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H. AYUNTAMIENTO DE LAGOS DE MORENO, JALISCO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA JEFATURA DE SERVICIOS
GENERALES
2015 - 2018
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 2 de 23
CUADRO DE CONTROL
Elaboró:
Jefatura de Servicios Generales
Fecha de elaboración:
30 de marzo de 2016
Actualización: 30 de abril de 2017 Versión 02
Código SDF-DE-MP-02 Página 2 de 233
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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BITÁCORA DE REVISIONES
No.
Fecha del
cambio
Referencia del punto
modificado
Descripción del cambio
1
2
3
4
5
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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ÍNDICE
1. CUADRO DE CONTROL
2. BITÁCORA DE REVISIONES
3. RELACIÓN SISTEMÁTICA
4. DIAGRAMA DE FLUJO
5. DESCRIPCIÓN
6. ANEXOS
7. AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO
RELACIÓN SISTEMÁTICA
PRODECIDIMIENTO 1: Electricidad y Fontanería
ENTRADA
Insumos
Cable (diferente tipos y calibres), lámparas ahorradoras, cinta aislante lámparas fluorescentes, canaletas, pijas,
tornillos, grapas, cajas de contacto, contactos tubo galvanizados, tubo corrugado, balastras, cajas térmicas,
pastillas térmicas, sockets, tubería de cobre, reflectores, Herrajes, mangueras
para sanitario y lavamanos, “sapitos”, cuellos de cera, tapones hembra y macho, tubería galvanizada, tubería de
cobre, tubería de PVC, flotadores, yeso pegazulejo, empaques, guías
destapacaños, gas lp, llaves de nariz llaves mezcladoras, llaves individuales, sanitarios lavamanos, etc.
Proveedor Todos los que el departamento de proveeduría asigne, contrate o empadrone.
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIAGRAMA DE FLUJO: Electricidad Y Fontanería
SECRETARIA JEFA DE SERVICIOS
GENERALES ELECTRICISTA /
FONTANERO
Procedimientos
Llega el reporte vía oficio, llamada
telefónica, verbalmente y/o en persona; también se realizan visitas de rutina a las
áreas comunes (patio presidencia, sala de cabildo, salas de juntas, etc.) por parte del personal de mantenimiento.
SALIDA
Producto o
Servicio Reparación, instalación, mejora y
mantenimiento en general.
Usuario o Cliente Todas las dependencias y oficinas al interior del H. Ayuntamiento.
Procedimiento
Se procede a revisar el área afectada,
hacer listado de consumibles necesarios, y finalmente a la reparación, instalación
o mantenimiento respectivo. (después de cada reparación e instalación o corrección se elabora un
reporte de actividades mismo que firma el solicitante)
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INICIO
PASO 1
PASO 4
PASO 2
PASO 3
NO SI
PASO 5
PASO 6
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DESCRIPCIÓN
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
1
Secretaria Recibe el reporte vía telefónica u oficio
Listado de reportes
2
Jefa de Servicios Generales
Revisa el reporte en turno e instruye al electricista para que
valore dicho servicio
3
Electricista / Fontanero
Va y revisa los
daños y elabora listado de insumos
4
Secretaria
Elabora requisición
de insumos necesarios
Requisición
5
Jefa de Servicios Generales
Revisa y autoriza la requisición
elaborada para enviarse a Proveeduría
Requisición
6
Electricista / Fontanero
Recoge Material en proveeduría
7
Electricista / Fontanero
Acciona la reparación, instalación o
corrección y elabora el reporte.
Reporte de
servicio
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PRODECIDIMIENTO 2: Veladores
ENTRADA
Insumos
Impermeables, raidolitos, botas de hule, Lámparas, electricidad, combustibles,
etc.
Proveedor
Todos los que el departamento de
proveeduría asigne, contrate o empadrone.
Procedimientos Solicitud escrita de las diferentes dependencias
SALIDA
Producto o Servicio
Velar por la seguridad de los inmuebles,
maquinaria, vehículos, herramientas etc. al interior del H. Ayuntamiento.
Usuario o Cliente Todas las dependencias y oficinas al interior del H. Ayuntamiento.
Procedimiento
Llega la solicitud via oficio para asignar a
uno, dos o los veladores necesarios para velar por la seguridad de los inmuebles,
maquinaria, vehículos, herramientas etc. al interior del H. Ayuntamiento.
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIAGRAMA DE FLUJO: Veladores
SECRETARIA JEFA DE SERVICIOS
GENERALES ENCARGADO DE
VELADORES VELADORES
INICIO
PASO 1
PASO 2
DESCRIPCIÓN
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
1 Secretaria
Recibe el reporte vía
oficio
Listado de reportes
2
Jefa de Servicios Generales
Revisa la solicitud y
en conjunto con el encargado de veladores se
realizan las asignaciones y
trámites correspondientes
Rol de veladores
FIN
NO SI
PASO 3 PASO 5
FIN
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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3
Encargado de Veladores
Una vez decidida la
designación pertinente procede a
informar del respectivo rol a los veladores
Rol de Veladores y
tarjeta de asistencia
4 Velador
Solicita llaves del inmueble y acude al
mismo para velar por su seguridad.
5 Jefa de Servicios Generales
Supervisión aleatoria Diurna y nocturna respectivamente
PRODECIDIMIENTO 3: Intendentes
ENTRADA
Insumos
Trapeadores, escobas, cloro, fabuloso, Aromatizante, cubetas, fibras, lijas, cepillos, franelas, mandiles, sarricida,
agua, etc.
Proveedor
Todos los que el departamento de
proveeduría asigne, contrate o empadrone
Procedimientos Se asignan tareas diversas de aseo a
todo el personal de intendencia
SALIDA
Producto o
Servicio Limpieza y aseo general
Usuario o Cliente Todas las dependencias y oficinas al interior del H. Ayuntamiento.
Procedimiento
Se distribuyen equitativamente las tareas Diversas de limpieza y aseo entre todo el personal de intendencia.
El personal de intendencia acude al almacén para que el almacenista haga
entrega de los insumos necesarios para accionar sus tareas. Acuden a sus áreas asignadas para
proceder con la limpieza respectiva.
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIAGRAMA DE FLUJO: Intendentes
SECRETARIA JEFA DE SERVICIOS
GENERALES ENCARGADO DE INTENDENTES
INTENDENTES
INICIO
PASO 1
PASO 2
FIN
NO SI
PASO 3 PASO 5
FIN
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DESCRIPCIÓN
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
1 Secretaria
Recibe el reporte vía oficio
Listado de reportes
2
Jefa de Servicios Generales
Revisa la solicitud y
organiza conjuntamente con el encargado de
intendencia la distribución de las
tareas.
Rol de intendentes
3
Encargado de Intendentes
Una vez decidida la
designación pertinente procede a informar del
respectivo rol a las intendentes
Rol de intendentes
4
Intendente
Solicita llaves del inmueble y acude al mismo para su aseo
y limpieza
5
Jefa de Servicios Generales
Supervisión aleatoria
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PRODECIDIMIENTO 4: Mensajeros
ENTRADA
Insumos
Copias, mochila, combustible, sellos, cojín para sello, carpetas separadoras,
folders, impermeables, casco de motociclistas, refacciones de
motocicletas, etc.
Proveedor
Todos los que el departamento de proveeduría asigne, contrate o
empadrone
Procedimientos Las diferentes dependencias entregan
documentación al mensajero.
SALIDA
Producto o Servicio
Distribución de documentación,
circulares, invitaciones de una dependencia a otra, del Ayuntamiento a empresas escuelas instancias de
gobierno etc.
Usuario o Cliente
Entrega a dependencias del
ayuntamiento, empresas escuelas instancias de gobierno etc
Procedimiento
El mensajero acude a cada
dependencia, recoge la documentación y la entrega a la dependencia, oficina,
escuela a la cual va dirigida
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIAGRAMA DE FLUJO: Mensajeros
MENSAJERO DEPENDENCIAS
INICIO
PASO 1
PASO 2
DESCRIPCIÓN
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
1 Mensajero
Recibe
documentación de las diferentes
dependencias
2
Dependencias
Entrega
documentación en la dependencia a la cual va dirigida
Bitácora de mensajeros
FIN
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PRODECIDIMIENTO 5: Encargado de Centro de Copiado
ENTRADA
Insumos Hojas de papel, luz eléctrica, tóner, tinta,
Papelería, renta de fotocopiadora etc.
Proveedor
Todos los que el departamento de
proveeduría asigne, contrate o empadrone
Procedimientos Las diferentes dependencias solicitan las fotocopias al centro de copiado
SALIDA
Producto o Servicio
Fotocopias de documentos, circulares,
oficios etc.
Usuario o Cliente Dependencias pertenecientes al H.
Ayuntamiento
Procedimiento
Personal de las diferentes dependencias
solicitan las fotocopias mediante un vale el cual se le entrega al encargado, posteriormente se le entrega sus
documentos junto con las fotocopias solicitadas
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIAGRAMA DE FLUJO: Encargado De Centro De Copiado
DEPENDENCIAS ENCARGADO DE
CENTRO DE
COPIADO
INICIO
PASO 1
PASO 2
DESCRIPCIÓN
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
1 Dependencias
Solicitan fotocopias de documentación,
oficios, circulares
Vale de fotocopias
2
Jefe de centro de copiado
Elabora y entrega
fotocopias solicitadas
FIN
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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PRODECIDIMIENTO 6: Encargado de Conmutadores
ENTRADA
Insumos Teléfono, directorio, agenda, papelería calendario de actividades, itinerarios.
Proveedor
Todos los que el departamento de proveeduría asigne, contrate o
empadrone
Procedimientos
Personas ajenas o pertenecientes al H. Ayuntamiento solicitan teléfonos o
enlazar llamadas con oficinas pertenecientes al mismo
SALIDA
Producto o
Servicio
Proporcionar números telefónicos o enlazar llamadas a las diferentes
dependencias
Usuario o Cliente Personal del H. Ayuntamiento o personas ajena
Procedimiento
Por medio de vía telefónica se solicita información, números telefónicos o el
enlace a una oficina o dependencia determinada
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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DIAGRAMA DE FLUJO: Encargado de Conmutador
PERSONAS AJENAS O PERTENECIENTES AL H.
AYUNTAMIENTO
ENCARGADO DE CONMUTADOR
DEPENDENCIA
INICIO
PASO 1
PASO 2
DESCRIPCION
No. Responsable (puesto y área) Actividad Formato de guías
y plantillas
1 Personas ajenas o pertenecientes al H.
Ayuntamiento
Solicitan información, números telefónicos
o enlace de llamada
2
Encargado de Conmutador
Da información,
números telefónicos o enlaza llamadas a las oficinas o
dependencias solicitadas
PASO 3
FIN
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Página 19 de 23
3 Dependencia solicitada
Recibe la llamada
ANEXOS
FORMATO DE REPORTE SERVICIOS GENERALES DEPENDENCIA: FECHA:
NOMBRE QUIEN SOLICITO EL SERVICIO:
MATERIAL UTILIZADO:
DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO:
NOMBRE DE LOS EJECUTORES DEL SERVICIO REALIZADO:
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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BITÁCORA DE MENSAJEROS
FECHA
DEPENDENCIA
NOMBRE Y FIRMA
QUIEN RECIBE
HORA
HORA
HORA
HORA
OBSERVACIONES
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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BITÁCORA DE RESGUARDO DE VEHÍCULOS DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE: ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
DEPENDENCIA: FECHA
NOMBRE:
ENTRADA SALIDA PLACAS: LLAVES
SI NO
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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FORMATO DE PRÉSTAMO FECHA: Yo: ___________________________________________________, adscrito al departamento de: _______________________________________________ recibí en calidad de préstamo la siguiente herramienta de la Jefatura de Servicios Generales.
CANTIDAD DESCRIPCIÓN
_______________________________________________
________________________________________________
Recibí Autorizo Nombre y Firma Nombre y Firma
H. Ayuntamiento de Lagos de Moreno, Jal. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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AUTORIZACIÓN DEL DOCUMENTO
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Lic. Eunice Saraí García Hernández
Jefe de Servicios
Generales
Lic. Tania de la Vega Espinal
Directora General de Administración
Lic. Juan Alberto Márquez de Anda
Presidente Municipal del H. Ayuntamiento
de Lagos de Moreno, Jalisco.
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