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MANUAL DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA CS-STGB-01-P01 Versión 2.0 04/09/2014
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DELPROCESO DE ATENCIÓN A
REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
Versión: 2.0
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Contenido 1. INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................ 2
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO ..................................................................................................... 3
3. ROLES ........................................................................................................................................... 3
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS ............................................................................................................ 4
5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO ............................................................................................. 6
6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE
INFRAESTRUCTURA ............................................................................................................................. 7
6.1. PROPÓSITO ........................................................................................................................... 7
6.2. ALCANCE ............................................................................................................................... 7
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ............................................................................................ 7
7. INDICADORES ............................................................................................................................ 13
8. ANEXOS ...................................................................................................................................... 14
DIRECCIÓN DE PROCESOS Y CULTURA ORGANIZACIONAL MANUAL DELPROCESO DE ATENCIÓN A
REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
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1. INFORMACIÓN BÁSICA
Proceso ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
Código del Proceso CS-STGB-01-P01
Descripción
PROPÓSITO: Responder a las necesidades de infraestructura de las diferentes entidades del Sector Público a través de la emisión de dictamen de viabilidad o informe técnico-jurídico.
DISPARADOR: Necesidad de infraestructura de las Entidades Públicas.
ENTRADAS: Ficha Única de Requerimiento Documentación Habilitante (Descrita en el procedimiento) ACTIVIDADES PRINCIPALES
Identificar y analizar inmuebles
Elaborar informe técnico y jurídico
Emitir del dictamen de viabilidad PROCESOS RELACIONADOS:
Regularización de Bienes Inmuebles
Expropiación
Productos/Servicios del proceso
Dictamen de Viabilidad
Informe Técnico – Jurídico
Propuesta Inmobiliaria
Tipo de Proceso Sustantivo
Responsables del proceso
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
Tipo del cliente Cliente Externo
Marco Legal
Constitución de la República del Ecuador
Decreto Ejecutivo Nro. 798 de 22 de junio de 2011
Decreto Ejecutivo Nro. 50 de 22 de julio de 2013
Resolución Nro. COMITÉ-SGI-2014-0002 del 06 de
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marzo de2014
Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI-2014-0006 de 10 de marzo de 2014
Resolución Nro. INMOBILIAR-DSI-2014-0010 de 29 de mayo de 2014
Decreto Ejecutivo Nro. 435- Transferencia de Dominio de aquellos bienes que no son usados en sus funciones principales.
2. LINEAMIENTOS DEL PROCESO
El proceso de Atención a Requerimientos requiere considerar los siguientes lineamientos:
Todos los requerimientos serán formulados a través de la Ficha Única de Requerimientos y
remitidos a través del Sistema Único de Requerimientos.
La solicitud efectuada por las instituciones debe estar considerada dentro de la
planificación inicial, además de garantizar la disponibilidad de fondos para la adquisición.
Al momento de generar el requerimiento en el Sistema se deberá cargar la información de soporte que justifique la solicitud conforme al tipo de requerimiento realizado. El sistema no procesará la solicitud si el requerimiento está incompleto o sin información de respaldo.
Si el monto del bien inmueble solicitado para adquisición por parte de la entidad es de un
valor menor al Avalúo Catastral de USD 1´000,000.oo (UN MILLÓN DE DÓLARES),
únicamente necesitará la aprobación del Director del Servicio de Gestión Inmobiliaria del
Sector Público para iniciar la transferencia.
Si el monto del bien inmueble solicitado para adquisición por parte de la entidad es de un
valor igual o mayor al Avaluó Catastral de USD 1´000,000.oo (UN MILLÓN DE DÓLARES) y
menor a USD 5´000,000.oo (CINCO MILLONES DE DÓLARES), este requerirá la aprobación
de la Secretaría Nacional de la Administración Pública para iniciar la transferencia.
Si el monto del bien inmueble solicitado para adquisición por parte de la entidad es de un
valor igual o mayor al Avalúo Catastral de USD 5´000,000.oo (CINCO MILLONES DE
DÓLARES), este requerirá la aprobación del Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria
del Sector Público para iniciar la transferencia.
3. ROLES
Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Ejecuta los procesos jurídicos de
gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de
infraestructura.
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Analista Técnico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Ejecuta los procesos técnicos de
gestión y análisis de bienes inmuebles en atención a requerimientos de dotación de
infraestructura.
Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público.- Comité encargado de control la
política intersectorial de gestión inmobiliaria, se encuentra integrado por la Secretaría Nacional de
la Administración pública, Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, el Ministerio de
Desarrollo Urbano y Vivienda.
CONSEP.- Consejo Nacional de Control de Sustancias Estupefacientes y Psicotrópicas.
Dirección Nacional de Legalización de Bienes.-Dirección encargada de dirigir y ejecutar acciones
legales y los trámites pertinentes para efectivizar la dotación de infraestructura.
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Dirige y controla los procesos de
gestión y análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas
para la dotación de infraestructura.
Experto de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.-Coordina y organiza los procesos de gestión y
análisis de bienes inmuebles en respuesta a requerimientos de las entidades públicas para la
dotación de infraestructura.
SNAP.- Secretaría Nacional de la Administración Pública.
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes.-Responsable de dirigir y coordinar la gestión técnica de
bienes del Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público a partir de las directrices nacionales,
sectoriales e institucionales en materia de gestión inmobiliaria.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Convenio de Uso.- Cuando dos personas jurídicas distintas pertenecientes al Sector Público,
quisiera que una de ella entregue a la otra, especies, bienes mueble o inmuebles, podrán celebrar
un contrato de convenio de uso, sujetándose a las normas especiales propias de esta clase de
contrato.
Dictamen Técnico. – Es el documento de viabilidad que otorga INMOBILIAR en atención a los
requerimientos de las entidades públicas referente a la dotación de infraestructura.
Ficha Única de Requerimientos.- Es una herramienta informática que permite simplificar y
estandarizar la información de las solicitudes efectuadas por las instituciones y canalizar los
pedidos realizados por los usuarios (Entidades Públicas) directamente a las unidades responsables.
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SUR - Sistema Único de Requerimientos.- El portal inmobiliario es un sistema Web, que permite a las instituciones Públicas:
a) Conocer la oferta inmobiliaria del Sector Público. b) Solicitar en línea los bienes inmuebles en caso de que sus necesidades se acoplen a la
oferta existente. c) Solicitar la búsqueda de bienes inmuebles en caso de que sus necesidades no puedan ser
atendidas por la oferta existente expuesta en el portal. Ficha Jurídica.- Documento que evidencia la situación jurídica de un bien inmueble sujeto de aplicación del Decreto 435, para su posterior regularización y transferencia a INMOBILIAR.
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5. DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESO
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6. PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE ATENCIÓN A REQUERIMIENTOS DE DOTACIÓN DE INFRAESTRUCTURA
6.1. PROPÓSITO Responder a las necesidades de infraestructura de las diferentes entidades del Sector Público a
través de la emisión de dictamen de viabilidad.
6.2. ALCANCE El siguiente proceso inicia con el ingreso del requerimientos en el Sistema Único de
Requerimientos por las Entidades Públicas hasta la emisión del informe técnico –jurídico o
dictamen de viabilidad para la dotación de infraestructura, incluye la transferencia de dominio
efectuada por Inmobiliar en caso de que sea delegada por la institución requirente
6.3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD ROL DESCRIPCIÓN DOCUMENTO Y/O REGISTRO
Realizar y enviar requerimiento
Entidad Requirente
La entidad requirente formula la solicitud a través de la ficha única de requerimientos en el SUR. A la ficha única de requerimientos se debe anexar la siguiente documentación Habilitante: Entidad postula a un inmueble del listado del SUR
Cualquiera que fuera la “Forma de
ocupación”, únicamente se debe adjuntar:
- Aprobación del NSJ – MRL (no aplica si el
“Tipo de Inmueble” es “Bodega” o
“Parqueadero”)
Inmueble sugerido (opción propuesta por la entidad)
Si la forma de ocupación es Arriendo se debe
adjuntar:
- Certificación Presupuestaria
- Aprobación del NSJ – MRL (no aplica si el
“Tipo de Inmueble” es “Bodega” o
“Parqueadero”)
- Escrituras
- Certificado de Gravámenes actualizado
(Registro de la Propiedad)
Solicitud efectuada en la ficha única de Requerimientos
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- Canon de arriendo
Si la forma de ocupación es Compra se debe
adjuntar:
- Certificación Presupuestaria
- Proyecto de inversión avalado por
SENPLADES
- Aprobación del NSJ – MRL (no aplica si el
“Tipo de Inmueble” es “Bodega” o
“Parqueadero”)
- Escrituras
- Certificado de Gravámenes actualizado
(Registro de la Propiedad)
- Certificado de Avalúo y Catastros
Si la forma de ocupación es Convenio de Uso
se debe adjuntar:
- Aprobación del NSJ – MRL (no aplica si el
“Tipo de Inmueble” es “Bodega” o
“Parqueadero”)
- Documento que manifieste el interés por
parte de la Entidad propietaria del inmueble
- Escrituras
- Certificado de Gravámenes actualizado
(Registro de la Propiedad)
Si la forma de ocupación es Donación se debe
adjuntar:
- Aprobación del NSJ – MRL (no aplica si el
“Tipo de Inmueble” es “Bodega” o
“Parqueadero”)
- Resolución de la Máxima Autoridad de la
Entidad propietaria del inmueble
- Escrituras
- Certificado de Gravámenes actualizado
(Registro de la Propiedad)
- Certificado de Avalúo y Catastros
Búsqueda inmobiliaria (la entidad no postula a un bien y tampoco tiene una opción propuesta)
Cualquiera que fuera la “Forma de
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Ocupación”, únicamente se debe adjuntar:
- Aprobación del NSJ – MRL (no aplica si el
“Tipo de Inmueble” es “Bodega” o
“Parqueadero”)
Receptar, analizar y reasignar requerimiento
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
El Director realiza un análisis del requerimiento, de acuerdo a lo solicitado y a la información que se adjunta al requerimiento. Este es reasignado al experto de gestión y análisis de bienes inmuebles.
Requerimiento
Receptar, analizar y reasignar requerimiento
Experto de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
El requerimiento llega al experto el designará a los analista que realizarán la gestiones pertinentes para responder al requerimiento. Sí la solicitud realizada por la entidad contiene una sugerencia de bien inmueble o en su defecto se ha encontrado un inmueble en la oferta inmobiliaria, se procederá directamente a la actividad de “Realizar inspección”, caso contrario se deberá realizar corretaje.
Requerimiento
Realizar corretaje
Analista Técnico
En el caso de que no exista disponibilidad de bienes inmuebles en el Sistema de Único de Requerimientos, se realizará el corretaje que consiste en la búsqueda inmuebles en el Sector Privado, del cual se obtendrá una propuesta inmobiliaria.
Propuesta Inmobiliaria
Entregar opciones a la entidad requirente
Analista Técnico
Del corretaje realizado se deberá obtener dos o tres opciones que deberán ser remitidas a la Entidad Pública para su revisión.
Borrador de Oficio
Emitir oficio con opciones de inmuebles a EP
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
El Director Nacional mediante oficio debe remitir a la Entidad Requirente las opciones obtenidas del corretaje obtenido.
Oficio (Propuesta inmobiliaria)
Escoger opción de bien inmueble
Entidad Requirente
La Entidad Requirente de acuerdo a su necesidad escogerá una de las opciones de bienes inmuebles remitidas por INMOBILIAR. En el caso de no aceptar ninguna de las opciones se procederá a dar por concluido la
Oficio
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gestión al requerimiento, caso contrario la entidad mediante la Ficha Única de Requerimientos deberá ingresar la solicitud del bien inmueble escogido de las opciones remitidas, con esto el proceso continua su curso normal para dar atención al requerimiento.
Realizar Inspección
Analista Técnico
Una vez que la entidad realiza el requerimiento mediante el SUR, se realiza la inspección insitu, en la que se levanta información referente a:
Ubicación del bien inmueble
Descripción del inmueble por nivel
Estado de conservación del inmueble
Infraestructura del inmueble
Vulnerabilidad del inmueble
Mantenimiento en el interior y exterior del inmueble
Entorno Urbano del inmueble
Ficha Técnica
Elaborar Informe Técnico
Analista Técnico
El analista procede a elaborar un informe técnico que contiene:
Código interno de INMOBILIAR
Información Ficha técnica
Antecedentes
Conclusiones
Recomendaciones Adicionalmente se adjunta la siguiente información:
Ficha Única de Requerimiento
Escrituras
Certificado de Gravámenes actualizado
Canon de Arriendo (Arriendo) En el caso de que el requerimiento sea para arriendo del bien inmueble se procede directamente a la actividad de “Emitir Dictamen”.
Informe Técnico
Recopilar información jurídica del bien
Analista Jurídico
Una vez elaborado el informe técnico, es remitido al analista jurídico, con el fin de recopilar toda la información jurídica de bien
Expediente de documentación jurídica
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inmueble inmueble. Los documentos a obtener son:
Certificado de gravámenes actualizado, (registro de la propiedad)
Certificado de avalúos, (Municipio)
Certificado de búsqueda (registro de la propiedad)
Copia de escritura (Notaría / Archivo Nacional)
En el caso de que por disposición de la Máxima Autoridad se debe efectivizar la transferencia de dominio a nombre de la entidad requirente, se deberá solicitar a la entidad requirente un poder para gestionar todos los trámites referentes a la regularización.
Elaborar informe jurídico
Analista Jurídico
Con la información recopilada se procede a elaborar el informe jurídico que contiene:
Antecedentes
Requerimiento
Situación jurídica
Datos de los documentos recopilados
Informe técnico(oficio de referencia)
Base Legal de acuerdo al tipo de adquisición y a la entidad requirente
Conclusiones
Recomendaciones
Informe Jurídico
Firmar informe técnico – jurídico
Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
El informe técnico-jurídico es firmado por los analistas que elaboran el documento y el Director Nacional de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles.
Informe Técnico-Jurídico
Solicitar aprobación de la SNAP/Comité del Ser.
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes
De acuerdo a los lineamientos establecidos dependiendo del monto de adquisición del bien inmueble este deberá ser aprobado por la SNAP o por el Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria.
Oficio de solicitud de aprobación
Notificar el bien inmueble aprobado
SNAP / Comité del Servicio de Gestión Inmobiliaria del
La SNAP o el Comité una vez que haya aprobado el inmueble, notificarán a INMOBILIAR la aprobación de la adquisición del bien inmueble a INNOBILIAR.
Oficio de aprobación o no aprobación
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Sector Público En caso de que no se apruebe la selección, se retomará el proceso de búsqueda.
Emitir Dictamen Subdirector Técnico de Gestión de Bienes
En caso de que no se haya designado a INMOBILIAR el proceso de Transferencia de Dominio del inmueble a favor de la entidad requirente, se emite un dictamen técnico el cual debe contener la siguiente información:
Fundamento jurídico
Resumen de la cuestión objeto de la consulta.
Relación de los elementos de juicio para resolver.
Dictamen Nota: En el caso de que la entidad requirente solicitará los servicios de INMOBILIAR hasta efectivizar la Transferencia de dominio (entrega de poder de autorización o delegación) no se necesitará emitir dictamen, se procederá a realizar los trámites de trasferencia de dominio sin la necesidad de emitir el dictamen.
Dictamen
Establecer situación jurídica del inmueble
Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
Una vez emitido el Dictamen Técnico, el Subdirector Técnico de Gestión de Bienes determinará si el bien inmueble es sujeto a la aplicación del Decreto 435, si es así lo remitirá al Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles, el mismo que establecerá la situación jurídica del bien inmueble y elaborará la ficha jurídica, para posteriormente remitirla mediante memorando a la Dirección Nacional de Legalización de Bienes para que se realice la regularización del bien inmueble.
Memorando/ Ficha Jurídica
Remitir a la entidad requirente y unidades internas dictamen
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes
Una vez emitido el dictamen, este documento será remitido a la entidad requirente y las unidades interna de INMOBILIAR (Dirección Nacional de Administración de Bienes Inmuebles y Dirección Nacional de Legalización) para dar cumplimiento de al mismo.
Oficio de notificación
Notificar a la institución requirente y a CONSEP
Subdirector Técnico de Gestión de Bienes
Si el bien inmueble con el que se atenderá la solicitud de la entidad requirente es parte de los bienes en depósito del CONSEP, se deberá notificar a dicha Institución y a la entidad
Oficio de notificación
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requirente con el fin de que el CONSEP gestione los procesos pertinentes para efectivizar la dotación del bien inmueble.
Regularización de Bienes Inmuebles
Dirección Nacional de Legalización
En el caso de que la entidad requirente solicite los servicios de INMOBILIAR para efectivizar la transferencia de dominio o el bien inmueble con el que se atienda el requerimiento es de propiedad de INMOBILIAR, no se necesitará emitir dictamen, se procederá a realizar los trámites de regularización con el informe técnico e informe jurídico.
Escrituras a favor de la entidad requirente
Expropiación Dirección Nacional de Legalización
Si en el dictamen se estipula la expropiación del bien, primero pasará al proceso de “Expropiación” en la Dirección Nacional de Legalización, para posteriormente pasar al proceso de “ Regularización de Bienes Inmuebles”
Resolución de Declaratoria de Utilidad Pública
Dotar del bien inmueble
Dirección Nacional de Legalización
Una vez efectivizada la transferencia de dominio se procederá a entregar las escrituras del bien inmueble a la Institución Requirente y al registro en libros.
Escrituras
Seguimiento al cumplimiento del dictamen
Analista Jurídico de Gestión y Análisis de Bienes
El analista realiza el seguimiento al cumplimiento de los dictámenes emitidos por el Subdirector Técnico, en el caso de no cumplimiento, se envían insistencias a las entidades requirentes solicitando el cumplimiento del dictamen
Informe de cumplimiento de Dictámenes
7. INDICADORES
N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de Medida
Responsable de Medición
Frecuencia de Medición
1 Porcentaje de propuestas
inmobiliarias ofrecidas
oportunamente
Número de propuestas inmobiliarias (oficios)
ofrecidas oportunamente / total de solicitudes
recibidas
Porcentaje Gisella Ballesteros Mensual
2 Porcentaje de informes técnicos
atendidos oportunamente
Número de requerimientos de inspecciones atendidos oportunamente/ total de solicitudes de inspección
recibidas
Porcentaje Gisella Ballesteros Mensual
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3 Porcentaje de dictámenes atendidos
oportunamente
Número de dictámenes atendidos / total de informes técnicos
elaborados
Porcentaje Gisella Ballesteros Mensual
8. ANEXOS
1. Formato de Informe Técnico - CS-STGB-01-P01 - F01
2. Formato de Informe Jurídico - CS-STGB-01-P01 - F02
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FIRMAS DE REVISÓN Y APROBACIÓN
Acciones Nombre Cargo Firma Fecha
Elaborado Por:
Ing. Sonia Lucía Pazmiño
Analista de Procesos
Aprobado Por:
Arq. Gisella Ballesteros Directora Nacional de
Gestión y Análisis de Bienes Inmuebles
Validado Por:
Dr. Marco Landázuri Subdirector Técnico de
Gestión de Bienes
CONTROL DE HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Descripción del Cambio Fecha de Actualización
1.0 Emisión Inicial 05/08/2014
2.0 Ajustes para aplicación del Decreto 435 04/09/2014
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