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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 17
MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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MANUAL PARA ENVIAR
MEDIOS DISTRITALES
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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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Contenido
1. GENERALIDADES .................................................................................. 3
1.2. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3
1.3. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3
1.4. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3
2. PROCESOS PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS DISTRITALES ...... 4
3. GENERAR REPORTE EN EL IRS .......................................................... 10
3.1. Ingresar a Medios Magnéticos .................................................................. 10
4. CARGAR ARCHIVOS DE MEDIOS MAGNETICOS A LA SECRETARIA DE
HACIENDA ................................................................................................ 14
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Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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1. GENERALIDADES
1.2. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia
necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades
realizadas por el departamento de Contabilidad para el envío de información de los medios
magnéticos Distritales
1.3. OBJETIVO DEL MANUAL
El Módulo de Contabilidad genera la información de medios magnéticos luego ingresando a la
plataforma Web de la secretaria de hacienda Distrital para ser cargados.
1.4. ALCANCE DEL MANUAL
Precisar los procesos y procedimientos para enviar los datos requeridos en los medios
magnéticos Distritales y poder subirlos a la plataforma correctamente, agilizado las actividades.
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2. PROCESOS PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS
DISTRITALES
Para generar los medios magnéticos distritales se debe ingresar a ICEBERG- DIRECCIÓN
ADMINISTRATIVA-CONTABILIDAD- MEDIOS MAGNETICOS
En esta pantalla se pulsa hasta llegar la pantalla se pulsa en next block hasta llegar a la ultima
opcion
Cuando llege a esta pantalla se ingresa el Año Origen: año donde esta la parametrización
antigua
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Año Destino: Año de nueva parametrización, Formato aCopiar: Se digita el solciocitado en
este caso es el “02” luego se pulsa en el boton copiar
Sale un mensaje confirmando la acción y se pulsa en YES
Luego se presenta un mensaje donde nos indica que la parmetrizacion para ese concepto se
realizo correctamente, se pulsa en OK
Luego de esto se procede a verificar si efectivamente se copio la información.
Se pulsa en el boton previous Block, hasta llegar ala primera pantalla
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En esta pantalla se pulsa F7 y se digita en la celda Año el valor del año que se genero y en
Concepto el número de concepto copiado del año anterior y se pulsa F8 para cargar los datos
copiados.
Se cargan los datos parametrizados para este concepto, luego se revisan los documentos
relacionados en la pestaña siguiente Next Block
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Luego se pasa a realizar el mismo procedimiento para los demás conceptos solicitados para la
entrega de los medios distritales
En la pantalla que se genera se pulsa YES.
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En la siguiente pantalla se registra que se qenero correctaente la información se pulsa el botón
OK
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Se confirma en la pantalla que se presenta pulsando el botón YES
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3. GENERAR REPORTE EN EL IRS
3.1. Ingresar a Medios Magnéticos
Al ingresar al IRS se genera el reporte de medios Magneticos Distritales
Se ingresa por ICEBERG-MEDIOS
Se selecciona Medios Magnéticos Distritales Artículo 2 (Plano)
En la pantalla se digita y selecciona la siguiente información:
Año de consulta: Se digita el actual
Concepto medios magnéticos.2 INFORMACIÓN COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS
RES. 296 ART.2 MEDIOS DISTRITALES.
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Indique el origen de la Información. Se selecciona Medios Magnéticos
Generar información detallada para Revisión (S/N). la opcion si (S)
Se pula en el botón OK
Al generar el reporte dse pulsa en la opción last
Luego se selecciona la opcion para generar el archivo en Excel.
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Se selecciona la ubicación deonde sera guardado y se pulsa Guardar
Para verificar si los valores en la contabilidad estan correctos se ingresa al IRS y se genera un
archivo en excel.
Se ingresa a la opción ICEBERG-CO
Se selecciona CO -Auxiliar por TERCERO
c c
c
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Se pulsa en OK
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4. CARGAR ARCHIVOS DE MEDIOS MAGNETICOS A LA
SECRETARIA DE HACIENDA
Teniendo la información consolidad y verificada lista para subir a la secretaria de hacienda
distrital se ingresa a www.shd.gov.co
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Se ingresa por la opción Ingresar al portal de la secretaria Distrital de Hacienda en la opción
buscar se coloca la palabra validador
Se selecciona la opción Ingrese a la página de Medios Magnéticos
Se selecciona la opción Ingrese al validador de Medios Magnéticos
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Se ingresa Nit de la UGC y contraseña, luego se pulsa en el botón Ingresar
Se selecciona del menú desplegable el concepto a reportar y en la opción examinar se selecciona
el archivo en formato Excel o CVS, luego se pulsa en el botón Cargar Archivo
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Al terminar el proceso se genera un mensaje de color verde indicando que el proceso de cargue
fue satisfactorio y aquí termina el proceso.
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