manual siga-adm - requisicao de compra permanente
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Manual doUsuário
Requisição de Compra Permanente
IntroduçãoIntrodução
Versão dezembro/2010
Projeto SIGA-EPT
Manual do UsuárioMódulo Requisição deCompra Permanente
Requisição é uma solicitação feita a um setor,seja de material (consumo ou permanente),serviço ou veículo.
Uma requisição tem seu início na, através do usuário
que a preenche e a encaminha para a apreciaçãodo seu , que pode ou não aprová-la. Casoaprovada, segue direto para a .
Na , o executor avaliará aspossibilidades de execução da mesma, podendodefini-la como Liberada (para execução) ouRecusada (caso não tenha como executá-la).
UORequisitante Requisitante
GestorUO Executora
UO Executora
Para utilizar o módulo Requisição de CompraPermanente do sistema , vocêdeverá, primeiramente:
SIGA-ADM
• Possuir organograma, instituições, setorese pessoas devidamente cadastrados.
• Possuir orçamento interno cadastrado.
• Definir a UO executora de requisições decompra permanente.
• Definir um usuário executor da requisiçãovinculado à UO executora.
• Definir pelo menos uma UO requisitantede compra permanente, com seus usuáriosrequisitantes e usuários gestores, e com oorçamento já definido para este tipo derequisição.
Pré-Requisitos para utilização
SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO ACADÊMICA
Ao iniciar o Sistema e passar pela tela de acesso será exibida
a tela do menu principal do Siga, nela selecione o link
Administração.
O sistema retornará a tela do menu de
Administração, nela selecione a opção
Requisições, feito isto o usuário acessará o
módulo de requisições.
Este capítulo visa uma descrição rápida dos passos a serem
executados pelo administrador do sistema, no sentido de
liberar adequadamente o uso do módulo de requisição. Para
acompanhar detalhadamente os passos abaixo, consulte os
manuais MAD e Manutenção.
Antes da utilização desse módulo, é necessário que o
Administrador do sistema, dentro das opções do módulo
MAD faça, depois do cadastro de pessoas, a atribuição de
pelo menos um usuário Requisitante, um Gestor e um
Executor em ( ). Todos devem pertencer ao
grupo ADM, portanto precisam ter a permissão ADM.
1 - Cadastro de usuários
MAD > Usuários
Man
ual
SIG
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DM
- R
equ
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ão d
e C
om
pra
Per
man
ente
01
Requisição de Compra Permanente
Re q u i s i t a n t e :
Gestor:
Executor:
p e s s o a
m e m b r o d a U n i d a d e
Orçamentária Requisitante;
pessoa que tem a
função gerenciar a UO
requis i tante e que na
operação de Requisição
possui a tarefa de avaliar as
requisições que foram feitas
pelos requisitantes;
aquele que opera o
d e p a r t a m e n t o ( U O )
responsável pela execução da
requisição.
Os usuários Gestor e Executor
d e v e m p e r t e n c e r
respectivamente aos grupos
A D M _ G E S T O R U O e
ADM_EXECUTORUO.
!
!
Fig. 02 -Ícone
Requisições
Parte IRequisições
Parte IIVisão geral dos requisitos
Fig. 01 - Link Administração - Menu Principal
2 - Cadastrar Material
3 - Definição de Orçamento
4 - Rubrica
5 - Criar e configurar Unidades Orçamentárias (UO’s)
Configurando Uo’s[Administração>>Manutenção>>UO]
6 - UO Requisitante
É necessário cadastrar materiais para serem utilizados na
requisição. Isso é feito no módulo de Manutenção
( ).
É necessário fazer um cadastro de orçamento vinculando a
rubrica. Isso é feito no módulo . Com isso
estamos separando as fontes e rubricas de acordo com o
orçamento definido pela instituição e liberado pelo governo.
Definir o(s) tipo(s) de requisição que cada rubrica pode
pagar. Para facilitar o trabalho, pode-se usar uma rubrica
global para cada tipo de requisição. Para compras de
material permanente sugerimos a
É necessário que o Administrador do sistema crie uma
e uma , ou só uma que funcione
como executora e requisitante.
Para a UO executora, em , deve-se definir os
tipos de requisição executadas por essa unidade, no nosso
caso requisição de COMPRA PERMANENTE e também
vincular um usuário para ser o operador desta UO.
Para a UO Requisitante, é necessário definir um orçamento e
os Tipos de Requisições vinculados a este orçamento.
No ícone , incluir orçamento para o ano atual e
depois na chave de pesquisa desse orçamento incluso,
definir o tipo de requisição ao qual esse orçamento irá
atender ( );
Administração > Manutenção > Material
Financeiro
44905200
UO
executora UO requisitante
Incluir Executor
Orçamento
.
COMPRA PERMANENTE
02
Man
ual SIG
A-A
DM
- Req
uisição
de C
om
pra P
erman
ente
!
No ícone Requisitantes, deve se incluir o(s) usuário(s)
será(ão) solicitantes desta UO;
No ícone Gestores, deve se incluir o(s) usuário(s) que
será(ão) o(s) gestor(es) desta UO.
No ícone Incluir Executor escolher o que
essa UO executará;
No ícone Executores definir o(s) usuário(s) que será(ão)
executores desta UO.
Ao selecionar o link no menu
surge a tela . Nela é possível inserir
uma nova requisição ou consultar as já existentes.
Se o usuário desejar obter informações sobre uma
requisição, tendo escolhido a opção no menu
de , basta digitar o número da mesma no
campo correspondente, localizado na aba
, e depois clicar na chave de pesquisa.
7 - UO Executora
1 - Pesquisar Requisições
Tipo de Requisição
Requisições Administração
Pesquisar Requisições
Requisições
Administração
Pesquisar
Requisição
03
Man
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DM
- R
equ
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ão d
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om
pra
Per
man
ente
Parte IIIRequisição de Compra Permanente
Fig. 03 - Tela Pesquisar Requisições
Caso não saiba o número da
requisição que deseja buscar
é só utilizar o caractere % que
funciona como um coringa e
retorna todas as requisições
cadastradas.
!Ao definir um orçamento
interno para a UO, estamos
limitando suas requisições ao
va l o r a t r i b u í d o n e s t e
o r ç a m e n t o e ,
obrigatoriamente, ao tipo de
requisição que a rubrica
escolhida pode fazer.
Há ainda opções de pesquisa próprias a grupos de usuários,
podendo, por exemplo, buscar uma requisição que possui
um determinado status ou associada a uma UO especifica.
Essas opções de busca serão especificadas detalhadamente
nas atividades de cada usuário.
• Pendentes;
• Aguardando autorização pelo Gestor;
• Autorizadas pelo Gestor;
• Devolvidas para alteração pelo Gestor;
• Recusadas pelo Gestor;
• Liberadas pelo Executor;
• Liberadas pelo Executor;
• Executadas, aguardando avaliação;
• Finalizadas
Logue com o usuário requisitante e acesse o módulo de
. Na tela estará
disponível o link .
Status das requisições que podem ser encontradas na
aba de pesquisa:
Requisições Pesquisar Requisições
Inserir Requisição
2 - Inserir Requisição
04
Man
ual SIG
A-A
DM
- Req
uisição
de C
om
pra P
erman
ente
Fig. 04 - Resultado pesquisa requisições
!Tanto o usuário Requisitante
quanto o usuário Gestor
podem acumular perfis,
podendo com um único login
criar e liberar requisições.
Fig. 05 - Link Inserir Requisição
No formulário que se segue, escolha a UO Requisitante e
clique em Enviar. Em seguida o sistema mostrará os tipos de
requisições disponíveis para esta UO. Selecione o tipo de
requisição, neste caso e clique no
botão Enviar.
O sistema retornará as informações dessa nova requisição,
tais como número, status e tipo;
O usuário poderá inserir um ou mais materiais clicando no
link , localizado abaixo da lista de
materiais requisitados. O sistema retornará a aba Incluir
Material. No campo você
deve digitar o código do material, ou a descrição e clicar no
botão de busca.
Ao clicar no botão de busca o sistema abrirá a janela de
, nela estarão os resultados de sua
busca. Mas caso queira realizar outra busca é só digitar o
termo a ser buscado no campo código ou em descrição e em
seguida clicar na chave de pesquisa.
COMPRA PERMANENTE
Inserir Novo Material
Código ou Descrição do Material
pesquisa de material
05
!Caso você não saiba o nome ou a
descrição completa do material,
digite parte dele seguido do
s í m b o l o c u r i n g a ( P. e x . :
PROJETOR%). Ou caso queira
listar todos os materiais digite
somente o e clique no botão
de busca.
%
Fig. 06 - Inserir Requisição - Seleção da UO
Fig. 07 - Inserir Requisição - Seleção do Tipo de Requisição
Fig. 08 - Informações da Requisição
Fig. 09 - Aba Incluir Material
Man
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DM
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man
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Para selecionar o material desejado clique na chave de
pesquisa que fica a frente do código do material. O sistema
trará para a aba a descrição do produto
selecionado. Para finalizar a inclusão complete o campo
e clique no botão Para desistir da
inclusão use o botão Voltar.
O sistema retornará a aba ,
ela é usada para verificar se você escolheu o material
desejado e caso hajam pedidos pendentes para este mesmo
material eles são mostrados logo abaixo da descrição do
material. Para confirmar clique no botão
Em seguida o sistema retornará a lista de materiais
requisitados com o material que você acabou de incluir. Caso
queira inserir mais materiais à requisição você deve clicar
novamente no botão e seguir as
instruções dadas anteriormente.
.
Incluir Material
quantidade Enviar
Confirmar Inclusão de Material
Confirmar.
Inserir Novo Material
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Fig. 10 - Janela de Pesquisa Material
Fig. 11 - Aba Incluir Material completa
Fig. 12 - Aba Confirmar Inclusão de Material
!
07
Para finalizar a requisição, entre com a justificativa e o local
da entrega do(s) produto (s) e clique em . O sistema
exibirá uma mensagem de confirmação do cadastro e outra
indicativa do sucesso da operação, permitindo ainda que o
usuário continue criando requisições.
Enviar
Man
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Fig. 13 - Lista de Materiais Requisitados
Fig. 14 - Campos: Justificativa, Dados da Entrega e botão Enviar
Fig. 15 - Mensagem de confirmação do cadastro
Após a f i na l i z ação , a
requisição receberá o status
de . Agora o
usuário gestor é quem deve
avaliá-la.
SOLICITADA
Para autorizar uma requisição, o deve, no módulo de
, efetuar uma busca: ou pelo número ou pela
opção de pesquisa do gestor, selecionando, neste caso, os
dois parâmetros solicitados para a pesquisa: a opção de
Listagem e a UO desejada. Serão buscadas e listadas apenas
as requisições a serem autorizadas pelo gestor desta UO.
Para visualizar os detalhes de uma requisição, basta localizá-
la e selecioná-la que imediatamente o sistema retornará
todas as informações referentes a ela, como quem a
requisitou e os itens pertencentes a ela. Traz também as
ações permitidas ao gestor: .
Depois de analisar as informações, o gestor deve escolher
uma das opções de avaliação, redigir um motivo (caso a
avaliação não seja AUTORIZAR) e clicar no botão
Gestor
Requisições
Autorizar Devolver Recusar
Enviar.
, e
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Parte IVAvaliar Requisição
Fig. 16 - Opções de pesquisa do gestor
Fig. 17 - Resultado da pesquisa do gestor
!
!
!
Este passo é destinado ao
usuário Gestor, que deve estar
devidamente cadastrado e
logado no sistema.
O campo serve para
especificar as causas da
recusa ou devolução da
requisição.
MOTIVO
AUTORIZAR
DEVOLVER
RECUSAR
significa dar
p r o s s e g u i m e n t o d a
requ i s i ção para a UO
EXECUTORA;
impl ica em
encaminhá-la novamente ao
requisitante para que seja
modificada ou corrigida;
finaliza o processo
e com a recusa, o requisitante
não poderá mais alterá-la.
Fig. 18 - Opções de ação do usuário gestor
!
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O sistema retornará novamente todas as informações
referentes à requisição bem como as opções escolhidas pelo
Gestor para que sejam verificadas. Ao clicar no botão
o sistema retornará uma mensagem de
confirmação.
No caso da requisição ser devolvida, o usuário requisitante
deverá acessar a opção “ ” e alterar a
requisição de acordo com as especificações do gestor
descritas no campo motivo. Esta requisição será novamente
encaminhada para o gestor, que deverá autorizar, devolver
ou recusar novamente.
O processo entrará em sua etapa final, a partir do momento
que o gestor autorizar a requisição. Logo, a partir da
validação do gestor a requisição será encaminhada para que
o Executor da (LICITAÇÃO) dê
prosseguimento.
A requisição de compra permanente, depois de autorizada,
estará disponível para que o setor de compras possa licitar
seus itens. Você conhecerá mais sobre este processo no
.
Confirmar
Devolvidas Pelo Gestor
UO Executora
Manual de Licitação
,
Após a autorização, a requisição
r e c e b e r á o s t a t u s d e
AUTORIZADA PELO GESTOR, e
estará pronta para a execução.
Fig. 19 - Confirmação da ação decidida pelo gestor
FLUXOGRAMA DOMÓDULO REQUISIÇÃOCompra Permanente
Inserir Novo Material
Requisitante da UO
Início
Inserir Requisiçãode Compra Consumo/
Permanente
Inserir Requisição(Administração > Requisição)
Requisitante da UO
SIM
NÃO
?Requisiçãorecusada Fim
?Requisiçãodevolvida
SIM
NÃO
?ExisteMaterial
SIM
NÃO
Analisa a Requisição
Gestor da UO
?Rubrica temsaldo suficiente
SIM
NÃO
Adicionar Material
Inserir Material(Administração > Consultas > Novo Material)
executor/ gestor com acesso
Incluir Novo Material
Inserir Material(Administração > Requisição >Novo Material)
Requisitante da UO
Altera a requisição
Selecionar Requisição(Administração > Requisição)
Requisitante da UO
Efetuar transação
(Administração > Manutenção >UO > Transação)
Administrador
?Renomearrubrica
SIM
NÃO
Incluir NovoOrçamento Interno
(Administração > Manutenção >UO > Orçamento)
Administrador
Licitação
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Índice de figurasFig.01 - Link Administração - Menu Principal . . . . . . . . . . . . . . . . 01
Fig.02 - Ícone Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01
Fig.03 - Tela Pesquisar Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03
Fig.04 - Resultado pesquisa requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04
Fig.05 - Link Inserir Requisição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04
Fig.06 - Inserir Requisição - Seleção da UO . . . . . . . . . . . . . . . . . 05
Fig.07 - Inserir Requisição - Seleção do Tipo de Requisição . . . . . . . . . . 05
Fig.08 - Informação da Requisição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05
Fig.09 - Aba Incluir Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05
Fig.10 - Janela de Pesquisa Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06
Fig.11 - Aba Incluir Material completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06
Fig.12 - Aba Confirmar Inclusão de Material . . . . . . . . . . . . . . . . 06
Fig.13 - Lista de Materiais Requisitados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07
Fig.14 - Campos: Justificativa, Dados da Entrega e botão Enviar . . . . . . . . 07
Fig.15 - Mensagem de confirmação do cadastro . . . . . . . . . . . . . . . 07
Fig.16 - Opções de pesquisa do gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08
Fig.17 - Resultado da pesquisa do gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08
Fig.18 - Opções da ação do usuário gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . 08
Fig.19 - Confirmação da ação decidida pelo gestor . . . . . . . . . . . . . . 09
Índice de capítulosParte I - Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01
Parte II - Instituições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01
Parte III - Requisição de Compra Permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03
Parte IV -Avaliar Requisição . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08
Fluxograma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
1 - Cadastro de usuário . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01
2 - Cadastrar Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02
3 - Definição de Orçamento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02
4 - Rubrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02
5 - Criar e configurar Unidades Orçamentárias [UO’s] . . . . . . . . 02
6 - UO Requisitante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02
7 - UO Executora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03
1 - Pesquisar Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03
2 - Inserir Requisições . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04
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