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PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
1 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera
MANUAL DEL PROCEDIMIENTO
CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS
Dirección Financiera
Versión 1.0
Noviembre, 2017
PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
2 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera
PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
3 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera
IDENTIFICACIÓN Y TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO
Proceso Nivel 0: Gestión Administrativa Financiera
Proceso Nivel 1: Gestión Financiera
Proceso Nivel 2: Gestión Contable
Proceso Nivel 3: Contabilización de Inventarios
Fecha de vigencia del documento:
31 de diciembre del 2017
Versión del Documento: 1.0
Número de Páginas: 10
Responsable del proceso: Director(a) Financiero / Contador(a) General
Frecuencia de ejecución: Mensual
REGISTRO DE VERSIONES
Versión
Descripción de la versión (motivos y cambios)
Realizado / Aprobado por
Cargo Fecha de
elaboración
Documentos que se dan de baja con la vigencia
de este documento
1.0
Creación Juan Pablo Segovia /
Celene Vargas
Experto en Administración
Técnica / Coordinadora General de
Planificación y Mejoramiento
Continuo
N/A
PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
4 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera
ÍNDICE Y CONTENIDO
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................... 5
1.1. FICHA DEL PROCEDIMIENTO ............................................................................................... 5
1.2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO .......................................................................................... 5
1.3. NORMAS GENERALES .......................................................................................................... 5
2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO ........................................................................................... 7
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO ............................................................................ 8
4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................. 9
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................................................... 9
6. LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS ....................................................................................... 9
6.1 DOCUMENTOS ........................................................................................................................... 9
6.2 ANEXOS ................................................................................................................................... 10
PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
5 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera
1. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
1.1. FICHA DEL PROCEDIMIENTO
Descripción: PROPÓSITO:
Registrar los movimientos de la proveeduría y de activos de larga duración, para conciliar los saldos de suministros, activos de larga duración y bienes sujetos a control administrativo con los saldos contables.
DISPARADOR:
Ingresos y egresos de bienes y suministros. Informe de constatación física
ENTRADAS:
Registros y reportes de ingresos de las herramientas SPB y SByE.
Informe de constatación física
Expediente de pago
Actas de entrega recepción (Baja de Bienes)
Productos/Servicios del proceso:
Depreciación, revalorización, traslados y ajustes de bienes de larga duración y existencias.
Responsable del proceso:
Director Nacional Financiero Contador(a) General
Tipo de cliente: Interno
1.2. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento inicia con la revisión de la información registrada en los sistemas,
continúa el registro contable y termina con el archivo del expediente o pago, según sea el
caso.
1.3. NORMAS GENERALES
El análisis de activos fijos y bienes de control administrativo para efectuar el
cuadre, se deberá realizar hasta los 5 primeros días del mes siguiente.
El análisis de proveeduría para efectuar el cuadre se realizará en forma mensual.
Para realizar los ajustes de saldos contables, será necesario el informe de gestión
de proveeduría y administración de bienes.
PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
6 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera
Para realizar el registro de bajas en el sistema ESByE, se requerirá el acta de
baja, destrucción, donación o chatarrización, debidamente legalizada y remitida
mediante memorando remitido por la Dirección Administrativa.
PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
7 Dirección Financiera Coordinación General Administrativa Financiera
2. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO
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3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCESO
# Actividad Descripción Responsable Documentos generados
De acuerdo a la naturaleza del requerimiento, este tiene dos caminos:
Constatación física / reportes / actas entrega – recepción.
Pago / factura
1
Revisar la información registrada en los sistemas SPB, e-SByE.
Si es constatación física / reportes / actas entrega – recepción, revisar la información registrada en los sistemas SPB y e-SByE, los bienes materiales como suministros y Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas (sistema donde se efectuará todo lo anterior cuando se actualice). Para cuestión de inventarios se está manejando el método de inventarios permanente utilizando el costo promedio.
Experto en Gestión Financiera/Contabilidad
Expediente de pago.
2
Verificar que los ítems de la factura estén registrados en los sistemas.
Si es pago / factura, verificar que los ítems de la factura estén registrados en los sistemas. ¿Está Registrado? SI: Continuar actividad 3 NO: Pasa a la actividad 2.1.
Experto en Gestión Financiera/Contabilidad
2.1 Devolver trámite
Se devuelve el trámite al administrador de bienes para que complete el expediente o corrija las inconsistencias del mismo. Luego de realizar lo sugerido ingresa nuevamente para realizar el proceso. Y finaliza el proceso.
Experto en Gestión Financiera/Contabilidad
3 Registrar contablemente en el e-SByE
Se crea, detalla y solicita el registro contable. En caso de ser activo fijo se realiza el compromiso para luego ingresarlo al Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas e-SByE.
Experto en Gestión Financiera/Contabilidad
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4
Revisar y aprobar la documentación que soporta el registro contable
Al momento de revisar y aprobar la documentación que soporta el registro contable se analiza: Cuando se realiza una depreciación, baja, chatarrización, etc. se genera únicamente un registro en el sistema e-SByE. Y cuando es una factura se genera un CUR. ¿Aprueba? SI: Continua en la actividad 5 NO: Regresa a la actividad 3
Contador General CUR
5 Analizar documentación
Recibe la documentación respectiva y analiza la misma. ¿Es factura? SI: Continua con el Proceso “Pagos” NO: Pasa a la actividad 6.
Experto en Gestión Financiera/Contabilidad
6 Archivar documentación
Archiva el expediente de la baja, transferencia, chatarrización, etc.
Experto en Gestión Financiera/Contabilidad
Proceso Pagos
Fin del Proceso
Dirección Financiera
4. INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO
Los indicadores se encuentran descritos como anexos en el formato F-GPP-01 - Fichas
de Indicadores de Procesos.
5. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
CUR.- Comprobante único de registro, son órdenes de pago o trasferencias registradas por la Instituciones Públicas en el Sistema de Gestión Financiera (e-SIGEF).
eSIGEF.- Sistema Integrado de Gestión Financiera. Sistema informático estatal para la administración de la gestión financiera del sector público.
SByE.- Sistema de Bienes del Ministerio de Finanzas.
6. LISTADO DE DOCUMENTOS Y ANEXOS
6.1 DOCUMENTOS
Código Nombre del documento Ubicación Física Ubicación Digital
N/A N/A N/A N/A
PROCEDIMIENTO PRO-GAF-CIN-14 - Contabilización de Inventarios
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6.2 ANEXOS
Anexo 1 Ficha de Indicadores de Gestión de Procesos - Contabilización de Inventarios – F-CIN-01.
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