a
justificar. • Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de
los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica. • Elabora y tramita solicitudes de autorización de modificación presupuestaria. • Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y
Programación Presupuestaria. • Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales
y caja chica. • Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general. • Tramita los depósitos bancarios y mantiene registro de los mismos. • Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la
existencia de los mismos. • Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones,
máquinas y/o equipos de la dependencia. • Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos. • Lleva control de la caja chica. • Brinda apoyo logístico en actividades especiales. • Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas. • Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad. • Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad. • Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros. • Atiende e informa al público en general. • Recibe, verifica y registra las requisiciones de compras de unidades solicitantes. • Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados
por el supervisor.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
84
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
• Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras. • Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes. • Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores. • Recibe expedientes de las unidades solicitantes y lleva registro de las órdenes de compras. • Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de
compras. • Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías. • Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago. • Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas. Informa a los proveedores sobre
la cancelación de las facturas. Lleva registros y el archivo de expedientes de proveedores. • Mantiene informado al supervisor sobre las actividades realizadas y/o cualquier irregularidad presentada. • Conforma y formula las observaciones pertinentes a las autoliquidaciones de Impuesto Sobre la Renta
efectuadas por el personal de la Institución. • Revisa y/o liquida planillas de Impuesto Sobre la Renta. • Envía planillas de recaudación de impuesto al Ministerio de Hacienda. • Realiza cálculos de órdenes de pagos de las planillas correspondientes. • Suma los montos de las planillas correspondientes y determina la cifra por cancelar a la tesorería nacional. • Elabora la relación del resumen de las planillas correspondientes. • Calcula el monto del impuesto a retener a los docentes que están disfrutando del beneficio de beca. • Controla que se haga efectiva la retención de impuestos. • Elabora relación mensual de los impuestos retenidos y enterados para enviarlos al Ministerio de Hacienda. • Elabora la relación de los timbres fiscales, lo cancelado por la Institución a proveedores, contratista y
personas naturales. • Realiza cálculos y ajustes necesarios relativos a la declaración de rentas del personal jubilado. • Verifica y ajusta la correspondencia entre los montos descontados y los cancelados. • Recibe y conforma los listados a enviar por la declaración definitiva. • Recibe oficios, formatos y otros documentos de solicitud de viáticos. • Realiza cálculos de los viáticos según reglamento de viáticos. • Solicita reposición de chequera ante la unidad responsable. • Elabora y entrega los cheques para viáticos. a la unidad responsable. • Elabora las órdenes de pago y solicita su autorización ante la unidad responsable. • Mantiene relación de los pagos realizados en el área de viáticos. • Solicita ante la unidad responsable la autorización para la reposición de los fondos para pagos por
concepto de viáticos. • Realiza conciliaciones bancarias para el ajuste entre el estado de cuenta emitido por el banco y el saldo de
la chequera de viáticos. • Archiva y lleva el control de los documentos del área. • Solicita y verifica los soportes demostrativos de los gastos realizados. • Lleva el control presupuestario del gasto y disponibilidad de la partida de viáticos. • Realiza los trámites de pasajes y traslado a personal de la Institución como a invitados. • Transcribe y accesa información operando un microcomputador. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la
organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
85
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
SUPERVISOR DE MANTENIMIENTO
• Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecución de tareas relacionadas con el área.
• Distribuye y supervisa el trabajo del personal a su cargo. • Establece cronogramas de trabajo a cumplir. • Imparte órdenes e instruye al grupo de trabajo sobre la forma a desarrollar las tareas
asignadas. • Inspecciona el progreso, calidad y cantidad del trabajo realizado. • Inspecciona las edificaciones y sus alrededores para asegurarse de su estado de
limpieza y del mantenimiento en general. • Llena formatos de solicitudes de materiales y equipos. • Recibe materiales y equipos de trabajos y los distribuye a su personal. • Controla la asistencia del personal a su cargo. • Estima el tiempo y materiales requeridos para la ejecución de obras menores
asignadas a su grupo de trabajo y mantiene control de las mismas. • Mantiene registro de tiempo y materiales usados en los trabajos. • Elabora informes detallados de los trabajos realizados, materiales utilizados,
inconvenientes presentados y los presenta a su superior inmediato. • Atiende solicitudes y reclamos por limpieza y mantenimiento en general e imparte las
correspondientes órdenes para su solución. • Vela por el buen uso y conservación de los equipos, herramientas y demás bienes
asignados a la unidad a su cargo. • Elabora y presenta reportes estadísticos referidos a aspectos de su competencia. • Reporta a su superior inmediato las novedades ocurridas. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
86
Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
SUPERVISOR DE
SERVICIO
• Coordina conjuntamente con el personal obrero a su cargo, la ejecución de tareas relacionadas con el área.
• Distribuye las tareas a realizar por los obreros en las áreas de su competencia. • Participa en la realización de trabajos complejos de mantenimiento. • Realiza cambios en los obreros a su cargo, de acuerdo con el rendimiento de los
mismos, dentro de su área de trabajo. • Estudia e interpreta planos de proyectos y los discute con el supervisor inmediato. • Atiende directamente las órdenes de reparación. • Verifica los trabajos luego de realizados, a fin de dar cumplimiento con lo solicitado y
que reúna con las condiciones requeridas. • Estima costos, tiempo y materiales necesarios para la realización de los trabajos de
mantenimiento. • Elabora pedidos de material, recomendando la adquisición de herramientas y equipos
de alta calidad. • Supervisa mudanzas de materiales y equipos de las dependencias de la Institución. • Vela por el apoyo logístico de eventos en las dependencias de la Institución. • Lleva control de asistencia del personal a su cargo, reportando ausencias, permisos,
etc. y solicita los suplentes cuando lo amerite. • Adiestra al personal obrero a su cargo, sobre el correcto uso de las herramientas,
materiales y equipos de mantenimiento. • Vela por el cumplimiento de las normas relacionadas con el área de mantenimiento,
por parte del personal a su cargo. • Lleva el control de los materiales y herramientas que le son suministrados a los
obreros a su cargo. • Detecta alguna irregularidad en el desempeño de las actividades de servicios por el
personal a su cargo y sugiere soluciones concretas que estén a su alcance. • Reporta a su supervisor inmediato acerca de alguna irregularidad presentada en el
desempeño de las actividades de servicios, para su solución. • Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización. • Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. • Elabora informes periódicos de las actividades realizadas. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
Vigencia de la Ultima Modificación:
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos
SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA ÁREA: SERVICIO DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO ADMINISTRATIVO Página: MNPP-1/1
Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
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Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
ASEADOR
• Asear las instalaciones de la Organización, así corno distribuir material de aseo, utilizando los equipos y materiales correspondientes para mantener en condiciones óptimas de limpieza a las mismas.
• Realiza la limpieza de oficinas, laboratorios, pasillos, baños y otras áreas. • Limpia paredes, tabiques, puertas, vidrios, ventanales, escritorios, mesones, muebles
y accesorios en laboratorios, aulas y oficinas • Suministra y coloca en sus respectivos lugares: toallas, jabón, papel sanitario,
desodorantes y otros. • Recoge, embolsa y coloca la basura en sus respectivos depósitos. • Moviliza material de oficina y mobiliario. • Abre y cierra puertas, enciende y apaga luces, activa y desactiva equipos de oficina,
en horas previamente establecidas. • Llena reportes de las tareas asignadas. • Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
organización. • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. • Es responsable con carácter constante por el uso de materiales, equipos y
herramientas tales como: detergentes, mopas, paños, ceras material de cristalería, pinzas, cloro, pulidora, aspiradora, cepillo, pala, escardilla, escobillón, espátula, hornos de esterilización, entre oíros.
• Es responsable del mantenimiento de los equipos y herramientas de manera Indirecta y con carácter periódico.
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Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 5. MODELO DE NEGOCIO
5.5. MODELO DE ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES DEL SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
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Apoyo Gerencial
ROL ACTIVIDAD
AYUDANTE DE
SERVICIO
• Barre, lava, aspira, desmancha, encera y pule los pisos de las áreas de la Organización que le sean asignadas.
• Limpia y desmancha paredes, ventanas, vidrios, puertas, fórmicas y maderas de tabiques divisorios de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas.
• Limpia escritorios, sillas, pupitres, mesas, archivos y demás equipos de oficinas. • Retira afiches, propaganda y anuncios publicitarios en general de las diferentes áreas de la
Organización. • Retira cualquier tipo de material o sustancia adherida a paredes, pisos, equipos y mobiliarios
de las diferentes áreas de la Organización que le sean asignadas. • Recoge, empaca y traslada los desperdicios a los sitios destinados para su recolección. • solicita, ordena y controla materiales y artículos de limpieza, velando por el buen uso del
mismo. • Distribuye servilletas, jabón, papel higiénico y detergentes entre los baños de la Organización. • Distribuye los botellones de agua potable por las diferentes instalaciones de la Organización. • Instala los equipos audiovisuales para eventos, clases, conferencias, etc. • Verifica el buen estado y el uso de los equipos audiovisuales que han sido solicitados en
préstamo. • Organiza en el depósito los equipos audiovisuales. • Traslada en carrucha equipos, mobiliarios y materiales de oficina dentro de las instalaciones de
la Organización. • Carga y descarga materiales, equipos y otros bienes en vehículos automotores livianos o
pesados. • Amarra y ajusta la carga en la plataforma del vehículo y tiende el encerado. • Realiza mudanzas entre las distintas dependencias de la Organización. • Embala y organiza material académico / administrativo y equipos de oficina. • Compra material de oficina. • Lava la cafetera una vez utilizada. • Colabora con el servicio de refrigerios cuando se realizan reuniones, conferencias, talleres,
etc. • Riega plantas y jardines interiores. • Realiza tareas generales de jardinería. • Abre y cierra puertas cuando se le solicita. • Ayuda al personal de mantenimiento y transporte en actividades menores de reparación y /o
servicio según le sean asignadas. • Informa al personal de mantenimiento sobre posibles fallas en los equipos. • Llena reportes periódicos de las tareas realizadas. • Mantiene limpio y en orden equipos y sitio de trabajo. • Cumple con las normas y procedimientos de seguridad integral establecidos por la
organización • Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 7.ANEXOS
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BIBLIOGRAFIA
• Montilva, Jonás. Ingeniería de Requisitos V3.0. CEISOFT, 2005. Mérida-
Venezuela • Barrios, Judith. Taller Modelado de Objetivos. Departamento de Computación,
2005. Mérida-Venezuela • www.ula.ve • www.ula.ve/personal/varios_opsu/Manual_Cargos.html
Elaborado por: DSIA-JUNIO 2008
Aprobado por: CONSEJO UNIVERSITARIO Resolución No. CU 2009 Fecha: 26.10.09
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Materia: SISTEMA DE MANTENIMIENTO DEL EDIFICIO
ADMINISTRATIVO
Asunto: 7.ANEXOS
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7. ANEXOS
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