marchés publics et subventions dans le cadre des actions
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Marcheacutes publics et Subventions dans
le cadre des actions exteacuterieures de
lrsquoUnion Europeacuteenne - Un Guide
pratiqueApplicable agrave partir du 15 janvier 2016
Version 20160 - 15 janvier 2016
Table des matiegraveres1 Introduction 9
11 Introduction 9
2 2 Regravegles de base 12
21 Vue densemble 12
22 Modes de gestion 12
23 Participations aux proceacutedures dattribution critegraveres dexclusion et autres points essentiels
17
231 Regravegles de nationaliteacute et dorigine 17
232 Deacuterogations aux regravegles de nationaliteacute et dorigine 26
233 Critegraveres dexclusion 27
234 Sanctions reacuteglementaires sanctions administratives 34
235 Visibiliteacute 36
236 Autres points essentiels 36
24 Proceacutedures de passation de marcheacutes 40
241 Quelle proceacutedure de passation de marcheacutes appliquer 40
242 Proceacutedure ouverte 41
243 Proceacutedure restreinte 42
244 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 43
245 Contrats-cadres 43
246 Systegraveme dacquisition dynamique 43
247 Dialogue compeacutetitif 44
248 Proceacutedure neacutegocieacuteeproceacutedure sur la base dune seule offre 45
249 Concurrence loyale et transparente 47
2410 Preacutefeacuterences (FED uniquement) 47
2411 Critegraveres de seacutelection et dattribution 48
24111 Critegraveres de seacutelection 49
241111 Principes geacuteneacuteraux 49
241112 Veacuterification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique des
soumissionnaires ou des candidats 51
241113 Veacuterification de la capaciteacute technique et professionnelle des candidats
ou des soumissionnaires 51
24112 Critegraveres dattribution 54
2412 Proceacutedure avec laquoclause suspensiveraquo 54
2413 Annulation des proceacutedures de passation de marcheacutes 55
2414 Clauses deacuteontologiques 57
2415 Voies de droit 60
24151 Plainte aupregraves de pouvoir adjudicateur 60
24152 Plainte aupregraves du meacutediateur europeacuteen 60
24153 Recours de droit commun 61
25 Montant des marcheacutes 61
26 Termes de reacutefeacuterence et speacutecifications techniques 61
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
2
27 Regravegles de proceacutedure sur la conciliation et larbitrage 63
28 Le comiteacute deacutevaluation 64
281 Deacutesignation et composition 64
282 Impartialiteacute et confidentialiteacute 65
283 Responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation 67
284 Calendrier 68
285 Peacuteriode de validiteacute des offres 69
29 Attribution du marcheacute (sauf pour les contrats de service voir le chapitre 3) 69
291 Notification agrave lattributaire 69
292 Preacuteparation du contrat et signature 70
293 Publier lattribution du contrat 72
2931 Marcheacutes 72
2932 Subventions 73
210 Modification des contrats 73
2101 Principes geacuteneacuteraux 74
2102 Preacuteparation dun avenant 76
3 Marcheacutes de services 79
31 Introduction 79
311 Types de marcheacutes de services 79
32 Proceacutedures de passation des marcheacutes 82
321 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR 82
3211 Proceacutedure restreinte 82
322 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR 82
323 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 82
324 Proceacutedures applicables sans seuil 83
3241 Proceacutedure neacutegocieacutee 83
3242 Dialogue compeacutetitif 85
3243 Contrat-cadre 85
33 Appels doffres restreints (pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000
EUR) Proceacutedure dappel doffres restreints internationaux - services Proceacutedure restreinte
- services 86
331 Publiciteacute 86
3311 Publication des avis de preacute-information 86
3312 Publication des avis de marcheacutes 87
332 Eacutetablissement de la liste restreinte 88
333 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 90
334 Critegraveres dattribution 91
335 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 92
336 Date limite de remise des offres 93
337 Peacuteriode de validiteacute 94
338 Preacutesentation des offres 94
339 Le comiteacute deacutevaluation 94
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
3
3310 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 94
33101 Reacuteception et enregistrement des offres 94
33102 Seacuteance douverture des offres 94
33103 Eacutevaluation des offres 95
33104 Eacutevaluation des offres financiegraveres 99
33105 Conclusions du comiteacute deacutevaluation 100
3311 Annulation de lappel doffres 103
3312 Attribution du marcheacute 103
33121 Notification agrave lattributaire du marcheacute 103
33122 Approbation des experts principaux 107
33123 Preacuteparation du contrat et signature 108
33124 Publication de lattribution du marcheacute 109
3313 Mise agrave disposition et remplacement des experts 110
34 Proceacutedure dattribution des marcheacutes dun montant infeacuterieur agrave 300 000 EUR 111
341 Contrats-cadres 111
3411 Conditions dutilisation 112
3412 Proceacutedure 113
342 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 116
35 Modification des contrats de services 117
4 Marcheacutes de fournitures 118
41 Introduction 118
42 Proceacutedures de passation des marcheacutes 118
421 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR 118
4211 Proceacutedure ouverte internationale 118
422 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure agrave 100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR 118
4221 Proceacutedure ouverte locale 119
423 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR 119
4231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 119
424 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 119
425 Proceacutedures applicables sans seuil 119
4251 Proceacutedure neacutegocieacutee 119
4252 Systegraveme dacquisition dynamique 121
4253 Dialogue compeacutetitif 122
4254 Contrat-cadre 122
43 Appel doffres ouvert international pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave
300 000 EUR 122
431 Publiciteacute 122
4311 Publication des avis de preacute-information 122
4312 Publication des avis de marcheacutes 123
432 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 124
433 Critegraveres de seacutelection et dattribution 126
4331 Marcheacutes de fournitures ne comportant pas des services auxiliaires 127
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
4
4332 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires 128
4333 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires particuliegraverement
complexes 128
434 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 128
435 Date limite de remise des offres 129
436 Peacuteriode de validiteacute 129
437 Preacutesentation des offres 129
438 Le comiteacute deacutevaluation 130
439 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 130
4391 Reacuteception et enregistrement des offres 130
4392 Reacuteunion preacuteparatoire 130
4393 Seacuteance douverture des offres 130
4394 Eacutevaluation des offres techniques 131
4395 Eacutevaluation des offres financiegraveres 133
4396 Choix de lattributaire 134
4397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 135
4310 Annulation de lappel doffres 136
4311 Attribution du marcheacute 137
43111 Notification agrave lattributaire 137
43112 Preacuteparation du contrat et signature 137
43113 Publication de lattribution du marcheacute 137
44 Appel doffres ouvert local pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 100 000
EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR 137
45 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave
100 000 EUR 138
46 Modification des contrats de fournitures 139
5 Marcheacutes de travaux 140
51 Introduction 140
52 Proceacutedures de passation des marcheacutes 140
521 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR 140
5211 Proceacutedure ouverte 140
5212 Proceacutedure restreinte 141
522 Marcheacutes dune valeur comprise entre 300 000 EUR et 5 000 000 EUR 141
5221 Proceacutedure ouverte locale 141
523 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR 142
5231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 142
524 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 142
525 Proceacutedures applicables sans seuil 142
5251 Proceacutedure neacutegocieacutee 142
5252 Dialogue compeacutetitif 144
53 Appel doffres ouvert international (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave
5 000 000 EUR) 144
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
5
531 Publiciteacute 144
5311 Publication des avis de preacute-information 144
5312 Publication des avis de marcheacutes 145
532 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 146
533 Critegraveres de seacutelection et dattribution 148
534 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 150
535 Date limite de remise des offres 151
536 Peacuteriode de validiteacute 152
537 Preacutesentation des offres 152
538 Le comiteacute deacutevaluation 152
539 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 152
5391 Reacuteception et enregistrement des offres 152
5392 Reacuteunion preacuteparatoire 152
5393 Seacuteance douverture des offres 152
5394 Eacutevaluation des offres 153
5395 Eacutevaluation des offres financiegraveres 155
5396 Choix de lattributaire 155
5397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 156
5310 Annulation de lappel doffres 157
5311 Attribution du marcheacute 158
53111 Notification agrave lattributaire 158
53112 Signature du contrat 158
53113 Publication de lattribution du marcheacute 158
54 Appel doffres restreint pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000
EUR 158
541 Publiciteacute 158
5411 Publication de lavis de preacute-information 159
5412 Publication des avis de marcheacutes 159
542 Eacutetablir la liste restreinte 160
55 Appel doffres ouvert local (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000
EUR et infeacuterieure agrave 5 000 000 EUR) 163
56 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 164
57 Modification des contrats de travaux 166
6 Subventions 168
61 Regravegles de bases applicables aux subventions 168
611 Deacutefinition 168
612 Protagonistes 170
62 Formes des subventions 173
621 Options de coucircts simplifieacutes 173
63 Vue densemble 176
631 Modes de gestion 176
632 Outils de gestion 177
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6
633 Critegraveres deacuteligibiliteacute 179
6331 Regravegle de la nationaliteacute 179
6332 Exceptions agrave la regravegle de la nationaliteacute 179
6333 Situations dexclusion 179
634 Programmation 180
635 Transparence 180
636 Eacutegaliteacute de traitement 180
637 Non-cumul 180
638 Non-reacutetroactiviteacute 181
639 Cofinancement 182
6310 Regravegle du non-profit 183
6311 Autres points essentiels 184
64 Proceacutedures dattribution 184
641 Appel agrave propositions 184
6411 Publication 184
6412 Appel agrave propositions ouvert ou restreint 185
6413 Partenariats 185
642 Subventions attribueacutees sans appel agrave propositions (laquoAttribution directeraquo) 186
65 Appel agrave propositions 187
651 Publiciteacute 187
652 Reacutedaction et contenu des lignes directrices agrave lintention des demandeurs 188
653 Critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution) 189
6531 Critegraveres deacuteligibiliteacute 189
6532 Critegraveres deacutevaluation seacutelection et attribution 190
654 Informations compleacutementaires avant la date limite de remise des propositions 191
655 Date limite de remise des propositions 191
656 Preacutesentation des propositions 192
657 Le comiteacute deacutevaluation 193
6571 Composition 193
6572 Utilisation dassesseurs 194
6573 Deacuteleacutegations en tant quassesseurs internes pour les appels agrave propositions du
siegravege 195
6574 Impartialiteacute et confidentialiteacute 196
6575 Responsabiliteacutes du comiteacute deacutevaluation 196
658 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 196
6581 Reacuteception et enregistrement des propositions 196
6582 Ouverture et controcircle administratif 197
6583 Eacutevaluation de la note succincte de preacutesentation 198
6584 Eacutevaluation des demandes complegravetes 199
6585 Veacuterification de leacuteligibiliteacute 200
6586 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 201
659 Annulation de la proceacutedure dappel agrave propositions 203
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
7
6510 Attribution de subventions 204
65101 Notification aux demandeurs 204
65102 Preacuteparation du contrat et signature 206
6511 Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention 208
65111 Publication de lattribution des subventions 208
66 Subventions dun faible montant 209
67 Appel agrave propositions restreint 209
68 Modification des contrats de subvention 210
681 Principes geacuteneacuteraux 210
682 Preacuteparation dun avenant 210
69 Attribution des marcheacutes et soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions
211
691 Attribution des marcheacutes 211
692 Soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions 211
610 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement (autres)
organisations internationales et organismes nationaux 212
6101 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement par la
Commission europeacuteenne et (autres) organisations internationales 213
6102 Subventions accordeacutees agrave des (autres) organismes publics nationaux des Eacutetats
membres ou de pays tiers donateurs 215
6103 Subventions octroyeacutees agrave des organismes publics nationaux dun pays partenaire
215
7 Base leacutegales 217
71 Cadre juridique applicable aux marcheacutes 217
711 Programmes financeacutes par le budget de lUE 217
712 Programmes financeacutes par le FED 218
72 Cadre juridique applicable aux subventions 218
721 Programmes financeacutes par le budget de lUE 218
722 Programmes financeacutes par le FED 219
8 Liste des annexes 220
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
8
1 Introduction
11 Introduction
Ce guide pratique explique les proceacutedures contractuelles qui sappliquent agrave toutes les actions daide
exteacuterieure de lUE financeacutees par le budget geacuteneacuteral de lUnion europeacuteenne (Budget de lUE) et le Fonds
europeacuteen de deacuteveloppement (FED) Le financement des actions exteacuterieures est reacuteglementeacute par les
Regraveglements financiers UE et FED applicables par le regraveglement eacutenonccedilant des regravegles et modaliteacutes
communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le financement de laction
exteacuterieure (CIR) et par les actes de base pertinents par exemple les regraveglements relatifs aux diffeacuterents
programmes tels que lICD lIEV lIAP II lIEDDH etc pour les actions financeacutees par le Budget de
lUE et laccord de Cotonou pour les actions financeacutees par le FED Le PRAG est utiliseacute par les
directions geacuteneacuterales et les services de la Commission chargeacutes des instruments de financement et de
mise en œuvre des actions exteacuterieures principalement la DG DEVCO (aide au deacuteveloppement sur la
base dinstruments geacuteographiques et theacutematiques ou mixtes tels que lICD le FED lIEDDH lISN) la
DG NEAR (instrument daide de preacuteadheacutesion IAP II IEV) ou du FPI (pour la mise en œuvre de
lInstrument contribuant agrave la Stabiliteacute et la Paix (ICSP) et de lInstrument de Partenariat (IP)1
Le CIR a eacuteteacute adopteacute en mars 2014 Il eacutenonce les regravegles communes agrave lICD agrave lIEDDH agrave lIEV agrave lISP
agrave lIPA II agrave lIP et agrave lISN2 en ligne avec le regraveglement financier applicable au budget de lUE Depuis
ladoption de la reacutevision de lAnnexe IV de laccord de Cotonou en 2008 les marcheacutes et subventions
financeacutes dans le cadre du 10e FED et des FED successifs ont eacuteteacute attribueacutes et mis en œuvre
conformeacutement aux regravegles de lUE et (sauf dans les cas preacutevus par lesdites regravegles) conformeacutement aux
documents et proceacutedures standards eacutetablis et publieacutes par la Commission europeacuteenne pour la mise en
œuvre des opeacuterations de coopeacuteration avec les pays tiers tels quen vigueur au moment du lancement
de la proceacutedure en question
Les regravegles deacuteligibiliteacute applicables au FED ont eacuteteacute aligneacutees sur celles du budget geacuteneacuteral de lUE dans la
mesure du possible Elles sont applicables depuis lentreacutee en vigueur de laccord de Cotonou reacuteviseacute en
novembre 2010 Elles sont eacutegalement incluses dans lannexe IV de laccord de Cotonou tel que reacuteviseacute
le 20 juin 2014
Pour les contrats financeacutes dans le cadre du 9e FED veuillez vous reporter agrave la version 2007 du preacutesent
Guide Pratique contenant les explications relatives agrave la deacutecision ndeg 22002 du Conseil des Ministres
ACP-CE du 7 octobre 2002 reacutegulant la preacuteparation et lattribution des marcheacutes financeacutes par le FED
entre 2002 et 2008 sauf dans le cas ougrave les Conventions de Financement correspondantes ont eacuteteacute
amendeacutees afin dappliquer la version reacuteviseacutee de lAnnexe IV de lAccord de Cotonou
Ce guide fournit aux utilisateurs linformation neacutecessaire pour lancer un marcheacute ou octroyer une
1 En outre la DG REGIO est en charge de lIAP et de linstrument de soutien financier visant agrave encourager le
deacuteveloppement eacuteconomique de la communauteacute chypriote turque (Regraveglement du Conseil n deg 3892006)2 En vertu du consideacuterant 18 de lInstrument de seacutecuriteacute nucleacuteaire le CIR sapplique agrave la mise en œuvre de cet instrument
autant que neacutecessaire
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
9
subvention de la premiegravere eacutetape jusquagrave leur attribution Les annexes couvrent agrave la fois les phases
dattribution et dexeacutecution des contrats Ce guide eacutenumegravere les proceacutedures contractuelles applicables en
gestion directe ou gestion indirecte avec controcircles ex-post ou ex-ante de la Commission europeacuteenne
Bien que les proceacutedures dattribution des marcheacutes et fournitures applicables au Budget et au 10e FED
et 11e FED soient proches certaines diffeacuterences subsistent et sont indiqueacutees dans ce guide et dans ses
annexes Le chapitre 7 dresse la liste des textes juridiques pertinents Lannexe A1 contient un
glossaire des termes utiliseacutes dans ce guide
Les marcheacutes en reacutegie sont des programmes exeacutecuteacutes par les agences publiques les services publics ou
agrave participation publique du pays partenaire dans le cas ougrave ladministration de ce pays possegravede les
gestionnaires qualifieacutes Le devis programme est un document fixant les ressources humaines et
mateacuterielles requises le budget et les dispositions techniques et administratives deacutetailleacutees de mise en
œuvre pour lexeacutecution dun projet sur une peacuteriode speacutecifique par reacutegie directe et le cas eacutecheacuteant au
moyen de marcheacutes publics et doctroi de subventions Les proceacutedures pour les reacutegies directes et les
devis programmes sont deacutetailleacutees dans un guide distinct (cf guide pratique des proceacutedures pour les
devis programmes - approche projet) bien que la majoriteacute des proceacutedures deacutecrites dans le preacutesent
guide pratique sappliquent eacutegalement
Agrave la suite de la reacutevision en 2016 du regraveglement financier de lUE le champ dapplication du
Guide pratique est eacutetendu aux proceacutedures dattribution de marcheacutes et de subventions geacutereacutees par
la Commission europeacuteenne agissant comme pouvoir adjudicateur dans un inteacuterecirct partageacute avec
les pays partenaires
Ce guide pratique ne sapplique pas
Aux contrats pour lesquels la Commission europeacuteenne agit comme pouvoir adjudicateur pour son
propre compte et dans son propre inteacuterecirct Ces contrats relegravevent normalement de la premiegravere partie
titre V chapitres 1 et 2 du regraveglement financier applicable au budget de lUE et les services de la
Commission europeacuteenne doivent utiliser les proceacutedures internes et les formulaires types (vade-
mecum sur les marcheacutes publics) dans ce cas Toutefois le pouvoir adjudicateur peut deacutecider
dutiliser le contrat de services standard de DEVCO qui est plus adapteacute aux actions situeacutees hors de
lUnion Europeacuteenne lorsque le marcheacute de services est passeacute dans linteacuterecirct unique de la Commission
europeacuteenne et ce quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee Il convient donc de proceacuteder agrave un examen
au cas par cas
Le guide pratique ne sapplique pas aux aides visant des situations de crise humanitaire aux
opeacuterations de protection civile et aux opeacuterations daide humanitaire effectueacutees par ECHO
Il ne sapplique pas non plus aux pouvoirs adjudicateurs - tels que les pays partenaires les
organisations internationales ou les organismes nationaux - lorsque la Commission europeacuteenne les a
autoriseacutes agrave utiliser leurs propres proceacutedures dattribution de marcheacutes ou de subventions ou dautres
proceacutedures dattribution de marcheacutes ou de subventions convenues entre les bailleurs de fonds en
vertu de la leacutegislation applicable aux beacuteneacuteficiaires de subvention qui pour attribuer des marcheacutes
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
10
doivent appliquer les dispositions de lannexe IV du contrat standard de subvention
Le Jumelage repreacutesente un outil de renforcement des capaciteacutes par lequel les administrations des
Eacutetats membres fournissent leur expertise aux administrations des pays candidats preacute-candidats et
du voisinage Les opeacuterations de jumelage donnent lieu agrave signature de contrats de subventions par les
institutions publiques des Eacutetats membres Elles sont reacutegies par des regravegles distinctes deacutecrites dans les
laquoManuels de Jumelageraquo3
En outre le preacutesent guide pratique sapplique aux programmes de coopeacuteration transfrontaliegravere dans
la mesure preacutevue par les actes de base applicables
Toute reacutefeacuterence agrave des laquojoursraquo dans ce guide pratique renvoie agrave des jours calendrier sauf indication
contraire
3 DEVCO twinning (anglais) httpseceuropaeueuropeaidinstitution-building-framework-european-union-policies-
common-twinning-manual-revision-2012_en
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
11
2 2 Regravegles de base
21 Vue densemble
Lattribution de marcheacutes et de subventions obeacuteit agrave des regravegles strictes Celles-ci contribuent agrave garantir
ladeacutequation et la qualiteacute des attributaires choisis sur base du rapport qualiteacuteprix ou du prix ainsi
quune utilisation optimale et transparente des fonds publics
Les proceacutedures eacutetablies par la Commission europeacuteenne pour attribuer les marcheacutes et subventions
relevant des diffeacuterents programmes daide exteacuterieure de lUE sont consolideacutees dans ce guide pratique
Tout eacutecart aux proceacutedures deacutefinies dans ce guide pratique et annexes doit ecirctre preacutealablement approuveacute
par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne conformeacutement aux regravegles internes
(deacuterogation ou exception)
Avant le lancement dune proceacutedure dattribution de marcheacute ou de subvention celle-ci doit avoir eacuteteacute
approuveacutee dabord par une deacutecision de financement et ensuite le cas eacutecheacuteant par une convention de
financement et les fonds doivent ecirctre disponibles sauf pour les proceacutedures beacuteneacuteficiant dune clause
suspensive (Voir section 2412)
22 Modes de gestion
Il existe plusieurs approches possibles de gestion des proceacutedures dattribution de marcheacutes et de
subventions pour les projets financeacutes dans le cadre des programmes daide exteacuterieure de lUE
(deacutesigneacutees par le terme de modes de gestion)
Le regraveglement financier1 applicable au budget de lUE et ses modaliteacutes dapplication
2 en vigueur depuis
le 1er janvier 2013 ont consideacuterablement modifieacute les modes de gestion Les nouveaux modes de
gestion sont entreacutes en vigueur le 1er janvier 2014 Ils sappliquent eacutegalement au FED
La notion de modes de gestion demeure inchangeacutee Les diffeacuterents modes dexeacutecution du budget
supposent une implication de la Commission europeacuteenne agrave des degreacutes variables ainsi quune
deacuteleacutegation de certaines tacircches dexeacutecution budgeacutetaire (la conclusion des contrats leur gestion
opeacuterationnelle et financiegravere les audits et eacutevaluations etc)
Les quatre anciens modes de gestion (directe3 indirecte conjointe et partageacutee) ont eacuteteacute reacuteduits agrave trois
1 Regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 25 octobre 2012 modifieacute par le
regraveglement (UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 20152 Regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE)
20152462 de la Commission du 30 octobre 20153 La gestion centraliseacutee avait deux variantes la gestion centraliseacutee directe (la Commission europeacuteenne eacutetait le pouvoir
adjudicateuradministration contractante et deacutecidait au nom du pays partenaire) et la gestion centraliseacutee indirecte (qui
consistait agrave deacuteleacuteguer des tacircches dexeacutecution du budget de lUE agrave un organisme national geacuteneacuteralement une agence de
deacuteveloppement devenant ainsi le pouvoir adjudicateuradministration contractante)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Gestion directebull
La Commission europeacuteenne est chargeacutee de toutes les tacircches dexeacutecution du budget de lUE Ces tacircches
sont reacutealiseacutees soit par ses services au siegravege soit par les deacuteleacutegations de lUE soit par les agences
exeacutecutives de lUE
En gestion directe la Commission est le pouvoir adjudicateur Elle prend les deacutecisions pour le compte
des pays beacuteneacuteficiaires Dans ce contexte le terme laquo pouvoir adjudicateur raquo deacutesigne la Commission
europeacuteenne agissant au nom et pour le compte des pays partenaires
Les eacutecarts par rapport aux proceacutedures standard (exceptionsdeacuterogations) et les accords preacutealablescas agrave
signaler preacutevus dans le guide pratique sont autoriseacutes en conformiteacute avec les proceacutedures internes
Gestion indirectebull
En gestion indirecte la Commission confie des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire agrave
des pays partenaires (ou aux organismes deacutesigneacutes par celles-ci)bull
les organisations internationalesbull
les agences de deacuteveloppement des Eacutetats membres de lUEbull
autres organes4bull
Le preacutesent guide met laccent sur la deacuteleacutegation des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire aux pays partenaires5
Il sapplique avec tous les ajustements neacutecessaires aux cas peu freacutequents ougrave des organisations
internationales aux agences de deacuteveloppement ou dautres organismes doivent appliquer les
proceacutedures contractuelles de lUE
Deux possibiliteacutes sont preacutevues dans le cadre de la gestion indirecte avec les pays partenaires
Gestion indirecte avec controcircles ex ante le pays partenaire est le pouvoir adjudicateur Agrave ce titre il
prend les deacutecisions relatives agrave lattribution des marcheacutes et subventions apregraves autorisation preacutealable de
la Commission europeacuteenne Cette autorisation preacutealable peut englober dans certains cas et
uniquement pour les engagements speacuteciaux un eacutecart par rapport aux proceacutedures standard
(exceptiondeacuterogation) ou une approbation preacutealablecas agrave signaler Les eacutecarts approbations
preacutealables et cas agrave signaler sont traiteacutes en interne par la Commission europeacuteenne
bull
Gestion indirecte avec controcircles ex post le pays partenaire est le pouvoir adjudicateur et il prend les
deacutecisions preacutevues dans la convention de financement sans autorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne Toutefois les eacutecarts par rapport aux proceacutedures standard deacutefinies dans le PRAG
requiegraverent une autorisation de la Commission europeacuteenne Les proceacutedures de controcircle ex-ante et ex-
bull
4 Voir la liste de ces organismes agrave larticle 581C du regraveglement financier5 En regravegle geacuteneacuterale la Commission europeacuteenne reacutealise elle-mecircme les eacutevaluations et audits mecircme en cas de gestion
indirecte avec le pays partenaire
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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post sont deacutetailleacutees tout au long de ce guide
Gestion partageacuteebull
La Commission europeacuteenne deacutelegravegue des tacircches dexeacutecution agrave des Eacutetats membres de lUE Cette
meacutethode de gestion sapplique peu dans le cadre des actions exteacuterieures hormis pour les programmes
opeacuterationnels conjoints mis en œuvre par une autoriteacute commune de gestion en vertu par exemple du
regraveglement instituant un instrument europeacuteen de voisinage (IEV) ou dans le cadre de linstrument de
preacute-adheacutesion IPA II
Le choix du mode de gestion est une information essentielle qui figure dans la deacutecision de
financement correspondante (par exemple le document daction de la deacutecision de financement
applicable et le Programme dAction (Annuel)
Important les anciens et nouveaux modes de gestion vont coexister pendant une peacuteriode de transition
au cours de laquelle les conventions de financement signeacutees avant le 1er janvier 2014 feront toujours
reacutefeacuterence aux anciens modes de gestion Le preacutesent guide pratique se reacutefegravere uniquement aux nouveaux
modes de gestion applicables agrave partir du 1er janvier 2014 Sagissant des actions en cours relevant des
anciens modes de gestion veuillez-vous reacutefeacuterer au tableau suivant preacutesentant les eacutequivalences entre les
anciens intituleacutes et les nouveaux
ANCIENS MODES DE GESTION NOUVEAUX MODES DE GESTION
(applicables agrave partir du 1er janvier 2014)
GESTION DIRECTE CENTRALISEacuteE GESTION DIRECTE
GESTION DEacuteCENTRALISEacuteE AVEC
CONTROcircLES EX-ANTE
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES
EX-ANTE
GESTION DEacuteCENTRALISEacuteE AVEC
CONTROcircLES EX-POST
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES
EX-POST
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Quelques preacutecisions en ce qui concerne la gestion indirecte
Dans la plupart des cas le preacutesent Guide pratique sapplique en gestion i) directe et ii) indirecte avec
les pays partenaires6 Dans certains cas speacutecifiques la Commission europeacuteenne peut cependant
autoriser les pays partenaires agrave utiliser des proceacutedures diffeacuterentes agrave condition de les avoir positivement
eacutevalueacutees au preacutealable
Le rocircle de la Commission europeacuteenne dans les contrats signeacutes par les pays partenaires en gestion
indirecte consiste agrave autoriser le financement des contrats et agrave controcircler la bonne exeacutecution des
proceacutedures contractuelles et financiegraveres en utilisant notamment les listes de controcircle preacutevues agrave cet
effet En cas de non-respect des proceacutedures du preacutesent guide (ou dautres proceacutedures que la
Commission europeacuteenne deacutecide dappliquer) les deacutepenses correspondantes sont ineacuteligibles au
financement de lUE Lintervention de la Commission europeacuteenne se limite agrave veacuterifier que les
conditions du financement de lUE sont remplies
Cette intervention na pas pour objet de porter atteinte au principe selon lequel les contrats en question
demeurent des contrats nationaux que seuls le pouvoir adjudicateur du pays partenaire a la
6 Les proceacutedures financiegraveres en gestion indirecte avec les pays partenaires (cest-agrave-dire les paiements) sont deacutefinies dans le
guide pratique des devis-programmes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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responsabiliteacute de preacuteparer et conclure Les soumissionnaires candidats ou demandeurs de ces contrats
nont pas de lien contractuel avec la Commission europeacuteenne ni pendant ni apregraves lexeacutecution des
contrats Ils nentretiennent de relations juridiques quavec le pouvoir adjudicateur Les deacutecisions de la
Commission europeacuteenne ne peuvent se substituer agrave celles du pouvoir adjudicateur Ce dernier assume
la pleine responsabiliteacute de ses actions et en reacutepond directement en cas daudit ou autre enquecircte
Lencadreacute ci-dessous preacutesente les proceacutedures de controcircle agrave suivre pour chaque mode de gestion
GESTION DIRECTE
Les contrats sont conclus directement par la Commission europeacuteenne agissant au nom du pays
partenaire La Commission europeacuteenne eacutetablit les listes restreintes (en proceacutedures restreintes) et a la
responsabiliteacute de preacuteparer les appels doffres et les appels agrave propositions de les publier de recevoir
les candidatures les offres et les propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation de deacutecider des
reacutesultats des proceacutedures de geacuterer les plaintes et de signer les contrats
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les contrats sont conclus par le pouvoir adjudicateur deacutesigneacute dans une convention de financement
cest-agrave-dire le gouvernement ou une entiteacute du pays partenaire ayant une personnaliteacute juridique avec
qui la Commission europeacuteenne eacutetablit la convention de financement
Avant que la proceacutedure ne soit lanceacutee le pouvoir adjudicateur doit soumettre les documents
(dossiers dappel doffres ou dappels agrave propositions) agrave la Commission europeacuteenne pour approbation
La Commission europeacuteenne veacuterifie quils ont eacuteteacute reacutedigeacutes conformeacutement aux proceacutedures et modegraveles
figurant dans ce Guide Pratique (ou conformeacutement agrave la proceacutedure deacutecideacutee par la Commission
europeacuteenne) Le pouvoir adjudicateur a la responsabiliteacute deacutetablir les listes restreintes (en proceacutedure
restreinte) de publier les appels doffres et les appels agrave proposition de recevoir les candidatures
offres et propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation et de deacutecider des reacutesultats des
proceacutedures Avant de signer les contrats le pouvoir adjudicateur soumet le reacutesultat de leacutevaluation agrave
la Commission europeacuteenne pour approbation preacutealable Celle-ci veacuterifie la conformiteacute de leacutevaluation
aux proceacutedures Dautre part le pouvoir adjudicateur adresse agrave la Commission europeacuteenne les
contrats pour endossement avant de les signer7
La Commission europeacuteenne doit toujours ecirctre inviteacutee pour louverture et leacutevaluation des
propositions et des offres En principe un repreacutesentant de la Commission europeacuteenne assiste en
qualiteacute dobservateur agrave toutes ou parties des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation La Commission
europeacuteenne apporte une attention particuliegravere aux conflits dinteacuterecircts potentiels
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre sous forme eacutelectronique tous les avis pertinents agrave la
Commission europeacuteenne pour publication (voir lannexe a11e) agrave lexception des cas viseacutes dans le
Guide pratique des proceacutedures applicables aux devis programmes
7 Lendossement par la Commission europeacuteenne nest toutefois pas requis dans certains cas viseacutes dans ce Guide pratique et
dans le Guide pratique des proceacutedures applicables aux devis-programmes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans le cadre de lInstrument de preacute-adheacutesion (IPA II) il est possible de renoncer progressivement
aux diffeacuterents types de controcircles ex-ante
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les contrats sont conclus directement par le pouvoir adjudicateur deacutesigneacute dans une convention de
financement Par exemple le gouvernement ou une entiteacute du pays partenaire ayant la mecircme
personnaliteacute juridique avec qui la Commission europeacuteenne eacutetablit la convention de financement Le
pouvoir adjudicateur eacutelabore les listes restreintes (proceacutedures restreintes) et a la responsabiliteacute de
publier les appels doffres de recevoir les offres de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation de deacutecider des
reacutesultats des proceacutedures et de signer les contrats sans lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne Le pouvoir adjudicateur adresse tous les avis pertinents sous forme eacutelectronique agrave la
Commission europeacuteenne pour publication (voir annexe a11e)
GESTION PARTAGEacuteE ET GESTION INDIRECTE AVEC DES ORGANISMES AUTRES
QUE LES PAYS PARTENAIRES
Dans ces cas lentiteacute deacuteleacutegataire (une agence nationale ou une organisation internationale) conclut
les contrats avec des tierces parties
En principe les proceacutedures du deacuteleacutegataire sappliquent
Lentiteacute deacuteleacutegataire est en charge de la publication des avis pertinents Ces derniers ne sont donc pas
publieacutes au Journal Officiel de lUE ni sur le site Internet dEuropeAid
La Commission europeacuteenne peut controcircler les proceacutedures agrave posteriori sans preacutejudice de leacutevaluation
dite laquo des piliers raquo effectueacutee par la Commission europeacuteenne agrave laquelle est soumise lentiteacute elle-
mecircme
23 Participations aux proceacutedures dattribution critegraveres dexclusion et autres pointsessentiels
La participation aux proceacutedures dattribution de marcheacutes et subventions financeacutes dans le cadre de laide
exteacuterieure (y compris FED) est reacutegie par les regravegles de nationaliteacute et dorigine et de non exclusion
231 Regravegles de nationaliteacute et dorigine
Des regravegles de nationaliteacute et dorigine speacutecifiques sappliquent agrave chaque instrument de financement de
laide exteacuterieure (y compris le FED) Ces regravegles figurent dans les actes juridiques suivants
Instruments de financement de laide exteacuterieure financeacutes par le Budget de lUE depuis le 15 mars
2014 les regravegles de nationaliteacute et dorigine eacutenonceacutees dans le CIR sappliquent agrave tous les appels doffres
et appels agrave propositions lanceacutes au titre de ces instruments Cela concerne eacutegalement les proceacutedures
dattribution lanceacutees apregraves le 15 mars 2014 au titre des instruments de financement de laide exteacuterieure
preacuteceacutedents agrave lexception des appels doffres et des appels agrave propositions au titre de lIAP I ou des
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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proceacutedures lanceacutees au titre de deacutecisions de financement ou de conventions de financement preacutevoyant
expresseacutement des regravegles diffeacuterentes (cest-agrave-dire diffeacuterentes de celles figurant dans lacte de base)
Dans ce dernier cas les regravegles diffeacuterentes peuvent ecirctre reconstruites en utilisant les versions du PRAG
qui eacutetaient en vigueur au moment de ladoption des deacutecisions de financement ou de la signature de la
convention de financement
FED depuis le 20 juin 2014 les regravegles de nationaliteacute et dorigine eacutenonceacutees dans la deacutecision ndeg 12014
concernant la reacutevision de lannexe IV de laccord de Cotonou sappliquent agrave tous les appels doffres et
appels agrave propositions lanceacutes au titre du FED
PTOM depuis lentreacutee en vigueur de la deacutecision 2013755UE du 25 novembre 2013 relative agrave
lassociation des pays et territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne des regravegles de nationaliteacute et
dorigine speacutecifiques sappliquent aux proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de subventions
Les pays eacuteligibles en vertu des regravegles de nationaliteacute et dorigine applicables agrave chaque instrument de
financement de laide exteacuterieure sont eacutenumeacutereacutes agrave lannexe a2a au preacutesent guide pratique
Regravegle de nationaliteacutebull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET DE LUE
Le CIR sapplique agrave tous les instruments financeacutes par le Budget de lUE sauf lIPA I sous reacuteserve
dautres regravegles speacutecifiques deacutefinies par les conventions et deacutecisions de financement Le CIR a tregraves
largement aligneacute les regravegles de nationaliteacute de lICD lIEV et lIP Les mecircmes regravegles deacuteligibiliteacute
sappliquent agrave lICSN dans lequel il est fait reacutefeacuterence au CIR tandis que lIPA II demeure plus
restrictif et que lIEDDH et lIcSP sont entiegraverement deacutelieacutes Les regravegles communes et particuliegraveres
introduites dans le CIR sont expliqueacutees en deacutetail ci-dessous
La participation aux appels doffres ou aux appels agrave propositions est ouverte aux organisations
internationales ainsi quagrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires
eacutenumeacutereacutes ci-apregraves et aux personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies
un Eacutetat membre de lUnion europeacuteennebull
un Eacutetat membre de lEEE (Espace eacuteconomique europeacuteen)bull
un Eacutetat beacuteneacuteficiaire de lIPA IIbull
les pays et territoires doutre-mer relevant de la deacutecision 2001822CE du Conseilbull
les pays et territoires en deacuteveloppement figurant sur la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique au
deacuteveloppement (APD) eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement (CAD) de lOCDE qui ne
sont pas membres du G20
bull
les pays en deacuteveloppement figurant dans la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique au
deacuteveloppement eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement de lOCDE (CADOCDE) qui ne
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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sont pas membres du G20 et tout autre pays et territoire beacuteneacuteficiant de laction financeacutee par lUE
en fonction de lacte de base applicable
un pays tiers pour lequel laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par une deacutecision de la
Commission europeacuteenne
bull
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas dactiviteacutes mises en œuvre dans les pays les moins
avanceacutes (PMA) et dans les pays pauvres lourdement endetteacutes (PPLE) Ceci sapplique agrave
linteacutegraliteacute des programmes reacutegionaux ou mondiaux incluant au moins un PMA ou un PPLE
bull
Lannexe A2a au preacutesent guide pratique contient la liste des pays eacuteligibles en vertu des regravegles
de nationaliteacute et dorigine applicables agrave chaque instrument de financement de laide
exteacuterieure
Le CIR comporte eacutegalement des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans certains
cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut la participation est
eacutetendue agrave dautres entiteacutes dans les cas suivants
Sagissant dune action faisant lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre
donateur que ces actions soient mises en œuvre en gestion directe ou indirecte8 toutes les
personnes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont
eacutegalement eacuteligibles (NB lorsque des actions font lobjet dun cofinancement parallegravele avec un
partenaire ou un autre donateur les regravegles de nationaliteacute de lUE sappliquent agrave la partie de laction
financeacutee par les instruments de lUE (sans possibiliteacute de les eacutelargir) et les regravegles de nationaliteacute du
partenaire ou de lautre donateur sappliquent agrave la partie quil finance)
bull
Sagissant dune action mise en œuvre en gestion partageacutee par un Eacutetat membre les personnes
eacuteligibles en vertu des regravegles de cet Eacutetat membre sont eacutegalement eacuteligibles
bull
Sagissant dune action mise en œuvre en gestion indirecte les pays eacuteligibles en vertu des regravegles
de lentiteacute deacuteleacutegataire sont eacutegalement eacuteligibles sauf si la gestion est confieacutee agrave des pays partenaires
(en vertu de larticle 58 c(i) du RF) Dans ce dernier cas seules les regravegles de linstrument de lUE
sappliquent Sagissant dune action mise en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire de lUnion
creacuteeacute par la Commission toutes les personnes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees dans lacte
constitutif du fonds fiduciaire de lUnion sont eacutegalement eacuteligibles
bull
Sagissant dune action financeacutee par plusieurs instruments daide exteacuterieure notamment le fonds
europeacuteen de deacuteveloppement les personnes physiques ressortissantes des pays recenseacutes dans le
cadre dun de ces instruments et les personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies sont
eacutegalement eacuteligibles aux fins desdites actions
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans le cas dactions de porteacutee mondiale reacutegionale ou transfrontaliegravere financeacutees par lun des
instruments de lUnion pour laction exteacuterieure leacuteligibiliteacute peut ecirctre eacutetendue aux personnes
physiques ressortissantes des pays territoires et reacutegions couverts par ces actions et aux personnes
morales qui y sont effectivement eacutetablies
bull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
La reacutevision de lannexe IV de laccord de Cotonou a permis daligner dans la mesure du possible
les regravegles de nationaliteacute et dorigine sur celles du CIR La participation est ouverte aux organisations
internationales ainsi quagrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires
eacutenumeacutereacutes ci-apregraves et aux personnes morales qui y sont eacutetablies
un Eacutetat ACPbull
un Eacutetat membre de lUEbull
les Eacutetats membres de lEEE (Espace Eacuteconomique Europeacuteen)bull
les beacuteneacuteficiaires de linstrument daide de preacuteadheacutesion (IPA II)bull
les pays et territoires dOutre-mer relevant de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25
novembre 2013
bull
les pays et territoires en deacuteveloppement tels quils figurent sur la liste des beacuteneacuteficiaires de lAPD
eacutetablie par le CAD de lOCDE qui ne sont pas membres du G-20 sans preacutejudice du statut de la
Reacutepublique dAfrique du Sud tel que reacutegi par le protocole ndeg 3 de laccord de Cotonou
bull
un pays tiers pour lequel laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par une deacutecision de la
Commission europeacuteenne en accord avec les pays ACP
bull
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas dactiviteacutes mises en œuvre dans les pays les moins
avanceacutes (PMA) et dans les pays pauvres lourdement endetteacutes (PPLE) Ceci sapplique eacutegalement agrave
linteacutegraliteacute des programmes reacutegionaux ou mondiaux incluant au moins un PMA ou un PPLE
bull
La liste complegravete des pays eacuteligibles figure agrave lannexe A2a au preacutesent guide pratique Lannexe
IV agrave laccord de Cotonou comporte des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans
certains cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut la
participation est eacutetendue agrave dautres entiteacutes dans les cas suivants
Lorsque laction est mise en œuvre dans le cadre dune initiative reacutegionale les personnes physiques
ressortissantes de et les personnes morales eacutetablies dans un pays participant agrave cette initiative sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans le cas dactions mises en œuvre en gestion directe et faisant lobjet dun
cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre donateur toutes les personnes
eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont eacutegalement
eacuteligibles (NB lorsque des actions font lobjet dun cofinancement parallegravele avec un
partenaire ou un autre donateur les regravegles de nationaliteacute de lUE sappliquent agrave la partie de
laction financeacutee par les instruments de lUE (sans possibiliteacute de les eacutelargir) et les regravegles de
nationaliteacute du partenaire ou de lautre donateur sappliquent agrave la partie quil finance)
Lorsquune action est mise en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire creacuteeacute par la Commission la
participation est eacutegalement ouverte agrave toutes les personnes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees
dans lacte constitutif du fonds fiduciaire
Dans le cas dactions mises en œuvre en gestion indirecte par une entiteacute deacuteleacutegataire - qui sont des
Eacutetats membres ou de leurs agences la Banque europeacuteenne dinvestissement ou des organisations
internationales ou leurs agences - les personnes physiques et morales eacuteligibles en vertu des regravegles
de cette entiteacute deacuteleacutegataire telles quelles sont deacutefinies dans les accords conclus avec lorganisme
de cofinancement ou de mise en œuvre sont eacutegalement eacuteligibles En outre lorsque les actions
font lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre donateur toutes les
personnes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
Dans le cas de projets financeacutes par un autre instrument de financement de lUE la participation est
eacutegalement ouverte agrave toutes les personnes eacuteligibles en vertu de cet instrument de financement de
lUE
bull
Programmes en faveur des PTOM
Les regravegles de nationaliteacute et dorigine applicables agrave la passation de marcheacutes publics agrave loctroi de
subventions et aux autres proceacutedures dattribution pour les PTOM sont deacutetermineacutees agrave larticle 89 de
la deacutecision 2013755UE du 25 novembre 2013
La participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes aux proceacutedures doctroi de subventions et
aux autres proceacutedures dattribution pour des actions financeacutees au titre de cette deacutecision au profit de
tiers est ouverte agrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires eacutenumeacutereacutes ci-
apregraves et aux personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies
les Eacutetats membresa
les pays candidats et les candidats potentiels reconnus par lUnion etb
les Eacutetats membres de lEspace Eacuteconomique Europeacuteenc
les PTOMd
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les pays et territoires en deacuteveloppement figurant sur la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique
au deacuteveloppement (APD) eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement (CAD) de lOCDE qui
ne sont pas membres du G20
e
les pays pour lesquels laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par la Commissionf
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas de contrats mis en œuvre dans un pays moins avanceacuteg
La liste complegravete des pays eacuteligibles figure agrave lannexe A2a au preacutesent guide pratique
Les deacutecisions comportent eacutegalement des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans
certains cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut les entiteacutes
suivantes sont eacutegalement eacuteligibles
dans le cas dactions faisant lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre
donateur les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur
bull
dans le cas dactions mises en œuvre en gestion partageacutee par un Eacutetat membre les entiteacutes eacuteligibles
en vertu des regravegles appliqueacutees par cet Eacutetat membre
bull
dans le cas dactions mises en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire creacuteeacute par la Commission
les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees dans lacte constitutif du fonds fiduciaire sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
dans le cas dactions mises en œuvre par lintermeacutediaire dorganismes agreacuteeacutes qui sont des Eacutetats
membres ou leurs agences la Banque europeacuteenne dinvestissement ou par lintermeacutediaire
dorganisations internationales ou leurs agences les entiteacutes qui sont eacuteligibles en vertu des regravegles
dudit organisme agreacuteeacute telles quelles ont eacuteteacute deacutefinies dans les conventions conclues avec
lorganisme de cofinancement ou de mise en œuvre sont eacutegalement eacuteligibles
bull
dans le cas dactions financeacutees au titre de la preacutesente deacutecision ainsi que par un autre instrument
pour laction exteacuterieure notamment laccord de partenariat entre les membres du groupe des Eacutetats
dAfrique des Caraiumlbes et du Pacifique dune part et la Communauteacute europeacuteenne et ses Eacutetats
membres dautres part signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 [1] tel que modifieacute en dernier lieu le 22
juin 2010 agrave Ouagadougou [2] les entiteacutes qui sont consideacutereacutees comme eacuteligibles dans le cadre dun
de ces instruments le sont eacutegalement aux fins desdites actions
bull
dans le cas dactions de porteacutee mondiale reacutegionale ou transnationale financeacutees en vertu de la
preacutesente deacutecision les personnes physiques et morales des pays territoires et reacutegions couverts par
les actions peuvent participer aux proceacutedures de mise en œuvre desdites actions
bull
Experts et organisations internationalesbull
8 En gestion indirecte cela peut entraicircner lutilisation des regravegles deacuteligibiliteacute de lUE de lorganisme en charge de lexeacutecution
et de lautre donateur si le cofinancement conjoint provient dune entiteacute autre que celle chargeacutee de lexeacutecution
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Quil sagisse de programmes financeacutes par le FED (y compris les PTOM) ou par le Budget de lUE la
regravegle de nationaliteacute ne sapplique ni aux experts ni aux autres personnes physiques employeacutees ou
leacutegalement recruteacutees Par conseacutequent sauf disposition contraire de lacte de base etou des conventions
de financement les personnes physiques employeacutees ou leacutegalement contracteacutees par un contractant
eacuteligible ou par un sous-contractant eacuteligible peuvent ecirctre de nimporte quelle nationaliteacute
De mecircme la regravegle de nationaliteacute ne sapplique pas aux organisations internationales qui participent agrave
une proceacutedure dattribution de marcheacute ou de subvention
Veacuterifier le respect de la regravegle de la nationaliteacute
Pour sassurer du respect des regravegles de nationaliteacute le dossier dappel doffres et les lignes directrices agrave
lintention des demandeurs de subvention requiegraverent de la part des soumissionnaires et des
demandeurs
que les personnes physiques indiquent le pays dont elles sont ressortissantesbull
que les personnes morales indiquent le pays dans lequel elles sont eacutetablies et en fournissent la preuve
en preacutesentant les documents requis en vertu de la leacutegislation de ce pays
bull
S i l e p o u v o i r a d j u d i c a t e u r ( o u l e c o m i t eacute d eacute v a l u a t i o n ) s o u p ccedil o n n e q u u n
candidatsoumissionnairedemandeur ne respecte pas ces regravegles de nationaliteacute il doit lui demander de
fournir des preuves deacutemontrant quil les respecte effectivement
Pour prouver quelles respectent le critegravere de laquoleacutetablissementraquo les personnes morales doivent
deacutemontrer que
leur personnaliteacute juridique est eacutetablie en vertu de la leacutegislation dun pays eacuteligible etbull
leur siegravege social reacuteel se situe dans un pays eacuteligible Par siegravege social reacuteel on entend le lieu ougrave se
trouvent les organes de direction et les services administratifs centraux de la socieacuteteacute ougrave le centre reacuteel
de ses activiteacutes
bull
Le but poursuivi est deacuteviter dattribuer des contrats agrave des socieacuteteacutes ayant creacuteeacute des socieacuteteacutes laquo boicircte aux
lettres raquo dans un pays eacuteligible dans lunique but de contourner la regravegle de la nationaliteacute
Cest le pouvoir adjudicateur qui deacutecide de leacuteligibiliteacute du candidat du soumissionnaire ou du
demandeur (en se basant geacuteneacuteralement sur les informations et preuves fournies lors de leacutevaluation)
Sanctions lors de la veacuterification du respect des regravegles de nationaliteacute une attention particuliegravere doit
ecirctre accordeacutee aux entiteacutes ressortissantes des pays agrave lencontre desquels lUE a adopteacute des mesures
restrictives ou des entiteacutes effectivement eacutetablies dans ces pays9 Notamment une analyse au cas par
cas de la porteacutee des mesures restrictives est neacutecessaire afin deacutetablir leur impact exact sur les regravegles
deacuteligibiliteacute agrave une proceacutedure speacutecifique
9 La liste actualiseacutee des sanctions est disponible sur internet agrave ladresse suivante httpeeaseuropaeucfspsanctions
index_enhtm
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Origine des biens
Regravegles doriginebull
En principe les produits10
fournis dans le cadre dun marcheacute ou dune subvention financeacutes par le
Budget de lUE ou par le FED (y compris les PTOM) doivent ecirctre originaires dun pays eacuteligible en
vertu de linstrument applicable (voir laquoRegravegles de nationaliteacuteraquo plus haut et laquoDeacuterogations aux regravegles de
nationaliteacute et dorigineraquo agrave la section 232)
Toutefois ces produits peuvent ecirctre de nimporte quelle origine (deacuteliement total) lorsque leur valeur
est infeacuterieure au seuil de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle (100 000 EUR)
Le montant des eacuteventuels travaux et services auxiliaires nest pas pris en compte
Une disposition preacutevoyant un deacuteliement total lorsque la valeur des produits est infeacuterieure au seuil de
la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle doit figurer dans lavis de marcheacute
Lorsque le marcheacute est diviseacute en lots la regravegle sapplique par lot (elle ne sapplique quaux lots dont la
valeur est infeacuterieure agrave 100 000 EUR) La division en lots doit ecirctre fondeacutee Cette regravegle ne peut en
aucun cas conduire agrave un deacutecoupage artificiel du marcheacute en lots pour contourner le seuil de 100 000
euros
Cette regravegle sapplique eacutegalement aux marcheacutes passeacutes par les beacuteneacuteficiaires de subventions et agrave la
passation des marcheacutes de travaux impliquant la fourniture de produits Dans le cas de marcheacutes de
travaux impliquant des achats multiples le seuil de 100 000 EUR sapplique agrave chaque type de
fourniture Lorsque le marcheacute a un prix fixe le seuil doit ecirctre appliqueacute au prix unitaire de la
fourniture Les regravegles dorigine ne sappliquent pas aux fournitures acheteacutees dans le but dexeacutecuter
un marcheacute de travaux lorsque lentrepreneur conserve les articles acheteacutes agrave la fin du projet
Les regravegles qui preacutecegravedent doivent ecirctre clairement mentionneacutees dans les instructions aux
soumissionnaires et dans les instructions agrave lintention des demandeurs
Champ dapplication de la regraveglebull
Sauf deacuterogation (accordeacutee au cas-par-cas) la regravegle dorigine sapplique aux biens devant ecirctre livreacutes
dans le cadre dun marcheacute de fournitures et aux mateacuteriaux biens et eacuteleacutements qui doivent ecirctre
incorporeacutes ou faire partie des ouvrages permanents dans le cadre dun marcheacute de travaux
La regravegle dorigine sapplique agrave tous les articles offerts ou fournis Il est insuffisant que seul un
pourcentage des biens proposeacutes et fournis ou un certain pourcentage de loffre totale et de la valeur du
marcheacute satisfasse cette condition
Les biens acheteacutes par un contractant pour exeacutecuter un marcheacute tel que leacutequipement utiliseacute par un
fournisseur afin de tester et dinstaller les biens livreacutes le mateacuteriel utiliseacute par un entrepreneur pour
10 Fournitures et mateacuteriaux en vertu de lAnnexe IV de laccord de Cotonou
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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construire une route11
lordinateur utiliseacute par un consultant pour reacutediger une eacutetude ne sont pas soumis
agrave la regravegle dorigine sauf si le contrat preacutevoit explicitement que ces biens seront transfeacutereacutes du
contractant au pouvoir adjudicateur (sagissant des marcheacutes publics) ou au beacuteneacuteficiaire de la
subvention ou agrave une autre entiteacutepersonne (sagissant des subventions) agrave la fin du contrat Dans ce cas
ces biens sont soumis agrave la regravegle dorigine
Deacutefinition de laquolorigineraquobull
Le terme laquo origine raquo est deacutefini dans la leacutegislation europeacuteenne sur les regravegles dorigine du code des
douanes (Regraveglement (CEE) ndeg 291392 du Conseil) en particulier ses articles 22 agrave 24 inclus et les
dispositions relatives agrave sa mise en œuvre (Regraveglement (CEE) ndeg 245493 de la Commission)12
Le pays dorigine nest pas neacutecessairement le pays dougrave les biens ont eacuteteacute expeacutedieacutes et fournis Lorigine
des biens sappreacutecie en fonction des deux concepts suivants les bien entiegraverement obtenus et le
concept de derniegravere transformation substantielle
Si un seul pays est impliqueacute dans la production le concept de laquo bien entiegraverement obtenu raquo sapplique
et ce pays est consideacutereacute comme le pays dorigine Il vise essentiellement les biens produits dans un
seul pays et leurs deacuteriveacutes
Dans les cas ougrave plus dun pays est impliqueacute dans le processus de production des biens il est neacutecessaire
de deacuteterminer lequel de ces pays confegravere lorigine au produit fini Pour ce faire le concept de laquoderniegravere
transformation substantielleraquo est utiliseacute En geacuteneacuteral le critegravere de derniegravere transformation substantielle
est exprimeacute de trois faccedilons
par une regravegle fondeacutee sur un changement de (sous-)position tarifaire dans la nomenclature du SH
(cest-agrave-dire la nomenclature reacutegie par la Convention sur le systegraveme harmoniseacute de deacutesignation et de
codification des marchandises)
bull
par une liste dopeacuterations de fabrication ou de transformation qui confegraverent ou non aux marchandises
lorigine du pays ougrave ces opeacuterations ont eacuteteacute effectueacutees
bull
par une regravegle de la valeur ajouteacutee selon laquelle laugmentation de valeur engendreacutee par les
opeacuterations dassemblage et lincorporation de matiegraveres originaires repreacutesente un niveau speacutecifique du
prix laquodeacutepart usineraquo du produit
bull
Comment veacuterifier le respect des regravegles dorigine
Lorsquil soumet son offre si les regravegles dorigine sappliquent le soumissionnaire doit expresseacutement
deacuteclarer que tous les biens satisfont agrave la regravegle dorigine et citer le ou les pays dorigine Lorsquun
11 Sagissant des marcheacutes de travaux la possibiliteacute que le mateacuteriel soit deacutevolu au maicirctre douvrage preacutevue agrave larticle 433
des conditions geacuteneacuterales est limiteacutee agrave la peacuteriode dexeacutecution des travaux et degraves lors ne constitue pas un transfert de la
pleine proprieacuteteacute12 Agrave partir du 1er mai 2016 ces reacutefeacuterences doivent ecirctre lues comme des reacutefeacuterences agrave larticle 60 du regraveglement (UE)
ndeg 9522013 et agrave son acte dexeacutecution
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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appel doffres implique la fourniture de plus dun article lorigine de chaque article doit ecirctre preacuteciseacutee
Le soumissionnaire peut ecirctre appeleacute agrave fournir des piegraveces justificatives certifiant lorigine Dans ce cas
il doit donner un certificat dorigine ou toute information additionnelle tenant compte du fait que
lorganisme eacutemettant le certificat peut refuser de le deacutelivrer au stade de la soumission des offres en
labsence de factures commerciales
Les certificats dorigine doivent ecirctre preacutesenteacutes durant lexeacutecution du contrat au plus tard lorsque le
certificat de reacuteception provisoire est demandeacute Agrave deacutefaut le pouvoir adjudicateur neffectuera plus
dautres paiements au contractant Exceptionnellement des justificatifs autres que les certificats
susmentionneacutes peuvent ecirctre accepteacutes par le pouvoir adjudicateur si le contractant peut justifier quil est
impossible de fournir des certificats dorigine
Le certificat dorigine doit ecirctre eacutetabli par lautoriteacute deacutesigneacutee agrave cet effet dans le pays dorigine des biens
ou du fournisseur (normalement la chambre de commerce) et doit lecirctre conformeacutement aux accords
internationaux dont le pays concerneacute est signataire
Cest au pouvoir adjudicateur quil incombe de veacuterifier le respect des regravegles dorigine En cas de
doute seacuterieux quant agrave lauthenticiteacute ou la fiabiliteacute dun certificat dorigine et des informations quil
contient (par exemple en raison dincoheacuterences dans le document de fautes dorthographes etc) le
pouvoir adjudicateur devrait contacter lautoriteacute eacutemettrice et lui demander confirmation de
lauthenticiteacute des documents soumis etou des informations quils contiennent Pour les marcheacutes
financeacutes par le FED les biens originaires des pays et territoires doutre-mer sont consideacutereacutes comme
originaires de lUnion europeacuteenne
Sanctions lors de la veacuterification du respect des regravegles de nationaliteacute une attention particuliegravere doit
ecirctre accordeacutee aux entiteacutes ressortissantes des pays agrave lencontre desquels lUE a adopteacute des mesures
restrictives ou des entiteacutes effectivement eacutetablies dans ces pays Notamment une analyse au cas par cas
de la porteacutee des mesures restrictives est neacutecessaire afin deacutetablir leur impact exact sur les regravegles
deacuteligibiliteacute agrave une proceacutedure speacutecifique13
232 Deacuterogations aux regravegles de nationaliteacute et dorigine
Les actes de base preacutevoient la possibiliteacute de deacuteroger au cas par cas aux regravegles geacuteneacuterales de nationaliteacute
et dorigine La deacuterogation peut avoir pour effet deacutetendre ou de restreindre leacuteligibiliteacute de certaines
entiteacutes pour des raisons preacutevues dans les actes de base
La deacutecision de deacuteroger aux regravegles geacuteneacuterales est prise par la Commission europeacuteenne avant le
lancement de la proceacutedure En principe il nest pas possible de deacuteroger aux regravegles de nationaliteacute et
dorigine dans le but de restreindre leacuteligibiliteacute agrave un seul pays ou groupe de pays agrave moins que cela soit
ducircment motiveacute dans la demande de deacuterogation Lorsque des actions sont mises en œuvre en gestion
partageacutee lEacutetat membre auquel la Commission a deacuteleacutegueacute des tacircches dexeacutecution peut aussi prendre de
13 La liste actualiseacutee des mesures en vigueur est disponible sur internet agrave ladresse suivante httpeeaseuropaeucfsp
sanctionsindex_enhtm
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telles deacutecisions
Si un avis de marcheacute est publieacute la deacuterogation doit ecirctre mentionneacutee
Extension de leacuteligibiliteacutea)
Dans des cas ducircment justifieacutes la Commission europeacuteenne peut eacutetendre leacuteligibiliteacute agrave des personnes
physiques et morales dun pays non eacuteligible et autoriser lachat de biens et mateacuteriaux originaires dun
pays non eacuteligible
Des deacuterogations peuvent ecirctre accordeacutees pour les motifs suivants
en cas de liens traditionnels eacuteconomiques commerciaux ou geacuteographiques avec les pays
environnants
bull
en cas dindisponibiliteacute de produits et de services sur les marcheacutes des pays concerneacutesbull
dans des cas durgence extrecircmeen situation de crise14
oubull
si les regravegles geacuteneacuterales deacuteligibiliteacute risquent de rendre la reacutealisation dun projet dun programme ou
dune action extrecircmement difficile Largument selon lequel un produit dorigine non eacuteligible est
meilleur marcheacute que le produit de lUE ou le produit local ne constitue pas agrave lui seul un motif
valable de deacuterogation15
bull
Lorsque lUE est lune des parties agrave un accord relatif agrave louverture des marcheacutes de fournitures
travaux ou services leacuteligibiliteacute peut ecirctre eacutetendue selon les conditions fixeacutees par cet accord
Restrictions de leacuteligibiliteacuteb)
Dans le cadre des subventions les actes de base permettent eacutegalement de restreindre leacuteligibiliteacute
pour certains motifs notamment lorsque ces restrictions sont requises par la nature et les objectifs
de laction et neacutecessaires agrave sa mise en œuvre effective16
Les restrictions peuvent porter sur la nationaliteacute la localisation ou la nature des candidats
233 Critegraveres dexclusion
14 Lorsquune deacuteclaration de situation de crise a eacuteteacute adopteacutee par lordonnateur deacuteleacutegueacute et comprend des deacuterogations
explicites aux regravegles de nationaliteacute et dorigine aucune autre autorisation nest neacutecessaire Toutefois le recours agrave ces
deacuterogations doit ecirctre enregistreacute en tant que cas agrave signaler15 Article 9 paragraphe 2 du CIR article 22 paragraphe 1 de lannexe IV article 89 paragraphe 2 point f) de la deacutecision
2013755UE du 25 novembre 201316 Article 8 paragraphe 7 du CIR article 20 paragraphe 9 de lannexe IV article 89 paragraphe 1 point f) de la deacutecision
2013755UE du 25 novembre 2013
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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2331 Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et
doctroi de subventions
Un opeacuterateur eacuteconomique est exclu de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et
doctroi de subventions dans les cas suivants
lopeacuterateur eacuteconomique est en eacutetat de faillite ou fait lobjet dune proceacutedure dinsolvabiliteacute ou de
liquidation ses biens sont administreacutes par un liquidateur ou sont placeacutes sous administration
judiciaire il a conclu un concordat preacuteventif il se trouve en eacutetat de cessation dactiviteacutes ou dans
toute situation analogue reacutesultant dune proceacutedure de mecircme nature preacutevue par les leacutegislations ou
reacuteglementations nationales
a)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique na pas respecteacute ses obligations relatives au paiement des impocircts ou des cotisations de
seacutecuriteacute sociale conformeacutement au droit du pays ougrave il est eacutetabli agrave celui du pays ougrave le pouvoir
adjudicateur se situe ou agrave celui du pays ougrave le marcheacute doit ecirctre exeacutecuteacute
b)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique a commis une faute professionnelle grave en ayant violeacute des dispositions leacutegislatives
ou reacuteglementaires applicables ou des normes de deacuteontologie de la profession agrave laquelle il appartient
ou en ayant adopteacute une conduite fautive qui a une incidence sur sa creacutedibiliteacute professionnelle degraves
lors que cette conduite deacutenote une intention fautive ou une neacutegligence grave y compris en
particulier lune des conduites suivantes
c)
preacutesentation frauduleuse ou par neacutegligence de fausse deacuteclaration en fournissant les renseignements
exigeacutes pour la veacuterification de labsence de motifs dexclusion ou le respect des critegraveres de seacutelection
ou dans lexeacutecution dun marcheacute
i)
conclusion dun accord avec dautres opeacuterateurs eacuteconomiques en vue de fausser la concurrenceii)
violation de droits de proprieacuteteacute intellectuelleiii)
tentative dinfluer sur le processus deacutecisionnel du pouvoir adjudicateur lors de la proceacutedure de
passation de marcheacute
iv)
tentative dobtenir des informations confidentielles susceptibles de lui donner un avantage indu lors
de la proceacutedure de passation de marcheacute
v)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif que lopeacuterateur eacuteconomique est coupable de lun des faits
suivants
d)
fraude au sens de larticle 1er de la convention relative agrave la protection des inteacuterecircts financiers des
Communauteacutes europeacuteennes eacutetablie par lacte du Conseil du 26 juillet 199517
i)
corruption telle quelle est deacutefinie agrave larticle 3 de la convention relative agrave la lutte contre laii)
17 JO C 316 du 27111995 p 48
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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corruption impliquant des fonctionnaires des Communauteacutes europeacuteennes ou des fonctionnaires des
Eacutetats membres de lUnion europeacuteenne eacutetablie par lacte du Conseil du 26 mai 199718
et agrave larticle 2
paragraphe 1 de la deacutecision-cadre 2003568JAI du Conseil19
ou telle quelle est deacutefinie dans le
droit du pays ougrave le pouvoir adjudicateur se situe du pays ougrave lopeacuterateur eacuteconomique est eacutetabli ou du
pays ougrave le marcheacute doit ecirctre exeacutecuteacute
participation agrave une organisation criminelle telle quelle est deacutefinie agrave larticle 2 de la deacutecision-
cadre 2008841JAI du Conseil20
iii)
blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme tels quils sont deacutefinis agrave larticle 1er de la
directive 200560CE du Parlement europeacuteen et du Conseil21
iv)
infraction terroriste ou infraction lieacutee aux activiteacutes terroristes telles quelles sont deacutefinies
respectivement agrave larticle 1er et agrave larticle 3 de la deacutecision-cadre 2002475JAI du Conseil22
ou
incitation agrave commettre une infraction compliciteacute ou tentative dinfraction telles quelles sont viseacutees
agrave larticle 4 de ladite deacutecision
v)
travail des enfants ou autres formes de traite des ecirctres humains tels quils sont deacutefinis agrave larticle 2 de
la directive 201136UE du Parlement europeacuteen et du Conseil23
vi)
lopeacuterateur eacuteconomique a gravement manqueacute agrave des obligations essentielles dans lexeacutecution dun
marcheacute financeacute par lUE ce qui a conduit agrave la reacutesiliation anticipeacutee du marcheacute ou agrave lapplication de
dommages-inteacuterecircts forfaitaires ou dautres peacutenaliteacutes contractuelles ou ce qui a eacuteteacute deacutecouvert agrave la
suite de controcircles daudits ou denquecirctes effectueacutes par un ordonnateur lOLAF ou la Cour des
comptes
e)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique a commis une irreacutegulariteacute au sens de larticle 1er paragraphe 2 du regraveglement (CE
Euratom) ndeg 2988951 du Conseil24
f)
18 JO C 195 du 2561997 p 119 JO L 192 du 3172003 p 5420 JO L 300 du 11112008 p 4221 JO L 309 du 25112005 p 1522 JO L 164 du 2262002 p 323 JO L 101 du 1542011 p 1
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Dans les cas viseacutes aux points c) d) et f) en labsence de jugement deacutefinitif ou de deacutecision
administrative deacutefinitive ou dans le cas viseacute au point e) lorsque le pouvoir adjudicateur dispose de
faits eacutetablis ou dautres constatations il exclut un opeacuterateur eacuteconomique sur la base dune qualification
juridique preacuteliminaire compte tenu de la recommandation eacutemise par une instance indeacutependante25
afin
dassurer une eacutevaluation centraliseacutee desdites situations En gestion indirecte lorsque la convention de
financement ou de deacuteleacutegation correspondante le preacutevoit le pouvoir adjudicateur transmet les
informations agrave la Commission et celle-ci saisit linstance
Le pouvoir adjudicateur exclut lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune personne qui est un membre de
lorgane dadministration de direction ou de surveillance dudit opeacuterateur eacuteconomique ou qui possegravede
des pouvoirs de repreacutesentation de deacutecision ou de controcircle agrave leacutegard de cet opeacuterateur eacuteconomique se
trouve dans une des situations viseacutees aux points c) d) e) et f) Le pouvoir adjudicateur exclut
eacutegalement lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune personne physique ou morale qui reacutepond indeacutefiniment
des dettes dudit opeacuterateur eacuteconomique se trouve dans une des situations viseacutees aux points a) et b)
Le point a) ne sapplique pas en cas dachat de fournitures agrave des conditions particuliegraverement
avantageuses soit aupregraves dun fournisseur cessant deacutefinitivement ses activiteacutes commerciales soit
aupregraves des liquidateurs dune faillite par le truchement dun concordat judiciaire ou dune proceacutedure de
mecircme nature preacutevue par le droit national
Le pouvoir adjudicateur nexclut pas un opeacuterateur eacuteconomique lorsque celui-ci peut prouver que des
mesures approprieacutees26
ont eacuteteacute prises pour garantir sa fiabiliteacute - sauf dans les cas viseacutes au point d) -
lorsque celui-ci est indispensable pour assurer la continuiteacute du service pour une dureacutee limiteacutee et dans
lattente de ladoption de mesures correctives et lorsquune exclusion serait disproportionneacutee
2332 Rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee
Le pouvoir adjudicateur nattribue pas de contrat pour une proceacutedure de passation de marcheacute
deacutetermineacutee agrave un opeacuterateur eacuteconomique qui
se trouve dans une situation dexclusion viseacutee agrave la section 2331a)
24 JO L 312 du 23121995 p 125 Linstance est composeacutee dun preacutesident permanent de haut niveau indeacutependant (choisi parmi les anciens membres de la
Cour des comptes ou de la Cour de justice ou les anciens fonctionnaires ayant atteint au moins le rang de directeur geacuteneacuteral
dans une institution de lUE autre que la Commission) de deux repreacutesentants de la Commission et dun repreacutesentant du
pouvoir adjudicateur26 Ces mesures peuvent notamment comprendre a) les mesures visant agrave identifier lorigine des situations donnant lieu agrave
lexclusion et les mesures concregravetes prises au niveau technique de lorganisation et du personnel dans le domaine dactiviteacute
concerneacute de lopeacuterateur eacuteconomique qui sont de nature agrave corriger la conduite et agrave eacuteviter quelle se reacutepegravete b) les eacuteleacutements
prouvant que lopeacuterateur eacuteconomique a pris des mesures pour indemniser ou reacuteparer le dommage ou le preacutejudice causeacute aux
inteacuterecircts financiers de lUnion par les faits en cause donnant lieu agrave la situation dexclusion c) les eacuteleacutements prouvant que
lopeacuterateur eacuteconomique a payeacute ou garanti le paiement de toute amende infligeacutee par une autoriteacute compeacutetente ou de tout
impocirct ou de toute cotisation de seacutecuriteacute sociale
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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a preacutesenteacute de fausses deacuteclarations en ce qui concerne les informations exigeacutees par le pouvoir
adjudicateur pour participer agrave la proceacutedure ou na pas communiqueacute ces informations
b)
a deacutejagrave participeacute agrave la preacuteparation de documents de marcheacute si cela entraicircne une distorsion de
concurrence qui ne peut ecirctre corrigeacutee autrement
c)
Avant de deacutecider de rejeter dune proceacutedure deacutetermineacutee la candidature dun opeacuterateur eacuteconomique le
pouvoir adjudicateur donne agrave cet opeacuterateur la possibiliteacute de preacutesenter ses observations sauf si le rejet
est justifieacute par une deacutecision dexclusion deacutejagrave prise conformeacutement agrave la section 2331
Si le pouvoir adjudicateur prend connaissance dune situation dexclusion neacutecessitant une
recommandation de linstance conformeacutement agrave la section 2331 il saisit linstance immeacutediatement
Leacutevaluation nest pas suspendue Si le marcheacute doit ecirctre attribueacute agrave lentiteacutela personne concerneacutee
lattribution du marcheacute est suspendue jusquagrave ce que linstance ait deacutelivreacute sa recommandation et que la
deacutecision dexclure lentiteacutela personne concerneacutee ait eacuteteacute prise Si la situation dexclusion est confirmeacutee
lentiteacutela personne concerneacutee est rejeteacutee de la proceacutedure et le marcheacute est attribueacute au deuxiegraveme
soumissionnaire sur la liste Au besoin le pouvoir adjudicateur peut demander agrave tous les
soumissionnaires de prolonger la peacuteriode de validiteacute des offres en conseacutequence Pour les subventions
voir la section 633
2333 Eacuteleacutements agrave fournir
A) Deacuteclaration sur lhonneur
Les candidats les soumissionnaires et les demandeurs doivent signer et joindre agrave leur demande une
deacuteclaration certifiant quils ne se trouvent dans aucune des situations dexclusion mentionneacutees aux
sections 2331 et 2332 et le cas eacutecheacuteant quils ont pris les mesures approprieacutees pour remeacutedier agrave la
situation Lentiteacute sur la capaciteacute de laquelle ils comptent sappuyer et si le pouvoir adjudicateur le
demande les sous-traitants fournissent la mecircme deacuteclaration Le pouvoir adjudicateur accepte le
document unique de marcheacute europeacuteen (DUME)27
en lieu et place de la deacuteclaration
Pour les marcheacutes dun montant de 20 000 EUR maximum le pouvoir adjudicateur peut sabstenir
dexiger une deacuteclaration en fonction de son eacutevaluation des risques Pour les subventions dun montant
de 60 000 EUR maximum aucune deacuteclaration sur lhonneur nest exigeacutee
B) Preuves documentaires
Si le pouvoir adjudicateur le demande expresseacutement et lorsque cest neacutecessaire pour assurer le bon
deacuteroulement de la proceacutedure les candidats et les soumissionnaires ainsi que lentiteacute sur la capaciteacute de
laquelle ils comptent sappuyer fournissent
la preuve quils ne se trouvent pas dans une situation dexclusiona)
27 Deacuteclaration eacutelectronique standard pour les critegraveres dexclusion et de seacutelection creacuteeacutee conformeacutement agrave la directive
201424UE du Parlement europeacuteen et du Conseil du 26 feacutevrier 2014 Le DUME nest pas encore disponible En attendant
une deacuteclaration sur lhonneur est utiliseacutee
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des informations sur les personnes qui sont membres de leur organe dadministration de direction
ou de surveillance ou qui possegravedent des pouvoirs de repreacutesentation de deacutecision ou de controcircle agrave
leur eacutegard et la preuve quune ou plusieurs de ces personnes ne se trouvent pas dans les situations
dexclusion applicables
b)
la preuve que les personnes physiques ou morales qui reacutepondent indeacutefiniment des dettes de
lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute ne se trouvent pas dans une situation viseacutee au point a) ou b) de la
section 2331
c)
Pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) suite agrave la notification de lattribution les
soumissionnaires agrave qui le marcheacute devrait ecirctre attribueacute (y inclus les membres des consortiums) doivent
prouver quils ne se trouvent dans aucune des situations dexclusion agrave moins quils naient deacutejagrave fourni
cette preuve agrave un stade anteacuterieur de la proceacutedure
Sagissant de proceacutedures restreintes pour les marcheacutes de services et dans le cadre du dialogue
compeacutetitif les piegraveces justificatives doivent ecirctre jointes agrave loffre Le pouvoir adjudicateur doit les
veacuterifier avant de signer le contrat Sagissant de proceacutedures restreintes pour les marcheacutes de travaux les
piegraveces justificatives doivent ecirctre jointes agrave la candidature Les piegraveces justificatives de tous les candidats
inviteacutes agrave soumissionner doivent ecirctre veacuterifieacutees En outre les candidats et soumissionnaires doivent
certifier que leur situation na pas changeacute depuis la date deacutemission de la preuve
Agrave la demande expresse du pouvoir adjudicateur les soumissionnaires retenus doivent preacutesenter toute
piegravece prouvant que le sous-traitant ne se trouve dans aucune des situations dexclusion
Le pouvoir adjudicateur ne demande pas les preuves documentaires i) lorsquil sagit dorganisations
internationales ii) sil peut y avoir accegraves gratuitement en consultant une base de donneacutees nationale ou
iii) si de telles preuves lui ont deacutejagrave eacuteteacute preacutesenteacutees aux fins dune autre proceacutedure pour autant que la
date de deacutelivrance des documents en question ne remonte pas agrave plus dun an et quils soient toujours
valables
Pour les subventions aucune piegravece justificative nest neacutecessaire
Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se
trouve pas dans un des cas mentionneacutes
aux points a) c) d) ou f) de la section 2331 (Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures
de passation de marcheacutes) la production dun extrait reacutecent du casier judiciaire ou agrave deacutefaut dun
document reacutecent eacutequivalent deacutelivreacute par une autoriteacute judiciaire ou administrative du pays ougrave il est
eacutetabli dont il reacutesulte que ces exigences sont satisfaites
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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aux points a) ou b) de la section 2331 (Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de
passation de marcheacutes) un certificat reacutecent deacutelivreacute par lautoriteacute compeacutetente de lEacutetat concerneacute
bull
Lorsque le pays concerneacute ne deacutelivre pas ce type de certificat28
lopeacuterateur eacuteconomique peut produire
une deacuteclaration sous sermentsolennelle faite devant une autoriteacute judiciaire ou un notaire ou agrave deacutefaut
une deacuteclaration solennelle faite devant une autoriteacute administrative ou un organisme professionnel
qualifieacute du pays ougrave il est eacutetabli
Les piegraveces justificatives peuvent ecirctre des originaux ou des copies Si des copies sont fournies les
originaux doivent ecirctre disponibles agrave la demande du pouvoir adjudicateur Les piegraveces justificatives ne
doivent pas dater de plus dun an avant la soumission de loffre Si ces derniegraveres ne sont pas eacutecrites
dans une des langues officielles de lUnion europeacuteenne une traduction dans la langue de lappel
doffres doit ecirctre fournie Bien que les piegraveces reacutedigeacutees dans une langue officielle de lUnion
europeacuteenne autre que celle de lappel doffres soient accepteacutees il est cependant vivement recommandeacute
de fournir leur traduction dans la langue de lappel doffres afin de faciliter leur eacutevaluation
Si neacutecessaire les pouvoirs adjudicateurs deacuteleacutegueacutes peuvent consulter les services compeacutetents de la
Commission europeacuteenne pour appreacutecier la situation des candidats demandeurs ou soumissionnaires
Avant dexclure un candidat demandeur ou soumissionnaire dune proceacutedure dattribution de marcheacute
ou de subvention le principe de proportionnaliteacute et les droits de la deacutefense doivent ecirctre respecteacutes Agrave
cette fin une proceacutedure contradictoire doit ecirctre meneacutee avec le candidat demandeur ou
soumissionnaire concerneacute
Au plus tard avant de notifier sa deacutecision dattribution le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier quaucune
partie concerneacutee (cest-agrave-dire un ou des demandeurs candidats soumissionnaires y compris les
membres dentreprises communes les entiteacutes affilieacutees les sous-contractants envisageacutes et les experts
individuels) ne figure dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion Lorsque le pouvoir
adjudicateur limite le nombre de candidats inviteacutes agrave soumettre une offre ou une proposition complegravete
par exemple dans le cadre dune proceacutedure restreinte cette veacuterification doit avoir lieu avant la clocircture
de la phase de seacutelection des candidats
Le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion (EDES) est une base de donneacutees qui contient des
informations agrave diffusion restreinte concernant les tiers susceptibles de repreacutesenter une menace pour
les inteacuterecircts financiers de lUE Le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion remplace agrave partir du
1er janvier 2016 le systegraveme dalerte preacutecoce et la base de donneacutees centrale sur les exclusions
Lobjectif de ce systegraveme est de faciliter
la deacutetection rapide des risques qui menacent les inteacuterecircts financiers de lUnion agrave la suitebull
28 Les informations communiqueacutees par les 28 Eacutetats membres un pays candidat (la Turquie) et les pays de lEEE concernant
les sortes de preuves documentaires qui sont eacutemisesacceptables dans chacun de ces pays sont disponibles via loutil e-
CERTIS qui est geacutereacute par la direction geacuteneacuterale du marcheacute inteacuterieur et des services httpeceuropaeumarktecertis
logindoselectedLanguage=fr
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dinformations fournies par lOLAF les ordonnateurs de la Commission des organismes
europeacuteens ou des agences exeacutecutives les autres institutions ou les entiteacutes exeacutecutant le budget de
lUnion en gestion indirecte et en gestion partageacutee
lexclusion des opeacuterateurs eacuteconomiques qui se trouvent dans lune des situations dexclusion
eacutenumeacutereacutees au point 2331
bull
limposition dune sanction financiegravere agrave un opeacuterateur eacuteconomique en vertu du point 234bull
et dinciter les pouvoirs adjudicateurs agrave prendre les mesures agrave leur disposition dans la leacutegislation de
lUnion pour proteacuteger les inteacuterecircts financiers de lUnion europeacuteenne
Le pouvoir adjudicateur ne peut pas conclure de contrat avec les organismes enregistreacutes dans EDES
au niveau laquoexclusionraquo Si lune des parties concerneacutees est enregistreacutee dans EDES au niveau
laquodeacutetection rapideraquo des mesures de surveillance renforceacutees doivent ecirctre prises pendant lexeacutecution
du contrat et des paiements
Le tiers en question a le droit decirctre informeacute des donneacutees stockeacutees dans la base de donneacutees sur
demande agrave adresser au comptable de la Commission
Lorsque le pouvoir adjudicateur prend la deacutecision dexclure un soumissionnaire ou un demandeur il la
notifie agrave lopeacuterateur eacuteconomique en preacutecisant que son offresa demande nest pas approprieacutee (pour les
situations relevant de la section 2331) ou est irreacuteguliegravere [pour les situations relevant de la section
2332 points b) et c)] Si un sous-traitant ou une entiteacute sur la capaciteacute de laquelle le candidat ou le
soumissionnaire compte sappuyer se trouve en situation dexclusion le pouvoir adjudicateur demande
son remplacement
234 Sanctions reacuteglementaires sanctions administratives
Un opeacuterateur eacuteconomique qui se trouve dans une situation dexclusion viseacutee agrave la section 2331
(Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de
subventions) compte tenu le cas eacutecheacuteant de la recommandation de linstance viseacutee au point 2331
peut ecirctre exclu de la participation agrave toutes les proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de
subventions financeacutees par lUE La dureacutee de lexclusion nexcegravede pas
la dureacutee eacuteventuellement preacutevue par le jugement deacutefinitif ou la deacutecision administrative deacutefinitive
dun Eacutetat membre Si le jugement deacutefinitif ou la deacutecision administrative deacutefinitive ne preacutevoit pas la
dureacutee de lexclusion le pouvoir adjudicateur fixe cette dureacutee sur la base des faits eacutetablis et des
constatations en tenant compte de la recommandation eacutemise par linstance viseacutee au point 2331
a)
cinq ans pour les cas viseacutes au point d) de la section 2331b)
trois ans pour les cas viseacutes aux points c) e) et f) de la section 2331c)
Un opeacuterateur eacuteconomique est exclu aussi longtemps quil se trouve dans lune des situations viseacutees aux
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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points a) et b) de la section 2331
Afin dassurer un effet dissuasif le pouvoir adjudicateur peut compte tenu le cas eacutecheacuteant de la
recommandation de linstance viseacutee agrave la section 2331 infliger une sanction financiegravere agrave un opeacuterateur
eacuteconomique qui se trouve dans lune des situations dexclusion ci-apregraves
pour les situations viseacutees aux points c) d) e) et f) de la section 2331 comme solution de
remplacement agrave une deacutecision dexclusion de lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune telle exclusion
serait disproportionneacutee
a)
pour les situations viseacutees aux points c) d) et e) de la section 2331 en compleacutement dune
exclusion lorsque lopeacuterateur eacuteconomique a adopteacute une conduite systeacutematique et reacutecurrente visant agrave
obtenir inducircment des fonds de lUnion
b)
Le montant de la sanction financiegravere est compris entre 2 et 10 de la valeur totale du contrat en
cours dattribution
Toute deacutecision visant agrave exclure un opeacuterateur eacuteconomique etou agrave lui infliger des sanctions financiegraveres
est prise dans le respect du principe de proportionnaliteacute
Le deacutelai de prescription pour exclure un opeacuterateur eacuteconomique etou lui imposer des sanctions
financiegraveres est de cinq ans agrave compter de la date de la conduite donnant lieu agrave lexclusion ou en cas
dactes reacutepeacuteteacutes de la date agrave laquelle la conduite prend fin ou encore de la date du jugement deacutefinitif
rendu par une juridiction nationale ou de la deacutecision administrative deacutefinitive29
Dans le cas viseacute au point f) de la section 2331 (irreacutegulariteacute) le deacutelai de prescription est de quatre ans
agrave compter de la date agrave laquelle lirreacutegulariteacute a eacuteteacute commise
Afin de renforcer leffet dissuasif de lexclusion etou de la sanction financiegravere dans les cas viseacutes aux
points c) d) e) et f) de la section 2331 le pouvoir adjudicateur peut deacutecider de publier sur le site
internet de la Commission le nom de lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute la situation dexclusion et la
dureacutee de lexclusion etou le montant de la sanction financiegravere La deacutecision de publier les informations
concerneacutees est prise soit agrave la suite du jugement deacutefinitif ou de la deacutecision administrative deacutefinitive soit
agrave la suite de la recommandation de linstance selon le cas Elle prend effet trois mois apregraves sa
notification agrave lopeacuterateur eacuteconomique Les informations sont retireacutees degraves que lexclusion a pris fin ou
en cas de sanction financiegravere six mois apregraves le paiement du montant preacutevu par la sanction
Lorsque la deacutecision dexclusion etou de sanction financiegravere a eacuteteacute prise sur la base dune qualification
juridique preacuteliminaire les informations publieacutees preacutecisent quil ny a pas de jugement deacutefinitif ou le
cas eacutecheacuteant de deacutecision administrative deacutefinitive En pareil cas il y a lieu de publier sans tarder les
29 Le deacutelai de prescription est interrompu par un acte porteacute agrave la connaissance de lopeacuterateur eacuteconomique en cause eacutemanant
de la Commission de lOLAF de linstance ou dune entiteacute qui participe agrave lexeacutecution du budget de lUnion et qui a trait agrave
lenquecircte ou agrave la proceacutedure judiciaire
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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informations relatives agrave deacuteventuels recours agrave leur eacutetat davancement et agrave leur issue ainsi quagrave une
eacuteventuelle reacutevision de la deacutecision par le pouvoir adjudicateur Lorsquune sanction financiegravere a eacuteteacute
infligeacutee les informations publieacutees preacutecisent aussi si le montant preacutevu par cette sanction a eacuteteacute verseacute
Sans preacutejudice de limposition de sanctions administratives lorsque la proceacutedure dattribution se reacutevegravele
entacheacutee derreurs substantielles dirreacutegulariteacutes ou de fraude le pouvoir adjudicateur la suspend et
peut prendre toutes les mesures neacutecessaires y compris lannulation de la proceacutedure Si apregraves la
signature du marcheacute la proceacutedure de passation ou lexeacutecution du marcheacute se reacutevegravele entacheacutee derreurs
substantielles dirreacutegulariteacutes ou de fraude le pouvoir adjudicateur peut suspendre lexeacutecution du
marcheacute ou le cas eacutecheacuteant le reacutesilier Si les erreurs substantielles les irreacutegulariteacutes ou la fraude sont le
fait du contractant ou du beacuteneacuteficiaire le pouvoir adjudicateur peut en outre refuser deffectuer les
paiements ou recouvrer les montants inducircment payeacutes proportionnellement agrave la graviteacute des erreurs
substantielles des irreacutegulariteacutes ou de la fraude
La suspension de lexeacutecution du marcheacute peut eacutegalement avoir pour objet de veacuterifier la reacutealiteacute des
erreurs substantielles des irreacutegulariteacutes ou de la fraude preacutesumeacutees Si elles ne sont pas confirmeacutees
lexeacutecution du marcheacute est reprise aussitocirct que possible On entend par laquoerreur substantielleraquo toute
violation dune disposition contractuelle reacutesultant dun acte ou dune omission qui a ou aurait pour effet
de porter preacutejudice au budget de lUE ou au FED
235 Visibiliteacute
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europeacuteenne tous les partenaires de lUE quils
soient titulaires dun marcheacute ou beacuteneacuteficiaires de subvention ainsi que les entiteacutes geacuterant les fonds au
nom de la Commission europeacuteenne doivent prendre les mesures neacutecessaires pour assurer la visibiliteacute
du financement ou cofinancement de lUnion europeacuteenne Si requis un plan de communication doit
ecirctre soumis pour approbation au pouvoir adjudicateur suivant les regravegles et lignes directrices deacutefinies
par la Commission europeacuteenne et publieacutees dans le Manuel de communication et de visibiliteacute pour les
actions exteacuterieures de lUE httpeceuropaeueuropeaidmanuel-de-comm-unication-et-de-visibilite-
pour-les-actions-exterieures-de-lunion-europeenne_fr
236 Autres points essentiels
Conflits dinteacuterecircts
Lexpression laquoconflit dinteacuterecirctsraquo revecirct des significations diffeacuterentes selon le contexte dans lequel elle
est utiliseacutee On peut distinguer quatre cas
1) le conflit dinteacuterecircts concernant le pouvoir adjudicateur
2) la faute professionnelle grave
3) la participation agrave la reacutedaction du cahier des charges et la distorsion de concurrence
4) les inteacuterecircts professionnels contradictoires
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Il y a conflit dinteacuterecircts lorsque lexercice impartial et objectif des fonctions du pouvoir adjudicateur
ou lorsque leacutegaliteacute de traitement dun candidatsoumissionnairedemandeur agrave loccasion dune
proceacutedure dattribution ou de lexeacutecution dun contrat est compromis pour des motifs familiaux
affectifs daffiniteacute politique ou nationale dinteacuterecirct eacuteconomique ou pour tout autre motif de
communauteacute dinteacuterecirct avec le beacuteneacuteficiaire de programmes financeacutes par lUE Il y a un risque de
conflit dinteacuterecircts lorsque par exemple un individu participant agrave la proceacutedure (comiteacute deacutevaluation
pouvoir adjudicateur etc) peut octroyer agrave lui-mecircme ou agrave autrui des avantages directs ou indirects
injustifieacutes en influant sur le reacutesultat de la proceacutedure Si une telle situation se produit ou risque de se
produire linteacuteresseacute a lobligation den informer sa hieacuterarchie par eacutecrit et cette derniegravere deacutecidera des
mesures agrave prendre
1)
Dans le cas ougrave un soumissionnaire proposerait comme expert un membre du personnel local de la
deacuteleacutegation de lUE la Commission doit sassurer que le contrat de travail liant linteacuteresseacute avec la
deacuteleacutegation est bien officiellement reacutesilieacute avant quil ne commence effectivement agrave travailler comme
expert dans le cadre du projet financeacute par lUE Si les experts proposeacutes sont des fonctionnaires ou
dautres membres du personnel de ladministration publique du pays partenaire ou dorganisations
internationalesreacutegionales baseacutees dans le pays indeacutependamment de leur situation administrative ils ne
doivent ecirctre approuveacutes par la Commission que si cela est ducircment justifieacute Le soumissionnaire concerneacute
doit deacutemontrer dans son offre la valeur ajouteacutee apporteacutee par linteacuteresseacute et deacutemontrer que ce dernier est
deacutetacheacute ou en congeacute pour raison personnelle (voir la section 33103 du guide pratique)
Lexpression laquoconflit dinteacuterecirctsraquo ne sapplique pas aux opeacuterateurs eacuteconomiques et ne devrait pas ecirctre
utiliseacutee les concernant Elle ne peut ecirctre employeacutee quen rapport avec le pouvoir adjudicateur
Les cas dans lesquels un expert ou une entreprise tente dobtenir des informations lui procurant un
avantage indu dans le cadre de proceacutedures ulteacuterieures ou connexes tente dinfluer sur le processus
deacutecisionnel du pouvoir adjudicateur ou passe des accords avec dautres opeacuterateurs eacuteconomiques en
vue de fausser la concurrence doivent plutocirct ecirctre consideacutereacutes comme une faute professionnelle grave
sur la base de laquelle lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute peut ecirctre rejeteacuteexclu (voir les sections
2331 et 2332)
2)
Dans certains cas le pouvoir adjudicateur a eu recours agrave un contrat dassistance technique pour
laider agrave reacutediger le cahier des charges dune proceacutedure de passation de marcheacute ulteacuterieure Il incombe
alors au pouvoir adjudicateur dassurer leacutegaliteacute de traitement entre lopeacuterateur ayant fourni cette
assistance technique et les autres opeacuterateurs eacuteconomiques Le contractant ayant participeacute agrave la
preacuteparation de documents de marcheacute peut ecirctre rejeteacute de la proceacutedure ulteacuterieure uniquement si sa
participation entraicircne une distorsion de concurrence qui ne peut ecirctre corrigeacutee autrement (voir la
section 2332)
3)
Il incombe au pouvoir adjudicateur de prouver la distorsion de concurrence et de deacutemontrer quil a pris
toutes les mesures possibles pour eacuteviter le rejet En particulier ces mesures consistent agrave communiquer
aux autres candidatssoumissionnaires les informations utiles eacutechangeacutees dans le contexte de la
participation du candidatsoumissionnaire concerneacute agrave la preacuteparation de la proceacutedure de passation de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute ou reacutesultant de cette participation et agrave fixer des deacutelais adeacutequats pour la reacuteception des offres
Le rejet est soumis agrave une proceacutedure contradictoire de sorte que le soumissionnaire doit avoir la
possibiliteacute de prouver que sa participation anteacuterieure ne peut pas fausser la concurrence
Enfin dans certains cas preacutecis lopeacuterateur a des inteacuterecircts professionnels contradictoires qui nuisent agrave
sa capaciteacute dexeacutecuter un marcheacute Cette situation est traiteacutee au stade de la seacutelection Le but est
deacuteviter quun opeacuterateur se voie attribuer un marcheacute consistant agrave eacutevaluer un projet auquel il a
participeacute ou agrave controcircler des comptes quil a preacutealablement certifieacutes
4)
Si lopeacuterateur se trouve dans une telle situation loffre correspondante est rejeteacutee De tels cas se
preacutesentent souvent dans le contexte de contrats-cadres deacutevaluation ou daudit ougrave le contractant peut
avoir des inteacuterecircts professionnels contradictoires pour un marcheacute speacutecifique
Lorsquun conflit dinteacuterecircts risque de survenir dans le cadre dun contrat en cours le contractant doit en
informer immeacutediatement le pouvoir adjudicateur et des mesures adeacutequates (pouvant aller si
neacutecessaire jusquagrave la reacutesiliation du contrat) doivent ecirctre adopteacutees afin deacuteviter ou de reacutesoudre ce
conflit
Principes dattribution
Tous les marcheacutes publics financeacutes totalement ou partiellement par le budget de lUE doivent respecter
les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de traitement et de non-discrimination
Non-reacutetroactiviteacute
Les contrats prennent effet agrave compter de la date de signature du dernier signataire Tous les contrats
doivent porter les veacuteritables dates de signature par les parties au contrat Exceptionnellement ils
peuvent entrer en vigueur agrave une date anteacuterieure (en cas de financement reacutetroactif par exemple)
Utilisation des documents types
Les contrats et autres documents types doivent ecirctre utiliseacutes
Conservation des documents
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents ce dernier
doit conserver les documents affeacuterents agrave lensemble de la proceacutedure dappel doffres ou agrave propositions
en proteacutegeant leur confidentialiteacute et conformeacutement agrave la politique adopteacutee en matiegravere darchivage
Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute
ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de
divulguer quelque information que ce soit
Les propositions non retenues doivent ecirctre conserveacutees pendant trois ans agrave compter de la date limite de
remise des propositions Les offres non seacutelectionneacutees doivent ecirctre conserveacutees pendant cinq ans agrave
compter de la date limite de remise des offres Les documents contractuels et financiers doivent ecirctre
conserveacutes au minimum pendant 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce jusquagrave la date de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat Pendant et apregraves cette
peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute avec sa politique de
confidentialiteacute Il convient de conserver les documents preacuteparatoires les conventions de financement
loriginal de toutes les candidaturesoffrespropositions soumises et toute correspondance affeacuterente
Les garanties financiegraveres (originaux) doivent ecirctre conserveacutees dans un lieu sucircr agrave labri de tout risque de
perte ou de vol jusquagrave la fin de leur peacuteriode de validiteacute
Disponibiliteacute des fonds
Avant dinitier toute proceacutedure les fonds doivent ecirctre disponibles Les appels peuvent
exceptionnellement ecirctre lanceacutes avec une clause suspensive apregraves approbation preacutealable des services
compeacutetents Dans ce cas ils sont lanceacutes avant la deacutecision de financement et avant la signature de la
convention de financement entre la Commission europeacuteenne et le pays partenaire Lappel doffres peut
ecirctre annuleacute si la deacutecision de la Commission europeacuteenne nest pas adopteacutee ou si la convention de
financement nest pas signeacutee Le contrat ne peut pas ecirctre signeacute tant que les fonds ne sont pas
disponibles (voir point 2412)
Aspects environnementaux
Les consideacuterations environnementales doivent ecirctre prises en compte dans la mesure du possible et
sous reacuteserve des principes dattribution des marcheacutes et subventions telles que la libre concurrence et la
non-discrimination Cela inclut des termes de reacutefeacuterencelignes directricesspeacutecifications techniques
davantage respectueuses de lenvironnement laugmentation de lutilisation des meacutedias eacutelectroniques
la reacuteduction de la consommation de papier (impressions rectoverso utilisation de mateacuteriaux
biodeacutegradables pour les fichiers ou preacutesentations etc)
Par exemple lors de la reacutedaction des speacutecifications techniques les produits les plus respectueux de
lenvironnement disponibles sur le marcheacute devraient ecirctre pris en compte agrave condition que cela ne
conduise pas agrave une diminution de la concurrence
Accessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees
Sauf dans des cas ducircment justifieacutes tous les marcheacutes et subventions ayant pour objet la fourniture de
biens la prestation de services ou la construction dinfrastructures destineacutees agrave des personnes
physiques quil sagisse du public ou du personnel du pouvoir adjudicateur doivent reacutepondre aux
normes daccessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees Leurs speacutecifications techniquestermes de
reacutefeacuterenceslignes directrices doivent ecirctre conccedilues pour tous publics (Il est possible de se reacutefeacuterer aux
standards nationaux europeacuteens ou internationaux sur laccessibiliteacute)
Proceacutedure conjointe de passation de marcheacute avec un Eacutetat membre de lUE de lAELE ou un candidat agrave
ladheacutesion agrave lUE
En cas daction conjointe entre une institution de lUE et le pouvoir adjudicateur dun Eacutetat membre de
lUE de lAELE ou dun candidat agrave ladheacutesion agrave lUE la proceacutedure dattribution de marcheacute peut ecirctre
geacutereacutee conjointement par linstitution de lUE et ce pouvoir adjudicateur Dans ce cas les proceacutedures de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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la Commission europeacuteenne sappliquent30
Neacuteanmoins dans certains cas speacutecifiques il peut ecirctre deacutecideacute que les regravegles proceacutedurales de ce pouvoir
adjudicateur sappliquent pour autant quelles puissent ecirctre consideacutereacutees comme eacutequivalentes agrave celles
de linstitution
Publication ex post de la liste des beacuteneacuteficiaires
Outre les regravegles de publiciteacute applicables agrave chaque proceacutedure la Commission europeacuteenne publie
chaque anneacutee la liste des beacuteneacuteficiaires des fonds de lUE (beacuteneacuteficiaires de subventions et contractants)
quel que soit le mode de gestion utiliseacute Ces informations sont disponibles sur internet agrave ladresse
suivante httpeceuropaeueuropeaidfundingabout-funding-and-proceduresfunding-recipients_en
24 Proceacutedures de passation de marcheacutes
La passation de marcheacutes se base sur le principe de lappel agrave la concurrence qui poursuit un double
objectif
assurer le respect des principes dattributionbull
obtenir la qualiteacute souhaiteacutee de services fournitures ou travaux au meilleur prixbull
Il existe diffeacuterents types de proceacutedures de passation de marcheacutes chacune preacutevoyant des degreacutes varieacutes
de mise en concurrence
241 Quelle proceacutedure de passation de marcheacutes appliquer
Le tableau ci-dessous reacutesume les proceacutedures standard dattribution des marcheacutes deacutetailleacutees
ulteacuterieurement Elles sont classeacutees en trois cateacutegories services (par exemple assistance technique ou
eacutetudes) fournitures (cest-agrave-dire eacutequipements et mateacuteriels) et travaux (cest-agrave-dire infrastructures et
autres ouvrages dingeacutenierie) Degraves que la Commission europeacuteenne a adopteacute une deacutecision de
financement et le cas eacutecheacuteant signeacute une convention de financement le pouvoir adjudicateur peut
lancer lappel doffres et attribuer le marcheacute en vertu de ces proceacutedures standard Les seuils indiqueacutes
dans le tableau repreacutesentent le budget maximum alloueacute au marcheacute en question (incluant les eacuteventuels
cofinancements) Lorsque les marcheacutes sont subdiviseacutes en lots la valeur de chaque lot doit ecirctre prise en
consideacuteration pour calculer le montant total du marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee tous les principes de base doivent ecirctre respecteacutes (y compris les
lutilisation des critegraveres deacuteligibiliteacute dexclusion et de seacutelection)
Autant que cela soit possible et approprieacute notamment au regard de laction agrave mener et en tenant compte
de la convention de financement la proceacutedure la plus simple devrait ecirctre utiliseacutee
Les projets ne doivent pas ecirctre scindeacutes artificiellement pour contourner les seuils
30 Voir larticle 133 des modaliteacutes dapplication du Regraveglement financier applicable au budget de lUE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
40
Dautres proceacutedures indeacutependantes des seuils peuvent ecirctre utiliseacutees telle que la proceacutedure
neacutegocieacutee sur la base dune seule offre pour autant que les conditions applicables soient remplies
(voir chapitres 245 246 247 et 248)
Marcheacutes de
SERVICES
ge300 000 EUR
Appel doffres
restreint
international
lt 300 000 EUR mais gt 20 000 EUR
- Contrat-cadre BENEF 2013
ou
- Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
le20 000 EUR
Une seule offre
Possibiliteacute
deffectuer tout
paiement dun
montant
le2500 EUR sur
la base dune
facture sans
acceptation
preacutealable dune
offre
Marcheacutes de
FOURNITU
RES
ge300 000 EUR
Appel doffres
ouvert international
lt 300 000 EUR
mais ge100 000 E
UR
- Appel doffres
ouvert local
lt 100 000 EUR
mais gt 20 000 EUR
- Proceacutedure
neacutegocieacutee
concurrentielle
Marcheacutes de
TRAVAUX
ge5 000 000 EUR
- Appel doffres
ouvert international
ou
- Appel doffres
restreint
international
lt 5 000 000 EU
R
mais ge300 000 E
UR
Appel doffres
ouvert local
lt 300 000 EUR
mais gt 20 000 EUR
Proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle
242 Proceacutedure ouverte
Quil soit international ou local un marcheacute est ouvert lorsque tout opeacuterateur eacuteconomique peut
preacutesenter une offre Dans ce cas la plus grande publiciteacute est donneacutee au marcheacute par la publication dun
avis de marcheacute sur le site internet dEuropeAid dans les journaux officiels de tous les Eacutetats ACP (pour
les actions financeacutees par le FED) dans tout autre meacutedia approprieacute Voir annexe a11e
En proceacutedure ouverte toute personne physique ou morale souhaitant preacutesenter une offre reccediloit sur
simple demande le dossier dappel doffres (payant ou gratuit) conformeacutement aux modaliteacutes fixeacutees
dans lavis de marcheacute Les offres reccedilues sont analyseacutees et lattributaire est choisi suite agrave une proceacutedure
de seacutelection comportant la veacuterification de leacuteligibiliteacute et de la capaciteacute financiegravere eacuteconomique
technique et professionnelle des soumissionnaires et agrave une proceacutedure dattribution (comparaison des
offres) comme preacutevu au point 2411 Aucune neacutegociation nest autoriseacutee
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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243 Proceacutedure restreinte
Un marcheacute est restreint lorsque tous les opeacuterateurs eacuteconomiques peuvent demander agrave participer mais
que seuls ceux satisfaisant aux critegraveres de seacutelection peuvent preacutesenter une offre
Les critegraveres de seacutelection et une description geacuteneacuterale des tacircches sont publieacutes dans lavis de marcheacute Une
liste longue de tous les candidats ayant reacutepondu agrave lavis de marcheacute est eacutetablie puis diminueacutee jusquagrave
obtenir une liste restreinte des candidats retenus en raison de leurs qualifications La proceacutedure de
seacutelection qui sert agrave opeacuterer le passage de la liste longue agrave la liste restreinte se fait lors de lanalyse des
candidatures reccedilues suite agrave la publication de lavis de marcheacute Au stade de leacutetablissement de la liste
restreinte et avant que celle-ci ne soit approuveacutee par le comiteacute deacutevaluation le pouvoir adjudicateur
sassure quaucun des candidats (y compris leurs partenaires) napparaisse dans une situation
dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
La plus grande publiciteacute est donneacutee au marcheacute par la publication dun avis de marcheacute au Journal
Officiel de lUnion europeacuteenne (seacuterie S) sur le site internet dEuropeAid dans les journaux officiels de
tous les Eacutetats ACP (pour les actions financeacutees par le FED) et dans tout autre meacutedia approprieacute
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de liste restreinte en utilisant le modegravele approprieacute et ladresse
par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le site dEuropeAid (voir
lannexe a11e)
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur adresse le dossier dappel doffres aux candidats seacutelectionneacutes
Afin dassurer une concurrence loyale les offres doivent ecirctre soumises par le mecircme prestataire de
services ou consortium ayant soumis le formulaire de candidature sur la base duquel il a eacuteteacute retenu et
auquel la lettre de lappel doffres est adresseacutee Aucune modification de lidentiteacute du soumissionnaire
ou de la composition du consortium nest autoriseacutee sauf dans des cas ducircment justifieacutes et agrave condition
que le pouvoir adjudicateur ait donneacute son accord preacutealable par eacutecrit le cas eacutecheacuteant apregraves avoir
consulteacute le comiteacute deacutevaluation Quelques exemples de situations dans lesquelles le pouvoir
adjudicateur pourrait donner son accord en tenant compte des particulariteacutes propres agrave chaque marcheacute
et pour autant que les conditions de concurrence de lappel ne soient pas alteacutereacutees
en cas de fusion entre un candidat ou un membre du consortium preacuteseacutelectionneacute et une autre socieacuteteacute agrave
condition que la nouvelle socieacuteteacute remplisse les critegraveres deacuteligibiliteacute et dexclusion et quil nen reacutesulte
aucun conflit dinteacuterecircts
bull
lorsque des membres changent de position au sein dun consortium agrave condition que cela ne modifie
pas la note attribueacutee agrave la composition du consortium reccedilue lors de leacutevaluation technique
bull
lorsquun partenaire quitte le consortium mais que cela ne modifie pas les conditions qui preacutevalaient
agrave leacutepoque ougrave la liste restreinte a eacuteteacute eacutetablie agrave savoir que les membres restants du consortium
remplissent les critegraveres de seacutelection par eux-mecircmes cest-agrave-dire quils auraient eacuteteacute seacutelectionneacutes mecircme
sans ce partenaire
bull
Le marcheacute est attribueacute apregraves analyse et comparaison des offres des candidats seacutelectionneacutes (voir point
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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2411) Aucune neacutegociation nest autoriseacutee
244 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Dans la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le pouvoir adjudicateur invite les candidats de son choix agrave
soumettre une offre Agrave lissue de cette proceacutedure il retient loffre techniquement conforme qui est
eacuteconomiquement la plus avantageuse
La proceacutedure deacutevaluation des offres (y compris lutilisation dun comiteacute deacutevaluation) et dattribution
du contrat est identique agrave celle de la proceacutedure restreinte
Pour plus dinformation concernant la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle voir point 342 pour les
marcheacutes de services 45 pour les marcheacutes de fournitures et 56 pour les marcheacutes de travaux
245 Contrats-cadres
Un contrat-cadre est un marcheacute conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs
opeacuterateurs eacuteconomiques afin deacutetablir les termes principaux dune seacuterie de contrats speacutecifiques agrave passer
au cours dune peacuteriode donneacutee notamment au regard de la dureacutee de lobjet du prix du montant
maximum et des conditions dexeacutecution du marcheacute ainsi que des quantiteacutes envisageacutees
Les contrats-cadres passeacutes avec plusieurs opeacuterateurs sont appeleacutes contrats-cadres multiples et sont
eacutetablis sous forme de contrats seacutepareacutes mais passeacutes en termes identiques Les instructions aux
soumissionnaires preacutecisent le nombre maximal et minimal dopeacuterateurs avec lesquels le pouvoir
adjudicateur entend contracter Le nombre minimal dopeacuterateurs ne peut ecirctre infeacuterieur agrave trois
La dureacutee de ces contrats ne peut exceacuteder quatre ans sauf dans des cas exceptionnels ducircment justifieacutes
notamment par lobjet du contrat-cadre Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-
cadres de faccedilon abusive ou de telle sorte quils aient pour objet ou pour effet dempecirccher de
restreindre ou de fausser la concurrence
Les contrats speacutecifiques fondeacutes sur un contrat-cadre sont passeacutes selon les termes fixeacutes dans ledit
contrat-cadre et doivent respecter les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de
traitement de non-discrimination et de concurrence loyale
246 Systegraveme dacquisition dynamique
Le systegraveme dacquisition dynamique est un processus dacquisition entiegraverement eacutelectronique pour des
achats dusage courant qui est limiteacute dans le temps et est ouvert pendant toute sa dureacutee agrave tout
opeacuterateur eacuteconomique satisfaisant aux critegraveres de seacutelection et ayant preacutesenteacute une offre indicative
reacuteputeacutee conforme Il ny a pas de seuil speacutecifique
Pour chaque contrat individuel le pouvoir adjudicateur publie un avis de marcheacute et invite tous les
contractants admis dans ce cadre agrave preacutesenter une offre Le marcheacute est attribueacute agrave loffre techniquement
conforme qui est eacuteconomiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport qualiteacuteprix est donc le seul
critegravere dattribution)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir point 4242 pour plus de deacutetails Le cadre juridique de cette proceacutedure est deacutefini pour une
utilisation future mais les moyens informatiques (confidentialiteacute seacutecuriteacute) ne sont pas encore
disponibles agrave la Commission europeacuteenne
247 Dialogue compeacutetitif
Lorsquun marcheacute est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur dans la mesure ougrave il estime
que le recours direct agrave la proceacutedure ouverte ou aux modaliteacutes existantes reacutegissant la proceacutedure
restreinte ne permettra pas dattribuer le marcheacute agrave loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse peut
recourir au dialogue compeacutetitif preacutevu par le Regraveglement Financier Un marcheacute est consideacutereacute comme
particuliegraverement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur nest objectivement pas en mesure de
deacutefinir les moyens techniques pouvant reacutepondre agrave ses besoins ou ses objectifs ou bien deacutetablir le
montage juridique ou financier du projet Il ny a pas de seuil speacutecifique Cette proceacutedure doit
cependant ecirctre utiliseacutee avec preacutecaution en raison de sa nature exceptionnelle
Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marcheacute dans lequel ils font connaicirctre leurs besoins et
exigences quils deacutefinissent dans ce mecircme avis etou dans un document descriptif Les pouvoirs
adjudicateurs ouvrent avec les candidats satisfaisant aux critegraveres de seacutelection annonceacutes dans lavis de
marcheacute un dialogue afin didentifier et de deacutefinir les moyens propres agrave satisfaire au mieux leurs
besoins Au cours du dialogue assurent leacutegaliteacute de traitement de tous les soumissionnaires et la
confidentialiteacute des offres ce qui signifie que le laquo cherry picking raquo (cest-agrave-dire seacutelectionner les seuls
eacuteleacutements qui semblent a priori inteacuteressants) nest pas autoriseacute
Le nombre minimum de candidats inviteacutes agrave participer ne doit pas ecirctre infeacuterieur agrave 3 Avant de les
seacutelectionner le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ni les candidats ni leurs partenaires ne figurent en
situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion Lorsque le nombre de
candidats satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur agrave 3 le pouvoir adjudicateur peut continuer
la proceacutedure seulement un ou deux candidats remplissant ces critegraveres Il ne peut inclure les opeacuterateurs
eacuteconomiques nayant pas participeacute agrave la proceacutedure ou les candidats ne remplissant pas les critegraveres de
seacutelection
Au cours du dialogue le pouvoir adjudicateur assure leacutegaliteacute de traitement de tous les
soumissionnaires Il garantit eacutegalement la confidentialiteacute des solutions proposeacutees et des informations
communiqueacutees par un des candidats participant au dialogue sauf si celui-ci donne son accord agrave leur
diffusion
Le pouvoir adjudicateur peut preacutevoir que la proceacutedure se deacuteroule en phases successives de maniegravere agrave
reacuteduire le nombre de solutions agrave discuter pendant la phase du dialogue agrave condition que cette
possibiliteacute soit preacutevue dans lavis de marcheacute ou dans le document descriptif Dans ce cas le pouvoir
adjudicateur applique les critegraveres dattribution indiqueacutes dans lavis de marcheacute ou dans le document
descriptif et preacutepare un rapport justifiant la maniegravere dont les dialogues ont eacuteteacute meneacutes
Le pouvoir adjudicateur doit informer de leacutetat davancement du dialogue les soumissionnaires qui ne
se trouvent pas dans une situation dexclusion dont loffre est conforme aux documents de marcheacute et
qui en font la demande par eacutecrit Il convient que les informations ainsi fournies ne portent pas
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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preacutejudice aux inteacuterecircts commerciaux leacutegitimes des soumissionnaires et ne nuisent pas agrave une
concurrence loyale entre eux Apregraves avoir informeacute les participants de la conclusion du dialogue le
pouvoir adjudicateur les invite agrave remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions
preacutesenteacutees et speacutecifieacutees au cours du dialogue Ces offres comprennent tous les eacuteleacutements requis et
neacutecessaires pour la reacutealisation du projet Sur demande du pouvoir adjudicateur ces offres peuvent ecirctre
clarifieacutees preacuteciseacutees et perfectionneacutees sans toutefois avoir pour effet de modifier des eacuteleacutements
fondamentaux de loffre ou de lappel doffres dont la variation est susceptible de fausser la
concurrence ou davoir un effet discriminatoire Agrave la demande du pouvoir adjudicateur le
soumissionnaire ayant remis loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse peut ecirctre ameneacute agrave clarifier
des aspects de son offre ou agrave confirmer les engagements figurant dans celle-ci agrave condition que ceci
nait pas pour effet de modifier des eacuteleacutements substantiels de loffre ou de lappel doffres de fausser la
concurrence ou dentraicircner des discriminations
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent preacutevoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue
Le marcheacute est attribueacute agrave loffre techniquement conforme qui est eacuteconomiquement la plus avantageuse
(le meilleur rapport qualiteacuteprix est donc le seul critegravere dattribution)
Les formulaires standards doivent ecirctre adapteacutes autant que de besoin
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit donner son accord preacutealable pour recourir au dialogue compeacutetitif
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
248 Proceacutedure neacutegocieacuteeproceacutedure sur la base dune seule offre
Un marcheacute peut ecirctre attribueacute directement dans les cas suivants
lorsque le marcheacute nexcegravede pas 20 000 EUR il peut ecirctre attribueacute sur la base dune seule offrebull
par proceacutedure neacutegocieacutee quel que soit le montant du marcheacute dans des cas exceptionnels et ducircment
justifieacutes lorsque les circonstances factuelles et juridiques deacutecrites aux points 3241 4251 ou
5251sont reacuteunies Aucun seuil speacutecifique ne sapplique dans ces cas
bull
Le recours agrave la proceacutedure neacutegocieacutee ne peut pas ecirctre autoriseacute en dehors des cas preacutevus par le Guide
pratique
Avant de les seacutelectionner le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ni les candidats ni leurs partenaires ne
figurent en situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Dans le cas dune proceacutedure neacutegocieacutee il convient de nommer un comiteacute deacutevaluation pour conduire la
neacutegociation Toutefois en fonction dune analyse des risques effectueacutee par le pouvoir adjudicateur la
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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nomination dun comiteacute deacutevaluation pourrait ne pas ecirctre jugeacutee neacutecessaire dans les cas suivants
extrecircme urgence non imputable au pouvoir adjudicateurbull
situation de crisebull
prolongation de contrats de services et de travaux avec reacutepeacutetition dactiviteacutes similaires agrave celles
preacutevues dans les contrats initiaux pour autant que les conditions fixeacutees agrave la section 3241 point c)
et agrave la section 5251 point c) soient reacuteunies
bull
fournitures suppleacutementaires pour autant que les conditions fixeacutees agrave la section 4251 point c) soient
reacuteunies
bull
fournitures coteacutees et acheteacutees agrave une bourse de matiegraveres premiegraveresbull
services juridiques ne devant pas obligatoirement ecirctre attribueacutes par une proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle [voir la section 3241 point i)]
bull
Lorsque le marcheacute nexcegravede pas 20 000 EUR la nomination dun comiteacute deacutevaluation nest jamais
obligatoire
Pour toutes les proceacutedures un rapport de neacutegociation doit ecirctre eacutetabli (voir les annexe a10a pour les
proceacutedures neacutegocieacutees et annexe a10b pour les proceacutedures sur la base dune seule offre) expliquant
comment le(s) participant(s) agrave la neacutegociation a (ont) eacuteteacute identifieacutes comment le prix a eacuteteacute fixeacute et
exposant les fondements de sa deacutecision dattribution
Les eacutetapes figurant dans le rapport de neacutegociation doivent ecirctre respecteacutees Les regravegles deacuteligibiliteacute
(nationaliteacute et situations dexclusion viseacutees aux sections 2331 et 2332) et les critegraveres de seacutelection
doivent ecirctre ducircment respecteacutes Des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et aux
critegraveres de seacutelection doivent ecirctre preacutesenteacutees conformeacutement aux sections 2333 et 241111
respectivement Les exigences minimales figurant dans les termes de reacutefeacuterencespeacutecifications
techniques et les offres deacutefinitives ne sont pas neacutegociables Le pouvoir adjudicateur doit informer de
leacutetat davancement des neacutegociations les soumissionnaires qui ne se trouvent pas dans une situation
dexclusion dont loffre est conforme aux documents de marcheacute et qui en font la demande par eacutecrit Il
convient que les informations ainsi fournies ne portent pas preacutejudice aux inteacuterecircts commerciaux
leacutegitimes des soumissionnaires et ne nuisent pas agrave une concurrence loyale entre eux
Le pouvoir adjudicateur doit approuver le rapport
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La Commission europeacuteenne doit donner son autorisation preacutealable agrave lutilisation de la proceacutedure
neacutegocieacutee et approuver le rapport de neacutegociation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ni le recours agrave la proceacutedure neacutegocieacutee ni le rapport de neacutegociation ne doivent ecirctre autoriseacutes au
preacutealable par la Commission europeacuteenne
Le cas eacutecheacuteant les montants nexceacutedant pas 2 500 EUR peuvent ecirctre payeacutes sur la base dune simple
facture sans acceptation preacutealable dune offre
249 Concurrence loyale et transparente
Les modaliteacutes relatives agrave la proceacutedure dappel agrave la concurrence et agrave la publiciteacute des marcheacutes de
services de fournitures et de travaux sont reacutesumeacutees au point 241 Elles sont deacutetermineacutees en fonction
de la valeur de ces marcheacutes
Dans le cas de marcheacutes mixtes cest-agrave-dire portant agrave la fois sur des prestations de services et sur la
fourniture de bien ou lexeacutecution de travaux le pouvoir adjudicateur deacutetermine les seuils et la
proceacutedure applicables au marcheacute (en accord avec la Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec
controcircles ex-ante) en fonction de laspect preacutedominant appreacutecieacute en fonction de la valeur relative de ses
diffeacuterentes composantes
Aucun marcheacute ne peut ecirctre scindeacute artificiellement afin de le soustraire agrave lapplication des regravegles
preacutevues par le preacutesent guide En cas de doute sur la faccedilon de calculer le montant estimeacute dun marcheacute
le pouvoir adjudicateur doit consulter la Commission europeacuteenne avant de lancer le marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier que les conditions dune
concurrence loyale sont bien respecteacutees Dans tous les cas ougrave il y a une dispariteacute eacutevidente et
significative entre les prix proposeacutes et les prestations offertes par un soumissionnaire ou une dispariteacute
significative entre les prix proposeacutes par les diffeacuterents soumissionnaires (notamment lorsque des
socieacuteteacutes publiques des associations sans but lucratif ou des organisations non gouvernementales
participent agrave un appel doffres concurremment avec des socieacuteteacutes priveacutees) le pouvoir adjudicateur doit
proceacuteder agrave des veacuterifications et demander tout compleacutement d information neacutecessaire Il doit assurer la
confidentialiteacute de ces informations
2410 Preacutefeacuterences (FED uniquement)
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Voir larticle 26 de lannexe IV agrave laccord de Cotonou
Des mesures propres agrave favoriser une participation aussi eacutetendue que possible des personnes
physiques et morales des Eacutetats ACP agrave lexeacutecution des marcheacutes financeacutes par le FED sont prises afin
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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de permettre une utilisation optimale des ressources physiques et humaines de ces Eacutetats Agrave cette fin
a) dans le cas des marcheacutes de travaux dun montant infeacuterieur agrave 5 000 000 EUR les
soumissionnaires des Eacutetats ACP beacuteneacuteficient pour autant quun quart au moins du capital et des
cadres soit originaire dun ou de plusieurs Eacutetats ACP dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours
de leacutevaluation financiegravere
1
b) dans le cas des marcheacutes de fournitures dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR les
soumissionnaires des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en consortium avec des partenaires
europeacuteens beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de 15 lors de leacutevaluation financiegravere
c) en ce qui concerne les contrats de services autres que les contrats-cadres de la Commission
europeacuteenne lorsque les offres techniques sont eacutevalueacutees la preacutefeacuterence est accordeacutee aux offres
soumises par des personnes morales ou physiques des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en
consortium
d) lorsquil est envisageacute de faire appel agrave des sous-traitants le soumissionnaire retenu accorde la
preacutefeacuterence aux personnes physiques socieacuteteacutes et entreprises des Eacutetats ACP capables dexeacutecuter le
marcheacute dans les mecircmes conditions
e) lEacutetat ACP peut dans lappel doffres proposer aux soumissionnaires eacuteventuels lassistance de
socieacuteteacutes dexperts ou de consultants ressortissants des Eacutetats ACP choisis de commun accord Cette
coopeacuteration peut prendre la forme dune entreprise commune ou dune sous-traitance ou encore
dune formation du personnel pendant le travail
Sans preacutejudice des dispositions du paragraphe 1 lorsque deux offres de contrats de travaux de
fournitures ou de services sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
2
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
permet la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les possibiliteacutes les plus eacutetendues de sous-traitance pour les personnes physiques entreprises
et socieacuteteacutes des Eacutetats ACP ou
bull
est un consortium de personnes physiques entreprises et socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de lUEbull
NB les entiteacutes dAfrique du Sud ne peuvent beacuteneacuteficier de ce systegraveme de preacutefeacuterences
2411 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Quelle que soit la proceacutedure suivie la capaciteacute des candidats ou soumissionnaires agrave mettre en œuvre
le marcheacute est toujours eacutevalueacutee sur la base des critegraveres objectifs suivants
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
48
24111 Critegraveres de seacutelection
241111 Principes geacuteneacuteraux
Les pouvoirs adjudicateurs eacutetablissent des critegraveres de seacutelection clairs et non discriminatoires afin de
veacuterifier que le candidatsoumissionnaire possegravede la capaciteacute financiegravere eacuteconomique technique et
professionnelle neacutecessaire agrave lexeacutecution des tacircches requises Les critegraveres de seacutelection doivent ecirctre
proportionneacutes et ne doivent pas deacutepasser le cadre du marcheacute
Il est inteacuteressant de disposer dinformations aussi reacutecentes que possible pour veacuterifier la capaciteacute
minimale requise de lentiteacute Dans le cas de marcheacutes diviseacutes en lots des niveaux minimaux de capaciteacute
diffeacuterents peuvent ecirctre fixeacutes pour chaque lot Des niveaux de capaciteacute suppleacutementaires peuvent ecirctre
ajouteacutes pour le cas ougrave plusieurs lots sont attribueacutes au mecircme soumissionnaire La peacuteriode de reacutefeacuterence
pour veacuterifier la capaciteacute eacuteconomique et financiegravere ne peut pas ecirctre anteacuterieure aux trois derniers
exercices clos La peacuteriode de reacutefeacuterence pour veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle varie en
fonction du type de marcheacute Afin de garantir un niveau de concurrence suffisant pour les marcheacutes de
services et de fournitures il est geacuteneacuteralement fait reacutefeacuterence agrave ce qui a eacuteteacute reacutealiseacute mis en œuvre ou
acheveacute au cours des cinq derniegraveres anneacutees et pour les marcheacutes de travaux au cours des huit derniegraveres
anneacutees Toutefois dans le cas de secteurs eacuteconomiques soumis agrave une eacutevolution rapide une peacuteriode de
reacutefeacuterence plus courte peut ecirctre choisie agrave savoir respectivement trois et cinq ans
Il importe de chercher agrave promouvoir la qualiteacute des organisationsconsortia plutocirct que de chercher agrave
retenir les organisationsconsortia preacutesentant le plus grand nombre de reacutefeacuterences Par exemple un
critegravere tel que le nombre de projets preacutesenteacutes au-dessus de la valeur du contrat agrave signer ne devrait pas
ecirctre utiliseacute En revanche la pertinence de lexpeacuterience devrait ecirctre avantageacutee sur le plan technique ou
dans des environnements eacutequivalents
Si le projet le justifie et pour autant que le principe deacutegaliteacute de traitement soit respecteacute il est possible
de publier et dappliquer des critegraveres distincts pour les personnes physiques et pour les personnes
morales
Dans le cadre des appels doffres restreints internationaux le pouvoir adjudicateur preacuteseacutelectionne
jusquagrave 8 candidats maximum pour les marcheacutes de services et fournitures et 6 sauf pour les marcheacutes
de travaux) Par ailleurs le pouvoir adjudicateur publie des critegraveres additionnels aux critegraveres de
seacutelection professionnels techniques et financiers Ces critegraveres additionnels seront utiliseacutes uniquement
pour reacuteduire le nombre de candidats preacuteseacutelectionneacutes agrave 8 (ou 6 pour les travaux) Ces critegraveres
additionnels ne doivent donc pas ecirctre choisis de sorte agrave preacuteseacutelectionner moins 8 candidats (ou 6 pour
les travaux) Par exemple un critegravere tel que llaquoexpeacuterience dans le paysraquo beacuteneacuteficiaire doit ecirctre eacuteviteacute sil
risque daboutir agrave preacuteseacutelectionner 5 candidats seulement Ce type de critegravere doit ecirctre eacuteviteacute
Les modegraveles davis de marcheacute et dinstructions aux soumissionnaires incluent des exemples de critegraveres
En revanche les critegraveres suivants ne doivent pas ecirctre utiliseacutes
demander un chiffre daffaires annuel disproportionneacute des effectifs un nombre de projets reacutealiseacutesbull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
49
etc disproportionneacutes eu eacutegard au montant du marcheacute
utiliser des termes trop impreacutecis pour ecirctre applicables Par exemple suffisant principal
approprieacute etc
bull
exiger quun pourcentage deacutetermineacute du personnel du soumissionnaire travaille dans un domaine
speacutecifique car cela peut ecirctre discriminant agrave lencontre des grandes compagnies
bull
limiter lexpeacuterience technique requise exclusivement agrave des projets financeacutes par lUE car cela peut ecirctre
consideacutereacute comme discriminatoire
bull
exiger une expeacuterience dans le pays beacuteneacuteficiaire sauf justification car cela peut ecirctre consideacutereacute
comme discriminatoire
bull
utiliser des critegraveres techniques trop stricts au point de restreindre effectivement la concurrence agrave petit
nombre de candidats potentiels voire agrave un seul dentre eux
bull
Avant darrecircter les critegraveres de seacutelection approprieacutes les pouvoirs adjudicateurs doivent sassurer quil est
possible dapporter la preuve du respect de ces critegraveres et tenir compte du type de piegraveces justificatives
que les soumissionnaires peuvent soumettre en guise de preuve
Les critegraveres de seacutelection retenus doivent ecirctre preacuteciseacutes dans lavis de marcheacute ou dans les instructions
aux soumissionnaires Le pouvoir adjudicateur doit les appliquer sans aucune modification agrave moins
quun rectificatif ait eacuteteacute publieacute
Lavis de marcheacute preacutecisera la maniegravere dont chacun de ces critegraveres de seacutelection sera eacutevalueacute dans le cas
dune demande introduite par un consortium Par exemple certains critegraveres visant agrave eacutevaluer la capaciteacute
financiegravere et eacuteconomique pourraient ne pas ecirctre veacuterifieacutes sur la base de la somme des valeurs mais
plutocirct devoir ecirctre remplis par chacun des membres du consortium
Les candidats ou les soumissionnaires devront fournir une deacuteclaration sur lhonneur et soumettre dans
le formulaire de candidature ou de soumission de loffre toute information relative agrave leur situation
eacuteconomique financiegravere technique et professionnelle en fonction des critegraveres de seacutelection indiqueacutes
dans les documents de lappel doffre Un soumissionnaire ne peut pas se preacutevaloir dun contrat reacutesilieacute
par un pouvoir adjudicateur suite agrave la violation par ce soumissionnaire de ses obligations
contractuelles Ceci est valable eacutegalement pour ce qui concerne lexpeacuterience des experts dans les
marcheacutes de service agrave prix unitaires
Pour les marcheacutes de services les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection doivent
ecirctre fournies par tous les soumissionnaires lors du deacutepocirct de loffre
Pour les marcheacutes de fournitures seul le soumissionnaire retenu doit fournir les piegraveces justifiant les
informations figurant dans son offre avant lattribution du contrat
Pour les marcheacutes de travaux les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection doivent
ecirctre soumises conformeacutement au dossier dappel doffres
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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En cas de doute sur lauthenticiteacute des documents fournis le pouvoir adjudicateur doit proceacuteder agrave toute
veacuterification et demander toute piegravece compleacutementaire quil estime neacutecessaires
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) le pouvoir adjudicateur peut limiter les
preuves exigeacutees agrave certains des critegraveres de seacutelection ou en fonction de son analyse des risques deacutecider
de nexiger aucune preuve mais dans ce cas aucun preacutefinancement ne sera accordeacute
Tout candidatsoumissionnaire peut le cas eacutecheacuteant et pour un marcheacute deacutetermineacute faire valoir les
capaciteacutes dautres entiteacutes quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-mecircme et ces
entiteacutes En ce qui concerne les critegraveres techniques et professionnels un opeacuterateur eacuteconomique peut
faire valoir les capaciteacutes dautres entiteacutes uniquement dans les cas ougrave ces derniegraveres exeacutecuteront les
travaux ou les services pour lesquels ces capaciteacutes sont requises Lorsquun opeacuterateur eacuteconomique a
recours aux capaciteacutes dautres entiteacutes en ce qui concerne les critegraveres ayant trait agrave la capaciteacute
eacuteconomique et financiegravere lopeacuterateur eacuteconomique et ces entiteacutes sont solidairement responsables de
lexeacutecution du contrat Lorsque le candidatsoumissionnaire sappuie sur dautres entiteacutes il doit prouver
au pouvoir adjudicateur quil disposera des moyens neacutecessaires pour exeacutecuter le contrat par exemple
par la production dun engagement de ces entiteacutes de mettre ces moyens agrave sa disposition Ces entiteacutes
par exemple la socieacuteteacute megravere du candidatsoumissionnaire doivent respecter les mecircmes regravegles
deacuteligibiliteacute et notamment de nationaliteacute que le candidatsoumissionnaire En outre les informations
relatives au critegravere de seacutelection pour lequel le candidatsoumissionnaire fait valoir les capaciteacutes de
cette entiteacute tierce doivent figurer dans le formulaire de candidaturede soumission dans un document
distinct La preuve de la capaciteacute de cette entiteacute devra eacutegalement ecirctre fournie agrave la demande du pouvoir
adjudicateur
241112 Veacuterification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique des soumissionnaires ou des
candidats
La justification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique peut par exemple ecirctre apporteacutee par un ou
plusieurs des documents suivants
des deacuteclarations approprieacutees de banques oubull
la preuve dune assurance des risques professionnelsbull
la preacutesentation des bilans ou dextraits des bilans portant sur une peacuteriode eacutegale ou infeacuterieure aux
trois derniers exercices clos dans les cas ougrave la publication des bilans est prescrite par la leacutegislation
sur les socieacuteteacutes du pays ougrave lopeacuterateur eacuteconomique est eacutetabli
bull
une deacuteclaration sur le chiffre daffaires global et le chiffre daffaires relative aux travaux fournitures
ou services auxquels se reacutefegravere le marcheacute reacutealiseacute au cours dune peacuteriode pouvant porter sur les trois
derniers exercices au plus
bull
241113 Veacuterification de la capaciteacute technique et professionnelle des candidats ou des
soumissionnaires
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La capaciteacute technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire peut ecirctre justifieacutee
notamment au moyen dun ou plusieurs des documents suivants
les titres deacutetudes et professionnels du prestataire ou de lentrepreneurbull
une listebull
des principaux services et livraisons de fournitures effectueacutes au cours des cinqtrois derniegraveres anneacutees
indiquant leur montant leur date et leur destinataire public ou priveacute Dans le cas des contrats-cadres
seuls les contrats speacutecifiques correspondant aux missions mises en œuvre sous ces contrats-cadres
sont pris en compte La mise en œuvre reacuteussie doit ecirctre eacutetablie par des certificats eacutemis ou
contresigneacutes par le pouvoir adjudicateur ou par lentiteacute qui a commandeacute ou acheteacute les services ou les
fournitures
bull
des travaux exeacutecuteacutes au cours des huitcinq derniegraveres anneacutees indiquant leur montant leur date et leur
lieu La liste des travaux les plus importants doit ecirctre accompagneacutee par de certificats de bonne
exeacutecution eacutemis par le maicirctre douvrage ou par lentiteacute qui a commandeacute ou acheteacute les travaux
preacutecisant sils ont eacuteteacute effectueacutes dans les regravegles de lart et meneacutes reacuteguliegraverement agrave bonne fin
bull
une description de leacutequipement technique de loutillage et du mateacuteriel employeacutes par lentreprise
pour exeacutecuter un marcheacute de services ou de travaux
bull
une description de leacutequipement technique et des mesures employeacutees pour sassurer de la qualiteacute des
fournitures et services ainsi que des moyens deacutetude et de recherche de lentreprise
bull
lindication des techniciens ou des organismes techniques quils soient ou non inteacutegreacutes agrave lentreprise
en particulier de ceux qui sont responsables du controcircle de la qualiteacute
bull
en ce qui concerne les fournitures des eacutechantillons descriptions etou photographies authentiques
etou des certificats eacutetablis par des instituts ou services officiels chargeacutes du controcircle de la qualiteacute
dont la compeacutetence est reconnue et attestant la conformiteacute des produits aux speacutecifications ou normes
en vigueur
bull
une deacuteclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de lentrepreneur et
limportance du personnel dencadrement pendant les trois derniegraveres anneacutees
bull
une copie ou un extrait du fichier des salaires ou des contrats de travailbull
lindication de la part du marcheacute que le prestataire de services a eacuteventuellement lintention de sous-
traiter Le pouvoir adjudicateur peut eacutegalement demander au candidat ou soumissionnaire toute
information sur la situation financiegravere eacuteconomique technique et professionnelle du sous-contractant
envisageacute en particulier lorsque la sous-traitance repreacutesente une part significative du marcheacute
bull
Un candidat ou soumissionnaire peut se preacutevaloir de tout projet acheveacute pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence
mecircme sil a deacutebuteacute avant tout comme il peut se preacutevaloir dun projet en cours de mise en œuvre
pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence et non encore acheveacute Dans la premiegravere hypothegravese lensemble du
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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projet pourra ecirctre citeacute comme reacutefeacuterence dans la mesure ougrave les preuves de la bonne reacutealisation sont
apporteacutees (deacuteclaration ou certificat de pouvoir adjudicateur ayant attribueacute le marcheacute citeacute en reacutefeacuterence
preuve du paiement final pour les marcheacutes de services acceptation deacutefinitive pour les marcheacutes de
fournitures ou de travaux) Dans la deuxiegraveme hypothegravese seule la partie du marcheacute convenablement
reacutealiseacutee pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence (mecircme si elle a deacutebuteacute avant) sera prise en consideacuteration dans
la mesure ougrave les preuves de la bonne reacutealisation sont apporteacutees (les mecircmes quau paragraphe
preacuteceacutedent) Ces piegraveces doivent permettre de deacuteterminer la valeur de la portion du marcheacute citeacutee en
reacutefeacuterence
Si le projet auquel il est fait reacutefeacuterence a eacuteteacute mis en œuvre par un consortium la proportion de ce projet
mise en œuvre par le candidat ou le soumissionnaire doit apparaitre clairement au vu des piegraveces
justificatives Pour ce qui concerne les critegraveres de seacutelection relatifs agrave lexpeacuterience professionnelle ces
piegraveces justificatives doivent deacutecrire preacuteciseacutement les services presteacutes les biens fournis ou les travaux
reacutealiseacutes afin de pouvoir eacutevaluer la pertinence des reacutefeacuterences
Lorsque les services ou produits agrave fournir sont complexes ou que agrave titre exceptionnel ils doivent
reacutepondre agrave un but particulier la capaciteacute technique et professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle
effectueacute par le pouvoir adjudicateur ou au nom de celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du
pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est eacutetabli sous reacuteserve de laccord de cet organisme Ce
controcircle porte sur les capaciteacutes techniques et de production du fournisseur et si neacutecessaire sur les
moyens deacutetude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour controcircler la
qualiteacute
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats eacutelaboreacutes par des organismes
indeacutependants certifiant la conformiteacute du candidatsoumissionnaire agrave certaines normes de garantie de la
qualiteacute ils feront reacutefeacuterence aux systegravemes de garantie de la qualiteacute baseacutes sur des normes
dhomologation europeacuteennes ou internationales approprieacutees ou eacuteventuellement les standards
internationaux valideacutes par des entiteacutes reacutepondant aux standards europeacuteens ou internationaux Les
pouvoirs adjudicateurs devraient eacutegalement accepter dautres piegraveces justificatives eacutequivalentes de la
part des opeacuterateurs eacuteconomiques
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats eacutelaboreacutes par des organismes
indeacutependants certifiant la conformiteacute du candidatsoumissionnaire agrave certaines normes de gestion
environnementales ils feront reacutefeacuterence au systegraveme deacuteco-gestion de lUE et de veacuterification (EMAS)31
ou aux normes de gestion environnementales baseacutees sur les normes europeacuteennes ou internationales
approprieacutees certifieacutees par les organismes se conformant au droit de lUE ou les normes europeacuteennes ou
internationales approprieacutees relatives agrave lhomologation
Ils reconnaicirctront les certificats eacutequivalents des organismes eacutetablis dans dautres Eacutetats membres Ils
accepteront eacutegalement de la part des candidatssoumissionnaires dautres preuves de conformiteacute agrave des
normes de gestion environnementales Le pouvoir adjudicateur peut veacuterifier lauthenticiteacute des
certificats fournis
31 Regraveglement (CE) ndeg 7612001 du Parlement europeacuteen et du Conseil
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Si les piegraveces justificatives (ou documents de preuve) demandeacutees ne sont pas eacutecrites dans une des
langues officielles de lUnion europeacuteenne une traduction dans la langue de lappel doffres doit ecirctre
fournie Lorsque les documents sont eacutetablis dans une des langues officielles de lUnion europeacuteenne
autre que celle utiliseacutee dans lappel doffre il est cependant vivement recommandeacute de fournir une
traduction dans la langue de lappel doffres afin de faciliter leacutevaluation des documents
Si le candidatsoumissionnaire nest pas en mesure de fournir les preuves demandeacutees pour une raison
exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur trouve justifieacutee il peut justifier sa capaciteacute par tout autre
moyen que le pouvoir adjudicateur juge approprieacute (voir eacutegalement le point 283)
Si le soumissionnaire fournit une deacuteclaration eacutetablie par lui-mecircme comme piegravece justificative le
pouvoir adjudicateur se reacuteserve le droit de reacuteclamer des preuves documentaires suppleacutementaires
24112 Critegraveres dattribution
Les marcheacutes sont attribueacutes sur la base de loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse eacutetablie pour
lappel doffres selon lune des deux modaliteacutes suivantes
le meilleur rapport qualiteacuteprix auquel cas le pouvoir adjudicateur tient compte du prix et dautres
critegraveres de qualiteacute lieacutes agrave lobjet du marcheacute et applique une formule de pondeacuteration
bull
le prix le plus bas pour autant que loffre reacuteponde aux exigences minimales preacutevuesbull
Les critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale
Offres anormalement basses Pour ce qui concerne les laquo offres anormalement basses raquo voir point
334 pour ce qui concerne les marcheacutes de services 4311 pour les marcheacutes de fournitures et 5311
pour les marcheacutes de travaux
2412 Proceacutedure avec laquoclause suspensiveraquo
Dans des cas ducircment justifieacutes et apregraves autorisation preacutealable les appels doffres peuvent ecirctre lanceacutes
avec une laquo clause suspensive raquo dans les deux cas suivants
avant ladoption de la deacutecision de financement oua)
avant la signature de la convention de financement entre la Commission europeacuteenne et lEacutetat
partenaire
b)
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET
Lusage de la clause suspensive est exceptionnel car les regravegles financiegraveres de lUE exigent ladoption
dune deacutecision par la Commission europeacuteenne (ou le cas eacutecheacuteant la conclusion dune convention de
financement) avant le lancement dun appel doffres ou dun appel agrave propositions Des circonstances
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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exceptionnelles peuvent justifier une deacuterogation au processus deacutecisionnel habituel En regravegle
geacuteneacuterale ces conditions justifiant le recours agrave une clause suspensive eacutechappent au controcircle de la
Commission Veuillez noter que
lusage dune clause suspensive entre ladoption de la deacutecision de financement et la signature de la
convention de financement eacutechappe la plupart du temps au controcircle de la Commission
europeacuteenne dans la mesure ougrave lentreacutee en vigueur dune telle convention deacutepend de la volonteacute dun
tiers (agrave savoir le pays beacuteneacuteficiaire)
bull
lusage de la clause suspensive avant ladoption dune deacutecision de financement requiert un niveau
adeacutequat dargumentationmotivation quant aux circonstances objectives conduisant agrave lutilisation
de cette clause et quant agrave limpossibiliteacute dattendre ladoption dune telle deacutecision Cette
argumentation devrait ecirctre adeacutequatement refleacuteteacutee dans la demande daccord preacutealable et dans la
deacutecision de financement correspondante Dans certains cas le recours agrave la clause suspensive est
justifieacute pour permettre une utilisation efficace des proceacutedures Cest le cas lorsquun appel agrave
propositions couvrant deux exercices budgeacutetaires est lanceacute
bull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Il est rappeleacute que lutilisation de cette clause est expresseacutement autoriseacutee dans le cadre du FED (voir
article 19b de lAnnexe IV de lAccord de Cotonou) dans tous les cas ducircment motiveacutes afin de
permettre un deacutemarrage anticipeacute du projet
Lattribution effective et la signature de contrats suite agrave lappel lanceacute avec clause suspensive est degraves
lors conditionneacutee par ladoption de la deacutecision de financement etou le cas eacutecheacuteant la signature de la
convention de financement
Compte tenu des conseacutequences quelle peut entraicircner lexistence dune clause suspensive doit ecirctre
explicitement mentionneacutee dans lavis de marcheacute ou dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs de subvention
Dans tous les cas la proceacutedure doit ecirctre annuleacutee si la proceacutedure deacutecisionnelle de la Commission
europeacuteenne nest pas meneacutee agrave terme ou si la signature de la convention de financement nintervient pas
2413 Annulation des proceacutedures de passation de marcheacutes
Jusquagrave la signature du contrat le pouvoir adjudicateur peut renoncer au marcheacute sans que les
candidats ou les soumissionnaires puissent preacutetendre agrave une quelconque indemnisation Si la proceacutedure
est diviseacutee en lots un seul dentre eux peut ecirctre annuleacute
Lannulation peut intervenir par exemple
lorsque lappel doffres est infructueux cest-agrave-dire lorsquil na donneacute lieu agrave aucune offre ou lorsque
les offres reccedilues ne pouvaient pas decirctre retenues pour des raisons qualitatives ou financiegraveres
bull
lorsque les eacuteleacutements techniques ou eacuteconomiques du projet ont eacuteteacute fondamentalement modifieacutesbull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lorsque des circonstances exceptionnelles ou la force majeure rendent impossible lexeacutecution
normale du projet
bull
lorsque toutes les offres techniquement acceptables excegravedent les ressources financiegraveres disponiblesbull
lorsquil y a eu des erreurs substantielles des irreacutegulariteacutes ou des fraudes dans la proceacutedure ayant
notamment empecirccheacute une concurrence loyale
bull
lorsque lattribution nest pas conforme aux principes de bonne gestion financiegravere cest-agrave-dire quelle
ne respecte pas les principes deacuteconomie defficience et defficaciteacute (par exemple le prix proposeacute par
le soumissionnaire auquel le marcheacute doit ecirctre attribueacute est objectivement disproportionneacute par rapport
au prix du marcheacute)
bull
En cas dannulation de la proceacutedure de passation des marcheacutes tous les soumissionnaires sont avertis
par eacutecrit dans les meilleurs deacutelais des motifs de lannulation Un avis dannulation doit ecirctre publieacute
Voir modegravele en annexe a5
Apregraves lannulation de la proceacutedure le pouvoir adjudicateur peut deacutecider
soit de lancer un nouvel appel doffresbull
de relancer lappel doffres en utilisant la mecircme reacutefeacuterence que lappel doffres initial Dans ce cas il
nest pas neacutecessaire de publier un nouvel avis de preacute-information
bull
dentamer des neacutegociations avec un ou plusieurs des soumissionnaires ayant participeacute agrave lappel
doffres et remplissant les critegraveres de seacutelection32
pour autant que les conditions initiales du marcheacute
ne soient pas substantiellement modifieacutees (proceacutedure non utilisable si lannulation est due agrave des
irreacutegulariteacutes ayant empecirccheacute la mise en œuvre dune concurrence loyale)
bull
soit de ne conclure aucun marcheacutebull
En tout eacutetat de cause la deacutecision finale appartient au pouvoir adjudicateur (apregraves accord preacutealable de la
Commission europeacuteenne pour les marcheacutes passeacutes par le pouvoir adjudicateur en gestion indirecte avec
controcircle ex-ante) Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu au versement dune quelconque
indemniteacute en raison de lannulation dun appel doffres quand bien mecircme le pouvoir adjudicateur
aurait eacuteteacute informeacute preacutealablement par un candidat ou soumissionnaire de lexistence de dommages
potentiels notamment en matiegravere de pertes et profits La publication dun avis dappel doffres
nengage nullement le pouvoir adjudicateur agrave mettre en œuvre le programme ou le projet annonceacute
GESTION DIRECTE
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe agrave lautoriteacute compeacutetente
de la Commission europeacuteenne en conformiteacute avec les proceacutedures internes
32 Dougrave limportance de choisir minutieusement les critegraveres de seacutelection qui doivent ecirctre clairs non-discriminatoires et
proportionneacutes aux actions agrave reacutealiser et au budget du marcheacute (voir section 24111)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe au pouvoir
adjudicateur avec lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe au pouvoir
adjudicateur Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
2414 Clauses deacuteontologiques
Toute tentative dun candidat dun demandeur ou dun soumissionnaire visant agrave se procurer des
informations confidentielles agrave proceacuteder agrave des ententes illicites avec ses concurrents afin dempecirccher
de restreindre ou de fausser la concurrence ou agrave influencer le comiteacute deacutevaluation ou le pouvoir
adjudicateur au cours de la proceacutedure dexamen de clarification deacutevaluation et de comparaison des
offres et des candidatures entraicircne le rejet de sa candidature proposition ou soumission
Sauf autorisation eacutecrite du pouvoir adjudicateur le contractant et son personnel et toute autre socieacuteteacute
avec laquelle le contractant est associeacute ou lieacute nont pas qualiteacute pour exeacutecuter mecircme agrave titre accessoire
ou de sous-traitance dautres services reacutealiser des travaux ou livrer des fournitures pour le projet
Cette interdiction est eacutegalement applicable aux autres projets pour lesquels le contractant en raison de
la nature du contrat pourrait eacutegalement se retrouver dans une situation de conflit dinteacuterecircts
Le contractant doit agir en toute occasion avec impartialiteacute et comme un conseiller loyal
conformeacutement au code de deacuteontologie de sa profession Il sabstient de faire des deacuteclarations publiques
concernant le projet ou les services sans lautorisation preacutealable du pouvoir adjudicateur Il nengage le
pouvoir adjudicateur daucune maniegravere sans son consentement preacutealable eacutecrit
Pendant la dureacutee du contrat le contractant et son personnel respectent les droits de lhomme et
sengagent agrave ne pas heurter les usages politiques culturels et religieux du pays dans lequel le projet est
mis en œuvre Les soumissionnaires et les demandeurs doivent respecter les normes fondamentales en
matiegravere de travail telles que celles deacutefinies dans les conventions applicables de lOrganisation
internationale du travail (OIT) notamment les conventions sur la liberteacute syndicale et la neacutegociation
collective sur leacutelimination du travail forceacute et obligatoire et sur labolition du travail des enfants
La reacutemuneacuteration du contractant au titre du marcheacute constitue sa seule reacutemuneacuteration dans le cadre du
marcheacute Le contractant et son personnel doivent sabstenir dexercer toute activiteacute ou de recevoir tout
avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers le pouvoir adjudicateur
Le contractant et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la dureacutee du marcheacute et
apregraves son achegravevement Tous les rapports et documents reccedilus ou eacutetablis par le titulaire dans le cadre de
lexeacutecution du marcheacute sont confidentiels
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lutilisation par les parties contractantes de tous rapports et documents eacutetablis reccedilus ou remis au
cours de lexeacutecution du contrat est reacutegleacutee par le contrat
Le contractant sabstient de toute relation susceptible de compromettre son indeacutependance ou celle de
son personnel Si le contractant perd son indeacutependance le pouvoir adjudicateur peut sans besoin de
prouver le dommage causeacute reacutesilier le marcheacute sans mise en demeure preacutealable et sans que le
contractant puisse preacutetendre agrave une quelconque indemniteacute de ce chef
La Commission europeacuteenne se reacuteserve le droit de suspendre ou dannuler le financement des projets si
des pratiques de corruption de quelque nature quelles soient sont deacutecouvertes agrave toute eacutetape de la
proceacutedure de passation du marcheacute ou dexeacutecution du contrat et si le pouvoir adjudicateur ne prend pas
toutes les mesures approprieacutees pour remeacutedier agrave cette situation Au sens de la preacutesente disposition on
entend par pratique de corruption toute proposition de donner ou consentir agrave offrir agrave quiconque un
paiement illicite un preacutesent une gratification ou une commission agrave titre dincitation ou de reacutecompense
pour quil accomplisse ou sabstienne daccomplir des actes ayant trait agrave lattribution du marcheacute ou agrave
lexeacutecution du marcheacute conclu avec le pouvoir adjudicateur
En particulier tous les dossiers dappels doffres et contrats pour la reacutealisation de prestations de
services de travaux ou lobtention de fournitures devront inteacutegrer une clause speacutecifiant que toute offre
sera rejeteacutee ou tout contrat annuleacute degraves lors quil sera aveacutereacute que lattribution du contrat ou son exeacutecution
aura donneacute lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires
Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionneacutee au marcheacute
principal ou qui ne reacutesulte pas dun contrat en bonne et due forme faisant reacutefeacuterence agrave ce marcheacute toute
commission qui ne reacutetribue aucun service leacutegitime effectif toute commission verseacutee dans un paradis
fiscal toute commission verseacutee agrave un beacuteneacuteficiaire non clairement identifieacute ou agrave une socieacuteteacute qui a toutes
les apparences dune socieacuteteacute de faccedilade
Le contractant sengage agrave fournir agrave la Commission europeacuteenne agrave sa demande toutes les piegraveces
justificatives relatives aux conditions dexeacutecution du contrat La Commission europeacuteenne pourra
proceacuteder agrave tout controcircle sur piegraveces et sur place quelle estimerait neacutecessaire pour reacuteunir des eacuteleacutements
de preuve sur une preacutesomption de frais commerciaux inhabituels
Les contractants ayant payeacute des deacutepenses commerciales inhabituelles sur les projets financeacutes par lUE
sont susceptibles selon la graviteacute des faits observeacutes de voir leurs contrats reacutesilieacutes ou decirctre exclus de
maniegravere permanente de la reacuteception de fonds de lUE
Le manquement de se conformer agrave une ou plusieurs des clauses eacutethiques peut aboutir agrave lexclusion du
candidat du demandeur du soumissionnaire ou du contractant dautres contrats de lUE et agrave des
amendes La personne ou la socieacuteteacuteentiteacute en question doit ecirctre informeacutee du fait par eacutecrit
Le pouvoir adjudicateur a lobligation de sassurer que la proceacutedure de passation de marcheacutes ou
doctroi de subvention est meneacutee de maniegravere transparente sur la base de critegraveres objectifs et
abstraction faite de toute possible influence exteacuterieure
Lutte contre la fraude
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La Commission europeacuteenne est totalement engageacutee dans la lutte contre la fraude la corruption et toute
autre activiteacute illeacutegale portant atteinte aux inteacuterecircts financiers de lUnion europeacuteenne Dans ce contexte
le deacuteveloppement dune culture antifraude parmi tous les intervenants revecirct une importance capitale
Le 24 juin 2011 la Commission a adopteacute sa nouvelle strateacutegie antifraude33
dont lobjectif global est
dameacuteliorer la preacutevention la deacutetection et les conditions denquecircte dobtenir une reacuteparation adeacutequate et
datteindre un niveau de dissuasion approprieacute notamment en introduisant des approches strateacutegiques
de lutte contre la fraude au niveau de chaque service de la Commission
La strateacutegie antifraude de la DG DEVCO34
et le plan daction correspondant sont entreacutes en vigueur en
janvier 2014
Sur la base de la strateacutegie antifraude de la Commission les directions geacuteneacuterales et les services qui
travaillent dans le domaine des actions exteacuterieures ont eacutelaboreacute leurs propres strateacutegies antifraude
La sensibilisation du personnel et un systegraveme performant de notification des indices de fraude et
dirreacutegulariteacutes sont des facteurs importants dans la lutte contre la fraude
Le statut des fonctionnaires et autres agents de lUE35
preacutevoit une obligation de signaler lexistence de
graves irreacutegulariteacutes pour tout fonctionnaire qui a connaissance
de faits qui peuvent laisser preacutesumer une activiteacute illeacutegale eacuteventuelle notamment une fraude ou une
corruption preacutejudiciable aux inteacuterecircts de lUE
bull
une conduite en rapport avec lexercice de ses fonctions pouvant constituer un grave manquement
aux obligations des fonctionnaires de lUE
bull
LOffice europeacuteen de lutte antifraude (OLAF)36
occupe une place essentielle dans la strateacutegie
antifraude de la Commission Bien que la preacutevention et la deacutetection de la fraude relegravevent
principalement de la responsabiliteacute de toute personne dirigeant un service de la Commission (en
fonction de chaque mode de gestion) lOLAF joue un rocircle important tout au long de la proceacutedure
Lorsquun cas de fraude de corruption ou toute autre irreacutegulariteacute affectant les fonds de lUE est
suspecteacute lOffice europeacuteen de lutte antifraude de la Commission europeacuteenne (lOLAF) doit ecirctre
ducircment informeacute37
33 httpeceuropaeuanti_frauddocumentspreventing-fraud-documentsec_antifraud_strategy_enpdf34 httpsmyintracommeceuropaeudgdevcofinance-contracts-legalauditfraud-irregularitiesDocuments
devco_anti_fraud_strategypdf35 httpeur-lexeuropaeuLexUriServLexUriServdouri=CONSLEG1962R003120140101FRPDF Voir article 22 bis
p2436 httpeceuropaeuanti_fraudindex_frhtm
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Creacuteeacute en 1999 afin de renforcer lefficaciteacute de la lutte contre la fraude et les autres activiteacutes illeacutegales
portant atteinte aux inteacuterecircts financiers de lUnion lOLAF accomplit sa mission en effectuant
des enquecirctes externes portant sur les deacutepenses et les recettes relevant du Budget de lUE et du FEDbull
des enquecirctes administratives internes concernant le personnel des institutions de lUEbull
LOLAF megravene ses enquecirctes de maniegravere indeacutependante et conformeacutement aux accords de coopeacuteration en
vigueur dans les pays tiers Il coopegravere activement avec ses partenaires dans les Eacutetats membres de lUE
et dans les pays tiers
Agrave lissue de son enquecircte lOLAF eacutetablit un rapport dans lequel il expose ses conclusions et formule
des recommandations Il incombe agrave lordonnateur subdeacuteleacutegueacute compeacutetent en collaboration avec
lOLAF dassurer le suivi neacutecessaire afin de reacutecupeacuterer les montants inducircment verseacutes
2415 Voies de droit
24151 Plainte aupregraves de pouvoir adjudicateur
Sans preacutejudice des autres voies de droit et en particulier sans alteacuterer les deacutelais preacutevus pour les voies de
recours mentionneacutees au point 24153 lorsquun candidatsoumissionnairedemandeur sestime leacuteseacute
par une erreur ou irreacutegulariteacute preacutetendument commise dans le cadre dune proceacutedure de seacutelection ou de
passation de marcheacutes ou estime que la proceacutedure a eacuteteacute entacheacutee par un acte de mauvaise
administration il peut introduire une plainte aupregraves du pouvoir adjudicateur
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur la plainte sera adresseacutee agrave la personne
qui a pris la deacutecision contesteacutee qui sefforcera dinstruire la plainte et dy reacutepondre dans un deacutelai de 15
jours ouvrables Alternativement ou en cas de reacuteponse consideacutereacutee non-satisfaisante par le
candidatsoumissionnairedemandeur ce dernier pourra sadresser au Directeur geacuteographique
compeacutetent au siegravege
La plainte doit ecirctre motiveacutee et ne peut avoir pour seul objet dobtenir une seconde eacutevaluation des offres
sans autre motif que le deacutesaccord du candidatsoumissionnairedemandeur avec la deacutecision
dattribution
24152 Plainte aupregraves du meacutediateur europeacuteen
Sans preacutejudice des autres voies de droit et en particulier sans alteacuterer les deacutelais de recours mentionneacutees
au point 24153 les citoyens europeacuteens et les reacutesidents y compris les personnes morales ayant leur
siegravege dans lUnion europeacuteenne ont le droit de se plaindre aupregraves du meacutediateur europeacuteen en cas de
mauvaise administration par les institutions de lUnion (article 228 du Traiteacute sur le Fonctionnement de
37 Conformeacutement agrave lArticle 8 du regraveglement (EU Euratom) ndeg 8832013 du Parlement et du Conseil de 11 septembre 2013
relatif aux enquecirctes reacutealiseacutees par lOffice anti-fraude (OLAF) et abrogeant le Regraveglement (CE) ndeg10731999 du Parlement et
du conseil et le regraveglement du Conseil (Euratom) ndeg 10741999
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lUnion Europeacuteenne TFUE) Un compleacutement dinformation est disponible agrave ladresse Internet suivante
httpwwwombudsmaneuropaeufrhomefaces
24153 Recours de droit commun
Tout candidat soumissionnaire ou demandeur sestimant leacuteseacute par une erreur ou irreacutegulariteacute
preacutetendument commise dans le cadre dune proceacutedure de seacutelection ou de passation de marcheacutes dispose
eacutegalement pour autant que les conditions en soient remplies des voies de recours de droit commun
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur il sagit des voies de recours eacutetablies
par le TFUE38
Lorsque la Commission europeacuteenne nest pas le pouvoir adjudicateur il sagit des voies de recours
nationales ouvertes contre les deacutecisions administratives du pouvoir adjudicateur dans les conditions et
les deacutelais fixeacutes par la leacutegislation nationale
La sous-traitance ne creacutee pas de relations contractuelles entre le sous-traitant et le pouvoir
adjudicateur (marcheacutes) administration contractante (subventions) Ce dernier ne peut donc pas ecirctre
tenu responsable pour le cas ougrave lentrepreneur manquerait agrave ses obligations contractuelles envers le
sous-traitant En cas de deacutesaccord concernant la mise en œuvre de ce contrat le sous-traitant doit
sadresser agrave lentrepreneur et ou agrave la juridiction compeacutetente pour connaicirctre dun tel litige La mecircme
situation sapplique aux experts travaillant dans le cadre de contrats de service
25 Montant des marcheacutes
Afin de reacutealiser des eacuteconomies deacutechelle de permettre une coordination maximale dactiviteacutes lieacutees et
de simplifier autant que possible ladministration des programmes les projets doivent ecirctre conccedilus de
sorte agrave maximiser le montant des marcheacutes et agrave eacuteviter ainsi une fragmentation inutile des programmes
en une seacuterie de petits contrats
26 Termes de reacutefeacuterence et speacutecifications techniques
Les termes de reacutefeacuterence (pour les marcheacutes de services) et les speacutecifications techniques (pour les
marcheacutes de fournitures et de travaux) ont pour objet de fournir aux soumissionnaires des instructions
38 Le Tribunal de lUE est compeacutetent pour controcircler la leacutegaliteacute des actes de la Commission europeacuteenne destineacutes agrave produire
des effets juridiques agrave leacutegard de tiers en vertu des articles 256 et 263 du traiteacute sur le fonctionnement de lUnion europeacuteenne
(TFUE)De mecircme en vertu des articles 256 268 et 340 du TFUE le Tribunal de lUE est compeacutetent pour connaicirctre les
litiges relatifs agrave la reacuteparation des dommages causeacutes par la Commission europeacuteenne en matiegravere de responsabiliteacute non
contractuelleLe deacutelai pour deacuteposer un recours en annulation devant le Tribunal de lUE agrave lencontre des deacutecisions de la
Commission europeacuteenne court agrave compter suivant le cas de la publication de lacte de sa notification au requeacuterant ou agrave
deacutefaut du jour ougrave celui-ci en a eu connaissance (conformeacutement au TFUE)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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et des conseils sur les contraintes administratives et techniques de loffre agrave soumettre et de servir de
mandat aux attributaires durant la mise en œuvre des projets Les termes de reacutefeacuterence ou les
speacutecifications techniques sont inclus dans le dossier dappel doffres Ils deviendront une annexe du
contrat conclu ulteacuterieurement suite agrave lappel doffres
La preacuteparation minutieuse des termes de reacutefeacuterence ou des speacutecifications techniques est extrecircmement
importante pour la reacuteussite finale du projet Elle est le meilleur garant de la pertinence de la
conception du projet de la reacutealisation des travaux conformeacutement au calendrier et dun usage
eacuteconomique des ressources Autrement dit une preacuteparation optimale du projet permet de reacutealiser des
gains de temps et dargent au niveau des phases ulteacuterieures du cycle du projet
Les termes de reacutefeacuterence et les speacutecifications techniques et le budget doivent permettre un accegraves eacutegal
aux candidats et aux soumissionnaires et ne doivent pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles
injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence Ils doivent ecirctre clairs non discriminatoires et
proportionneacutes agrave lobjet etou au budget alloueacute au projet Ils deacutefinissent les caracteacuteristiques requises par
le pouvoir adjudicateur relatives aux services aux fournitures ou aux travaux agrave acheter Ils preacutecisent
eacutegalement les exigences minimales dont le non-respect entraicircne le rejet de loffre Ces caracteacuteristiques
incluent
les niveaux de qualiteacutea)
la performance environnementale et climatique (par ex les speacutecifications prennent en consideacuteration
les derniers deacuteveloppements en la matiegravere)
b)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques la conception pour les besoins
de tous les utilisateurs (laccessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees les aspects
environnementaux etc en conformiteacute avec les deacuteveloppements les plus reacutecents en la matiegravere) sauf
dans des cas ducircment justifieacutes
c)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacute en ce compris les aspects
environnementaux
d)
la performance ou lutilisation de la fournituree)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la
deacutenomination de vente et les instructions dutilisation et pour tous les marcheacutes la terminologie les
symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage (en ce compris
leacutetiquetage environnemental par exemple quant agrave la consommation deacutenergie) les processus et
meacutethodes de production
f)
La reacutedaction des Termes de reacutefeacuterence et des speacutecifications techniques doit ecirctre claire et concise Les
Speacutecifications techniques ne doivent pas deacutesigner des marques et des modegraveles particuliers En outre
elles ne doivent pas ecirctre trop speacutecifiques et ainsi limiter la concurrence
Le pouvoir adjudicateur preacutepare les termes de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques Lorsque la
Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur la pratique standard consiste agrave consulter et
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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obtenir lapprobation du pays partenaire et le cas eacutecheacuteant des autres parties concerneacutees sur les termes
de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques afin de renforcer tant lappropriation que la qualiteacute
Compte tenu de la complexiteacute de certains marcheacutes la preacuteparation du dossier dappel doffres -
notamment les speacutecifications techniquestermes de reacutefeacuterence - peut neacutecessiter lassistance dun ou de
plusieurs speacutecialistes techniques externes Chaque speacutecialiste doit signer une deacuteclaration dobjectiviteacute
et de confidentialiteacute (voir annexe a3)
Une fois ce dossier dappel doffres finaliseacute il convient de lancer la proceacutedure dappel doffres
correspondante dans les meilleurs deacutelais Les termes de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques
contenus dans un dossier dappel doffres - la base supposeacutee du plan de travail du projet - doivent
refleacuteter la situation au moment du deacutemarrage du projet afin deacuteviter de deacuteployer des efforts importants
pour revoir la conception du projet durant la peacuteriode de lancement
La structure geacuteneacuterale des termes de reacutefeacuterence des marcheacutes de services a eacuteteacute conccedilue conformeacutement aux
principes de gestion du cycle de projet Lobjectif est de sassurer que toutes les questions sont
systeacutematiquement prises en compte et que les facteurs cleacutes en rapport avec la clarteacute des objectifs et la
durabiliteacute sont examineacutes dans le deacutetail Lannexe b8 contient un modegravele de termes de reacutefeacuterence qui
indique les deacutetails minimaux agrave fournir dans chacune de ces parties
Dans un marcheacute de services agrave prix unitaires les diffeacuterentes parties des termes de reacutefeacuterence incluent les
rubriques du budget Celles-ci comprennent les honoraires lesquels constituent la seule partie du
budget qui fasse lobjet dune concurrence (agrave moins que des composantes agrave prix global soient preacutevues
qui font alors eacutegalement lobjet dune concurrence) Les prestations sont exeacutecuteacutees sur la base
dhonoraires journaliers fixes pour les jours durant lesquels les experts accomplissent leur travail dans
le cadre du marcheacute En outre le budget comporte une provision fixe pour les deacutepenses accessoires qui
couvre toutes les deacutepenses reacuteelles encourues par le contractant qui ne sont pas comprises dans les
honoraires La partie relative aux deacutepenses accessoires doit preacuteciser le type de deacutepenses qui pourraient
figurer dans la veacuterification des deacutepenses Les termes de reacutefeacuterence preacutevoient eacutegalement une provision
pour la veacuterification des deacutepenses Les budgets relatifs aux deacutepenses accessoires et agrave la veacuterification des
deacutepenses sont fixeacutes par le pouvoir adjudicateur ils doivent correspondre aux exigences des termes de
reacutefeacuterence et doivent ecirctre soigneusement eacutevalueacutes Lutilisation de la provision pour deacutepenses
accessoires ne neacutecessite pas dautorisation preacutealable du pouvoir adjudicateur sauf si agrave titre
exceptionnel les termes de reacutefeacuterences disposent autrement
Les termes de reacutefeacuterence et les speacutecifications techniques ne peuvent ecirctre divulgueacutes agrave aucun tiers et
doivent demeurer confidentiels jusquagrave ce quils soient simultaneacutement mis agrave la disposition des
soumissionnaires dans le cadre de la proceacutedure
27 Regravegles de proceacutedure sur la conciliation et larbitrage
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Les litiges concernant un marcheacute financeacute par le FED qui conformeacutement aux dispositions des
conditions geacuteneacuterales et des conditions speacuteciales reacutegissant le contrat peuvent ecirctre reacutegleacutes par
conciliation ou par arbitrage doivent ecirctre reacutegleacutes conformeacutement aux regravegles de proceacutedure des
marcheacutes deacutefinies agrave lannexe V de la deacutecision ndeg 390 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars
1990 portant adoption de la reacuteglementation geacuteneacuterale des cahiers geacuteneacuteraux des charges et du
regraveglement de proceacutedure de conciliation et darbitrage relatifs aux marcheacutes de travaux de fournitures
et de services financeacutes par le FED
Ces regravegles se trouvent agrave lannexe a12
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET
Les regravegles relatives agrave la reacutesolution des litiges se trouvent dans les conditions geacuteneacuterales des modegraveles
contractuels pertinents (Article 40 des conditions geacuteneacuterales des marcheacutes de services et de
fournitures et article 68 des conditions geacuteneacuterales des marcheacutes de travaux)
28 Le comiteacute deacutevaluation
281 Deacutesignation et composition
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation comprenant un preacutesident non votant
un secreacutetaire non votant et un nombre impair de membres votants (les eacutevaluateurs)
Ces derniers sont au nombre minimum de trois pour toutes les proceacutedures sauf pour les marcheacutes de
travaux dun montant supeacuterieur agrave 5 000 000 EUR pour lesquels le nombre minimum deacutevaluateur est
fixeacute agrave cinq)
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent ecirctre nommeacutes formellement et dans les meilleurs deacutelais
par le pouvoir adjudicateur
Les eacutevaluateurs doivent recevoir des informations preacutecises concernant le calendrier preacutevu et la charge
de travail quimplique leur fonction Le pouvoir adjudicateur doit sassurer de la disponibiliteacute des
eacutevaluateurs pour toute la peacuteriode deacutevaluation preacutevue Il deacutesignera un eacutevaluateur remplaccedilant pour
chaque proceacutedure afin danticiper toute indisponibiliteacute
Chaque membre du comiteacute deacutevaluation doit avoir une connaissance suffisante de la langue dans
laquelle les offres sont soumises Les eacutevaluateurs doivent ecirctre doteacutes de toutes les capaciteacutes techniques
et administratives neacutecessaires pour se prononcer valablement sur les offres Leur identiteacute doit rester
confidentielle
GESTION DIRECTE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par la Commission europeacuteenne qui approuve eacutegalement la participation
de tout observateur Sagissant des marcheacutes un repreacutesentant du pays partenaire peut participer selon
le cas en qualiteacute deacutevaluateur ou dobservateur Pour ce qui concerne les subventions un
repreacutesentant du pays partenaire peut participer en tant quobservateur ou dans le cas du FED en
tant queacutevaluateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur La composition du comiteacute deacutevaluation doit
ecirctre soumise en temps utile agrave la Commission europeacuteenne afin dobtenir son approbation avec les
CV des membres du comiteacute qui ne font pas partie du personnel du pouvoir adjudicateur La
composition du comiteacute deacutevaluation est reacuteputeacutee approuveacutee si apregraves cinq jours ouvrables agrave partir de la
reacuteception de la composition la Commission europeacuteenne na pas formuleacute dobjection La
Commission europeacuteenne doit ecirctre inviteacutee agrave deacutesigner un observateur pour suivre tout ou partie des
deacutelibeacuterations du comiteacute deacutevaluation et sa participation est encourageacutee Les experts indeacutependants
recruteacutes en vertu dun marcheacute de service ne peuvent ecirctre quobservateurs ou assesseurs
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est neacutecessaire pour la participation dautres
observateurs
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par les services compeacutetents et la participation de tout observateur doit
ecirctre approuveacutee Les experts indeacutependants recruteacutes en vertu dun marcheacute de service ne peuvent ecirctre
quobservateurs ou assesseurs
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent prendre part agrave toutes les reacuteunions Toute absence doit
ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Tous les eacutevaluateurs ont les mecircmes droits de vote
Il ne peut ecirctre deacuterogeacute agrave lobligation de mettre en place un comiteacute deacutevaluation que pour les marcheacutes
dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 20 000 EUR attribueacutes sur la base dune seule offre et pour les cas
mentionneacutes agrave la section 248 dans lesquels la proceacutedure neacutegocieacutee est appliqueacutee Sagissant des
proceacutedures dattribution de subventions voir la section 657 et 642
Sagissant des consultations en application dun contrat-cadre veuillez consulter les lignes directrices
applicables En labsence de telles lignes directrices les preacutesentes regravegles et la section 341
sappliquent
282 Impartialiteacute et confidentialiteacute
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Tous les membres du comiteacute deacutevaluation et les eacuteventuels observateurs doivent signer une deacuteclaration
dimpartialiteacute et de confidentialiteacute (voir annexe a4) Tout membre ou observateur du comiteacute
deacutevaluation qui se trouve en situation effective ou potentielle de conflit dinteacuterecircts avec un
soumissionnaire ou un demandeur doit en faire part et se retirer sans deacutelai du comiteacute deacutevaluation
Il y a conflit dinteacuterecirct lorsque lexercice impartial et objectif des fonctions dun acteur financier dun
membre du comiteacute deacutevaluation ou dun observateur est compromis pour des motifs familiaux
affectifs daffiniteacute politique ou nationale dinteacuterecirct eacuteconomique ou tout autre inteacuterecirct partageacute avec le
beacuteneacuteficiaire Si le conflit dinteacuterecirct est eacutetabli le membre concerneacute du comiteacute deacutevaluation ne peut plus
participer agrave leacutevaluation agrave quelque titre que ce soit
Sont constitutifs dun conflit dinteacuterecirct notamment les actes suivants
loctroi agrave soi-mecircme ou agrave autrui davantages directs ou indirectsa)
le refus doctroyer agrave un beacuteneacuteficiaire les droits ou avantages auxquels il a droitb)
laccomplissement dactes indus ou abusifs ou lomission daccomplir des actes obligatoiresc)
Le conflit dinteacuterecirct est preacutesumeacute si le demandeur le candidat ou le soumissionnaire est un agent soumis
au statut sauf si sa participation agrave la proceacutedure a eacuteteacute preacutealablement autoriseacutee par son supeacuterieur
Le preacutesident du comiteacute deacutevaluation doit eacutevaluer dans quelle mesure le processus deacutevaluation doit ecirctre
recommenceacute Une telle deacutecision doit ecirctre justifieacutee et inscrite dans le rapport deacutevaluation
Pendant le deacuteroulement dune proceacutedure de passation de marcheacutes ou dattribution de subvention les
contacts entre le pouvoir adjudicateur et les demandeurs candidats ou soumissionnaires ne peuvent
avoir lieu que dans des conditions garantissant la transparence et leacutegaliteacute de traitement Ils ne peuvent
conduire ni agrave modifier des conditions de lappel doffresagrave propositions ni agrave modifier les termes de
loffrede la proposition
Aucune information relative agrave lanalyse la clarification leacutevaluation ou la comparaison des offresdes
propositions ou relative aux deacutecisions dattribution du marcheacutede la subvention ne peut ecirctre divulgueacutee
avant lapprobation du rapport deacutevaluation par le pouvoir adjudicateur et en gestion indirecte avec
controcircles ex-ante par la commission europeacuteenne
Toute tentative par un candidat soumissionnaire ou demandeur visant agrave influencer la proceacutedure de
quelque maniegravere que ce soit (notamment en en prenant contact avec des membres du comiteacute
deacutevaluation) entraicircne le rejet immeacutediat de son offre ou de sa proposition
Pour les marcheacutes de fournitures et les marcheacutes de travaux tous les travaux du comiteacute deacutevaluation agrave
lexception de la seacuteance douverture des offres qui est publique sont confidentiels et se deacuteroulent agrave
huis clos
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Dans des cas ducircment justifieacutes39
il est possible de recourir agrave la visioconfeacuterence Le systegraveme utiliseacute doit
garantir la confidentialiteacute des communications40
La confidentialiteacute de tout transfert eacutelectronique
dinformations effectueacute dans le cadre dune visioconfeacuterence doit eacutegalement ecirctre assureacutee41
Lorsque sa leacutegislation va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute le pouvoir adjudicateur doit
demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information
que ce soit
Afin dassurer la confidentialiteacute des deacutelibeacuterations la participation aux reacuteunions du comiteacute deacutevaluation
est limiteacutee aux membres du comiteacute deacutevaluation deacutesigneacutes par le pouvoir adjudicateur et aux eacuteventuels
observateurs autoriseacutes (y compris les assesseurs dans le cas des appels agrave propositions voir point
6572)
Agrave lexception des copies donneacutees aux assesseurs ou aux deacuteleacutegations de lUE dans le cadre dun appel agrave
propositions les offres ou les propositions ne doivent pas quitter la sallele bacirctiment dans lequel se
tiennent les reacuteunions du comiteacute avant la fin des travaux du comiteacute deacutevaluation Elles doivent ecirctre
gardeacutees en lieu sucircr lorsquelles ne sont pas utiliseacutees
283 Responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident coordonne la proceacutedure deacutevaluation conformeacutement aux proceacutedures deacutefinies dans le
preacutesent guide pratique et garantit son impartialiteacute et sa transparence Les membres votants du comiteacute
deacutevaluation sont collectivement responsables des deacutecisions prises par le comiteacute
Le secreacutetaire du comiteacute assure lensemble des tacircches administratives affeacuterentes agrave la proceacutedure
deacutevaluation notamment
la distribution et la collecte des deacuteclarations dimpartialiteacute et de confidentialiteacutebull
la reacutedaction des procegraves-verbaux des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation et le classement de ceux-ci
ainsi que des donneacutees et documents pertinents
bull
lenregistrement des preacutesences aux reacuteunions et leacutetablissement du rapport deacutevaluation et de ses
annexes
bull
Toute demande de clarification neacutecessitant une communication avec les soumissionnaires ou les
demandeurs durant la proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre faite par eacutecrit Une copie de cette
correspondance doit ecirctre annexeacutee au rapport deacutevaluation
Si une offre ou une proposition ne respecte pas les conditions de forme le comiteacute deacutevaluation peut
deacutecider discreacutetionnairement de lexclure ou non de la suite de la proceacutedure en veillant agrave assurer
39 Par exemple lorsque les membres votants les assesseurs ou les observateurs se trouvent dans un autre pays40 Le systegraveme utiliseacute doit prendre en charge le cryptage et cette option doit ecirctre activeacutee Il doit eacutegalement prendre en charge
les protocoles H323 etou SIP41 Les informations doivent ecirctre crypteacutees (en utilisant le standard SMIME v3 ou eacutequivalent)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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leacutegaliteacute de traitement entre les offres ou propositions et en conformiteacute avec le principe de
proportionnaliteacute Quelle que soit la deacutecision du comiteacute deacutevaluation elle doit ecirctre ducircment consigneacutee et
justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Les offres ou propositions qui tombent par exemple dans lune des situations suivantes ne doivent pas
ecirctre rejeteacutees
lorsque le nombre de copies envoyeacutees est infeacuterieur au nombre requisbull
lorsquelles sont soumises au moyen des modegraveles corrects et contiennent les informations demandeacutees
mais la faccedilon dont le document a eacuteteacute rempli est incorrecte par exemple les informations fournies
dans la section X du modegravele auraient ducirc figurer dans la section Y
bull
lorsquelles sont soumises sans ecirctre signeacutees ou contiennent une signature scanneacutee (la signature peut
ecirctre alors demandeacutee Mais si elle nest pas obtenue ou si le document original fourni signeacute nest pas
exactement le mecircme que celui fourni preacuteceacutedemment loffre doit ecirctre rejeteacutee) En ce qui concerne les
garanties de soumission les copies ne peuvent pas ecirctre accepteacutees
bull
lorsque les candidats demandeurs ou soumissionnaires peuvent deacutemontrer quun document requis
nest pas disponible (par exemple lorsque conformeacutement agrave la leacutegislation du pays ladministration ne
peut pas deacutelivrer de duplicata dun document perdu) agrave condition quune alternative acceptable puisse
ecirctre obtenue (par exemple une deacuteclaration de ladministration concerneacutee attestant que le document
en faveur du candidat du demandeur ou du soumissionnaire est encore valable mais quaucun
duplicata ne peut ecirctre deacutelivreacute)
bull
dans le cadre dun marcheacute de services lorsque les soumissionnaires ne remettent pas toutes les piegraveces
requises pour justifier des critegraveres dexclusion ou de seacutelection Il convient de les leur demander en
leur accordant un deacutelai raisonnable pour quils les fournissent
bull
sagissant dun marcheacute de services lorsque le comiteacute deacutevaluation apprend quun expert principal nest
plus disponible Dans ce cas le comiteacute deacutevaluation doit continuer leacutevaluation sur base de loffre
reccedilue et si le soumissionnaire est retenu il aura la possibiliteacute de proposer un remplaccedilant (voir la
section 33121)
bull
284 Calendrier
Le comiteacute deacutevaluation doit ecirctre constitueacute assez tocirct pour assurer la disponibiliteacute des membres deacutesigneacutes
(ainsi que celle deacuteventuels observateurs deacutesigneacutes par la Commission europeacuteenne dans le cas dun
controcircle deacutecentraliseacute ex-ante) durant la peacuteriode neacutecessaire pour preacuteparer et mener agrave terme la proceacutedure
deacutevaluation Leacutevaluation des offres doit ecirctre acheveacutee le plus rapidement possible afin de permettre la
mise en œuvre de la proceacutedure dappel doffre dans la peacuteriode de validiteacute des offres En regravegle geacuteneacuterale
lextension exceptionnelle de cette peacuteriode doit ecirctre eacuteviteacutee (voir section 285) Il est tregraves important
pour tous les soumissionnaires - quil sagisse de lattributaire et des soumissionnaires non retenus - de
recevoir cette information dans les meilleurs deacutelais
Une fois leacutevaluation reacutealiseacutee le pouvoir adjudicateur doit approuver rapidement le rapport
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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deacutevaluation et prendre la deacutecision dattribution laquelle sera annexeacutee au rapport deacutevaluation Sil le
rejette le rapport ou sen eacutecarte de quelque maniegravere que ce soit il doit motiver sa deacutecision par eacutecrit
285 Peacuteriode de validiteacute des offres
Les soumissionnaires restent engageacutes par leurs offres pendant la peacuteriode prescrite dans linvitation agrave
soumissionner etou dans le dossier dappel doffres Cette peacuteriode doit ecirctre suffisamment longue pour
permettre au pouvoir adjudicateur danalyser les offres dapprouver la proposition dattribution de
notifier lattribution agrave lattributaire et aux autres soumissionnaires et de signer le contrat La peacuteriode de
validiteacute des offres est fixeacutee agrave 90 jours agrave compter de la date limite fixeacutee pour la remise des offres
Dans des cas exceptionnels et avec lapprobation preacutealable de lautoriteacute compeacutetente de la Commission
europeacuteenne le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires de maintenir leurs offres
pour une peacuteriode additionnelle qui ne peut exceacuteder 40 jours
Le soumissionnaire dont loffre est retenue doit en outre maintenir la validiteacute de sa soumission
pendant 60 jours suppleacutementaires quelle que soit la date de la notification (cest-agrave-dire 90 (+40) + 60
jours) Cette peacuteriode peut ecirctre prolongeacutee si le pouvoir adjudicateur a soumis un cas potentiel
dexclusion agrave linstance indeacutependante mentionneacutee agrave la section 233 la dureacutee de la prolongation
eacutequivaut alors agrave celle de la proceacutedure devant cette instance
29 Attribution du marcheacute (sauf pour les contrats de service voir le chapitre 3)
291 Notification agrave lattributaire
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Au plus tard avant la notification de lattribution du marcheacute ou de loctroi de la subvention le
pouvoir adjudicateur ou lautoriteacute deacuteleacutegueacutee doit sassurer que le tiers concerneacute (un demandeur un
soumissionnaire y compris les partenaires) nest pas en situation dexclusion dans le systegraveme de
deacutetection rapide et dexclusion
Avant lexpiration de la peacuteriode de validiteacute des offres mais apregraves lapprobation de la deacutecision
dattribution par la Commission europeacuteenne le pouvoir adjudicateur informe lattributaire par eacutecrit
que son offre a eacuteteacute retenue (voir modegravele de lettre en annexe A8) en lui signalant le cas eacutecheacuteant les
erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes qui ont eacuteteacute corrigeacutees lors de la proceacutedure deacutevaluation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la Commission europeacuteenne doit donner son accord formel pour lattribution
avant lenvoi de la lettre de notification
La notification agrave lattributaire entraicircne une prolongation automatique de 60 jours de la peacuteriode de
validiteacute de loffre retenue Par la mecircme occasion si ces documents nont pas deacutejagrave eacuteteacute reccedilus le pouvoir
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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adjudicateur demande agrave lattributaire de fournir les preuves requises dans le dossier dappel doffres agrave
lappui des informations figurant dans sa deacuteclaration sur lhonneur dans un deacutelai de 15 jours agrave
compter de la date de la lettre de notification Le pouvoir adjudicateur doit examiner les preuves
deacuteclarations ou documents fournis par lattributaire avant de lui envoyer le contrat pour signature
Lorsquil sagit dun marcheacute passeacute dans le cadre dune convention de financement qui navait pas eacuteteacute
conclue au moment du lancement de lappel doffres le pouvoir adjudicateur ne peut notifier
lattribution du marcheacute avant que la convention nait eacuteteacute conclue
Pour la proceacutedure restreinte et le dialogue compeacutetitif les piegraveces relatives aux critegraveres dexclusion
doivent ecirctre remises tel quindiqueacute au point 233
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) il ny a pas dobligation de remettre les
documents probants preacuteciteacutes (voir points 233 et 241111)
Sagissant des subventions voir la section 65101
292 Preacuteparation du contrat et signature
Lorsquil preacutepare le contrat pour sa signature le pouvoir adjudicateur doit proceacuteder comme suit
preacuteparer un dossier de contrat (si possible imprimeacute rectoverso) en utilisant la structure suivantebull
note explicative conforme au format agrave lannexe a6a)
copie de la convention de financement autorisant le projetb)
copie des documents relatifs agrave lappel doffres ou lappel agrave propositions (avis de preacute-information et
avis de marcheacute rapport douverture des offres rapport deacutevaluation programme de travail lignes
directrices agrave lattention des demandeurs rapport deacutevaluation liste des contrats de subvention agrave
attribuer ainsi que toutes autres informations pertinentes)
c)
trois exemplaires du contrat proposeacute qui est eacutetabli sur la base du modegravele de contratd)
Il est indispensable de joindre au contrat tous les procegraves-verbaux des reacuteunions dinformation ainsi
que toutes les questions poseacutees et reacuteponses donneacutees pendant la peacuteriode de soumission les
clarifications demandeacutees par le comiteacute deacutevaluation et tout rapport de neacutegociation eacuteventuel relatifs
au contrat agrave signer
e)
Les annexes du contrat type relatives aux conditions geacuteneacuterales et aux informations diverses doivent
ecirctre reproduites sans modification dans chaque contrat de services Les conditions speacuteciales (et le
budget dans les contrats de subvention) doivent ecirctre compleacuteteacutees par le pouvoir adjudicateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur envoie le dossier du contrat agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne pour
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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endossement La Deacuteleacutegation signe tous les originaux du contrat pour endossement (et paraphe
toutes les pages des Conditions Particuliegraveres et du budget) pour confirmer le financement de lUE et
les renvoie au pouvoir adjudicateur Aucun endossement nest toutefois requis par la Deacuteleacutegation
dans certains cas preacutevus dans le Guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
signer tous les exemplaires du contrat et parapher toutes les pages des Conditions Particuliegraveres Dans
le cas des subventions les contrats doivent ecirctre signeacutes dans les trois mois suivant la date de
notification des reacutesultats de leacutevaluation Ceci nest pas applicable aux actions complexes aux appels
agrave propositions couvrant deux exercices budgeacutetaires aux appels agrave propositions lanceacutes dans le cadre
des faciliteacutes dans le cas des contrats multi-beacuteneacuteficiaires si lappel a donneacute lieu agrave un grand nombre
de propositions ou en cas de retards imputables aux demandeurs
bull
envoyer les trois exemplaires signeacutes du contrat agrave lattributaire du marcheacute ou au beacuteneacuteficiaire de la
subvention qui doit les contresigner dans un deacutelai de 30 jours agrave compter de leur reacuteception et
bull
retourner deux exemplaires au pouvoir adjudicateur accompagneacutes le cas eacutecheacuteant de la garantie
financiegravere requise dans le contrat Si lattributaire ou le beacuteneacuteficiaire ne sexeacutecute pas dans le deacutelai
requis ou fait savoir agrave quelque stade que ce soit quil ne veut ou ne peut pas signer le contrat il ne
peut pas se voir attribuer le marcheacute ou la subvention La proceacutedure de preacuteparation du contrat doit ecirctre
reprise agrave partir de leacutetape 1 un nouveau dossier de contrat eacutetant preacutepareacute pour la deuxiegraveme meilleure
offre (agrave condition que cette offre ait obtenu une note eacutegale ou supeacuterieure au seuil minimal requis au
terme de leacutevaluation technique et preacutesente un prix dans les limites du budget maximal alloueacute pour le
marcheacute) Dans le cas de subventions le contrat sera proposeacute au demandeur le mieux placeacute sur la liste
de reacuteserve (voir point 65102)
bull
GESTION DIRECTE
Agrave la reacuteception des exemplaires signeacutes par lattributaire du marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la
subvention le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ces exemplaires correspondent en tous points agrave ceux
quil a envoyeacutes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-POST OU EX-ANTE
Agrave la reacuteception des exemplaires signeacutes par lattributaire du marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la
subvention le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ces exemplaires correspondent en tous points agrave ceux
quil a envoyeacutes Il conserve un exemplaire et adresse le deuxiegraveme agrave la deacuteleacutegation de lUE
Le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier lhabilitation de la personne physique qui signe le contrat pour le
compte de lentiteacute leacutegale agrave qui le marcheacute ou le contrat de subvention a eacuteteacute attribueacute
Le contrat prend effet agrave la date de la derniegravere signature Un contrat ne peut couvrir ni des services ni
des coucircts anteacuterieurs agrave cette date ou prendre effet avant cette date sauf dans des cas exceptionnels
ducircment justifieacutes (cf point 638)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Les pouvoirs adjudicateurs doivent conserver tous les documents affeacuterents agrave lattribution et agrave
lexeacutecution du contrat au minimum pour une peacuteriode de 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce
jusquagrave la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat
Pendant et apregraves cette peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute
avec sa politique de confidentialiteacute Ces documents doivent ecirctre disponibles pour des controcircles par la
Commission europeacuteenne des enquecirctes de lOLAF ou des veacuterifications de la Cour des Comptes
293 Publier lattribution du contrat
La publication de lattribution de marcheacute est une obligation leacutegale en vertu du principe de
transparence
2931 Marcheacutes
Dans le cas des marcheacutes degraves quil reccediloit le contrat signeacute le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer lavis
dattribution et lenvoie sous forme eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication (voir
annexe a11e)
La Commission europeacuteenne publie le reacutesultat de lappel doffres sur le site internet dEuropeAid et le
cas eacutecheacuteant au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne
Si lappel doffres a eacuteteacute publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit publier localement le reacutesultat de
lappel doffres
Lavis dattribution de marcheacute sera publieacute si la valeur du marcheacute est supeacuterieure aux seuils
internationaux (services gt 300 000 EUR fournitures gt 300 000 EUR travaux gt 5 000 000 EUR) agrave
moins que le marcheacute nait eacuteteacute deacuteclareacute secret (et que le caractegravere secret ait toujours lieu decirctre au
moment de lattribution) ou que lexeacutecution du marcheacute doive saccompagner de mesures speacutecifiques de
seacutecuriteacute ou lorsque la protection des inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
lexige et lorsque la publication de lavis dattribution de marcheacute est jugeacutee non approprieacutee
En outre quel que soit le type de proceacutedure le pouvoir adjudicateur doit
informer les autres soumissionnaires par lettre type (voir modegravele agrave lAnnexe c8b ou d8) que leurs
offres nont pas eacuteteacute retenues dans un deacutelai maximal de quinze jours suivant la reacuteception du contrat
contresigneacute
bull
enregistrer toutes les statistiques relatives agrave la proceacutedure dattribution du marcheacute notamment le
montant du marcheacute les noms des autres soumissionnaires et de lattributaire
bull
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Le modegravele citeacute plus haut doit ecirctre utiliseacute pour informer les soumissionnaires non retenus Ces derniers
peuvent recevoir par eacutecrit et agrave leur demande toute information compleacutementaire qui ne soit pas
confidentielle42
notamment pour ce qui concerne les critegraveres de seacutelection et dexclusion Agrave titre
dexemple citons les observations concernant leurs points forts et leurs points faibles ces informations
peuvent en effet aider les soumissionnaires non retenus agrave participer avec succegraves agrave de futurs appels
doffres Les informations devraient ecirctre fournies dans un deacutelai de 15 jours agrave compter de la reacuteception
dune demande eacutecrite
Pour les dispositions speacutecifiques applicables aux marcheacutes de services voir la section 33121
2932 Subventions
Toutes les subventions attribueacutees au cours de lanneacutee budgeacutetaire doivent ecirctre publieacutees lanneacutee suivante
sur le site internet dEuropeAid et si approprieacute dans tout autre meacutedia conformeacutement agrave lannexe e11
Les demandeurs non retenus doivent ecirctre informeacutes sans deacutelai et au plus tard 15 jours calendaires
suivant la date agrave laquelle lattributaire a eacuteteacute informeacute par eacutecrit en utilisant le formulaire de lannexe e9
Ils peuvent agrave leur demande recevoir par eacutecrit toute information compleacutementaire relative agrave leacutevaluation
de leur proposition (par exemple les faiblesses dans leur proposition une description de laction jugeacutee
insuffisante un budget de correspondant pas aux activiteacutes proposeacutees un manque global de coheacuterence
etc)
En principe tous les demandeurs doivent ecirctre notifieacutes du reacutesultat de leacutevaluation de leur proposition
dans les 6 mois suivant la date limite fixeacutee pour le deacutepocirct de leur proposition complegravete
210 Modification des contrats
Pour les modifications des contrats de subventions voir eacutegalement la section 68
Pour les marcheacutes il peut saveacuterer neacutecessaire de modifier des contrats si les circonstances touchant agrave
lexeacutecution du projet ont changeacute apregraves la signature du contrat initial Toutefois lobjet du contrat ne
peut pas ecirctre modifieacute Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes que pendant leur peacuteriode dexeacutecution Les
modifications apporteacutees agrave un contrat doivent ecirctre formaliseacutees par un ordre de service ou un avenant au
contrat en conformiteacute avec les Conditions Geacuteneacuterales du contrat Les modifications substantielles au
contrat doivent revecirctir la forme dun avenant Cet avenant doit ecirctre signeacute par les parties au contrat (et
en gestion indirecte avec controcircles ex-ante ecirctre approuveacute et endosseacute par la Commission europeacuteenne)
Les changements portant sur ladresse le compte bancaire ou lauditeur (dans le cas de marcheacutes de
services) peuvent ecirctre notifieacutes simplement par eacutecrit par le titulaire du marcheacute au pouvoir adjudicateur
qui a cependant le droit de refuser le choix du compte bancaire ou dauditeur fait par le titulaire du
42 Linformation est confidentielle lorsque sa diffusion pourrait entraver lapplication de la loi serait contraire agrave linteacuterecirct
geacuteneacuteral ou porterait atteinte aux inteacuterecircts commerciaux leacutegitimes dentreprises publiques ou priveacutees ou altegravererait la loyauteacute
de la concurrence entre ces entreprises Voir regraveglement (CE) ndeg 10492001 du Parlement et du Conseil du 30 mai 2001
relatif agrave laccegraves public aux documents du Conseil du Parlement et de la Commission
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la subvention
2101 Principes geacuteneacuteraux
Les principes geacuteneacuteraux suivants doivent ecirctre toujours respecteacutes
Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes apregraves la fin de leur peacuteriode dexeacutecution La peacuteriode dexeacutecution
du contrat est geacuteneacuteralement plus longue que la peacuteriode de mise en œuvre de laction Ces deux
peacuteriodes sont deacutefinies agrave lannexe a1
Toute modification qui eacutetend la peacuteriode de mise en œuvre dun contrat doit tenir compte de la
neacutecessiteacute mettre en œuvre laction et de proceacuteder aux paiements finaux avant lexpiration de la
convention de financement (eacuteventuelle) au titre de laquelle le contrat initial a eacuteteacute financeacute
Un contrat peut ecirctre modifieacute par avenant ou par ordre de service dans les conditions preacutevues dans le
contrat lui-mecircme Dans des circonstances exceptionnelles un avenant peut avoir un effet reacutetroactif agrave
condition que la peacuteriode dexeacutecution ne soit pas deacutepasseacutee Toutefois le contractant ou le beacuteneacuteficiaire
de la subvention naura confirmation que sa requecircte a eacuteteacute accepteacutee par le pouvoir adjudicateur quagrave la
signature de lavenant ou par leacutemission de lordre de service Le contractant ou beacuteneacuteficiaire de la
subvention supporte donc le risque financier de tout coucirct exposeacute ou de tout service presteacute ou
fourniture livreacutee avant la signature de lavenant ou de lordre de service car le pouvoir adjudicateur
peut refuser de signer un avenant ou deacutemettre un ordre de service Ce nest quagrave partir de la signature
de lavenant ou de leacutemission de lordre de service que le contractant peut demander le paiement des
coucircts biens ou services
Exemples
en mars un contractant demande le remplacement en urgence dun expert principal Sa
demande est accepteacutee en avril Lamendement au contrat entre en vigueur en avril validant
reacutetroactivement le changement opeacutereacute en mars Le contractant ne peut demander le paiement
des coucircts exposeacutes en mars quapregraves lentreacutee en vigueur de lamendement en avril
i
Dans le cas dune subvention la peacuteriode de mise en œuvre sachegraveve en mai et en juin le
beacuteneacuteficiaire de la subvention demande une prolongation dun mois Si ladministration
contractante accepte la justification bien queacutemise tardivement et eacutemet un avenant au
contrat en juillet la peacuteriode de mise en œuvre sera prolongeacutee dun mois de mai agrave juin Les
coucircts encourus entre mai et juin ne sont eacuteligibles quapregraves lentreacutee en vigueur de lavenant en
juillet
ii
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Aucune modification de contrat ne peut alteacuterer les conditions dattribution en vigueur au moment ougrave le
marcheacute a eacuteteacute attribueacute
Suivant cette logique les changements importants telle quune alteacuteration fondamentale des termes de
reacutefeacuterencedes speacutecifications techniques ne peuvent pas ecirctre opeacutereacutes par la voie dun avenant ou dun
ordre de service
Le pouvoir adjudicateur ne doit pas accepter systeacutematiquement les demandes de modification de
contrat De telles demandes doivent ecirctre justifieacutees Le pouvoir adjudicateur doit examiner les raisons
avanceacutees et rejeter les demandes peu ou non fondeacutees
Les modifications des montants preacutevus au contrat peuvent avoir des conseacutequences sur les garanties
financiegraveres lieacutees au contrat
Lobjet de lavenant ou de lordre de service doit ecirctre eacutetroitement lieacute agrave la nature du projet couvert par le
contrat initial
Les parties au contrat doivent adresser leur demande de modification suffisamment agrave lavance pour
permettre la signature de lavenant par les deux parties avant la fin de la peacuteriode dexeacutecution du
contrat
Lorsque la modification du contrat eacutetend les activiteacutes deacutejagrave en cours de tels cas sont consideacutereacutes comme
des proceacutedures neacutegocieacutees et certaines conditions doivent ecirctre remplies [voir points 3241c)
4251c) et 5251c) pour les deacutetails contractuels speacutecifiques relatifs aux proceacutedures neacutegocieacutees et
points 35 46 57 pour les deacutetails contractuels speacutecifiques relatifs aux modifications de contrat]
Dans dautres cas la modification peut ecirctre traiteacutee par voie de simple avenant sans quil soit neacutecessaire
dentamer une proceacutedure neacutegocieacutee Les modifications concerneacutees sont les suivantes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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les travaux fournitures ou services suppleacutementaires du contractant principal qui sont devenus
neacutecessaires et qui ne figuraient pas dans le marcheacute initial degraves lors quun changement de contractant
est impossible pour des raisons techniques (par exemple la compatibiliteacute avec les eacutequipements
services ou installations existants) ou quun changement de contractant entraicircnerait une
augmentation substantielle des coucircts pour le pouvoir adjudicateur Laugmentation de prix
eacuteventuelle compte tenu de la valeur cumuleacutee nette des modifications successives ne peut exceacuteder
50 de la valeur du marcheacute initial
a)
les modifications rendues neacutecessaires par des circonstances quun pouvoir adjudicateur diligent ne
pouvait pas preacutevoir pour autant que laugmentation de prix eacuteventuelle ne soit pas supeacuterieure agrave 50
de la valeur du marcheacute initial
b)
les modifications qui remplissent les conditions cumulatives suivantesc)
la valeur de la modification est infeacuterieure agrave 300 000 EUR pour les marcheacutes de services et de
fournitures et agrave 5 000 000 EUR pour les marcheacutes de travaux et
i)
la valeur de la modification est limiteacutee agrave 10 de la valeur du marcheacute initial pour les marcheacutes de
services et de fournitures et agrave 15 de la valeur du marcheacute initial pour les marcheacutes de travaux et
ii)
la valeur cumuleacutee nette de plusieurs modifications successives ne deacutepasse pas les seuils viseacutes aux
points i) et ii) ci-dessus
iii)
toutes les autres modifications ne modifiant pas les exigences minimales de la proceacutedure de
passation de marcheacute initiale indeacutependamment de leur valeur lorsque la modification de la valeur
qui en deacutecoule est le reacutesultat de lapplication rigoureuse des documents de marcheacute ou des
dispositions contractuelles
d)
Certaines situations telles que les modifications dordre administratif la succession universelle et
lapplication de clauses ou doptions de reacutevision sont consideacutereacutees comme nayant aucune incidence sur
les exigences minimales de la proceacutedure initiale Les modifications qui sont le reacutesultat de lapplication
de dispositions contractuelles (par exemple les clauses de reacutevision des prix leacutevaluation des travaux)
ou concernent des donneacutees administratives (par exemple un changement dadresse le remplacement de
lauditeur) ne neacutecessitent pas un avenant ou un ordre de service
La valeur du marcheacute initial sentend hors reacutevisions des prix
Tous les types de modifications mentionneacutes ci-dessus sappliquent aussi aux contrats speacutecifiques
relevant de contrats-cadres En outre les cas viseacutes aux points a) c) et d) sappliquent eacutegalement au
contrat-cadre lui-mecircme
2102 Preacuteparation dun avenant
Lorsquil preacutepare un avenant le pouvoir adjudicateur doit suivre les eacutetapes suivantes
Utiliser le modegravele davenant (voir annexes b16 c12 d11 ete10)1)
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Toute reacutefeacuterence dans lavenant proposeacute agrave des articles etou annexes agrave modifier doit correspondre aux
articles etou annexes approprieacutes du contrat initial
Tout avenant modifiant le budget doit inclure un nouveau budget indiquant les modifications quil
apporte agrave la deacutecomposition du budget initial et aux eacuteventuels avenants anteacuterieurs (Voir Annexes b17
c13 d12 et e3h7)
Si le budget est modifieacute par lavenant proposeacute le calendrier des paiements doit ecirctre modifieacute en
conseacutequence en tenant compte des eacuteventuels paiements deacutejagrave effectueacutes pendant lexeacutecution du contrat
Le calendrier des paiements doit eacutegalement ecirctre modifieacute si la dureacutee dexeacutecution du contrat est
prolongeacutee
Preacuteparer un dossier comportant les eacuteleacutements suivants2)
une note explicative justifiant les modifications proposeacutees sur les plans technique et
financier (voir modegravele agrave lannexe a6)
a)
une copie de la demande (ou de laccord) concernant les modifications proposeacuteesb)
les originaux de lavenant proposeacute eacutetablis sur la base du modegravele davenant (voir annexe a7)
et incluant les eacuteventuelles annexes reacuteviseacutees
c)
GESTION DIRECTE
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Signer et dater tous les originaux de lavenant et parapher chaque page des Conditions
Particuliegraveres
3)
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur fait parvenir le dossier davenant agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne
qui lendosse (et paraphe toutes les pages des Conditions Particuliegraveres) confirmant ainsi le
financement UE Aucun endossement nest toutefois requis par la Deacuteleacutegation dans certains cas
preacutevus dans le Guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
3)
Envoyer les trois exemplaires signeacutes de lavenant au titulaire du contrat qui doit les contresigner
dans un deacutelai de 30 jours agrave compter de leur reacuteception et en retourner deux exemplaires au pouvoir
adjudicateur accompagneacutes le cas eacutecheacuteant de la garantie financiegravere requise dans lavenant
4)
GESTION DIRECTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires signeacutes envoyeacutes par le titulaire du contrat en envoyer un au
service financier responsable des paiements et transmettre le deuxiegraveme au gestionnaire du projet
5)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-POST OU EX-ANTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires signeacutes envoyeacutes par le titulaire du contrat le pouvoir
adjudicateur en transmet un agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne Il conserve un exemplaire et
adresse le deuxiegraveme agrave la deacuteleacutegation de lUE
5)
Lavenant prend effet agrave la date de la derniegravere signature
6) Publier un avis de modification de marcheacute au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site
internet dEuropeAid lorsque lavenant concerne lajout dactiviteacutes qui ne figuraient pas dans le marcheacute
initial ou qui sont devenues neacutecessaires en raison de circonstances impreacutevisibles [cest-agrave-dire les cas de
modification par simple avenant viseacutes aux points a) et b) de la section 2101] Toutefois la
publication dun tel avis nest pas neacutecessaire lorsque la valeur de la modification est infeacuterieure agrave
300 000 EUR pour les marcheacutes de services et fournitures ou agrave 5 000 000 EUR pour les marcheacutes de
travaux
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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3 Marcheacutes de services
31 Introduction
Les marcheacutes de services incluent les eacutetudes et les assistances techniques Les marcheacutes de services sont
parfois utiliseacutes pour faire appel au savoir-faire exteacuterieur
Les marcheacutes deacutetudes conclus entre un contractant et une autoriteacute contractante comprennent
notamment les eacutetudes portant sur lidentification et la preacuteparation de projets les eacutetudes de faisabiliteacute
les eacutetudes eacuteconomiques et de marcheacute les eacutetudes techniques et les audits
Les marcheacutes dassistance technique permettent davoir recours agrave un contractant pour exercer une
fonction de conseil geacuterer ou superviser un projet ou pour quil fournisse lexpertise preacutevue au contrat
311 Types de marcheacutes de services
Un contrat de service peut preacutevoir deux types de paiements
le paiement dun forfait (prix global) lorsque le contrat preacutevoit une obligation de reacutesultat Les
services seront payeacutes en fonction des reacutesultats atteints Le paiement pourra ecirctre retenu en partie ou en
totaliteacute si les reacutesultats preacutevus au contrat ne sont pas atteints Si les reacutesultats ne sont que partiellement
atteints le paiement partiel sera fonction
bull
du fait que les reacutesultats aient eacuteteacute affecteacutes agrave diffeacuterentes lignes budgeacutetaires sans que cela soit
obligatoire
bull
des neacutegociations avec le prestataire de servicesbull
le paiement dhonoraires (prix unitaires) - lorsquil nest pas possible de preacutevoir les reacutesultats ou la
quantiteacute de travail neacutecessaire pour les atteindre Dans un tel cas il est eacuteconomiquement plus
avantageux de payer les services sur la base du temps effectivement travailleacute
bull
Exemples de marcheacutes de services forfaitaires
Eacutetudes eacutevaluations audits organisation deacuteveacutenements tels que confeacuterences formations Les eacutetudes
comprennent une varieacuteteacute de tacircches comme lidentification et la preacuteparation de projets les eacutetudes de
faisabiliteacute les eacutetudes eacuteconomiques de marcheacute ou techniques la reacutedaction de document juridique les
eacutevaluations et audits Le contrat preacutevoyant un paiement forfaitaire doit toujours preacutevoir le reacutesultat agrave
atteindre par le contractant
Le soumissionnaire doit annoncer dans son offre les moyens techniques ou opeacuterationnels quil entend
mettre en œuvre Toutefois ceux-ci nentrent pas en ligne de compte pour mesurer le reacutesultat atteint
Exemples de marcheacutes de services payeacutes sur la base dhonoraires
Exemples de marcheacutes de services payeacutes sur la base dhonoraires
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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La supervision de projet lassistance technique reacutesidente la meacutediation dans un processus impliquant
de multiples acteurs (en fonction de la complexiteacute de lenvironnement)
Les contrats dassistance technique nimpliquent souvent quune obligation de moyens ce qui signifie
que le contractant est responsable de lexeacutecution des tacircches qui lui sont confieacutees en vertu des termes de
reacutefeacuterence et dassurer la qualiteacute des services fournis Le contractant doit par ailleurs contribuer agrave
ameacuteliorer la performance de linstitution aupregraves de laquelle il est deacutetacheacute Il a eacutegalement une obligation
de diligence en vertu du contrat il doit aviser lautoriteacute contractante en temps utile de tout ce qui
pourrait affecter la bonne exeacutecution du projet
Les contrats payeacutes sur base dhonoraires peuvent eacutegalement comprendre des activiteacutes payeacutees sur la
base dun montant forfaitaire Par exemple un marcheacute de formation pourrait preacutevoir de payer les
formations sur base dhonoraires et de payer leacutelaboration des supports de formation sur base dun
montant forfaitaire
La plupart du temps le contrat preacutevoit soit un paiement par forfait soit un paiement par honoraires
Cependant certains contrats preacutevoient un paiement mixte Dans ce cas les termes de reacutefeacuterence le
modegravele doffre financiegravere et le contrat lui-mecircme doivent preacuteciser quelle partie du marcheacute fera lobjet
dun paiement forfaitaire et quelle partie le sera sur base dhonoraires et selon quelle meacutethode ceux-ci
seront calculeacutes
Un contrat peut par exemple associer un volet portant sur la conception et un autre portant sur la
supervision La partie conception comprendra une addition de prix forfaitaires (eacutetude geacuteotechnique
eacutetude environnementale eacutetude eacuteconomique etc) alors que la partie supervision sera payeacutee sur la base
dhonoraires
De la mecircme faccedilon un contrat de supervision des routes comporte essentiellement des paiements
dhonoraires puisque le travail du superviseur est affecteacute par des facteurs indeacutependants de son controcircle
comme par exemple les travaux suppleacutementaires les retards de la part de divers intervenants
notamment lentrepreneur lui-mecircme lautoriteacute publique ou le bailleur de fonds Toutefois certaines
tacircches de supervision pourraient faire lobjet dun paiement forfaitaire par exemple les eacutetudes ou
alternatives techniques devant ecirctre reacutealiseacutees par des speacutecialistes exteacuterieurs agrave leacutequipe titulaire Une fois
convenu le nombre de jours dintervention des experts cette prestation sera forfaitiseacutee
Par ailleurs les projets dassistance technique peuvent contenir une combinaison de prix forfaitaire et
dhonoraires pour les projets structureacutee en diffeacuterentes phases
Une premiegravere phase dactiviteacutes payables sur la base dhonoraires peut inclure un diagnostic lanalyse
des institutions et des intervenants leacutevaluation des capaciteacutes la deacutefinition conjointe des actions
preacutecises et des reacutesultats concrets
bull
Une deuxiegraveme phase peut consister par exemple agrave reacutealiser ces actions speacutecifiques Ce reacutesultat
pourrait faire lobjet dun paiement forfaitaire
bull
Des directives sont disponibles dans les lignes directrices de la reacuteforme de la coopeacuteration technique
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
80
Voir page 99 des lignes directrices intituleacutees laquorendre la coopeacuteration technique plus efficaceraquo1
Accroicirctre lutilisation de marcheacutes agrave prix forfaitaires
Dans les cas ougrave un contrat de service impose la signature par les experts principaux de deacuteclarations
de disponibiliteacute et dexclusiviteacute le paiement dhonoraires se justifie sil est tregraves difficile voire
impossible de deacutefinir agrave lavance les reacutesultats attendus ou lorsque lobjet du contrat est par exemple
dapporter un soutien continu agrave ladministration du pays partenaire
Dans les autres cas le paiement forfaitaire est preacuteconiseacute car il est plus approprieacute que le paiement
dhonoraires
Voici quelques avantages comparatifs du paiement forfaitaire
Les marcheacutes agrave prix forfaitaire peuvent inclure le cas eacutecheacuteant une ventilation des prix preacutevoyant que
le paiement soit progressivement reacutealiseacute agrave mesure que les reacutesultats sont atteints (par exemple en
fonction de lavancement des rapports initial intermeacutediaire et final ou encore agrave lavancement dune
eacutetude donneacutee)
Exceptionnellement il est possible de preacutevoir des deacutepenses accessoires dans un marcheacute agrave prix
forfaitaire Cest ainsi quil est possible dutiliser un marcheacute agrave prix forfaire pour lorganisation de
seacuteminaires lorsquil est difficile destimer le nombre de participants par exemple Le dossier dappel
doffres peut-ecirctre adapteacute pour preacutevoir les deacutepenses accessoires
En principe les marcheacutes agrave prix forfaitaire ne requiegraverent pas dexperts principaux Les termes de
reacutefeacuterences peuvent cependant preacutevoir plusieurs profils agrave charge pour le soumissionnaire de
deacutemontrer quil dispose des ressources humaines correspondantes Par exemple on peut envisager
quaucun expert principal ne soit requis dans le cas dun contrat preacutevoyant un reacutesultat technique bien
deacutetermineacute tel que la reacutealisation de documents afin de concevoir un projet dinvestissement Dans ce
cas agrave condition que le contractant dispose de capaciteacutes internes la responsabiliteacute professionnelle
incitera lattributaire agrave seacutelectionner les meilleurs effectifs possibles pour obtenir les reacutesultats
escompteacutes Cela eacutetant en fonction des particulariteacutes du projet agrave mettre en œuvre il peut ecirctre
neacutecessaire de recourir agrave des experts principaux
Dans ce cas ces experts principaux doivent signer la deacuteclaration de disponibiliteacute et dexclusiviteacute
En revanche il peut ecirctre utile de recourir agrave des experts principaux lorsque le projet requiert des
compeacutetences comportementales telles quune bonne compreacutehension du contexte local la capaciteacute agrave
reacutediger un acte leacutegislatif ou une proposition de reacuteforme ce qui implique la capaciteacute agrave dialoguer avec
une grande varieacuteteacute dinterlocuteurs agrave construire avec eux des relations de confiance et agrave les eacutecouter
Ces situations requiegraverent de solides compeacutetences de communication
Les appels doffres de marcheacute de services agrave prix forfaitaires peuvent inclure un processus de
certification des experts preacutevoyant de les interviewer pour sassurer quils disposent effectivement
1httpseceuropaeueuropeaidtools-and-methods-series-guidelines-no-3-making-technical-cooperation-more-effective_en
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des compeacutetences annonceacutees dans loffre Pour tenir compte du nombre potentiellement eacuteleveacute
dexperts cette certification peut avoir lieu pendant la mise en œuvre du marcheacute
Les meacutethodologies deacutefinies dans les offres doivent inclure un plan de travail indiquant les
ressources que le soumissionnaire envisage de mobiliser afin de permettre une meilleure
comparaison des offres et une base de neacutegociation pour le cas ougrave un avenant au contrat saveacutererait
neacutecessaire
Les marcheacutes agrave prix forfaitaire geacutenegraverent moins de micro-gestion de veacuterification des feuilles de
preacutesence et des deacutepenses accessoires Ils permettent ainsi de deacutegager plus de temps pour travailler
sur des questions opeacuterationnelles et sectorielles
32 Proceacutedures de passation des marcheacutes
321 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR
3211 Proceacutedure restreinte
Tous les marcheacutes de services dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR doivent faire lobjet dun
appel doffres restreint apregraves publication internationale dun avis de preacute-information et dun avis de
marcheacute comme preacutevu au point 331
322 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR peuvent faire lobjet soit de la proceacutedure laquocontrat-
cadreraquo deacutefinie pour BENEF 2013 (voir point 341) soit dune proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
(voir point 342) avec au minimum trois candidats
323 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Ces marcheacutes peuvent ecirctre attribueacutes sur la base dune seule offre
Il convient dutiliser les annexes approprieacutees (grille de conformiteacute administrative contrat avis de
marcheacute lettre dinvitation instructions aux soumissionnaires formulaire de soumission) pour cette
proceacutedure Elles peuvent ecirctre adapteacutees agrave la proceacutedure y compris en supprimant des sections non
pertinentes sans que cela neacutecessite une deacuterogation
Les paiements effectueacutes pour des deacutepenses dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 2 500 EUR peuvent
prendre la forme dun simple remboursement de facture sans acceptation preacutealable dune offre
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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324 Proceacutedures applicables sans seuil
3241 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee
Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de services peuvent ecirctre passeacutes par proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
Lorsque cela savegravere absolument neacutecessaire pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant
deacuteveacutenements impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre
imputables les deacutelais ordinaires ne peuvent ecirctre respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des regravegles dapplication du regraveglement financier
applicable au budget geacuteneacuteral2
lorsque les prestations sont confieacutees agrave des organismes publics ou agrave des institutions ou associations
sans but lucratif et ont pour objet des actions agrave caractegravere institutionnel (comme des services
directement lieacutes agrave la mission statutaire de lorganisme concerneacute) ou visant agrave mettre en œuvre une
assistance aux populations dans le domaine social
b)
pour lextension dun contrat en cours par la reacutepeacutetition de services similaires confieacutes au prestataire
initial pour autant que le marcheacute initial ait eacuteteacute attribueacute agrave la suite de la publication dun avis de
c)
2laquoLassistance durgenceraquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
mentionneacutee au a) principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lAnnexe IV de
lAccord de Cotonou Lassistance durgence lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Voir
eacutegalement larticle 79(5) de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute qui faisait eacutetat de la possibiliteacute de recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee pour la fourniture de
nouveaux services dans le cadre du projet ainsi que du coucirct estimeacute approprieacute3
lorsque la proceacutedure dappel doffres est resteacutee infructueuse cest-agrave-dire quelle na donneacute aucune
offre meacuteritant decirctre retenue sur le plan qualitatif etou financier auquel cas apregraves annulation de
lappel doffres le pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les
soumissionnaires de son choix ayant participeacute audit appel et remplit les critegraveres de seacutelection pour
autant que le document de marcheacute initial ne soit pas substantiellement modifieacute et en respectant le
principe de concurrence loyale
d)
lorsque le marcheacute consiste en lacquisition dun plan ou dun projet de conception seacutelectionneacute par un
jury agrave la suite dun concours et doit conformeacutement aux regravegles applicables ecirctre attribueacute au laureacuteat
ou agrave lun des laureacuteats du concours auquel cas tous les laureacuteats du concours doivent ecirctre inviteacutes agrave
participer aux neacutegociations
e)
quand pour des raisons techniques ou artistiques ou lieacutees agrave la protection de droits dexclusiviteacute le
marcheacute ne peut ecirctre confieacute quagrave un prestataire deacutetermineacute lorsquil nexiste aucune solution
alternative ou de remplacement raisonnable et que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune
restriction artificielle des paramegravetres lors de la deacutefinition du marcheacute
f)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales ou lorsque la protection dinteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
le requiert pour autant que les inteacuterecircts essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres
mesures (consistant par exemple agrave imposer des conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des
informations dans le cadre de la proceacutedure de passation de marcheacutes)
g)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existanth)
pour les services juridiques tels que des services de repreacutesentation et de conseil lieacutes agrave larbitrage agrave
la conciliation ou aux proceacutedures juridictionnelles des services darbitrage et de conciliation des
services de certification et dauthentification de documents qui doivent ecirctre reacutealiseacutes par des notaires4
i)
pour des services et precircts financiersj)
3Par conseacutequent ce cas de figure ne sapplique quapregraves les appels doffres restreints4 Des services juridiques autres que ceux mentionneacutes au point i) peuvent ecirctre fournis agrave lissue dune proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle quelle que soit la valeur estimeacutee du marcheacute voir le point 342
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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pour lachat de services de communications eacutelectroniques au sens de larticle 2 point c) de la
directive 200221CE5
k)
lorsquun marcheacute de services doit ecirctre fourni par une organisation internationale qui ne peut
participer agrave des proceacutedures concurrentielles en vertu de ses statuts ou de son acte constitutif
l)
Dans tous les cas un rapport de neacutegociation doit ecirctre eacutetabli (voir modegravele agrave lannexe a10) Il doit
deacutecrire la maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant la deacutecision dattribution du
marcheacute correspondante Les proceacutedures preacutesenteacutees aux points 33121 et 33122 doivent ecirctre suivies
par analogie Enfin le rapport de neacutegociation doit ecirctre inclus dans le dossier du contrat et le pouvoir
adjudicateur doit lapprouver
3242 Dialogue compeacutetitif
Voir le point 247
3243 Contrat-cadre
Voir le point 245 pour plus de deacutetails
5 Par service de communications eacutelectroniques on entend un service fourni normalement contre reacutemuneacuteration qui consiste
entiegraverement ou principalement en la transmission de signaux sur des reacuteseaux de communications eacutelectroniques y compris
les services de teacuteleacutecommunications et les services de transmission sur les reacuteseaux utiliseacutes pour la radiodiffusion mais qui
exclut les services consistant agrave fournir des contenus agrave laide de reacuteseaux et de services de communications eacutelectroniques ou agrave
exercer une responsabiliteacute eacuteditoriale sur ces contenus il ne comprend pas les services de la socieacuteteacute de linformation tels que
deacutefinis agrave larticle 1er de la directive 9834CE qui ne consistent pas entiegraverement ou principalement en la transmission de
signaux sur des reacuteseaux de communications eacutelectroniques
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33 Appels doffres restreints (pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave300 000 EUR) Proceacutedure dappel doffres restreints internationaux - services Proceacutedurerestreinte - services
331 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et la transparence
requise le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de preacute-information et un avis de marcheacute pour tous
les marcheacutes de services dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000 EUR (voir annexe a11e)
3311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information preacutecisant les caracteacuteristiques particuliegraveres de la proceacutedure dappel doffres
agrave lancer doit ecirctre publieacute au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid
au moins 30 jours avant la publication de lavis de marcheacute
Lavis de preacute-information doit indiquer de maniegravere succincte lobjet le contenu et le montant du
marcheacute concerneacute Sa publication nengage pas le pouvoir adjudicateur agrave attribuer le marcheacute et les
prestataires de services ne doivent pas envoyer de candidature agrave ce stade
Indeacutependamment du mode de gestion le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de preacute-information
(annexe b1) Il lenvoie par voie eacutelectronique au service compeacutetent de la commission europeacuteenne pour
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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permettre sa traduction au moins 15 jours avant la date preacutevue de publication Voir le guide des
publications agrave lannexe a11e
Si neacutecessaire le pouvoir adjudicateur assure simultaneacutement la publication localement ou dans tout
autre meacutedia approprieacute
3312 Publication des avis de marcheacutes
Un avis de marcheacute doit ecirctre publieacute au minimum 30 jours apregraves la publication de lavis de preacute-
information sur le site internet dEuropeAid6 au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et dans tout
autre meacutedia approprieacute
La publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid est assureacutee
par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur) Si lavis de marcheacute
est publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes doivent ecirctre envoyeacutes pour publication sous format eacutelectronique aux services
compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe b2 au moins 15
jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer leur
traduction
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui est mentionneacute ci-dessus les termes de reacutefeacuterence finaliseacutes (voir section 26) doivent
eacutegalement ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne soit au mecircme moment soit en avance afin de
deacutemontrer que lavis de marcheacute proposeacute correspond bien aux objectifs du contrat
Lavis de marcheacute doit fournir les informations neacutecessaires pour permettre aux prestataires de services
potentiels de deacuteterminer leur capaciteacute agrave exeacutecuter le marcheacute en question
Les critegraveres de seacutelection identifieacutes dans lavis de marcheacute doivent
ecirctre reacutedigeacutes clairement et sans ambiguiumlteacutebull
ecirctre faciles agrave controcircler sur la base des informations soumises en utilisant le formulaire de candidature
standard (voir annexe b3)
bull
permettre de deacuteterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait agrave un critegravere de
seacutelection donneacute
bull
pouvoir ecirctre deacutemontreacutes par le soumissionnairebull
Les critegraveres figurant dans les documents annexeacutes au preacutesent guide sont donneacutes agrave titre dexemple et
6(httpswebgateeceuropaeueuropeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome)
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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doivent ecirctre adapteacutes en fonction de la nature du montant et de la complexiteacute du marcheacute
Le deacutelai alloueacute aux candidats pour quils adressent leurs offres doit ecirctre suffisant pour permettre une
concurrence adeacutequate Le deacutelai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours agrave compter
de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet
dEuropeAid Le deacutelai reacuteel deacutependra de lampleur et de la complexiteacute du marcheacute
Dans le cas ougrave lavis de marcheacute est eacutegalement publieacute localement par le pouvoir adjudicateur il doit
ecirctre identique agrave celui publieacute par la Commission europeacuteenne au Journal officiel de lUnion europeacuteenne
et sur le site internet dEuropeAid et les publications doivent ecirctre simultaneacutees
Lavis de marcheacute doit ecirctre suffisamment clair et preacutecis pour dispenser les soumissionnaires de
demander des preacutecisions en cours de proceacutedure
Ils ont toutefois le droit de demander des informations compleacutementaires en cas de besoin
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe a5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe a11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
La publication du rectificatif doit intervenir avant la date limite de soumission des candidatures Le
pouvoir adjudicateur ne doit pas agrave cette occasion donner un avis quelconque concernant quelque offre
que ce soit
Si lavis de marcheacute doit ecirctre simplement clarifieacute et non pas corrigeacute cette clarification doit
seulement ecirctre publieacutee sur le site internet dEuropeAid pas au JO Eacutetablissement de la liste
restreinte
332 Eacutetablissement de la liste restreinte
Leacutetablissement de la liste restreinte des candidats est reacutealiseacute par le comiteacute deacutevaluation
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
eacutetablir une liste longue (voir annexe b4) reacutesumant lensemble des candidatures reccediluesbull
eacuteliminer les candidatures qui sont irrecevables car elles ont eacuteteacute introduites par des candidats qui sont
ineacuteligibles (voir section 231) ou qui entrent dans lune des cateacutegories deacutecrites aux sections 2331
et 2332 sur la foi de leur deacuteclaration sur lhonneur
bull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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appliquer les critegraveres de seacutelection exactement tels quils ont eacuteteacute publieacutesbull
Sagissant des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et de seacutelection voir les points
233 et 2411
Apregraves analyse des candidatures reccedilues en reacuteponse agrave lavis de marcheacute le comiteacute deacutevaluation retient sur
une liste restreinte les prestataires de services offrant les meilleures garanties dexeacutecution satisfaisante
du marcheacute
La liste restreinte doit comporter entre quatre et huit candidats
Si le nombre de candidats eacuteligibles remplissant les critegraveres de seacutelection est supeacuterieur agrave huit les critegraveres
additionnels publieacutes dans lavis de marcheacute seront appliqueacutes de faccedilon agrave ne retenir que les 8 meilleurs
candidats eacuteligibles Voir le compleacutement dinformation agrave la section 24111 laquoCritegraveres de seacutelectionraquo
Si le nombre de candidats eacuteligibles et satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur au chiffre
minimal de quatre le pouvoir adjudicateur peut inviter agrave soumissionner uniquement ces candidats
Avant daccepter une compeacutetition entre moins de quatre candidats un accord preacutealable est neacutecessaire
sauf en gestion indirecte avec controcircles ex post comme figurant dans lencadreacute ci-dessous Cette
autorisation preacutealable peut ecirctre donneacutee apregraves veacuterification de la dureacutee de la publication des critegraveres de
seacutelection utiliseacutes et de la nature des services agrave fournir en fonction du budget alloueacute Ceci doit ecirctre
justifieacute dans le rapport deacutevaluation
GESTION DIRECTE
Lenregistrement dun cas agrave signaler est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
La liste restreinte finale et la proceacutedure ayant permis de leacutetablir doivent ecirctre complegravetement
documenteacutees dans le rapport de seacutelection des candidatures (voir modegravele agrave lannexe b5)
Lors de leacutetablissement de la liste restreinte et avant quelle soit approuveacutee par le comiteacute deacutevaluation
le pouvoir adjudicateur doit sassurer quaucun candidat (y compris ses partenaires) ne se trouve en
situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Le rapport de seacutelection des candidatures est signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
GESTION DIRECTE
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit approuver
ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation avant que les candidats seacutelectionneacutes ne soient
inviteacutes agrave soumettre leur offre
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur doit ensuite
soumettre ce rapport avec ses propres recommandations agrave la Commission europeacuteenne avant que les
candidats seacutelectionneacutes ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur elle doit
adresser par eacutecrit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa deacutecision
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
Les candidats non seacutelectionneacutes sont informeacutes par le pouvoir adjudicateur par eacutecrit (voir lannexe b7)
Les candidats seacutelectionneacutes reccediloivent une lettre dinvitation agrave soumissionner et le dossier dappel
doffres (voir lannexe b8) Simultaneacutement la liste restreinte finale doit ecirctre publieacutee sur le site internet
dEuropeAid
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de liste restreinte en utilisant le modegravele approprieacute (annexe b6) et
lenvoie en temps utile et par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le
site dEuropeAid (voir lannexe a11e)
Toute information non confidentielle peut ecirctre divulgueacutee aux candidats non seacutelectionneacutes qui en font la
demande Agrave titre dexemple citons les motifs pour lesquels une reacutefeacuterence ne satisfait pas aux critegraveres
de seacutelection techniques ces informations peuvent en effet aider les candidats non seacutelectionneacutes agrave
participer avec succegraves agrave de futurs appels doffres
333 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que le dossier dappel doffres soit complet que les documents soient reacutedigeacutes
soigneusement et que la proceacutedure de passation du marcheacute soit correctement appliqueacutee
Ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux candidats
potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de non-conformiteacute
critegraveres dattribution et pondeacuteration de ceux-ci etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des termes de reacutefeacuterence Compte tenu de la complexiteacute de nombreux contrats la
preacuteparation du dossier dappels doffres peut neacutecessiter le recours agrave un ou plusieurs speacutecialistes
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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techniques externes Chacun deux doit signer une Deacuteclaration dobjectiviteacute et de confidentialiteacute (voir
annexe a3)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit approuver le dossier dappel doffres avant son envoi La pratique
standard est de consulter le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les autres parties concerneacutees et
dobtenir sonleur accord sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Conformeacutement agrave lannexe b8
Instructions aux soumissionnairesA
Projet de contrat et Conditions particuliegraveres avec annexesB
Autres informations (avis relatif aux candidats retenus sur la liste restreinte grille de conformiteacute
administrative grille deacutevaluation)
C
Formulaire de soumission de loffreD
Le dossier dappel doffres doit clairement indiquer que loffre doit ecirctre faite agrave prix fermes et non
reacutevisables
Une garantie de preacutefinancement peut-ecirctre exigeacutee agrave condition decirctre mentionneacutee dans le dossier dappel
doffres Si le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier
dappel doffres
334 Critegraveres dattribution
Les critegraveres dattribution du marcheacute permettent didentifier le meilleur rapport qualiteacuteprix et portent
tant sur la qualiteacute technique que sur le prix de loffre
Les critegraveres techniques permettent deacutevaluer la qualiteacute des offres techniques Ils concernent
essentiellement la meacutethodologie et dans le cas des marcheacutes agrave honoraire les CV (curriculum vitae) des
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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experts principaux proposeacutes Les critegraveres techniques peuvent ecirctre diviseacutes en sous-critegraveres Ainsi la
meacutethodologie peut ecirctre analyseacutee sur au regard des termes de reacutefeacuterence de lemploi optimal des
ressources techniques et professionnelles disponibles dans le pays partenaire du calendrier de travail
de ladeacutequation des moyens aux tacircches de lappui proposeacute aux experts preacutesents sur le terrain etc Les
CV peuvent ecirctre noteacutes en fonction de sous-critegraveres tels que les qualifications lexpeacuterience
professionnelle lexpeacuterience geacuteographique les aptitudes linguistiques etc Le comiteacute deacutevaluation doit
sassurer que la meacutethodologie proposeacutee par le soumissionnaire est conforme aux termes de reacutefeacuterence
La meacutethodologie peut le cas eacutecheacuteant aller au-delagrave de ces prescriptions mais elle ne peut en aucun cas
aller en deccedilagrave ni sen deacutetourner
Agrave chaque critegravere technique est attribueacute un nombre de points reacutepartis entre les diffeacuterents sous-critegraveres
(le nombre de points est au total de 100 pour lensemble des critegraveres) La pondeacuteration des notes
attribueacutees agrave chaque sous-critegravere technique deacutepend de la nature des services requis Elle est fixeacutee au cas
par cas dans le dossier dappel doffres tel quindiqueacute dans le modegravele de grille deacutevaluation
Le systegraveme de notation doit ecirctre lieacute de faccedilon aussi preacutecise que possible aux termes de reacutefeacuterence qui
deacutecrivent les prestations agrave fournir et se reacutefeacuterer agrave des paramegravetres qui soient facilement identifiables
dans les offres et si possible quantifiables
Le dossier dappel doffres doit contenir tous les deacutetails de la grille deacutevaluation technique avec ses
diffeacuterents critegraveres et sous-critegraveres et leur pondeacuteration respective
Les critegraveres de seacutelection utiliseacutes pour eacutetablir la liste restreinte et les critegraveres dattribution utiliseacutes
ensuite pour deacuteterminer la meilleure offre doivent ecirctre clairement distingueacutes
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux services concerneacutes
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute le processus de prestation de services les solutions techniques
adopteacutees ou les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire ou encore
loriginaliteacute de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de consideacuterer loffre comme irreacuteguliegravere et dans laffirmative de la rejeter
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
335 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux candidats retenus sur la liste
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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restreinte davoir agrave demander des informations compleacutementaires pendant la proceacutedure Si le pouvoir
adjudicateur soit de sa propre initiative soit en reacuteponse agrave la demande dun candidat retenu sur la liste
restreinte donne des informations compleacutementaires relatives au dossier dappel doffres il doit les
communiquer par eacutecrit et simultaneacutement agrave tous les autres candidats retenus sur la liste restreinte
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre (en adressant une
copie de sa reacuteponse agrave la Commission europeacuteenne dans le cas dune gestion indirecte avec controcircles
ex-ante agrave toutes les questions des soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de
reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable quant agrave leacutevaluation
de loffre agrave ce stade Dans un but de transparence toutes les questions et reacuteponses doivent ecirctre
envoyeacutees simultaneacutement agrave tous les soumissionnaires
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion doit ecirctre annonceacutee dans le
dossier dappel doffres et avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres
Tous les frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des
raisons de transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne
peut ecirctre organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions
dinformations ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un
excellent moyen de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou
documentation utiliseacutee pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion
doivent ecirctre publieacutees au moins sur le site Internet dEuropeAid
336 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Seul un deacutelai raisonnable de remise des offres peut
garantir leur qualiteacute et permettre de faire jouer valablement la concurrence Lexpeacuterience montre quun
deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave deacuteposer des offres
incomplegravetes ou mal preacutepareacutees
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le deacutelai minimal entre la date denvoi de la lettre dinvitation agrave soumissionner par le pouvoir
adjudicateur et la date limite de reacuteception des offres est de 50 jours Toutefois dans des cas
exceptionnels ce deacutelai peut ecirctre raccourci en conformiteacute avec les proceacutedures internes En gestion
indirecte ce raccourcissement de deacutelai requiert lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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337 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
338 Preacutesentation des offres
Les offres doivent ecirctre envoyeacutees selon le principe de la double enveloppe cest-agrave-dire dans un colis ou
une enveloppe exteacuterieure contenant deux enveloppes distinctes et scelleacutees portant les mentions
laquoEnveloppe A - offre techniqueraquo et laquoEnveloppe B - offre financiegravereraquo Hormis loffre financiegravere tous
les eacuteleacutements de loffre doivent ecirctre placeacutes dans lenveloppe A
Toute offre qui constitue une infraction agrave cette mesure (par exemple en raison denveloppes non
scelleacutees ou de la mention dun eacuteleacutement de prix dans loffre technique) sera consideacutereacutee comme
irreacuteguliegravere et par conseacutequent sera rejeteacutee
Ce systegraveme permet deacutevaluer successivement et seacutepareacutement loffre technique et loffre financiegravere il
garantit que la qualiteacute technique des offres soit eacutevalueacutee indeacutependamment du prix proposeacute
Loffre doit ecirctre soumise en conformiteacute avec les instructions aux soumissionnaires
339 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute et la confidentialiteacute les responsabiliteacutes et les deacutelais
durant leacutevaluation complegravete voir section 28
3310 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
33101 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
33102 Seacuteance douverture des offres
Partie 1 Phase preacuteparatoire
Cette premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation a lieu avant leacutevaluation proprement dite Au preacutealable
le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation Le
preacutesident rappelle lobjet de lappel doffres et explique les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute
deacutevaluation notamment lutilisation de la grille deacutevaluation lapplication des critegraveres dattribution et
les pondeacuterations preacutevues dans le dossier dappel doffres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Partie 2 Ouverture des offres
Voir la liste de controcircle de louverture des offres agrave lannexe b9
Partie 3 Conformiteacute avec les prescriptions de forme
Voir annexe b10
Agrave ce stade le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de
forme Sa deacutecision doit figurer dans le reacutesumeacute des offres reccedilues qui est joint au rapport douverture
(voir annexe b10) Le comiteacute doit deacutecider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte eacuteventuelle des offres
reccedilues des membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir aussi points 282
et 283
Partie 4 Offres financiegraveres
Les enveloppes contenant les offres financiegraveres doivent rester scelleacutees Elles sont conserveacutees en lieu
sucircr jusquagrave la fin de leacutevaluation technique des offres
33103 Eacutevaluation des offres
Si la majoriteacute des membres du comiteacute deacutevaluation le demande le preacutesident peut demander par eacutecrit
aux soumissionnaires de clarifier leurs offres en leur donnant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai
raisonnable deacutetermineacute par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives (reacutegulariteacute)
Le comiteacute veacuterifie la conformiteacute des offres avec le dossier dappel doffres notamment avec la grille de
conformiteacute administrative (voir Annexe b8) Toute erreur formelle importante ou toute reacuteserve
majeure affectant lexeacutecution du marcheacute ou faussant la concurrence conduit au rejet de loffre
concerneacutee
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier que les sous-traitants figurant dans
les offres techniques satisfont agrave la regravegle de nationaliteacute indiqueacutee au point 231
La grille de conformiteacute administrative incluse dans le dossier dappel doffres doit ecirctre utiliseacutee pour
consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions administratives
Veuillez noter que ni les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection et dexclusion ni
celles relatives aux experts principaux ne sont pas veacuterifieacutees agrave ce stade de leacutevaluation
Partie 2 Acceptation de loffre technique
Pendant que le comiteacute deacutevaluation examine les offres techniques les offres financiegraveres restant
scelleacutees Chaque eacutevaluateur attribue une note agrave chaque offre technique sur un score maximum de 100
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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points conformeacutement agrave la grille deacutevaluation technique (qui preacutecise les critegraveres et sous-critegraveres
techniques et leur pondeacuteration) du dossier dappel doffres (voir point 334) Seules les offres obtenant
un score de 75 points ou plus sont retenues Ni le comiteacute ni les eacutevaluateurs ne peuvent modifier la
grille deacutevaluation technique communiqueacutee aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres
En pratique il est recommandeacute de noter chaque offre en fonction de chaque critegravere successivement
plutocirct que de noter une offre apregraves lautre sur lensemble des critegraveres Si le contenu dune offre est
incomplet ou seacutecarte dune maniegravere substantielle dun ou plusieurs critegraveres techniques dattribution
speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres (par exemple si les exigences minimales relatives au profil
dun expert ne sont pas respecteacutees) loffre doit ecirctre eacutelimineacutee doffice sans ecirctre noteacutee mais cela doit
ecirctre justifieacute dans le rapport deacutevaluation
Pour les instructions et les orientations sur la maniegravere dont il convient dattribuer les points et notations
pour les marcheacutes agrave prix unitaire et agrave prix forfaitaire voir la meacutethode deacutevaluation (respectivement
annexes B12a et B12b) Les experts doivent ecirctre eacutevalueacutes en fonction des exigences figurant dans les
termes de reacutefeacuterence Les experts principaux doivent satisfaire aux conditions minimales requises pour
chaque critegravere sinon loffre correspondante doit ecirctre consideacutereacutee comme irrecevable et rejeteacutee
Les soumissionnaires doivent fournir des piegraveces justificatives pour leurs experts principaux Ces
piegraveces comprennent les copies des diplocircmes mentionneacutes dans le CV de mecircme que les certificats des
employeurs et les reacutefeacuterences eacutetablissant lexpeacuterience professionnelle indiqueacutee dans le CV Si des
justificatifs manquants sont demandeacutes ils ne peuvent concerner que lexpeacuterience pertinente et les
diplocircmes requis par les termes de reacutefeacuterence Seuls seront pris en compte les diplocircmes et expeacuteriences
eacutetayeacutees par des piegraveces justificatives
La Commission europeacuteenne ne peut accepter le recrutement au poste dexpert de fonctionnaires et
autres salarieacutes de ladministration publique du pays partenaire ou dorganisations reacutegionales ou
internationales baseacutees dans ce pays quelle que soit leur situation administrative sans une justification
solide Le soumissionnaire concerneacute doit deacutemontrer dans son offre la valeur ajouteacutee apporteacutee par
linteacuteresseacute et deacutemontrer que ce dernier est deacutetacheacute ou en congeacute pour raison personnelle
Dans le cas ougrave un soumissionnaire proposerait comme expert un membre du personnel local de la
deacuteleacutegation de lUE la Commission doit sassurer que le contrat de travail liant linteacuteresseacute avec la
deacuteleacutegation est bien officiellement reacutesilieacute avant quil ne commence effectivement agrave travailler comme
expert dans le cadre du projet financeacute par lUE
Pour les marcheacutes sur base dhonoraires lindication du temps de travail de lexpert principal est laisseacutee
agrave la discreacutetion du soumissionnaire car ce temps de travail est lieacute agrave la meacutethodologie proposeacutee Celle-ci
doit inclure le temps de travail neacutecessaire agrave chaque expert principal afin datteindre les reacutesultats requis
du projet
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement Le
pouvoir adjudicateur tiendra compte des variantes
- elles sont preacutesenteacutees par le soumissionnaire preacutesentant loffre eacuteconomiquement la plus avantageusebull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dans leacutevaluation et
- si elles remplissent les exigences du dossier dappel doffres en termes de qualiteacute et de reacutesultats
minimum exigeacutes
bull
Chaque eacutevaluateur remplit une grille deacutevaluation (voir annexe b12) pour chaque offre technique Il
eacutevalue les atouts et faiblesses des chacune delles
Une fois leacutevaluation technique termineacutee le comiteacute deacutevaluation se reacuteunit pour comparer les notes
attribueacutees par chacun des eacutevaluateurs Ces derniers expliquent leur choix et justifient leur notation
Le comiteacute deacutebat de chaque offre technique et chaque eacutevaluateur lui attribue une note finale le cas
eacutecheacuteant en modifiant sa grille deacutevaluation individuelle pour tenir compte du deacutebat avec les autres
membres du comiteacute
En cas de diffeacuterences majeures entre les eacutevaluateurs ces derniers doivent justifier leur notation Apregraves
avoir eacutevalueacute chacune des offres techniques chaque eacutevaluateur signe sa grille deacutevaluation (une pour
chaque offre technique) et la remet au secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation Ce dernier doit alors faire la
synthegravese des remarques des membres du comiteacute dans le rapport deacutevaluation
Enfin le secreacutetaire calcule la note globale finale correspondant agrave la moyenne arithmeacutetique des notes
individuelles finales
Les entretiens devraient constituer la pratique standard lorsquagrave la lecture du CV il apparaicirct que
lexpert proposeacute na pas dexpeacuterience pertinente de projets de lUnion Europeacuteenne et lorsque cette
expeacuterience est fondamentale pour la mise en œuvre du projet Dans dautres cas par exemple en cas
de proceacutedure en gestion directe des veacuterifications agrave linteacuterieur de la Commission Europeacuteenne sont plus
approprieacutees Les entretiens doivent ecirctre preacutevus dans le dossier dappel doffres et doivent ecirctre bien
preacutepareacutes sils ont effectivement lieu
La meacutethode preacutefeacutereacutee pour mener les entretiens devrait ecirctre celle de lentretien par teacuteleacutephone (ou tout
moyen eacutequivalent) Exceptionnellement et seulement pour autant que cela soit ducircment justifieacute
puisque cela implique des frais consideacuterables tant pour les soumissionnaires que pour le pouvoir
adjudicateur la meacutethode pourra consister en un entretien en personne
Avant de conclure deacutefinitivement leacutevaluation des offres techniques le comiteacute deacutevaluation peut
sentretenir avec les experts principaux proposeacutes dans les offres techniquement conformes (cest-agrave-dire
celles qui ont obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points au terme de leacutevaluation
technique) Il est recommandeacute dauditionner eacutegalement les soumissionnaires ayant reccedilu des notes
proches du seuil dacceptation des offres techniques Les entretiens doivent avoir lieu agrave intervalles
rapprocheacutes pour permettre les comparaisons Le comiteacute deacutevaluation convient agrave lavance du cadre de
lentretien et pose les mecircmes questions agrave tous les experts et autres membres du personnel entendus Le
calendrier indicatif de ces entretiens doit ecirctre mentionneacute dans le dossier dappel doffres
Le jour et lheure de lentretien doivent ecirctre communiqueacutes aux soumissionnaires au minimum 10 jours
agrave lavance En cas de force majeure empecircchant le soumissionnaire de participer agrave lentretien les parties
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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conviennent dune date et dune heure alternatives Si le soumissionnaire nest pas en mesure de
participer agrave cette seconde occasion dentretien son offre peut ecirctre eacutelimineacutee
Le comiteacute deacutevaluation peut ajuster les notes des experts intervieweacutes agrave lissue de ces entretiens mais
sans modifier ni la composition ni la pondeacuteration des critegraveres fixeacutes dans la grille deacutevaluation
technique et en justifiant ces ajustements Cet ajustement doit ecirctre justifieacute Cette proceacutedure doit ecirctre
consigneacutee dans le rapport deacutevaluation
Une fois que le comiteacute deacutevaluation a eacutetabli la note moyenne attribueacutee agrave chaque offre technique (la
moyenne arithmeacutetique des notes finales attribueacutees par chaque membre votant) toute offre qui na pas
atteint le score minimum de 75 points est eacutelimineacutee Si aucune offre natteint 75 points ou plus la
proceacutedure dappel doffres est annuleacutee
Parmi les offres atteignant le seuil de 75 points la meilleure offre technique reccediloit 100 points Les
autres offres se voient attribuer une note calculeacutee selon leacutequation suivante
Note technique = (note finale de loffre technique en question note finale de la meilleure offre
technique) x 100
Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Premiegravere partie eacutevaluation technique
Note
maximum
possible
Soumissionnaire
1
Soumissionnaire 2 Soumissionna
ire 3
Eacutevaluateur A 100 55 88 84
Eacutevaluateur B 100 60 84 82
Eacutevaluateur C 100 59 82 90
Total 300 174 254 256
Note moyenne (moyenne
matheacutematique)
1743 = 5800 2543 = 8467 2563 = 8533
Note technique (note
finale effective note
finale la plus eacuteleveacutee)
Eacutelimineacute 8467 + 8533 +
100 = 9922
10000
Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points sont
retenus pour leacutevaluation financiegravere
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33104 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Agrave lissue de leacutevaluation technique les enveloppes contenant les offres financiegraveres qui nont pas eacuteteacute
eacutelimineacutees au cours de leacutevaluation technique (cest-agrave-dire celles qui ont atteint une note moyenne eacutegale
ou supeacuterieure agrave 75 points) sont ouvertes et tous les exemplaires originaux de ces offres financiegraveres
sont parapheacutes par le preacutesident et le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation scelleacutees et conserveacutees
Elles doivent ecirctre archiveacutees par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant lappel
doffres
Le comiteacute deacutevaluation doit sassurer que loffre financiegravere satisfait agrave lensemble des prescriptions de
forme Si ce nest pas le cas elle peut ecirctre consideacutereacutee comme irrecevable et rejeteacutee Tout rejet fondeacute
sur ces motifs devra ecirctre ducircment justifieacute dans le rapport deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les offres financiegraveres ne comportent pas deacuteventuelles erreurs
arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont corrigeacutees sans peacutenaliteacute
pour le soumissionnaire
Les enveloppes contenant les offres financiegraveres des soumissionnaires rejeteacutes agrave lissue de leacutevaluation
technique doivent rester scelleacutees et ecirctre conserveacutees Elles doivent ecirctre archiveacutees par le pouvoir
adjudicateur avec les autres documents concernant lappel doffres
Le montant total du marcheacute comprend les honoraires (y compris les frais geacuteneacuteraux) la provision pour
deacutepenses accessoires (le cas eacutecheacuteant montant forfaitaire) et la provision pour veacuterification des
deacutepenses7 telles que speacutecifieacutee dans le dossier dappel doffres Ce montant total est compareacute au budget
maximal disponible pour le marcheacute Les offres deacutepassant le budget maximal alloueacute au marcheacute sont
consideacutereacutees comme irrecevables et eacutelimineacutees
Le comiteacute deacutevaluation procegravede ensuite agrave la comparaison financiegravere des honoraires et les montants
forfaitaires des diffeacuterentes offres financiegraveres La provision pour deacutepenses accessoires ainsi que la
provision pour veacuterification des deacutepenses sont exclues de la comparaison des offres financiegraveres
conformeacutement agrave ce qui est indiqueacute dans le dossier dappel doffres
Loffre preacutesentant les honoraires et les montants forfaitaires les plus bas reccediloit 100 points Les autres
offres se voient attribuer une note calculeacutee selon leacutequation suivante
Note financiegravere = (total des honoraires et montants forfaitaires les plus bas total des honoraires et
montants forfaitaires de loffre en question) x 100
Lors de leacutevaluation des offres financiegraveres le comiteacute deacutevaluation compare uniquement le total des
honoraires et montants forfaitaires
7httpwebgateeceuropaeueuropeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome Dans les cas exceptionnels ougrave la
veacuterification des deacutepenses doit ecirctre faite par les services de la Commission europeacuteenne eux-mecircmes les documents de lappel
doffre en ce compris le modegravele contractuel proposeacute doivent ecirctre ducircment adapteacutes
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Partie 2 eacutevaluation financiegravere
Note
maximum
possible
Soumissionna
ire 1
Soumissionnair
e 2
Soumissionnaire 3
Total des honoraires
et montants
forfaitaires
Eacutelimineacute suite
agrave leacutevaluation
technique
951 322 EUR 1 060 452 EUR
Note financiegravere
(total des honoraires
et montants
forfaitaires les moins
eacuteleveacutes total des
honoraires et
montants forfaitaires
effectifs x 100)
100 951 3221 060 452 x100
= 8971
Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points lors de
leacutevaluation technique sont retenus pour leacutevaluation financiegravere
33105 Conclusions du comiteacute deacutevaluation
Le choix de loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse reacutesulte dune pondeacuteration des notes technique
et financiegravere selon une clef de reacutepartition 8020 Autrement dit
les points attribueacutes aux offres techniques sont multiplieacutes par un coefficient de 080bull
les points attribueacutes aux offres financiegraveres sont multiplieacutes par un coefficient de 020bull
Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Partie 3 eacutevaluation pondeacutereacutee
Note maximum
possible
Soumissionnaire
1
Soumissionnaire 2 Soumissionnaire 3
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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100
Note technique
x 080
Eacutelimineacute suite agrave
leacutevaluation
technique
9922 x 080 = 7938 10000 x 080 =
8000
Note financiegravere
x 020
10000 x 020 =
2000
8971 x 020 =
1794
Note globale 7938 + 2000=
9938
8000 + 1794=
9794
Classement
final
1 2
Les notes techniques et financiegraveres pondeacutereacutees sont additionneacutees pour identifier loffre ayant obtenu la
meilleure note cest-agrave-dire le meilleur rapport qualiteacuteprix Il est essentiel que les calculs soient
effectueacutes en respectant strictement les instructions ci-dessus Le comiteacute deacutevaluation doit recommander
dattribuer le marcheacute agrave loffre atteignant la note globale la plus eacuteleveacutee agrave la condition que les piegraveces
justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection et dexclusion soient veacuterifieacutees et accepteacutees
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
En ce qui concerne les contrats de services autres que les contrats-cadres de la Commission
europeacuteenne lorsque les offres techniques sont eacutevalueacutees la preacutefeacuterence est accordeacutee aux offres
soumises par des personnes morales ou physiques des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en
consortium
Lorsque deux offres sont reconnues de qualiteacute eacuteconomique et technique eacutequivalente la preacutefeacuterence
est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si une telle offre fait deacutefaut au soumissionnaire quib)
- offre la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
- offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
- preacutesente un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de
lUnion europeacuteenne
(voir eacutegalement point 2410)
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut recommander
dattribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres etbull
correspondant agrave loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse (satisfaisant agrave lensemble des conditions
ci-dessus)
bull
ou dannuler lappel doffresbull
(voir point 2413)
Le pouvoir adjudicateur prend sa deacutecision sur la base du rapport deacutevaluation eacutetabli par le comiteacute
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe b11) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous eacutevaluateurs Le rapport
deacutevaluation doit ecirctre soumis aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne qui doivent
deacutecider si les recommandations sont accepteacutees ou non
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe b11) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les membres votants du
comiteacute deacutevaluation Le rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis aux services compeacutetents du pouvoir
adjudicateur qui deacutecide si les recommandations sont accepteacutees ou non Le pouvoir adjudicateur
soumet ensuite le rapport deacutevaluation avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne Si une
proposition dattribution est formuleacutee alors que la Commission europeacuteenne na pas encore reccedilu une
copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre transmises
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas cette proposition dattribution elle doit eacutecrire au
pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de son refus La Commission europeacuteenne peut
eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment il doit proceacuteder et lui indiquer les conditions
dans lesquelles elle pourrait endosser le contrat proposeacute sur la base de la proceacutedure dappel doffres
Si la Commission europeacuteenne accepte la deacutecision proposeacutee par le pouvoir adjudicateur ce dernier
selon la deacutecision prise soit deacutebute la proceacutedure dattribution du marcheacute (voir point 3312) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
La proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre meneacutee eacutetape par eacutetape Le principe de la soumission des offres
technique et financiegravere dans deux enveloppes seacutepareacutees permet deacuteviter quun eacutevaluateur connaisse
loffre financiegravere et soit influenceacute par le prix proposeacute lors de leacutevaluation technique de loffre Toute
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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deacuteviation de la proceacutedure deacutevaluation conduit agrave lannulation de lappel doffres Ainsi les propositions
techniques ne peuvent ecirctre noteacutees de nouveau une fois ouvertes les enveloppes financiegraveres
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps Voir la section 285
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
deacutevaluation est strictement confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses
deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de
respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des
regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la
Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
comptes europeacuteenne) Cependant des extraits du rapport deacutevaluation peuvent ecirctre communiqueacutes (voir
point 33121)
3311 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
3312 Attribution du marcheacute
33121 Notification agrave lattributaire du marcheacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX POST
Avant lexpiration de la peacuteriode de validiteacute des offres et sur la base du rapport deacutevaluation tel
quaccepteacute le pouvoir adjudicateur informe lattributaire par eacutecrit que son offre a eacuteteacute retenue (voir
modegravele de lettre en annexe a8) en lui signalant le cas eacutecheacuteant les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes
qui ont eacuteteacute corrigeacutees lors de la proceacutedure deacutevaluation
Au plus tard avant la notification de lattribution du marcheacute ou de loctroi de la subvention le
pouvoir adjudicateur doit sassurer que le tiers concerneacute (cest-agrave-dire le soumissionnaire et ses
partenaires) ne figure pas dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Dans le mecircme temps les reacutesultats sont notifieacutes au deuxiegraveme meilleur soumissionnaire (annexe
B13b) ainsi quaux autres soumissionnaires (annexe B13c)
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les lettres de notification peuvent eacutegalement ecirctre envoyeacutees par e-mails ou teacuteleacutecopies
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la Commission europeacuteenne doit formellement approuver lattribution avant
lenvoi des lettres de notification
La notification agrave lattributaire (annexe b13a) prolonge automatiquement de 60 jours la validiteacute de
loffre retenue Si le pouvoir adjudicateur est tenu dobtenir la recommandation de linstance viseacutee agrave la
section 2331 la peacuteriode de validiteacute de loffre peut ecirctre prorogeacutee jusquagrave ladoption de cette
recommandation
Dans le mecircme temps le deuxiegraveme meilleur soumissionnaire est informeacute du reacutesultat (annexe b13b) Le
pouvoir adjudicateur se reacuteserve le droit de lui attribuer le marcheacute sil savegravere impossible de signer le
contrat avec lattributaire La seconde meilleure offre est conserveacutee elle reste valable et sa peacuteriode de
validiteacute sera automatiquement eacutetendue de 60 jours en cas de notification dattribution
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur informe simultaneacutement et par eacutecrit les autres soumissionnaires
(annexe b13c) En conseacutequence leurs offres ne sont plus valables Suite agrave leur demande toute
information non confidentielle peut ecirctre transmise aux soumissionnaires non retenus Il peut sagir par
exemple des forces et faiblesses de leur offre ou de toute autre information susceptible de les aider agrave
ameacuteliorer leur offre en vue dun appel doffres futur
Degraves que le contrat est signeacute avec lattributaire le pouvoir adjudicateur doit informer le second meilleur
soumissionnaire
Disponibiliteacute des experts principaux et des remplaccedilants proposeacutes
Lorsquil lui notifie lattribution le pouvoir adjudicateur demande agrave lattributaire de confirmer la
disponibiliteacute des experts clefs dans les cinq jours suivant la date figurant sur la lettre de notification
Conformeacutement agrave la deacuteclaration de disponibiliteacute et dexclusiviteacute les experts principaux doivent accepter
le premier recrutement qui leur est proposeacute
Si lun de ses experts principaux nest plus disponible lattributaire a le droit de proposer un
remplaccedilant Cela peut ecirctre le cas par exemple lorsque lexpert a deacutejagrave eacuteteacute recruteacute dans le cadre dun
autre appel doffres Lattributaire doit justifier sa proposition de remplacement et le pouvoir
adjudicateur eacutevalue le bien-fondeacute de cette proposition Son acceptation nest pas limiteacutee agrave des cas
speacutecifiques Le pouvoir adjudicateur veacuterifie que la note globale obtenue par lexpert remplaccedilant est au
moins aussi bonne que celle de lexpert agrave remplacer En tout eacutetat de cause lexpert remplaccedilant doit
atteindre les preacuterequis minimum pour chaque critegravere deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur peut
consulter le comiteacute deacutevaluation et sentretenir avec un ou plusieurs experts remplaccedilants par teacuteleacutephone
ou videacuteoconfeacuterence
La proposition de remplacement doit intervenir au plus tard dans les quinze jours suivant la date
figurant sur la lettre de notification Au cours de cette peacuteriode de temps qui sera sa seule opportuniteacute
lattributaire pourra proposer plusieurs remplaccedilants Cependant les experts preacutesenteacutes dans les offres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des soumissionnaires non retenus dans le cadre du mecircme appel doffres ne peuvent pas ecirctre proposeacutes
en tant que remplaccedilant Le pouvoir adjudicateur pourra choisir parmi les remplaccedilants proposeacutes Si le
pouvoir adjudicateur accepte un remplaccedilant proposeacute la proposition de contrat doit inclure sa
justification
Si aucun expert remplaccedilant nest proposeacute ou si aucun deux nest acceptable le pouvoir adjudicateur
peut soit attribuer le marcheacute au second meilleur soumissionnaire (en lui offrant eacutegalement la
possibiliteacute de remplacer les experts clefs dans les mecircmes conditions) soit annuler la proceacutedure
Reacutesumeacute des scenarii
Les experts principaux sont disponiblesa)
Le soumissionnaire confirme que tous les experts principaux sont disponibles Une fois que
lattributaire a confirmeacute la disponibiliteacute des experts principaux le pouvoir adjudicateur preacutepare le
contrat pour la signature voir section 33122
Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles mais les remplaccedilants proposeacutes sont
acceptables
b)
Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibiliteacutes Dans le deacutelai imparti il lui
propose les remplaccedilants en fournissant les piegraveces justificatives attendues (qui sont identiques agrave celles
demandeacutees pour les experts initiaux) en justifiant lindisponibiliteacute de ces derniers Le pouvoir
adjudicateur veacuterifie que le remplaccedilant remplit les conditions minimales requises pour chaque critegravere
des termes de reacutefeacuterences et quil obtient une note globale au moins eacutequivalente agrave celle obtenue par
lexpert proposeacute initialement Si plusieurs experts remplaccedilants sont proposeacutes pour le mecircme poste le
pouvoir adjudicateur choisit parmi eux Lordonnateur justifie ce choix par eacutecrit lequel est joint au
contrat et en fait partie agrave part entiegravere voir section 33122
Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles et les remplaccedilants proposeacutes NE sont
PAS acceptables
c)
Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibiliteacutes Dans le deacutelai imparti il lui
propose les remplaccedilants en fournissant les piegraveces justificatives attendues (qui sont identiques agrave celles
demandeacutees pour les experts initiaux) en justifiant lindisponibiliteacute de ces derniers Le pouvoir
adjudicateur veacuterifie que lexpert remplit les conditions minimales requises pour chaque critegravere des
termes de reacutefeacuterences et quil obtient une note globale au moins eacutequivalente agrave celle obtenue par lexpert
proposeacute initialement Si aucun des remplaccedilants nest accepteacute le contrat peut alors ecirctre proposeacute au
deuxiegraveme meilleur soumissionnaire ou lappel peut ecirctre annuleacute Le deuxiegraveme meilleur soumissionnaire
devra ecirctre notifieacute en lui donnant la possibiliteacute de confirmer sa disponibiliteacuteindisponibiliteacute et de
proposer des experts remplaccedilants Le mecircme deacutelai sera appliqueacute aux reacuteponses (cest-agrave-dire entre 5 et
15 jours)
GESTION DIRECTE
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La compeacutetence pour attribuer le marcheacute annuler lappel doffres accepter ou refuser lexpert
remplaccedilant appartient agrave lordonnateur et sa deacutecision doit faire lobjet dun eacutecrit qui sera conserveacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX ANTE
La deacutecision daccepter ou non lexpert remplaccedilant dattribuer au second meilleur soumissionnaire ou
dannuler la deacutecision doit ecirctre soumise aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne qui
accepte ou non les recommandations Si cette derniegravere les refuse elle doit eacutecrire au pouvoir
adjudicateur pour lui expliquer les raisons de sa deacutecision Elle peut eacutegalement suggeacuterer au pouvoir
adjudicateur les conditions dans lesquelles elle pourrait endosser ces recommandations
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX POST
Le pouvoir adjudicateur est seul compeacutetent pour prendre ces deacutecisions Lautorisation preacutealable de
la Commission nest pas requise
Lorsque le marcheacute est attribueacute sur la base dune convention de financement qui nest pas encore signeacutee
agrave la date du lancement de lappel le pouvoir adjudicateur ne doit pas notifier les soumissionnaires
avant que cette convention nait eacuteteacute signeacutee
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33122 Approbation des experts principaux
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur et que le pays partenaire na pas eacuteteacute
inviteacute agrave participer au comiteacute en qualiteacute deacutevaluateur le cas eacutecheacuteant8 la deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne avant la signature du contrat lui notifie le nom du soumissionnaire retenu et lui demande
dapprouver les experts principaux
En cas de rejet dun expert le pays partenaire doit ducircment justifier sa position par eacutecrit (par exemple
persona non grata trouble agrave lordre public divulgation dinformations qui pourrait auraient pu avoir
une influence sur le reacutesultat de leacutevaluation) Si le pouvoir adjudicateur accepte le rejet de lexpert
principal lattributaire du marcheacute peut proposer un remplaccedilant (voir section 331211) Si le
remplacement eacutechoue le marcheacute peut ecirctre attribueacute au second meilleur soumissionnaire sil y en a un
Lagrave encore le repreacutesentant du pays partenaire a le droit dapprouver les experts principaux En cas
dabsence dun deuxiegraveme meilleur soumissionnaire ou en cas de rejet de ses experts le marcheacute est
annuleacute La demande dapprobation des experts principaux deacutecrite ci-dessus ne constitue pas une
demande dapprobation de leacutevaluation faite par la Commission europeacuteenne
Lapprobation des experts principaux devra aussi ecirctre obtenue pour tout remplacement dun expert
principal proposeacute par un contractant Le pays partenaire ne peut diffeacuterer son approbation agrave moins de
faire part agrave la Commission europeacuteenne de ses objections agrave lencontre des experts proposeacutes par eacutecrit et
en les justifiant de faccedilon deacutetailleacutee Si le pays partenaire ne donne pas ou ne refuse pas son approbation
dans les 15 jours suivant la date de la demande dapprobation lexpert est reacuteputeacute approuveacute
8Une deacuterogation est donc requise Pour des raisons pratiques il nest toutefois pas opportun de requeacuterir cette approbation
dans les cas ougrave il y a beaucoup de pays beacuteneacuteficiaires
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un remplacement dexpert ne peut ecirctre solliciteacute par le pays partenaire que si des objections ducircment
motiveacutees et justifieacutees sont formuleacutees par eacutecrit
33123 Preacuteparation du contrat et signature
Lors que le pouvoir adjudicateur preacutepare le contrat pour signature il doit proceacuteder comme suit
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un contrat (si possible imprimeacute rectoverso) en respectant la
structure suivante
note explicative conforme au format figurant agrave lannexe a6 (le cas eacutecheacuteant en incluant une
justification pour lapprobation du remplacement des experts principaux)
a)
copie de la convention de financement autorisant le projetb)
copie des publications relatives agrave lappel doffres (avis de preacute-information avis de marcheacute et liste
restreinte) rapport de seacutelection des candidatures rapport douverture des offres rapport
deacutevaluation avec la deacutecision dattribution et autres informations pertinentes)
c)
trois exemplaires (en gestion indirecte) ou deux exemplaires (en gestion directe) originaux du
contrat proposeacute eacutetabli sur la base du modegravele de contrat
d)
Les conditions geacuteneacuterales formulaires et autres informations doivent ecirctre reproduites sans modification
dans chaque contrat Seules les conditions particuliegraveres doivent ecirctre compleacuteteacutees par le pouvoir
adjudicateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur envoie le dossier du contrat agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne pour
endossement La deacuteleacutegation signe tous les originaux du contrat paraphe toutes les pages des
conditions particuliegraveres et le budget pour confirmer le financement de lUE avant de les renvoyer
au pouvoir adjudicateur Le guide pratique des proceacutedures pour les devis programmes preacutevoit
certains cas pour lesquels aucun endossement nest preacutevu
signer et dater tous les exemplaires originaux du contrat parapher toutes les conditions particuliegraveres
et le budget
bull
envoyer les exemplaires originaux signeacutes du contrat agrave lattributaire du marcheacute qui doit les
contresigner dans les trente jours suivant leur reacuteception en conserver un exemplaire et renvoyer
lautre ou les deux autres au pouvoir adjudicateur Si lattributaire ne se conforme pas agrave ces
conditions en temps utile ou si agrave un moment quelconque il ne souhaite plus ou nest plus en mesure
de signer le contrat il ne peut plus se voir attribuer le marcheacute Il faut alors preacuteparer un nouveau
contrat pour la deuxiegraveme meilleure offre conforme (pour autant quelle soit toujours valide)
bull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Agrave la reacuteception des deux exemplaires originaux signeacutes par lattributaire le pouvoir adjudicateur
veacuterifie quils correspondent strictement agrave ceux envoyeacutes avant den envoyer un au service en charge
des paiements
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires originaux signeacutes par lattributaire le pouvoir adjudicateur
adresse lun deux agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne
Le pouvoir adjudicateur sassure que le contrat a eacuteteacute signeacute par la personne ducircment habiliteacutee agrave le faire
au nom de la personne morale attributaire du marcheacute
Le contrat prend effet agrave la date de la derniegravere signature Un contrat ne peut pas entrer en vigueur avant
cette date ni couvrir de services anteacuterieurs agrave cette date
Le pouvoir adjudicateur doit conserver tous les documents relatifs agrave lattribution et agrave lexeacutecution du
contrat pour une peacuteriode minimale de 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce jusquagrave la date de
prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat
Pendant et apregraves cette peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute
avec sa politique de confidentialiteacute Ces documents doivent ecirctre disponibles pour des controcircles par la
Commission europeacuteenne des enquecirctes de lOLAF ou des veacuterifications de la Cour des Comptes
Le contrat proposeacute doit suivre lannexe b8
33124 Publication de lattribution du marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure le pouvoir adjudicateur informe dans les meilleurs deacutelais les candidats et
soumissionnaires des deacutecisions relatives agrave lattribution du marcheacute y compris les motifs pour lesquels il
renonce le cas eacutecheacuteant agrave lattribuer
Une fois le contrat signeacute le pouvoir adjudicateur preacutepare sans deacutelai lavis de dattribution en utilisant
le modegravele de lannexe b14 et lenvoie par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour
publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid (voir le guide
des publications agrave lannexe a11e) Le cas eacutecheacuteant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et
la publication et dans tout autre meacutedia approprieacute
Lavis dattribution de marcheacute est publieacute si la valeur du marcheacute est supeacuterieure au seuil international (agrave
300 000 EUR) agrave moins que le marcheacute nait eacuteteacute deacuteclareacute secret (et que cela soit toujours de mise au
moment de lattribution) ou que son exeacutecution saccompagne de mesures de seacutecuriteacute particuliegraveres ou
lorsque la protection des inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire lexige et
lorsque la publication de lavis dattribution du marcheacute nest pas jugeacutee approprieacutee
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur doit enregistrer toute statistique concernant lattribution du
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute notamment son montant le nom de lattributaire et des autres soumissionnaires
Voir la section 29
3313 Mise agrave disposition et remplacement des experts
Lorsque la proceacutedure dappel doffres implique la mise agrave disposition dexperts le titulaire du marcheacute
est tenu de fournir les experts speacutecifieacutes dans son offre Cette exigence peut prendre diffeacuterentes formes
Quelles quen soient les modaliteacutes les experts principaux que le titulaire du marcheacute doit mettre agrave
disposition doivent ecirctre identifieacutes et deacutesigneacutes dans le contrat
Le comiteacute peut recommander quun soumissionnaire soit exclu et son offre consideacutereacutee comme
irreacuteguliegravere au cas ougrave la socieacuteteacute etou les experts proposeacutes dissimulent volontairement le fait que tout
ou partie de leacutequipe proposeacutee dans leur offre est indisponible agrave partir de la date preacutevue dans le dossier
dappel doffres pour le deacutemarrage de la mission ou sil est eacutetabli que la socieacuteteacute a proposeacute des noms
dexperts sans obtenir leur consentement Dans ces cas il convient de rappeler que le soumissionnaire
ou le titulaire peut eacutegalement ecirctre frappeacute de sanctions administratives et financiegraveres imposeacutees par la
Commission europeacuteenne telles que preacutevues agrave la section 234 du preacutesent guide pouvant aller jusquagrave
leur exclusion dautres marcheacutes financeacutes par lUnion europeacuteenne
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le pouvoir adjudicateur peut annuler le contrat sur la base de larticle 363 (m) des conditions
geacuteneacuterales sil apprend quun soumissionnaire a confirmeacute la disponibiliteacute dun expert principal et
signeacute le contrat tout en dissimulant intentionnellement lindisponibiliteacute de ce dernier agrave la date
daffectation preacutevue dans le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede lannulation du marcheacute requiert lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Toutefois le contrat ne doit pas seulement identifier le personnel principal devant ecirctre fourni mais
eacutegalement speacutecifier leurs qualifications et expeacuterience attendues Cela est important dans le cas ougrave le
titulaire du marcheacute doit remplacer des membres de ce personnel lors de la mise en œuvre de
laction
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le titulaire du marcheacute doit dabord obtenir par eacutecrit laccord preacutealable du pouvoir adjudicateur en
justifiant sa demande de remplacement Le pouvoir adjudicateur dispose de 30 jours agrave partir de la
date de reacuteception de la demande pour faire connaicirctre sa reacuteponse
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
Le titulaire du marcheacute doit de sa propre initiative proposer un remplacement dans les cas suivants
- en cas de deacutecegraves de maladie grave ou daccident dun membre du personnel
- sil savegravere neacutecessaire de remplacer un membre du personnel pour toute autre raison indeacutependante
de la volonteacute du titulaire du marcheacute (par exemple deacutemission etc)
GESTION DIRECTE GESTION INDIRECTE avec controcircles ex-post
En cours de mise en œuvre le pouvoir adjudicateur peut demander par eacutecrit le remplacement dun
membre du personnel en motivant sa demande sil lestime incompeacutetent ou inadapteacute pour les
objectifs du contrat Le titulaire du marcheacute doit ecirctre inviteacute agrave fournir ses propres observations et
celles du membre du personnel agrave une telle demande
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la demande de remplacement requiert lautorisation preacutealable de la
Commission europeacuteenne
Lorsquun membre du personnel doit ecirctre remplaceacute lors de la mise en œuvre du marcheacute le remplaccedilant
doit posseacuteder des qualifications et une expeacuterience au moins eacutequivalentes agrave celles de lexpert remplaceacute
et ses honoraires ne peuvent en aucun cas deacutepasser ceux de lexpert remplaceacute Au cas ougrave le titulaire du
marcheacute ne serait pas en mesure de fournir un remplaccedilant ayant des qualifications etou une expeacuterience
eacutequivalentes le pouvoir adjudicateur peut soit reacutesilier le marcheacute sil estime que la bonne exeacutecution de
celui-ci est compromise soit sil estime que ce nest pas le cas accepter le remplaccedilant auquel cas les
honoraires de ce dernier doivent ecirctre reneacutegocieacutes agrave la baisse pour refleacuteter le niveau adeacutequat de
reacutemuneacuteration Les frais suppleacutementaires occasionneacutes par le remplacement dun membre du personnel
sont agrave la charge du titulaire du marcheacute sauf dans les cas de remplacement suite agrave un deacutecegraves ou lorsque
le pouvoir adjudicateur demande un remplacement non preacutevu contractuellement Si lexpert nest pas
remplaceacute immeacutediatement et quun certain laps de temps seacutecoule avant que le nouvel expert prenne ses
fonctions le pouvoir adjudicateur peut demander au titulaire du marcheacute daffecter au projet un expert
temporaire en attendant larriveacutee du nouvel expert ou de prendre dautres mesures pour compenser
labsence temporaire de lexpert remplaccedilant En tout eacutetat de cause le pouvoir adjudicateur ne versera
aucune reacutemuneacuteration pour la peacuteriode dabsence de lexpert ou de son remplacement (que ce dernier soit
temporaire ou deacutefinitif)
34 Proceacutedure dattribution des marcheacutes dun montant infeacuterieur agrave 300 000 EUR
341 Contrats-cadres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les services dun montant supeacuterieur agrave 20 000 EUR et infeacuterieur agrave 300 000 EUR9 peuvent faire lobjet
dun contrat attribueacute au moyen du contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 entreacute en vigueur le
1er janvier 2014 et valable jusquau 31 deacutecembre 2017 Il sagit dun contrat-cadre multiple avec
remise en concurrence Des informations deacutetailleacutees sur le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 sont
disponibles sur lintranet dEuropeAid Les informations reprises au point 34 ne sappliquent quau
Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013
3411 Conditions dutilisation
Le contrat-cadre peut ecirctre utiliseacute pour toutes les opeacuterations qui entrent dans son champ dapplication et
lorsque le pouvoir adjudicateur est la Commission europeacuteenne agissant pour le compte des pays
partenaires ou pour des inteacuterecircts communs
Ces opeacuterations doivent remplir les cinq conditions suivantes
elles doivent ecirctre meneacutees dans linteacuterecirct exclusif de pays tiers beacuteneacuteficiant de laide exteacuterieure
de lUnion ou dans linteacuterecirct de la Commission europeacuteenne ainsi que de pays tiers beacuteneacuteficiant
de laide exteacuterieure de lUE
a)
elles doivent ecirctre financeacutees au moyen de fonds alloueacutes agrave laide exteacuterieure (rubrique 4 du
CFP)
b)
le montant de chaque contrat speacutecifique ne peut pas deacutepasser 300 000 EUR avenants
compris
c)
les prestations demandeacutees ne peuvent pas ecirctre supeacuterieures agrave 260 jours de travail par expert et
la dureacutee totale dun contrat speacutecifique ne peut pas deacutepasser 730 jours calendaires avenants
compris
d)
lutilisation du module CRIS Contrats-cadres pour lattribution du contrat speacutecifique est
obligatoire pour tous les services de la Commission (siegravege et deacuteleacutegations)
e)
Le contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 peut ecirctre utiliseacute par dautres entiteacutes chargeacutees de la gestion de fonds
alloueacutes agrave laide exteacuterieure avec lautorisation dEuropeAid et agrave condition que les opeacuterations envisageacutees
remplissent les exigences preacuteciteacutees Seuls les contrats speacutecifiques passeacutes en application du contrat-
cadre Beacuteneacuteficiaires sont preacuteceacutedeacutes dun engagement budgeacutetaire
Seuls les contrats speacutecifiques conclus en vertu du contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires doivent ecirctre preacuteceacutedeacutes
dun engagement budgeacutetaire et requiegraverent donc que les creacutedits neacutecessaires pour couvrir les services
demandeacutes soient disponibles Le contrat-cadre lui-mecircme ne creacutee aucune obligation directe car les
contrats dachat de services ne sont conclus que lors de la signature des contrats speacutecifiques Le
contrat-cadre nest donc pas preacuteceacutedeacute dun engagement budgeacutetaire Toutefois une estimation de son
utilisation par lot est inscrite dans le systegraveme comptable
9 Le recours agrave des contrats-cadres de services pour des montants supeacuterieurs agrave 300 000 EUR peut ecirctre autoriseacute sur la base
dune note dinstruction du Directeur geacuteneacuteral
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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Le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires permet de recruter rapidement et de faccedilon transparente des experts
pour toutes les opeacuterations du cycle du projet Il comprend plusieurs lots theacutematiques Pour chaque lot
plusieurs contractants ont eacuteteacute seacutelectionneacutes (au nombre de 64 ou 3 contractants selon le lot) Il sagit de
consortiums repreacutesenteacutes par un chef de file Le chef de file est deacutesigneacute par les autres partenaires pour
agir en son nom pour les besoins du marcheacute Le chef de file est seul habiliteacute agrave engager le consortium
Par conseacutequent il est le seul point de contact entre le pouvoir adjudicateur et le consortium
3412 Proceacutedure
Vu quil sagit dun contrat-cadre multiple avec remise en concurrence pour chaque demande de
services lattribution du marcheacute speacutecifique seffectue selon la proceacutedure deacutecrite plus bas Un contrat
speacutecifique ne peut ecirctre lanceacute que pendant la peacuteriode de validiteacute du Contrat-cadre
Les formulaires eacutelaboreacutes pour le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 doivent ecirctre utiliseacutes agrave chaque eacutetape
de la proceacutedure
Consultationa)
Une demande de services doit ecirctre envoyeacutee au moins agrave 3 contractants-cadre dun mecircme lot Lorsque
dans un lot qui ne comporte que trois contractants-cadres un ou deux dentre eux se trouvent dans
limpossibiliteacute de remettre une offre (parce quils se trouvent dans une situation de conflit dinteacuterecircts
dans une situation dexclusion ou parce quils sont indisponibles pour des raisons ducircment justifieacutees) il
est toutefois permis de consulter le ou les contractants-cadres restants et deacutevaluer leurs offres Si au
moins une des offres satisfait aux critegraveres de seacutelection et dattribution le gestionnaire du projet peut
attribuer le contrat sur cette base
Si au contraire aucune offre qualitativement etou financiegraverement satisfaisante na eacuteteacute reccedilue
lordonnateur compeacutetent peut simplement annuler la consultation ou lannuler et soit
relancer la consultation avec dautres contractants-cadres (pour les lots qui comportent plus de trois
contractants-cadres) sans modifier les termes de reacutefeacuterence
1
lancer une nouvelle consultation apregraves avoir examineacute et reformuleacute les termes de reacutefeacuterence2
entamer une proceacutedure neacutegocieacutee avec un ou plusieurs soumissionnaires de son choix parmi ceux
ayant pris part agrave linvitation agrave soumissionner pour obtenir deux de meilleures offres que celles
reccedilues dans le cadre de la consultation (NB les termes de la consultation initiale ne peuvent pas
ecirctre alteacutereacutes de maniegravere significative)
3
entamer une proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle indeacutependamment du contrat-cadre4
La consultation doit respecter les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de
traitement de non-discrimination et de mise en concurrence reacuteelle et les termes du contrat-cadre
Les offres doivent ecirctre envoyeacutees par courriel agrave une boicircte fonctionnelle dont ladresse est speacutecifieacutee dans
la demande Cette boicircte fonctionnelle ne doit ecirctre accessible quaux personnes autoriseacutees par
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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lordonnateur Si loffre est envoyeacutee agrave une autre adresse elle pourra ecirctre rejeteacutee Les TdR speacutecifiques
(Termes de reacutefeacuterence) du futur contrat speacutecifique sont joints agrave la demande afin de fournir toutes les
informations neacutecessaires aux contractants-cadre pour remettre une offre Les Termes de reacutefeacuterence
doivent indiquer clairement comment assurer la conformiteacute des reacutesultats obtenus avec les reacutesultats
demandeacutes Leur qualiteacute en particulier leur clarteacute est deacuteterminante pour la qualiteacute de loffre et la
reacuteussite de la mission Le deacutelai contractuel de remise des offres est au minimum de 14 jours agrave partir de
lenvoi de la demande Il est possible deacutetendre ce deacutelai si besoin est Pour le lot 5 laquoConfeacuterencesraquo le
deacutelai de remise des offres peut ecirctre reacuteduit agrave 7 jours pour les eacuteveacutenements dont le nombre de participants
nexcegravede pas 15 personnes
Les Contractants-cadre peuvent demander des eacuteclaircissements Les reacuteponses sont envoyeacutees
simultaneacutement agrave tous les contractants-cadre consulteacutes Si des changements opeacutereacutes pendant la phase de
consultation peuvent avoir un impact sur lidentification des experts la date de remise des offres doit
ecirctre adapteacutee en conseacutequence
Eacutevaluation des offresb)
Les offres sont valables 14 jours calendrier apregraves la date limite de soumission Les offres reccedilues quel
que soit leur nombre doivent ecirctre eacutevalueacutees
Les eacutevaluateurs doivent au moins ecirctre au nombre de trois lun deux pouvant ecirctre un repreacutesentant du
pays partenaire Cependant sur la base dune analyse des risques reacutealiseacutee par le pouvoir adjudicateur
un comiteacute deacutevaluation formel peut ecirctre deacutesigneacute
Seules les offres conformes aux critegraveres suivants seront eacutevalueacutees
respect du deacutelai des remises des offres conformiteacute avec les regravegles deacuteligibiliteacute en vertu de
linstrument applicable au marcheacute
bull
les honoraires nexcegravedent pas les maximum contractuels notamment ceux inclus dans le budget
ventileacute dun contrat agrave prix forfaitaire (sagissant du lot 5 le montant forfaitaire proposeacuteet honoraires
eacuteventuels)
bull
le cas eacutecheacuteant le budget proposeacute nest pas deacutepasseacutebull
sagissant du lot 5 respect des aptitudes minimum telles que requises par les termes de reacutefeacuterences
speacutecifiques
bull
Le pouvoir adjudicateur seacutelectionne loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix10
Le pouvoir adjudicateur compeacutetent deacutefinit preacuteciseacutement dans la grille deacutevaluation les critegraveres de
seacutelection permettant deacutevaluer la qualiteacute technique des offres ainsi que leur pondeacuteration respective
Sauf mention expresse contraire dans la demande de services si lun des experts ne respecte pas lune
10En appliquant une pondeacuteration agrave la qualiteacute technique et au prix selon un ratio de 8020 Pour le lot 5 laquo Confeacuterences raquo le
ratio est de 5050
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des exigences minimales fixeacutees dans le cahier des charges sa note sera eacutegale agrave 0 et loffre devra ecirctre
rejeteacutee dans son inteacutegraliteacute Par conseacutequent il est recommandeacute daccorder une attention particuliegravere
aux exigences minimales et dutiliser des termes qui impliquent une exigence minimale (par exemple
expeacuterience dans au moins trois pays en deacuteveloppement niveau de maicirctrise de langlais au moins
eacutequivalent agrave C1 etc)
Sauf indication contraire figurant dans la grille deacutevaluation toute offre obtenant une note infeacuterieure agrave
75 sur 100 au stade de leacutevaluation de la qualiteacute technique est automatiquement rejeteacutee Loffre arriveacutee
en tecircte agrave lissue de leacutevaluation de la qualiteacute technique reccediloit une note de 100 points (en utilisant la
formule de calcul automatique telle quexpliqueacutee au point 33103)
Sagissant de leacutevaluation financiegravere dans le cas dun marcheacute speacutecifique agrave prix unitaires (cest-agrave-dire des
honoraires) les reacuteserves pour deacutepenses accessoires et pour eacutevaluation des deacutepenses ne seront pas
prises en compte lors de la comparaison des offres financiegraveres En revanche pour le lot 5 leacutevaluation
financiegravere se fait sur la totaliteacute du prix Sagissant de leacutevaluation financiegravere dans le cas dun marcheacute
speacutecifique agrave prix forfaitaire leacutevaluation financiegravere se fait sur la totaliteacute du prix Loffre incluant le prix
le plus bas reccediloit une note financiegravere de 100(en utilisant la formule de calcul automatique telle
quexpliqueacutee au point 33104)
Le meilleur rapport qualiteacuteprix est deacutetermineacute en pondeacuterant les notes technique et financiegravere (en
utilisant la formule de calcul automatique comme expliqueacute au point 33105)
Si aucune offre ne peut ecirctre retenue le gestionnaire du projet peut apregraves avoir examineacute les TdR
speacutecifiques modifier la demande et la soumettre une nouvelle fois aux mecircmes contractants-cadre
Les reacutesultats de leacutevaluation et la deacutecision dattribution doivent ecirctre communiqueacutes au plus tard 14 jours
apregraves la date limite de reacuteception des offres agrave tous les contractants-cadre ayant soumis une offre La
notification est aussi obligatoire lorsquune nouvelle demande de services est envoyeacutee aux mecircmes
contractants cadres (relance) Le pouvoir adjudicateur peut signer le contrat degraves que la notification a eu
lieu Il ny a pas de peacuteriode dattente entre la notification et la signature
Signature du contrat speacutecifiquec)
Le contrat speacutecifique est constitueacute par la lettre de mission les termes de reacutefeacuterence speacutecifiques la
meacutethodologie eacuteventuelle et loffre financiegravere Il entre en vigueur degraves la notification de la signature du
contrat speacutecifique par le pouvoir adjudicateur Une copie du contrat speacutecifique signeacute par le pouvoir
adjudicateur doit ecirctre envoyeacutee par fax au contractant-cadre retenu Ce dernier peut alors commencer agrave
exeacutecuter les services demandeacutes Deux exemplaires du contrat speacutecifique sont envoyeacutes par courrier
pour signature au contractant-cadre retenu
Eacutevaluation des prestations du contractant-cadred)
Le formulaire deacutevaluation des prestations du contractant-cadre doit ecirctre rempli une fois que la mission
est termineacutee Cette eacutevaluation porte sur la qualiteacute de lexeacutecution des prestations rendues par le
contractant-cadre et doit ecirctre transmise agrave ce dernier afin quil puisse faire part de ses observations
eacuteventuelles
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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342 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR en fonction du contexte et des besoins (tels
que la disponibiliteacute des services requis dans les diffeacuterents lots du contrat-cadre ou dans le pays
partenaire le temps et le budget disponibleshellip) le pouvoir adjudicateur peut utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee concurrentielle sans publication dun avis de marcheacute plutocirct que de recourir au contrat-cadre
Il convient toutefois de noter que la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle prend plus de temps que de
lancer une demande de service via le contrat-cadre
Le pouvoir adjudicateur eacutelabore une liste de trois prestataires de services de son choix minimum en
justifiant son choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier
dappel doffres Il convient dutiliser les annexes approprieacutees (grille de conformiteacute administrative
marcheacute avis de marcheacute lettre dinvitation instructions aux soumissionnaires liste des
soumissionnaires inviteacutes agrave deacuteposer une offre formulaire de soumission) pour cette proceacutedure
Sagissant des autres documents constitutifs du dossier dappel doffres les annexes ordinaires doivent
ecirctre utiliseacutees Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est inclus dans le dossier dappel doffres
simplifieacute car il contient dimportantes informations pour les prestataires de service qui seront inviteacutes agrave
soumissionner Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date
et agrave lheure indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la
date denvoi de la lettre dinvitation agrave soumissionner doit ecirctre accordeacute aux candidats choisis Les offres
doivent ecirctre ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation nommeacute par le pouvoir adjudicateur
disposant des compeacutetences techniques et administratives neacutecessaires
Pour lutilisation de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle les soumissionnaires peuvent eacutegalement
ecirctre choisis sur une liste de soumissionnaires potentiels Cette liste doit ecirctre eacutetablie suite agrave un appel agrave
manifestation dinteacuterecirct dont la dureacutee de validiteacute est de 4 ans agrave compter de la date de lappel Le cadre
leacutegal de cette proceacutedure sera deacuteveloppeacute pour permettre son utilisation ulteacuterieurement
Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur le plan administratif et technique le marcheacute peut ecirctre attribueacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
Dans le cas dun eacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le contrat peut ecirctre conclu par
proceacutedure neacutegocieacutee (voir section 3241) La proceacutedure deacutevaluation des offres et dattribution du
marcheacute est la mecircme que dans le cadre de la proceacutedure dappel doffres restreint (voir points 339 agrave
33122)
Exceptionnellement les pouvoirs adjudicateurs peuvent utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
pour ce qui concerne les services juridiques conformeacutement agrave la nomenclature du vocabulaire commun
pour les marcheacutes publics11
quel que soit le montant estimeacute du marcheacute12
11httpeur-lexeuropaeuLexUriServLexUriServdouri=OJL200807400010375FRPDF12 Certains services juridiques peuvent ecirctre fournis agrave lissue dune proceacutedure neacutegocieacutee voir point 3241
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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35 Modification des contrats de services
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Toute modification justifieacutee impliquant un changement dans la valeur totale du marcheacute doit ecirctre
effectueacutee par avenant
Lachat de prestations additionnelles consistant en une reacutepeacutetition de services similaires agrave ceux preacutevus
dans le contrat initial est consideacutereacute comme une proceacutedure neacutegocieacutee (voir point 3241) impliquant la
signature soit dun avenant soit un nouveau contrat
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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4 Marcheacutes de fournitures
41 Introduction
Les marcheacutes de fournitures ont pour objet lachat le creacutedit-bail la location ou la location-vente avec
ou sans option dachat de produits Sagissant des marcheacutes mixtes voir point 249
42 Proceacutedures de passation des marcheacutes
421 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR
4211 Proceacutedure ouverte internationale
Tous les marcheacutes de fournitures au-delagrave de ce seuil font lobjet dun appel doffres ouvert international
apregraves publication dune preacutevision individuelle de marcheacute et dun avis de marcheacute comme preacutevu agrave la
section 43
422 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure agrave 100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Ces marcheacutes de fournitures peuvent faire lobjet dun appel doffres ouvert local
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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4221 Proceacutedure ouverte locale
Dans ce cas les marcheacutes de fournitures font lobjet dune proceacutedure dappel doffres ouvert local pour
laquelle lavis de marcheacute est publieacute dans le pays partenaire et sur le site internet avec ladresse agrave
laquelle les entreprises peuvent se procurer des informations suppleacutementaires Pour plus de deacutetails
voir section 44
423 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR
Ces marcheacutes de fournitures peuvent faire lobjet dune proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
4231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Les marcheacutes de fournitures dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR font lobjet dune proceacutedure
neacutegocieacutee concurrentielle Le pouvoir adjudicateur envoie une invitation agrave soumissionner agrave trois
candidats de son choix sans neacutecessiteacute de publier un avis de marcheacute mais en justifiant son choix Pour
plus de deacutetails voir section 45
424 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de fournitures dune valeur eacutegale ou infeacuterieure agrave
20 000 EUR sur la base dune seule offre Voir point 248
Les paiements effectueacutes pour des deacutepenses dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 2 500 EUR peuvent
prendre la forme dun simple remboursement de facture sans acceptation preacutealable dune offre
425 Proceacutedures applicables sans seuil
4251 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne pour
utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de fournitures peuvent ecirctre passeacutes apregraves proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
Lorsque cela savegravere absolument neacutecessaire pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant
deacuteveacutenements impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre
imputables les deacutelais ordinaires exigeacutes par les proceacutedures concurrentielles ne peuvent ecirctre
respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des regravegles dapplication du regraveglement financier
applicable au budget de lUE1
lorsque les fournitures ne peuvent provenir que dun fournisseur unique parce que i) lobjet du
marcheacute est la creacuteation ou lacquisition dune œuvre dart ou dune performance artistique unique ii)
il y a absence de concurrence pour des raisons techniques iii) la protection de droits dexclusiviteacute
notamment de droits de proprieacuteteacute intellectuelle doit ecirctre assureacutee (par exemple lorsque lexeacutecution
du marcheacute est reacuteserveacutee exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences de brevets) Les
exceptions mentionneacutees aux points ii) et iii) ne sappliquent que lorsquil nexiste aucune solution
alternative ou de remplacement raisonnable et que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune
restriction artificielle des paramegravetres lors de la deacutefinition du marcheacute
b)
pour les livraisons compleacutementaires effectueacutees par le fournisseur initial et destineacutees soit au
renouvellement partiel de fournitures ou dinstallations soit agrave lextension de fournitures ou
dinstallations existantes lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur agrave
acqueacuterir des fournitures preacutesentant des caracteacuteristiques techniques diffeacuterentes entraicircnant une
incompatibiliteacute ou des difficulteacutes techniques dutilisation et dentretien disproportionneacutees
c)
lorsquun appel doffres est demeureacute infructueux cest-agrave-dire na donneacute aucune offre meacuteritant decirctre
retenue sur le plan qualitatif etou financier dans ces cas apregraves annulation de lappel doffres le
pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les soumissionnaires de son choix
qui ont participeacute agrave lappel doffres et remplissent les critegraveres de seacutelection pour autant que les
documents de marcheacute initiaux ne soient pas substantiellement modifieacutes et en respectant le principe
deacutegaliteacute de traitement
d)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales conformeacutement aux dispositions administratives en vigueur ou lorsque la protection des
inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire lexige pour autant que les inteacuterecircts
e)
1 laquoLAssistance durgenceraquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
mentionneacutee au a) principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lannexe IV de lAccord
de Cotonou Lassistance durgence lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Pour les PTOM
voir aussi larticle 79 paragraphe 5 de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres mesures Ces mesures peuvent consister
agrave imposer des conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des informations que le pouvoir
adjudicateur met agrave disposition dans le cadre de la proceacutedure de passation de marcheacute
pour les marcheacutes portant sur des fournitures coteacutees et acheteacutees agrave une bourse de matiegraveres premiegraveresf)
pour les marcheacutes portant sur des achats de fournitures agrave des conditions particuliegraverement
avantageuses soit aupregraves dun fournisseur cessant deacutefinitivement ses activiteacutes commerciales soit
aupregraves de liquidateurs dans le cadre dune proceacutedure dinsolvabiliteacute dun concordat judiciaire ou
dune proceacutedure de mecircme nature selon le droit national
g)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existanth)
lorsque les produits concerneacutes sont fabriqueacutes uniquement agrave des fins de recherche dexpeacuterimentation
deacutetude ou de deacuteveloppement toutefois ces marcheacutes ne comprennent pas la production en quantiteacutes
visant agrave eacutetablir la viabiliteacute commerciale du produit ou agrave amortir les frais de recherche et de
deacuteveloppement
i)
pour lachat de reacuteseaux de communications publics au sens de larticle 2 point d) de la directive
200221CE2
j)
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un rapport de neacutegociation (voir modegravele annexe a10) deacutecrivant la
maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant la deacutecision dattribution du marcheacute Les
proceacutedures preacutesenteacutees au point 43111 et 43112 doivent ecirctre suivies par analogie et le rapport de
neacutegociation inclus dans le dossier contractuel
4252 Systegraveme dacquisition dynamique
Un systegraveme dacquisition dynamique est un proceacutedeacute complegravetement eacutelectronique pour des achats
dusage courant qui est limiteacute dans la dureacutee (4 anneacutees au maximum) Un avis de marcheacute est publieacute
pour inviter des offres indicatives qui devraient ecirctre eacutevalueacutees dans les 15 jours Les
soumissionnaires qui se conforment aux speacutecifications sont admis au systegraveme Le systegraveme est
ouvert pendant sa validiteacute agrave tout opeacuterateur eacuteconomique qui reacutepond aux critegraveres de seacutelection et a
soumis une offre indicative jugeacutee conforme
Pour chaque contrat individuel un avis de marcheacute simplifieacute est publieacute en donnant aux
soumissionnaires qui nont pas encore eacuteteacute admis au systegraveme la possibiliteacute de soumettre une offre
indicative dans les 15 jours Le pouvoir adjudicateur invite alors tous les soumissionnaires admis au
systegraveme agrave soumettre une offre dans un deacutelai raisonnable Le marcheacute sera attribueacute au
soumissionnaire qui a soumis loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix sur la base des
2 On entend par laquoreacuteseau de communications publicraquo un reacuteseau de communications eacutelectroniques utiliseacute entiegraverement ou
principalement pour la fourniture de services de communications eacutelectroniques accessibles au public permettant la
transmission dinformations entre les points de terminaison du reacuteseau
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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critegraveres dattribution speacutecifieacutes dans lavis de marcheacute pour leacutetablissement du systegraveme dacquisition
dynamique
Le pouvoir adjudicateur ne peut pas recourir agrave ce systegraveme pour empecirccher pour restreindre ou pour
fausser la concurrence
Le cadre juridique de cette proceacutedure est deacutefini pour une utilisation future mais les outils
informatiques (confidentialiteacute seacutecuriteacute) ne sont pas encore disponibles agrave la Commission
europeacuteenne
4253 Dialogue compeacutetitif
Voir la section 247 pour plus de deacutetails
4254 Contrat-cadre
Voir la section 245 pour plus de deacutetails
43 Appel doffres ouvert international pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ousupeacuterieure agrave 300 000 EUR
431 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et une
transparence approprieacutee chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dun avis de
preacute-information et dun avis de marcheacute conformeacutement aux lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe a11e)
4311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer Il doit indiquer de maniegravere succincte lobjet et le contenu des marcheacutes
concerneacutes (Voir modegravele agrave lannexe c1) Sagissant dune preacutevision cette publication nengage pas le
pouvoir adjudicateur agrave financer les marcheacutes proposeacutes Les fournisseurs inteacuteresseacutes ne doivent donc pas
envoyer doffres agrave ce stade
Les avis de preacute-information doivent ecirctre publieacutes au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site
internet dEuropeAid3 et dans tout autre meacutedia approprieacute conformeacutement aux lignes directrices relatives
agrave la publication (voir annexe a11e)
3 Voir httpeceuropaeueuropeaidindex_enhtm
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de preacute-information agrave publier doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour
publication par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele
figurant agrave lannexe c1 au moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire
pour permettre deffectuer leur traduction Elles doivent ecirctre publieacutees au moins 30 jours avant lavis
de marcheacute correspondant
4312 Publication des avis de marcheacutes
En plus de la publication des avis de preacute-information tous les marcheacutes de fournitures dune valeur
supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000 EUR doivent donner lieu agrave la publication dun avis de marcheacute au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia
approprieacute conformeacutement aux lignes directrices relatives agrave la publication (voir annexe a11e) Un deacutelai
minimum de 30 jours doit ecirctre respecteacute entre la publication de lavis de preacute-information et celle de
lavis de marcheacute
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de marcheacute en utilisant lannexe c2 et lenvoie en temps utile agrave la
Commission europeacuteenne par voie eacutelectronique
Le cas eacutecheacuteant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et la publication et dans tout autre
meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes et les dossiers dappel doffres doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique
pour publication par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele
figurant agrave lannexe c2 au moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire
pour permettre leur traduction
Le texte de lavis doit donner aux fournisseurs inteacuteresseacutes linformation neacutecessaire pour leur permettre
de deacuteterminer leur capaciteacute agrave exeacutecuter le marcheacute en question Le cas eacutecheacuteant lavis de marcheacute publieacute
localement doit ecirctre identique agrave celui publieacute sur le site internet dEuropeAid et il doit ecirctre publieacute
simultaneacutement
Le dossier dappel doffres pour le contrat concerneacute est publieacute sur le site internet dEuropeAid mais il
doit ecirctre transmis aux fournisseurs inteacuteresseacutes sur demande
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe a5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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(voir annexe a11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
432 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que les documents dappel doffres soient reacutedigeacutes soigneusement non seulement pour
mener agrave bien la proceacutedure de passation du marcheacute mais aussi pour en assurer la bonne exeacutecution
Les documents dappel doffres doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux
soumissionnaires potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de
non-conformiteacute critegraveres dattribution etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques
Les speacutecifications techniques doivent permettre leacutegaliteacute daccegraves des candidats et soumissionnaires et
ne pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence
Elles deacutefinissent les caracteacuteristiques requises dun produit dun service ou dun mateacuteriau ou ouvrage au
regard de lusage auquel ils sont destineacutes par le pouvoir adjudicateur
Ces caracteacuteristiques peuvent inclure sil y a lieu
Une deacutefinition preacutecise des fonctions agrave effectuera)
les niveaux minimum de qualiteacuteb)
les niveaux de la performance environnementale et climatiquec)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques les critegraveres daccessibiliteacute pour
les personnes handicapeacutees ou la conception pour tous les utilisateurs dans tous les cas ducircment
justifieacutes
d)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacutee)
la performance ou lutilisation de la fourniture (aptitude agrave lemploi)f)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris la deacutenomination de vente et les instructions dutilisation la
terminologie les symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage
les processus et meacutethodes de production
g)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
Les marcheacutes de fournitures eacutetant souvent complexes sur le plan technique la preacuteparation du dossier
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dappel doffres - en particulier les speacutecifications techniques - peut requeacuterir lintervention dun ou de
plusieurs speacutecialiste(s) technique(s) externe(s) Chaque speacutecialiste doit signer une deacuteclaration
dobjectiviteacute et de confidentialiteacute (voir annexe a3)
Comme pour les termes de reacutefeacuterence dans le cas des marcheacutes de services il importe daccorder une
attention particuliegravere agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques relatives aux fournitures faisant
lobjet de lappel doffres En effet les speacutecifications techniques sont deacuteterminantes pour le succegraves de
lappel doffres et la bonne exeacutecution du marcheacute de fournitures et du projet
Les speacutecifications techniques indiquent - le cas eacutecheacuteant lot par lot - la nature exacte et les
caracteacuteristiques de fonctionnement des fournitures Le cas eacutecheacuteant elles preacutecisent eacutegalement les
conditions de livraison et dinstallation de formation et de service apregraves-vente
Il est essentiel que les caracteacuteristiques de fonctionnement correspondent agrave lobjet preacutevu Si une reacuteunion
dinformation ou une visite sur site savegravere neacutecessaire pour clarifier les normes techniques du site sur
lequel les fournitures sont agrave installer les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner
ainsi que les dispositions preacutecises prises agrave cet effet
Les speacutecifications techniques visent agrave deacutefinir les fournitures requises avec preacutecision Les normes de
qualiteacute minimales deacutefinies par les speacutecifications techniques permettront au comiteacute deacutevaluation de
deacuteterminer les offres techniquement acceptables
Agrave moins que la nature du marcheacute ne le justifie sont prohibeacutees les speacutecifications techniques qui
mentionnent ou deacutecrivent des produits dune fabrication et dune provenance deacutetermineacutees et qui agrave ce
titre ont pour effet de favoriser ou deacutecarter certains produits Toutefois lorsque les produits ne
peuvent ecirctre autrement deacutecrits en termes suffisamment preacutecis et intelligibles ils peuvent ecirctre identifieacutes
par leur nom commercial suivi obligatoirement de la mention laquo ou eacutequivalents raquo
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit approuver le dossier dappel doffres avant son envoi La pratique
standard est de consulter eacutegalement le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les autres parties
concerneacutees et dobtenir son (leur) approbation sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
A Instructions aux soumissionnaires
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
125
B Projet de contrat conditions particuliegraveres et annexes (y inclus les speacutecifications techniques)
C Informations compleacutementaires
D Formulaire de soumission de loffre pour un contrat de fourniture
Voir modegravele standard en annexe c4
Les documents dappel doffres doivent eacutetablir clairement si loffre doit ecirctre faite agrave prix ferme et non
reacutevisable Les prix devraient normalement ecirctre deacutetermineacutes et non sujets agrave reacutevision Cependant dans
des cas speacutecifiques une clause de reacutevision de prix pourrait ecirctre justifieacutee Dans ce cas de telles clauses
doivent eacutetablir les conditions etou les formules selon lesquelles le prix peut ecirctre reacuteviseacute en cours de
contrat (article 269 des conditions particuliegraveres) Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment
compte
de lobjet de la proceacutedure de passation de marcheacute et de la conjoncture eacuteconomique dans laquelle il
aura lieu
a)
de la nature et de la dureacutee des tacircches et du contrat b)
de ses inteacuterecircts financiersc)
Lobjet dune telle garantie est dassurer le pouvoir adjudicateur que les offres soumises ne seront pas
retireacutees Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission sil lestime approprieacute et
proportionneacute Le montant de cette garantie de soumission repreacutesente entre 1 et 2 de la valeur
globale du marcheacute Une fois le contrat signeacute pour tous les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur
libegravere et renvoie cette garantie comme preacutevu aux points 4393 et 4310
Le pouvoir adjudicateur appelle la garantie de soumission si loffre est retireacutee avant la signature du
contrat
En vertu de la reacuteglementation les garanties de soumission et de bonne exeacutecution sont facultatives Si
le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier dappel
doffres
433 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale Tous les critegraveres speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres doivent ecirctre appliqueacutes tels quels et ne
peuvent en aucun cas ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure
1 Les critegraveres de seacutelection portent sur la capaciteacute du soumissionnaire agrave exeacutecuter le marcheacute
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
eacuteliminer les soumissionnaires non eacuteligibles compte tenu de leur nationaliteacute (voir point 231) ou en
situations dexclusion telles que preacutevues aux points 2331 (exclusion de la participation aux
proceacutedures de passation de marcheacutes) et 2332 (rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
1
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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veacuterifier que la situation financiegravere des soumissionnaires est solide et saine (capaciteacute financiegravere et
eacuteconomique) en demandant par exemple les extraits des bilans et les chiffres daffaires des trois
derniegraveres anneacutees (voir point 241112) si speacutecifiquement requis par le dossier dappel doffres
2
veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle des soumissionnaires par exemple en examinant les
effectifs moyens annuels limportance et lexpeacuterience professionnelle du personnel dencadrement
du soumissionnaire ainsi que les principales fournitures livreacutees dans le domaine de laction
envisageacutee pendant les derniegraveres anneacutees (voir point 241113)
3
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat Ils doivent ecirctre preacutesenteacutes dans
un format OUINON pour permettre une eacutevaluation claire de loffre
2 Preuve des critegraveres de seacutelection
Si pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifieacutee le soumissionnaire nest
pas en mesure de produire les reacutefeacuterences requises il peut prouver sa capaciteacute eacuteconomique et financiegravere
par tout moyen que le pouvoir adjudicateur estime approprieacute Lorsque les fournitures sont complexes
ou que agrave titre exceptionnel elles doivent reacutepondre agrave un but particulier la capaciteacute technique et
professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle effectueacute par le pouvoir adjudicateur ou au nom de
celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du pays dans lequel le soumissionnaire est eacutetabli sous
reacuteserve de laccord de cet organisme Ce controcircle porte sur laptitude technique et les capaciteacutes de
production du soumissionnaire et si neacutecessaire sur les installations deacutetude et de recherche dont il
dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le controcircle qualiteacute
Seuls les soumissionnaires retenus devront fournir les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres
de seacutelection avant lattribution du marcheacute (facultatif pour les marcheacutes de moins de 300 000 EUR voir
point 2411)
3 Eacutevaluation technique
Leacutevaluation technique sera reacutealiseacutee sur la base de la grille deacutevaluation publieacutee dans le dossier dappel
doffres qui ne doit pas ecirctre modifieacutee de quelque maniegravere que ce soit durant leacutevaluation Compte tenu
de la diversiteacute des fournitures et de leur nature technique les prescriptions techniques doivent ecirctre
speacutecialement adapteacutees agrave chaque appel doffres et permettre de deacuteterminer clairement (par OUINON)
si loffre satisfait aux speacutecifications techniques stipuleacutees dans le dossier dappel doffres
4 Le critegravere dattribution appliqueacute aux offres techniquement conformes est le prix ou dans des cas
exceptionnels mentionneacutes au point 4333 le meilleur rapport qualiteacuteprix
4331 Marcheacutes de fournitures ne comportant pas des services auxiliaires
Dans le cas dun marcheacute de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires (tels que des services
apregraves-vente ou des prestations de formation) le seul critegravere dattribution est le prix Toutes les
propositions non conformes ayant deacutejagrave eacuteteacute eacutelimineacutees le soumissionnaire ayant preacutesenteacute la proposition
financiegravere conforme la moins chegravere est deacuteclareacute attributaire du marcheacute Si les speacutecifications techniques
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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le preacutevoient leacutevaluation financiegravere peut tenir compte non seulement des coucircts dacquisition mais
aussi dans la mesure ougrave ils sont pertinents des coucircts supporteacutes pendant tout le cycle de vie des
fournitures (comme par exemple les coucircts dentretien et dexploitation) conformeacutement aux conditions
eacutenonceacutees agrave larticle 204 c) des instructions aux soumissionnaires Dans ce cas les donneacutees qui
doivent ecirctre fournies par les soumissionnaires et la meacutethode agrave utiliser pour deacuteterminer les coucircts
supporteacutes pendant le cycle de vie sur la base de ces donneacutees doivent ecirctre speacutecifieacutees agrave lavance dans le
dossier du marcheacute
Si loffre deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point 4251 (d)
sappliquent
4332 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires
Dans le cas dun marcheacute de fournitures comprenant des services auxiliaires (tels que le service apregraves-
vente etou des prestations de formation) leacutevaluation technique doit tenir compte de la qualiteacute de ces
services sur une base OUINON Dans ce cas toutes les offres non conformes ayant deacutejagrave eacuteteacute
eacutelimineacutees le contrat revient au soumissionnaire ayant offert le prix total le plus bas pour lensemble
constitueacute par leacutequipement et les services auxiliaires
Si loffre deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point 4251 (d)
sappliquent
4333 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires particuliegraverement complexes
Dans le cas dun marcheacute de fournitures comprenant des services auxiliaires particuliegraverement
complexes (tels que le service apregraves-vente etou des prestations de formation) leacutevaluation peut ecirctre
reacutealiseacutee sur la mecircme base que dans la section preacuteceacutedente (voir 4332) ou moyennant autorisation
preacutealable le critegravere dattribution peut ecirctre le meilleur rapport qualiteacuteprix
434 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux soumissionnaires davoir agrave
demander des compleacutements dinformation en cours de proceacutedure Si le pouvoir adjudicateur de sa
propre initiative ou en reacuteponse agrave la demande dun soumissionnaire fournit des informations
compleacutementaires sur le dossier dappel doffres il doit les communiquer par eacutecrit et simultaneacutement agrave
tous les autres soumissionnaires
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre aux questions de tous
les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de reacuteception des offres (avec copie agrave la
Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec controcircles ex-ante Les questions et reacuteponses les
eacuteclaircissements et les modifications mineures apporteacutees au dossier dappel doffres doivent ecirctre
publieacutes sur le site internet dEuropeAid Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable
quant agrave leacutevaluation de loffre agrave ce stade
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un rectificatif doit ecirctre publieacute si le texte de lavis de marcheacute est modifieacute conformeacutement au
point 4312
Le rectificatif doit aussi ecirctre publieacute avant la date limite de soumission La date limite de reacuteception des
offres peut ecirctre retardeacutee pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Le
rectificatif doit aussi ecirctre publieacute sur le site internet dEuropeAid
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion etou visite doit ecirctre
annonceacutee dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la
date limite pour la reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel
doffres si la participation agrave cette reacuteunion etou visite de site est recommandeacutee ou obligatoire Tous les
frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des raisons de
transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne peut ecirctre
organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions dinformations
ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un excellent moyen
de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou documentation utiliseacutee
pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion doivent ecirctre publieacutees au
moins sur le site Internet dEuropeAid
435 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans le dossier dappel doffres Seul un deacutelai raisonnable de remise des offres peut garantir
leur qualiteacute et permettre de faire jouer valablement la concurrence
Lexpeacuterience deacutemontre quun deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave
deacuteposer des offres incomplegravetes ou mal preacutepareacutees La date limite de remise des offres doit ecirctre fixeacutee un
jour ouvrable dans le pays beacuteneacuteficiaire et si possible combineacutee avec louverture publique
Le deacutelai minimal entre la date de publication de lavis de marcheacute et la date limite fixeacutee pour la
reacuteception des offres est de 60 jours Toutefois dans certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut
ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures internes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET EX-POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise pour fixer un deacutelai de reacuteception
des offres plus court
436 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
437 Preacutesentation des offres
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Chaque offre technique et financiegravere doit ecirctre placeacutee dans une seule enveloppe scelleacutee elle-mecircme
placeacutee dans un colis ou une enveloppe exteacuterieure Loffre doit ecirctre envoyeacutee en accord avec les
instructions aux soumissionnaires
438 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute et la confidentialiteacute les responsabiliteacutes et les deacutelais
durant leacutevaluation complegravete voir section 28
439 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
4391 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
4392 Reacuteunion preacuteparatoire
Une premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation doit avoir lieu avant la seacuteance douverture publique Au
preacutealable le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident expose lobjet de lappel doffres les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute incluant la grille
deacutevaluation et les critegraveres de seacutelection et dattribution deacutefinis dans le dossier dappel doffres
4393 Seacuteance douverture des offres
Louverture des offres a pour objet de veacuterifier si les offres sont complegravetes si la garantie de soumission
requise a eacuteteacute fournie et si les offres sont dune maniegravere geacuteneacuterale en ordre
La seacuteance douverture des offres est une proceacutedure formelle et publique Le comiteacute deacutevaluation ouvre
les offres en seacuteance publique agrave lheure et au lieu fixeacute dans le dossier dappel doffres Bien quelle soit
publique la preacutesence agrave la seacuteance douverture des offres est strictement limiteacutee aux repreacutesentants des
socieacuteteacutes ayant soumissionneacute au contrat
Voir la liste de controcircle de louverture des offres en annexe c5 pour les formaliteacutes deacutetailleacutees agrave
accomplir par le Preacutesident avec lassistance du Secreacutetaire
GESTION DIRECTE
Le comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne procegravede agrave
la seacuteance douverture des offres
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE La Commission europeacuteenne doit ecirctre
obligatoirement informeacutee de la seacuteance douverture des offres Elle peut ecirctre repreacutesenteacutee agrave titre
dobservateur agrave cette seacuteance et reccediloit copie de chacune des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La Commission europeacuteenne na pas agrave ecirctre informeacutee de la session douverture des offres et ny
participe pas
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec lun quelconque des soumissionnaires (sur la base des offres reccedilues des
membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir points 282 et 283
Le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme Le
reacutecapitulatif des offres reccedilues qui est joint au rapport douverture des offres (voir annexe c6) doit ecirctre
utiliseacute pour consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions de forme Le rapport
douverture des offres inclut le procegraves-verbal de la reacuteunion Il est accessible aux soumissionnaires sur
demande
Les eacuteventuelles garanties de soumission doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires dont les offres
ne sont pas conformes aux prescriptions de forme Cela implique que chaque offre qui arrive apregraves la
date limite doit aussi ecirctre ouverte (apregraves la seacuteance douverture) afin que les garanties puissent ecirctre
retourneacutees
4394 Eacutevaluation des offres techniques
Leacutevaluation de loffre technique est reacutealiseacutee le cas eacutecheacuteant lot par lot en utilisant sans les modifier la
grille de conformiteacute administrative et la grille deacutevaluation figurant dans le dossier dappel doffres
publieacute
Le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que loffre satisfait agrave toutes les prescriptions requises dans le dossier
dappel doffres ainsi quagrave tout service eacuteventuellement preacutevu dans les speacutecifications techniques en
reacutepondant par oui ou non agrave tous les critegraveres figurant dans la grille et non en utilisant un systegraveme de
notation Si lappel doffres est scindeacute en lots leacutevaluation technique doit ecirctre reacutealiseacutee lot par lot
Avec laccord de la majoriteacute des eacutevaluateurs le preacutesident peut demander des clarifications par eacutecrit
aux soumissionnaires en leur offrant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai raisonnable deacutetermineacute
par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives
Avant deacutevaluer les offres le comiteacute deacutevaluation veacuterifie quelles sont conformes aux prescriptions
administratives incluses dans le dossier dappel doffres (sur la base de la grille de conformiteacute
administrative)
Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions modaliteacutes et speacutecifications contenues
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dans le dossier dappel doffres sans deacuteviation ni restriction substantielles Les deacuteviations ou
restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ dapplication la qualiteacute lexeacutecution du
marcheacute qui diffegraverent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir
adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du marcheacute ou qui faussent la concurrence
vis-agrave-vis des soumissionnaires ayant preacutesenteacute des offres conformes
La conformiteacute de chaque offre technique au dossier dappel doffres est veacuterifieacutee Le comiteacute sassure
notamment que
la documentation est complegravetebull
loffre est preacutesenteacutee dans la langue requise par le dossier dappel doffres bull
le cas eacutecheacuteant tous les membres dun consortium ont signeacute la confirmation dassociation et de
deacutesignation dune socieacuteteacute chef de file
le cas eacutecheacuteant tout soumissionnaire envisageant de sous-traiter des tacircches (pour autant que le dossier
dappel doffres lautorise) a inclus dans son offre une deacuteclaration relative au contenu et lampleur de
la sous-traitance envisageacutee celle-ci devant respecter les limites stipuleacutees dans le dossier dappel
doffres
bull
La conformiteacute administrative de chacune des offres doit ecirctre indiqueacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir annexe c7)
Partie 2 conformiteacute technique des offres
Leacutevaluation technique proprement dite des offres suit la veacuterification de la conformiteacute administrative
Les critegraveres publieacutes dans le dossier dappel doffres sont appliqueacutes sans modification Les eacutevaluateurs
utilisent la grille deacutevaluation incluse dans le dossier dappel doffres
Cette eacutevaluation vise agrave deacuteterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques
minimales et aux critegraveres de seacutelection
Regravegle dorigine toutes les offres doivent satisfaire agrave la regravegle en vertu de laquelle les produits agrave fournir
reacutepondent aux exigences mentionneacutees au point 231 En cas de doute sur lorigine des produits des
informations compleacutementaires doivent ecirctre solliciteacutees Si le doute persiste la Commission europeacuteenne
doit ecirctre consulteacutee (si elle nest pas le pouvoir adjudicateur)
Le soumissionnaire sera tenu de fournir si possible avant la signature du contrat la preuve de lorigine
sous la forme dun certificat dorigine ou dautres documents officiels constituant un commencement
de preuve
Pour eacutetablir lorigine on doit deacuteterminer le lieu dobtention ou de fabrication du produit
Les offres qui ne satisfont pas manifestement agrave la regravegle de lorigine doivent ecirctre eacutelimineacutees
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier agrave ce stade que les nationaliteacutes des
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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sous-traitants identifieacutes dans les offres techniques satisfont agrave la regravegle de la nationaliteacute deacutefinie au
point 231
Agrave lissue de leacutevaluation des offres le comiteacute deacutevaluation se prononce sur la conformiteacute technique de
chaque offre et classe les offres dans deux cateacutegories laquo conformes techniquement raquo ou laquo non
conformes techniquement raquo Dans le cas de marcheacutes comportant des services apregraves-vente etou des
prestations de formation la qualiteacute technique de ces services est eacutegalement eacutevalueacutee lors de lanalyse
technique des offres conformeacutement aux critegraveres publieacutes
4395 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Au terme de leacutevaluation technique le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les propositions financiegraveres ne
comportent pas derreurs arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont
corrigeacutees sans peacutenaliteacute pour le soumissionnaire
Si lappel doffres porte sur plusieurs lots les propositions financiegraveres sont compareacutees pour chaque lot
Leacutevaluation financiegravere doit identifier la meilleure proposition financiegravere pour chaque lot en tenant
compte des eacuteventuelles remises faites par les soumissionnaires
Exemple de la maniegravere de traiter les remises
La socieacuteteacute A offre une remise de 20 si les lots 1 et 3 lui sont attribueacutes La socieacuteteacute B offre une remise
de 10 si les trois lots lui sont attribueacutes La socieacuteteacute C noffre aucune remise
Socieacuteteacute A Socieacuteteacute B Socieacuteteacute C Score sans
remise
LOT 1 90 80 70 Socieacuteteacute C
LOT 2 pas doffre 40 50 Socieacuteteacute B
LOT 3 60 70 55 Socieacuteteacute C
Apregraves la remise
Socieacuteteacute A(20 de
remise)
Socieacuteteacute B(10 de
remise)
Socieacuteteacute C(pas de
remise)
LOT 1 72 72 70
LOT 2 pas doffre 36 50
LOT 3 48 63 55
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les 3 combinaisons possibles
Combinaison 1 72 + 40 + 48 = 160
Combinaison 2 72 + 36 + 63 = 171
Combinaison 3 70 + 50 + 55 mais puisquil y a un prix moins cher offert pour le Lot 2 la
somme devient70 + 40 + 55 = 165
Le pouvoir adjudicateur doit choisir la combinaison 1 en passant les contrats pour les lots 1 et 3 avec
la socieacuteteacute A et le lot 2 avec la socieacuteteacute B pour le prix initial offert
4396 Choix de lattributaire
Le marcheacute est attribueacute au soumissionnaire preacutesentant loffre techniquement conforme la moins chegravere
(ou dans les cas exceptionnels mentionneacutes au point 4333 loffre qui preacutesente le meilleur rapport
qualiteacuteprix) Lattributaire du marcheacute sera celui dont loffre est eacutegale ou infeacuterieure au budget maximal
disponible pour le marcheacute
Si loffre choisie deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point
4251(d) sappliquent
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux fournitures concerneacutees
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute le processus de fabrication des biens leurs caracteacuteristiques
eacuteconomiques les solutions techniques adopteacutees ou les conditions exceptionnellement favorables dont
dispose le soumissionnaire ou encore loriginaliteacute de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de rejeter son offre ou non
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Lorsque deux offres sont reconnues ecirctre eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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preacutevoit la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes ACP aux entreprises ou aux
personnes physiques
bull
preacutesente un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de
lUnion europeacuteenne
bull
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement Le
pouvoir adjudicateur tiendra compte des variantes
- preacutesenteacutees par lattributaire du marcheacute
- conformes aux critegraveres indiqueacutes dans le dossier dappel doffres et notamment respectant les
speacutecifications techniques minimales en terme de qualiteacute et de performance et
- dont le prix ne deacutepasse pas celui de loffre retenue
Le comiteacute deacutevaluation compare les variantes avec loffre retenue et recommande la meilleure solution
au pouvoir adjudicateur
4397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut formuler les recommandations suivantes
Attribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
conforme aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres etbull
qui constitue loffre la moins-disante [ou dans les cas exceptionnels mentionneacutes au point 4333
loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix (toutes les conditions preacuteceacutedentes eacutetant respecteacutees
par ailleurs)]
bull
Annuler lappel doffres (voir le point 2413)bull
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe c7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne qui doit deacutecider si elle
accepte ou non les recommandations du comiteacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe c7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit deacutecider sil accepte ou non
les recommandations du comiteacute Le pouvoir adjudicateur soumet ensuite le rapport deacutevaluation
avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne Si une proposition dattribution est formuleacutee alors
que la Commission europeacuteenne na pas encore reccedilu une copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre
transmises
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas cette proposition dattribution elle doit eacutecrire au
pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de son refus La Commission europeacuteenne peut
eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment il doit proceacuteder et indiquer les conditions
auxquelles elle pourrait endosser un marcheacute proposeacute sur la base de la proceacutedure dappel doffres
En revanche si la Commission europeacuteenne approuve la deacutecision proposeacutee par le pouvoir
adjudicateur ce dernier selon la deacutecision prise soit attribue le marcheacute (voir point 4311) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation de la Commission europeacuteenne nest pas un preacutealable neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comiteacute deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation eacutetablit son rapport Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa deacutecision
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
dappel doffres depuis la fin de la seacuteance douverture jusquagrave la signature du contrat par les deux
parties est strictement confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses
deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de
respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des
regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la
Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
Comptes)
4310 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un avis dannulation doit ecirctre publieacute conformeacutement aux lignes directrices figurant agrave lannexe a11e
Les soumissionnaires ont le droit de reacutecupeacuterer sans deacutelai leur garantie de soumission Lorsque lappel
doffres est annuleacute avant louverture des enveloppes externes des offres les enveloppes non ouvertes et
scelleacutees doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires
4311 Attribution du marcheacute
43111 Notification agrave lattributaire
Voir section 29 sagissant de lattribution du marcheacute et point 2412 pour lattribution en cas de clause
suspensive
43112 Preacuteparation du contrat et signature
Voir la section 29
Le projet de contrat doit suivre lannexe c4
43113 Publication de lattribution du marcheacute
Voir la section 29
44 Appel doffres ouvert local pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Dans le cas dun appel doffres publieacute localement il nest pas obligatoire de publier davis de preacute-
information et lavis de marcheacute de fournitures est publieacute exclusivement dans le pays partenaire et sur
le site internet dEuropeAid en indiquant ladresse ougrave les entreprises peuvent se procurer des
informations suppleacutementaires Lavis de marcheacute relatif agrave un appel doffres local est publieacute au moins au
Journal officiel de lEacutetat partenaire ou tout meacutedia eacutequivalent pour les appels doffres locaux La
publication locale est assureacutee par le pays partenaire
Vu que le coucirct de publication de linteacutegraliteacute dun avis de marcheacute dans les meacutedias locaux peut ecirctre
dissuasif le modegravele de lannexe c3 indique les informations minimales devant ecirctre publieacutees
localement Cependant linteacutegraliteacute de lavis de marcheacute doit ecirctre disponible agrave ladresse mentionneacutee
dans la publication tout comme le dossier dappel doffres
Un appel doffres ouvert publieacute localement doit garantir la participation des autres fournisseurs
eacuteligibles au mecircme titre que celle des fournisseurs locaux Toute condition visant agrave restreindre la
participation des autres fournisseurs eacuteligibles est interdite (par exemple obligation pour ces derniers
decirctre enregistreacutes dans le pays partenaire ou davoir deacutejagrave obtenu des contrats au niveau local)
Dans cette proceacutedure un deacutelai minimal de 30 jours seacutecoule entre la date de publication de lavis de
marcheacute dans la presse locale et la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres Toutefois dans
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
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certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures
internes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET EX-POST
Ce deacutelai plus court requiert lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
Les dispositions de la proceacutedure ouverte internationale deacutecrites agrave la section 43 sappliquent par
analogie agrave la proceacutedure ouverte locale
Programmes financeacutes par le FED
Les soumissionnaires des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en consortium avec des partenaires
europeacuteens beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de 15 lors de leacutevaluation financiegravere
En outre dans le cas ougrave deux offres sont reconnues ecirctre eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
preacutevoit la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes ACP aux entreprises ou aux
personnes physiques
bull
est un consortium de personnes physiques de socieacuteteacutes et dentreprises des Eacutetats ACP et de lUnion
europeacuteenne
bull
(voir eacutegalement point 2410)
45 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave100 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de moins de 100 000 EUR par proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle Le pouvoir adjudicateur eacutetablit une liste dau moins trois fournisseurs en justifiant son
choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier dappel doffres
Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est adresseacute aux trois fournisseurs inviteacutes agrave soumissionner car
il contient des informations importantes pour eux
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la date denvoi de la lettre dinvitation doit ecirctre
accordeacute aux candidats retenus
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
disposant des capaciteacutes techniques et administratives requises
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur les plans administratif et technique le marcheacute peut ecirctre passeacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
En cas deacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le marcheacute peut ecirctre attribueacute par proceacutedure
neacutegocieacutee (voir point 4251d) Le reste de la proceacutedure (preacuteparation du dossier dappel doffres
eacutevaluation des offres et attribution du contrat) obeacuteit aux mecircmes regravegles que la proceacutedure ouverte
internationale (voir points 432 agrave 43112)
46 Modification des contrats de fournitures
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Agrave lexception des quantiteacutes qui peuvent ecirctre modifieacutees conformeacutement aux dispositions de larticle 22
des conditions geacuteneacuterales (voir ci-dessous) le pouvoir adjudicateur ne peut pas augmenter le budget du
marcheacute de fournitures initial donner son accord ou prendre des dispositions pour lacquisition
deacutequipements non preacutevus dans lappel doffres initial et du marcheacute qui sensuit ni avant la signature du
contrat ni au cours de son exeacutecution
Les seules exceptions agrave cette regravegle concernent
1) Les livraisons additionnelles par le fournisseur initial envisageacutees soit pour le remplacement partiel
de fournitures ou dinstallations incluses dans le marcheacute initial soit pour lextension de fournitures ou
dinstallations existantes Cela nest autoriseacute que lorsquun changement de fournisseur obligerait le
pouvoir adjudicateur agrave acqueacuterir des eacutequipements aux caracteacuteristiques techniques diffeacuterentes entraicircnant
soit une incompatibiliteacute soit des difficulteacutes techniques dutilisation et dentretien disproportionneacutees
Les livraisons compleacutementaires sont consideacutereacutees comme une proceacutedure neacutegocieacutee (voir
point 4251 c) neacutecessitant la signature dun avenant ou dun nouveau contrat
2) La situation mentionneacutee au point 2101
Conformeacutement agrave larticle 22 des Conditions Geacuteneacuterales le pouvoir adjudicateur a compeacutetence pour
eacutemettre un ordre de service visant agrave des modifications Le titulaire du marcheacute doit exeacutecuter la
modification ordonneacutee
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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5 Marcheacutes de travaux
51 Introduction
Les marcheacutes de travaux ont pour objet soit lexeacutecution soit conjointement la conception et lexeacutecution
de travaux ou douvrages en lien avec lune des activiteacutes reacutefeacuterenceacutees agrave lannexe II de la
directive 200424UE ou la reacutealisation par quelque moyen que ce soit dun ouvrage reacutepondant aux
besoins preacuteciseacutes par le pouvoir adjudicateur qui exerce une influence deacuteterminante sur sa nature ou sa
conception Un ouvrage est le reacutesultat dun ensemble de travaux de bacirctiment ou de geacutenie civil destineacute agrave
remplir par lui-mecircme une fonction eacuteconomique ou technique
Les marcheacutes de travaux sont geacuteneacuteralement conclus par le pays partenaire avec lequel la Commission
europeacuteenne a eacutetabli une convention de financement (en gestion indirecte)
52 Proceacutedures de passation des marcheacutes
521 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR
5211 Proceacutedure ouverte
La regravegle geacuteneacuterale pour la passation de ces marcheacutes de travaux est lappel doffres ouvert international
apregraves publication des avis stipuleacutes dans les lignes directrices pour les publications (annexe A11e)
Pour plus de deacutetails voir section 53
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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5212 Proceacutedure restreinte
Les caracteacuteristiques de certains projets peuvent justifier le recours agrave la proceacutedure dappel doffres
restreint Lautoriteacute compeacutetente de la Commission europeacuteenne doit autoriser le recours agrave cette
proceacutedure Elle pourra fournir un appui technique au cas par cas La publication de lavis de marcheacute de
travaux telle que stipuleacutee dans les lignes directrices (annexe A11e) reste obligatoire pour permettre
une participation aussi large que possible Pour plus de deacutetails voir section 54
522 Marcheacutes dune valeur comprise entre 300 000 EUR et 5 000 000 EUR
5221 Proceacutedure ouverte locale
Ces marcheacutes sont attribueacutes apregraves appel doffres ouvert publieacute localement cest-agrave-dire dans le pays
partenaire ainsi que sur le site internet dEuropeAid avec ladresse ougrave les entreprises peuvent se
procurer des informations suppleacutementaires Pour plus de deacutetails voir section 55
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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523 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR
5231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Les marcheacutes de travaux de moins de 300 000 EUR sont attribueacutes par proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle Une invitation agrave soumissionner doit ecirctre envoyeacutee agrave au moins trois candidats sans
quil soit neacutecessaire de publier un avis de marcheacute Pour plus de deacutetails voir section 56
524 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de travaux dune valeur eacutegale ou infeacuterieure agrave 20 000
EUR sur la base dune seule offre Voir point 248
Pour des travaux dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 2500 EUR les paiements en remboursement de
facture sans acceptation preacutealable dune offre doivent ecirctre possibles
525 Proceacutedures applicables sans seuil
5251 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne pour
utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de travaux peuvent ecirctre passeacutes apregraves proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
En cas de stricte neacutecessiteacute lorsque pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant deacuteveacutenements
impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre imputable les
deacutelais ordinaires requis pour les proceacutedures concurrentielles ne peuvent ecirctre respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des modaliteacutes dexeacutecution1
pour de nouveaux travaux consistant dans la reacutepeacutetition douvrages similaires confieacutes au contractant
principal sous reacuteserve que le marcheacute initial ait eacuteteacute attribueacute apregraves publication dun avis de marcheacute
qui a fait connaicirctre la possibiliteacute de recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee pour les nouveaux travaux et
donneacute des informations sur leur eacutetendue les conditions de leur attribution ainsi que sur leur coucirct
estimeacute
b)
lorsquun appel doffres est demeureacute infructueux cest-agrave-dire na donneacute aucune offre meacuteritant decirctre
retenue sur le plan qualitatif etou financier dans ces cas apregraves annulation de lappel doffres le
pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les soumissionnaires de son choix
qui ont participeacute agrave la proceacutedure dappel doffres sils remplissent les critegraveres de seacutelection pour
autant que les documents de marcheacute initiaux ne soient pas substantiellement modifieacutes et que le
principe deacutegaliteacute de traitement soit respecteacute
c)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales ou lorsque la protection dinteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
le requiert pour autant que les inteacuterecircts essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres
mesures (telles que la fixation de conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des informations
que le pouvoir adjudicateur met agrave disposition dans le cadre de la proceacutedure de passation de
marcheacute)
d)
pour lachat de reacuteseaux de communications publics2e)
pour la location de bacirctiments deacutejagrave construits apregraves prospection du marcheacute localf)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existantg)
Lorsque les travaux ne peuvent ecirctre fournis que par un seul opeacuterateur eacuteconomique pour lune
quelconque des raisons suivantes i) lobjet du marcheacute est la creacuteation ou lacquisition dune œuvre
dart ou dune performance artistique unique ii) il y a absence de concurrence pour des raisons
techniques iii) la protection de droits dexclusiviteacute notamment de droits de proprieacuteteacute intellectuelle
doit ecirctre assureacutee (par ex lorsque lexeacutecution du marcheacute est reacuteserveacutee exclusivement aux titulaires de
h)
1 laquo LAssistance durgence raquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
viseacutee ici principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lannexe IV de laccord de
Cotonou Lassistance durgence est lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Pour les PTOM
voir eacutegalement larticle 79 paragraphe 5 de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 20132 On entend par laquoReacuteseau de communications eacutelectroniquesraquo les systegravemes de transmission et le cas eacutecheacuteant les
eacutequipements de commutation ou de routage et les autres ressources qui permettent lacheminement de signaux par cacircble
par voie hertzienne par moyen optique ou par dautres moyens eacutelectromagneacutetiques comprenant les reacuteseaux satellitaires les
reacuteseaux terrestres fixes (avec commutation de circuits ou de paquets y compris linternet) et mobiles les systegravemes utilisant
le reacuteseau eacutelectrique pour autant quils servent agrave la transmission des signaux les reacuteseaux utiliseacutes pour la radiodiffusion
sonore et teacuteleacutevisuelle et les reacuteseaux cacircbleacutes de teacuteleacutevision quel que soit le type dinformation transmise
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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brevets ou de licences en reacutegissant lutilisation) Les exceptions indiqueacutees aux points ii) et iii) ne
sappliquent que lorsquil nexiste aucune solution alternative ou de remplacement raisonnable et
que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune restriction artificielle des paramegravetres lors de la
deacutefinition du marcheacute
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un rapport de neacutegociation (voir modegravele annexe A10) deacutecrivant
la maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant les bases de la deacutecision dattribution du
marcheacute agrave laquelle ont abouti ces neacutegociations Les proceacutedures preacutesenteacutees aux points 53111 et
53112 doivent ecirctre suivies par analogie et le rapport de neacutegociation doit ecirctre inclus dans le dossier
contractuel
5252 Dialogue compeacutetitif
Voir la section 247
53 Appel doffres ouvert international (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ousupeacuterieure agrave 5 000 000 EUR)
531 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et une
transparence approprieacutee chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dun avis de
preacute-information et dun avis de marcheacute conformeacutement aux lignes directrices figurant agrave lannexe A11e
5311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer
Il doit indiquer de maniegravere succincte lobjet et le contenu des marcheacutes concerneacutes Les avis de preacute-
information sont envoyeacutes le plus rapidement possible apregraves la deacutecision autorisant le programme pour
les marcheacutes de travaux (Voir modegravele agrave lannexe D1) Publier un avis de preacute-information nengage pas
le pouvoir adjudicateur agrave financer les marcheacutes proposeacutes Les soumissionnaires potentiels ne doivent
donc pas soumettre leurs offres respectives degraves ce stade Les avis de preacute-information doivent ecirctre
publieacutes au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre
meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de preacute-information doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les
services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe D1 au
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer
leur traduction
5312 Publication des avis de marcheacutes
En plus de la publication des avis de preacute-information tous les marcheacutes de fournitures dune valeur
supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR doivent donner lieu agrave la publication dun avis de marcheacute au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia
approprieacute Un deacutelai minimum de 30 jours doit ecirctre accordeacute entre la publication de lavis de preacute-
information et celle de lavis de marcheacute La publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et
sur le site internet dEuropeAid est assureacutee par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du
pouvoir adjudicateur) Le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication localement et
dans tout meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les services
compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant lannexe D2 au moins 15 jours avant la date
de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer leur traduction
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
En plus de ce qui preacutecegravede le dossier dappel doffres finaliseacute (voir point 532) doit aussi ecirctre
soumis agrave la Commission europeacuteenne au plus tard au moment de la publication de lavis de marcheacute
afin de veacuterifier que lavis proposeacute correspond aux objectifs du marcheacute
Lavis de marcheacute doit identifier le pouvoir adjudicateur et lobjet du marcheacute de maniegravere claire preacutecise
et complegravete Le cas eacutecheacuteant lavis de marcheacute publieacute localement doit ecirctre identique agrave celui publieacute sur le
site internet dEuropeAid et il doit ecirctre publieacute simultaneacutement
Le pouvoir adjudicateur doit envoyer le dossier dappel doffres aux entrepreneurs inteacuteresseacutes
Normalement en raison de leur volume et des coucircts de reproduction le dossier dappel doffres de
travaux est envoyeacute moyennant le paiement dune somme forfaitaire En outre le dossier dappel
doffres est disponible pour consultation aupregraves du pouvoir Eacuteventuellement si le dossier dappel
doffres est payant lavis de marcheacute pourra mentionner les coordonneacutees bancaires pour son achat
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe A5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe A11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
532 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que les documents dappel doffres soient reacutedigeacutes soigneusement non seulement pour
mener agrave bien la proceacutedure de passation du marcheacute mais aussi pour en assurer la bonne exeacutecution
Les documents dappel doffres doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux
soumissionnaires potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de
non-conformiteacute critegraveres dattribution etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques
Les speacutecifications techniques doivent permettre leacutegaliteacute daccegraves des candidats et soumissionnaires et
ne pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence
Elles deacutefinissent les caracteacuteristiques requises dun produit dun service ou dun mateacuteriau ou ouvrage au
regard de lusage auquel ils sont destineacutes par le pouvoir adjudicateur
Ces caracteacuteristiques peuvent inclure le cas eacutecheacuteant
les niveaux de qualiteacutea)
la performance environnementale et la performance climatiqueb)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques les critegraveres daccessibiliteacute pour
les personnes handicapeacutees ou la conception pour tous les utilisateurs sauf dans des cas ducircment
justifieacutes
c)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacuted)
la performance (aptitude agrave lemploi)e)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la
deacutenomination de vente et les instructions dutilisation et pour tous les marcheacutes la terminologie les
symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage les processus et
meacutethodes de production
f)
les proceacutedures relatives agrave lassurance de qualiteacute et les regravegles concernant la conception et les coucircts
les conditions relatives au test agrave linspection et agrave lacceptation des travaux et les meacutethodes ou
techniques de construction et tout autre speacutecification technique que le pouvoir adjudicateur est en
mesure dimposer dans le cadre de reacuteglementations geacuteneacuterales et speacutecifiques en rapport avec les
travaux finis et les mateacuteriaux ou parties quils comportent
g)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les marcheacutes de travaux eacutetant souvent complexes sur le plan technique la preacuteparation du dossier
dappel doffres - en particulier les speacutecifications techniques - peut requeacuterir lintervention dun ou de
plusieurs techniciens externes Chacun deux doit signer une deacuteclaration dobjectiviteacute et de
confidentialiteacute (voir Annexe A3)
Comme pour les termes de reacutefeacuterence dans le cas des marcheacutes de services il importe daccorder une
attention particuliegravere agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques relatives aux travaux faisant lobjet
de lappel doffres En effet les speacutecifications techniques sont deacuteterminantes pour le succegraves de lappel
doffres et la bonne exeacutecution du marcheacute de travaux et du projet
Elles indiquent - le cas eacutecheacuteant lot par lot - la nature exacte et les caracteacuteristiques de fonctionnement
des ouvrages Le cas eacutecheacuteant elles preacutecisent eacutegalement les conditions de livraison et dinstallation de
formation et de service apregraves-vente
Il est essentiel que les caracteacuteristiques de fonctionnement correspondent agrave lobjet preacutevu Si une reacuteunion
dinformation ou une visite sur place savegraverent neacutecessaires pour clarifier les normes techniques du site
sur lequel les travaux sont agrave reacutealiser les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner ainsi
que les dispositions preacutecises prises agrave cet effet
Les speacutecifications techniques visent agrave deacutefinir les travaux requis avec preacutecision Les normes de qualiteacute
minimales deacutefinies par les speacutecifications techniques permettront au comiteacute deacutevaluation de deacuteterminer
les offres techniquement acceptables
Agrave moins que la nature du marcheacute ne le justifie sont prohibeacutees les speacutecifications techniques qui
mentionnent ou deacutecrivent des produits dune fabrication et dune provenance deacutetermineacutees et qui agrave ce
titre ont pour effet de favoriser ou deacutecarter certains produits Toutefois lorsque les produits ne
peuvent ecirctre autrement deacutecrits en termes suffisamment preacutecis et intelligibles ils peuvent ecirctre identifieacutes
par leur nom commercial suivi obligatoirement de la mention laquo ou eacutequivalents raquo
GESTION DIRECTE
Les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne doivent approuver le dossier dappel
doffres La pratique standard est de consulter eacutegalement le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les
autres parties concerneacutees et dobtenir sonleur accord sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
Le dossier doit contenir les documents suivants
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
147
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Volume 1 Instructions aux soumissionnaires et formulaires de soumission
Volume 2 Projet de contrat et conditions
Volume 3 Speacutecifications techniques
Volume 4 Modegravele doffre financiegravere
Volume 5 Documents de design et dessins
Voir annexe D4 pour les modegraveles
Les documents dappel doffres doivent eacutetablir clairement si loffre doit ecirctre faite agrave prix ferme et non
reacutevisable Une clause de reacutevision peut ecirctre justifieacutee ce qui est souvent le cas pour les marcheacutes de
travaux Dans ce cas il est recommandeacute dinclure dans les conditions particuliegraveres une formule de
reacutevision de prix en utilisant le modegravele preacutevu agrave larticle 48 Afin de prendre une deacutecision sur
lopportuniteacute dinclure une clause de reacutevision de prix le pouvoir adjudicateur tient alors notamment
compte
de lobjet de la proceacutedure de passation de marcheacute et de la conjoncture eacuteconomique dans laquelle il
aura lieu
a)
de la nature et de la dureacutee des tacircches et du contrat b)
de ses inteacuterecircts financiersc)
Lobjet dune telle garantie est dassurer au pouvoir adjudicateur que les offres soumises ne seront pas
retireacutees Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission sil lestime approprieacute et
proportionneacute Le montant de cette garantie de soumission repreacutesente entre 1 et 2 de la valeur
globale du marcheacute Le pouvoir adjudicateur libegravere et renvoie cette garantie comme preacutevu aux points
5393 et 5310 agrave tous les soumissionnaires agrave la signature du contrat Le pouvoir adjudicateur
appelle la garantie de soumission si loffre est retireacutee avant la signature du contrat
En vertu de la reacuteglementation les garanties de soumission et de bonne exeacutecution sont facultatives Si
le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier dappel
doffres
533 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale Tous les critegraveres speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres doivent ecirctre appliqueacutes tels quels et ne
peuvent en aucun cas ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure
1 Les critegraveres de seacutelection portent sur la capaciteacute du soumissionnaire agrave exeacutecuter le marcheacute
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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- eacuteliminer les soumissionnaires qui ne sont pas eacuteligibles du fait de leur nationaliteacute (voir section 231)
ou qui relegravevent de lun des cas deacutecrits aux sections 2331 (exclusion de la participation aux
proceacutedures de passation de marcheacute) et 2332 (rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
- veacuterifier que la situation financiegravere des soumissionnaires est solide et saine (capaciteacute financiegravere et
eacuteconomique) en demandant par exemple les extraits des bilans et les chiffres daffaires des trois
derniegraveres anneacutees (voir section 241112) si speacutecifiquement requis par le dossier dappel doffres
- veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle des soumissionnaires par exemple en examinant les
effectifs moyens annuels limportance et lexpeacuterience professionnelle du personnel dencadrement du
soumissionnaire ainsi que les principaux travaux reacutealiseacutes dans le secteur en question pendant les
derniegraveres anneacutees (voir section 241113)
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat Ils doivent ecirctre preacutesenteacutes dans
un format OUINON pour permettre une eacutevaluation claire de loffre
2 Preuve des critegraveres de seacutelection
Si pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifieacutee le soumissionnaire ou
candidat nest pas en mesure de produire les reacutefeacuterences requises il peut prouver sa capaciteacute
eacuteconomique et financiegravere par tout moyen que le pouvoir adjudicateur estime approprieacutee Lorsque les
travaux agrave reacutealiser sont complexes ou que agrave titre exceptionnel ils doivent reacutepondre agrave un but particulier
la capaciteacute technique et professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle effectueacute par le pouvoir
adjudicateur ou au nom de celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du pays dans lequel le
soumissionnaire est eacutetabli sous reacuteserve de laccord de cet organisme ce controcircle porte sur laptitude
technique et les capaciteacutes de production du soumissionnaire et si neacutecessaire sur les installations
deacutetude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le laquocontrocircle
qualiteacuteraquo
3 Eacutevaluation technique
Leacutevaluation technique sera reacutealiseacutee sur la base de la grille deacutevaluation publieacutee dans le dossier dappel
doffres qui ne doit pas ecirctre modifieacutee de quelque maniegravere que ce soit durant leacutevaluation
En regravegle geacuteneacuterale les prescriptions techniques pour les travaux sont fixeacutees dans le cahier des charges
(qui comprend les plans les dessins les speacutecifications concernant les mateacuteriauxhellip) preacutealablement
eacutelaboreacute par un prestataire de services dingeacutenieriedarchitecture qui est joint au dossier dappel
doffres et qui deacutecrit dans le moindre deacutetail la faccedilon dont se preacutesenteront les travaux Il doit ainsi ecirctre
possible deacutevaluer clairement (par OUINON) si loffre satisfait aux speacutecifications techniques stipuleacutees
dans le dossier dappel doffres
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
149
Uniquement dans des cas tregraves exceptionnels sous reacuteserve dune deacuterogation3 les prescriptions
techniques pour les travaux se limiteront agrave la fixation de niveaux minima au-dessus desquels les
soumissionnaires peuvent proposer leurs propres solutions ce nest que dans ces cas que les offres qui
respectent ces niveaux minima de qualiteacute doivent ecirctre noteacutees conformeacutement agrave la grille deacutevaluation
technique (qui preacutesente les critegraveres techniques les sous-critegraveres et les pondeacuterations) contenue dans le
dossier dappel doffres
4 Eacutevaluation financiegravere
En regravegle geacuteneacuterale le critegravere dattribution lors de leacutevaluation financiegravere des offres de travaux est le prix
le plus bas
Sous reacuteserve dune autorisation preacutealable leacutevaluation financiegravere peut prendre en compte non
seulement les coucircts dacquisition mais dans la mesure ougrave cela est pertinent les coucircts supporteacutes durant
le cycle de vie des travaux (par exemple les coucircts de maintenance et les coucircts de fonctionnement)
dans ce cas les documents de marcheacute doivent indiquer agrave lavance les donneacutees que doivent fournir les
soumissionnaires et la meacutethode qui sera utiliseacutee pour deacuteterminer le coucirct du cycle de vie sur la base de
ces donneacutees
5 Offre eacuteconomiquement la plus avantageuse
En labsence dattribution de note technique aux offres loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse est
loffre techniquement conforme qui indique le prix le moins eacuteleveacute
Lorsque de maniegravere exceptionnelle sous reacuteserve dune deacuterogation une note technique est attribueacutee
aux offres loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse est loffre techniquement conforme qui obtient
le meilleur rapport qualiteacute-prix en fonction des reacutesultats de leacutevaluation technique et financiegravere
conformeacutement aux pondeacuterations fixeacutees dans le dossier dappel doffres
534 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux soumissionnaires davoir agrave
demander des compleacutements dinformation en cours de proceacutedure Si le pouvoir adjudicateur fournit un
compleacutement dinformation soit de sa propre initiative soit en reacuteponse agrave la demande dun
soumissionnaire il communique ces informations par eacutecrit et simultaneacutement agrave tous les autres
soumissionnaires
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre aux questions de tous
les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de reacuteception des offres (avec copie agrave la
3 Cette deacuterogation nest plus neacutecessaire pour un dossier dappel doffres portant sur la conception et la reacutealisation etou sur la
conception la construction et lexploitation si et lorsque des modegraveles dappel doffres de ce type ont eacuteteacute ajouteacutes aux
annexes du guide pratique
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
150
Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec controcircles ex-ante Les questions et reacuteponses sont
publieacutees sur le site internet dEuropeAid Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable
quant agrave leacutevaluation de loffre agrave ce stade
Un rectificatif doit ecirctre publieacute si le texte de lavis de marcheacute est modifieacute conformeacutement au
point 5312
Le rectificatif doit aussi ecirctre publieacute avant la date limite de soumission La date limite de reacuteception des
offres peut ecirctre retardeacutee pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Le
rectificatif doit aussi ecirctre publieacute sur le site internet dEuropeAid
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion etou visite doit ecirctre
annonceacutee dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la
date limite pour la reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel
doffres si la participation agrave cette reacuteunion etou visite de site est recommandeacutee ou obligatoire Tous les
frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des raisons de
transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne peut ecirctre
organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions dinformations
ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un excellent moyen
de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou documentation utiliseacutee
pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion doivent ecirctre publieacutees au
moins sur le site Internet dEuropeAid
535 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans le dossier dappel doffres Le deacutelai de reacuteception des offres doit ecirctre suffisant pour
garantir la qualiteacute desdites offres et permettre de faire jouer valablement la concurrence Lexpeacuterience
deacutemontre quun deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave deacuteposer des
offres incomplegravetes ou mal preacutepareacutees La date limite de remise des offres doit ecirctre fixeacutee un jour
ouvrable dans le pays beacuteneacuteficiaire et si possible combineacutee avec louverture publique
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le deacutelai minimal entre la date de publication de lavis de marcheacute et la date limite fixeacutee pour la
reacuteception des offres est de 90 jours Toutefois dans des cas exceptionnels ce deacutelai peut ecirctre
raccourci en conformiteacute avec les proceacutedures internes En gestion indirecte ce raccourcissement de
deacutelai requiert lautorisation preacutealable des services pertinents de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Aucun accord preacutealable de la Commission europeacuteenne nest requis pour fixer un deacutelai de reacuteception
des offres plus court
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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536 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
537 Preacutesentation des offres
Chaque offre technique et financiegravere doit ecirctre placeacutee dans une enveloppe unique scelleacutee agrave linteacuterieur
dun colis ou dune enveloppe exteacuterieure Loffre doit ecirctre envoyeacutee en accord avec les instructions aux
soumissionnaires
538 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute la confidentialiteacute et les responsabiliteacutes du comiteacute et
le calendrier de leacutevaluation voir section 28
539 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
5391 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
5392 Reacuteunion preacuteparatoire
La premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation doit se tenir avant la seacuteance douverture publique Au
preacutealable le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident expose lobjet de lappel doffres et explique les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute
incluant les grilles deacutevaluation ainsi que les critegraveres de seacutelection et dattribution speacutecifieacutes dans le
dossier dappel doffres
5393 Seacuteance douverture des offres
Louverture des offres a pour objet de veacuterifier si les offres sont complegravetes si la garantie de soumission
requise a eacuteteacute fournie et si les offres sont dune maniegravere geacuteneacuterale en ordre
La seacuteance douverture des offres est une proceacutedure formelle et publique Le comiteacute deacutevaluation ouvre
les offres en seacuteance publique agrave lheure et au lieu fixeacute dans le dossier dappel doffres Bien quelle soit
publique la preacutesence agrave la seacuteance douverture des offres est strictement limiteacutee aux repreacutesentants des
socieacuteteacutes ayant soumissionneacute au contrat
Voir la liste de controcircle de louverture des offres en annexe D5 pour les formaliteacutes deacutetailleacutees agrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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accomplir par le Preacutesident avec lassistance du Secreacutetaire
GESTION DIRECTE
Le comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne procegravede agrave
la seacuteance douverture des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit ecirctre obligatoirement informeacutee de la seacuteance douverture des offres
Elle peut ecirctre repreacutesenteacutee agrave titre dobservateur agrave cette seacuteance et reccediloit copie de chacune des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La Commission europeacuteenne na pas agrave ecirctre informeacutee de la session douverture des offres et ny
participe pas
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte eacuteventuelle des offres
reccedilues des membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir points 282 et
283
Le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme Le
reacutecapitulatif des offres reccedilues inclus dans le rapport douverture des offres (voir annexe D6) doit ecirctre
utiliseacute pour consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions de forme Ce rapport
est accessible aux soumissionnaires sur demande
Les eacuteventuelles garanties de soumission doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires dont les offres
ne sont pas conformes aux prescriptions de forme Cela implique que chaque offre qui arrive apregraves la
date limite doit aussi ecirctre ouverte (apregraves la seacuteance douverture) afin que les garanties puissent ecirctre
retourneacutees
5394 Eacutevaluation des offres
Leacutevaluation de loffre technique est reacutealiseacutee le cas eacutecheacuteant lot par lot en utilisant sans les modifier la
grille de conformiteacute administrative et la grille deacutevaluation figurant dans le dossier dappel doffres
publieacute
Dans le cadre de leacutevaluation technique le comiteacute analyse les aspects commerciaux et le cas eacutecheacuteant
la composante service des offres afin de deacuteterminer si celles-ci satisfont aux prescriptions du dossier
dappel doffres Les reacutesultats sont consigneacutes dans une grille danalyse par OUI NON pour tous les
eacuteleacutements speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres Ce nest que dans des cas tregraves exceptionnels sous
reacuteserve dune deacuterogation quune meacutethode dattribution dune note technique devrait ecirctre utiliseacutee
conformeacutement au point 533 ci-dessus Si lappel doffres est scindeacute en lots leacutevaluation technique doit
ecirctre reacutealiseacutee lot par lot
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
153
Avec laccord de la majoriteacute des eacutevaluateurs le preacutesident peut demander des clarifications par eacutecrit
aux soumissionnaires en leur offrant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai raisonnable deacutetermineacute
par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives
Avant deacutevaluer les offres le comiteacute deacutevaluation veacuterifie quelles sont conformes aux prescriptions
administratives figurant dans le dossier dappel doffres (sur la base de la grille de conformiteacute
administrative)
Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions modaliteacutes et speacutecifications contenues
dans le dossier dappel doffres sans deacuteviation ni restrictions substantielles Les deacuteviations ou
restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ dapplication la qualiteacute lexeacutecution du
marcheacute qui diffegraverent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir
adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du marcheacute ou qui faussent la concurrence
vis-agrave-vis des soumissionnaires ayant preacutesenteacute des offres conformes
La conformiteacute administrative de chaque offre est veacuterifieacutee en utilisant la grille de conformiteacute
administrative figurant dans le dossier dappel doffres publieacute
La conformiteacute administrative de chacune des offres doit ecirctre indiqueacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir annexe D7)
Partie 2 conformiteacute technique des offres
Leacutevaluation technique proprement dite des offres suit la veacuterification de la conformiteacute administrative
Les critegraveres publieacutes dans le dossier dappel doffres sont appliqueacutes sans modification Les eacutevaluateurs
utilisent la grille deacutevaluation incluse dans le dossier dappel doffres Cette eacutevaluation vise agrave
deacuteterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques minimales et aux critegraveres
de seacutelection
Regravegle dorigine toutes les offres doivent satisfaire agrave la regravegle en vertu de laquelle les produits acheteacutes
et les mateacuteriaux incorporeacutes dans les ouvrages permanents satisfont aux exigences du point 231 Les
offres qui ne satisfont pas agrave la regravegle dorigine doivent ecirctre eacutelimineacutees La regravegle dorigine ne sapplique
pas agrave leacutequipement du titulaire utiliseacute durant la construction sauf si le dossier dappel doffres preacutevoit
explicitement que cet eacutequipement devient la proprieacuteteacute du pouvoir adjudicateur en fin de contrat Pour
plus de deacutetails voir le point 231
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier agrave ce stade que les nationaliteacutes des
sous-traitants identifieacutes dans les offres techniques satisfont agrave la regravegle de la nationaliteacute deacutefinie au
point 231
Agrave lissue de leacutevaluation des offres le comiteacute deacutevaluation se prononce sur la conformiteacute technique de
chaque offre et classe les offres dans deux cateacutegories laquo conformes techniquement raquo ou laquo non
conformes techniquement raquo Dans des cas exceptionnels uniquement sous reacuteserve dune deacuterogation
les offres techniquement conformes sont ensuite noteacutees conformeacutement agrave la grille deacutevaluation
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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technique contenue dans le dossier dappel doffres (voir point 533 ci-dessus)
5395 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Au terme de leacutevaluation technique le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les propositions financiegraveres ne
comportent pas derreurs arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont
corrigeacutees sans peacutenaliteacute pour le soumissionnaire Si lappel doffres porte sur plusieurs lots les
propositions financiegraveres sont compareacutees pour chaque lot Leacutevaluation financiegravere doit identifier la
meilleure proposition financiegravere pour chaque lot en tenant compte de chaque remise offerte
Un exemple de remises est disponible au point 4395
5396 Choix de lattributaire
Lattributaire est celui soumettant loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse conformeacutement au point
533 Il doit ecirctre deacuteclareacute comme attributaire si loffre est eacutegale ou infeacuterieure au budget maximal
disponible pour le marcheacute
Si loffre choisie excegravede le budget maximal alloueacute au marcheacute les dispositions preacutevues au
point 5251(c) peuvent sappliquer
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux services concerneacutes
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute la meacutethode de construction les solutions techniques adopteacutees ou
les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire ou encore loriginaliteacute
de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de rejeter son offre ou non
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Lorsque deux offres sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire qui
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
155
offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes aux entreprises ou aux personnes
physiques des Eacutetats ACP
bull
est un consortium de personnes physiques de socieacuteteacutes et dentreprises des Eacutetats ACP et de lUnion
europeacuteenne
bull
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement
Seules sont prises en consideacuteration les variantes
proposeacutees par lattributaire du marcheacute etbull
conformes aux critegraveres indiqueacutes dans le dossier dappel doffres et notamment respectant les
speacutecifications techniques minimales en terme de qualiteacute et de performance et
bull
dont le prix ne deacutepasse pas celui de loffre retenuebull
Le comiteacute deacutevaluation compare les variantes agrave loffre initiale et recommande la meilleure solution au
pouvoir adjudicateur
5397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut recommander
dattribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres
et
bull
qui constitue loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse (respectant toutes les conditions
preacuteceacutedentes)
bull
dannuler lappel doffres (voir le point 2413)bull
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe D7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis agrave lautoriteacute compeacutetente de la Commission europeacuteenne qui
doit deacutecider si elle accepte ou non les recommandations du comiteacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe D7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les membres votants du
comiteacute deacutevaluation Le rapport deacutevaluation est adresseacute aux services compeacutetents du pouvoir
adjudicateur qui acceptent ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir
adjudicateur soumet ensuite le rapport deacutevaluation avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne
Si une proposition dattribution est formuleacutee alors que la Commission europeacuteenne na pas encore
reccedilu une copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre transmises
Si cette derniegravere les refuse elle doit eacutecrire au pouvoir adjudicateur pour lui expliquer les raisons de
sa deacutecision La Commission europeacuteenne peut eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment
il doit proceacuteder et indiquer les conditions auxquelles elle pourrait endosser un marcheacute proposeacute sur la
base de la proceacutedure dappel doffres
En revanche si la Commission europeacuteenne approuve la deacutecision proposeacutee par le pouvoir
adjudicateur ce dernier selon la deacutecision prise soit attribue le marcheacute (voir point 05032011) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation de la Commission europeacuteenne nest pas un preacutealable neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comiteacute deacutevaluation
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
deacutevaluation depuis la fin de la seacuteance douverture jusquagrave la signature du contrat par les deux parties
est confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses deacutelibeacuterations sont tenues
secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de respecter la confidentialiteacute
Lorsque la leacutegislation du pouvoir adjudicateur va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute le pouvoir
adjudicateur doit demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de divulguer
quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
Comptes)
5310 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
Les soumissionnaires ont le droit de reacutecupeacuterer sans deacutelai leur garantie de soumission Lorsque lappel
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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doffres est annuleacute avant louverture des enveloppes externes des offres les enveloppes non ouvertes et
scelleacutees doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires
5311 Attribution du marcheacute
53111 Notification agrave lattributaire
Voir section 29 et point 2412 (en cas de clause suspensive)
53112 Signature du contrat
Voir la section 29
Le projet de contrat doit suivre lAnnexe D4
53113 Publication de lattribution du marcheacute
Voir la section 29
54 Appel doffres restreint pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave5 000 000 EUR
Compte tenu des caracteacuteristiques de certains travaux il est possible de recourir agrave un appel doffres
restreint dans certains cas ducircment justifieacutes Les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
peuvent fournir un appui technique au cas par cas
GESTION DIRECTE
Un accord preacutealable est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
541 Publiciteacute
Afin dassurer la plus large participation possible agrave lappel doffres et de garantir la transparence de la
proceacutedure le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de preacute-information ainsi quun avis de marcheacute
pour tout marcheacute de travaux dun montant de 5 000 000 EUR et au-delagrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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5411 Publication de lavis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer
Lavis de preacute-information est envoyeacute le plus rapidement possible apregraves la deacutecision approuvant le
programme des marcheacutes de travaux Il doit indiquer succinctement lobjet et le contenu des marcheacutes en
question (voir Annexe D1) Publier lavis de preacute-information nengage pas le pouvoir adjudicateur agrave
financer le marcheacute Aussi les candidats inteacuteresseacutes ne doivent pas envoyer doffres agrave ce stade
Le pouvoir adjudicateur reacutedige lavis de preacute-information en utilisant lannexe D1 et ladresse par
formulaire eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le site dEuropeAid et au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne (voir les lignes directrices pour la publication agrave lannexe
A11e) Si neacutecessaire le pouvoir adjudicateur assure simultaneacutement la publication localement ou dans
tout autre meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE OU EX-
POST
Les avis de preacute-information doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les
services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe D1 au
moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer
leur traduction
5412 Publication des avis de marcheacutes
30 jours au plus tocirct apregraves la publication de la preacutevision individuelle de marcheacute lavis de marcheacute est agrave
son tour publieacute au JO de lUnion europeacuteenne et sur le site dEuropeAid (httpswebgateeceuropaeu
europeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome) et dans tout autre meacutedia approprieacute
La publication au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid est assureacutee
par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur) Si lavis de marcheacute
est publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lavis de marcheacute doit ecirctre envoyeacute par formulaire eacutelectronique (annexe Dr2) agrave la Commission
europeacuteenne au moins 15 jours avant la date preacutevue de publication pour permettre sa traduction en
temps utile
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
En plus de ce qui preacutecegravede les termes de reacutefeacuterence doivent ecirctre adresseacutes agrave la Commission
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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europeacuteenne soit en mecircme temps soit en avance de telle sorte agrave deacutemontrer que lavis de marcheacute
correspond aux objectifs du marcheacute
Lavis de marcheacute doit fournir aux candidats potentiels toute information utile pour leur permettre de
deacuteterminer leur capaciteacute agrave mettre en œuvre le marcheacute en question
Les critegraveres de seacutelection deacutefinis dans lavis de marcheacute doivent ecirctre
formuleacutes clairement et sans ambiguiumlteacutebull
faciles agrave veacuterifier sur la base de linformation soumise en utilisant le formulaire de candidature (voir
annexe D4c)
bull
permettre de deacuteterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait agrave un critegravere de
seacutelection donneacute
bull
pouvoir ecirctre deacutemontreacutes par le soumissionnairebull
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat
Le deacutelai alloueacute aux candidats pour quils adressent leurs offres doit ecirctre suffisant pour permettre une
concurrence adeacutequate Le deacutelai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours agrave compter
de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet
dEuropeAid Le deacutelai reacuteel deacutependra de lampleur et de la complexiteacute du marcheacute
Si en parallegravele le pouvoir adjudicateur publie lavis de marcheacute localement cette publication doit ecirctre
identique et simultaneacutee agrave celle effectueacutee sur les sites du journal officiel et dEuropeAid
Lavis de marcheacute doit ecirctre suffisamment clair et preacutecis pour dispenser les soumissionnaires de
demander des preacutecisions en cours de proceacutedure Ils ont toutefois le droit de demander des informations
compleacutementaires en cas de besoin Si le pouvoir adjudicateur modifie lavis de marcheacute soit de son
propre fait soit en reacuteponse agrave une question dun soumissionnaire un rectificatif comportant les
modifications doit ecirctre adresseacute pour publication agrave la Commission europeacuteenne (voir annexe A5b) Le
rectificatif est publieacute au plus tard 7 jours apregraves la demande de publication Il doit lecirctre avant la date
limite de soumission des offres Le cas eacutecheacuteant cette date peut ecirctre reporteacutee pour permettre aux
soumissionnaires de prendre les modifications en compte Le pouvoir adjudicateur ne doit pas agrave cette
occasion donner un avis quelconque concernant quelque offre que ce soit
Si les eacuteclaircissements ne neacutecessitent pas de modifier lavis de marcheacute ils peuvent ecirctre simplement
publieacutes sur le site dEuropeAid
542 Eacutetablir la liste restreinte
Les candidats sont seacutelectionneacutes par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
comprenant un preacutesident non votant un secreacutetaire non votant et un nombre impair (au minimum cinq)
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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de membres votants (les eacutevaluateurs)
Il doit y avoir au moins cinq eacutevaluateurs Ces derniers doivent posseacuteder les capaciteacutes techniques et
administratives neacutecessaires pour se prononcer valablement sur les candidatures Chaque membre doit
avoir une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les candidatures sont preacutesenteacutees Tous les
membres du comiteacute deacutevaluation doivent signer une deacuteclaration dimpartialiteacute et de confidentialiteacute
(voir annexe A4) Pour les responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation voir le point 283
GESTION DIRECTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les membres votants)
sont nommeacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur et les nominations sont soumises pour
accord agrave la Commission europeacuteenne Cette derniegravere devrait participer en tant quobservateur La
composition du comiteacute est reacuteputeacutee approuveacute si la Commission europeacuteenne ne sy oppose pas dans
les cinq jours ouvrables En regravegle geacuteneacuterale la Commission europeacuteenne nomme un observateur pour
assister agrave tout ou partie des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation La participation dautres observateurs
doit ecirctre preacutealablement autoriseacutee par la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
- eacutetablir une liste longue (voir annexe D4) reacutesumant lensemble des candidatures reccedilues
- eacuteliminer les candidatures non recevables du fait quelles ont eacuteteacute preacutesenteacutees par des candidats non
eacuteligibles (voir point 231 relatif aux critegraveres de nationaliteacute) ou quelles relegravevent de lun des cas deacutecrits
aux points 2331 (exclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacute) et 2332
(rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
- appliquer sans modification les critegraveres de seacutelection publieacutes
Sagissant des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et de seacutelection voir les points
233 et 2411
Sur la base des candidatures reccedilues le comiteacute deacutevaluation seacutelectionne les candidats offrant la
meilleure garantie de bonne exeacutecution du contrat
La liste de preacuteseacutelection comprend entre 4 et 6 candidats
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Si le nombre de candidats eacuteligibles satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est supeacuterieur agrave 6 les critegraveres
additionnels publieacutes dans lavis de marcheacute sont appliqueacutes pour reacuteduire la liste agrave 6 candidats
preacuteseacutelectionneacutes Voir la section 24111 (critegraveres de seacutelection)
Si le nombre de candidats eacuteligibles et satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur au chiffre
minimal de quatre le pouvoir adjudicateur peut inviter agrave soumissionner uniquement ces candidats Si
le nombre de candidats eacuteligibles satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur agrave 4 le pouvoir
adjudicateur peut tout de mecircme les inviter agrave soumettre une offre apregraves approbation preacutealable de la
Commission europeacuteenne sauf en cas de gestion indirecte avec controcircles ex post comme cela est
indiqueacute dans lencadreacute ci-dessous Celle-ci peut donner son approbation apregraves avoir veacuterifieacute sur la base
du rapport deacutevaluation que tant le deacutelai de publication tant les critegraveres de seacutelection publieacutes et la
porteacutee du marcheacute par rapport au budget disponible eacutetaient satisfaisants Ceci doit ecirctre justifieacute dans le
rapport deacutevaluation
GESTION DIRECTE
Lenregistrement dun cas agrave signaler est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
La proceacutedure de preacuteseacutelection et la seacutelection elle-mecircme doivent faire lobjet dun rapport (voir
annexe Dr5 du dossier dappel doffres DR1)
Avant que le comiteacute deacutevaluation neacutetablisse deacutefinitivement sa proposition de preacuteseacutelection il envoie la
liste des candidats pressentis au pouvoir adjudicateur qui veacuterifie quaucun deux (y compris les
partenaires) ne figure dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Le rapport deacutevaluation est signeacute par le preacutesident du comiteacute deacutevaluation par son secreacutetaire et par tous
les eacutevaluateurs
GESTION DIRECTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation avant que les candidats seacutelectionneacutes
ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur doit ensuite
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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soumettre ce rapport avec ses propres recommandations agrave la Commission europeacuteenne avant que les
candidats seacutelectionneacutes ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur elle doit
adresser par eacutecrit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa deacutecision
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
Les candidats non seacutelectionneacutes sont informeacutes par le pouvoir adjudicateur par un courrier standard
(voir Annexe Dr7) Les candidats preacuteseacutelectionneacutes sont inviteacutes agrave soumissionner par lettre (voir annexe
Dr8a) accompagneacutee du dossier dappel doffres Simultaneacutement la liste restreinte finale doit ecirctre
publieacutee sur le site internet dEuropeAid
Le pouvoir adjudicateur est responsable de leacutelaboration de lavis de liste restreinte (en utilisant
lannexe Dr6) et de sa soumission en format eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour
publication sur le site EuropeAid au moment du lancement de lappel doffres
Toute information non confidentielle peut ecirctre divulgueacutee aux candidats non seacutelectionneacutes qui en font la
demande Agrave titre dexemple citons les motifs pour lesquels une reacutefeacuterence ne satisfait pas aux critegraveres
de seacutelection techniques ces informations peuvent en effet aider les candidats non seacutelectionneacutes agrave
participer avec succegraves agrave de futurs appels doffres
La peacuteriode entre lenvoi des lettres dinvitation agrave soumissionner et la date limite pour la reacuteception des
offres ne doit pas ecirctre infeacuterieure agrave 60 jours
Les dispositions applicables dans le cadre dune proceacutedure ouverte conformeacutement aux points 5333
agrave 53113) sappliquent par analogie au reste de la proceacutedure restreinte pour les marcheacutes de travaux
eacutetant entendu que les eacuteleacutements touchant agrave la phase de seacutelection ne devraient pas ecirctre pris en compte
55 Appel doffres ouvert local (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave300 000 EUR et infeacuterieure agrave 5 000 000 EUR)
Dans le cas dun appel doffres publieacute localement il nest pas obligatoire de publier davis de preacute-
information et lavis de marcheacute de fournitures est publieacute exclusivement dans le pays partenaire et sur
le site internet dEuropeAid en indiquant ladresse ougrave les entreprises peuvent se procurer des
informations suppleacutementaires Lavis de marcheacute relatif agrave un appel doffres local est publieacute au moins au
Journal officiel de lEacutetat partenaire ou tout meacutedia eacutequivalent pour les appels doffres locaux La
publication locale est assureacutee par le pays partenaire
Eacutetant entendu que publier linteacutegraliteacute dun avis de marcheacute dans les meacutedias locaux peut repreacutesenter un
coucirct dissuasif le modegravele de lannexe D3 indique les informations minimales agrave publier localement
Cependant linteacutegraliteacute de lavis de marcheacute doit ecirctre disponible agrave ladresse mentionneacutee dans la
publication tout comme le dossier dappel doffres
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un appel doffres ouvert publieacute localement doit garantir la participation des autres fournisseurs
eacuteligibles au mecircme titre que celle des fournisseurs locaux Toute condition visant agrave restreindre la
participation des autres fournisseurs eacuteligibles est interdite (par exemple obligation pour ces derniers
decirctre enregistreacutes dans le pays partenaire ou davoir deacutejagrave obtenu des contrats au niveau local)
Dans cette proceacutedure un deacutelai minimal de 60 jours seacutecoule entre la date de publication de lavis de
marcheacute dans la presse locale et la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres Toutefois dans
certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures
internes et apregraves avoir obtenu lautorisation preacutealable de lautoriteacute compeacutetente de la Commission
europeacuteenne
Sil savegravere impossible didentifier les soumissionnaires potentiels dans le cadre dun appel doffres
ouvert local un avis de clarificationcorrection eacutenonccedilant les modifications eacuteventuelles apporteacutees au
dossier dappel doffres doit ecirctre publieacute La date limite de reacuteception des offres peut ecirctre retardeacutee pour
permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Toute clarification fournie durant
la proceacutedure dappel doffres doit ecirctre publieacutee localement et sur le site internet dEuropeAid et elle doit
ecirctre mentionneacutee dans le reacutesumeacute davis de marcheacute (annexe D3)
Les dispositions de la proceacutedure ouverte internationale deacutecrites agrave la section 53 sappliquent par
analogie agrave la proceacutedure ouverte locale La principale diffeacuterence est que le comiteacute deacutevaluation est
composeacute dun nombre minimum de trois eacutevaluateurs
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Pour les marcheacutes de travaux dun montant infeacuterieur agrave 5 000 000 EUR les soumissionnaires des
Eacutetats ACP beacuteneacuteficient pour autant quun quart au moins du capital et des cadres soit originaire dun
ou de plusieurs Eacutetats ACP dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours de leacutevaluation financiegravere
En outre lorsque deux offres de contrats de travaux sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est
donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si une telle offre fait deacutefaut agrave
i) celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
ii) celle qui offre les meilleures possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes entreprises ou personnes
physiques des Eacutetats ACP
iii) un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de la
Communauteacute
56 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les contrats de moins de 300 000 EUR par proceacutedure neacutegocieacutee
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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concurrentielle sans publier lavis de marcheacute Il eacutetablit une liste dau moins trois entrepreneurs et
justifie son choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier
dappel doffres Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est adresseacute aux trois fournisseurs inviteacutes agrave
soumissionner car il contient des informations importantes pour eux
Lannexe DS1 contient un dossier speacutecifique pour les proceacutedures neacutegocieacutees concurrentielles
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la date denvoi
de la lettre dinvitation doit ecirctre accordeacute aux candidats retenus
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
disposant des capaciteacutes techniques et administratives requises
Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur les plans administratif et technique le marcheacute peut ecirctre passeacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
Dans le cas dun eacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le marcheacute peut ecirctre attribueacute par
proceacutedure neacutegocieacutee sous reacuteserve de laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne Le reste de la
proceacutedure (preacuteparation du dossier dappel doffres eacutevaluation des offres et attribution du contrat) obeacuteit
aux mecircmes regravegles que la proceacutedure ouverte internationale (voir points 532 agrave 53112) Aucune
garantie de soumission nest exigeacutee dans ce cas
Programmes financeacutes par le FED
Pour les marcheacutes de travaux dune valeur infeacuterieure agrave 5 000 000 dEUR les soumissionnaires des
Eacutetats ACP beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours de leacutevaluation financiegravere agrave
condition quau moins un quart des parts du capital et du personnel dencadrement soit originaire
dun ou plusieurs Eacutetats ACP
En outre lorsque deux offres de contrats de travaux sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est
donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si une telle offre fait deacutefaut agrave
i) celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
ii) celle qui offre les meilleures possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes entreprises ou personnes
physiques des Eacutetats ACP
iii) un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de la
Communauteacute
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
165
57 Modification des contrats de travaux
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Pas de neacutecessiteacute de modifier le contrat
Dans la grande majoriteacute des cas le contrat de travaux preacutevoit le payement par eacutevaluation les quantiteacutes
indiqueacutees dans le deacutetail estimatif de mecircme que le montant du marcheacute qui en reacutesulte sont estimeacutes
Lorsque le payement est demandeacute le maicirctre dœuvre mesure pour les diffeacuterents eacuteleacutements les
quantiteacutes reacuteelles des travaux exeacutecuteacutes et certifie le montant ducirc en appliquant les taux agrave luniteacute
Si le montant augmente en raison dune quantiteacute reacuteellement mesureacutee exceacutedant la quantiteacute indiqueacutee
dans le deacutetail estimatif ou dans le bordereau des prix il ne sagit pas dun changement du contrat et
ceci ne requiert ni ordre de service pour modification ni avenant contractuel
Par ailleurs il peut arriver que lapplication de la clause de reacutevision de prix aboutisse agrave laugmentation
du montant Lagrave encore dans la mesure ougrave la formule de reacutevision de prix a deacutejagrave fait lobjet dun accord
entre les parties contractantes dans le contrat initial aucune modification du contrat nest neacutecessaire
Enfin un avenant contractuel ou un ordre de service ne peuvent ecirctre en aucune maniegravere utiliseacutes pour
obtenir la reacutealisation de travaux suppleacutementaires qui ne sont pas neacutecessaires pour lachegravevement du
marcheacute initial
Ordre de service
Dans un contrat de marcheacute de travaux le maicirctre dœuvre a compeacutetence pour eacutemettre un ordre de
service pour toute modification agrave une partie quelconque des ouvrages neacutecessaires au bon achegravevement
etou au bon fonctionnement des travaux Ces modifications peuvent consister en des ajouts des
suppressions des substitutions des changements en qualiteacute en quantiteacute dans la forme la nature le
genre lemplacement les dimensions le niveau ou lalignement ainsi que des changements dans
leacutechelonnement le mode ou le calendrier tels que stipuleacutes de lexeacutecution des travaux Voir
Conditions Geacuteneacuterales article 37
Le titulaire est tenu dexeacutecuter la modification ordonneacutee Il ne peut pas suspendre les travaux ordonneacutes
dans lattente dune deacutecision quant agrave son eacuteventuelle demande pour une extension de la peacuteriode
dexeacutecution ou pour un payement additionnel
Avenant
Les modifications de contrat qui ne sont pas couvertes par un ordre de service doivent ecirctre formaliseacutees
par la voie dun avenant
Il est neacutecessaire de proceacuteder agrave une modification par la voie dun avenant au contrat degraves lors que cette
modification implique une augmentation ou une reacuteduction de la valeur totale des travaux de plus de
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
166
15 par rapport au prix contractuel initial
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Si un financement UE suppleacutementaire est solliciteacute il doit ecirctre approuveacute par la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne avant tout engagement du pouvoir adjudicateur
La dureacutee totale dexeacutecution dun marcheacute de travaux inclut la dureacutee de mise en œuvre des travaux et la
peacuteriode de garantie comprise entre la reacuteception provisoire et la reacuteception deacutefinitive Durant ce temps
lales peacuteriode(s) de reacutealisation des travauxde garantie peu(ven)t ecirctre eacutetendue(s) par ordre de service ou
par avenant durant la peacuteriode dexeacutecution du contrat mecircme apregraves que la peacuteriode de mise en œuvre
stipuleacutee au contrat ait expireacute
Un titulaire dun marcheacute de travaux est tenu de reacutealiser complegravetement les travaux et le maicirctre
douvrage est tenu de payer les travaux certifieacutes Ces obligations ainsi que le marcheacute restent valables
mecircme dans le cas ougrave le titulaire eacutechoue agrave reacutealiser complegravetement les travaux dans lales peacuteriode(s)
stipuleacute(s) au contrat la conseacutequence eacutetant que des dommages-inteacuterecircts pour retard peuvent ecirctre deacuteduits
du montant ducirc
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
167
6 Subventions
Pour les besoins de ce chapitre le terme beacuteneacuteficiaire de subvention doit ecirctre compris comme i) le
seul beacuteneacuteficiaire de la subvention (en cas de subvention mono-beacuteneacuteficiaire) ou comme ii) tous les
beacuteneacuteficiaires de la subvention (en cas de subvention multi-beacuteneacuteficiaires)
Sauf indication contraire le demandeur principal (cest-agrave-dire lorganisation ou lindividu qui soumet
une demande de subvention) et le(s) co-demandeur(s) sont ci-apregraves deacutesigneacutes le(s) demandeur(s)
61 Regravegles de bases applicables aux subventions
611 Deacutefinition
Une subvention est une contribution financiegravere directe par voie de donation ou paiement de nature
non commerciale agrave un beacuteneacuteficiaire deacutetermineacute et preacuteleveacute sur le budget de lUnion europeacuteenne ou du
FED afin de financer
soit une action destineacutee agrave promouvoir la reacutealisation dun objectif sinscrivant dans le cadre dune
politique de lUnion europeacuteenne (subvention pour action)
bull
soit le fonctionnement dun organisme poursuivant un but dinteacuterecirct geacuteneacuteral europeacuteen ou un objectif
sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europeacuteenne (subvention de fonctionnement1)2
bull
Le ou les organisme(s) signant un contrat de subvention sont deacutesigneacutes en tant que laquo beacuteneacuteficiaire(s) raquo
de la subvention et ne doivent pas ecirctre confondus avec le pays partenaire le beacuteneacuteficiaire final de
laction3 ni avec le groupe cible
4
Il convient de distinguer les subventions des autres types dengagements juridiques effectueacutes dans le
cadre des actions exteacuterieures et dappliquer le corps de regravegles approprieacutees Plusieurs indices
permettent de distinguer une subvention dun marcheacute
Marcheacutes (acheter) Subventions (Donner de largent)
1 La dureacutee dune subvention de fonctionnement ne peut exceacuteder 12 mois2 Sagissant du regraveglement financier applicable au 11e FED et au 10e FED reacuteviseacute (le meacutecanisme de transition) lobjectif ou
linteacuterecirct en question est deacutefini comme (a) une action destineacutee agrave promouvoir la reacutealisation dun objectif qui sinscrit dans le
cadre de laccord de Cotonou ou de la deacutecision dassociation outre-mer ou dans le cadre dun programme ou projet adopteacute
conformeacutement aux dispositions de ceux-ci ou (b) le fonctionnement dun organisme poursuivant un objectif viseacute au point
(a)3 Les laquobeacuteneacuteficiaires finals raquo sont ceux qui beacuteneacuteficieront du projet agrave long terme au niveau de la socieacuteteacute ou du secteur au sens
large4 Par laquo groupe cible raquo on entend les groupesentiteacutes qui beacuteneacuteficieront directement du projet
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
168
Acheter des services
fournitures ou travaux
Objet Proposition dun demandeur contribuant agrave un
objectif politique via - un projet (subvention pour
action) ou la prise en charge des coucircts de
fonctionnement du demandeur (subvention de
fonctionnement)
Pouvoir adjudicateur Proprieacuteteacute des
reacutesultats
Beacuteneacuteficiaire de la subvention
100 du coucirct Contribution
financiegravere
LUnion europeacuteenne finance une partie des coucircts
(dits eacuteligibles) Lautre partie reste agrave la charge du
beacuteneacuteficiaire de la subvention (ou de tout
donateur)
Permis Profit Interdit
Une subvention est destineacutee agrave une action proposeacutee agrave ladministration contractante par un demandeur et
entrant dans le cadre normal des activiteacutes de celui-ci par opposition a marcheacute pour lequel le pouvoir
adjudicateur eacutelabore les termes de reacutefeacuterence du projet quil souhaite faire reacutealiser
Le demandeur principal peut agir individuellement ou avec le codemandeur toutefois si la subvention
leur est attribueacutee le demandeur principal et le cas eacutecheacuteant leles codemandeur(s) devientdeviennent
le(s) beacuteneacuteficiaire(s) de la subvention
Laction doit ecirctre clairement identifieacutee Elle ne doit pas ecirctre artificiellement scindeacutee dans lintention de
la soustraire aux regravegles du preacutesent guide pratique
Le beacuteneacuteficiaire de la subvention est responsable de la mise en œuvre de laction et conserve la
proprieacuteteacute de ses reacutesultats En revanche dans un marcheacute le pouvoir adjudicateur est proprieacutetaire des
reacutesultats du projet
En principe le beacuteneacuteficiaire de la subvention cofinance laction sauf lorsque cette derniegravere requiert un
financement inteacutegral par lUnion europeacuteenne (voir point 639) Au contraire le titulaire dun marcheacute
ne contribue pas agrave son financement Le montant du marcheacute repreacutesente un prix fixe en conformiteacute avec
les regravegles du marcheacute
Une subvention ne peut en aucun cas geacuteneacuterer de profit (cest-agrave-dire quelle doit se limiter au montant
neacutecessaire pour eacutequilibrer les revenus et les deacutepenses dune action voir point 6310) sauf si lobjectif
de laction est de renforcer les capaciteacutes financiegraveres du beacuteneacuteficiaire ou de geacuteneacuterer un revenu La regravegle
de non-profit sapplique agrave laction mais pas neacutecessairement au beacuteneacuteficiaire
Ainsi le fait quun organisme soit agrave but non lucratif ne signifie pas quil ne puisse ecirctre que beacuteneacuteficiaire
de subventions il peut eacutegalement ecirctre attributaire de marcheacutes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
169
Un contrat de subvention ne peut ecirctre signeacute que si laction reacutepond agrave lensemble des critegraveres exposeacutes ci-
dessus
Ne constituent pas des subventions au sens du regraveglement financier applicable au budget de lUnion
europeacuteenne entre autres5
les devis-programmesbull
les marcheacutes publics6bull
lappui budgeacutetaire lappui agrave lallegravegement de la dette ou laide macro-financiegraverebull
les versements effectueacutes aux organismes (tels que les organisations internationales les agences
nationales des Eacutetats membres ou de pays tiers etc) auxquels des tacircches dexeacutecution du budget de
lUnion europeacuteenne ont eacuteteacute deacuteleacutegueacutees au sens des articles 58 59 et 60 du regraveglement financier7
applicable au budget de lUnion europeacuteenne
bull
les instruments financiers au sens des articles 139 et 140 du regraveglement financier applicable au budget
de lUnion europeacuteenne notamment les bonifications dinteacuterecircts associeacutes agrave ces instruments NB Par
ailleurs ces bonifications dinteacuterecircts et le remboursement des frais de garantie non associeacutes agrave ces
instruments financiers sont assimileacutes agrave des subventions mais ne sont pas soumis aux regravegles de
cofinancement et de non-profit
bull
Le preacutesent guide pratique sapplique aux subventions verseacutees en gestion directe et geacutereacutees indirectement
par les pays partenaires
612 Protagonistes
Il existe trois cateacutegories de personnes susceptibles de recevoir un financement dans le cadre dune
subvention
le demandeur principalbull
Si la subvention lui est attribueacutee le demandeur principal en devient le beacuteneacuteficiaire Il sera identifieacute
dans les conditions particuliegraveres du contrat comme le coordinateur Le coordinateur est le principal
interlocuteur de ladministration contractante Il repreacutesente et agit au nom du (des) co-beacuteneacuteficiaire(s)
(le cas eacutecheacuteant) et coordonne la conception et la mise en œuvre de laction
les eacuteventuels codemandeurs qui deviendront les co-beacuteneacuteficiaires de laction une fois la
subvention attribueacutee
bull
Le(s) codemandeur(s) participe(nt) agrave la deacutefinition et agrave la mise en œuvre de laction et les coucircts quil(s)
5 Voir article 1212 du Regraveglement Financier applicable au Budget de lUnion europeacuteenne6 Voir la deacutefinition des marcheacutes publics agrave larticle 101 du regraveglement financier applicable au Budget de lUnion europeacuteenne7 Eacutegalement applicable au FED en vertu de lArticle 17 (2) du regraveglement financier applicable au 11e FED et du 10e FED
amendeacute (le meacutecanisme de transition)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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encour(en)t sont eacuteligibles au mecircme titre que ceux encourus par le demandeur principal
et
les entiteacutes affilieacutees (le cas eacutecheacuteant)bull
Seul le demandeur principal et les codemandeurs deviennent parties au contrat
Leurs entiteacutes affilieacutees ne sont ni beacuteneacuteficiaires de la subvention ni parties au contrat Pour autant elles
participent agrave la conception et la mise en œuvre de laction et leurs coucircts encourus peuvent ecirctre
eacuteligibles notamment leurs coucircts encourus agrave loccasion de marcheacutes de mise en œuvre ou dun support
financier agrave des tiers agrave condition quelles se conforment aux regravegles applicables aux beacuteneacuteficiaires de la
subvention Les entiteacutes affilieacutees doivent satisfaire aux mecircmes critegraveres deacuteligibiliteacute que ceux applicables
aux demandeurs principaux et codemandeurs
Seules les entiteacutes lieacutees structurellement aux demandeurs notamment sur le plan capitalistique ou
juridique peuvent ecirctre consideacutereacutees comme entiteacutes affilieacutees au demandeur principal ou aux
codemandeurs
Ce lien structurel recouvre principalement deux notions
le controcircle au sens de la directive 201334UE relative aux eacutetats financiers annuels aux eacutetats
financiers consolideacutes et aux rapports y affeacuterents de certaines formes dentreprises
a)
Les entiteacutes affilieacutees agrave un beacuteneacuteficiaire peuvent donc ecirctre
des entiteacutes controcircleacutees directement ou indirectement par le beacuteneacuteficiaire (filiale ou filiale de premier
rang) ou controcircleacutees par une entiteacute elle-mecircme controcircleacutee par le beacuteneacuteficiaire (sous-filiales ou filiales de
deuxiegraveme niveau) Ceci est valable pour les autres niveaux de controcircle
bull
des entiteacutes controcirclant directement ou indirectement par le beacuteneacuteficiaire (maison megravere) De la mecircme
faccedilon il peut sagir dentiteacutes controcirclant une compagnie controcirclant le beacuteneacuteficiaire
bull
des entiteacutes au mecircme niveau de controcircle direct ou indirect que le beacuteneacuteficiaire (socieacuteteacutes sœurs)
bull
ladheacutesion cest-agrave-dire que le beacuteneacuteficiaire est juridiquement deacutefini comme par exemple un reacuteseau
une feacutedeacuteration une association agrave laquelle lentiteacute affilieacutee participe ou le beacuteneacuteficiaire participe agrave la
mecircme organisation (par exemple un reacuteseau une feacutedeacuteration ou une association) que lentiteacute affilieacutee
proposeacutee
b)
Le lien structurel ne doit pas ecirctre limiteacute agrave laction ni eacutetabli seulement pour la mettre en œuvre Il doit
exister indeacutependamment de lattribution de la subvention Cela signifie que ce lien pourrait exister
avant lappel agrave propositions et rester valide une fois laction termineacutee
Exceptionnellement lentiteacute peut ecirctre consideacutereacutee comme affilieacutee au beacuteneacuteficiaire mecircme si le lien
structurel est limiteacute agrave laction ou eacutetabli seulement pour sa mise en œuvre dans le cas dits laquo demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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uniques raquo ou laquo beacuteneacuteficiaires uniques raquo Un demandeur unique ou un beacuteneacuteficiaire unique est une
organisation juridique formeacutee de plusieurs entiteacutes ou groupe dentiteacutes qui satisfont ensemble aux
critegraveres dattribution de la subvention Par exemple une association est formeacutee de ses membres
Qui ne peut pas ecirctre une entiteacute affilieacutee
Les organismes suivants ne peuvent pas ecirctre consideacutereacutes comme des entiteacutes affilieacutees au beacuteneacuteficiaire
les attributaires de marcheacutes lanceacutes par le beacuteneacuteficiaire de la subvention ou ses sous-traitants les
entiteacutes agrave qui un service public est deacuteleacutegueacute ou conceacutedeacute pour le compte dun beacuteneacuteficiaire
bull
celles qui perccediloivent un soutien financier de la part du beacuteneacuteficiairebull
celles qui collaborent reacuteguliegraverement avec le beacuteneacuteficiaire sur la base dun protocole daccord ou qui
partagent des actifs
bull
celles qui ont signeacute un accord de consortium dans le cadre dun contrat de subvention (agrave moins que
cet accord ne preacutevoie la creacuteation dun demandeur unique comme deacutecrit plus haut)
bull
Comment veacuterifier lexistence du lien avec le beacuteneacuteficiaire
Laffiliation reacutesultant dune relation de controcircle peut ecirctre eacutetablie en particulier sur base des comptes
consolideacutes de groupe auquel appartiennent le beacuteneacuteficiaire et lentiteacute affilieacutee proposeacutee
Celle reacutesultant dune adheacutesion peut ecirctre eacutetablie en particulier sur base des statuts (ou tout acte
constitutif eacutequivalent) deacutefinissant le beacuteneacuteficiaire comme un reacuteseau une feacutedeacuteration ou une association
auquel ou auquelagrave laquelle le beacuteneacuteficiaire participe
Si lanalyse des comptes ou des statuts ne permet pas deacutetablir clairement laffiliation entre le
demandeur et lentiteacute quil preacutesente comme son affilieacutee cette entiteacute peut ecirctre consideacutereacutee comme
codemandeur seacutepareacutee pour la mecircme proposition Cette conversion dune entiteacute affilieacutee agrave un
codemandeur nest pas un changement majeur et elle peut ecirctre consideacutereacutee comme une correction
intervenant au stade de la finalisation de la proceacutedure dattribution de la subvention
Les entiteacutes affilieacutees ne sont pertinentes que pour les subventions pour action et non pour les
subventions de fonctionnement
Les organismes suivants ne sont ni des demandeurs ni des entiteacutes affilieacutees
Associeacutesbull
Laction peut impliquer dautres organisations ou personnes physiques Ces associeacutes agissent
effectivement mais ne beacuteneacuteficient pas de la subvention hormis leurs indemniteacutes de subsistance et leurs
frais de transport qui sont eacuteligibles
Contractantsbull
Les beacuteneacuteficiaires de subvention et leurs entiteacutes affilieacutees peuvent attribuer des marcheacutes Mais ni les
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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associeacutes ni les entiteacutes affilieacutees ne peuvent se voir attribuer des marcheacutes pour le projet subventionneacute
Si le contrat de subvention preacutevoit un soutien financier aux tiers bull
Le beacuteneacuteficiaire de la de la subvention peut attribuer un soutien financier agrave des tiers lesquels ne
peuvent ecirctre ni des entiteacutes affilieacutees ni des associeacutes ni des contractants
62 Formes des subventions
Une subvention sexprime agrave la fois sous la forme dun montant maximum et dun pourcentage de coucircts
eacuteligibles Cela signifie quen principe ladministration contractante ne couvre quune partie des coucircts de
laction conformeacutement aux dispositions de lappel agrave propositions Ce dernier deacutefinit eacutegalement les
montants minimum et maximum de la contribution de ladministration contractante
La contribution de lautoriteacute contractante est un remboursement des coucircts eacuteligibles eacutetablis sur base
des coucircts reacuteellement encourus par le(s) beacuteneacuteficiaire(s)bull
dune ou plusieurs options de coucircts simplifieacutesbull
Il est eacutegalement possible de combiner ces diffeacuterentes formes en fonction des cateacutegories de coucircts
eacuteligibles agrave condition de respecter les limites et conditions de lappel agrave propositions
Exemple Une subvention pour action peut ecirctre attribueacutee sous la forme dun montant forfaitaire pour
couvrir des coucircts deacutequipement de coucircts unitaires pour couvrir les coucircts de personnel et dun
remboursement des coucircts reacuteels de fonctionnement (voir section 621)
621 Options de coucircts simplifieacutes
Les options de coucircts simplifieacutes peuvent prendre la forme de coucircts unitaires de montants forfaitaires
ou de taux forfaitaires Ces options sont deacutetermineacutees pendant la phase de contractualisation et visent agrave
simplifier la gestion de la subvention Voir lannexe e3a2 pour une information plus complegravete relative
agrave ces options de coucircts simplifieacutes
Les demandeurs peuvent inclure ces options de coucircts simplifieacutees dans leurs propositions et
ladministration contractante les acceptera ou non Ces options peuvent sappliquer agrave une ou plusieurs
rubriques des coucircts directs du budget (rubriques de 1 agrave 6 par exemple) agrave des sous-rubriques ou agrave des
postes de deacutepenses speacutecifiques au sein de ces rubriques
En principe ladministration contractante peut autoriser le remboursement sous ces options de coucircts
simplifieacutes jusquagrave 60 000 EUR (hors coucircts indirects) par beacuteneacuteficiaire de subventions (en incluant celles
proposeacutees par ses entiteacutes affilieacutees)8
Une deacutecision de la Commission europeacuteenne peut cependant preacutevoir dautres conditions qui seront
8 Cela signifie eacutegalement que la partie du montant final qui sera rembourseacutee sur la base des options de coucircts simplifieacutes ne
peut exceacuteder 60 000 euros sauf si une deacutecision de la Commission en dispose autrement
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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refleacuteteacutees dans lappel agrave propositions9
Pour chaque rubrique budgeacutetaire ou poste de deacutepense correspondant le demandeur doit
deacutecrire les informations et meacutethodes utiliseacutees pour deacuteterminer les montants des coucircts unitaires les
montants forfaitaires etou les taux forfaitaires indiquer agrave quels coucircts elles se reacutefegraverent etc
bull
expliquer clairement les formules de calcul du montant eacuteligible final etbull
identifier le beacuteneacuteficiaire qui utilisera loption simplifieacutee en matiegravere de coucircts [dans le cas dune entiteacute
affilieacutee preacuteciser dabord le beacuteneacuteficiaire afin de veacuterifier le montant maximum par beacuteneacuteficiaire (qui
inclut le cas eacutecheacuteant les options simplifieacutees en matiegravere de coucircts de sonses entiteacute(s) affilieacutee(s)]
bull
Les montants doivent ecirctre baseacutes sur des estimations objectives telles que des donneacutees statistiques ou
des donneacutees historiques certifieacutees ou auditeacutees des demandeurs Le mode de calcul des montants
unitaires des sommes forfaitaires ou des taux forfaitaires doit ecirctre conforme aux critegraveres de lannexe
e3a2 du preacutesent guide Ces montants doivent correspondre en particulier aux coucircts reacuteellement exposeacutes
par le beacuteneacuteficiaire de la subvention (ou par ses entiteacutes affilieacutees) ecirctre conforme avec ses pratiques
comptables ne pas geacuteneacuterer de profit et notamment ne pas couvrir des coucircts deacutejagrave couverts par dautres
sources de financement (pas de double financement) Lannexe e3a2 contient des instructions et une
liste de controcircle permettant de sassurer raisonnablement que les montants proposeacutes respectent ces
conditions minimum
Une fois que ces montants ont eacuteteacute eacutevalueacutes puis approuveacutes par ladministration contractante (comme
leacutenonce clairement le budget de laction10
) ils ne seront pas remis en cause lors de controcircles ulteacuterieurs
Ceci implique que les auditeurs ne veacuterifieront pas les piegraveces justifiant les coucircts reacuteellement exposeacutes En
revanche ils veacuterifieront la bonne application des formules de calcul et lexistence des faits ou
eacutevegravenements geacuteneacuterateurs des coucircts correspondants tels que preacutevus au contrat Les auditeurs ne
veacuterifieront pas les coucircts reacuteellement encourus pour veacuterifier lexistence dune perte ou dun profit bien
quils aient - au mecircme titre que la Commission europeacuteenne - un droit daccegraves aux archives du
beacuteneacuteficiaire et notamment agrave ses piegraveces comptables agrave des fins statistiques meacutethodologiques ou de
lutte antifraude en vertu de larticle 16 des conditions geacuteneacuterales des contrats de subvention Le
beacuteneacuteficiaire doit donc conserver les piegraveces justifiant que le contrat a eacuteteacute effectivement exeacutecuteacute
Si la veacuterificationlaudit eacutetablit que les conditions dapplication des coucircts simplifieacutes nont pas eacuteteacute
respecteacutees ou que les faits geacuteneacuterant les coucircts nont pas eu lieu ladministration contractante est en droit
de recouvrer les sommes inducircment perccedilues agrave concurrence du montant des coucircts simplifieacutes
Les coucircts simplifieacutes peuvent eacutegalement prendre la forme dune reacutepartition des coucircts dune antenne
Les antennes sont des infrastructures locales eacutetablies dans lun des pays ougrave laction est mise en œuvre
ou un pays proche (Lorsque laction est mise en œuvre dans plusieurs pays tiers il peut y avoir plus
9 Chaque beacuteneacuteficiaire peut ecirctre autoriseacute par ladministration contractante agrave recourir agrave ces options de coucircts simplifieacutes jusquagrave
60 000 EUR et par deacutecision de la Commission europeacuteenne au-delagrave de 60 000 EUR10 Voir lexemple donneacute dans lannexe e3a2
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dune antenne) Les coucircts peuvent couvrir les bureaux locaux ainsi que les ressources humaines
Une antenne peut ecirctre exclusivement consacreacutee agrave laction financeacutee (ou cofinanceacutee) par lUE ou peut
ecirctre utiliseacutee pour dautres projets mis en œuvre dans le pays partenaire Lorsque lantenne est utiliseacutee
pour dautres projets seule la part des coucircts capitaliseacutes et des coucircts de fonctionnement correspondant agrave
la dureacutee de laction et le taux dutilisation reacuteel de cette antenne aux fins de laction peut ecirctre deacuteclareacutee
comme coucircts directs eacuteligibles
La part des coucircts imputables agrave laction peut ecirctre deacuteclareacutee comme coucircts reacuteels ou fixeacutee par le(s)
beacuteneacuteficiaire(s) sur la base dune meacutethode de reacutepartition simplifieacutee (reacutepartition)
La meacutethode suivie pour la reacutepartition doit ecirctre
1 conforme aux pratiques usuelles de comptabiliteacute et de gestion du beacuteneacuteficiaire et appliqueacutee de
maniegravere coheacuterente indeacutependamment de la source de financement et
2 fondeacutee sur une cleacute de reacutepartition objective juste et fiable (Consultez lannexe E3A2 pour des
exemples de cleacutes de reacutepartition acceptables)
Une description reacutedigeacutee par lentiteacute de la meacutethode de reacutepartition utiliseacutee pour deacutefinir les coucircts de
lantenne conformeacutement aux pratiques et principes comptables et de gestion usuels de lentiteacute et
expliquant comment la meacutethode reacutepond aux conditions 1 et 2 ci-dessus doit ecirctre preacutesenteacutee sur une
feuille seacutepareacutee et annexeacutee au budget
La meacutethode sera examineacutee et accepteacutee par le comiteacute deacutevaluation et ladministration contractante lors
de la phase dattribution du marcheacute Le demandeur est inviteacute agrave soumettre (le cas eacutecheacuteant) la liste des
contrats auxquels la meacutethodologie proposeacutee a deacutejagrave eacuteteacute appliqueacutee et dont la bonne application a eacuteteacute
confirmeacutee par une veacuterification des deacutepenses
Lors des veacuterifications des comptes les controcircleurs veacuterifieront si les coucircts deacuteclareacutes sont conformes agrave la
meacutethode deacutecrite par le(s) beacuteneacuteficiaire(s) et accepteacutee par ladministration contractante
Les registres et documents pertinents seront conserveacutes par le(s) beacuteneacuteficiaire(s) pour deacutemontrer que la
meacutethode de reacutepartition simplifieacutee est conforme aux conditions deacutefinies ci-dessus Agrave la demande du
(des) beacuteneacuteficiaire(s) cette conformiteacute peut ecirctre eacutevalueacutee et approuveacutee au preacutealable par un auditeur
indeacutependant externe Dans ce cas la meacutethode de reacutepartition simplifieacutee sera accepteacutee automatiquement
par le comiteacute deacutevaluation et ne sera pas mise en cause par des controcircles ex post
Lorsque les coucircts sont deacuteclareacutes sur la base dune telle meacutethode de reacutepartition le montant imputeacute agrave
laction doit ecirctre indiqueacute dans la colonne laquoCOUcircTS TOTAUXraquo et la mention laquoREacutePARTITIONraquo doit
ecirctre indiqueacutee dans la colonne laquouniteacutesraquo [sous les rubriques budgeacutetaires 1 (ressources humaines) et 4
(bureaux locaux)]
Il convient de noter que la limite des 60 000 EUR applicable aux coucircts deacuteclareacutes sur la base des
options de coucircts simplifieacutes nest pas pertinente pour les coucircts deacuteclareacutes suivant la reacutepartition des coucircts
des antennes
Chapitre 6 Subventions
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63 Vue densemble
Il existe des regravegles strictes en ce qui concerne lattribution de subventions Lattribution de subventions
est sujette aux principes de programmation transparence et eacutegaliteacute de traitement Les subventions ne
peuvent ecirctre cumuleacutees ou attribueacutees reacutetroactivement et doivent en regravegle geacuteneacuterale ecirctre cofinanceacutees Le
montant eacuteligible au financement tel que speacutecifieacute au contrat de subvention ne peut pas ecirctre deacutepasseacute
En principe et agrave quelques exceptions pregraves la subvention ne peut pas avoir pour but ou effet de creacuteer
de beacuteneacutefices pour le beacuteneacuteficiaire du contrat
Les subventions sont attribueacutees soit sur base dune deacutecision dattribution de la Commission europeacuteenne
au demandeur retenu soit par la conclusion dun accord eacutecrit (contrat standard de subvention) avec ce
dernier Lattribution de subventions dans le cadre des actions exteacuterieures se fait au travers dun accord
eacutecrit (contrat standard de subvention)
631 Modes de gestion
Voir section 22 pour une explication des diffeacuterents modes de gestion pour les actions financeacutees dans
le cadre des programmes daide exteacuterieure de lUnion europeacuteenne
Les diffeacuterents modes de gestion ayant trait aux subventions sont les suivants
GESTION DIRECTE
Les subventions sont attribueacutees par la Commission europeacuteenne Elle publie les programmes de
travail lance les appels agrave propositions reccediloit les propositions preacuteside les Comiteacutes deacutevaluation
arrecircte les reacutesultats et signe les contrats
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les subventions sont attribueacutees par ladministration contractante deacutesigneacutee dans la convention de
financement cest-agrave-dire le gouvernement ou un organisme du pays partenaire ayant la personnaliteacute
juridique avec lequel la Commission europeacuteenne conclut la convention de financement
Ladministration contractante a la responsabiliteacute de lancer les appels agrave propositions de recevoir les
propositions de preacutesider les Comiteacutes deacutevaluation et darrecircter les reacutesultats des appels agrave propositions
Ladministration contractante transmet pour endossement agrave la Commission europeacuteenne le rapport
deacutevaluation et les deacutetails des subventions proposeacutees ainsi que le cas eacutecheacuteant les projets de
contrats Lendossement des contrats par la Commission europeacuteenne nest toutefois pas requis dans
certains cas viseacutes au guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
Lorsque la subvention a eacuteteacute deacutecideacutee ladministration contractante signe le contrat et en informe la
Commission europeacuteenne La Commission europeacuteenne doit toujours ecirctre inviteacutee et en regravegle geacuteneacuterale
repreacutesenteacutee agrave titre dobservateur lors de louverture et de leacutevaluation des propositions
Chapitre 6 Subventions
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Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices pour les demandeurs et les avis
dattribution agrave la Commission europeacuteenne pour publication agrave lexception des cas viseacutes au guide
pratique des proceacutedures pour les devis programme
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les subventions sont attribueacutees par ladministration contractante deacutesigneacutee dans la convention de
financement cest-agrave-dire le gouvernement ou un organisme du pays partenaire ayant la personnaliteacute
juridique avec lequel la Commission europeacuteenne conclut la convention de financement
Ladministration contractante a la responsabiliteacute de lancer les appels agrave propositions de recevoir les
propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation darrecircter les reacutesultats et de signer les contrats sans
lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
En revanche elle doit lui adresser les lignes directrices pour les demandeurs et les avis dattribution
pour publication
632 Outils de gestion
GESTION DIRECTE
Les appels agrave propositions faisant lobjet dune gestion directe par la DG DEVCO seront traiteacutes par
les deux outils en ligne suivants PADOR et PROSPECT
PADOR (Potential Applicant Data On-line Registration) est la base de donneacutees dans laquelle les
demandeurs principaux les codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees (acteurs non-eacutetatiques et autoriteacutes
locales et non les particuliers) doivent enregistrer mettre agrave jour les informations relatives agrave leurs
organisations (cest-agrave-dire des informations qui ne sont pas propres agrave un appel agrave propositions
speacutecifique) et teacuteleacutecharger les documents justificatifs (statuts rapports daudit Fiche dentiteacute leacutegale
etc)
Les lignes directrices de chaque appel agrave propositions devront au preacutealable speacutecifier sil y aura une
obligation ou pas denregistrement agrave PADOR
Si lenregistrement dans PADOR est obligatoire les demandeurs principaux les codemandeurs et
leurs entiteacutes affilieacutees sont tenus de senregistrer afin dobtenir un identifiant unique (EuropeAid
ID) quils devront indiquer dans leur formulaire de demande Les organisations doivent veiller agrave
tenir ces informations agrave jour dans PADOR
a)
Si lenregistrement dans PADOR est impossible pour des raisons techniques les demandeurs
principaux les codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees doivent remplir le formulaire PADOR hors
ligne (annexe F) et le soumettre en mecircme temps que leur demande en suivant les instructions
fournies dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Pour de plus amples informations voir
httpeceuropaeueuropeaidworkonlineservicespadorindex_enhtm ougrave vous pouvez trouver le
Guide daide PADOR pour les demandeurs et codemandeurs le Guide daide PADOR pour les
entiteacutes affilieacutees et la Foire aux questions
Si lenregistrement dans PADOR nest pas obligatoire les demandeurs principaux les
codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees doivent remplir le document intituleacute laquoInformations sur le
demandeur principalle(s) codemandeur(s)entiteacute(s) affilieacutee(s)raquo (annexe F)
b)
PADOR eacutetant conccedilu pour les organisations les personnes physiques participant agrave un appel agrave
propositions (lorsque les lignes directrices les y autorisent) ne sont pas tenues de sy enregistrer
Toutes les informations neacutecessaires agrave leacutevaluation de leurs demandes figurent dans PROSPECT et
dans le formulaire de demande
PROSPECT est lapplication en ligne utiliseacutee pour la gestion des appels agrave propositions Depuis
juillet 2015 elle est utiliseacutee pour tous les appels agrave propositions geacutereacutes par la DG DEVCO (agrave la fois
au siegravege et dans les deacuteleacutegations)
PROSPECT COMPORTE quatre modules
Module 1 utiliseacute exclusivement par ladministrateur systegraveme afin de configurer les modegraveles dans
PROSPECT
bull
Module 2 utiliseacute par les services de la Commission pour creacuteer et publier les appels agrave propositionsbull
Module 3 utiliseacute par les demandeurs principaux (y compris les particuliers) afin de soumettre leur
demande en ligne
bull
Module 4 utiliseacute par les eacutevaluateurs et les assesseurs externes pour proceacuteder agrave leacutevaluation des
propositions
bull
En principe la soumission en ligne est obligatoire pour tous les demandeurs Toutefois les lignes
directrices agrave lintention des demandeurs preacutevoient par deacutefaut la possibiliteacute de soumettre
exceptionnellement les demandes hors ligne Agrave condition que les candidats ne soient pas empecirccheacutes
de soumettre leur demande via PROSPECT en raison de problegravemes techniques dans leur pays cette
option doit ecirctre supprimeacutee et les demandes doivent uniquement ecirctre accepteacutees via PROSPECT
Lorsque les demandeurs saisissent leur identifiant (EuropeAid ID) dans PROSPECT PROSPECT
reacutecupegravere automatiquement toutes les informations pertinentes relatives agrave lorganisation dans
PADOR Lorsque les demandeurs transmettent un formulaire PADOR hors ligne via PROSPECT
les collegravegues devraient utiliser ce formulaire pour creacuteer ou mettre agrave jour le profil de ces demandeurs
dans PADOR La fonction laquoTeacuteleacutecharger PDFraquo de PADOR permet de transfeacuterer rapidement les
donneacutees du formulaire hors ligne vers PADOR
Pour de plus amples informations voir les liens ci-dessous ougrave vous pouvez trouver
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les manuels PROSPECT agrave lintention des utilisateurs internes des assesseurs externes et des
demandeurs
bull
le cours en ligne (e-learning) sur PROSPECTbull
633 Critegraveres deacuteligibiliteacute
6331 Regravegle de la nationaliteacute
Voir section 231
La participation agrave une proceacutedure dattribution de subvention est ouverte agrave eacutegaliteacute de conditions agrave
toutes les personnes physiques et personnes morales et apregraves approbation preacutealable (gestion directe)
ou autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne (gestion indirecte avec controcircles ex-ante) aux
entiteacutes deacutepourvues de la personnaliteacute juridique au regard du droit national pour autant que les
repreacutesentants de ce demandeur puissent apporter la preuve quils ont la capaciteacute de prendre des
engagements juridiques au nom de ce dernier et quils offrent des garanties financiegraveres et
opeacuterationnelles eacutequivalentes agrave celles fournies par des personnes morales Les demandeurs doivent en
outre ecirctre des ressortissants dun pays eacuteligible conformeacutement agrave lacte de base applicable
6332 Exceptions agrave la regravegle de la nationaliteacute
Voir section 232
Toute deacuterogation agrave la regravegle de la nationaliteacute est soumise agrave lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne De plus elle doit ecirctre mentionneacutee explicitement dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs Les restrictions agrave la regravegle de la nationaliteacute ne sont pas autoriseacutees en tant que telles
toutefois leacuteligibiliteacute des demandeurs peut ecirctre limiteacutee par les faits Cela doit ecirctre preacutevu dans lacte de
base et justifieacute par lobjectif du programme son champ dapplication ou la zone geacuteographique de
laction Par exemple si lobjectif du programme est deacutetablir une coopeacuteration entre les universiteacutes
europeacuteennes et celles eacutetablies dans une reacutegion geacuteographique deacutetermineacutee seules les universiteacutes
europeacuteennes et celles provenant de cette reacutegion deacutetermineacutee seront eacuteligibles par deacutefinition
6333 Situations dexclusion
Ne peuvent participer agrave des appels agrave propositions ni ecirctre beacuteneacuteficiaires dune subvention les personnes
physiques ou morales en situation dexclusion au sens de la section 233 Les demandeurs de
subventions dun montant supeacuterieur agrave 60 000 EUR (cest-agrave-dire pas les laquosubventions de faible
montant raquo voir section 66) doivent certifier ne pas ecirctre en situation dexclusion
Si ladministration contractante a connaissance dune situation dexclusion pour laquelle une
recommandation de linstance est neacutecessaire conformeacutement agrave la section 2331 elle saisit
immeacutediatement linstance Leacutevaluation ne sera pas suspendue Si une subvention doit ecirctre attribueacutee au
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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demandeur concerneacute cette attribution sera suspendue jusquagrave ce que linstance ait eacutemis sa
recommandation et que la deacutecision dexclure lentiteacutela personne concerneacutee ait eacuteteacute prise
Si la situation dexclusion est confirmeacutee lentiteacutela personne concerneacutee sera exclue et la subvention
attribueacutee au premier demandeur inscrit sur la liste de reacuteserve Sinon lentiteacutelindividu se verra
attribuer la subvention comme preacutevu Avant la deacutecision dattribution (agrave savoir dans le cadre du
controcircle portant sur ladmissibiliteacute) le comiteacute deacutevaluation doit sassurer quaucun des candidats ou des
entiteacutes affilieacutees proposeacutes na eacuteteacute enregistreacute dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Ladministration contractante ne peut conclure de contrat avec les entiteacutes enregistreacutees au niveau de
lexclusion Si lune quelconque des parties concerneacutees est enregistreacutee dans le systegraveme de deacutetection
rapide et dexclusion agrave un autre niveau des mesures pour renforcer le controcircle devraient sappliquer au
cours de lexeacutecution du contrat et des paiements
634 Programmation
Les subventions octroyeacutees dans le cadre de la gestion directe font lobjet dun programme de travail qui
doit ecirctre publieacute avant tout lancement dappel agrave propositions ou toute attribution directe de subvention
Le programme de travail peut ecirctre soit annuel soit pluriannuel Il doit preacuteciser la peacuteriode couverte
lacte de base sil y a lieu les objectifs agrave remplir les reacutesultats preacutevus le calendrier indicatif des appels
de propositions avec leur montant indicatif et le taux maximal de cofinancement
Le programme de travail est inclus dans la deacutecision de la Commission adoptant le programme daction
annuel et est publieacute sur le site web EuropeAid Une publication seacutepareacutee du programme de travail nest
pas neacutecessaire
Un programme de travail pour les subventions en gestion indirecte nest pas neacutecessaire
635 Transparence
Les subventions disponibles doivent faire lobjet dune publiciteacute geacuteneacuteraliseacutee et facilement accessible
Le programme de travail est mis en œuvre par la publication dappels agrave propositions sauf dans des cas
exceptionnels justifiant une attribution directe (voir section 642)
Toutes les subventions octroyeacutees au cours dun exercice font lobjet dune publication annuelle dans le
respect des exigences de confidentialiteacute et de seacutecuriteacute
636 Eacutegaliteacute de traitement
Lattribution des subventions doit ecirctre absolument impartiale Ceci signifie notamment quun comiteacute
deacutevaluation doit eacutevaluer les propositions avec lavis dexperts le cas eacutecheacuteant sur la base des critegraveres
deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution) publieacutes (voir section 653)
637 Non-cumul
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Une mecircme action ne peut donner lieu agrave loctroi que dune seule subvention financeacutee par lUnion
europeacuteenne en faveur dun mecircme beacuteneacuteficiaire sauf cas deacutefinis dans lacte de base applicable En
gestion directe une action peut toutefois faire lobjet dun financement conjoint sur des lignes
budgeacutetaires distinctes par plusieurs ordonnateurs
Un beacuteneacuteficiaire ne peut se voir octroyer quune seule subvention de fonctionnement financeacutee par
lUnion europeacuteenne par exercice budgeacutetaire
Dans leur formulaire de candidature les demandeurs doivent preacuteciser sils ont fait plusieurs demandes
ou reccedilu plusieurs subventions pour la mecircme action ou le mecircme programme de travail
638 Non-reacutetroactiviteacute
En principe la subvention ne peut financer que des coucircts encourus apregraves la date de signature du
contrat de subvention
Exceptionnellement une subvention peut ecirctre attribueacutee en cours daction si les demandeurs deacutemontrent
et justifient la neacutecessiteacute de deacutemarrer laction avant la signature du contrat Dans ce cas les deacutepenses
encourues avant la soumission de la demande de la subvention ne sont en principe pas eacuteligibles agrave un
financement11
Dans le cadre dune gestion directe un financement reacutetroactif - lorsque les coucircts
encourus avant la signature du contrat de subvention mais apregraves la soumission des demandes de
subventions seront rembourseacutes - neacutecessite un accord preacutealable (article 19 de lannexe IV de laccord de
Cotonou) ou constitue un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer (budget) Dans le cadre dune gestion indirecte avec
controcircles ex-ante ladministration contractante doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Les deacutepenses encourues agrave une date anteacuterieure (avant la soumission de la demande de la subvention)12
ne sont eacuteligibles que dans des circonstances exceptionnelles ducircment justifieacutees
explicitement preacutevues dans lacte de base applicable oua)
correspondant agrave des cas dextrecircme urgence pour des aides visant des situations de crise des
opeacuterations de protection civile ou daide humanitaire ou de preacutevention de conflit etou
b)
une situation de danger immeacutediat ou imminent risquant de deacutegeacuteneacuterer en un conflit armeacute ou
menaccedilant de deacutestabiliser le pays lorsque lengagement rapide de lUnion europeacuteenne serait
particuliegraverement important pour preacutevenir le conflit
c)
Sagissant des cas b) et c) la deacutecision de financement doit justifier les raisons dune telle deacuterogation
Par ailleurs la deacutecision de financement et le contrat de subvention doivent fixer explicitement une date
deacuteligibiliteacute anteacuterieure agrave celle du deacutepocirct de la demande de subvention La date deacuteligibiliteacute pertinente
doit eacutegalement ecirctre incluse dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
11 Pour les subventions directes le financement peut deacutemarrer au premier jour des neacutegociations tel que confirmeacute par les
preuves administratives12 Le cas eacutecheacuteant agrave une date anteacuterieure agrave celle de la deacutecision de financement
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Toute subvention de fonctionnement doit ecirctre attribueacutee dans les six mois suivant le deacutebut de lexercice
budgeacutetaire de son beacuteneacuteficiaire Les coucircts eacuteligibles agrave un financement ne doivent pas ecirctre anteacuterieurs agrave la
date de deacutepocirct de la demande de subvention ni au deacutebut de lexercice budgeacutetaire du beacuteneacuteficiaire
La subvention reacutetroactive dactions deacutejagrave acheveacutees est exclue
639 Cofinancement
En principe une subvention na pas vocation agrave financer linteacutegraliteacute des coucircts de laction ni linteacutegraliteacute
des deacutepenses opeacuterationnelles dun beacuteneacuteficiaire agrave lexception des cas ci-dessous
Financement inteacutegral
Ladministration contractante doit ecirctre en mesure de justifier que le financement inteacutegral est
indispensable agrave la reacutealisation de laction en question et doit motiver la deacutecision dattribution en
conseacutequence Dans le cadre de la gestion directe le financement inteacutegral constitue un eacuteveacutenement agrave
deacuteclarer Dans le cadre de la gestion indirecte avec controcircles ex-ante lautoriteacute contractante doit
obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
Le financement inteacutegral dune action peut ecirctre autoriseacute dans les cas suivants pour autant que lacte
de base ne linterdise pas
laide humanitaire y compris lassistance aux reacutefugieacutes aux personnes deacuteracineacutees agrave la reacutehabilitation
et au deacuteminage
bull
les aides visant des situations de crisebull
les actions visant la protection de la santeacute ou des droits fondamentaux des populationsbull
lorsque la convention de financement consideacutereacutee preacutevoit un financement inteacutegral oubull
des actions avec des organisations internationalesbull
lorsquil est dans linteacuterecirct de lUE decirctre le seul donateur pour une action en particulier pour
assurer la visibiliteacute dune action de lUE Toutefois les justifications doivent ecirctre indiqueacutees dans la
deacutecision de financement de la Commission europeacuteenne
bull
Le beacuteneacuteficiaire contribue au cofinancement de laction soit par ses propres ressources
(autofinancement) soit par les revenus geacuteneacutereacutes de laction soit par des contributions financiegraveres ou en
nature fournies par des tiers
Ladministration contractante peut accepter les contributions en nature au titre du cofinancement si
celles-ci sont jugeacutees neacutecessaires ou approprieacutees Les contributions en nature sont des ressources non
financiegraveres mises gracieusement agrave disposition du beacuteneacuteficiaire par des tiers Elles nimpliquent donc
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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aucune deacutepense agrave sa charge13
Les contributions en nature ne sont pas prises en consideacuteration aux fins
de veacuterification de la regravegle du non-profit (section 6310)
Le beacuteneacuteficiaire justifie le montant du cofinancement apporteacute soit sur ses ressources propres soit sous la
forme de transferts financiers dautres parties
Ladministration contractante peut accepter des cofinancements en nature si ceux-ci sont jugeacutes
neacutecessaires ou approprieacutes En tout eacutetat de cause les beacuteneacuteficiaires doivent sassurer que les
contributions en nature sont conformes agrave la leacutegislation sociale et fiscale
Pour les subventions dun montant maximum de 60 000 EUR - si ladministration contractante refuse
le cofinancement en nature il doit expliquer en quoi il nest pas approprieacute ou pas neacutecessaire
6310 Regravegle du non-profit
La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de geacuteneacuterer un profit dans le cadre de laction ou
du programme sauf exceptions figurant dans les conditions particuliegraveres du contrat standard de
subvention
Le profit se deacutefinit est un exceacutedent de recettes par rapport aux coucircts eacuteligibles approuveacutes par
ladministration contractante lors de la preacutesentation de la demande de paiement du solde
Les recettes agrave prendre en consideacuteration sont celles consolideacutees agrave la date agrave laquelle le coordinateur
demande de paiement du solde et qui relegravevent de lune de ces deux cateacutegories
les revenus geacuteneacutereacutes par laction sauf disposition contraire des conditions particuliegraveres du
contrat de subvention
a)
les contributions financiegraveres speacutecifiquement verseacutees par les donateurs pour le financement
des mecircmes coucircts eacuteligibles Les contributions financiegraveres pouvant ecirctre utiliseacutees par le(s)
beacuteneacuteficiaire(s) pour couvrir dautres coucircts que les coucircts eacuteligibles preacutevus par le contrat ou
dont la part inutiliseacutee nest pas due aux donateurs au terme de laction ne sont pas
consideacutereacutees comme des recettes agrave prendre en compte pour veacuterifier si la subvention geacutenegravere un
profit pour le(s) beacuteneacuteficiaire(s)
b)
Dans le cas dune subvention de fonctionnement les montants consacreacutes agrave la constitution de reacuteserves
ne sont pas consideacutereacutes comme des recettes
Le montant des subventions sous formes simplifieacutees doit ecirctre eacutetabli de sorte agrave exclure agrave priori tout
beacuteneacutefice Ces montants eacutetablis au contrat quil sagisse du remboursement de coucircts unitaires de
montants forfaitaires ou de financement agrave taux forfaitaires ne seront pas remis en cause lors de
controcircles ulteacuterieurs (voir section 621 et Annexe e3a2)
Lorsquun profit est reacutealiseacute ladministration contractante a le droit de deacuteduire du solde de la
13 Pour autant les deacutepenses effectives induites par lacceptation de ces contributions en nature (stockage livraison) peuvent
ecirctre eacuteligibles au financement de lUnion europeacuteenne en vertu de larticle 14 des conditions geacuteneacuterales
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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subvention le pourcentage de profit correspondant agrave la contribution de lUnion europeacuteenne aux coucircts
eacuteligibles reacuteellement encourus et approuveacutes par ladministration contractante (en excluant donc les
autres coucircts eacuteligibles deacuteclareacutes sous loption de coucircts simplifieacutes)
La regravegle du non-profit ne sapplique pas
aux actions dont lobjectif est le renforcement des capaciteacutes financiegraveres du beacuteneacuteficiaire de la
subvention Le cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions particuliegraveres
a)
aux actions qui geacutenegraverent un revenu permettant dassurer leur continuiteacute apregraves la peacuteriode de
financement de lUnion preacutevue dans la deacutecision de subvention ou dans le contrat de subvention Le
cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions particuliegraveres
b)
aux autres aides directes verseacutees agrave des personnes physiques qui en ont un besoin pressant14
comme
les sans-emplois ou les reacutefugieacutes Le cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions
particuliegraveres
c)
aux bourses deacutetude de recherche ou de formation professionnelle verseacutees agrave des personnes
physiques
d)
aux subventions de faible montant (60 000 EUR maximum)e)
6311 Autres points essentiels
Voir point 236
Reacuteserve pour impreacutevus
Une reacuteserve pour impreacutevus ou deacuteventuelles fluctuations de taux de change dans une limite de 5 des
coucircts directs eacuteligibles peut ecirctre incluse par les demandeurs dans le budget de laction pour tenir
compte du niveau eacuteleveacute dimpreacutevisibiliteacute des actions exteacuterieures
64 Proceacutedures dattribution
641 Appel agrave propositions
Les subventions doivent ecirctre attribueacutees apregraves publication dun appel agrave propositions sauf dans les cas
limitativement eacutenumeacutereacutes agrave la section 642 ci-dessous
6411 Publication
Un appel agrave propositions est toujours publieacute sur le site internet dEuropeAid Un appel agrave propositions
doit aussi ecirctre publieacute localement lorsquil nest pas organiseacute par un service du siegravege de la Commission
14 Veuillez noter que cette aide directe fait reacutefeacuterence agrave la subvention fournie au beacuteneacuteficiaire et non agrave laide financiegravere
fournie par le beacuteneacuteficiaire agrave un tiers
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
184
europeacuteenne
6412 Appel agrave propositions ouvert ou restreint
Par deacutefaut les appels agrave propositions sont restreints cest-agrave-dire quils sont reacutealiseacutes en deux eacutetapes
Dans un premier temps tous les demandeurs peuvent demander agrave prendre part
Mais seuls sont inviteacutes agrave remettre une demande complegravete les demandeurs retenus agrave lissue dune
preacuteseacutelection (sur la base dune note succincte de preacutesentation en reacuteponse agrave lappel agrave propositions
publieacute)
Dans des cas exceptionnels et apregraves accord preacutealable (gestion directe) ou autorisation preacutealable de la
Commission europeacuteenne (gestion indirecte avec controcircles ex-ante) les appels agrave propositions peuvent
ecirctre ouverts cest-agrave-dire que tous les demandeurs sont libres de soumettre une demande complegravete
Dans ce cas une note succincte de preacutesentation doit encore ecirctre soumise avec la demande complegravete et
leacutevaluation est reacutealiseacutee en deux eacutetapes (preacute-seacutelection sur la base de la note succincte) conformeacutement
aux lignes directrices agrave lintention des demandeurs (voir section 652)
La deacutecision de lancer un appel agrave propositions ouvert plutocirct quun appel agrave propositions restreint ne peut
se justifier quen raison de la nature technique particuliegravere de lappel du budget limiteacute disponible du
nombre restreint de propositions attendues ou de contraintes organisationnelles (par exemple
organisation de lappel par une deacuteleacutegation reacutegionale de lUnion europeacuteenne)
6413 Partenariats
Les contrats de subventions peuvent prendre la forme de conventions-cadres de partenariat en vue
deacutetablir une relation de coopeacuteration dans une perspective de long terme avec ladministration
contractante15
Ces conventions-cadres de partenariat preacutecisent les objectifs communs la nature des
actions envisageacutees agrave titre ponctuel ou dans le cadre dun programme de travail agreacuteeacute la proceacutedure
doctroi de subventions speacutecifiques dans le respect des principes et regravegles de proceacutedure du preacutesent
Guide Pratique ainsi que les droits et obligations geacuteneacuteraux de chaque partie dans le cadre des contrats
speacutecifiques La dureacutee du partenariat ne peut exceacuteder quatre ans sauf cas exceptionnels justifieacutes en
particulier par lobjet du cadre de partenariat Les conventions-cadres de partenariat sont assimileacutees agrave
des subventions pour la programmation la publication ex ante et la proceacutedure dattribution Les
conventions-cadres de partenariat ne devraient ecirctre envisageacutees que lorsque leur utilisation preacutesente une
nette valeur ajouteacutee Si par exemple une seule convention de subvention speacutecifique est preacutevue la
convention-cadre de partenariat nest pas la modaliteacute approprieacutee
GESTION DIRECTE
15 Depuis 2015 des modegraveles applicables aux subventions mono-beacuteneacuteficiaire en gestion directe notamment un modegravele de
convention de subvention speacutecifique fondeacute sur le contrat-type de subvention utiliseacute dans le cadre des actions exteacuterieures de
lUE sont annexeacutes au guide pratique
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un accord preacutealable est neacutecessaire pour utiliser une convention-cadre de partenariat
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Une autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne doit ecirctre obtenue pour utiliser une
convention-cadre de partenariat
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
642 Subventions attribueacutees sans appel agrave propositions (laquoAttribution directeraquo)
GESTION DIRECTE
Les attributions directes neacutecessitent un accord preacutealableconstituent un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Une autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne doit ecirctre obtenue Le rapport de
neacutegociation (annexe A10a) doit ecirctre soumis aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
lesquels doivent deacutecider sils acceptent ou non le reacutesultat de la neacutegociation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
dattribution directe ou pour les reacutesultats de la neacutegociation figurant dans le rapport de neacutegociation
(annexe A10a)
Il nest pas neacutecessaire dorganiser un appel agrave propositions avant dattribuer des subventions dans les cas
suivants
a) Dans des cas durgence exceptionnels et ducircment justifieacutes (urgences)
b) Dans le cadre de laide humanitaire des opeacuterations de protection civile ou des aides visant des
situations de crise Cette disposition est applicable mutatis mutandis aux programmes financeacutes par le
FED dans le cadre de laide durgence preacutevue aux articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou
c) Lorsque la subvention est attribueacutee au beacuteneacutefice dun organisme se trouvant dans une situation de
monopole de droit ou de fait ducircment motiveacutee dans la deacutecision dattribution correspondante Par
monopole de droit ou de fait il faut entendre que le beacuteneacuteficiaire qui peut ecirctre le cas eacutecheacuteant un
consortium
jouit dune compeacutetence exclusive dans le domaine dactiviteacute etou la zone geacuteographique
concerneacutes par la subvention en vertu de la loi applicable
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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est la seule organisation qui (i) opegravere ou (ii) est capable dopeacuterer dans le domaine dactiviteacute
etou la zone geacuteographique concerneacutes par la subvention en raison de toutes circonstances de
fait ou de droit
bull
d) Lorsque la subvention est attribueacutee agrave un organisme identifieacute par lacte de base applicable16
en tant
que beacuteneacuteficiaire dune subvention ou agrave des organismes deacutesigneacutes par les Eacutetats membres sous leur
responsabiliteacute lorsque lacte de base les deacutesigne comme beacuteneacuteficiaire de la subvention L laquoacte de
baseraquo fait reacutefeacuterence au regraveglement du programme Il ne suffit pas didentifier un organisme susceptible
de recevoir une subvention par attribution directe dans les deacutecisions de financementles Programmes
daction annuels eacutetant donneacute que ces documents ne constituent pas des actes de base
e) Dans les cas de la recherche et du deacuteveloppement technologique les entiteacutes identifieacutees dans le
programme annuel de travail degraves lors que lacte de base preacutevoit expresseacutement cette possibiliteacute et agrave
condition que le projet ne tombe pas dans le champ dapplication dun appel agrave propositions
f) Pour des actions ayant des caracteacuteristiques speacutecifiques requeacuterant limplication dune entiteacute en raison
de ses compeacutetences techniques son haut degreacute de speacutecialisation ou sa capaciteacute administrative agrave
condition que les actions concerneacutees ne tombent pas dans le champ dapplication dun appel agrave
propositions Ces cas devront ecirctre ducircment justifieacutes dans la deacutecision dattribution
En tout eacutetat de cause ladministration contractante doit preacuteparer un rapport explicatif deacutecrivant la
maniegravere dont les beacuteneacuteficiaires de subventions ont eacuteteacute identifieacutes et les montants des subventions eacutetablis
ainsi que le fondement de la deacutecision dattribution (voir le modegravele de rapport de neacutegociation - annexe
a10a) Ladministration contractante doit suivre les eacutetapes identifieacutees dans le modegravele de rapport de
neacutegociation et sassurer que lensemble des principes de bases ayant trait aux subventions ont eacuteteacute
respecteacutes (en ce compris leacuteligibiliteacute la capaciteacute et lexclusion)
Sagissant des subventions en attribution directe il est utile bien que non obligatoire de recourir agrave un
comiteacute deacutevaluation
Les proceacutedures preacutesenteacutees agrave la section 6510 sont suivies et le rapport explicatif est inclus dans le
dossier contractuel Appel agrave propositions
65 Appel agrave propositions
651 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible et une transparence approprieacutee des lignes
16 Sagissant de lIEDDH sous les perspectives financiegraveres multiannuelles 2014-2020 les regravegles communes dapplications
(CIR) autorisent eacutegalement lattribution directe (i) de subvention de faible montant pour les deacutefenseurs des Droits de
lHomme pour financer des actions urgentes de protection et (ii) sous certaines limites de subventions pour financer des
actions en situations difficiles telles que preacutevues agrave larticle 2(4) du CIR lorsque la publication dun appel agrave propositions ne
serait pas approprieacutee
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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directrices pour les demandeurs doivent ecirctre publieacutees pour chaque appel agrave propositions
Les lignes directrices sont publieacutees sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia approprieacute
(autres sites Internet presse speacutecialiseacutee publications locales etc) Elles doivent eacutegalement ecirctre
disponibles en copie papier aupregraves de ladministration contractante Elles doivent ecirctre disponibles dans
les langues approprieacutees agrave lappel de propositions
La Commission europeacuteenne est responsable de la publication sur le site Internet dEuropeAid Quand
ladministration contractante nest pas un service du siegravege de la Commission europeacuteenne elle doit
assurer directement la publication locale en mecircme temps que la publication sur le site Internet preacutevu agrave
cet effet
Comme le coucirct de la publication des lignes directrices inteacutegrales dans la presse locale peut ecirctre
prohibitif le modegravele agrave lannexe e2 contient les informations minimales exigeacutees en cas de publication
locale Les lignes directrices agrave lattention des demandeurs doivent ecirctre disponibles agrave ladresse
mentionneacutee dans la publication locale
Une fois lappel de propositions publieacute il est eacutegalement tregraves conseilleacute dorganiser une ou plusieurs
seacuteances dinformation auxquelles tous les demandeurs potentiels peuvent assister Ces seacuteances
dinformation doivent avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des notes
succinctes Toutes les preacutesentations utiliseacutees et la documentation fournie lors de la seacuteance
dinformation doit eacutegalement ecirctre publieacutee sur le site internet dEuropeAid ougrave lappel a eacuteteacute publieacute En
gestion directe les dates et lieux des seacuteances dinformation relatives aux appels agrave propositions globaux
ainsi que les preacutesentations utiliseacutees sont organiseacutees en coordination avec la Commission europeacuteenne
Les informations relatives agrave lappel agrave propositions doivent ecirctre diffuseacutees dans toutes les reacutegions
concerneacutees de faccedilon non discriminatoire
Si ladministration contractante modifie lappel agrave propositions soit de son propre fait soit en reacuteponse agrave
une question dun demandeur un rectificatif comportant les modifications publieacute dans les mecircmes
conditions que lappel agrave propositions Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux
demandeurs de tenir compte du rectificatif
Afin de faire un usage plus efficace des appels agrave propositions ladministration contractante peut
regrouper les appels agrave propositions pour diffeacuterents instruments (il est conseilleacute ensuite de diviser les
appels en lots17
) etou utiliser le budget de plusieurs anneacutees successives Dans ce dernier cas une
clause suspensive doit ecirctre incluse pour les anneacutees suivantes Les appels peuvent eacutegalement couvrir
plusieurs pays dune reacutegion et grouper les creacutedits budgeacutetaires
652 Reacutedaction et contenu des lignes directrices agrave lintention des demandeurs
Les lignes directrices agrave lintention des demandeurs (qui incluent le formulaire de demande et dautres
annexes) expliquent lobjet de lappel agrave propositions les regravegles en matiegravere deacuteligibiliteacute des demandeurs
les types dactions et les coucircts eacuteligibles agrave un financement ainsi que les critegraveres deacutevaluation (seacutelection
17 La division des lots en sous-lots nest pas possible
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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et attribution) (voir modegravele de Lignes directrices) Par ailleurs les lignes directrices fournissent des
instructions concernant la maniegravere de remplir le formulaire de demande les piegraveces agrave y annexer et les
proceacutedures agrave suivre pour preacutesenter une demande Enfin elles informent sur la proceacutedure deacutevaluation
qui sensuivra (notamment un calendrier indicatif) et sur les conditions contractuelles qui seront
appliqueacutees aux demandeurs retenus
Lors de la reacutedaction des lignes directrices pour les demandeurs il importe de deacutefinir tregraves clairement et
de faccedilon deacutetailleacutee les objectifs et les prioriteacutes de lappel agrave propositions et daccorder une attention
particuliegravere aux critegraveres deacuteligibiliteacute Les lignes directrices ainsi que toute modification de celles-ci
doivent ecirctre publieacutees
Il est conseilleacute de clarifier et limiter les prioriteacutes et objectifs des appels et de clarifier les critegraveres
deacuteligibiliteacute pour les demandeurs (voir section 653 ci-dessous) pour veiller agrave ce que seules des
demandes adeacutequates soient soumises
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ladministration contractante doit approuver les lignes directrices avant leur publication
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour accord avant leur publication
653 Critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution)
6531 Critegraveres deacuteligibiliteacute
Les critegraveres deacuteligibiliteacute deacuteterminent les conditions de participation agrave un appel agrave propositions Ces
critegraveres doivent ecirctre eacutetablis tenant compte des objectifs de laction et doivent ecirctre accord avec les
principes de transparence et de non-discrimination Les critegraveres deacuteligibiliteacute portent sur deux aspects
diffeacuterents
Eacuteligibiliteacute des demandeurs cet aspect concerne la situation juridique et administrative du demandeur
- voir en particulier la section 633 (regravegle de la nationaliteacute et situations dexclusion) Si un appel agrave
propositions porte sur des actions dont la mise en œuvre peut requeacuterir lintervention de plusieurs
organismes leur nombre minimum doit ecirctre speacutecifieacute de mecircme que les critegraveres deacuteligibiliteacute
applicables agrave chacun
bull
Eacuteligibiliteacute de laction cet aspect concerne les types dactiviteacutes les secteurs ou thegravemes et les zones
geacuteographiques couverts par lappel agrave propositions
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6532 Critegraveres deacutevaluation seacutelection et attribution
Les critegraveres deacutevaluation comprennent des critegraveres de seacutelection et dattribution qui figurent tous dans
la grille deacutevaluation
Les critegraveres de seacutelection permettent deacutevaluer dune part la capaciteacute financiegravere du demandeur
principal et de lautre sa capaciteacute opeacuterationnelle agrave mettre en œuvre laction proposeacutee et celle
de ses entiteacutes affilieacutees
bull
le demandeur principal doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour
maintenir son activiteacute pendant la peacuteriode de mise en œuvre de laction et le cas eacutecheacuteant pour
participer agrave son financement
bull
les demandeurs (et les entiteacutes affilieacutees) doivent disposer ensemble de lexpeacuterience des
compeacutetences et qualifications professionnelles requises pour mener agrave bien laction proposeacutee
bull
La capaciteacute financiegravere doit toujours ecirctre veacuterifieacutee mecircme si le beacuteneacuteficiaire est deacutesigneacute dans lacte de
base applicable ou sil est en situation de monopole18
Il convient de proteacuteger les inteacuterecircts financiers de
lUE en tout eacutetat de cause La seule exception concerne les personnes physiques beacuteneacuteficiaires de
bourses les personnes physiques les plus neacutecessiteuses et recevant un appui direct les organismes
publics et organisations internationales soit que cette veacuterification nait pas de sens (dans le cas des
personnes physiques) soit que le risque soit consideacutereacute comme non-existant
Cette veacuterification est effectueacutee sur la base des piegraveces justificatives requises Ces derniegraveres peuvent
inclure un rapport daudit du demandeur principal le compte de perte et profits et le bilan comptable
pour la derniegravere anneacutee financiegravere pour lesquels les comptes sont clos En cas de doute concernant la
capaciteacute financiegravere du demandeur le comiteacute deacutevaluation peut demander des piegraveces compleacutementaires
Les critegraveres dattribution permettent deacutevaluer la qualiteacute des propositions soumises au regard des
objectifs et des prioriteacutes fixeacutees et doctroyer les subventions aux actions qui optimisent lefficaciteacute
globale de lappel agrave propositions Ils permettent de retenir les propositions qui assurent agrave
ladministration contractante le respect de ses objectifs et prioriteacutes et garantissent la visibiliteacute du
financement de lUnion Europeacuteenne
bull
Les critegraveres dattribution concernent notamment la pertinence de laction et sa coheacuterence avec les
objectifs du programme dans le cadre duquel lappel agrave propositions est financeacute la qualiteacute limpact
attendu et la durabiliteacute de laction ainsi que son efficaciteacute par rapport au coucirct
Tous les critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation speacutecifieacutes dans lappel agrave propositions doivent ecirctre appliqueacutes
tels quels et ne peuvent ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non
discriminatoires Voir les modegraveles des grilles deacutevaluation
18 Sagissant des conventions cadre de partenariat La capaciteacute financiegravere doit ecirctre veacuterifieacutee avant de conclure toute accord-
cadre
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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654 Informations compleacutementaires avant la date limite de remise des propositions
Dans lintervalle compris entre la publication et la date limite fixeacutee pour la remise des propositions et
en plus des eacuteventuelles sessions dinformation mentionneacutees agrave la section 651 les demandeurs doivent
pouvoir poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande Par
conseacutequent ladministration contractante doit indiquer un point de contact pour recevoir les questions
eacuteventuelles Les demandeurs principaux peuvent poser des questions par eacutecrit au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des propositions Ladministration contractante doit reacutepondre agrave toutes ces
questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des propositions Les reacuteponses seront
publieacutees sur le(s) site(s) web pertinent(s) il ny a donc pas lieu de fournir des reacuteponses individuelles
Afin de garantir le principe deacutegaliteacute de traitement des demandeurs ladministration contractante ne
peut donner aucun avis preacutealable quant agrave leacuteligibiliteacute dun demandeur dune entiteacute affilieacutee dune action
ou dactiviteacutes speacutecifiques
Conformeacutement aux principes de transparence et deacutegaliteacute de traitement toute reacuteponse fournie agrave un
demandeur une question dinteacuterecirct commun agrave tous les demandeurs doit ecirctre accessible agrave tous Pour cela
il convient de publier sur le site Internet dEuropeAid (et dautres sites web le cas eacutecheacuteant) un tableau
contenant toutes ces questions et reacuteponses Ce document doit ecirctre mis agrave jour reacuteguliegraverement jusquagrave
11 jours avant la date limite de remise des propositions Dans le cadre de la gestion directe (cest-agrave-
dire lorsque PROSPECT est utiliseacute) la publication sur le site internet dEuropeAid est faite via
PROSPECT
655 Date limite de remise des propositions
Dans le cadre de la gestion directe les propositions doivent ecirctre soumises en ligne via PROSPECT au
plus tard agrave la date et agrave lheure indiqueacutees dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Les
demandeurs principaux reccediloivent une confirmation de la date et de lheure de la soumission de leur
demande dans PROSPECT Toutes les dates et heures dans PROSPECT sont celles de Bruxelles
(GMT+1)
Lorsque PROSPECT nest pas utiliseacute (cest-agrave-dire dans le cadre de la gestion indirecte) ou lorsque
PROSPECT est utiliseacute mais que pour des raisons techniques le demandeur est dans limpossibiliteacute de
soumettre sa proposition via PROSPECT19
les propositions doivent ecirctre soumises agrave ladministration
contractante agrave ladresse et au plus tard agrave la date indiqueacutee dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs comme le prouve la date denvoi le cachet de la poste ou agrave la date de laccuseacute de
reacuteception (pour les propositions remises en main propre la date et lheure de remise figurent dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs) Il peut arriver que les notes succinctes ou les
demandes complegravetes soient envoyeacutees dans les deacutelais utiles mais parviennent agrave ladministration
contractante apregraves la date limite Afin de ne pas exageacutereacutement retarder la proceacutedure dattribution ou de
ne pas remettre en cause des deacutecisions deacutejagrave prises et communiqueacutees ladministration contractante peut
rejeter toute proposition reccedilue apregraves la date dapprobation de la premiegravere phase deacutevaluation Pour une
19 Uniquement lorsque loption de soumission des demandes hors ligne est preacutevue dans les lignes directrices agrave lintention
des demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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proceacutedure ouverte la premiegravere eacutetape est lapprobation de leacutevaluation de la note succincte Dans le cas
dune proceacutedure restreinte il sagit soit de lapprobation de leacutevaluation de la note succincte (premiegravere
phase) soit de lapprobation de leacutevaluation de la demande inteacutegrale (seconde phase)
Seul un deacutelai raisonnable de remise des propositions peut garantir leur qualiteacute Lexpeacuterience deacutemontre
quun deacutelai trop court empecircche les demandeurs potentiels de soumettre des propositions ou les
conduisent agrave deacuteposer des propositions incomplegravetes ou mal preacutepareacutees
Le deacutelai minimal entre la date de publication des lignes directrices et la date limite fixeacutee pour la
remise des propositions est de 90 jours pour les appels agrave proposition ouverts Lorsque la taille
maximum de chaque subvention est infeacuterieure ou eacutegale agrave 100 000 EUR la peacuteriode minimale est de
60 jours Pour les appels agrave proposition restreints le deacutelai minimal de soumission est de 45 jours
Dans certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute
656 Preacutesentation des propositions
Les propositions doivent ecirctre soumises conformeacutement aux instructions des lignes directrices aux
demandeurs (voir annexe e3)
Les originaux ou les photocopies des originaux des piegraveces justificatives demandeacutees doivent ecirctre
fournis (via PADOR le cas eacutecheacuteant) et sur les originaux les cachets leacutegaux les signatures et les dates
doivent apparaicirctre de maniegravere lisible Si les piegraveces justificatives ne sont pas eacutecrites dans une des
langues officielles de lUnion europeacuteenne ou (le cas eacutecheacuteant) du pays de mise en œuvre de laction
une traduction dans la languedans une des langues de lappel agrave propositions des extraits pertinents de
ces documents prouvant leacuteligibiliteacute des demandeurs pourra ecirctre demandeacutee aux fins de linterpreacutetation
de la proposition
Aucune piegravece justificative ne sera demandeacutee pour les demandes de subventions de faible montant
Pour les demandes de subvention pour action dun montant supeacuterieur agrave 750 000 EUR ou toute
subvention de fonctionnement dun montant supeacuterieur agrave 100 000 EUR doit ecirctre accompagneacutee dun
rapport daudit externe produit par un auditeur agreacuteeacute certifiant les comptes du dernier exercice
disponible
Exceptions
Cette obligation ne simpose pas aux organisations internationales ni aux organismes publics
Ladministration contractante peut selon son eacutevaluation des risques exoneacuterer de cette obligation les
eacutetablissements denseignement secondaire supeacuterieur ou de formation
Par ailleurs les demandeurs doivent preacuteciser dans leur formulaire de candidature sils ont fait
plusieurs demandes ou reccedilu plusieurs subventions pour la mecircme action ou le mecircme programme de
travail
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE
Les documents justificatifs requis pour un appel agrave propositions speacutecifique doivent ecirctre teacuteleacutechargeacutes
dans PADOR dans le deacutelai communiqueacute par la Commission europeacuteenne
657 Le comiteacute deacutevaluation
6571 Composition
Leacutevaluation des propositions est faite par un comiteacute deacutevaluation nommeacute par ladministration
contractante et comprenant un preacutesident non votant un secreacutetaire non votant et un nombre impair (au
minimum trois) de membres votants (les eacutevaluateurs)20
En cas dattribution directe il nest pas neacutecessaire de mettre en place un comiteacute deacutevaluation bien que
cela soit utile (voir section 642)
Les eacutevaluateurs doivent ecirctre doteacutes de toutes les capaciteacutes techniques et administratives neacutecessaires
pour se prononcer valablement sur les propositions Ils doivent avoir une maitrise raisonnable de la
langue dans laquelle les propositions sont soumises Ils doivent repreacutesenter au moins deux entiteacutes
organisationnelles de ladministration contractante sans lien hieacuterarchique entre elles sauf lorsquil ny a
pas dentiteacutes distinctes (par exemple dans une deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne) Si neacutecessaire des
suppleacuteants des membres peuvent ecirctre nommeacutes dans les mecircmes conditions que les titulaires
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire les eacutevaluateurs et le cas
eacutecheacuteant leurs suppleacuteants) sont nommeacutes individuellement par ladministration contractante La
participation dobservateurs est soumise agrave laccord preacutealable de ladministration contractante
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par ladministration contractante qui informe la Commission europeacuteenne
au plus tard 15 jours avant le deacutebut de leacutevaluation La composition du comiteacute deacutevaluation est
reacuteputeacutee approuveacutee si la Commission europeacuteenne ne sy est pas opposeacutee dans les 5 jours ouvrables
La Commission europeacuteenne doit ecirctre inviteacutee agrave deacutesigner un observateur dont la participation agrave tout
ou partie des deacutelibeacuterations du comiteacute deacutevaluation est fortement encourageacutee Laccord preacutealable de
la Commission europeacuteenne est neacutecessaire pour la participation dautres observateurs
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent prendre part agrave toutes les reacuteunions agrave lexception de la
20 Le comiteacute deacutevaluation le preacutesident le secreacutetaire et les membres votants sont deacutesigneacutes pour lensemble de lappel agrave
propositions il ne peut donc y avoir diffeacuterents comiteacutes preacutesidents secreacutetaires ou membres votants pour diffeacuterents lots
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
193
seacuteance douverture Toute absence doit ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation Tout
membre du comiteacute deacutevaluation qui se retire du comiteacute deacutevaluation pour quelque raison que ce soit
doit ecirctre remplaceacute par un suppleacuteant conformeacutement agrave la proceacutedure standard de nomination des
membres du comiteacute deacutevaluation Le preacutesident du comiteacute deacutevaluation deacutetermine dans quelle mesure la
proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre recommenceacutee Cette deacutecision de mecircme que toute deacutecision relative au
remplacement dun membre du comiteacute doit ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Tous les eacutevaluateurs ont les mecircmes droits de vote
Le comiteacute deacutevaluation doit ecirctre constitueacute assez tocirct pour assurer la disponibiliteacute des membres deacutesigneacutes
(ainsi que celle deacuteventuels observateurs deacutesigneacutes par la Commission europeacuteenne dans le cas dune
gestion indirecte par le pays partenaire avec controcircles ex-ante) pendant la peacuteriode neacutecessaire pour
preacuteparer et mener agrave terme la proceacutedure deacutevaluation
Lattribution des notes finales est une deacutecision conjointe du comiteacute deacutevaluation Toutefois leacutevaluation
des propositions peut ecirctre reacutepartie entre les membres votants Dans ce cas chaque note succincte ou
demande complegravete doit ecirctre eacutevalueacutee de maniegravere indeacutependante par au moins deux membres votants21
Le comiteacute se reacuteserve le droit de proceacuteder agrave des reacuteeacutevaluations dans des cas ducircment justifieacutes toutefois
en cas deacutecarts substantiels entre les deux eacutevaluations le comiteacute doit reacuteeacutevaluer la demande concerneacutee
6572 Utilisation dassesseurs
Le nombre eacuteleveacute de demandes reccedilues ou leurs speacutecificiteacutes techniques ne permettent pas toujours au
comiteacute deacutevaluation de les examiner toutes en deacutetail Des assesseurs externes ou internes22
peuvent
lorsque cela est neacutecessaire effectuer tout ou partie de cet examen deacutetailleacute de sorte que le comiteacute
deacutevaluation puisse deacutelibeacuterer sur la base de leurs analyses geacuteneacuteralement les mecircmes assesseurs seront
utiliseacutes pour les diffeacuterentes eacutetapes Diffeacuterents assesseurs peuvent ecirctre deacutesigneacutes pour diffeacuterents lots23
Les assesseurs travaillent sous la supervision du preacutesident du comiteacute deacutevaluation qui - lorsque lappel
est geacutereacute au siegravege de la Commission - peut deacuteleacuteguer cette tacircche au gestionnaire compeacutetent Les
assesseurs participent aux reacuteunions du comiteacute deacutevaluation en tant quobservateurs afin de preacutesenter les
reacutesultats de leurs eacutevaluations et reacutepondre aux questions des membres du comiteacute deacutevaluation
21 Ce qui preacutecegravede ne concerne que les cas ougrave aucun assesseur nest utiliseacute Pour eacuteviter toute ambiguiumlteacute ni le preacutesident ni le
secreacutetaire ne doivent eacutevaluer les notes succinctesles demandes complegravetes22 Les assesseurs internes deacutesignent des assesseurs internes agrave ladministration contractante (baseacutes dans les deacuteleacutegations de
lUE ou aux siegraveges) Les assesseurs externes sont des experts externes23 Lorsque des expertises diffeacuterentes sont requises pour les diffeacuterentes eacutevaluations des assesseurs diffeacuterents pourront
eacutegalement ecirctre deacutesigneacutes pour les diverses eacutetapes de la proceacutedure dattribution Il nest cependant pas possible davoir
diffeacuterents assesseurs au sein du mecircme lot
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Pour les controcircles administratifs (y compris leacuteligibiliteacute de laction) les assesseurs examinent chaque
proposition par rapport aux critegraveres repris dans la liste de controcircle24
ainsi que la deacuteclaration du
demandeur principal (voir formulaire de demande) Chaque proposition ne doit ecirctre veacuterifieacutee que par
un eacutevaluateur
bull
Il est preacutefeacuterable de deacuteleacuteguer cette tacircche au personnel de ladministration contractante Il est possible de
recruter des assesseurs externes si neacutecessaire
Les assesseurs analysent les notes succinctes de preacutesentation et les propositions complegravetes en
utilisant les grilles deacutevaluation publieacutees (voir les modegraveles de grilles deacutevaluation) dans lesquelles ils
consignent les notes et formulent des commentaires
bull
Chaque note succincte de preacutesentation et chaque proposition doivent ecirctre analyseacutees par au moins
deux assesseurs travaillant de maniegravere indeacutependante25
Ces deux assesseurs devraient ecirctre choisis de
preacutefeacuterence en interne dans les services de la Commission europeacuteenne Lorsque les ressources
internes sont insuffisantes des assesseurs externes peuvent neacuteanmoins ecirctre nommeacutes Ces assesseurs
externes doivent avoir une connaissance approfondie des domaines faisant lobjet du programme de
subventions concerneacute Leur expertise doit ecirctre confirmeacutee par leur CV Un minimum de cinq anneacutees
dexpeacuterience dans un domaine particulier doit ecirctre demandeacute
bull
6573 Deacuteleacutegations en tant quassesseurs internes pour les appels agrave propositions du siegravege
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne lun
des deux assesseurs chargeacutes de leacutevaluation des demandes complegravetes sera issu de la deacuteleacutegation de lUE
aupregraves du pays ougrave laction doit avoir lieu26
Pour les actions reacutegionales cest la deacuteleacutegation principale -
ou le siegravege le cas eacutecheacuteant - qui consultera les deacuteleacutegations de lUE dans la reacutegion concerneacutee
Cet assesseur est nommeacute par le chef de deacuteleacutegation conformeacutement aux instructions relatives agrave la
nomination des membres du comiteacute deacutevaluation Dans le cas ougrave il nest pas fait recours agrave des
assesseurs la deacuteleacutegation de lUE doit neacuteanmoins ecirctre ducircment consulteacutee Si la deacuteleacutegation de lUE nest
pas en mesure de reacutealiser leacutevaluation dans les deacutelais requis afin deacuteviter des retards un membre
votant du comiteacute deacutevaluation ou tout autre assesseur interne ou externe pourra prendre sa relegraveve
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ladministration contractante nomme les assesseurs Les assesseurs externes qui perccediloivent une
24 Veuillez noter que la note succinctedemande complegravete ne doit pas ecirctre rejeteacutee uniquement parce que le demandeur
principal na pas soumis la liste de controcircle ou que les informations compleacuteteacutees par le demandeur dans la liste de controcircle
ne sont pas correctes (uniquement pertinent pour la gestion indirecte)25 Il est eacutegalement possible que les propositions soient eacutevalueacutees par un assesseur et un membre votant au comiteacute
deacutevaluation en sa qualiteacute de deuxiegraveme assesseur26 Dans des cas ducircment justifieacutes la deacuteleacutegation de lUE peut eacutegalement ecirctre impliqueacutee dans leacutevaluation des notes
succinctes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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reacutemuneacuteration en eacutechange de leur contribution (cest-agrave-dire pas les fonctionnaires ou autres
cateacutegories de personnel de ladministration contractante ou de ladministration publique du pays
partenaire ni le personnel des ambassades des Eacutetats membres ni le personnel des ONG qui
participent agrave titre gracieux) doivent ecirctre seacutelectionneacutes en utilisant la proceacutedure de passation de
marcheacute de services approprieacutee conformeacutement aux seuils applicables
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante nomme les assesseurs La liste des assesseurs doit ecirctre approuveacutee par
la Commission europeacuteenne Les assesseurs externes qui perccediloivent une reacutemuneacuteration en eacutechange de
leur contribution (cest-agrave-dire pas les fonctionnaires ou autres cateacutegories de personnel de
ladministration contractante ou de ladministration publique du pays partenaire ni le personnel des
ambassades des Eacutetats membres ni le personnel des ONG qui participent agrave titre gracieux) doivent
ecirctre seacutelectionneacutes en utilisant la proceacutedure de passation de marcheacute de services approprieacutee
6574 Impartialiteacute et confidentialiteacute
Voir section 282
6575 Responsabiliteacutes du comiteacute deacutevaluation
Voir section 283
658 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
La proceacutedure deacutevaluation commence avec la reacuteception par ladministration contractante des notes
succinctes (dans le cas des appels doffres restreints) ou des propositions complegravetes et des notes
succinctes (dans le cas des appels agrave propositions ouverts) Elle prend fin avec la deacutecision dattribution
de subventions aux demandeurs retenus
6581 Reacuteception et enregistrement des propositions
Agrave la reacuteception des propositions ladministration contractante doit les enregistrer et deacutelivrer un accuseacute
de reacuteception pour les propositions livreacutees en main propre (voir annexe A7) Les enveloppes doivent
rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures contenant les
propositions doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute reccedilues avant la date
limite fixeacutee pour la reacuteception des propositions ou non)
Dans le cadre de la gestion directe Le service en charge de lappel doffres doit veiller agrave ce que toutes
les demandes reccedilues soient enregistreacutees dans PROSPECT Les demandeurs principaux qui ont soumis
leur demande en ligne reccediloivent un accuseacute de reacuteception automatique Les demandes reccedilues par la poste
ou remises en main propre (y compris les demandes reccedilues en retard) doivent ecirctre enregistreacutees dans
PROSPECT au nom des demandeurs et les originaux doivent ecirctre conserveacutes dans les archives Une
fois la demande enregistreacutee PROSPECT envoie automatiquement un accuseacute de reacuteception par courrier
Chapitre 6 Subventions
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eacutelectronique agrave lorganisation et agrave la personne de contact Si une demande est reccedilue en retard
PROSPECT geacutenegravere automatiquement la lettre correspondante
6582 Ouverture et controcircle administratif
En gestion indirecte et en gestion directe lorsque certaines demandes ont eacuteteacute reccedilues sur support
papier toutes les propositions reacuteceptionneacutees doivent ecirctre ouvertes lors dune seacuteance douverture (apregraves
lexpiration du deacutelai de soumission) agrave loccasion de laquelle les informations denregistrement sont
veacuterifieacutees et compleacuteteacutees et les propositions numeacuteroteacutees
Le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation supervise la seacuteance douverture et fait appel en tant que de besoin
agrave dautre personnel de ladministration contractante
Lenregistrement des notes de preacutesentation succinctespropositions doit inclure les informations
suivantes
- numeacutero denregistrement de la note de preacutesentation succincteproposition
- date de la soumission
- nom et adresse du demandeur
Pour chaque proposition
- loriginal est conserveacute avec soin dans les archives de ladministration contractante
- les copies sont distribueacutees aux eacutevaluateurs et sil y lieu aux assesseurs
Les propositions remises dans les deacutelais sont alors soumises agrave une veacuterification administrative qui
deacuteterminera si les critegraveres mentionneacutes dans la liste de controcircle sont remplis Les assesseurs ou les
membres du comiteacute deacutevaluation ne peuvent en aucun cas changer cette liste de controcircle
La veacuterification administrative comporte eacutegalement une eacutevaluation de leacuteligibiliteacute de laction La
veacuterification administrative peut ecirctre effectueacutee par les membres du comiteacute deacutevaluation (dont le
secreacutetaire) ou par un ou plusieurs assesseurs
En cas dabsence ou derreurs relatives agrave une ou plusieurs information(s) administrative(s) la demande
peut ecirctre rejeteacutee et leacutevaluation peut ecirctre arrecircteacutee Cependant sil sagit derreurs administratives ou si
les demandeurs ne fournissent pas les justificatifs ou attestations demandeacutees le comiteacute deacutevaluation
peut sauf justification demander au demandeur principal de fournir linformation manquante ou des
clarifications dans un deacutelai deacutetermineacute De telles informations ou clarifications ne doivent pas avoir
pour effet de modifier les termes de lappel Apregraves reacuteception de ces clarifications le comiteacute
deacutevaluation dispose dun pouvoir discreacutetionnaire dans le respect des principes deacutegaliteacute de traitement
et de proportionnaliteacute pour deacutecider de leur recevabiliteacute Quelle que soit la deacutecision du comiteacute
deacutevaluation cette deacutecision doit ecirctre entiegraverement enregistreacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir section 283)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Ladministration contractante doit conserver les propositions non seacutelectionneacutees
Si les membres du comiteacute deacutevaluation neffectuent pas la veacuterification eux-mecircmes le comiteacute
deacutevaluation doit revoir les conclusions de l (des) assesseur(s) sur la base des grilles remplies Afin de
faciliter lexamen des eacutevaluations par le comiteacute deacutevaluation le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation doit
veiller agrave ce quune liste soit dresseacutee contenant les propositions qui nont pas passeacute avec succegraves la
veacuterification administrative Une justification doit ecirctre fournie pour chaque entreacutee de la liste
Agrave lissue de la seacuteance douverture (le cas eacutecheacuteant) et de la veacuterification administrative le comiteacute
deacutevaluation se reacuteunit pour statuer le cas eacutecheacuteant sur les cas litigieux (y compris sur leacuteligibiliteacute des
actions) et passe ensuite agrave leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation
6583 Eacutevaluation de la note succincte de preacutesentation
Les notes succinctes de preacutesentation soumises dans les deacutelais et ayant passeacute avec succegraves la veacuterification
administrative seront eacutevalueacutees au regard de la pertinence et de la conception geacuteneacuterale de laction sur
base dune grille deacutevaluation (voir annexe e5a27
) Leacutevaluation globale est baseacutee sur les notes obtenues
sous chaque sous-rubrique additionneacutees par rubrique Dans le cas ougrave le Comiteacute deacutevaluation neacutevalue
pas lui-mecircme les notes succinctes de preacutesentations la note finale est la moyenne arithmeacutetique des
notes donneacutees par les assesseurs Les grilles deacutevaluation remplies pour chaque note succincte de
preacutesentation doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation au cas ougrave il est fait appel agrave des assesseurs
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne et
quune deacuteleacutegation de lUE participe exceptionnellement agrave leacutevaluation des notes succinctes la copie de
chaque note succincte de preacutesentation doit ecirctre envoyeacutee agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne dans le
pays ougrave laction proposeacutee doit avoir lieu pour leacutevaluation sur la base de la mecircme grille deacutevaluation
(voir annexe e8)
Le secreacutetaire preacuteparera alors une liste de toutes les notes succinctes de preacutesentation classeacutees par score
Dans une premiegravere eacutetape seules les notes succinctes de preacutesentation ayant obtenu au minimum une
note de 30 points seront preacuteseacutelectionneacutees Les notes succinctes qui ont atteint le seuil de 30 points sont
agrave nouveau classeacutees en fonction de leur score Les demandes qui ont obtenu les scores les plus eacuteleveacutes
sont preacuteseacutelectionneacutees jusquagrave obtention dun montant deux fois supeacuterieur au moins au budget
disponible pour cet appel agrave propositions
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les reacutesultats de la premiegravere eacutetape de leacutevaluation [cest-agrave-dire la seacuteance douverture (le cas eacutecheacuteant)
la veacuterification administrative et leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation] doivent figurer
dans un rapport soumis pour approbation agrave ladministration contractante
27 Pour la gestion directe la mecircme grille est geacuteneacutereacutee dans PROSPECT
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit ensuite soumettre le rapport deacutevaluation agrave la
Commission europeacuteenne pour obtenir son autorisation
Agrave la suite de leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation ladministration contractante informe
chaque demandeur principal par eacutecrit du reacutesultat de leacutevaluation en indiquant sils ont passeacute avec
succegraves la seacuteance douverture et la veacuterification administrative En vertu de la gestion directe cette lettre
est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les demandes sont remises en main propre ou reccedilues
par la poste PROSPECT envoie la lettre aux adresses de courrier eacutelectronique enregistreacutees dans le
systegraveme Les demandeurs principaux qui nont pas fourni dadresse eacutelectronique seront informeacutes par
courrier
6584 Eacutevaluation des demandes complegravetes
Pour les appels agrave propositions restreints la seacuteance douverture (gestion indirecte uniquement) et la
veacuterification administrative deacutecrites ci-dessus sont eacutegalement effectueacutees avant leacutevaluation de la
proposition complegravete
La qualiteacute de tous les formulaires de demande doit ecirctre eacutevalueacutee sur la base de la grille deacutevaluation
(voir annexe E5b28
) qui contient les critegraveres de seacutelection et dattribution Chaque sous-rubrique doit
faire lobjet de commentaires sur la base des questions et des critegraveres de la rubrique Leacutevaluation
globale est baseacutee sur les notes obtenues sous chaque sous-rubrique additionneacutees par rubrique Dans le
cas ougrave le comiteacute deacutevaluation neacutevalue pas lui-mecircme les propositions la note finale correspond agrave la
moyenne arithmeacutetique des notes attribueacutees par les assesseurs Sagissant de la gestion indirecte les
eacutevaluations pour chaque proposition doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation (sagissant de la
gestion directe elles sont disponibles dans PROSPECT)
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne
chaque proposition complegravete sera envoyeacutee via PROSPECT agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne dans
le pays ougrave laction proposeacutee doit avoir lieu pour une eacutevaluation interne sur la base de la mecircme grille
deacutevaluation (voir annexe E8)29
Les grilles deacutevaluation remplies pour chaque proposition complegravete
doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation
En gestion directe les membres du comiteacute deacutevaluation ou les assesseurs internes qui eacutevaluent les
demandes complegravetes peuvent reacuteeacutevaluer les notes attribueacutees agrave la pertinence dune action lors de
leacutevaluation de la note succincte de preacutesentation Il appartient au comiteacute deacutevaluation daccepter cette
nouvelle eacutevaluation ou non
Le secreacutetaire preacutepare ensuite le classement de toutes les propositions en fonction des notes obtenues
Les demandes obtenant les scores les plus eacuteleveacutes seront preacute-seacutelectionneacutees jusquagrave ce que le budget
disponible pour cet appel agrave propositions soit atteint
28 Pour la gestion directe la mecircme grille est geacuteneacutereacutee dans PROSPECT29 Ceci signifie quun des assesseurs sera originaire de la deacuteleacutegation de lUE pertinente
Chapitre 6 Subventions
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le rapport deacutevaluation des propositions complegravetes (deuxiegraveme eacutetape) est soumis agrave ladministration
contractante qui doit deacutecider si elle accepte ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit ensuite soumettre le rapport deacutevaluation agrave la
Commission europeacuteenne pour autorisation
Une fois que leacutevaluation des demandes complegravetes est termineacutee ladministration contractante informe
tous les demandeurs principaux par eacutecrit des reacutesultats de leacutevaluation en indiquant si leur demande a
passeacute avec succegraves la seacuteance douverture et la veacuterification administrative et si elle a eacuteteacute provisoirement
seacutelectionneacutee en fonction de la note quelle a obtenue Ceux dont les propositions ont eacuteteacute
provisoirement seacutelectionneacutees seront inviteacutes agrave fournir les piegraveces justificatives requises
En vertu de la gestion directe cette lettre est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les
demandes sont remises en main propre ou reccedilues par la poste PROSPECT envoie la lettre aux
adresses de courrier eacutelectronique enregistreacutees dans le systegraveme Les demandeurs principaux qui nont
pas fourni dadresse eacutelectronique seront informeacutes par courrier
6585 Veacuterification de leacuteligibiliteacute
Cette eacutevaluation est reacutealiseacutee en utilisant la deacuteclaration par le demandeur principal les piegraveces
justificatives requises et les critegraveres deacutefinis dans les lignes directrices pour les demandeurs Les
assesseurs ou les membres du comiteacute deacutevaluation ne peuvent en aucun cas changer cette deacuteclaration
La deacuteclaration du demandeur principal est-elle conforme aux documents justificatifs demandeacutesbull
Toute piegravece justificative manquante ou toute incoheacuterence entre la deacuteclaration et les piegraveces
justificatives peut entraicircner le rejet de la proposition pour ce seul motif Toutefois le comiteacute
deacutevaluation peut exercer son pouvoir discreacutetionnaire en deacutecidant si les demandeurs concerneacutes peuvent
ecirctre autoriseacutes agrave soumettre les documents manquants ou corriger les informations pertinentes en
assurant le respect des principes deacutegaliteacute de traitement des demandeurs et de proportionnaliteacute Quelle
que soit la deacutecision du comiteacute deacutevaluation cette deacutecision doit ecirctre entiegraverement enregistreacutee et justifieacutee
dans le rapport deacutevaluation (voir section 283)
Eacuteligibiliteacute les demandeurs (et la ou les entiteacutes affilieacutees) sont-elles eacuteligiblesbull
Leacuteligibiliteacute des demandeurs et de laction est eacutevalueacutee au regard des critegraveres figurant dans les lignes
directrices agrave lattention des demandeurs
La veacuterification de leacuteligibiliteacute peut ecirctre effectueacutee par les membres du comiteacute deacutevaluation ou par les
assesseurs Chaque proposition peut ecirctre examineacutee par une personne
Mecircme si la veacuterification de leacuteligibiliteacute est en principe preacutevue seulement pour les demandeurs
Chapitre 6 Subventions
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provisoirement seacutelectionneacutes agrave la fin de la proceacutedure le comiteacute deacutevaluation peut deacutecider de veacuterifier ce
point agrave toute eacutetape preacuteceacutedente Degraves lors conformeacutement aux bonnes pratiques administratives le
comiteacute deacutevaluation peut exclure les demandeurs agrave leacutevidence ineacuteligibles agrave un stade quelconque de la
proceacutedure deacutevaluation
Si leacutevaluation est reacutealiseacutee par les assesseurs le comiteacute doit revoir leurs conclusions en fonction des
grilles deacutevaluation quils ont remplies Pour faciliter cette reacutevision le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation
dresse une liste des propositions jugeacutees ineacuteligibles en indiquant les raisons de cette ineacuteligibiliteacute Une
justification doit ecirctre fournie pour chaque entreacutee de la liste
6586 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation arrecircte ses recommandations une fois que les assesseurs ont examineacute lensemble
des propositions Il ne peut modifier ni leurs notations ni leurs recommandations ni leurs grilles
deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation peut accepter le classement eacutetabli par le secreacutetaire en fonction du rapport des
assesseurs Sil rejette les notations donneacutees par les assesseurs agrave une proposition notamment en cas de
notes tregraves diffeacuterentes voire contradictoires il doit justifier sa deacutecision dans le rapport deacutevaluation Le
comiteacute doit alors preacuteparer une nouvelle grille deacutevaluation (soit collective soit preacutepareacutee par un des
membres votants du comiteacute) pour la proposition concerneacutee La liste des propositions recommandeacutees
est actualiseacutee en conseacutequence de cette nouvelle eacutevaluation qui remplace celles eacutetablies par les
assesseurs La nouvelle eacutevaluation peut eacutegalement couvrir une ou plusieurs parties de leacutevaluation (par
exemple lorsque le comiteacute deacutevaluation deacutecide de reacuteeacutevaluer uniquement la pertinence des actions)
Ces deacutecisions doivent ecirctre consigneacutees et pleinement justifieacutees dans le rapport deacutevaluation Les grilles
deacutevaluation remplies par les membres du comiteacute doivent ecirctre conserveacutees avec celles des assesseurs
Les deacutecisions du comiteacute sont prises de maniegravere indeacutependante et agrave titre consultatif Le comiteacute doit agrave
lissue de ses reacuteunions arrecircter la liste des propositions retenues pour financement en indiquant la note
obtenue par chaque proposition le montant demandeacute pour la subvention et le pourcentage de coucircts
eacuteligibles agrave financer Sous reacuteserve des points suivants cette liste est composeacutee des propositions ayant
obtenu les meilleures notations classeacutees par ordre et dans la limite des fonds disponibles au titre de
lappel agrave propositions
Le comiteacute deacutevaluation peut recommander de seacutelectionner une proposition sous reacuteserve que certaines
conditions soient remplies avant la signature du contrat Ces conditions ne doivent cependant pas
remettre en cause la deacutecision doctroi de la subvention ou aller agrave lencontre du principe deacutegaliteacute de
traitement des demandeurs (voir le point 636)
bull
Le comiteacute deacutevaluation peut deacutecider de ne pas attribuer tous les fonds disponibles sil estime que trop
peu de propositions ont la qualiteacute requise pour beacuteneacuteficier dune subvention En dautres termes la
disponibiliteacute des fonds ne deacutetermine pas lattribution des contrats si le niveau de qualiteacute requis nest
pas obtenu
bull
Chapitre 6 Subventions
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Le comiteacute deacutevaluation peut constituer une liste par thegraveme ou reacutegion geacuteographique speacutecifieacutes dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs
bull
Le comiteacute deacutevaluation peut rejeter une proposition sil a seacutelectionneacute une autre proposition de nature
similaire et qui a obtenu un score plus eacuteleveacute
bull
Lorsque plusieurs propositions soumises par le mecircme demandeur principal sont seacutelectionneacutees pour le
financement mais que le demandeur principal na pas la capaciteacute financiegravere et opeacuterationnelle pour
mettre en œuvre les actions toutes ensemble le Comiteacute peut rejeter la(les) proposition (s) agrave qui (ont)
a eacuteteacute attribueacutee(s) une plus faible note et seacutelectionner la(les) proposition (s) que le demandeur a la
capaciteacute de mettre en œuvre
bull
Par ailleurs le comiteacute peut eacutetablir une liste de reacuteserve incluant les propositions les mieux noteacutees apregraves
celles proposeacutees pour beacuteneacuteficier dune subvention Cette liste de reacuteserve est valide au cours de la
peacuteriode mentionneacutee dans le rapport deacutevaluation Les propositions figurant sur cette liste sont
susceptibles de recevoir une subvention dans la mesure ougrave les fonds deviennent disponibles dans le
cadre de lappel agrave propositions (la diminution des coucircts eacuteligibles des propositions seacutelectionneacutees
limpossibiliteacute de signer un contrat avec des demandeurs seacutelectionneacutes etc)
Le rapport final deacutevaluation qui couvre la veacuterification de leacuteligibiliteacute est reacutedigeacute apregraves la derniegravere
reacuteunion du comiteacute deacutevaluation Il doit ecirctre signeacute par tous les membres du comiteacute deacutevaluation
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation fait lobjet dun rapport deacutevaluation signeacute par le preacutesident
le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs Le rapport deacutevaluation est soumis agrave ladministration
contractante qui doit deacutecider daccepter ou non ses recommandations
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit alors adresser le rapport deacutevaluation et les
recommandations de ladministration contractante agrave la Commission europeacuteenne pour autorisation
Lorsque ladministration contractante confirme labsence de modifications (au niveau des conditions
particuliegraveres ou des annexes du contrat) aux conditions contractuelles normales annexeacutees aux lignes
directrices agrave lintention des demandeurs lautorisation par la Commission europeacuteenne du rapport
deacutevaluation et de la liste des propositions dattribution vaut endossement global des contrats
correspondants lorsquun tel endossement est requis La liste doit inclure tous les eacuteleacutements
neacutecessaires agrave la conclusion des contrats (y compris les informations sur le demandeur le montant
maximum de la subvention et la dureacutee du contrat) Aucun endossement par la Deacuteleacutegation de lUE
nest toutefois requis dans certains cas preacuteciseacutes dans le Guide pratique des proceacutedures applicables
aux devis programmes
Une fois ces accords obtenus ladministration contractante commence agrave attribuer les subventions (voir
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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section 6510)
La deacutecision dattribution comporte lobjet et le montant global de la deacutecision ainsi que le rapport
deacutevaluation approuveacute et le cas eacutecheacuteant les raisons pour lesquelles ladministration contractante
deacutecide de seacutecarter des recommandations du comiteacute concernant telle ou telle proposition
Sous reacuteserve de la leacutegislation de ladministration contractante en matiegravere daccegraves aux documents
lensemble de la proceacutedure de la reacutedaction de lappel agrave propositions jusquagrave la seacutelection des
demandeurs retenus est strictement confidentiel Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives
et ses deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute deacutevaluation et les assesseurs ont
lobligation de respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave
lencontre des regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable
de la Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
659 Annulation de la proceacutedure dappel agrave propositions
Ladministration contractante peut annuler la proceacutedure dappel agrave propositions agrave tout moment en
particulier agrave la lumiegravere du rapport deacutevaluation dans les cas suivants
lorsque lappel agrave propositions est infructueux cest-agrave-dire lorsquaucune proposition meacuteritant decirctre
retenue na eacuteteacute reccedilue ou lorsquil ny a pas eu de reacuteponse
bull
lorsque les eacuteleacutements techniques ou eacuteconomiques du programme ont eacuteteacute fondamentalement modifieacutesbull
lorsque des circonstances exceptionnelles ou des cas de force majeure rendent impossible la mise
en œuvre normale des actions preacutevues
bull
en cas dirreacutegulariteacutes de proceacutedure notamment en cas de rupture de leacutegaliteacute de traitementbull
GESTION DIRECTE
Lannulation dun appel agrave propositions constitue un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La responsabiliteacute de lannulation dun appel agrave propositions relegraveve de ladministration contractante
En cas dannulation dun appel agrave propositions tous les demandeurs principaux doivent ecirctre avertis par
ladministration contractante Ils ne peuvent preacutetendre agrave aucune indemniteacute du fait de cette annulation
Enfin ladministration contractante adresse lavis dannulation aux services compeacutetents de la
Commission europeacuteenne pour publication sur le site internet dEuropeAid
Chapitre 6 Subventions
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6510 Attribution de subventions
65101 Notification aux demandeurs
GESTION DIRECTE et GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les notifications du reacutesultat de leacutevaluation de leur proposition doivent ecirctre envoyeacutees aux
demandeurs principaux retenus dans les 6 mois suivant la date limite fixeacutee pour le deacutepocirct de leur
proposition complegravete Toutefois ce deacutelai peut ecirctre eacutetendu dans les cas exceptionnels notamment
pour les actions complexes telles que les appels agrave propositions multi-beacuteneacuteficiaires ou si de
nombreuses demandes ont eacuteteacute reccedilues ou encore en cas de retards attribuables aux demandeurs
Apregraves approbation par ladministration contractante de la liste finale des subventions agrave attribuer elle
notifie tous les demandeurs principaux retenus par eacutecrit que leurs propositions ont eacuteteacute seacutelectionneacutees
En gestion directe cette lettre est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les demandes sont
remises en main propre ou reccedilues par la poste PROSPECT envoie la lettre aux adresses de courrier
eacutelectronique enregistreacutees dans le systegraveme Les demandeurs principaux qui nont pas fourni dadresse
eacutelectronique seront informeacutes par courrier
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit approuver la deacutecision dattribution avant sa notification
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne une
copie de ces notifications ainsi que le cas eacutecheacuteant toute la documentation et les eacuteleacutements de
leacutevaluation neacutecessaires agrave la preacuteparation et agrave la gestion du contrat sont adresseacutes agrave la Deacuteleacutegation de
lUnion europeacuteenne dans le pays de mise en œuvre preacutevue de laction proposeacutee
Les lettres aux demandeurs principaux retenus doivent ecirctre envoyeacutees dans les 15 jours de la deacutecision
dattribution les demandeurs dont les propositions nont pas eacuteteacute retenues doivent ecirctre notifieacutes du
reacutesultat de leacutevaluation (et des raisons pour lesquelles ils nont pas eacuteteacute retenus) dans les 15 jours
suivant la notification des demandeurs seacutelectionneacutes
Les tableaux suivants reacutesument sur une ligne temporelle les eacutetapes des appels agrave proposition restreints
et ouverts
Chapitre 6 Subventions
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Chapitre 6 Subventions
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65102 Preacuteparation du contrat et signature
Ladministration contractante preacutepare les contrats en suivant les eacutetapes de la section 292 pour
preacuteparer le contrat de chaque beacuteneacuteficiaire de subvention figurant sur la liste finale
Le budget de laction proposeacute par le beacuteneacuteficiaire doit ecirctre corrigeacute de toute erreur arithmeacutetique et de
tout coucirct non eacuteligible avant la signature du contrat Le cas eacutecheacuteant la description de laction est
corrigeacutee en conseacutequence
Ladministration contractante peut demander au beacuteneacuteficiaire de modifier ou leacutegegraverement corriger la
description de laction ou le budget sans pour autant remettre en cause la deacutecision dattribution de la
subvention ni leacutegaliteacute de traitement entre demandeurs Ces besoins de clarificationscorrections
mineures doivent
se rapporter aux aspects clairement identifieacutes par le comiteacute deacutevaluation oubull
ecirctre justifieacutes par des changements intervenus apregraves la date de reacuteception de la propositionbull
Ces modifications ne peuvent pas avoir pour conseacutequence daugmenter le montant de la subvention ni
le pourcentage de cofinancement fixeacute par le comiteacute deacutevaluation pour la contribution de lUnion
europeacuteenne Il convient de garder une trace des eacutechanges intervenus agrave ce propos avec les demandeurs
En gestion directe le contrat de subvention doit ecirctre signeacute dans les 3 mois suivant la notification de
Chapitre 6 Subventions
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lattribution Toutefois il peut ecirctre deacuterogeacute agrave cette regravegle dans les cas exceptionnels pour les actions
complexes (notamment pour les appels agrave propositions multi-beacuteneacuteficiaires ou au cas ougrave de nombreuses
demandes ont eacuteteacute reccedilues) ou en cas de retards attribuables aux demandeurs
Toute autre modification de la proposition du beacuteneacuteficiaire ou neacutegociation avec lui est interdite
Utilisation de la liste de reacuteserve
Une fois que la proceacutedure mentionneacutee ci-dessus a eacuteteacute suivie il peut arriver que des fonds soient
disponibles soit parce quune partie du budget disponible pour laction na pas eacuteteacute attribueacutee soit parce
que des fonds additionnels sont verseacutes au budget de laction pendant la peacuteriode de validiteacute de la liste de
reacuteserve
Dans ce cas la proceacutedure pour signer des contrats additionnels agrave partir de la liste de reacuteserve est la
suivante
si les fonds disponibles sont suffisants pour financer la proposition du premier demandeur de cette
liste notifier le premier demandeur figurant sur la liste de reacuteserve et preacuteparer le contrat comme
indiqueacute en deacutebut de section (correction des eacuteventuelles erreurs arithmeacutetiques ou suppression des
coucircts ineacuteligibles figurant eacuteventuellement au budget de laction proposeacutee) Prendre en consideacuteration
ces eacuteventuelles erreurs ou suppressions de coucircts ineacuteligibles pour calculer le montant des fonds
disponibles
bull
si les fonds disponibles ne sont pas suffisants il peut ecirctre proposeacute au premier demandeur figurant sur
la liste de reacuteserve daugmenter son pourcentage de co-financement Il convient de noter que le
pourcentage de coucircts eacuteligibles doit rester dans les limites fixeacutees dans les lignes directrices de lappel
agrave propositions Si le premier demandeur accepte le contrat peut ecirctre signeacute suivant les instructions
donneacutees dans cette section Au cas ougrave le demandeur peut augmenter son pourcentage de co-
financement mais que ce nouveau pourcentage ne respecte plus les lignes directrices aucun contrat
ne peut ecirctre signeacute et il convient de prendre contact avec le 2e demandeur de la liste de reacuteserve La
mecircme approche doit ecirctre alors suivie (disponibiliteacute des fonds apregraves correction des eacuteventuelles erreurs
arithmeacutetiques ou coucircts ineacuteligibles possibiliteacute daugmenter la part de co-financement au cas ougrave les
fonds restants ne soient pas suffisants etc)
bull
Si neacutecessaire la mecircme approche peut ecirctre suivie avec les demandeurs preacutesents sur la liste de reacuteserve
(3e 4e etc)
Il est interdit de demander au beacuteneacuteficiaire de la subvention de reacuteduire ou modifier leur action
afin de la maintenir dans le cadre des fonds disponibles - sauf le cas particulier des clarifications
et corrections mineures - car cela revient agrave neacutegocier avec lui et agrave changer fondamentalement le
programme
De telles modificationsreacuteductions pourraient aboutir agrave attribuer la subvention agrave une proposition moins
bien classeacutee ce qui ne serait pas conforme aux principes de transparence et deacutegaliteacute de traitement
Afin de preacutevenir ce risque il convient de conserver une trace de tous les eacutechanges avec les candidats
de la liste de reacuteserve qui auront eacuteteacute notifieacutes
Chapitre 6 Subventions
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6511 Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention
Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention Les attributaires des subventions deviennent les
beacuteneacuteficiaires ou parties au contrat de subvention En particulier le demandeur principal qui devient
beacuteneacuteficiaire est identifieacute dans les conditions speacuteciales du contrat (voir annexe e3h1) en tant que
coordinateur
Le coordinateur est le principal interlocuteur de ladministration contractante Il repreacutesente et agit au
nom des autres beacuteneacuteficiaires et coordonne la conception et la mise en œuvre de laction
bull
Les coucircts eacuteligibles au financement de lUnion europeacuteenne sont ceux encourus par le beacuteneacuteficiaire (ou
les beacuteneacuteficiaires en cas dactions multi-beacuteneacuteficiaires) Les coucircts encourus par les entiteacutes affilieacutees
peuvent eacutegalement ecirctre eacuteligibles
bull
Le contrat-type de subvention reconnaicirct lautonomie du beacuteneacuteficiaire dans la mise en œuvre de
laction et eacutetablit en conseacutequence des regravegles de gestion simplifieacutees En particulier il accorde au
coordinateur la possibiliteacute dadapter et de modifier laction sans laccord preacutealable de ladministration
contractante agrave condition que les modifications ne soient pas substantielles et donc quelles ne
remettent pas en question les conditions dans lesquelles la subvention a eacuteteacute attribueacutee et quelles
nentraicircnent pas une modification de plus de 25 dune rubrique du budget
bull
Lorsque la mise en œuvre de laction neacutecessite la passation de marcheacutes par le beacuteneacuteficiaire celui-ci
doit respecter les regravegles eacutenonceacutees agrave lannexe IV du contrat
bull
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europeacuteenne les beacuteneacuteficiaires doivent prendre
les mesures neacutecessaires pour assurer la visibiliteacute du financement ou cofinancement de lUnion
europeacuteenne (voir section 235)
bull
65111 Publication de lattribution des subventions
Une fois les contrats signeacutes ladministration contractante preacutepare pour chaque appel agrave propositions
un avis dattribution de subventions (annexe e11) quelle envoie en format eacutelectronique et sans deacutelai agrave
la Commission europeacuteenne pour publication sur le site internet dEuropeAid
En outre ladministration contractante doit enregistrer toutes les informations statistiques concernant
la proceacutedure (notamment le nombre de demandeurs au cours de lanneacutee preacuteceacutedente le nombre et le
pourcentage de demandes admises par appel agrave propositions la dureacutee moyenne de la proceacutedure de la
date de la clocircture de lappel agrave proposition jusquagrave lattribution de la subvention le montant des
subventions les noms des demandeurs et les informations relatives aux beacuteneacuteficiaires des
subventions)
En outre agrave la fin de chaque anneacutee ladministration contractante preacutepare et soumet pour publication agrave
la Commission europeacuteenne un tableau reacutecapitulatif conforme au modegravele annexeacute au Guide pratique
Chapitre 6 Subventions
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(annexe e11 y compris le tableau subventions attribueacutees sans appel agrave propositions)
Ladministration contractante publie eacutegalement ces informations sur son propre site internet etou dans
tout autre meacutedia approprieacute
La Commission europeacuteenne peut deacuteroger aux obligations ci-dessus ou autoriser ladministration
contractante du pays partenaire agrave y deacuteroger si la divulgation des informations risque de compromettre
la seacutecuriteacute des beacuteneacuteficiaires ou de porter preacutejudice agrave leurs inteacuterecircts commerciaux
66 Subventions dun faible montant
Il sagit des subventions dun montant maximum de 60 000 EUR
Dans ce cas certaines simplifications sont apporteacutees
le refus daccepter un cofinancement en nature doit ecirctre justifieacutebull
il nest pas neacutecessaire que le demandeur fournisse la deacuteclaration sur lhonneur relative aux situations
dexclusion
bull
les piegraveces justificatives ne sont pas exigeacuteesbull
la garantie de preacutefinancement ne peut pas ecirctre exigeacuteebull
les donneacutees comptables et piegraveces justificatives sont conserveacutees pendant 3 ans suivant le versement du
solde
bull
la regravegle de non-profit ne sapplique pasbull
67 Appel agrave propositions restreint
Les dispositions applicables aux appels agrave propositions ouverts et deacutecrites au point 64 sappliquent
eacutegalement aux appels agrave propositions restreints sous reacuteserve des dispositions suivantes
Dans le cadre de lappel agrave propositions restreint les demandeurs principaux envoient dabord une note
succincte de preacutesentation
La veacuterification administrative des notes succinctes de preacutesentation puis des propositions complegravetes est
effectueacutee en utilisant leurs listes de controcircle respectives
Les lignes directrices agrave lintention des demandeurs principaux preacutevoiront quune partie dentre eux
deacutetermineacutee en fonction du budget disponible sera inviteacutee agrave soumettre une proposition finale Une liste
est alors constitueacutee composeacutee des notes succinctes de preacutesentation ayant obtenu les meilleures
notations classeacutees par ordre et dans la limite du nombre publieacute Un rapport deacutetaillant les reacutesultats de
la seacuteance douverture de la veacuterification administrative et de leacutevaluation des notes succinctes de
preacutesentation est reacutedigeacute
Les demandeurs principaux ainsi preacuteseacutelectionneacutes sont ensuite inviteacutes par eacutecrit agrave soumettre un
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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formulaire complet de demande La veacuterification de leacuteligibiliteacute ne sera reacutealiseacutee que pour les
propositions qui ont eacuteteacute provisoirement seacutelectionneacutees agrave la fin de leacutevaluation sur la base des piegraveces
justificatives demandeacutees par ladministration contractante et des deacuteclarations du demandeur principal
selon les regravegles exposeacutees dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs et dans les limites de
lenveloppe financiegravere disponible de lappel agrave propositions
Les eacuteleacutements eacutevalueacutes sur la base de la note succincte de preacutesentation ne peuvent pas ecirctre modifieacutes par
le demandeur dans la proposition complegravete La contribution demandeacutee agrave lUnion Europeacuteenne pour
financer laction ne peut pas seacutecarter de lestimation initiale de plus de 20 Si la contribution de
lUnion Europeacuteenne demandeacutee varie par rapport agrave lestimation initiale le pourcentage entre la
contribution de lUnion Europeacuteenne et le coucirct total de laction doit rester dans les limites imposeacutees par
les lignes directrices de lappel agrave propositions Le demandeur chef de file ne peut remplacer un
codemandeur ou une entiteacute affilieacutee que dans des cas ducircment justifieacutes (ex faillite du codemandeur ou
de lentiteacute affilieacutee initiaux) Dans ce cas le nouveau codemandeurla nouvelle entiteacute affilieacutee doit ecirctre
de nature similaire au codemandeuragrave lentiteacute affilieacutee initiale(e) Le demandeur chef de file peut
adapter la dureacutee de laction si des circonstances impreacutevues ne relevant pas du champ dapplication des
demandeurs se sont produites apregraves la soumission de la note de preacutesentation et exigent une telle
adaptation (risque de non-exeacutecution de laction) Dans ces cas la dureacutee doit rester dans les limites
preacutevues dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Une explicationjustification du
remplacementde ladaptation concerneacute(e) est jointe dans une lettre ou un courriel annexes
Le deacutelai minimal entre la date de publication des lignes directrices agrave lintention des demandeurs et la
date limite fixeacutee pour la soumission des notes succinctes de preacutesentation est de 45 jours Le deacutelai
minimal entre la date denvoi des lettres dinvitation agrave soumettre les propositions complegravetes et la date
limite fixeacutee pour la soumission des propositions est de 45 jours Toutefois dans certains cas
exceptionnels des deacuterogations preacutevoyant des deacutelais plus courts peuvent ecirctre accordeacutees
68 Modification des contrats de subvention
681 Principes geacuteneacuteraux
Voir section 2101
Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes que par amendement et non par ordre administratif Ces
amendements y compris ceux visant agrave ajouter ou enlever un beacuteneacuteficiaire ne peuvent avoir pour effet
de remettre en cause la deacutecision dattribution de la subvention ni de violer leacutegaliteacute de traitement entre
demandeurs
Dans un contrat-type de subvention ni le montant maximal de la subvention ni le pourcentage
maximum de cofinancement par lUnion europeacuteenne ne peuvent ecirctre augmenteacutes
682 Preacuteparation dun avenant
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
210
Voir section 2102
69 Attribution des marcheacutes et soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires desubventions
691 Attribution des marcheacutes
Marcheacutes de services fournitures ou travaux dans le cadre dune action subventionneacutee lorsque la mise
en œuvre dune action neacutecessite la passation de marcheacutes de services fournitures ou travaux par le
beacuteneacuteficiaire de la subvention les proceacutedures dattribution pour chacun des marcheacutes doit respecter les
proceacutedures speacutecifieacutees agrave lannexe IV du contrat de subvention Agrave deacutefaut les deacutepenses relatives agrave
lattribution de ces marcheacutes ne sont eacuteligibles ni au financement par le budget de lUnion europeacuteenne ni
par le FED
Cependant ces marcheacutes ne peuvent couvrir quune part limiteacutee de laction
692 Soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions
Si la mise en œuvre de laction requiert du beacuteneacuteficiaire de la subvention quil soutienne financiegraverement
des tiers
ladministration contractante doit dabord sassurer avant dattribuer la subvention au beacuteneacuteficiaire
quil offre les garanties approprieacutees pour recouvrer tout montant ducirc agrave lUnion europeacuteenne Cela est ducirc
au fait que les beacuteneacuteficiaires de subventions demeurent financiegraverement responsables vis-agrave-vis de
ladministration contractante pour lusage correct du soutien financier
bull
les conditions suivantes de redistribution doivent ecirctre strictement deacutefinies dans le contrat de
subvention pour eacuteviter le pouvoir discreacutetionnaire du beacuteneacuteficiaire de la subvention Par deacutefaut les
demandeurs incluront ces informations dans leurs propositions
bull
les objectifs et reacutesultats agrave obtenir gracircce au soutien financiera)
les diffeacuterents types dactiviteacutes susceptibles de beacuteneacuteficier dun soutien financier sur la base dune
liste exhaustive
b)
Lorsquaucune activiteacute speacutecifique nest soutenue (par ex des transferts inconditionnels en espegraveces aux
reacutefugieacutes pour leur subsistance ou agrave des deacutefenseurs des droits de lhomme pour soutenir leur travail en
geacuteneacuteral) cela doit eacutegalement ecirctre preacuteciseacute Dans ce cas le beacuteneacuteficiaire de la subvention ne doit pas
prouver que le soutien financier a eacuteteacute utiliseacute par les beacuteneacuteficiaires du soutien financier dans un but
speacutecifique
les types de personnes ou cateacutegories de personnes pouvant beacuteneacuteficier dun soutien financierc)
Eacutetant donneacute que les actes de base ne preacutevoient habituellement aucune restriction en matiegravere de
nationaliteacute et dorigine pour les beacuteneacuteficiaires dun soutien financier ladministration contractante doit
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
211
inclure toute restriction eacuteventuelle dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
les critegraveres de seacutelection de ces entiteacutes et doctroi du soutien financierd)
Lorsque ladministration contractante souhaite garantir que le beacuteneacuteficiaire se conforme agrave certains
principes etou proceacutedures justifieacutes par les speacutecificiteacutes de lappel agrave propositions (par ex lorsque des
montants conseacutequents seront distribueacutes par le biais des appels agrave propositions) cela devra ecirctre deacutefini
dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Par exemple les lignes directrices pourraient
preacutevoir que pour le lancement dappels agrave propositions ayant pour objet loctroi dun soutien financier
les beacuteneacuteficiaires peuvent utiliser leurs propres proceacutedures agrave condition que ces proceacutedures soient
conformes aux principes de proportionnaliteacute de bonne gestion financiegravere deacutegaliteacute de traitement et de
non-discrimination quelles garantissent la transparence avec une publication adeacutequate des appels agrave
propositions et quelles eacutevitent les conflits dinteacuterecircts tout au long de la proceacutedure dattribution
les critegraveres retenus pour deacutefinir le montant exact du soutien financier accordeacute agrave chaque entiteacute tiercee)
Si ladministration contractante veut sassurer que le soutien financier soit baseacute par exemple sur les
coucircts effectivement supporteacutes ou quil respecte le principe de non-profit elle doit le preacuteciser dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs
le montant maximal pouvant ecirctre octroyeacutef)
le montant du soutien ne peut deacutepasser 60 000 EUR par tiers sauf lorsque la redistribution de la
subvention constitue lobjectif principal de laction Dans ce cas le montant de la redistribution nest
pas limiteacute30
Lorsque ladministration contractante souhaite appliquer un plafond au soutien financier (cest-agrave-dire
lenveloppe financiegravere disponible aux demandeurs agrave cet eacutegard) cela doit ecirctre speacutecifieacute dans les lignes
directrices agrave lintention des demandeurs
Les demandeurs peuvent eacutegalement ecirctre inviteacutes dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
agrave proposer les documents neacutecessaires agrave conserver pour prouver que le soutien financier a eacuteteacute utiliseacute
conformeacutement au contrat de subvention
Le soutien financier peut eacutegalement ecirctre un instrument utile pour accroicirctre le nombre de beacuteneacuteficiaires
locaux et de partenaires par action dans les limites deacutecrites ci-dessus
Pour eacuteviter toute ambiguiumlteacute les regravegles en matiegravere de soutien financier ne sappliquent que lorsquun
beacuteneacuteficiaire apporte ce soutien agrave un tiers Les critegraveres ci-dessus ne doivent pas ecirctre satisfaits lorsque
les fonds sont fournis agrave des co-beacuteneacuteficiaires ou entiteacutes affilieacutees
610 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement(autres) organisations internationales et organismes nationaux
30 Dans le cadre du Regraveglement financier 10e FED et des preacuteceacutedents la redistribution de la subvention ne pouvait pas
constituer lobjectif principal de laction
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
212
6101 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement parla Commission europeacuteenne et (autres) organisations internationales
Si le beacuteneacuteficiaire dune subvention (le coordinateur dans le cas dun contrat multi-beacuteneacuteficiaires) est une
organisation internationale dont les piliers ont fait lobjet dune eacutevaluation positive31
par la
Commission europeacuteenne dans le cadre dune eacutevaluation en vue de confier des tacircches dexeacutecution du
budget cette organisation ne signera pas le contrat-type de subvention mais une convention de
subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers baseacutee sur le modegravele
PAGoDA32
Cette convention devra peut-ecirctre ecirctre compleacuteteacutee par des dispositions convenues par le
biais daccords-cadres avec lorganisation pertinente
Toutefois les conditions geacuteneacuterales et particuliegraveres de la convention de subvention pour les
organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers seront compleacuteteacutees par les modegraveles standard
publieacutes avec lappel agrave propositions agrave savoir le budget (annexe B) et le cadre logique (annexe C)33
La
description de laction (annexe I agrave la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet
de leacutevaluation des piliers) sera extraite du formulaire de demande soumis par lorganisation34
Lorsque le coordinateur nest pas une organisation ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers mais un
ou plusieurs co-beacuteneacuteficiaires sont des organisations internationales dont les piliers ont fait lobjet dune
eacutevaluation positive le contrat-type de subvention est signeacute Dans ce cas les dispositions
suppleacutementaires de lannexe e3h11 seront incorporeacutees au titre de larticle 7 des conditions particuliegraveres
Certaines dispositions de lannexe e3h11 (voir annexe e3h11 pour de plus amples informations)
doivent eacutegalement ecirctre incluses dans les conditions particuliegraveres si le coordinateur ou un co-
beacuteneacuteficiaire est une organisation internationale dont les piliers nont pas fait lobjet dune eacutevaluation
positive
31 Ceci fait reacutefeacuterence aux trois piliers de base comptabiliteacute controcircle interne et audit externe Exceptionnellement si lun de
ces piliers na pas eacuteteacute eacutevalueacute avec succegraves des mesures correctives peuvent ecirctre mises en place afin dassurer un niveau de
protection eacutequivalent32 Disponible sur le site web EuropeAid Ceci ne sapplique pas aux contrats de subvention avec la Banque mondiale qui
sont baseacutes sur des modegraveles distincts33 Pour les subventions directes lorganisation et ladministration contractante peuvent convenir dutiliser dautres modegraveles
(par exemple les modegraveles de lorganisation) pour autant que ces modegraveles soient conformes aux dispositions de la
convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers34 Lorsque la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers fait suite agrave un
appel agrave propositions le modegravele de rapport financier qui est annexeacute au guide pratique (annexe e3h7) doit ecirctre utiliseacute Lorsque
la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers fait suite agrave une attribution
directe lorganisation et ladministration contractante peuvent convenir dutiliser dautres modegraveles pour autant que ces
modegraveles soient conformes aux dispositions de la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de
leacutevaluation des piliers Pour les rapports narratifs lorganisation peut utiliser ses propres modegraveles pour autant que ces
modegraveles soient conformes aux dispositions de la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de
leacutevaluation des piliers
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
213
Deacutefinition de lorganisation internationalebull
Conformeacutement aux Modaliteacutes dapplication du Regraveglement financier de lUnion Europeacuteenne les
laquo organisations internationales raquo sentendent comme des organisations de droit international public
creacuteeacutees par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences speacutecialiseacutees creacuteeacutees par celles-ci
ces organisations pouvant avoir un champ dapplication mondial ou reacutegional Les organisations reacutegies
par le droit national ne sont pas des organisations internationales (par ex des ONG nationales avec
des bureaux dans diverses reacutegions ou divers pays)
Agrave titre dexemple les organisations telles que les Nations unies ses agences et autres entiteacutes
speacutecialiseacutees la Banque mondiale lOrganisation de coopeacuteration et de deacuteveloppement eacuteconomiques
lOrganisation mondiale du commerce le Fonds moneacutetaire international lOrganisation pour la
seacutecuriteacute et la coopeacuteration en Europe la Banque europeacuteenne pour la reconstruction et le
deacuteveloppement lOffice des migrations internationales tombent clairement sous la deacutefinition
dorganisation internationale En cas de doute afin de veacuterifier si une organisation est couverte par la
deacutefinition mentionneacutee ci-dessus il est neacutecessaire de deacuteterminer la nature de lorganisation
principalement sur la base de ses actes juridiques (tels que son statut ou laccord intergouvernemental
eacutetablissant lorganisation)
Les organisations suivantes sont explicitement mentionneacutees dans les regravegles dapplication du regraveglement
financier de lUE comme eacutetant des organisations internationales- le Comiteacute international de la Croix-
Rouge (CICR) et la Feacutedeacuteration internationale des Socieacuteteacutes nationales de la Croix Rouge et du
Croissant Rouge (agrave noter que les organisations nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ne
sont pas consideacutereacutees comme des organisations internationales)
Dautres organisations agrave but non lucratif peuvent ecirctre assimileacutees agrave des organisations internationales en
vertu dune deacutecision de la Commission
Mode de mise en œuvre et proceacuteduresbull
La Commission europeacuteenne (Collegravege) deacutefinit le mode de mise en œuvre de laction dans la deacutecision
de financement35
Une convention de deacuteleacutegation baseacutee sur le modegravele PAGoDA36
est signeacutee avec les organisations
internationales si la deacutecision de financement preacutevoit une gestion indirecte avec une organisation
internationale agrave condition que lorganisation ait fait lobjet de leacutevaluation des piliers Une convention
de deacuteleacutegation baseacutee sur le modegravele PAGoDA est signeacutee avec les organismes nationaux lorsque la
deacutecision de financement preacutevoit une gestion indirecte avec un organisme national agrave condition que
lorganisme ait fait lobjet de leacutevaluation des piliers
Ce type de contrat nimplique pas une contribution financiegravere pour une action proposeacutee par
35 Pour plus dinformations sur les modes de mise en œuvre notamment la coopeacuteration avec les organisations ayant fait
lobjet de leacutevaluation des piliers vous pouvez consulter le chapitre 3 du DEVCO Companion36 Agrave compter de 2015 le modegravele PAGoDA remplace la convention de deacuteleacutegation en gestion indirecte (IMDA)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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l organisat ionorganisme mais la deacuteleacutegat ion de tacircches d exeacutecut ion budgeacutetai re agrave
lorganisationorganisme en tant que deacuteleacutegueacute Toutefois la convention de deacuteleacutegation peut eacutegalement
inclure des activiteacutes mises en œuvre directement par lorganisationorganisme
Les conventions de deacuteleacutegation ne doivent pas ecirctre confondues avec la mise en œuvre dune action laquoau
moyen dune subventionraquo agrave la suite de la soumission par une organisation internationale ou une
(autre) organisation ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers dune demande retenue dans le cadre
dun appel agrave propositions (ou exceptionnellement agrave la suite de lattribution directe dune subvention)
6102 Subventions accordeacutees agrave des (autres) organismes publics nationaux des Eacutetatsmembres ou de pays tiers donateurs
Les subventions accordeacutees agrave des organismes publics nationaux des Eacutetats membres ou de pays tiers
donateurs dont les piliers nont pas fait lobjet dune eacutevaluation positive par la Commission
europeacuteenne doivent suivre les regravegles et proceacutedures normales en matiegravere de subventions deacutefinies dans
ce chapitre et le contrat-type de subvention doit ecirctre signeacute Toutefois les organismes publics
nationaux peuvent beacuteneacuteficier de regravegles particuliegraveres applicables aux organismes du secteur public
(telles que la possibiliteacute de deacuteroger agrave lobligation de fournir les garanties financiegraveres)
6103 Subventions octroyeacutees agrave des organismes publics nationaux dun pays partenaire
Lorsquun organisme public dun pays partenaire participe avec succegraves agrave un appel agrave propositions il met
en œuvre laction par le biais dune subvention et le contrat type de subvention doit ecirctre signeacute37
Lorsquun organisme public dun pays partenaire met en œuvre une action en dehors dun appel agrave
propositions les modaliteacutes applicables deacutependent de laction concregravete
1 Si les activiteacutes agrave mettre en œuvre par lorganisme public avec ses propres ressourcespersonnel sont
envisageacutees en tant que projet autonome (cest-agrave-dire nimpliquant pas des taches dexeacutecution
budgeacutetaires) lorganisme public devra signer le contrat-type de subvention Dans ces cas une
attribution directe est toujours justifieacutee du fait de la situation de monopole du beacuteneacuteficiaire38
Ces
activiteacutes peuvent eacutegalement inclure lattribution de contrats mais uniquement pour compleacuteter les
activiteacutes qui doivent ecirctre mises en œuvre par le personnel de lorganisme public
2 Lorsque la contribution financiegravere de lUnion europeacuteenne vise agrave soutenir les coucircts de
fonctionnement de lordonnateur national en vertu du FED ou dun ministegravere ce soutien sera fourni via
une subvention de fonctionnement Ici encore lordonnateur national ou le ministegravere peut attribuer des
contrats conformeacutement aux dispositions pertinentes du contrat de subvention Ledit soutien agrave
lordonnateur national ou agrave un ministegravere ne doit pas ecirctre confondu avec le soutien agrave la structure de
mise en œuvre dun projet dans le cadre dun devis-programme Dans ce dernier cas la contribution de
37 Avant lentreacutee en vigueur de la preacutesente version 2015 du guide pratique les organismes publics des pays partenaires qui
faisaient partie du gouvernement national ne mettaient geacuteneacuteralement pas laction en œuvre par le biais dune subvention
mais en vertu dune convention de financement signeacutee avec le pays partenaire38 Il convient encore dobtenir un accord preacutealable
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lUE soutient lorganisme dans la gestion des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire (pas les coucircts de
fonctionnement) et elle sera fournie dans le cadre du devis programme au titre de laccord de
financement avec le(s) pays partenaire(s)39
3 Si les activiteacutes agrave mettre en œuvre par lorganisme public sinscrivent dans le cadre dun projet ou
programme de plus grande envergure impliquant eacutegalement des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire
lorganisme public mettra en œuvre les activiteacutes dans le cadre dun devis-programme40
39 Le soutien aux coucircts de fonctionnement de lordonnateur nationalministegravere sera inclus dans un devis programme si
laccord de financement pertinent preacutevoit eacutegalement lattribution et la gestion de marcheacutes publics etou de subventions40 Certaines de ces activiteacutes peuvent ecirctre exeacutecuteacutees en reacutegie Pour plus dinformations sur les devis programmes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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7 Base leacutegales
71 Cadre juridique applicable aux marcheacutes
711 Programmes financeacutes par le budget de lUE
Le cadre juridique ci-dessous reacutegit les marcheacutes de services de fournitures et de travaux financeacutes par le
budget geacuteneacuteral de lUnion europeacuteenne conclus dans le cadre de la coopeacuteration Union Europeacuteenne en
faveur des pays tiers et attribueacutes par un pouvoir adjudicateur dun pays partenaire ou par la
Commission europeacuteenne agissant au nom et pour le compte du beacuteneacuteficiaire
le regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du 25 octobre 2012 relatif aux regravegles financiegraveres
applicables au budget geacuteneacuteral de lUnion (et en particulier le chapitre III du titre IV de la 2e partie
relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de passation de marcheacutes) tel
que modifieacute par le regraveglement (UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 2015
bull
le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux regravegles
dapplication du regraveglement financier susmentionneacute (et en particulier le chapitre 2 du titre IV de la 2e
partie relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de passation de
marcheacutes) tel que modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) 20152462 de la Commission du 30 octobre
2015
bull
le regraveglement (UE) n deg2362014 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 11 mars 2014 eacutenonccedilant des
regravegles et des modaliteacutes communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le
financement de laction exteacuterieure
bull
les regraveglements1 et autres instruments speacutecifiques relatifs aux diffeacuterents programmes de coopeacuterationbull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
laccord-cadre signeacute par lUnion europeacuteenne et le pays partenaire concerneacute sil existe Cet accord
deacutefinit les regravegles en matiegravere de coopeacuteration administrative entre les deux parties pour la mise en
œuvre de laide exteacuterieure
bull
la convention de financement signeacutee par lUnion europeacuteenne et le pays partenaire concerneacute pour
chaque programme financeacute par lUnion europeacuteenne Elle fixe les objectifs et le budget du
programme
bull
1 Regraveglement (CE) ndeg 4502008 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 23 avril 2008 eacutetablissant le code des douanes
communautaires (code des douanes moderniseacutees) qui deacutefinit les regravegles relatives agrave lorigine des produits (abrogeacute par le
regraveglement (UE) ndeg 9522013 et son acte dexeacutecution agrave compter du 1er mai 2016)
Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les documents types et modegraveles preacutesenteacutes dans les annexes au preacutesent guidebull
712 Programmes financeacutes par le FED
Le cadre juridique suivant sapplique pour les marcheacutes de services de fournitures et de travaux
financeacutes par le Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
laccord de partenariat ACP-CE signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 et modifieacute agrave Luxembourg le
25 juin 2005 et agrave Ouagadougou le 22 juin 2010 et plus particuliegraverement son annexe IV modifieacutee par
la deacutecision ndeg 12014 du Conseil des ministres ACP-CE du 20 juin 2014
bull
la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative agrave lassociation des pays et
territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne (deacutecision dassociation outre-mer)
bull
lannexe V agrave la deacutecision ndeg 390 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars 1990 contenant le
regraveglement de proceacutedure de conciliation et darbitrage
bull
le regraveglement (CE) nordm 2152008 du Conseil du 18 feacutevrier 2008 portant regraveglement financier applicable
au 10e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
le regraveglement (UE) nordm 2015323 du Conseil du lundi 2 mars 2015 portant regraveglement financier
applicable au 11e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
la convention de financement signeacutee par lUE et le pays partenaire concerneacute pour chaque programme
financeacute par lUnion europeacuteenne Elle fixe les objectifs et le budget du programme
bull
les documents types et modegraveles preacutesenteacutes dans les annexes au preacutesent guidebull
72 Cadre juridique applicable aux subventions
721 Programmes financeacutes par le budget de lUE
Le cadre juridique suivant sapplique pour accorder des subventions financeacutees par lUnion europeacuteenne
et conclus au cours de la coopeacuteration avec les pays tiers
le regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 25 octobre 2012
relatif aux regravegles financiegraveres applicables au budget geacuteneacuteral de lUnion (et en particulier le titre VI de
la 1re partie sur les subventions et le chapitre IV du titre IV de la 2e partie relatif aux dispositions
particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de subventions) tel que modifieacute par le regraveglement
(UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 2015
bull
le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux regravegles
dapplication du regraveglement financier (et en particulier le titre VI de la 1re partie sur les subventions et
le chapitre IV du titre III de la 2e partie relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures
bull
Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
218
en matiegravere de subventions) tel que modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) 20152462 de la
Commission du 30 octobre 2015
le regraveglement (UE) ndeg 2362014 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 11 mars 2014 eacutenonccedilant des
regravegles et des modaliteacutes communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le
financement de laction exteacuterieure
bull
les regraveglements ou les deacutecisions du Conseil consideacutereacutes comme les laquoactes de baseraquo dans le regraveglement
financier et ce guide pratique et dautres instruments speacutecifiques relatifs aux diffeacuterents programmes
de coopeacuteration
bull
722 Programmes financeacutes par le FED
Le cadre juridique suivant sapplique pour accorder des subventions financeacutees dans le cadre du FED
laccord de partenariat ACP-CE signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 et modifieacute agrave Luxembourg le
25 juin 2005 et agrave Ouagadougou le 22 juin 2010 et plus particuliegraverement son annexe IV modifieacutee par
la deacutecision ndeg 12014 du Conseil des ministres ACP-CE du 20 juin 2014
bull
la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative agrave lassociation des pays et
territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne (deacutecision dassociation outre-mer)
le regraveglement (UE) ndeg 3232015 du Conseil du 2 mars 2015 portant regraveglement financier applicable au
11e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
la convention de financement signeacutee par lUE et le pays partenaire concerneacute par le programme
lorsque cet accord existe cette convention expose les objectifs du programme et le budget Elle fixe
les objectifs et le budget du programme
bull
ce guide pratique et ses annexes qui comprennent le contrat type de subvention pour les actions
exteacuterieures (cf annexe e3) et documents types pour les appels de propositions (cf annexe e1
annexe e2 et annexe e3)
bull
Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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8 Liste des annexes
A Regravegles de base
A1a Glossaire a1a_glossary_frdoc
A1b Glossaire multilingue a1b_glossarymulti_frdoc
A2a Programmes deacuteligibiliteacute 2014-2020 a2a_ecprogrammes_eligibility2014_2020_frdoc
A2b1 Programmes daide exteacuterieure de lUE a2b1_ecprogrammes_frdoc
A2b2 Programmes deacuteligibiliteacute 2007-2013 a2b2_eligibilityprogrammes2007_2013_frdoc
A2c Programmes deacuteligibiliteacute avant 2007 a2c_eligibilityprogrammesbefore2007_frdoc
A3 Deacuteclaration dobjectiviteacute et de confidentialiteacute a3_decl_ob_conf_frdoc
A4 Deacuteclaration dimpartialiteacute et de confidentialiteacute a4_decl_imp_conf_frdoc
A5 Avis
A5a Avis dannulation a5a_cancnotice_frdoc
A5a1 Avis dannulation (laquoe-noticesraquo) a5a1_cancnotice_frdoc
A5b Rectificatif de lavis de contrat a5b_corrigcontractnotice_frdoc
A5c Avis de modification de marcheacute a5c_contractmodificationnotice_frdoc
A5d Avis de preacute-information (laquoe-noticesraquo) a5d_priorinfonotice_frdoc
A5e Avis de marcheacute (laquoe-noticesraquo) a5e_contractnotice_frdoc
A5f Information aux candidats et auxsoumissionnaires (laquoe-noticesraquo)
a5f_info_cadidates_tenderers_frdoc
A5g Avis dattribution (laquoe-noticesraquo) a5g_awardnotice_frdoc
A6 Note explicative a6_explnote_frdoc
A7 Accuseacute de reacuteception a7_receipt_frdoc
A8 Lettre de notification pour fournitures et travaux a8_notifletter_supplyworks_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
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A9 Lettre de couverture pour la soumission duncontratAvenant
a9_coverletter_frdoc
A10a Rapport de neacutegociation pour les proceacuteduresneacutegocieacutees (marcheacutes) et octroi direct(subventions)
a10a_negotiationreport_frdoc
A10b Rapport de neacutegociation pour les offres uniques a10b_singletenderreport_frdoc
A11 Lignes directrices
A11b Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres demateacuteriel informatique dans le domaine desactions exteacuterieures
a11b_it_guidelines_frdoc
A11c Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres demobilier de bureau dans le domaine de laideexteacuterieure
a11c_guidelines_furniture_frdoc
A11d Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres devoitures dans le domaine de laide exteacuterieur
a11d_guidelines_vehicles_frdoc
A11e Lignes directrices pour les publications a11e_publication_guidelines_frdoc
A12 Annexe V agrave la deacutecision 390 du Conseil desministres ACP-CEE du 29 mars 1990 portantadoption de la reacuteglementation geacuteneacuterale et duregraveglement de proceacutedure de conciliation etdarbitrage relatifs aux financeacutes par le FED
a12_conciliationandarbitration_frpdf
A13 Deacuteclaration relative agrave la vie priveacutee a13_privacy_statement_frdoc
A14 Deacuteclaration sur lhonneur relative aux critegraveresdexclusion et de seacutelection
a14_declaration_honour_frdoc
B Marcheacutes de services
B1 Avis de preacute-information b1_priorinfo_frdoc
B2a Avis de marcheacute b2a_contractnotice_frdoc
B2b Modegravele type de publication pour les appelsdoffres locaux
b2b_summarycn_frdoc
B3 Formulaire de demande type b3_applform_frdoc
B4 Liste longue b4_longlist_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
221
B5 Rapport de liste restreinte b5_shortreport_frdoc
B6 Avis de liste restreinte b6_shortnotice_frdoc
B7 Lettre aux candidats qui nont pas eacuteteacute retenus b7_letternotshort_frdoc
B8 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard)
B8a Lettre dinvitation agrave soumissionner b8a_invit_frdoc
B8b Instructions aux soumissionnaires b8b_itt_frdoc
B8c Projet de contrat Conditions particuliegraveres b8c_contract_frdoc
B8d Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales (annexeI)
b8d_annexigc_frpdf
B8e Projet de contrat Termes de reacutefeacuterence - marcheacuteagrave prix unitaire (annexe II)
b8e_annexiitorfee_frdoc
B8f Projet de contrat Termes de reacutefeacuterence Global(annexe II)
b8f_annexiitorglobal_frdoc
B8g Projet de contrat Organisation amp meacutethodologie(annexe III)
b8g_annexiiiom_frdoc
B8h Projet de contrat Liste et CV des experts cleacutes(annexe IV)
b8h_annexivexperts_frdoc
B8i Projet de contrat Budget (annexe V)
B8i1 Budget pour un contrat prix global b8i1_annexvbudgetglobal_frdoc
B8i2 Budget pour un contrat agrave prix unitaire b8i2_annexvbudgetfee_frxls
B8j1 Formulaire de notification de compte bancaire b8j1_annexvifif_frpdf
B8j2 Modegravele de garantie financiegravere b8j2_annexviguarantee_frdoc
B8j3 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) b8j3_annexvilefind_frpdf
B8j4 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) b8j4_annexvilefcompany_frpdf
B8j5 Fiche dentiteacute leacutegale (organismes publics) b8j5_annexvilefpublic_frpdf
B8k Projet de contrat veacuterification des deacutepenses Termes de reacutefeacuterence et rapport des reacutesultatsfactuels (annexe VII)
b8k_annexviiexpverif_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
222
B8l Grille de conformiteacute administrative b8l_admingrid_frdoc
B8m1
Grille deacutevaluation (honoraires) b8m1_evalgrid_fees_frdoc
B8m2
Grille deacutevaluation (prix forfaitaire) b8m2_evalgrid_global_frdoc
B8n Formulaire de soumission de loffre b8n_tenderform_frdoc
B8o Dossier dappel doffre simplifieacute (proceacutedureneacutegocieacutee concurrentielle et proceacutedure sur basedune seule offre)
b8o_simplified_frzip
B8p Dispositions fiscales et douaniegraveres b8p_taxcustomsarrangements_frdoc
B9 Liste de controcircle douverture des offres b9_openchecklist_frdoc
B10 Rapport douverture des offres b10_openreport_frdoc
B11 Rapport deacutevaluation b11_evalreport_frdoc
B12a Grille des eacutevaluateurs (honoraires) b12a_evaluatorsgrid_fees_frdoc
B12b Grille des eacutevaluateurs (forfait) b12b_evaluatorsgrid_global_frdoc
B13a Lettre agrave lattributaire b13a_notification_letter_frdoc
B13b Lettre au second meilleur soumissionnaire b13b_lettersecond_best_frdoc
B13c Lettre aux soumissionnaires non retenus b13c_letterunsuccessful_frdoc
B14a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
b14a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
B14b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) b14b_awardnotice_frdoc
B15 Formulaire deacutevaluation du contractant b15_assessment_frdoc
B16 Avenant au contrat b16_addendum_frdoc
B17 Modification du budget b17_budgetmodif_frxls
C Marcheacutes de fournitures
C1 Avis de preacute-information c1_priorinfo_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
223
C2 Avis de marcheacute c2_contractnotice_frdoc
C3 Reacutesumeacute de lavis de marcheacute - publication locale c3_summarycn_frdoc
C4a Lettre dinvitation agrave soumissionner c4a_invit_frdoc
C4b Instructions aux soumissionnaires c4b_itt_frdoc
C4c Projet de contrat c4c_contract_frdoc
C4d Projet de contrat Conditions particuliegraveres c4d_specialconditions_frdoc
C4e Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales (annexeI)
c4e_annexigc_frpdf
C4f Speacutecifications techniques (Annexe II) et Offretechnique (Annexe III)
c4f_annexiitechspeciiitechoffer_frdoc
C4g Offre financiegravere (Annexe IV) c4g_annexivfinoffer_frdoc
C4h Garantie dexeacutecution (Annexe V) c4h_perfguarantee_frdoc
C4i Garantie de preacutefinancement (Annexe V) c4i_prefinanceguarantee_frdoc
C4j Grille de conformiteacute administrative c4j_admingrid_frdoc
C4k Grille deacutevaluation c4k_evalgrid_frdoc
C4l Formulaire de soumission de loffre c4l_tenderform_frdoc
C4m Dispositions fiscales et douaniegraveres (Annexe V) c4m_taxcustomsarrangements_frdoc
C4n Garantie de soumission c4n_tenderguarantee_frdoc
C4o1 Formulaire de notification de compte bancaire c4o1_fif_frpdf
C4o2 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) c4o2_lefind_frpdf
C4o3 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) c4o3_lefcompany_frpdf
C4o4 Forme dentiteacute leacutegale (organismes publics) c4o4_lefpublic_frpdf
C5 Liste de controcircle douverture des offres c5_openchecklist_frdoc
C6 Rapport douverture des offres c6_openreport_frdoc
C7 Rapport deacutevaluation c7_evalreport_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
224
C8a Lettre aux soumissionnaires c8a_notifletter_supply_frdoc
C8b Lettre aux soumissionnaires non retenus c8b_letterunsuccessful_frdoc
C9a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
c9a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
C9b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) c9b_awardnotice_frdoc
C10 Formulaire deacutevaluation du contractant c10_assessment_frdoc
C11 Acceptation provisoire et finale c11_provfinalaccept_frdoc
C12 Avenant au contrat c12_addendum_frdoc
C13 Modification du budget c13_budgetmodif_frdoc
D Marcheacutes de travaux
D1 Avis de preacute-information d1_priorinfo_frdoc
D2 Avis de marcheacute d2_contractnotice_frdoc
D3 Reacutesumeacute de lavis de marcheacute - publication locale d3_summarycn_frdoc
D411
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 1
D4a Lettre dinvitation agrave soumissionner d4a_invit_frdoc
D4b Instructions aux soumissionnaires d4b_itt_frdoc
D412
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 2
D4c Formulaire de soumission d4c_tenderform_frdoc
D413
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 3
D4d Garantie de soumission d4d_tenderguarantee_frdoc
D414
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 4
D4e Questionnaire offre technique d4e_techofferquestion_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
225
D4f Formulaire doffre technique 41 d4f_techofferform_4dot1_frdoc
D4g Formulaire doffre technique 42 d4g_techofferform_4dot2_frdoc
D4h Formulaire doffre technique 43 d4h_techofferform_4dot3_frdoc
D4i Formulaire doffre technique 44 d4i_techofferform_4dot4_frdoc
D4j1 Formulaire de notification de compte bancaire d4j1_fif_frpdf
D4j2 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) d4j2_lefind_frpdf
D4j3 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) d4j3_lefcompany_frpdf
D4j4 Fiche dentiteacute leacutegale (organismes publics) d4j4_lefpublic_frpdf
D4k Formulaire doffre technique 46 d4k_techofferform_4dot6_frdoc
D415
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 5
D4l Grille de conformiteacute administrative d4l_admingrid_frdoc
D4m Grille deacutevaluation d4m_evalgrid_frdoc
D42 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 2
D4n Projet de contrat d4n_contract_frdoc
D4o Projet de contrat Conditions Particuliegraveres d4o_specialconditions_frdoc
D4p Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales d4p_annexgc_frpdf
D4q Garantie de preacutefinancement d4q_prefinanceguarantee_frdoc
D4r Garantie dexeacutecution d4r_perfguarantee_frdoc
D4s Garantie de reacutetention d4s_retentionguarantee_frdoc
D4t Dispositions fiscales et douaniegraveres d4t_taxcustomsarrangements_frdoc
D43 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 3
D4u Speacutecifications techniques d4u_techspec_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
226
D44 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 4
D4v Note dinterpreacutetation relative agrave loffre financiegravere d4v_finoffer_4dot1_frdoc
D4w Offre financiegravere - marcheacutes agrave prix forfaitaire d4w_finoffer_4dot2_frdoc
D4x Offre financiegravere - marcheacutes agrave prix unitaire d4x_finoffer_4dot3_frdoc
D45 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 5
D4y Design et dessins d4y_designdrawing_frdoc
D5 Liste de controcircle douverture des offres d5_openchecklist_frdoc
D6 Rapport douverture des offres d6_openreport_frdoc
D7 Rapport deacutevaluation d7_evalreport_frdoc
D8 Lettre aux soumissionnaires non retenus d8_letterunsuccessful_frdoc
D8a Lettre de notification d8a_notifletter_works_frdoc
D9a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
d9a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
D9b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) d9b_awardnotice_frdoc
D10 Formulaire deacutevaluation du contractant d10_assessment_frdoc
D11 Avenant au contrat d11_addendum_frdoc
D12 Modification du budget d12_budgetmodif_frxls
DR1 Dossier dappel doffre pour proceacutedure restreinte dr1_tender_dossier_restr_frzip
DS1 Dossier dappel doffre pour proceacuteduresimplifieacutee
ds1_tender_dossier_simpl_frzip
E Subventions
E2 Publication locale e2_localpub_frdoc
E3 Lignes directrices agrave lintention desdemandeurs
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
227
E3a Lignes directrices agrave lintention des demandeurs(gestion indirecte)
e3a_guidelines_frdoc
E3a1 Information sur le reacutegime fiscal applicable auxcontrats de subvention
e3a1_guidelines_annexJ_frdoc
E3a2 Liste de controcircle pour les options de coucirctssimplifieacutes
e3a2_checklistsimplifiedcostoptions_frdoc
E3aP Lignes directrices agrave lintention des demandeurs(PROSPECT)
e3aP_guidelines_prospect_frpdf
E3b Formulaire de demande (gestion indirecte) e3b_applicform_frdoc
E3bP1
Formulaire de demande - note succincte depreacutesentation (PROSPECT)
e3bP1_applicform_cn_prospect_frpdf
E3bP2
Formulaire de demande - formulaire complet dedemande (PROSPECT)
e3bP2_applicform_fa_prospect_frpdf
E3c Budget e3c_budget_frxls
E3d Cadre logique e3d_logframe_frdoc
E3e1 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) e3e1_lefind_frpdf
E3e2 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) e3e2_lefcompany_frpdf
E3e3 Forme dentiteacute leacutegale (organismes publics) e3e3_lefpublic_frpdf
E3f Formulaire didentification financiegravere e3f_fif_frpdf
E3h1 Conditions particuliegraveres e3h1_speccond_frdoc
E3h2 Conditions geacuteneacuterales (annexe II) e3h2_gencond_frpdf
E3h3 Regravegles dattribution des contrats (annexe IV) e3h3_awardproc_frdoc
E3h4 Demande de paiement (annexe V) e3h4_requestpay_frdoc
E3h5 Rapport narratif intermeacutediaire (annexe VI) e3h5_interreport_frdoc
E3h6 Rapport narratif final e3h6_finalreport_frdoc
E3h7 Rapport financier (annexe VI) e3h7_financialreport_frxls
E3h8 Veacuterification des deacutepenses (annexe VII) e3h8_expendverif_frdoc
E3h9 Garantie financiegravere (annexe VIII) e3h9_finguarantee_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
228
E3h10
Transfert de proprieacuteteacute des actifs e3h10_transferassetsownership_frdoc
E3h11
Deacuterogations Organisations internationales e3h11_derogations_ios_frdoc
E4a Termes de reacutefeacuterences pour les assesseurs e4a_torassessors_frdoc
E4b Lignes directrices pour les assesseurs e4b_guidelinesassessors_frdoc
E5a Grille deacutevaluation des notes succinctes depreacutesentation
e5a_conceptevalgrid_frdoc
E5b Grille deacutevaluation de la proposition e5b_propevalgrid_frdoc
E6a Rapport deacutevaluation - Eacutetape 1 - Seacuteancedouverture veacuterification administrative eteacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation(gestion indirecte)
e6a_opening_conceptevalrep_frdoc
E6b Rapport deacutevaluation - Eacutetape 2 -Eacutevaluation desdemandes complegravetes (gestion indirecte)
e6b_applicevalrep_frdoc
E6c Rapport deacutevaluation - Eacutetape 3 - Veacuterificationfinale de leacuteligibiliteacute (gestion indirecte)
e6c_finalevalrep_frdoc
E8 Lettre aux Deacuteleacutegations sur leacutevaluation e8_note_delegation_evaluation_frdoc
E9a Lettre - acuteEacutetape 1 (gestion indirecte) e9a_letter_step_1_frdoc
E9b Lettre - acuteEacutetape 2 (gestion indirecte) e9b_letter_step_2_frdoc
E9c Lettre - acuteEacutetape 3 (gestion indirecte) e9c_letter_step_3_frdoc
E10 Avenant au contrat e10_addendum_to_contract_frdoc
E11 Publication e11_publication_of_award_frdoc
E12a Convention-cadre de partenariat e12a_fw_partnership_agreement_frdoc
E12b Convention-cadre de partenariat - accordspeacutecifique
e12b_fw_partnership_agreement_spe_agr_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
229
Table des matiegraveres1 Introduction 9
11 Introduction 9
2 2 Regravegles de base 12
21 Vue densemble 12
22 Modes de gestion 12
23 Participations aux proceacutedures dattribution critegraveres dexclusion et autres points essentiels
17
231 Regravegles de nationaliteacute et dorigine 17
232 Deacuterogations aux regravegles de nationaliteacute et dorigine 26
233 Critegraveres dexclusion 27
234 Sanctions reacuteglementaires sanctions administratives 34
235 Visibiliteacute 36
236 Autres points essentiels 36
24 Proceacutedures de passation de marcheacutes 40
241 Quelle proceacutedure de passation de marcheacutes appliquer 40
242 Proceacutedure ouverte 41
243 Proceacutedure restreinte 42
244 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 43
245 Contrats-cadres 43
246 Systegraveme dacquisition dynamique 43
247 Dialogue compeacutetitif 44
248 Proceacutedure neacutegocieacuteeproceacutedure sur la base dune seule offre 45
249 Concurrence loyale et transparente 47
2410 Preacutefeacuterences (FED uniquement) 47
2411 Critegraveres de seacutelection et dattribution 48
24111 Critegraveres de seacutelection 49
241111 Principes geacuteneacuteraux 49
241112 Veacuterification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique des
soumissionnaires ou des candidats 51
241113 Veacuterification de la capaciteacute technique et professionnelle des candidats
ou des soumissionnaires 51
24112 Critegraveres dattribution 54
2412 Proceacutedure avec laquoclause suspensiveraquo 54
2413 Annulation des proceacutedures de passation de marcheacutes 55
2414 Clauses deacuteontologiques 57
2415 Voies de droit 60
24151 Plainte aupregraves de pouvoir adjudicateur 60
24152 Plainte aupregraves du meacutediateur europeacuteen 60
24153 Recours de droit commun 61
25 Montant des marcheacutes 61
26 Termes de reacutefeacuterence et speacutecifications techniques 61
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
2
27 Regravegles de proceacutedure sur la conciliation et larbitrage 63
28 Le comiteacute deacutevaluation 64
281 Deacutesignation et composition 64
282 Impartialiteacute et confidentialiteacute 65
283 Responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation 67
284 Calendrier 68
285 Peacuteriode de validiteacute des offres 69
29 Attribution du marcheacute (sauf pour les contrats de service voir le chapitre 3) 69
291 Notification agrave lattributaire 69
292 Preacuteparation du contrat et signature 70
293 Publier lattribution du contrat 72
2931 Marcheacutes 72
2932 Subventions 73
210 Modification des contrats 73
2101 Principes geacuteneacuteraux 74
2102 Preacuteparation dun avenant 76
3 Marcheacutes de services 79
31 Introduction 79
311 Types de marcheacutes de services 79
32 Proceacutedures de passation des marcheacutes 82
321 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR 82
3211 Proceacutedure restreinte 82
322 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR 82
323 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 82
324 Proceacutedures applicables sans seuil 83
3241 Proceacutedure neacutegocieacutee 83
3242 Dialogue compeacutetitif 85
3243 Contrat-cadre 85
33 Appels doffres restreints (pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000
EUR) Proceacutedure dappel doffres restreints internationaux - services Proceacutedure restreinte
- services 86
331 Publiciteacute 86
3311 Publication des avis de preacute-information 86
3312 Publication des avis de marcheacutes 87
332 Eacutetablissement de la liste restreinte 88
333 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 90
334 Critegraveres dattribution 91
335 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 92
336 Date limite de remise des offres 93
337 Peacuteriode de validiteacute 94
338 Preacutesentation des offres 94
339 Le comiteacute deacutevaluation 94
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
3
3310 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 94
33101 Reacuteception et enregistrement des offres 94
33102 Seacuteance douverture des offres 94
33103 Eacutevaluation des offres 95
33104 Eacutevaluation des offres financiegraveres 99
33105 Conclusions du comiteacute deacutevaluation 100
3311 Annulation de lappel doffres 103
3312 Attribution du marcheacute 103
33121 Notification agrave lattributaire du marcheacute 103
33122 Approbation des experts principaux 107
33123 Preacuteparation du contrat et signature 108
33124 Publication de lattribution du marcheacute 109
3313 Mise agrave disposition et remplacement des experts 110
34 Proceacutedure dattribution des marcheacutes dun montant infeacuterieur agrave 300 000 EUR 111
341 Contrats-cadres 111
3411 Conditions dutilisation 112
3412 Proceacutedure 113
342 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 116
35 Modification des contrats de services 117
4 Marcheacutes de fournitures 118
41 Introduction 118
42 Proceacutedures de passation des marcheacutes 118
421 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR 118
4211 Proceacutedure ouverte internationale 118
422 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure agrave 100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR 118
4221 Proceacutedure ouverte locale 119
423 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR 119
4231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 119
424 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 119
425 Proceacutedures applicables sans seuil 119
4251 Proceacutedure neacutegocieacutee 119
4252 Systegraveme dacquisition dynamique 121
4253 Dialogue compeacutetitif 122
4254 Contrat-cadre 122
43 Appel doffres ouvert international pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave
300 000 EUR 122
431 Publiciteacute 122
4311 Publication des avis de preacute-information 122
4312 Publication des avis de marcheacutes 123
432 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 124
433 Critegraveres de seacutelection et dattribution 126
4331 Marcheacutes de fournitures ne comportant pas des services auxiliaires 127
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
4
4332 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires 128
4333 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires particuliegraverement
complexes 128
434 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 128
435 Date limite de remise des offres 129
436 Peacuteriode de validiteacute 129
437 Preacutesentation des offres 129
438 Le comiteacute deacutevaluation 130
439 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 130
4391 Reacuteception et enregistrement des offres 130
4392 Reacuteunion preacuteparatoire 130
4393 Seacuteance douverture des offres 130
4394 Eacutevaluation des offres techniques 131
4395 Eacutevaluation des offres financiegraveres 133
4396 Choix de lattributaire 134
4397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 135
4310 Annulation de lappel doffres 136
4311 Attribution du marcheacute 137
43111 Notification agrave lattributaire 137
43112 Preacuteparation du contrat et signature 137
43113 Publication de lattribution du marcheacute 137
44 Appel doffres ouvert local pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 100 000
EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR 137
45 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave
100 000 EUR 138
46 Modification des contrats de fournitures 139
5 Marcheacutes de travaux 140
51 Introduction 140
52 Proceacutedures de passation des marcheacutes 140
521 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR 140
5211 Proceacutedure ouverte 140
5212 Proceacutedure restreinte 141
522 Marcheacutes dune valeur comprise entre 300 000 EUR et 5 000 000 EUR 141
5221 Proceacutedure ouverte locale 141
523 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR 142
5231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 142
524 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 142
525 Proceacutedures applicables sans seuil 142
5251 Proceacutedure neacutegocieacutee 142
5252 Dialogue compeacutetitif 144
53 Appel doffres ouvert international (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave
5 000 000 EUR) 144
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
5
531 Publiciteacute 144
5311 Publication des avis de preacute-information 144
5312 Publication des avis de marcheacutes 145
532 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 146
533 Critegraveres de seacutelection et dattribution 148
534 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 150
535 Date limite de remise des offres 151
536 Peacuteriode de validiteacute 152
537 Preacutesentation des offres 152
538 Le comiteacute deacutevaluation 152
539 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 152
5391 Reacuteception et enregistrement des offres 152
5392 Reacuteunion preacuteparatoire 152
5393 Seacuteance douverture des offres 152
5394 Eacutevaluation des offres 153
5395 Eacutevaluation des offres financiegraveres 155
5396 Choix de lattributaire 155
5397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 156
5310 Annulation de lappel doffres 157
5311 Attribution du marcheacute 158
53111 Notification agrave lattributaire 158
53112 Signature du contrat 158
53113 Publication de lattribution du marcheacute 158
54 Appel doffres restreint pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000
EUR 158
541 Publiciteacute 158
5411 Publication de lavis de preacute-information 159
5412 Publication des avis de marcheacutes 159
542 Eacutetablir la liste restreinte 160
55 Appel doffres ouvert local (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000
EUR et infeacuterieure agrave 5 000 000 EUR) 163
56 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 164
57 Modification des contrats de travaux 166
6 Subventions 168
61 Regravegles de bases applicables aux subventions 168
611 Deacutefinition 168
612 Protagonistes 170
62 Formes des subventions 173
621 Options de coucircts simplifieacutes 173
63 Vue densemble 176
631 Modes de gestion 176
632 Outils de gestion 177
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
6
633 Critegraveres deacuteligibiliteacute 179
6331 Regravegle de la nationaliteacute 179
6332 Exceptions agrave la regravegle de la nationaliteacute 179
6333 Situations dexclusion 179
634 Programmation 180
635 Transparence 180
636 Eacutegaliteacute de traitement 180
637 Non-cumul 180
638 Non-reacutetroactiviteacute 181
639 Cofinancement 182
6310 Regravegle du non-profit 183
6311 Autres points essentiels 184
64 Proceacutedures dattribution 184
641 Appel agrave propositions 184
6411 Publication 184
6412 Appel agrave propositions ouvert ou restreint 185
6413 Partenariats 185
642 Subventions attribueacutees sans appel agrave propositions (laquoAttribution directeraquo) 186
65 Appel agrave propositions 187
651 Publiciteacute 187
652 Reacutedaction et contenu des lignes directrices agrave lintention des demandeurs 188
653 Critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution) 189
6531 Critegraveres deacuteligibiliteacute 189
6532 Critegraveres deacutevaluation seacutelection et attribution 190
654 Informations compleacutementaires avant la date limite de remise des propositions 191
655 Date limite de remise des propositions 191
656 Preacutesentation des propositions 192
657 Le comiteacute deacutevaluation 193
6571 Composition 193
6572 Utilisation dassesseurs 194
6573 Deacuteleacutegations en tant quassesseurs internes pour les appels agrave propositions du
siegravege 195
6574 Impartialiteacute et confidentialiteacute 196
6575 Responsabiliteacutes du comiteacute deacutevaluation 196
658 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 196
6581 Reacuteception et enregistrement des propositions 196
6582 Ouverture et controcircle administratif 197
6583 Eacutevaluation de la note succincte de preacutesentation 198
6584 Eacutevaluation des demandes complegravetes 199
6585 Veacuterification de leacuteligibiliteacute 200
6586 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 201
659 Annulation de la proceacutedure dappel agrave propositions 203
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
7
6510 Attribution de subventions 204
65101 Notification aux demandeurs 204
65102 Preacuteparation du contrat et signature 206
6511 Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention 208
65111 Publication de lattribution des subventions 208
66 Subventions dun faible montant 209
67 Appel agrave propositions restreint 209
68 Modification des contrats de subvention 210
681 Principes geacuteneacuteraux 210
682 Preacuteparation dun avenant 210
69 Attribution des marcheacutes et soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions
211
691 Attribution des marcheacutes 211
692 Soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions 211
610 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement (autres)
organisations internationales et organismes nationaux 212
6101 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement par la
Commission europeacuteenne et (autres) organisations internationales 213
6102 Subventions accordeacutees agrave des (autres) organismes publics nationaux des Eacutetats
membres ou de pays tiers donateurs 215
6103 Subventions octroyeacutees agrave des organismes publics nationaux dun pays partenaire
215
7 Base leacutegales 217
71 Cadre juridique applicable aux marcheacutes 217
711 Programmes financeacutes par le budget de lUE 217
712 Programmes financeacutes par le FED 218
72 Cadre juridique applicable aux subventions 218
721 Programmes financeacutes par le budget de lUE 218
722 Programmes financeacutes par le FED 219
8 Liste des annexes 220
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
8
1 Introduction
11 Introduction
Ce guide pratique explique les proceacutedures contractuelles qui sappliquent agrave toutes les actions daide
exteacuterieure de lUE financeacutees par le budget geacuteneacuteral de lUnion europeacuteenne (Budget de lUE) et le Fonds
europeacuteen de deacuteveloppement (FED) Le financement des actions exteacuterieures est reacuteglementeacute par les
Regraveglements financiers UE et FED applicables par le regraveglement eacutenonccedilant des regravegles et modaliteacutes
communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le financement de laction
exteacuterieure (CIR) et par les actes de base pertinents par exemple les regraveglements relatifs aux diffeacuterents
programmes tels que lICD lIEV lIAP II lIEDDH etc pour les actions financeacutees par le Budget de
lUE et laccord de Cotonou pour les actions financeacutees par le FED Le PRAG est utiliseacute par les
directions geacuteneacuterales et les services de la Commission chargeacutes des instruments de financement et de
mise en œuvre des actions exteacuterieures principalement la DG DEVCO (aide au deacuteveloppement sur la
base dinstruments geacuteographiques et theacutematiques ou mixtes tels que lICD le FED lIEDDH lISN) la
DG NEAR (instrument daide de preacuteadheacutesion IAP II IEV) ou du FPI (pour la mise en œuvre de
lInstrument contribuant agrave la Stabiliteacute et la Paix (ICSP) et de lInstrument de Partenariat (IP)1
Le CIR a eacuteteacute adopteacute en mars 2014 Il eacutenonce les regravegles communes agrave lICD agrave lIEDDH agrave lIEV agrave lISP
agrave lIPA II agrave lIP et agrave lISN2 en ligne avec le regraveglement financier applicable au budget de lUE Depuis
ladoption de la reacutevision de lAnnexe IV de laccord de Cotonou en 2008 les marcheacutes et subventions
financeacutes dans le cadre du 10e FED et des FED successifs ont eacuteteacute attribueacutes et mis en œuvre
conformeacutement aux regravegles de lUE et (sauf dans les cas preacutevus par lesdites regravegles) conformeacutement aux
documents et proceacutedures standards eacutetablis et publieacutes par la Commission europeacuteenne pour la mise en
œuvre des opeacuterations de coopeacuteration avec les pays tiers tels quen vigueur au moment du lancement
de la proceacutedure en question
Les regravegles deacuteligibiliteacute applicables au FED ont eacuteteacute aligneacutees sur celles du budget geacuteneacuteral de lUE dans la
mesure du possible Elles sont applicables depuis lentreacutee en vigueur de laccord de Cotonou reacuteviseacute en
novembre 2010 Elles sont eacutegalement incluses dans lannexe IV de laccord de Cotonou tel que reacuteviseacute
le 20 juin 2014
Pour les contrats financeacutes dans le cadre du 9e FED veuillez vous reporter agrave la version 2007 du preacutesent
Guide Pratique contenant les explications relatives agrave la deacutecision ndeg 22002 du Conseil des Ministres
ACP-CE du 7 octobre 2002 reacutegulant la preacuteparation et lattribution des marcheacutes financeacutes par le FED
entre 2002 et 2008 sauf dans le cas ougrave les Conventions de Financement correspondantes ont eacuteteacute
amendeacutees afin dappliquer la version reacuteviseacutee de lAnnexe IV de lAccord de Cotonou
Ce guide fournit aux utilisateurs linformation neacutecessaire pour lancer un marcheacute ou octroyer une
1 En outre la DG REGIO est en charge de lIAP et de linstrument de soutien financier visant agrave encourager le
deacuteveloppement eacuteconomique de la communauteacute chypriote turque (Regraveglement du Conseil n deg 3892006)2 En vertu du consideacuterant 18 de lInstrument de seacutecuriteacute nucleacuteaire le CIR sapplique agrave la mise en œuvre de cet instrument
autant que neacutecessaire
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
9
subvention de la premiegravere eacutetape jusquagrave leur attribution Les annexes couvrent agrave la fois les phases
dattribution et dexeacutecution des contrats Ce guide eacutenumegravere les proceacutedures contractuelles applicables en
gestion directe ou gestion indirecte avec controcircles ex-post ou ex-ante de la Commission europeacuteenne
Bien que les proceacutedures dattribution des marcheacutes et fournitures applicables au Budget et au 10e FED
et 11e FED soient proches certaines diffeacuterences subsistent et sont indiqueacutees dans ce guide et dans ses
annexes Le chapitre 7 dresse la liste des textes juridiques pertinents Lannexe A1 contient un
glossaire des termes utiliseacutes dans ce guide
Les marcheacutes en reacutegie sont des programmes exeacutecuteacutes par les agences publiques les services publics ou
agrave participation publique du pays partenaire dans le cas ougrave ladministration de ce pays possegravede les
gestionnaires qualifieacutes Le devis programme est un document fixant les ressources humaines et
mateacuterielles requises le budget et les dispositions techniques et administratives deacutetailleacutees de mise en
œuvre pour lexeacutecution dun projet sur une peacuteriode speacutecifique par reacutegie directe et le cas eacutecheacuteant au
moyen de marcheacutes publics et doctroi de subventions Les proceacutedures pour les reacutegies directes et les
devis programmes sont deacutetailleacutees dans un guide distinct (cf guide pratique des proceacutedures pour les
devis programmes - approche projet) bien que la majoriteacute des proceacutedures deacutecrites dans le preacutesent
guide pratique sappliquent eacutegalement
Agrave la suite de la reacutevision en 2016 du regraveglement financier de lUE le champ dapplication du
Guide pratique est eacutetendu aux proceacutedures dattribution de marcheacutes et de subventions geacutereacutees par
la Commission europeacuteenne agissant comme pouvoir adjudicateur dans un inteacuterecirct partageacute avec
les pays partenaires
Ce guide pratique ne sapplique pas
Aux contrats pour lesquels la Commission europeacuteenne agit comme pouvoir adjudicateur pour son
propre compte et dans son propre inteacuterecirct Ces contrats relegravevent normalement de la premiegravere partie
titre V chapitres 1 et 2 du regraveglement financier applicable au budget de lUE et les services de la
Commission europeacuteenne doivent utiliser les proceacutedures internes et les formulaires types (vade-
mecum sur les marcheacutes publics) dans ce cas Toutefois le pouvoir adjudicateur peut deacutecider
dutiliser le contrat de services standard de DEVCO qui est plus adapteacute aux actions situeacutees hors de
lUnion Europeacuteenne lorsque le marcheacute de services est passeacute dans linteacuterecirct unique de la Commission
europeacuteenne et ce quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee Il convient donc de proceacuteder agrave un examen
au cas par cas
Le guide pratique ne sapplique pas aux aides visant des situations de crise humanitaire aux
opeacuterations de protection civile et aux opeacuterations daide humanitaire effectueacutees par ECHO
Il ne sapplique pas non plus aux pouvoirs adjudicateurs - tels que les pays partenaires les
organisations internationales ou les organismes nationaux - lorsque la Commission europeacuteenne les a
autoriseacutes agrave utiliser leurs propres proceacutedures dattribution de marcheacutes ou de subventions ou dautres
proceacutedures dattribution de marcheacutes ou de subventions convenues entre les bailleurs de fonds en
vertu de la leacutegislation applicable aux beacuteneacuteficiaires de subvention qui pour attribuer des marcheacutes
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
10
doivent appliquer les dispositions de lannexe IV du contrat standard de subvention
Le Jumelage repreacutesente un outil de renforcement des capaciteacutes par lequel les administrations des
Eacutetats membres fournissent leur expertise aux administrations des pays candidats preacute-candidats et
du voisinage Les opeacuterations de jumelage donnent lieu agrave signature de contrats de subventions par les
institutions publiques des Eacutetats membres Elles sont reacutegies par des regravegles distinctes deacutecrites dans les
laquoManuels de Jumelageraquo3
En outre le preacutesent guide pratique sapplique aux programmes de coopeacuteration transfrontaliegravere dans
la mesure preacutevue par les actes de base applicables
Toute reacutefeacuterence agrave des laquojoursraquo dans ce guide pratique renvoie agrave des jours calendrier sauf indication
contraire
3 DEVCO twinning (anglais) httpseceuropaeueuropeaidinstitution-building-framework-european-union-policies-
common-twinning-manual-revision-2012_en
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
11
2 2 Regravegles de base
21 Vue densemble
Lattribution de marcheacutes et de subventions obeacuteit agrave des regravegles strictes Celles-ci contribuent agrave garantir
ladeacutequation et la qualiteacute des attributaires choisis sur base du rapport qualiteacuteprix ou du prix ainsi
quune utilisation optimale et transparente des fonds publics
Les proceacutedures eacutetablies par la Commission europeacuteenne pour attribuer les marcheacutes et subventions
relevant des diffeacuterents programmes daide exteacuterieure de lUE sont consolideacutees dans ce guide pratique
Tout eacutecart aux proceacutedures deacutefinies dans ce guide pratique et annexes doit ecirctre preacutealablement approuveacute
par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne conformeacutement aux regravegles internes
(deacuterogation ou exception)
Avant le lancement dune proceacutedure dattribution de marcheacute ou de subvention celle-ci doit avoir eacuteteacute
approuveacutee dabord par une deacutecision de financement et ensuite le cas eacutecheacuteant par une convention de
financement et les fonds doivent ecirctre disponibles sauf pour les proceacutedures beacuteneacuteficiant dune clause
suspensive (Voir section 2412)
22 Modes de gestion
Il existe plusieurs approches possibles de gestion des proceacutedures dattribution de marcheacutes et de
subventions pour les projets financeacutes dans le cadre des programmes daide exteacuterieure de lUE
(deacutesigneacutees par le terme de modes de gestion)
Le regraveglement financier1 applicable au budget de lUE et ses modaliteacutes dapplication
2 en vigueur depuis
le 1er janvier 2013 ont consideacuterablement modifieacute les modes de gestion Les nouveaux modes de
gestion sont entreacutes en vigueur le 1er janvier 2014 Ils sappliquent eacutegalement au FED
La notion de modes de gestion demeure inchangeacutee Les diffeacuterents modes dexeacutecution du budget
supposent une implication de la Commission europeacuteenne agrave des degreacutes variables ainsi quune
deacuteleacutegation de certaines tacircches dexeacutecution budgeacutetaire (la conclusion des contrats leur gestion
opeacuterationnelle et financiegravere les audits et eacutevaluations etc)
Les quatre anciens modes de gestion (directe3 indirecte conjointe et partageacutee) ont eacuteteacute reacuteduits agrave trois
1 Regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 25 octobre 2012 modifieacute par le
regraveglement (UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 20152 Regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE)
20152462 de la Commission du 30 octobre 20153 La gestion centraliseacutee avait deux variantes la gestion centraliseacutee directe (la Commission europeacuteenne eacutetait le pouvoir
adjudicateuradministration contractante et deacutecidait au nom du pays partenaire) et la gestion centraliseacutee indirecte (qui
consistait agrave deacuteleacuteguer des tacircches dexeacutecution du budget de lUE agrave un organisme national geacuteneacuteralement une agence de
deacuteveloppement devenant ainsi le pouvoir adjudicateuradministration contractante)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
12
Gestion directebull
La Commission europeacuteenne est chargeacutee de toutes les tacircches dexeacutecution du budget de lUE Ces tacircches
sont reacutealiseacutees soit par ses services au siegravege soit par les deacuteleacutegations de lUE soit par les agences
exeacutecutives de lUE
En gestion directe la Commission est le pouvoir adjudicateur Elle prend les deacutecisions pour le compte
des pays beacuteneacuteficiaires Dans ce contexte le terme laquo pouvoir adjudicateur raquo deacutesigne la Commission
europeacuteenne agissant au nom et pour le compte des pays partenaires
Les eacutecarts par rapport aux proceacutedures standard (exceptionsdeacuterogations) et les accords preacutealablescas agrave
signaler preacutevus dans le guide pratique sont autoriseacutes en conformiteacute avec les proceacutedures internes
Gestion indirectebull
En gestion indirecte la Commission confie des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire agrave
des pays partenaires (ou aux organismes deacutesigneacutes par celles-ci)bull
les organisations internationalesbull
les agences de deacuteveloppement des Eacutetats membres de lUEbull
autres organes4bull
Le preacutesent guide met laccent sur la deacuteleacutegation des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire aux pays partenaires5
Il sapplique avec tous les ajustements neacutecessaires aux cas peu freacutequents ougrave des organisations
internationales aux agences de deacuteveloppement ou dautres organismes doivent appliquer les
proceacutedures contractuelles de lUE
Deux possibiliteacutes sont preacutevues dans le cadre de la gestion indirecte avec les pays partenaires
Gestion indirecte avec controcircles ex ante le pays partenaire est le pouvoir adjudicateur Agrave ce titre il
prend les deacutecisions relatives agrave lattribution des marcheacutes et subventions apregraves autorisation preacutealable de
la Commission europeacuteenne Cette autorisation preacutealable peut englober dans certains cas et
uniquement pour les engagements speacuteciaux un eacutecart par rapport aux proceacutedures standard
(exceptiondeacuterogation) ou une approbation preacutealablecas agrave signaler Les eacutecarts approbations
preacutealables et cas agrave signaler sont traiteacutes en interne par la Commission europeacuteenne
bull
Gestion indirecte avec controcircles ex post le pays partenaire est le pouvoir adjudicateur et il prend les
deacutecisions preacutevues dans la convention de financement sans autorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne Toutefois les eacutecarts par rapport aux proceacutedures standard deacutefinies dans le PRAG
requiegraverent une autorisation de la Commission europeacuteenne Les proceacutedures de controcircle ex-ante et ex-
bull
4 Voir la liste de ces organismes agrave larticle 581C du regraveglement financier5 En regravegle geacuteneacuterale la Commission europeacuteenne reacutealise elle-mecircme les eacutevaluations et audits mecircme en cas de gestion
indirecte avec le pays partenaire
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
13
post sont deacutetailleacutees tout au long de ce guide
Gestion partageacuteebull
La Commission europeacuteenne deacutelegravegue des tacircches dexeacutecution agrave des Eacutetats membres de lUE Cette
meacutethode de gestion sapplique peu dans le cadre des actions exteacuterieures hormis pour les programmes
opeacuterationnels conjoints mis en œuvre par une autoriteacute commune de gestion en vertu par exemple du
regraveglement instituant un instrument europeacuteen de voisinage (IEV) ou dans le cadre de linstrument de
preacute-adheacutesion IPA II
Le choix du mode de gestion est une information essentielle qui figure dans la deacutecision de
financement correspondante (par exemple le document daction de la deacutecision de financement
applicable et le Programme dAction (Annuel)
Important les anciens et nouveaux modes de gestion vont coexister pendant une peacuteriode de transition
au cours de laquelle les conventions de financement signeacutees avant le 1er janvier 2014 feront toujours
reacutefeacuterence aux anciens modes de gestion Le preacutesent guide pratique se reacutefegravere uniquement aux nouveaux
modes de gestion applicables agrave partir du 1er janvier 2014 Sagissant des actions en cours relevant des
anciens modes de gestion veuillez-vous reacutefeacuterer au tableau suivant preacutesentant les eacutequivalences entre les
anciens intituleacutes et les nouveaux
ANCIENS MODES DE GESTION NOUVEAUX MODES DE GESTION
(applicables agrave partir du 1er janvier 2014)
GESTION DIRECTE CENTRALISEacuteE GESTION DIRECTE
GESTION DEacuteCENTRALISEacuteE AVEC
CONTROcircLES EX-ANTE
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES
EX-ANTE
GESTION DEacuteCENTRALISEacuteE AVEC
CONTROcircLES EX-POST
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES
EX-POST
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
14
Quelques preacutecisions en ce qui concerne la gestion indirecte
Dans la plupart des cas le preacutesent Guide pratique sapplique en gestion i) directe et ii) indirecte avec
les pays partenaires6 Dans certains cas speacutecifiques la Commission europeacuteenne peut cependant
autoriser les pays partenaires agrave utiliser des proceacutedures diffeacuterentes agrave condition de les avoir positivement
eacutevalueacutees au preacutealable
Le rocircle de la Commission europeacuteenne dans les contrats signeacutes par les pays partenaires en gestion
indirecte consiste agrave autoriser le financement des contrats et agrave controcircler la bonne exeacutecution des
proceacutedures contractuelles et financiegraveres en utilisant notamment les listes de controcircle preacutevues agrave cet
effet En cas de non-respect des proceacutedures du preacutesent guide (ou dautres proceacutedures que la
Commission europeacuteenne deacutecide dappliquer) les deacutepenses correspondantes sont ineacuteligibles au
financement de lUE Lintervention de la Commission europeacuteenne se limite agrave veacuterifier que les
conditions du financement de lUE sont remplies
Cette intervention na pas pour objet de porter atteinte au principe selon lequel les contrats en question
demeurent des contrats nationaux que seuls le pouvoir adjudicateur du pays partenaire a la
6 Les proceacutedures financiegraveres en gestion indirecte avec les pays partenaires (cest-agrave-dire les paiements) sont deacutefinies dans le
guide pratique des devis-programmes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
15
responsabiliteacute de preacuteparer et conclure Les soumissionnaires candidats ou demandeurs de ces contrats
nont pas de lien contractuel avec la Commission europeacuteenne ni pendant ni apregraves lexeacutecution des
contrats Ils nentretiennent de relations juridiques quavec le pouvoir adjudicateur Les deacutecisions de la
Commission europeacuteenne ne peuvent se substituer agrave celles du pouvoir adjudicateur Ce dernier assume
la pleine responsabiliteacute de ses actions et en reacutepond directement en cas daudit ou autre enquecircte
Lencadreacute ci-dessous preacutesente les proceacutedures de controcircle agrave suivre pour chaque mode de gestion
GESTION DIRECTE
Les contrats sont conclus directement par la Commission europeacuteenne agissant au nom du pays
partenaire La Commission europeacuteenne eacutetablit les listes restreintes (en proceacutedures restreintes) et a la
responsabiliteacute de preacuteparer les appels doffres et les appels agrave propositions de les publier de recevoir
les candidatures les offres et les propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation de deacutecider des
reacutesultats des proceacutedures de geacuterer les plaintes et de signer les contrats
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les contrats sont conclus par le pouvoir adjudicateur deacutesigneacute dans une convention de financement
cest-agrave-dire le gouvernement ou une entiteacute du pays partenaire ayant une personnaliteacute juridique avec
qui la Commission europeacuteenne eacutetablit la convention de financement
Avant que la proceacutedure ne soit lanceacutee le pouvoir adjudicateur doit soumettre les documents
(dossiers dappel doffres ou dappels agrave propositions) agrave la Commission europeacuteenne pour approbation
La Commission europeacuteenne veacuterifie quils ont eacuteteacute reacutedigeacutes conformeacutement aux proceacutedures et modegraveles
figurant dans ce Guide Pratique (ou conformeacutement agrave la proceacutedure deacutecideacutee par la Commission
europeacuteenne) Le pouvoir adjudicateur a la responsabiliteacute deacutetablir les listes restreintes (en proceacutedure
restreinte) de publier les appels doffres et les appels agrave proposition de recevoir les candidatures
offres et propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation et de deacutecider des reacutesultats des
proceacutedures Avant de signer les contrats le pouvoir adjudicateur soumet le reacutesultat de leacutevaluation agrave
la Commission europeacuteenne pour approbation preacutealable Celle-ci veacuterifie la conformiteacute de leacutevaluation
aux proceacutedures Dautre part le pouvoir adjudicateur adresse agrave la Commission europeacuteenne les
contrats pour endossement avant de les signer7
La Commission europeacuteenne doit toujours ecirctre inviteacutee pour louverture et leacutevaluation des
propositions et des offres En principe un repreacutesentant de la Commission europeacuteenne assiste en
qualiteacute dobservateur agrave toutes ou parties des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation La Commission
europeacuteenne apporte une attention particuliegravere aux conflits dinteacuterecircts potentiels
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre sous forme eacutelectronique tous les avis pertinents agrave la
Commission europeacuteenne pour publication (voir lannexe a11e) agrave lexception des cas viseacutes dans le
Guide pratique des proceacutedures applicables aux devis programmes
7 Lendossement par la Commission europeacuteenne nest toutefois pas requis dans certains cas viseacutes dans ce Guide pratique et
dans le Guide pratique des proceacutedures applicables aux devis-programmes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
16
Dans le cadre de lInstrument de preacute-adheacutesion (IPA II) il est possible de renoncer progressivement
aux diffeacuterents types de controcircles ex-ante
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les contrats sont conclus directement par le pouvoir adjudicateur deacutesigneacute dans une convention de
financement Par exemple le gouvernement ou une entiteacute du pays partenaire ayant la mecircme
personnaliteacute juridique avec qui la Commission europeacuteenne eacutetablit la convention de financement Le
pouvoir adjudicateur eacutelabore les listes restreintes (proceacutedures restreintes) et a la responsabiliteacute de
publier les appels doffres de recevoir les offres de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation de deacutecider des
reacutesultats des proceacutedures et de signer les contrats sans lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne Le pouvoir adjudicateur adresse tous les avis pertinents sous forme eacutelectronique agrave la
Commission europeacuteenne pour publication (voir annexe a11e)
GESTION PARTAGEacuteE ET GESTION INDIRECTE AVEC DES ORGANISMES AUTRES
QUE LES PAYS PARTENAIRES
Dans ces cas lentiteacute deacuteleacutegataire (une agence nationale ou une organisation internationale) conclut
les contrats avec des tierces parties
En principe les proceacutedures du deacuteleacutegataire sappliquent
Lentiteacute deacuteleacutegataire est en charge de la publication des avis pertinents Ces derniers ne sont donc pas
publieacutes au Journal Officiel de lUE ni sur le site Internet dEuropeAid
La Commission europeacuteenne peut controcircler les proceacutedures agrave posteriori sans preacutejudice de leacutevaluation
dite laquo des piliers raquo effectueacutee par la Commission europeacuteenne agrave laquelle est soumise lentiteacute elle-
mecircme
23 Participations aux proceacutedures dattribution critegraveres dexclusion et autres pointsessentiels
La participation aux proceacutedures dattribution de marcheacutes et subventions financeacutes dans le cadre de laide
exteacuterieure (y compris FED) est reacutegie par les regravegles de nationaliteacute et dorigine et de non exclusion
231 Regravegles de nationaliteacute et dorigine
Des regravegles de nationaliteacute et dorigine speacutecifiques sappliquent agrave chaque instrument de financement de
laide exteacuterieure (y compris le FED) Ces regravegles figurent dans les actes juridiques suivants
Instruments de financement de laide exteacuterieure financeacutes par le Budget de lUE depuis le 15 mars
2014 les regravegles de nationaliteacute et dorigine eacutenonceacutees dans le CIR sappliquent agrave tous les appels doffres
et appels agrave propositions lanceacutes au titre de ces instruments Cela concerne eacutegalement les proceacutedures
dattribution lanceacutees apregraves le 15 mars 2014 au titre des instruments de financement de laide exteacuterieure
preacuteceacutedents agrave lexception des appels doffres et des appels agrave propositions au titre de lIAP I ou des
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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proceacutedures lanceacutees au titre de deacutecisions de financement ou de conventions de financement preacutevoyant
expresseacutement des regravegles diffeacuterentes (cest-agrave-dire diffeacuterentes de celles figurant dans lacte de base)
Dans ce dernier cas les regravegles diffeacuterentes peuvent ecirctre reconstruites en utilisant les versions du PRAG
qui eacutetaient en vigueur au moment de ladoption des deacutecisions de financement ou de la signature de la
convention de financement
FED depuis le 20 juin 2014 les regravegles de nationaliteacute et dorigine eacutenonceacutees dans la deacutecision ndeg 12014
concernant la reacutevision de lannexe IV de laccord de Cotonou sappliquent agrave tous les appels doffres et
appels agrave propositions lanceacutes au titre du FED
PTOM depuis lentreacutee en vigueur de la deacutecision 2013755UE du 25 novembre 2013 relative agrave
lassociation des pays et territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne des regravegles de nationaliteacute et
dorigine speacutecifiques sappliquent aux proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de subventions
Les pays eacuteligibles en vertu des regravegles de nationaliteacute et dorigine applicables agrave chaque instrument de
financement de laide exteacuterieure sont eacutenumeacutereacutes agrave lannexe a2a au preacutesent guide pratique
Regravegle de nationaliteacutebull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET DE LUE
Le CIR sapplique agrave tous les instruments financeacutes par le Budget de lUE sauf lIPA I sous reacuteserve
dautres regravegles speacutecifiques deacutefinies par les conventions et deacutecisions de financement Le CIR a tregraves
largement aligneacute les regravegles de nationaliteacute de lICD lIEV et lIP Les mecircmes regravegles deacuteligibiliteacute
sappliquent agrave lICSN dans lequel il est fait reacutefeacuterence au CIR tandis que lIPA II demeure plus
restrictif et que lIEDDH et lIcSP sont entiegraverement deacutelieacutes Les regravegles communes et particuliegraveres
introduites dans le CIR sont expliqueacutees en deacutetail ci-dessous
La participation aux appels doffres ou aux appels agrave propositions est ouverte aux organisations
internationales ainsi quagrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires
eacutenumeacutereacutes ci-apregraves et aux personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies
un Eacutetat membre de lUnion europeacuteennebull
un Eacutetat membre de lEEE (Espace eacuteconomique europeacuteen)bull
un Eacutetat beacuteneacuteficiaire de lIPA IIbull
les pays et territoires doutre-mer relevant de la deacutecision 2001822CE du Conseilbull
les pays et territoires en deacuteveloppement figurant sur la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique au
deacuteveloppement (APD) eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement (CAD) de lOCDE qui ne
sont pas membres du G20
bull
les pays en deacuteveloppement figurant dans la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique au
deacuteveloppement eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement de lOCDE (CADOCDE) qui ne
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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sont pas membres du G20 et tout autre pays et territoire beacuteneacuteficiant de laction financeacutee par lUE
en fonction de lacte de base applicable
un pays tiers pour lequel laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par une deacutecision de la
Commission europeacuteenne
bull
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas dactiviteacutes mises en œuvre dans les pays les moins
avanceacutes (PMA) et dans les pays pauvres lourdement endetteacutes (PPLE) Ceci sapplique agrave
linteacutegraliteacute des programmes reacutegionaux ou mondiaux incluant au moins un PMA ou un PPLE
bull
Lannexe A2a au preacutesent guide pratique contient la liste des pays eacuteligibles en vertu des regravegles
de nationaliteacute et dorigine applicables agrave chaque instrument de financement de laide
exteacuterieure
Le CIR comporte eacutegalement des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans certains
cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut la participation est
eacutetendue agrave dautres entiteacutes dans les cas suivants
Sagissant dune action faisant lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre
donateur que ces actions soient mises en œuvre en gestion directe ou indirecte8 toutes les
personnes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont
eacutegalement eacuteligibles (NB lorsque des actions font lobjet dun cofinancement parallegravele avec un
partenaire ou un autre donateur les regravegles de nationaliteacute de lUE sappliquent agrave la partie de laction
financeacutee par les instruments de lUE (sans possibiliteacute de les eacutelargir) et les regravegles de nationaliteacute du
partenaire ou de lautre donateur sappliquent agrave la partie quil finance)
bull
Sagissant dune action mise en œuvre en gestion partageacutee par un Eacutetat membre les personnes
eacuteligibles en vertu des regravegles de cet Eacutetat membre sont eacutegalement eacuteligibles
bull
Sagissant dune action mise en œuvre en gestion indirecte les pays eacuteligibles en vertu des regravegles
de lentiteacute deacuteleacutegataire sont eacutegalement eacuteligibles sauf si la gestion est confieacutee agrave des pays partenaires
(en vertu de larticle 58 c(i) du RF) Dans ce dernier cas seules les regravegles de linstrument de lUE
sappliquent Sagissant dune action mise en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire de lUnion
creacuteeacute par la Commission toutes les personnes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees dans lacte
constitutif du fonds fiduciaire de lUnion sont eacutegalement eacuteligibles
bull
Sagissant dune action financeacutee par plusieurs instruments daide exteacuterieure notamment le fonds
europeacuteen de deacuteveloppement les personnes physiques ressortissantes des pays recenseacutes dans le
cadre dun de ces instruments et les personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies sont
eacutegalement eacuteligibles aux fins desdites actions
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans le cas dactions de porteacutee mondiale reacutegionale ou transfrontaliegravere financeacutees par lun des
instruments de lUnion pour laction exteacuterieure leacuteligibiliteacute peut ecirctre eacutetendue aux personnes
physiques ressortissantes des pays territoires et reacutegions couverts par ces actions et aux personnes
morales qui y sont effectivement eacutetablies
bull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
La reacutevision de lannexe IV de laccord de Cotonou a permis daligner dans la mesure du possible
les regravegles de nationaliteacute et dorigine sur celles du CIR La participation est ouverte aux organisations
internationales ainsi quagrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires
eacutenumeacutereacutes ci-apregraves et aux personnes morales qui y sont eacutetablies
un Eacutetat ACPbull
un Eacutetat membre de lUEbull
les Eacutetats membres de lEEE (Espace Eacuteconomique Europeacuteen)bull
les beacuteneacuteficiaires de linstrument daide de preacuteadheacutesion (IPA II)bull
les pays et territoires dOutre-mer relevant de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25
novembre 2013
bull
les pays et territoires en deacuteveloppement tels quils figurent sur la liste des beacuteneacuteficiaires de lAPD
eacutetablie par le CAD de lOCDE qui ne sont pas membres du G-20 sans preacutejudice du statut de la
Reacutepublique dAfrique du Sud tel que reacutegi par le protocole ndeg 3 de laccord de Cotonou
bull
un pays tiers pour lequel laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par une deacutecision de la
Commission europeacuteenne en accord avec les pays ACP
bull
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas dactiviteacutes mises en œuvre dans les pays les moins
avanceacutes (PMA) et dans les pays pauvres lourdement endetteacutes (PPLE) Ceci sapplique eacutegalement agrave
linteacutegraliteacute des programmes reacutegionaux ou mondiaux incluant au moins un PMA ou un PPLE
bull
La liste complegravete des pays eacuteligibles figure agrave lannexe A2a au preacutesent guide pratique Lannexe
IV agrave laccord de Cotonou comporte des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans
certains cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut la
participation est eacutetendue agrave dautres entiteacutes dans les cas suivants
Lorsque laction est mise en œuvre dans le cadre dune initiative reacutegionale les personnes physiques
ressortissantes de et les personnes morales eacutetablies dans un pays participant agrave cette initiative sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans le cas dactions mises en œuvre en gestion directe et faisant lobjet dun
cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre donateur toutes les personnes
eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont eacutegalement
eacuteligibles (NB lorsque des actions font lobjet dun cofinancement parallegravele avec un
partenaire ou un autre donateur les regravegles de nationaliteacute de lUE sappliquent agrave la partie de
laction financeacutee par les instruments de lUE (sans possibiliteacute de les eacutelargir) et les regravegles de
nationaliteacute du partenaire ou de lautre donateur sappliquent agrave la partie quil finance)
Lorsquune action est mise en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire creacuteeacute par la Commission la
participation est eacutegalement ouverte agrave toutes les personnes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees
dans lacte constitutif du fonds fiduciaire
Dans le cas dactions mises en œuvre en gestion indirecte par une entiteacute deacuteleacutegataire - qui sont des
Eacutetats membres ou de leurs agences la Banque europeacuteenne dinvestissement ou des organisations
internationales ou leurs agences - les personnes physiques et morales eacuteligibles en vertu des regravegles
de cette entiteacute deacuteleacutegataire telles quelles sont deacutefinies dans les accords conclus avec lorganisme
de cofinancement ou de mise en œuvre sont eacutegalement eacuteligibles En outre lorsque les actions
font lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre donateur toutes les
personnes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
Dans le cas de projets financeacutes par un autre instrument de financement de lUE la participation est
eacutegalement ouverte agrave toutes les personnes eacuteligibles en vertu de cet instrument de financement de
lUE
bull
Programmes en faveur des PTOM
Les regravegles de nationaliteacute et dorigine applicables agrave la passation de marcheacutes publics agrave loctroi de
subventions et aux autres proceacutedures dattribution pour les PTOM sont deacutetermineacutees agrave larticle 89 de
la deacutecision 2013755UE du 25 novembre 2013
La participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes aux proceacutedures doctroi de subventions et
aux autres proceacutedures dattribution pour des actions financeacutees au titre de cette deacutecision au profit de
tiers est ouverte agrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires eacutenumeacutereacutes ci-
apregraves et aux personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies
les Eacutetats membresa
les pays candidats et les candidats potentiels reconnus par lUnion etb
les Eacutetats membres de lEspace Eacuteconomique Europeacuteenc
les PTOMd
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les pays et territoires en deacuteveloppement figurant sur la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique
au deacuteveloppement (APD) eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement (CAD) de lOCDE qui
ne sont pas membres du G20
e
les pays pour lesquels laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par la Commissionf
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas de contrats mis en œuvre dans un pays moins avanceacuteg
La liste complegravete des pays eacuteligibles figure agrave lannexe A2a au preacutesent guide pratique
Les deacutecisions comportent eacutegalement des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans
certains cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut les entiteacutes
suivantes sont eacutegalement eacuteligibles
dans le cas dactions faisant lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre
donateur les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur
bull
dans le cas dactions mises en œuvre en gestion partageacutee par un Eacutetat membre les entiteacutes eacuteligibles
en vertu des regravegles appliqueacutees par cet Eacutetat membre
bull
dans le cas dactions mises en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire creacuteeacute par la Commission
les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees dans lacte constitutif du fonds fiduciaire sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
dans le cas dactions mises en œuvre par lintermeacutediaire dorganismes agreacuteeacutes qui sont des Eacutetats
membres ou leurs agences la Banque europeacuteenne dinvestissement ou par lintermeacutediaire
dorganisations internationales ou leurs agences les entiteacutes qui sont eacuteligibles en vertu des regravegles
dudit organisme agreacuteeacute telles quelles ont eacuteteacute deacutefinies dans les conventions conclues avec
lorganisme de cofinancement ou de mise en œuvre sont eacutegalement eacuteligibles
bull
dans le cas dactions financeacutees au titre de la preacutesente deacutecision ainsi que par un autre instrument
pour laction exteacuterieure notamment laccord de partenariat entre les membres du groupe des Eacutetats
dAfrique des Caraiumlbes et du Pacifique dune part et la Communauteacute europeacuteenne et ses Eacutetats
membres dautres part signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 [1] tel que modifieacute en dernier lieu le 22
juin 2010 agrave Ouagadougou [2] les entiteacutes qui sont consideacutereacutees comme eacuteligibles dans le cadre dun
de ces instruments le sont eacutegalement aux fins desdites actions
bull
dans le cas dactions de porteacutee mondiale reacutegionale ou transnationale financeacutees en vertu de la
preacutesente deacutecision les personnes physiques et morales des pays territoires et reacutegions couverts par
les actions peuvent participer aux proceacutedures de mise en œuvre desdites actions
bull
Experts et organisations internationalesbull
8 En gestion indirecte cela peut entraicircner lutilisation des regravegles deacuteligibiliteacute de lUE de lorganisme en charge de lexeacutecution
et de lautre donateur si le cofinancement conjoint provient dune entiteacute autre que celle chargeacutee de lexeacutecution
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Quil sagisse de programmes financeacutes par le FED (y compris les PTOM) ou par le Budget de lUE la
regravegle de nationaliteacute ne sapplique ni aux experts ni aux autres personnes physiques employeacutees ou
leacutegalement recruteacutees Par conseacutequent sauf disposition contraire de lacte de base etou des conventions
de financement les personnes physiques employeacutees ou leacutegalement contracteacutees par un contractant
eacuteligible ou par un sous-contractant eacuteligible peuvent ecirctre de nimporte quelle nationaliteacute
De mecircme la regravegle de nationaliteacute ne sapplique pas aux organisations internationales qui participent agrave
une proceacutedure dattribution de marcheacute ou de subvention
Veacuterifier le respect de la regravegle de la nationaliteacute
Pour sassurer du respect des regravegles de nationaliteacute le dossier dappel doffres et les lignes directrices agrave
lintention des demandeurs de subvention requiegraverent de la part des soumissionnaires et des
demandeurs
que les personnes physiques indiquent le pays dont elles sont ressortissantesbull
que les personnes morales indiquent le pays dans lequel elles sont eacutetablies et en fournissent la preuve
en preacutesentant les documents requis en vertu de la leacutegislation de ce pays
bull
S i l e p o u v o i r a d j u d i c a t e u r ( o u l e c o m i t eacute d eacute v a l u a t i o n ) s o u p ccedil o n n e q u u n
candidatsoumissionnairedemandeur ne respecte pas ces regravegles de nationaliteacute il doit lui demander de
fournir des preuves deacutemontrant quil les respecte effectivement
Pour prouver quelles respectent le critegravere de laquoleacutetablissementraquo les personnes morales doivent
deacutemontrer que
leur personnaliteacute juridique est eacutetablie en vertu de la leacutegislation dun pays eacuteligible etbull
leur siegravege social reacuteel se situe dans un pays eacuteligible Par siegravege social reacuteel on entend le lieu ougrave se
trouvent les organes de direction et les services administratifs centraux de la socieacuteteacute ougrave le centre reacuteel
de ses activiteacutes
bull
Le but poursuivi est deacuteviter dattribuer des contrats agrave des socieacuteteacutes ayant creacuteeacute des socieacuteteacutes laquo boicircte aux
lettres raquo dans un pays eacuteligible dans lunique but de contourner la regravegle de la nationaliteacute
Cest le pouvoir adjudicateur qui deacutecide de leacuteligibiliteacute du candidat du soumissionnaire ou du
demandeur (en se basant geacuteneacuteralement sur les informations et preuves fournies lors de leacutevaluation)
Sanctions lors de la veacuterification du respect des regravegles de nationaliteacute une attention particuliegravere doit
ecirctre accordeacutee aux entiteacutes ressortissantes des pays agrave lencontre desquels lUE a adopteacute des mesures
restrictives ou des entiteacutes effectivement eacutetablies dans ces pays9 Notamment une analyse au cas par
cas de la porteacutee des mesures restrictives est neacutecessaire afin deacutetablir leur impact exact sur les regravegles
deacuteligibiliteacute agrave une proceacutedure speacutecifique
9 La liste actualiseacutee des sanctions est disponible sur internet agrave ladresse suivante httpeeaseuropaeucfspsanctions
index_enhtm
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Origine des biens
Regravegles doriginebull
En principe les produits10
fournis dans le cadre dun marcheacute ou dune subvention financeacutes par le
Budget de lUE ou par le FED (y compris les PTOM) doivent ecirctre originaires dun pays eacuteligible en
vertu de linstrument applicable (voir laquoRegravegles de nationaliteacuteraquo plus haut et laquoDeacuterogations aux regravegles de
nationaliteacute et dorigineraquo agrave la section 232)
Toutefois ces produits peuvent ecirctre de nimporte quelle origine (deacuteliement total) lorsque leur valeur
est infeacuterieure au seuil de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle (100 000 EUR)
Le montant des eacuteventuels travaux et services auxiliaires nest pas pris en compte
Une disposition preacutevoyant un deacuteliement total lorsque la valeur des produits est infeacuterieure au seuil de
la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle doit figurer dans lavis de marcheacute
Lorsque le marcheacute est diviseacute en lots la regravegle sapplique par lot (elle ne sapplique quaux lots dont la
valeur est infeacuterieure agrave 100 000 EUR) La division en lots doit ecirctre fondeacutee Cette regravegle ne peut en
aucun cas conduire agrave un deacutecoupage artificiel du marcheacute en lots pour contourner le seuil de 100 000
euros
Cette regravegle sapplique eacutegalement aux marcheacutes passeacutes par les beacuteneacuteficiaires de subventions et agrave la
passation des marcheacutes de travaux impliquant la fourniture de produits Dans le cas de marcheacutes de
travaux impliquant des achats multiples le seuil de 100 000 EUR sapplique agrave chaque type de
fourniture Lorsque le marcheacute a un prix fixe le seuil doit ecirctre appliqueacute au prix unitaire de la
fourniture Les regravegles dorigine ne sappliquent pas aux fournitures acheteacutees dans le but dexeacutecuter
un marcheacute de travaux lorsque lentrepreneur conserve les articles acheteacutes agrave la fin du projet
Les regravegles qui preacutecegravedent doivent ecirctre clairement mentionneacutees dans les instructions aux
soumissionnaires et dans les instructions agrave lintention des demandeurs
Champ dapplication de la regraveglebull
Sauf deacuterogation (accordeacutee au cas-par-cas) la regravegle dorigine sapplique aux biens devant ecirctre livreacutes
dans le cadre dun marcheacute de fournitures et aux mateacuteriaux biens et eacuteleacutements qui doivent ecirctre
incorporeacutes ou faire partie des ouvrages permanents dans le cadre dun marcheacute de travaux
La regravegle dorigine sapplique agrave tous les articles offerts ou fournis Il est insuffisant que seul un
pourcentage des biens proposeacutes et fournis ou un certain pourcentage de loffre totale et de la valeur du
marcheacute satisfasse cette condition
Les biens acheteacutes par un contractant pour exeacutecuter un marcheacute tel que leacutequipement utiliseacute par un
fournisseur afin de tester et dinstaller les biens livreacutes le mateacuteriel utiliseacute par un entrepreneur pour
10 Fournitures et mateacuteriaux en vertu de lAnnexe IV de laccord de Cotonou
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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construire une route11
lordinateur utiliseacute par un consultant pour reacutediger une eacutetude ne sont pas soumis
agrave la regravegle dorigine sauf si le contrat preacutevoit explicitement que ces biens seront transfeacutereacutes du
contractant au pouvoir adjudicateur (sagissant des marcheacutes publics) ou au beacuteneacuteficiaire de la
subvention ou agrave une autre entiteacutepersonne (sagissant des subventions) agrave la fin du contrat Dans ce cas
ces biens sont soumis agrave la regravegle dorigine
Deacutefinition de laquolorigineraquobull
Le terme laquo origine raquo est deacutefini dans la leacutegislation europeacuteenne sur les regravegles dorigine du code des
douanes (Regraveglement (CEE) ndeg 291392 du Conseil) en particulier ses articles 22 agrave 24 inclus et les
dispositions relatives agrave sa mise en œuvre (Regraveglement (CEE) ndeg 245493 de la Commission)12
Le pays dorigine nest pas neacutecessairement le pays dougrave les biens ont eacuteteacute expeacutedieacutes et fournis Lorigine
des biens sappreacutecie en fonction des deux concepts suivants les bien entiegraverement obtenus et le
concept de derniegravere transformation substantielle
Si un seul pays est impliqueacute dans la production le concept de laquo bien entiegraverement obtenu raquo sapplique
et ce pays est consideacutereacute comme le pays dorigine Il vise essentiellement les biens produits dans un
seul pays et leurs deacuteriveacutes
Dans les cas ougrave plus dun pays est impliqueacute dans le processus de production des biens il est neacutecessaire
de deacuteterminer lequel de ces pays confegravere lorigine au produit fini Pour ce faire le concept de laquoderniegravere
transformation substantielleraquo est utiliseacute En geacuteneacuteral le critegravere de derniegravere transformation substantielle
est exprimeacute de trois faccedilons
par une regravegle fondeacutee sur un changement de (sous-)position tarifaire dans la nomenclature du SH
(cest-agrave-dire la nomenclature reacutegie par la Convention sur le systegraveme harmoniseacute de deacutesignation et de
codification des marchandises)
bull
par une liste dopeacuterations de fabrication ou de transformation qui confegraverent ou non aux marchandises
lorigine du pays ougrave ces opeacuterations ont eacuteteacute effectueacutees
bull
par une regravegle de la valeur ajouteacutee selon laquelle laugmentation de valeur engendreacutee par les
opeacuterations dassemblage et lincorporation de matiegraveres originaires repreacutesente un niveau speacutecifique du
prix laquodeacutepart usineraquo du produit
bull
Comment veacuterifier le respect des regravegles dorigine
Lorsquil soumet son offre si les regravegles dorigine sappliquent le soumissionnaire doit expresseacutement
deacuteclarer que tous les biens satisfont agrave la regravegle dorigine et citer le ou les pays dorigine Lorsquun
11 Sagissant des marcheacutes de travaux la possibiliteacute que le mateacuteriel soit deacutevolu au maicirctre douvrage preacutevue agrave larticle 433
des conditions geacuteneacuterales est limiteacutee agrave la peacuteriode dexeacutecution des travaux et degraves lors ne constitue pas un transfert de la
pleine proprieacuteteacute12 Agrave partir du 1er mai 2016 ces reacutefeacuterences doivent ecirctre lues comme des reacutefeacuterences agrave larticle 60 du regraveglement (UE)
ndeg 9522013 et agrave son acte dexeacutecution
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
25
appel doffres implique la fourniture de plus dun article lorigine de chaque article doit ecirctre preacuteciseacutee
Le soumissionnaire peut ecirctre appeleacute agrave fournir des piegraveces justificatives certifiant lorigine Dans ce cas
il doit donner un certificat dorigine ou toute information additionnelle tenant compte du fait que
lorganisme eacutemettant le certificat peut refuser de le deacutelivrer au stade de la soumission des offres en
labsence de factures commerciales
Les certificats dorigine doivent ecirctre preacutesenteacutes durant lexeacutecution du contrat au plus tard lorsque le
certificat de reacuteception provisoire est demandeacute Agrave deacutefaut le pouvoir adjudicateur neffectuera plus
dautres paiements au contractant Exceptionnellement des justificatifs autres que les certificats
susmentionneacutes peuvent ecirctre accepteacutes par le pouvoir adjudicateur si le contractant peut justifier quil est
impossible de fournir des certificats dorigine
Le certificat dorigine doit ecirctre eacutetabli par lautoriteacute deacutesigneacutee agrave cet effet dans le pays dorigine des biens
ou du fournisseur (normalement la chambre de commerce) et doit lecirctre conformeacutement aux accords
internationaux dont le pays concerneacute est signataire
Cest au pouvoir adjudicateur quil incombe de veacuterifier le respect des regravegles dorigine En cas de
doute seacuterieux quant agrave lauthenticiteacute ou la fiabiliteacute dun certificat dorigine et des informations quil
contient (par exemple en raison dincoheacuterences dans le document de fautes dorthographes etc) le
pouvoir adjudicateur devrait contacter lautoriteacute eacutemettrice et lui demander confirmation de
lauthenticiteacute des documents soumis etou des informations quils contiennent Pour les marcheacutes
financeacutes par le FED les biens originaires des pays et territoires doutre-mer sont consideacutereacutes comme
originaires de lUnion europeacuteenne
Sanctions lors de la veacuterification du respect des regravegles de nationaliteacute une attention particuliegravere doit
ecirctre accordeacutee aux entiteacutes ressortissantes des pays agrave lencontre desquels lUE a adopteacute des mesures
restrictives ou des entiteacutes effectivement eacutetablies dans ces pays Notamment une analyse au cas par cas
de la porteacutee des mesures restrictives est neacutecessaire afin deacutetablir leur impact exact sur les regravegles
deacuteligibiliteacute agrave une proceacutedure speacutecifique13
232 Deacuterogations aux regravegles de nationaliteacute et dorigine
Les actes de base preacutevoient la possibiliteacute de deacuteroger au cas par cas aux regravegles geacuteneacuterales de nationaliteacute
et dorigine La deacuterogation peut avoir pour effet deacutetendre ou de restreindre leacuteligibiliteacute de certaines
entiteacutes pour des raisons preacutevues dans les actes de base
La deacutecision de deacuteroger aux regravegles geacuteneacuterales est prise par la Commission europeacuteenne avant le
lancement de la proceacutedure En principe il nest pas possible de deacuteroger aux regravegles de nationaliteacute et
dorigine dans le but de restreindre leacuteligibiliteacute agrave un seul pays ou groupe de pays agrave moins que cela soit
ducircment motiveacute dans la demande de deacuterogation Lorsque des actions sont mises en œuvre en gestion
partageacutee lEacutetat membre auquel la Commission a deacuteleacutegueacute des tacircches dexeacutecution peut aussi prendre de
13 La liste actualiseacutee des mesures en vigueur est disponible sur internet agrave ladresse suivante httpeeaseuropaeucfsp
sanctionsindex_enhtm
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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telles deacutecisions
Si un avis de marcheacute est publieacute la deacuterogation doit ecirctre mentionneacutee
Extension de leacuteligibiliteacutea)
Dans des cas ducircment justifieacutes la Commission europeacuteenne peut eacutetendre leacuteligibiliteacute agrave des personnes
physiques et morales dun pays non eacuteligible et autoriser lachat de biens et mateacuteriaux originaires dun
pays non eacuteligible
Des deacuterogations peuvent ecirctre accordeacutees pour les motifs suivants
en cas de liens traditionnels eacuteconomiques commerciaux ou geacuteographiques avec les pays
environnants
bull
en cas dindisponibiliteacute de produits et de services sur les marcheacutes des pays concerneacutesbull
dans des cas durgence extrecircmeen situation de crise14
oubull
si les regravegles geacuteneacuterales deacuteligibiliteacute risquent de rendre la reacutealisation dun projet dun programme ou
dune action extrecircmement difficile Largument selon lequel un produit dorigine non eacuteligible est
meilleur marcheacute que le produit de lUE ou le produit local ne constitue pas agrave lui seul un motif
valable de deacuterogation15
bull
Lorsque lUE est lune des parties agrave un accord relatif agrave louverture des marcheacutes de fournitures
travaux ou services leacuteligibiliteacute peut ecirctre eacutetendue selon les conditions fixeacutees par cet accord
Restrictions de leacuteligibiliteacuteb)
Dans le cadre des subventions les actes de base permettent eacutegalement de restreindre leacuteligibiliteacute
pour certains motifs notamment lorsque ces restrictions sont requises par la nature et les objectifs
de laction et neacutecessaires agrave sa mise en œuvre effective16
Les restrictions peuvent porter sur la nationaliteacute la localisation ou la nature des candidats
233 Critegraveres dexclusion
14 Lorsquune deacuteclaration de situation de crise a eacuteteacute adopteacutee par lordonnateur deacuteleacutegueacute et comprend des deacuterogations
explicites aux regravegles de nationaliteacute et dorigine aucune autre autorisation nest neacutecessaire Toutefois le recours agrave ces
deacuterogations doit ecirctre enregistreacute en tant que cas agrave signaler15 Article 9 paragraphe 2 du CIR article 22 paragraphe 1 de lannexe IV article 89 paragraphe 2 point f) de la deacutecision
2013755UE du 25 novembre 201316 Article 8 paragraphe 7 du CIR article 20 paragraphe 9 de lannexe IV article 89 paragraphe 1 point f) de la deacutecision
2013755UE du 25 novembre 2013
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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2331 Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et
doctroi de subventions
Un opeacuterateur eacuteconomique est exclu de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et
doctroi de subventions dans les cas suivants
lopeacuterateur eacuteconomique est en eacutetat de faillite ou fait lobjet dune proceacutedure dinsolvabiliteacute ou de
liquidation ses biens sont administreacutes par un liquidateur ou sont placeacutes sous administration
judiciaire il a conclu un concordat preacuteventif il se trouve en eacutetat de cessation dactiviteacutes ou dans
toute situation analogue reacutesultant dune proceacutedure de mecircme nature preacutevue par les leacutegislations ou
reacuteglementations nationales
a)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique na pas respecteacute ses obligations relatives au paiement des impocircts ou des cotisations de
seacutecuriteacute sociale conformeacutement au droit du pays ougrave il est eacutetabli agrave celui du pays ougrave le pouvoir
adjudicateur se situe ou agrave celui du pays ougrave le marcheacute doit ecirctre exeacutecuteacute
b)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique a commis une faute professionnelle grave en ayant violeacute des dispositions leacutegislatives
ou reacuteglementaires applicables ou des normes de deacuteontologie de la profession agrave laquelle il appartient
ou en ayant adopteacute une conduite fautive qui a une incidence sur sa creacutedibiliteacute professionnelle degraves
lors que cette conduite deacutenote une intention fautive ou une neacutegligence grave y compris en
particulier lune des conduites suivantes
c)
preacutesentation frauduleuse ou par neacutegligence de fausse deacuteclaration en fournissant les renseignements
exigeacutes pour la veacuterification de labsence de motifs dexclusion ou le respect des critegraveres de seacutelection
ou dans lexeacutecution dun marcheacute
i)
conclusion dun accord avec dautres opeacuterateurs eacuteconomiques en vue de fausser la concurrenceii)
violation de droits de proprieacuteteacute intellectuelleiii)
tentative dinfluer sur le processus deacutecisionnel du pouvoir adjudicateur lors de la proceacutedure de
passation de marcheacute
iv)
tentative dobtenir des informations confidentielles susceptibles de lui donner un avantage indu lors
de la proceacutedure de passation de marcheacute
v)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif que lopeacuterateur eacuteconomique est coupable de lun des faits
suivants
d)
fraude au sens de larticle 1er de la convention relative agrave la protection des inteacuterecircts financiers des
Communauteacutes europeacuteennes eacutetablie par lacte du Conseil du 26 juillet 199517
i)
corruption telle quelle est deacutefinie agrave larticle 3 de la convention relative agrave la lutte contre laii)
17 JO C 316 du 27111995 p 48
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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corruption impliquant des fonctionnaires des Communauteacutes europeacuteennes ou des fonctionnaires des
Eacutetats membres de lUnion europeacuteenne eacutetablie par lacte du Conseil du 26 mai 199718
et agrave larticle 2
paragraphe 1 de la deacutecision-cadre 2003568JAI du Conseil19
ou telle quelle est deacutefinie dans le
droit du pays ougrave le pouvoir adjudicateur se situe du pays ougrave lopeacuterateur eacuteconomique est eacutetabli ou du
pays ougrave le marcheacute doit ecirctre exeacutecuteacute
participation agrave une organisation criminelle telle quelle est deacutefinie agrave larticle 2 de la deacutecision-
cadre 2008841JAI du Conseil20
iii)
blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme tels quils sont deacutefinis agrave larticle 1er de la
directive 200560CE du Parlement europeacuteen et du Conseil21
iv)
infraction terroriste ou infraction lieacutee aux activiteacutes terroristes telles quelles sont deacutefinies
respectivement agrave larticle 1er et agrave larticle 3 de la deacutecision-cadre 2002475JAI du Conseil22
ou
incitation agrave commettre une infraction compliciteacute ou tentative dinfraction telles quelles sont viseacutees
agrave larticle 4 de ladite deacutecision
v)
travail des enfants ou autres formes de traite des ecirctres humains tels quils sont deacutefinis agrave larticle 2 de
la directive 201136UE du Parlement europeacuteen et du Conseil23
vi)
lopeacuterateur eacuteconomique a gravement manqueacute agrave des obligations essentielles dans lexeacutecution dun
marcheacute financeacute par lUE ce qui a conduit agrave la reacutesiliation anticipeacutee du marcheacute ou agrave lapplication de
dommages-inteacuterecircts forfaitaires ou dautres peacutenaliteacutes contractuelles ou ce qui a eacuteteacute deacutecouvert agrave la
suite de controcircles daudits ou denquecirctes effectueacutes par un ordonnateur lOLAF ou la Cour des
comptes
e)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique a commis une irreacutegulariteacute au sens de larticle 1er paragraphe 2 du regraveglement (CE
Euratom) ndeg 2988951 du Conseil24
f)
18 JO C 195 du 2561997 p 119 JO L 192 du 3172003 p 5420 JO L 300 du 11112008 p 4221 JO L 309 du 25112005 p 1522 JO L 164 du 2262002 p 323 JO L 101 du 1542011 p 1
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans les cas viseacutes aux points c) d) et f) en labsence de jugement deacutefinitif ou de deacutecision
administrative deacutefinitive ou dans le cas viseacute au point e) lorsque le pouvoir adjudicateur dispose de
faits eacutetablis ou dautres constatations il exclut un opeacuterateur eacuteconomique sur la base dune qualification
juridique preacuteliminaire compte tenu de la recommandation eacutemise par une instance indeacutependante25
afin
dassurer une eacutevaluation centraliseacutee desdites situations En gestion indirecte lorsque la convention de
financement ou de deacuteleacutegation correspondante le preacutevoit le pouvoir adjudicateur transmet les
informations agrave la Commission et celle-ci saisit linstance
Le pouvoir adjudicateur exclut lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune personne qui est un membre de
lorgane dadministration de direction ou de surveillance dudit opeacuterateur eacuteconomique ou qui possegravede
des pouvoirs de repreacutesentation de deacutecision ou de controcircle agrave leacutegard de cet opeacuterateur eacuteconomique se
trouve dans une des situations viseacutees aux points c) d) e) et f) Le pouvoir adjudicateur exclut
eacutegalement lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune personne physique ou morale qui reacutepond indeacutefiniment
des dettes dudit opeacuterateur eacuteconomique se trouve dans une des situations viseacutees aux points a) et b)
Le point a) ne sapplique pas en cas dachat de fournitures agrave des conditions particuliegraverement
avantageuses soit aupregraves dun fournisseur cessant deacutefinitivement ses activiteacutes commerciales soit
aupregraves des liquidateurs dune faillite par le truchement dun concordat judiciaire ou dune proceacutedure de
mecircme nature preacutevue par le droit national
Le pouvoir adjudicateur nexclut pas un opeacuterateur eacuteconomique lorsque celui-ci peut prouver que des
mesures approprieacutees26
ont eacuteteacute prises pour garantir sa fiabiliteacute - sauf dans les cas viseacutes au point d) -
lorsque celui-ci est indispensable pour assurer la continuiteacute du service pour une dureacutee limiteacutee et dans
lattente de ladoption de mesures correctives et lorsquune exclusion serait disproportionneacutee
2332 Rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee
Le pouvoir adjudicateur nattribue pas de contrat pour une proceacutedure de passation de marcheacute
deacutetermineacutee agrave un opeacuterateur eacuteconomique qui
se trouve dans une situation dexclusion viseacutee agrave la section 2331a)
24 JO L 312 du 23121995 p 125 Linstance est composeacutee dun preacutesident permanent de haut niveau indeacutependant (choisi parmi les anciens membres de la
Cour des comptes ou de la Cour de justice ou les anciens fonctionnaires ayant atteint au moins le rang de directeur geacuteneacuteral
dans une institution de lUE autre que la Commission) de deux repreacutesentants de la Commission et dun repreacutesentant du
pouvoir adjudicateur26 Ces mesures peuvent notamment comprendre a) les mesures visant agrave identifier lorigine des situations donnant lieu agrave
lexclusion et les mesures concregravetes prises au niveau technique de lorganisation et du personnel dans le domaine dactiviteacute
concerneacute de lopeacuterateur eacuteconomique qui sont de nature agrave corriger la conduite et agrave eacuteviter quelle se reacutepegravete b) les eacuteleacutements
prouvant que lopeacuterateur eacuteconomique a pris des mesures pour indemniser ou reacuteparer le dommage ou le preacutejudice causeacute aux
inteacuterecircts financiers de lUnion par les faits en cause donnant lieu agrave la situation dexclusion c) les eacuteleacutements prouvant que
lopeacuterateur eacuteconomique a payeacute ou garanti le paiement de toute amende infligeacutee par une autoriteacute compeacutetente ou de tout
impocirct ou de toute cotisation de seacutecuriteacute sociale
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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a preacutesenteacute de fausses deacuteclarations en ce qui concerne les informations exigeacutees par le pouvoir
adjudicateur pour participer agrave la proceacutedure ou na pas communiqueacute ces informations
b)
a deacutejagrave participeacute agrave la preacuteparation de documents de marcheacute si cela entraicircne une distorsion de
concurrence qui ne peut ecirctre corrigeacutee autrement
c)
Avant de deacutecider de rejeter dune proceacutedure deacutetermineacutee la candidature dun opeacuterateur eacuteconomique le
pouvoir adjudicateur donne agrave cet opeacuterateur la possibiliteacute de preacutesenter ses observations sauf si le rejet
est justifieacute par une deacutecision dexclusion deacutejagrave prise conformeacutement agrave la section 2331
Si le pouvoir adjudicateur prend connaissance dune situation dexclusion neacutecessitant une
recommandation de linstance conformeacutement agrave la section 2331 il saisit linstance immeacutediatement
Leacutevaluation nest pas suspendue Si le marcheacute doit ecirctre attribueacute agrave lentiteacutela personne concerneacutee
lattribution du marcheacute est suspendue jusquagrave ce que linstance ait deacutelivreacute sa recommandation et que la
deacutecision dexclure lentiteacutela personne concerneacutee ait eacuteteacute prise Si la situation dexclusion est confirmeacutee
lentiteacutela personne concerneacutee est rejeteacutee de la proceacutedure et le marcheacute est attribueacute au deuxiegraveme
soumissionnaire sur la liste Au besoin le pouvoir adjudicateur peut demander agrave tous les
soumissionnaires de prolonger la peacuteriode de validiteacute des offres en conseacutequence Pour les subventions
voir la section 633
2333 Eacuteleacutements agrave fournir
A) Deacuteclaration sur lhonneur
Les candidats les soumissionnaires et les demandeurs doivent signer et joindre agrave leur demande une
deacuteclaration certifiant quils ne se trouvent dans aucune des situations dexclusion mentionneacutees aux
sections 2331 et 2332 et le cas eacutecheacuteant quils ont pris les mesures approprieacutees pour remeacutedier agrave la
situation Lentiteacute sur la capaciteacute de laquelle ils comptent sappuyer et si le pouvoir adjudicateur le
demande les sous-traitants fournissent la mecircme deacuteclaration Le pouvoir adjudicateur accepte le
document unique de marcheacute europeacuteen (DUME)27
en lieu et place de la deacuteclaration
Pour les marcheacutes dun montant de 20 000 EUR maximum le pouvoir adjudicateur peut sabstenir
dexiger une deacuteclaration en fonction de son eacutevaluation des risques Pour les subventions dun montant
de 60 000 EUR maximum aucune deacuteclaration sur lhonneur nest exigeacutee
B) Preuves documentaires
Si le pouvoir adjudicateur le demande expresseacutement et lorsque cest neacutecessaire pour assurer le bon
deacuteroulement de la proceacutedure les candidats et les soumissionnaires ainsi que lentiteacute sur la capaciteacute de
laquelle ils comptent sappuyer fournissent
la preuve quils ne se trouvent pas dans une situation dexclusiona)
27 Deacuteclaration eacutelectronique standard pour les critegraveres dexclusion et de seacutelection creacuteeacutee conformeacutement agrave la directive
201424UE du Parlement europeacuteen et du Conseil du 26 feacutevrier 2014 Le DUME nest pas encore disponible En attendant
une deacuteclaration sur lhonneur est utiliseacutee
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des informations sur les personnes qui sont membres de leur organe dadministration de direction
ou de surveillance ou qui possegravedent des pouvoirs de repreacutesentation de deacutecision ou de controcircle agrave
leur eacutegard et la preuve quune ou plusieurs de ces personnes ne se trouvent pas dans les situations
dexclusion applicables
b)
la preuve que les personnes physiques ou morales qui reacutepondent indeacutefiniment des dettes de
lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute ne se trouvent pas dans une situation viseacutee au point a) ou b) de la
section 2331
c)
Pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) suite agrave la notification de lattribution les
soumissionnaires agrave qui le marcheacute devrait ecirctre attribueacute (y inclus les membres des consortiums) doivent
prouver quils ne se trouvent dans aucune des situations dexclusion agrave moins quils naient deacutejagrave fourni
cette preuve agrave un stade anteacuterieur de la proceacutedure
Sagissant de proceacutedures restreintes pour les marcheacutes de services et dans le cadre du dialogue
compeacutetitif les piegraveces justificatives doivent ecirctre jointes agrave loffre Le pouvoir adjudicateur doit les
veacuterifier avant de signer le contrat Sagissant de proceacutedures restreintes pour les marcheacutes de travaux les
piegraveces justificatives doivent ecirctre jointes agrave la candidature Les piegraveces justificatives de tous les candidats
inviteacutes agrave soumissionner doivent ecirctre veacuterifieacutees En outre les candidats et soumissionnaires doivent
certifier que leur situation na pas changeacute depuis la date deacutemission de la preuve
Agrave la demande expresse du pouvoir adjudicateur les soumissionnaires retenus doivent preacutesenter toute
piegravece prouvant que le sous-traitant ne se trouve dans aucune des situations dexclusion
Le pouvoir adjudicateur ne demande pas les preuves documentaires i) lorsquil sagit dorganisations
internationales ii) sil peut y avoir accegraves gratuitement en consultant une base de donneacutees nationale ou
iii) si de telles preuves lui ont deacutejagrave eacuteteacute preacutesenteacutees aux fins dune autre proceacutedure pour autant que la
date de deacutelivrance des documents en question ne remonte pas agrave plus dun an et quils soient toujours
valables
Pour les subventions aucune piegravece justificative nest neacutecessaire
Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se
trouve pas dans un des cas mentionneacutes
aux points a) c) d) ou f) de la section 2331 (Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures
de passation de marcheacutes) la production dun extrait reacutecent du casier judiciaire ou agrave deacutefaut dun
document reacutecent eacutequivalent deacutelivreacute par une autoriteacute judiciaire ou administrative du pays ougrave il est
eacutetabli dont il reacutesulte que ces exigences sont satisfaites
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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aux points a) ou b) de la section 2331 (Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de
passation de marcheacutes) un certificat reacutecent deacutelivreacute par lautoriteacute compeacutetente de lEacutetat concerneacute
bull
Lorsque le pays concerneacute ne deacutelivre pas ce type de certificat28
lopeacuterateur eacuteconomique peut produire
une deacuteclaration sous sermentsolennelle faite devant une autoriteacute judiciaire ou un notaire ou agrave deacutefaut
une deacuteclaration solennelle faite devant une autoriteacute administrative ou un organisme professionnel
qualifieacute du pays ougrave il est eacutetabli
Les piegraveces justificatives peuvent ecirctre des originaux ou des copies Si des copies sont fournies les
originaux doivent ecirctre disponibles agrave la demande du pouvoir adjudicateur Les piegraveces justificatives ne
doivent pas dater de plus dun an avant la soumission de loffre Si ces derniegraveres ne sont pas eacutecrites
dans une des langues officielles de lUnion europeacuteenne une traduction dans la langue de lappel
doffres doit ecirctre fournie Bien que les piegraveces reacutedigeacutees dans une langue officielle de lUnion
europeacuteenne autre que celle de lappel doffres soient accepteacutees il est cependant vivement recommandeacute
de fournir leur traduction dans la langue de lappel doffres afin de faciliter leur eacutevaluation
Si neacutecessaire les pouvoirs adjudicateurs deacuteleacutegueacutes peuvent consulter les services compeacutetents de la
Commission europeacuteenne pour appreacutecier la situation des candidats demandeurs ou soumissionnaires
Avant dexclure un candidat demandeur ou soumissionnaire dune proceacutedure dattribution de marcheacute
ou de subvention le principe de proportionnaliteacute et les droits de la deacutefense doivent ecirctre respecteacutes Agrave
cette fin une proceacutedure contradictoire doit ecirctre meneacutee avec le candidat demandeur ou
soumissionnaire concerneacute
Au plus tard avant de notifier sa deacutecision dattribution le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier quaucune
partie concerneacutee (cest-agrave-dire un ou des demandeurs candidats soumissionnaires y compris les
membres dentreprises communes les entiteacutes affilieacutees les sous-contractants envisageacutes et les experts
individuels) ne figure dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion Lorsque le pouvoir
adjudicateur limite le nombre de candidats inviteacutes agrave soumettre une offre ou une proposition complegravete
par exemple dans le cadre dune proceacutedure restreinte cette veacuterification doit avoir lieu avant la clocircture
de la phase de seacutelection des candidats
Le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion (EDES) est une base de donneacutees qui contient des
informations agrave diffusion restreinte concernant les tiers susceptibles de repreacutesenter une menace pour
les inteacuterecircts financiers de lUE Le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion remplace agrave partir du
1er janvier 2016 le systegraveme dalerte preacutecoce et la base de donneacutees centrale sur les exclusions
Lobjectif de ce systegraveme est de faciliter
la deacutetection rapide des risques qui menacent les inteacuterecircts financiers de lUnion agrave la suitebull
28 Les informations communiqueacutees par les 28 Eacutetats membres un pays candidat (la Turquie) et les pays de lEEE concernant
les sortes de preuves documentaires qui sont eacutemisesacceptables dans chacun de ces pays sont disponibles via loutil e-
CERTIS qui est geacutereacute par la direction geacuteneacuterale du marcheacute inteacuterieur et des services httpeceuropaeumarktecertis
logindoselectedLanguage=fr
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dinformations fournies par lOLAF les ordonnateurs de la Commission des organismes
europeacuteens ou des agences exeacutecutives les autres institutions ou les entiteacutes exeacutecutant le budget de
lUnion en gestion indirecte et en gestion partageacutee
lexclusion des opeacuterateurs eacuteconomiques qui se trouvent dans lune des situations dexclusion
eacutenumeacutereacutees au point 2331
bull
limposition dune sanction financiegravere agrave un opeacuterateur eacuteconomique en vertu du point 234bull
et dinciter les pouvoirs adjudicateurs agrave prendre les mesures agrave leur disposition dans la leacutegislation de
lUnion pour proteacuteger les inteacuterecircts financiers de lUnion europeacuteenne
Le pouvoir adjudicateur ne peut pas conclure de contrat avec les organismes enregistreacutes dans EDES
au niveau laquoexclusionraquo Si lune des parties concerneacutees est enregistreacutee dans EDES au niveau
laquodeacutetection rapideraquo des mesures de surveillance renforceacutees doivent ecirctre prises pendant lexeacutecution
du contrat et des paiements
Le tiers en question a le droit decirctre informeacute des donneacutees stockeacutees dans la base de donneacutees sur
demande agrave adresser au comptable de la Commission
Lorsque le pouvoir adjudicateur prend la deacutecision dexclure un soumissionnaire ou un demandeur il la
notifie agrave lopeacuterateur eacuteconomique en preacutecisant que son offresa demande nest pas approprieacutee (pour les
situations relevant de la section 2331) ou est irreacuteguliegravere [pour les situations relevant de la section
2332 points b) et c)] Si un sous-traitant ou une entiteacute sur la capaciteacute de laquelle le candidat ou le
soumissionnaire compte sappuyer se trouve en situation dexclusion le pouvoir adjudicateur demande
son remplacement
234 Sanctions reacuteglementaires sanctions administratives
Un opeacuterateur eacuteconomique qui se trouve dans une situation dexclusion viseacutee agrave la section 2331
(Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de
subventions) compte tenu le cas eacutecheacuteant de la recommandation de linstance viseacutee au point 2331
peut ecirctre exclu de la participation agrave toutes les proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de
subventions financeacutees par lUE La dureacutee de lexclusion nexcegravede pas
la dureacutee eacuteventuellement preacutevue par le jugement deacutefinitif ou la deacutecision administrative deacutefinitive
dun Eacutetat membre Si le jugement deacutefinitif ou la deacutecision administrative deacutefinitive ne preacutevoit pas la
dureacutee de lexclusion le pouvoir adjudicateur fixe cette dureacutee sur la base des faits eacutetablis et des
constatations en tenant compte de la recommandation eacutemise par linstance viseacutee au point 2331
a)
cinq ans pour les cas viseacutes au point d) de la section 2331b)
trois ans pour les cas viseacutes aux points c) e) et f) de la section 2331c)
Un opeacuterateur eacuteconomique est exclu aussi longtemps quil se trouve dans lune des situations viseacutees aux
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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points a) et b) de la section 2331
Afin dassurer un effet dissuasif le pouvoir adjudicateur peut compte tenu le cas eacutecheacuteant de la
recommandation de linstance viseacutee agrave la section 2331 infliger une sanction financiegravere agrave un opeacuterateur
eacuteconomique qui se trouve dans lune des situations dexclusion ci-apregraves
pour les situations viseacutees aux points c) d) e) et f) de la section 2331 comme solution de
remplacement agrave une deacutecision dexclusion de lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune telle exclusion
serait disproportionneacutee
a)
pour les situations viseacutees aux points c) d) et e) de la section 2331 en compleacutement dune
exclusion lorsque lopeacuterateur eacuteconomique a adopteacute une conduite systeacutematique et reacutecurrente visant agrave
obtenir inducircment des fonds de lUnion
b)
Le montant de la sanction financiegravere est compris entre 2 et 10 de la valeur totale du contrat en
cours dattribution
Toute deacutecision visant agrave exclure un opeacuterateur eacuteconomique etou agrave lui infliger des sanctions financiegraveres
est prise dans le respect du principe de proportionnaliteacute
Le deacutelai de prescription pour exclure un opeacuterateur eacuteconomique etou lui imposer des sanctions
financiegraveres est de cinq ans agrave compter de la date de la conduite donnant lieu agrave lexclusion ou en cas
dactes reacutepeacuteteacutes de la date agrave laquelle la conduite prend fin ou encore de la date du jugement deacutefinitif
rendu par une juridiction nationale ou de la deacutecision administrative deacutefinitive29
Dans le cas viseacute au point f) de la section 2331 (irreacutegulariteacute) le deacutelai de prescription est de quatre ans
agrave compter de la date agrave laquelle lirreacutegulariteacute a eacuteteacute commise
Afin de renforcer leffet dissuasif de lexclusion etou de la sanction financiegravere dans les cas viseacutes aux
points c) d) e) et f) de la section 2331 le pouvoir adjudicateur peut deacutecider de publier sur le site
internet de la Commission le nom de lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute la situation dexclusion et la
dureacutee de lexclusion etou le montant de la sanction financiegravere La deacutecision de publier les informations
concerneacutees est prise soit agrave la suite du jugement deacutefinitif ou de la deacutecision administrative deacutefinitive soit
agrave la suite de la recommandation de linstance selon le cas Elle prend effet trois mois apregraves sa
notification agrave lopeacuterateur eacuteconomique Les informations sont retireacutees degraves que lexclusion a pris fin ou
en cas de sanction financiegravere six mois apregraves le paiement du montant preacutevu par la sanction
Lorsque la deacutecision dexclusion etou de sanction financiegravere a eacuteteacute prise sur la base dune qualification
juridique preacuteliminaire les informations publieacutees preacutecisent quil ny a pas de jugement deacutefinitif ou le
cas eacutecheacuteant de deacutecision administrative deacutefinitive En pareil cas il y a lieu de publier sans tarder les
29 Le deacutelai de prescription est interrompu par un acte porteacute agrave la connaissance de lopeacuterateur eacuteconomique en cause eacutemanant
de la Commission de lOLAF de linstance ou dune entiteacute qui participe agrave lexeacutecution du budget de lUnion et qui a trait agrave
lenquecircte ou agrave la proceacutedure judiciaire
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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informations relatives agrave deacuteventuels recours agrave leur eacutetat davancement et agrave leur issue ainsi quagrave une
eacuteventuelle reacutevision de la deacutecision par le pouvoir adjudicateur Lorsquune sanction financiegravere a eacuteteacute
infligeacutee les informations publieacutees preacutecisent aussi si le montant preacutevu par cette sanction a eacuteteacute verseacute
Sans preacutejudice de limposition de sanctions administratives lorsque la proceacutedure dattribution se reacutevegravele
entacheacutee derreurs substantielles dirreacutegulariteacutes ou de fraude le pouvoir adjudicateur la suspend et
peut prendre toutes les mesures neacutecessaires y compris lannulation de la proceacutedure Si apregraves la
signature du marcheacute la proceacutedure de passation ou lexeacutecution du marcheacute se reacutevegravele entacheacutee derreurs
substantielles dirreacutegulariteacutes ou de fraude le pouvoir adjudicateur peut suspendre lexeacutecution du
marcheacute ou le cas eacutecheacuteant le reacutesilier Si les erreurs substantielles les irreacutegulariteacutes ou la fraude sont le
fait du contractant ou du beacuteneacuteficiaire le pouvoir adjudicateur peut en outre refuser deffectuer les
paiements ou recouvrer les montants inducircment payeacutes proportionnellement agrave la graviteacute des erreurs
substantielles des irreacutegulariteacutes ou de la fraude
La suspension de lexeacutecution du marcheacute peut eacutegalement avoir pour objet de veacuterifier la reacutealiteacute des
erreurs substantielles des irreacutegulariteacutes ou de la fraude preacutesumeacutees Si elles ne sont pas confirmeacutees
lexeacutecution du marcheacute est reprise aussitocirct que possible On entend par laquoerreur substantielleraquo toute
violation dune disposition contractuelle reacutesultant dun acte ou dune omission qui a ou aurait pour effet
de porter preacutejudice au budget de lUE ou au FED
235 Visibiliteacute
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europeacuteenne tous les partenaires de lUE quils
soient titulaires dun marcheacute ou beacuteneacuteficiaires de subvention ainsi que les entiteacutes geacuterant les fonds au
nom de la Commission europeacuteenne doivent prendre les mesures neacutecessaires pour assurer la visibiliteacute
du financement ou cofinancement de lUnion europeacuteenne Si requis un plan de communication doit
ecirctre soumis pour approbation au pouvoir adjudicateur suivant les regravegles et lignes directrices deacutefinies
par la Commission europeacuteenne et publieacutees dans le Manuel de communication et de visibiliteacute pour les
actions exteacuterieures de lUE httpeceuropaeueuropeaidmanuel-de-comm-unication-et-de-visibilite-
pour-les-actions-exterieures-de-lunion-europeenne_fr
236 Autres points essentiels
Conflits dinteacuterecircts
Lexpression laquoconflit dinteacuterecirctsraquo revecirct des significations diffeacuterentes selon le contexte dans lequel elle
est utiliseacutee On peut distinguer quatre cas
1) le conflit dinteacuterecircts concernant le pouvoir adjudicateur
2) la faute professionnelle grave
3) la participation agrave la reacutedaction du cahier des charges et la distorsion de concurrence
4) les inteacuterecircts professionnels contradictoires
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Il y a conflit dinteacuterecircts lorsque lexercice impartial et objectif des fonctions du pouvoir adjudicateur
ou lorsque leacutegaliteacute de traitement dun candidatsoumissionnairedemandeur agrave loccasion dune
proceacutedure dattribution ou de lexeacutecution dun contrat est compromis pour des motifs familiaux
affectifs daffiniteacute politique ou nationale dinteacuterecirct eacuteconomique ou pour tout autre motif de
communauteacute dinteacuterecirct avec le beacuteneacuteficiaire de programmes financeacutes par lUE Il y a un risque de
conflit dinteacuterecircts lorsque par exemple un individu participant agrave la proceacutedure (comiteacute deacutevaluation
pouvoir adjudicateur etc) peut octroyer agrave lui-mecircme ou agrave autrui des avantages directs ou indirects
injustifieacutes en influant sur le reacutesultat de la proceacutedure Si une telle situation se produit ou risque de se
produire linteacuteresseacute a lobligation den informer sa hieacuterarchie par eacutecrit et cette derniegravere deacutecidera des
mesures agrave prendre
1)
Dans le cas ougrave un soumissionnaire proposerait comme expert un membre du personnel local de la
deacuteleacutegation de lUE la Commission doit sassurer que le contrat de travail liant linteacuteresseacute avec la
deacuteleacutegation est bien officiellement reacutesilieacute avant quil ne commence effectivement agrave travailler comme
expert dans le cadre du projet financeacute par lUE Si les experts proposeacutes sont des fonctionnaires ou
dautres membres du personnel de ladministration publique du pays partenaire ou dorganisations
internationalesreacutegionales baseacutees dans le pays indeacutependamment de leur situation administrative ils ne
doivent ecirctre approuveacutes par la Commission que si cela est ducircment justifieacute Le soumissionnaire concerneacute
doit deacutemontrer dans son offre la valeur ajouteacutee apporteacutee par linteacuteresseacute et deacutemontrer que ce dernier est
deacutetacheacute ou en congeacute pour raison personnelle (voir la section 33103 du guide pratique)
Lexpression laquoconflit dinteacuterecirctsraquo ne sapplique pas aux opeacuterateurs eacuteconomiques et ne devrait pas ecirctre
utiliseacutee les concernant Elle ne peut ecirctre employeacutee quen rapport avec le pouvoir adjudicateur
Les cas dans lesquels un expert ou une entreprise tente dobtenir des informations lui procurant un
avantage indu dans le cadre de proceacutedures ulteacuterieures ou connexes tente dinfluer sur le processus
deacutecisionnel du pouvoir adjudicateur ou passe des accords avec dautres opeacuterateurs eacuteconomiques en
vue de fausser la concurrence doivent plutocirct ecirctre consideacutereacutes comme une faute professionnelle grave
sur la base de laquelle lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute peut ecirctre rejeteacuteexclu (voir les sections
2331 et 2332)
2)
Dans certains cas le pouvoir adjudicateur a eu recours agrave un contrat dassistance technique pour
laider agrave reacutediger le cahier des charges dune proceacutedure de passation de marcheacute ulteacuterieure Il incombe
alors au pouvoir adjudicateur dassurer leacutegaliteacute de traitement entre lopeacuterateur ayant fourni cette
assistance technique et les autres opeacuterateurs eacuteconomiques Le contractant ayant participeacute agrave la
preacuteparation de documents de marcheacute peut ecirctre rejeteacute de la proceacutedure ulteacuterieure uniquement si sa
participation entraicircne une distorsion de concurrence qui ne peut ecirctre corrigeacutee autrement (voir la
section 2332)
3)
Il incombe au pouvoir adjudicateur de prouver la distorsion de concurrence et de deacutemontrer quil a pris
toutes les mesures possibles pour eacuteviter le rejet En particulier ces mesures consistent agrave communiquer
aux autres candidatssoumissionnaires les informations utiles eacutechangeacutees dans le contexte de la
participation du candidatsoumissionnaire concerneacute agrave la preacuteparation de la proceacutedure de passation de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute ou reacutesultant de cette participation et agrave fixer des deacutelais adeacutequats pour la reacuteception des offres
Le rejet est soumis agrave une proceacutedure contradictoire de sorte que le soumissionnaire doit avoir la
possibiliteacute de prouver que sa participation anteacuterieure ne peut pas fausser la concurrence
Enfin dans certains cas preacutecis lopeacuterateur a des inteacuterecircts professionnels contradictoires qui nuisent agrave
sa capaciteacute dexeacutecuter un marcheacute Cette situation est traiteacutee au stade de la seacutelection Le but est
deacuteviter quun opeacuterateur se voie attribuer un marcheacute consistant agrave eacutevaluer un projet auquel il a
participeacute ou agrave controcircler des comptes quil a preacutealablement certifieacutes
4)
Si lopeacuterateur se trouve dans une telle situation loffre correspondante est rejeteacutee De tels cas se
preacutesentent souvent dans le contexte de contrats-cadres deacutevaluation ou daudit ougrave le contractant peut
avoir des inteacuterecircts professionnels contradictoires pour un marcheacute speacutecifique
Lorsquun conflit dinteacuterecircts risque de survenir dans le cadre dun contrat en cours le contractant doit en
informer immeacutediatement le pouvoir adjudicateur et des mesures adeacutequates (pouvant aller si
neacutecessaire jusquagrave la reacutesiliation du contrat) doivent ecirctre adopteacutees afin deacuteviter ou de reacutesoudre ce
conflit
Principes dattribution
Tous les marcheacutes publics financeacutes totalement ou partiellement par le budget de lUE doivent respecter
les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de traitement et de non-discrimination
Non-reacutetroactiviteacute
Les contrats prennent effet agrave compter de la date de signature du dernier signataire Tous les contrats
doivent porter les veacuteritables dates de signature par les parties au contrat Exceptionnellement ils
peuvent entrer en vigueur agrave une date anteacuterieure (en cas de financement reacutetroactif par exemple)
Utilisation des documents types
Les contrats et autres documents types doivent ecirctre utiliseacutes
Conservation des documents
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents ce dernier
doit conserver les documents affeacuterents agrave lensemble de la proceacutedure dappel doffres ou agrave propositions
en proteacutegeant leur confidentialiteacute et conformeacutement agrave la politique adopteacutee en matiegravere darchivage
Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute
ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de
divulguer quelque information que ce soit
Les propositions non retenues doivent ecirctre conserveacutees pendant trois ans agrave compter de la date limite de
remise des propositions Les offres non seacutelectionneacutees doivent ecirctre conserveacutees pendant cinq ans agrave
compter de la date limite de remise des offres Les documents contractuels et financiers doivent ecirctre
conserveacutes au minimum pendant 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce jusquagrave la date de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat Pendant et apregraves cette
peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute avec sa politique de
confidentialiteacute Il convient de conserver les documents preacuteparatoires les conventions de financement
loriginal de toutes les candidaturesoffrespropositions soumises et toute correspondance affeacuterente
Les garanties financiegraveres (originaux) doivent ecirctre conserveacutees dans un lieu sucircr agrave labri de tout risque de
perte ou de vol jusquagrave la fin de leur peacuteriode de validiteacute
Disponibiliteacute des fonds
Avant dinitier toute proceacutedure les fonds doivent ecirctre disponibles Les appels peuvent
exceptionnellement ecirctre lanceacutes avec une clause suspensive apregraves approbation preacutealable des services
compeacutetents Dans ce cas ils sont lanceacutes avant la deacutecision de financement et avant la signature de la
convention de financement entre la Commission europeacuteenne et le pays partenaire Lappel doffres peut
ecirctre annuleacute si la deacutecision de la Commission europeacuteenne nest pas adopteacutee ou si la convention de
financement nest pas signeacutee Le contrat ne peut pas ecirctre signeacute tant que les fonds ne sont pas
disponibles (voir point 2412)
Aspects environnementaux
Les consideacuterations environnementales doivent ecirctre prises en compte dans la mesure du possible et
sous reacuteserve des principes dattribution des marcheacutes et subventions telles que la libre concurrence et la
non-discrimination Cela inclut des termes de reacutefeacuterencelignes directricesspeacutecifications techniques
davantage respectueuses de lenvironnement laugmentation de lutilisation des meacutedias eacutelectroniques
la reacuteduction de la consommation de papier (impressions rectoverso utilisation de mateacuteriaux
biodeacutegradables pour les fichiers ou preacutesentations etc)
Par exemple lors de la reacutedaction des speacutecifications techniques les produits les plus respectueux de
lenvironnement disponibles sur le marcheacute devraient ecirctre pris en compte agrave condition que cela ne
conduise pas agrave une diminution de la concurrence
Accessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees
Sauf dans des cas ducircment justifieacutes tous les marcheacutes et subventions ayant pour objet la fourniture de
biens la prestation de services ou la construction dinfrastructures destineacutees agrave des personnes
physiques quil sagisse du public ou du personnel du pouvoir adjudicateur doivent reacutepondre aux
normes daccessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees Leurs speacutecifications techniquestermes de
reacutefeacuterenceslignes directrices doivent ecirctre conccedilues pour tous publics (Il est possible de se reacutefeacuterer aux
standards nationaux europeacuteens ou internationaux sur laccessibiliteacute)
Proceacutedure conjointe de passation de marcheacute avec un Eacutetat membre de lUE de lAELE ou un candidat agrave
ladheacutesion agrave lUE
En cas daction conjointe entre une institution de lUE et le pouvoir adjudicateur dun Eacutetat membre de
lUE de lAELE ou dun candidat agrave ladheacutesion agrave lUE la proceacutedure dattribution de marcheacute peut ecirctre
geacutereacutee conjointement par linstitution de lUE et ce pouvoir adjudicateur Dans ce cas les proceacutedures de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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la Commission europeacuteenne sappliquent30
Neacuteanmoins dans certains cas speacutecifiques il peut ecirctre deacutecideacute que les regravegles proceacutedurales de ce pouvoir
adjudicateur sappliquent pour autant quelles puissent ecirctre consideacutereacutees comme eacutequivalentes agrave celles
de linstitution
Publication ex post de la liste des beacuteneacuteficiaires
Outre les regravegles de publiciteacute applicables agrave chaque proceacutedure la Commission europeacuteenne publie
chaque anneacutee la liste des beacuteneacuteficiaires des fonds de lUE (beacuteneacuteficiaires de subventions et contractants)
quel que soit le mode de gestion utiliseacute Ces informations sont disponibles sur internet agrave ladresse
suivante httpeceuropaeueuropeaidfundingabout-funding-and-proceduresfunding-recipients_en
24 Proceacutedures de passation de marcheacutes
La passation de marcheacutes se base sur le principe de lappel agrave la concurrence qui poursuit un double
objectif
assurer le respect des principes dattributionbull
obtenir la qualiteacute souhaiteacutee de services fournitures ou travaux au meilleur prixbull
Il existe diffeacuterents types de proceacutedures de passation de marcheacutes chacune preacutevoyant des degreacutes varieacutes
de mise en concurrence
241 Quelle proceacutedure de passation de marcheacutes appliquer
Le tableau ci-dessous reacutesume les proceacutedures standard dattribution des marcheacutes deacutetailleacutees
ulteacuterieurement Elles sont classeacutees en trois cateacutegories services (par exemple assistance technique ou
eacutetudes) fournitures (cest-agrave-dire eacutequipements et mateacuteriels) et travaux (cest-agrave-dire infrastructures et
autres ouvrages dingeacutenierie) Degraves que la Commission europeacuteenne a adopteacute une deacutecision de
financement et le cas eacutecheacuteant signeacute une convention de financement le pouvoir adjudicateur peut
lancer lappel doffres et attribuer le marcheacute en vertu de ces proceacutedures standard Les seuils indiqueacutes
dans le tableau repreacutesentent le budget maximum alloueacute au marcheacute en question (incluant les eacuteventuels
cofinancements) Lorsque les marcheacutes sont subdiviseacutes en lots la valeur de chaque lot doit ecirctre prise en
consideacuteration pour calculer le montant total du marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee tous les principes de base doivent ecirctre respecteacutes (y compris les
lutilisation des critegraveres deacuteligibiliteacute dexclusion et de seacutelection)
Autant que cela soit possible et approprieacute notamment au regard de laction agrave mener et en tenant compte
de la convention de financement la proceacutedure la plus simple devrait ecirctre utiliseacutee
Les projets ne doivent pas ecirctre scindeacutes artificiellement pour contourner les seuils
30 Voir larticle 133 des modaliteacutes dapplication du Regraveglement financier applicable au budget de lUE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dautres proceacutedures indeacutependantes des seuils peuvent ecirctre utiliseacutees telle que la proceacutedure
neacutegocieacutee sur la base dune seule offre pour autant que les conditions applicables soient remplies
(voir chapitres 245 246 247 et 248)
Marcheacutes de
SERVICES
ge300 000 EUR
Appel doffres
restreint
international
lt 300 000 EUR mais gt 20 000 EUR
- Contrat-cadre BENEF 2013
ou
- Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
le20 000 EUR
Une seule offre
Possibiliteacute
deffectuer tout
paiement dun
montant
le2500 EUR sur
la base dune
facture sans
acceptation
preacutealable dune
offre
Marcheacutes de
FOURNITU
RES
ge300 000 EUR
Appel doffres
ouvert international
lt 300 000 EUR
mais ge100 000 E
UR
- Appel doffres
ouvert local
lt 100 000 EUR
mais gt 20 000 EUR
- Proceacutedure
neacutegocieacutee
concurrentielle
Marcheacutes de
TRAVAUX
ge5 000 000 EUR
- Appel doffres
ouvert international
ou
- Appel doffres
restreint
international
lt 5 000 000 EU
R
mais ge300 000 E
UR
Appel doffres
ouvert local
lt 300 000 EUR
mais gt 20 000 EUR
Proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle
242 Proceacutedure ouverte
Quil soit international ou local un marcheacute est ouvert lorsque tout opeacuterateur eacuteconomique peut
preacutesenter une offre Dans ce cas la plus grande publiciteacute est donneacutee au marcheacute par la publication dun
avis de marcheacute sur le site internet dEuropeAid dans les journaux officiels de tous les Eacutetats ACP (pour
les actions financeacutees par le FED) dans tout autre meacutedia approprieacute Voir annexe a11e
En proceacutedure ouverte toute personne physique ou morale souhaitant preacutesenter une offre reccediloit sur
simple demande le dossier dappel doffres (payant ou gratuit) conformeacutement aux modaliteacutes fixeacutees
dans lavis de marcheacute Les offres reccedilues sont analyseacutees et lattributaire est choisi suite agrave une proceacutedure
de seacutelection comportant la veacuterification de leacuteligibiliteacute et de la capaciteacute financiegravere eacuteconomique
technique et professionnelle des soumissionnaires et agrave une proceacutedure dattribution (comparaison des
offres) comme preacutevu au point 2411 Aucune neacutegociation nest autoriseacutee
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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243 Proceacutedure restreinte
Un marcheacute est restreint lorsque tous les opeacuterateurs eacuteconomiques peuvent demander agrave participer mais
que seuls ceux satisfaisant aux critegraveres de seacutelection peuvent preacutesenter une offre
Les critegraveres de seacutelection et une description geacuteneacuterale des tacircches sont publieacutes dans lavis de marcheacute Une
liste longue de tous les candidats ayant reacutepondu agrave lavis de marcheacute est eacutetablie puis diminueacutee jusquagrave
obtenir une liste restreinte des candidats retenus en raison de leurs qualifications La proceacutedure de
seacutelection qui sert agrave opeacuterer le passage de la liste longue agrave la liste restreinte se fait lors de lanalyse des
candidatures reccedilues suite agrave la publication de lavis de marcheacute Au stade de leacutetablissement de la liste
restreinte et avant que celle-ci ne soit approuveacutee par le comiteacute deacutevaluation le pouvoir adjudicateur
sassure quaucun des candidats (y compris leurs partenaires) napparaisse dans une situation
dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
La plus grande publiciteacute est donneacutee au marcheacute par la publication dun avis de marcheacute au Journal
Officiel de lUnion europeacuteenne (seacuterie S) sur le site internet dEuropeAid dans les journaux officiels de
tous les Eacutetats ACP (pour les actions financeacutees par le FED) et dans tout autre meacutedia approprieacute
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de liste restreinte en utilisant le modegravele approprieacute et ladresse
par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le site dEuropeAid (voir
lannexe a11e)
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur adresse le dossier dappel doffres aux candidats seacutelectionneacutes
Afin dassurer une concurrence loyale les offres doivent ecirctre soumises par le mecircme prestataire de
services ou consortium ayant soumis le formulaire de candidature sur la base duquel il a eacuteteacute retenu et
auquel la lettre de lappel doffres est adresseacutee Aucune modification de lidentiteacute du soumissionnaire
ou de la composition du consortium nest autoriseacutee sauf dans des cas ducircment justifieacutes et agrave condition
que le pouvoir adjudicateur ait donneacute son accord preacutealable par eacutecrit le cas eacutecheacuteant apregraves avoir
consulteacute le comiteacute deacutevaluation Quelques exemples de situations dans lesquelles le pouvoir
adjudicateur pourrait donner son accord en tenant compte des particulariteacutes propres agrave chaque marcheacute
et pour autant que les conditions de concurrence de lappel ne soient pas alteacutereacutees
en cas de fusion entre un candidat ou un membre du consortium preacuteseacutelectionneacute et une autre socieacuteteacute agrave
condition que la nouvelle socieacuteteacute remplisse les critegraveres deacuteligibiliteacute et dexclusion et quil nen reacutesulte
aucun conflit dinteacuterecircts
bull
lorsque des membres changent de position au sein dun consortium agrave condition que cela ne modifie
pas la note attribueacutee agrave la composition du consortium reccedilue lors de leacutevaluation technique
bull
lorsquun partenaire quitte le consortium mais que cela ne modifie pas les conditions qui preacutevalaient
agrave leacutepoque ougrave la liste restreinte a eacuteteacute eacutetablie agrave savoir que les membres restants du consortium
remplissent les critegraveres de seacutelection par eux-mecircmes cest-agrave-dire quils auraient eacuteteacute seacutelectionneacutes mecircme
sans ce partenaire
bull
Le marcheacute est attribueacute apregraves analyse et comparaison des offres des candidats seacutelectionneacutes (voir point
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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2411) Aucune neacutegociation nest autoriseacutee
244 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Dans la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le pouvoir adjudicateur invite les candidats de son choix agrave
soumettre une offre Agrave lissue de cette proceacutedure il retient loffre techniquement conforme qui est
eacuteconomiquement la plus avantageuse
La proceacutedure deacutevaluation des offres (y compris lutilisation dun comiteacute deacutevaluation) et dattribution
du contrat est identique agrave celle de la proceacutedure restreinte
Pour plus dinformation concernant la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle voir point 342 pour les
marcheacutes de services 45 pour les marcheacutes de fournitures et 56 pour les marcheacutes de travaux
245 Contrats-cadres
Un contrat-cadre est un marcheacute conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs
opeacuterateurs eacuteconomiques afin deacutetablir les termes principaux dune seacuterie de contrats speacutecifiques agrave passer
au cours dune peacuteriode donneacutee notamment au regard de la dureacutee de lobjet du prix du montant
maximum et des conditions dexeacutecution du marcheacute ainsi que des quantiteacutes envisageacutees
Les contrats-cadres passeacutes avec plusieurs opeacuterateurs sont appeleacutes contrats-cadres multiples et sont
eacutetablis sous forme de contrats seacutepareacutes mais passeacutes en termes identiques Les instructions aux
soumissionnaires preacutecisent le nombre maximal et minimal dopeacuterateurs avec lesquels le pouvoir
adjudicateur entend contracter Le nombre minimal dopeacuterateurs ne peut ecirctre infeacuterieur agrave trois
La dureacutee de ces contrats ne peut exceacuteder quatre ans sauf dans des cas exceptionnels ducircment justifieacutes
notamment par lobjet du contrat-cadre Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-
cadres de faccedilon abusive ou de telle sorte quils aient pour objet ou pour effet dempecirccher de
restreindre ou de fausser la concurrence
Les contrats speacutecifiques fondeacutes sur un contrat-cadre sont passeacutes selon les termes fixeacutes dans ledit
contrat-cadre et doivent respecter les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de
traitement de non-discrimination et de concurrence loyale
246 Systegraveme dacquisition dynamique
Le systegraveme dacquisition dynamique est un processus dacquisition entiegraverement eacutelectronique pour des
achats dusage courant qui est limiteacute dans le temps et est ouvert pendant toute sa dureacutee agrave tout
opeacuterateur eacuteconomique satisfaisant aux critegraveres de seacutelection et ayant preacutesenteacute une offre indicative
reacuteputeacutee conforme Il ny a pas de seuil speacutecifique
Pour chaque contrat individuel le pouvoir adjudicateur publie un avis de marcheacute et invite tous les
contractants admis dans ce cadre agrave preacutesenter une offre Le marcheacute est attribueacute agrave loffre techniquement
conforme qui est eacuteconomiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport qualiteacuteprix est donc le seul
critegravere dattribution)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
43
Voir point 4242 pour plus de deacutetails Le cadre juridique de cette proceacutedure est deacutefini pour une
utilisation future mais les moyens informatiques (confidentialiteacute seacutecuriteacute) ne sont pas encore
disponibles agrave la Commission europeacuteenne
247 Dialogue compeacutetitif
Lorsquun marcheacute est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur dans la mesure ougrave il estime
que le recours direct agrave la proceacutedure ouverte ou aux modaliteacutes existantes reacutegissant la proceacutedure
restreinte ne permettra pas dattribuer le marcheacute agrave loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse peut
recourir au dialogue compeacutetitif preacutevu par le Regraveglement Financier Un marcheacute est consideacutereacute comme
particuliegraverement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur nest objectivement pas en mesure de
deacutefinir les moyens techniques pouvant reacutepondre agrave ses besoins ou ses objectifs ou bien deacutetablir le
montage juridique ou financier du projet Il ny a pas de seuil speacutecifique Cette proceacutedure doit
cependant ecirctre utiliseacutee avec preacutecaution en raison de sa nature exceptionnelle
Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marcheacute dans lequel ils font connaicirctre leurs besoins et
exigences quils deacutefinissent dans ce mecircme avis etou dans un document descriptif Les pouvoirs
adjudicateurs ouvrent avec les candidats satisfaisant aux critegraveres de seacutelection annonceacutes dans lavis de
marcheacute un dialogue afin didentifier et de deacutefinir les moyens propres agrave satisfaire au mieux leurs
besoins Au cours du dialogue assurent leacutegaliteacute de traitement de tous les soumissionnaires et la
confidentialiteacute des offres ce qui signifie que le laquo cherry picking raquo (cest-agrave-dire seacutelectionner les seuls
eacuteleacutements qui semblent a priori inteacuteressants) nest pas autoriseacute
Le nombre minimum de candidats inviteacutes agrave participer ne doit pas ecirctre infeacuterieur agrave 3 Avant de les
seacutelectionner le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ni les candidats ni leurs partenaires ne figurent en
situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion Lorsque le nombre de
candidats satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur agrave 3 le pouvoir adjudicateur peut continuer
la proceacutedure seulement un ou deux candidats remplissant ces critegraveres Il ne peut inclure les opeacuterateurs
eacuteconomiques nayant pas participeacute agrave la proceacutedure ou les candidats ne remplissant pas les critegraveres de
seacutelection
Au cours du dialogue le pouvoir adjudicateur assure leacutegaliteacute de traitement de tous les
soumissionnaires Il garantit eacutegalement la confidentialiteacute des solutions proposeacutees et des informations
communiqueacutees par un des candidats participant au dialogue sauf si celui-ci donne son accord agrave leur
diffusion
Le pouvoir adjudicateur peut preacutevoir que la proceacutedure se deacuteroule en phases successives de maniegravere agrave
reacuteduire le nombre de solutions agrave discuter pendant la phase du dialogue agrave condition que cette
possibiliteacute soit preacutevue dans lavis de marcheacute ou dans le document descriptif Dans ce cas le pouvoir
adjudicateur applique les critegraveres dattribution indiqueacutes dans lavis de marcheacute ou dans le document
descriptif et preacutepare un rapport justifiant la maniegravere dont les dialogues ont eacuteteacute meneacutes
Le pouvoir adjudicateur doit informer de leacutetat davancement du dialogue les soumissionnaires qui ne
se trouvent pas dans une situation dexclusion dont loffre est conforme aux documents de marcheacute et
qui en font la demande par eacutecrit Il convient que les informations ainsi fournies ne portent pas
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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preacutejudice aux inteacuterecircts commerciaux leacutegitimes des soumissionnaires et ne nuisent pas agrave une
concurrence loyale entre eux Apregraves avoir informeacute les participants de la conclusion du dialogue le
pouvoir adjudicateur les invite agrave remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions
preacutesenteacutees et speacutecifieacutees au cours du dialogue Ces offres comprennent tous les eacuteleacutements requis et
neacutecessaires pour la reacutealisation du projet Sur demande du pouvoir adjudicateur ces offres peuvent ecirctre
clarifieacutees preacuteciseacutees et perfectionneacutees sans toutefois avoir pour effet de modifier des eacuteleacutements
fondamentaux de loffre ou de lappel doffres dont la variation est susceptible de fausser la
concurrence ou davoir un effet discriminatoire Agrave la demande du pouvoir adjudicateur le
soumissionnaire ayant remis loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse peut ecirctre ameneacute agrave clarifier
des aspects de son offre ou agrave confirmer les engagements figurant dans celle-ci agrave condition que ceci
nait pas pour effet de modifier des eacuteleacutements substantiels de loffre ou de lappel doffres de fausser la
concurrence ou dentraicircner des discriminations
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent preacutevoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue
Le marcheacute est attribueacute agrave loffre techniquement conforme qui est eacuteconomiquement la plus avantageuse
(le meilleur rapport qualiteacuteprix est donc le seul critegravere dattribution)
Les formulaires standards doivent ecirctre adapteacutes autant que de besoin
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit donner son accord preacutealable pour recourir au dialogue compeacutetitif
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
248 Proceacutedure neacutegocieacuteeproceacutedure sur la base dune seule offre
Un marcheacute peut ecirctre attribueacute directement dans les cas suivants
lorsque le marcheacute nexcegravede pas 20 000 EUR il peut ecirctre attribueacute sur la base dune seule offrebull
par proceacutedure neacutegocieacutee quel que soit le montant du marcheacute dans des cas exceptionnels et ducircment
justifieacutes lorsque les circonstances factuelles et juridiques deacutecrites aux points 3241 4251 ou
5251sont reacuteunies Aucun seuil speacutecifique ne sapplique dans ces cas
bull
Le recours agrave la proceacutedure neacutegocieacutee ne peut pas ecirctre autoriseacute en dehors des cas preacutevus par le Guide
pratique
Avant de les seacutelectionner le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ni les candidats ni leurs partenaires ne
figurent en situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Dans le cas dune proceacutedure neacutegocieacutee il convient de nommer un comiteacute deacutevaluation pour conduire la
neacutegociation Toutefois en fonction dune analyse des risques effectueacutee par le pouvoir adjudicateur la
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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nomination dun comiteacute deacutevaluation pourrait ne pas ecirctre jugeacutee neacutecessaire dans les cas suivants
extrecircme urgence non imputable au pouvoir adjudicateurbull
situation de crisebull
prolongation de contrats de services et de travaux avec reacutepeacutetition dactiviteacutes similaires agrave celles
preacutevues dans les contrats initiaux pour autant que les conditions fixeacutees agrave la section 3241 point c)
et agrave la section 5251 point c) soient reacuteunies
bull
fournitures suppleacutementaires pour autant que les conditions fixeacutees agrave la section 4251 point c) soient
reacuteunies
bull
fournitures coteacutees et acheteacutees agrave une bourse de matiegraveres premiegraveresbull
services juridiques ne devant pas obligatoirement ecirctre attribueacutes par une proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle [voir la section 3241 point i)]
bull
Lorsque le marcheacute nexcegravede pas 20 000 EUR la nomination dun comiteacute deacutevaluation nest jamais
obligatoire
Pour toutes les proceacutedures un rapport de neacutegociation doit ecirctre eacutetabli (voir les annexe a10a pour les
proceacutedures neacutegocieacutees et annexe a10b pour les proceacutedures sur la base dune seule offre) expliquant
comment le(s) participant(s) agrave la neacutegociation a (ont) eacuteteacute identifieacutes comment le prix a eacuteteacute fixeacute et
exposant les fondements de sa deacutecision dattribution
Les eacutetapes figurant dans le rapport de neacutegociation doivent ecirctre respecteacutees Les regravegles deacuteligibiliteacute
(nationaliteacute et situations dexclusion viseacutees aux sections 2331 et 2332) et les critegraveres de seacutelection
doivent ecirctre ducircment respecteacutes Des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et aux
critegraveres de seacutelection doivent ecirctre preacutesenteacutees conformeacutement aux sections 2333 et 241111
respectivement Les exigences minimales figurant dans les termes de reacutefeacuterencespeacutecifications
techniques et les offres deacutefinitives ne sont pas neacutegociables Le pouvoir adjudicateur doit informer de
leacutetat davancement des neacutegociations les soumissionnaires qui ne se trouvent pas dans une situation
dexclusion dont loffre est conforme aux documents de marcheacute et qui en font la demande par eacutecrit Il
convient que les informations ainsi fournies ne portent pas preacutejudice aux inteacuterecircts commerciaux
leacutegitimes des soumissionnaires et ne nuisent pas agrave une concurrence loyale entre eux
Le pouvoir adjudicateur doit approuver le rapport
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La Commission europeacuteenne doit donner son autorisation preacutealable agrave lutilisation de la proceacutedure
neacutegocieacutee et approuver le rapport de neacutegociation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ni le recours agrave la proceacutedure neacutegocieacutee ni le rapport de neacutegociation ne doivent ecirctre autoriseacutes au
preacutealable par la Commission europeacuteenne
Le cas eacutecheacuteant les montants nexceacutedant pas 2 500 EUR peuvent ecirctre payeacutes sur la base dune simple
facture sans acceptation preacutealable dune offre
249 Concurrence loyale et transparente
Les modaliteacutes relatives agrave la proceacutedure dappel agrave la concurrence et agrave la publiciteacute des marcheacutes de
services de fournitures et de travaux sont reacutesumeacutees au point 241 Elles sont deacutetermineacutees en fonction
de la valeur de ces marcheacutes
Dans le cas de marcheacutes mixtes cest-agrave-dire portant agrave la fois sur des prestations de services et sur la
fourniture de bien ou lexeacutecution de travaux le pouvoir adjudicateur deacutetermine les seuils et la
proceacutedure applicables au marcheacute (en accord avec la Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec
controcircles ex-ante) en fonction de laspect preacutedominant appreacutecieacute en fonction de la valeur relative de ses
diffeacuterentes composantes
Aucun marcheacute ne peut ecirctre scindeacute artificiellement afin de le soustraire agrave lapplication des regravegles
preacutevues par le preacutesent guide En cas de doute sur la faccedilon de calculer le montant estimeacute dun marcheacute
le pouvoir adjudicateur doit consulter la Commission europeacuteenne avant de lancer le marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier que les conditions dune
concurrence loyale sont bien respecteacutees Dans tous les cas ougrave il y a une dispariteacute eacutevidente et
significative entre les prix proposeacutes et les prestations offertes par un soumissionnaire ou une dispariteacute
significative entre les prix proposeacutes par les diffeacuterents soumissionnaires (notamment lorsque des
socieacuteteacutes publiques des associations sans but lucratif ou des organisations non gouvernementales
participent agrave un appel doffres concurremment avec des socieacuteteacutes priveacutees) le pouvoir adjudicateur doit
proceacuteder agrave des veacuterifications et demander tout compleacutement d information neacutecessaire Il doit assurer la
confidentialiteacute de ces informations
2410 Preacutefeacuterences (FED uniquement)
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Voir larticle 26 de lannexe IV agrave laccord de Cotonou
Des mesures propres agrave favoriser une participation aussi eacutetendue que possible des personnes
physiques et morales des Eacutetats ACP agrave lexeacutecution des marcheacutes financeacutes par le FED sont prises afin
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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de permettre une utilisation optimale des ressources physiques et humaines de ces Eacutetats Agrave cette fin
a) dans le cas des marcheacutes de travaux dun montant infeacuterieur agrave 5 000 000 EUR les
soumissionnaires des Eacutetats ACP beacuteneacuteficient pour autant quun quart au moins du capital et des
cadres soit originaire dun ou de plusieurs Eacutetats ACP dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours
de leacutevaluation financiegravere
1
b) dans le cas des marcheacutes de fournitures dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR les
soumissionnaires des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en consortium avec des partenaires
europeacuteens beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de 15 lors de leacutevaluation financiegravere
c) en ce qui concerne les contrats de services autres que les contrats-cadres de la Commission
europeacuteenne lorsque les offres techniques sont eacutevalueacutees la preacutefeacuterence est accordeacutee aux offres
soumises par des personnes morales ou physiques des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en
consortium
d) lorsquil est envisageacute de faire appel agrave des sous-traitants le soumissionnaire retenu accorde la
preacutefeacuterence aux personnes physiques socieacuteteacutes et entreprises des Eacutetats ACP capables dexeacutecuter le
marcheacute dans les mecircmes conditions
e) lEacutetat ACP peut dans lappel doffres proposer aux soumissionnaires eacuteventuels lassistance de
socieacuteteacutes dexperts ou de consultants ressortissants des Eacutetats ACP choisis de commun accord Cette
coopeacuteration peut prendre la forme dune entreprise commune ou dune sous-traitance ou encore
dune formation du personnel pendant le travail
Sans preacutejudice des dispositions du paragraphe 1 lorsque deux offres de contrats de travaux de
fournitures ou de services sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
2
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
permet la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les possibiliteacutes les plus eacutetendues de sous-traitance pour les personnes physiques entreprises
et socieacuteteacutes des Eacutetats ACP ou
bull
est un consortium de personnes physiques entreprises et socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de lUEbull
NB les entiteacutes dAfrique du Sud ne peuvent beacuteneacuteficier de ce systegraveme de preacutefeacuterences
2411 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Quelle que soit la proceacutedure suivie la capaciteacute des candidats ou soumissionnaires agrave mettre en œuvre
le marcheacute est toujours eacutevalueacutee sur la base des critegraveres objectifs suivants
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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24111 Critegraveres de seacutelection
241111 Principes geacuteneacuteraux
Les pouvoirs adjudicateurs eacutetablissent des critegraveres de seacutelection clairs et non discriminatoires afin de
veacuterifier que le candidatsoumissionnaire possegravede la capaciteacute financiegravere eacuteconomique technique et
professionnelle neacutecessaire agrave lexeacutecution des tacircches requises Les critegraveres de seacutelection doivent ecirctre
proportionneacutes et ne doivent pas deacutepasser le cadre du marcheacute
Il est inteacuteressant de disposer dinformations aussi reacutecentes que possible pour veacuterifier la capaciteacute
minimale requise de lentiteacute Dans le cas de marcheacutes diviseacutes en lots des niveaux minimaux de capaciteacute
diffeacuterents peuvent ecirctre fixeacutes pour chaque lot Des niveaux de capaciteacute suppleacutementaires peuvent ecirctre
ajouteacutes pour le cas ougrave plusieurs lots sont attribueacutes au mecircme soumissionnaire La peacuteriode de reacutefeacuterence
pour veacuterifier la capaciteacute eacuteconomique et financiegravere ne peut pas ecirctre anteacuterieure aux trois derniers
exercices clos La peacuteriode de reacutefeacuterence pour veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle varie en
fonction du type de marcheacute Afin de garantir un niveau de concurrence suffisant pour les marcheacutes de
services et de fournitures il est geacuteneacuteralement fait reacutefeacuterence agrave ce qui a eacuteteacute reacutealiseacute mis en œuvre ou
acheveacute au cours des cinq derniegraveres anneacutees et pour les marcheacutes de travaux au cours des huit derniegraveres
anneacutees Toutefois dans le cas de secteurs eacuteconomiques soumis agrave une eacutevolution rapide une peacuteriode de
reacutefeacuterence plus courte peut ecirctre choisie agrave savoir respectivement trois et cinq ans
Il importe de chercher agrave promouvoir la qualiteacute des organisationsconsortia plutocirct que de chercher agrave
retenir les organisationsconsortia preacutesentant le plus grand nombre de reacutefeacuterences Par exemple un
critegravere tel que le nombre de projets preacutesenteacutes au-dessus de la valeur du contrat agrave signer ne devrait pas
ecirctre utiliseacute En revanche la pertinence de lexpeacuterience devrait ecirctre avantageacutee sur le plan technique ou
dans des environnements eacutequivalents
Si le projet le justifie et pour autant que le principe deacutegaliteacute de traitement soit respecteacute il est possible
de publier et dappliquer des critegraveres distincts pour les personnes physiques et pour les personnes
morales
Dans le cadre des appels doffres restreints internationaux le pouvoir adjudicateur preacuteseacutelectionne
jusquagrave 8 candidats maximum pour les marcheacutes de services et fournitures et 6 sauf pour les marcheacutes
de travaux) Par ailleurs le pouvoir adjudicateur publie des critegraveres additionnels aux critegraveres de
seacutelection professionnels techniques et financiers Ces critegraveres additionnels seront utiliseacutes uniquement
pour reacuteduire le nombre de candidats preacuteseacutelectionneacutes agrave 8 (ou 6 pour les travaux) Ces critegraveres
additionnels ne doivent donc pas ecirctre choisis de sorte agrave preacuteseacutelectionner moins 8 candidats (ou 6 pour
les travaux) Par exemple un critegravere tel que llaquoexpeacuterience dans le paysraquo beacuteneacuteficiaire doit ecirctre eacuteviteacute sil
risque daboutir agrave preacuteseacutelectionner 5 candidats seulement Ce type de critegravere doit ecirctre eacuteviteacute
Les modegraveles davis de marcheacute et dinstructions aux soumissionnaires incluent des exemples de critegraveres
En revanche les critegraveres suivants ne doivent pas ecirctre utiliseacutes
demander un chiffre daffaires annuel disproportionneacute des effectifs un nombre de projets reacutealiseacutesbull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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etc disproportionneacutes eu eacutegard au montant du marcheacute
utiliser des termes trop impreacutecis pour ecirctre applicables Par exemple suffisant principal
approprieacute etc
bull
exiger quun pourcentage deacutetermineacute du personnel du soumissionnaire travaille dans un domaine
speacutecifique car cela peut ecirctre discriminant agrave lencontre des grandes compagnies
bull
limiter lexpeacuterience technique requise exclusivement agrave des projets financeacutes par lUE car cela peut ecirctre
consideacutereacute comme discriminatoire
bull
exiger une expeacuterience dans le pays beacuteneacuteficiaire sauf justification car cela peut ecirctre consideacutereacute
comme discriminatoire
bull
utiliser des critegraveres techniques trop stricts au point de restreindre effectivement la concurrence agrave petit
nombre de candidats potentiels voire agrave un seul dentre eux
bull
Avant darrecircter les critegraveres de seacutelection approprieacutes les pouvoirs adjudicateurs doivent sassurer quil est
possible dapporter la preuve du respect de ces critegraveres et tenir compte du type de piegraveces justificatives
que les soumissionnaires peuvent soumettre en guise de preuve
Les critegraveres de seacutelection retenus doivent ecirctre preacuteciseacutes dans lavis de marcheacute ou dans les instructions
aux soumissionnaires Le pouvoir adjudicateur doit les appliquer sans aucune modification agrave moins
quun rectificatif ait eacuteteacute publieacute
Lavis de marcheacute preacutecisera la maniegravere dont chacun de ces critegraveres de seacutelection sera eacutevalueacute dans le cas
dune demande introduite par un consortium Par exemple certains critegraveres visant agrave eacutevaluer la capaciteacute
financiegravere et eacuteconomique pourraient ne pas ecirctre veacuterifieacutes sur la base de la somme des valeurs mais
plutocirct devoir ecirctre remplis par chacun des membres du consortium
Les candidats ou les soumissionnaires devront fournir une deacuteclaration sur lhonneur et soumettre dans
le formulaire de candidature ou de soumission de loffre toute information relative agrave leur situation
eacuteconomique financiegravere technique et professionnelle en fonction des critegraveres de seacutelection indiqueacutes
dans les documents de lappel doffre Un soumissionnaire ne peut pas se preacutevaloir dun contrat reacutesilieacute
par un pouvoir adjudicateur suite agrave la violation par ce soumissionnaire de ses obligations
contractuelles Ceci est valable eacutegalement pour ce qui concerne lexpeacuterience des experts dans les
marcheacutes de service agrave prix unitaires
Pour les marcheacutes de services les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection doivent
ecirctre fournies par tous les soumissionnaires lors du deacutepocirct de loffre
Pour les marcheacutes de fournitures seul le soumissionnaire retenu doit fournir les piegraveces justifiant les
informations figurant dans son offre avant lattribution du contrat
Pour les marcheacutes de travaux les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection doivent
ecirctre soumises conformeacutement au dossier dappel doffres
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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En cas de doute sur lauthenticiteacute des documents fournis le pouvoir adjudicateur doit proceacuteder agrave toute
veacuterification et demander toute piegravece compleacutementaire quil estime neacutecessaires
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) le pouvoir adjudicateur peut limiter les
preuves exigeacutees agrave certains des critegraveres de seacutelection ou en fonction de son analyse des risques deacutecider
de nexiger aucune preuve mais dans ce cas aucun preacutefinancement ne sera accordeacute
Tout candidatsoumissionnaire peut le cas eacutecheacuteant et pour un marcheacute deacutetermineacute faire valoir les
capaciteacutes dautres entiteacutes quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-mecircme et ces
entiteacutes En ce qui concerne les critegraveres techniques et professionnels un opeacuterateur eacuteconomique peut
faire valoir les capaciteacutes dautres entiteacutes uniquement dans les cas ougrave ces derniegraveres exeacutecuteront les
travaux ou les services pour lesquels ces capaciteacutes sont requises Lorsquun opeacuterateur eacuteconomique a
recours aux capaciteacutes dautres entiteacutes en ce qui concerne les critegraveres ayant trait agrave la capaciteacute
eacuteconomique et financiegravere lopeacuterateur eacuteconomique et ces entiteacutes sont solidairement responsables de
lexeacutecution du contrat Lorsque le candidatsoumissionnaire sappuie sur dautres entiteacutes il doit prouver
au pouvoir adjudicateur quil disposera des moyens neacutecessaires pour exeacutecuter le contrat par exemple
par la production dun engagement de ces entiteacutes de mettre ces moyens agrave sa disposition Ces entiteacutes
par exemple la socieacuteteacute megravere du candidatsoumissionnaire doivent respecter les mecircmes regravegles
deacuteligibiliteacute et notamment de nationaliteacute que le candidatsoumissionnaire En outre les informations
relatives au critegravere de seacutelection pour lequel le candidatsoumissionnaire fait valoir les capaciteacutes de
cette entiteacute tierce doivent figurer dans le formulaire de candidaturede soumission dans un document
distinct La preuve de la capaciteacute de cette entiteacute devra eacutegalement ecirctre fournie agrave la demande du pouvoir
adjudicateur
241112 Veacuterification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique des soumissionnaires ou des
candidats
La justification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique peut par exemple ecirctre apporteacutee par un ou
plusieurs des documents suivants
des deacuteclarations approprieacutees de banques oubull
la preuve dune assurance des risques professionnelsbull
la preacutesentation des bilans ou dextraits des bilans portant sur une peacuteriode eacutegale ou infeacuterieure aux
trois derniers exercices clos dans les cas ougrave la publication des bilans est prescrite par la leacutegislation
sur les socieacuteteacutes du pays ougrave lopeacuterateur eacuteconomique est eacutetabli
bull
une deacuteclaration sur le chiffre daffaires global et le chiffre daffaires relative aux travaux fournitures
ou services auxquels se reacutefegravere le marcheacute reacutealiseacute au cours dune peacuteriode pouvant porter sur les trois
derniers exercices au plus
bull
241113 Veacuterification de la capaciteacute technique et professionnelle des candidats ou des
soumissionnaires
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La capaciteacute technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire peut ecirctre justifieacutee
notamment au moyen dun ou plusieurs des documents suivants
les titres deacutetudes et professionnels du prestataire ou de lentrepreneurbull
une listebull
des principaux services et livraisons de fournitures effectueacutes au cours des cinqtrois derniegraveres anneacutees
indiquant leur montant leur date et leur destinataire public ou priveacute Dans le cas des contrats-cadres
seuls les contrats speacutecifiques correspondant aux missions mises en œuvre sous ces contrats-cadres
sont pris en compte La mise en œuvre reacuteussie doit ecirctre eacutetablie par des certificats eacutemis ou
contresigneacutes par le pouvoir adjudicateur ou par lentiteacute qui a commandeacute ou acheteacute les services ou les
fournitures
bull
des travaux exeacutecuteacutes au cours des huitcinq derniegraveres anneacutees indiquant leur montant leur date et leur
lieu La liste des travaux les plus importants doit ecirctre accompagneacutee par de certificats de bonne
exeacutecution eacutemis par le maicirctre douvrage ou par lentiteacute qui a commandeacute ou acheteacute les travaux
preacutecisant sils ont eacuteteacute effectueacutes dans les regravegles de lart et meneacutes reacuteguliegraverement agrave bonne fin
bull
une description de leacutequipement technique de loutillage et du mateacuteriel employeacutes par lentreprise
pour exeacutecuter un marcheacute de services ou de travaux
bull
une description de leacutequipement technique et des mesures employeacutees pour sassurer de la qualiteacute des
fournitures et services ainsi que des moyens deacutetude et de recherche de lentreprise
bull
lindication des techniciens ou des organismes techniques quils soient ou non inteacutegreacutes agrave lentreprise
en particulier de ceux qui sont responsables du controcircle de la qualiteacute
bull
en ce qui concerne les fournitures des eacutechantillons descriptions etou photographies authentiques
etou des certificats eacutetablis par des instituts ou services officiels chargeacutes du controcircle de la qualiteacute
dont la compeacutetence est reconnue et attestant la conformiteacute des produits aux speacutecifications ou normes
en vigueur
bull
une deacuteclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de lentrepreneur et
limportance du personnel dencadrement pendant les trois derniegraveres anneacutees
bull
une copie ou un extrait du fichier des salaires ou des contrats de travailbull
lindication de la part du marcheacute que le prestataire de services a eacuteventuellement lintention de sous-
traiter Le pouvoir adjudicateur peut eacutegalement demander au candidat ou soumissionnaire toute
information sur la situation financiegravere eacuteconomique technique et professionnelle du sous-contractant
envisageacute en particulier lorsque la sous-traitance repreacutesente une part significative du marcheacute
bull
Un candidat ou soumissionnaire peut se preacutevaloir de tout projet acheveacute pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence
mecircme sil a deacutebuteacute avant tout comme il peut se preacutevaloir dun projet en cours de mise en œuvre
pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence et non encore acheveacute Dans la premiegravere hypothegravese lensemble du
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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projet pourra ecirctre citeacute comme reacutefeacuterence dans la mesure ougrave les preuves de la bonne reacutealisation sont
apporteacutees (deacuteclaration ou certificat de pouvoir adjudicateur ayant attribueacute le marcheacute citeacute en reacutefeacuterence
preuve du paiement final pour les marcheacutes de services acceptation deacutefinitive pour les marcheacutes de
fournitures ou de travaux) Dans la deuxiegraveme hypothegravese seule la partie du marcheacute convenablement
reacutealiseacutee pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence (mecircme si elle a deacutebuteacute avant) sera prise en consideacuteration dans
la mesure ougrave les preuves de la bonne reacutealisation sont apporteacutees (les mecircmes quau paragraphe
preacuteceacutedent) Ces piegraveces doivent permettre de deacuteterminer la valeur de la portion du marcheacute citeacutee en
reacutefeacuterence
Si le projet auquel il est fait reacutefeacuterence a eacuteteacute mis en œuvre par un consortium la proportion de ce projet
mise en œuvre par le candidat ou le soumissionnaire doit apparaitre clairement au vu des piegraveces
justificatives Pour ce qui concerne les critegraveres de seacutelection relatifs agrave lexpeacuterience professionnelle ces
piegraveces justificatives doivent deacutecrire preacuteciseacutement les services presteacutes les biens fournis ou les travaux
reacutealiseacutes afin de pouvoir eacutevaluer la pertinence des reacutefeacuterences
Lorsque les services ou produits agrave fournir sont complexes ou que agrave titre exceptionnel ils doivent
reacutepondre agrave un but particulier la capaciteacute technique et professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle
effectueacute par le pouvoir adjudicateur ou au nom de celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du
pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est eacutetabli sous reacuteserve de laccord de cet organisme Ce
controcircle porte sur les capaciteacutes techniques et de production du fournisseur et si neacutecessaire sur les
moyens deacutetude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour controcircler la
qualiteacute
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats eacutelaboreacutes par des organismes
indeacutependants certifiant la conformiteacute du candidatsoumissionnaire agrave certaines normes de garantie de la
qualiteacute ils feront reacutefeacuterence aux systegravemes de garantie de la qualiteacute baseacutes sur des normes
dhomologation europeacuteennes ou internationales approprieacutees ou eacuteventuellement les standards
internationaux valideacutes par des entiteacutes reacutepondant aux standards europeacuteens ou internationaux Les
pouvoirs adjudicateurs devraient eacutegalement accepter dautres piegraveces justificatives eacutequivalentes de la
part des opeacuterateurs eacuteconomiques
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats eacutelaboreacutes par des organismes
indeacutependants certifiant la conformiteacute du candidatsoumissionnaire agrave certaines normes de gestion
environnementales ils feront reacutefeacuterence au systegraveme deacuteco-gestion de lUE et de veacuterification (EMAS)31
ou aux normes de gestion environnementales baseacutees sur les normes europeacuteennes ou internationales
approprieacutees certifieacutees par les organismes se conformant au droit de lUE ou les normes europeacuteennes ou
internationales approprieacutees relatives agrave lhomologation
Ils reconnaicirctront les certificats eacutequivalents des organismes eacutetablis dans dautres Eacutetats membres Ils
accepteront eacutegalement de la part des candidatssoumissionnaires dautres preuves de conformiteacute agrave des
normes de gestion environnementales Le pouvoir adjudicateur peut veacuterifier lauthenticiteacute des
certificats fournis
31 Regraveglement (CE) ndeg 7612001 du Parlement europeacuteen et du Conseil
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Si les piegraveces justificatives (ou documents de preuve) demandeacutees ne sont pas eacutecrites dans une des
langues officielles de lUnion europeacuteenne une traduction dans la langue de lappel doffres doit ecirctre
fournie Lorsque les documents sont eacutetablis dans une des langues officielles de lUnion europeacuteenne
autre que celle utiliseacutee dans lappel doffre il est cependant vivement recommandeacute de fournir une
traduction dans la langue de lappel doffres afin de faciliter leacutevaluation des documents
Si le candidatsoumissionnaire nest pas en mesure de fournir les preuves demandeacutees pour une raison
exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur trouve justifieacutee il peut justifier sa capaciteacute par tout autre
moyen que le pouvoir adjudicateur juge approprieacute (voir eacutegalement le point 283)
Si le soumissionnaire fournit une deacuteclaration eacutetablie par lui-mecircme comme piegravece justificative le
pouvoir adjudicateur se reacuteserve le droit de reacuteclamer des preuves documentaires suppleacutementaires
24112 Critegraveres dattribution
Les marcheacutes sont attribueacutes sur la base de loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse eacutetablie pour
lappel doffres selon lune des deux modaliteacutes suivantes
le meilleur rapport qualiteacuteprix auquel cas le pouvoir adjudicateur tient compte du prix et dautres
critegraveres de qualiteacute lieacutes agrave lobjet du marcheacute et applique une formule de pondeacuteration
bull
le prix le plus bas pour autant que loffre reacuteponde aux exigences minimales preacutevuesbull
Les critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale
Offres anormalement basses Pour ce qui concerne les laquo offres anormalement basses raquo voir point
334 pour ce qui concerne les marcheacutes de services 4311 pour les marcheacutes de fournitures et 5311
pour les marcheacutes de travaux
2412 Proceacutedure avec laquoclause suspensiveraquo
Dans des cas ducircment justifieacutes et apregraves autorisation preacutealable les appels doffres peuvent ecirctre lanceacutes
avec une laquo clause suspensive raquo dans les deux cas suivants
avant ladoption de la deacutecision de financement oua)
avant la signature de la convention de financement entre la Commission europeacuteenne et lEacutetat
partenaire
b)
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET
Lusage de la clause suspensive est exceptionnel car les regravegles financiegraveres de lUE exigent ladoption
dune deacutecision par la Commission europeacuteenne (ou le cas eacutecheacuteant la conclusion dune convention de
financement) avant le lancement dun appel doffres ou dun appel agrave propositions Des circonstances
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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exceptionnelles peuvent justifier une deacuterogation au processus deacutecisionnel habituel En regravegle
geacuteneacuterale ces conditions justifiant le recours agrave une clause suspensive eacutechappent au controcircle de la
Commission Veuillez noter que
lusage dune clause suspensive entre ladoption de la deacutecision de financement et la signature de la
convention de financement eacutechappe la plupart du temps au controcircle de la Commission
europeacuteenne dans la mesure ougrave lentreacutee en vigueur dune telle convention deacutepend de la volonteacute dun
tiers (agrave savoir le pays beacuteneacuteficiaire)
bull
lusage de la clause suspensive avant ladoption dune deacutecision de financement requiert un niveau
adeacutequat dargumentationmotivation quant aux circonstances objectives conduisant agrave lutilisation
de cette clause et quant agrave limpossibiliteacute dattendre ladoption dune telle deacutecision Cette
argumentation devrait ecirctre adeacutequatement refleacuteteacutee dans la demande daccord preacutealable et dans la
deacutecision de financement correspondante Dans certains cas le recours agrave la clause suspensive est
justifieacute pour permettre une utilisation efficace des proceacutedures Cest le cas lorsquun appel agrave
propositions couvrant deux exercices budgeacutetaires est lanceacute
bull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Il est rappeleacute que lutilisation de cette clause est expresseacutement autoriseacutee dans le cadre du FED (voir
article 19b de lAnnexe IV de lAccord de Cotonou) dans tous les cas ducircment motiveacutes afin de
permettre un deacutemarrage anticipeacute du projet
Lattribution effective et la signature de contrats suite agrave lappel lanceacute avec clause suspensive est degraves
lors conditionneacutee par ladoption de la deacutecision de financement etou le cas eacutecheacuteant la signature de la
convention de financement
Compte tenu des conseacutequences quelle peut entraicircner lexistence dune clause suspensive doit ecirctre
explicitement mentionneacutee dans lavis de marcheacute ou dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs de subvention
Dans tous les cas la proceacutedure doit ecirctre annuleacutee si la proceacutedure deacutecisionnelle de la Commission
europeacuteenne nest pas meneacutee agrave terme ou si la signature de la convention de financement nintervient pas
2413 Annulation des proceacutedures de passation de marcheacutes
Jusquagrave la signature du contrat le pouvoir adjudicateur peut renoncer au marcheacute sans que les
candidats ou les soumissionnaires puissent preacutetendre agrave une quelconque indemnisation Si la proceacutedure
est diviseacutee en lots un seul dentre eux peut ecirctre annuleacute
Lannulation peut intervenir par exemple
lorsque lappel doffres est infructueux cest-agrave-dire lorsquil na donneacute lieu agrave aucune offre ou lorsque
les offres reccedilues ne pouvaient pas decirctre retenues pour des raisons qualitatives ou financiegraveres
bull
lorsque les eacuteleacutements techniques ou eacuteconomiques du projet ont eacuteteacute fondamentalement modifieacutesbull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lorsque des circonstances exceptionnelles ou la force majeure rendent impossible lexeacutecution
normale du projet
bull
lorsque toutes les offres techniquement acceptables excegravedent les ressources financiegraveres disponiblesbull
lorsquil y a eu des erreurs substantielles des irreacutegulariteacutes ou des fraudes dans la proceacutedure ayant
notamment empecirccheacute une concurrence loyale
bull
lorsque lattribution nest pas conforme aux principes de bonne gestion financiegravere cest-agrave-dire quelle
ne respecte pas les principes deacuteconomie defficience et defficaciteacute (par exemple le prix proposeacute par
le soumissionnaire auquel le marcheacute doit ecirctre attribueacute est objectivement disproportionneacute par rapport
au prix du marcheacute)
bull
En cas dannulation de la proceacutedure de passation des marcheacutes tous les soumissionnaires sont avertis
par eacutecrit dans les meilleurs deacutelais des motifs de lannulation Un avis dannulation doit ecirctre publieacute
Voir modegravele en annexe a5
Apregraves lannulation de la proceacutedure le pouvoir adjudicateur peut deacutecider
soit de lancer un nouvel appel doffresbull
de relancer lappel doffres en utilisant la mecircme reacutefeacuterence que lappel doffres initial Dans ce cas il
nest pas neacutecessaire de publier un nouvel avis de preacute-information
bull
dentamer des neacutegociations avec un ou plusieurs des soumissionnaires ayant participeacute agrave lappel
doffres et remplissant les critegraveres de seacutelection32
pour autant que les conditions initiales du marcheacute
ne soient pas substantiellement modifieacutees (proceacutedure non utilisable si lannulation est due agrave des
irreacutegulariteacutes ayant empecirccheacute la mise en œuvre dune concurrence loyale)
bull
soit de ne conclure aucun marcheacutebull
En tout eacutetat de cause la deacutecision finale appartient au pouvoir adjudicateur (apregraves accord preacutealable de la
Commission europeacuteenne pour les marcheacutes passeacutes par le pouvoir adjudicateur en gestion indirecte avec
controcircle ex-ante) Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu au versement dune quelconque
indemniteacute en raison de lannulation dun appel doffres quand bien mecircme le pouvoir adjudicateur
aurait eacuteteacute informeacute preacutealablement par un candidat ou soumissionnaire de lexistence de dommages
potentiels notamment en matiegravere de pertes et profits La publication dun avis dappel doffres
nengage nullement le pouvoir adjudicateur agrave mettre en œuvre le programme ou le projet annonceacute
GESTION DIRECTE
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe agrave lautoriteacute compeacutetente
de la Commission europeacuteenne en conformiteacute avec les proceacutedures internes
32 Dougrave limportance de choisir minutieusement les critegraveres de seacutelection qui doivent ecirctre clairs non-discriminatoires et
proportionneacutes aux actions agrave reacutealiser et au budget du marcheacute (voir section 24111)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe au pouvoir
adjudicateur avec lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe au pouvoir
adjudicateur Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
2414 Clauses deacuteontologiques
Toute tentative dun candidat dun demandeur ou dun soumissionnaire visant agrave se procurer des
informations confidentielles agrave proceacuteder agrave des ententes illicites avec ses concurrents afin dempecirccher
de restreindre ou de fausser la concurrence ou agrave influencer le comiteacute deacutevaluation ou le pouvoir
adjudicateur au cours de la proceacutedure dexamen de clarification deacutevaluation et de comparaison des
offres et des candidatures entraicircne le rejet de sa candidature proposition ou soumission
Sauf autorisation eacutecrite du pouvoir adjudicateur le contractant et son personnel et toute autre socieacuteteacute
avec laquelle le contractant est associeacute ou lieacute nont pas qualiteacute pour exeacutecuter mecircme agrave titre accessoire
ou de sous-traitance dautres services reacutealiser des travaux ou livrer des fournitures pour le projet
Cette interdiction est eacutegalement applicable aux autres projets pour lesquels le contractant en raison de
la nature du contrat pourrait eacutegalement se retrouver dans une situation de conflit dinteacuterecircts
Le contractant doit agir en toute occasion avec impartialiteacute et comme un conseiller loyal
conformeacutement au code de deacuteontologie de sa profession Il sabstient de faire des deacuteclarations publiques
concernant le projet ou les services sans lautorisation preacutealable du pouvoir adjudicateur Il nengage le
pouvoir adjudicateur daucune maniegravere sans son consentement preacutealable eacutecrit
Pendant la dureacutee du contrat le contractant et son personnel respectent les droits de lhomme et
sengagent agrave ne pas heurter les usages politiques culturels et religieux du pays dans lequel le projet est
mis en œuvre Les soumissionnaires et les demandeurs doivent respecter les normes fondamentales en
matiegravere de travail telles que celles deacutefinies dans les conventions applicables de lOrganisation
internationale du travail (OIT) notamment les conventions sur la liberteacute syndicale et la neacutegociation
collective sur leacutelimination du travail forceacute et obligatoire et sur labolition du travail des enfants
La reacutemuneacuteration du contractant au titre du marcheacute constitue sa seule reacutemuneacuteration dans le cadre du
marcheacute Le contractant et son personnel doivent sabstenir dexercer toute activiteacute ou de recevoir tout
avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers le pouvoir adjudicateur
Le contractant et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la dureacutee du marcheacute et
apregraves son achegravevement Tous les rapports et documents reccedilus ou eacutetablis par le titulaire dans le cadre de
lexeacutecution du marcheacute sont confidentiels
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Lutilisation par les parties contractantes de tous rapports et documents eacutetablis reccedilus ou remis au
cours de lexeacutecution du contrat est reacutegleacutee par le contrat
Le contractant sabstient de toute relation susceptible de compromettre son indeacutependance ou celle de
son personnel Si le contractant perd son indeacutependance le pouvoir adjudicateur peut sans besoin de
prouver le dommage causeacute reacutesilier le marcheacute sans mise en demeure preacutealable et sans que le
contractant puisse preacutetendre agrave une quelconque indemniteacute de ce chef
La Commission europeacuteenne se reacuteserve le droit de suspendre ou dannuler le financement des projets si
des pratiques de corruption de quelque nature quelles soient sont deacutecouvertes agrave toute eacutetape de la
proceacutedure de passation du marcheacute ou dexeacutecution du contrat et si le pouvoir adjudicateur ne prend pas
toutes les mesures approprieacutees pour remeacutedier agrave cette situation Au sens de la preacutesente disposition on
entend par pratique de corruption toute proposition de donner ou consentir agrave offrir agrave quiconque un
paiement illicite un preacutesent une gratification ou une commission agrave titre dincitation ou de reacutecompense
pour quil accomplisse ou sabstienne daccomplir des actes ayant trait agrave lattribution du marcheacute ou agrave
lexeacutecution du marcheacute conclu avec le pouvoir adjudicateur
En particulier tous les dossiers dappels doffres et contrats pour la reacutealisation de prestations de
services de travaux ou lobtention de fournitures devront inteacutegrer une clause speacutecifiant que toute offre
sera rejeteacutee ou tout contrat annuleacute degraves lors quil sera aveacutereacute que lattribution du contrat ou son exeacutecution
aura donneacute lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires
Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionneacutee au marcheacute
principal ou qui ne reacutesulte pas dun contrat en bonne et due forme faisant reacutefeacuterence agrave ce marcheacute toute
commission qui ne reacutetribue aucun service leacutegitime effectif toute commission verseacutee dans un paradis
fiscal toute commission verseacutee agrave un beacuteneacuteficiaire non clairement identifieacute ou agrave une socieacuteteacute qui a toutes
les apparences dune socieacuteteacute de faccedilade
Le contractant sengage agrave fournir agrave la Commission europeacuteenne agrave sa demande toutes les piegraveces
justificatives relatives aux conditions dexeacutecution du contrat La Commission europeacuteenne pourra
proceacuteder agrave tout controcircle sur piegraveces et sur place quelle estimerait neacutecessaire pour reacuteunir des eacuteleacutements
de preuve sur une preacutesomption de frais commerciaux inhabituels
Les contractants ayant payeacute des deacutepenses commerciales inhabituelles sur les projets financeacutes par lUE
sont susceptibles selon la graviteacute des faits observeacutes de voir leurs contrats reacutesilieacutes ou decirctre exclus de
maniegravere permanente de la reacuteception de fonds de lUE
Le manquement de se conformer agrave une ou plusieurs des clauses eacutethiques peut aboutir agrave lexclusion du
candidat du demandeur du soumissionnaire ou du contractant dautres contrats de lUE et agrave des
amendes La personne ou la socieacuteteacuteentiteacute en question doit ecirctre informeacutee du fait par eacutecrit
Le pouvoir adjudicateur a lobligation de sassurer que la proceacutedure de passation de marcheacutes ou
doctroi de subvention est meneacutee de maniegravere transparente sur la base de critegraveres objectifs et
abstraction faite de toute possible influence exteacuterieure
Lutte contre la fraude
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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La Commission europeacuteenne est totalement engageacutee dans la lutte contre la fraude la corruption et toute
autre activiteacute illeacutegale portant atteinte aux inteacuterecircts financiers de lUnion europeacuteenne Dans ce contexte
le deacuteveloppement dune culture antifraude parmi tous les intervenants revecirct une importance capitale
Le 24 juin 2011 la Commission a adopteacute sa nouvelle strateacutegie antifraude33
dont lobjectif global est
dameacuteliorer la preacutevention la deacutetection et les conditions denquecircte dobtenir une reacuteparation adeacutequate et
datteindre un niveau de dissuasion approprieacute notamment en introduisant des approches strateacutegiques
de lutte contre la fraude au niveau de chaque service de la Commission
La strateacutegie antifraude de la DG DEVCO34
et le plan daction correspondant sont entreacutes en vigueur en
janvier 2014
Sur la base de la strateacutegie antifraude de la Commission les directions geacuteneacuterales et les services qui
travaillent dans le domaine des actions exteacuterieures ont eacutelaboreacute leurs propres strateacutegies antifraude
La sensibilisation du personnel et un systegraveme performant de notification des indices de fraude et
dirreacutegulariteacutes sont des facteurs importants dans la lutte contre la fraude
Le statut des fonctionnaires et autres agents de lUE35
preacutevoit une obligation de signaler lexistence de
graves irreacutegulariteacutes pour tout fonctionnaire qui a connaissance
de faits qui peuvent laisser preacutesumer une activiteacute illeacutegale eacuteventuelle notamment une fraude ou une
corruption preacutejudiciable aux inteacuterecircts de lUE
bull
une conduite en rapport avec lexercice de ses fonctions pouvant constituer un grave manquement
aux obligations des fonctionnaires de lUE
bull
LOffice europeacuteen de lutte antifraude (OLAF)36
occupe une place essentielle dans la strateacutegie
antifraude de la Commission Bien que la preacutevention et la deacutetection de la fraude relegravevent
principalement de la responsabiliteacute de toute personne dirigeant un service de la Commission (en
fonction de chaque mode de gestion) lOLAF joue un rocircle important tout au long de la proceacutedure
Lorsquun cas de fraude de corruption ou toute autre irreacutegulariteacute affectant les fonds de lUE est
suspecteacute lOffice europeacuteen de lutte antifraude de la Commission europeacuteenne (lOLAF) doit ecirctre
ducircment informeacute37
33 httpeceuropaeuanti_frauddocumentspreventing-fraud-documentsec_antifraud_strategy_enpdf34 httpsmyintracommeceuropaeudgdevcofinance-contracts-legalauditfraud-irregularitiesDocuments
devco_anti_fraud_strategypdf35 httpeur-lexeuropaeuLexUriServLexUriServdouri=CONSLEG1962R003120140101FRPDF Voir article 22 bis
p2436 httpeceuropaeuanti_fraudindex_frhtm
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Creacuteeacute en 1999 afin de renforcer lefficaciteacute de la lutte contre la fraude et les autres activiteacutes illeacutegales
portant atteinte aux inteacuterecircts financiers de lUnion lOLAF accomplit sa mission en effectuant
des enquecirctes externes portant sur les deacutepenses et les recettes relevant du Budget de lUE et du FEDbull
des enquecirctes administratives internes concernant le personnel des institutions de lUEbull
LOLAF megravene ses enquecirctes de maniegravere indeacutependante et conformeacutement aux accords de coopeacuteration en
vigueur dans les pays tiers Il coopegravere activement avec ses partenaires dans les Eacutetats membres de lUE
et dans les pays tiers
Agrave lissue de son enquecircte lOLAF eacutetablit un rapport dans lequel il expose ses conclusions et formule
des recommandations Il incombe agrave lordonnateur subdeacuteleacutegueacute compeacutetent en collaboration avec
lOLAF dassurer le suivi neacutecessaire afin de reacutecupeacuterer les montants inducircment verseacutes
2415 Voies de droit
24151 Plainte aupregraves de pouvoir adjudicateur
Sans preacutejudice des autres voies de droit et en particulier sans alteacuterer les deacutelais preacutevus pour les voies de
recours mentionneacutees au point 24153 lorsquun candidatsoumissionnairedemandeur sestime leacuteseacute
par une erreur ou irreacutegulariteacute preacutetendument commise dans le cadre dune proceacutedure de seacutelection ou de
passation de marcheacutes ou estime que la proceacutedure a eacuteteacute entacheacutee par un acte de mauvaise
administration il peut introduire une plainte aupregraves du pouvoir adjudicateur
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur la plainte sera adresseacutee agrave la personne
qui a pris la deacutecision contesteacutee qui sefforcera dinstruire la plainte et dy reacutepondre dans un deacutelai de 15
jours ouvrables Alternativement ou en cas de reacuteponse consideacutereacutee non-satisfaisante par le
candidatsoumissionnairedemandeur ce dernier pourra sadresser au Directeur geacuteographique
compeacutetent au siegravege
La plainte doit ecirctre motiveacutee et ne peut avoir pour seul objet dobtenir une seconde eacutevaluation des offres
sans autre motif que le deacutesaccord du candidatsoumissionnairedemandeur avec la deacutecision
dattribution
24152 Plainte aupregraves du meacutediateur europeacuteen
Sans preacutejudice des autres voies de droit et en particulier sans alteacuterer les deacutelais de recours mentionneacutees
au point 24153 les citoyens europeacuteens et les reacutesidents y compris les personnes morales ayant leur
siegravege dans lUnion europeacuteenne ont le droit de se plaindre aupregraves du meacutediateur europeacuteen en cas de
mauvaise administration par les institutions de lUnion (article 228 du Traiteacute sur le Fonctionnement de
37 Conformeacutement agrave lArticle 8 du regraveglement (EU Euratom) ndeg 8832013 du Parlement et du Conseil de 11 septembre 2013
relatif aux enquecirctes reacutealiseacutees par lOffice anti-fraude (OLAF) et abrogeant le Regraveglement (CE) ndeg10731999 du Parlement et
du conseil et le regraveglement du Conseil (Euratom) ndeg 10741999
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lUnion Europeacuteenne TFUE) Un compleacutement dinformation est disponible agrave ladresse Internet suivante
httpwwwombudsmaneuropaeufrhomefaces
24153 Recours de droit commun
Tout candidat soumissionnaire ou demandeur sestimant leacuteseacute par une erreur ou irreacutegulariteacute
preacutetendument commise dans le cadre dune proceacutedure de seacutelection ou de passation de marcheacutes dispose
eacutegalement pour autant que les conditions en soient remplies des voies de recours de droit commun
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur il sagit des voies de recours eacutetablies
par le TFUE38
Lorsque la Commission europeacuteenne nest pas le pouvoir adjudicateur il sagit des voies de recours
nationales ouvertes contre les deacutecisions administratives du pouvoir adjudicateur dans les conditions et
les deacutelais fixeacutes par la leacutegislation nationale
La sous-traitance ne creacutee pas de relations contractuelles entre le sous-traitant et le pouvoir
adjudicateur (marcheacutes) administration contractante (subventions) Ce dernier ne peut donc pas ecirctre
tenu responsable pour le cas ougrave lentrepreneur manquerait agrave ses obligations contractuelles envers le
sous-traitant En cas de deacutesaccord concernant la mise en œuvre de ce contrat le sous-traitant doit
sadresser agrave lentrepreneur et ou agrave la juridiction compeacutetente pour connaicirctre dun tel litige La mecircme
situation sapplique aux experts travaillant dans le cadre de contrats de service
25 Montant des marcheacutes
Afin de reacutealiser des eacuteconomies deacutechelle de permettre une coordination maximale dactiviteacutes lieacutees et
de simplifier autant que possible ladministration des programmes les projets doivent ecirctre conccedilus de
sorte agrave maximiser le montant des marcheacutes et agrave eacuteviter ainsi une fragmentation inutile des programmes
en une seacuterie de petits contrats
26 Termes de reacutefeacuterence et speacutecifications techniques
Les termes de reacutefeacuterence (pour les marcheacutes de services) et les speacutecifications techniques (pour les
marcheacutes de fournitures et de travaux) ont pour objet de fournir aux soumissionnaires des instructions
38 Le Tribunal de lUE est compeacutetent pour controcircler la leacutegaliteacute des actes de la Commission europeacuteenne destineacutes agrave produire
des effets juridiques agrave leacutegard de tiers en vertu des articles 256 et 263 du traiteacute sur le fonctionnement de lUnion europeacuteenne
(TFUE)De mecircme en vertu des articles 256 268 et 340 du TFUE le Tribunal de lUE est compeacutetent pour connaicirctre les
litiges relatifs agrave la reacuteparation des dommages causeacutes par la Commission europeacuteenne en matiegravere de responsabiliteacute non
contractuelleLe deacutelai pour deacuteposer un recours en annulation devant le Tribunal de lUE agrave lencontre des deacutecisions de la
Commission europeacuteenne court agrave compter suivant le cas de la publication de lacte de sa notification au requeacuterant ou agrave
deacutefaut du jour ougrave celui-ci en a eu connaissance (conformeacutement au TFUE)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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et des conseils sur les contraintes administratives et techniques de loffre agrave soumettre et de servir de
mandat aux attributaires durant la mise en œuvre des projets Les termes de reacutefeacuterence ou les
speacutecifications techniques sont inclus dans le dossier dappel doffres Ils deviendront une annexe du
contrat conclu ulteacuterieurement suite agrave lappel doffres
La preacuteparation minutieuse des termes de reacutefeacuterence ou des speacutecifications techniques est extrecircmement
importante pour la reacuteussite finale du projet Elle est le meilleur garant de la pertinence de la
conception du projet de la reacutealisation des travaux conformeacutement au calendrier et dun usage
eacuteconomique des ressources Autrement dit une preacuteparation optimale du projet permet de reacutealiser des
gains de temps et dargent au niveau des phases ulteacuterieures du cycle du projet
Les termes de reacutefeacuterence et les speacutecifications techniques et le budget doivent permettre un accegraves eacutegal
aux candidats et aux soumissionnaires et ne doivent pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles
injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence Ils doivent ecirctre clairs non discriminatoires et
proportionneacutes agrave lobjet etou au budget alloueacute au projet Ils deacutefinissent les caracteacuteristiques requises par
le pouvoir adjudicateur relatives aux services aux fournitures ou aux travaux agrave acheter Ils preacutecisent
eacutegalement les exigences minimales dont le non-respect entraicircne le rejet de loffre Ces caracteacuteristiques
incluent
les niveaux de qualiteacutea)
la performance environnementale et climatique (par ex les speacutecifications prennent en consideacuteration
les derniers deacuteveloppements en la matiegravere)
b)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques la conception pour les besoins
de tous les utilisateurs (laccessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees les aspects
environnementaux etc en conformiteacute avec les deacuteveloppements les plus reacutecents en la matiegravere) sauf
dans des cas ducircment justifieacutes
c)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacute en ce compris les aspects
environnementaux
d)
la performance ou lutilisation de la fournituree)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la
deacutenomination de vente et les instructions dutilisation et pour tous les marcheacutes la terminologie les
symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage (en ce compris
leacutetiquetage environnemental par exemple quant agrave la consommation deacutenergie) les processus et
meacutethodes de production
f)
La reacutedaction des Termes de reacutefeacuterence et des speacutecifications techniques doit ecirctre claire et concise Les
Speacutecifications techniques ne doivent pas deacutesigner des marques et des modegraveles particuliers En outre
elles ne doivent pas ecirctre trop speacutecifiques et ainsi limiter la concurrence
Le pouvoir adjudicateur preacutepare les termes de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques Lorsque la
Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur la pratique standard consiste agrave consulter et
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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obtenir lapprobation du pays partenaire et le cas eacutecheacuteant des autres parties concerneacutees sur les termes
de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques afin de renforcer tant lappropriation que la qualiteacute
Compte tenu de la complexiteacute de certains marcheacutes la preacuteparation du dossier dappel doffres -
notamment les speacutecifications techniquestermes de reacutefeacuterence - peut neacutecessiter lassistance dun ou de
plusieurs speacutecialistes techniques externes Chaque speacutecialiste doit signer une deacuteclaration dobjectiviteacute
et de confidentialiteacute (voir annexe a3)
Une fois ce dossier dappel doffres finaliseacute il convient de lancer la proceacutedure dappel doffres
correspondante dans les meilleurs deacutelais Les termes de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques
contenus dans un dossier dappel doffres - la base supposeacutee du plan de travail du projet - doivent
refleacuteter la situation au moment du deacutemarrage du projet afin deacuteviter de deacuteployer des efforts importants
pour revoir la conception du projet durant la peacuteriode de lancement
La structure geacuteneacuterale des termes de reacutefeacuterence des marcheacutes de services a eacuteteacute conccedilue conformeacutement aux
principes de gestion du cycle de projet Lobjectif est de sassurer que toutes les questions sont
systeacutematiquement prises en compte et que les facteurs cleacutes en rapport avec la clarteacute des objectifs et la
durabiliteacute sont examineacutes dans le deacutetail Lannexe b8 contient un modegravele de termes de reacutefeacuterence qui
indique les deacutetails minimaux agrave fournir dans chacune de ces parties
Dans un marcheacute de services agrave prix unitaires les diffeacuterentes parties des termes de reacutefeacuterence incluent les
rubriques du budget Celles-ci comprennent les honoraires lesquels constituent la seule partie du
budget qui fasse lobjet dune concurrence (agrave moins que des composantes agrave prix global soient preacutevues
qui font alors eacutegalement lobjet dune concurrence) Les prestations sont exeacutecuteacutees sur la base
dhonoraires journaliers fixes pour les jours durant lesquels les experts accomplissent leur travail dans
le cadre du marcheacute En outre le budget comporte une provision fixe pour les deacutepenses accessoires qui
couvre toutes les deacutepenses reacuteelles encourues par le contractant qui ne sont pas comprises dans les
honoraires La partie relative aux deacutepenses accessoires doit preacuteciser le type de deacutepenses qui pourraient
figurer dans la veacuterification des deacutepenses Les termes de reacutefeacuterence preacutevoient eacutegalement une provision
pour la veacuterification des deacutepenses Les budgets relatifs aux deacutepenses accessoires et agrave la veacuterification des
deacutepenses sont fixeacutes par le pouvoir adjudicateur ils doivent correspondre aux exigences des termes de
reacutefeacuterence et doivent ecirctre soigneusement eacutevalueacutes Lutilisation de la provision pour deacutepenses
accessoires ne neacutecessite pas dautorisation preacutealable du pouvoir adjudicateur sauf si agrave titre
exceptionnel les termes de reacutefeacuterences disposent autrement
Les termes de reacutefeacuterence et les speacutecifications techniques ne peuvent ecirctre divulgueacutes agrave aucun tiers et
doivent demeurer confidentiels jusquagrave ce quils soient simultaneacutement mis agrave la disposition des
soumissionnaires dans le cadre de la proceacutedure
27 Regravegles de proceacutedure sur la conciliation et larbitrage
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
63
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Les litiges concernant un marcheacute financeacute par le FED qui conformeacutement aux dispositions des
conditions geacuteneacuterales et des conditions speacuteciales reacutegissant le contrat peuvent ecirctre reacutegleacutes par
conciliation ou par arbitrage doivent ecirctre reacutegleacutes conformeacutement aux regravegles de proceacutedure des
marcheacutes deacutefinies agrave lannexe V de la deacutecision ndeg 390 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars
1990 portant adoption de la reacuteglementation geacuteneacuterale des cahiers geacuteneacuteraux des charges et du
regraveglement de proceacutedure de conciliation et darbitrage relatifs aux marcheacutes de travaux de fournitures
et de services financeacutes par le FED
Ces regravegles se trouvent agrave lannexe a12
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET
Les regravegles relatives agrave la reacutesolution des litiges se trouvent dans les conditions geacuteneacuterales des modegraveles
contractuels pertinents (Article 40 des conditions geacuteneacuterales des marcheacutes de services et de
fournitures et article 68 des conditions geacuteneacuterales des marcheacutes de travaux)
28 Le comiteacute deacutevaluation
281 Deacutesignation et composition
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation comprenant un preacutesident non votant
un secreacutetaire non votant et un nombre impair de membres votants (les eacutevaluateurs)
Ces derniers sont au nombre minimum de trois pour toutes les proceacutedures sauf pour les marcheacutes de
travaux dun montant supeacuterieur agrave 5 000 000 EUR pour lesquels le nombre minimum deacutevaluateur est
fixeacute agrave cinq)
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent ecirctre nommeacutes formellement et dans les meilleurs deacutelais
par le pouvoir adjudicateur
Les eacutevaluateurs doivent recevoir des informations preacutecises concernant le calendrier preacutevu et la charge
de travail quimplique leur fonction Le pouvoir adjudicateur doit sassurer de la disponibiliteacute des
eacutevaluateurs pour toute la peacuteriode deacutevaluation preacutevue Il deacutesignera un eacutevaluateur remplaccedilant pour
chaque proceacutedure afin danticiper toute indisponibiliteacute
Chaque membre du comiteacute deacutevaluation doit avoir une connaissance suffisante de la langue dans
laquelle les offres sont soumises Les eacutevaluateurs doivent ecirctre doteacutes de toutes les capaciteacutes techniques
et administratives neacutecessaires pour se prononcer valablement sur les offres Leur identiteacute doit rester
confidentielle
GESTION DIRECTE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par la Commission europeacuteenne qui approuve eacutegalement la participation
de tout observateur Sagissant des marcheacutes un repreacutesentant du pays partenaire peut participer selon
le cas en qualiteacute deacutevaluateur ou dobservateur Pour ce qui concerne les subventions un
repreacutesentant du pays partenaire peut participer en tant quobservateur ou dans le cas du FED en
tant queacutevaluateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur La composition du comiteacute deacutevaluation doit
ecirctre soumise en temps utile agrave la Commission europeacuteenne afin dobtenir son approbation avec les
CV des membres du comiteacute qui ne font pas partie du personnel du pouvoir adjudicateur La
composition du comiteacute deacutevaluation est reacuteputeacutee approuveacutee si apregraves cinq jours ouvrables agrave partir de la
reacuteception de la composition la Commission europeacuteenne na pas formuleacute dobjection La
Commission europeacuteenne doit ecirctre inviteacutee agrave deacutesigner un observateur pour suivre tout ou partie des
deacutelibeacuterations du comiteacute deacutevaluation et sa participation est encourageacutee Les experts indeacutependants
recruteacutes en vertu dun marcheacute de service ne peuvent ecirctre quobservateurs ou assesseurs
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est neacutecessaire pour la participation dautres
observateurs
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par les services compeacutetents et la participation de tout observateur doit
ecirctre approuveacutee Les experts indeacutependants recruteacutes en vertu dun marcheacute de service ne peuvent ecirctre
quobservateurs ou assesseurs
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent prendre part agrave toutes les reacuteunions Toute absence doit
ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Tous les eacutevaluateurs ont les mecircmes droits de vote
Il ne peut ecirctre deacuterogeacute agrave lobligation de mettre en place un comiteacute deacutevaluation que pour les marcheacutes
dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 20 000 EUR attribueacutes sur la base dune seule offre et pour les cas
mentionneacutes agrave la section 248 dans lesquels la proceacutedure neacutegocieacutee est appliqueacutee Sagissant des
proceacutedures dattribution de subventions voir la section 657 et 642
Sagissant des consultations en application dun contrat-cadre veuillez consulter les lignes directrices
applicables En labsence de telles lignes directrices les preacutesentes regravegles et la section 341
sappliquent
282 Impartialiteacute et confidentialiteacute
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Tous les membres du comiteacute deacutevaluation et les eacuteventuels observateurs doivent signer une deacuteclaration
dimpartialiteacute et de confidentialiteacute (voir annexe a4) Tout membre ou observateur du comiteacute
deacutevaluation qui se trouve en situation effective ou potentielle de conflit dinteacuterecircts avec un
soumissionnaire ou un demandeur doit en faire part et se retirer sans deacutelai du comiteacute deacutevaluation
Il y a conflit dinteacuterecirct lorsque lexercice impartial et objectif des fonctions dun acteur financier dun
membre du comiteacute deacutevaluation ou dun observateur est compromis pour des motifs familiaux
affectifs daffiniteacute politique ou nationale dinteacuterecirct eacuteconomique ou tout autre inteacuterecirct partageacute avec le
beacuteneacuteficiaire Si le conflit dinteacuterecirct est eacutetabli le membre concerneacute du comiteacute deacutevaluation ne peut plus
participer agrave leacutevaluation agrave quelque titre que ce soit
Sont constitutifs dun conflit dinteacuterecirct notamment les actes suivants
loctroi agrave soi-mecircme ou agrave autrui davantages directs ou indirectsa)
le refus doctroyer agrave un beacuteneacuteficiaire les droits ou avantages auxquels il a droitb)
laccomplissement dactes indus ou abusifs ou lomission daccomplir des actes obligatoiresc)
Le conflit dinteacuterecirct est preacutesumeacute si le demandeur le candidat ou le soumissionnaire est un agent soumis
au statut sauf si sa participation agrave la proceacutedure a eacuteteacute preacutealablement autoriseacutee par son supeacuterieur
Le preacutesident du comiteacute deacutevaluation doit eacutevaluer dans quelle mesure le processus deacutevaluation doit ecirctre
recommenceacute Une telle deacutecision doit ecirctre justifieacutee et inscrite dans le rapport deacutevaluation
Pendant le deacuteroulement dune proceacutedure de passation de marcheacutes ou dattribution de subvention les
contacts entre le pouvoir adjudicateur et les demandeurs candidats ou soumissionnaires ne peuvent
avoir lieu que dans des conditions garantissant la transparence et leacutegaliteacute de traitement Ils ne peuvent
conduire ni agrave modifier des conditions de lappel doffresagrave propositions ni agrave modifier les termes de
loffrede la proposition
Aucune information relative agrave lanalyse la clarification leacutevaluation ou la comparaison des offresdes
propositions ou relative aux deacutecisions dattribution du marcheacutede la subvention ne peut ecirctre divulgueacutee
avant lapprobation du rapport deacutevaluation par le pouvoir adjudicateur et en gestion indirecte avec
controcircles ex-ante par la commission europeacuteenne
Toute tentative par un candidat soumissionnaire ou demandeur visant agrave influencer la proceacutedure de
quelque maniegravere que ce soit (notamment en en prenant contact avec des membres du comiteacute
deacutevaluation) entraicircne le rejet immeacutediat de son offre ou de sa proposition
Pour les marcheacutes de fournitures et les marcheacutes de travaux tous les travaux du comiteacute deacutevaluation agrave
lexception de la seacuteance douverture des offres qui est publique sont confidentiels et se deacuteroulent agrave
huis clos
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans des cas ducircment justifieacutes39
il est possible de recourir agrave la visioconfeacuterence Le systegraveme utiliseacute doit
garantir la confidentialiteacute des communications40
La confidentialiteacute de tout transfert eacutelectronique
dinformations effectueacute dans le cadre dune visioconfeacuterence doit eacutegalement ecirctre assureacutee41
Lorsque sa leacutegislation va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute le pouvoir adjudicateur doit
demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information
que ce soit
Afin dassurer la confidentialiteacute des deacutelibeacuterations la participation aux reacuteunions du comiteacute deacutevaluation
est limiteacutee aux membres du comiteacute deacutevaluation deacutesigneacutes par le pouvoir adjudicateur et aux eacuteventuels
observateurs autoriseacutes (y compris les assesseurs dans le cas des appels agrave propositions voir point
6572)
Agrave lexception des copies donneacutees aux assesseurs ou aux deacuteleacutegations de lUE dans le cadre dun appel agrave
propositions les offres ou les propositions ne doivent pas quitter la sallele bacirctiment dans lequel se
tiennent les reacuteunions du comiteacute avant la fin des travaux du comiteacute deacutevaluation Elles doivent ecirctre
gardeacutees en lieu sucircr lorsquelles ne sont pas utiliseacutees
283 Responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident coordonne la proceacutedure deacutevaluation conformeacutement aux proceacutedures deacutefinies dans le
preacutesent guide pratique et garantit son impartialiteacute et sa transparence Les membres votants du comiteacute
deacutevaluation sont collectivement responsables des deacutecisions prises par le comiteacute
Le secreacutetaire du comiteacute assure lensemble des tacircches administratives affeacuterentes agrave la proceacutedure
deacutevaluation notamment
la distribution et la collecte des deacuteclarations dimpartialiteacute et de confidentialiteacutebull
la reacutedaction des procegraves-verbaux des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation et le classement de ceux-ci
ainsi que des donneacutees et documents pertinents
bull
lenregistrement des preacutesences aux reacuteunions et leacutetablissement du rapport deacutevaluation et de ses
annexes
bull
Toute demande de clarification neacutecessitant une communication avec les soumissionnaires ou les
demandeurs durant la proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre faite par eacutecrit Une copie de cette
correspondance doit ecirctre annexeacutee au rapport deacutevaluation
Si une offre ou une proposition ne respecte pas les conditions de forme le comiteacute deacutevaluation peut
deacutecider discreacutetionnairement de lexclure ou non de la suite de la proceacutedure en veillant agrave assurer
39 Par exemple lorsque les membres votants les assesseurs ou les observateurs se trouvent dans un autre pays40 Le systegraveme utiliseacute doit prendre en charge le cryptage et cette option doit ecirctre activeacutee Il doit eacutegalement prendre en charge
les protocoles H323 etou SIP41 Les informations doivent ecirctre crypteacutees (en utilisant le standard SMIME v3 ou eacutequivalent)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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leacutegaliteacute de traitement entre les offres ou propositions et en conformiteacute avec le principe de
proportionnaliteacute Quelle que soit la deacutecision du comiteacute deacutevaluation elle doit ecirctre ducircment consigneacutee et
justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Les offres ou propositions qui tombent par exemple dans lune des situations suivantes ne doivent pas
ecirctre rejeteacutees
lorsque le nombre de copies envoyeacutees est infeacuterieur au nombre requisbull
lorsquelles sont soumises au moyen des modegraveles corrects et contiennent les informations demandeacutees
mais la faccedilon dont le document a eacuteteacute rempli est incorrecte par exemple les informations fournies
dans la section X du modegravele auraient ducirc figurer dans la section Y
bull
lorsquelles sont soumises sans ecirctre signeacutees ou contiennent une signature scanneacutee (la signature peut
ecirctre alors demandeacutee Mais si elle nest pas obtenue ou si le document original fourni signeacute nest pas
exactement le mecircme que celui fourni preacuteceacutedemment loffre doit ecirctre rejeteacutee) En ce qui concerne les
garanties de soumission les copies ne peuvent pas ecirctre accepteacutees
bull
lorsque les candidats demandeurs ou soumissionnaires peuvent deacutemontrer quun document requis
nest pas disponible (par exemple lorsque conformeacutement agrave la leacutegislation du pays ladministration ne
peut pas deacutelivrer de duplicata dun document perdu) agrave condition quune alternative acceptable puisse
ecirctre obtenue (par exemple une deacuteclaration de ladministration concerneacutee attestant que le document
en faveur du candidat du demandeur ou du soumissionnaire est encore valable mais quaucun
duplicata ne peut ecirctre deacutelivreacute)
bull
dans le cadre dun marcheacute de services lorsque les soumissionnaires ne remettent pas toutes les piegraveces
requises pour justifier des critegraveres dexclusion ou de seacutelection Il convient de les leur demander en
leur accordant un deacutelai raisonnable pour quils les fournissent
bull
sagissant dun marcheacute de services lorsque le comiteacute deacutevaluation apprend quun expert principal nest
plus disponible Dans ce cas le comiteacute deacutevaluation doit continuer leacutevaluation sur base de loffre
reccedilue et si le soumissionnaire est retenu il aura la possibiliteacute de proposer un remplaccedilant (voir la
section 33121)
bull
284 Calendrier
Le comiteacute deacutevaluation doit ecirctre constitueacute assez tocirct pour assurer la disponibiliteacute des membres deacutesigneacutes
(ainsi que celle deacuteventuels observateurs deacutesigneacutes par la Commission europeacuteenne dans le cas dun
controcircle deacutecentraliseacute ex-ante) durant la peacuteriode neacutecessaire pour preacuteparer et mener agrave terme la proceacutedure
deacutevaluation Leacutevaluation des offres doit ecirctre acheveacutee le plus rapidement possible afin de permettre la
mise en œuvre de la proceacutedure dappel doffre dans la peacuteriode de validiteacute des offres En regravegle geacuteneacuterale
lextension exceptionnelle de cette peacuteriode doit ecirctre eacuteviteacutee (voir section 285) Il est tregraves important
pour tous les soumissionnaires - quil sagisse de lattributaire et des soumissionnaires non retenus - de
recevoir cette information dans les meilleurs deacutelais
Une fois leacutevaluation reacutealiseacutee le pouvoir adjudicateur doit approuver rapidement le rapport
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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deacutevaluation et prendre la deacutecision dattribution laquelle sera annexeacutee au rapport deacutevaluation Sil le
rejette le rapport ou sen eacutecarte de quelque maniegravere que ce soit il doit motiver sa deacutecision par eacutecrit
285 Peacuteriode de validiteacute des offres
Les soumissionnaires restent engageacutes par leurs offres pendant la peacuteriode prescrite dans linvitation agrave
soumissionner etou dans le dossier dappel doffres Cette peacuteriode doit ecirctre suffisamment longue pour
permettre au pouvoir adjudicateur danalyser les offres dapprouver la proposition dattribution de
notifier lattribution agrave lattributaire et aux autres soumissionnaires et de signer le contrat La peacuteriode de
validiteacute des offres est fixeacutee agrave 90 jours agrave compter de la date limite fixeacutee pour la remise des offres
Dans des cas exceptionnels et avec lapprobation preacutealable de lautoriteacute compeacutetente de la Commission
europeacuteenne le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires de maintenir leurs offres
pour une peacuteriode additionnelle qui ne peut exceacuteder 40 jours
Le soumissionnaire dont loffre est retenue doit en outre maintenir la validiteacute de sa soumission
pendant 60 jours suppleacutementaires quelle que soit la date de la notification (cest-agrave-dire 90 (+40) + 60
jours) Cette peacuteriode peut ecirctre prolongeacutee si le pouvoir adjudicateur a soumis un cas potentiel
dexclusion agrave linstance indeacutependante mentionneacutee agrave la section 233 la dureacutee de la prolongation
eacutequivaut alors agrave celle de la proceacutedure devant cette instance
29 Attribution du marcheacute (sauf pour les contrats de service voir le chapitre 3)
291 Notification agrave lattributaire
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Au plus tard avant la notification de lattribution du marcheacute ou de loctroi de la subvention le
pouvoir adjudicateur ou lautoriteacute deacuteleacutegueacutee doit sassurer que le tiers concerneacute (un demandeur un
soumissionnaire y compris les partenaires) nest pas en situation dexclusion dans le systegraveme de
deacutetection rapide et dexclusion
Avant lexpiration de la peacuteriode de validiteacute des offres mais apregraves lapprobation de la deacutecision
dattribution par la Commission europeacuteenne le pouvoir adjudicateur informe lattributaire par eacutecrit
que son offre a eacuteteacute retenue (voir modegravele de lettre en annexe A8) en lui signalant le cas eacutecheacuteant les
erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes qui ont eacuteteacute corrigeacutees lors de la proceacutedure deacutevaluation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la Commission europeacuteenne doit donner son accord formel pour lattribution
avant lenvoi de la lettre de notification
La notification agrave lattributaire entraicircne une prolongation automatique de 60 jours de la peacuteriode de
validiteacute de loffre retenue Par la mecircme occasion si ces documents nont pas deacutejagrave eacuteteacute reccedilus le pouvoir
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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adjudicateur demande agrave lattributaire de fournir les preuves requises dans le dossier dappel doffres agrave
lappui des informations figurant dans sa deacuteclaration sur lhonneur dans un deacutelai de 15 jours agrave
compter de la date de la lettre de notification Le pouvoir adjudicateur doit examiner les preuves
deacuteclarations ou documents fournis par lattributaire avant de lui envoyer le contrat pour signature
Lorsquil sagit dun marcheacute passeacute dans le cadre dune convention de financement qui navait pas eacuteteacute
conclue au moment du lancement de lappel doffres le pouvoir adjudicateur ne peut notifier
lattribution du marcheacute avant que la convention nait eacuteteacute conclue
Pour la proceacutedure restreinte et le dialogue compeacutetitif les piegraveces relatives aux critegraveres dexclusion
doivent ecirctre remises tel quindiqueacute au point 233
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) il ny a pas dobligation de remettre les
documents probants preacuteciteacutes (voir points 233 et 241111)
Sagissant des subventions voir la section 65101
292 Preacuteparation du contrat et signature
Lorsquil preacutepare le contrat pour sa signature le pouvoir adjudicateur doit proceacuteder comme suit
preacuteparer un dossier de contrat (si possible imprimeacute rectoverso) en utilisant la structure suivantebull
note explicative conforme au format agrave lannexe a6a)
copie de la convention de financement autorisant le projetb)
copie des documents relatifs agrave lappel doffres ou lappel agrave propositions (avis de preacute-information et
avis de marcheacute rapport douverture des offres rapport deacutevaluation programme de travail lignes
directrices agrave lattention des demandeurs rapport deacutevaluation liste des contrats de subvention agrave
attribuer ainsi que toutes autres informations pertinentes)
c)
trois exemplaires du contrat proposeacute qui est eacutetabli sur la base du modegravele de contratd)
Il est indispensable de joindre au contrat tous les procegraves-verbaux des reacuteunions dinformation ainsi
que toutes les questions poseacutees et reacuteponses donneacutees pendant la peacuteriode de soumission les
clarifications demandeacutees par le comiteacute deacutevaluation et tout rapport de neacutegociation eacuteventuel relatifs
au contrat agrave signer
e)
Les annexes du contrat type relatives aux conditions geacuteneacuterales et aux informations diverses doivent
ecirctre reproduites sans modification dans chaque contrat de services Les conditions speacuteciales (et le
budget dans les contrats de subvention) doivent ecirctre compleacuteteacutees par le pouvoir adjudicateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur envoie le dossier du contrat agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne pour
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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endossement La Deacuteleacutegation signe tous les originaux du contrat pour endossement (et paraphe
toutes les pages des Conditions Particuliegraveres et du budget) pour confirmer le financement de lUE et
les renvoie au pouvoir adjudicateur Aucun endossement nest toutefois requis par la Deacuteleacutegation
dans certains cas preacutevus dans le Guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
signer tous les exemplaires du contrat et parapher toutes les pages des Conditions Particuliegraveres Dans
le cas des subventions les contrats doivent ecirctre signeacutes dans les trois mois suivant la date de
notification des reacutesultats de leacutevaluation Ceci nest pas applicable aux actions complexes aux appels
agrave propositions couvrant deux exercices budgeacutetaires aux appels agrave propositions lanceacutes dans le cadre
des faciliteacutes dans le cas des contrats multi-beacuteneacuteficiaires si lappel a donneacute lieu agrave un grand nombre
de propositions ou en cas de retards imputables aux demandeurs
bull
envoyer les trois exemplaires signeacutes du contrat agrave lattributaire du marcheacute ou au beacuteneacuteficiaire de la
subvention qui doit les contresigner dans un deacutelai de 30 jours agrave compter de leur reacuteception et
bull
retourner deux exemplaires au pouvoir adjudicateur accompagneacutes le cas eacutecheacuteant de la garantie
financiegravere requise dans le contrat Si lattributaire ou le beacuteneacuteficiaire ne sexeacutecute pas dans le deacutelai
requis ou fait savoir agrave quelque stade que ce soit quil ne veut ou ne peut pas signer le contrat il ne
peut pas se voir attribuer le marcheacute ou la subvention La proceacutedure de preacuteparation du contrat doit ecirctre
reprise agrave partir de leacutetape 1 un nouveau dossier de contrat eacutetant preacutepareacute pour la deuxiegraveme meilleure
offre (agrave condition que cette offre ait obtenu une note eacutegale ou supeacuterieure au seuil minimal requis au
terme de leacutevaluation technique et preacutesente un prix dans les limites du budget maximal alloueacute pour le
marcheacute) Dans le cas de subventions le contrat sera proposeacute au demandeur le mieux placeacute sur la liste
de reacuteserve (voir point 65102)
bull
GESTION DIRECTE
Agrave la reacuteception des exemplaires signeacutes par lattributaire du marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la
subvention le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ces exemplaires correspondent en tous points agrave ceux
quil a envoyeacutes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-POST OU EX-ANTE
Agrave la reacuteception des exemplaires signeacutes par lattributaire du marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la
subvention le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ces exemplaires correspondent en tous points agrave ceux
quil a envoyeacutes Il conserve un exemplaire et adresse le deuxiegraveme agrave la deacuteleacutegation de lUE
Le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier lhabilitation de la personne physique qui signe le contrat pour le
compte de lentiteacute leacutegale agrave qui le marcheacute ou le contrat de subvention a eacuteteacute attribueacute
Le contrat prend effet agrave la date de la derniegravere signature Un contrat ne peut couvrir ni des services ni
des coucircts anteacuterieurs agrave cette date ou prendre effet avant cette date sauf dans des cas exceptionnels
ducircment justifieacutes (cf point 638)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les pouvoirs adjudicateurs doivent conserver tous les documents affeacuterents agrave lattribution et agrave
lexeacutecution du contrat au minimum pour une peacuteriode de 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce
jusquagrave la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat
Pendant et apregraves cette peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute
avec sa politique de confidentialiteacute Ces documents doivent ecirctre disponibles pour des controcircles par la
Commission europeacuteenne des enquecirctes de lOLAF ou des veacuterifications de la Cour des Comptes
293 Publier lattribution du contrat
La publication de lattribution de marcheacute est une obligation leacutegale en vertu du principe de
transparence
2931 Marcheacutes
Dans le cas des marcheacutes degraves quil reccediloit le contrat signeacute le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer lavis
dattribution et lenvoie sous forme eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication (voir
annexe a11e)
La Commission europeacuteenne publie le reacutesultat de lappel doffres sur le site internet dEuropeAid et le
cas eacutecheacuteant au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne
Si lappel doffres a eacuteteacute publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit publier localement le reacutesultat de
lappel doffres
Lavis dattribution de marcheacute sera publieacute si la valeur du marcheacute est supeacuterieure aux seuils
internationaux (services gt 300 000 EUR fournitures gt 300 000 EUR travaux gt 5 000 000 EUR) agrave
moins que le marcheacute nait eacuteteacute deacuteclareacute secret (et que le caractegravere secret ait toujours lieu decirctre au
moment de lattribution) ou que lexeacutecution du marcheacute doive saccompagner de mesures speacutecifiques de
seacutecuriteacute ou lorsque la protection des inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
lexige et lorsque la publication de lavis dattribution de marcheacute est jugeacutee non approprieacutee
En outre quel que soit le type de proceacutedure le pouvoir adjudicateur doit
informer les autres soumissionnaires par lettre type (voir modegravele agrave lAnnexe c8b ou d8) que leurs
offres nont pas eacuteteacute retenues dans un deacutelai maximal de quinze jours suivant la reacuteception du contrat
contresigneacute
bull
enregistrer toutes les statistiques relatives agrave la proceacutedure dattribution du marcheacute notamment le
montant du marcheacute les noms des autres soumissionnaires et de lattributaire
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Le modegravele citeacute plus haut doit ecirctre utiliseacute pour informer les soumissionnaires non retenus Ces derniers
peuvent recevoir par eacutecrit et agrave leur demande toute information compleacutementaire qui ne soit pas
confidentielle42
notamment pour ce qui concerne les critegraveres de seacutelection et dexclusion Agrave titre
dexemple citons les observations concernant leurs points forts et leurs points faibles ces informations
peuvent en effet aider les soumissionnaires non retenus agrave participer avec succegraves agrave de futurs appels
doffres Les informations devraient ecirctre fournies dans un deacutelai de 15 jours agrave compter de la reacuteception
dune demande eacutecrite
Pour les dispositions speacutecifiques applicables aux marcheacutes de services voir la section 33121
2932 Subventions
Toutes les subventions attribueacutees au cours de lanneacutee budgeacutetaire doivent ecirctre publieacutees lanneacutee suivante
sur le site internet dEuropeAid et si approprieacute dans tout autre meacutedia conformeacutement agrave lannexe e11
Les demandeurs non retenus doivent ecirctre informeacutes sans deacutelai et au plus tard 15 jours calendaires
suivant la date agrave laquelle lattributaire a eacuteteacute informeacute par eacutecrit en utilisant le formulaire de lannexe e9
Ils peuvent agrave leur demande recevoir par eacutecrit toute information compleacutementaire relative agrave leacutevaluation
de leur proposition (par exemple les faiblesses dans leur proposition une description de laction jugeacutee
insuffisante un budget de correspondant pas aux activiteacutes proposeacutees un manque global de coheacuterence
etc)
En principe tous les demandeurs doivent ecirctre notifieacutes du reacutesultat de leacutevaluation de leur proposition
dans les 6 mois suivant la date limite fixeacutee pour le deacutepocirct de leur proposition complegravete
210 Modification des contrats
Pour les modifications des contrats de subventions voir eacutegalement la section 68
Pour les marcheacutes il peut saveacuterer neacutecessaire de modifier des contrats si les circonstances touchant agrave
lexeacutecution du projet ont changeacute apregraves la signature du contrat initial Toutefois lobjet du contrat ne
peut pas ecirctre modifieacute Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes que pendant leur peacuteriode dexeacutecution Les
modifications apporteacutees agrave un contrat doivent ecirctre formaliseacutees par un ordre de service ou un avenant au
contrat en conformiteacute avec les Conditions Geacuteneacuterales du contrat Les modifications substantielles au
contrat doivent revecirctir la forme dun avenant Cet avenant doit ecirctre signeacute par les parties au contrat (et
en gestion indirecte avec controcircles ex-ante ecirctre approuveacute et endosseacute par la Commission europeacuteenne)
Les changements portant sur ladresse le compte bancaire ou lauditeur (dans le cas de marcheacutes de
services) peuvent ecirctre notifieacutes simplement par eacutecrit par le titulaire du marcheacute au pouvoir adjudicateur
qui a cependant le droit de refuser le choix du compte bancaire ou dauditeur fait par le titulaire du
42 Linformation est confidentielle lorsque sa diffusion pourrait entraver lapplication de la loi serait contraire agrave linteacuterecirct
geacuteneacuteral ou porterait atteinte aux inteacuterecircts commerciaux leacutegitimes dentreprises publiques ou priveacutees ou altegravererait la loyauteacute
de la concurrence entre ces entreprises Voir regraveglement (CE) ndeg 10492001 du Parlement et du Conseil du 30 mai 2001
relatif agrave laccegraves public aux documents du Conseil du Parlement et de la Commission
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la subvention
2101 Principes geacuteneacuteraux
Les principes geacuteneacuteraux suivants doivent ecirctre toujours respecteacutes
Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes apregraves la fin de leur peacuteriode dexeacutecution La peacuteriode dexeacutecution
du contrat est geacuteneacuteralement plus longue que la peacuteriode de mise en œuvre de laction Ces deux
peacuteriodes sont deacutefinies agrave lannexe a1
Toute modification qui eacutetend la peacuteriode de mise en œuvre dun contrat doit tenir compte de la
neacutecessiteacute mettre en œuvre laction et de proceacuteder aux paiements finaux avant lexpiration de la
convention de financement (eacuteventuelle) au titre de laquelle le contrat initial a eacuteteacute financeacute
Un contrat peut ecirctre modifieacute par avenant ou par ordre de service dans les conditions preacutevues dans le
contrat lui-mecircme Dans des circonstances exceptionnelles un avenant peut avoir un effet reacutetroactif agrave
condition que la peacuteriode dexeacutecution ne soit pas deacutepasseacutee Toutefois le contractant ou le beacuteneacuteficiaire
de la subvention naura confirmation que sa requecircte a eacuteteacute accepteacutee par le pouvoir adjudicateur quagrave la
signature de lavenant ou par leacutemission de lordre de service Le contractant ou beacuteneacuteficiaire de la
subvention supporte donc le risque financier de tout coucirct exposeacute ou de tout service presteacute ou
fourniture livreacutee avant la signature de lavenant ou de lordre de service car le pouvoir adjudicateur
peut refuser de signer un avenant ou deacutemettre un ordre de service Ce nest quagrave partir de la signature
de lavenant ou de leacutemission de lordre de service que le contractant peut demander le paiement des
coucircts biens ou services
Exemples
en mars un contractant demande le remplacement en urgence dun expert principal Sa
demande est accepteacutee en avril Lamendement au contrat entre en vigueur en avril validant
reacutetroactivement le changement opeacutereacute en mars Le contractant ne peut demander le paiement
des coucircts exposeacutes en mars quapregraves lentreacutee en vigueur de lamendement en avril
i
Dans le cas dune subvention la peacuteriode de mise en œuvre sachegraveve en mai et en juin le
beacuteneacuteficiaire de la subvention demande une prolongation dun mois Si ladministration
contractante accepte la justification bien queacutemise tardivement et eacutemet un avenant au
contrat en juillet la peacuteriode de mise en œuvre sera prolongeacutee dun mois de mai agrave juin Les
coucircts encourus entre mai et juin ne sont eacuteligibles quapregraves lentreacutee en vigueur de lavenant en
juillet
ii
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Aucune modification de contrat ne peut alteacuterer les conditions dattribution en vigueur au moment ougrave le
marcheacute a eacuteteacute attribueacute
Suivant cette logique les changements importants telle quune alteacuteration fondamentale des termes de
reacutefeacuterencedes speacutecifications techniques ne peuvent pas ecirctre opeacutereacutes par la voie dun avenant ou dun
ordre de service
Le pouvoir adjudicateur ne doit pas accepter systeacutematiquement les demandes de modification de
contrat De telles demandes doivent ecirctre justifieacutees Le pouvoir adjudicateur doit examiner les raisons
avanceacutees et rejeter les demandes peu ou non fondeacutees
Les modifications des montants preacutevus au contrat peuvent avoir des conseacutequences sur les garanties
financiegraveres lieacutees au contrat
Lobjet de lavenant ou de lordre de service doit ecirctre eacutetroitement lieacute agrave la nature du projet couvert par le
contrat initial
Les parties au contrat doivent adresser leur demande de modification suffisamment agrave lavance pour
permettre la signature de lavenant par les deux parties avant la fin de la peacuteriode dexeacutecution du
contrat
Lorsque la modification du contrat eacutetend les activiteacutes deacutejagrave en cours de tels cas sont consideacutereacutes comme
des proceacutedures neacutegocieacutees et certaines conditions doivent ecirctre remplies [voir points 3241c)
4251c) et 5251c) pour les deacutetails contractuels speacutecifiques relatifs aux proceacutedures neacutegocieacutees et
points 35 46 57 pour les deacutetails contractuels speacutecifiques relatifs aux modifications de contrat]
Dans dautres cas la modification peut ecirctre traiteacutee par voie de simple avenant sans quil soit neacutecessaire
dentamer une proceacutedure neacutegocieacutee Les modifications concerneacutees sont les suivantes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les travaux fournitures ou services suppleacutementaires du contractant principal qui sont devenus
neacutecessaires et qui ne figuraient pas dans le marcheacute initial degraves lors quun changement de contractant
est impossible pour des raisons techniques (par exemple la compatibiliteacute avec les eacutequipements
services ou installations existants) ou quun changement de contractant entraicircnerait une
augmentation substantielle des coucircts pour le pouvoir adjudicateur Laugmentation de prix
eacuteventuelle compte tenu de la valeur cumuleacutee nette des modifications successives ne peut exceacuteder
50 de la valeur du marcheacute initial
a)
les modifications rendues neacutecessaires par des circonstances quun pouvoir adjudicateur diligent ne
pouvait pas preacutevoir pour autant que laugmentation de prix eacuteventuelle ne soit pas supeacuterieure agrave 50
de la valeur du marcheacute initial
b)
les modifications qui remplissent les conditions cumulatives suivantesc)
la valeur de la modification est infeacuterieure agrave 300 000 EUR pour les marcheacutes de services et de
fournitures et agrave 5 000 000 EUR pour les marcheacutes de travaux et
i)
la valeur de la modification est limiteacutee agrave 10 de la valeur du marcheacute initial pour les marcheacutes de
services et de fournitures et agrave 15 de la valeur du marcheacute initial pour les marcheacutes de travaux et
ii)
la valeur cumuleacutee nette de plusieurs modifications successives ne deacutepasse pas les seuils viseacutes aux
points i) et ii) ci-dessus
iii)
toutes les autres modifications ne modifiant pas les exigences minimales de la proceacutedure de
passation de marcheacute initiale indeacutependamment de leur valeur lorsque la modification de la valeur
qui en deacutecoule est le reacutesultat de lapplication rigoureuse des documents de marcheacute ou des
dispositions contractuelles
d)
Certaines situations telles que les modifications dordre administratif la succession universelle et
lapplication de clauses ou doptions de reacutevision sont consideacutereacutees comme nayant aucune incidence sur
les exigences minimales de la proceacutedure initiale Les modifications qui sont le reacutesultat de lapplication
de dispositions contractuelles (par exemple les clauses de reacutevision des prix leacutevaluation des travaux)
ou concernent des donneacutees administratives (par exemple un changement dadresse le remplacement de
lauditeur) ne neacutecessitent pas un avenant ou un ordre de service
La valeur du marcheacute initial sentend hors reacutevisions des prix
Tous les types de modifications mentionneacutes ci-dessus sappliquent aussi aux contrats speacutecifiques
relevant de contrats-cadres En outre les cas viseacutes aux points a) c) et d) sappliquent eacutegalement au
contrat-cadre lui-mecircme
2102 Preacuteparation dun avenant
Lorsquil preacutepare un avenant le pouvoir adjudicateur doit suivre les eacutetapes suivantes
Utiliser le modegravele davenant (voir annexes b16 c12 d11 ete10)1)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Toute reacutefeacuterence dans lavenant proposeacute agrave des articles etou annexes agrave modifier doit correspondre aux
articles etou annexes approprieacutes du contrat initial
Tout avenant modifiant le budget doit inclure un nouveau budget indiquant les modifications quil
apporte agrave la deacutecomposition du budget initial et aux eacuteventuels avenants anteacuterieurs (Voir Annexes b17
c13 d12 et e3h7)
Si le budget est modifieacute par lavenant proposeacute le calendrier des paiements doit ecirctre modifieacute en
conseacutequence en tenant compte des eacuteventuels paiements deacutejagrave effectueacutes pendant lexeacutecution du contrat
Le calendrier des paiements doit eacutegalement ecirctre modifieacute si la dureacutee dexeacutecution du contrat est
prolongeacutee
Preacuteparer un dossier comportant les eacuteleacutements suivants2)
une note explicative justifiant les modifications proposeacutees sur les plans technique et
financier (voir modegravele agrave lannexe a6)
a)
une copie de la demande (ou de laccord) concernant les modifications proposeacuteesb)
les originaux de lavenant proposeacute eacutetablis sur la base du modegravele davenant (voir annexe a7)
et incluant les eacuteventuelles annexes reacuteviseacutees
c)
GESTION DIRECTE
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Signer et dater tous les originaux de lavenant et parapher chaque page des Conditions
Particuliegraveres
3)
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur fait parvenir le dossier davenant agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne
qui lendosse (et paraphe toutes les pages des Conditions Particuliegraveres) confirmant ainsi le
financement UE Aucun endossement nest toutefois requis par la Deacuteleacutegation dans certains cas
preacutevus dans le Guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
3)
Envoyer les trois exemplaires signeacutes de lavenant au titulaire du contrat qui doit les contresigner
dans un deacutelai de 30 jours agrave compter de leur reacuteception et en retourner deux exemplaires au pouvoir
adjudicateur accompagneacutes le cas eacutecheacuteant de la garantie financiegravere requise dans lavenant
4)
GESTION DIRECTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires signeacutes envoyeacutes par le titulaire du contrat en envoyer un au
service financier responsable des paiements et transmettre le deuxiegraveme au gestionnaire du projet
5)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-POST OU EX-ANTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires signeacutes envoyeacutes par le titulaire du contrat le pouvoir
adjudicateur en transmet un agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne Il conserve un exemplaire et
adresse le deuxiegraveme agrave la deacuteleacutegation de lUE
5)
Lavenant prend effet agrave la date de la derniegravere signature
6) Publier un avis de modification de marcheacute au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site
internet dEuropeAid lorsque lavenant concerne lajout dactiviteacutes qui ne figuraient pas dans le marcheacute
initial ou qui sont devenues neacutecessaires en raison de circonstances impreacutevisibles [cest-agrave-dire les cas de
modification par simple avenant viseacutes aux points a) et b) de la section 2101] Toutefois la
publication dun tel avis nest pas neacutecessaire lorsque la valeur de la modification est infeacuterieure agrave
300 000 EUR pour les marcheacutes de services et fournitures ou agrave 5 000 000 EUR pour les marcheacutes de
travaux
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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3 Marcheacutes de services
31 Introduction
Les marcheacutes de services incluent les eacutetudes et les assistances techniques Les marcheacutes de services sont
parfois utiliseacutes pour faire appel au savoir-faire exteacuterieur
Les marcheacutes deacutetudes conclus entre un contractant et une autoriteacute contractante comprennent
notamment les eacutetudes portant sur lidentification et la preacuteparation de projets les eacutetudes de faisabiliteacute
les eacutetudes eacuteconomiques et de marcheacute les eacutetudes techniques et les audits
Les marcheacutes dassistance technique permettent davoir recours agrave un contractant pour exercer une
fonction de conseil geacuterer ou superviser un projet ou pour quil fournisse lexpertise preacutevue au contrat
311 Types de marcheacutes de services
Un contrat de service peut preacutevoir deux types de paiements
le paiement dun forfait (prix global) lorsque le contrat preacutevoit une obligation de reacutesultat Les
services seront payeacutes en fonction des reacutesultats atteints Le paiement pourra ecirctre retenu en partie ou en
totaliteacute si les reacutesultats preacutevus au contrat ne sont pas atteints Si les reacutesultats ne sont que partiellement
atteints le paiement partiel sera fonction
bull
du fait que les reacutesultats aient eacuteteacute affecteacutes agrave diffeacuterentes lignes budgeacutetaires sans que cela soit
obligatoire
bull
des neacutegociations avec le prestataire de servicesbull
le paiement dhonoraires (prix unitaires) - lorsquil nest pas possible de preacutevoir les reacutesultats ou la
quantiteacute de travail neacutecessaire pour les atteindre Dans un tel cas il est eacuteconomiquement plus
avantageux de payer les services sur la base du temps effectivement travailleacute
bull
Exemples de marcheacutes de services forfaitaires
Eacutetudes eacutevaluations audits organisation deacuteveacutenements tels que confeacuterences formations Les eacutetudes
comprennent une varieacuteteacute de tacircches comme lidentification et la preacuteparation de projets les eacutetudes de
faisabiliteacute les eacutetudes eacuteconomiques de marcheacute ou techniques la reacutedaction de document juridique les
eacutevaluations et audits Le contrat preacutevoyant un paiement forfaitaire doit toujours preacutevoir le reacutesultat agrave
atteindre par le contractant
Le soumissionnaire doit annoncer dans son offre les moyens techniques ou opeacuterationnels quil entend
mettre en œuvre Toutefois ceux-ci nentrent pas en ligne de compte pour mesurer le reacutesultat atteint
Exemples de marcheacutes de services payeacutes sur la base dhonoraires
Exemples de marcheacutes de services payeacutes sur la base dhonoraires
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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La supervision de projet lassistance technique reacutesidente la meacutediation dans un processus impliquant
de multiples acteurs (en fonction de la complexiteacute de lenvironnement)
Les contrats dassistance technique nimpliquent souvent quune obligation de moyens ce qui signifie
que le contractant est responsable de lexeacutecution des tacircches qui lui sont confieacutees en vertu des termes de
reacutefeacuterence et dassurer la qualiteacute des services fournis Le contractant doit par ailleurs contribuer agrave
ameacuteliorer la performance de linstitution aupregraves de laquelle il est deacutetacheacute Il a eacutegalement une obligation
de diligence en vertu du contrat il doit aviser lautoriteacute contractante en temps utile de tout ce qui
pourrait affecter la bonne exeacutecution du projet
Les contrats payeacutes sur base dhonoraires peuvent eacutegalement comprendre des activiteacutes payeacutees sur la
base dun montant forfaitaire Par exemple un marcheacute de formation pourrait preacutevoir de payer les
formations sur base dhonoraires et de payer leacutelaboration des supports de formation sur base dun
montant forfaitaire
La plupart du temps le contrat preacutevoit soit un paiement par forfait soit un paiement par honoraires
Cependant certains contrats preacutevoient un paiement mixte Dans ce cas les termes de reacutefeacuterence le
modegravele doffre financiegravere et le contrat lui-mecircme doivent preacuteciser quelle partie du marcheacute fera lobjet
dun paiement forfaitaire et quelle partie le sera sur base dhonoraires et selon quelle meacutethode ceux-ci
seront calculeacutes
Un contrat peut par exemple associer un volet portant sur la conception et un autre portant sur la
supervision La partie conception comprendra une addition de prix forfaitaires (eacutetude geacuteotechnique
eacutetude environnementale eacutetude eacuteconomique etc) alors que la partie supervision sera payeacutee sur la base
dhonoraires
De la mecircme faccedilon un contrat de supervision des routes comporte essentiellement des paiements
dhonoraires puisque le travail du superviseur est affecteacute par des facteurs indeacutependants de son controcircle
comme par exemple les travaux suppleacutementaires les retards de la part de divers intervenants
notamment lentrepreneur lui-mecircme lautoriteacute publique ou le bailleur de fonds Toutefois certaines
tacircches de supervision pourraient faire lobjet dun paiement forfaitaire par exemple les eacutetudes ou
alternatives techniques devant ecirctre reacutealiseacutees par des speacutecialistes exteacuterieurs agrave leacutequipe titulaire Une fois
convenu le nombre de jours dintervention des experts cette prestation sera forfaitiseacutee
Par ailleurs les projets dassistance technique peuvent contenir une combinaison de prix forfaitaire et
dhonoraires pour les projets structureacutee en diffeacuterentes phases
Une premiegravere phase dactiviteacutes payables sur la base dhonoraires peut inclure un diagnostic lanalyse
des institutions et des intervenants leacutevaluation des capaciteacutes la deacutefinition conjointe des actions
preacutecises et des reacutesultats concrets
bull
Une deuxiegraveme phase peut consister par exemple agrave reacutealiser ces actions speacutecifiques Ce reacutesultat
pourrait faire lobjet dun paiement forfaitaire
bull
Des directives sont disponibles dans les lignes directrices de la reacuteforme de la coopeacuteration technique
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir page 99 des lignes directrices intituleacutees laquorendre la coopeacuteration technique plus efficaceraquo1
Accroicirctre lutilisation de marcheacutes agrave prix forfaitaires
Dans les cas ougrave un contrat de service impose la signature par les experts principaux de deacuteclarations
de disponibiliteacute et dexclusiviteacute le paiement dhonoraires se justifie sil est tregraves difficile voire
impossible de deacutefinir agrave lavance les reacutesultats attendus ou lorsque lobjet du contrat est par exemple
dapporter un soutien continu agrave ladministration du pays partenaire
Dans les autres cas le paiement forfaitaire est preacuteconiseacute car il est plus approprieacute que le paiement
dhonoraires
Voici quelques avantages comparatifs du paiement forfaitaire
Les marcheacutes agrave prix forfaitaire peuvent inclure le cas eacutecheacuteant une ventilation des prix preacutevoyant que
le paiement soit progressivement reacutealiseacute agrave mesure que les reacutesultats sont atteints (par exemple en
fonction de lavancement des rapports initial intermeacutediaire et final ou encore agrave lavancement dune
eacutetude donneacutee)
Exceptionnellement il est possible de preacutevoir des deacutepenses accessoires dans un marcheacute agrave prix
forfaitaire Cest ainsi quil est possible dutiliser un marcheacute agrave prix forfaire pour lorganisation de
seacuteminaires lorsquil est difficile destimer le nombre de participants par exemple Le dossier dappel
doffres peut-ecirctre adapteacute pour preacutevoir les deacutepenses accessoires
En principe les marcheacutes agrave prix forfaitaire ne requiegraverent pas dexperts principaux Les termes de
reacutefeacuterences peuvent cependant preacutevoir plusieurs profils agrave charge pour le soumissionnaire de
deacutemontrer quil dispose des ressources humaines correspondantes Par exemple on peut envisager
quaucun expert principal ne soit requis dans le cas dun contrat preacutevoyant un reacutesultat technique bien
deacutetermineacute tel que la reacutealisation de documents afin de concevoir un projet dinvestissement Dans ce
cas agrave condition que le contractant dispose de capaciteacutes internes la responsabiliteacute professionnelle
incitera lattributaire agrave seacutelectionner les meilleurs effectifs possibles pour obtenir les reacutesultats
escompteacutes Cela eacutetant en fonction des particulariteacutes du projet agrave mettre en œuvre il peut ecirctre
neacutecessaire de recourir agrave des experts principaux
Dans ce cas ces experts principaux doivent signer la deacuteclaration de disponibiliteacute et dexclusiviteacute
En revanche il peut ecirctre utile de recourir agrave des experts principaux lorsque le projet requiert des
compeacutetences comportementales telles quune bonne compreacutehension du contexte local la capaciteacute agrave
reacutediger un acte leacutegislatif ou une proposition de reacuteforme ce qui implique la capaciteacute agrave dialoguer avec
une grande varieacuteteacute dinterlocuteurs agrave construire avec eux des relations de confiance et agrave les eacutecouter
Ces situations requiegraverent de solides compeacutetences de communication
Les appels doffres de marcheacute de services agrave prix forfaitaires peuvent inclure un processus de
certification des experts preacutevoyant de les interviewer pour sassurer quils disposent effectivement
1httpseceuropaeueuropeaidtools-and-methods-series-guidelines-no-3-making-technical-cooperation-more-effective_en
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des compeacutetences annonceacutees dans loffre Pour tenir compte du nombre potentiellement eacuteleveacute
dexperts cette certification peut avoir lieu pendant la mise en œuvre du marcheacute
Les meacutethodologies deacutefinies dans les offres doivent inclure un plan de travail indiquant les
ressources que le soumissionnaire envisage de mobiliser afin de permettre une meilleure
comparaison des offres et une base de neacutegociation pour le cas ougrave un avenant au contrat saveacutererait
neacutecessaire
Les marcheacutes agrave prix forfaitaire geacutenegraverent moins de micro-gestion de veacuterification des feuilles de
preacutesence et des deacutepenses accessoires Ils permettent ainsi de deacutegager plus de temps pour travailler
sur des questions opeacuterationnelles et sectorielles
32 Proceacutedures de passation des marcheacutes
321 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR
3211 Proceacutedure restreinte
Tous les marcheacutes de services dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR doivent faire lobjet dun
appel doffres restreint apregraves publication internationale dun avis de preacute-information et dun avis de
marcheacute comme preacutevu au point 331
322 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR peuvent faire lobjet soit de la proceacutedure laquocontrat-
cadreraquo deacutefinie pour BENEF 2013 (voir point 341) soit dune proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
(voir point 342) avec au minimum trois candidats
323 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Ces marcheacutes peuvent ecirctre attribueacutes sur la base dune seule offre
Il convient dutiliser les annexes approprieacutees (grille de conformiteacute administrative contrat avis de
marcheacute lettre dinvitation instructions aux soumissionnaires formulaire de soumission) pour cette
proceacutedure Elles peuvent ecirctre adapteacutees agrave la proceacutedure y compris en supprimant des sections non
pertinentes sans que cela neacutecessite une deacuterogation
Les paiements effectueacutes pour des deacutepenses dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 2 500 EUR peuvent
prendre la forme dun simple remboursement de facture sans acceptation preacutealable dune offre
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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324 Proceacutedures applicables sans seuil
3241 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee
Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de services peuvent ecirctre passeacutes par proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
Lorsque cela savegravere absolument neacutecessaire pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant
deacuteveacutenements impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre
imputables les deacutelais ordinaires ne peuvent ecirctre respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des regravegles dapplication du regraveglement financier
applicable au budget geacuteneacuteral2
lorsque les prestations sont confieacutees agrave des organismes publics ou agrave des institutions ou associations
sans but lucratif et ont pour objet des actions agrave caractegravere institutionnel (comme des services
directement lieacutes agrave la mission statutaire de lorganisme concerneacute) ou visant agrave mettre en œuvre une
assistance aux populations dans le domaine social
b)
pour lextension dun contrat en cours par la reacutepeacutetition de services similaires confieacutes au prestataire
initial pour autant que le marcheacute initial ait eacuteteacute attribueacute agrave la suite de la publication dun avis de
c)
2laquoLassistance durgenceraquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
mentionneacutee au a) principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lAnnexe IV de
lAccord de Cotonou Lassistance durgence lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Voir
eacutegalement larticle 79(5) de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute qui faisait eacutetat de la possibiliteacute de recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee pour la fourniture de
nouveaux services dans le cadre du projet ainsi que du coucirct estimeacute approprieacute3
lorsque la proceacutedure dappel doffres est resteacutee infructueuse cest-agrave-dire quelle na donneacute aucune
offre meacuteritant decirctre retenue sur le plan qualitatif etou financier auquel cas apregraves annulation de
lappel doffres le pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les
soumissionnaires de son choix ayant participeacute audit appel et remplit les critegraveres de seacutelection pour
autant que le document de marcheacute initial ne soit pas substantiellement modifieacute et en respectant le
principe de concurrence loyale
d)
lorsque le marcheacute consiste en lacquisition dun plan ou dun projet de conception seacutelectionneacute par un
jury agrave la suite dun concours et doit conformeacutement aux regravegles applicables ecirctre attribueacute au laureacuteat
ou agrave lun des laureacuteats du concours auquel cas tous les laureacuteats du concours doivent ecirctre inviteacutes agrave
participer aux neacutegociations
e)
quand pour des raisons techniques ou artistiques ou lieacutees agrave la protection de droits dexclusiviteacute le
marcheacute ne peut ecirctre confieacute quagrave un prestataire deacutetermineacute lorsquil nexiste aucune solution
alternative ou de remplacement raisonnable et que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune
restriction artificielle des paramegravetres lors de la deacutefinition du marcheacute
f)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales ou lorsque la protection dinteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
le requiert pour autant que les inteacuterecircts essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres
mesures (consistant par exemple agrave imposer des conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des
informations dans le cadre de la proceacutedure de passation de marcheacutes)
g)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existanth)
pour les services juridiques tels que des services de repreacutesentation et de conseil lieacutes agrave larbitrage agrave
la conciliation ou aux proceacutedures juridictionnelles des services darbitrage et de conciliation des
services de certification et dauthentification de documents qui doivent ecirctre reacutealiseacutes par des notaires4
i)
pour des services et precircts financiersj)
3Par conseacutequent ce cas de figure ne sapplique quapregraves les appels doffres restreints4 Des services juridiques autres que ceux mentionneacutes au point i) peuvent ecirctre fournis agrave lissue dune proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle quelle que soit la valeur estimeacutee du marcheacute voir le point 342
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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pour lachat de services de communications eacutelectroniques au sens de larticle 2 point c) de la
directive 200221CE5
k)
lorsquun marcheacute de services doit ecirctre fourni par une organisation internationale qui ne peut
participer agrave des proceacutedures concurrentielles en vertu de ses statuts ou de son acte constitutif
l)
Dans tous les cas un rapport de neacutegociation doit ecirctre eacutetabli (voir modegravele agrave lannexe a10) Il doit
deacutecrire la maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant la deacutecision dattribution du
marcheacute correspondante Les proceacutedures preacutesenteacutees aux points 33121 et 33122 doivent ecirctre suivies
par analogie Enfin le rapport de neacutegociation doit ecirctre inclus dans le dossier du contrat et le pouvoir
adjudicateur doit lapprouver
3242 Dialogue compeacutetitif
Voir le point 247
3243 Contrat-cadre
Voir le point 245 pour plus de deacutetails
5 Par service de communications eacutelectroniques on entend un service fourni normalement contre reacutemuneacuteration qui consiste
entiegraverement ou principalement en la transmission de signaux sur des reacuteseaux de communications eacutelectroniques y compris
les services de teacuteleacutecommunications et les services de transmission sur les reacuteseaux utiliseacutes pour la radiodiffusion mais qui
exclut les services consistant agrave fournir des contenus agrave laide de reacuteseaux et de services de communications eacutelectroniques ou agrave
exercer une responsabiliteacute eacuteditoriale sur ces contenus il ne comprend pas les services de la socieacuteteacute de linformation tels que
deacutefinis agrave larticle 1er de la directive 9834CE qui ne consistent pas entiegraverement ou principalement en la transmission de
signaux sur des reacuteseaux de communications eacutelectroniques
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33 Appels doffres restreints (pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave300 000 EUR) Proceacutedure dappel doffres restreints internationaux - services Proceacutedurerestreinte - services
331 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et la transparence
requise le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de preacute-information et un avis de marcheacute pour tous
les marcheacutes de services dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000 EUR (voir annexe a11e)
3311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information preacutecisant les caracteacuteristiques particuliegraveres de la proceacutedure dappel doffres
agrave lancer doit ecirctre publieacute au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid
au moins 30 jours avant la publication de lavis de marcheacute
Lavis de preacute-information doit indiquer de maniegravere succincte lobjet le contenu et le montant du
marcheacute concerneacute Sa publication nengage pas le pouvoir adjudicateur agrave attribuer le marcheacute et les
prestataires de services ne doivent pas envoyer de candidature agrave ce stade
Indeacutependamment du mode de gestion le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de preacute-information
(annexe b1) Il lenvoie par voie eacutelectronique au service compeacutetent de la commission europeacuteenne pour
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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permettre sa traduction au moins 15 jours avant la date preacutevue de publication Voir le guide des
publications agrave lannexe a11e
Si neacutecessaire le pouvoir adjudicateur assure simultaneacutement la publication localement ou dans tout
autre meacutedia approprieacute
3312 Publication des avis de marcheacutes
Un avis de marcheacute doit ecirctre publieacute au minimum 30 jours apregraves la publication de lavis de preacute-
information sur le site internet dEuropeAid6 au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et dans tout
autre meacutedia approprieacute
La publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid est assureacutee
par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur) Si lavis de marcheacute
est publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes doivent ecirctre envoyeacutes pour publication sous format eacutelectronique aux services
compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe b2 au moins 15
jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer leur
traduction
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui est mentionneacute ci-dessus les termes de reacutefeacuterence finaliseacutes (voir section 26) doivent
eacutegalement ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne soit au mecircme moment soit en avance afin de
deacutemontrer que lavis de marcheacute proposeacute correspond bien aux objectifs du contrat
Lavis de marcheacute doit fournir les informations neacutecessaires pour permettre aux prestataires de services
potentiels de deacuteterminer leur capaciteacute agrave exeacutecuter le marcheacute en question
Les critegraveres de seacutelection identifieacutes dans lavis de marcheacute doivent
ecirctre reacutedigeacutes clairement et sans ambiguiumlteacutebull
ecirctre faciles agrave controcircler sur la base des informations soumises en utilisant le formulaire de candidature
standard (voir annexe b3)
bull
permettre de deacuteterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait agrave un critegravere de
seacutelection donneacute
bull
pouvoir ecirctre deacutemontreacutes par le soumissionnairebull
Les critegraveres figurant dans les documents annexeacutes au preacutesent guide sont donneacutes agrave titre dexemple et
6(httpswebgateeceuropaeueuropeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome)
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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doivent ecirctre adapteacutes en fonction de la nature du montant et de la complexiteacute du marcheacute
Le deacutelai alloueacute aux candidats pour quils adressent leurs offres doit ecirctre suffisant pour permettre une
concurrence adeacutequate Le deacutelai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours agrave compter
de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet
dEuropeAid Le deacutelai reacuteel deacutependra de lampleur et de la complexiteacute du marcheacute
Dans le cas ougrave lavis de marcheacute est eacutegalement publieacute localement par le pouvoir adjudicateur il doit
ecirctre identique agrave celui publieacute par la Commission europeacuteenne au Journal officiel de lUnion europeacuteenne
et sur le site internet dEuropeAid et les publications doivent ecirctre simultaneacutees
Lavis de marcheacute doit ecirctre suffisamment clair et preacutecis pour dispenser les soumissionnaires de
demander des preacutecisions en cours de proceacutedure
Ils ont toutefois le droit de demander des informations compleacutementaires en cas de besoin
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe a5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe a11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
La publication du rectificatif doit intervenir avant la date limite de soumission des candidatures Le
pouvoir adjudicateur ne doit pas agrave cette occasion donner un avis quelconque concernant quelque offre
que ce soit
Si lavis de marcheacute doit ecirctre simplement clarifieacute et non pas corrigeacute cette clarification doit
seulement ecirctre publieacutee sur le site internet dEuropeAid pas au JO Eacutetablissement de la liste
restreinte
332 Eacutetablissement de la liste restreinte
Leacutetablissement de la liste restreinte des candidats est reacutealiseacute par le comiteacute deacutevaluation
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
eacutetablir une liste longue (voir annexe b4) reacutesumant lensemble des candidatures reccediluesbull
eacuteliminer les candidatures qui sont irrecevables car elles ont eacuteteacute introduites par des candidats qui sont
ineacuteligibles (voir section 231) ou qui entrent dans lune des cateacutegories deacutecrites aux sections 2331
et 2332 sur la foi de leur deacuteclaration sur lhonneur
bull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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appliquer les critegraveres de seacutelection exactement tels quils ont eacuteteacute publieacutesbull
Sagissant des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et de seacutelection voir les points
233 et 2411
Apregraves analyse des candidatures reccedilues en reacuteponse agrave lavis de marcheacute le comiteacute deacutevaluation retient sur
une liste restreinte les prestataires de services offrant les meilleures garanties dexeacutecution satisfaisante
du marcheacute
La liste restreinte doit comporter entre quatre et huit candidats
Si le nombre de candidats eacuteligibles remplissant les critegraveres de seacutelection est supeacuterieur agrave huit les critegraveres
additionnels publieacutes dans lavis de marcheacute seront appliqueacutes de faccedilon agrave ne retenir que les 8 meilleurs
candidats eacuteligibles Voir le compleacutement dinformation agrave la section 24111 laquoCritegraveres de seacutelectionraquo
Si le nombre de candidats eacuteligibles et satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur au chiffre
minimal de quatre le pouvoir adjudicateur peut inviter agrave soumissionner uniquement ces candidats
Avant daccepter une compeacutetition entre moins de quatre candidats un accord preacutealable est neacutecessaire
sauf en gestion indirecte avec controcircles ex post comme figurant dans lencadreacute ci-dessous Cette
autorisation preacutealable peut ecirctre donneacutee apregraves veacuterification de la dureacutee de la publication des critegraveres de
seacutelection utiliseacutes et de la nature des services agrave fournir en fonction du budget alloueacute Ceci doit ecirctre
justifieacute dans le rapport deacutevaluation
GESTION DIRECTE
Lenregistrement dun cas agrave signaler est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
La liste restreinte finale et la proceacutedure ayant permis de leacutetablir doivent ecirctre complegravetement
documenteacutees dans le rapport de seacutelection des candidatures (voir modegravele agrave lannexe b5)
Lors de leacutetablissement de la liste restreinte et avant quelle soit approuveacutee par le comiteacute deacutevaluation
le pouvoir adjudicateur doit sassurer quaucun candidat (y compris ses partenaires) ne se trouve en
situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Le rapport de seacutelection des candidatures est signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
GESTION DIRECTE
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit approuver
ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation avant que les candidats seacutelectionneacutes ne soient
inviteacutes agrave soumettre leur offre
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur doit ensuite
soumettre ce rapport avec ses propres recommandations agrave la Commission europeacuteenne avant que les
candidats seacutelectionneacutes ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur elle doit
adresser par eacutecrit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa deacutecision
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
Les candidats non seacutelectionneacutes sont informeacutes par le pouvoir adjudicateur par eacutecrit (voir lannexe b7)
Les candidats seacutelectionneacutes reccediloivent une lettre dinvitation agrave soumissionner et le dossier dappel
doffres (voir lannexe b8) Simultaneacutement la liste restreinte finale doit ecirctre publieacutee sur le site internet
dEuropeAid
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de liste restreinte en utilisant le modegravele approprieacute (annexe b6) et
lenvoie en temps utile et par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le
site dEuropeAid (voir lannexe a11e)
Toute information non confidentielle peut ecirctre divulgueacutee aux candidats non seacutelectionneacutes qui en font la
demande Agrave titre dexemple citons les motifs pour lesquels une reacutefeacuterence ne satisfait pas aux critegraveres
de seacutelection techniques ces informations peuvent en effet aider les candidats non seacutelectionneacutes agrave
participer avec succegraves agrave de futurs appels doffres
333 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que le dossier dappel doffres soit complet que les documents soient reacutedigeacutes
soigneusement et que la proceacutedure de passation du marcheacute soit correctement appliqueacutee
Ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux candidats
potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de non-conformiteacute
critegraveres dattribution et pondeacuteration de ceux-ci etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des termes de reacutefeacuterence Compte tenu de la complexiteacute de nombreux contrats la
preacuteparation du dossier dappels doffres peut neacutecessiter le recours agrave un ou plusieurs speacutecialistes
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
90
techniques externes Chacun deux doit signer une Deacuteclaration dobjectiviteacute et de confidentialiteacute (voir
annexe a3)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit approuver le dossier dappel doffres avant son envoi La pratique
standard est de consulter le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les autres parties concerneacutees et
dobtenir sonleur accord sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Conformeacutement agrave lannexe b8
Instructions aux soumissionnairesA
Projet de contrat et Conditions particuliegraveres avec annexesB
Autres informations (avis relatif aux candidats retenus sur la liste restreinte grille de conformiteacute
administrative grille deacutevaluation)
C
Formulaire de soumission de loffreD
Le dossier dappel doffres doit clairement indiquer que loffre doit ecirctre faite agrave prix fermes et non
reacutevisables
Une garantie de preacutefinancement peut-ecirctre exigeacutee agrave condition decirctre mentionneacutee dans le dossier dappel
doffres Si le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier
dappel doffres
334 Critegraveres dattribution
Les critegraveres dattribution du marcheacute permettent didentifier le meilleur rapport qualiteacuteprix et portent
tant sur la qualiteacute technique que sur le prix de loffre
Les critegraveres techniques permettent deacutevaluer la qualiteacute des offres techniques Ils concernent
essentiellement la meacutethodologie et dans le cas des marcheacutes agrave honoraire les CV (curriculum vitae) des
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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experts principaux proposeacutes Les critegraveres techniques peuvent ecirctre diviseacutes en sous-critegraveres Ainsi la
meacutethodologie peut ecirctre analyseacutee sur au regard des termes de reacutefeacuterence de lemploi optimal des
ressources techniques et professionnelles disponibles dans le pays partenaire du calendrier de travail
de ladeacutequation des moyens aux tacircches de lappui proposeacute aux experts preacutesents sur le terrain etc Les
CV peuvent ecirctre noteacutes en fonction de sous-critegraveres tels que les qualifications lexpeacuterience
professionnelle lexpeacuterience geacuteographique les aptitudes linguistiques etc Le comiteacute deacutevaluation doit
sassurer que la meacutethodologie proposeacutee par le soumissionnaire est conforme aux termes de reacutefeacuterence
La meacutethodologie peut le cas eacutecheacuteant aller au-delagrave de ces prescriptions mais elle ne peut en aucun cas
aller en deccedilagrave ni sen deacutetourner
Agrave chaque critegravere technique est attribueacute un nombre de points reacutepartis entre les diffeacuterents sous-critegraveres
(le nombre de points est au total de 100 pour lensemble des critegraveres) La pondeacuteration des notes
attribueacutees agrave chaque sous-critegravere technique deacutepend de la nature des services requis Elle est fixeacutee au cas
par cas dans le dossier dappel doffres tel quindiqueacute dans le modegravele de grille deacutevaluation
Le systegraveme de notation doit ecirctre lieacute de faccedilon aussi preacutecise que possible aux termes de reacutefeacuterence qui
deacutecrivent les prestations agrave fournir et se reacutefeacuterer agrave des paramegravetres qui soient facilement identifiables
dans les offres et si possible quantifiables
Le dossier dappel doffres doit contenir tous les deacutetails de la grille deacutevaluation technique avec ses
diffeacuterents critegraveres et sous-critegraveres et leur pondeacuteration respective
Les critegraveres de seacutelection utiliseacutes pour eacutetablir la liste restreinte et les critegraveres dattribution utiliseacutes
ensuite pour deacuteterminer la meilleure offre doivent ecirctre clairement distingueacutes
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux services concerneacutes
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute le processus de prestation de services les solutions techniques
adopteacutees ou les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire ou encore
loriginaliteacute de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de consideacuterer loffre comme irreacuteguliegravere et dans laffirmative de la rejeter
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
335 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux candidats retenus sur la liste
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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restreinte davoir agrave demander des informations compleacutementaires pendant la proceacutedure Si le pouvoir
adjudicateur soit de sa propre initiative soit en reacuteponse agrave la demande dun candidat retenu sur la liste
restreinte donne des informations compleacutementaires relatives au dossier dappel doffres il doit les
communiquer par eacutecrit et simultaneacutement agrave tous les autres candidats retenus sur la liste restreinte
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre (en adressant une
copie de sa reacuteponse agrave la Commission europeacuteenne dans le cas dune gestion indirecte avec controcircles
ex-ante agrave toutes les questions des soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de
reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable quant agrave leacutevaluation
de loffre agrave ce stade Dans un but de transparence toutes les questions et reacuteponses doivent ecirctre
envoyeacutees simultaneacutement agrave tous les soumissionnaires
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion doit ecirctre annonceacutee dans le
dossier dappel doffres et avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres
Tous les frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des
raisons de transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne
peut ecirctre organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions
dinformations ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un
excellent moyen de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou
documentation utiliseacutee pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion
doivent ecirctre publieacutees au moins sur le site Internet dEuropeAid
336 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Seul un deacutelai raisonnable de remise des offres peut
garantir leur qualiteacute et permettre de faire jouer valablement la concurrence Lexpeacuterience montre quun
deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave deacuteposer des offres
incomplegravetes ou mal preacutepareacutees
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le deacutelai minimal entre la date denvoi de la lettre dinvitation agrave soumissionner par le pouvoir
adjudicateur et la date limite de reacuteception des offres est de 50 jours Toutefois dans des cas
exceptionnels ce deacutelai peut ecirctre raccourci en conformiteacute avec les proceacutedures internes En gestion
indirecte ce raccourcissement de deacutelai requiert lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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337 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
338 Preacutesentation des offres
Les offres doivent ecirctre envoyeacutees selon le principe de la double enveloppe cest-agrave-dire dans un colis ou
une enveloppe exteacuterieure contenant deux enveloppes distinctes et scelleacutees portant les mentions
laquoEnveloppe A - offre techniqueraquo et laquoEnveloppe B - offre financiegravereraquo Hormis loffre financiegravere tous
les eacuteleacutements de loffre doivent ecirctre placeacutes dans lenveloppe A
Toute offre qui constitue une infraction agrave cette mesure (par exemple en raison denveloppes non
scelleacutees ou de la mention dun eacuteleacutement de prix dans loffre technique) sera consideacutereacutee comme
irreacuteguliegravere et par conseacutequent sera rejeteacutee
Ce systegraveme permet deacutevaluer successivement et seacutepareacutement loffre technique et loffre financiegravere il
garantit que la qualiteacute technique des offres soit eacutevalueacutee indeacutependamment du prix proposeacute
Loffre doit ecirctre soumise en conformiteacute avec les instructions aux soumissionnaires
339 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute et la confidentialiteacute les responsabiliteacutes et les deacutelais
durant leacutevaluation complegravete voir section 28
3310 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
33101 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
33102 Seacuteance douverture des offres
Partie 1 Phase preacuteparatoire
Cette premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation a lieu avant leacutevaluation proprement dite Au preacutealable
le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation Le
preacutesident rappelle lobjet de lappel doffres et explique les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute
deacutevaluation notamment lutilisation de la grille deacutevaluation lapplication des critegraveres dattribution et
les pondeacuterations preacutevues dans le dossier dappel doffres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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Partie 2 Ouverture des offres
Voir la liste de controcircle de louverture des offres agrave lannexe b9
Partie 3 Conformiteacute avec les prescriptions de forme
Voir annexe b10
Agrave ce stade le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de
forme Sa deacutecision doit figurer dans le reacutesumeacute des offres reccedilues qui est joint au rapport douverture
(voir annexe b10) Le comiteacute doit deacutecider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte eacuteventuelle des offres
reccedilues des membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir aussi points 282
et 283
Partie 4 Offres financiegraveres
Les enveloppes contenant les offres financiegraveres doivent rester scelleacutees Elles sont conserveacutees en lieu
sucircr jusquagrave la fin de leacutevaluation technique des offres
33103 Eacutevaluation des offres
Si la majoriteacute des membres du comiteacute deacutevaluation le demande le preacutesident peut demander par eacutecrit
aux soumissionnaires de clarifier leurs offres en leur donnant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai
raisonnable deacutetermineacute par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives (reacutegulariteacute)
Le comiteacute veacuterifie la conformiteacute des offres avec le dossier dappel doffres notamment avec la grille de
conformiteacute administrative (voir Annexe b8) Toute erreur formelle importante ou toute reacuteserve
majeure affectant lexeacutecution du marcheacute ou faussant la concurrence conduit au rejet de loffre
concerneacutee
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier que les sous-traitants figurant dans
les offres techniques satisfont agrave la regravegle de nationaliteacute indiqueacutee au point 231
La grille de conformiteacute administrative incluse dans le dossier dappel doffres doit ecirctre utiliseacutee pour
consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions administratives
Veuillez noter que ni les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection et dexclusion ni
celles relatives aux experts principaux ne sont pas veacuterifieacutees agrave ce stade de leacutevaluation
Partie 2 Acceptation de loffre technique
Pendant que le comiteacute deacutevaluation examine les offres techniques les offres financiegraveres restant
scelleacutees Chaque eacutevaluateur attribue une note agrave chaque offre technique sur un score maximum de 100
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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points conformeacutement agrave la grille deacutevaluation technique (qui preacutecise les critegraveres et sous-critegraveres
techniques et leur pondeacuteration) du dossier dappel doffres (voir point 334) Seules les offres obtenant
un score de 75 points ou plus sont retenues Ni le comiteacute ni les eacutevaluateurs ne peuvent modifier la
grille deacutevaluation technique communiqueacutee aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres
En pratique il est recommandeacute de noter chaque offre en fonction de chaque critegravere successivement
plutocirct que de noter une offre apregraves lautre sur lensemble des critegraveres Si le contenu dune offre est
incomplet ou seacutecarte dune maniegravere substantielle dun ou plusieurs critegraveres techniques dattribution
speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres (par exemple si les exigences minimales relatives au profil
dun expert ne sont pas respecteacutees) loffre doit ecirctre eacutelimineacutee doffice sans ecirctre noteacutee mais cela doit
ecirctre justifieacute dans le rapport deacutevaluation
Pour les instructions et les orientations sur la maniegravere dont il convient dattribuer les points et notations
pour les marcheacutes agrave prix unitaire et agrave prix forfaitaire voir la meacutethode deacutevaluation (respectivement
annexes B12a et B12b) Les experts doivent ecirctre eacutevalueacutes en fonction des exigences figurant dans les
termes de reacutefeacuterence Les experts principaux doivent satisfaire aux conditions minimales requises pour
chaque critegravere sinon loffre correspondante doit ecirctre consideacutereacutee comme irrecevable et rejeteacutee
Les soumissionnaires doivent fournir des piegraveces justificatives pour leurs experts principaux Ces
piegraveces comprennent les copies des diplocircmes mentionneacutes dans le CV de mecircme que les certificats des
employeurs et les reacutefeacuterences eacutetablissant lexpeacuterience professionnelle indiqueacutee dans le CV Si des
justificatifs manquants sont demandeacutes ils ne peuvent concerner que lexpeacuterience pertinente et les
diplocircmes requis par les termes de reacutefeacuterence Seuls seront pris en compte les diplocircmes et expeacuteriences
eacutetayeacutees par des piegraveces justificatives
La Commission europeacuteenne ne peut accepter le recrutement au poste dexpert de fonctionnaires et
autres salarieacutes de ladministration publique du pays partenaire ou dorganisations reacutegionales ou
internationales baseacutees dans ce pays quelle que soit leur situation administrative sans une justification
solide Le soumissionnaire concerneacute doit deacutemontrer dans son offre la valeur ajouteacutee apporteacutee par
linteacuteresseacute et deacutemontrer que ce dernier est deacutetacheacute ou en congeacute pour raison personnelle
Dans le cas ougrave un soumissionnaire proposerait comme expert un membre du personnel local de la
deacuteleacutegation de lUE la Commission doit sassurer que le contrat de travail liant linteacuteresseacute avec la
deacuteleacutegation est bien officiellement reacutesilieacute avant quil ne commence effectivement agrave travailler comme
expert dans le cadre du projet financeacute par lUE
Pour les marcheacutes sur base dhonoraires lindication du temps de travail de lexpert principal est laisseacutee
agrave la discreacutetion du soumissionnaire car ce temps de travail est lieacute agrave la meacutethodologie proposeacutee Celle-ci
doit inclure le temps de travail neacutecessaire agrave chaque expert principal afin datteindre les reacutesultats requis
du projet
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement Le
pouvoir adjudicateur tiendra compte des variantes
- elles sont preacutesenteacutees par le soumissionnaire preacutesentant loffre eacuteconomiquement la plus avantageusebull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dans leacutevaluation et
- si elles remplissent les exigences du dossier dappel doffres en termes de qualiteacute et de reacutesultats
minimum exigeacutes
bull
Chaque eacutevaluateur remplit une grille deacutevaluation (voir annexe b12) pour chaque offre technique Il
eacutevalue les atouts et faiblesses des chacune delles
Une fois leacutevaluation technique termineacutee le comiteacute deacutevaluation se reacuteunit pour comparer les notes
attribueacutees par chacun des eacutevaluateurs Ces derniers expliquent leur choix et justifient leur notation
Le comiteacute deacutebat de chaque offre technique et chaque eacutevaluateur lui attribue une note finale le cas
eacutecheacuteant en modifiant sa grille deacutevaluation individuelle pour tenir compte du deacutebat avec les autres
membres du comiteacute
En cas de diffeacuterences majeures entre les eacutevaluateurs ces derniers doivent justifier leur notation Apregraves
avoir eacutevalueacute chacune des offres techniques chaque eacutevaluateur signe sa grille deacutevaluation (une pour
chaque offre technique) et la remet au secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation Ce dernier doit alors faire la
synthegravese des remarques des membres du comiteacute dans le rapport deacutevaluation
Enfin le secreacutetaire calcule la note globale finale correspondant agrave la moyenne arithmeacutetique des notes
individuelles finales
Les entretiens devraient constituer la pratique standard lorsquagrave la lecture du CV il apparaicirct que
lexpert proposeacute na pas dexpeacuterience pertinente de projets de lUnion Europeacuteenne et lorsque cette
expeacuterience est fondamentale pour la mise en œuvre du projet Dans dautres cas par exemple en cas
de proceacutedure en gestion directe des veacuterifications agrave linteacuterieur de la Commission Europeacuteenne sont plus
approprieacutees Les entretiens doivent ecirctre preacutevus dans le dossier dappel doffres et doivent ecirctre bien
preacutepareacutes sils ont effectivement lieu
La meacutethode preacutefeacutereacutee pour mener les entretiens devrait ecirctre celle de lentretien par teacuteleacutephone (ou tout
moyen eacutequivalent) Exceptionnellement et seulement pour autant que cela soit ducircment justifieacute
puisque cela implique des frais consideacuterables tant pour les soumissionnaires que pour le pouvoir
adjudicateur la meacutethode pourra consister en un entretien en personne
Avant de conclure deacutefinitivement leacutevaluation des offres techniques le comiteacute deacutevaluation peut
sentretenir avec les experts principaux proposeacutes dans les offres techniquement conformes (cest-agrave-dire
celles qui ont obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points au terme de leacutevaluation
technique) Il est recommandeacute dauditionner eacutegalement les soumissionnaires ayant reccedilu des notes
proches du seuil dacceptation des offres techniques Les entretiens doivent avoir lieu agrave intervalles
rapprocheacutes pour permettre les comparaisons Le comiteacute deacutevaluation convient agrave lavance du cadre de
lentretien et pose les mecircmes questions agrave tous les experts et autres membres du personnel entendus Le
calendrier indicatif de ces entretiens doit ecirctre mentionneacute dans le dossier dappel doffres
Le jour et lheure de lentretien doivent ecirctre communiqueacutes aux soumissionnaires au minimum 10 jours
agrave lavance En cas de force majeure empecircchant le soumissionnaire de participer agrave lentretien les parties
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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conviennent dune date et dune heure alternatives Si le soumissionnaire nest pas en mesure de
participer agrave cette seconde occasion dentretien son offre peut ecirctre eacutelimineacutee
Le comiteacute deacutevaluation peut ajuster les notes des experts intervieweacutes agrave lissue de ces entretiens mais
sans modifier ni la composition ni la pondeacuteration des critegraveres fixeacutes dans la grille deacutevaluation
technique et en justifiant ces ajustements Cet ajustement doit ecirctre justifieacute Cette proceacutedure doit ecirctre
consigneacutee dans le rapport deacutevaluation
Une fois que le comiteacute deacutevaluation a eacutetabli la note moyenne attribueacutee agrave chaque offre technique (la
moyenne arithmeacutetique des notes finales attribueacutees par chaque membre votant) toute offre qui na pas
atteint le score minimum de 75 points est eacutelimineacutee Si aucune offre natteint 75 points ou plus la
proceacutedure dappel doffres est annuleacutee
Parmi les offres atteignant le seuil de 75 points la meilleure offre technique reccediloit 100 points Les
autres offres se voient attribuer une note calculeacutee selon leacutequation suivante
Note technique = (note finale de loffre technique en question note finale de la meilleure offre
technique) x 100
Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Premiegravere partie eacutevaluation technique
Note
maximum
possible
Soumissionnaire
1
Soumissionnaire 2 Soumissionna
ire 3
Eacutevaluateur A 100 55 88 84
Eacutevaluateur B 100 60 84 82
Eacutevaluateur C 100 59 82 90
Total 300 174 254 256
Note moyenne (moyenne
matheacutematique)
1743 = 5800 2543 = 8467 2563 = 8533
Note technique (note
finale effective note
finale la plus eacuteleveacutee)
Eacutelimineacute 8467 + 8533 +
100 = 9922
10000
Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points sont
retenus pour leacutevaluation financiegravere
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33104 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Agrave lissue de leacutevaluation technique les enveloppes contenant les offres financiegraveres qui nont pas eacuteteacute
eacutelimineacutees au cours de leacutevaluation technique (cest-agrave-dire celles qui ont atteint une note moyenne eacutegale
ou supeacuterieure agrave 75 points) sont ouvertes et tous les exemplaires originaux de ces offres financiegraveres
sont parapheacutes par le preacutesident et le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation scelleacutees et conserveacutees
Elles doivent ecirctre archiveacutees par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant lappel
doffres
Le comiteacute deacutevaluation doit sassurer que loffre financiegravere satisfait agrave lensemble des prescriptions de
forme Si ce nest pas le cas elle peut ecirctre consideacutereacutee comme irrecevable et rejeteacutee Tout rejet fondeacute
sur ces motifs devra ecirctre ducircment justifieacute dans le rapport deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les offres financiegraveres ne comportent pas deacuteventuelles erreurs
arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont corrigeacutees sans peacutenaliteacute
pour le soumissionnaire
Les enveloppes contenant les offres financiegraveres des soumissionnaires rejeteacutes agrave lissue de leacutevaluation
technique doivent rester scelleacutees et ecirctre conserveacutees Elles doivent ecirctre archiveacutees par le pouvoir
adjudicateur avec les autres documents concernant lappel doffres
Le montant total du marcheacute comprend les honoraires (y compris les frais geacuteneacuteraux) la provision pour
deacutepenses accessoires (le cas eacutecheacuteant montant forfaitaire) et la provision pour veacuterification des
deacutepenses7 telles que speacutecifieacutee dans le dossier dappel doffres Ce montant total est compareacute au budget
maximal disponible pour le marcheacute Les offres deacutepassant le budget maximal alloueacute au marcheacute sont
consideacutereacutees comme irrecevables et eacutelimineacutees
Le comiteacute deacutevaluation procegravede ensuite agrave la comparaison financiegravere des honoraires et les montants
forfaitaires des diffeacuterentes offres financiegraveres La provision pour deacutepenses accessoires ainsi que la
provision pour veacuterification des deacutepenses sont exclues de la comparaison des offres financiegraveres
conformeacutement agrave ce qui est indiqueacute dans le dossier dappel doffres
Loffre preacutesentant les honoraires et les montants forfaitaires les plus bas reccediloit 100 points Les autres
offres se voient attribuer une note calculeacutee selon leacutequation suivante
Note financiegravere = (total des honoraires et montants forfaitaires les plus bas total des honoraires et
montants forfaitaires de loffre en question) x 100
Lors de leacutevaluation des offres financiegraveres le comiteacute deacutevaluation compare uniquement le total des
honoraires et montants forfaitaires
7httpwebgateeceuropaeueuropeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome Dans les cas exceptionnels ougrave la
veacuterification des deacutepenses doit ecirctre faite par les services de la Commission europeacuteenne eux-mecircmes les documents de lappel
doffre en ce compris le modegravele contractuel proposeacute doivent ecirctre ducircment adapteacutes
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Partie 2 eacutevaluation financiegravere
Note
maximum
possible
Soumissionna
ire 1
Soumissionnair
e 2
Soumissionnaire 3
Total des honoraires
et montants
forfaitaires
Eacutelimineacute suite
agrave leacutevaluation
technique
951 322 EUR 1 060 452 EUR
Note financiegravere
(total des honoraires
et montants
forfaitaires les moins
eacuteleveacutes total des
honoraires et
montants forfaitaires
effectifs x 100)
100 951 3221 060 452 x100
= 8971
Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points lors de
leacutevaluation technique sont retenus pour leacutevaluation financiegravere
33105 Conclusions du comiteacute deacutevaluation
Le choix de loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse reacutesulte dune pondeacuteration des notes technique
et financiegravere selon une clef de reacutepartition 8020 Autrement dit
les points attribueacutes aux offres techniques sont multiplieacutes par un coefficient de 080bull
les points attribueacutes aux offres financiegraveres sont multiplieacutes par un coefficient de 020bull
Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Partie 3 eacutevaluation pondeacutereacutee
Note maximum
possible
Soumissionnaire
1
Soumissionnaire 2 Soumissionnaire 3
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
100
Note technique
x 080
Eacutelimineacute suite agrave
leacutevaluation
technique
9922 x 080 = 7938 10000 x 080 =
8000
Note financiegravere
x 020
10000 x 020 =
2000
8971 x 020 =
1794
Note globale 7938 + 2000=
9938
8000 + 1794=
9794
Classement
final
1 2
Les notes techniques et financiegraveres pondeacutereacutees sont additionneacutees pour identifier loffre ayant obtenu la
meilleure note cest-agrave-dire le meilleur rapport qualiteacuteprix Il est essentiel que les calculs soient
effectueacutes en respectant strictement les instructions ci-dessus Le comiteacute deacutevaluation doit recommander
dattribuer le marcheacute agrave loffre atteignant la note globale la plus eacuteleveacutee agrave la condition que les piegraveces
justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection et dexclusion soient veacuterifieacutees et accepteacutees
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
En ce qui concerne les contrats de services autres que les contrats-cadres de la Commission
europeacuteenne lorsque les offres techniques sont eacutevalueacutees la preacutefeacuterence est accordeacutee aux offres
soumises par des personnes morales ou physiques des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en
consortium
Lorsque deux offres sont reconnues de qualiteacute eacuteconomique et technique eacutequivalente la preacutefeacuterence
est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si une telle offre fait deacutefaut au soumissionnaire quib)
- offre la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
- offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
- preacutesente un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de
lUnion europeacuteenne
(voir eacutegalement point 2410)
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut recommander
dattribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres etbull
correspondant agrave loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse (satisfaisant agrave lensemble des conditions
ci-dessus)
bull
ou dannuler lappel doffresbull
(voir point 2413)
Le pouvoir adjudicateur prend sa deacutecision sur la base du rapport deacutevaluation eacutetabli par le comiteacute
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe b11) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous eacutevaluateurs Le rapport
deacutevaluation doit ecirctre soumis aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne qui doivent
deacutecider si les recommandations sont accepteacutees ou non
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe b11) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les membres votants du
comiteacute deacutevaluation Le rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis aux services compeacutetents du pouvoir
adjudicateur qui deacutecide si les recommandations sont accepteacutees ou non Le pouvoir adjudicateur
soumet ensuite le rapport deacutevaluation avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne Si une
proposition dattribution est formuleacutee alors que la Commission europeacuteenne na pas encore reccedilu une
copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre transmises
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas cette proposition dattribution elle doit eacutecrire au
pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de son refus La Commission europeacuteenne peut
eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment il doit proceacuteder et lui indiquer les conditions
dans lesquelles elle pourrait endosser le contrat proposeacute sur la base de la proceacutedure dappel doffres
Si la Commission europeacuteenne accepte la deacutecision proposeacutee par le pouvoir adjudicateur ce dernier
selon la deacutecision prise soit deacutebute la proceacutedure dattribution du marcheacute (voir point 3312) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
La proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre meneacutee eacutetape par eacutetape Le principe de la soumission des offres
technique et financiegravere dans deux enveloppes seacutepareacutees permet deacuteviter quun eacutevaluateur connaisse
loffre financiegravere et soit influenceacute par le prix proposeacute lors de leacutevaluation technique de loffre Toute
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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deacuteviation de la proceacutedure deacutevaluation conduit agrave lannulation de lappel doffres Ainsi les propositions
techniques ne peuvent ecirctre noteacutees de nouveau une fois ouvertes les enveloppes financiegraveres
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps Voir la section 285
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
deacutevaluation est strictement confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses
deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de
respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des
regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la
Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
comptes europeacuteenne) Cependant des extraits du rapport deacutevaluation peuvent ecirctre communiqueacutes (voir
point 33121)
3311 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
3312 Attribution du marcheacute
33121 Notification agrave lattributaire du marcheacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX POST
Avant lexpiration de la peacuteriode de validiteacute des offres et sur la base du rapport deacutevaluation tel
quaccepteacute le pouvoir adjudicateur informe lattributaire par eacutecrit que son offre a eacuteteacute retenue (voir
modegravele de lettre en annexe a8) en lui signalant le cas eacutecheacuteant les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes
qui ont eacuteteacute corrigeacutees lors de la proceacutedure deacutevaluation
Au plus tard avant la notification de lattribution du marcheacute ou de loctroi de la subvention le
pouvoir adjudicateur doit sassurer que le tiers concerneacute (cest-agrave-dire le soumissionnaire et ses
partenaires) ne figure pas dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Dans le mecircme temps les reacutesultats sont notifieacutes au deuxiegraveme meilleur soumissionnaire (annexe
B13b) ainsi quaux autres soumissionnaires (annexe B13c)
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
103
Les lettres de notification peuvent eacutegalement ecirctre envoyeacutees par e-mails ou teacuteleacutecopies
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la Commission europeacuteenne doit formellement approuver lattribution avant
lenvoi des lettres de notification
La notification agrave lattributaire (annexe b13a) prolonge automatiquement de 60 jours la validiteacute de
loffre retenue Si le pouvoir adjudicateur est tenu dobtenir la recommandation de linstance viseacutee agrave la
section 2331 la peacuteriode de validiteacute de loffre peut ecirctre prorogeacutee jusquagrave ladoption de cette
recommandation
Dans le mecircme temps le deuxiegraveme meilleur soumissionnaire est informeacute du reacutesultat (annexe b13b) Le
pouvoir adjudicateur se reacuteserve le droit de lui attribuer le marcheacute sil savegravere impossible de signer le
contrat avec lattributaire La seconde meilleure offre est conserveacutee elle reste valable et sa peacuteriode de
validiteacute sera automatiquement eacutetendue de 60 jours en cas de notification dattribution
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur informe simultaneacutement et par eacutecrit les autres soumissionnaires
(annexe b13c) En conseacutequence leurs offres ne sont plus valables Suite agrave leur demande toute
information non confidentielle peut ecirctre transmise aux soumissionnaires non retenus Il peut sagir par
exemple des forces et faiblesses de leur offre ou de toute autre information susceptible de les aider agrave
ameacuteliorer leur offre en vue dun appel doffres futur
Degraves que le contrat est signeacute avec lattributaire le pouvoir adjudicateur doit informer le second meilleur
soumissionnaire
Disponibiliteacute des experts principaux et des remplaccedilants proposeacutes
Lorsquil lui notifie lattribution le pouvoir adjudicateur demande agrave lattributaire de confirmer la
disponibiliteacute des experts clefs dans les cinq jours suivant la date figurant sur la lettre de notification
Conformeacutement agrave la deacuteclaration de disponibiliteacute et dexclusiviteacute les experts principaux doivent accepter
le premier recrutement qui leur est proposeacute
Si lun de ses experts principaux nest plus disponible lattributaire a le droit de proposer un
remplaccedilant Cela peut ecirctre le cas par exemple lorsque lexpert a deacutejagrave eacuteteacute recruteacute dans le cadre dun
autre appel doffres Lattributaire doit justifier sa proposition de remplacement et le pouvoir
adjudicateur eacutevalue le bien-fondeacute de cette proposition Son acceptation nest pas limiteacutee agrave des cas
speacutecifiques Le pouvoir adjudicateur veacuterifie que la note globale obtenue par lexpert remplaccedilant est au
moins aussi bonne que celle de lexpert agrave remplacer En tout eacutetat de cause lexpert remplaccedilant doit
atteindre les preacuterequis minimum pour chaque critegravere deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur peut
consulter le comiteacute deacutevaluation et sentretenir avec un ou plusieurs experts remplaccedilants par teacuteleacutephone
ou videacuteoconfeacuterence
La proposition de remplacement doit intervenir au plus tard dans les quinze jours suivant la date
figurant sur la lettre de notification Au cours de cette peacuteriode de temps qui sera sa seule opportuniteacute
lattributaire pourra proposer plusieurs remplaccedilants Cependant les experts preacutesenteacutes dans les offres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des soumissionnaires non retenus dans le cadre du mecircme appel doffres ne peuvent pas ecirctre proposeacutes
en tant que remplaccedilant Le pouvoir adjudicateur pourra choisir parmi les remplaccedilants proposeacutes Si le
pouvoir adjudicateur accepte un remplaccedilant proposeacute la proposition de contrat doit inclure sa
justification
Si aucun expert remplaccedilant nest proposeacute ou si aucun deux nest acceptable le pouvoir adjudicateur
peut soit attribuer le marcheacute au second meilleur soumissionnaire (en lui offrant eacutegalement la
possibiliteacute de remplacer les experts clefs dans les mecircmes conditions) soit annuler la proceacutedure
Reacutesumeacute des scenarii
Les experts principaux sont disponiblesa)
Le soumissionnaire confirme que tous les experts principaux sont disponibles Une fois que
lattributaire a confirmeacute la disponibiliteacute des experts principaux le pouvoir adjudicateur preacutepare le
contrat pour la signature voir section 33122
Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles mais les remplaccedilants proposeacutes sont
acceptables
b)
Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibiliteacutes Dans le deacutelai imparti il lui
propose les remplaccedilants en fournissant les piegraveces justificatives attendues (qui sont identiques agrave celles
demandeacutees pour les experts initiaux) en justifiant lindisponibiliteacute de ces derniers Le pouvoir
adjudicateur veacuterifie que le remplaccedilant remplit les conditions minimales requises pour chaque critegravere
des termes de reacutefeacuterences et quil obtient une note globale au moins eacutequivalente agrave celle obtenue par
lexpert proposeacute initialement Si plusieurs experts remplaccedilants sont proposeacutes pour le mecircme poste le
pouvoir adjudicateur choisit parmi eux Lordonnateur justifie ce choix par eacutecrit lequel est joint au
contrat et en fait partie agrave part entiegravere voir section 33122
Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles et les remplaccedilants proposeacutes NE sont
PAS acceptables
c)
Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibiliteacutes Dans le deacutelai imparti il lui
propose les remplaccedilants en fournissant les piegraveces justificatives attendues (qui sont identiques agrave celles
demandeacutees pour les experts initiaux) en justifiant lindisponibiliteacute de ces derniers Le pouvoir
adjudicateur veacuterifie que lexpert remplit les conditions minimales requises pour chaque critegravere des
termes de reacutefeacuterences et quil obtient une note globale au moins eacutequivalente agrave celle obtenue par lexpert
proposeacute initialement Si aucun des remplaccedilants nest accepteacute le contrat peut alors ecirctre proposeacute au
deuxiegraveme meilleur soumissionnaire ou lappel peut ecirctre annuleacute Le deuxiegraveme meilleur soumissionnaire
devra ecirctre notifieacute en lui donnant la possibiliteacute de confirmer sa disponibiliteacuteindisponibiliteacute et de
proposer des experts remplaccedilants Le mecircme deacutelai sera appliqueacute aux reacuteponses (cest-agrave-dire entre 5 et
15 jours)
GESTION DIRECTE
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La compeacutetence pour attribuer le marcheacute annuler lappel doffres accepter ou refuser lexpert
remplaccedilant appartient agrave lordonnateur et sa deacutecision doit faire lobjet dun eacutecrit qui sera conserveacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX ANTE
La deacutecision daccepter ou non lexpert remplaccedilant dattribuer au second meilleur soumissionnaire ou
dannuler la deacutecision doit ecirctre soumise aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne qui
accepte ou non les recommandations Si cette derniegravere les refuse elle doit eacutecrire au pouvoir
adjudicateur pour lui expliquer les raisons de sa deacutecision Elle peut eacutegalement suggeacuterer au pouvoir
adjudicateur les conditions dans lesquelles elle pourrait endosser ces recommandations
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX POST
Le pouvoir adjudicateur est seul compeacutetent pour prendre ces deacutecisions Lautorisation preacutealable de
la Commission nest pas requise
Lorsque le marcheacute est attribueacute sur la base dune convention de financement qui nest pas encore signeacutee
agrave la date du lancement de lappel le pouvoir adjudicateur ne doit pas notifier les soumissionnaires
avant que cette convention nait eacuteteacute signeacutee
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33122 Approbation des experts principaux
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur et que le pays partenaire na pas eacuteteacute
inviteacute agrave participer au comiteacute en qualiteacute deacutevaluateur le cas eacutecheacuteant8 la deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne avant la signature du contrat lui notifie le nom du soumissionnaire retenu et lui demande
dapprouver les experts principaux
En cas de rejet dun expert le pays partenaire doit ducircment justifier sa position par eacutecrit (par exemple
persona non grata trouble agrave lordre public divulgation dinformations qui pourrait auraient pu avoir
une influence sur le reacutesultat de leacutevaluation) Si le pouvoir adjudicateur accepte le rejet de lexpert
principal lattributaire du marcheacute peut proposer un remplaccedilant (voir section 331211) Si le
remplacement eacutechoue le marcheacute peut ecirctre attribueacute au second meilleur soumissionnaire sil y en a un
Lagrave encore le repreacutesentant du pays partenaire a le droit dapprouver les experts principaux En cas
dabsence dun deuxiegraveme meilleur soumissionnaire ou en cas de rejet de ses experts le marcheacute est
annuleacute La demande dapprobation des experts principaux deacutecrite ci-dessus ne constitue pas une
demande dapprobation de leacutevaluation faite par la Commission europeacuteenne
Lapprobation des experts principaux devra aussi ecirctre obtenue pour tout remplacement dun expert
principal proposeacute par un contractant Le pays partenaire ne peut diffeacuterer son approbation agrave moins de
faire part agrave la Commission europeacuteenne de ses objections agrave lencontre des experts proposeacutes par eacutecrit et
en les justifiant de faccedilon deacutetailleacutee Si le pays partenaire ne donne pas ou ne refuse pas son approbation
dans les 15 jours suivant la date de la demande dapprobation lexpert est reacuteputeacute approuveacute
8Une deacuterogation est donc requise Pour des raisons pratiques il nest toutefois pas opportun de requeacuterir cette approbation
dans les cas ougrave il y a beaucoup de pays beacuteneacuteficiaires
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un remplacement dexpert ne peut ecirctre solliciteacute par le pays partenaire que si des objections ducircment
motiveacutees et justifieacutees sont formuleacutees par eacutecrit
33123 Preacuteparation du contrat et signature
Lors que le pouvoir adjudicateur preacutepare le contrat pour signature il doit proceacuteder comme suit
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un contrat (si possible imprimeacute rectoverso) en respectant la
structure suivante
note explicative conforme au format figurant agrave lannexe a6 (le cas eacutecheacuteant en incluant une
justification pour lapprobation du remplacement des experts principaux)
a)
copie de la convention de financement autorisant le projetb)
copie des publications relatives agrave lappel doffres (avis de preacute-information avis de marcheacute et liste
restreinte) rapport de seacutelection des candidatures rapport douverture des offres rapport
deacutevaluation avec la deacutecision dattribution et autres informations pertinentes)
c)
trois exemplaires (en gestion indirecte) ou deux exemplaires (en gestion directe) originaux du
contrat proposeacute eacutetabli sur la base du modegravele de contrat
d)
Les conditions geacuteneacuterales formulaires et autres informations doivent ecirctre reproduites sans modification
dans chaque contrat Seules les conditions particuliegraveres doivent ecirctre compleacuteteacutees par le pouvoir
adjudicateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur envoie le dossier du contrat agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne pour
endossement La deacuteleacutegation signe tous les originaux du contrat paraphe toutes les pages des
conditions particuliegraveres et le budget pour confirmer le financement de lUE avant de les renvoyer
au pouvoir adjudicateur Le guide pratique des proceacutedures pour les devis programmes preacutevoit
certains cas pour lesquels aucun endossement nest preacutevu
signer et dater tous les exemplaires originaux du contrat parapher toutes les conditions particuliegraveres
et le budget
bull
envoyer les exemplaires originaux signeacutes du contrat agrave lattributaire du marcheacute qui doit les
contresigner dans les trente jours suivant leur reacuteception en conserver un exemplaire et renvoyer
lautre ou les deux autres au pouvoir adjudicateur Si lattributaire ne se conforme pas agrave ces
conditions en temps utile ou si agrave un moment quelconque il ne souhaite plus ou nest plus en mesure
de signer le contrat il ne peut plus se voir attribuer le marcheacute Il faut alors preacuteparer un nouveau
contrat pour la deuxiegraveme meilleure offre conforme (pour autant quelle soit toujours valide)
bull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Agrave la reacuteception des deux exemplaires originaux signeacutes par lattributaire le pouvoir adjudicateur
veacuterifie quils correspondent strictement agrave ceux envoyeacutes avant den envoyer un au service en charge
des paiements
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires originaux signeacutes par lattributaire le pouvoir adjudicateur
adresse lun deux agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne
Le pouvoir adjudicateur sassure que le contrat a eacuteteacute signeacute par la personne ducircment habiliteacutee agrave le faire
au nom de la personne morale attributaire du marcheacute
Le contrat prend effet agrave la date de la derniegravere signature Un contrat ne peut pas entrer en vigueur avant
cette date ni couvrir de services anteacuterieurs agrave cette date
Le pouvoir adjudicateur doit conserver tous les documents relatifs agrave lattribution et agrave lexeacutecution du
contrat pour une peacuteriode minimale de 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce jusquagrave la date de
prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat
Pendant et apregraves cette peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute
avec sa politique de confidentialiteacute Ces documents doivent ecirctre disponibles pour des controcircles par la
Commission europeacuteenne des enquecirctes de lOLAF ou des veacuterifications de la Cour des Comptes
Le contrat proposeacute doit suivre lannexe b8
33124 Publication de lattribution du marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure le pouvoir adjudicateur informe dans les meilleurs deacutelais les candidats et
soumissionnaires des deacutecisions relatives agrave lattribution du marcheacute y compris les motifs pour lesquels il
renonce le cas eacutecheacuteant agrave lattribuer
Une fois le contrat signeacute le pouvoir adjudicateur preacutepare sans deacutelai lavis de dattribution en utilisant
le modegravele de lannexe b14 et lenvoie par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour
publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid (voir le guide
des publications agrave lannexe a11e) Le cas eacutecheacuteant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et
la publication et dans tout autre meacutedia approprieacute
Lavis dattribution de marcheacute est publieacute si la valeur du marcheacute est supeacuterieure au seuil international (agrave
300 000 EUR) agrave moins que le marcheacute nait eacuteteacute deacuteclareacute secret (et que cela soit toujours de mise au
moment de lattribution) ou que son exeacutecution saccompagne de mesures de seacutecuriteacute particuliegraveres ou
lorsque la protection des inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire lexige et
lorsque la publication de lavis dattribution du marcheacute nest pas jugeacutee approprieacutee
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur doit enregistrer toute statistique concernant lattribution du
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute notamment son montant le nom de lattributaire et des autres soumissionnaires
Voir la section 29
3313 Mise agrave disposition et remplacement des experts
Lorsque la proceacutedure dappel doffres implique la mise agrave disposition dexperts le titulaire du marcheacute
est tenu de fournir les experts speacutecifieacutes dans son offre Cette exigence peut prendre diffeacuterentes formes
Quelles quen soient les modaliteacutes les experts principaux que le titulaire du marcheacute doit mettre agrave
disposition doivent ecirctre identifieacutes et deacutesigneacutes dans le contrat
Le comiteacute peut recommander quun soumissionnaire soit exclu et son offre consideacutereacutee comme
irreacuteguliegravere au cas ougrave la socieacuteteacute etou les experts proposeacutes dissimulent volontairement le fait que tout
ou partie de leacutequipe proposeacutee dans leur offre est indisponible agrave partir de la date preacutevue dans le dossier
dappel doffres pour le deacutemarrage de la mission ou sil est eacutetabli que la socieacuteteacute a proposeacute des noms
dexperts sans obtenir leur consentement Dans ces cas il convient de rappeler que le soumissionnaire
ou le titulaire peut eacutegalement ecirctre frappeacute de sanctions administratives et financiegraveres imposeacutees par la
Commission europeacuteenne telles que preacutevues agrave la section 234 du preacutesent guide pouvant aller jusquagrave
leur exclusion dautres marcheacutes financeacutes par lUnion europeacuteenne
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le pouvoir adjudicateur peut annuler le contrat sur la base de larticle 363 (m) des conditions
geacuteneacuterales sil apprend quun soumissionnaire a confirmeacute la disponibiliteacute dun expert principal et
signeacute le contrat tout en dissimulant intentionnellement lindisponibiliteacute de ce dernier agrave la date
daffectation preacutevue dans le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede lannulation du marcheacute requiert lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Toutefois le contrat ne doit pas seulement identifier le personnel principal devant ecirctre fourni mais
eacutegalement speacutecifier leurs qualifications et expeacuterience attendues Cela est important dans le cas ougrave le
titulaire du marcheacute doit remplacer des membres de ce personnel lors de la mise en œuvre de
laction
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le titulaire du marcheacute doit dabord obtenir par eacutecrit laccord preacutealable du pouvoir adjudicateur en
justifiant sa demande de remplacement Le pouvoir adjudicateur dispose de 30 jours agrave partir de la
date de reacuteception de la demande pour faire connaicirctre sa reacuteponse
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
Le titulaire du marcheacute doit de sa propre initiative proposer un remplacement dans les cas suivants
- en cas de deacutecegraves de maladie grave ou daccident dun membre du personnel
- sil savegravere neacutecessaire de remplacer un membre du personnel pour toute autre raison indeacutependante
de la volonteacute du titulaire du marcheacute (par exemple deacutemission etc)
GESTION DIRECTE GESTION INDIRECTE avec controcircles ex-post
En cours de mise en œuvre le pouvoir adjudicateur peut demander par eacutecrit le remplacement dun
membre du personnel en motivant sa demande sil lestime incompeacutetent ou inadapteacute pour les
objectifs du contrat Le titulaire du marcheacute doit ecirctre inviteacute agrave fournir ses propres observations et
celles du membre du personnel agrave une telle demande
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la demande de remplacement requiert lautorisation preacutealable de la
Commission europeacuteenne
Lorsquun membre du personnel doit ecirctre remplaceacute lors de la mise en œuvre du marcheacute le remplaccedilant
doit posseacuteder des qualifications et une expeacuterience au moins eacutequivalentes agrave celles de lexpert remplaceacute
et ses honoraires ne peuvent en aucun cas deacutepasser ceux de lexpert remplaceacute Au cas ougrave le titulaire du
marcheacute ne serait pas en mesure de fournir un remplaccedilant ayant des qualifications etou une expeacuterience
eacutequivalentes le pouvoir adjudicateur peut soit reacutesilier le marcheacute sil estime que la bonne exeacutecution de
celui-ci est compromise soit sil estime que ce nest pas le cas accepter le remplaccedilant auquel cas les
honoraires de ce dernier doivent ecirctre reneacutegocieacutes agrave la baisse pour refleacuteter le niveau adeacutequat de
reacutemuneacuteration Les frais suppleacutementaires occasionneacutes par le remplacement dun membre du personnel
sont agrave la charge du titulaire du marcheacute sauf dans les cas de remplacement suite agrave un deacutecegraves ou lorsque
le pouvoir adjudicateur demande un remplacement non preacutevu contractuellement Si lexpert nest pas
remplaceacute immeacutediatement et quun certain laps de temps seacutecoule avant que le nouvel expert prenne ses
fonctions le pouvoir adjudicateur peut demander au titulaire du marcheacute daffecter au projet un expert
temporaire en attendant larriveacutee du nouvel expert ou de prendre dautres mesures pour compenser
labsence temporaire de lexpert remplaccedilant En tout eacutetat de cause le pouvoir adjudicateur ne versera
aucune reacutemuneacuteration pour la peacuteriode dabsence de lexpert ou de son remplacement (que ce dernier soit
temporaire ou deacutefinitif)
34 Proceacutedure dattribution des marcheacutes dun montant infeacuterieur agrave 300 000 EUR
341 Contrats-cadres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les services dun montant supeacuterieur agrave 20 000 EUR et infeacuterieur agrave 300 000 EUR9 peuvent faire lobjet
dun contrat attribueacute au moyen du contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 entreacute en vigueur le
1er janvier 2014 et valable jusquau 31 deacutecembre 2017 Il sagit dun contrat-cadre multiple avec
remise en concurrence Des informations deacutetailleacutees sur le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 sont
disponibles sur lintranet dEuropeAid Les informations reprises au point 34 ne sappliquent quau
Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013
3411 Conditions dutilisation
Le contrat-cadre peut ecirctre utiliseacute pour toutes les opeacuterations qui entrent dans son champ dapplication et
lorsque le pouvoir adjudicateur est la Commission europeacuteenne agissant pour le compte des pays
partenaires ou pour des inteacuterecircts communs
Ces opeacuterations doivent remplir les cinq conditions suivantes
elles doivent ecirctre meneacutees dans linteacuterecirct exclusif de pays tiers beacuteneacuteficiant de laide exteacuterieure
de lUnion ou dans linteacuterecirct de la Commission europeacuteenne ainsi que de pays tiers beacuteneacuteficiant
de laide exteacuterieure de lUE
a)
elles doivent ecirctre financeacutees au moyen de fonds alloueacutes agrave laide exteacuterieure (rubrique 4 du
CFP)
b)
le montant de chaque contrat speacutecifique ne peut pas deacutepasser 300 000 EUR avenants
compris
c)
les prestations demandeacutees ne peuvent pas ecirctre supeacuterieures agrave 260 jours de travail par expert et
la dureacutee totale dun contrat speacutecifique ne peut pas deacutepasser 730 jours calendaires avenants
compris
d)
lutilisation du module CRIS Contrats-cadres pour lattribution du contrat speacutecifique est
obligatoire pour tous les services de la Commission (siegravege et deacuteleacutegations)
e)
Le contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 peut ecirctre utiliseacute par dautres entiteacutes chargeacutees de la gestion de fonds
alloueacutes agrave laide exteacuterieure avec lautorisation dEuropeAid et agrave condition que les opeacuterations envisageacutees
remplissent les exigences preacuteciteacutees Seuls les contrats speacutecifiques passeacutes en application du contrat-
cadre Beacuteneacuteficiaires sont preacuteceacutedeacutes dun engagement budgeacutetaire
Seuls les contrats speacutecifiques conclus en vertu du contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires doivent ecirctre preacuteceacutedeacutes
dun engagement budgeacutetaire et requiegraverent donc que les creacutedits neacutecessaires pour couvrir les services
demandeacutes soient disponibles Le contrat-cadre lui-mecircme ne creacutee aucune obligation directe car les
contrats dachat de services ne sont conclus que lors de la signature des contrats speacutecifiques Le
contrat-cadre nest donc pas preacuteceacutedeacute dun engagement budgeacutetaire Toutefois une estimation de son
utilisation par lot est inscrite dans le systegraveme comptable
9 Le recours agrave des contrats-cadres de services pour des montants supeacuterieurs agrave 300 000 EUR peut ecirctre autoriseacute sur la base
dune note dinstruction du Directeur geacuteneacuteral
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires permet de recruter rapidement et de faccedilon transparente des experts
pour toutes les opeacuterations du cycle du projet Il comprend plusieurs lots theacutematiques Pour chaque lot
plusieurs contractants ont eacuteteacute seacutelectionneacutes (au nombre de 64 ou 3 contractants selon le lot) Il sagit de
consortiums repreacutesenteacutes par un chef de file Le chef de file est deacutesigneacute par les autres partenaires pour
agir en son nom pour les besoins du marcheacute Le chef de file est seul habiliteacute agrave engager le consortium
Par conseacutequent il est le seul point de contact entre le pouvoir adjudicateur et le consortium
3412 Proceacutedure
Vu quil sagit dun contrat-cadre multiple avec remise en concurrence pour chaque demande de
services lattribution du marcheacute speacutecifique seffectue selon la proceacutedure deacutecrite plus bas Un contrat
speacutecifique ne peut ecirctre lanceacute que pendant la peacuteriode de validiteacute du Contrat-cadre
Les formulaires eacutelaboreacutes pour le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 doivent ecirctre utiliseacutes agrave chaque eacutetape
de la proceacutedure
Consultationa)
Une demande de services doit ecirctre envoyeacutee au moins agrave 3 contractants-cadre dun mecircme lot Lorsque
dans un lot qui ne comporte que trois contractants-cadres un ou deux dentre eux se trouvent dans
limpossibiliteacute de remettre une offre (parce quils se trouvent dans une situation de conflit dinteacuterecircts
dans une situation dexclusion ou parce quils sont indisponibles pour des raisons ducircment justifieacutees) il
est toutefois permis de consulter le ou les contractants-cadres restants et deacutevaluer leurs offres Si au
moins une des offres satisfait aux critegraveres de seacutelection et dattribution le gestionnaire du projet peut
attribuer le contrat sur cette base
Si au contraire aucune offre qualitativement etou financiegraverement satisfaisante na eacuteteacute reccedilue
lordonnateur compeacutetent peut simplement annuler la consultation ou lannuler et soit
relancer la consultation avec dautres contractants-cadres (pour les lots qui comportent plus de trois
contractants-cadres) sans modifier les termes de reacutefeacuterence
1
lancer une nouvelle consultation apregraves avoir examineacute et reformuleacute les termes de reacutefeacuterence2
entamer une proceacutedure neacutegocieacutee avec un ou plusieurs soumissionnaires de son choix parmi ceux
ayant pris part agrave linvitation agrave soumissionner pour obtenir deux de meilleures offres que celles
reccedilues dans le cadre de la consultation (NB les termes de la consultation initiale ne peuvent pas
ecirctre alteacutereacutes de maniegravere significative)
3
entamer une proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle indeacutependamment du contrat-cadre4
La consultation doit respecter les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de
traitement de non-discrimination et de mise en concurrence reacuteelle et les termes du contrat-cadre
Les offres doivent ecirctre envoyeacutees par courriel agrave une boicircte fonctionnelle dont ladresse est speacutecifieacutee dans
la demande Cette boicircte fonctionnelle ne doit ecirctre accessible quaux personnes autoriseacutees par
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lordonnateur Si loffre est envoyeacutee agrave une autre adresse elle pourra ecirctre rejeteacutee Les TdR speacutecifiques
(Termes de reacutefeacuterence) du futur contrat speacutecifique sont joints agrave la demande afin de fournir toutes les
informations neacutecessaires aux contractants-cadre pour remettre une offre Les Termes de reacutefeacuterence
doivent indiquer clairement comment assurer la conformiteacute des reacutesultats obtenus avec les reacutesultats
demandeacutes Leur qualiteacute en particulier leur clarteacute est deacuteterminante pour la qualiteacute de loffre et la
reacuteussite de la mission Le deacutelai contractuel de remise des offres est au minimum de 14 jours agrave partir de
lenvoi de la demande Il est possible deacutetendre ce deacutelai si besoin est Pour le lot 5 laquoConfeacuterencesraquo le
deacutelai de remise des offres peut ecirctre reacuteduit agrave 7 jours pour les eacuteveacutenements dont le nombre de participants
nexcegravede pas 15 personnes
Les Contractants-cadre peuvent demander des eacuteclaircissements Les reacuteponses sont envoyeacutees
simultaneacutement agrave tous les contractants-cadre consulteacutes Si des changements opeacutereacutes pendant la phase de
consultation peuvent avoir un impact sur lidentification des experts la date de remise des offres doit
ecirctre adapteacutee en conseacutequence
Eacutevaluation des offresb)
Les offres sont valables 14 jours calendrier apregraves la date limite de soumission Les offres reccedilues quel
que soit leur nombre doivent ecirctre eacutevalueacutees
Les eacutevaluateurs doivent au moins ecirctre au nombre de trois lun deux pouvant ecirctre un repreacutesentant du
pays partenaire Cependant sur la base dune analyse des risques reacutealiseacutee par le pouvoir adjudicateur
un comiteacute deacutevaluation formel peut ecirctre deacutesigneacute
Seules les offres conformes aux critegraveres suivants seront eacutevalueacutees
respect du deacutelai des remises des offres conformiteacute avec les regravegles deacuteligibiliteacute en vertu de
linstrument applicable au marcheacute
bull
les honoraires nexcegravedent pas les maximum contractuels notamment ceux inclus dans le budget
ventileacute dun contrat agrave prix forfaitaire (sagissant du lot 5 le montant forfaitaire proposeacuteet honoraires
eacuteventuels)
bull
le cas eacutecheacuteant le budget proposeacute nest pas deacutepasseacutebull
sagissant du lot 5 respect des aptitudes minimum telles que requises par les termes de reacutefeacuterences
speacutecifiques
bull
Le pouvoir adjudicateur seacutelectionne loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix10
Le pouvoir adjudicateur compeacutetent deacutefinit preacuteciseacutement dans la grille deacutevaluation les critegraveres de
seacutelection permettant deacutevaluer la qualiteacute technique des offres ainsi que leur pondeacuteration respective
Sauf mention expresse contraire dans la demande de services si lun des experts ne respecte pas lune
10En appliquant une pondeacuteration agrave la qualiteacute technique et au prix selon un ratio de 8020 Pour le lot 5 laquo Confeacuterences raquo le
ratio est de 5050
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des exigences minimales fixeacutees dans le cahier des charges sa note sera eacutegale agrave 0 et loffre devra ecirctre
rejeteacutee dans son inteacutegraliteacute Par conseacutequent il est recommandeacute daccorder une attention particuliegravere
aux exigences minimales et dutiliser des termes qui impliquent une exigence minimale (par exemple
expeacuterience dans au moins trois pays en deacuteveloppement niveau de maicirctrise de langlais au moins
eacutequivalent agrave C1 etc)
Sauf indication contraire figurant dans la grille deacutevaluation toute offre obtenant une note infeacuterieure agrave
75 sur 100 au stade de leacutevaluation de la qualiteacute technique est automatiquement rejeteacutee Loffre arriveacutee
en tecircte agrave lissue de leacutevaluation de la qualiteacute technique reccediloit une note de 100 points (en utilisant la
formule de calcul automatique telle quexpliqueacutee au point 33103)
Sagissant de leacutevaluation financiegravere dans le cas dun marcheacute speacutecifique agrave prix unitaires (cest-agrave-dire des
honoraires) les reacuteserves pour deacutepenses accessoires et pour eacutevaluation des deacutepenses ne seront pas
prises en compte lors de la comparaison des offres financiegraveres En revanche pour le lot 5 leacutevaluation
financiegravere se fait sur la totaliteacute du prix Sagissant de leacutevaluation financiegravere dans le cas dun marcheacute
speacutecifique agrave prix forfaitaire leacutevaluation financiegravere se fait sur la totaliteacute du prix Loffre incluant le prix
le plus bas reccediloit une note financiegravere de 100(en utilisant la formule de calcul automatique telle
quexpliqueacutee au point 33104)
Le meilleur rapport qualiteacuteprix est deacutetermineacute en pondeacuterant les notes technique et financiegravere (en
utilisant la formule de calcul automatique comme expliqueacute au point 33105)
Si aucune offre ne peut ecirctre retenue le gestionnaire du projet peut apregraves avoir examineacute les TdR
speacutecifiques modifier la demande et la soumettre une nouvelle fois aux mecircmes contractants-cadre
Les reacutesultats de leacutevaluation et la deacutecision dattribution doivent ecirctre communiqueacutes au plus tard 14 jours
apregraves la date limite de reacuteception des offres agrave tous les contractants-cadre ayant soumis une offre La
notification est aussi obligatoire lorsquune nouvelle demande de services est envoyeacutee aux mecircmes
contractants cadres (relance) Le pouvoir adjudicateur peut signer le contrat degraves que la notification a eu
lieu Il ny a pas de peacuteriode dattente entre la notification et la signature
Signature du contrat speacutecifiquec)
Le contrat speacutecifique est constitueacute par la lettre de mission les termes de reacutefeacuterence speacutecifiques la
meacutethodologie eacuteventuelle et loffre financiegravere Il entre en vigueur degraves la notification de la signature du
contrat speacutecifique par le pouvoir adjudicateur Une copie du contrat speacutecifique signeacute par le pouvoir
adjudicateur doit ecirctre envoyeacutee par fax au contractant-cadre retenu Ce dernier peut alors commencer agrave
exeacutecuter les services demandeacutes Deux exemplaires du contrat speacutecifique sont envoyeacutes par courrier
pour signature au contractant-cadre retenu
Eacutevaluation des prestations du contractant-cadred)
Le formulaire deacutevaluation des prestations du contractant-cadre doit ecirctre rempli une fois que la mission
est termineacutee Cette eacutevaluation porte sur la qualiteacute de lexeacutecution des prestations rendues par le
contractant-cadre et doit ecirctre transmise agrave ce dernier afin quil puisse faire part de ses observations
eacuteventuelles
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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342 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR en fonction du contexte et des besoins (tels
que la disponibiliteacute des services requis dans les diffeacuterents lots du contrat-cadre ou dans le pays
partenaire le temps et le budget disponibleshellip) le pouvoir adjudicateur peut utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee concurrentielle sans publication dun avis de marcheacute plutocirct que de recourir au contrat-cadre
Il convient toutefois de noter que la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle prend plus de temps que de
lancer une demande de service via le contrat-cadre
Le pouvoir adjudicateur eacutelabore une liste de trois prestataires de services de son choix minimum en
justifiant son choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier
dappel doffres Il convient dutiliser les annexes approprieacutees (grille de conformiteacute administrative
marcheacute avis de marcheacute lettre dinvitation instructions aux soumissionnaires liste des
soumissionnaires inviteacutes agrave deacuteposer une offre formulaire de soumission) pour cette proceacutedure
Sagissant des autres documents constitutifs du dossier dappel doffres les annexes ordinaires doivent
ecirctre utiliseacutees Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est inclus dans le dossier dappel doffres
simplifieacute car il contient dimportantes informations pour les prestataires de service qui seront inviteacutes agrave
soumissionner Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date
et agrave lheure indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la
date denvoi de la lettre dinvitation agrave soumissionner doit ecirctre accordeacute aux candidats choisis Les offres
doivent ecirctre ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation nommeacute par le pouvoir adjudicateur
disposant des compeacutetences techniques et administratives neacutecessaires
Pour lutilisation de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle les soumissionnaires peuvent eacutegalement
ecirctre choisis sur une liste de soumissionnaires potentiels Cette liste doit ecirctre eacutetablie suite agrave un appel agrave
manifestation dinteacuterecirct dont la dureacutee de validiteacute est de 4 ans agrave compter de la date de lappel Le cadre
leacutegal de cette proceacutedure sera deacuteveloppeacute pour permettre son utilisation ulteacuterieurement
Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur le plan administratif et technique le marcheacute peut ecirctre attribueacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
Dans le cas dun eacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le contrat peut ecirctre conclu par
proceacutedure neacutegocieacutee (voir section 3241) La proceacutedure deacutevaluation des offres et dattribution du
marcheacute est la mecircme que dans le cadre de la proceacutedure dappel doffres restreint (voir points 339 agrave
33122)
Exceptionnellement les pouvoirs adjudicateurs peuvent utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
pour ce qui concerne les services juridiques conformeacutement agrave la nomenclature du vocabulaire commun
pour les marcheacutes publics11
quel que soit le montant estimeacute du marcheacute12
11httpeur-lexeuropaeuLexUriServLexUriServdouri=OJL200807400010375FRPDF12 Certains services juridiques peuvent ecirctre fournis agrave lissue dune proceacutedure neacutegocieacutee voir point 3241
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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35 Modification des contrats de services
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Toute modification justifieacutee impliquant un changement dans la valeur totale du marcheacute doit ecirctre
effectueacutee par avenant
Lachat de prestations additionnelles consistant en une reacutepeacutetition de services similaires agrave ceux preacutevus
dans le contrat initial est consideacutereacute comme une proceacutedure neacutegocieacutee (voir point 3241) impliquant la
signature soit dun avenant soit un nouveau contrat
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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4 Marcheacutes de fournitures
41 Introduction
Les marcheacutes de fournitures ont pour objet lachat le creacutedit-bail la location ou la location-vente avec
ou sans option dachat de produits Sagissant des marcheacutes mixtes voir point 249
42 Proceacutedures de passation des marcheacutes
421 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR
4211 Proceacutedure ouverte internationale
Tous les marcheacutes de fournitures au-delagrave de ce seuil font lobjet dun appel doffres ouvert international
apregraves publication dune preacutevision individuelle de marcheacute et dun avis de marcheacute comme preacutevu agrave la
section 43
422 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure agrave 100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Ces marcheacutes de fournitures peuvent faire lobjet dun appel doffres ouvert local
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
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4221 Proceacutedure ouverte locale
Dans ce cas les marcheacutes de fournitures font lobjet dune proceacutedure dappel doffres ouvert local pour
laquelle lavis de marcheacute est publieacute dans le pays partenaire et sur le site internet avec ladresse agrave
laquelle les entreprises peuvent se procurer des informations suppleacutementaires Pour plus de deacutetails
voir section 44
423 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR
Ces marcheacutes de fournitures peuvent faire lobjet dune proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
4231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Les marcheacutes de fournitures dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR font lobjet dune proceacutedure
neacutegocieacutee concurrentielle Le pouvoir adjudicateur envoie une invitation agrave soumissionner agrave trois
candidats de son choix sans neacutecessiteacute de publier un avis de marcheacute mais en justifiant son choix Pour
plus de deacutetails voir section 45
424 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de fournitures dune valeur eacutegale ou infeacuterieure agrave
20 000 EUR sur la base dune seule offre Voir point 248
Les paiements effectueacutes pour des deacutepenses dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 2 500 EUR peuvent
prendre la forme dun simple remboursement de facture sans acceptation preacutealable dune offre
425 Proceacutedures applicables sans seuil
4251 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne pour
utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de fournitures peuvent ecirctre passeacutes apregraves proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
Lorsque cela savegravere absolument neacutecessaire pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant
deacuteveacutenements impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre
imputables les deacutelais ordinaires exigeacutes par les proceacutedures concurrentielles ne peuvent ecirctre
respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des regravegles dapplication du regraveglement financier
applicable au budget de lUE1
lorsque les fournitures ne peuvent provenir que dun fournisseur unique parce que i) lobjet du
marcheacute est la creacuteation ou lacquisition dune œuvre dart ou dune performance artistique unique ii)
il y a absence de concurrence pour des raisons techniques iii) la protection de droits dexclusiviteacute
notamment de droits de proprieacuteteacute intellectuelle doit ecirctre assureacutee (par exemple lorsque lexeacutecution
du marcheacute est reacuteserveacutee exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences de brevets) Les
exceptions mentionneacutees aux points ii) et iii) ne sappliquent que lorsquil nexiste aucune solution
alternative ou de remplacement raisonnable et que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune
restriction artificielle des paramegravetres lors de la deacutefinition du marcheacute
b)
pour les livraisons compleacutementaires effectueacutees par le fournisseur initial et destineacutees soit au
renouvellement partiel de fournitures ou dinstallations soit agrave lextension de fournitures ou
dinstallations existantes lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur agrave
acqueacuterir des fournitures preacutesentant des caracteacuteristiques techniques diffeacuterentes entraicircnant une
incompatibiliteacute ou des difficulteacutes techniques dutilisation et dentretien disproportionneacutees
c)
lorsquun appel doffres est demeureacute infructueux cest-agrave-dire na donneacute aucune offre meacuteritant decirctre
retenue sur le plan qualitatif etou financier dans ces cas apregraves annulation de lappel doffres le
pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les soumissionnaires de son choix
qui ont participeacute agrave lappel doffres et remplissent les critegraveres de seacutelection pour autant que les
documents de marcheacute initiaux ne soient pas substantiellement modifieacutes et en respectant le principe
deacutegaliteacute de traitement
d)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales conformeacutement aux dispositions administratives en vigueur ou lorsque la protection des
inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire lexige pour autant que les inteacuterecircts
e)
1 laquoLAssistance durgenceraquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
mentionneacutee au a) principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lannexe IV de lAccord
de Cotonou Lassistance durgence lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Pour les PTOM
voir aussi larticle 79 paragraphe 5 de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres mesures Ces mesures peuvent consister
agrave imposer des conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des informations que le pouvoir
adjudicateur met agrave disposition dans le cadre de la proceacutedure de passation de marcheacute
pour les marcheacutes portant sur des fournitures coteacutees et acheteacutees agrave une bourse de matiegraveres premiegraveresf)
pour les marcheacutes portant sur des achats de fournitures agrave des conditions particuliegraverement
avantageuses soit aupregraves dun fournisseur cessant deacutefinitivement ses activiteacutes commerciales soit
aupregraves de liquidateurs dans le cadre dune proceacutedure dinsolvabiliteacute dun concordat judiciaire ou
dune proceacutedure de mecircme nature selon le droit national
g)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existanth)
lorsque les produits concerneacutes sont fabriqueacutes uniquement agrave des fins de recherche dexpeacuterimentation
deacutetude ou de deacuteveloppement toutefois ces marcheacutes ne comprennent pas la production en quantiteacutes
visant agrave eacutetablir la viabiliteacute commerciale du produit ou agrave amortir les frais de recherche et de
deacuteveloppement
i)
pour lachat de reacuteseaux de communications publics au sens de larticle 2 point d) de la directive
200221CE2
j)
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un rapport de neacutegociation (voir modegravele annexe a10) deacutecrivant la
maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant la deacutecision dattribution du marcheacute Les
proceacutedures preacutesenteacutees au point 43111 et 43112 doivent ecirctre suivies par analogie et le rapport de
neacutegociation inclus dans le dossier contractuel
4252 Systegraveme dacquisition dynamique
Un systegraveme dacquisition dynamique est un proceacutedeacute complegravetement eacutelectronique pour des achats
dusage courant qui est limiteacute dans la dureacutee (4 anneacutees au maximum) Un avis de marcheacute est publieacute
pour inviter des offres indicatives qui devraient ecirctre eacutevalueacutees dans les 15 jours Les
soumissionnaires qui se conforment aux speacutecifications sont admis au systegraveme Le systegraveme est
ouvert pendant sa validiteacute agrave tout opeacuterateur eacuteconomique qui reacutepond aux critegraveres de seacutelection et a
soumis une offre indicative jugeacutee conforme
Pour chaque contrat individuel un avis de marcheacute simplifieacute est publieacute en donnant aux
soumissionnaires qui nont pas encore eacuteteacute admis au systegraveme la possibiliteacute de soumettre une offre
indicative dans les 15 jours Le pouvoir adjudicateur invite alors tous les soumissionnaires admis au
systegraveme agrave soumettre une offre dans un deacutelai raisonnable Le marcheacute sera attribueacute au
soumissionnaire qui a soumis loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix sur la base des
2 On entend par laquoreacuteseau de communications publicraquo un reacuteseau de communications eacutelectroniques utiliseacute entiegraverement ou
principalement pour la fourniture de services de communications eacutelectroniques accessibles au public permettant la
transmission dinformations entre les points de terminaison du reacuteseau
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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critegraveres dattribution speacutecifieacutes dans lavis de marcheacute pour leacutetablissement du systegraveme dacquisition
dynamique
Le pouvoir adjudicateur ne peut pas recourir agrave ce systegraveme pour empecirccher pour restreindre ou pour
fausser la concurrence
Le cadre juridique de cette proceacutedure est deacutefini pour une utilisation future mais les outils
informatiques (confidentialiteacute seacutecuriteacute) ne sont pas encore disponibles agrave la Commission
europeacuteenne
4253 Dialogue compeacutetitif
Voir la section 247 pour plus de deacutetails
4254 Contrat-cadre
Voir la section 245 pour plus de deacutetails
43 Appel doffres ouvert international pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ousupeacuterieure agrave 300 000 EUR
431 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et une
transparence approprieacutee chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dun avis de
preacute-information et dun avis de marcheacute conformeacutement aux lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe a11e)
4311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer Il doit indiquer de maniegravere succincte lobjet et le contenu des marcheacutes
concerneacutes (Voir modegravele agrave lannexe c1) Sagissant dune preacutevision cette publication nengage pas le
pouvoir adjudicateur agrave financer les marcheacutes proposeacutes Les fournisseurs inteacuteresseacutes ne doivent donc pas
envoyer doffres agrave ce stade
Les avis de preacute-information doivent ecirctre publieacutes au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site
internet dEuropeAid3 et dans tout autre meacutedia approprieacute conformeacutement aux lignes directrices relatives
agrave la publication (voir annexe a11e)
3 Voir httpeceuropaeueuropeaidindex_enhtm
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de preacute-information agrave publier doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour
publication par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele
figurant agrave lannexe c1 au moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire
pour permettre deffectuer leur traduction Elles doivent ecirctre publieacutees au moins 30 jours avant lavis
de marcheacute correspondant
4312 Publication des avis de marcheacutes
En plus de la publication des avis de preacute-information tous les marcheacutes de fournitures dune valeur
supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000 EUR doivent donner lieu agrave la publication dun avis de marcheacute au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia
approprieacute conformeacutement aux lignes directrices relatives agrave la publication (voir annexe a11e) Un deacutelai
minimum de 30 jours doit ecirctre respecteacute entre la publication de lavis de preacute-information et celle de
lavis de marcheacute
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de marcheacute en utilisant lannexe c2 et lenvoie en temps utile agrave la
Commission europeacuteenne par voie eacutelectronique
Le cas eacutecheacuteant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et la publication et dans tout autre
meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes et les dossiers dappel doffres doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique
pour publication par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele
figurant agrave lannexe c2 au moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire
pour permettre leur traduction
Le texte de lavis doit donner aux fournisseurs inteacuteresseacutes linformation neacutecessaire pour leur permettre
de deacuteterminer leur capaciteacute agrave exeacutecuter le marcheacute en question Le cas eacutecheacuteant lavis de marcheacute publieacute
localement doit ecirctre identique agrave celui publieacute sur le site internet dEuropeAid et il doit ecirctre publieacute
simultaneacutement
Le dossier dappel doffres pour le contrat concerneacute est publieacute sur le site internet dEuropeAid mais il
doit ecirctre transmis aux fournisseurs inteacuteresseacutes sur demande
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe a5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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(voir annexe a11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
432 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que les documents dappel doffres soient reacutedigeacutes soigneusement non seulement pour
mener agrave bien la proceacutedure de passation du marcheacute mais aussi pour en assurer la bonne exeacutecution
Les documents dappel doffres doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux
soumissionnaires potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de
non-conformiteacute critegraveres dattribution etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques
Les speacutecifications techniques doivent permettre leacutegaliteacute daccegraves des candidats et soumissionnaires et
ne pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence
Elles deacutefinissent les caracteacuteristiques requises dun produit dun service ou dun mateacuteriau ou ouvrage au
regard de lusage auquel ils sont destineacutes par le pouvoir adjudicateur
Ces caracteacuteristiques peuvent inclure sil y a lieu
Une deacutefinition preacutecise des fonctions agrave effectuera)
les niveaux minimum de qualiteacuteb)
les niveaux de la performance environnementale et climatiquec)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques les critegraveres daccessibiliteacute pour
les personnes handicapeacutees ou la conception pour tous les utilisateurs dans tous les cas ducircment
justifieacutes
d)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacutee)
la performance ou lutilisation de la fourniture (aptitude agrave lemploi)f)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris la deacutenomination de vente et les instructions dutilisation la
terminologie les symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage
les processus et meacutethodes de production
g)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
Les marcheacutes de fournitures eacutetant souvent complexes sur le plan technique la preacuteparation du dossier
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dappel doffres - en particulier les speacutecifications techniques - peut requeacuterir lintervention dun ou de
plusieurs speacutecialiste(s) technique(s) externe(s) Chaque speacutecialiste doit signer une deacuteclaration
dobjectiviteacute et de confidentialiteacute (voir annexe a3)
Comme pour les termes de reacutefeacuterence dans le cas des marcheacutes de services il importe daccorder une
attention particuliegravere agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques relatives aux fournitures faisant
lobjet de lappel doffres En effet les speacutecifications techniques sont deacuteterminantes pour le succegraves de
lappel doffres et la bonne exeacutecution du marcheacute de fournitures et du projet
Les speacutecifications techniques indiquent - le cas eacutecheacuteant lot par lot - la nature exacte et les
caracteacuteristiques de fonctionnement des fournitures Le cas eacutecheacuteant elles preacutecisent eacutegalement les
conditions de livraison et dinstallation de formation et de service apregraves-vente
Il est essentiel que les caracteacuteristiques de fonctionnement correspondent agrave lobjet preacutevu Si une reacuteunion
dinformation ou une visite sur site savegravere neacutecessaire pour clarifier les normes techniques du site sur
lequel les fournitures sont agrave installer les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner
ainsi que les dispositions preacutecises prises agrave cet effet
Les speacutecifications techniques visent agrave deacutefinir les fournitures requises avec preacutecision Les normes de
qualiteacute minimales deacutefinies par les speacutecifications techniques permettront au comiteacute deacutevaluation de
deacuteterminer les offres techniquement acceptables
Agrave moins que la nature du marcheacute ne le justifie sont prohibeacutees les speacutecifications techniques qui
mentionnent ou deacutecrivent des produits dune fabrication et dune provenance deacutetermineacutees et qui agrave ce
titre ont pour effet de favoriser ou deacutecarter certains produits Toutefois lorsque les produits ne
peuvent ecirctre autrement deacutecrits en termes suffisamment preacutecis et intelligibles ils peuvent ecirctre identifieacutes
par leur nom commercial suivi obligatoirement de la mention laquo ou eacutequivalents raquo
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit approuver le dossier dappel doffres avant son envoi La pratique
standard est de consulter eacutegalement le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les autres parties
concerneacutees et dobtenir son (leur) approbation sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
A Instructions aux soumissionnaires
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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B Projet de contrat conditions particuliegraveres et annexes (y inclus les speacutecifications techniques)
C Informations compleacutementaires
D Formulaire de soumission de loffre pour un contrat de fourniture
Voir modegravele standard en annexe c4
Les documents dappel doffres doivent eacutetablir clairement si loffre doit ecirctre faite agrave prix ferme et non
reacutevisable Les prix devraient normalement ecirctre deacutetermineacutes et non sujets agrave reacutevision Cependant dans
des cas speacutecifiques une clause de reacutevision de prix pourrait ecirctre justifieacutee Dans ce cas de telles clauses
doivent eacutetablir les conditions etou les formules selon lesquelles le prix peut ecirctre reacuteviseacute en cours de
contrat (article 269 des conditions particuliegraveres) Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment
compte
de lobjet de la proceacutedure de passation de marcheacute et de la conjoncture eacuteconomique dans laquelle il
aura lieu
a)
de la nature et de la dureacutee des tacircches et du contrat b)
de ses inteacuterecircts financiersc)
Lobjet dune telle garantie est dassurer le pouvoir adjudicateur que les offres soumises ne seront pas
retireacutees Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission sil lestime approprieacute et
proportionneacute Le montant de cette garantie de soumission repreacutesente entre 1 et 2 de la valeur
globale du marcheacute Une fois le contrat signeacute pour tous les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur
libegravere et renvoie cette garantie comme preacutevu aux points 4393 et 4310
Le pouvoir adjudicateur appelle la garantie de soumission si loffre est retireacutee avant la signature du
contrat
En vertu de la reacuteglementation les garanties de soumission et de bonne exeacutecution sont facultatives Si
le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier dappel
doffres
433 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale Tous les critegraveres speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres doivent ecirctre appliqueacutes tels quels et ne
peuvent en aucun cas ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure
1 Les critegraveres de seacutelection portent sur la capaciteacute du soumissionnaire agrave exeacutecuter le marcheacute
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
eacuteliminer les soumissionnaires non eacuteligibles compte tenu de leur nationaliteacute (voir point 231) ou en
situations dexclusion telles que preacutevues aux points 2331 (exclusion de la participation aux
proceacutedures de passation de marcheacutes) et 2332 (rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
1
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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veacuterifier que la situation financiegravere des soumissionnaires est solide et saine (capaciteacute financiegravere et
eacuteconomique) en demandant par exemple les extraits des bilans et les chiffres daffaires des trois
derniegraveres anneacutees (voir point 241112) si speacutecifiquement requis par le dossier dappel doffres
2
veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle des soumissionnaires par exemple en examinant les
effectifs moyens annuels limportance et lexpeacuterience professionnelle du personnel dencadrement
du soumissionnaire ainsi que les principales fournitures livreacutees dans le domaine de laction
envisageacutee pendant les derniegraveres anneacutees (voir point 241113)
3
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat Ils doivent ecirctre preacutesenteacutes dans
un format OUINON pour permettre une eacutevaluation claire de loffre
2 Preuve des critegraveres de seacutelection
Si pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifieacutee le soumissionnaire nest
pas en mesure de produire les reacutefeacuterences requises il peut prouver sa capaciteacute eacuteconomique et financiegravere
par tout moyen que le pouvoir adjudicateur estime approprieacute Lorsque les fournitures sont complexes
ou que agrave titre exceptionnel elles doivent reacutepondre agrave un but particulier la capaciteacute technique et
professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle effectueacute par le pouvoir adjudicateur ou au nom de
celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du pays dans lequel le soumissionnaire est eacutetabli sous
reacuteserve de laccord de cet organisme Ce controcircle porte sur laptitude technique et les capaciteacutes de
production du soumissionnaire et si neacutecessaire sur les installations deacutetude et de recherche dont il
dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le controcircle qualiteacute
Seuls les soumissionnaires retenus devront fournir les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres
de seacutelection avant lattribution du marcheacute (facultatif pour les marcheacutes de moins de 300 000 EUR voir
point 2411)
3 Eacutevaluation technique
Leacutevaluation technique sera reacutealiseacutee sur la base de la grille deacutevaluation publieacutee dans le dossier dappel
doffres qui ne doit pas ecirctre modifieacutee de quelque maniegravere que ce soit durant leacutevaluation Compte tenu
de la diversiteacute des fournitures et de leur nature technique les prescriptions techniques doivent ecirctre
speacutecialement adapteacutees agrave chaque appel doffres et permettre de deacuteterminer clairement (par OUINON)
si loffre satisfait aux speacutecifications techniques stipuleacutees dans le dossier dappel doffres
4 Le critegravere dattribution appliqueacute aux offres techniquement conformes est le prix ou dans des cas
exceptionnels mentionneacutes au point 4333 le meilleur rapport qualiteacuteprix
4331 Marcheacutes de fournitures ne comportant pas des services auxiliaires
Dans le cas dun marcheacute de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires (tels que des services
apregraves-vente ou des prestations de formation) le seul critegravere dattribution est le prix Toutes les
propositions non conformes ayant deacutejagrave eacuteteacute eacutelimineacutees le soumissionnaire ayant preacutesenteacute la proposition
financiegravere conforme la moins chegravere est deacuteclareacute attributaire du marcheacute Si les speacutecifications techniques
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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le preacutevoient leacutevaluation financiegravere peut tenir compte non seulement des coucircts dacquisition mais
aussi dans la mesure ougrave ils sont pertinents des coucircts supporteacutes pendant tout le cycle de vie des
fournitures (comme par exemple les coucircts dentretien et dexploitation) conformeacutement aux conditions
eacutenonceacutees agrave larticle 204 c) des instructions aux soumissionnaires Dans ce cas les donneacutees qui
doivent ecirctre fournies par les soumissionnaires et la meacutethode agrave utiliser pour deacuteterminer les coucircts
supporteacutes pendant le cycle de vie sur la base de ces donneacutees doivent ecirctre speacutecifieacutees agrave lavance dans le
dossier du marcheacute
Si loffre deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point 4251 (d)
sappliquent
4332 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires
Dans le cas dun marcheacute de fournitures comprenant des services auxiliaires (tels que le service apregraves-
vente etou des prestations de formation) leacutevaluation technique doit tenir compte de la qualiteacute de ces
services sur une base OUINON Dans ce cas toutes les offres non conformes ayant deacutejagrave eacuteteacute
eacutelimineacutees le contrat revient au soumissionnaire ayant offert le prix total le plus bas pour lensemble
constitueacute par leacutequipement et les services auxiliaires
Si loffre deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point 4251 (d)
sappliquent
4333 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires particuliegraverement complexes
Dans le cas dun marcheacute de fournitures comprenant des services auxiliaires particuliegraverement
complexes (tels que le service apregraves-vente etou des prestations de formation) leacutevaluation peut ecirctre
reacutealiseacutee sur la mecircme base que dans la section preacuteceacutedente (voir 4332) ou moyennant autorisation
preacutealable le critegravere dattribution peut ecirctre le meilleur rapport qualiteacuteprix
434 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux soumissionnaires davoir agrave
demander des compleacutements dinformation en cours de proceacutedure Si le pouvoir adjudicateur de sa
propre initiative ou en reacuteponse agrave la demande dun soumissionnaire fournit des informations
compleacutementaires sur le dossier dappel doffres il doit les communiquer par eacutecrit et simultaneacutement agrave
tous les autres soumissionnaires
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre aux questions de tous
les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de reacuteception des offres (avec copie agrave la
Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec controcircles ex-ante Les questions et reacuteponses les
eacuteclaircissements et les modifications mineures apporteacutees au dossier dappel doffres doivent ecirctre
publieacutes sur le site internet dEuropeAid Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable
quant agrave leacutevaluation de loffre agrave ce stade
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un rectificatif doit ecirctre publieacute si le texte de lavis de marcheacute est modifieacute conformeacutement au
point 4312
Le rectificatif doit aussi ecirctre publieacute avant la date limite de soumission La date limite de reacuteception des
offres peut ecirctre retardeacutee pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Le
rectificatif doit aussi ecirctre publieacute sur le site internet dEuropeAid
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion etou visite doit ecirctre
annonceacutee dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la
date limite pour la reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel
doffres si la participation agrave cette reacuteunion etou visite de site est recommandeacutee ou obligatoire Tous les
frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des raisons de
transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne peut ecirctre
organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions dinformations
ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un excellent moyen
de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou documentation utiliseacutee
pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion doivent ecirctre publieacutees au
moins sur le site Internet dEuropeAid
435 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans le dossier dappel doffres Seul un deacutelai raisonnable de remise des offres peut garantir
leur qualiteacute et permettre de faire jouer valablement la concurrence
Lexpeacuterience deacutemontre quun deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave
deacuteposer des offres incomplegravetes ou mal preacutepareacutees La date limite de remise des offres doit ecirctre fixeacutee un
jour ouvrable dans le pays beacuteneacuteficiaire et si possible combineacutee avec louverture publique
Le deacutelai minimal entre la date de publication de lavis de marcheacute et la date limite fixeacutee pour la
reacuteception des offres est de 60 jours Toutefois dans certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut
ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures internes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET EX-POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise pour fixer un deacutelai de reacuteception
des offres plus court
436 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
437 Preacutesentation des offres
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Chaque offre technique et financiegravere doit ecirctre placeacutee dans une seule enveloppe scelleacutee elle-mecircme
placeacutee dans un colis ou une enveloppe exteacuterieure Loffre doit ecirctre envoyeacutee en accord avec les
instructions aux soumissionnaires
438 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute et la confidentialiteacute les responsabiliteacutes et les deacutelais
durant leacutevaluation complegravete voir section 28
439 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
4391 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
4392 Reacuteunion preacuteparatoire
Une premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation doit avoir lieu avant la seacuteance douverture publique Au
preacutealable le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident expose lobjet de lappel doffres les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute incluant la grille
deacutevaluation et les critegraveres de seacutelection et dattribution deacutefinis dans le dossier dappel doffres
4393 Seacuteance douverture des offres
Louverture des offres a pour objet de veacuterifier si les offres sont complegravetes si la garantie de soumission
requise a eacuteteacute fournie et si les offres sont dune maniegravere geacuteneacuterale en ordre
La seacuteance douverture des offres est une proceacutedure formelle et publique Le comiteacute deacutevaluation ouvre
les offres en seacuteance publique agrave lheure et au lieu fixeacute dans le dossier dappel doffres Bien quelle soit
publique la preacutesence agrave la seacuteance douverture des offres est strictement limiteacutee aux repreacutesentants des
socieacuteteacutes ayant soumissionneacute au contrat
Voir la liste de controcircle de louverture des offres en annexe c5 pour les formaliteacutes deacutetailleacutees agrave
accomplir par le Preacutesident avec lassistance du Secreacutetaire
GESTION DIRECTE
Le comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne procegravede agrave
la seacuteance douverture des offres
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE La Commission europeacuteenne doit ecirctre
obligatoirement informeacutee de la seacuteance douverture des offres Elle peut ecirctre repreacutesenteacutee agrave titre
dobservateur agrave cette seacuteance et reccediloit copie de chacune des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La Commission europeacuteenne na pas agrave ecirctre informeacutee de la session douverture des offres et ny
participe pas
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec lun quelconque des soumissionnaires (sur la base des offres reccedilues des
membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir points 282 et 283
Le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme Le
reacutecapitulatif des offres reccedilues qui est joint au rapport douverture des offres (voir annexe c6) doit ecirctre
utiliseacute pour consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions de forme Le rapport
douverture des offres inclut le procegraves-verbal de la reacuteunion Il est accessible aux soumissionnaires sur
demande
Les eacuteventuelles garanties de soumission doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires dont les offres
ne sont pas conformes aux prescriptions de forme Cela implique que chaque offre qui arrive apregraves la
date limite doit aussi ecirctre ouverte (apregraves la seacuteance douverture) afin que les garanties puissent ecirctre
retourneacutees
4394 Eacutevaluation des offres techniques
Leacutevaluation de loffre technique est reacutealiseacutee le cas eacutecheacuteant lot par lot en utilisant sans les modifier la
grille de conformiteacute administrative et la grille deacutevaluation figurant dans le dossier dappel doffres
publieacute
Le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que loffre satisfait agrave toutes les prescriptions requises dans le dossier
dappel doffres ainsi quagrave tout service eacuteventuellement preacutevu dans les speacutecifications techniques en
reacutepondant par oui ou non agrave tous les critegraveres figurant dans la grille et non en utilisant un systegraveme de
notation Si lappel doffres est scindeacute en lots leacutevaluation technique doit ecirctre reacutealiseacutee lot par lot
Avec laccord de la majoriteacute des eacutevaluateurs le preacutesident peut demander des clarifications par eacutecrit
aux soumissionnaires en leur offrant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai raisonnable deacutetermineacute
par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives
Avant deacutevaluer les offres le comiteacute deacutevaluation veacuterifie quelles sont conformes aux prescriptions
administratives incluses dans le dossier dappel doffres (sur la base de la grille de conformiteacute
administrative)
Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions modaliteacutes et speacutecifications contenues
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dans le dossier dappel doffres sans deacuteviation ni restriction substantielles Les deacuteviations ou
restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ dapplication la qualiteacute lexeacutecution du
marcheacute qui diffegraverent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir
adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du marcheacute ou qui faussent la concurrence
vis-agrave-vis des soumissionnaires ayant preacutesenteacute des offres conformes
La conformiteacute de chaque offre technique au dossier dappel doffres est veacuterifieacutee Le comiteacute sassure
notamment que
la documentation est complegravetebull
loffre est preacutesenteacutee dans la langue requise par le dossier dappel doffres bull
le cas eacutecheacuteant tous les membres dun consortium ont signeacute la confirmation dassociation et de
deacutesignation dune socieacuteteacute chef de file
le cas eacutecheacuteant tout soumissionnaire envisageant de sous-traiter des tacircches (pour autant que le dossier
dappel doffres lautorise) a inclus dans son offre une deacuteclaration relative au contenu et lampleur de
la sous-traitance envisageacutee celle-ci devant respecter les limites stipuleacutees dans le dossier dappel
doffres
bull
La conformiteacute administrative de chacune des offres doit ecirctre indiqueacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir annexe c7)
Partie 2 conformiteacute technique des offres
Leacutevaluation technique proprement dite des offres suit la veacuterification de la conformiteacute administrative
Les critegraveres publieacutes dans le dossier dappel doffres sont appliqueacutes sans modification Les eacutevaluateurs
utilisent la grille deacutevaluation incluse dans le dossier dappel doffres
Cette eacutevaluation vise agrave deacuteterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques
minimales et aux critegraveres de seacutelection
Regravegle dorigine toutes les offres doivent satisfaire agrave la regravegle en vertu de laquelle les produits agrave fournir
reacutepondent aux exigences mentionneacutees au point 231 En cas de doute sur lorigine des produits des
informations compleacutementaires doivent ecirctre solliciteacutees Si le doute persiste la Commission europeacuteenne
doit ecirctre consulteacutee (si elle nest pas le pouvoir adjudicateur)
Le soumissionnaire sera tenu de fournir si possible avant la signature du contrat la preuve de lorigine
sous la forme dun certificat dorigine ou dautres documents officiels constituant un commencement
de preuve
Pour eacutetablir lorigine on doit deacuteterminer le lieu dobtention ou de fabrication du produit
Les offres qui ne satisfont pas manifestement agrave la regravegle de lorigine doivent ecirctre eacutelimineacutees
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier agrave ce stade que les nationaliteacutes des
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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sous-traitants identifieacutes dans les offres techniques satisfont agrave la regravegle de la nationaliteacute deacutefinie au
point 231
Agrave lissue de leacutevaluation des offres le comiteacute deacutevaluation se prononce sur la conformiteacute technique de
chaque offre et classe les offres dans deux cateacutegories laquo conformes techniquement raquo ou laquo non
conformes techniquement raquo Dans le cas de marcheacutes comportant des services apregraves-vente etou des
prestations de formation la qualiteacute technique de ces services est eacutegalement eacutevalueacutee lors de lanalyse
technique des offres conformeacutement aux critegraveres publieacutes
4395 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Au terme de leacutevaluation technique le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les propositions financiegraveres ne
comportent pas derreurs arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont
corrigeacutees sans peacutenaliteacute pour le soumissionnaire
Si lappel doffres porte sur plusieurs lots les propositions financiegraveres sont compareacutees pour chaque lot
Leacutevaluation financiegravere doit identifier la meilleure proposition financiegravere pour chaque lot en tenant
compte des eacuteventuelles remises faites par les soumissionnaires
Exemple de la maniegravere de traiter les remises
La socieacuteteacute A offre une remise de 20 si les lots 1 et 3 lui sont attribueacutes La socieacuteteacute B offre une remise
de 10 si les trois lots lui sont attribueacutes La socieacuteteacute C noffre aucune remise
Socieacuteteacute A Socieacuteteacute B Socieacuteteacute C Score sans
remise
LOT 1 90 80 70 Socieacuteteacute C
LOT 2 pas doffre 40 50 Socieacuteteacute B
LOT 3 60 70 55 Socieacuteteacute C
Apregraves la remise
Socieacuteteacute A(20 de
remise)
Socieacuteteacute B(10 de
remise)
Socieacuteteacute C(pas de
remise)
LOT 1 72 72 70
LOT 2 pas doffre 36 50
LOT 3 48 63 55
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les 3 combinaisons possibles
Combinaison 1 72 + 40 + 48 = 160
Combinaison 2 72 + 36 + 63 = 171
Combinaison 3 70 + 50 + 55 mais puisquil y a un prix moins cher offert pour le Lot 2 la
somme devient70 + 40 + 55 = 165
Le pouvoir adjudicateur doit choisir la combinaison 1 en passant les contrats pour les lots 1 et 3 avec
la socieacuteteacute A et le lot 2 avec la socieacuteteacute B pour le prix initial offert
4396 Choix de lattributaire
Le marcheacute est attribueacute au soumissionnaire preacutesentant loffre techniquement conforme la moins chegravere
(ou dans les cas exceptionnels mentionneacutes au point 4333 loffre qui preacutesente le meilleur rapport
qualiteacuteprix) Lattributaire du marcheacute sera celui dont loffre est eacutegale ou infeacuterieure au budget maximal
disponible pour le marcheacute
Si loffre choisie deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point
4251(d) sappliquent
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux fournitures concerneacutees
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute le processus de fabrication des biens leurs caracteacuteristiques
eacuteconomiques les solutions techniques adopteacutees ou les conditions exceptionnellement favorables dont
dispose le soumissionnaire ou encore loriginaliteacute de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de rejeter son offre ou non
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Lorsque deux offres sont reconnues ecirctre eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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preacutevoit la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes ACP aux entreprises ou aux
personnes physiques
bull
preacutesente un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de
lUnion europeacuteenne
bull
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement Le
pouvoir adjudicateur tiendra compte des variantes
- preacutesenteacutees par lattributaire du marcheacute
- conformes aux critegraveres indiqueacutes dans le dossier dappel doffres et notamment respectant les
speacutecifications techniques minimales en terme de qualiteacute et de performance et
- dont le prix ne deacutepasse pas celui de loffre retenue
Le comiteacute deacutevaluation compare les variantes avec loffre retenue et recommande la meilleure solution
au pouvoir adjudicateur
4397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut formuler les recommandations suivantes
Attribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
conforme aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres etbull
qui constitue loffre la moins-disante [ou dans les cas exceptionnels mentionneacutes au point 4333
loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix (toutes les conditions preacuteceacutedentes eacutetant respecteacutees
par ailleurs)]
bull
Annuler lappel doffres (voir le point 2413)bull
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe c7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne qui doit deacutecider si elle
accepte ou non les recommandations du comiteacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe c7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit deacutecider sil accepte ou non
les recommandations du comiteacute Le pouvoir adjudicateur soumet ensuite le rapport deacutevaluation
avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne Si une proposition dattribution est formuleacutee alors
que la Commission europeacuteenne na pas encore reccedilu une copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre
transmises
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas cette proposition dattribution elle doit eacutecrire au
pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de son refus La Commission europeacuteenne peut
eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment il doit proceacuteder et indiquer les conditions
auxquelles elle pourrait endosser un marcheacute proposeacute sur la base de la proceacutedure dappel doffres
En revanche si la Commission europeacuteenne approuve la deacutecision proposeacutee par le pouvoir
adjudicateur ce dernier selon la deacutecision prise soit attribue le marcheacute (voir point 4311) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation de la Commission europeacuteenne nest pas un preacutealable neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comiteacute deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation eacutetablit son rapport Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa deacutecision
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
dappel doffres depuis la fin de la seacuteance douverture jusquagrave la signature du contrat par les deux
parties est strictement confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses
deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de
respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des
regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la
Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
Comptes)
4310 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un avis dannulation doit ecirctre publieacute conformeacutement aux lignes directrices figurant agrave lannexe a11e
Les soumissionnaires ont le droit de reacutecupeacuterer sans deacutelai leur garantie de soumission Lorsque lappel
doffres est annuleacute avant louverture des enveloppes externes des offres les enveloppes non ouvertes et
scelleacutees doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires
4311 Attribution du marcheacute
43111 Notification agrave lattributaire
Voir section 29 sagissant de lattribution du marcheacute et point 2412 pour lattribution en cas de clause
suspensive
43112 Preacuteparation du contrat et signature
Voir la section 29
Le projet de contrat doit suivre lannexe c4
43113 Publication de lattribution du marcheacute
Voir la section 29
44 Appel doffres ouvert local pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Dans le cas dun appel doffres publieacute localement il nest pas obligatoire de publier davis de preacute-
information et lavis de marcheacute de fournitures est publieacute exclusivement dans le pays partenaire et sur
le site internet dEuropeAid en indiquant ladresse ougrave les entreprises peuvent se procurer des
informations suppleacutementaires Lavis de marcheacute relatif agrave un appel doffres local est publieacute au moins au
Journal officiel de lEacutetat partenaire ou tout meacutedia eacutequivalent pour les appels doffres locaux La
publication locale est assureacutee par le pays partenaire
Vu que le coucirct de publication de linteacutegraliteacute dun avis de marcheacute dans les meacutedias locaux peut ecirctre
dissuasif le modegravele de lannexe c3 indique les informations minimales devant ecirctre publieacutees
localement Cependant linteacutegraliteacute de lavis de marcheacute doit ecirctre disponible agrave ladresse mentionneacutee
dans la publication tout comme le dossier dappel doffres
Un appel doffres ouvert publieacute localement doit garantir la participation des autres fournisseurs
eacuteligibles au mecircme titre que celle des fournisseurs locaux Toute condition visant agrave restreindre la
participation des autres fournisseurs eacuteligibles est interdite (par exemple obligation pour ces derniers
decirctre enregistreacutes dans le pays partenaire ou davoir deacutejagrave obtenu des contrats au niveau local)
Dans cette proceacutedure un deacutelai minimal de 30 jours seacutecoule entre la date de publication de lavis de
marcheacute dans la presse locale et la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres Toutefois dans
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
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certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures
internes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET EX-POST
Ce deacutelai plus court requiert lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
Les dispositions de la proceacutedure ouverte internationale deacutecrites agrave la section 43 sappliquent par
analogie agrave la proceacutedure ouverte locale
Programmes financeacutes par le FED
Les soumissionnaires des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en consortium avec des partenaires
europeacuteens beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de 15 lors de leacutevaluation financiegravere
En outre dans le cas ougrave deux offres sont reconnues ecirctre eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
preacutevoit la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes ACP aux entreprises ou aux
personnes physiques
bull
est un consortium de personnes physiques de socieacuteteacutes et dentreprises des Eacutetats ACP et de lUnion
europeacuteenne
bull
(voir eacutegalement point 2410)
45 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave100 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de moins de 100 000 EUR par proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle Le pouvoir adjudicateur eacutetablit une liste dau moins trois fournisseurs en justifiant son
choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier dappel doffres
Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est adresseacute aux trois fournisseurs inviteacutes agrave soumissionner car
il contient des informations importantes pour eux
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la date denvoi de la lettre dinvitation doit ecirctre
accordeacute aux candidats retenus
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
disposant des capaciteacutes techniques et administratives requises
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
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Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur les plans administratif et technique le marcheacute peut ecirctre passeacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
En cas deacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le marcheacute peut ecirctre attribueacute par proceacutedure
neacutegocieacutee (voir point 4251d) Le reste de la proceacutedure (preacuteparation du dossier dappel doffres
eacutevaluation des offres et attribution du contrat) obeacuteit aux mecircmes regravegles que la proceacutedure ouverte
internationale (voir points 432 agrave 43112)
46 Modification des contrats de fournitures
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Agrave lexception des quantiteacutes qui peuvent ecirctre modifieacutees conformeacutement aux dispositions de larticle 22
des conditions geacuteneacuterales (voir ci-dessous) le pouvoir adjudicateur ne peut pas augmenter le budget du
marcheacute de fournitures initial donner son accord ou prendre des dispositions pour lacquisition
deacutequipements non preacutevus dans lappel doffres initial et du marcheacute qui sensuit ni avant la signature du
contrat ni au cours de son exeacutecution
Les seules exceptions agrave cette regravegle concernent
1) Les livraisons additionnelles par le fournisseur initial envisageacutees soit pour le remplacement partiel
de fournitures ou dinstallations incluses dans le marcheacute initial soit pour lextension de fournitures ou
dinstallations existantes Cela nest autoriseacute que lorsquun changement de fournisseur obligerait le
pouvoir adjudicateur agrave acqueacuterir des eacutequipements aux caracteacuteristiques techniques diffeacuterentes entraicircnant
soit une incompatibiliteacute soit des difficulteacutes techniques dutilisation et dentretien disproportionneacutees
Les livraisons compleacutementaires sont consideacutereacutees comme une proceacutedure neacutegocieacutee (voir
point 4251 c) neacutecessitant la signature dun avenant ou dun nouveau contrat
2) La situation mentionneacutee au point 2101
Conformeacutement agrave larticle 22 des Conditions Geacuteneacuterales le pouvoir adjudicateur a compeacutetence pour
eacutemettre un ordre de service visant agrave des modifications Le titulaire du marcheacute doit exeacutecuter la
modification ordonneacutee
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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5 Marcheacutes de travaux
51 Introduction
Les marcheacutes de travaux ont pour objet soit lexeacutecution soit conjointement la conception et lexeacutecution
de travaux ou douvrages en lien avec lune des activiteacutes reacutefeacuterenceacutees agrave lannexe II de la
directive 200424UE ou la reacutealisation par quelque moyen que ce soit dun ouvrage reacutepondant aux
besoins preacuteciseacutes par le pouvoir adjudicateur qui exerce une influence deacuteterminante sur sa nature ou sa
conception Un ouvrage est le reacutesultat dun ensemble de travaux de bacirctiment ou de geacutenie civil destineacute agrave
remplir par lui-mecircme une fonction eacuteconomique ou technique
Les marcheacutes de travaux sont geacuteneacuteralement conclus par le pays partenaire avec lequel la Commission
europeacuteenne a eacutetabli une convention de financement (en gestion indirecte)
52 Proceacutedures de passation des marcheacutes
521 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR
5211 Proceacutedure ouverte
La regravegle geacuteneacuterale pour la passation de ces marcheacutes de travaux est lappel doffres ouvert international
apregraves publication des avis stipuleacutes dans les lignes directrices pour les publications (annexe A11e)
Pour plus de deacutetails voir section 53
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
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5212 Proceacutedure restreinte
Les caracteacuteristiques de certains projets peuvent justifier le recours agrave la proceacutedure dappel doffres
restreint Lautoriteacute compeacutetente de la Commission europeacuteenne doit autoriser le recours agrave cette
proceacutedure Elle pourra fournir un appui technique au cas par cas La publication de lavis de marcheacute de
travaux telle que stipuleacutee dans les lignes directrices (annexe A11e) reste obligatoire pour permettre
une participation aussi large que possible Pour plus de deacutetails voir section 54
522 Marcheacutes dune valeur comprise entre 300 000 EUR et 5 000 000 EUR
5221 Proceacutedure ouverte locale
Ces marcheacutes sont attribueacutes apregraves appel doffres ouvert publieacute localement cest-agrave-dire dans le pays
partenaire ainsi que sur le site internet dEuropeAid avec ladresse ougrave les entreprises peuvent se
procurer des informations suppleacutementaires Pour plus de deacutetails voir section 55
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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523 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR
5231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Les marcheacutes de travaux de moins de 300 000 EUR sont attribueacutes par proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle Une invitation agrave soumissionner doit ecirctre envoyeacutee agrave au moins trois candidats sans
quil soit neacutecessaire de publier un avis de marcheacute Pour plus de deacutetails voir section 56
524 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de travaux dune valeur eacutegale ou infeacuterieure agrave 20 000
EUR sur la base dune seule offre Voir point 248
Pour des travaux dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 2500 EUR les paiements en remboursement de
facture sans acceptation preacutealable dune offre doivent ecirctre possibles
525 Proceacutedures applicables sans seuil
5251 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne pour
utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de travaux peuvent ecirctre passeacutes apregraves proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
En cas de stricte neacutecessiteacute lorsque pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant deacuteveacutenements
impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre imputable les
deacutelais ordinaires requis pour les proceacutedures concurrentielles ne peuvent ecirctre respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des modaliteacutes dexeacutecution1
pour de nouveaux travaux consistant dans la reacutepeacutetition douvrages similaires confieacutes au contractant
principal sous reacuteserve que le marcheacute initial ait eacuteteacute attribueacute apregraves publication dun avis de marcheacute
qui a fait connaicirctre la possibiliteacute de recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee pour les nouveaux travaux et
donneacute des informations sur leur eacutetendue les conditions de leur attribution ainsi que sur leur coucirct
estimeacute
b)
lorsquun appel doffres est demeureacute infructueux cest-agrave-dire na donneacute aucune offre meacuteritant decirctre
retenue sur le plan qualitatif etou financier dans ces cas apregraves annulation de lappel doffres le
pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les soumissionnaires de son choix
qui ont participeacute agrave la proceacutedure dappel doffres sils remplissent les critegraveres de seacutelection pour
autant que les documents de marcheacute initiaux ne soient pas substantiellement modifieacutes et que le
principe deacutegaliteacute de traitement soit respecteacute
c)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales ou lorsque la protection dinteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
le requiert pour autant que les inteacuterecircts essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres
mesures (telles que la fixation de conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des informations
que le pouvoir adjudicateur met agrave disposition dans le cadre de la proceacutedure de passation de
marcheacute)
d)
pour lachat de reacuteseaux de communications publics2e)
pour la location de bacirctiments deacutejagrave construits apregraves prospection du marcheacute localf)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existantg)
Lorsque les travaux ne peuvent ecirctre fournis que par un seul opeacuterateur eacuteconomique pour lune
quelconque des raisons suivantes i) lobjet du marcheacute est la creacuteation ou lacquisition dune œuvre
dart ou dune performance artistique unique ii) il y a absence de concurrence pour des raisons
techniques iii) la protection de droits dexclusiviteacute notamment de droits de proprieacuteteacute intellectuelle
doit ecirctre assureacutee (par ex lorsque lexeacutecution du marcheacute est reacuteserveacutee exclusivement aux titulaires de
h)
1 laquo LAssistance durgence raquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
viseacutee ici principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lannexe IV de laccord de
Cotonou Lassistance durgence est lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Pour les PTOM
voir eacutegalement larticle 79 paragraphe 5 de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 20132 On entend par laquoReacuteseau de communications eacutelectroniquesraquo les systegravemes de transmission et le cas eacutecheacuteant les
eacutequipements de commutation ou de routage et les autres ressources qui permettent lacheminement de signaux par cacircble
par voie hertzienne par moyen optique ou par dautres moyens eacutelectromagneacutetiques comprenant les reacuteseaux satellitaires les
reacuteseaux terrestres fixes (avec commutation de circuits ou de paquets y compris linternet) et mobiles les systegravemes utilisant
le reacuteseau eacutelectrique pour autant quils servent agrave la transmission des signaux les reacuteseaux utiliseacutes pour la radiodiffusion
sonore et teacuteleacutevisuelle et les reacuteseaux cacircbleacutes de teacuteleacutevision quel que soit le type dinformation transmise
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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brevets ou de licences en reacutegissant lutilisation) Les exceptions indiqueacutees aux points ii) et iii) ne
sappliquent que lorsquil nexiste aucune solution alternative ou de remplacement raisonnable et
que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune restriction artificielle des paramegravetres lors de la
deacutefinition du marcheacute
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un rapport de neacutegociation (voir modegravele annexe A10) deacutecrivant
la maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant les bases de la deacutecision dattribution du
marcheacute agrave laquelle ont abouti ces neacutegociations Les proceacutedures preacutesenteacutees aux points 53111 et
53112 doivent ecirctre suivies par analogie et le rapport de neacutegociation doit ecirctre inclus dans le dossier
contractuel
5252 Dialogue compeacutetitif
Voir la section 247
53 Appel doffres ouvert international (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ousupeacuterieure agrave 5 000 000 EUR)
531 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et une
transparence approprieacutee chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dun avis de
preacute-information et dun avis de marcheacute conformeacutement aux lignes directrices figurant agrave lannexe A11e
5311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer
Il doit indiquer de maniegravere succincte lobjet et le contenu des marcheacutes concerneacutes Les avis de preacute-
information sont envoyeacutes le plus rapidement possible apregraves la deacutecision autorisant le programme pour
les marcheacutes de travaux (Voir modegravele agrave lannexe D1) Publier un avis de preacute-information nengage pas
le pouvoir adjudicateur agrave financer les marcheacutes proposeacutes Les soumissionnaires potentiels ne doivent
donc pas soumettre leurs offres respectives degraves ce stade Les avis de preacute-information doivent ecirctre
publieacutes au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre
meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de preacute-information doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les
services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe D1 au
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer
leur traduction
5312 Publication des avis de marcheacutes
En plus de la publication des avis de preacute-information tous les marcheacutes de fournitures dune valeur
supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR doivent donner lieu agrave la publication dun avis de marcheacute au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia
approprieacute Un deacutelai minimum de 30 jours doit ecirctre accordeacute entre la publication de lavis de preacute-
information et celle de lavis de marcheacute La publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et
sur le site internet dEuropeAid est assureacutee par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du
pouvoir adjudicateur) Le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication localement et
dans tout meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les services
compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant lannexe D2 au moins 15 jours avant la date
de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer leur traduction
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
En plus de ce qui preacutecegravede le dossier dappel doffres finaliseacute (voir point 532) doit aussi ecirctre
soumis agrave la Commission europeacuteenne au plus tard au moment de la publication de lavis de marcheacute
afin de veacuterifier que lavis proposeacute correspond aux objectifs du marcheacute
Lavis de marcheacute doit identifier le pouvoir adjudicateur et lobjet du marcheacute de maniegravere claire preacutecise
et complegravete Le cas eacutecheacuteant lavis de marcheacute publieacute localement doit ecirctre identique agrave celui publieacute sur le
site internet dEuropeAid et il doit ecirctre publieacute simultaneacutement
Le pouvoir adjudicateur doit envoyer le dossier dappel doffres aux entrepreneurs inteacuteresseacutes
Normalement en raison de leur volume et des coucircts de reproduction le dossier dappel doffres de
travaux est envoyeacute moyennant le paiement dune somme forfaitaire En outre le dossier dappel
doffres est disponible pour consultation aupregraves du pouvoir Eacuteventuellement si le dossier dappel
doffres est payant lavis de marcheacute pourra mentionner les coordonneacutees bancaires pour son achat
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe A5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe A11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
532 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que les documents dappel doffres soient reacutedigeacutes soigneusement non seulement pour
mener agrave bien la proceacutedure de passation du marcheacute mais aussi pour en assurer la bonne exeacutecution
Les documents dappel doffres doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux
soumissionnaires potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de
non-conformiteacute critegraveres dattribution etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques
Les speacutecifications techniques doivent permettre leacutegaliteacute daccegraves des candidats et soumissionnaires et
ne pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence
Elles deacutefinissent les caracteacuteristiques requises dun produit dun service ou dun mateacuteriau ou ouvrage au
regard de lusage auquel ils sont destineacutes par le pouvoir adjudicateur
Ces caracteacuteristiques peuvent inclure le cas eacutecheacuteant
les niveaux de qualiteacutea)
la performance environnementale et la performance climatiqueb)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques les critegraveres daccessibiliteacute pour
les personnes handicapeacutees ou la conception pour tous les utilisateurs sauf dans des cas ducircment
justifieacutes
c)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacuted)
la performance (aptitude agrave lemploi)e)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la
deacutenomination de vente et les instructions dutilisation et pour tous les marcheacutes la terminologie les
symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage les processus et
meacutethodes de production
f)
les proceacutedures relatives agrave lassurance de qualiteacute et les regravegles concernant la conception et les coucircts
les conditions relatives au test agrave linspection et agrave lacceptation des travaux et les meacutethodes ou
techniques de construction et tout autre speacutecification technique que le pouvoir adjudicateur est en
mesure dimposer dans le cadre de reacuteglementations geacuteneacuterales et speacutecifiques en rapport avec les
travaux finis et les mateacuteriaux ou parties quils comportent
g)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les marcheacutes de travaux eacutetant souvent complexes sur le plan technique la preacuteparation du dossier
dappel doffres - en particulier les speacutecifications techniques - peut requeacuterir lintervention dun ou de
plusieurs techniciens externes Chacun deux doit signer une deacuteclaration dobjectiviteacute et de
confidentialiteacute (voir Annexe A3)
Comme pour les termes de reacutefeacuterence dans le cas des marcheacutes de services il importe daccorder une
attention particuliegravere agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques relatives aux travaux faisant lobjet
de lappel doffres En effet les speacutecifications techniques sont deacuteterminantes pour le succegraves de lappel
doffres et la bonne exeacutecution du marcheacute de travaux et du projet
Elles indiquent - le cas eacutecheacuteant lot par lot - la nature exacte et les caracteacuteristiques de fonctionnement
des ouvrages Le cas eacutecheacuteant elles preacutecisent eacutegalement les conditions de livraison et dinstallation de
formation et de service apregraves-vente
Il est essentiel que les caracteacuteristiques de fonctionnement correspondent agrave lobjet preacutevu Si une reacuteunion
dinformation ou une visite sur place savegraverent neacutecessaires pour clarifier les normes techniques du site
sur lequel les travaux sont agrave reacutealiser les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner ainsi
que les dispositions preacutecises prises agrave cet effet
Les speacutecifications techniques visent agrave deacutefinir les travaux requis avec preacutecision Les normes de qualiteacute
minimales deacutefinies par les speacutecifications techniques permettront au comiteacute deacutevaluation de deacuteterminer
les offres techniquement acceptables
Agrave moins que la nature du marcheacute ne le justifie sont prohibeacutees les speacutecifications techniques qui
mentionnent ou deacutecrivent des produits dune fabrication et dune provenance deacutetermineacutees et qui agrave ce
titre ont pour effet de favoriser ou deacutecarter certains produits Toutefois lorsque les produits ne
peuvent ecirctre autrement deacutecrits en termes suffisamment preacutecis et intelligibles ils peuvent ecirctre identifieacutes
par leur nom commercial suivi obligatoirement de la mention laquo ou eacutequivalents raquo
GESTION DIRECTE
Les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne doivent approuver le dossier dappel
doffres La pratique standard est de consulter eacutegalement le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les
autres parties concerneacutees et dobtenir sonleur accord sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
Le dossier doit contenir les documents suivants
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Volume 1 Instructions aux soumissionnaires et formulaires de soumission
Volume 2 Projet de contrat et conditions
Volume 3 Speacutecifications techniques
Volume 4 Modegravele doffre financiegravere
Volume 5 Documents de design et dessins
Voir annexe D4 pour les modegraveles
Les documents dappel doffres doivent eacutetablir clairement si loffre doit ecirctre faite agrave prix ferme et non
reacutevisable Une clause de reacutevision peut ecirctre justifieacutee ce qui est souvent le cas pour les marcheacutes de
travaux Dans ce cas il est recommandeacute dinclure dans les conditions particuliegraveres une formule de
reacutevision de prix en utilisant le modegravele preacutevu agrave larticle 48 Afin de prendre une deacutecision sur
lopportuniteacute dinclure une clause de reacutevision de prix le pouvoir adjudicateur tient alors notamment
compte
de lobjet de la proceacutedure de passation de marcheacute et de la conjoncture eacuteconomique dans laquelle il
aura lieu
a)
de la nature et de la dureacutee des tacircches et du contrat b)
de ses inteacuterecircts financiersc)
Lobjet dune telle garantie est dassurer au pouvoir adjudicateur que les offres soumises ne seront pas
retireacutees Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission sil lestime approprieacute et
proportionneacute Le montant de cette garantie de soumission repreacutesente entre 1 et 2 de la valeur
globale du marcheacute Le pouvoir adjudicateur libegravere et renvoie cette garantie comme preacutevu aux points
5393 et 5310 agrave tous les soumissionnaires agrave la signature du contrat Le pouvoir adjudicateur
appelle la garantie de soumission si loffre est retireacutee avant la signature du contrat
En vertu de la reacuteglementation les garanties de soumission et de bonne exeacutecution sont facultatives Si
le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier dappel
doffres
533 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale Tous les critegraveres speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres doivent ecirctre appliqueacutes tels quels et ne
peuvent en aucun cas ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure
1 Les critegraveres de seacutelection portent sur la capaciteacute du soumissionnaire agrave exeacutecuter le marcheacute
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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- eacuteliminer les soumissionnaires qui ne sont pas eacuteligibles du fait de leur nationaliteacute (voir section 231)
ou qui relegravevent de lun des cas deacutecrits aux sections 2331 (exclusion de la participation aux
proceacutedures de passation de marcheacute) et 2332 (rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
- veacuterifier que la situation financiegravere des soumissionnaires est solide et saine (capaciteacute financiegravere et
eacuteconomique) en demandant par exemple les extraits des bilans et les chiffres daffaires des trois
derniegraveres anneacutees (voir section 241112) si speacutecifiquement requis par le dossier dappel doffres
- veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle des soumissionnaires par exemple en examinant les
effectifs moyens annuels limportance et lexpeacuterience professionnelle du personnel dencadrement du
soumissionnaire ainsi que les principaux travaux reacutealiseacutes dans le secteur en question pendant les
derniegraveres anneacutees (voir section 241113)
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat Ils doivent ecirctre preacutesenteacutes dans
un format OUINON pour permettre une eacutevaluation claire de loffre
2 Preuve des critegraveres de seacutelection
Si pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifieacutee le soumissionnaire ou
candidat nest pas en mesure de produire les reacutefeacuterences requises il peut prouver sa capaciteacute
eacuteconomique et financiegravere par tout moyen que le pouvoir adjudicateur estime approprieacutee Lorsque les
travaux agrave reacutealiser sont complexes ou que agrave titre exceptionnel ils doivent reacutepondre agrave un but particulier
la capaciteacute technique et professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle effectueacute par le pouvoir
adjudicateur ou au nom de celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du pays dans lequel le
soumissionnaire est eacutetabli sous reacuteserve de laccord de cet organisme ce controcircle porte sur laptitude
technique et les capaciteacutes de production du soumissionnaire et si neacutecessaire sur les installations
deacutetude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le laquocontrocircle
qualiteacuteraquo
3 Eacutevaluation technique
Leacutevaluation technique sera reacutealiseacutee sur la base de la grille deacutevaluation publieacutee dans le dossier dappel
doffres qui ne doit pas ecirctre modifieacutee de quelque maniegravere que ce soit durant leacutevaluation
En regravegle geacuteneacuterale les prescriptions techniques pour les travaux sont fixeacutees dans le cahier des charges
(qui comprend les plans les dessins les speacutecifications concernant les mateacuteriauxhellip) preacutealablement
eacutelaboreacute par un prestataire de services dingeacutenieriedarchitecture qui est joint au dossier dappel
doffres et qui deacutecrit dans le moindre deacutetail la faccedilon dont se preacutesenteront les travaux Il doit ainsi ecirctre
possible deacutevaluer clairement (par OUINON) si loffre satisfait aux speacutecifications techniques stipuleacutees
dans le dossier dappel doffres
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Uniquement dans des cas tregraves exceptionnels sous reacuteserve dune deacuterogation3 les prescriptions
techniques pour les travaux se limiteront agrave la fixation de niveaux minima au-dessus desquels les
soumissionnaires peuvent proposer leurs propres solutions ce nest que dans ces cas que les offres qui
respectent ces niveaux minima de qualiteacute doivent ecirctre noteacutees conformeacutement agrave la grille deacutevaluation
technique (qui preacutesente les critegraveres techniques les sous-critegraveres et les pondeacuterations) contenue dans le
dossier dappel doffres
4 Eacutevaluation financiegravere
En regravegle geacuteneacuterale le critegravere dattribution lors de leacutevaluation financiegravere des offres de travaux est le prix
le plus bas
Sous reacuteserve dune autorisation preacutealable leacutevaluation financiegravere peut prendre en compte non
seulement les coucircts dacquisition mais dans la mesure ougrave cela est pertinent les coucircts supporteacutes durant
le cycle de vie des travaux (par exemple les coucircts de maintenance et les coucircts de fonctionnement)
dans ce cas les documents de marcheacute doivent indiquer agrave lavance les donneacutees que doivent fournir les
soumissionnaires et la meacutethode qui sera utiliseacutee pour deacuteterminer le coucirct du cycle de vie sur la base de
ces donneacutees
5 Offre eacuteconomiquement la plus avantageuse
En labsence dattribution de note technique aux offres loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse est
loffre techniquement conforme qui indique le prix le moins eacuteleveacute
Lorsque de maniegravere exceptionnelle sous reacuteserve dune deacuterogation une note technique est attribueacutee
aux offres loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse est loffre techniquement conforme qui obtient
le meilleur rapport qualiteacute-prix en fonction des reacutesultats de leacutevaluation technique et financiegravere
conformeacutement aux pondeacuterations fixeacutees dans le dossier dappel doffres
534 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux soumissionnaires davoir agrave
demander des compleacutements dinformation en cours de proceacutedure Si le pouvoir adjudicateur fournit un
compleacutement dinformation soit de sa propre initiative soit en reacuteponse agrave la demande dun
soumissionnaire il communique ces informations par eacutecrit et simultaneacutement agrave tous les autres
soumissionnaires
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre aux questions de tous
les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de reacuteception des offres (avec copie agrave la
3 Cette deacuterogation nest plus neacutecessaire pour un dossier dappel doffres portant sur la conception et la reacutealisation etou sur la
conception la construction et lexploitation si et lorsque des modegraveles dappel doffres de ce type ont eacuteteacute ajouteacutes aux
annexes du guide pratique
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec controcircles ex-ante Les questions et reacuteponses sont
publieacutees sur le site internet dEuropeAid Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable
quant agrave leacutevaluation de loffre agrave ce stade
Un rectificatif doit ecirctre publieacute si le texte de lavis de marcheacute est modifieacute conformeacutement au
point 5312
Le rectificatif doit aussi ecirctre publieacute avant la date limite de soumission La date limite de reacuteception des
offres peut ecirctre retardeacutee pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Le
rectificatif doit aussi ecirctre publieacute sur le site internet dEuropeAid
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion etou visite doit ecirctre
annonceacutee dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la
date limite pour la reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel
doffres si la participation agrave cette reacuteunion etou visite de site est recommandeacutee ou obligatoire Tous les
frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des raisons de
transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne peut ecirctre
organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions dinformations
ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un excellent moyen
de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou documentation utiliseacutee
pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion doivent ecirctre publieacutees au
moins sur le site Internet dEuropeAid
535 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans le dossier dappel doffres Le deacutelai de reacuteception des offres doit ecirctre suffisant pour
garantir la qualiteacute desdites offres et permettre de faire jouer valablement la concurrence Lexpeacuterience
deacutemontre quun deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave deacuteposer des
offres incomplegravetes ou mal preacutepareacutees La date limite de remise des offres doit ecirctre fixeacutee un jour
ouvrable dans le pays beacuteneacuteficiaire et si possible combineacutee avec louverture publique
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le deacutelai minimal entre la date de publication de lavis de marcheacute et la date limite fixeacutee pour la
reacuteception des offres est de 90 jours Toutefois dans des cas exceptionnels ce deacutelai peut ecirctre
raccourci en conformiteacute avec les proceacutedures internes En gestion indirecte ce raccourcissement de
deacutelai requiert lautorisation preacutealable des services pertinents de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Aucun accord preacutealable de la Commission europeacuteenne nest requis pour fixer un deacutelai de reacuteception
des offres plus court
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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536 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
537 Preacutesentation des offres
Chaque offre technique et financiegravere doit ecirctre placeacutee dans une enveloppe unique scelleacutee agrave linteacuterieur
dun colis ou dune enveloppe exteacuterieure Loffre doit ecirctre envoyeacutee en accord avec les instructions aux
soumissionnaires
538 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute la confidentialiteacute et les responsabiliteacutes du comiteacute et
le calendrier de leacutevaluation voir section 28
539 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
5391 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
5392 Reacuteunion preacuteparatoire
La premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation doit se tenir avant la seacuteance douverture publique Au
preacutealable le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident expose lobjet de lappel doffres et explique les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute
incluant les grilles deacutevaluation ainsi que les critegraveres de seacutelection et dattribution speacutecifieacutes dans le
dossier dappel doffres
5393 Seacuteance douverture des offres
Louverture des offres a pour objet de veacuterifier si les offres sont complegravetes si la garantie de soumission
requise a eacuteteacute fournie et si les offres sont dune maniegravere geacuteneacuterale en ordre
La seacuteance douverture des offres est une proceacutedure formelle et publique Le comiteacute deacutevaluation ouvre
les offres en seacuteance publique agrave lheure et au lieu fixeacute dans le dossier dappel doffres Bien quelle soit
publique la preacutesence agrave la seacuteance douverture des offres est strictement limiteacutee aux repreacutesentants des
socieacuteteacutes ayant soumissionneacute au contrat
Voir la liste de controcircle de louverture des offres en annexe D5 pour les formaliteacutes deacutetailleacutees agrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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accomplir par le Preacutesident avec lassistance du Secreacutetaire
GESTION DIRECTE
Le comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne procegravede agrave
la seacuteance douverture des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit ecirctre obligatoirement informeacutee de la seacuteance douverture des offres
Elle peut ecirctre repreacutesenteacutee agrave titre dobservateur agrave cette seacuteance et reccediloit copie de chacune des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La Commission europeacuteenne na pas agrave ecirctre informeacutee de la session douverture des offres et ny
participe pas
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte eacuteventuelle des offres
reccedilues des membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir points 282 et
283
Le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme Le
reacutecapitulatif des offres reccedilues inclus dans le rapport douverture des offres (voir annexe D6) doit ecirctre
utiliseacute pour consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions de forme Ce rapport
est accessible aux soumissionnaires sur demande
Les eacuteventuelles garanties de soumission doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires dont les offres
ne sont pas conformes aux prescriptions de forme Cela implique que chaque offre qui arrive apregraves la
date limite doit aussi ecirctre ouverte (apregraves la seacuteance douverture) afin que les garanties puissent ecirctre
retourneacutees
5394 Eacutevaluation des offres
Leacutevaluation de loffre technique est reacutealiseacutee le cas eacutecheacuteant lot par lot en utilisant sans les modifier la
grille de conformiteacute administrative et la grille deacutevaluation figurant dans le dossier dappel doffres
publieacute
Dans le cadre de leacutevaluation technique le comiteacute analyse les aspects commerciaux et le cas eacutecheacuteant
la composante service des offres afin de deacuteterminer si celles-ci satisfont aux prescriptions du dossier
dappel doffres Les reacutesultats sont consigneacutes dans une grille danalyse par OUI NON pour tous les
eacuteleacutements speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres Ce nest que dans des cas tregraves exceptionnels sous
reacuteserve dune deacuterogation quune meacutethode dattribution dune note technique devrait ecirctre utiliseacutee
conformeacutement au point 533 ci-dessus Si lappel doffres est scindeacute en lots leacutevaluation technique doit
ecirctre reacutealiseacutee lot par lot
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Avec laccord de la majoriteacute des eacutevaluateurs le preacutesident peut demander des clarifications par eacutecrit
aux soumissionnaires en leur offrant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai raisonnable deacutetermineacute
par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives
Avant deacutevaluer les offres le comiteacute deacutevaluation veacuterifie quelles sont conformes aux prescriptions
administratives figurant dans le dossier dappel doffres (sur la base de la grille de conformiteacute
administrative)
Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions modaliteacutes et speacutecifications contenues
dans le dossier dappel doffres sans deacuteviation ni restrictions substantielles Les deacuteviations ou
restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ dapplication la qualiteacute lexeacutecution du
marcheacute qui diffegraverent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir
adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du marcheacute ou qui faussent la concurrence
vis-agrave-vis des soumissionnaires ayant preacutesenteacute des offres conformes
La conformiteacute administrative de chaque offre est veacuterifieacutee en utilisant la grille de conformiteacute
administrative figurant dans le dossier dappel doffres publieacute
La conformiteacute administrative de chacune des offres doit ecirctre indiqueacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir annexe D7)
Partie 2 conformiteacute technique des offres
Leacutevaluation technique proprement dite des offres suit la veacuterification de la conformiteacute administrative
Les critegraveres publieacutes dans le dossier dappel doffres sont appliqueacutes sans modification Les eacutevaluateurs
utilisent la grille deacutevaluation incluse dans le dossier dappel doffres Cette eacutevaluation vise agrave
deacuteterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques minimales et aux critegraveres
de seacutelection
Regravegle dorigine toutes les offres doivent satisfaire agrave la regravegle en vertu de laquelle les produits acheteacutes
et les mateacuteriaux incorporeacutes dans les ouvrages permanents satisfont aux exigences du point 231 Les
offres qui ne satisfont pas agrave la regravegle dorigine doivent ecirctre eacutelimineacutees La regravegle dorigine ne sapplique
pas agrave leacutequipement du titulaire utiliseacute durant la construction sauf si le dossier dappel doffres preacutevoit
explicitement que cet eacutequipement devient la proprieacuteteacute du pouvoir adjudicateur en fin de contrat Pour
plus de deacutetails voir le point 231
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier agrave ce stade que les nationaliteacutes des
sous-traitants identifieacutes dans les offres techniques satisfont agrave la regravegle de la nationaliteacute deacutefinie au
point 231
Agrave lissue de leacutevaluation des offres le comiteacute deacutevaluation se prononce sur la conformiteacute technique de
chaque offre et classe les offres dans deux cateacutegories laquo conformes techniquement raquo ou laquo non
conformes techniquement raquo Dans des cas exceptionnels uniquement sous reacuteserve dune deacuterogation
les offres techniquement conformes sont ensuite noteacutees conformeacutement agrave la grille deacutevaluation
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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technique contenue dans le dossier dappel doffres (voir point 533 ci-dessus)
5395 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Au terme de leacutevaluation technique le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les propositions financiegraveres ne
comportent pas derreurs arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont
corrigeacutees sans peacutenaliteacute pour le soumissionnaire Si lappel doffres porte sur plusieurs lots les
propositions financiegraveres sont compareacutees pour chaque lot Leacutevaluation financiegravere doit identifier la
meilleure proposition financiegravere pour chaque lot en tenant compte de chaque remise offerte
Un exemple de remises est disponible au point 4395
5396 Choix de lattributaire
Lattributaire est celui soumettant loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse conformeacutement au point
533 Il doit ecirctre deacuteclareacute comme attributaire si loffre est eacutegale ou infeacuterieure au budget maximal
disponible pour le marcheacute
Si loffre choisie excegravede le budget maximal alloueacute au marcheacute les dispositions preacutevues au
point 5251(c) peuvent sappliquer
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux services concerneacutes
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute la meacutethode de construction les solutions techniques adopteacutees ou
les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire ou encore loriginaliteacute
de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de rejeter son offre ou non
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Lorsque deux offres sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire qui
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes aux entreprises ou aux personnes
physiques des Eacutetats ACP
bull
est un consortium de personnes physiques de socieacuteteacutes et dentreprises des Eacutetats ACP et de lUnion
europeacuteenne
bull
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement
Seules sont prises en consideacuteration les variantes
proposeacutees par lattributaire du marcheacute etbull
conformes aux critegraveres indiqueacutes dans le dossier dappel doffres et notamment respectant les
speacutecifications techniques minimales en terme de qualiteacute et de performance et
bull
dont le prix ne deacutepasse pas celui de loffre retenuebull
Le comiteacute deacutevaluation compare les variantes agrave loffre initiale et recommande la meilleure solution au
pouvoir adjudicateur
5397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut recommander
dattribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres
et
bull
qui constitue loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse (respectant toutes les conditions
preacuteceacutedentes)
bull
dannuler lappel doffres (voir le point 2413)bull
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe D7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis agrave lautoriteacute compeacutetente de la Commission europeacuteenne qui
doit deacutecider si elle accepte ou non les recommandations du comiteacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe D7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les membres votants du
comiteacute deacutevaluation Le rapport deacutevaluation est adresseacute aux services compeacutetents du pouvoir
adjudicateur qui acceptent ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir
adjudicateur soumet ensuite le rapport deacutevaluation avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne
Si une proposition dattribution est formuleacutee alors que la Commission europeacuteenne na pas encore
reccedilu une copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre transmises
Si cette derniegravere les refuse elle doit eacutecrire au pouvoir adjudicateur pour lui expliquer les raisons de
sa deacutecision La Commission europeacuteenne peut eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment
il doit proceacuteder et indiquer les conditions auxquelles elle pourrait endosser un marcheacute proposeacute sur la
base de la proceacutedure dappel doffres
En revanche si la Commission europeacuteenne approuve la deacutecision proposeacutee par le pouvoir
adjudicateur ce dernier selon la deacutecision prise soit attribue le marcheacute (voir point 05032011) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation de la Commission europeacuteenne nest pas un preacutealable neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comiteacute deacutevaluation
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
deacutevaluation depuis la fin de la seacuteance douverture jusquagrave la signature du contrat par les deux parties
est confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses deacutelibeacuterations sont tenues
secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de respecter la confidentialiteacute
Lorsque la leacutegislation du pouvoir adjudicateur va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute le pouvoir
adjudicateur doit demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de divulguer
quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
Comptes)
5310 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
Les soumissionnaires ont le droit de reacutecupeacuterer sans deacutelai leur garantie de soumission Lorsque lappel
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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doffres est annuleacute avant louverture des enveloppes externes des offres les enveloppes non ouvertes et
scelleacutees doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires
5311 Attribution du marcheacute
53111 Notification agrave lattributaire
Voir section 29 et point 2412 (en cas de clause suspensive)
53112 Signature du contrat
Voir la section 29
Le projet de contrat doit suivre lAnnexe D4
53113 Publication de lattribution du marcheacute
Voir la section 29
54 Appel doffres restreint pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave5 000 000 EUR
Compte tenu des caracteacuteristiques de certains travaux il est possible de recourir agrave un appel doffres
restreint dans certains cas ducircment justifieacutes Les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
peuvent fournir un appui technique au cas par cas
GESTION DIRECTE
Un accord preacutealable est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
541 Publiciteacute
Afin dassurer la plus large participation possible agrave lappel doffres et de garantir la transparence de la
proceacutedure le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de preacute-information ainsi quun avis de marcheacute
pour tout marcheacute de travaux dun montant de 5 000 000 EUR et au-delagrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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5411 Publication de lavis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer
Lavis de preacute-information est envoyeacute le plus rapidement possible apregraves la deacutecision approuvant le
programme des marcheacutes de travaux Il doit indiquer succinctement lobjet et le contenu des marcheacutes en
question (voir Annexe D1) Publier lavis de preacute-information nengage pas le pouvoir adjudicateur agrave
financer le marcheacute Aussi les candidats inteacuteresseacutes ne doivent pas envoyer doffres agrave ce stade
Le pouvoir adjudicateur reacutedige lavis de preacute-information en utilisant lannexe D1 et ladresse par
formulaire eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le site dEuropeAid et au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne (voir les lignes directrices pour la publication agrave lannexe
A11e) Si neacutecessaire le pouvoir adjudicateur assure simultaneacutement la publication localement ou dans
tout autre meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE OU EX-
POST
Les avis de preacute-information doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les
services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe D1 au
moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer
leur traduction
5412 Publication des avis de marcheacutes
30 jours au plus tocirct apregraves la publication de la preacutevision individuelle de marcheacute lavis de marcheacute est agrave
son tour publieacute au JO de lUnion europeacuteenne et sur le site dEuropeAid (httpswebgateeceuropaeu
europeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome) et dans tout autre meacutedia approprieacute
La publication au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid est assureacutee
par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur) Si lavis de marcheacute
est publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lavis de marcheacute doit ecirctre envoyeacute par formulaire eacutelectronique (annexe Dr2) agrave la Commission
europeacuteenne au moins 15 jours avant la date preacutevue de publication pour permettre sa traduction en
temps utile
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
En plus de ce qui preacutecegravede les termes de reacutefeacuterence doivent ecirctre adresseacutes agrave la Commission
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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europeacuteenne soit en mecircme temps soit en avance de telle sorte agrave deacutemontrer que lavis de marcheacute
correspond aux objectifs du marcheacute
Lavis de marcheacute doit fournir aux candidats potentiels toute information utile pour leur permettre de
deacuteterminer leur capaciteacute agrave mettre en œuvre le marcheacute en question
Les critegraveres de seacutelection deacutefinis dans lavis de marcheacute doivent ecirctre
formuleacutes clairement et sans ambiguiumlteacutebull
faciles agrave veacuterifier sur la base de linformation soumise en utilisant le formulaire de candidature (voir
annexe D4c)
bull
permettre de deacuteterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait agrave un critegravere de
seacutelection donneacute
bull
pouvoir ecirctre deacutemontreacutes par le soumissionnairebull
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat
Le deacutelai alloueacute aux candidats pour quils adressent leurs offres doit ecirctre suffisant pour permettre une
concurrence adeacutequate Le deacutelai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours agrave compter
de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet
dEuropeAid Le deacutelai reacuteel deacutependra de lampleur et de la complexiteacute du marcheacute
Si en parallegravele le pouvoir adjudicateur publie lavis de marcheacute localement cette publication doit ecirctre
identique et simultaneacutee agrave celle effectueacutee sur les sites du journal officiel et dEuropeAid
Lavis de marcheacute doit ecirctre suffisamment clair et preacutecis pour dispenser les soumissionnaires de
demander des preacutecisions en cours de proceacutedure Ils ont toutefois le droit de demander des informations
compleacutementaires en cas de besoin Si le pouvoir adjudicateur modifie lavis de marcheacute soit de son
propre fait soit en reacuteponse agrave une question dun soumissionnaire un rectificatif comportant les
modifications doit ecirctre adresseacute pour publication agrave la Commission europeacuteenne (voir annexe A5b) Le
rectificatif est publieacute au plus tard 7 jours apregraves la demande de publication Il doit lecirctre avant la date
limite de soumission des offres Le cas eacutecheacuteant cette date peut ecirctre reporteacutee pour permettre aux
soumissionnaires de prendre les modifications en compte Le pouvoir adjudicateur ne doit pas agrave cette
occasion donner un avis quelconque concernant quelque offre que ce soit
Si les eacuteclaircissements ne neacutecessitent pas de modifier lavis de marcheacute ils peuvent ecirctre simplement
publieacutes sur le site dEuropeAid
542 Eacutetablir la liste restreinte
Les candidats sont seacutelectionneacutes par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
comprenant un preacutesident non votant un secreacutetaire non votant et un nombre impair (au minimum cinq)
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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de membres votants (les eacutevaluateurs)
Il doit y avoir au moins cinq eacutevaluateurs Ces derniers doivent posseacuteder les capaciteacutes techniques et
administratives neacutecessaires pour se prononcer valablement sur les candidatures Chaque membre doit
avoir une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les candidatures sont preacutesenteacutees Tous les
membres du comiteacute deacutevaluation doivent signer une deacuteclaration dimpartialiteacute et de confidentialiteacute
(voir annexe A4) Pour les responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation voir le point 283
GESTION DIRECTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les membres votants)
sont nommeacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur et les nominations sont soumises pour
accord agrave la Commission europeacuteenne Cette derniegravere devrait participer en tant quobservateur La
composition du comiteacute est reacuteputeacutee approuveacute si la Commission europeacuteenne ne sy oppose pas dans
les cinq jours ouvrables En regravegle geacuteneacuterale la Commission europeacuteenne nomme un observateur pour
assister agrave tout ou partie des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation La participation dautres observateurs
doit ecirctre preacutealablement autoriseacutee par la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
- eacutetablir une liste longue (voir annexe D4) reacutesumant lensemble des candidatures reccedilues
- eacuteliminer les candidatures non recevables du fait quelles ont eacuteteacute preacutesenteacutees par des candidats non
eacuteligibles (voir point 231 relatif aux critegraveres de nationaliteacute) ou quelles relegravevent de lun des cas deacutecrits
aux points 2331 (exclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacute) et 2332
(rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
- appliquer sans modification les critegraveres de seacutelection publieacutes
Sagissant des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et de seacutelection voir les points
233 et 2411
Sur la base des candidatures reccedilues le comiteacute deacutevaluation seacutelectionne les candidats offrant la
meilleure garantie de bonne exeacutecution du contrat
La liste de preacuteseacutelection comprend entre 4 et 6 candidats
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Si le nombre de candidats eacuteligibles satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est supeacuterieur agrave 6 les critegraveres
additionnels publieacutes dans lavis de marcheacute sont appliqueacutes pour reacuteduire la liste agrave 6 candidats
preacuteseacutelectionneacutes Voir la section 24111 (critegraveres de seacutelection)
Si le nombre de candidats eacuteligibles et satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur au chiffre
minimal de quatre le pouvoir adjudicateur peut inviter agrave soumissionner uniquement ces candidats Si
le nombre de candidats eacuteligibles satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur agrave 4 le pouvoir
adjudicateur peut tout de mecircme les inviter agrave soumettre une offre apregraves approbation preacutealable de la
Commission europeacuteenne sauf en cas de gestion indirecte avec controcircles ex post comme cela est
indiqueacute dans lencadreacute ci-dessous Celle-ci peut donner son approbation apregraves avoir veacuterifieacute sur la base
du rapport deacutevaluation que tant le deacutelai de publication tant les critegraveres de seacutelection publieacutes et la
porteacutee du marcheacute par rapport au budget disponible eacutetaient satisfaisants Ceci doit ecirctre justifieacute dans le
rapport deacutevaluation
GESTION DIRECTE
Lenregistrement dun cas agrave signaler est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
La proceacutedure de preacuteseacutelection et la seacutelection elle-mecircme doivent faire lobjet dun rapport (voir
annexe Dr5 du dossier dappel doffres DR1)
Avant que le comiteacute deacutevaluation neacutetablisse deacutefinitivement sa proposition de preacuteseacutelection il envoie la
liste des candidats pressentis au pouvoir adjudicateur qui veacuterifie quaucun deux (y compris les
partenaires) ne figure dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Le rapport deacutevaluation est signeacute par le preacutesident du comiteacute deacutevaluation par son secreacutetaire et par tous
les eacutevaluateurs
GESTION DIRECTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation avant que les candidats seacutelectionneacutes
ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur doit ensuite
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
162
soumettre ce rapport avec ses propres recommandations agrave la Commission europeacuteenne avant que les
candidats seacutelectionneacutes ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur elle doit
adresser par eacutecrit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa deacutecision
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
Les candidats non seacutelectionneacutes sont informeacutes par le pouvoir adjudicateur par un courrier standard
(voir Annexe Dr7) Les candidats preacuteseacutelectionneacutes sont inviteacutes agrave soumissionner par lettre (voir annexe
Dr8a) accompagneacutee du dossier dappel doffres Simultaneacutement la liste restreinte finale doit ecirctre
publieacutee sur le site internet dEuropeAid
Le pouvoir adjudicateur est responsable de leacutelaboration de lavis de liste restreinte (en utilisant
lannexe Dr6) et de sa soumission en format eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour
publication sur le site EuropeAid au moment du lancement de lappel doffres
Toute information non confidentielle peut ecirctre divulgueacutee aux candidats non seacutelectionneacutes qui en font la
demande Agrave titre dexemple citons les motifs pour lesquels une reacutefeacuterence ne satisfait pas aux critegraveres
de seacutelection techniques ces informations peuvent en effet aider les candidats non seacutelectionneacutes agrave
participer avec succegraves agrave de futurs appels doffres
La peacuteriode entre lenvoi des lettres dinvitation agrave soumissionner et la date limite pour la reacuteception des
offres ne doit pas ecirctre infeacuterieure agrave 60 jours
Les dispositions applicables dans le cadre dune proceacutedure ouverte conformeacutement aux points 5333
agrave 53113) sappliquent par analogie au reste de la proceacutedure restreinte pour les marcheacutes de travaux
eacutetant entendu que les eacuteleacutements touchant agrave la phase de seacutelection ne devraient pas ecirctre pris en compte
55 Appel doffres ouvert local (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave300 000 EUR et infeacuterieure agrave 5 000 000 EUR)
Dans le cas dun appel doffres publieacute localement il nest pas obligatoire de publier davis de preacute-
information et lavis de marcheacute de fournitures est publieacute exclusivement dans le pays partenaire et sur
le site internet dEuropeAid en indiquant ladresse ougrave les entreprises peuvent se procurer des
informations suppleacutementaires Lavis de marcheacute relatif agrave un appel doffres local est publieacute au moins au
Journal officiel de lEacutetat partenaire ou tout meacutedia eacutequivalent pour les appels doffres locaux La
publication locale est assureacutee par le pays partenaire
Eacutetant entendu que publier linteacutegraliteacute dun avis de marcheacute dans les meacutedias locaux peut repreacutesenter un
coucirct dissuasif le modegravele de lannexe D3 indique les informations minimales agrave publier localement
Cependant linteacutegraliteacute de lavis de marcheacute doit ecirctre disponible agrave ladresse mentionneacutee dans la
publication tout comme le dossier dappel doffres
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un appel doffres ouvert publieacute localement doit garantir la participation des autres fournisseurs
eacuteligibles au mecircme titre que celle des fournisseurs locaux Toute condition visant agrave restreindre la
participation des autres fournisseurs eacuteligibles est interdite (par exemple obligation pour ces derniers
decirctre enregistreacutes dans le pays partenaire ou davoir deacutejagrave obtenu des contrats au niveau local)
Dans cette proceacutedure un deacutelai minimal de 60 jours seacutecoule entre la date de publication de lavis de
marcheacute dans la presse locale et la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres Toutefois dans
certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures
internes et apregraves avoir obtenu lautorisation preacutealable de lautoriteacute compeacutetente de la Commission
europeacuteenne
Sil savegravere impossible didentifier les soumissionnaires potentiels dans le cadre dun appel doffres
ouvert local un avis de clarificationcorrection eacutenonccedilant les modifications eacuteventuelles apporteacutees au
dossier dappel doffres doit ecirctre publieacute La date limite de reacuteception des offres peut ecirctre retardeacutee pour
permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Toute clarification fournie durant
la proceacutedure dappel doffres doit ecirctre publieacutee localement et sur le site internet dEuropeAid et elle doit
ecirctre mentionneacutee dans le reacutesumeacute davis de marcheacute (annexe D3)
Les dispositions de la proceacutedure ouverte internationale deacutecrites agrave la section 53 sappliquent par
analogie agrave la proceacutedure ouverte locale La principale diffeacuterence est que le comiteacute deacutevaluation est
composeacute dun nombre minimum de trois eacutevaluateurs
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Pour les marcheacutes de travaux dun montant infeacuterieur agrave 5 000 000 EUR les soumissionnaires des
Eacutetats ACP beacuteneacuteficient pour autant quun quart au moins du capital et des cadres soit originaire dun
ou de plusieurs Eacutetats ACP dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours de leacutevaluation financiegravere
En outre lorsque deux offres de contrats de travaux sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est
donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si une telle offre fait deacutefaut agrave
i) celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
ii) celle qui offre les meilleures possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes entreprises ou personnes
physiques des Eacutetats ACP
iii) un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de la
Communauteacute
56 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les contrats de moins de 300 000 EUR par proceacutedure neacutegocieacutee
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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concurrentielle sans publier lavis de marcheacute Il eacutetablit une liste dau moins trois entrepreneurs et
justifie son choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier
dappel doffres Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est adresseacute aux trois fournisseurs inviteacutes agrave
soumissionner car il contient des informations importantes pour eux
Lannexe DS1 contient un dossier speacutecifique pour les proceacutedures neacutegocieacutees concurrentielles
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la date denvoi
de la lettre dinvitation doit ecirctre accordeacute aux candidats retenus
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
disposant des capaciteacutes techniques et administratives requises
Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur les plans administratif et technique le marcheacute peut ecirctre passeacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
Dans le cas dun eacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le marcheacute peut ecirctre attribueacute par
proceacutedure neacutegocieacutee sous reacuteserve de laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne Le reste de la
proceacutedure (preacuteparation du dossier dappel doffres eacutevaluation des offres et attribution du contrat) obeacuteit
aux mecircmes regravegles que la proceacutedure ouverte internationale (voir points 532 agrave 53112) Aucune
garantie de soumission nest exigeacutee dans ce cas
Programmes financeacutes par le FED
Pour les marcheacutes de travaux dune valeur infeacuterieure agrave 5 000 000 dEUR les soumissionnaires des
Eacutetats ACP beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours de leacutevaluation financiegravere agrave
condition quau moins un quart des parts du capital et du personnel dencadrement soit originaire
dun ou plusieurs Eacutetats ACP
En outre lorsque deux offres de contrats de travaux sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est
donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si une telle offre fait deacutefaut agrave
i) celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
ii) celle qui offre les meilleures possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes entreprises ou personnes
physiques des Eacutetats ACP
iii) un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de la
Communauteacute
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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57 Modification des contrats de travaux
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Pas de neacutecessiteacute de modifier le contrat
Dans la grande majoriteacute des cas le contrat de travaux preacutevoit le payement par eacutevaluation les quantiteacutes
indiqueacutees dans le deacutetail estimatif de mecircme que le montant du marcheacute qui en reacutesulte sont estimeacutes
Lorsque le payement est demandeacute le maicirctre dœuvre mesure pour les diffeacuterents eacuteleacutements les
quantiteacutes reacuteelles des travaux exeacutecuteacutes et certifie le montant ducirc en appliquant les taux agrave luniteacute
Si le montant augmente en raison dune quantiteacute reacuteellement mesureacutee exceacutedant la quantiteacute indiqueacutee
dans le deacutetail estimatif ou dans le bordereau des prix il ne sagit pas dun changement du contrat et
ceci ne requiert ni ordre de service pour modification ni avenant contractuel
Par ailleurs il peut arriver que lapplication de la clause de reacutevision de prix aboutisse agrave laugmentation
du montant Lagrave encore dans la mesure ougrave la formule de reacutevision de prix a deacutejagrave fait lobjet dun accord
entre les parties contractantes dans le contrat initial aucune modification du contrat nest neacutecessaire
Enfin un avenant contractuel ou un ordre de service ne peuvent ecirctre en aucune maniegravere utiliseacutes pour
obtenir la reacutealisation de travaux suppleacutementaires qui ne sont pas neacutecessaires pour lachegravevement du
marcheacute initial
Ordre de service
Dans un contrat de marcheacute de travaux le maicirctre dœuvre a compeacutetence pour eacutemettre un ordre de
service pour toute modification agrave une partie quelconque des ouvrages neacutecessaires au bon achegravevement
etou au bon fonctionnement des travaux Ces modifications peuvent consister en des ajouts des
suppressions des substitutions des changements en qualiteacute en quantiteacute dans la forme la nature le
genre lemplacement les dimensions le niveau ou lalignement ainsi que des changements dans
leacutechelonnement le mode ou le calendrier tels que stipuleacutes de lexeacutecution des travaux Voir
Conditions Geacuteneacuterales article 37
Le titulaire est tenu dexeacutecuter la modification ordonneacutee Il ne peut pas suspendre les travaux ordonneacutes
dans lattente dune deacutecision quant agrave son eacuteventuelle demande pour une extension de la peacuteriode
dexeacutecution ou pour un payement additionnel
Avenant
Les modifications de contrat qui ne sont pas couvertes par un ordre de service doivent ecirctre formaliseacutees
par la voie dun avenant
Il est neacutecessaire de proceacuteder agrave une modification par la voie dun avenant au contrat degraves lors que cette
modification implique une augmentation ou une reacuteduction de la valeur totale des travaux de plus de
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
166
15 par rapport au prix contractuel initial
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Si un financement UE suppleacutementaire est solliciteacute il doit ecirctre approuveacute par la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne avant tout engagement du pouvoir adjudicateur
La dureacutee totale dexeacutecution dun marcheacute de travaux inclut la dureacutee de mise en œuvre des travaux et la
peacuteriode de garantie comprise entre la reacuteception provisoire et la reacuteception deacutefinitive Durant ce temps
lales peacuteriode(s) de reacutealisation des travauxde garantie peu(ven)t ecirctre eacutetendue(s) par ordre de service ou
par avenant durant la peacuteriode dexeacutecution du contrat mecircme apregraves que la peacuteriode de mise en œuvre
stipuleacutee au contrat ait expireacute
Un titulaire dun marcheacute de travaux est tenu de reacutealiser complegravetement les travaux et le maicirctre
douvrage est tenu de payer les travaux certifieacutes Ces obligations ainsi que le marcheacute restent valables
mecircme dans le cas ougrave le titulaire eacutechoue agrave reacutealiser complegravetement les travaux dans lales peacuteriode(s)
stipuleacute(s) au contrat la conseacutequence eacutetant que des dommages-inteacuterecircts pour retard peuvent ecirctre deacuteduits
du montant ducirc
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6 Subventions
Pour les besoins de ce chapitre le terme beacuteneacuteficiaire de subvention doit ecirctre compris comme i) le
seul beacuteneacuteficiaire de la subvention (en cas de subvention mono-beacuteneacuteficiaire) ou comme ii) tous les
beacuteneacuteficiaires de la subvention (en cas de subvention multi-beacuteneacuteficiaires)
Sauf indication contraire le demandeur principal (cest-agrave-dire lorganisation ou lindividu qui soumet
une demande de subvention) et le(s) co-demandeur(s) sont ci-apregraves deacutesigneacutes le(s) demandeur(s)
61 Regravegles de bases applicables aux subventions
611 Deacutefinition
Une subvention est une contribution financiegravere directe par voie de donation ou paiement de nature
non commerciale agrave un beacuteneacuteficiaire deacutetermineacute et preacuteleveacute sur le budget de lUnion europeacuteenne ou du
FED afin de financer
soit une action destineacutee agrave promouvoir la reacutealisation dun objectif sinscrivant dans le cadre dune
politique de lUnion europeacuteenne (subvention pour action)
bull
soit le fonctionnement dun organisme poursuivant un but dinteacuterecirct geacuteneacuteral europeacuteen ou un objectif
sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europeacuteenne (subvention de fonctionnement1)2
bull
Le ou les organisme(s) signant un contrat de subvention sont deacutesigneacutes en tant que laquo beacuteneacuteficiaire(s) raquo
de la subvention et ne doivent pas ecirctre confondus avec le pays partenaire le beacuteneacuteficiaire final de
laction3 ni avec le groupe cible
4
Il convient de distinguer les subventions des autres types dengagements juridiques effectueacutes dans le
cadre des actions exteacuterieures et dappliquer le corps de regravegles approprieacutees Plusieurs indices
permettent de distinguer une subvention dun marcheacute
Marcheacutes (acheter) Subventions (Donner de largent)
1 La dureacutee dune subvention de fonctionnement ne peut exceacuteder 12 mois2 Sagissant du regraveglement financier applicable au 11e FED et au 10e FED reacuteviseacute (le meacutecanisme de transition) lobjectif ou
linteacuterecirct en question est deacutefini comme (a) une action destineacutee agrave promouvoir la reacutealisation dun objectif qui sinscrit dans le
cadre de laccord de Cotonou ou de la deacutecision dassociation outre-mer ou dans le cadre dun programme ou projet adopteacute
conformeacutement aux dispositions de ceux-ci ou (b) le fonctionnement dun organisme poursuivant un objectif viseacute au point
(a)3 Les laquobeacuteneacuteficiaires finals raquo sont ceux qui beacuteneacuteficieront du projet agrave long terme au niveau de la socieacuteteacute ou du secteur au sens
large4 Par laquo groupe cible raquo on entend les groupesentiteacutes qui beacuteneacuteficieront directement du projet
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
168
Acheter des services
fournitures ou travaux
Objet Proposition dun demandeur contribuant agrave un
objectif politique via - un projet (subvention pour
action) ou la prise en charge des coucircts de
fonctionnement du demandeur (subvention de
fonctionnement)
Pouvoir adjudicateur Proprieacuteteacute des
reacutesultats
Beacuteneacuteficiaire de la subvention
100 du coucirct Contribution
financiegravere
LUnion europeacuteenne finance une partie des coucircts
(dits eacuteligibles) Lautre partie reste agrave la charge du
beacuteneacuteficiaire de la subvention (ou de tout
donateur)
Permis Profit Interdit
Une subvention est destineacutee agrave une action proposeacutee agrave ladministration contractante par un demandeur et
entrant dans le cadre normal des activiteacutes de celui-ci par opposition a marcheacute pour lequel le pouvoir
adjudicateur eacutelabore les termes de reacutefeacuterence du projet quil souhaite faire reacutealiser
Le demandeur principal peut agir individuellement ou avec le codemandeur toutefois si la subvention
leur est attribueacutee le demandeur principal et le cas eacutecheacuteant leles codemandeur(s) devientdeviennent
le(s) beacuteneacuteficiaire(s) de la subvention
Laction doit ecirctre clairement identifieacutee Elle ne doit pas ecirctre artificiellement scindeacutee dans lintention de
la soustraire aux regravegles du preacutesent guide pratique
Le beacuteneacuteficiaire de la subvention est responsable de la mise en œuvre de laction et conserve la
proprieacuteteacute de ses reacutesultats En revanche dans un marcheacute le pouvoir adjudicateur est proprieacutetaire des
reacutesultats du projet
En principe le beacuteneacuteficiaire de la subvention cofinance laction sauf lorsque cette derniegravere requiert un
financement inteacutegral par lUnion europeacuteenne (voir point 639) Au contraire le titulaire dun marcheacute
ne contribue pas agrave son financement Le montant du marcheacute repreacutesente un prix fixe en conformiteacute avec
les regravegles du marcheacute
Une subvention ne peut en aucun cas geacuteneacuterer de profit (cest-agrave-dire quelle doit se limiter au montant
neacutecessaire pour eacutequilibrer les revenus et les deacutepenses dune action voir point 6310) sauf si lobjectif
de laction est de renforcer les capaciteacutes financiegraveres du beacuteneacuteficiaire ou de geacuteneacuterer un revenu La regravegle
de non-profit sapplique agrave laction mais pas neacutecessairement au beacuteneacuteficiaire
Ainsi le fait quun organisme soit agrave but non lucratif ne signifie pas quil ne puisse ecirctre que beacuteneacuteficiaire
de subventions il peut eacutegalement ecirctre attributaire de marcheacutes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un contrat de subvention ne peut ecirctre signeacute que si laction reacutepond agrave lensemble des critegraveres exposeacutes ci-
dessus
Ne constituent pas des subventions au sens du regraveglement financier applicable au budget de lUnion
europeacuteenne entre autres5
les devis-programmesbull
les marcheacutes publics6bull
lappui budgeacutetaire lappui agrave lallegravegement de la dette ou laide macro-financiegraverebull
les versements effectueacutes aux organismes (tels que les organisations internationales les agences
nationales des Eacutetats membres ou de pays tiers etc) auxquels des tacircches dexeacutecution du budget de
lUnion europeacuteenne ont eacuteteacute deacuteleacutegueacutees au sens des articles 58 59 et 60 du regraveglement financier7
applicable au budget de lUnion europeacuteenne
bull
les instruments financiers au sens des articles 139 et 140 du regraveglement financier applicable au budget
de lUnion europeacuteenne notamment les bonifications dinteacuterecircts associeacutes agrave ces instruments NB Par
ailleurs ces bonifications dinteacuterecircts et le remboursement des frais de garantie non associeacutes agrave ces
instruments financiers sont assimileacutes agrave des subventions mais ne sont pas soumis aux regravegles de
cofinancement et de non-profit
bull
Le preacutesent guide pratique sapplique aux subventions verseacutees en gestion directe et geacutereacutees indirectement
par les pays partenaires
612 Protagonistes
Il existe trois cateacutegories de personnes susceptibles de recevoir un financement dans le cadre dune
subvention
le demandeur principalbull
Si la subvention lui est attribueacutee le demandeur principal en devient le beacuteneacuteficiaire Il sera identifieacute
dans les conditions particuliegraveres du contrat comme le coordinateur Le coordinateur est le principal
interlocuteur de ladministration contractante Il repreacutesente et agit au nom du (des) co-beacuteneacuteficiaire(s)
(le cas eacutecheacuteant) et coordonne la conception et la mise en œuvre de laction
les eacuteventuels codemandeurs qui deviendront les co-beacuteneacuteficiaires de laction une fois la
subvention attribueacutee
bull
Le(s) codemandeur(s) participe(nt) agrave la deacutefinition et agrave la mise en œuvre de laction et les coucircts quil(s)
5 Voir article 1212 du Regraveglement Financier applicable au Budget de lUnion europeacuteenne6 Voir la deacutefinition des marcheacutes publics agrave larticle 101 du regraveglement financier applicable au Budget de lUnion europeacuteenne7 Eacutegalement applicable au FED en vertu de lArticle 17 (2) du regraveglement financier applicable au 11e FED et du 10e FED
amendeacute (le meacutecanisme de transition)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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encour(en)t sont eacuteligibles au mecircme titre que ceux encourus par le demandeur principal
et
les entiteacutes affilieacutees (le cas eacutecheacuteant)bull
Seul le demandeur principal et les codemandeurs deviennent parties au contrat
Leurs entiteacutes affilieacutees ne sont ni beacuteneacuteficiaires de la subvention ni parties au contrat Pour autant elles
participent agrave la conception et la mise en œuvre de laction et leurs coucircts encourus peuvent ecirctre
eacuteligibles notamment leurs coucircts encourus agrave loccasion de marcheacutes de mise en œuvre ou dun support
financier agrave des tiers agrave condition quelles se conforment aux regravegles applicables aux beacuteneacuteficiaires de la
subvention Les entiteacutes affilieacutees doivent satisfaire aux mecircmes critegraveres deacuteligibiliteacute que ceux applicables
aux demandeurs principaux et codemandeurs
Seules les entiteacutes lieacutees structurellement aux demandeurs notamment sur le plan capitalistique ou
juridique peuvent ecirctre consideacutereacutees comme entiteacutes affilieacutees au demandeur principal ou aux
codemandeurs
Ce lien structurel recouvre principalement deux notions
le controcircle au sens de la directive 201334UE relative aux eacutetats financiers annuels aux eacutetats
financiers consolideacutes et aux rapports y affeacuterents de certaines formes dentreprises
a)
Les entiteacutes affilieacutees agrave un beacuteneacuteficiaire peuvent donc ecirctre
des entiteacutes controcircleacutees directement ou indirectement par le beacuteneacuteficiaire (filiale ou filiale de premier
rang) ou controcircleacutees par une entiteacute elle-mecircme controcircleacutee par le beacuteneacuteficiaire (sous-filiales ou filiales de
deuxiegraveme niveau) Ceci est valable pour les autres niveaux de controcircle
bull
des entiteacutes controcirclant directement ou indirectement par le beacuteneacuteficiaire (maison megravere) De la mecircme
faccedilon il peut sagir dentiteacutes controcirclant une compagnie controcirclant le beacuteneacuteficiaire
bull
des entiteacutes au mecircme niveau de controcircle direct ou indirect que le beacuteneacuteficiaire (socieacuteteacutes sœurs)
bull
ladheacutesion cest-agrave-dire que le beacuteneacuteficiaire est juridiquement deacutefini comme par exemple un reacuteseau
une feacutedeacuteration une association agrave laquelle lentiteacute affilieacutee participe ou le beacuteneacuteficiaire participe agrave la
mecircme organisation (par exemple un reacuteseau une feacutedeacuteration ou une association) que lentiteacute affilieacutee
proposeacutee
b)
Le lien structurel ne doit pas ecirctre limiteacute agrave laction ni eacutetabli seulement pour la mettre en œuvre Il doit
exister indeacutependamment de lattribution de la subvention Cela signifie que ce lien pourrait exister
avant lappel agrave propositions et rester valide une fois laction termineacutee
Exceptionnellement lentiteacute peut ecirctre consideacutereacutee comme affilieacutee au beacuteneacuteficiaire mecircme si le lien
structurel est limiteacute agrave laction ou eacutetabli seulement pour sa mise en œuvre dans le cas dits laquo demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
171
uniques raquo ou laquo beacuteneacuteficiaires uniques raquo Un demandeur unique ou un beacuteneacuteficiaire unique est une
organisation juridique formeacutee de plusieurs entiteacutes ou groupe dentiteacutes qui satisfont ensemble aux
critegraveres dattribution de la subvention Par exemple une association est formeacutee de ses membres
Qui ne peut pas ecirctre une entiteacute affilieacutee
Les organismes suivants ne peuvent pas ecirctre consideacutereacutes comme des entiteacutes affilieacutees au beacuteneacuteficiaire
les attributaires de marcheacutes lanceacutes par le beacuteneacuteficiaire de la subvention ou ses sous-traitants les
entiteacutes agrave qui un service public est deacuteleacutegueacute ou conceacutedeacute pour le compte dun beacuteneacuteficiaire
bull
celles qui perccediloivent un soutien financier de la part du beacuteneacuteficiairebull
celles qui collaborent reacuteguliegraverement avec le beacuteneacuteficiaire sur la base dun protocole daccord ou qui
partagent des actifs
bull
celles qui ont signeacute un accord de consortium dans le cadre dun contrat de subvention (agrave moins que
cet accord ne preacutevoie la creacuteation dun demandeur unique comme deacutecrit plus haut)
bull
Comment veacuterifier lexistence du lien avec le beacuteneacuteficiaire
Laffiliation reacutesultant dune relation de controcircle peut ecirctre eacutetablie en particulier sur base des comptes
consolideacutes de groupe auquel appartiennent le beacuteneacuteficiaire et lentiteacute affilieacutee proposeacutee
Celle reacutesultant dune adheacutesion peut ecirctre eacutetablie en particulier sur base des statuts (ou tout acte
constitutif eacutequivalent) deacutefinissant le beacuteneacuteficiaire comme un reacuteseau une feacutedeacuteration ou une association
auquel ou auquelagrave laquelle le beacuteneacuteficiaire participe
Si lanalyse des comptes ou des statuts ne permet pas deacutetablir clairement laffiliation entre le
demandeur et lentiteacute quil preacutesente comme son affilieacutee cette entiteacute peut ecirctre consideacutereacutee comme
codemandeur seacutepareacutee pour la mecircme proposition Cette conversion dune entiteacute affilieacutee agrave un
codemandeur nest pas un changement majeur et elle peut ecirctre consideacutereacutee comme une correction
intervenant au stade de la finalisation de la proceacutedure dattribution de la subvention
Les entiteacutes affilieacutees ne sont pertinentes que pour les subventions pour action et non pour les
subventions de fonctionnement
Les organismes suivants ne sont ni des demandeurs ni des entiteacutes affilieacutees
Associeacutesbull
Laction peut impliquer dautres organisations ou personnes physiques Ces associeacutes agissent
effectivement mais ne beacuteneacuteficient pas de la subvention hormis leurs indemniteacutes de subsistance et leurs
frais de transport qui sont eacuteligibles
Contractantsbull
Les beacuteneacuteficiaires de subvention et leurs entiteacutes affilieacutees peuvent attribuer des marcheacutes Mais ni les
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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associeacutes ni les entiteacutes affilieacutees ne peuvent se voir attribuer des marcheacutes pour le projet subventionneacute
Si le contrat de subvention preacutevoit un soutien financier aux tiers bull
Le beacuteneacuteficiaire de la de la subvention peut attribuer un soutien financier agrave des tiers lesquels ne
peuvent ecirctre ni des entiteacutes affilieacutees ni des associeacutes ni des contractants
62 Formes des subventions
Une subvention sexprime agrave la fois sous la forme dun montant maximum et dun pourcentage de coucircts
eacuteligibles Cela signifie quen principe ladministration contractante ne couvre quune partie des coucircts de
laction conformeacutement aux dispositions de lappel agrave propositions Ce dernier deacutefinit eacutegalement les
montants minimum et maximum de la contribution de ladministration contractante
La contribution de lautoriteacute contractante est un remboursement des coucircts eacuteligibles eacutetablis sur base
des coucircts reacuteellement encourus par le(s) beacuteneacuteficiaire(s)bull
dune ou plusieurs options de coucircts simplifieacutesbull
Il est eacutegalement possible de combiner ces diffeacuterentes formes en fonction des cateacutegories de coucircts
eacuteligibles agrave condition de respecter les limites et conditions de lappel agrave propositions
Exemple Une subvention pour action peut ecirctre attribueacutee sous la forme dun montant forfaitaire pour
couvrir des coucircts deacutequipement de coucircts unitaires pour couvrir les coucircts de personnel et dun
remboursement des coucircts reacuteels de fonctionnement (voir section 621)
621 Options de coucircts simplifieacutes
Les options de coucircts simplifieacutes peuvent prendre la forme de coucircts unitaires de montants forfaitaires
ou de taux forfaitaires Ces options sont deacutetermineacutees pendant la phase de contractualisation et visent agrave
simplifier la gestion de la subvention Voir lannexe e3a2 pour une information plus complegravete relative
agrave ces options de coucircts simplifieacutes
Les demandeurs peuvent inclure ces options de coucircts simplifieacutees dans leurs propositions et
ladministration contractante les acceptera ou non Ces options peuvent sappliquer agrave une ou plusieurs
rubriques des coucircts directs du budget (rubriques de 1 agrave 6 par exemple) agrave des sous-rubriques ou agrave des
postes de deacutepenses speacutecifiques au sein de ces rubriques
En principe ladministration contractante peut autoriser le remboursement sous ces options de coucircts
simplifieacutes jusquagrave 60 000 EUR (hors coucircts indirects) par beacuteneacuteficiaire de subventions (en incluant celles
proposeacutees par ses entiteacutes affilieacutees)8
Une deacutecision de la Commission europeacuteenne peut cependant preacutevoir dautres conditions qui seront
8 Cela signifie eacutegalement que la partie du montant final qui sera rembourseacutee sur la base des options de coucircts simplifieacutes ne
peut exceacuteder 60 000 euros sauf si une deacutecision de la Commission en dispose autrement
Chapitre 6 Subventions
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refleacuteteacutees dans lappel agrave propositions9
Pour chaque rubrique budgeacutetaire ou poste de deacutepense correspondant le demandeur doit
deacutecrire les informations et meacutethodes utiliseacutees pour deacuteterminer les montants des coucircts unitaires les
montants forfaitaires etou les taux forfaitaires indiquer agrave quels coucircts elles se reacutefegraverent etc
bull
expliquer clairement les formules de calcul du montant eacuteligible final etbull
identifier le beacuteneacuteficiaire qui utilisera loption simplifieacutee en matiegravere de coucircts [dans le cas dune entiteacute
affilieacutee preacuteciser dabord le beacuteneacuteficiaire afin de veacuterifier le montant maximum par beacuteneacuteficiaire (qui
inclut le cas eacutecheacuteant les options simplifieacutees en matiegravere de coucircts de sonses entiteacute(s) affilieacutee(s)]
bull
Les montants doivent ecirctre baseacutes sur des estimations objectives telles que des donneacutees statistiques ou
des donneacutees historiques certifieacutees ou auditeacutees des demandeurs Le mode de calcul des montants
unitaires des sommes forfaitaires ou des taux forfaitaires doit ecirctre conforme aux critegraveres de lannexe
e3a2 du preacutesent guide Ces montants doivent correspondre en particulier aux coucircts reacuteellement exposeacutes
par le beacuteneacuteficiaire de la subvention (ou par ses entiteacutes affilieacutees) ecirctre conforme avec ses pratiques
comptables ne pas geacuteneacuterer de profit et notamment ne pas couvrir des coucircts deacutejagrave couverts par dautres
sources de financement (pas de double financement) Lannexe e3a2 contient des instructions et une
liste de controcircle permettant de sassurer raisonnablement que les montants proposeacutes respectent ces
conditions minimum
Une fois que ces montants ont eacuteteacute eacutevalueacutes puis approuveacutes par ladministration contractante (comme
leacutenonce clairement le budget de laction10
) ils ne seront pas remis en cause lors de controcircles ulteacuterieurs
Ceci implique que les auditeurs ne veacuterifieront pas les piegraveces justifiant les coucircts reacuteellement exposeacutes En
revanche ils veacuterifieront la bonne application des formules de calcul et lexistence des faits ou
eacutevegravenements geacuteneacuterateurs des coucircts correspondants tels que preacutevus au contrat Les auditeurs ne
veacuterifieront pas les coucircts reacuteellement encourus pour veacuterifier lexistence dune perte ou dun profit bien
quils aient - au mecircme titre que la Commission europeacuteenne - un droit daccegraves aux archives du
beacuteneacuteficiaire et notamment agrave ses piegraveces comptables agrave des fins statistiques meacutethodologiques ou de
lutte antifraude en vertu de larticle 16 des conditions geacuteneacuterales des contrats de subvention Le
beacuteneacuteficiaire doit donc conserver les piegraveces justifiant que le contrat a eacuteteacute effectivement exeacutecuteacute
Si la veacuterificationlaudit eacutetablit que les conditions dapplication des coucircts simplifieacutes nont pas eacuteteacute
respecteacutees ou que les faits geacuteneacuterant les coucircts nont pas eu lieu ladministration contractante est en droit
de recouvrer les sommes inducircment perccedilues agrave concurrence du montant des coucircts simplifieacutes
Les coucircts simplifieacutes peuvent eacutegalement prendre la forme dune reacutepartition des coucircts dune antenne
Les antennes sont des infrastructures locales eacutetablies dans lun des pays ougrave laction est mise en œuvre
ou un pays proche (Lorsque laction est mise en œuvre dans plusieurs pays tiers il peut y avoir plus
9 Chaque beacuteneacuteficiaire peut ecirctre autoriseacute par ladministration contractante agrave recourir agrave ces options de coucircts simplifieacutes jusquagrave
60 000 EUR et par deacutecision de la Commission europeacuteenne au-delagrave de 60 000 EUR10 Voir lexemple donneacute dans lannexe e3a2
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dune antenne) Les coucircts peuvent couvrir les bureaux locaux ainsi que les ressources humaines
Une antenne peut ecirctre exclusivement consacreacutee agrave laction financeacutee (ou cofinanceacutee) par lUE ou peut
ecirctre utiliseacutee pour dautres projets mis en œuvre dans le pays partenaire Lorsque lantenne est utiliseacutee
pour dautres projets seule la part des coucircts capitaliseacutes et des coucircts de fonctionnement correspondant agrave
la dureacutee de laction et le taux dutilisation reacuteel de cette antenne aux fins de laction peut ecirctre deacuteclareacutee
comme coucircts directs eacuteligibles
La part des coucircts imputables agrave laction peut ecirctre deacuteclareacutee comme coucircts reacuteels ou fixeacutee par le(s)
beacuteneacuteficiaire(s) sur la base dune meacutethode de reacutepartition simplifieacutee (reacutepartition)
La meacutethode suivie pour la reacutepartition doit ecirctre
1 conforme aux pratiques usuelles de comptabiliteacute et de gestion du beacuteneacuteficiaire et appliqueacutee de
maniegravere coheacuterente indeacutependamment de la source de financement et
2 fondeacutee sur une cleacute de reacutepartition objective juste et fiable (Consultez lannexe E3A2 pour des
exemples de cleacutes de reacutepartition acceptables)
Une description reacutedigeacutee par lentiteacute de la meacutethode de reacutepartition utiliseacutee pour deacutefinir les coucircts de
lantenne conformeacutement aux pratiques et principes comptables et de gestion usuels de lentiteacute et
expliquant comment la meacutethode reacutepond aux conditions 1 et 2 ci-dessus doit ecirctre preacutesenteacutee sur une
feuille seacutepareacutee et annexeacutee au budget
La meacutethode sera examineacutee et accepteacutee par le comiteacute deacutevaluation et ladministration contractante lors
de la phase dattribution du marcheacute Le demandeur est inviteacute agrave soumettre (le cas eacutecheacuteant) la liste des
contrats auxquels la meacutethodologie proposeacutee a deacutejagrave eacuteteacute appliqueacutee et dont la bonne application a eacuteteacute
confirmeacutee par une veacuterification des deacutepenses
Lors des veacuterifications des comptes les controcircleurs veacuterifieront si les coucircts deacuteclareacutes sont conformes agrave la
meacutethode deacutecrite par le(s) beacuteneacuteficiaire(s) et accepteacutee par ladministration contractante
Les registres et documents pertinents seront conserveacutes par le(s) beacuteneacuteficiaire(s) pour deacutemontrer que la
meacutethode de reacutepartition simplifieacutee est conforme aux conditions deacutefinies ci-dessus Agrave la demande du
(des) beacuteneacuteficiaire(s) cette conformiteacute peut ecirctre eacutevalueacutee et approuveacutee au preacutealable par un auditeur
indeacutependant externe Dans ce cas la meacutethode de reacutepartition simplifieacutee sera accepteacutee automatiquement
par le comiteacute deacutevaluation et ne sera pas mise en cause par des controcircles ex post
Lorsque les coucircts sont deacuteclareacutes sur la base dune telle meacutethode de reacutepartition le montant imputeacute agrave
laction doit ecirctre indiqueacute dans la colonne laquoCOUcircTS TOTAUXraquo et la mention laquoREacutePARTITIONraquo doit
ecirctre indiqueacutee dans la colonne laquouniteacutesraquo [sous les rubriques budgeacutetaires 1 (ressources humaines) et 4
(bureaux locaux)]
Il convient de noter que la limite des 60 000 EUR applicable aux coucircts deacuteclareacutes sur la base des
options de coucircts simplifieacutes nest pas pertinente pour les coucircts deacuteclareacutes suivant la reacutepartition des coucircts
des antennes
Chapitre 6 Subventions
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63 Vue densemble
Il existe des regravegles strictes en ce qui concerne lattribution de subventions Lattribution de subventions
est sujette aux principes de programmation transparence et eacutegaliteacute de traitement Les subventions ne
peuvent ecirctre cumuleacutees ou attribueacutees reacutetroactivement et doivent en regravegle geacuteneacuterale ecirctre cofinanceacutees Le
montant eacuteligible au financement tel que speacutecifieacute au contrat de subvention ne peut pas ecirctre deacutepasseacute
En principe et agrave quelques exceptions pregraves la subvention ne peut pas avoir pour but ou effet de creacuteer
de beacuteneacutefices pour le beacuteneacuteficiaire du contrat
Les subventions sont attribueacutees soit sur base dune deacutecision dattribution de la Commission europeacuteenne
au demandeur retenu soit par la conclusion dun accord eacutecrit (contrat standard de subvention) avec ce
dernier Lattribution de subventions dans le cadre des actions exteacuterieures se fait au travers dun accord
eacutecrit (contrat standard de subvention)
631 Modes de gestion
Voir section 22 pour une explication des diffeacuterents modes de gestion pour les actions financeacutees dans
le cadre des programmes daide exteacuterieure de lUnion europeacuteenne
Les diffeacuterents modes de gestion ayant trait aux subventions sont les suivants
GESTION DIRECTE
Les subventions sont attribueacutees par la Commission europeacuteenne Elle publie les programmes de
travail lance les appels agrave propositions reccediloit les propositions preacuteside les Comiteacutes deacutevaluation
arrecircte les reacutesultats et signe les contrats
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les subventions sont attribueacutees par ladministration contractante deacutesigneacutee dans la convention de
financement cest-agrave-dire le gouvernement ou un organisme du pays partenaire ayant la personnaliteacute
juridique avec lequel la Commission europeacuteenne conclut la convention de financement
Ladministration contractante a la responsabiliteacute de lancer les appels agrave propositions de recevoir les
propositions de preacutesider les Comiteacutes deacutevaluation et darrecircter les reacutesultats des appels agrave propositions
Ladministration contractante transmet pour endossement agrave la Commission europeacuteenne le rapport
deacutevaluation et les deacutetails des subventions proposeacutees ainsi que le cas eacutecheacuteant les projets de
contrats Lendossement des contrats par la Commission europeacuteenne nest toutefois pas requis dans
certains cas viseacutes au guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
Lorsque la subvention a eacuteteacute deacutecideacutee ladministration contractante signe le contrat et en informe la
Commission europeacuteenne La Commission europeacuteenne doit toujours ecirctre inviteacutee et en regravegle geacuteneacuterale
repreacutesenteacutee agrave titre dobservateur lors de louverture et de leacutevaluation des propositions
Chapitre 6 Subventions
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Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices pour les demandeurs et les avis
dattribution agrave la Commission europeacuteenne pour publication agrave lexception des cas viseacutes au guide
pratique des proceacutedures pour les devis programme
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les subventions sont attribueacutees par ladministration contractante deacutesigneacutee dans la convention de
financement cest-agrave-dire le gouvernement ou un organisme du pays partenaire ayant la personnaliteacute
juridique avec lequel la Commission europeacuteenne conclut la convention de financement
Ladministration contractante a la responsabiliteacute de lancer les appels agrave propositions de recevoir les
propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation darrecircter les reacutesultats et de signer les contrats sans
lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
En revanche elle doit lui adresser les lignes directrices pour les demandeurs et les avis dattribution
pour publication
632 Outils de gestion
GESTION DIRECTE
Les appels agrave propositions faisant lobjet dune gestion directe par la DG DEVCO seront traiteacutes par
les deux outils en ligne suivants PADOR et PROSPECT
PADOR (Potential Applicant Data On-line Registration) est la base de donneacutees dans laquelle les
demandeurs principaux les codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees (acteurs non-eacutetatiques et autoriteacutes
locales et non les particuliers) doivent enregistrer mettre agrave jour les informations relatives agrave leurs
organisations (cest-agrave-dire des informations qui ne sont pas propres agrave un appel agrave propositions
speacutecifique) et teacuteleacutecharger les documents justificatifs (statuts rapports daudit Fiche dentiteacute leacutegale
etc)
Les lignes directrices de chaque appel agrave propositions devront au preacutealable speacutecifier sil y aura une
obligation ou pas denregistrement agrave PADOR
Si lenregistrement dans PADOR est obligatoire les demandeurs principaux les codemandeurs et
leurs entiteacutes affilieacutees sont tenus de senregistrer afin dobtenir un identifiant unique (EuropeAid
ID) quils devront indiquer dans leur formulaire de demande Les organisations doivent veiller agrave
tenir ces informations agrave jour dans PADOR
a)
Si lenregistrement dans PADOR est impossible pour des raisons techniques les demandeurs
principaux les codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees doivent remplir le formulaire PADOR hors
ligne (annexe F) et le soumettre en mecircme temps que leur demande en suivant les instructions
fournies dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
Chapitre 6 Subventions
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Pour de plus amples informations voir
httpeceuropaeueuropeaidworkonlineservicespadorindex_enhtm ougrave vous pouvez trouver le
Guide daide PADOR pour les demandeurs et codemandeurs le Guide daide PADOR pour les
entiteacutes affilieacutees et la Foire aux questions
Si lenregistrement dans PADOR nest pas obligatoire les demandeurs principaux les
codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees doivent remplir le document intituleacute laquoInformations sur le
demandeur principalle(s) codemandeur(s)entiteacute(s) affilieacutee(s)raquo (annexe F)
b)
PADOR eacutetant conccedilu pour les organisations les personnes physiques participant agrave un appel agrave
propositions (lorsque les lignes directrices les y autorisent) ne sont pas tenues de sy enregistrer
Toutes les informations neacutecessaires agrave leacutevaluation de leurs demandes figurent dans PROSPECT et
dans le formulaire de demande
PROSPECT est lapplication en ligne utiliseacutee pour la gestion des appels agrave propositions Depuis
juillet 2015 elle est utiliseacutee pour tous les appels agrave propositions geacutereacutes par la DG DEVCO (agrave la fois
au siegravege et dans les deacuteleacutegations)
PROSPECT COMPORTE quatre modules
Module 1 utiliseacute exclusivement par ladministrateur systegraveme afin de configurer les modegraveles dans
PROSPECT
bull
Module 2 utiliseacute par les services de la Commission pour creacuteer et publier les appels agrave propositionsbull
Module 3 utiliseacute par les demandeurs principaux (y compris les particuliers) afin de soumettre leur
demande en ligne
bull
Module 4 utiliseacute par les eacutevaluateurs et les assesseurs externes pour proceacuteder agrave leacutevaluation des
propositions
bull
En principe la soumission en ligne est obligatoire pour tous les demandeurs Toutefois les lignes
directrices agrave lintention des demandeurs preacutevoient par deacutefaut la possibiliteacute de soumettre
exceptionnellement les demandes hors ligne Agrave condition que les candidats ne soient pas empecirccheacutes
de soumettre leur demande via PROSPECT en raison de problegravemes techniques dans leur pays cette
option doit ecirctre supprimeacutee et les demandes doivent uniquement ecirctre accepteacutees via PROSPECT
Lorsque les demandeurs saisissent leur identifiant (EuropeAid ID) dans PROSPECT PROSPECT
reacutecupegravere automatiquement toutes les informations pertinentes relatives agrave lorganisation dans
PADOR Lorsque les demandeurs transmettent un formulaire PADOR hors ligne via PROSPECT
les collegravegues devraient utiliser ce formulaire pour creacuteer ou mettre agrave jour le profil de ces demandeurs
dans PADOR La fonction laquoTeacuteleacutecharger PDFraquo de PADOR permet de transfeacuterer rapidement les
donneacutees du formulaire hors ligne vers PADOR
Pour de plus amples informations voir les liens ci-dessous ougrave vous pouvez trouver
Chapitre 6 Subventions
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les manuels PROSPECT agrave lintention des utilisateurs internes des assesseurs externes et des
demandeurs
bull
le cours en ligne (e-learning) sur PROSPECTbull
633 Critegraveres deacuteligibiliteacute
6331 Regravegle de la nationaliteacute
Voir section 231
La participation agrave une proceacutedure dattribution de subvention est ouverte agrave eacutegaliteacute de conditions agrave
toutes les personnes physiques et personnes morales et apregraves approbation preacutealable (gestion directe)
ou autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne (gestion indirecte avec controcircles ex-ante) aux
entiteacutes deacutepourvues de la personnaliteacute juridique au regard du droit national pour autant que les
repreacutesentants de ce demandeur puissent apporter la preuve quils ont la capaciteacute de prendre des
engagements juridiques au nom de ce dernier et quils offrent des garanties financiegraveres et
opeacuterationnelles eacutequivalentes agrave celles fournies par des personnes morales Les demandeurs doivent en
outre ecirctre des ressortissants dun pays eacuteligible conformeacutement agrave lacte de base applicable
6332 Exceptions agrave la regravegle de la nationaliteacute
Voir section 232
Toute deacuterogation agrave la regravegle de la nationaliteacute est soumise agrave lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne De plus elle doit ecirctre mentionneacutee explicitement dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs Les restrictions agrave la regravegle de la nationaliteacute ne sont pas autoriseacutees en tant que telles
toutefois leacuteligibiliteacute des demandeurs peut ecirctre limiteacutee par les faits Cela doit ecirctre preacutevu dans lacte de
base et justifieacute par lobjectif du programme son champ dapplication ou la zone geacuteographique de
laction Par exemple si lobjectif du programme est deacutetablir une coopeacuteration entre les universiteacutes
europeacuteennes et celles eacutetablies dans une reacutegion geacuteographique deacutetermineacutee seules les universiteacutes
europeacuteennes et celles provenant de cette reacutegion deacutetermineacutee seront eacuteligibles par deacutefinition
6333 Situations dexclusion
Ne peuvent participer agrave des appels agrave propositions ni ecirctre beacuteneacuteficiaires dune subvention les personnes
physiques ou morales en situation dexclusion au sens de la section 233 Les demandeurs de
subventions dun montant supeacuterieur agrave 60 000 EUR (cest-agrave-dire pas les laquosubventions de faible
montant raquo voir section 66) doivent certifier ne pas ecirctre en situation dexclusion
Si ladministration contractante a connaissance dune situation dexclusion pour laquelle une
recommandation de linstance est neacutecessaire conformeacutement agrave la section 2331 elle saisit
immeacutediatement linstance Leacutevaluation ne sera pas suspendue Si une subvention doit ecirctre attribueacutee au
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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demandeur concerneacute cette attribution sera suspendue jusquagrave ce que linstance ait eacutemis sa
recommandation et que la deacutecision dexclure lentiteacutela personne concerneacutee ait eacuteteacute prise
Si la situation dexclusion est confirmeacutee lentiteacutela personne concerneacutee sera exclue et la subvention
attribueacutee au premier demandeur inscrit sur la liste de reacuteserve Sinon lentiteacutelindividu se verra
attribuer la subvention comme preacutevu Avant la deacutecision dattribution (agrave savoir dans le cadre du
controcircle portant sur ladmissibiliteacute) le comiteacute deacutevaluation doit sassurer quaucun des candidats ou des
entiteacutes affilieacutees proposeacutes na eacuteteacute enregistreacute dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Ladministration contractante ne peut conclure de contrat avec les entiteacutes enregistreacutees au niveau de
lexclusion Si lune quelconque des parties concerneacutees est enregistreacutee dans le systegraveme de deacutetection
rapide et dexclusion agrave un autre niveau des mesures pour renforcer le controcircle devraient sappliquer au
cours de lexeacutecution du contrat et des paiements
634 Programmation
Les subventions octroyeacutees dans le cadre de la gestion directe font lobjet dun programme de travail qui
doit ecirctre publieacute avant tout lancement dappel agrave propositions ou toute attribution directe de subvention
Le programme de travail peut ecirctre soit annuel soit pluriannuel Il doit preacuteciser la peacuteriode couverte
lacte de base sil y a lieu les objectifs agrave remplir les reacutesultats preacutevus le calendrier indicatif des appels
de propositions avec leur montant indicatif et le taux maximal de cofinancement
Le programme de travail est inclus dans la deacutecision de la Commission adoptant le programme daction
annuel et est publieacute sur le site web EuropeAid Une publication seacutepareacutee du programme de travail nest
pas neacutecessaire
Un programme de travail pour les subventions en gestion indirecte nest pas neacutecessaire
635 Transparence
Les subventions disponibles doivent faire lobjet dune publiciteacute geacuteneacuteraliseacutee et facilement accessible
Le programme de travail est mis en œuvre par la publication dappels agrave propositions sauf dans des cas
exceptionnels justifiant une attribution directe (voir section 642)
Toutes les subventions octroyeacutees au cours dun exercice font lobjet dune publication annuelle dans le
respect des exigences de confidentialiteacute et de seacutecuriteacute
636 Eacutegaliteacute de traitement
Lattribution des subventions doit ecirctre absolument impartiale Ceci signifie notamment quun comiteacute
deacutevaluation doit eacutevaluer les propositions avec lavis dexperts le cas eacutecheacuteant sur la base des critegraveres
deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution) publieacutes (voir section 653)
637 Non-cumul
Chapitre 6 Subventions
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Une mecircme action ne peut donner lieu agrave loctroi que dune seule subvention financeacutee par lUnion
europeacuteenne en faveur dun mecircme beacuteneacuteficiaire sauf cas deacutefinis dans lacte de base applicable En
gestion directe une action peut toutefois faire lobjet dun financement conjoint sur des lignes
budgeacutetaires distinctes par plusieurs ordonnateurs
Un beacuteneacuteficiaire ne peut se voir octroyer quune seule subvention de fonctionnement financeacutee par
lUnion europeacuteenne par exercice budgeacutetaire
Dans leur formulaire de candidature les demandeurs doivent preacuteciser sils ont fait plusieurs demandes
ou reccedilu plusieurs subventions pour la mecircme action ou le mecircme programme de travail
638 Non-reacutetroactiviteacute
En principe la subvention ne peut financer que des coucircts encourus apregraves la date de signature du
contrat de subvention
Exceptionnellement une subvention peut ecirctre attribueacutee en cours daction si les demandeurs deacutemontrent
et justifient la neacutecessiteacute de deacutemarrer laction avant la signature du contrat Dans ce cas les deacutepenses
encourues avant la soumission de la demande de la subvention ne sont en principe pas eacuteligibles agrave un
financement11
Dans le cadre dune gestion directe un financement reacutetroactif - lorsque les coucircts
encourus avant la signature du contrat de subvention mais apregraves la soumission des demandes de
subventions seront rembourseacutes - neacutecessite un accord preacutealable (article 19 de lannexe IV de laccord de
Cotonou) ou constitue un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer (budget) Dans le cadre dune gestion indirecte avec
controcircles ex-ante ladministration contractante doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Les deacutepenses encourues agrave une date anteacuterieure (avant la soumission de la demande de la subvention)12
ne sont eacuteligibles que dans des circonstances exceptionnelles ducircment justifieacutees
explicitement preacutevues dans lacte de base applicable oua)
correspondant agrave des cas dextrecircme urgence pour des aides visant des situations de crise des
opeacuterations de protection civile ou daide humanitaire ou de preacutevention de conflit etou
b)
une situation de danger immeacutediat ou imminent risquant de deacutegeacuteneacuterer en un conflit armeacute ou
menaccedilant de deacutestabiliser le pays lorsque lengagement rapide de lUnion europeacuteenne serait
particuliegraverement important pour preacutevenir le conflit
c)
Sagissant des cas b) et c) la deacutecision de financement doit justifier les raisons dune telle deacuterogation
Par ailleurs la deacutecision de financement et le contrat de subvention doivent fixer explicitement une date
deacuteligibiliteacute anteacuterieure agrave celle du deacutepocirct de la demande de subvention La date deacuteligibiliteacute pertinente
doit eacutegalement ecirctre incluse dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
11 Pour les subventions directes le financement peut deacutemarrer au premier jour des neacutegociations tel que confirmeacute par les
preuves administratives12 Le cas eacutecheacuteant agrave une date anteacuterieure agrave celle de la deacutecision de financement
Chapitre 6 Subventions
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Toute subvention de fonctionnement doit ecirctre attribueacutee dans les six mois suivant le deacutebut de lexercice
budgeacutetaire de son beacuteneacuteficiaire Les coucircts eacuteligibles agrave un financement ne doivent pas ecirctre anteacuterieurs agrave la
date de deacutepocirct de la demande de subvention ni au deacutebut de lexercice budgeacutetaire du beacuteneacuteficiaire
La subvention reacutetroactive dactions deacutejagrave acheveacutees est exclue
639 Cofinancement
En principe une subvention na pas vocation agrave financer linteacutegraliteacute des coucircts de laction ni linteacutegraliteacute
des deacutepenses opeacuterationnelles dun beacuteneacuteficiaire agrave lexception des cas ci-dessous
Financement inteacutegral
Ladministration contractante doit ecirctre en mesure de justifier que le financement inteacutegral est
indispensable agrave la reacutealisation de laction en question et doit motiver la deacutecision dattribution en
conseacutequence Dans le cadre de la gestion directe le financement inteacutegral constitue un eacuteveacutenement agrave
deacuteclarer Dans le cadre de la gestion indirecte avec controcircles ex-ante lautoriteacute contractante doit
obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
Le financement inteacutegral dune action peut ecirctre autoriseacute dans les cas suivants pour autant que lacte
de base ne linterdise pas
laide humanitaire y compris lassistance aux reacutefugieacutes aux personnes deacuteracineacutees agrave la reacutehabilitation
et au deacuteminage
bull
les aides visant des situations de crisebull
les actions visant la protection de la santeacute ou des droits fondamentaux des populationsbull
lorsque la convention de financement consideacutereacutee preacutevoit un financement inteacutegral oubull
des actions avec des organisations internationalesbull
lorsquil est dans linteacuterecirct de lUE decirctre le seul donateur pour une action en particulier pour
assurer la visibiliteacute dune action de lUE Toutefois les justifications doivent ecirctre indiqueacutees dans la
deacutecision de financement de la Commission europeacuteenne
bull
Le beacuteneacuteficiaire contribue au cofinancement de laction soit par ses propres ressources
(autofinancement) soit par les revenus geacuteneacutereacutes de laction soit par des contributions financiegraveres ou en
nature fournies par des tiers
Ladministration contractante peut accepter les contributions en nature au titre du cofinancement si
celles-ci sont jugeacutees neacutecessaires ou approprieacutees Les contributions en nature sont des ressources non
financiegraveres mises gracieusement agrave disposition du beacuteneacuteficiaire par des tiers Elles nimpliquent donc
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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aucune deacutepense agrave sa charge13
Les contributions en nature ne sont pas prises en consideacuteration aux fins
de veacuterification de la regravegle du non-profit (section 6310)
Le beacuteneacuteficiaire justifie le montant du cofinancement apporteacute soit sur ses ressources propres soit sous la
forme de transferts financiers dautres parties
Ladministration contractante peut accepter des cofinancements en nature si ceux-ci sont jugeacutes
neacutecessaires ou approprieacutes En tout eacutetat de cause les beacuteneacuteficiaires doivent sassurer que les
contributions en nature sont conformes agrave la leacutegislation sociale et fiscale
Pour les subventions dun montant maximum de 60 000 EUR - si ladministration contractante refuse
le cofinancement en nature il doit expliquer en quoi il nest pas approprieacute ou pas neacutecessaire
6310 Regravegle du non-profit
La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de geacuteneacuterer un profit dans le cadre de laction ou
du programme sauf exceptions figurant dans les conditions particuliegraveres du contrat standard de
subvention
Le profit se deacutefinit est un exceacutedent de recettes par rapport aux coucircts eacuteligibles approuveacutes par
ladministration contractante lors de la preacutesentation de la demande de paiement du solde
Les recettes agrave prendre en consideacuteration sont celles consolideacutees agrave la date agrave laquelle le coordinateur
demande de paiement du solde et qui relegravevent de lune de ces deux cateacutegories
les revenus geacuteneacutereacutes par laction sauf disposition contraire des conditions particuliegraveres du
contrat de subvention
a)
les contributions financiegraveres speacutecifiquement verseacutees par les donateurs pour le financement
des mecircmes coucircts eacuteligibles Les contributions financiegraveres pouvant ecirctre utiliseacutees par le(s)
beacuteneacuteficiaire(s) pour couvrir dautres coucircts que les coucircts eacuteligibles preacutevus par le contrat ou
dont la part inutiliseacutee nest pas due aux donateurs au terme de laction ne sont pas
consideacutereacutees comme des recettes agrave prendre en compte pour veacuterifier si la subvention geacutenegravere un
profit pour le(s) beacuteneacuteficiaire(s)
b)
Dans le cas dune subvention de fonctionnement les montants consacreacutes agrave la constitution de reacuteserves
ne sont pas consideacutereacutes comme des recettes
Le montant des subventions sous formes simplifieacutees doit ecirctre eacutetabli de sorte agrave exclure agrave priori tout
beacuteneacutefice Ces montants eacutetablis au contrat quil sagisse du remboursement de coucircts unitaires de
montants forfaitaires ou de financement agrave taux forfaitaires ne seront pas remis en cause lors de
controcircles ulteacuterieurs (voir section 621 et Annexe e3a2)
Lorsquun profit est reacutealiseacute ladministration contractante a le droit de deacuteduire du solde de la
13 Pour autant les deacutepenses effectives induites par lacceptation de ces contributions en nature (stockage livraison) peuvent
ecirctre eacuteligibles au financement de lUnion europeacuteenne en vertu de larticle 14 des conditions geacuteneacuterales
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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subvention le pourcentage de profit correspondant agrave la contribution de lUnion europeacuteenne aux coucircts
eacuteligibles reacuteellement encourus et approuveacutes par ladministration contractante (en excluant donc les
autres coucircts eacuteligibles deacuteclareacutes sous loption de coucircts simplifieacutes)
La regravegle du non-profit ne sapplique pas
aux actions dont lobjectif est le renforcement des capaciteacutes financiegraveres du beacuteneacuteficiaire de la
subvention Le cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions particuliegraveres
a)
aux actions qui geacutenegraverent un revenu permettant dassurer leur continuiteacute apregraves la peacuteriode de
financement de lUnion preacutevue dans la deacutecision de subvention ou dans le contrat de subvention Le
cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions particuliegraveres
b)
aux autres aides directes verseacutees agrave des personnes physiques qui en ont un besoin pressant14
comme
les sans-emplois ou les reacutefugieacutes Le cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions
particuliegraveres
c)
aux bourses deacutetude de recherche ou de formation professionnelle verseacutees agrave des personnes
physiques
d)
aux subventions de faible montant (60 000 EUR maximum)e)
6311 Autres points essentiels
Voir point 236
Reacuteserve pour impreacutevus
Une reacuteserve pour impreacutevus ou deacuteventuelles fluctuations de taux de change dans une limite de 5 des
coucircts directs eacuteligibles peut ecirctre incluse par les demandeurs dans le budget de laction pour tenir
compte du niveau eacuteleveacute dimpreacutevisibiliteacute des actions exteacuterieures
64 Proceacutedures dattribution
641 Appel agrave propositions
Les subventions doivent ecirctre attribueacutees apregraves publication dun appel agrave propositions sauf dans les cas
limitativement eacutenumeacutereacutes agrave la section 642 ci-dessous
6411 Publication
Un appel agrave propositions est toujours publieacute sur le site internet dEuropeAid Un appel agrave propositions
doit aussi ecirctre publieacute localement lorsquil nest pas organiseacute par un service du siegravege de la Commission
14 Veuillez noter que cette aide directe fait reacutefeacuterence agrave la subvention fournie au beacuteneacuteficiaire et non agrave laide financiegravere
fournie par le beacuteneacuteficiaire agrave un tiers
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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europeacuteenne
6412 Appel agrave propositions ouvert ou restreint
Par deacutefaut les appels agrave propositions sont restreints cest-agrave-dire quils sont reacutealiseacutes en deux eacutetapes
Dans un premier temps tous les demandeurs peuvent demander agrave prendre part
Mais seuls sont inviteacutes agrave remettre une demande complegravete les demandeurs retenus agrave lissue dune
preacuteseacutelection (sur la base dune note succincte de preacutesentation en reacuteponse agrave lappel agrave propositions
publieacute)
Dans des cas exceptionnels et apregraves accord preacutealable (gestion directe) ou autorisation preacutealable de la
Commission europeacuteenne (gestion indirecte avec controcircles ex-ante) les appels agrave propositions peuvent
ecirctre ouverts cest-agrave-dire que tous les demandeurs sont libres de soumettre une demande complegravete
Dans ce cas une note succincte de preacutesentation doit encore ecirctre soumise avec la demande complegravete et
leacutevaluation est reacutealiseacutee en deux eacutetapes (preacute-seacutelection sur la base de la note succincte) conformeacutement
aux lignes directrices agrave lintention des demandeurs (voir section 652)
La deacutecision de lancer un appel agrave propositions ouvert plutocirct quun appel agrave propositions restreint ne peut
se justifier quen raison de la nature technique particuliegravere de lappel du budget limiteacute disponible du
nombre restreint de propositions attendues ou de contraintes organisationnelles (par exemple
organisation de lappel par une deacuteleacutegation reacutegionale de lUnion europeacuteenne)
6413 Partenariats
Les contrats de subventions peuvent prendre la forme de conventions-cadres de partenariat en vue
deacutetablir une relation de coopeacuteration dans une perspective de long terme avec ladministration
contractante15
Ces conventions-cadres de partenariat preacutecisent les objectifs communs la nature des
actions envisageacutees agrave titre ponctuel ou dans le cadre dun programme de travail agreacuteeacute la proceacutedure
doctroi de subventions speacutecifiques dans le respect des principes et regravegles de proceacutedure du preacutesent
Guide Pratique ainsi que les droits et obligations geacuteneacuteraux de chaque partie dans le cadre des contrats
speacutecifiques La dureacutee du partenariat ne peut exceacuteder quatre ans sauf cas exceptionnels justifieacutes en
particulier par lobjet du cadre de partenariat Les conventions-cadres de partenariat sont assimileacutees agrave
des subventions pour la programmation la publication ex ante et la proceacutedure dattribution Les
conventions-cadres de partenariat ne devraient ecirctre envisageacutees que lorsque leur utilisation preacutesente une
nette valeur ajouteacutee Si par exemple une seule convention de subvention speacutecifique est preacutevue la
convention-cadre de partenariat nest pas la modaliteacute approprieacutee
GESTION DIRECTE
15 Depuis 2015 des modegraveles applicables aux subventions mono-beacuteneacuteficiaire en gestion directe notamment un modegravele de
convention de subvention speacutecifique fondeacute sur le contrat-type de subvention utiliseacute dans le cadre des actions exteacuterieures de
lUE sont annexeacutes au guide pratique
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un accord preacutealable est neacutecessaire pour utiliser une convention-cadre de partenariat
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Une autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne doit ecirctre obtenue pour utiliser une
convention-cadre de partenariat
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
642 Subventions attribueacutees sans appel agrave propositions (laquoAttribution directeraquo)
GESTION DIRECTE
Les attributions directes neacutecessitent un accord preacutealableconstituent un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Une autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne doit ecirctre obtenue Le rapport de
neacutegociation (annexe A10a) doit ecirctre soumis aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
lesquels doivent deacutecider sils acceptent ou non le reacutesultat de la neacutegociation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
dattribution directe ou pour les reacutesultats de la neacutegociation figurant dans le rapport de neacutegociation
(annexe A10a)
Il nest pas neacutecessaire dorganiser un appel agrave propositions avant dattribuer des subventions dans les cas
suivants
a) Dans des cas durgence exceptionnels et ducircment justifieacutes (urgences)
b) Dans le cadre de laide humanitaire des opeacuterations de protection civile ou des aides visant des
situations de crise Cette disposition est applicable mutatis mutandis aux programmes financeacutes par le
FED dans le cadre de laide durgence preacutevue aux articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou
c) Lorsque la subvention est attribueacutee au beacuteneacutefice dun organisme se trouvant dans une situation de
monopole de droit ou de fait ducircment motiveacutee dans la deacutecision dattribution correspondante Par
monopole de droit ou de fait il faut entendre que le beacuteneacuteficiaire qui peut ecirctre le cas eacutecheacuteant un
consortium
jouit dune compeacutetence exclusive dans le domaine dactiviteacute etou la zone geacuteographique
concerneacutes par la subvention en vertu de la loi applicable
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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est la seule organisation qui (i) opegravere ou (ii) est capable dopeacuterer dans le domaine dactiviteacute
etou la zone geacuteographique concerneacutes par la subvention en raison de toutes circonstances de
fait ou de droit
bull
d) Lorsque la subvention est attribueacutee agrave un organisme identifieacute par lacte de base applicable16
en tant
que beacuteneacuteficiaire dune subvention ou agrave des organismes deacutesigneacutes par les Eacutetats membres sous leur
responsabiliteacute lorsque lacte de base les deacutesigne comme beacuteneacuteficiaire de la subvention L laquoacte de
baseraquo fait reacutefeacuterence au regraveglement du programme Il ne suffit pas didentifier un organisme susceptible
de recevoir une subvention par attribution directe dans les deacutecisions de financementles Programmes
daction annuels eacutetant donneacute que ces documents ne constituent pas des actes de base
e) Dans les cas de la recherche et du deacuteveloppement technologique les entiteacutes identifieacutees dans le
programme annuel de travail degraves lors que lacte de base preacutevoit expresseacutement cette possibiliteacute et agrave
condition que le projet ne tombe pas dans le champ dapplication dun appel agrave propositions
f) Pour des actions ayant des caracteacuteristiques speacutecifiques requeacuterant limplication dune entiteacute en raison
de ses compeacutetences techniques son haut degreacute de speacutecialisation ou sa capaciteacute administrative agrave
condition que les actions concerneacutees ne tombent pas dans le champ dapplication dun appel agrave
propositions Ces cas devront ecirctre ducircment justifieacutes dans la deacutecision dattribution
En tout eacutetat de cause ladministration contractante doit preacuteparer un rapport explicatif deacutecrivant la
maniegravere dont les beacuteneacuteficiaires de subventions ont eacuteteacute identifieacutes et les montants des subventions eacutetablis
ainsi que le fondement de la deacutecision dattribution (voir le modegravele de rapport de neacutegociation - annexe
a10a) Ladministration contractante doit suivre les eacutetapes identifieacutees dans le modegravele de rapport de
neacutegociation et sassurer que lensemble des principes de bases ayant trait aux subventions ont eacuteteacute
respecteacutes (en ce compris leacuteligibiliteacute la capaciteacute et lexclusion)
Sagissant des subventions en attribution directe il est utile bien que non obligatoire de recourir agrave un
comiteacute deacutevaluation
Les proceacutedures preacutesenteacutees agrave la section 6510 sont suivies et le rapport explicatif est inclus dans le
dossier contractuel Appel agrave propositions
65 Appel agrave propositions
651 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible et une transparence approprieacutee des lignes
16 Sagissant de lIEDDH sous les perspectives financiegraveres multiannuelles 2014-2020 les regravegles communes dapplications
(CIR) autorisent eacutegalement lattribution directe (i) de subvention de faible montant pour les deacutefenseurs des Droits de
lHomme pour financer des actions urgentes de protection et (ii) sous certaines limites de subventions pour financer des
actions en situations difficiles telles que preacutevues agrave larticle 2(4) du CIR lorsque la publication dun appel agrave propositions ne
serait pas approprieacutee
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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directrices pour les demandeurs doivent ecirctre publieacutees pour chaque appel agrave propositions
Les lignes directrices sont publieacutees sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia approprieacute
(autres sites Internet presse speacutecialiseacutee publications locales etc) Elles doivent eacutegalement ecirctre
disponibles en copie papier aupregraves de ladministration contractante Elles doivent ecirctre disponibles dans
les langues approprieacutees agrave lappel de propositions
La Commission europeacuteenne est responsable de la publication sur le site Internet dEuropeAid Quand
ladministration contractante nest pas un service du siegravege de la Commission europeacuteenne elle doit
assurer directement la publication locale en mecircme temps que la publication sur le site Internet preacutevu agrave
cet effet
Comme le coucirct de la publication des lignes directrices inteacutegrales dans la presse locale peut ecirctre
prohibitif le modegravele agrave lannexe e2 contient les informations minimales exigeacutees en cas de publication
locale Les lignes directrices agrave lattention des demandeurs doivent ecirctre disponibles agrave ladresse
mentionneacutee dans la publication locale
Une fois lappel de propositions publieacute il est eacutegalement tregraves conseilleacute dorganiser une ou plusieurs
seacuteances dinformation auxquelles tous les demandeurs potentiels peuvent assister Ces seacuteances
dinformation doivent avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des notes
succinctes Toutes les preacutesentations utiliseacutees et la documentation fournie lors de la seacuteance
dinformation doit eacutegalement ecirctre publieacutee sur le site internet dEuropeAid ougrave lappel a eacuteteacute publieacute En
gestion directe les dates et lieux des seacuteances dinformation relatives aux appels agrave propositions globaux
ainsi que les preacutesentations utiliseacutees sont organiseacutees en coordination avec la Commission europeacuteenne
Les informations relatives agrave lappel agrave propositions doivent ecirctre diffuseacutees dans toutes les reacutegions
concerneacutees de faccedilon non discriminatoire
Si ladministration contractante modifie lappel agrave propositions soit de son propre fait soit en reacuteponse agrave
une question dun demandeur un rectificatif comportant les modifications publieacute dans les mecircmes
conditions que lappel agrave propositions Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux
demandeurs de tenir compte du rectificatif
Afin de faire un usage plus efficace des appels agrave propositions ladministration contractante peut
regrouper les appels agrave propositions pour diffeacuterents instruments (il est conseilleacute ensuite de diviser les
appels en lots17
) etou utiliser le budget de plusieurs anneacutees successives Dans ce dernier cas une
clause suspensive doit ecirctre incluse pour les anneacutees suivantes Les appels peuvent eacutegalement couvrir
plusieurs pays dune reacutegion et grouper les creacutedits budgeacutetaires
652 Reacutedaction et contenu des lignes directrices agrave lintention des demandeurs
Les lignes directrices agrave lintention des demandeurs (qui incluent le formulaire de demande et dautres
annexes) expliquent lobjet de lappel agrave propositions les regravegles en matiegravere deacuteligibiliteacute des demandeurs
les types dactions et les coucircts eacuteligibles agrave un financement ainsi que les critegraveres deacutevaluation (seacutelection
17 La division des lots en sous-lots nest pas possible
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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et attribution) (voir modegravele de Lignes directrices) Par ailleurs les lignes directrices fournissent des
instructions concernant la maniegravere de remplir le formulaire de demande les piegraveces agrave y annexer et les
proceacutedures agrave suivre pour preacutesenter une demande Enfin elles informent sur la proceacutedure deacutevaluation
qui sensuivra (notamment un calendrier indicatif) et sur les conditions contractuelles qui seront
appliqueacutees aux demandeurs retenus
Lors de la reacutedaction des lignes directrices pour les demandeurs il importe de deacutefinir tregraves clairement et
de faccedilon deacutetailleacutee les objectifs et les prioriteacutes de lappel agrave propositions et daccorder une attention
particuliegravere aux critegraveres deacuteligibiliteacute Les lignes directrices ainsi que toute modification de celles-ci
doivent ecirctre publieacutees
Il est conseilleacute de clarifier et limiter les prioriteacutes et objectifs des appels et de clarifier les critegraveres
deacuteligibiliteacute pour les demandeurs (voir section 653 ci-dessous) pour veiller agrave ce que seules des
demandes adeacutequates soient soumises
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ladministration contractante doit approuver les lignes directrices avant leur publication
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour accord avant leur publication
653 Critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution)
6531 Critegraveres deacuteligibiliteacute
Les critegraveres deacuteligibiliteacute deacuteterminent les conditions de participation agrave un appel agrave propositions Ces
critegraveres doivent ecirctre eacutetablis tenant compte des objectifs de laction et doivent ecirctre accord avec les
principes de transparence et de non-discrimination Les critegraveres deacuteligibiliteacute portent sur deux aspects
diffeacuterents
Eacuteligibiliteacute des demandeurs cet aspect concerne la situation juridique et administrative du demandeur
- voir en particulier la section 633 (regravegle de la nationaliteacute et situations dexclusion) Si un appel agrave
propositions porte sur des actions dont la mise en œuvre peut requeacuterir lintervention de plusieurs
organismes leur nombre minimum doit ecirctre speacutecifieacute de mecircme que les critegraveres deacuteligibiliteacute
applicables agrave chacun
bull
Eacuteligibiliteacute de laction cet aspect concerne les types dactiviteacutes les secteurs ou thegravemes et les zones
geacuteographiques couverts par lappel agrave propositions
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6532 Critegraveres deacutevaluation seacutelection et attribution
Les critegraveres deacutevaluation comprennent des critegraveres de seacutelection et dattribution qui figurent tous dans
la grille deacutevaluation
Les critegraveres de seacutelection permettent deacutevaluer dune part la capaciteacute financiegravere du demandeur
principal et de lautre sa capaciteacute opeacuterationnelle agrave mettre en œuvre laction proposeacutee et celle
de ses entiteacutes affilieacutees
bull
le demandeur principal doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour
maintenir son activiteacute pendant la peacuteriode de mise en œuvre de laction et le cas eacutecheacuteant pour
participer agrave son financement
bull
les demandeurs (et les entiteacutes affilieacutees) doivent disposer ensemble de lexpeacuterience des
compeacutetences et qualifications professionnelles requises pour mener agrave bien laction proposeacutee
bull
La capaciteacute financiegravere doit toujours ecirctre veacuterifieacutee mecircme si le beacuteneacuteficiaire est deacutesigneacute dans lacte de
base applicable ou sil est en situation de monopole18
Il convient de proteacuteger les inteacuterecircts financiers de
lUE en tout eacutetat de cause La seule exception concerne les personnes physiques beacuteneacuteficiaires de
bourses les personnes physiques les plus neacutecessiteuses et recevant un appui direct les organismes
publics et organisations internationales soit que cette veacuterification nait pas de sens (dans le cas des
personnes physiques) soit que le risque soit consideacutereacute comme non-existant
Cette veacuterification est effectueacutee sur la base des piegraveces justificatives requises Ces derniegraveres peuvent
inclure un rapport daudit du demandeur principal le compte de perte et profits et le bilan comptable
pour la derniegravere anneacutee financiegravere pour lesquels les comptes sont clos En cas de doute concernant la
capaciteacute financiegravere du demandeur le comiteacute deacutevaluation peut demander des piegraveces compleacutementaires
Les critegraveres dattribution permettent deacutevaluer la qualiteacute des propositions soumises au regard des
objectifs et des prioriteacutes fixeacutees et doctroyer les subventions aux actions qui optimisent lefficaciteacute
globale de lappel agrave propositions Ils permettent de retenir les propositions qui assurent agrave
ladministration contractante le respect de ses objectifs et prioriteacutes et garantissent la visibiliteacute du
financement de lUnion Europeacuteenne
bull
Les critegraveres dattribution concernent notamment la pertinence de laction et sa coheacuterence avec les
objectifs du programme dans le cadre duquel lappel agrave propositions est financeacute la qualiteacute limpact
attendu et la durabiliteacute de laction ainsi que son efficaciteacute par rapport au coucirct
Tous les critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation speacutecifieacutes dans lappel agrave propositions doivent ecirctre appliqueacutes
tels quels et ne peuvent ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non
discriminatoires Voir les modegraveles des grilles deacutevaluation
18 Sagissant des conventions cadre de partenariat La capaciteacute financiegravere doit ecirctre veacuterifieacutee avant de conclure toute accord-
cadre
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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654 Informations compleacutementaires avant la date limite de remise des propositions
Dans lintervalle compris entre la publication et la date limite fixeacutee pour la remise des propositions et
en plus des eacuteventuelles sessions dinformation mentionneacutees agrave la section 651 les demandeurs doivent
pouvoir poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande Par
conseacutequent ladministration contractante doit indiquer un point de contact pour recevoir les questions
eacuteventuelles Les demandeurs principaux peuvent poser des questions par eacutecrit au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des propositions Ladministration contractante doit reacutepondre agrave toutes ces
questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des propositions Les reacuteponses seront
publieacutees sur le(s) site(s) web pertinent(s) il ny a donc pas lieu de fournir des reacuteponses individuelles
Afin de garantir le principe deacutegaliteacute de traitement des demandeurs ladministration contractante ne
peut donner aucun avis preacutealable quant agrave leacuteligibiliteacute dun demandeur dune entiteacute affilieacutee dune action
ou dactiviteacutes speacutecifiques
Conformeacutement aux principes de transparence et deacutegaliteacute de traitement toute reacuteponse fournie agrave un
demandeur une question dinteacuterecirct commun agrave tous les demandeurs doit ecirctre accessible agrave tous Pour cela
il convient de publier sur le site Internet dEuropeAid (et dautres sites web le cas eacutecheacuteant) un tableau
contenant toutes ces questions et reacuteponses Ce document doit ecirctre mis agrave jour reacuteguliegraverement jusquagrave
11 jours avant la date limite de remise des propositions Dans le cadre de la gestion directe (cest-agrave-
dire lorsque PROSPECT est utiliseacute) la publication sur le site internet dEuropeAid est faite via
PROSPECT
655 Date limite de remise des propositions
Dans le cadre de la gestion directe les propositions doivent ecirctre soumises en ligne via PROSPECT au
plus tard agrave la date et agrave lheure indiqueacutees dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Les
demandeurs principaux reccediloivent une confirmation de la date et de lheure de la soumission de leur
demande dans PROSPECT Toutes les dates et heures dans PROSPECT sont celles de Bruxelles
(GMT+1)
Lorsque PROSPECT nest pas utiliseacute (cest-agrave-dire dans le cadre de la gestion indirecte) ou lorsque
PROSPECT est utiliseacute mais que pour des raisons techniques le demandeur est dans limpossibiliteacute de
soumettre sa proposition via PROSPECT19
les propositions doivent ecirctre soumises agrave ladministration
contractante agrave ladresse et au plus tard agrave la date indiqueacutee dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs comme le prouve la date denvoi le cachet de la poste ou agrave la date de laccuseacute de
reacuteception (pour les propositions remises en main propre la date et lheure de remise figurent dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs) Il peut arriver que les notes succinctes ou les
demandes complegravetes soient envoyeacutees dans les deacutelais utiles mais parviennent agrave ladministration
contractante apregraves la date limite Afin de ne pas exageacutereacutement retarder la proceacutedure dattribution ou de
ne pas remettre en cause des deacutecisions deacutejagrave prises et communiqueacutees ladministration contractante peut
rejeter toute proposition reccedilue apregraves la date dapprobation de la premiegravere phase deacutevaluation Pour une
19 Uniquement lorsque loption de soumission des demandes hors ligne est preacutevue dans les lignes directrices agrave lintention
des demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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proceacutedure ouverte la premiegravere eacutetape est lapprobation de leacutevaluation de la note succincte Dans le cas
dune proceacutedure restreinte il sagit soit de lapprobation de leacutevaluation de la note succincte (premiegravere
phase) soit de lapprobation de leacutevaluation de la demande inteacutegrale (seconde phase)
Seul un deacutelai raisonnable de remise des propositions peut garantir leur qualiteacute Lexpeacuterience deacutemontre
quun deacutelai trop court empecircche les demandeurs potentiels de soumettre des propositions ou les
conduisent agrave deacuteposer des propositions incomplegravetes ou mal preacutepareacutees
Le deacutelai minimal entre la date de publication des lignes directrices et la date limite fixeacutee pour la
remise des propositions est de 90 jours pour les appels agrave proposition ouverts Lorsque la taille
maximum de chaque subvention est infeacuterieure ou eacutegale agrave 100 000 EUR la peacuteriode minimale est de
60 jours Pour les appels agrave proposition restreints le deacutelai minimal de soumission est de 45 jours
Dans certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute
656 Preacutesentation des propositions
Les propositions doivent ecirctre soumises conformeacutement aux instructions des lignes directrices aux
demandeurs (voir annexe e3)
Les originaux ou les photocopies des originaux des piegraveces justificatives demandeacutees doivent ecirctre
fournis (via PADOR le cas eacutecheacuteant) et sur les originaux les cachets leacutegaux les signatures et les dates
doivent apparaicirctre de maniegravere lisible Si les piegraveces justificatives ne sont pas eacutecrites dans une des
langues officielles de lUnion europeacuteenne ou (le cas eacutecheacuteant) du pays de mise en œuvre de laction
une traduction dans la languedans une des langues de lappel agrave propositions des extraits pertinents de
ces documents prouvant leacuteligibiliteacute des demandeurs pourra ecirctre demandeacutee aux fins de linterpreacutetation
de la proposition
Aucune piegravece justificative ne sera demandeacutee pour les demandes de subventions de faible montant
Pour les demandes de subvention pour action dun montant supeacuterieur agrave 750 000 EUR ou toute
subvention de fonctionnement dun montant supeacuterieur agrave 100 000 EUR doit ecirctre accompagneacutee dun
rapport daudit externe produit par un auditeur agreacuteeacute certifiant les comptes du dernier exercice
disponible
Exceptions
Cette obligation ne simpose pas aux organisations internationales ni aux organismes publics
Ladministration contractante peut selon son eacutevaluation des risques exoneacuterer de cette obligation les
eacutetablissements denseignement secondaire supeacuterieur ou de formation
Par ailleurs les demandeurs doivent preacuteciser dans leur formulaire de candidature sils ont fait
plusieurs demandes ou reccedilu plusieurs subventions pour la mecircme action ou le mecircme programme de
travail
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE
Les documents justificatifs requis pour un appel agrave propositions speacutecifique doivent ecirctre teacuteleacutechargeacutes
dans PADOR dans le deacutelai communiqueacute par la Commission europeacuteenne
657 Le comiteacute deacutevaluation
6571 Composition
Leacutevaluation des propositions est faite par un comiteacute deacutevaluation nommeacute par ladministration
contractante et comprenant un preacutesident non votant un secreacutetaire non votant et un nombre impair (au
minimum trois) de membres votants (les eacutevaluateurs)20
En cas dattribution directe il nest pas neacutecessaire de mettre en place un comiteacute deacutevaluation bien que
cela soit utile (voir section 642)
Les eacutevaluateurs doivent ecirctre doteacutes de toutes les capaciteacutes techniques et administratives neacutecessaires
pour se prononcer valablement sur les propositions Ils doivent avoir une maitrise raisonnable de la
langue dans laquelle les propositions sont soumises Ils doivent repreacutesenter au moins deux entiteacutes
organisationnelles de ladministration contractante sans lien hieacuterarchique entre elles sauf lorsquil ny a
pas dentiteacutes distinctes (par exemple dans une deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne) Si neacutecessaire des
suppleacuteants des membres peuvent ecirctre nommeacutes dans les mecircmes conditions que les titulaires
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire les eacutevaluateurs et le cas
eacutecheacuteant leurs suppleacuteants) sont nommeacutes individuellement par ladministration contractante La
participation dobservateurs est soumise agrave laccord preacutealable de ladministration contractante
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par ladministration contractante qui informe la Commission europeacuteenne
au plus tard 15 jours avant le deacutebut de leacutevaluation La composition du comiteacute deacutevaluation est
reacuteputeacutee approuveacutee si la Commission europeacuteenne ne sy est pas opposeacutee dans les 5 jours ouvrables
La Commission europeacuteenne doit ecirctre inviteacutee agrave deacutesigner un observateur dont la participation agrave tout
ou partie des deacutelibeacuterations du comiteacute deacutevaluation est fortement encourageacutee Laccord preacutealable de
la Commission europeacuteenne est neacutecessaire pour la participation dautres observateurs
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent prendre part agrave toutes les reacuteunions agrave lexception de la
20 Le comiteacute deacutevaluation le preacutesident le secreacutetaire et les membres votants sont deacutesigneacutes pour lensemble de lappel agrave
propositions il ne peut donc y avoir diffeacuterents comiteacutes preacutesidents secreacutetaires ou membres votants pour diffeacuterents lots
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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seacuteance douverture Toute absence doit ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation Tout
membre du comiteacute deacutevaluation qui se retire du comiteacute deacutevaluation pour quelque raison que ce soit
doit ecirctre remplaceacute par un suppleacuteant conformeacutement agrave la proceacutedure standard de nomination des
membres du comiteacute deacutevaluation Le preacutesident du comiteacute deacutevaluation deacutetermine dans quelle mesure la
proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre recommenceacutee Cette deacutecision de mecircme que toute deacutecision relative au
remplacement dun membre du comiteacute doit ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Tous les eacutevaluateurs ont les mecircmes droits de vote
Le comiteacute deacutevaluation doit ecirctre constitueacute assez tocirct pour assurer la disponibiliteacute des membres deacutesigneacutes
(ainsi que celle deacuteventuels observateurs deacutesigneacutes par la Commission europeacuteenne dans le cas dune
gestion indirecte par le pays partenaire avec controcircles ex-ante) pendant la peacuteriode neacutecessaire pour
preacuteparer et mener agrave terme la proceacutedure deacutevaluation
Lattribution des notes finales est une deacutecision conjointe du comiteacute deacutevaluation Toutefois leacutevaluation
des propositions peut ecirctre reacutepartie entre les membres votants Dans ce cas chaque note succincte ou
demande complegravete doit ecirctre eacutevalueacutee de maniegravere indeacutependante par au moins deux membres votants21
Le comiteacute se reacuteserve le droit de proceacuteder agrave des reacuteeacutevaluations dans des cas ducircment justifieacutes toutefois
en cas deacutecarts substantiels entre les deux eacutevaluations le comiteacute doit reacuteeacutevaluer la demande concerneacutee
6572 Utilisation dassesseurs
Le nombre eacuteleveacute de demandes reccedilues ou leurs speacutecificiteacutes techniques ne permettent pas toujours au
comiteacute deacutevaluation de les examiner toutes en deacutetail Des assesseurs externes ou internes22
peuvent
lorsque cela est neacutecessaire effectuer tout ou partie de cet examen deacutetailleacute de sorte que le comiteacute
deacutevaluation puisse deacutelibeacuterer sur la base de leurs analyses geacuteneacuteralement les mecircmes assesseurs seront
utiliseacutes pour les diffeacuterentes eacutetapes Diffeacuterents assesseurs peuvent ecirctre deacutesigneacutes pour diffeacuterents lots23
Les assesseurs travaillent sous la supervision du preacutesident du comiteacute deacutevaluation qui - lorsque lappel
est geacutereacute au siegravege de la Commission - peut deacuteleacuteguer cette tacircche au gestionnaire compeacutetent Les
assesseurs participent aux reacuteunions du comiteacute deacutevaluation en tant quobservateurs afin de preacutesenter les
reacutesultats de leurs eacutevaluations et reacutepondre aux questions des membres du comiteacute deacutevaluation
21 Ce qui preacutecegravede ne concerne que les cas ougrave aucun assesseur nest utiliseacute Pour eacuteviter toute ambiguiumlteacute ni le preacutesident ni le
secreacutetaire ne doivent eacutevaluer les notes succinctesles demandes complegravetes22 Les assesseurs internes deacutesignent des assesseurs internes agrave ladministration contractante (baseacutes dans les deacuteleacutegations de
lUE ou aux siegraveges) Les assesseurs externes sont des experts externes23 Lorsque des expertises diffeacuterentes sont requises pour les diffeacuterentes eacutevaluations des assesseurs diffeacuterents pourront
eacutegalement ecirctre deacutesigneacutes pour les diverses eacutetapes de la proceacutedure dattribution Il nest cependant pas possible davoir
diffeacuterents assesseurs au sein du mecircme lot
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Pour les controcircles administratifs (y compris leacuteligibiliteacute de laction) les assesseurs examinent chaque
proposition par rapport aux critegraveres repris dans la liste de controcircle24
ainsi que la deacuteclaration du
demandeur principal (voir formulaire de demande) Chaque proposition ne doit ecirctre veacuterifieacutee que par
un eacutevaluateur
bull
Il est preacutefeacuterable de deacuteleacuteguer cette tacircche au personnel de ladministration contractante Il est possible de
recruter des assesseurs externes si neacutecessaire
Les assesseurs analysent les notes succinctes de preacutesentation et les propositions complegravetes en
utilisant les grilles deacutevaluation publieacutees (voir les modegraveles de grilles deacutevaluation) dans lesquelles ils
consignent les notes et formulent des commentaires
bull
Chaque note succincte de preacutesentation et chaque proposition doivent ecirctre analyseacutees par au moins
deux assesseurs travaillant de maniegravere indeacutependante25
Ces deux assesseurs devraient ecirctre choisis de
preacutefeacuterence en interne dans les services de la Commission europeacuteenne Lorsque les ressources
internes sont insuffisantes des assesseurs externes peuvent neacuteanmoins ecirctre nommeacutes Ces assesseurs
externes doivent avoir une connaissance approfondie des domaines faisant lobjet du programme de
subventions concerneacute Leur expertise doit ecirctre confirmeacutee par leur CV Un minimum de cinq anneacutees
dexpeacuterience dans un domaine particulier doit ecirctre demandeacute
bull
6573 Deacuteleacutegations en tant quassesseurs internes pour les appels agrave propositions du siegravege
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne lun
des deux assesseurs chargeacutes de leacutevaluation des demandes complegravetes sera issu de la deacuteleacutegation de lUE
aupregraves du pays ougrave laction doit avoir lieu26
Pour les actions reacutegionales cest la deacuteleacutegation principale -
ou le siegravege le cas eacutecheacuteant - qui consultera les deacuteleacutegations de lUE dans la reacutegion concerneacutee
Cet assesseur est nommeacute par le chef de deacuteleacutegation conformeacutement aux instructions relatives agrave la
nomination des membres du comiteacute deacutevaluation Dans le cas ougrave il nest pas fait recours agrave des
assesseurs la deacuteleacutegation de lUE doit neacuteanmoins ecirctre ducircment consulteacutee Si la deacuteleacutegation de lUE nest
pas en mesure de reacutealiser leacutevaluation dans les deacutelais requis afin deacuteviter des retards un membre
votant du comiteacute deacutevaluation ou tout autre assesseur interne ou externe pourra prendre sa relegraveve
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ladministration contractante nomme les assesseurs Les assesseurs externes qui perccediloivent une
24 Veuillez noter que la note succinctedemande complegravete ne doit pas ecirctre rejeteacutee uniquement parce que le demandeur
principal na pas soumis la liste de controcircle ou que les informations compleacuteteacutees par le demandeur dans la liste de controcircle
ne sont pas correctes (uniquement pertinent pour la gestion indirecte)25 Il est eacutegalement possible que les propositions soient eacutevalueacutees par un assesseur et un membre votant au comiteacute
deacutevaluation en sa qualiteacute de deuxiegraveme assesseur26 Dans des cas ducircment justifieacutes la deacuteleacutegation de lUE peut eacutegalement ecirctre impliqueacutee dans leacutevaluation des notes
succinctes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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reacutemuneacuteration en eacutechange de leur contribution (cest-agrave-dire pas les fonctionnaires ou autres
cateacutegories de personnel de ladministration contractante ou de ladministration publique du pays
partenaire ni le personnel des ambassades des Eacutetats membres ni le personnel des ONG qui
participent agrave titre gracieux) doivent ecirctre seacutelectionneacutes en utilisant la proceacutedure de passation de
marcheacute de services approprieacutee conformeacutement aux seuils applicables
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante nomme les assesseurs La liste des assesseurs doit ecirctre approuveacutee par
la Commission europeacuteenne Les assesseurs externes qui perccediloivent une reacutemuneacuteration en eacutechange de
leur contribution (cest-agrave-dire pas les fonctionnaires ou autres cateacutegories de personnel de
ladministration contractante ou de ladministration publique du pays partenaire ni le personnel des
ambassades des Eacutetats membres ni le personnel des ONG qui participent agrave titre gracieux) doivent
ecirctre seacutelectionneacutes en utilisant la proceacutedure de passation de marcheacute de services approprieacutee
6574 Impartialiteacute et confidentialiteacute
Voir section 282
6575 Responsabiliteacutes du comiteacute deacutevaluation
Voir section 283
658 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
La proceacutedure deacutevaluation commence avec la reacuteception par ladministration contractante des notes
succinctes (dans le cas des appels doffres restreints) ou des propositions complegravetes et des notes
succinctes (dans le cas des appels agrave propositions ouverts) Elle prend fin avec la deacutecision dattribution
de subventions aux demandeurs retenus
6581 Reacuteception et enregistrement des propositions
Agrave la reacuteception des propositions ladministration contractante doit les enregistrer et deacutelivrer un accuseacute
de reacuteception pour les propositions livreacutees en main propre (voir annexe A7) Les enveloppes doivent
rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures contenant les
propositions doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute reccedilues avant la date
limite fixeacutee pour la reacuteception des propositions ou non)
Dans le cadre de la gestion directe Le service en charge de lappel doffres doit veiller agrave ce que toutes
les demandes reccedilues soient enregistreacutees dans PROSPECT Les demandeurs principaux qui ont soumis
leur demande en ligne reccediloivent un accuseacute de reacuteception automatique Les demandes reccedilues par la poste
ou remises en main propre (y compris les demandes reccedilues en retard) doivent ecirctre enregistreacutees dans
PROSPECT au nom des demandeurs et les originaux doivent ecirctre conserveacutes dans les archives Une
fois la demande enregistreacutee PROSPECT envoie automatiquement un accuseacute de reacuteception par courrier
Chapitre 6 Subventions
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eacutelectronique agrave lorganisation et agrave la personne de contact Si une demande est reccedilue en retard
PROSPECT geacutenegravere automatiquement la lettre correspondante
6582 Ouverture et controcircle administratif
En gestion indirecte et en gestion directe lorsque certaines demandes ont eacuteteacute reccedilues sur support
papier toutes les propositions reacuteceptionneacutees doivent ecirctre ouvertes lors dune seacuteance douverture (apregraves
lexpiration du deacutelai de soumission) agrave loccasion de laquelle les informations denregistrement sont
veacuterifieacutees et compleacuteteacutees et les propositions numeacuteroteacutees
Le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation supervise la seacuteance douverture et fait appel en tant que de besoin
agrave dautre personnel de ladministration contractante
Lenregistrement des notes de preacutesentation succinctespropositions doit inclure les informations
suivantes
- numeacutero denregistrement de la note de preacutesentation succincteproposition
- date de la soumission
- nom et adresse du demandeur
Pour chaque proposition
- loriginal est conserveacute avec soin dans les archives de ladministration contractante
- les copies sont distribueacutees aux eacutevaluateurs et sil y lieu aux assesseurs
Les propositions remises dans les deacutelais sont alors soumises agrave une veacuterification administrative qui
deacuteterminera si les critegraveres mentionneacutes dans la liste de controcircle sont remplis Les assesseurs ou les
membres du comiteacute deacutevaluation ne peuvent en aucun cas changer cette liste de controcircle
La veacuterification administrative comporte eacutegalement une eacutevaluation de leacuteligibiliteacute de laction La
veacuterification administrative peut ecirctre effectueacutee par les membres du comiteacute deacutevaluation (dont le
secreacutetaire) ou par un ou plusieurs assesseurs
En cas dabsence ou derreurs relatives agrave une ou plusieurs information(s) administrative(s) la demande
peut ecirctre rejeteacutee et leacutevaluation peut ecirctre arrecircteacutee Cependant sil sagit derreurs administratives ou si
les demandeurs ne fournissent pas les justificatifs ou attestations demandeacutees le comiteacute deacutevaluation
peut sauf justification demander au demandeur principal de fournir linformation manquante ou des
clarifications dans un deacutelai deacutetermineacute De telles informations ou clarifications ne doivent pas avoir
pour effet de modifier les termes de lappel Apregraves reacuteception de ces clarifications le comiteacute
deacutevaluation dispose dun pouvoir discreacutetionnaire dans le respect des principes deacutegaliteacute de traitement
et de proportionnaliteacute pour deacutecider de leur recevabiliteacute Quelle que soit la deacutecision du comiteacute
deacutevaluation cette deacutecision doit ecirctre entiegraverement enregistreacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir section 283)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Ladministration contractante doit conserver les propositions non seacutelectionneacutees
Si les membres du comiteacute deacutevaluation neffectuent pas la veacuterification eux-mecircmes le comiteacute
deacutevaluation doit revoir les conclusions de l (des) assesseur(s) sur la base des grilles remplies Afin de
faciliter lexamen des eacutevaluations par le comiteacute deacutevaluation le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation doit
veiller agrave ce quune liste soit dresseacutee contenant les propositions qui nont pas passeacute avec succegraves la
veacuterification administrative Une justification doit ecirctre fournie pour chaque entreacutee de la liste
Agrave lissue de la seacuteance douverture (le cas eacutecheacuteant) et de la veacuterification administrative le comiteacute
deacutevaluation se reacuteunit pour statuer le cas eacutecheacuteant sur les cas litigieux (y compris sur leacuteligibiliteacute des
actions) et passe ensuite agrave leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation
6583 Eacutevaluation de la note succincte de preacutesentation
Les notes succinctes de preacutesentation soumises dans les deacutelais et ayant passeacute avec succegraves la veacuterification
administrative seront eacutevalueacutees au regard de la pertinence et de la conception geacuteneacuterale de laction sur
base dune grille deacutevaluation (voir annexe e5a27
) Leacutevaluation globale est baseacutee sur les notes obtenues
sous chaque sous-rubrique additionneacutees par rubrique Dans le cas ougrave le Comiteacute deacutevaluation neacutevalue
pas lui-mecircme les notes succinctes de preacutesentations la note finale est la moyenne arithmeacutetique des
notes donneacutees par les assesseurs Les grilles deacutevaluation remplies pour chaque note succincte de
preacutesentation doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation au cas ougrave il est fait appel agrave des assesseurs
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne et
quune deacuteleacutegation de lUE participe exceptionnellement agrave leacutevaluation des notes succinctes la copie de
chaque note succincte de preacutesentation doit ecirctre envoyeacutee agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne dans le
pays ougrave laction proposeacutee doit avoir lieu pour leacutevaluation sur la base de la mecircme grille deacutevaluation
(voir annexe e8)
Le secreacutetaire preacuteparera alors une liste de toutes les notes succinctes de preacutesentation classeacutees par score
Dans une premiegravere eacutetape seules les notes succinctes de preacutesentation ayant obtenu au minimum une
note de 30 points seront preacuteseacutelectionneacutees Les notes succinctes qui ont atteint le seuil de 30 points sont
agrave nouveau classeacutees en fonction de leur score Les demandes qui ont obtenu les scores les plus eacuteleveacutes
sont preacuteseacutelectionneacutees jusquagrave obtention dun montant deux fois supeacuterieur au moins au budget
disponible pour cet appel agrave propositions
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les reacutesultats de la premiegravere eacutetape de leacutevaluation [cest-agrave-dire la seacuteance douverture (le cas eacutecheacuteant)
la veacuterification administrative et leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation] doivent figurer
dans un rapport soumis pour approbation agrave ladministration contractante
27 Pour la gestion directe la mecircme grille est geacuteneacutereacutee dans PROSPECT
Chapitre 6 Subventions
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit ensuite soumettre le rapport deacutevaluation agrave la
Commission europeacuteenne pour obtenir son autorisation
Agrave la suite de leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation ladministration contractante informe
chaque demandeur principal par eacutecrit du reacutesultat de leacutevaluation en indiquant sils ont passeacute avec
succegraves la seacuteance douverture et la veacuterification administrative En vertu de la gestion directe cette lettre
est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les demandes sont remises en main propre ou reccedilues
par la poste PROSPECT envoie la lettre aux adresses de courrier eacutelectronique enregistreacutees dans le
systegraveme Les demandeurs principaux qui nont pas fourni dadresse eacutelectronique seront informeacutes par
courrier
6584 Eacutevaluation des demandes complegravetes
Pour les appels agrave propositions restreints la seacuteance douverture (gestion indirecte uniquement) et la
veacuterification administrative deacutecrites ci-dessus sont eacutegalement effectueacutees avant leacutevaluation de la
proposition complegravete
La qualiteacute de tous les formulaires de demande doit ecirctre eacutevalueacutee sur la base de la grille deacutevaluation
(voir annexe E5b28
) qui contient les critegraveres de seacutelection et dattribution Chaque sous-rubrique doit
faire lobjet de commentaires sur la base des questions et des critegraveres de la rubrique Leacutevaluation
globale est baseacutee sur les notes obtenues sous chaque sous-rubrique additionneacutees par rubrique Dans le
cas ougrave le comiteacute deacutevaluation neacutevalue pas lui-mecircme les propositions la note finale correspond agrave la
moyenne arithmeacutetique des notes attribueacutees par les assesseurs Sagissant de la gestion indirecte les
eacutevaluations pour chaque proposition doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation (sagissant de la
gestion directe elles sont disponibles dans PROSPECT)
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne
chaque proposition complegravete sera envoyeacutee via PROSPECT agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne dans
le pays ougrave laction proposeacutee doit avoir lieu pour une eacutevaluation interne sur la base de la mecircme grille
deacutevaluation (voir annexe E8)29
Les grilles deacutevaluation remplies pour chaque proposition complegravete
doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation
En gestion directe les membres du comiteacute deacutevaluation ou les assesseurs internes qui eacutevaluent les
demandes complegravetes peuvent reacuteeacutevaluer les notes attribueacutees agrave la pertinence dune action lors de
leacutevaluation de la note succincte de preacutesentation Il appartient au comiteacute deacutevaluation daccepter cette
nouvelle eacutevaluation ou non
Le secreacutetaire preacutepare ensuite le classement de toutes les propositions en fonction des notes obtenues
Les demandes obtenant les scores les plus eacuteleveacutes seront preacute-seacutelectionneacutees jusquagrave ce que le budget
disponible pour cet appel agrave propositions soit atteint
28 Pour la gestion directe la mecircme grille est geacuteneacutereacutee dans PROSPECT29 Ceci signifie quun des assesseurs sera originaire de la deacuteleacutegation de lUE pertinente
Chapitre 6 Subventions
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le rapport deacutevaluation des propositions complegravetes (deuxiegraveme eacutetape) est soumis agrave ladministration
contractante qui doit deacutecider si elle accepte ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit ensuite soumettre le rapport deacutevaluation agrave la
Commission europeacuteenne pour autorisation
Une fois que leacutevaluation des demandes complegravetes est termineacutee ladministration contractante informe
tous les demandeurs principaux par eacutecrit des reacutesultats de leacutevaluation en indiquant si leur demande a
passeacute avec succegraves la seacuteance douverture et la veacuterification administrative et si elle a eacuteteacute provisoirement
seacutelectionneacutee en fonction de la note quelle a obtenue Ceux dont les propositions ont eacuteteacute
provisoirement seacutelectionneacutees seront inviteacutes agrave fournir les piegraveces justificatives requises
En vertu de la gestion directe cette lettre est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les
demandes sont remises en main propre ou reccedilues par la poste PROSPECT envoie la lettre aux
adresses de courrier eacutelectronique enregistreacutees dans le systegraveme Les demandeurs principaux qui nont
pas fourni dadresse eacutelectronique seront informeacutes par courrier
6585 Veacuterification de leacuteligibiliteacute
Cette eacutevaluation est reacutealiseacutee en utilisant la deacuteclaration par le demandeur principal les piegraveces
justificatives requises et les critegraveres deacutefinis dans les lignes directrices pour les demandeurs Les
assesseurs ou les membres du comiteacute deacutevaluation ne peuvent en aucun cas changer cette deacuteclaration
La deacuteclaration du demandeur principal est-elle conforme aux documents justificatifs demandeacutesbull
Toute piegravece justificative manquante ou toute incoheacuterence entre la deacuteclaration et les piegraveces
justificatives peut entraicircner le rejet de la proposition pour ce seul motif Toutefois le comiteacute
deacutevaluation peut exercer son pouvoir discreacutetionnaire en deacutecidant si les demandeurs concerneacutes peuvent
ecirctre autoriseacutes agrave soumettre les documents manquants ou corriger les informations pertinentes en
assurant le respect des principes deacutegaliteacute de traitement des demandeurs et de proportionnaliteacute Quelle
que soit la deacutecision du comiteacute deacutevaluation cette deacutecision doit ecirctre entiegraverement enregistreacutee et justifieacutee
dans le rapport deacutevaluation (voir section 283)
Eacuteligibiliteacute les demandeurs (et la ou les entiteacutes affilieacutees) sont-elles eacuteligiblesbull
Leacuteligibiliteacute des demandeurs et de laction est eacutevalueacutee au regard des critegraveres figurant dans les lignes
directrices agrave lattention des demandeurs
La veacuterification de leacuteligibiliteacute peut ecirctre effectueacutee par les membres du comiteacute deacutevaluation ou par les
assesseurs Chaque proposition peut ecirctre examineacutee par une personne
Mecircme si la veacuterification de leacuteligibiliteacute est en principe preacutevue seulement pour les demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
200
provisoirement seacutelectionneacutes agrave la fin de la proceacutedure le comiteacute deacutevaluation peut deacutecider de veacuterifier ce
point agrave toute eacutetape preacuteceacutedente Degraves lors conformeacutement aux bonnes pratiques administratives le
comiteacute deacutevaluation peut exclure les demandeurs agrave leacutevidence ineacuteligibles agrave un stade quelconque de la
proceacutedure deacutevaluation
Si leacutevaluation est reacutealiseacutee par les assesseurs le comiteacute doit revoir leurs conclusions en fonction des
grilles deacutevaluation quils ont remplies Pour faciliter cette reacutevision le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation
dresse une liste des propositions jugeacutees ineacuteligibles en indiquant les raisons de cette ineacuteligibiliteacute Une
justification doit ecirctre fournie pour chaque entreacutee de la liste
6586 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation arrecircte ses recommandations une fois que les assesseurs ont examineacute lensemble
des propositions Il ne peut modifier ni leurs notations ni leurs recommandations ni leurs grilles
deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation peut accepter le classement eacutetabli par le secreacutetaire en fonction du rapport des
assesseurs Sil rejette les notations donneacutees par les assesseurs agrave une proposition notamment en cas de
notes tregraves diffeacuterentes voire contradictoires il doit justifier sa deacutecision dans le rapport deacutevaluation Le
comiteacute doit alors preacuteparer une nouvelle grille deacutevaluation (soit collective soit preacutepareacutee par un des
membres votants du comiteacute) pour la proposition concerneacutee La liste des propositions recommandeacutees
est actualiseacutee en conseacutequence de cette nouvelle eacutevaluation qui remplace celles eacutetablies par les
assesseurs La nouvelle eacutevaluation peut eacutegalement couvrir une ou plusieurs parties de leacutevaluation (par
exemple lorsque le comiteacute deacutevaluation deacutecide de reacuteeacutevaluer uniquement la pertinence des actions)
Ces deacutecisions doivent ecirctre consigneacutees et pleinement justifieacutees dans le rapport deacutevaluation Les grilles
deacutevaluation remplies par les membres du comiteacute doivent ecirctre conserveacutees avec celles des assesseurs
Les deacutecisions du comiteacute sont prises de maniegravere indeacutependante et agrave titre consultatif Le comiteacute doit agrave
lissue de ses reacuteunions arrecircter la liste des propositions retenues pour financement en indiquant la note
obtenue par chaque proposition le montant demandeacute pour la subvention et le pourcentage de coucircts
eacuteligibles agrave financer Sous reacuteserve des points suivants cette liste est composeacutee des propositions ayant
obtenu les meilleures notations classeacutees par ordre et dans la limite des fonds disponibles au titre de
lappel agrave propositions
Le comiteacute deacutevaluation peut recommander de seacutelectionner une proposition sous reacuteserve que certaines
conditions soient remplies avant la signature du contrat Ces conditions ne doivent cependant pas
remettre en cause la deacutecision doctroi de la subvention ou aller agrave lencontre du principe deacutegaliteacute de
traitement des demandeurs (voir le point 636)
bull
Le comiteacute deacutevaluation peut deacutecider de ne pas attribuer tous les fonds disponibles sil estime que trop
peu de propositions ont la qualiteacute requise pour beacuteneacuteficier dune subvention En dautres termes la
disponibiliteacute des fonds ne deacutetermine pas lattribution des contrats si le niveau de qualiteacute requis nest
pas obtenu
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
201
Le comiteacute deacutevaluation peut constituer une liste par thegraveme ou reacutegion geacuteographique speacutecifieacutes dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs
bull
Le comiteacute deacutevaluation peut rejeter une proposition sil a seacutelectionneacute une autre proposition de nature
similaire et qui a obtenu un score plus eacuteleveacute
bull
Lorsque plusieurs propositions soumises par le mecircme demandeur principal sont seacutelectionneacutees pour le
financement mais que le demandeur principal na pas la capaciteacute financiegravere et opeacuterationnelle pour
mettre en œuvre les actions toutes ensemble le Comiteacute peut rejeter la(les) proposition (s) agrave qui (ont)
a eacuteteacute attribueacutee(s) une plus faible note et seacutelectionner la(les) proposition (s) que le demandeur a la
capaciteacute de mettre en œuvre
bull
Par ailleurs le comiteacute peut eacutetablir une liste de reacuteserve incluant les propositions les mieux noteacutees apregraves
celles proposeacutees pour beacuteneacuteficier dune subvention Cette liste de reacuteserve est valide au cours de la
peacuteriode mentionneacutee dans le rapport deacutevaluation Les propositions figurant sur cette liste sont
susceptibles de recevoir une subvention dans la mesure ougrave les fonds deviennent disponibles dans le
cadre de lappel agrave propositions (la diminution des coucircts eacuteligibles des propositions seacutelectionneacutees
limpossibiliteacute de signer un contrat avec des demandeurs seacutelectionneacutes etc)
Le rapport final deacutevaluation qui couvre la veacuterification de leacuteligibiliteacute est reacutedigeacute apregraves la derniegravere
reacuteunion du comiteacute deacutevaluation Il doit ecirctre signeacute par tous les membres du comiteacute deacutevaluation
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation fait lobjet dun rapport deacutevaluation signeacute par le preacutesident
le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs Le rapport deacutevaluation est soumis agrave ladministration
contractante qui doit deacutecider daccepter ou non ses recommandations
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit alors adresser le rapport deacutevaluation et les
recommandations de ladministration contractante agrave la Commission europeacuteenne pour autorisation
Lorsque ladministration contractante confirme labsence de modifications (au niveau des conditions
particuliegraveres ou des annexes du contrat) aux conditions contractuelles normales annexeacutees aux lignes
directrices agrave lintention des demandeurs lautorisation par la Commission europeacuteenne du rapport
deacutevaluation et de la liste des propositions dattribution vaut endossement global des contrats
correspondants lorsquun tel endossement est requis La liste doit inclure tous les eacuteleacutements
neacutecessaires agrave la conclusion des contrats (y compris les informations sur le demandeur le montant
maximum de la subvention et la dureacutee du contrat) Aucun endossement par la Deacuteleacutegation de lUE
nest toutefois requis dans certains cas preacuteciseacutes dans le Guide pratique des proceacutedures applicables
aux devis programmes
Une fois ces accords obtenus ladministration contractante commence agrave attribuer les subventions (voir
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
202
section 6510)
La deacutecision dattribution comporte lobjet et le montant global de la deacutecision ainsi que le rapport
deacutevaluation approuveacute et le cas eacutecheacuteant les raisons pour lesquelles ladministration contractante
deacutecide de seacutecarter des recommandations du comiteacute concernant telle ou telle proposition
Sous reacuteserve de la leacutegislation de ladministration contractante en matiegravere daccegraves aux documents
lensemble de la proceacutedure de la reacutedaction de lappel agrave propositions jusquagrave la seacutelection des
demandeurs retenus est strictement confidentiel Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives
et ses deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute deacutevaluation et les assesseurs ont
lobligation de respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave
lencontre des regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable
de la Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
659 Annulation de la proceacutedure dappel agrave propositions
Ladministration contractante peut annuler la proceacutedure dappel agrave propositions agrave tout moment en
particulier agrave la lumiegravere du rapport deacutevaluation dans les cas suivants
lorsque lappel agrave propositions est infructueux cest-agrave-dire lorsquaucune proposition meacuteritant decirctre
retenue na eacuteteacute reccedilue ou lorsquil ny a pas eu de reacuteponse
bull
lorsque les eacuteleacutements techniques ou eacuteconomiques du programme ont eacuteteacute fondamentalement modifieacutesbull
lorsque des circonstances exceptionnelles ou des cas de force majeure rendent impossible la mise
en œuvre normale des actions preacutevues
bull
en cas dirreacutegulariteacutes de proceacutedure notamment en cas de rupture de leacutegaliteacute de traitementbull
GESTION DIRECTE
Lannulation dun appel agrave propositions constitue un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La responsabiliteacute de lannulation dun appel agrave propositions relegraveve de ladministration contractante
En cas dannulation dun appel agrave propositions tous les demandeurs principaux doivent ecirctre avertis par
ladministration contractante Ils ne peuvent preacutetendre agrave aucune indemniteacute du fait de cette annulation
Enfin ladministration contractante adresse lavis dannulation aux services compeacutetents de la
Commission europeacuteenne pour publication sur le site internet dEuropeAid
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6510 Attribution de subventions
65101 Notification aux demandeurs
GESTION DIRECTE et GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les notifications du reacutesultat de leacutevaluation de leur proposition doivent ecirctre envoyeacutees aux
demandeurs principaux retenus dans les 6 mois suivant la date limite fixeacutee pour le deacutepocirct de leur
proposition complegravete Toutefois ce deacutelai peut ecirctre eacutetendu dans les cas exceptionnels notamment
pour les actions complexes telles que les appels agrave propositions multi-beacuteneacuteficiaires ou si de
nombreuses demandes ont eacuteteacute reccedilues ou encore en cas de retards attribuables aux demandeurs
Apregraves approbation par ladministration contractante de la liste finale des subventions agrave attribuer elle
notifie tous les demandeurs principaux retenus par eacutecrit que leurs propositions ont eacuteteacute seacutelectionneacutees
En gestion directe cette lettre est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les demandes sont
remises en main propre ou reccedilues par la poste PROSPECT envoie la lettre aux adresses de courrier
eacutelectronique enregistreacutees dans le systegraveme Les demandeurs principaux qui nont pas fourni dadresse
eacutelectronique seront informeacutes par courrier
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit approuver la deacutecision dattribution avant sa notification
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne une
copie de ces notifications ainsi que le cas eacutecheacuteant toute la documentation et les eacuteleacutements de
leacutevaluation neacutecessaires agrave la preacuteparation et agrave la gestion du contrat sont adresseacutes agrave la Deacuteleacutegation de
lUnion europeacuteenne dans le pays de mise en œuvre preacutevue de laction proposeacutee
Les lettres aux demandeurs principaux retenus doivent ecirctre envoyeacutees dans les 15 jours de la deacutecision
dattribution les demandeurs dont les propositions nont pas eacuteteacute retenues doivent ecirctre notifieacutes du
reacutesultat de leacutevaluation (et des raisons pour lesquelles ils nont pas eacuteteacute retenus) dans les 15 jours
suivant la notification des demandeurs seacutelectionneacutes
Les tableaux suivants reacutesument sur une ligne temporelle les eacutetapes des appels agrave proposition restreints
et ouverts
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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65102 Preacuteparation du contrat et signature
Ladministration contractante preacutepare les contrats en suivant les eacutetapes de la section 292 pour
preacuteparer le contrat de chaque beacuteneacuteficiaire de subvention figurant sur la liste finale
Le budget de laction proposeacute par le beacuteneacuteficiaire doit ecirctre corrigeacute de toute erreur arithmeacutetique et de
tout coucirct non eacuteligible avant la signature du contrat Le cas eacutecheacuteant la description de laction est
corrigeacutee en conseacutequence
Ladministration contractante peut demander au beacuteneacuteficiaire de modifier ou leacutegegraverement corriger la
description de laction ou le budget sans pour autant remettre en cause la deacutecision dattribution de la
subvention ni leacutegaliteacute de traitement entre demandeurs Ces besoins de clarificationscorrections
mineures doivent
se rapporter aux aspects clairement identifieacutes par le comiteacute deacutevaluation oubull
ecirctre justifieacutes par des changements intervenus apregraves la date de reacuteception de la propositionbull
Ces modifications ne peuvent pas avoir pour conseacutequence daugmenter le montant de la subvention ni
le pourcentage de cofinancement fixeacute par le comiteacute deacutevaluation pour la contribution de lUnion
europeacuteenne Il convient de garder une trace des eacutechanges intervenus agrave ce propos avec les demandeurs
En gestion directe le contrat de subvention doit ecirctre signeacute dans les 3 mois suivant la notification de
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lattribution Toutefois il peut ecirctre deacuterogeacute agrave cette regravegle dans les cas exceptionnels pour les actions
complexes (notamment pour les appels agrave propositions multi-beacuteneacuteficiaires ou au cas ougrave de nombreuses
demandes ont eacuteteacute reccedilues) ou en cas de retards attribuables aux demandeurs
Toute autre modification de la proposition du beacuteneacuteficiaire ou neacutegociation avec lui est interdite
Utilisation de la liste de reacuteserve
Une fois que la proceacutedure mentionneacutee ci-dessus a eacuteteacute suivie il peut arriver que des fonds soient
disponibles soit parce quune partie du budget disponible pour laction na pas eacuteteacute attribueacutee soit parce
que des fonds additionnels sont verseacutes au budget de laction pendant la peacuteriode de validiteacute de la liste de
reacuteserve
Dans ce cas la proceacutedure pour signer des contrats additionnels agrave partir de la liste de reacuteserve est la
suivante
si les fonds disponibles sont suffisants pour financer la proposition du premier demandeur de cette
liste notifier le premier demandeur figurant sur la liste de reacuteserve et preacuteparer le contrat comme
indiqueacute en deacutebut de section (correction des eacuteventuelles erreurs arithmeacutetiques ou suppression des
coucircts ineacuteligibles figurant eacuteventuellement au budget de laction proposeacutee) Prendre en consideacuteration
ces eacuteventuelles erreurs ou suppressions de coucircts ineacuteligibles pour calculer le montant des fonds
disponibles
bull
si les fonds disponibles ne sont pas suffisants il peut ecirctre proposeacute au premier demandeur figurant sur
la liste de reacuteserve daugmenter son pourcentage de co-financement Il convient de noter que le
pourcentage de coucircts eacuteligibles doit rester dans les limites fixeacutees dans les lignes directrices de lappel
agrave propositions Si le premier demandeur accepte le contrat peut ecirctre signeacute suivant les instructions
donneacutees dans cette section Au cas ougrave le demandeur peut augmenter son pourcentage de co-
financement mais que ce nouveau pourcentage ne respecte plus les lignes directrices aucun contrat
ne peut ecirctre signeacute et il convient de prendre contact avec le 2e demandeur de la liste de reacuteserve La
mecircme approche doit ecirctre alors suivie (disponibiliteacute des fonds apregraves correction des eacuteventuelles erreurs
arithmeacutetiques ou coucircts ineacuteligibles possibiliteacute daugmenter la part de co-financement au cas ougrave les
fonds restants ne soient pas suffisants etc)
bull
Si neacutecessaire la mecircme approche peut ecirctre suivie avec les demandeurs preacutesents sur la liste de reacuteserve
(3e 4e etc)
Il est interdit de demander au beacuteneacuteficiaire de la subvention de reacuteduire ou modifier leur action
afin de la maintenir dans le cadre des fonds disponibles - sauf le cas particulier des clarifications
et corrections mineures - car cela revient agrave neacutegocier avec lui et agrave changer fondamentalement le
programme
De telles modificationsreacuteductions pourraient aboutir agrave attribuer la subvention agrave une proposition moins
bien classeacutee ce qui ne serait pas conforme aux principes de transparence et deacutegaliteacute de traitement
Afin de preacutevenir ce risque il convient de conserver une trace de tous les eacutechanges avec les candidats
de la liste de reacuteserve qui auront eacuteteacute notifieacutes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6511 Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention
Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention Les attributaires des subventions deviennent les
beacuteneacuteficiaires ou parties au contrat de subvention En particulier le demandeur principal qui devient
beacuteneacuteficiaire est identifieacute dans les conditions speacuteciales du contrat (voir annexe e3h1) en tant que
coordinateur
Le coordinateur est le principal interlocuteur de ladministration contractante Il repreacutesente et agit au
nom des autres beacuteneacuteficiaires et coordonne la conception et la mise en œuvre de laction
bull
Les coucircts eacuteligibles au financement de lUnion europeacuteenne sont ceux encourus par le beacuteneacuteficiaire (ou
les beacuteneacuteficiaires en cas dactions multi-beacuteneacuteficiaires) Les coucircts encourus par les entiteacutes affilieacutees
peuvent eacutegalement ecirctre eacuteligibles
bull
Le contrat-type de subvention reconnaicirct lautonomie du beacuteneacuteficiaire dans la mise en œuvre de
laction et eacutetablit en conseacutequence des regravegles de gestion simplifieacutees En particulier il accorde au
coordinateur la possibiliteacute dadapter et de modifier laction sans laccord preacutealable de ladministration
contractante agrave condition que les modifications ne soient pas substantielles et donc quelles ne
remettent pas en question les conditions dans lesquelles la subvention a eacuteteacute attribueacutee et quelles
nentraicircnent pas une modification de plus de 25 dune rubrique du budget
bull
Lorsque la mise en œuvre de laction neacutecessite la passation de marcheacutes par le beacuteneacuteficiaire celui-ci
doit respecter les regravegles eacutenonceacutees agrave lannexe IV du contrat
bull
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europeacuteenne les beacuteneacuteficiaires doivent prendre
les mesures neacutecessaires pour assurer la visibiliteacute du financement ou cofinancement de lUnion
europeacuteenne (voir section 235)
bull
65111 Publication de lattribution des subventions
Une fois les contrats signeacutes ladministration contractante preacutepare pour chaque appel agrave propositions
un avis dattribution de subventions (annexe e11) quelle envoie en format eacutelectronique et sans deacutelai agrave
la Commission europeacuteenne pour publication sur le site internet dEuropeAid
En outre ladministration contractante doit enregistrer toutes les informations statistiques concernant
la proceacutedure (notamment le nombre de demandeurs au cours de lanneacutee preacuteceacutedente le nombre et le
pourcentage de demandes admises par appel agrave propositions la dureacutee moyenne de la proceacutedure de la
date de la clocircture de lappel agrave proposition jusquagrave lattribution de la subvention le montant des
subventions les noms des demandeurs et les informations relatives aux beacuteneacuteficiaires des
subventions)
En outre agrave la fin de chaque anneacutee ladministration contractante preacutepare et soumet pour publication agrave
la Commission europeacuteenne un tableau reacutecapitulatif conforme au modegravele annexeacute au Guide pratique
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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(annexe e11 y compris le tableau subventions attribueacutees sans appel agrave propositions)
Ladministration contractante publie eacutegalement ces informations sur son propre site internet etou dans
tout autre meacutedia approprieacute
La Commission europeacuteenne peut deacuteroger aux obligations ci-dessus ou autoriser ladministration
contractante du pays partenaire agrave y deacuteroger si la divulgation des informations risque de compromettre
la seacutecuriteacute des beacuteneacuteficiaires ou de porter preacutejudice agrave leurs inteacuterecircts commerciaux
66 Subventions dun faible montant
Il sagit des subventions dun montant maximum de 60 000 EUR
Dans ce cas certaines simplifications sont apporteacutees
le refus daccepter un cofinancement en nature doit ecirctre justifieacutebull
il nest pas neacutecessaire que le demandeur fournisse la deacuteclaration sur lhonneur relative aux situations
dexclusion
bull
les piegraveces justificatives ne sont pas exigeacuteesbull
la garantie de preacutefinancement ne peut pas ecirctre exigeacuteebull
les donneacutees comptables et piegraveces justificatives sont conserveacutees pendant 3 ans suivant le versement du
solde
bull
la regravegle de non-profit ne sapplique pasbull
67 Appel agrave propositions restreint
Les dispositions applicables aux appels agrave propositions ouverts et deacutecrites au point 64 sappliquent
eacutegalement aux appels agrave propositions restreints sous reacuteserve des dispositions suivantes
Dans le cadre de lappel agrave propositions restreint les demandeurs principaux envoient dabord une note
succincte de preacutesentation
La veacuterification administrative des notes succinctes de preacutesentation puis des propositions complegravetes est
effectueacutee en utilisant leurs listes de controcircle respectives
Les lignes directrices agrave lintention des demandeurs principaux preacutevoiront quune partie dentre eux
deacutetermineacutee en fonction du budget disponible sera inviteacutee agrave soumettre une proposition finale Une liste
est alors constitueacutee composeacutee des notes succinctes de preacutesentation ayant obtenu les meilleures
notations classeacutees par ordre et dans la limite du nombre publieacute Un rapport deacutetaillant les reacutesultats de
la seacuteance douverture de la veacuterification administrative et de leacutevaluation des notes succinctes de
preacutesentation est reacutedigeacute
Les demandeurs principaux ainsi preacuteseacutelectionneacutes sont ensuite inviteacutes par eacutecrit agrave soumettre un
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
209
formulaire complet de demande La veacuterification de leacuteligibiliteacute ne sera reacutealiseacutee que pour les
propositions qui ont eacuteteacute provisoirement seacutelectionneacutees agrave la fin de leacutevaluation sur la base des piegraveces
justificatives demandeacutees par ladministration contractante et des deacuteclarations du demandeur principal
selon les regravegles exposeacutees dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs et dans les limites de
lenveloppe financiegravere disponible de lappel agrave propositions
Les eacuteleacutements eacutevalueacutes sur la base de la note succincte de preacutesentation ne peuvent pas ecirctre modifieacutes par
le demandeur dans la proposition complegravete La contribution demandeacutee agrave lUnion Europeacuteenne pour
financer laction ne peut pas seacutecarter de lestimation initiale de plus de 20 Si la contribution de
lUnion Europeacuteenne demandeacutee varie par rapport agrave lestimation initiale le pourcentage entre la
contribution de lUnion Europeacuteenne et le coucirct total de laction doit rester dans les limites imposeacutees par
les lignes directrices de lappel agrave propositions Le demandeur chef de file ne peut remplacer un
codemandeur ou une entiteacute affilieacutee que dans des cas ducircment justifieacutes (ex faillite du codemandeur ou
de lentiteacute affilieacutee initiaux) Dans ce cas le nouveau codemandeurla nouvelle entiteacute affilieacutee doit ecirctre
de nature similaire au codemandeuragrave lentiteacute affilieacutee initiale(e) Le demandeur chef de file peut
adapter la dureacutee de laction si des circonstances impreacutevues ne relevant pas du champ dapplication des
demandeurs se sont produites apregraves la soumission de la note de preacutesentation et exigent une telle
adaptation (risque de non-exeacutecution de laction) Dans ces cas la dureacutee doit rester dans les limites
preacutevues dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Une explicationjustification du
remplacementde ladaptation concerneacute(e) est jointe dans une lettre ou un courriel annexes
Le deacutelai minimal entre la date de publication des lignes directrices agrave lintention des demandeurs et la
date limite fixeacutee pour la soumission des notes succinctes de preacutesentation est de 45 jours Le deacutelai
minimal entre la date denvoi des lettres dinvitation agrave soumettre les propositions complegravetes et la date
limite fixeacutee pour la soumission des propositions est de 45 jours Toutefois dans certains cas
exceptionnels des deacuterogations preacutevoyant des deacutelais plus courts peuvent ecirctre accordeacutees
68 Modification des contrats de subvention
681 Principes geacuteneacuteraux
Voir section 2101
Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes que par amendement et non par ordre administratif Ces
amendements y compris ceux visant agrave ajouter ou enlever un beacuteneacuteficiaire ne peuvent avoir pour effet
de remettre en cause la deacutecision dattribution de la subvention ni de violer leacutegaliteacute de traitement entre
demandeurs
Dans un contrat-type de subvention ni le montant maximal de la subvention ni le pourcentage
maximum de cofinancement par lUnion europeacuteenne ne peuvent ecirctre augmenteacutes
682 Preacuteparation dun avenant
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir section 2102
69 Attribution des marcheacutes et soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires desubventions
691 Attribution des marcheacutes
Marcheacutes de services fournitures ou travaux dans le cadre dune action subventionneacutee lorsque la mise
en œuvre dune action neacutecessite la passation de marcheacutes de services fournitures ou travaux par le
beacuteneacuteficiaire de la subvention les proceacutedures dattribution pour chacun des marcheacutes doit respecter les
proceacutedures speacutecifieacutees agrave lannexe IV du contrat de subvention Agrave deacutefaut les deacutepenses relatives agrave
lattribution de ces marcheacutes ne sont eacuteligibles ni au financement par le budget de lUnion europeacuteenne ni
par le FED
Cependant ces marcheacutes ne peuvent couvrir quune part limiteacutee de laction
692 Soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions
Si la mise en œuvre de laction requiert du beacuteneacuteficiaire de la subvention quil soutienne financiegraverement
des tiers
ladministration contractante doit dabord sassurer avant dattribuer la subvention au beacuteneacuteficiaire
quil offre les garanties approprieacutees pour recouvrer tout montant ducirc agrave lUnion europeacuteenne Cela est ducirc
au fait que les beacuteneacuteficiaires de subventions demeurent financiegraverement responsables vis-agrave-vis de
ladministration contractante pour lusage correct du soutien financier
bull
les conditions suivantes de redistribution doivent ecirctre strictement deacutefinies dans le contrat de
subvention pour eacuteviter le pouvoir discreacutetionnaire du beacuteneacuteficiaire de la subvention Par deacutefaut les
demandeurs incluront ces informations dans leurs propositions
bull
les objectifs et reacutesultats agrave obtenir gracircce au soutien financiera)
les diffeacuterents types dactiviteacutes susceptibles de beacuteneacuteficier dun soutien financier sur la base dune
liste exhaustive
b)
Lorsquaucune activiteacute speacutecifique nest soutenue (par ex des transferts inconditionnels en espegraveces aux
reacutefugieacutes pour leur subsistance ou agrave des deacutefenseurs des droits de lhomme pour soutenir leur travail en
geacuteneacuteral) cela doit eacutegalement ecirctre preacuteciseacute Dans ce cas le beacuteneacuteficiaire de la subvention ne doit pas
prouver que le soutien financier a eacuteteacute utiliseacute par les beacuteneacuteficiaires du soutien financier dans un but
speacutecifique
les types de personnes ou cateacutegories de personnes pouvant beacuteneacuteficier dun soutien financierc)
Eacutetant donneacute que les actes de base ne preacutevoient habituellement aucune restriction en matiegravere de
nationaliteacute et dorigine pour les beacuteneacuteficiaires dun soutien financier ladministration contractante doit
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
211
inclure toute restriction eacuteventuelle dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
les critegraveres de seacutelection de ces entiteacutes et doctroi du soutien financierd)
Lorsque ladministration contractante souhaite garantir que le beacuteneacuteficiaire se conforme agrave certains
principes etou proceacutedures justifieacutes par les speacutecificiteacutes de lappel agrave propositions (par ex lorsque des
montants conseacutequents seront distribueacutes par le biais des appels agrave propositions) cela devra ecirctre deacutefini
dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Par exemple les lignes directrices pourraient
preacutevoir que pour le lancement dappels agrave propositions ayant pour objet loctroi dun soutien financier
les beacuteneacuteficiaires peuvent utiliser leurs propres proceacutedures agrave condition que ces proceacutedures soient
conformes aux principes de proportionnaliteacute de bonne gestion financiegravere deacutegaliteacute de traitement et de
non-discrimination quelles garantissent la transparence avec une publication adeacutequate des appels agrave
propositions et quelles eacutevitent les conflits dinteacuterecircts tout au long de la proceacutedure dattribution
les critegraveres retenus pour deacutefinir le montant exact du soutien financier accordeacute agrave chaque entiteacute tiercee)
Si ladministration contractante veut sassurer que le soutien financier soit baseacute par exemple sur les
coucircts effectivement supporteacutes ou quil respecte le principe de non-profit elle doit le preacuteciser dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs
le montant maximal pouvant ecirctre octroyeacutef)
le montant du soutien ne peut deacutepasser 60 000 EUR par tiers sauf lorsque la redistribution de la
subvention constitue lobjectif principal de laction Dans ce cas le montant de la redistribution nest
pas limiteacute30
Lorsque ladministration contractante souhaite appliquer un plafond au soutien financier (cest-agrave-dire
lenveloppe financiegravere disponible aux demandeurs agrave cet eacutegard) cela doit ecirctre speacutecifieacute dans les lignes
directrices agrave lintention des demandeurs
Les demandeurs peuvent eacutegalement ecirctre inviteacutes dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
agrave proposer les documents neacutecessaires agrave conserver pour prouver que le soutien financier a eacuteteacute utiliseacute
conformeacutement au contrat de subvention
Le soutien financier peut eacutegalement ecirctre un instrument utile pour accroicirctre le nombre de beacuteneacuteficiaires
locaux et de partenaires par action dans les limites deacutecrites ci-dessus
Pour eacuteviter toute ambiguiumlteacute les regravegles en matiegravere de soutien financier ne sappliquent que lorsquun
beacuteneacuteficiaire apporte ce soutien agrave un tiers Les critegraveres ci-dessus ne doivent pas ecirctre satisfaits lorsque
les fonds sont fournis agrave des co-beacuteneacuteficiaires ou entiteacutes affilieacutees
610 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement(autres) organisations internationales et organismes nationaux
30 Dans le cadre du Regraveglement financier 10e FED et des preacuteceacutedents la redistribution de la subvention ne pouvait pas
constituer lobjectif principal de laction
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6101 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement parla Commission europeacuteenne et (autres) organisations internationales
Si le beacuteneacuteficiaire dune subvention (le coordinateur dans le cas dun contrat multi-beacuteneacuteficiaires) est une
organisation internationale dont les piliers ont fait lobjet dune eacutevaluation positive31
par la
Commission europeacuteenne dans le cadre dune eacutevaluation en vue de confier des tacircches dexeacutecution du
budget cette organisation ne signera pas le contrat-type de subvention mais une convention de
subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers baseacutee sur le modegravele
PAGoDA32
Cette convention devra peut-ecirctre ecirctre compleacuteteacutee par des dispositions convenues par le
biais daccords-cadres avec lorganisation pertinente
Toutefois les conditions geacuteneacuterales et particuliegraveres de la convention de subvention pour les
organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers seront compleacuteteacutees par les modegraveles standard
publieacutes avec lappel agrave propositions agrave savoir le budget (annexe B) et le cadre logique (annexe C)33
La
description de laction (annexe I agrave la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet
de leacutevaluation des piliers) sera extraite du formulaire de demande soumis par lorganisation34
Lorsque le coordinateur nest pas une organisation ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers mais un
ou plusieurs co-beacuteneacuteficiaires sont des organisations internationales dont les piliers ont fait lobjet dune
eacutevaluation positive le contrat-type de subvention est signeacute Dans ce cas les dispositions
suppleacutementaires de lannexe e3h11 seront incorporeacutees au titre de larticle 7 des conditions particuliegraveres
Certaines dispositions de lannexe e3h11 (voir annexe e3h11 pour de plus amples informations)
doivent eacutegalement ecirctre incluses dans les conditions particuliegraveres si le coordinateur ou un co-
beacuteneacuteficiaire est une organisation internationale dont les piliers nont pas fait lobjet dune eacutevaluation
positive
31 Ceci fait reacutefeacuterence aux trois piliers de base comptabiliteacute controcircle interne et audit externe Exceptionnellement si lun de
ces piliers na pas eacuteteacute eacutevalueacute avec succegraves des mesures correctives peuvent ecirctre mises en place afin dassurer un niveau de
protection eacutequivalent32 Disponible sur le site web EuropeAid Ceci ne sapplique pas aux contrats de subvention avec la Banque mondiale qui
sont baseacutes sur des modegraveles distincts33 Pour les subventions directes lorganisation et ladministration contractante peuvent convenir dutiliser dautres modegraveles
(par exemple les modegraveles de lorganisation) pour autant que ces modegraveles soient conformes aux dispositions de la
convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers34 Lorsque la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers fait suite agrave un
appel agrave propositions le modegravele de rapport financier qui est annexeacute au guide pratique (annexe e3h7) doit ecirctre utiliseacute Lorsque
la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers fait suite agrave une attribution
directe lorganisation et ladministration contractante peuvent convenir dutiliser dautres modegraveles pour autant que ces
modegraveles soient conformes aux dispositions de la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de
leacutevaluation des piliers Pour les rapports narratifs lorganisation peut utiliser ses propres modegraveles pour autant que ces
modegraveles soient conformes aux dispositions de la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de
leacutevaluation des piliers
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
213
Deacutefinition de lorganisation internationalebull
Conformeacutement aux Modaliteacutes dapplication du Regraveglement financier de lUnion Europeacuteenne les
laquo organisations internationales raquo sentendent comme des organisations de droit international public
creacuteeacutees par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences speacutecialiseacutees creacuteeacutees par celles-ci
ces organisations pouvant avoir un champ dapplication mondial ou reacutegional Les organisations reacutegies
par le droit national ne sont pas des organisations internationales (par ex des ONG nationales avec
des bureaux dans diverses reacutegions ou divers pays)
Agrave titre dexemple les organisations telles que les Nations unies ses agences et autres entiteacutes
speacutecialiseacutees la Banque mondiale lOrganisation de coopeacuteration et de deacuteveloppement eacuteconomiques
lOrganisation mondiale du commerce le Fonds moneacutetaire international lOrganisation pour la
seacutecuriteacute et la coopeacuteration en Europe la Banque europeacuteenne pour la reconstruction et le
deacuteveloppement lOffice des migrations internationales tombent clairement sous la deacutefinition
dorganisation internationale En cas de doute afin de veacuterifier si une organisation est couverte par la
deacutefinition mentionneacutee ci-dessus il est neacutecessaire de deacuteterminer la nature de lorganisation
principalement sur la base de ses actes juridiques (tels que son statut ou laccord intergouvernemental
eacutetablissant lorganisation)
Les organisations suivantes sont explicitement mentionneacutees dans les regravegles dapplication du regraveglement
financier de lUE comme eacutetant des organisations internationales- le Comiteacute international de la Croix-
Rouge (CICR) et la Feacutedeacuteration internationale des Socieacuteteacutes nationales de la Croix Rouge et du
Croissant Rouge (agrave noter que les organisations nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ne
sont pas consideacutereacutees comme des organisations internationales)
Dautres organisations agrave but non lucratif peuvent ecirctre assimileacutees agrave des organisations internationales en
vertu dune deacutecision de la Commission
Mode de mise en œuvre et proceacuteduresbull
La Commission europeacuteenne (Collegravege) deacutefinit le mode de mise en œuvre de laction dans la deacutecision
de financement35
Une convention de deacuteleacutegation baseacutee sur le modegravele PAGoDA36
est signeacutee avec les organisations
internationales si la deacutecision de financement preacutevoit une gestion indirecte avec une organisation
internationale agrave condition que lorganisation ait fait lobjet de leacutevaluation des piliers Une convention
de deacuteleacutegation baseacutee sur le modegravele PAGoDA est signeacutee avec les organismes nationaux lorsque la
deacutecision de financement preacutevoit une gestion indirecte avec un organisme national agrave condition que
lorganisme ait fait lobjet de leacutevaluation des piliers
Ce type de contrat nimplique pas une contribution financiegravere pour une action proposeacutee par
35 Pour plus dinformations sur les modes de mise en œuvre notamment la coopeacuteration avec les organisations ayant fait
lobjet de leacutevaluation des piliers vous pouvez consulter le chapitre 3 du DEVCO Companion36 Agrave compter de 2015 le modegravele PAGoDA remplace la convention de deacuteleacutegation en gestion indirecte (IMDA)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
214
l organisat ionorganisme mais la deacuteleacutegat ion de tacircches d exeacutecut ion budgeacutetai re agrave
lorganisationorganisme en tant que deacuteleacutegueacute Toutefois la convention de deacuteleacutegation peut eacutegalement
inclure des activiteacutes mises en œuvre directement par lorganisationorganisme
Les conventions de deacuteleacutegation ne doivent pas ecirctre confondues avec la mise en œuvre dune action laquoau
moyen dune subventionraquo agrave la suite de la soumission par une organisation internationale ou une
(autre) organisation ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers dune demande retenue dans le cadre
dun appel agrave propositions (ou exceptionnellement agrave la suite de lattribution directe dune subvention)
6102 Subventions accordeacutees agrave des (autres) organismes publics nationaux des Eacutetatsmembres ou de pays tiers donateurs
Les subventions accordeacutees agrave des organismes publics nationaux des Eacutetats membres ou de pays tiers
donateurs dont les piliers nont pas fait lobjet dune eacutevaluation positive par la Commission
europeacuteenne doivent suivre les regravegles et proceacutedures normales en matiegravere de subventions deacutefinies dans
ce chapitre et le contrat-type de subvention doit ecirctre signeacute Toutefois les organismes publics
nationaux peuvent beacuteneacuteficier de regravegles particuliegraveres applicables aux organismes du secteur public
(telles que la possibiliteacute de deacuteroger agrave lobligation de fournir les garanties financiegraveres)
6103 Subventions octroyeacutees agrave des organismes publics nationaux dun pays partenaire
Lorsquun organisme public dun pays partenaire participe avec succegraves agrave un appel agrave propositions il met
en œuvre laction par le biais dune subvention et le contrat type de subvention doit ecirctre signeacute37
Lorsquun organisme public dun pays partenaire met en œuvre une action en dehors dun appel agrave
propositions les modaliteacutes applicables deacutependent de laction concregravete
1 Si les activiteacutes agrave mettre en œuvre par lorganisme public avec ses propres ressourcespersonnel sont
envisageacutees en tant que projet autonome (cest-agrave-dire nimpliquant pas des taches dexeacutecution
budgeacutetaires) lorganisme public devra signer le contrat-type de subvention Dans ces cas une
attribution directe est toujours justifieacutee du fait de la situation de monopole du beacuteneacuteficiaire38
Ces
activiteacutes peuvent eacutegalement inclure lattribution de contrats mais uniquement pour compleacuteter les
activiteacutes qui doivent ecirctre mises en œuvre par le personnel de lorganisme public
2 Lorsque la contribution financiegravere de lUnion europeacuteenne vise agrave soutenir les coucircts de
fonctionnement de lordonnateur national en vertu du FED ou dun ministegravere ce soutien sera fourni via
une subvention de fonctionnement Ici encore lordonnateur national ou le ministegravere peut attribuer des
contrats conformeacutement aux dispositions pertinentes du contrat de subvention Ledit soutien agrave
lordonnateur national ou agrave un ministegravere ne doit pas ecirctre confondu avec le soutien agrave la structure de
mise en œuvre dun projet dans le cadre dun devis-programme Dans ce dernier cas la contribution de
37 Avant lentreacutee en vigueur de la preacutesente version 2015 du guide pratique les organismes publics des pays partenaires qui
faisaient partie du gouvernement national ne mettaient geacuteneacuteralement pas laction en œuvre par le biais dune subvention
mais en vertu dune convention de financement signeacutee avec le pays partenaire38 Il convient encore dobtenir un accord preacutealable
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
215
lUE soutient lorganisme dans la gestion des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire (pas les coucircts de
fonctionnement) et elle sera fournie dans le cadre du devis programme au titre de laccord de
financement avec le(s) pays partenaire(s)39
3 Si les activiteacutes agrave mettre en œuvre par lorganisme public sinscrivent dans le cadre dun projet ou
programme de plus grande envergure impliquant eacutegalement des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire
lorganisme public mettra en œuvre les activiteacutes dans le cadre dun devis-programme40
39 Le soutien aux coucircts de fonctionnement de lordonnateur nationalministegravere sera inclus dans un devis programme si
laccord de financement pertinent preacutevoit eacutegalement lattribution et la gestion de marcheacutes publics etou de subventions40 Certaines de ces activiteacutes peuvent ecirctre exeacutecuteacutees en reacutegie Pour plus dinformations sur les devis programmes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
216
7 Base leacutegales
71 Cadre juridique applicable aux marcheacutes
711 Programmes financeacutes par le budget de lUE
Le cadre juridique ci-dessous reacutegit les marcheacutes de services de fournitures et de travaux financeacutes par le
budget geacuteneacuteral de lUnion europeacuteenne conclus dans le cadre de la coopeacuteration Union Europeacuteenne en
faveur des pays tiers et attribueacutes par un pouvoir adjudicateur dun pays partenaire ou par la
Commission europeacuteenne agissant au nom et pour le compte du beacuteneacuteficiaire
le regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du 25 octobre 2012 relatif aux regravegles financiegraveres
applicables au budget geacuteneacuteral de lUnion (et en particulier le chapitre III du titre IV de la 2e partie
relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de passation de marcheacutes) tel
que modifieacute par le regraveglement (UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 2015
bull
le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux regravegles
dapplication du regraveglement financier susmentionneacute (et en particulier le chapitre 2 du titre IV de la 2e
partie relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de passation de
marcheacutes) tel que modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) 20152462 de la Commission du 30 octobre
2015
bull
le regraveglement (UE) n deg2362014 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 11 mars 2014 eacutenonccedilant des
regravegles et des modaliteacutes communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le
financement de laction exteacuterieure
bull
les regraveglements1 et autres instruments speacutecifiques relatifs aux diffeacuterents programmes de coopeacuterationbull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
laccord-cadre signeacute par lUnion europeacuteenne et le pays partenaire concerneacute sil existe Cet accord
deacutefinit les regravegles en matiegravere de coopeacuteration administrative entre les deux parties pour la mise en
œuvre de laide exteacuterieure
bull
la convention de financement signeacutee par lUnion europeacuteenne et le pays partenaire concerneacute pour
chaque programme financeacute par lUnion europeacuteenne Elle fixe les objectifs et le budget du
programme
bull
1 Regraveglement (CE) ndeg 4502008 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 23 avril 2008 eacutetablissant le code des douanes
communautaires (code des douanes moderniseacutees) qui deacutefinit les regravegles relatives agrave lorigine des produits (abrogeacute par le
regraveglement (UE) ndeg 9522013 et son acte dexeacutecution agrave compter du 1er mai 2016)
Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les documents types et modegraveles preacutesenteacutes dans les annexes au preacutesent guidebull
712 Programmes financeacutes par le FED
Le cadre juridique suivant sapplique pour les marcheacutes de services de fournitures et de travaux
financeacutes par le Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
laccord de partenariat ACP-CE signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 et modifieacute agrave Luxembourg le
25 juin 2005 et agrave Ouagadougou le 22 juin 2010 et plus particuliegraverement son annexe IV modifieacutee par
la deacutecision ndeg 12014 du Conseil des ministres ACP-CE du 20 juin 2014
bull
la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative agrave lassociation des pays et
territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne (deacutecision dassociation outre-mer)
bull
lannexe V agrave la deacutecision ndeg 390 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars 1990 contenant le
regraveglement de proceacutedure de conciliation et darbitrage
bull
le regraveglement (CE) nordm 2152008 du Conseil du 18 feacutevrier 2008 portant regraveglement financier applicable
au 10e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
le regraveglement (UE) nordm 2015323 du Conseil du lundi 2 mars 2015 portant regraveglement financier
applicable au 11e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
la convention de financement signeacutee par lUE et le pays partenaire concerneacute pour chaque programme
financeacute par lUnion europeacuteenne Elle fixe les objectifs et le budget du programme
bull
les documents types et modegraveles preacutesenteacutes dans les annexes au preacutesent guidebull
72 Cadre juridique applicable aux subventions
721 Programmes financeacutes par le budget de lUE
Le cadre juridique suivant sapplique pour accorder des subventions financeacutees par lUnion europeacuteenne
et conclus au cours de la coopeacuteration avec les pays tiers
le regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 25 octobre 2012
relatif aux regravegles financiegraveres applicables au budget geacuteneacuteral de lUnion (et en particulier le titre VI de
la 1re partie sur les subventions et le chapitre IV du titre IV de la 2e partie relatif aux dispositions
particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de subventions) tel que modifieacute par le regraveglement
(UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 2015
bull
le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux regravegles
dapplication du regraveglement financier (et en particulier le titre VI de la 1re partie sur les subventions et
le chapitre IV du titre III de la 2e partie relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures
bull
Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
218
en matiegravere de subventions) tel que modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) 20152462 de la
Commission du 30 octobre 2015
le regraveglement (UE) ndeg 2362014 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 11 mars 2014 eacutenonccedilant des
regravegles et des modaliteacutes communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le
financement de laction exteacuterieure
bull
les regraveglements ou les deacutecisions du Conseil consideacutereacutes comme les laquoactes de baseraquo dans le regraveglement
financier et ce guide pratique et dautres instruments speacutecifiques relatifs aux diffeacuterents programmes
de coopeacuteration
bull
722 Programmes financeacutes par le FED
Le cadre juridique suivant sapplique pour accorder des subventions financeacutees dans le cadre du FED
laccord de partenariat ACP-CE signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 et modifieacute agrave Luxembourg le
25 juin 2005 et agrave Ouagadougou le 22 juin 2010 et plus particuliegraverement son annexe IV modifieacutee par
la deacutecision ndeg 12014 du Conseil des ministres ACP-CE du 20 juin 2014
bull
la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative agrave lassociation des pays et
territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne (deacutecision dassociation outre-mer)
le regraveglement (UE) ndeg 3232015 du Conseil du 2 mars 2015 portant regraveglement financier applicable au
11e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
la convention de financement signeacutee par lUE et le pays partenaire concerneacute par le programme
lorsque cet accord existe cette convention expose les objectifs du programme et le budget Elle fixe
les objectifs et le budget du programme
bull
ce guide pratique et ses annexes qui comprennent le contrat type de subvention pour les actions
exteacuterieures (cf annexe e3) et documents types pour les appels de propositions (cf annexe e1
annexe e2 et annexe e3)
bull
Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
219
8 Liste des annexes
A Regravegles de base
A1a Glossaire a1a_glossary_frdoc
A1b Glossaire multilingue a1b_glossarymulti_frdoc
A2a Programmes deacuteligibiliteacute 2014-2020 a2a_ecprogrammes_eligibility2014_2020_frdoc
A2b1 Programmes daide exteacuterieure de lUE a2b1_ecprogrammes_frdoc
A2b2 Programmes deacuteligibiliteacute 2007-2013 a2b2_eligibilityprogrammes2007_2013_frdoc
A2c Programmes deacuteligibiliteacute avant 2007 a2c_eligibilityprogrammesbefore2007_frdoc
A3 Deacuteclaration dobjectiviteacute et de confidentialiteacute a3_decl_ob_conf_frdoc
A4 Deacuteclaration dimpartialiteacute et de confidentialiteacute a4_decl_imp_conf_frdoc
A5 Avis
A5a Avis dannulation a5a_cancnotice_frdoc
A5a1 Avis dannulation (laquoe-noticesraquo) a5a1_cancnotice_frdoc
A5b Rectificatif de lavis de contrat a5b_corrigcontractnotice_frdoc
A5c Avis de modification de marcheacute a5c_contractmodificationnotice_frdoc
A5d Avis de preacute-information (laquoe-noticesraquo) a5d_priorinfonotice_frdoc
A5e Avis de marcheacute (laquoe-noticesraquo) a5e_contractnotice_frdoc
A5f Information aux candidats et auxsoumissionnaires (laquoe-noticesraquo)
a5f_info_cadidates_tenderers_frdoc
A5g Avis dattribution (laquoe-noticesraquo) a5g_awardnotice_frdoc
A6 Note explicative a6_explnote_frdoc
A7 Accuseacute de reacuteception a7_receipt_frdoc
A8 Lettre de notification pour fournitures et travaux a8_notifletter_supplyworks_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
220
A9 Lettre de couverture pour la soumission duncontratAvenant
a9_coverletter_frdoc
A10a Rapport de neacutegociation pour les proceacuteduresneacutegocieacutees (marcheacutes) et octroi direct(subventions)
a10a_negotiationreport_frdoc
A10b Rapport de neacutegociation pour les offres uniques a10b_singletenderreport_frdoc
A11 Lignes directrices
A11b Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres demateacuteriel informatique dans le domaine desactions exteacuterieures
a11b_it_guidelines_frdoc
A11c Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres demobilier de bureau dans le domaine de laideexteacuterieure
a11c_guidelines_furniture_frdoc
A11d Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres devoitures dans le domaine de laide exteacuterieur
a11d_guidelines_vehicles_frdoc
A11e Lignes directrices pour les publications a11e_publication_guidelines_frdoc
A12 Annexe V agrave la deacutecision 390 du Conseil desministres ACP-CEE du 29 mars 1990 portantadoption de la reacuteglementation geacuteneacuterale et duregraveglement de proceacutedure de conciliation etdarbitrage relatifs aux financeacutes par le FED
a12_conciliationandarbitration_frpdf
A13 Deacuteclaration relative agrave la vie priveacutee a13_privacy_statement_frdoc
A14 Deacuteclaration sur lhonneur relative aux critegraveresdexclusion et de seacutelection
a14_declaration_honour_frdoc
B Marcheacutes de services
B1 Avis de preacute-information b1_priorinfo_frdoc
B2a Avis de marcheacute b2a_contractnotice_frdoc
B2b Modegravele type de publication pour les appelsdoffres locaux
b2b_summarycn_frdoc
B3 Formulaire de demande type b3_applform_frdoc
B4 Liste longue b4_longlist_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
221
B5 Rapport de liste restreinte b5_shortreport_frdoc
B6 Avis de liste restreinte b6_shortnotice_frdoc
B7 Lettre aux candidats qui nont pas eacuteteacute retenus b7_letternotshort_frdoc
B8 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard)
B8a Lettre dinvitation agrave soumissionner b8a_invit_frdoc
B8b Instructions aux soumissionnaires b8b_itt_frdoc
B8c Projet de contrat Conditions particuliegraveres b8c_contract_frdoc
B8d Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales (annexeI)
b8d_annexigc_frpdf
B8e Projet de contrat Termes de reacutefeacuterence - marcheacuteagrave prix unitaire (annexe II)
b8e_annexiitorfee_frdoc
B8f Projet de contrat Termes de reacutefeacuterence Global(annexe II)
b8f_annexiitorglobal_frdoc
B8g Projet de contrat Organisation amp meacutethodologie(annexe III)
b8g_annexiiiom_frdoc
B8h Projet de contrat Liste et CV des experts cleacutes(annexe IV)
b8h_annexivexperts_frdoc
B8i Projet de contrat Budget (annexe V)
B8i1 Budget pour un contrat prix global b8i1_annexvbudgetglobal_frdoc
B8i2 Budget pour un contrat agrave prix unitaire b8i2_annexvbudgetfee_frxls
B8j1 Formulaire de notification de compte bancaire b8j1_annexvifif_frpdf
B8j2 Modegravele de garantie financiegravere b8j2_annexviguarantee_frdoc
B8j3 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) b8j3_annexvilefind_frpdf
B8j4 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) b8j4_annexvilefcompany_frpdf
B8j5 Fiche dentiteacute leacutegale (organismes publics) b8j5_annexvilefpublic_frpdf
B8k Projet de contrat veacuterification des deacutepenses Termes de reacutefeacuterence et rapport des reacutesultatsfactuels (annexe VII)
b8k_annexviiexpverif_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
222
B8l Grille de conformiteacute administrative b8l_admingrid_frdoc
B8m1
Grille deacutevaluation (honoraires) b8m1_evalgrid_fees_frdoc
B8m2
Grille deacutevaluation (prix forfaitaire) b8m2_evalgrid_global_frdoc
B8n Formulaire de soumission de loffre b8n_tenderform_frdoc
B8o Dossier dappel doffre simplifieacute (proceacutedureneacutegocieacutee concurrentielle et proceacutedure sur basedune seule offre)
b8o_simplified_frzip
B8p Dispositions fiscales et douaniegraveres b8p_taxcustomsarrangements_frdoc
B9 Liste de controcircle douverture des offres b9_openchecklist_frdoc
B10 Rapport douverture des offres b10_openreport_frdoc
B11 Rapport deacutevaluation b11_evalreport_frdoc
B12a Grille des eacutevaluateurs (honoraires) b12a_evaluatorsgrid_fees_frdoc
B12b Grille des eacutevaluateurs (forfait) b12b_evaluatorsgrid_global_frdoc
B13a Lettre agrave lattributaire b13a_notification_letter_frdoc
B13b Lettre au second meilleur soumissionnaire b13b_lettersecond_best_frdoc
B13c Lettre aux soumissionnaires non retenus b13c_letterunsuccessful_frdoc
B14a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
b14a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
B14b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) b14b_awardnotice_frdoc
B15 Formulaire deacutevaluation du contractant b15_assessment_frdoc
B16 Avenant au contrat b16_addendum_frdoc
B17 Modification du budget b17_budgetmodif_frxls
C Marcheacutes de fournitures
C1 Avis de preacute-information c1_priorinfo_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
223
C2 Avis de marcheacute c2_contractnotice_frdoc
C3 Reacutesumeacute de lavis de marcheacute - publication locale c3_summarycn_frdoc
C4a Lettre dinvitation agrave soumissionner c4a_invit_frdoc
C4b Instructions aux soumissionnaires c4b_itt_frdoc
C4c Projet de contrat c4c_contract_frdoc
C4d Projet de contrat Conditions particuliegraveres c4d_specialconditions_frdoc
C4e Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales (annexeI)
c4e_annexigc_frpdf
C4f Speacutecifications techniques (Annexe II) et Offretechnique (Annexe III)
c4f_annexiitechspeciiitechoffer_frdoc
C4g Offre financiegravere (Annexe IV) c4g_annexivfinoffer_frdoc
C4h Garantie dexeacutecution (Annexe V) c4h_perfguarantee_frdoc
C4i Garantie de preacutefinancement (Annexe V) c4i_prefinanceguarantee_frdoc
C4j Grille de conformiteacute administrative c4j_admingrid_frdoc
C4k Grille deacutevaluation c4k_evalgrid_frdoc
C4l Formulaire de soumission de loffre c4l_tenderform_frdoc
C4m Dispositions fiscales et douaniegraveres (Annexe V) c4m_taxcustomsarrangements_frdoc
C4n Garantie de soumission c4n_tenderguarantee_frdoc
C4o1 Formulaire de notification de compte bancaire c4o1_fif_frpdf
C4o2 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) c4o2_lefind_frpdf
C4o3 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) c4o3_lefcompany_frpdf
C4o4 Forme dentiteacute leacutegale (organismes publics) c4o4_lefpublic_frpdf
C5 Liste de controcircle douverture des offres c5_openchecklist_frdoc
C6 Rapport douverture des offres c6_openreport_frdoc
C7 Rapport deacutevaluation c7_evalreport_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
224
C8a Lettre aux soumissionnaires c8a_notifletter_supply_frdoc
C8b Lettre aux soumissionnaires non retenus c8b_letterunsuccessful_frdoc
C9a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
c9a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
C9b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) c9b_awardnotice_frdoc
C10 Formulaire deacutevaluation du contractant c10_assessment_frdoc
C11 Acceptation provisoire et finale c11_provfinalaccept_frdoc
C12 Avenant au contrat c12_addendum_frdoc
C13 Modification du budget c13_budgetmodif_frdoc
D Marcheacutes de travaux
D1 Avis de preacute-information d1_priorinfo_frdoc
D2 Avis de marcheacute d2_contractnotice_frdoc
D3 Reacutesumeacute de lavis de marcheacute - publication locale d3_summarycn_frdoc
D411
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 1
D4a Lettre dinvitation agrave soumissionner d4a_invit_frdoc
D4b Instructions aux soumissionnaires d4b_itt_frdoc
D412
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 2
D4c Formulaire de soumission d4c_tenderform_frdoc
D413
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 3
D4d Garantie de soumission d4d_tenderguarantee_frdoc
D414
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 4
D4e Questionnaire offre technique d4e_techofferquestion_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
225
D4f Formulaire doffre technique 41 d4f_techofferform_4dot1_frdoc
D4g Formulaire doffre technique 42 d4g_techofferform_4dot2_frdoc
D4h Formulaire doffre technique 43 d4h_techofferform_4dot3_frdoc
D4i Formulaire doffre technique 44 d4i_techofferform_4dot4_frdoc
D4j1 Formulaire de notification de compte bancaire d4j1_fif_frpdf
D4j2 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) d4j2_lefind_frpdf
D4j3 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) d4j3_lefcompany_frpdf
D4j4 Fiche dentiteacute leacutegale (organismes publics) d4j4_lefpublic_frpdf
D4k Formulaire doffre technique 46 d4k_techofferform_4dot6_frdoc
D415
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 5
D4l Grille de conformiteacute administrative d4l_admingrid_frdoc
D4m Grille deacutevaluation d4m_evalgrid_frdoc
D42 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 2
D4n Projet de contrat d4n_contract_frdoc
D4o Projet de contrat Conditions Particuliegraveres d4o_specialconditions_frdoc
D4p Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales d4p_annexgc_frpdf
D4q Garantie de preacutefinancement d4q_prefinanceguarantee_frdoc
D4r Garantie dexeacutecution d4r_perfguarantee_frdoc
D4s Garantie de reacutetention d4s_retentionguarantee_frdoc
D4t Dispositions fiscales et douaniegraveres d4t_taxcustomsarrangements_frdoc
D43 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 3
D4u Speacutecifications techniques d4u_techspec_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
226
D44 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 4
D4v Note dinterpreacutetation relative agrave loffre financiegravere d4v_finoffer_4dot1_frdoc
D4w Offre financiegravere - marcheacutes agrave prix forfaitaire d4w_finoffer_4dot2_frdoc
D4x Offre financiegravere - marcheacutes agrave prix unitaire d4x_finoffer_4dot3_frdoc
D45 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 5
D4y Design et dessins d4y_designdrawing_frdoc
D5 Liste de controcircle douverture des offres d5_openchecklist_frdoc
D6 Rapport douverture des offres d6_openreport_frdoc
D7 Rapport deacutevaluation d7_evalreport_frdoc
D8 Lettre aux soumissionnaires non retenus d8_letterunsuccessful_frdoc
D8a Lettre de notification d8a_notifletter_works_frdoc
D9a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
d9a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
D9b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) d9b_awardnotice_frdoc
D10 Formulaire deacutevaluation du contractant d10_assessment_frdoc
D11 Avenant au contrat d11_addendum_frdoc
D12 Modification du budget d12_budgetmodif_frxls
DR1 Dossier dappel doffre pour proceacutedure restreinte dr1_tender_dossier_restr_frzip
DS1 Dossier dappel doffre pour proceacuteduresimplifieacutee
ds1_tender_dossier_simpl_frzip
E Subventions
E2 Publication locale e2_localpub_frdoc
E3 Lignes directrices agrave lintention desdemandeurs
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
227
E3a Lignes directrices agrave lintention des demandeurs(gestion indirecte)
e3a_guidelines_frdoc
E3a1 Information sur le reacutegime fiscal applicable auxcontrats de subvention
e3a1_guidelines_annexJ_frdoc
E3a2 Liste de controcircle pour les options de coucirctssimplifieacutes
e3a2_checklistsimplifiedcostoptions_frdoc
E3aP Lignes directrices agrave lintention des demandeurs(PROSPECT)
e3aP_guidelines_prospect_frpdf
E3b Formulaire de demande (gestion indirecte) e3b_applicform_frdoc
E3bP1
Formulaire de demande - note succincte depreacutesentation (PROSPECT)
e3bP1_applicform_cn_prospect_frpdf
E3bP2
Formulaire de demande - formulaire complet dedemande (PROSPECT)
e3bP2_applicform_fa_prospect_frpdf
E3c Budget e3c_budget_frxls
E3d Cadre logique e3d_logframe_frdoc
E3e1 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) e3e1_lefind_frpdf
E3e2 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) e3e2_lefcompany_frpdf
E3e3 Forme dentiteacute leacutegale (organismes publics) e3e3_lefpublic_frpdf
E3f Formulaire didentification financiegravere e3f_fif_frpdf
E3h1 Conditions particuliegraveres e3h1_speccond_frdoc
E3h2 Conditions geacuteneacuterales (annexe II) e3h2_gencond_frpdf
E3h3 Regravegles dattribution des contrats (annexe IV) e3h3_awardproc_frdoc
E3h4 Demande de paiement (annexe V) e3h4_requestpay_frdoc
E3h5 Rapport narratif intermeacutediaire (annexe VI) e3h5_interreport_frdoc
E3h6 Rapport narratif final e3h6_finalreport_frdoc
E3h7 Rapport financier (annexe VI) e3h7_financialreport_frxls
E3h8 Veacuterification des deacutepenses (annexe VII) e3h8_expendverif_frdoc
E3h9 Garantie financiegravere (annexe VIII) e3h9_finguarantee_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
228
E3h10
Transfert de proprieacuteteacute des actifs e3h10_transferassetsownership_frdoc
E3h11
Deacuterogations Organisations internationales e3h11_derogations_ios_frdoc
E4a Termes de reacutefeacuterences pour les assesseurs e4a_torassessors_frdoc
E4b Lignes directrices pour les assesseurs e4b_guidelinesassessors_frdoc
E5a Grille deacutevaluation des notes succinctes depreacutesentation
e5a_conceptevalgrid_frdoc
E5b Grille deacutevaluation de la proposition e5b_propevalgrid_frdoc
E6a Rapport deacutevaluation - Eacutetape 1 - Seacuteancedouverture veacuterification administrative eteacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation(gestion indirecte)
e6a_opening_conceptevalrep_frdoc
E6b Rapport deacutevaluation - Eacutetape 2 -Eacutevaluation desdemandes complegravetes (gestion indirecte)
e6b_applicevalrep_frdoc
E6c Rapport deacutevaluation - Eacutetape 3 - Veacuterificationfinale de leacuteligibiliteacute (gestion indirecte)
e6c_finalevalrep_frdoc
E8 Lettre aux Deacuteleacutegations sur leacutevaluation e8_note_delegation_evaluation_frdoc
E9a Lettre - acuteEacutetape 1 (gestion indirecte) e9a_letter_step_1_frdoc
E9b Lettre - acuteEacutetape 2 (gestion indirecte) e9b_letter_step_2_frdoc
E9c Lettre - acuteEacutetape 3 (gestion indirecte) e9c_letter_step_3_frdoc
E10 Avenant au contrat e10_addendum_to_contract_frdoc
E11 Publication e11_publication_of_award_frdoc
E12a Convention-cadre de partenariat e12a_fw_partnership_agreement_frdoc
E12b Convention-cadre de partenariat - accordspeacutecifique
e12b_fw_partnership_agreement_spe_agr_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
229
27 Regravegles de proceacutedure sur la conciliation et larbitrage 63
28 Le comiteacute deacutevaluation 64
281 Deacutesignation et composition 64
282 Impartialiteacute et confidentialiteacute 65
283 Responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation 67
284 Calendrier 68
285 Peacuteriode de validiteacute des offres 69
29 Attribution du marcheacute (sauf pour les contrats de service voir le chapitre 3) 69
291 Notification agrave lattributaire 69
292 Preacuteparation du contrat et signature 70
293 Publier lattribution du contrat 72
2931 Marcheacutes 72
2932 Subventions 73
210 Modification des contrats 73
2101 Principes geacuteneacuteraux 74
2102 Preacuteparation dun avenant 76
3 Marcheacutes de services 79
31 Introduction 79
311 Types de marcheacutes de services 79
32 Proceacutedures de passation des marcheacutes 82
321 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR 82
3211 Proceacutedure restreinte 82
322 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR 82
323 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 82
324 Proceacutedures applicables sans seuil 83
3241 Proceacutedure neacutegocieacutee 83
3242 Dialogue compeacutetitif 85
3243 Contrat-cadre 85
33 Appels doffres restreints (pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000
EUR) Proceacutedure dappel doffres restreints internationaux - services Proceacutedure restreinte
- services 86
331 Publiciteacute 86
3311 Publication des avis de preacute-information 86
3312 Publication des avis de marcheacutes 87
332 Eacutetablissement de la liste restreinte 88
333 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 90
334 Critegraveres dattribution 91
335 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 92
336 Date limite de remise des offres 93
337 Peacuteriode de validiteacute 94
338 Preacutesentation des offres 94
339 Le comiteacute deacutevaluation 94
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
3
3310 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 94
33101 Reacuteception et enregistrement des offres 94
33102 Seacuteance douverture des offres 94
33103 Eacutevaluation des offres 95
33104 Eacutevaluation des offres financiegraveres 99
33105 Conclusions du comiteacute deacutevaluation 100
3311 Annulation de lappel doffres 103
3312 Attribution du marcheacute 103
33121 Notification agrave lattributaire du marcheacute 103
33122 Approbation des experts principaux 107
33123 Preacuteparation du contrat et signature 108
33124 Publication de lattribution du marcheacute 109
3313 Mise agrave disposition et remplacement des experts 110
34 Proceacutedure dattribution des marcheacutes dun montant infeacuterieur agrave 300 000 EUR 111
341 Contrats-cadres 111
3411 Conditions dutilisation 112
3412 Proceacutedure 113
342 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 116
35 Modification des contrats de services 117
4 Marcheacutes de fournitures 118
41 Introduction 118
42 Proceacutedures de passation des marcheacutes 118
421 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR 118
4211 Proceacutedure ouverte internationale 118
422 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure agrave 100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR 118
4221 Proceacutedure ouverte locale 119
423 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR 119
4231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 119
424 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 119
425 Proceacutedures applicables sans seuil 119
4251 Proceacutedure neacutegocieacutee 119
4252 Systegraveme dacquisition dynamique 121
4253 Dialogue compeacutetitif 122
4254 Contrat-cadre 122
43 Appel doffres ouvert international pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave
300 000 EUR 122
431 Publiciteacute 122
4311 Publication des avis de preacute-information 122
4312 Publication des avis de marcheacutes 123
432 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 124
433 Critegraveres de seacutelection et dattribution 126
4331 Marcheacutes de fournitures ne comportant pas des services auxiliaires 127
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
4
4332 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires 128
4333 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires particuliegraverement
complexes 128
434 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 128
435 Date limite de remise des offres 129
436 Peacuteriode de validiteacute 129
437 Preacutesentation des offres 129
438 Le comiteacute deacutevaluation 130
439 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 130
4391 Reacuteception et enregistrement des offres 130
4392 Reacuteunion preacuteparatoire 130
4393 Seacuteance douverture des offres 130
4394 Eacutevaluation des offres techniques 131
4395 Eacutevaluation des offres financiegraveres 133
4396 Choix de lattributaire 134
4397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 135
4310 Annulation de lappel doffres 136
4311 Attribution du marcheacute 137
43111 Notification agrave lattributaire 137
43112 Preacuteparation du contrat et signature 137
43113 Publication de lattribution du marcheacute 137
44 Appel doffres ouvert local pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 100 000
EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR 137
45 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave
100 000 EUR 138
46 Modification des contrats de fournitures 139
5 Marcheacutes de travaux 140
51 Introduction 140
52 Proceacutedures de passation des marcheacutes 140
521 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR 140
5211 Proceacutedure ouverte 140
5212 Proceacutedure restreinte 141
522 Marcheacutes dune valeur comprise entre 300 000 EUR et 5 000 000 EUR 141
5221 Proceacutedure ouverte locale 141
523 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR 142
5231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 142
524 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR 142
525 Proceacutedures applicables sans seuil 142
5251 Proceacutedure neacutegocieacutee 142
5252 Dialogue compeacutetitif 144
53 Appel doffres ouvert international (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave
5 000 000 EUR) 144
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
5
531 Publiciteacute 144
5311 Publication des avis de preacute-information 144
5312 Publication des avis de marcheacutes 145
532 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres 146
533 Critegraveres de seacutelection et dattribution 148
534 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure 150
535 Date limite de remise des offres 151
536 Peacuteriode de validiteacute 152
537 Preacutesentation des offres 152
538 Le comiteacute deacutevaluation 152
539 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 152
5391 Reacuteception et enregistrement des offres 152
5392 Reacuteunion preacuteparatoire 152
5393 Seacuteance douverture des offres 152
5394 Eacutevaluation des offres 153
5395 Eacutevaluation des offres financiegraveres 155
5396 Choix de lattributaire 155
5397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 156
5310 Annulation de lappel doffres 157
5311 Attribution du marcheacute 158
53111 Notification agrave lattributaire 158
53112 Signature du contrat 158
53113 Publication de lattribution du marcheacute 158
54 Appel doffres restreint pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000
EUR 158
541 Publiciteacute 158
5411 Publication de lavis de preacute-information 159
5412 Publication des avis de marcheacutes 159
542 Eacutetablir la liste restreinte 160
55 Appel doffres ouvert local (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000
EUR et infeacuterieure agrave 5 000 000 EUR) 163
56 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle 164
57 Modification des contrats de travaux 166
6 Subventions 168
61 Regravegles de bases applicables aux subventions 168
611 Deacutefinition 168
612 Protagonistes 170
62 Formes des subventions 173
621 Options de coucircts simplifieacutes 173
63 Vue densemble 176
631 Modes de gestion 176
632 Outils de gestion 177
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
6
633 Critegraveres deacuteligibiliteacute 179
6331 Regravegle de la nationaliteacute 179
6332 Exceptions agrave la regravegle de la nationaliteacute 179
6333 Situations dexclusion 179
634 Programmation 180
635 Transparence 180
636 Eacutegaliteacute de traitement 180
637 Non-cumul 180
638 Non-reacutetroactiviteacute 181
639 Cofinancement 182
6310 Regravegle du non-profit 183
6311 Autres points essentiels 184
64 Proceacutedures dattribution 184
641 Appel agrave propositions 184
6411 Publication 184
6412 Appel agrave propositions ouvert ou restreint 185
6413 Partenariats 185
642 Subventions attribueacutees sans appel agrave propositions (laquoAttribution directeraquo) 186
65 Appel agrave propositions 187
651 Publiciteacute 187
652 Reacutedaction et contenu des lignes directrices agrave lintention des demandeurs 188
653 Critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution) 189
6531 Critegraveres deacuteligibiliteacute 189
6532 Critegraveres deacutevaluation seacutelection et attribution 190
654 Informations compleacutementaires avant la date limite de remise des propositions 191
655 Date limite de remise des propositions 191
656 Preacutesentation des propositions 192
657 Le comiteacute deacutevaluation 193
6571 Composition 193
6572 Utilisation dassesseurs 194
6573 Deacuteleacutegations en tant quassesseurs internes pour les appels agrave propositions du
siegravege 195
6574 Impartialiteacute et confidentialiteacute 196
6575 Responsabiliteacutes du comiteacute deacutevaluation 196
658 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation 196
6581 Reacuteception et enregistrement des propositions 196
6582 Ouverture et controcircle administratif 197
6583 Eacutevaluation de la note succincte de preacutesentation 198
6584 Eacutevaluation des demandes complegravetes 199
6585 Veacuterification de leacuteligibiliteacute 200
6586 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation 201
659 Annulation de la proceacutedure dappel agrave propositions 203
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
7
6510 Attribution de subventions 204
65101 Notification aux demandeurs 204
65102 Preacuteparation du contrat et signature 206
6511 Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention 208
65111 Publication de lattribution des subventions 208
66 Subventions dun faible montant 209
67 Appel agrave propositions restreint 209
68 Modification des contrats de subvention 210
681 Principes geacuteneacuteraux 210
682 Preacuteparation dun avenant 210
69 Attribution des marcheacutes et soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions
211
691 Attribution des marcheacutes 211
692 Soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions 211
610 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement (autres)
organisations internationales et organismes nationaux 212
6101 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement par la
Commission europeacuteenne et (autres) organisations internationales 213
6102 Subventions accordeacutees agrave des (autres) organismes publics nationaux des Eacutetats
membres ou de pays tiers donateurs 215
6103 Subventions octroyeacutees agrave des organismes publics nationaux dun pays partenaire
215
7 Base leacutegales 217
71 Cadre juridique applicable aux marcheacutes 217
711 Programmes financeacutes par le budget de lUE 217
712 Programmes financeacutes par le FED 218
72 Cadre juridique applicable aux subventions 218
721 Programmes financeacutes par le budget de lUE 218
722 Programmes financeacutes par le FED 219
8 Liste des annexes 220
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
8
1 Introduction
11 Introduction
Ce guide pratique explique les proceacutedures contractuelles qui sappliquent agrave toutes les actions daide
exteacuterieure de lUE financeacutees par le budget geacuteneacuteral de lUnion europeacuteenne (Budget de lUE) et le Fonds
europeacuteen de deacuteveloppement (FED) Le financement des actions exteacuterieures est reacuteglementeacute par les
Regraveglements financiers UE et FED applicables par le regraveglement eacutenonccedilant des regravegles et modaliteacutes
communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le financement de laction
exteacuterieure (CIR) et par les actes de base pertinents par exemple les regraveglements relatifs aux diffeacuterents
programmes tels que lICD lIEV lIAP II lIEDDH etc pour les actions financeacutees par le Budget de
lUE et laccord de Cotonou pour les actions financeacutees par le FED Le PRAG est utiliseacute par les
directions geacuteneacuterales et les services de la Commission chargeacutes des instruments de financement et de
mise en œuvre des actions exteacuterieures principalement la DG DEVCO (aide au deacuteveloppement sur la
base dinstruments geacuteographiques et theacutematiques ou mixtes tels que lICD le FED lIEDDH lISN) la
DG NEAR (instrument daide de preacuteadheacutesion IAP II IEV) ou du FPI (pour la mise en œuvre de
lInstrument contribuant agrave la Stabiliteacute et la Paix (ICSP) et de lInstrument de Partenariat (IP)1
Le CIR a eacuteteacute adopteacute en mars 2014 Il eacutenonce les regravegles communes agrave lICD agrave lIEDDH agrave lIEV agrave lISP
agrave lIPA II agrave lIP et agrave lISN2 en ligne avec le regraveglement financier applicable au budget de lUE Depuis
ladoption de la reacutevision de lAnnexe IV de laccord de Cotonou en 2008 les marcheacutes et subventions
financeacutes dans le cadre du 10e FED et des FED successifs ont eacuteteacute attribueacutes et mis en œuvre
conformeacutement aux regravegles de lUE et (sauf dans les cas preacutevus par lesdites regravegles) conformeacutement aux
documents et proceacutedures standards eacutetablis et publieacutes par la Commission europeacuteenne pour la mise en
œuvre des opeacuterations de coopeacuteration avec les pays tiers tels quen vigueur au moment du lancement
de la proceacutedure en question
Les regravegles deacuteligibiliteacute applicables au FED ont eacuteteacute aligneacutees sur celles du budget geacuteneacuteral de lUE dans la
mesure du possible Elles sont applicables depuis lentreacutee en vigueur de laccord de Cotonou reacuteviseacute en
novembre 2010 Elles sont eacutegalement incluses dans lannexe IV de laccord de Cotonou tel que reacuteviseacute
le 20 juin 2014
Pour les contrats financeacutes dans le cadre du 9e FED veuillez vous reporter agrave la version 2007 du preacutesent
Guide Pratique contenant les explications relatives agrave la deacutecision ndeg 22002 du Conseil des Ministres
ACP-CE du 7 octobre 2002 reacutegulant la preacuteparation et lattribution des marcheacutes financeacutes par le FED
entre 2002 et 2008 sauf dans le cas ougrave les Conventions de Financement correspondantes ont eacuteteacute
amendeacutees afin dappliquer la version reacuteviseacutee de lAnnexe IV de lAccord de Cotonou
Ce guide fournit aux utilisateurs linformation neacutecessaire pour lancer un marcheacute ou octroyer une
1 En outre la DG REGIO est en charge de lIAP et de linstrument de soutien financier visant agrave encourager le
deacuteveloppement eacuteconomique de la communauteacute chypriote turque (Regraveglement du Conseil n deg 3892006)2 En vertu du consideacuterant 18 de lInstrument de seacutecuriteacute nucleacuteaire le CIR sapplique agrave la mise en œuvre de cet instrument
autant que neacutecessaire
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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subvention de la premiegravere eacutetape jusquagrave leur attribution Les annexes couvrent agrave la fois les phases
dattribution et dexeacutecution des contrats Ce guide eacutenumegravere les proceacutedures contractuelles applicables en
gestion directe ou gestion indirecte avec controcircles ex-post ou ex-ante de la Commission europeacuteenne
Bien que les proceacutedures dattribution des marcheacutes et fournitures applicables au Budget et au 10e FED
et 11e FED soient proches certaines diffeacuterences subsistent et sont indiqueacutees dans ce guide et dans ses
annexes Le chapitre 7 dresse la liste des textes juridiques pertinents Lannexe A1 contient un
glossaire des termes utiliseacutes dans ce guide
Les marcheacutes en reacutegie sont des programmes exeacutecuteacutes par les agences publiques les services publics ou
agrave participation publique du pays partenaire dans le cas ougrave ladministration de ce pays possegravede les
gestionnaires qualifieacutes Le devis programme est un document fixant les ressources humaines et
mateacuterielles requises le budget et les dispositions techniques et administratives deacutetailleacutees de mise en
œuvre pour lexeacutecution dun projet sur une peacuteriode speacutecifique par reacutegie directe et le cas eacutecheacuteant au
moyen de marcheacutes publics et doctroi de subventions Les proceacutedures pour les reacutegies directes et les
devis programmes sont deacutetailleacutees dans un guide distinct (cf guide pratique des proceacutedures pour les
devis programmes - approche projet) bien que la majoriteacute des proceacutedures deacutecrites dans le preacutesent
guide pratique sappliquent eacutegalement
Agrave la suite de la reacutevision en 2016 du regraveglement financier de lUE le champ dapplication du
Guide pratique est eacutetendu aux proceacutedures dattribution de marcheacutes et de subventions geacutereacutees par
la Commission europeacuteenne agissant comme pouvoir adjudicateur dans un inteacuterecirct partageacute avec
les pays partenaires
Ce guide pratique ne sapplique pas
Aux contrats pour lesquels la Commission europeacuteenne agit comme pouvoir adjudicateur pour son
propre compte et dans son propre inteacuterecirct Ces contrats relegravevent normalement de la premiegravere partie
titre V chapitres 1 et 2 du regraveglement financier applicable au budget de lUE et les services de la
Commission europeacuteenne doivent utiliser les proceacutedures internes et les formulaires types (vade-
mecum sur les marcheacutes publics) dans ce cas Toutefois le pouvoir adjudicateur peut deacutecider
dutiliser le contrat de services standard de DEVCO qui est plus adapteacute aux actions situeacutees hors de
lUnion Europeacuteenne lorsque le marcheacute de services est passeacute dans linteacuterecirct unique de la Commission
europeacuteenne et ce quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee Il convient donc de proceacuteder agrave un examen
au cas par cas
Le guide pratique ne sapplique pas aux aides visant des situations de crise humanitaire aux
opeacuterations de protection civile et aux opeacuterations daide humanitaire effectueacutees par ECHO
Il ne sapplique pas non plus aux pouvoirs adjudicateurs - tels que les pays partenaires les
organisations internationales ou les organismes nationaux - lorsque la Commission europeacuteenne les a
autoriseacutes agrave utiliser leurs propres proceacutedures dattribution de marcheacutes ou de subventions ou dautres
proceacutedures dattribution de marcheacutes ou de subventions convenues entre les bailleurs de fonds en
vertu de la leacutegislation applicable aux beacuteneacuteficiaires de subvention qui pour attribuer des marcheacutes
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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doivent appliquer les dispositions de lannexe IV du contrat standard de subvention
Le Jumelage repreacutesente un outil de renforcement des capaciteacutes par lequel les administrations des
Eacutetats membres fournissent leur expertise aux administrations des pays candidats preacute-candidats et
du voisinage Les opeacuterations de jumelage donnent lieu agrave signature de contrats de subventions par les
institutions publiques des Eacutetats membres Elles sont reacutegies par des regravegles distinctes deacutecrites dans les
laquoManuels de Jumelageraquo3
En outre le preacutesent guide pratique sapplique aux programmes de coopeacuteration transfrontaliegravere dans
la mesure preacutevue par les actes de base applicables
Toute reacutefeacuterence agrave des laquojoursraquo dans ce guide pratique renvoie agrave des jours calendrier sauf indication
contraire
3 DEVCO twinning (anglais) httpseceuropaeueuropeaidinstitution-building-framework-european-union-policies-
common-twinning-manual-revision-2012_en
Chapitre 1 Introduction
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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2 2 Regravegles de base
21 Vue densemble
Lattribution de marcheacutes et de subventions obeacuteit agrave des regravegles strictes Celles-ci contribuent agrave garantir
ladeacutequation et la qualiteacute des attributaires choisis sur base du rapport qualiteacuteprix ou du prix ainsi
quune utilisation optimale et transparente des fonds publics
Les proceacutedures eacutetablies par la Commission europeacuteenne pour attribuer les marcheacutes et subventions
relevant des diffeacuterents programmes daide exteacuterieure de lUE sont consolideacutees dans ce guide pratique
Tout eacutecart aux proceacutedures deacutefinies dans ce guide pratique et annexes doit ecirctre preacutealablement approuveacute
par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne conformeacutement aux regravegles internes
(deacuterogation ou exception)
Avant le lancement dune proceacutedure dattribution de marcheacute ou de subvention celle-ci doit avoir eacuteteacute
approuveacutee dabord par une deacutecision de financement et ensuite le cas eacutecheacuteant par une convention de
financement et les fonds doivent ecirctre disponibles sauf pour les proceacutedures beacuteneacuteficiant dune clause
suspensive (Voir section 2412)
22 Modes de gestion
Il existe plusieurs approches possibles de gestion des proceacutedures dattribution de marcheacutes et de
subventions pour les projets financeacutes dans le cadre des programmes daide exteacuterieure de lUE
(deacutesigneacutees par le terme de modes de gestion)
Le regraveglement financier1 applicable au budget de lUE et ses modaliteacutes dapplication
2 en vigueur depuis
le 1er janvier 2013 ont consideacuterablement modifieacute les modes de gestion Les nouveaux modes de
gestion sont entreacutes en vigueur le 1er janvier 2014 Ils sappliquent eacutegalement au FED
La notion de modes de gestion demeure inchangeacutee Les diffeacuterents modes dexeacutecution du budget
supposent une implication de la Commission europeacuteenne agrave des degreacutes variables ainsi quune
deacuteleacutegation de certaines tacircches dexeacutecution budgeacutetaire (la conclusion des contrats leur gestion
opeacuterationnelle et financiegravere les audits et eacutevaluations etc)
Les quatre anciens modes de gestion (directe3 indirecte conjointe et partageacutee) ont eacuteteacute reacuteduits agrave trois
1 Regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 25 octobre 2012 modifieacute par le
regraveglement (UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 20152 Regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE)
20152462 de la Commission du 30 octobre 20153 La gestion centraliseacutee avait deux variantes la gestion centraliseacutee directe (la Commission europeacuteenne eacutetait le pouvoir
adjudicateuradministration contractante et deacutecidait au nom du pays partenaire) et la gestion centraliseacutee indirecte (qui
consistait agrave deacuteleacuteguer des tacircches dexeacutecution du budget de lUE agrave un organisme national geacuteneacuteralement une agence de
deacuteveloppement devenant ainsi le pouvoir adjudicateuradministration contractante)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Gestion directebull
La Commission europeacuteenne est chargeacutee de toutes les tacircches dexeacutecution du budget de lUE Ces tacircches
sont reacutealiseacutees soit par ses services au siegravege soit par les deacuteleacutegations de lUE soit par les agences
exeacutecutives de lUE
En gestion directe la Commission est le pouvoir adjudicateur Elle prend les deacutecisions pour le compte
des pays beacuteneacuteficiaires Dans ce contexte le terme laquo pouvoir adjudicateur raquo deacutesigne la Commission
europeacuteenne agissant au nom et pour le compte des pays partenaires
Les eacutecarts par rapport aux proceacutedures standard (exceptionsdeacuterogations) et les accords preacutealablescas agrave
signaler preacutevus dans le guide pratique sont autoriseacutes en conformiteacute avec les proceacutedures internes
Gestion indirectebull
En gestion indirecte la Commission confie des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire agrave
des pays partenaires (ou aux organismes deacutesigneacutes par celles-ci)bull
les organisations internationalesbull
les agences de deacuteveloppement des Eacutetats membres de lUEbull
autres organes4bull
Le preacutesent guide met laccent sur la deacuteleacutegation des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire aux pays partenaires5
Il sapplique avec tous les ajustements neacutecessaires aux cas peu freacutequents ougrave des organisations
internationales aux agences de deacuteveloppement ou dautres organismes doivent appliquer les
proceacutedures contractuelles de lUE
Deux possibiliteacutes sont preacutevues dans le cadre de la gestion indirecte avec les pays partenaires
Gestion indirecte avec controcircles ex ante le pays partenaire est le pouvoir adjudicateur Agrave ce titre il
prend les deacutecisions relatives agrave lattribution des marcheacutes et subventions apregraves autorisation preacutealable de
la Commission europeacuteenne Cette autorisation preacutealable peut englober dans certains cas et
uniquement pour les engagements speacuteciaux un eacutecart par rapport aux proceacutedures standard
(exceptiondeacuterogation) ou une approbation preacutealablecas agrave signaler Les eacutecarts approbations
preacutealables et cas agrave signaler sont traiteacutes en interne par la Commission europeacuteenne
bull
Gestion indirecte avec controcircles ex post le pays partenaire est le pouvoir adjudicateur et il prend les
deacutecisions preacutevues dans la convention de financement sans autorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne Toutefois les eacutecarts par rapport aux proceacutedures standard deacutefinies dans le PRAG
requiegraverent une autorisation de la Commission europeacuteenne Les proceacutedures de controcircle ex-ante et ex-
bull
4 Voir la liste de ces organismes agrave larticle 581C du regraveglement financier5 En regravegle geacuteneacuterale la Commission europeacuteenne reacutealise elle-mecircme les eacutevaluations et audits mecircme en cas de gestion
indirecte avec le pays partenaire
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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post sont deacutetailleacutees tout au long de ce guide
Gestion partageacuteebull
La Commission europeacuteenne deacutelegravegue des tacircches dexeacutecution agrave des Eacutetats membres de lUE Cette
meacutethode de gestion sapplique peu dans le cadre des actions exteacuterieures hormis pour les programmes
opeacuterationnels conjoints mis en œuvre par une autoriteacute commune de gestion en vertu par exemple du
regraveglement instituant un instrument europeacuteen de voisinage (IEV) ou dans le cadre de linstrument de
preacute-adheacutesion IPA II
Le choix du mode de gestion est une information essentielle qui figure dans la deacutecision de
financement correspondante (par exemple le document daction de la deacutecision de financement
applicable et le Programme dAction (Annuel)
Important les anciens et nouveaux modes de gestion vont coexister pendant une peacuteriode de transition
au cours de laquelle les conventions de financement signeacutees avant le 1er janvier 2014 feront toujours
reacutefeacuterence aux anciens modes de gestion Le preacutesent guide pratique se reacutefegravere uniquement aux nouveaux
modes de gestion applicables agrave partir du 1er janvier 2014 Sagissant des actions en cours relevant des
anciens modes de gestion veuillez-vous reacutefeacuterer au tableau suivant preacutesentant les eacutequivalences entre les
anciens intituleacutes et les nouveaux
ANCIENS MODES DE GESTION NOUVEAUX MODES DE GESTION
(applicables agrave partir du 1er janvier 2014)
GESTION DIRECTE CENTRALISEacuteE GESTION DIRECTE
GESTION DEacuteCENTRALISEacuteE AVEC
CONTROcircLES EX-ANTE
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES
EX-ANTE
GESTION DEacuteCENTRALISEacuteE AVEC
CONTROcircLES EX-POST
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES
EX-POST
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Quelques preacutecisions en ce qui concerne la gestion indirecte
Dans la plupart des cas le preacutesent Guide pratique sapplique en gestion i) directe et ii) indirecte avec
les pays partenaires6 Dans certains cas speacutecifiques la Commission europeacuteenne peut cependant
autoriser les pays partenaires agrave utiliser des proceacutedures diffeacuterentes agrave condition de les avoir positivement
eacutevalueacutees au preacutealable
Le rocircle de la Commission europeacuteenne dans les contrats signeacutes par les pays partenaires en gestion
indirecte consiste agrave autoriser le financement des contrats et agrave controcircler la bonne exeacutecution des
proceacutedures contractuelles et financiegraveres en utilisant notamment les listes de controcircle preacutevues agrave cet
effet En cas de non-respect des proceacutedures du preacutesent guide (ou dautres proceacutedures que la
Commission europeacuteenne deacutecide dappliquer) les deacutepenses correspondantes sont ineacuteligibles au
financement de lUE Lintervention de la Commission europeacuteenne se limite agrave veacuterifier que les
conditions du financement de lUE sont remplies
Cette intervention na pas pour objet de porter atteinte au principe selon lequel les contrats en question
demeurent des contrats nationaux que seuls le pouvoir adjudicateur du pays partenaire a la
6 Les proceacutedures financiegraveres en gestion indirecte avec les pays partenaires (cest-agrave-dire les paiements) sont deacutefinies dans le
guide pratique des devis-programmes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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responsabiliteacute de preacuteparer et conclure Les soumissionnaires candidats ou demandeurs de ces contrats
nont pas de lien contractuel avec la Commission europeacuteenne ni pendant ni apregraves lexeacutecution des
contrats Ils nentretiennent de relations juridiques quavec le pouvoir adjudicateur Les deacutecisions de la
Commission europeacuteenne ne peuvent se substituer agrave celles du pouvoir adjudicateur Ce dernier assume
la pleine responsabiliteacute de ses actions et en reacutepond directement en cas daudit ou autre enquecircte
Lencadreacute ci-dessous preacutesente les proceacutedures de controcircle agrave suivre pour chaque mode de gestion
GESTION DIRECTE
Les contrats sont conclus directement par la Commission europeacuteenne agissant au nom du pays
partenaire La Commission europeacuteenne eacutetablit les listes restreintes (en proceacutedures restreintes) et a la
responsabiliteacute de preacuteparer les appels doffres et les appels agrave propositions de les publier de recevoir
les candidatures les offres et les propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation de deacutecider des
reacutesultats des proceacutedures de geacuterer les plaintes et de signer les contrats
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les contrats sont conclus par le pouvoir adjudicateur deacutesigneacute dans une convention de financement
cest-agrave-dire le gouvernement ou une entiteacute du pays partenaire ayant une personnaliteacute juridique avec
qui la Commission europeacuteenne eacutetablit la convention de financement
Avant que la proceacutedure ne soit lanceacutee le pouvoir adjudicateur doit soumettre les documents
(dossiers dappel doffres ou dappels agrave propositions) agrave la Commission europeacuteenne pour approbation
La Commission europeacuteenne veacuterifie quils ont eacuteteacute reacutedigeacutes conformeacutement aux proceacutedures et modegraveles
figurant dans ce Guide Pratique (ou conformeacutement agrave la proceacutedure deacutecideacutee par la Commission
europeacuteenne) Le pouvoir adjudicateur a la responsabiliteacute deacutetablir les listes restreintes (en proceacutedure
restreinte) de publier les appels doffres et les appels agrave proposition de recevoir les candidatures
offres et propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation et de deacutecider des reacutesultats des
proceacutedures Avant de signer les contrats le pouvoir adjudicateur soumet le reacutesultat de leacutevaluation agrave
la Commission europeacuteenne pour approbation preacutealable Celle-ci veacuterifie la conformiteacute de leacutevaluation
aux proceacutedures Dautre part le pouvoir adjudicateur adresse agrave la Commission europeacuteenne les
contrats pour endossement avant de les signer7
La Commission europeacuteenne doit toujours ecirctre inviteacutee pour louverture et leacutevaluation des
propositions et des offres En principe un repreacutesentant de la Commission europeacuteenne assiste en
qualiteacute dobservateur agrave toutes ou parties des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation La Commission
europeacuteenne apporte une attention particuliegravere aux conflits dinteacuterecircts potentiels
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre sous forme eacutelectronique tous les avis pertinents agrave la
Commission europeacuteenne pour publication (voir lannexe a11e) agrave lexception des cas viseacutes dans le
Guide pratique des proceacutedures applicables aux devis programmes
7 Lendossement par la Commission europeacuteenne nest toutefois pas requis dans certains cas viseacutes dans ce Guide pratique et
dans le Guide pratique des proceacutedures applicables aux devis-programmes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans le cadre de lInstrument de preacute-adheacutesion (IPA II) il est possible de renoncer progressivement
aux diffeacuterents types de controcircles ex-ante
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les contrats sont conclus directement par le pouvoir adjudicateur deacutesigneacute dans une convention de
financement Par exemple le gouvernement ou une entiteacute du pays partenaire ayant la mecircme
personnaliteacute juridique avec qui la Commission europeacuteenne eacutetablit la convention de financement Le
pouvoir adjudicateur eacutelabore les listes restreintes (proceacutedures restreintes) et a la responsabiliteacute de
publier les appels doffres de recevoir les offres de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation de deacutecider des
reacutesultats des proceacutedures et de signer les contrats sans lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne Le pouvoir adjudicateur adresse tous les avis pertinents sous forme eacutelectronique agrave la
Commission europeacuteenne pour publication (voir annexe a11e)
GESTION PARTAGEacuteE ET GESTION INDIRECTE AVEC DES ORGANISMES AUTRES
QUE LES PAYS PARTENAIRES
Dans ces cas lentiteacute deacuteleacutegataire (une agence nationale ou une organisation internationale) conclut
les contrats avec des tierces parties
En principe les proceacutedures du deacuteleacutegataire sappliquent
Lentiteacute deacuteleacutegataire est en charge de la publication des avis pertinents Ces derniers ne sont donc pas
publieacutes au Journal Officiel de lUE ni sur le site Internet dEuropeAid
La Commission europeacuteenne peut controcircler les proceacutedures agrave posteriori sans preacutejudice de leacutevaluation
dite laquo des piliers raquo effectueacutee par la Commission europeacuteenne agrave laquelle est soumise lentiteacute elle-
mecircme
23 Participations aux proceacutedures dattribution critegraveres dexclusion et autres pointsessentiels
La participation aux proceacutedures dattribution de marcheacutes et subventions financeacutes dans le cadre de laide
exteacuterieure (y compris FED) est reacutegie par les regravegles de nationaliteacute et dorigine et de non exclusion
231 Regravegles de nationaliteacute et dorigine
Des regravegles de nationaliteacute et dorigine speacutecifiques sappliquent agrave chaque instrument de financement de
laide exteacuterieure (y compris le FED) Ces regravegles figurent dans les actes juridiques suivants
Instruments de financement de laide exteacuterieure financeacutes par le Budget de lUE depuis le 15 mars
2014 les regravegles de nationaliteacute et dorigine eacutenonceacutees dans le CIR sappliquent agrave tous les appels doffres
et appels agrave propositions lanceacutes au titre de ces instruments Cela concerne eacutegalement les proceacutedures
dattribution lanceacutees apregraves le 15 mars 2014 au titre des instruments de financement de laide exteacuterieure
preacuteceacutedents agrave lexception des appels doffres et des appels agrave propositions au titre de lIAP I ou des
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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proceacutedures lanceacutees au titre de deacutecisions de financement ou de conventions de financement preacutevoyant
expresseacutement des regravegles diffeacuterentes (cest-agrave-dire diffeacuterentes de celles figurant dans lacte de base)
Dans ce dernier cas les regravegles diffeacuterentes peuvent ecirctre reconstruites en utilisant les versions du PRAG
qui eacutetaient en vigueur au moment de ladoption des deacutecisions de financement ou de la signature de la
convention de financement
FED depuis le 20 juin 2014 les regravegles de nationaliteacute et dorigine eacutenonceacutees dans la deacutecision ndeg 12014
concernant la reacutevision de lannexe IV de laccord de Cotonou sappliquent agrave tous les appels doffres et
appels agrave propositions lanceacutes au titre du FED
PTOM depuis lentreacutee en vigueur de la deacutecision 2013755UE du 25 novembre 2013 relative agrave
lassociation des pays et territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne des regravegles de nationaliteacute et
dorigine speacutecifiques sappliquent aux proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de subventions
Les pays eacuteligibles en vertu des regravegles de nationaliteacute et dorigine applicables agrave chaque instrument de
financement de laide exteacuterieure sont eacutenumeacutereacutes agrave lannexe a2a au preacutesent guide pratique
Regravegle de nationaliteacutebull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET DE LUE
Le CIR sapplique agrave tous les instruments financeacutes par le Budget de lUE sauf lIPA I sous reacuteserve
dautres regravegles speacutecifiques deacutefinies par les conventions et deacutecisions de financement Le CIR a tregraves
largement aligneacute les regravegles de nationaliteacute de lICD lIEV et lIP Les mecircmes regravegles deacuteligibiliteacute
sappliquent agrave lICSN dans lequel il est fait reacutefeacuterence au CIR tandis que lIPA II demeure plus
restrictif et que lIEDDH et lIcSP sont entiegraverement deacutelieacutes Les regravegles communes et particuliegraveres
introduites dans le CIR sont expliqueacutees en deacutetail ci-dessous
La participation aux appels doffres ou aux appels agrave propositions est ouverte aux organisations
internationales ainsi quagrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires
eacutenumeacutereacutes ci-apregraves et aux personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies
un Eacutetat membre de lUnion europeacuteennebull
un Eacutetat membre de lEEE (Espace eacuteconomique europeacuteen)bull
un Eacutetat beacuteneacuteficiaire de lIPA IIbull
les pays et territoires doutre-mer relevant de la deacutecision 2001822CE du Conseilbull
les pays et territoires en deacuteveloppement figurant sur la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique au
deacuteveloppement (APD) eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement (CAD) de lOCDE qui ne
sont pas membres du G20
bull
les pays en deacuteveloppement figurant dans la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique au
deacuteveloppement eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement de lOCDE (CADOCDE) qui ne
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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sont pas membres du G20 et tout autre pays et territoire beacuteneacuteficiant de laction financeacutee par lUE
en fonction de lacte de base applicable
un pays tiers pour lequel laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par une deacutecision de la
Commission europeacuteenne
bull
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas dactiviteacutes mises en œuvre dans les pays les moins
avanceacutes (PMA) et dans les pays pauvres lourdement endetteacutes (PPLE) Ceci sapplique agrave
linteacutegraliteacute des programmes reacutegionaux ou mondiaux incluant au moins un PMA ou un PPLE
bull
Lannexe A2a au preacutesent guide pratique contient la liste des pays eacuteligibles en vertu des regravegles
de nationaliteacute et dorigine applicables agrave chaque instrument de financement de laide
exteacuterieure
Le CIR comporte eacutegalement des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans certains
cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut la participation est
eacutetendue agrave dautres entiteacutes dans les cas suivants
Sagissant dune action faisant lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre
donateur que ces actions soient mises en œuvre en gestion directe ou indirecte8 toutes les
personnes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont
eacutegalement eacuteligibles (NB lorsque des actions font lobjet dun cofinancement parallegravele avec un
partenaire ou un autre donateur les regravegles de nationaliteacute de lUE sappliquent agrave la partie de laction
financeacutee par les instruments de lUE (sans possibiliteacute de les eacutelargir) et les regravegles de nationaliteacute du
partenaire ou de lautre donateur sappliquent agrave la partie quil finance)
bull
Sagissant dune action mise en œuvre en gestion partageacutee par un Eacutetat membre les personnes
eacuteligibles en vertu des regravegles de cet Eacutetat membre sont eacutegalement eacuteligibles
bull
Sagissant dune action mise en œuvre en gestion indirecte les pays eacuteligibles en vertu des regravegles
de lentiteacute deacuteleacutegataire sont eacutegalement eacuteligibles sauf si la gestion est confieacutee agrave des pays partenaires
(en vertu de larticle 58 c(i) du RF) Dans ce dernier cas seules les regravegles de linstrument de lUE
sappliquent Sagissant dune action mise en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire de lUnion
creacuteeacute par la Commission toutes les personnes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees dans lacte
constitutif du fonds fiduciaire de lUnion sont eacutegalement eacuteligibles
bull
Sagissant dune action financeacutee par plusieurs instruments daide exteacuterieure notamment le fonds
europeacuteen de deacuteveloppement les personnes physiques ressortissantes des pays recenseacutes dans le
cadre dun de ces instruments et les personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies sont
eacutegalement eacuteligibles aux fins desdites actions
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans le cas dactions de porteacutee mondiale reacutegionale ou transfrontaliegravere financeacutees par lun des
instruments de lUnion pour laction exteacuterieure leacuteligibiliteacute peut ecirctre eacutetendue aux personnes
physiques ressortissantes des pays territoires et reacutegions couverts par ces actions et aux personnes
morales qui y sont effectivement eacutetablies
bull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
La reacutevision de lannexe IV de laccord de Cotonou a permis daligner dans la mesure du possible
les regravegles de nationaliteacute et dorigine sur celles du CIR La participation est ouverte aux organisations
internationales ainsi quagrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires
eacutenumeacutereacutes ci-apregraves et aux personnes morales qui y sont eacutetablies
un Eacutetat ACPbull
un Eacutetat membre de lUEbull
les Eacutetats membres de lEEE (Espace Eacuteconomique Europeacuteen)bull
les beacuteneacuteficiaires de linstrument daide de preacuteadheacutesion (IPA II)bull
les pays et territoires dOutre-mer relevant de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25
novembre 2013
bull
les pays et territoires en deacuteveloppement tels quils figurent sur la liste des beacuteneacuteficiaires de lAPD
eacutetablie par le CAD de lOCDE qui ne sont pas membres du G-20 sans preacutejudice du statut de la
Reacutepublique dAfrique du Sud tel que reacutegi par le protocole ndeg 3 de laccord de Cotonou
bull
un pays tiers pour lequel laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par une deacutecision de la
Commission europeacuteenne en accord avec les pays ACP
bull
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas dactiviteacutes mises en œuvre dans les pays les moins
avanceacutes (PMA) et dans les pays pauvres lourdement endetteacutes (PPLE) Ceci sapplique eacutegalement agrave
linteacutegraliteacute des programmes reacutegionaux ou mondiaux incluant au moins un PMA ou un PPLE
bull
La liste complegravete des pays eacuteligibles figure agrave lannexe A2a au preacutesent guide pratique Lannexe
IV agrave laccord de Cotonou comporte des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans
certains cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut la
participation est eacutetendue agrave dautres entiteacutes dans les cas suivants
Lorsque laction est mise en œuvre dans le cadre dune initiative reacutegionale les personnes physiques
ressortissantes de et les personnes morales eacutetablies dans un pays participant agrave cette initiative sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Dans le cas dactions mises en œuvre en gestion directe et faisant lobjet dun
cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre donateur toutes les personnes
eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont eacutegalement
eacuteligibles (NB lorsque des actions font lobjet dun cofinancement parallegravele avec un
partenaire ou un autre donateur les regravegles de nationaliteacute de lUE sappliquent agrave la partie de
laction financeacutee par les instruments de lUE (sans possibiliteacute de les eacutelargir) et les regravegles de
nationaliteacute du partenaire ou de lautre donateur sappliquent agrave la partie quil finance)
Lorsquune action est mise en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire creacuteeacute par la Commission la
participation est eacutegalement ouverte agrave toutes les personnes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees
dans lacte constitutif du fonds fiduciaire
Dans le cas dactions mises en œuvre en gestion indirecte par une entiteacute deacuteleacutegataire - qui sont des
Eacutetats membres ou de leurs agences la Banque europeacuteenne dinvestissement ou des organisations
internationales ou leurs agences - les personnes physiques et morales eacuteligibles en vertu des regravegles
de cette entiteacute deacuteleacutegataire telles quelles sont deacutefinies dans les accords conclus avec lorganisme
de cofinancement ou de mise en œuvre sont eacutegalement eacuteligibles En outre lorsque les actions
font lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre donateur toutes les
personnes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
Dans le cas de projets financeacutes par un autre instrument de financement de lUE la participation est
eacutegalement ouverte agrave toutes les personnes eacuteligibles en vertu de cet instrument de financement de
lUE
bull
Programmes en faveur des PTOM
Les regravegles de nationaliteacute et dorigine applicables agrave la passation de marcheacutes publics agrave loctroi de
subventions et aux autres proceacutedures dattribution pour les PTOM sont deacutetermineacutees agrave larticle 89 de
la deacutecision 2013755UE du 25 novembre 2013
La participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes aux proceacutedures doctroi de subventions et
aux autres proceacutedures dattribution pour des actions financeacutees au titre de cette deacutecision au profit de
tiers est ouverte agrave toutes les personnes physiques ressortissantes des pays et territoires eacutenumeacutereacutes ci-
apregraves et aux personnes morales qui y sont effectivement eacutetablies
les Eacutetats membresa
les pays candidats et les candidats potentiels reconnus par lUnion etb
les Eacutetats membres de lEspace Eacuteconomique Europeacuteenc
les PTOMd
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les pays et territoires en deacuteveloppement figurant sur la liste des beacuteneacuteficiaires de laide publique
au deacuteveloppement (APD) eacutetablie par le Comiteacute daide au deacuteveloppement (CAD) de lOCDE qui
ne sont pas membres du G20
e
les pays pour lesquels laccegraves reacuteciproque agrave laide exteacuterieure est eacutetabli par la Commissionf
les Eacutetats membres de lOCDE dans le cas de contrats mis en œuvre dans un pays moins avanceacuteg
La liste complegravete des pays eacuteligibles figure agrave lannexe A2a au preacutesent guide pratique
Les deacutecisions comportent eacutegalement des dispositions qui eacutelargissent les regravegles de nationaliteacute dans
certains cas Degraves lors outre les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles eacutenonceacutees plus haut les entiteacutes
suivantes sont eacutegalement eacuteligibles
dans le cas dactions faisant lobjet dun cofinancement conjoint avec un partenaire ou un autre
donateur les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles appliqueacutees par ce partenaire ou autre donateur
bull
dans le cas dactions mises en œuvre en gestion partageacutee par un Eacutetat membre les entiteacutes eacuteligibles
en vertu des regravegles appliqueacutees par cet Eacutetat membre
bull
dans le cas dactions mises en œuvre dans le cadre dun fonds fiduciaire creacuteeacute par la Commission
les entiteacutes eacuteligibles en vertu des regravegles deacutetermineacutees dans lacte constitutif du fonds fiduciaire sont
eacutegalement eacuteligibles
bull
dans le cas dactions mises en œuvre par lintermeacutediaire dorganismes agreacuteeacutes qui sont des Eacutetats
membres ou leurs agences la Banque europeacuteenne dinvestissement ou par lintermeacutediaire
dorganisations internationales ou leurs agences les entiteacutes qui sont eacuteligibles en vertu des regravegles
dudit organisme agreacuteeacute telles quelles ont eacuteteacute deacutefinies dans les conventions conclues avec
lorganisme de cofinancement ou de mise en œuvre sont eacutegalement eacuteligibles
bull
dans le cas dactions financeacutees au titre de la preacutesente deacutecision ainsi que par un autre instrument
pour laction exteacuterieure notamment laccord de partenariat entre les membres du groupe des Eacutetats
dAfrique des Caraiumlbes et du Pacifique dune part et la Communauteacute europeacuteenne et ses Eacutetats
membres dautres part signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 [1] tel que modifieacute en dernier lieu le 22
juin 2010 agrave Ouagadougou [2] les entiteacutes qui sont consideacutereacutees comme eacuteligibles dans le cadre dun
de ces instruments le sont eacutegalement aux fins desdites actions
bull
dans le cas dactions de porteacutee mondiale reacutegionale ou transnationale financeacutees en vertu de la
preacutesente deacutecision les personnes physiques et morales des pays territoires et reacutegions couverts par
les actions peuvent participer aux proceacutedures de mise en œuvre desdites actions
bull
Experts et organisations internationalesbull
8 En gestion indirecte cela peut entraicircner lutilisation des regravegles deacuteligibiliteacute de lUE de lorganisme en charge de lexeacutecution
et de lautre donateur si le cofinancement conjoint provient dune entiteacute autre que celle chargeacutee de lexeacutecution
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Quil sagisse de programmes financeacutes par le FED (y compris les PTOM) ou par le Budget de lUE la
regravegle de nationaliteacute ne sapplique ni aux experts ni aux autres personnes physiques employeacutees ou
leacutegalement recruteacutees Par conseacutequent sauf disposition contraire de lacte de base etou des conventions
de financement les personnes physiques employeacutees ou leacutegalement contracteacutees par un contractant
eacuteligible ou par un sous-contractant eacuteligible peuvent ecirctre de nimporte quelle nationaliteacute
De mecircme la regravegle de nationaliteacute ne sapplique pas aux organisations internationales qui participent agrave
une proceacutedure dattribution de marcheacute ou de subvention
Veacuterifier le respect de la regravegle de la nationaliteacute
Pour sassurer du respect des regravegles de nationaliteacute le dossier dappel doffres et les lignes directrices agrave
lintention des demandeurs de subvention requiegraverent de la part des soumissionnaires et des
demandeurs
que les personnes physiques indiquent le pays dont elles sont ressortissantesbull
que les personnes morales indiquent le pays dans lequel elles sont eacutetablies et en fournissent la preuve
en preacutesentant les documents requis en vertu de la leacutegislation de ce pays
bull
S i l e p o u v o i r a d j u d i c a t e u r ( o u l e c o m i t eacute d eacute v a l u a t i o n ) s o u p ccedil o n n e q u u n
candidatsoumissionnairedemandeur ne respecte pas ces regravegles de nationaliteacute il doit lui demander de
fournir des preuves deacutemontrant quil les respecte effectivement
Pour prouver quelles respectent le critegravere de laquoleacutetablissementraquo les personnes morales doivent
deacutemontrer que
leur personnaliteacute juridique est eacutetablie en vertu de la leacutegislation dun pays eacuteligible etbull
leur siegravege social reacuteel se situe dans un pays eacuteligible Par siegravege social reacuteel on entend le lieu ougrave se
trouvent les organes de direction et les services administratifs centraux de la socieacuteteacute ougrave le centre reacuteel
de ses activiteacutes
bull
Le but poursuivi est deacuteviter dattribuer des contrats agrave des socieacuteteacutes ayant creacuteeacute des socieacuteteacutes laquo boicircte aux
lettres raquo dans un pays eacuteligible dans lunique but de contourner la regravegle de la nationaliteacute
Cest le pouvoir adjudicateur qui deacutecide de leacuteligibiliteacute du candidat du soumissionnaire ou du
demandeur (en se basant geacuteneacuteralement sur les informations et preuves fournies lors de leacutevaluation)
Sanctions lors de la veacuterification du respect des regravegles de nationaliteacute une attention particuliegravere doit
ecirctre accordeacutee aux entiteacutes ressortissantes des pays agrave lencontre desquels lUE a adopteacute des mesures
restrictives ou des entiteacutes effectivement eacutetablies dans ces pays9 Notamment une analyse au cas par
cas de la porteacutee des mesures restrictives est neacutecessaire afin deacutetablir leur impact exact sur les regravegles
deacuteligibiliteacute agrave une proceacutedure speacutecifique
9 La liste actualiseacutee des sanctions est disponible sur internet agrave ladresse suivante httpeeaseuropaeucfspsanctions
index_enhtm
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Origine des biens
Regravegles doriginebull
En principe les produits10
fournis dans le cadre dun marcheacute ou dune subvention financeacutes par le
Budget de lUE ou par le FED (y compris les PTOM) doivent ecirctre originaires dun pays eacuteligible en
vertu de linstrument applicable (voir laquoRegravegles de nationaliteacuteraquo plus haut et laquoDeacuterogations aux regravegles de
nationaliteacute et dorigineraquo agrave la section 232)
Toutefois ces produits peuvent ecirctre de nimporte quelle origine (deacuteliement total) lorsque leur valeur
est infeacuterieure au seuil de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle (100 000 EUR)
Le montant des eacuteventuels travaux et services auxiliaires nest pas pris en compte
Une disposition preacutevoyant un deacuteliement total lorsque la valeur des produits est infeacuterieure au seuil de
la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle doit figurer dans lavis de marcheacute
Lorsque le marcheacute est diviseacute en lots la regravegle sapplique par lot (elle ne sapplique quaux lots dont la
valeur est infeacuterieure agrave 100 000 EUR) La division en lots doit ecirctre fondeacutee Cette regravegle ne peut en
aucun cas conduire agrave un deacutecoupage artificiel du marcheacute en lots pour contourner le seuil de 100 000
euros
Cette regravegle sapplique eacutegalement aux marcheacutes passeacutes par les beacuteneacuteficiaires de subventions et agrave la
passation des marcheacutes de travaux impliquant la fourniture de produits Dans le cas de marcheacutes de
travaux impliquant des achats multiples le seuil de 100 000 EUR sapplique agrave chaque type de
fourniture Lorsque le marcheacute a un prix fixe le seuil doit ecirctre appliqueacute au prix unitaire de la
fourniture Les regravegles dorigine ne sappliquent pas aux fournitures acheteacutees dans le but dexeacutecuter
un marcheacute de travaux lorsque lentrepreneur conserve les articles acheteacutes agrave la fin du projet
Les regravegles qui preacutecegravedent doivent ecirctre clairement mentionneacutees dans les instructions aux
soumissionnaires et dans les instructions agrave lintention des demandeurs
Champ dapplication de la regraveglebull
Sauf deacuterogation (accordeacutee au cas-par-cas) la regravegle dorigine sapplique aux biens devant ecirctre livreacutes
dans le cadre dun marcheacute de fournitures et aux mateacuteriaux biens et eacuteleacutements qui doivent ecirctre
incorporeacutes ou faire partie des ouvrages permanents dans le cadre dun marcheacute de travaux
La regravegle dorigine sapplique agrave tous les articles offerts ou fournis Il est insuffisant que seul un
pourcentage des biens proposeacutes et fournis ou un certain pourcentage de loffre totale et de la valeur du
marcheacute satisfasse cette condition
Les biens acheteacutes par un contractant pour exeacutecuter un marcheacute tel que leacutequipement utiliseacute par un
fournisseur afin de tester et dinstaller les biens livreacutes le mateacuteriel utiliseacute par un entrepreneur pour
10 Fournitures et mateacuteriaux en vertu de lAnnexe IV de laccord de Cotonou
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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construire une route11
lordinateur utiliseacute par un consultant pour reacutediger une eacutetude ne sont pas soumis
agrave la regravegle dorigine sauf si le contrat preacutevoit explicitement que ces biens seront transfeacutereacutes du
contractant au pouvoir adjudicateur (sagissant des marcheacutes publics) ou au beacuteneacuteficiaire de la
subvention ou agrave une autre entiteacutepersonne (sagissant des subventions) agrave la fin du contrat Dans ce cas
ces biens sont soumis agrave la regravegle dorigine
Deacutefinition de laquolorigineraquobull
Le terme laquo origine raquo est deacutefini dans la leacutegislation europeacuteenne sur les regravegles dorigine du code des
douanes (Regraveglement (CEE) ndeg 291392 du Conseil) en particulier ses articles 22 agrave 24 inclus et les
dispositions relatives agrave sa mise en œuvre (Regraveglement (CEE) ndeg 245493 de la Commission)12
Le pays dorigine nest pas neacutecessairement le pays dougrave les biens ont eacuteteacute expeacutedieacutes et fournis Lorigine
des biens sappreacutecie en fonction des deux concepts suivants les bien entiegraverement obtenus et le
concept de derniegravere transformation substantielle
Si un seul pays est impliqueacute dans la production le concept de laquo bien entiegraverement obtenu raquo sapplique
et ce pays est consideacutereacute comme le pays dorigine Il vise essentiellement les biens produits dans un
seul pays et leurs deacuteriveacutes
Dans les cas ougrave plus dun pays est impliqueacute dans le processus de production des biens il est neacutecessaire
de deacuteterminer lequel de ces pays confegravere lorigine au produit fini Pour ce faire le concept de laquoderniegravere
transformation substantielleraquo est utiliseacute En geacuteneacuteral le critegravere de derniegravere transformation substantielle
est exprimeacute de trois faccedilons
par une regravegle fondeacutee sur un changement de (sous-)position tarifaire dans la nomenclature du SH
(cest-agrave-dire la nomenclature reacutegie par la Convention sur le systegraveme harmoniseacute de deacutesignation et de
codification des marchandises)
bull
par une liste dopeacuterations de fabrication ou de transformation qui confegraverent ou non aux marchandises
lorigine du pays ougrave ces opeacuterations ont eacuteteacute effectueacutees
bull
par une regravegle de la valeur ajouteacutee selon laquelle laugmentation de valeur engendreacutee par les
opeacuterations dassemblage et lincorporation de matiegraveres originaires repreacutesente un niveau speacutecifique du
prix laquodeacutepart usineraquo du produit
bull
Comment veacuterifier le respect des regravegles dorigine
Lorsquil soumet son offre si les regravegles dorigine sappliquent le soumissionnaire doit expresseacutement
deacuteclarer que tous les biens satisfont agrave la regravegle dorigine et citer le ou les pays dorigine Lorsquun
11 Sagissant des marcheacutes de travaux la possibiliteacute que le mateacuteriel soit deacutevolu au maicirctre douvrage preacutevue agrave larticle 433
des conditions geacuteneacuterales est limiteacutee agrave la peacuteriode dexeacutecution des travaux et degraves lors ne constitue pas un transfert de la
pleine proprieacuteteacute12 Agrave partir du 1er mai 2016 ces reacutefeacuterences doivent ecirctre lues comme des reacutefeacuterences agrave larticle 60 du regraveglement (UE)
ndeg 9522013 et agrave son acte dexeacutecution
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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appel doffres implique la fourniture de plus dun article lorigine de chaque article doit ecirctre preacuteciseacutee
Le soumissionnaire peut ecirctre appeleacute agrave fournir des piegraveces justificatives certifiant lorigine Dans ce cas
il doit donner un certificat dorigine ou toute information additionnelle tenant compte du fait que
lorganisme eacutemettant le certificat peut refuser de le deacutelivrer au stade de la soumission des offres en
labsence de factures commerciales
Les certificats dorigine doivent ecirctre preacutesenteacutes durant lexeacutecution du contrat au plus tard lorsque le
certificat de reacuteception provisoire est demandeacute Agrave deacutefaut le pouvoir adjudicateur neffectuera plus
dautres paiements au contractant Exceptionnellement des justificatifs autres que les certificats
susmentionneacutes peuvent ecirctre accepteacutes par le pouvoir adjudicateur si le contractant peut justifier quil est
impossible de fournir des certificats dorigine
Le certificat dorigine doit ecirctre eacutetabli par lautoriteacute deacutesigneacutee agrave cet effet dans le pays dorigine des biens
ou du fournisseur (normalement la chambre de commerce) et doit lecirctre conformeacutement aux accords
internationaux dont le pays concerneacute est signataire
Cest au pouvoir adjudicateur quil incombe de veacuterifier le respect des regravegles dorigine En cas de
doute seacuterieux quant agrave lauthenticiteacute ou la fiabiliteacute dun certificat dorigine et des informations quil
contient (par exemple en raison dincoheacuterences dans le document de fautes dorthographes etc) le
pouvoir adjudicateur devrait contacter lautoriteacute eacutemettrice et lui demander confirmation de
lauthenticiteacute des documents soumis etou des informations quils contiennent Pour les marcheacutes
financeacutes par le FED les biens originaires des pays et territoires doutre-mer sont consideacutereacutes comme
originaires de lUnion europeacuteenne
Sanctions lors de la veacuterification du respect des regravegles de nationaliteacute une attention particuliegravere doit
ecirctre accordeacutee aux entiteacutes ressortissantes des pays agrave lencontre desquels lUE a adopteacute des mesures
restrictives ou des entiteacutes effectivement eacutetablies dans ces pays Notamment une analyse au cas par cas
de la porteacutee des mesures restrictives est neacutecessaire afin deacutetablir leur impact exact sur les regravegles
deacuteligibiliteacute agrave une proceacutedure speacutecifique13
232 Deacuterogations aux regravegles de nationaliteacute et dorigine
Les actes de base preacutevoient la possibiliteacute de deacuteroger au cas par cas aux regravegles geacuteneacuterales de nationaliteacute
et dorigine La deacuterogation peut avoir pour effet deacutetendre ou de restreindre leacuteligibiliteacute de certaines
entiteacutes pour des raisons preacutevues dans les actes de base
La deacutecision de deacuteroger aux regravegles geacuteneacuterales est prise par la Commission europeacuteenne avant le
lancement de la proceacutedure En principe il nest pas possible de deacuteroger aux regravegles de nationaliteacute et
dorigine dans le but de restreindre leacuteligibiliteacute agrave un seul pays ou groupe de pays agrave moins que cela soit
ducircment motiveacute dans la demande de deacuterogation Lorsque des actions sont mises en œuvre en gestion
partageacutee lEacutetat membre auquel la Commission a deacuteleacutegueacute des tacircches dexeacutecution peut aussi prendre de
13 La liste actualiseacutee des mesures en vigueur est disponible sur internet agrave ladresse suivante httpeeaseuropaeucfsp
sanctionsindex_enhtm
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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telles deacutecisions
Si un avis de marcheacute est publieacute la deacuterogation doit ecirctre mentionneacutee
Extension de leacuteligibiliteacutea)
Dans des cas ducircment justifieacutes la Commission europeacuteenne peut eacutetendre leacuteligibiliteacute agrave des personnes
physiques et morales dun pays non eacuteligible et autoriser lachat de biens et mateacuteriaux originaires dun
pays non eacuteligible
Des deacuterogations peuvent ecirctre accordeacutees pour les motifs suivants
en cas de liens traditionnels eacuteconomiques commerciaux ou geacuteographiques avec les pays
environnants
bull
en cas dindisponibiliteacute de produits et de services sur les marcheacutes des pays concerneacutesbull
dans des cas durgence extrecircmeen situation de crise14
oubull
si les regravegles geacuteneacuterales deacuteligibiliteacute risquent de rendre la reacutealisation dun projet dun programme ou
dune action extrecircmement difficile Largument selon lequel un produit dorigine non eacuteligible est
meilleur marcheacute que le produit de lUE ou le produit local ne constitue pas agrave lui seul un motif
valable de deacuterogation15
bull
Lorsque lUE est lune des parties agrave un accord relatif agrave louverture des marcheacutes de fournitures
travaux ou services leacuteligibiliteacute peut ecirctre eacutetendue selon les conditions fixeacutees par cet accord
Restrictions de leacuteligibiliteacuteb)
Dans le cadre des subventions les actes de base permettent eacutegalement de restreindre leacuteligibiliteacute
pour certains motifs notamment lorsque ces restrictions sont requises par la nature et les objectifs
de laction et neacutecessaires agrave sa mise en œuvre effective16
Les restrictions peuvent porter sur la nationaliteacute la localisation ou la nature des candidats
233 Critegraveres dexclusion
14 Lorsquune deacuteclaration de situation de crise a eacuteteacute adopteacutee par lordonnateur deacuteleacutegueacute et comprend des deacuterogations
explicites aux regravegles de nationaliteacute et dorigine aucune autre autorisation nest neacutecessaire Toutefois le recours agrave ces
deacuterogations doit ecirctre enregistreacute en tant que cas agrave signaler15 Article 9 paragraphe 2 du CIR article 22 paragraphe 1 de lannexe IV article 89 paragraphe 2 point f) de la deacutecision
2013755UE du 25 novembre 201316 Article 8 paragraphe 7 du CIR article 20 paragraphe 9 de lannexe IV article 89 paragraphe 1 point f) de la deacutecision
2013755UE du 25 novembre 2013
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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2331 Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et
doctroi de subventions
Un opeacuterateur eacuteconomique est exclu de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et
doctroi de subventions dans les cas suivants
lopeacuterateur eacuteconomique est en eacutetat de faillite ou fait lobjet dune proceacutedure dinsolvabiliteacute ou de
liquidation ses biens sont administreacutes par un liquidateur ou sont placeacutes sous administration
judiciaire il a conclu un concordat preacuteventif il se trouve en eacutetat de cessation dactiviteacutes ou dans
toute situation analogue reacutesultant dune proceacutedure de mecircme nature preacutevue par les leacutegislations ou
reacuteglementations nationales
a)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique na pas respecteacute ses obligations relatives au paiement des impocircts ou des cotisations de
seacutecuriteacute sociale conformeacutement au droit du pays ougrave il est eacutetabli agrave celui du pays ougrave le pouvoir
adjudicateur se situe ou agrave celui du pays ougrave le marcheacute doit ecirctre exeacutecuteacute
b)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique a commis une faute professionnelle grave en ayant violeacute des dispositions leacutegislatives
ou reacuteglementaires applicables ou des normes de deacuteontologie de la profession agrave laquelle il appartient
ou en ayant adopteacute une conduite fautive qui a une incidence sur sa creacutedibiliteacute professionnelle degraves
lors que cette conduite deacutenote une intention fautive ou une neacutegligence grave y compris en
particulier lune des conduites suivantes
c)
preacutesentation frauduleuse ou par neacutegligence de fausse deacuteclaration en fournissant les renseignements
exigeacutes pour la veacuterification de labsence de motifs dexclusion ou le respect des critegraveres de seacutelection
ou dans lexeacutecution dun marcheacute
i)
conclusion dun accord avec dautres opeacuterateurs eacuteconomiques en vue de fausser la concurrenceii)
violation de droits de proprieacuteteacute intellectuelleiii)
tentative dinfluer sur le processus deacutecisionnel du pouvoir adjudicateur lors de la proceacutedure de
passation de marcheacute
iv)
tentative dobtenir des informations confidentielles susceptibles de lui donner un avantage indu lors
de la proceacutedure de passation de marcheacute
v)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif que lopeacuterateur eacuteconomique est coupable de lun des faits
suivants
d)
fraude au sens de larticle 1er de la convention relative agrave la protection des inteacuterecircts financiers des
Communauteacutes europeacuteennes eacutetablie par lacte du Conseil du 26 juillet 199517
i)
corruption telle quelle est deacutefinie agrave larticle 3 de la convention relative agrave la lutte contre laii)
17 JO C 316 du 27111995 p 48
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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corruption impliquant des fonctionnaires des Communauteacutes europeacuteennes ou des fonctionnaires des
Eacutetats membres de lUnion europeacuteenne eacutetablie par lacte du Conseil du 26 mai 199718
et agrave larticle 2
paragraphe 1 de la deacutecision-cadre 2003568JAI du Conseil19
ou telle quelle est deacutefinie dans le
droit du pays ougrave le pouvoir adjudicateur se situe du pays ougrave lopeacuterateur eacuteconomique est eacutetabli ou du
pays ougrave le marcheacute doit ecirctre exeacutecuteacute
participation agrave une organisation criminelle telle quelle est deacutefinie agrave larticle 2 de la deacutecision-
cadre 2008841JAI du Conseil20
iii)
blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme tels quils sont deacutefinis agrave larticle 1er de la
directive 200560CE du Parlement europeacuteen et du Conseil21
iv)
infraction terroriste ou infraction lieacutee aux activiteacutes terroristes telles quelles sont deacutefinies
respectivement agrave larticle 1er et agrave larticle 3 de la deacutecision-cadre 2002475JAI du Conseil22
ou
incitation agrave commettre une infraction compliciteacute ou tentative dinfraction telles quelles sont viseacutees
agrave larticle 4 de ladite deacutecision
v)
travail des enfants ou autres formes de traite des ecirctres humains tels quils sont deacutefinis agrave larticle 2 de
la directive 201136UE du Parlement europeacuteen et du Conseil23
vi)
lopeacuterateur eacuteconomique a gravement manqueacute agrave des obligations essentielles dans lexeacutecution dun
marcheacute financeacute par lUE ce qui a conduit agrave la reacutesiliation anticipeacutee du marcheacute ou agrave lapplication de
dommages-inteacuterecircts forfaitaires ou dautres peacutenaliteacutes contractuelles ou ce qui a eacuteteacute deacutecouvert agrave la
suite de controcircles daudits ou denquecirctes effectueacutes par un ordonnateur lOLAF ou la Cour des
comptes
e)
il a eacuteteacute eacutetabli par un jugement deacutefinitif ou une deacutecision administrative deacutefinitive que lopeacuterateur
eacuteconomique a commis une irreacutegulariteacute au sens de larticle 1er paragraphe 2 du regraveglement (CE
Euratom) ndeg 2988951 du Conseil24
f)
18 JO C 195 du 2561997 p 119 JO L 192 du 3172003 p 5420 JO L 300 du 11112008 p 4221 JO L 309 du 25112005 p 1522 JO L 164 du 2262002 p 323 JO L 101 du 1542011 p 1
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Dans les cas viseacutes aux points c) d) et f) en labsence de jugement deacutefinitif ou de deacutecision
administrative deacutefinitive ou dans le cas viseacute au point e) lorsque le pouvoir adjudicateur dispose de
faits eacutetablis ou dautres constatations il exclut un opeacuterateur eacuteconomique sur la base dune qualification
juridique preacuteliminaire compte tenu de la recommandation eacutemise par une instance indeacutependante25
afin
dassurer une eacutevaluation centraliseacutee desdites situations En gestion indirecte lorsque la convention de
financement ou de deacuteleacutegation correspondante le preacutevoit le pouvoir adjudicateur transmet les
informations agrave la Commission et celle-ci saisit linstance
Le pouvoir adjudicateur exclut lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune personne qui est un membre de
lorgane dadministration de direction ou de surveillance dudit opeacuterateur eacuteconomique ou qui possegravede
des pouvoirs de repreacutesentation de deacutecision ou de controcircle agrave leacutegard de cet opeacuterateur eacuteconomique se
trouve dans une des situations viseacutees aux points c) d) e) et f) Le pouvoir adjudicateur exclut
eacutegalement lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune personne physique ou morale qui reacutepond indeacutefiniment
des dettes dudit opeacuterateur eacuteconomique se trouve dans une des situations viseacutees aux points a) et b)
Le point a) ne sapplique pas en cas dachat de fournitures agrave des conditions particuliegraverement
avantageuses soit aupregraves dun fournisseur cessant deacutefinitivement ses activiteacutes commerciales soit
aupregraves des liquidateurs dune faillite par le truchement dun concordat judiciaire ou dune proceacutedure de
mecircme nature preacutevue par le droit national
Le pouvoir adjudicateur nexclut pas un opeacuterateur eacuteconomique lorsque celui-ci peut prouver que des
mesures approprieacutees26
ont eacuteteacute prises pour garantir sa fiabiliteacute - sauf dans les cas viseacutes au point d) -
lorsque celui-ci est indispensable pour assurer la continuiteacute du service pour une dureacutee limiteacutee et dans
lattente de ladoption de mesures correctives et lorsquune exclusion serait disproportionneacutee
2332 Rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee
Le pouvoir adjudicateur nattribue pas de contrat pour une proceacutedure de passation de marcheacute
deacutetermineacutee agrave un opeacuterateur eacuteconomique qui
se trouve dans une situation dexclusion viseacutee agrave la section 2331a)
24 JO L 312 du 23121995 p 125 Linstance est composeacutee dun preacutesident permanent de haut niveau indeacutependant (choisi parmi les anciens membres de la
Cour des comptes ou de la Cour de justice ou les anciens fonctionnaires ayant atteint au moins le rang de directeur geacuteneacuteral
dans une institution de lUE autre que la Commission) de deux repreacutesentants de la Commission et dun repreacutesentant du
pouvoir adjudicateur26 Ces mesures peuvent notamment comprendre a) les mesures visant agrave identifier lorigine des situations donnant lieu agrave
lexclusion et les mesures concregravetes prises au niveau technique de lorganisation et du personnel dans le domaine dactiviteacute
concerneacute de lopeacuterateur eacuteconomique qui sont de nature agrave corriger la conduite et agrave eacuteviter quelle se reacutepegravete b) les eacuteleacutements
prouvant que lopeacuterateur eacuteconomique a pris des mesures pour indemniser ou reacuteparer le dommage ou le preacutejudice causeacute aux
inteacuterecircts financiers de lUnion par les faits en cause donnant lieu agrave la situation dexclusion c) les eacuteleacutements prouvant que
lopeacuterateur eacuteconomique a payeacute ou garanti le paiement de toute amende infligeacutee par une autoriteacute compeacutetente ou de tout
impocirct ou de toute cotisation de seacutecuriteacute sociale
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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a preacutesenteacute de fausses deacuteclarations en ce qui concerne les informations exigeacutees par le pouvoir
adjudicateur pour participer agrave la proceacutedure ou na pas communiqueacute ces informations
b)
a deacutejagrave participeacute agrave la preacuteparation de documents de marcheacute si cela entraicircne une distorsion de
concurrence qui ne peut ecirctre corrigeacutee autrement
c)
Avant de deacutecider de rejeter dune proceacutedure deacutetermineacutee la candidature dun opeacuterateur eacuteconomique le
pouvoir adjudicateur donne agrave cet opeacuterateur la possibiliteacute de preacutesenter ses observations sauf si le rejet
est justifieacute par une deacutecision dexclusion deacutejagrave prise conformeacutement agrave la section 2331
Si le pouvoir adjudicateur prend connaissance dune situation dexclusion neacutecessitant une
recommandation de linstance conformeacutement agrave la section 2331 il saisit linstance immeacutediatement
Leacutevaluation nest pas suspendue Si le marcheacute doit ecirctre attribueacute agrave lentiteacutela personne concerneacutee
lattribution du marcheacute est suspendue jusquagrave ce que linstance ait deacutelivreacute sa recommandation et que la
deacutecision dexclure lentiteacutela personne concerneacutee ait eacuteteacute prise Si la situation dexclusion est confirmeacutee
lentiteacutela personne concerneacutee est rejeteacutee de la proceacutedure et le marcheacute est attribueacute au deuxiegraveme
soumissionnaire sur la liste Au besoin le pouvoir adjudicateur peut demander agrave tous les
soumissionnaires de prolonger la peacuteriode de validiteacute des offres en conseacutequence Pour les subventions
voir la section 633
2333 Eacuteleacutements agrave fournir
A) Deacuteclaration sur lhonneur
Les candidats les soumissionnaires et les demandeurs doivent signer et joindre agrave leur demande une
deacuteclaration certifiant quils ne se trouvent dans aucune des situations dexclusion mentionneacutees aux
sections 2331 et 2332 et le cas eacutecheacuteant quils ont pris les mesures approprieacutees pour remeacutedier agrave la
situation Lentiteacute sur la capaciteacute de laquelle ils comptent sappuyer et si le pouvoir adjudicateur le
demande les sous-traitants fournissent la mecircme deacuteclaration Le pouvoir adjudicateur accepte le
document unique de marcheacute europeacuteen (DUME)27
en lieu et place de la deacuteclaration
Pour les marcheacutes dun montant de 20 000 EUR maximum le pouvoir adjudicateur peut sabstenir
dexiger une deacuteclaration en fonction de son eacutevaluation des risques Pour les subventions dun montant
de 60 000 EUR maximum aucune deacuteclaration sur lhonneur nest exigeacutee
B) Preuves documentaires
Si le pouvoir adjudicateur le demande expresseacutement et lorsque cest neacutecessaire pour assurer le bon
deacuteroulement de la proceacutedure les candidats et les soumissionnaires ainsi que lentiteacute sur la capaciteacute de
laquelle ils comptent sappuyer fournissent
la preuve quils ne se trouvent pas dans une situation dexclusiona)
27 Deacuteclaration eacutelectronique standard pour les critegraveres dexclusion et de seacutelection creacuteeacutee conformeacutement agrave la directive
201424UE du Parlement europeacuteen et du Conseil du 26 feacutevrier 2014 Le DUME nest pas encore disponible En attendant
une deacuteclaration sur lhonneur est utiliseacutee
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des informations sur les personnes qui sont membres de leur organe dadministration de direction
ou de surveillance ou qui possegravedent des pouvoirs de repreacutesentation de deacutecision ou de controcircle agrave
leur eacutegard et la preuve quune ou plusieurs de ces personnes ne se trouvent pas dans les situations
dexclusion applicables
b)
la preuve que les personnes physiques ou morales qui reacutepondent indeacutefiniment des dettes de
lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute ne se trouvent pas dans une situation viseacutee au point a) ou b) de la
section 2331
c)
Pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) suite agrave la notification de lattribution les
soumissionnaires agrave qui le marcheacute devrait ecirctre attribueacute (y inclus les membres des consortiums) doivent
prouver quils ne se trouvent dans aucune des situations dexclusion agrave moins quils naient deacutejagrave fourni
cette preuve agrave un stade anteacuterieur de la proceacutedure
Sagissant de proceacutedures restreintes pour les marcheacutes de services et dans le cadre du dialogue
compeacutetitif les piegraveces justificatives doivent ecirctre jointes agrave loffre Le pouvoir adjudicateur doit les
veacuterifier avant de signer le contrat Sagissant de proceacutedures restreintes pour les marcheacutes de travaux les
piegraveces justificatives doivent ecirctre jointes agrave la candidature Les piegraveces justificatives de tous les candidats
inviteacutes agrave soumissionner doivent ecirctre veacuterifieacutees En outre les candidats et soumissionnaires doivent
certifier que leur situation na pas changeacute depuis la date deacutemission de la preuve
Agrave la demande expresse du pouvoir adjudicateur les soumissionnaires retenus doivent preacutesenter toute
piegravece prouvant que le sous-traitant ne se trouve dans aucune des situations dexclusion
Le pouvoir adjudicateur ne demande pas les preuves documentaires i) lorsquil sagit dorganisations
internationales ii) sil peut y avoir accegraves gratuitement en consultant une base de donneacutees nationale ou
iii) si de telles preuves lui ont deacutejagrave eacuteteacute preacutesenteacutees aux fins dune autre proceacutedure pour autant que la
date de deacutelivrance des documents en question ne remonte pas agrave plus dun an et quils soient toujours
valables
Pour les subventions aucune piegravece justificative nest neacutecessaire
Le pouvoir adjudicateur accepte comme preuve suffisante que le candidat ou le soumissionnaire ne se
trouve pas dans un des cas mentionneacutes
aux points a) c) d) ou f) de la section 2331 (Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures
de passation de marcheacutes) la production dun extrait reacutecent du casier judiciaire ou agrave deacutefaut dun
document reacutecent eacutequivalent deacutelivreacute par une autoriteacute judiciaire ou administrative du pays ougrave il est
eacutetabli dont il reacutesulte que ces exigences sont satisfaites
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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aux points a) ou b) de la section 2331 (Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de
passation de marcheacutes) un certificat reacutecent deacutelivreacute par lautoriteacute compeacutetente de lEacutetat concerneacute
bull
Lorsque le pays concerneacute ne deacutelivre pas ce type de certificat28
lopeacuterateur eacuteconomique peut produire
une deacuteclaration sous sermentsolennelle faite devant une autoriteacute judiciaire ou un notaire ou agrave deacutefaut
une deacuteclaration solennelle faite devant une autoriteacute administrative ou un organisme professionnel
qualifieacute du pays ougrave il est eacutetabli
Les piegraveces justificatives peuvent ecirctre des originaux ou des copies Si des copies sont fournies les
originaux doivent ecirctre disponibles agrave la demande du pouvoir adjudicateur Les piegraveces justificatives ne
doivent pas dater de plus dun an avant la soumission de loffre Si ces derniegraveres ne sont pas eacutecrites
dans une des langues officielles de lUnion europeacuteenne une traduction dans la langue de lappel
doffres doit ecirctre fournie Bien que les piegraveces reacutedigeacutees dans une langue officielle de lUnion
europeacuteenne autre que celle de lappel doffres soient accepteacutees il est cependant vivement recommandeacute
de fournir leur traduction dans la langue de lappel doffres afin de faciliter leur eacutevaluation
Si neacutecessaire les pouvoirs adjudicateurs deacuteleacutegueacutes peuvent consulter les services compeacutetents de la
Commission europeacuteenne pour appreacutecier la situation des candidats demandeurs ou soumissionnaires
Avant dexclure un candidat demandeur ou soumissionnaire dune proceacutedure dattribution de marcheacute
ou de subvention le principe de proportionnaliteacute et les droits de la deacutefense doivent ecirctre respecteacutes Agrave
cette fin une proceacutedure contradictoire doit ecirctre meneacutee avec le candidat demandeur ou
soumissionnaire concerneacute
Au plus tard avant de notifier sa deacutecision dattribution le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier quaucune
partie concerneacutee (cest-agrave-dire un ou des demandeurs candidats soumissionnaires y compris les
membres dentreprises communes les entiteacutes affilieacutees les sous-contractants envisageacutes et les experts
individuels) ne figure dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion Lorsque le pouvoir
adjudicateur limite le nombre de candidats inviteacutes agrave soumettre une offre ou une proposition complegravete
par exemple dans le cadre dune proceacutedure restreinte cette veacuterification doit avoir lieu avant la clocircture
de la phase de seacutelection des candidats
Le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion (EDES) est une base de donneacutees qui contient des
informations agrave diffusion restreinte concernant les tiers susceptibles de repreacutesenter une menace pour
les inteacuterecircts financiers de lUE Le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion remplace agrave partir du
1er janvier 2016 le systegraveme dalerte preacutecoce et la base de donneacutees centrale sur les exclusions
Lobjectif de ce systegraveme est de faciliter
la deacutetection rapide des risques qui menacent les inteacuterecircts financiers de lUnion agrave la suitebull
28 Les informations communiqueacutees par les 28 Eacutetats membres un pays candidat (la Turquie) et les pays de lEEE concernant
les sortes de preuves documentaires qui sont eacutemisesacceptables dans chacun de ces pays sont disponibles via loutil e-
CERTIS qui est geacutereacute par la direction geacuteneacuterale du marcheacute inteacuterieur et des services httpeceuropaeumarktecertis
logindoselectedLanguage=fr
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dinformations fournies par lOLAF les ordonnateurs de la Commission des organismes
europeacuteens ou des agences exeacutecutives les autres institutions ou les entiteacutes exeacutecutant le budget de
lUnion en gestion indirecte et en gestion partageacutee
lexclusion des opeacuterateurs eacuteconomiques qui se trouvent dans lune des situations dexclusion
eacutenumeacutereacutees au point 2331
bull
limposition dune sanction financiegravere agrave un opeacuterateur eacuteconomique en vertu du point 234bull
et dinciter les pouvoirs adjudicateurs agrave prendre les mesures agrave leur disposition dans la leacutegislation de
lUnion pour proteacuteger les inteacuterecircts financiers de lUnion europeacuteenne
Le pouvoir adjudicateur ne peut pas conclure de contrat avec les organismes enregistreacutes dans EDES
au niveau laquoexclusionraquo Si lune des parties concerneacutees est enregistreacutee dans EDES au niveau
laquodeacutetection rapideraquo des mesures de surveillance renforceacutees doivent ecirctre prises pendant lexeacutecution
du contrat et des paiements
Le tiers en question a le droit decirctre informeacute des donneacutees stockeacutees dans la base de donneacutees sur
demande agrave adresser au comptable de la Commission
Lorsque le pouvoir adjudicateur prend la deacutecision dexclure un soumissionnaire ou un demandeur il la
notifie agrave lopeacuterateur eacuteconomique en preacutecisant que son offresa demande nest pas approprieacutee (pour les
situations relevant de la section 2331) ou est irreacuteguliegravere [pour les situations relevant de la section
2332 points b) et c)] Si un sous-traitant ou une entiteacute sur la capaciteacute de laquelle le candidat ou le
soumissionnaire compte sappuyer se trouve en situation dexclusion le pouvoir adjudicateur demande
son remplacement
234 Sanctions reacuteglementaires sanctions administratives
Un opeacuterateur eacuteconomique qui se trouve dans une situation dexclusion viseacutee agrave la section 2331
(Critegraveres dexclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de
subventions) compte tenu le cas eacutecheacuteant de la recommandation de linstance viseacutee au point 2331
peut ecirctre exclu de la participation agrave toutes les proceacutedures de passation de marcheacutes et doctroi de
subventions financeacutees par lUE La dureacutee de lexclusion nexcegravede pas
la dureacutee eacuteventuellement preacutevue par le jugement deacutefinitif ou la deacutecision administrative deacutefinitive
dun Eacutetat membre Si le jugement deacutefinitif ou la deacutecision administrative deacutefinitive ne preacutevoit pas la
dureacutee de lexclusion le pouvoir adjudicateur fixe cette dureacutee sur la base des faits eacutetablis et des
constatations en tenant compte de la recommandation eacutemise par linstance viseacutee au point 2331
a)
cinq ans pour les cas viseacutes au point d) de la section 2331b)
trois ans pour les cas viseacutes aux points c) e) et f) de la section 2331c)
Un opeacuterateur eacuteconomique est exclu aussi longtemps quil se trouve dans lune des situations viseacutees aux
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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points a) et b) de la section 2331
Afin dassurer un effet dissuasif le pouvoir adjudicateur peut compte tenu le cas eacutecheacuteant de la
recommandation de linstance viseacutee agrave la section 2331 infliger une sanction financiegravere agrave un opeacuterateur
eacuteconomique qui se trouve dans lune des situations dexclusion ci-apregraves
pour les situations viseacutees aux points c) d) e) et f) de la section 2331 comme solution de
remplacement agrave une deacutecision dexclusion de lopeacuterateur eacuteconomique lorsquune telle exclusion
serait disproportionneacutee
a)
pour les situations viseacutees aux points c) d) et e) de la section 2331 en compleacutement dune
exclusion lorsque lopeacuterateur eacuteconomique a adopteacute une conduite systeacutematique et reacutecurrente visant agrave
obtenir inducircment des fonds de lUnion
b)
Le montant de la sanction financiegravere est compris entre 2 et 10 de la valeur totale du contrat en
cours dattribution
Toute deacutecision visant agrave exclure un opeacuterateur eacuteconomique etou agrave lui infliger des sanctions financiegraveres
est prise dans le respect du principe de proportionnaliteacute
Le deacutelai de prescription pour exclure un opeacuterateur eacuteconomique etou lui imposer des sanctions
financiegraveres est de cinq ans agrave compter de la date de la conduite donnant lieu agrave lexclusion ou en cas
dactes reacutepeacuteteacutes de la date agrave laquelle la conduite prend fin ou encore de la date du jugement deacutefinitif
rendu par une juridiction nationale ou de la deacutecision administrative deacutefinitive29
Dans le cas viseacute au point f) de la section 2331 (irreacutegulariteacute) le deacutelai de prescription est de quatre ans
agrave compter de la date agrave laquelle lirreacutegulariteacute a eacuteteacute commise
Afin de renforcer leffet dissuasif de lexclusion etou de la sanction financiegravere dans les cas viseacutes aux
points c) d) e) et f) de la section 2331 le pouvoir adjudicateur peut deacutecider de publier sur le site
internet de la Commission le nom de lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute la situation dexclusion et la
dureacutee de lexclusion etou le montant de la sanction financiegravere La deacutecision de publier les informations
concerneacutees est prise soit agrave la suite du jugement deacutefinitif ou de la deacutecision administrative deacutefinitive soit
agrave la suite de la recommandation de linstance selon le cas Elle prend effet trois mois apregraves sa
notification agrave lopeacuterateur eacuteconomique Les informations sont retireacutees degraves que lexclusion a pris fin ou
en cas de sanction financiegravere six mois apregraves le paiement du montant preacutevu par la sanction
Lorsque la deacutecision dexclusion etou de sanction financiegravere a eacuteteacute prise sur la base dune qualification
juridique preacuteliminaire les informations publieacutees preacutecisent quil ny a pas de jugement deacutefinitif ou le
cas eacutecheacuteant de deacutecision administrative deacutefinitive En pareil cas il y a lieu de publier sans tarder les
29 Le deacutelai de prescription est interrompu par un acte porteacute agrave la connaissance de lopeacuterateur eacuteconomique en cause eacutemanant
de la Commission de lOLAF de linstance ou dune entiteacute qui participe agrave lexeacutecution du budget de lUnion et qui a trait agrave
lenquecircte ou agrave la proceacutedure judiciaire
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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informations relatives agrave deacuteventuels recours agrave leur eacutetat davancement et agrave leur issue ainsi quagrave une
eacuteventuelle reacutevision de la deacutecision par le pouvoir adjudicateur Lorsquune sanction financiegravere a eacuteteacute
infligeacutee les informations publieacutees preacutecisent aussi si le montant preacutevu par cette sanction a eacuteteacute verseacute
Sans preacutejudice de limposition de sanctions administratives lorsque la proceacutedure dattribution se reacutevegravele
entacheacutee derreurs substantielles dirreacutegulariteacutes ou de fraude le pouvoir adjudicateur la suspend et
peut prendre toutes les mesures neacutecessaires y compris lannulation de la proceacutedure Si apregraves la
signature du marcheacute la proceacutedure de passation ou lexeacutecution du marcheacute se reacutevegravele entacheacutee derreurs
substantielles dirreacutegulariteacutes ou de fraude le pouvoir adjudicateur peut suspendre lexeacutecution du
marcheacute ou le cas eacutecheacuteant le reacutesilier Si les erreurs substantielles les irreacutegulariteacutes ou la fraude sont le
fait du contractant ou du beacuteneacuteficiaire le pouvoir adjudicateur peut en outre refuser deffectuer les
paiements ou recouvrer les montants inducircment payeacutes proportionnellement agrave la graviteacute des erreurs
substantielles des irreacutegulariteacutes ou de la fraude
La suspension de lexeacutecution du marcheacute peut eacutegalement avoir pour objet de veacuterifier la reacutealiteacute des
erreurs substantielles des irreacutegulariteacutes ou de la fraude preacutesumeacutees Si elles ne sont pas confirmeacutees
lexeacutecution du marcheacute est reprise aussitocirct que possible On entend par laquoerreur substantielleraquo toute
violation dune disposition contractuelle reacutesultant dun acte ou dune omission qui a ou aurait pour effet
de porter preacutejudice au budget de lUE ou au FED
235 Visibiliteacute
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europeacuteenne tous les partenaires de lUE quils
soient titulaires dun marcheacute ou beacuteneacuteficiaires de subvention ainsi que les entiteacutes geacuterant les fonds au
nom de la Commission europeacuteenne doivent prendre les mesures neacutecessaires pour assurer la visibiliteacute
du financement ou cofinancement de lUnion europeacuteenne Si requis un plan de communication doit
ecirctre soumis pour approbation au pouvoir adjudicateur suivant les regravegles et lignes directrices deacutefinies
par la Commission europeacuteenne et publieacutees dans le Manuel de communication et de visibiliteacute pour les
actions exteacuterieures de lUE httpeceuropaeueuropeaidmanuel-de-comm-unication-et-de-visibilite-
pour-les-actions-exterieures-de-lunion-europeenne_fr
236 Autres points essentiels
Conflits dinteacuterecircts
Lexpression laquoconflit dinteacuterecirctsraquo revecirct des significations diffeacuterentes selon le contexte dans lequel elle
est utiliseacutee On peut distinguer quatre cas
1) le conflit dinteacuterecircts concernant le pouvoir adjudicateur
2) la faute professionnelle grave
3) la participation agrave la reacutedaction du cahier des charges et la distorsion de concurrence
4) les inteacuterecircts professionnels contradictoires
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Il y a conflit dinteacuterecircts lorsque lexercice impartial et objectif des fonctions du pouvoir adjudicateur
ou lorsque leacutegaliteacute de traitement dun candidatsoumissionnairedemandeur agrave loccasion dune
proceacutedure dattribution ou de lexeacutecution dun contrat est compromis pour des motifs familiaux
affectifs daffiniteacute politique ou nationale dinteacuterecirct eacuteconomique ou pour tout autre motif de
communauteacute dinteacuterecirct avec le beacuteneacuteficiaire de programmes financeacutes par lUE Il y a un risque de
conflit dinteacuterecircts lorsque par exemple un individu participant agrave la proceacutedure (comiteacute deacutevaluation
pouvoir adjudicateur etc) peut octroyer agrave lui-mecircme ou agrave autrui des avantages directs ou indirects
injustifieacutes en influant sur le reacutesultat de la proceacutedure Si une telle situation se produit ou risque de se
produire linteacuteresseacute a lobligation den informer sa hieacuterarchie par eacutecrit et cette derniegravere deacutecidera des
mesures agrave prendre
1)
Dans le cas ougrave un soumissionnaire proposerait comme expert un membre du personnel local de la
deacuteleacutegation de lUE la Commission doit sassurer que le contrat de travail liant linteacuteresseacute avec la
deacuteleacutegation est bien officiellement reacutesilieacute avant quil ne commence effectivement agrave travailler comme
expert dans le cadre du projet financeacute par lUE Si les experts proposeacutes sont des fonctionnaires ou
dautres membres du personnel de ladministration publique du pays partenaire ou dorganisations
internationalesreacutegionales baseacutees dans le pays indeacutependamment de leur situation administrative ils ne
doivent ecirctre approuveacutes par la Commission que si cela est ducircment justifieacute Le soumissionnaire concerneacute
doit deacutemontrer dans son offre la valeur ajouteacutee apporteacutee par linteacuteresseacute et deacutemontrer que ce dernier est
deacutetacheacute ou en congeacute pour raison personnelle (voir la section 33103 du guide pratique)
Lexpression laquoconflit dinteacuterecirctsraquo ne sapplique pas aux opeacuterateurs eacuteconomiques et ne devrait pas ecirctre
utiliseacutee les concernant Elle ne peut ecirctre employeacutee quen rapport avec le pouvoir adjudicateur
Les cas dans lesquels un expert ou une entreprise tente dobtenir des informations lui procurant un
avantage indu dans le cadre de proceacutedures ulteacuterieures ou connexes tente dinfluer sur le processus
deacutecisionnel du pouvoir adjudicateur ou passe des accords avec dautres opeacuterateurs eacuteconomiques en
vue de fausser la concurrence doivent plutocirct ecirctre consideacutereacutes comme une faute professionnelle grave
sur la base de laquelle lopeacuterateur eacuteconomique concerneacute peut ecirctre rejeteacuteexclu (voir les sections
2331 et 2332)
2)
Dans certains cas le pouvoir adjudicateur a eu recours agrave un contrat dassistance technique pour
laider agrave reacutediger le cahier des charges dune proceacutedure de passation de marcheacute ulteacuterieure Il incombe
alors au pouvoir adjudicateur dassurer leacutegaliteacute de traitement entre lopeacuterateur ayant fourni cette
assistance technique et les autres opeacuterateurs eacuteconomiques Le contractant ayant participeacute agrave la
preacuteparation de documents de marcheacute peut ecirctre rejeteacute de la proceacutedure ulteacuterieure uniquement si sa
participation entraicircne une distorsion de concurrence qui ne peut ecirctre corrigeacutee autrement (voir la
section 2332)
3)
Il incombe au pouvoir adjudicateur de prouver la distorsion de concurrence et de deacutemontrer quil a pris
toutes les mesures possibles pour eacuteviter le rejet En particulier ces mesures consistent agrave communiquer
aux autres candidatssoumissionnaires les informations utiles eacutechangeacutees dans le contexte de la
participation du candidatsoumissionnaire concerneacute agrave la preacuteparation de la proceacutedure de passation de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute ou reacutesultant de cette participation et agrave fixer des deacutelais adeacutequats pour la reacuteception des offres
Le rejet est soumis agrave une proceacutedure contradictoire de sorte que le soumissionnaire doit avoir la
possibiliteacute de prouver que sa participation anteacuterieure ne peut pas fausser la concurrence
Enfin dans certains cas preacutecis lopeacuterateur a des inteacuterecircts professionnels contradictoires qui nuisent agrave
sa capaciteacute dexeacutecuter un marcheacute Cette situation est traiteacutee au stade de la seacutelection Le but est
deacuteviter quun opeacuterateur se voie attribuer un marcheacute consistant agrave eacutevaluer un projet auquel il a
participeacute ou agrave controcircler des comptes quil a preacutealablement certifieacutes
4)
Si lopeacuterateur se trouve dans une telle situation loffre correspondante est rejeteacutee De tels cas se
preacutesentent souvent dans le contexte de contrats-cadres deacutevaluation ou daudit ougrave le contractant peut
avoir des inteacuterecircts professionnels contradictoires pour un marcheacute speacutecifique
Lorsquun conflit dinteacuterecircts risque de survenir dans le cadre dun contrat en cours le contractant doit en
informer immeacutediatement le pouvoir adjudicateur et des mesures adeacutequates (pouvant aller si
neacutecessaire jusquagrave la reacutesiliation du contrat) doivent ecirctre adopteacutees afin deacuteviter ou de reacutesoudre ce
conflit
Principes dattribution
Tous les marcheacutes publics financeacutes totalement ou partiellement par le budget de lUE doivent respecter
les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de traitement et de non-discrimination
Non-reacutetroactiviteacute
Les contrats prennent effet agrave compter de la date de signature du dernier signataire Tous les contrats
doivent porter les veacuteritables dates de signature par les parties au contrat Exceptionnellement ils
peuvent entrer en vigueur agrave une date anteacuterieure (en cas de financement reacutetroactif par exemple)
Utilisation des documents types
Les contrats et autres documents types doivent ecirctre utiliseacutes
Conservation des documents
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents ce dernier
doit conserver les documents affeacuterents agrave lensemble de la proceacutedure dappel doffres ou agrave propositions
en proteacutegeant leur confidentialiteacute et conformeacutement agrave la politique adopteacutee en matiegravere darchivage
Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute
ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de
divulguer quelque information que ce soit
Les propositions non retenues doivent ecirctre conserveacutees pendant trois ans agrave compter de la date limite de
remise des propositions Les offres non seacutelectionneacutees doivent ecirctre conserveacutees pendant cinq ans agrave
compter de la date limite de remise des offres Les documents contractuels et financiers doivent ecirctre
conserveacutes au minimum pendant 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce jusquagrave la date de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat Pendant et apregraves cette
peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute avec sa politique de
confidentialiteacute Il convient de conserver les documents preacuteparatoires les conventions de financement
loriginal de toutes les candidaturesoffrespropositions soumises et toute correspondance affeacuterente
Les garanties financiegraveres (originaux) doivent ecirctre conserveacutees dans un lieu sucircr agrave labri de tout risque de
perte ou de vol jusquagrave la fin de leur peacuteriode de validiteacute
Disponibiliteacute des fonds
Avant dinitier toute proceacutedure les fonds doivent ecirctre disponibles Les appels peuvent
exceptionnellement ecirctre lanceacutes avec une clause suspensive apregraves approbation preacutealable des services
compeacutetents Dans ce cas ils sont lanceacutes avant la deacutecision de financement et avant la signature de la
convention de financement entre la Commission europeacuteenne et le pays partenaire Lappel doffres peut
ecirctre annuleacute si la deacutecision de la Commission europeacuteenne nest pas adopteacutee ou si la convention de
financement nest pas signeacutee Le contrat ne peut pas ecirctre signeacute tant que les fonds ne sont pas
disponibles (voir point 2412)
Aspects environnementaux
Les consideacuterations environnementales doivent ecirctre prises en compte dans la mesure du possible et
sous reacuteserve des principes dattribution des marcheacutes et subventions telles que la libre concurrence et la
non-discrimination Cela inclut des termes de reacutefeacuterencelignes directricesspeacutecifications techniques
davantage respectueuses de lenvironnement laugmentation de lutilisation des meacutedias eacutelectroniques
la reacuteduction de la consommation de papier (impressions rectoverso utilisation de mateacuteriaux
biodeacutegradables pour les fichiers ou preacutesentations etc)
Par exemple lors de la reacutedaction des speacutecifications techniques les produits les plus respectueux de
lenvironnement disponibles sur le marcheacute devraient ecirctre pris en compte agrave condition que cela ne
conduise pas agrave une diminution de la concurrence
Accessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees
Sauf dans des cas ducircment justifieacutes tous les marcheacutes et subventions ayant pour objet la fourniture de
biens la prestation de services ou la construction dinfrastructures destineacutees agrave des personnes
physiques quil sagisse du public ou du personnel du pouvoir adjudicateur doivent reacutepondre aux
normes daccessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees Leurs speacutecifications techniquestermes de
reacutefeacuterenceslignes directrices doivent ecirctre conccedilues pour tous publics (Il est possible de se reacutefeacuterer aux
standards nationaux europeacuteens ou internationaux sur laccessibiliteacute)
Proceacutedure conjointe de passation de marcheacute avec un Eacutetat membre de lUE de lAELE ou un candidat agrave
ladheacutesion agrave lUE
En cas daction conjointe entre une institution de lUE et le pouvoir adjudicateur dun Eacutetat membre de
lUE de lAELE ou dun candidat agrave ladheacutesion agrave lUE la proceacutedure dattribution de marcheacute peut ecirctre
geacutereacutee conjointement par linstitution de lUE et ce pouvoir adjudicateur Dans ce cas les proceacutedures de
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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la Commission europeacuteenne sappliquent30
Neacuteanmoins dans certains cas speacutecifiques il peut ecirctre deacutecideacute que les regravegles proceacutedurales de ce pouvoir
adjudicateur sappliquent pour autant quelles puissent ecirctre consideacutereacutees comme eacutequivalentes agrave celles
de linstitution
Publication ex post de la liste des beacuteneacuteficiaires
Outre les regravegles de publiciteacute applicables agrave chaque proceacutedure la Commission europeacuteenne publie
chaque anneacutee la liste des beacuteneacuteficiaires des fonds de lUE (beacuteneacuteficiaires de subventions et contractants)
quel que soit le mode de gestion utiliseacute Ces informations sont disponibles sur internet agrave ladresse
suivante httpeceuropaeueuropeaidfundingabout-funding-and-proceduresfunding-recipients_en
24 Proceacutedures de passation de marcheacutes
La passation de marcheacutes se base sur le principe de lappel agrave la concurrence qui poursuit un double
objectif
assurer le respect des principes dattributionbull
obtenir la qualiteacute souhaiteacutee de services fournitures ou travaux au meilleur prixbull
Il existe diffeacuterents types de proceacutedures de passation de marcheacutes chacune preacutevoyant des degreacutes varieacutes
de mise en concurrence
241 Quelle proceacutedure de passation de marcheacutes appliquer
Le tableau ci-dessous reacutesume les proceacutedures standard dattribution des marcheacutes deacutetailleacutees
ulteacuterieurement Elles sont classeacutees en trois cateacutegories services (par exemple assistance technique ou
eacutetudes) fournitures (cest-agrave-dire eacutequipements et mateacuteriels) et travaux (cest-agrave-dire infrastructures et
autres ouvrages dingeacutenierie) Degraves que la Commission europeacuteenne a adopteacute une deacutecision de
financement et le cas eacutecheacuteant signeacute une convention de financement le pouvoir adjudicateur peut
lancer lappel doffres et attribuer le marcheacute en vertu de ces proceacutedures standard Les seuils indiqueacutes
dans le tableau repreacutesentent le budget maximum alloueacute au marcheacute en question (incluant les eacuteventuels
cofinancements) Lorsque les marcheacutes sont subdiviseacutes en lots la valeur de chaque lot doit ecirctre prise en
consideacuteration pour calculer le montant total du marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee tous les principes de base doivent ecirctre respecteacutes (y compris les
lutilisation des critegraveres deacuteligibiliteacute dexclusion et de seacutelection)
Autant que cela soit possible et approprieacute notamment au regard de laction agrave mener et en tenant compte
de la convention de financement la proceacutedure la plus simple devrait ecirctre utiliseacutee
Les projets ne doivent pas ecirctre scindeacutes artificiellement pour contourner les seuils
30 Voir larticle 133 des modaliteacutes dapplication du Regraveglement financier applicable au budget de lUE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dautres proceacutedures indeacutependantes des seuils peuvent ecirctre utiliseacutees telle que la proceacutedure
neacutegocieacutee sur la base dune seule offre pour autant que les conditions applicables soient remplies
(voir chapitres 245 246 247 et 248)
Marcheacutes de
SERVICES
ge300 000 EUR
Appel doffres
restreint
international
lt 300 000 EUR mais gt 20 000 EUR
- Contrat-cadre BENEF 2013
ou
- Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
le20 000 EUR
Une seule offre
Possibiliteacute
deffectuer tout
paiement dun
montant
le2500 EUR sur
la base dune
facture sans
acceptation
preacutealable dune
offre
Marcheacutes de
FOURNITU
RES
ge300 000 EUR
Appel doffres
ouvert international
lt 300 000 EUR
mais ge100 000 E
UR
- Appel doffres
ouvert local
lt 100 000 EUR
mais gt 20 000 EUR
- Proceacutedure
neacutegocieacutee
concurrentielle
Marcheacutes de
TRAVAUX
ge5 000 000 EUR
- Appel doffres
ouvert international
ou
- Appel doffres
restreint
international
lt 5 000 000 EU
R
mais ge300 000 E
UR
Appel doffres
ouvert local
lt 300 000 EUR
mais gt 20 000 EUR
Proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle
242 Proceacutedure ouverte
Quil soit international ou local un marcheacute est ouvert lorsque tout opeacuterateur eacuteconomique peut
preacutesenter une offre Dans ce cas la plus grande publiciteacute est donneacutee au marcheacute par la publication dun
avis de marcheacute sur le site internet dEuropeAid dans les journaux officiels de tous les Eacutetats ACP (pour
les actions financeacutees par le FED) dans tout autre meacutedia approprieacute Voir annexe a11e
En proceacutedure ouverte toute personne physique ou morale souhaitant preacutesenter une offre reccediloit sur
simple demande le dossier dappel doffres (payant ou gratuit) conformeacutement aux modaliteacutes fixeacutees
dans lavis de marcheacute Les offres reccedilues sont analyseacutees et lattributaire est choisi suite agrave une proceacutedure
de seacutelection comportant la veacuterification de leacuteligibiliteacute et de la capaciteacute financiegravere eacuteconomique
technique et professionnelle des soumissionnaires et agrave une proceacutedure dattribution (comparaison des
offres) comme preacutevu au point 2411 Aucune neacutegociation nest autoriseacutee
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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243 Proceacutedure restreinte
Un marcheacute est restreint lorsque tous les opeacuterateurs eacuteconomiques peuvent demander agrave participer mais
que seuls ceux satisfaisant aux critegraveres de seacutelection peuvent preacutesenter une offre
Les critegraveres de seacutelection et une description geacuteneacuterale des tacircches sont publieacutes dans lavis de marcheacute Une
liste longue de tous les candidats ayant reacutepondu agrave lavis de marcheacute est eacutetablie puis diminueacutee jusquagrave
obtenir une liste restreinte des candidats retenus en raison de leurs qualifications La proceacutedure de
seacutelection qui sert agrave opeacuterer le passage de la liste longue agrave la liste restreinte se fait lors de lanalyse des
candidatures reccedilues suite agrave la publication de lavis de marcheacute Au stade de leacutetablissement de la liste
restreinte et avant que celle-ci ne soit approuveacutee par le comiteacute deacutevaluation le pouvoir adjudicateur
sassure quaucun des candidats (y compris leurs partenaires) napparaisse dans une situation
dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
La plus grande publiciteacute est donneacutee au marcheacute par la publication dun avis de marcheacute au Journal
Officiel de lUnion europeacuteenne (seacuterie S) sur le site internet dEuropeAid dans les journaux officiels de
tous les Eacutetats ACP (pour les actions financeacutees par le FED) et dans tout autre meacutedia approprieacute
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de liste restreinte en utilisant le modegravele approprieacute et ladresse
par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le site dEuropeAid (voir
lannexe a11e)
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur adresse le dossier dappel doffres aux candidats seacutelectionneacutes
Afin dassurer une concurrence loyale les offres doivent ecirctre soumises par le mecircme prestataire de
services ou consortium ayant soumis le formulaire de candidature sur la base duquel il a eacuteteacute retenu et
auquel la lettre de lappel doffres est adresseacutee Aucune modification de lidentiteacute du soumissionnaire
ou de la composition du consortium nest autoriseacutee sauf dans des cas ducircment justifieacutes et agrave condition
que le pouvoir adjudicateur ait donneacute son accord preacutealable par eacutecrit le cas eacutecheacuteant apregraves avoir
consulteacute le comiteacute deacutevaluation Quelques exemples de situations dans lesquelles le pouvoir
adjudicateur pourrait donner son accord en tenant compte des particulariteacutes propres agrave chaque marcheacute
et pour autant que les conditions de concurrence de lappel ne soient pas alteacutereacutees
en cas de fusion entre un candidat ou un membre du consortium preacuteseacutelectionneacute et une autre socieacuteteacute agrave
condition que la nouvelle socieacuteteacute remplisse les critegraveres deacuteligibiliteacute et dexclusion et quil nen reacutesulte
aucun conflit dinteacuterecircts
bull
lorsque des membres changent de position au sein dun consortium agrave condition que cela ne modifie
pas la note attribueacutee agrave la composition du consortium reccedilue lors de leacutevaluation technique
bull
lorsquun partenaire quitte le consortium mais que cela ne modifie pas les conditions qui preacutevalaient
agrave leacutepoque ougrave la liste restreinte a eacuteteacute eacutetablie agrave savoir que les membres restants du consortium
remplissent les critegraveres de seacutelection par eux-mecircmes cest-agrave-dire quils auraient eacuteteacute seacutelectionneacutes mecircme
sans ce partenaire
bull
Le marcheacute est attribueacute apregraves analyse et comparaison des offres des candidats seacutelectionneacutes (voir point
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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2411) Aucune neacutegociation nest autoriseacutee
244 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Dans la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le pouvoir adjudicateur invite les candidats de son choix agrave
soumettre une offre Agrave lissue de cette proceacutedure il retient loffre techniquement conforme qui est
eacuteconomiquement la plus avantageuse
La proceacutedure deacutevaluation des offres (y compris lutilisation dun comiteacute deacutevaluation) et dattribution
du contrat est identique agrave celle de la proceacutedure restreinte
Pour plus dinformation concernant la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle voir point 342 pour les
marcheacutes de services 45 pour les marcheacutes de fournitures et 56 pour les marcheacutes de travaux
245 Contrats-cadres
Un contrat-cadre est un marcheacute conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et un ou plusieurs
opeacuterateurs eacuteconomiques afin deacutetablir les termes principaux dune seacuterie de contrats speacutecifiques agrave passer
au cours dune peacuteriode donneacutee notamment au regard de la dureacutee de lobjet du prix du montant
maximum et des conditions dexeacutecution du marcheacute ainsi que des quantiteacutes envisageacutees
Les contrats-cadres passeacutes avec plusieurs opeacuterateurs sont appeleacutes contrats-cadres multiples et sont
eacutetablis sous forme de contrats seacutepareacutes mais passeacutes en termes identiques Les instructions aux
soumissionnaires preacutecisent le nombre maximal et minimal dopeacuterateurs avec lesquels le pouvoir
adjudicateur entend contracter Le nombre minimal dopeacuterateurs ne peut ecirctre infeacuterieur agrave trois
La dureacutee de ces contrats ne peut exceacuteder quatre ans sauf dans des cas exceptionnels ducircment justifieacutes
notamment par lobjet du contrat-cadre Les pouvoirs adjudicateurs ne peuvent recourir aux contrats-
cadres de faccedilon abusive ou de telle sorte quils aient pour objet ou pour effet dempecirccher de
restreindre ou de fausser la concurrence
Les contrats speacutecifiques fondeacutes sur un contrat-cadre sont passeacutes selon les termes fixeacutes dans ledit
contrat-cadre et doivent respecter les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de
traitement de non-discrimination et de concurrence loyale
246 Systegraveme dacquisition dynamique
Le systegraveme dacquisition dynamique est un processus dacquisition entiegraverement eacutelectronique pour des
achats dusage courant qui est limiteacute dans le temps et est ouvert pendant toute sa dureacutee agrave tout
opeacuterateur eacuteconomique satisfaisant aux critegraveres de seacutelection et ayant preacutesenteacute une offre indicative
reacuteputeacutee conforme Il ny a pas de seuil speacutecifique
Pour chaque contrat individuel le pouvoir adjudicateur publie un avis de marcheacute et invite tous les
contractants admis dans ce cadre agrave preacutesenter une offre Le marcheacute est attribueacute agrave loffre techniquement
conforme qui est eacuteconomiquement la plus avantageuse (le meilleur rapport qualiteacuteprix est donc le seul
critegravere dattribution)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir point 4242 pour plus de deacutetails Le cadre juridique de cette proceacutedure est deacutefini pour une
utilisation future mais les moyens informatiques (confidentialiteacute seacutecuriteacute) ne sont pas encore
disponibles agrave la Commission europeacuteenne
247 Dialogue compeacutetitif
Lorsquun marcheacute est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur dans la mesure ougrave il estime
que le recours direct agrave la proceacutedure ouverte ou aux modaliteacutes existantes reacutegissant la proceacutedure
restreinte ne permettra pas dattribuer le marcheacute agrave loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse peut
recourir au dialogue compeacutetitif preacutevu par le Regraveglement Financier Un marcheacute est consideacutereacute comme
particuliegraverement complexe lorsque le pouvoir adjudicateur nest objectivement pas en mesure de
deacutefinir les moyens techniques pouvant reacutepondre agrave ses besoins ou ses objectifs ou bien deacutetablir le
montage juridique ou financier du projet Il ny a pas de seuil speacutecifique Cette proceacutedure doit
cependant ecirctre utiliseacutee avec preacutecaution en raison de sa nature exceptionnelle
Les pouvoirs adjudicateurs publient un avis de marcheacute dans lequel ils font connaicirctre leurs besoins et
exigences quils deacutefinissent dans ce mecircme avis etou dans un document descriptif Les pouvoirs
adjudicateurs ouvrent avec les candidats satisfaisant aux critegraveres de seacutelection annonceacutes dans lavis de
marcheacute un dialogue afin didentifier et de deacutefinir les moyens propres agrave satisfaire au mieux leurs
besoins Au cours du dialogue assurent leacutegaliteacute de traitement de tous les soumissionnaires et la
confidentialiteacute des offres ce qui signifie que le laquo cherry picking raquo (cest-agrave-dire seacutelectionner les seuls
eacuteleacutements qui semblent a priori inteacuteressants) nest pas autoriseacute
Le nombre minimum de candidats inviteacutes agrave participer ne doit pas ecirctre infeacuterieur agrave 3 Avant de les
seacutelectionner le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ni les candidats ni leurs partenaires ne figurent en
situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion Lorsque le nombre de
candidats satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur agrave 3 le pouvoir adjudicateur peut continuer
la proceacutedure seulement un ou deux candidats remplissant ces critegraveres Il ne peut inclure les opeacuterateurs
eacuteconomiques nayant pas participeacute agrave la proceacutedure ou les candidats ne remplissant pas les critegraveres de
seacutelection
Au cours du dialogue le pouvoir adjudicateur assure leacutegaliteacute de traitement de tous les
soumissionnaires Il garantit eacutegalement la confidentialiteacute des solutions proposeacutees et des informations
communiqueacutees par un des candidats participant au dialogue sauf si celui-ci donne son accord agrave leur
diffusion
Le pouvoir adjudicateur peut preacutevoir que la proceacutedure se deacuteroule en phases successives de maniegravere agrave
reacuteduire le nombre de solutions agrave discuter pendant la phase du dialogue agrave condition que cette
possibiliteacute soit preacutevue dans lavis de marcheacute ou dans le document descriptif Dans ce cas le pouvoir
adjudicateur applique les critegraveres dattribution indiqueacutes dans lavis de marcheacute ou dans le document
descriptif et preacutepare un rapport justifiant la maniegravere dont les dialogues ont eacuteteacute meneacutes
Le pouvoir adjudicateur doit informer de leacutetat davancement du dialogue les soumissionnaires qui ne
se trouvent pas dans une situation dexclusion dont loffre est conforme aux documents de marcheacute et
qui en font la demande par eacutecrit Il convient que les informations ainsi fournies ne portent pas
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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preacutejudice aux inteacuterecircts commerciaux leacutegitimes des soumissionnaires et ne nuisent pas agrave une
concurrence loyale entre eux Apregraves avoir informeacute les participants de la conclusion du dialogue le
pouvoir adjudicateur les invite agrave remettre leur offre finale sur la base de la solution ou des solutions
preacutesenteacutees et speacutecifieacutees au cours du dialogue Ces offres comprennent tous les eacuteleacutements requis et
neacutecessaires pour la reacutealisation du projet Sur demande du pouvoir adjudicateur ces offres peuvent ecirctre
clarifieacutees preacuteciseacutees et perfectionneacutees sans toutefois avoir pour effet de modifier des eacuteleacutements
fondamentaux de loffre ou de lappel doffres dont la variation est susceptible de fausser la
concurrence ou davoir un effet discriminatoire Agrave la demande du pouvoir adjudicateur le
soumissionnaire ayant remis loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse peut ecirctre ameneacute agrave clarifier
des aspects de son offre ou agrave confirmer les engagements figurant dans celle-ci agrave condition que ceci
nait pas pour effet de modifier des eacuteleacutements substantiels de loffre ou de lappel doffres de fausser la
concurrence ou dentraicircner des discriminations
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent preacutevoir des prix ou des paiements aux participants au dialogue
Le marcheacute est attribueacute agrave loffre techniquement conforme qui est eacuteconomiquement la plus avantageuse
(le meilleur rapport qualiteacuteprix est donc le seul critegravere dattribution)
Les formulaires standards doivent ecirctre adapteacutes autant que de besoin
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit donner son accord preacutealable pour recourir au dialogue compeacutetitif
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
248 Proceacutedure neacutegocieacuteeproceacutedure sur la base dune seule offre
Un marcheacute peut ecirctre attribueacute directement dans les cas suivants
lorsque le marcheacute nexcegravede pas 20 000 EUR il peut ecirctre attribueacute sur la base dune seule offrebull
par proceacutedure neacutegocieacutee quel que soit le montant du marcheacute dans des cas exceptionnels et ducircment
justifieacutes lorsque les circonstances factuelles et juridiques deacutecrites aux points 3241 4251 ou
5251sont reacuteunies Aucun seuil speacutecifique ne sapplique dans ces cas
bull
Le recours agrave la proceacutedure neacutegocieacutee ne peut pas ecirctre autoriseacute en dehors des cas preacutevus par le Guide
pratique
Avant de les seacutelectionner le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ni les candidats ni leurs partenaires ne
figurent en situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Dans le cas dune proceacutedure neacutegocieacutee il convient de nommer un comiteacute deacutevaluation pour conduire la
neacutegociation Toutefois en fonction dune analyse des risques effectueacutee par le pouvoir adjudicateur la
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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nomination dun comiteacute deacutevaluation pourrait ne pas ecirctre jugeacutee neacutecessaire dans les cas suivants
extrecircme urgence non imputable au pouvoir adjudicateurbull
situation de crisebull
prolongation de contrats de services et de travaux avec reacutepeacutetition dactiviteacutes similaires agrave celles
preacutevues dans les contrats initiaux pour autant que les conditions fixeacutees agrave la section 3241 point c)
et agrave la section 5251 point c) soient reacuteunies
bull
fournitures suppleacutementaires pour autant que les conditions fixeacutees agrave la section 4251 point c) soient
reacuteunies
bull
fournitures coteacutees et acheteacutees agrave une bourse de matiegraveres premiegraveresbull
services juridiques ne devant pas obligatoirement ecirctre attribueacutes par une proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle [voir la section 3241 point i)]
bull
Lorsque le marcheacute nexcegravede pas 20 000 EUR la nomination dun comiteacute deacutevaluation nest jamais
obligatoire
Pour toutes les proceacutedures un rapport de neacutegociation doit ecirctre eacutetabli (voir les annexe a10a pour les
proceacutedures neacutegocieacutees et annexe a10b pour les proceacutedures sur la base dune seule offre) expliquant
comment le(s) participant(s) agrave la neacutegociation a (ont) eacuteteacute identifieacutes comment le prix a eacuteteacute fixeacute et
exposant les fondements de sa deacutecision dattribution
Les eacutetapes figurant dans le rapport de neacutegociation doivent ecirctre respecteacutees Les regravegles deacuteligibiliteacute
(nationaliteacute et situations dexclusion viseacutees aux sections 2331 et 2332) et les critegraveres de seacutelection
doivent ecirctre ducircment respecteacutes Des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et aux
critegraveres de seacutelection doivent ecirctre preacutesenteacutees conformeacutement aux sections 2333 et 241111
respectivement Les exigences minimales figurant dans les termes de reacutefeacuterencespeacutecifications
techniques et les offres deacutefinitives ne sont pas neacutegociables Le pouvoir adjudicateur doit informer de
leacutetat davancement des neacutegociations les soumissionnaires qui ne se trouvent pas dans une situation
dexclusion dont loffre est conforme aux documents de marcheacute et qui en font la demande par eacutecrit Il
convient que les informations ainsi fournies ne portent pas preacutejudice aux inteacuterecircts commerciaux
leacutegitimes des soumissionnaires et ne nuisent pas agrave une concurrence loyale entre eux
Le pouvoir adjudicateur doit approuver le rapport
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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La Commission europeacuteenne doit donner son autorisation preacutealable agrave lutilisation de la proceacutedure
neacutegocieacutee et approuver le rapport de neacutegociation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ni le recours agrave la proceacutedure neacutegocieacutee ni le rapport de neacutegociation ne doivent ecirctre autoriseacutes au
preacutealable par la Commission europeacuteenne
Le cas eacutecheacuteant les montants nexceacutedant pas 2 500 EUR peuvent ecirctre payeacutes sur la base dune simple
facture sans acceptation preacutealable dune offre
249 Concurrence loyale et transparente
Les modaliteacutes relatives agrave la proceacutedure dappel agrave la concurrence et agrave la publiciteacute des marcheacutes de
services de fournitures et de travaux sont reacutesumeacutees au point 241 Elles sont deacutetermineacutees en fonction
de la valeur de ces marcheacutes
Dans le cas de marcheacutes mixtes cest-agrave-dire portant agrave la fois sur des prestations de services et sur la
fourniture de bien ou lexeacutecution de travaux le pouvoir adjudicateur deacutetermine les seuils et la
proceacutedure applicables au marcheacute (en accord avec la Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec
controcircles ex-ante) en fonction de laspect preacutedominant appreacutecieacute en fonction de la valeur relative de ses
diffeacuterentes composantes
Aucun marcheacute ne peut ecirctre scindeacute artificiellement afin de le soustraire agrave lapplication des regravegles
preacutevues par le preacutesent guide En cas de doute sur la faccedilon de calculer le montant estimeacute dun marcheacute
le pouvoir adjudicateur doit consulter la Commission europeacuteenne avant de lancer le marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure utiliseacutee le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier que les conditions dune
concurrence loyale sont bien respecteacutees Dans tous les cas ougrave il y a une dispariteacute eacutevidente et
significative entre les prix proposeacutes et les prestations offertes par un soumissionnaire ou une dispariteacute
significative entre les prix proposeacutes par les diffeacuterents soumissionnaires (notamment lorsque des
socieacuteteacutes publiques des associations sans but lucratif ou des organisations non gouvernementales
participent agrave un appel doffres concurremment avec des socieacuteteacutes priveacutees) le pouvoir adjudicateur doit
proceacuteder agrave des veacuterifications et demander tout compleacutement d information neacutecessaire Il doit assurer la
confidentialiteacute de ces informations
2410 Preacutefeacuterences (FED uniquement)
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Voir larticle 26 de lannexe IV agrave laccord de Cotonou
Des mesures propres agrave favoriser une participation aussi eacutetendue que possible des personnes
physiques et morales des Eacutetats ACP agrave lexeacutecution des marcheacutes financeacutes par le FED sont prises afin
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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de permettre une utilisation optimale des ressources physiques et humaines de ces Eacutetats Agrave cette fin
a) dans le cas des marcheacutes de travaux dun montant infeacuterieur agrave 5 000 000 EUR les
soumissionnaires des Eacutetats ACP beacuteneacuteficient pour autant quun quart au moins du capital et des
cadres soit originaire dun ou de plusieurs Eacutetats ACP dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours
de leacutevaluation financiegravere
1
b) dans le cas des marcheacutes de fournitures dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR les
soumissionnaires des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en consortium avec des partenaires
europeacuteens beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de 15 lors de leacutevaluation financiegravere
c) en ce qui concerne les contrats de services autres que les contrats-cadres de la Commission
europeacuteenne lorsque les offres techniques sont eacutevalueacutees la preacutefeacuterence est accordeacutee aux offres
soumises par des personnes morales ou physiques des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en
consortium
d) lorsquil est envisageacute de faire appel agrave des sous-traitants le soumissionnaire retenu accorde la
preacutefeacuterence aux personnes physiques socieacuteteacutes et entreprises des Eacutetats ACP capables dexeacutecuter le
marcheacute dans les mecircmes conditions
e) lEacutetat ACP peut dans lappel doffres proposer aux soumissionnaires eacuteventuels lassistance de
socieacuteteacutes dexperts ou de consultants ressortissants des Eacutetats ACP choisis de commun accord Cette
coopeacuteration peut prendre la forme dune entreprise commune ou dune sous-traitance ou encore
dune formation du personnel pendant le travail
Sans preacutejudice des dispositions du paragraphe 1 lorsque deux offres de contrats de travaux de
fournitures ou de services sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
2
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
permet la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les possibiliteacutes les plus eacutetendues de sous-traitance pour les personnes physiques entreprises
et socieacuteteacutes des Eacutetats ACP ou
bull
est un consortium de personnes physiques entreprises et socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de lUEbull
NB les entiteacutes dAfrique du Sud ne peuvent beacuteneacuteficier de ce systegraveme de preacutefeacuterences
2411 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Quelle que soit la proceacutedure suivie la capaciteacute des candidats ou soumissionnaires agrave mettre en œuvre
le marcheacute est toujours eacutevalueacutee sur la base des critegraveres objectifs suivants
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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24111 Critegraveres de seacutelection
241111 Principes geacuteneacuteraux
Les pouvoirs adjudicateurs eacutetablissent des critegraveres de seacutelection clairs et non discriminatoires afin de
veacuterifier que le candidatsoumissionnaire possegravede la capaciteacute financiegravere eacuteconomique technique et
professionnelle neacutecessaire agrave lexeacutecution des tacircches requises Les critegraveres de seacutelection doivent ecirctre
proportionneacutes et ne doivent pas deacutepasser le cadre du marcheacute
Il est inteacuteressant de disposer dinformations aussi reacutecentes que possible pour veacuterifier la capaciteacute
minimale requise de lentiteacute Dans le cas de marcheacutes diviseacutes en lots des niveaux minimaux de capaciteacute
diffeacuterents peuvent ecirctre fixeacutes pour chaque lot Des niveaux de capaciteacute suppleacutementaires peuvent ecirctre
ajouteacutes pour le cas ougrave plusieurs lots sont attribueacutes au mecircme soumissionnaire La peacuteriode de reacutefeacuterence
pour veacuterifier la capaciteacute eacuteconomique et financiegravere ne peut pas ecirctre anteacuterieure aux trois derniers
exercices clos La peacuteriode de reacutefeacuterence pour veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle varie en
fonction du type de marcheacute Afin de garantir un niveau de concurrence suffisant pour les marcheacutes de
services et de fournitures il est geacuteneacuteralement fait reacutefeacuterence agrave ce qui a eacuteteacute reacutealiseacute mis en œuvre ou
acheveacute au cours des cinq derniegraveres anneacutees et pour les marcheacutes de travaux au cours des huit derniegraveres
anneacutees Toutefois dans le cas de secteurs eacuteconomiques soumis agrave une eacutevolution rapide une peacuteriode de
reacutefeacuterence plus courte peut ecirctre choisie agrave savoir respectivement trois et cinq ans
Il importe de chercher agrave promouvoir la qualiteacute des organisationsconsortia plutocirct que de chercher agrave
retenir les organisationsconsortia preacutesentant le plus grand nombre de reacutefeacuterences Par exemple un
critegravere tel que le nombre de projets preacutesenteacutes au-dessus de la valeur du contrat agrave signer ne devrait pas
ecirctre utiliseacute En revanche la pertinence de lexpeacuterience devrait ecirctre avantageacutee sur le plan technique ou
dans des environnements eacutequivalents
Si le projet le justifie et pour autant que le principe deacutegaliteacute de traitement soit respecteacute il est possible
de publier et dappliquer des critegraveres distincts pour les personnes physiques et pour les personnes
morales
Dans le cadre des appels doffres restreints internationaux le pouvoir adjudicateur preacuteseacutelectionne
jusquagrave 8 candidats maximum pour les marcheacutes de services et fournitures et 6 sauf pour les marcheacutes
de travaux) Par ailleurs le pouvoir adjudicateur publie des critegraveres additionnels aux critegraveres de
seacutelection professionnels techniques et financiers Ces critegraveres additionnels seront utiliseacutes uniquement
pour reacuteduire le nombre de candidats preacuteseacutelectionneacutes agrave 8 (ou 6 pour les travaux) Ces critegraveres
additionnels ne doivent donc pas ecirctre choisis de sorte agrave preacuteseacutelectionner moins 8 candidats (ou 6 pour
les travaux) Par exemple un critegravere tel que llaquoexpeacuterience dans le paysraquo beacuteneacuteficiaire doit ecirctre eacuteviteacute sil
risque daboutir agrave preacuteseacutelectionner 5 candidats seulement Ce type de critegravere doit ecirctre eacuteviteacute
Les modegraveles davis de marcheacute et dinstructions aux soumissionnaires incluent des exemples de critegraveres
En revanche les critegraveres suivants ne doivent pas ecirctre utiliseacutes
demander un chiffre daffaires annuel disproportionneacute des effectifs un nombre de projets reacutealiseacutesbull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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etc disproportionneacutes eu eacutegard au montant du marcheacute
utiliser des termes trop impreacutecis pour ecirctre applicables Par exemple suffisant principal
approprieacute etc
bull
exiger quun pourcentage deacutetermineacute du personnel du soumissionnaire travaille dans un domaine
speacutecifique car cela peut ecirctre discriminant agrave lencontre des grandes compagnies
bull
limiter lexpeacuterience technique requise exclusivement agrave des projets financeacutes par lUE car cela peut ecirctre
consideacutereacute comme discriminatoire
bull
exiger une expeacuterience dans le pays beacuteneacuteficiaire sauf justification car cela peut ecirctre consideacutereacute
comme discriminatoire
bull
utiliser des critegraveres techniques trop stricts au point de restreindre effectivement la concurrence agrave petit
nombre de candidats potentiels voire agrave un seul dentre eux
bull
Avant darrecircter les critegraveres de seacutelection approprieacutes les pouvoirs adjudicateurs doivent sassurer quil est
possible dapporter la preuve du respect de ces critegraveres et tenir compte du type de piegraveces justificatives
que les soumissionnaires peuvent soumettre en guise de preuve
Les critegraveres de seacutelection retenus doivent ecirctre preacuteciseacutes dans lavis de marcheacute ou dans les instructions
aux soumissionnaires Le pouvoir adjudicateur doit les appliquer sans aucune modification agrave moins
quun rectificatif ait eacuteteacute publieacute
Lavis de marcheacute preacutecisera la maniegravere dont chacun de ces critegraveres de seacutelection sera eacutevalueacute dans le cas
dune demande introduite par un consortium Par exemple certains critegraveres visant agrave eacutevaluer la capaciteacute
financiegravere et eacuteconomique pourraient ne pas ecirctre veacuterifieacutes sur la base de la somme des valeurs mais
plutocirct devoir ecirctre remplis par chacun des membres du consortium
Les candidats ou les soumissionnaires devront fournir une deacuteclaration sur lhonneur et soumettre dans
le formulaire de candidature ou de soumission de loffre toute information relative agrave leur situation
eacuteconomique financiegravere technique et professionnelle en fonction des critegraveres de seacutelection indiqueacutes
dans les documents de lappel doffre Un soumissionnaire ne peut pas se preacutevaloir dun contrat reacutesilieacute
par un pouvoir adjudicateur suite agrave la violation par ce soumissionnaire de ses obligations
contractuelles Ceci est valable eacutegalement pour ce qui concerne lexpeacuterience des experts dans les
marcheacutes de service agrave prix unitaires
Pour les marcheacutes de services les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection doivent
ecirctre fournies par tous les soumissionnaires lors du deacutepocirct de loffre
Pour les marcheacutes de fournitures seul le soumissionnaire retenu doit fournir les piegraveces justifiant les
informations figurant dans son offre avant lattribution du contrat
Pour les marcheacutes de travaux les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection doivent
ecirctre soumises conformeacutement au dossier dappel doffres
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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En cas de doute sur lauthenticiteacute des documents fournis le pouvoir adjudicateur doit proceacuteder agrave toute
veacuterification et demander toute piegravece compleacutementaire quil estime neacutecessaires
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) le pouvoir adjudicateur peut limiter les
preuves exigeacutees agrave certains des critegraveres de seacutelection ou en fonction de son analyse des risques deacutecider
de nexiger aucune preuve mais dans ce cas aucun preacutefinancement ne sera accordeacute
Tout candidatsoumissionnaire peut le cas eacutecheacuteant et pour un marcheacute deacutetermineacute faire valoir les
capaciteacutes dautres entiteacutes quelle que soit la nature juridique des liens existant entre lui-mecircme et ces
entiteacutes En ce qui concerne les critegraveres techniques et professionnels un opeacuterateur eacuteconomique peut
faire valoir les capaciteacutes dautres entiteacutes uniquement dans les cas ougrave ces derniegraveres exeacutecuteront les
travaux ou les services pour lesquels ces capaciteacutes sont requises Lorsquun opeacuterateur eacuteconomique a
recours aux capaciteacutes dautres entiteacutes en ce qui concerne les critegraveres ayant trait agrave la capaciteacute
eacuteconomique et financiegravere lopeacuterateur eacuteconomique et ces entiteacutes sont solidairement responsables de
lexeacutecution du contrat Lorsque le candidatsoumissionnaire sappuie sur dautres entiteacutes il doit prouver
au pouvoir adjudicateur quil disposera des moyens neacutecessaires pour exeacutecuter le contrat par exemple
par la production dun engagement de ces entiteacutes de mettre ces moyens agrave sa disposition Ces entiteacutes
par exemple la socieacuteteacute megravere du candidatsoumissionnaire doivent respecter les mecircmes regravegles
deacuteligibiliteacute et notamment de nationaliteacute que le candidatsoumissionnaire En outre les informations
relatives au critegravere de seacutelection pour lequel le candidatsoumissionnaire fait valoir les capaciteacutes de
cette entiteacute tierce doivent figurer dans le formulaire de candidaturede soumission dans un document
distinct La preuve de la capaciteacute de cette entiteacute devra eacutegalement ecirctre fournie agrave la demande du pouvoir
adjudicateur
241112 Veacuterification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique des soumissionnaires ou des
candidats
La justification de la capaciteacute financiegravere et eacuteconomique peut par exemple ecirctre apporteacutee par un ou
plusieurs des documents suivants
des deacuteclarations approprieacutees de banques oubull
la preuve dune assurance des risques professionnelsbull
la preacutesentation des bilans ou dextraits des bilans portant sur une peacuteriode eacutegale ou infeacuterieure aux
trois derniers exercices clos dans les cas ougrave la publication des bilans est prescrite par la leacutegislation
sur les socieacuteteacutes du pays ougrave lopeacuterateur eacuteconomique est eacutetabli
bull
une deacuteclaration sur le chiffre daffaires global et le chiffre daffaires relative aux travaux fournitures
ou services auxquels se reacutefegravere le marcheacute reacutealiseacute au cours dune peacuteriode pouvant porter sur les trois
derniers exercices au plus
bull
241113 Veacuterification de la capaciteacute technique et professionnelle des candidats ou des
soumissionnaires
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La capaciteacute technique et professionnelle du candidat ou du soumissionnaire peut ecirctre justifieacutee
notamment au moyen dun ou plusieurs des documents suivants
les titres deacutetudes et professionnels du prestataire ou de lentrepreneurbull
une listebull
des principaux services et livraisons de fournitures effectueacutes au cours des cinqtrois derniegraveres anneacutees
indiquant leur montant leur date et leur destinataire public ou priveacute Dans le cas des contrats-cadres
seuls les contrats speacutecifiques correspondant aux missions mises en œuvre sous ces contrats-cadres
sont pris en compte La mise en œuvre reacuteussie doit ecirctre eacutetablie par des certificats eacutemis ou
contresigneacutes par le pouvoir adjudicateur ou par lentiteacute qui a commandeacute ou acheteacute les services ou les
fournitures
bull
des travaux exeacutecuteacutes au cours des huitcinq derniegraveres anneacutees indiquant leur montant leur date et leur
lieu La liste des travaux les plus importants doit ecirctre accompagneacutee par de certificats de bonne
exeacutecution eacutemis par le maicirctre douvrage ou par lentiteacute qui a commandeacute ou acheteacute les travaux
preacutecisant sils ont eacuteteacute effectueacutes dans les regravegles de lart et meneacutes reacuteguliegraverement agrave bonne fin
bull
une description de leacutequipement technique de loutillage et du mateacuteriel employeacutes par lentreprise
pour exeacutecuter un marcheacute de services ou de travaux
bull
une description de leacutequipement technique et des mesures employeacutees pour sassurer de la qualiteacute des
fournitures et services ainsi que des moyens deacutetude et de recherche de lentreprise
bull
lindication des techniciens ou des organismes techniques quils soient ou non inteacutegreacutes agrave lentreprise
en particulier de ceux qui sont responsables du controcircle de la qualiteacute
bull
en ce qui concerne les fournitures des eacutechantillons descriptions etou photographies authentiques
etou des certificats eacutetablis par des instituts ou services officiels chargeacutes du controcircle de la qualiteacute
dont la compeacutetence est reconnue et attestant la conformiteacute des produits aux speacutecifications ou normes
en vigueur
bull
une deacuteclaration indiquant les effectifs moyens annuels du prestataire ou de lentrepreneur et
limportance du personnel dencadrement pendant les trois derniegraveres anneacutees
bull
une copie ou un extrait du fichier des salaires ou des contrats de travailbull
lindication de la part du marcheacute que le prestataire de services a eacuteventuellement lintention de sous-
traiter Le pouvoir adjudicateur peut eacutegalement demander au candidat ou soumissionnaire toute
information sur la situation financiegravere eacuteconomique technique et professionnelle du sous-contractant
envisageacute en particulier lorsque la sous-traitance repreacutesente une part significative du marcheacute
bull
Un candidat ou soumissionnaire peut se preacutevaloir de tout projet acheveacute pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence
mecircme sil a deacutebuteacute avant tout comme il peut se preacutevaloir dun projet en cours de mise en œuvre
pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence et non encore acheveacute Dans la premiegravere hypothegravese lensemble du
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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projet pourra ecirctre citeacute comme reacutefeacuterence dans la mesure ougrave les preuves de la bonne reacutealisation sont
apporteacutees (deacuteclaration ou certificat de pouvoir adjudicateur ayant attribueacute le marcheacute citeacute en reacutefeacuterence
preuve du paiement final pour les marcheacutes de services acceptation deacutefinitive pour les marcheacutes de
fournitures ou de travaux) Dans la deuxiegraveme hypothegravese seule la partie du marcheacute convenablement
reacutealiseacutee pendant la peacuteriode de reacutefeacuterence (mecircme si elle a deacutebuteacute avant) sera prise en consideacuteration dans
la mesure ougrave les preuves de la bonne reacutealisation sont apporteacutees (les mecircmes quau paragraphe
preacuteceacutedent) Ces piegraveces doivent permettre de deacuteterminer la valeur de la portion du marcheacute citeacutee en
reacutefeacuterence
Si le projet auquel il est fait reacutefeacuterence a eacuteteacute mis en œuvre par un consortium la proportion de ce projet
mise en œuvre par le candidat ou le soumissionnaire doit apparaitre clairement au vu des piegraveces
justificatives Pour ce qui concerne les critegraveres de seacutelection relatifs agrave lexpeacuterience professionnelle ces
piegraveces justificatives doivent deacutecrire preacuteciseacutement les services presteacutes les biens fournis ou les travaux
reacutealiseacutes afin de pouvoir eacutevaluer la pertinence des reacutefeacuterences
Lorsque les services ou produits agrave fournir sont complexes ou que agrave titre exceptionnel ils doivent
reacutepondre agrave un but particulier la capaciteacute technique et professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle
effectueacute par le pouvoir adjudicateur ou au nom de celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du
pays dans lequel le prestataire ou fournisseur est eacutetabli sous reacuteserve de laccord de cet organisme Ce
controcircle porte sur les capaciteacutes techniques et de production du fournisseur et si neacutecessaire sur les
moyens deacutetude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour controcircler la
qualiteacute
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats eacutelaboreacutes par des organismes
indeacutependants certifiant la conformiteacute du candidatsoumissionnaire agrave certaines normes de garantie de la
qualiteacute ils feront reacutefeacuterence aux systegravemes de garantie de la qualiteacute baseacutes sur des normes
dhomologation europeacuteennes ou internationales approprieacutees ou eacuteventuellement les standards
internationaux valideacutes par des entiteacutes reacutepondant aux standards europeacuteens ou internationaux Les
pouvoirs adjudicateurs devraient eacutegalement accepter dautres piegraveces justificatives eacutequivalentes de la
part des opeacuterateurs eacuteconomiques
Lorsque les pouvoirs adjudicateurs exigent la production de certificats eacutelaboreacutes par des organismes
indeacutependants certifiant la conformiteacute du candidatsoumissionnaire agrave certaines normes de gestion
environnementales ils feront reacutefeacuterence au systegraveme deacuteco-gestion de lUE et de veacuterification (EMAS)31
ou aux normes de gestion environnementales baseacutees sur les normes europeacuteennes ou internationales
approprieacutees certifieacutees par les organismes se conformant au droit de lUE ou les normes europeacuteennes ou
internationales approprieacutees relatives agrave lhomologation
Ils reconnaicirctront les certificats eacutequivalents des organismes eacutetablis dans dautres Eacutetats membres Ils
accepteront eacutegalement de la part des candidatssoumissionnaires dautres preuves de conformiteacute agrave des
normes de gestion environnementales Le pouvoir adjudicateur peut veacuterifier lauthenticiteacute des
certificats fournis
31 Regraveglement (CE) ndeg 7612001 du Parlement europeacuteen et du Conseil
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Si les piegraveces justificatives (ou documents de preuve) demandeacutees ne sont pas eacutecrites dans une des
langues officielles de lUnion europeacuteenne une traduction dans la langue de lappel doffres doit ecirctre
fournie Lorsque les documents sont eacutetablis dans une des langues officielles de lUnion europeacuteenne
autre que celle utiliseacutee dans lappel doffre il est cependant vivement recommandeacute de fournir une
traduction dans la langue de lappel doffres afin de faciliter leacutevaluation des documents
Si le candidatsoumissionnaire nest pas en mesure de fournir les preuves demandeacutees pour une raison
exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur trouve justifieacutee il peut justifier sa capaciteacute par tout autre
moyen que le pouvoir adjudicateur juge approprieacute (voir eacutegalement le point 283)
Si le soumissionnaire fournit une deacuteclaration eacutetablie par lui-mecircme comme piegravece justificative le
pouvoir adjudicateur se reacuteserve le droit de reacuteclamer des preuves documentaires suppleacutementaires
24112 Critegraveres dattribution
Les marcheacutes sont attribueacutes sur la base de loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse eacutetablie pour
lappel doffres selon lune des deux modaliteacutes suivantes
le meilleur rapport qualiteacuteprix auquel cas le pouvoir adjudicateur tient compte du prix et dautres
critegraveres de qualiteacute lieacutes agrave lobjet du marcheacute et applique une formule de pondeacuteration
bull
le prix le plus bas pour autant que loffre reacuteponde aux exigences minimales preacutevuesbull
Les critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale
Offres anormalement basses Pour ce qui concerne les laquo offres anormalement basses raquo voir point
334 pour ce qui concerne les marcheacutes de services 4311 pour les marcheacutes de fournitures et 5311
pour les marcheacutes de travaux
2412 Proceacutedure avec laquoclause suspensiveraquo
Dans des cas ducircment justifieacutes et apregraves autorisation preacutealable les appels doffres peuvent ecirctre lanceacutes
avec une laquo clause suspensive raquo dans les deux cas suivants
avant ladoption de la deacutecision de financement oua)
avant la signature de la convention de financement entre la Commission europeacuteenne et lEacutetat
partenaire
b)
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET
Lusage de la clause suspensive est exceptionnel car les regravegles financiegraveres de lUE exigent ladoption
dune deacutecision par la Commission europeacuteenne (ou le cas eacutecheacuteant la conclusion dune convention de
financement) avant le lancement dun appel doffres ou dun appel agrave propositions Des circonstances
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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exceptionnelles peuvent justifier une deacuterogation au processus deacutecisionnel habituel En regravegle
geacuteneacuterale ces conditions justifiant le recours agrave une clause suspensive eacutechappent au controcircle de la
Commission Veuillez noter que
lusage dune clause suspensive entre ladoption de la deacutecision de financement et la signature de la
convention de financement eacutechappe la plupart du temps au controcircle de la Commission
europeacuteenne dans la mesure ougrave lentreacutee en vigueur dune telle convention deacutepend de la volonteacute dun
tiers (agrave savoir le pays beacuteneacuteficiaire)
bull
lusage de la clause suspensive avant ladoption dune deacutecision de financement requiert un niveau
adeacutequat dargumentationmotivation quant aux circonstances objectives conduisant agrave lutilisation
de cette clause et quant agrave limpossibiliteacute dattendre ladoption dune telle deacutecision Cette
argumentation devrait ecirctre adeacutequatement refleacuteteacutee dans la demande daccord preacutealable et dans la
deacutecision de financement correspondante Dans certains cas le recours agrave la clause suspensive est
justifieacute pour permettre une utilisation efficace des proceacutedures Cest le cas lorsquun appel agrave
propositions couvrant deux exercices budgeacutetaires est lanceacute
bull
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Il est rappeleacute que lutilisation de cette clause est expresseacutement autoriseacutee dans le cadre du FED (voir
article 19b de lAnnexe IV de lAccord de Cotonou) dans tous les cas ducircment motiveacutes afin de
permettre un deacutemarrage anticipeacute du projet
Lattribution effective et la signature de contrats suite agrave lappel lanceacute avec clause suspensive est degraves
lors conditionneacutee par ladoption de la deacutecision de financement etou le cas eacutecheacuteant la signature de la
convention de financement
Compte tenu des conseacutequences quelle peut entraicircner lexistence dune clause suspensive doit ecirctre
explicitement mentionneacutee dans lavis de marcheacute ou dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs de subvention
Dans tous les cas la proceacutedure doit ecirctre annuleacutee si la proceacutedure deacutecisionnelle de la Commission
europeacuteenne nest pas meneacutee agrave terme ou si la signature de la convention de financement nintervient pas
2413 Annulation des proceacutedures de passation de marcheacutes
Jusquagrave la signature du contrat le pouvoir adjudicateur peut renoncer au marcheacute sans que les
candidats ou les soumissionnaires puissent preacutetendre agrave une quelconque indemnisation Si la proceacutedure
est diviseacutee en lots un seul dentre eux peut ecirctre annuleacute
Lannulation peut intervenir par exemple
lorsque lappel doffres est infructueux cest-agrave-dire lorsquil na donneacute lieu agrave aucune offre ou lorsque
les offres reccedilues ne pouvaient pas decirctre retenues pour des raisons qualitatives ou financiegraveres
bull
lorsque les eacuteleacutements techniques ou eacuteconomiques du projet ont eacuteteacute fondamentalement modifieacutesbull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lorsque des circonstances exceptionnelles ou la force majeure rendent impossible lexeacutecution
normale du projet
bull
lorsque toutes les offres techniquement acceptables excegravedent les ressources financiegraveres disponiblesbull
lorsquil y a eu des erreurs substantielles des irreacutegulariteacutes ou des fraudes dans la proceacutedure ayant
notamment empecirccheacute une concurrence loyale
bull
lorsque lattribution nest pas conforme aux principes de bonne gestion financiegravere cest-agrave-dire quelle
ne respecte pas les principes deacuteconomie defficience et defficaciteacute (par exemple le prix proposeacute par
le soumissionnaire auquel le marcheacute doit ecirctre attribueacute est objectivement disproportionneacute par rapport
au prix du marcheacute)
bull
En cas dannulation de la proceacutedure de passation des marcheacutes tous les soumissionnaires sont avertis
par eacutecrit dans les meilleurs deacutelais des motifs de lannulation Un avis dannulation doit ecirctre publieacute
Voir modegravele en annexe a5
Apregraves lannulation de la proceacutedure le pouvoir adjudicateur peut deacutecider
soit de lancer un nouvel appel doffresbull
de relancer lappel doffres en utilisant la mecircme reacutefeacuterence que lappel doffres initial Dans ce cas il
nest pas neacutecessaire de publier un nouvel avis de preacute-information
bull
dentamer des neacutegociations avec un ou plusieurs des soumissionnaires ayant participeacute agrave lappel
doffres et remplissant les critegraveres de seacutelection32
pour autant que les conditions initiales du marcheacute
ne soient pas substantiellement modifieacutees (proceacutedure non utilisable si lannulation est due agrave des
irreacutegulariteacutes ayant empecirccheacute la mise en œuvre dune concurrence loyale)
bull
soit de ne conclure aucun marcheacutebull
En tout eacutetat de cause la deacutecision finale appartient au pouvoir adjudicateur (apregraves accord preacutealable de la
Commission europeacuteenne pour les marcheacutes passeacutes par le pouvoir adjudicateur en gestion indirecte avec
controcircle ex-ante) Le pouvoir adjudicateur ne sera en aucun cas tenu au versement dune quelconque
indemniteacute en raison de lannulation dun appel doffres quand bien mecircme le pouvoir adjudicateur
aurait eacuteteacute informeacute preacutealablement par un candidat ou soumissionnaire de lexistence de dommages
potentiels notamment en matiegravere de pertes et profits La publication dun avis dappel doffres
nengage nullement le pouvoir adjudicateur agrave mettre en œuvre le programme ou le projet annonceacute
GESTION DIRECTE
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe agrave lautoriteacute compeacutetente
de la Commission europeacuteenne en conformiteacute avec les proceacutedures internes
32 Dougrave limportance de choisir minutieusement les critegraveres de seacutelection qui doivent ecirctre clairs non-discriminatoires et
proportionneacutes aux actions agrave reacutealiser et au budget du marcheacute (voir section 24111)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe au pouvoir
adjudicateur avec lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La responsabiliteacute dune annulation dune proceacutedure dappel doffres incombe au pouvoir
adjudicateur Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
2414 Clauses deacuteontologiques
Toute tentative dun candidat dun demandeur ou dun soumissionnaire visant agrave se procurer des
informations confidentielles agrave proceacuteder agrave des ententes illicites avec ses concurrents afin dempecirccher
de restreindre ou de fausser la concurrence ou agrave influencer le comiteacute deacutevaluation ou le pouvoir
adjudicateur au cours de la proceacutedure dexamen de clarification deacutevaluation et de comparaison des
offres et des candidatures entraicircne le rejet de sa candidature proposition ou soumission
Sauf autorisation eacutecrite du pouvoir adjudicateur le contractant et son personnel et toute autre socieacuteteacute
avec laquelle le contractant est associeacute ou lieacute nont pas qualiteacute pour exeacutecuter mecircme agrave titre accessoire
ou de sous-traitance dautres services reacutealiser des travaux ou livrer des fournitures pour le projet
Cette interdiction est eacutegalement applicable aux autres projets pour lesquels le contractant en raison de
la nature du contrat pourrait eacutegalement se retrouver dans une situation de conflit dinteacuterecircts
Le contractant doit agir en toute occasion avec impartialiteacute et comme un conseiller loyal
conformeacutement au code de deacuteontologie de sa profession Il sabstient de faire des deacuteclarations publiques
concernant le projet ou les services sans lautorisation preacutealable du pouvoir adjudicateur Il nengage le
pouvoir adjudicateur daucune maniegravere sans son consentement preacutealable eacutecrit
Pendant la dureacutee du contrat le contractant et son personnel respectent les droits de lhomme et
sengagent agrave ne pas heurter les usages politiques culturels et religieux du pays dans lequel le projet est
mis en œuvre Les soumissionnaires et les demandeurs doivent respecter les normes fondamentales en
matiegravere de travail telles que celles deacutefinies dans les conventions applicables de lOrganisation
internationale du travail (OIT) notamment les conventions sur la liberteacute syndicale et la neacutegociation
collective sur leacutelimination du travail forceacute et obligatoire et sur labolition du travail des enfants
La reacutemuneacuteration du contractant au titre du marcheacute constitue sa seule reacutemuneacuteration dans le cadre du
marcheacute Le contractant et son personnel doivent sabstenir dexercer toute activiteacute ou de recevoir tout
avantage qui soit en conflit avec leurs obligations envers le pouvoir adjudicateur
Le contractant et son personnel sont tenus au secret professionnel pendant toute la dureacutee du marcheacute et
apregraves son achegravevement Tous les rapports et documents reccedilus ou eacutetablis par le titulaire dans le cadre de
lexeacutecution du marcheacute sont confidentiels
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lutilisation par les parties contractantes de tous rapports et documents eacutetablis reccedilus ou remis au
cours de lexeacutecution du contrat est reacutegleacutee par le contrat
Le contractant sabstient de toute relation susceptible de compromettre son indeacutependance ou celle de
son personnel Si le contractant perd son indeacutependance le pouvoir adjudicateur peut sans besoin de
prouver le dommage causeacute reacutesilier le marcheacute sans mise en demeure preacutealable et sans que le
contractant puisse preacutetendre agrave une quelconque indemniteacute de ce chef
La Commission europeacuteenne se reacuteserve le droit de suspendre ou dannuler le financement des projets si
des pratiques de corruption de quelque nature quelles soient sont deacutecouvertes agrave toute eacutetape de la
proceacutedure de passation du marcheacute ou dexeacutecution du contrat et si le pouvoir adjudicateur ne prend pas
toutes les mesures approprieacutees pour remeacutedier agrave cette situation Au sens de la preacutesente disposition on
entend par pratique de corruption toute proposition de donner ou consentir agrave offrir agrave quiconque un
paiement illicite un preacutesent une gratification ou une commission agrave titre dincitation ou de reacutecompense
pour quil accomplisse ou sabstienne daccomplir des actes ayant trait agrave lattribution du marcheacute ou agrave
lexeacutecution du marcheacute conclu avec le pouvoir adjudicateur
En particulier tous les dossiers dappels doffres et contrats pour la reacutealisation de prestations de
services de travaux ou lobtention de fournitures devront inteacutegrer une clause speacutecifiant que toute offre
sera rejeteacutee ou tout contrat annuleacute degraves lors quil sera aveacutereacute que lattribution du contrat ou son exeacutecution
aura donneacute lieu au versement de frais commerciaux extraordinaires
Les frais commerciaux extraordinaires concernent toute commission non mentionneacutee au marcheacute
principal ou qui ne reacutesulte pas dun contrat en bonne et due forme faisant reacutefeacuterence agrave ce marcheacute toute
commission qui ne reacutetribue aucun service leacutegitime effectif toute commission verseacutee dans un paradis
fiscal toute commission verseacutee agrave un beacuteneacuteficiaire non clairement identifieacute ou agrave une socieacuteteacute qui a toutes
les apparences dune socieacuteteacute de faccedilade
Le contractant sengage agrave fournir agrave la Commission europeacuteenne agrave sa demande toutes les piegraveces
justificatives relatives aux conditions dexeacutecution du contrat La Commission europeacuteenne pourra
proceacuteder agrave tout controcircle sur piegraveces et sur place quelle estimerait neacutecessaire pour reacuteunir des eacuteleacutements
de preuve sur une preacutesomption de frais commerciaux inhabituels
Les contractants ayant payeacute des deacutepenses commerciales inhabituelles sur les projets financeacutes par lUE
sont susceptibles selon la graviteacute des faits observeacutes de voir leurs contrats reacutesilieacutes ou decirctre exclus de
maniegravere permanente de la reacuteception de fonds de lUE
Le manquement de se conformer agrave une ou plusieurs des clauses eacutethiques peut aboutir agrave lexclusion du
candidat du demandeur du soumissionnaire ou du contractant dautres contrats de lUE et agrave des
amendes La personne ou la socieacuteteacuteentiteacute en question doit ecirctre informeacutee du fait par eacutecrit
Le pouvoir adjudicateur a lobligation de sassurer que la proceacutedure de passation de marcheacutes ou
doctroi de subvention est meneacutee de maniegravere transparente sur la base de critegraveres objectifs et
abstraction faite de toute possible influence exteacuterieure
Lutte contre la fraude
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La Commission europeacuteenne est totalement engageacutee dans la lutte contre la fraude la corruption et toute
autre activiteacute illeacutegale portant atteinte aux inteacuterecircts financiers de lUnion europeacuteenne Dans ce contexte
le deacuteveloppement dune culture antifraude parmi tous les intervenants revecirct une importance capitale
Le 24 juin 2011 la Commission a adopteacute sa nouvelle strateacutegie antifraude33
dont lobjectif global est
dameacuteliorer la preacutevention la deacutetection et les conditions denquecircte dobtenir une reacuteparation adeacutequate et
datteindre un niveau de dissuasion approprieacute notamment en introduisant des approches strateacutegiques
de lutte contre la fraude au niveau de chaque service de la Commission
La strateacutegie antifraude de la DG DEVCO34
et le plan daction correspondant sont entreacutes en vigueur en
janvier 2014
Sur la base de la strateacutegie antifraude de la Commission les directions geacuteneacuterales et les services qui
travaillent dans le domaine des actions exteacuterieures ont eacutelaboreacute leurs propres strateacutegies antifraude
La sensibilisation du personnel et un systegraveme performant de notification des indices de fraude et
dirreacutegulariteacutes sont des facteurs importants dans la lutte contre la fraude
Le statut des fonctionnaires et autres agents de lUE35
preacutevoit une obligation de signaler lexistence de
graves irreacutegulariteacutes pour tout fonctionnaire qui a connaissance
de faits qui peuvent laisser preacutesumer une activiteacute illeacutegale eacuteventuelle notamment une fraude ou une
corruption preacutejudiciable aux inteacuterecircts de lUE
bull
une conduite en rapport avec lexercice de ses fonctions pouvant constituer un grave manquement
aux obligations des fonctionnaires de lUE
bull
LOffice europeacuteen de lutte antifraude (OLAF)36
occupe une place essentielle dans la strateacutegie
antifraude de la Commission Bien que la preacutevention et la deacutetection de la fraude relegravevent
principalement de la responsabiliteacute de toute personne dirigeant un service de la Commission (en
fonction de chaque mode de gestion) lOLAF joue un rocircle important tout au long de la proceacutedure
Lorsquun cas de fraude de corruption ou toute autre irreacutegulariteacute affectant les fonds de lUE est
suspecteacute lOffice europeacuteen de lutte antifraude de la Commission europeacuteenne (lOLAF) doit ecirctre
ducircment informeacute37
33 httpeceuropaeuanti_frauddocumentspreventing-fraud-documentsec_antifraud_strategy_enpdf34 httpsmyintracommeceuropaeudgdevcofinance-contracts-legalauditfraud-irregularitiesDocuments
devco_anti_fraud_strategypdf35 httpeur-lexeuropaeuLexUriServLexUriServdouri=CONSLEG1962R003120140101FRPDF Voir article 22 bis
p2436 httpeceuropaeuanti_fraudindex_frhtm
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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Creacuteeacute en 1999 afin de renforcer lefficaciteacute de la lutte contre la fraude et les autres activiteacutes illeacutegales
portant atteinte aux inteacuterecircts financiers de lUnion lOLAF accomplit sa mission en effectuant
des enquecirctes externes portant sur les deacutepenses et les recettes relevant du Budget de lUE et du FEDbull
des enquecirctes administratives internes concernant le personnel des institutions de lUEbull
LOLAF megravene ses enquecirctes de maniegravere indeacutependante et conformeacutement aux accords de coopeacuteration en
vigueur dans les pays tiers Il coopegravere activement avec ses partenaires dans les Eacutetats membres de lUE
et dans les pays tiers
Agrave lissue de son enquecircte lOLAF eacutetablit un rapport dans lequel il expose ses conclusions et formule
des recommandations Il incombe agrave lordonnateur subdeacuteleacutegueacute compeacutetent en collaboration avec
lOLAF dassurer le suivi neacutecessaire afin de reacutecupeacuterer les montants inducircment verseacutes
2415 Voies de droit
24151 Plainte aupregraves de pouvoir adjudicateur
Sans preacutejudice des autres voies de droit et en particulier sans alteacuterer les deacutelais preacutevus pour les voies de
recours mentionneacutees au point 24153 lorsquun candidatsoumissionnairedemandeur sestime leacuteseacute
par une erreur ou irreacutegulariteacute preacutetendument commise dans le cadre dune proceacutedure de seacutelection ou de
passation de marcheacutes ou estime que la proceacutedure a eacuteteacute entacheacutee par un acte de mauvaise
administration il peut introduire une plainte aupregraves du pouvoir adjudicateur
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur la plainte sera adresseacutee agrave la personne
qui a pris la deacutecision contesteacutee qui sefforcera dinstruire la plainte et dy reacutepondre dans un deacutelai de 15
jours ouvrables Alternativement ou en cas de reacuteponse consideacutereacutee non-satisfaisante par le
candidatsoumissionnairedemandeur ce dernier pourra sadresser au Directeur geacuteographique
compeacutetent au siegravege
La plainte doit ecirctre motiveacutee et ne peut avoir pour seul objet dobtenir une seconde eacutevaluation des offres
sans autre motif que le deacutesaccord du candidatsoumissionnairedemandeur avec la deacutecision
dattribution
24152 Plainte aupregraves du meacutediateur europeacuteen
Sans preacutejudice des autres voies de droit et en particulier sans alteacuterer les deacutelais de recours mentionneacutees
au point 24153 les citoyens europeacuteens et les reacutesidents y compris les personnes morales ayant leur
siegravege dans lUnion europeacuteenne ont le droit de se plaindre aupregraves du meacutediateur europeacuteen en cas de
mauvaise administration par les institutions de lUnion (article 228 du Traiteacute sur le Fonctionnement de
37 Conformeacutement agrave lArticle 8 du regraveglement (EU Euratom) ndeg 8832013 du Parlement et du Conseil de 11 septembre 2013
relatif aux enquecirctes reacutealiseacutees par lOffice anti-fraude (OLAF) et abrogeant le Regraveglement (CE) ndeg10731999 du Parlement et
du conseil et le regraveglement du Conseil (Euratom) ndeg 10741999
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lUnion Europeacuteenne TFUE) Un compleacutement dinformation est disponible agrave ladresse Internet suivante
httpwwwombudsmaneuropaeufrhomefaces
24153 Recours de droit commun
Tout candidat soumissionnaire ou demandeur sestimant leacuteseacute par une erreur ou irreacutegulariteacute
preacutetendument commise dans le cadre dune proceacutedure de seacutelection ou de passation de marcheacutes dispose
eacutegalement pour autant que les conditions en soient remplies des voies de recours de droit commun
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur il sagit des voies de recours eacutetablies
par le TFUE38
Lorsque la Commission europeacuteenne nest pas le pouvoir adjudicateur il sagit des voies de recours
nationales ouvertes contre les deacutecisions administratives du pouvoir adjudicateur dans les conditions et
les deacutelais fixeacutes par la leacutegislation nationale
La sous-traitance ne creacutee pas de relations contractuelles entre le sous-traitant et le pouvoir
adjudicateur (marcheacutes) administration contractante (subventions) Ce dernier ne peut donc pas ecirctre
tenu responsable pour le cas ougrave lentrepreneur manquerait agrave ses obligations contractuelles envers le
sous-traitant En cas de deacutesaccord concernant la mise en œuvre de ce contrat le sous-traitant doit
sadresser agrave lentrepreneur et ou agrave la juridiction compeacutetente pour connaicirctre dun tel litige La mecircme
situation sapplique aux experts travaillant dans le cadre de contrats de service
25 Montant des marcheacutes
Afin de reacutealiser des eacuteconomies deacutechelle de permettre une coordination maximale dactiviteacutes lieacutees et
de simplifier autant que possible ladministration des programmes les projets doivent ecirctre conccedilus de
sorte agrave maximiser le montant des marcheacutes et agrave eacuteviter ainsi une fragmentation inutile des programmes
en une seacuterie de petits contrats
26 Termes de reacutefeacuterence et speacutecifications techniques
Les termes de reacutefeacuterence (pour les marcheacutes de services) et les speacutecifications techniques (pour les
marcheacutes de fournitures et de travaux) ont pour objet de fournir aux soumissionnaires des instructions
38 Le Tribunal de lUE est compeacutetent pour controcircler la leacutegaliteacute des actes de la Commission europeacuteenne destineacutes agrave produire
des effets juridiques agrave leacutegard de tiers en vertu des articles 256 et 263 du traiteacute sur le fonctionnement de lUnion europeacuteenne
(TFUE)De mecircme en vertu des articles 256 268 et 340 du TFUE le Tribunal de lUE est compeacutetent pour connaicirctre les
litiges relatifs agrave la reacuteparation des dommages causeacutes par la Commission europeacuteenne en matiegravere de responsabiliteacute non
contractuelleLe deacutelai pour deacuteposer un recours en annulation devant le Tribunal de lUE agrave lencontre des deacutecisions de la
Commission europeacuteenne court agrave compter suivant le cas de la publication de lacte de sa notification au requeacuterant ou agrave
deacutefaut du jour ougrave celui-ci en a eu connaissance (conformeacutement au TFUE)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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et des conseils sur les contraintes administratives et techniques de loffre agrave soumettre et de servir de
mandat aux attributaires durant la mise en œuvre des projets Les termes de reacutefeacuterence ou les
speacutecifications techniques sont inclus dans le dossier dappel doffres Ils deviendront une annexe du
contrat conclu ulteacuterieurement suite agrave lappel doffres
La preacuteparation minutieuse des termes de reacutefeacuterence ou des speacutecifications techniques est extrecircmement
importante pour la reacuteussite finale du projet Elle est le meilleur garant de la pertinence de la
conception du projet de la reacutealisation des travaux conformeacutement au calendrier et dun usage
eacuteconomique des ressources Autrement dit une preacuteparation optimale du projet permet de reacutealiser des
gains de temps et dargent au niveau des phases ulteacuterieures du cycle du projet
Les termes de reacutefeacuterence et les speacutecifications techniques et le budget doivent permettre un accegraves eacutegal
aux candidats et aux soumissionnaires et ne doivent pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles
injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence Ils doivent ecirctre clairs non discriminatoires et
proportionneacutes agrave lobjet etou au budget alloueacute au projet Ils deacutefinissent les caracteacuteristiques requises par
le pouvoir adjudicateur relatives aux services aux fournitures ou aux travaux agrave acheter Ils preacutecisent
eacutegalement les exigences minimales dont le non-respect entraicircne le rejet de loffre Ces caracteacuteristiques
incluent
les niveaux de qualiteacutea)
la performance environnementale et climatique (par ex les speacutecifications prennent en consideacuteration
les derniers deacuteveloppements en la matiegravere)
b)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques la conception pour les besoins
de tous les utilisateurs (laccessibiliteacute pour les personnes handicapeacutees les aspects
environnementaux etc en conformiteacute avec les deacuteveloppements les plus reacutecents en la matiegravere) sauf
dans des cas ducircment justifieacutes
c)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacute en ce compris les aspects
environnementaux
d)
la performance ou lutilisation de la fournituree)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la
deacutenomination de vente et les instructions dutilisation et pour tous les marcheacutes la terminologie les
symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage (en ce compris
leacutetiquetage environnemental par exemple quant agrave la consommation deacutenergie) les processus et
meacutethodes de production
f)
La reacutedaction des Termes de reacutefeacuterence et des speacutecifications techniques doit ecirctre claire et concise Les
Speacutecifications techniques ne doivent pas deacutesigner des marques et des modegraveles particuliers En outre
elles ne doivent pas ecirctre trop speacutecifiques et ainsi limiter la concurrence
Le pouvoir adjudicateur preacutepare les termes de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques Lorsque la
Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur la pratique standard consiste agrave consulter et
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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obtenir lapprobation du pays partenaire et le cas eacutecheacuteant des autres parties concerneacutees sur les termes
de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques afin de renforcer tant lappropriation que la qualiteacute
Compte tenu de la complexiteacute de certains marcheacutes la preacuteparation du dossier dappel doffres -
notamment les speacutecifications techniquestermes de reacutefeacuterence - peut neacutecessiter lassistance dun ou de
plusieurs speacutecialistes techniques externes Chaque speacutecialiste doit signer une deacuteclaration dobjectiviteacute
et de confidentialiteacute (voir annexe a3)
Une fois ce dossier dappel doffres finaliseacute il convient de lancer la proceacutedure dappel doffres
correspondante dans les meilleurs deacutelais Les termes de reacutefeacuterence ou les speacutecifications techniques
contenus dans un dossier dappel doffres - la base supposeacutee du plan de travail du projet - doivent
refleacuteter la situation au moment du deacutemarrage du projet afin deacuteviter de deacuteployer des efforts importants
pour revoir la conception du projet durant la peacuteriode de lancement
La structure geacuteneacuterale des termes de reacutefeacuterence des marcheacutes de services a eacuteteacute conccedilue conformeacutement aux
principes de gestion du cycle de projet Lobjectif est de sassurer que toutes les questions sont
systeacutematiquement prises en compte et que les facteurs cleacutes en rapport avec la clarteacute des objectifs et la
durabiliteacute sont examineacutes dans le deacutetail Lannexe b8 contient un modegravele de termes de reacutefeacuterence qui
indique les deacutetails minimaux agrave fournir dans chacune de ces parties
Dans un marcheacute de services agrave prix unitaires les diffeacuterentes parties des termes de reacutefeacuterence incluent les
rubriques du budget Celles-ci comprennent les honoraires lesquels constituent la seule partie du
budget qui fasse lobjet dune concurrence (agrave moins que des composantes agrave prix global soient preacutevues
qui font alors eacutegalement lobjet dune concurrence) Les prestations sont exeacutecuteacutees sur la base
dhonoraires journaliers fixes pour les jours durant lesquels les experts accomplissent leur travail dans
le cadre du marcheacute En outre le budget comporte une provision fixe pour les deacutepenses accessoires qui
couvre toutes les deacutepenses reacuteelles encourues par le contractant qui ne sont pas comprises dans les
honoraires La partie relative aux deacutepenses accessoires doit preacuteciser le type de deacutepenses qui pourraient
figurer dans la veacuterification des deacutepenses Les termes de reacutefeacuterence preacutevoient eacutegalement une provision
pour la veacuterification des deacutepenses Les budgets relatifs aux deacutepenses accessoires et agrave la veacuterification des
deacutepenses sont fixeacutes par le pouvoir adjudicateur ils doivent correspondre aux exigences des termes de
reacutefeacuterence et doivent ecirctre soigneusement eacutevalueacutes Lutilisation de la provision pour deacutepenses
accessoires ne neacutecessite pas dautorisation preacutealable du pouvoir adjudicateur sauf si agrave titre
exceptionnel les termes de reacutefeacuterences disposent autrement
Les termes de reacutefeacuterence et les speacutecifications techniques ne peuvent ecirctre divulgueacutes agrave aucun tiers et
doivent demeurer confidentiels jusquagrave ce quils soient simultaneacutement mis agrave la disposition des
soumissionnaires dans le cadre de la proceacutedure
27 Regravegles de proceacutedure sur la conciliation et larbitrage
Chapitre 2 2 Regravegles de base
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PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Les litiges concernant un marcheacute financeacute par le FED qui conformeacutement aux dispositions des
conditions geacuteneacuterales et des conditions speacuteciales reacutegissant le contrat peuvent ecirctre reacutegleacutes par
conciliation ou par arbitrage doivent ecirctre reacutegleacutes conformeacutement aux regravegles de proceacutedure des
marcheacutes deacutefinies agrave lannexe V de la deacutecision ndeg 390 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars
1990 portant adoption de la reacuteglementation geacuteneacuterale des cahiers geacuteneacuteraux des charges et du
regraveglement de proceacutedure de conciliation et darbitrage relatifs aux marcheacutes de travaux de fournitures
et de services financeacutes par le FED
Ces regravegles se trouvent agrave lannexe a12
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE BUDGET
Les regravegles relatives agrave la reacutesolution des litiges se trouvent dans les conditions geacuteneacuterales des modegraveles
contractuels pertinents (Article 40 des conditions geacuteneacuterales des marcheacutes de services et de
fournitures et article 68 des conditions geacuteneacuterales des marcheacutes de travaux)
28 Le comiteacute deacutevaluation
281 Deacutesignation et composition
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation comprenant un preacutesident non votant
un secreacutetaire non votant et un nombre impair de membres votants (les eacutevaluateurs)
Ces derniers sont au nombre minimum de trois pour toutes les proceacutedures sauf pour les marcheacutes de
travaux dun montant supeacuterieur agrave 5 000 000 EUR pour lesquels le nombre minimum deacutevaluateur est
fixeacute agrave cinq)
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent ecirctre nommeacutes formellement et dans les meilleurs deacutelais
par le pouvoir adjudicateur
Les eacutevaluateurs doivent recevoir des informations preacutecises concernant le calendrier preacutevu et la charge
de travail quimplique leur fonction Le pouvoir adjudicateur doit sassurer de la disponibiliteacute des
eacutevaluateurs pour toute la peacuteriode deacutevaluation preacutevue Il deacutesignera un eacutevaluateur remplaccedilant pour
chaque proceacutedure afin danticiper toute indisponibiliteacute
Chaque membre du comiteacute deacutevaluation doit avoir une connaissance suffisante de la langue dans
laquelle les offres sont soumises Les eacutevaluateurs doivent ecirctre doteacutes de toutes les capaciteacutes techniques
et administratives neacutecessaires pour se prononcer valablement sur les offres Leur identiteacute doit rester
confidentielle
GESTION DIRECTE
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par la Commission europeacuteenne qui approuve eacutegalement la participation
de tout observateur Sagissant des marcheacutes un repreacutesentant du pays partenaire peut participer selon
le cas en qualiteacute deacutevaluateur ou dobservateur Pour ce qui concerne les subventions un
repreacutesentant du pays partenaire peut participer en tant quobservateur ou dans le cas du FED en
tant queacutevaluateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur La composition du comiteacute deacutevaluation doit
ecirctre soumise en temps utile agrave la Commission europeacuteenne afin dobtenir son approbation avec les
CV des membres du comiteacute qui ne font pas partie du personnel du pouvoir adjudicateur La
composition du comiteacute deacutevaluation est reacuteputeacutee approuveacutee si apregraves cinq jours ouvrables agrave partir de la
reacuteception de la composition la Commission europeacuteenne na pas formuleacute dobjection La
Commission europeacuteenne doit ecirctre inviteacutee agrave deacutesigner un observateur pour suivre tout ou partie des
deacutelibeacuterations du comiteacute deacutevaluation et sa participation est encourageacutee Les experts indeacutependants
recruteacutes en vertu dun marcheacute de service ne peuvent ecirctre quobservateurs ou assesseurs
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est neacutecessaire pour la participation dautres
observateurs
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
deacutesigneacutes individuellement par les services compeacutetents et la participation de tout observateur doit
ecirctre approuveacutee Les experts indeacutependants recruteacutes en vertu dun marcheacute de service ne peuvent ecirctre
quobservateurs ou assesseurs
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent prendre part agrave toutes les reacuteunions Toute absence doit
ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Tous les eacutevaluateurs ont les mecircmes droits de vote
Il ne peut ecirctre deacuterogeacute agrave lobligation de mettre en place un comiteacute deacutevaluation que pour les marcheacutes
dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 20 000 EUR attribueacutes sur la base dune seule offre et pour les cas
mentionneacutes agrave la section 248 dans lesquels la proceacutedure neacutegocieacutee est appliqueacutee Sagissant des
proceacutedures dattribution de subventions voir la section 657 et 642
Sagissant des consultations en application dun contrat-cadre veuillez consulter les lignes directrices
applicables En labsence de telles lignes directrices les preacutesentes regravegles et la section 341
sappliquent
282 Impartialiteacute et confidentialiteacute
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Tous les membres du comiteacute deacutevaluation et les eacuteventuels observateurs doivent signer une deacuteclaration
dimpartialiteacute et de confidentialiteacute (voir annexe a4) Tout membre ou observateur du comiteacute
deacutevaluation qui se trouve en situation effective ou potentielle de conflit dinteacuterecircts avec un
soumissionnaire ou un demandeur doit en faire part et se retirer sans deacutelai du comiteacute deacutevaluation
Il y a conflit dinteacuterecirct lorsque lexercice impartial et objectif des fonctions dun acteur financier dun
membre du comiteacute deacutevaluation ou dun observateur est compromis pour des motifs familiaux
affectifs daffiniteacute politique ou nationale dinteacuterecirct eacuteconomique ou tout autre inteacuterecirct partageacute avec le
beacuteneacuteficiaire Si le conflit dinteacuterecirct est eacutetabli le membre concerneacute du comiteacute deacutevaluation ne peut plus
participer agrave leacutevaluation agrave quelque titre que ce soit
Sont constitutifs dun conflit dinteacuterecirct notamment les actes suivants
loctroi agrave soi-mecircme ou agrave autrui davantages directs ou indirectsa)
le refus doctroyer agrave un beacuteneacuteficiaire les droits ou avantages auxquels il a droitb)
laccomplissement dactes indus ou abusifs ou lomission daccomplir des actes obligatoiresc)
Le conflit dinteacuterecirct est preacutesumeacute si le demandeur le candidat ou le soumissionnaire est un agent soumis
au statut sauf si sa participation agrave la proceacutedure a eacuteteacute preacutealablement autoriseacutee par son supeacuterieur
Le preacutesident du comiteacute deacutevaluation doit eacutevaluer dans quelle mesure le processus deacutevaluation doit ecirctre
recommenceacute Une telle deacutecision doit ecirctre justifieacutee et inscrite dans le rapport deacutevaluation
Pendant le deacuteroulement dune proceacutedure de passation de marcheacutes ou dattribution de subvention les
contacts entre le pouvoir adjudicateur et les demandeurs candidats ou soumissionnaires ne peuvent
avoir lieu que dans des conditions garantissant la transparence et leacutegaliteacute de traitement Ils ne peuvent
conduire ni agrave modifier des conditions de lappel doffresagrave propositions ni agrave modifier les termes de
loffrede la proposition
Aucune information relative agrave lanalyse la clarification leacutevaluation ou la comparaison des offresdes
propositions ou relative aux deacutecisions dattribution du marcheacutede la subvention ne peut ecirctre divulgueacutee
avant lapprobation du rapport deacutevaluation par le pouvoir adjudicateur et en gestion indirecte avec
controcircles ex-ante par la commission europeacuteenne
Toute tentative par un candidat soumissionnaire ou demandeur visant agrave influencer la proceacutedure de
quelque maniegravere que ce soit (notamment en en prenant contact avec des membres du comiteacute
deacutevaluation) entraicircne le rejet immeacutediat de son offre ou de sa proposition
Pour les marcheacutes de fournitures et les marcheacutes de travaux tous les travaux du comiteacute deacutevaluation agrave
lexception de la seacuteance douverture des offres qui est publique sont confidentiels et se deacuteroulent agrave
huis clos
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Dans des cas ducircment justifieacutes39
il est possible de recourir agrave la visioconfeacuterence Le systegraveme utiliseacute doit
garantir la confidentialiteacute des communications40
La confidentialiteacute de tout transfert eacutelectronique
dinformations effectueacute dans le cadre dune visioconfeacuterence doit eacutegalement ecirctre assureacutee41
Lorsque sa leacutegislation va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute le pouvoir adjudicateur doit
demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information
que ce soit
Afin dassurer la confidentialiteacute des deacutelibeacuterations la participation aux reacuteunions du comiteacute deacutevaluation
est limiteacutee aux membres du comiteacute deacutevaluation deacutesigneacutes par le pouvoir adjudicateur et aux eacuteventuels
observateurs autoriseacutes (y compris les assesseurs dans le cas des appels agrave propositions voir point
6572)
Agrave lexception des copies donneacutees aux assesseurs ou aux deacuteleacutegations de lUE dans le cadre dun appel agrave
propositions les offres ou les propositions ne doivent pas quitter la sallele bacirctiment dans lequel se
tiennent les reacuteunions du comiteacute avant la fin des travaux du comiteacute deacutevaluation Elles doivent ecirctre
gardeacutees en lieu sucircr lorsquelles ne sont pas utiliseacutees
283 Responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident coordonne la proceacutedure deacutevaluation conformeacutement aux proceacutedures deacutefinies dans le
preacutesent guide pratique et garantit son impartialiteacute et sa transparence Les membres votants du comiteacute
deacutevaluation sont collectivement responsables des deacutecisions prises par le comiteacute
Le secreacutetaire du comiteacute assure lensemble des tacircches administratives affeacuterentes agrave la proceacutedure
deacutevaluation notamment
la distribution et la collecte des deacuteclarations dimpartialiteacute et de confidentialiteacutebull
la reacutedaction des procegraves-verbaux des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation et le classement de ceux-ci
ainsi que des donneacutees et documents pertinents
bull
lenregistrement des preacutesences aux reacuteunions et leacutetablissement du rapport deacutevaluation et de ses
annexes
bull
Toute demande de clarification neacutecessitant une communication avec les soumissionnaires ou les
demandeurs durant la proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre faite par eacutecrit Une copie de cette
correspondance doit ecirctre annexeacutee au rapport deacutevaluation
Si une offre ou une proposition ne respecte pas les conditions de forme le comiteacute deacutevaluation peut
deacutecider discreacutetionnairement de lexclure ou non de la suite de la proceacutedure en veillant agrave assurer
39 Par exemple lorsque les membres votants les assesseurs ou les observateurs se trouvent dans un autre pays40 Le systegraveme utiliseacute doit prendre en charge le cryptage et cette option doit ecirctre activeacutee Il doit eacutegalement prendre en charge
les protocoles H323 etou SIP41 Les informations doivent ecirctre crypteacutees (en utilisant le standard SMIME v3 ou eacutequivalent)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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leacutegaliteacute de traitement entre les offres ou propositions et en conformiteacute avec le principe de
proportionnaliteacute Quelle que soit la deacutecision du comiteacute deacutevaluation elle doit ecirctre ducircment consigneacutee et
justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Les offres ou propositions qui tombent par exemple dans lune des situations suivantes ne doivent pas
ecirctre rejeteacutees
lorsque le nombre de copies envoyeacutees est infeacuterieur au nombre requisbull
lorsquelles sont soumises au moyen des modegraveles corrects et contiennent les informations demandeacutees
mais la faccedilon dont le document a eacuteteacute rempli est incorrecte par exemple les informations fournies
dans la section X du modegravele auraient ducirc figurer dans la section Y
bull
lorsquelles sont soumises sans ecirctre signeacutees ou contiennent une signature scanneacutee (la signature peut
ecirctre alors demandeacutee Mais si elle nest pas obtenue ou si le document original fourni signeacute nest pas
exactement le mecircme que celui fourni preacuteceacutedemment loffre doit ecirctre rejeteacutee) En ce qui concerne les
garanties de soumission les copies ne peuvent pas ecirctre accepteacutees
bull
lorsque les candidats demandeurs ou soumissionnaires peuvent deacutemontrer quun document requis
nest pas disponible (par exemple lorsque conformeacutement agrave la leacutegislation du pays ladministration ne
peut pas deacutelivrer de duplicata dun document perdu) agrave condition quune alternative acceptable puisse
ecirctre obtenue (par exemple une deacuteclaration de ladministration concerneacutee attestant que le document
en faveur du candidat du demandeur ou du soumissionnaire est encore valable mais quaucun
duplicata ne peut ecirctre deacutelivreacute)
bull
dans le cadre dun marcheacute de services lorsque les soumissionnaires ne remettent pas toutes les piegraveces
requises pour justifier des critegraveres dexclusion ou de seacutelection Il convient de les leur demander en
leur accordant un deacutelai raisonnable pour quils les fournissent
bull
sagissant dun marcheacute de services lorsque le comiteacute deacutevaluation apprend quun expert principal nest
plus disponible Dans ce cas le comiteacute deacutevaluation doit continuer leacutevaluation sur base de loffre
reccedilue et si le soumissionnaire est retenu il aura la possibiliteacute de proposer un remplaccedilant (voir la
section 33121)
bull
284 Calendrier
Le comiteacute deacutevaluation doit ecirctre constitueacute assez tocirct pour assurer la disponibiliteacute des membres deacutesigneacutes
(ainsi que celle deacuteventuels observateurs deacutesigneacutes par la Commission europeacuteenne dans le cas dun
controcircle deacutecentraliseacute ex-ante) durant la peacuteriode neacutecessaire pour preacuteparer et mener agrave terme la proceacutedure
deacutevaluation Leacutevaluation des offres doit ecirctre acheveacutee le plus rapidement possible afin de permettre la
mise en œuvre de la proceacutedure dappel doffre dans la peacuteriode de validiteacute des offres En regravegle geacuteneacuterale
lextension exceptionnelle de cette peacuteriode doit ecirctre eacuteviteacutee (voir section 285) Il est tregraves important
pour tous les soumissionnaires - quil sagisse de lattributaire et des soumissionnaires non retenus - de
recevoir cette information dans les meilleurs deacutelais
Une fois leacutevaluation reacutealiseacutee le pouvoir adjudicateur doit approuver rapidement le rapport
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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deacutevaluation et prendre la deacutecision dattribution laquelle sera annexeacutee au rapport deacutevaluation Sil le
rejette le rapport ou sen eacutecarte de quelque maniegravere que ce soit il doit motiver sa deacutecision par eacutecrit
285 Peacuteriode de validiteacute des offres
Les soumissionnaires restent engageacutes par leurs offres pendant la peacuteriode prescrite dans linvitation agrave
soumissionner etou dans le dossier dappel doffres Cette peacuteriode doit ecirctre suffisamment longue pour
permettre au pouvoir adjudicateur danalyser les offres dapprouver la proposition dattribution de
notifier lattribution agrave lattributaire et aux autres soumissionnaires et de signer le contrat La peacuteriode de
validiteacute des offres est fixeacutee agrave 90 jours agrave compter de la date limite fixeacutee pour la remise des offres
Dans des cas exceptionnels et avec lapprobation preacutealable de lautoriteacute compeacutetente de la Commission
europeacuteenne le pouvoir adjudicateur peut demander aux soumissionnaires de maintenir leurs offres
pour une peacuteriode additionnelle qui ne peut exceacuteder 40 jours
Le soumissionnaire dont loffre est retenue doit en outre maintenir la validiteacute de sa soumission
pendant 60 jours suppleacutementaires quelle que soit la date de la notification (cest-agrave-dire 90 (+40) + 60
jours) Cette peacuteriode peut ecirctre prolongeacutee si le pouvoir adjudicateur a soumis un cas potentiel
dexclusion agrave linstance indeacutependante mentionneacutee agrave la section 233 la dureacutee de la prolongation
eacutequivaut alors agrave celle de la proceacutedure devant cette instance
29 Attribution du marcheacute (sauf pour les contrats de service voir le chapitre 3)
291 Notification agrave lattributaire
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Au plus tard avant la notification de lattribution du marcheacute ou de loctroi de la subvention le
pouvoir adjudicateur ou lautoriteacute deacuteleacutegueacutee doit sassurer que le tiers concerneacute (un demandeur un
soumissionnaire y compris les partenaires) nest pas en situation dexclusion dans le systegraveme de
deacutetection rapide et dexclusion
Avant lexpiration de la peacuteriode de validiteacute des offres mais apregraves lapprobation de la deacutecision
dattribution par la Commission europeacuteenne le pouvoir adjudicateur informe lattributaire par eacutecrit
que son offre a eacuteteacute retenue (voir modegravele de lettre en annexe A8) en lui signalant le cas eacutecheacuteant les
erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes qui ont eacuteteacute corrigeacutees lors de la proceacutedure deacutevaluation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la Commission europeacuteenne doit donner son accord formel pour lattribution
avant lenvoi de la lettre de notification
La notification agrave lattributaire entraicircne une prolongation automatique de 60 jours de la peacuteriode de
validiteacute de loffre retenue Par la mecircme occasion si ces documents nont pas deacutejagrave eacuteteacute reccedilus le pouvoir
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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adjudicateur demande agrave lattributaire de fournir les preuves requises dans le dossier dappel doffres agrave
lappui des informations figurant dans sa deacuteclaration sur lhonneur dans un deacutelai de 15 jours agrave
compter de la date de la lettre de notification Le pouvoir adjudicateur doit examiner les preuves
deacuteclarations ou documents fournis par lattributaire avant de lui envoyer le contrat pour signature
Lorsquil sagit dun marcheacute passeacute dans le cadre dune convention de financement qui navait pas eacuteteacute
conclue au moment du lancement de lappel doffres le pouvoir adjudicateur ne peut notifier
lattribution du marcheacute avant que la convention nait eacuteteacute conclue
Pour la proceacutedure restreinte et le dialogue compeacutetitif les piegraveces relatives aux critegraveres dexclusion
doivent ecirctre remises tel quindiqueacute au point 233
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure aux seuils internationaux (services lt 300 000 EUR
fournitures lt 300 000 EUR travaux lt 5 000 000 EUR) il ny a pas dobligation de remettre les
documents probants preacuteciteacutes (voir points 233 et 241111)
Sagissant des subventions voir la section 65101
292 Preacuteparation du contrat et signature
Lorsquil preacutepare le contrat pour sa signature le pouvoir adjudicateur doit proceacuteder comme suit
preacuteparer un dossier de contrat (si possible imprimeacute rectoverso) en utilisant la structure suivantebull
note explicative conforme au format agrave lannexe a6a)
copie de la convention de financement autorisant le projetb)
copie des documents relatifs agrave lappel doffres ou lappel agrave propositions (avis de preacute-information et
avis de marcheacute rapport douverture des offres rapport deacutevaluation programme de travail lignes
directrices agrave lattention des demandeurs rapport deacutevaluation liste des contrats de subvention agrave
attribuer ainsi que toutes autres informations pertinentes)
c)
trois exemplaires du contrat proposeacute qui est eacutetabli sur la base du modegravele de contratd)
Il est indispensable de joindre au contrat tous les procegraves-verbaux des reacuteunions dinformation ainsi
que toutes les questions poseacutees et reacuteponses donneacutees pendant la peacuteriode de soumission les
clarifications demandeacutees par le comiteacute deacutevaluation et tout rapport de neacutegociation eacuteventuel relatifs
au contrat agrave signer
e)
Les annexes du contrat type relatives aux conditions geacuteneacuterales et aux informations diverses doivent
ecirctre reproduites sans modification dans chaque contrat de services Les conditions speacuteciales (et le
budget dans les contrats de subvention) doivent ecirctre compleacuteteacutees par le pouvoir adjudicateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur envoie le dossier du contrat agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne pour
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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endossement La Deacuteleacutegation signe tous les originaux du contrat pour endossement (et paraphe
toutes les pages des Conditions Particuliegraveres et du budget) pour confirmer le financement de lUE et
les renvoie au pouvoir adjudicateur Aucun endossement nest toutefois requis par la Deacuteleacutegation
dans certains cas preacutevus dans le Guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
signer tous les exemplaires du contrat et parapher toutes les pages des Conditions Particuliegraveres Dans
le cas des subventions les contrats doivent ecirctre signeacutes dans les trois mois suivant la date de
notification des reacutesultats de leacutevaluation Ceci nest pas applicable aux actions complexes aux appels
agrave propositions couvrant deux exercices budgeacutetaires aux appels agrave propositions lanceacutes dans le cadre
des faciliteacutes dans le cas des contrats multi-beacuteneacuteficiaires si lappel a donneacute lieu agrave un grand nombre
de propositions ou en cas de retards imputables aux demandeurs
bull
envoyer les trois exemplaires signeacutes du contrat agrave lattributaire du marcheacute ou au beacuteneacuteficiaire de la
subvention qui doit les contresigner dans un deacutelai de 30 jours agrave compter de leur reacuteception et
bull
retourner deux exemplaires au pouvoir adjudicateur accompagneacutes le cas eacutecheacuteant de la garantie
financiegravere requise dans le contrat Si lattributaire ou le beacuteneacuteficiaire ne sexeacutecute pas dans le deacutelai
requis ou fait savoir agrave quelque stade que ce soit quil ne veut ou ne peut pas signer le contrat il ne
peut pas se voir attribuer le marcheacute ou la subvention La proceacutedure de preacuteparation du contrat doit ecirctre
reprise agrave partir de leacutetape 1 un nouveau dossier de contrat eacutetant preacutepareacute pour la deuxiegraveme meilleure
offre (agrave condition que cette offre ait obtenu une note eacutegale ou supeacuterieure au seuil minimal requis au
terme de leacutevaluation technique et preacutesente un prix dans les limites du budget maximal alloueacute pour le
marcheacute) Dans le cas de subventions le contrat sera proposeacute au demandeur le mieux placeacute sur la liste
de reacuteserve (voir point 65102)
bull
GESTION DIRECTE
Agrave la reacuteception des exemplaires signeacutes par lattributaire du marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la
subvention le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ces exemplaires correspondent en tous points agrave ceux
quil a envoyeacutes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-POST OU EX-ANTE
Agrave la reacuteception des exemplaires signeacutes par lattributaire du marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la
subvention le pouvoir adjudicateur veacuterifie que ces exemplaires correspondent en tous points agrave ceux
quil a envoyeacutes Il conserve un exemplaire et adresse le deuxiegraveme agrave la deacuteleacutegation de lUE
Le pouvoir adjudicateur doit veacuterifier lhabilitation de la personne physique qui signe le contrat pour le
compte de lentiteacute leacutegale agrave qui le marcheacute ou le contrat de subvention a eacuteteacute attribueacute
Le contrat prend effet agrave la date de la derniegravere signature Un contrat ne peut couvrir ni des services ni
des coucircts anteacuterieurs agrave cette date ou prendre effet avant cette date sauf dans des cas exceptionnels
ducircment justifieacutes (cf point 638)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les pouvoirs adjudicateurs doivent conserver tous les documents affeacuterents agrave lattribution et agrave
lexeacutecution du contrat au minimum pour une peacuteriode de 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce
jusquagrave la date de prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat
Pendant et apregraves cette peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute
avec sa politique de confidentialiteacute Ces documents doivent ecirctre disponibles pour des controcircles par la
Commission europeacuteenne des enquecirctes de lOLAF ou des veacuterifications de la Cour des Comptes
293 Publier lattribution du contrat
La publication de lattribution de marcheacute est une obligation leacutegale en vertu du principe de
transparence
2931 Marcheacutes
Dans le cas des marcheacutes degraves quil reccediloit le contrat signeacute le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer lavis
dattribution et lenvoie sous forme eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication (voir
annexe a11e)
La Commission europeacuteenne publie le reacutesultat de lappel doffres sur le site internet dEuropeAid et le
cas eacutecheacuteant au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne
Si lappel doffres a eacuteteacute publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit publier localement le reacutesultat de
lappel doffres
Lavis dattribution de marcheacute sera publieacute si la valeur du marcheacute est supeacuterieure aux seuils
internationaux (services gt 300 000 EUR fournitures gt 300 000 EUR travaux gt 5 000 000 EUR) agrave
moins que le marcheacute nait eacuteteacute deacuteclareacute secret (et que le caractegravere secret ait toujours lieu decirctre au
moment de lattribution) ou que lexeacutecution du marcheacute doive saccompagner de mesures speacutecifiques de
seacutecuriteacute ou lorsque la protection des inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
lexige et lorsque la publication de lavis dattribution de marcheacute est jugeacutee non approprieacutee
En outre quel que soit le type de proceacutedure le pouvoir adjudicateur doit
informer les autres soumissionnaires par lettre type (voir modegravele agrave lAnnexe c8b ou d8) que leurs
offres nont pas eacuteteacute retenues dans un deacutelai maximal de quinze jours suivant la reacuteception du contrat
contresigneacute
bull
enregistrer toutes les statistiques relatives agrave la proceacutedure dattribution du marcheacute notamment le
montant du marcheacute les noms des autres soumissionnaires et de lattributaire
bull
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Le modegravele citeacute plus haut doit ecirctre utiliseacute pour informer les soumissionnaires non retenus Ces derniers
peuvent recevoir par eacutecrit et agrave leur demande toute information compleacutementaire qui ne soit pas
confidentielle42
notamment pour ce qui concerne les critegraveres de seacutelection et dexclusion Agrave titre
dexemple citons les observations concernant leurs points forts et leurs points faibles ces informations
peuvent en effet aider les soumissionnaires non retenus agrave participer avec succegraves agrave de futurs appels
doffres Les informations devraient ecirctre fournies dans un deacutelai de 15 jours agrave compter de la reacuteception
dune demande eacutecrite
Pour les dispositions speacutecifiques applicables aux marcheacutes de services voir la section 33121
2932 Subventions
Toutes les subventions attribueacutees au cours de lanneacutee budgeacutetaire doivent ecirctre publieacutees lanneacutee suivante
sur le site internet dEuropeAid et si approprieacute dans tout autre meacutedia conformeacutement agrave lannexe e11
Les demandeurs non retenus doivent ecirctre informeacutes sans deacutelai et au plus tard 15 jours calendaires
suivant la date agrave laquelle lattributaire a eacuteteacute informeacute par eacutecrit en utilisant le formulaire de lannexe e9
Ils peuvent agrave leur demande recevoir par eacutecrit toute information compleacutementaire relative agrave leacutevaluation
de leur proposition (par exemple les faiblesses dans leur proposition une description de laction jugeacutee
insuffisante un budget de correspondant pas aux activiteacutes proposeacutees un manque global de coheacuterence
etc)
En principe tous les demandeurs doivent ecirctre notifieacutes du reacutesultat de leacutevaluation de leur proposition
dans les 6 mois suivant la date limite fixeacutee pour le deacutepocirct de leur proposition complegravete
210 Modification des contrats
Pour les modifications des contrats de subventions voir eacutegalement la section 68
Pour les marcheacutes il peut saveacuterer neacutecessaire de modifier des contrats si les circonstances touchant agrave
lexeacutecution du projet ont changeacute apregraves la signature du contrat initial Toutefois lobjet du contrat ne
peut pas ecirctre modifieacute Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes que pendant leur peacuteriode dexeacutecution Les
modifications apporteacutees agrave un contrat doivent ecirctre formaliseacutees par un ordre de service ou un avenant au
contrat en conformiteacute avec les Conditions Geacuteneacuterales du contrat Les modifications substantielles au
contrat doivent revecirctir la forme dun avenant Cet avenant doit ecirctre signeacute par les parties au contrat (et
en gestion indirecte avec controcircles ex-ante ecirctre approuveacute et endosseacute par la Commission europeacuteenne)
Les changements portant sur ladresse le compte bancaire ou lauditeur (dans le cas de marcheacutes de
services) peuvent ecirctre notifieacutes simplement par eacutecrit par le titulaire du marcheacute au pouvoir adjudicateur
qui a cependant le droit de refuser le choix du compte bancaire ou dauditeur fait par le titulaire du
42 Linformation est confidentielle lorsque sa diffusion pourrait entraver lapplication de la loi serait contraire agrave linteacuterecirct
geacuteneacuteral ou porterait atteinte aux inteacuterecircts commerciaux leacutegitimes dentreprises publiques ou priveacutees ou altegravererait la loyauteacute
de la concurrence entre ces entreprises Voir regraveglement (CE) ndeg 10492001 du Parlement et du Conseil du 30 mai 2001
relatif agrave laccegraves public aux documents du Conseil du Parlement et de la Commission
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute ou le beacuteneacuteficiaire de la subvention
2101 Principes geacuteneacuteraux
Les principes geacuteneacuteraux suivants doivent ecirctre toujours respecteacutes
Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes apregraves la fin de leur peacuteriode dexeacutecution La peacuteriode dexeacutecution
du contrat est geacuteneacuteralement plus longue que la peacuteriode de mise en œuvre de laction Ces deux
peacuteriodes sont deacutefinies agrave lannexe a1
Toute modification qui eacutetend la peacuteriode de mise en œuvre dun contrat doit tenir compte de la
neacutecessiteacute mettre en œuvre laction et de proceacuteder aux paiements finaux avant lexpiration de la
convention de financement (eacuteventuelle) au titre de laquelle le contrat initial a eacuteteacute financeacute
Un contrat peut ecirctre modifieacute par avenant ou par ordre de service dans les conditions preacutevues dans le
contrat lui-mecircme Dans des circonstances exceptionnelles un avenant peut avoir un effet reacutetroactif agrave
condition que la peacuteriode dexeacutecution ne soit pas deacutepasseacutee Toutefois le contractant ou le beacuteneacuteficiaire
de la subvention naura confirmation que sa requecircte a eacuteteacute accepteacutee par le pouvoir adjudicateur quagrave la
signature de lavenant ou par leacutemission de lordre de service Le contractant ou beacuteneacuteficiaire de la
subvention supporte donc le risque financier de tout coucirct exposeacute ou de tout service presteacute ou
fourniture livreacutee avant la signature de lavenant ou de lordre de service car le pouvoir adjudicateur
peut refuser de signer un avenant ou deacutemettre un ordre de service Ce nest quagrave partir de la signature
de lavenant ou de leacutemission de lordre de service que le contractant peut demander le paiement des
coucircts biens ou services
Exemples
en mars un contractant demande le remplacement en urgence dun expert principal Sa
demande est accepteacutee en avril Lamendement au contrat entre en vigueur en avril validant
reacutetroactivement le changement opeacutereacute en mars Le contractant ne peut demander le paiement
des coucircts exposeacutes en mars quapregraves lentreacutee en vigueur de lamendement en avril
i
Dans le cas dune subvention la peacuteriode de mise en œuvre sachegraveve en mai et en juin le
beacuteneacuteficiaire de la subvention demande une prolongation dun mois Si ladministration
contractante accepte la justification bien queacutemise tardivement et eacutemet un avenant au
contrat en juillet la peacuteriode de mise en œuvre sera prolongeacutee dun mois de mai agrave juin Les
coucircts encourus entre mai et juin ne sont eacuteligibles quapregraves lentreacutee en vigueur de lavenant en
juillet
ii
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Aucune modification de contrat ne peut alteacuterer les conditions dattribution en vigueur au moment ougrave le
marcheacute a eacuteteacute attribueacute
Suivant cette logique les changements importants telle quune alteacuteration fondamentale des termes de
reacutefeacuterencedes speacutecifications techniques ne peuvent pas ecirctre opeacutereacutes par la voie dun avenant ou dun
ordre de service
Le pouvoir adjudicateur ne doit pas accepter systeacutematiquement les demandes de modification de
contrat De telles demandes doivent ecirctre justifieacutees Le pouvoir adjudicateur doit examiner les raisons
avanceacutees et rejeter les demandes peu ou non fondeacutees
Les modifications des montants preacutevus au contrat peuvent avoir des conseacutequences sur les garanties
financiegraveres lieacutees au contrat
Lobjet de lavenant ou de lordre de service doit ecirctre eacutetroitement lieacute agrave la nature du projet couvert par le
contrat initial
Les parties au contrat doivent adresser leur demande de modification suffisamment agrave lavance pour
permettre la signature de lavenant par les deux parties avant la fin de la peacuteriode dexeacutecution du
contrat
Lorsque la modification du contrat eacutetend les activiteacutes deacutejagrave en cours de tels cas sont consideacutereacutes comme
des proceacutedures neacutegocieacutees et certaines conditions doivent ecirctre remplies [voir points 3241c)
4251c) et 5251c) pour les deacutetails contractuels speacutecifiques relatifs aux proceacutedures neacutegocieacutees et
points 35 46 57 pour les deacutetails contractuels speacutecifiques relatifs aux modifications de contrat]
Dans dautres cas la modification peut ecirctre traiteacutee par voie de simple avenant sans quil soit neacutecessaire
dentamer une proceacutedure neacutegocieacutee Les modifications concerneacutees sont les suivantes
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les travaux fournitures ou services suppleacutementaires du contractant principal qui sont devenus
neacutecessaires et qui ne figuraient pas dans le marcheacute initial degraves lors quun changement de contractant
est impossible pour des raisons techniques (par exemple la compatibiliteacute avec les eacutequipements
services ou installations existants) ou quun changement de contractant entraicircnerait une
augmentation substantielle des coucircts pour le pouvoir adjudicateur Laugmentation de prix
eacuteventuelle compte tenu de la valeur cumuleacutee nette des modifications successives ne peut exceacuteder
50 de la valeur du marcheacute initial
a)
les modifications rendues neacutecessaires par des circonstances quun pouvoir adjudicateur diligent ne
pouvait pas preacutevoir pour autant que laugmentation de prix eacuteventuelle ne soit pas supeacuterieure agrave 50
de la valeur du marcheacute initial
b)
les modifications qui remplissent les conditions cumulatives suivantesc)
la valeur de la modification est infeacuterieure agrave 300 000 EUR pour les marcheacutes de services et de
fournitures et agrave 5 000 000 EUR pour les marcheacutes de travaux et
i)
la valeur de la modification est limiteacutee agrave 10 de la valeur du marcheacute initial pour les marcheacutes de
services et de fournitures et agrave 15 de la valeur du marcheacute initial pour les marcheacutes de travaux et
ii)
la valeur cumuleacutee nette de plusieurs modifications successives ne deacutepasse pas les seuils viseacutes aux
points i) et ii) ci-dessus
iii)
toutes les autres modifications ne modifiant pas les exigences minimales de la proceacutedure de
passation de marcheacute initiale indeacutependamment de leur valeur lorsque la modification de la valeur
qui en deacutecoule est le reacutesultat de lapplication rigoureuse des documents de marcheacute ou des
dispositions contractuelles
d)
Certaines situations telles que les modifications dordre administratif la succession universelle et
lapplication de clauses ou doptions de reacutevision sont consideacutereacutees comme nayant aucune incidence sur
les exigences minimales de la proceacutedure initiale Les modifications qui sont le reacutesultat de lapplication
de dispositions contractuelles (par exemple les clauses de reacutevision des prix leacutevaluation des travaux)
ou concernent des donneacutees administratives (par exemple un changement dadresse le remplacement de
lauditeur) ne neacutecessitent pas un avenant ou un ordre de service
La valeur du marcheacute initial sentend hors reacutevisions des prix
Tous les types de modifications mentionneacutes ci-dessus sappliquent aussi aux contrats speacutecifiques
relevant de contrats-cadres En outre les cas viseacutes aux points a) c) et d) sappliquent eacutegalement au
contrat-cadre lui-mecircme
2102 Preacuteparation dun avenant
Lorsquil preacutepare un avenant le pouvoir adjudicateur doit suivre les eacutetapes suivantes
Utiliser le modegravele davenant (voir annexes b16 c12 d11 ete10)1)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Toute reacutefeacuterence dans lavenant proposeacute agrave des articles etou annexes agrave modifier doit correspondre aux
articles etou annexes approprieacutes du contrat initial
Tout avenant modifiant le budget doit inclure un nouveau budget indiquant les modifications quil
apporte agrave la deacutecomposition du budget initial et aux eacuteventuels avenants anteacuterieurs (Voir Annexes b17
c13 d12 et e3h7)
Si le budget est modifieacute par lavenant proposeacute le calendrier des paiements doit ecirctre modifieacute en
conseacutequence en tenant compte des eacuteventuels paiements deacutejagrave effectueacutes pendant lexeacutecution du contrat
Le calendrier des paiements doit eacutegalement ecirctre modifieacute si la dureacutee dexeacutecution du contrat est
prolongeacutee
Preacuteparer un dossier comportant les eacuteleacutements suivants2)
une note explicative justifiant les modifications proposeacutees sur les plans technique et
financier (voir modegravele agrave lannexe a6)
a)
une copie de la demande (ou de laccord) concernant les modifications proposeacuteesb)
les originaux de lavenant proposeacute eacutetablis sur la base du modegravele davenant (voir annexe a7)
et incluant les eacuteventuelles annexes reacuteviseacutees
c)
GESTION DIRECTE
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Signer et dater tous les originaux de lavenant et parapher chaque page des Conditions
Particuliegraveres
3)
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur fait parvenir le dossier davenant agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne
qui lendosse (et paraphe toutes les pages des Conditions Particuliegraveres) confirmant ainsi le
financement UE Aucun endossement nest toutefois requis par la Deacuteleacutegation dans certains cas
preacutevus dans le Guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
3)
Envoyer les trois exemplaires signeacutes de lavenant au titulaire du contrat qui doit les contresigner
dans un deacutelai de 30 jours agrave compter de leur reacuteception et en retourner deux exemplaires au pouvoir
adjudicateur accompagneacutes le cas eacutecheacuteant de la garantie financiegravere requise dans lavenant
4)
GESTION DIRECTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires signeacutes envoyeacutes par le titulaire du contrat en envoyer un au
service financier responsable des paiements et transmettre le deuxiegraveme au gestionnaire du projet
5)
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-POST OU EX-ANTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires signeacutes envoyeacutes par le titulaire du contrat le pouvoir
adjudicateur en transmet un agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne Il conserve un exemplaire et
adresse le deuxiegraveme agrave la deacuteleacutegation de lUE
5)
Lavenant prend effet agrave la date de la derniegravere signature
6) Publier un avis de modification de marcheacute au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site
internet dEuropeAid lorsque lavenant concerne lajout dactiviteacutes qui ne figuraient pas dans le marcheacute
initial ou qui sont devenues neacutecessaires en raison de circonstances impreacutevisibles [cest-agrave-dire les cas de
modification par simple avenant viseacutes aux points a) et b) de la section 2101] Toutefois la
publication dun tel avis nest pas neacutecessaire lorsque la valeur de la modification est infeacuterieure agrave
300 000 EUR pour les marcheacutes de services et fournitures ou agrave 5 000 000 EUR pour les marcheacutes de
travaux
Chapitre 2 2 Regravegles de base
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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3 Marcheacutes de services
31 Introduction
Les marcheacutes de services incluent les eacutetudes et les assistances techniques Les marcheacutes de services sont
parfois utiliseacutes pour faire appel au savoir-faire exteacuterieur
Les marcheacutes deacutetudes conclus entre un contractant et une autoriteacute contractante comprennent
notamment les eacutetudes portant sur lidentification et la preacuteparation de projets les eacutetudes de faisabiliteacute
les eacutetudes eacuteconomiques et de marcheacute les eacutetudes techniques et les audits
Les marcheacutes dassistance technique permettent davoir recours agrave un contractant pour exercer une
fonction de conseil geacuterer ou superviser un projet ou pour quil fournisse lexpertise preacutevue au contrat
311 Types de marcheacutes de services
Un contrat de service peut preacutevoir deux types de paiements
le paiement dun forfait (prix global) lorsque le contrat preacutevoit une obligation de reacutesultat Les
services seront payeacutes en fonction des reacutesultats atteints Le paiement pourra ecirctre retenu en partie ou en
totaliteacute si les reacutesultats preacutevus au contrat ne sont pas atteints Si les reacutesultats ne sont que partiellement
atteints le paiement partiel sera fonction
bull
du fait que les reacutesultats aient eacuteteacute affecteacutes agrave diffeacuterentes lignes budgeacutetaires sans que cela soit
obligatoire
bull
des neacutegociations avec le prestataire de servicesbull
le paiement dhonoraires (prix unitaires) - lorsquil nest pas possible de preacutevoir les reacutesultats ou la
quantiteacute de travail neacutecessaire pour les atteindre Dans un tel cas il est eacuteconomiquement plus
avantageux de payer les services sur la base du temps effectivement travailleacute
bull
Exemples de marcheacutes de services forfaitaires
Eacutetudes eacutevaluations audits organisation deacuteveacutenements tels que confeacuterences formations Les eacutetudes
comprennent une varieacuteteacute de tacircches comme lidentification et la preacuteparation de projets les eacutetudes de
faisabiliteacute les eacutetudes eacuteconomiques de marcheacute ou techniques la reacutedaction de document juridique les
eacutevaluations et audits Le contrat preacutevoyant un paiement forfaitaire doit toujours preacutevoir le reacutesultat agrave
atteindre par le contractant
Le soumissionnaire doit annoncer dans son offre les moyens techniques ou opeacuterationnels quil entend
mettre en œuvre Toutefois ceux-ci nentrent pas en ligne de compte pour mesurer le reacutesultat atteint
Exemples de marcheacutes de services payeacutes sur la base dhonoraires
Exemples de marcheacutes de services payeacutes sur la base dhonoraires
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
79
La supervision de projet lassistance technique reacutesidente la meacutediation dans un processus impliquant
de multiples acteurs (en fonction de la complexiteacute de lenvironnement)
Les contrats dassistance technique nimpliquent souvent quune obligation de moyens ce qui signifie
que le contractant est responsable de lexeacutecution des tacircches qui lui sont confieacutees en vertu des termes de
reacutefeacuterence et dassurer la qualiteacute des services fournis Le contractant doit par ailleurs contribuer agrave
ameacuteliorer la performance de linstitution aupregraves de laquelle il est deacutetacheacute Il a eacutegalement une obligation
de diligence en vertu du contrat il doit aviser lautoriteacute contractante en temps utile de tout ce qui
pourrait affecter la bonne exeacutecution du projet
Les contrats payeacutes sur base dhonoraires peuvent eacutegalement comprendre des activiteacutes payeacutees sur la
base dun montant forfaitaire Par exemple un marcheacute de formation pourrait preacutevoir de payer les
formations sur base dhonoraires et de payer leacutelaboration des supports de formation sur base dun
montant forfaitaire
La plupart du temps le contrat preacutevoit soit un paiement par forfait soit un paiement par honoraires
Cependant certains contrats preacutevoient un paiement mixte Dans ce cas les termes de reacutefeacuterence le
modegravele doffre financiegravere et le contrat lui-mecircme doivent preacuteciser quelle partie du marcheacute fera lobjet
dun paiement forfaitaire et quelle partie le sera sur base dhonoraires et selon quelle meacutethode ceux-ci
seront calculeacutes
Un contrat peut par exemple associer un volet portant sur la conception et un autre portant sur la
supervision La partie conception comprendra une addition de prix forfaitaires (eacutetude geacuteotechnique
eacutetude environnementale eacutetude eacuteconomique etc) alors que la partie supervision sera payeacutee sur la base
dhonoraires
De la mecircme faccedilon un contrat de supervision des routes comporte essentiellement des paiements
dhonoraires puisque le travail du superviseur est affecteacute par des facteurs indeacutependants de son controcircle
comme par exemple les travaux suppleacutementaires les retards de la part de divers intervenants
notamment lentrepreneur lui-mecircme lautoriteacute publique ou le bailleur de fonds Toutefois certaines
tacircches de supervision pourraient faire lobjet dun paiement forfaitaire par exemple les eacutetudes ou
alternatives techniques devant ecirctre reacutealiseacutees par des speacutecialistes exteacuterieurs agrave leacutequipe titulaire Une fois
convenu le nombre de jours dintervention des experts cette prestation sera forfaitiseacutee
Par ailleurs les projets dassistance technique peuvent contenir une combinaison de prix forfaitaire et
dhonoraires pour les projets structureacutee en diffeacuterentes phases
Une premiegravere phase dactiviteacutes payables sur la base dhonoraires peut inclure un diagnostic lanalyse
des institutions et des intervenants leacutevaluation des capaciteacutes la deacutefinition conjointe des actions
preacutecises et des reacutesultats concrets
bull
Une deuxiegraveme phase peut consister par exemple agrave reacutealiser ces actions speacutecifiques Ce reacutesultat
pourrait faire lobjet dun paiement forfaitaire
bull
Des directives sont disponibles dans les lignes directrices de la reacuteforme de la coopeacuteration technique
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir page 99 des lignes directrices intituleacutees laquorendre la coopeacuteration technique plus efficaceraquo1
Accroicirctre lutilisation de marcheacutes agrave prix forfaitaires
Dans les cas ougrave un contrat de service impose la signature par les experts principaux de deacuteclarations
de disponibiliteacute et dexclusiviteacute le paiement dhonoraires se justifie sil est tregraves difficile voire
impossible de deacutefinir agrave lavance les reacutesultats attendus ou lorsque lobjet du contrat est par exemple
dapporter un soutien continu agrave ladministration du pays partenaire
Dans les autres cas le paiement forfaitaire est preacuteconiseacute car il est plus approprieacute que le paiement
dhonoraires
Voici quelques avantages comparatifs du paiement forfaitaire
Les marcheacutes agrave prix forfaitaire peuvent inclure le cas eacutecheacuteant une ventilation des prix preacutevoyant que
le paiement soit progressivement reacutealiseacute agrave mesure que les reacutesultats sont atteints (par exemple en
fonction de lavancement des rapports initial intermeacutediaire et final ou encore agrave lavancement dune
eacutetude donneacutee)
Exceptionnellement il est possible de preacutevoir des deacutepenses accessoires dans un marcheacute agrave prix
forfaitaire Cest ainsi quil est possible dutiliser un marcheacute agrave prix forfaire pour lorganisation de
seacuteminaires lorsquil est difficile destimer le nombre de participants par exemple Le dossier dappel
doffres peut-ecirctre adapteacute pour preacutevoir les deacutepenses accessoires
En principe les marcheacutes agrave prix forfaitaire ne requiegraverent pas dexperts principaux Les termes de
reacutefeacuterences peuvent cependant preacutevoir plusieurs profils agrave charge pour le soumissionnaire de
deacutemontrer quil dispose des ressources humaines correspondantes Par exemple on peut envisager
quaucun expert principal ne soit requis dans le cas dun contrat preacutevoyant un reacutesultat technique bien
deacutetermineacute tel que la reacutealisation de documents afin de concevoir un projet dinvestissement Dans ce
cas agrave condition que le contractant dispose de capaciteacutes internes la responsabiliteacute professionnelle
incitera lattributaire agrave seacutelectionner les meilleurs effectifs possibles pour obtenir les reacutesultats
escompteacutes Cela eacutetant en fonction des particulariteacutes du projet agrave mettre en œuvre il peut ecirctre
neacutecessaire de recourir agrave des experts principaux
Dans ce cas ces experts principaux doivent signer la deacuteclaration de disponibiliteacute et dexclusiviteacute
En revanche il peut ecirctre utile de recourir agrave des experts principaux lorsque le projet requiert des
compeacutetences comportementales telles quune bonne compreacutehension du contexte local la capaciteacute agrave
reacutediger un acte leacutegislatif ou une proposition de reacuteforme ce qui implique la capaciteacute agrave dialoguer avec
une grande varieacuteteacute dinterlocuteurs agrave construire avec eux des relations de confiance et agrave les eacutecouter
Ces situations requiegraverent de solides compeacutetences de communication
Les appels doffres de marcheacute de services agrave prix forfaitaires peuvent inclure un processus de
certification des experts preacutevoyant de les interviewer pour sassurer quils disposent effectivement
1httpseceuropaeueuropeaidtools-and-methods-series-guidelines-no-3-making-technical-cooperation-more-effective_en
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des compeacutetences annonceacutees dans loffre Pour tenir compte du nombre potentiellement eacuteleveacute
dexperts cette certification peut avoir lieu pendant la mise en œuvre du marcheacute
Les meacutethodologies deacutefinies dans les offres doivent inclure un plan de travail indiquant les
ressources que le soumissionnaire envisage de mobiliser afin de permettre une meilleure
comparaison des offres et une base de neacutegociation pour le cas ougrave un avenant au contrat saveacutererait
neacutecessaire
Les marcheacutes agrave prix forfaitaire geacutenegraverent moins de micro-gestion de veacuterification des feuilles de
preacutesence et des deacutepenses accessoires Ils permettent ainsi de deacutegager plus de temps pour travailler
sur des questions opeacuterationnelles et sectorielles
32 Proceacutedures de passation des marcheacutes
321 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR
3211 Proceacutedure restreinte
Tous les marcheacutes de services dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR doivent faire lobjet dun
appel doffres restreint apregraves publication internationale dun avis de preacute-information et dun avis de
marcheacute comme preacutevu au point 331
322 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR peuvent faire lobjet soit de la proceacutedure laquocontrat-
cadreraquo deacutefinie pour BENEF 2013 (voir point 341) soit dune proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
(voir point 342) avec au minimum trois candidats
323 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Ces marcheacutes peuvent ecirctre attribueacutes sur la base dune seule offre
Il convient dutiliser les annexes approprieacutees (grille de conformiteacute administrative contrat avis de
marcheacute lettre dinvitation instructions aux soumissionnaires formulaire de soumission) pour cette
proceacutedure Elles peuvent ecirctre adapteacutees agrave la proceacutedure y compris en supprimant des sections non
pertinentes sans que cela neacutecessite une deacuterogation
Les paiements effectueacutes pour des deacutepenses dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 2 500 EUR peuvent
prendre la forme dun simple remboursement de facture sans acceptation preacutealable dune offre
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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324 Proceacutedures applicables sans seuil
3241 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee
Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de services peuvent ecirctre passeacutes par proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
Lorsque cela savegravere absolument neacutecessaire pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant
deacuteveacutenements impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre
imputables les deacutelais ordinaires ne peuvent ecirctre respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des regravegles dapplication du regraveglement financier
applicable au budget geacuteneacuteral2
lorsque les prestations sont confieacutees agrave des organismes publics ou agrave des institutions ou associations
sans but lucratif et ont pour objet des actions agrave caractegravere institutionnel (comme des services
directement lieacutes agrave la mission statutaire de lorganisme concerneacute) ou visant agrave mettre en œuvre une
assistance aux populations dans le domaine social
b)
pour lextension dun contrat en cours par la reacutepeacutetition de services similaires confieacutes au prestataire
initial pour autant que le marcheacute initial ait eacuteteacute attribueacute agrave la suite de la publication dun avis de
c)
2laquoLassistance durgenceraquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
mentionneacutee au a) principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lAnnexe IV de
lAccord de Cotonou Lassistance durgence lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Voir
eacutegalement larticle 79(5) de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute qui faisait eacutetat de la possibiliteacute de recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee pour la fourniture de
nouveaux services dans le cadre du projet ainsi que du coucirct estimeacute approprieacute3
lorsque la proceacutedure dappel doffres est resteacutee infructueuse cest-agrave-dire quelle na donneacute aucune
offre meacuteritant decirctre retenue sur le plan qualitatif etou financier auquel cas apregraves annulation de
lappel doffres le pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les
soumissionnaires de son choix ayant participeacute audit appel et remplit les critegraveres de seacutelection pour
autant que le document de marcheacute initial ne soit pas substantiellement modifieacute et en respectant le
principe de concurrence loyale
d)
lorsque le marcheacute consiste en lacquisition dun plan ou dun projet de conception seacutelectionneacute par un
jury agrave la suite dun concours et doit conformeacutement aux regravegles applicables ecirctre attribueacute au laureacuteat
ou agrave lun des laureacuteats du concours auquel cas tous les laureacuteats du concours doivent ecirctre inviteacutes agrave
participer aux neacutegociations
e)
quand pour des raisons techniques ou artistiques ou lieacutees agrave la protection de droits dexclusiviteacute le
marcheacute ne peut ecirctre confieacute quagrave un prestataire deacutetermineacute lorsquil nexiste aucune solution
alternative ou de remplacement raisonnable et que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune
restriction artificielle des paramegravetres lors de la deacutefinition du marcheacute
f)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales ou lorsque la protection dinteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
le requiert pour autant que les inteacuterecircts essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres
mesures (consistant par exemple agrave imposer des conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des
informations dans le cadre de la proceacutedure de passation de marcheacutes)
g)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existanth)
pour les services juridiques tels que des services de repreacutesentation et de conseil lieacutes agrave larbitrage agrave
la conciliation ou aux proceacutedures juridictionnelles des services darbitrage et de conciliation des
services de certification et dauthentification de documents qui doivent ecirctre reacutealiseacutes par des notaires4
i)
pour des services et precircts financiersj)
3Par conseacutequent ce cas de figure ne sapplique quapregraves les appels doffres restreints4 Des services juridiques autres que ceux mentionneacutes au point i) peuvent ecirctre fournis agrave lissue dune proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle quelle que soit la valeur estimeacutee du marcheacute voir le point 342
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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pour lachat de services de communications eacutelectroniques au sens de larticle 2 point c) de la
directive 200221CE5
k)
lorsquun marcheacute de services doit ecirctre fourni par une organisation internationale qui ne peut
participer agrave des proceacutedures concurrentielles en vertu de ses statuts ou de son acte constitutif
l)
Dans tous les cas un rapport de neacutegociation doit ecirctre eacutetabli (voir modegravele agrave lannexe a10) Il doit
deacutecrire la maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant la deacutecision dattribution du
marcheacute correspondante Les proceacutedures preacutesenteacutees aux points 33121 et 33122 doivent ecirctre suivies
par analogie Enfin le rapport de neacutegociation doit ecirctre inclus dans le dossier du contrat et le pouvoir
adjudicateur doit lapprouver
3242 Dialogue compeacutetitif
Voir le point 247
3243 Contrat-cadre
Voir le point 245 pour plus de deacutetails
5 Par service de communications eacutelectroniques on entend un service fourni normalement contre reacutemuneacuteration qui consiste
entiegraverement ou principalement en la transmission de signaux sur des reacuteseaux de communications eacutelectroniques y compris
les services de teacuteleacutecommunications et les services de transmission sur les reacuteseaux utiliseacutes pour la radiodiffusion mais qui
exclut les services consistant agrave fournir des contenus agrave laide de reacuteseaux et de services de communications eacutelectroniques ou agrave
exercer une responsabiliteacute eacuteditoriale sur ces contenus il ne comprend pas les services de la socieacuteteacute de linformation tels que
deacutefinis agrave larticle 1er de la directive 9834CE qui ne consistent pas entiegraverement ou principalement en la transmission de
signaux sur des reacuteseaux de communications eacutelectroniques
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33 Appels doffres restreints (pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave300 000 EUR) Proceacutedure dappel doffres restreints internationaux - services Proceacutedurerestreinte - services
331 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et la transparence
requise le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de preacute-information et un avis de marcheacute pour tous
les marcheacutes de services dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000 EUR (voir annexe a11e)
3311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information preacutecisant les caracteacuteristiques particuliegraveres de la proceacutedure dappel doffres
agrave lancer doit ecirctre publieacute au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid
au moins 30 jours avant la publication de lavis de marcheacute
Lavis de preacute-information doit indiquer de maniegravere succincte lobjet le contenu et le montant du
marcheacute concerneacute Sa publication nengage pas le pouvoir adjudicateur agrave attribuer le marcheacute et les
prestataires de services ne doivent pas envoyer de candidature agrave ce stade
Indeacutependamment du mode de gestion le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de preacute-information
(annexe b1) Il lenvoie par voie eacutelectronique au service compeacutetent de la commission europeacuteenne pour
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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permettre sa traduction au moins 15 jours avant la date preacutevue de publication Voir le guide des
publications agrave lannexe a11e
Si neacutecessaire le pouvoir adjudicateur assure simultaneacutement la publication localement ou dans tout
autre meacutedia approprieacute
3312 Publication des avis de marcheacutes
Un avis de marcheacute doit ecirctre publieacute au minimum 30 jours apregraves la publication de lavis de preacute-
information sur le site internet dEuropeAid6 au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et dans tout
autre meacutedia approprieacute
La publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid est assureacutee
par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur) Si lavis de marcheacute
est publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes doivent ecirctre envoyeacutes pour publication sous format eacutelectronique aux services
compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe b2 au moins 15
jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer leur
traduction
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui est mentionneacute ci-dessus les termes de reacutefeacuterence finaliseacutes (voir section 26) doivent
eacutegalement ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne soit au mecircme moment soit en avance afin de
deacutemontrer que lavis de marcheacute proposeacute correspond bien aux objectifs du contrat
Lavis de marcheacute doit fournir les informations neacutecessaires pour permettre aux prestataires de services
potentiels de deacuteterminer leur capaciteacute agrave exeacutecuter le marcheacute en question
Les critegraveres de seacutelection identifieacutes dans lavis de marcheacute doivent
ecirctre reacutedigeacutes clairement et sans ambiguiumlteacutebull
ecirctre faciles agrave controcircler sur la base des informations soumises en utilisant le formulaire de candidature
standard (voir annexe b3)
bull
permettre de deacuteterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait agrave un critegravere de
seacutelection donneacute
bull
pouvoir ecirctre deacutemontreacutes par le soumissionnairebull
Les critegraveres figurant dans les documents annexeacutes au preacutesent guide sont donneacutes agrave titre dexemple et
6(httpswebgateeceuropaeueuropeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome)
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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doivent ecirctre adapteacutes en fonction de la nature du montant et de la complexiteacute du marcheacute
Le deacutelai alloueacute aux candidats pour quils adressent leurs offres doit ecirctre suffisant pour permettre une
concurrence adeacutequate Le deacutelai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours agrave compter
de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet
dEuropeAid Le deacutelai reacuteel deacutependra de lampleur et de la complexiteacute du marcheacute
Dans le cas ougrave lavis de marcheacute est eacutegalement publieacute localement par le pouvoir adjudicateur il doit
ecirctre identique agrave celui publieacute par la Commission europeacuteenne au Journal officiel de lUnion europeacuteenne
et sur le site internet dEuropeAid et les publications doivent ecirctre simultaneacutees
Lavis de marcheacute doit ecirctre suffisamment clair et preacutecis pour dispenser les soumissionnaires de
demander des preacutecisions en cours de proceacutedure
Ils ont toutefois le droit de demander des informations compleacutementaires en cas de besoin
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe a5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe a11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
La publication du rectificatif doit intervenir avant la date limite de soumission des candidatures Le
pouvoir adjudicateur ne doit pas agrave cette occasion donner un avis quelconque concernant quelque offre
que ce soit
Si lavis de marcheacute doit ecirctre simplement clarifieacute et non pas corrigeacute cette clarification doit
seulement ecirctre publieacutee sur le site internet dEuropeAid pas au JO Eacutetablissement de la liste
restreinte
332 Eacutetablissement de la liste restreinte
Leacutetablissement de la liste restreinte des candidats est reacutealiseacute par le comiteacute deacutevaluation
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
eacutetablir une liste longue (voir annexe b4) reacutesumant lensemble des candidatures reccediluesbull
eacuteliminer les candidatures qui sont irrecevables car elles ont eacuteteacute introduites par des candidats qui sont
ineacuteligibles (voir section 231) ou qui entrent dans lune des cateacutegories deacutecrites aux sections 2331
et 2332 sur la foi de leur deacuteclaration sur lhonneur
bull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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appliquer les critegraveres de seacutelection exactement tels quils ont eacuteteacute publieacutesbull
Sagissant des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et de seacutelection voir les points
233 et 2411
Apregraves analyse des candidatures reccedilues en reacuteponse agrave lavis de marcheacute le comiteacute deacutevaluation retient sur
une liste restreinte les prestataires de services offrant les meilleures garanties dexeacutecution satisfaisante
du marcheacute
La liste restreinte doit comporter entre quatre et huit candidats
Si le nombre de candidats eacuteligibles remplissant les critegraveres de seacutelection est supeacuterieur agrave huit les critegraveres
additionnels publieacutes dans lavis de marcheacute seront appliqueacutes de faccedilon agrave ne retenir que les 8 meilleurs
candidats eacuteligibles Voir le compleacutement dinformation agrave la section 24111 laquoCritegraveres de seacutelectionraquo
Si le nombre de candidats eacuteligibles et satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur au chiffre
minimal de quatre le pouvoir adjudicateur peut inviter agrave soumissionner uniquement ces candidats
Avant daccepter une compeacutetition entre moins de quatre candidats un accord preacutealable est neacutecessaire
sauf en gestion indirecte avec controcircles ex post comme figurant dans lencadreacute ci-dessous Cette
autorisation preacutealable peut ecirctre donneacutee apregraves veacuterification de la dureacutee de la publication des critegraveres de
seacutelection utiliseacutes et de la nature des services agrave fournir en fonction du budget alloueacute Ceci doit ecirctre
justifieacute dans le rapport deacutevaluation
GESTION DIRECTE
Lenregistrement dun cas agrave signaler est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
La liste restreinte finale et la proceacutedure ayant permis de leacutetablir doivent ecirctre complegravetement
documenteacutees dans le rapport de seacutelection des candidatures (voir modegravele agrave lannexe b5)
Lors de leacutetablissement de la liste restreinte et avant quelle soit approuveacutee par le comiteacute deacutevaluation
le pouvoir adjudicateur doit sassurer quaucun candidat (y compris ses partenaires) ne se trouve en
situation dexclusion dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Le rapport de seacutelection des candidatures est signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
GESTION DIRECTE
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit approuver
ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation avant que les candidats seacutelectionneacutes ne soient
inviteacutes agrave soumettre leur offre
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur doit ensuite
soumettre ce rapport avec ses propres recommandations agrave la Commission europeacuteenne avant que les
candidats seacutelectionneacutes ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur elle doit
adresser par eacutecrit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa deacutecision
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
Les candidats non seacutelectionneacutes sont informeacutes par le pouvoir adjudicateur par eacutecrit (voir lannexe b7)
Les candidats seacutelectionneacutes reccediloivent une lettre dinvitation agrave soumissionner et le dossier dappel
doffres (voir lannexe b8) Simultaneacutement la liste restreinte finale doit ecirctre publieacutee sur le site internet
dEuropeAid
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de liste restreinte en utilisant le modegravele approprieacute (annexe b6) et
lenvoie en temps utile et par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le
site dEuropeAid (voir lannexe a11e)
Toute information non confidentielle peut ecirctre divulgueacutee aux candidats non seacutelectionneacutes qui en font la
demande Agrave titre dexemple citons les motifs pour lesquels une reacutefeacuterence ne satisfait pas aux critegraveres
de seacutelection techniques ces informations peuvent en effet aider les candidats non seacutelectionneacutes agrave
participer avec succegraves agrave de futurs appels doffres
333 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que le dossier dappel doffres soit complet que les documents soient reacutedigeacutes
soigneusement et que la proceacutedure de passation du marcheacute soit correctement appliqueacutee
Ces documents doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux candidats
potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de non-conformiteacute
critegraveres dattribution et pondeacuteration de ceux-ci etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des termes de reacutefeacuterence Compte tenu de la complexiteacute de nombreux contrats la
preacuteparation du dossier dappels doffres peut neacutecessiter le recours agrave un ou plusieurs speacutecialistes
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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techniques externes Chacun deux doit signer une Deacuteclaration dobjectiviteacute et de confidentialiteacute (voir
annexe a3)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit approuver le dossier dappel doffres avant son envoi La pratique
standard est de consulter le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les autres parties concerneacutees et
dobtenir sonleur accord sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Conformeacutement agrave lannexe b8
Instructions aux soumissionnairesA
Projet de contrat et Conditions particuliegraveres avec annexesB
Autres informations (avis relatif aux candidats retenus sur la liste restreinte grille de conformiteacute
administrative grille deacutevaluation)
C
Formulaire de soumission de loffreD
Le dossier dappel doffres doit clairement indiquer que loffre doit ecirctre faite agrave prix fermes et non
reacutevisables
Une garantie de preacutefinancement peut-ecirctre exigeacutee agrave condition decirctre mentionneacutee dans le dossier dappel
doffres Si le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier
dappel doffres
334 Critegraveres dattribution
Les critegraveres dattribution du marcheacute permettent didentifier le meilleur rapport qualiteacuteprix et portent
tant sur la qualiteacute technique que sur le prix de loffre
Les critegraveres techniques permettent deacutevaluer la qualiteacute des offres techniques Ils concernent
essentiellement la meacutethodologie et dans le cas des marcheacutes agrave honoraire les CV (curriculum vitae) des
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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experts principaux proposeacutes Les critegraveres techniques peuvent ecirctre diviseacutes en sous-critegraveres Ainsi la
meacutethodologie peut ecirctre analyseacutee sur au regard des termes de reacutefeacuterence de lemploi optimal des
ressources techniques et professionnelles disponibles dans le pays partenaire du calendrier de travail
de ladeacutequation des moyens aux tacircches de lappui proposeacute aux experts preacutesents sur le terrain etc Les
CV peuvent ecirctre noteacutes en fonction de sous-critegraveres tels que les qualifications lexpeacuterience
professionnelle lexpeacuterience geacuteographique les aptitudes linguistiques etc Le comiteacute deacutevaluation doit
sassurer que la meacutethodologie proposeacutee par le soumissionnaire est conforme aux termes de reacutefeacuterence
La meacutethodologie peut le cas eacutecheacuteant aller au-delagrave de ces prescriptions mais elle ne peut en aucun cas
aller en deccedilagrave ni sen deacutetourner
Agrave chaque critegravere technique est attribueacute un nombre de points reacutepartis entre les diffeacuterents sous-critegraveres
(le nombre de points est au total de 100 pour lensemble des critegraveres) La pondeacuteration des notes
attribueacutees agrave chaque sous-critegravere technique deacutepend de la nature des services requis Elle est fixeacutee au cas
par cas dans le dossier dappel doffres tel quindiqueacute dans le modegravele de grille deacutevaluation
Le systegraveme de notation doit ecirctre lieacute de faccedilon aussi preacutecise que possible aux termes de reacutefeacuterence qui
deacutecrivent les prestations agrave fournir et se reacutefeacuterer agrave des paramegravetres qui soient facilement identifiables
dans les offres et si possible quantifiables
Le dossier dappel doffres doit contenir tous les deacutetails de la grille deacutevaluation technique avec ses
diffeacuterents critegraveres et sous-critegraveres et leur pondeacuteration respective
Les critegraveres de seacutelection utiliseacutes pour eacutetablir la liste restreinte et les critegraveres dattribution utiliseacutes
ensuite pour deacuteterminer la meilleure offre doivent ecirctre clairement distingueacutes
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux services concerneacutes
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute le processus de prestation de services les solutions techniques
adopteacutees ou les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire ou encore
loriginaliteacute de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de consideacuterer loffre comme irreacuteguliegravere et dans laffirmative de la rejeter
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
335 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux candidats retenus sur la liste
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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restreinte davoir agrave demander des informations compleacutementaires pendant la proceacutedure Si le pouvoir
adjudicateur soit de sa propre initiative soit en reacuteponse agrave la demande dun candidat retenu sur la liste
restreinte donne des informations compleacutementaires relatives au dossier dappel doffres il doit les
communiquer par eacutecrit et simultaneacutement agrave tous les autres candidats retenus sur la liste restreinte
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre (en adressant une
copie de sa reacuteponse agrave la Commission europeacuteenne dans le cas dune gestion indirecte avec controcircles
ex-ante agrave toutes les questions des soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de
reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable quant agrave leacutevaluation
de loffre agrave ce stade Dans un but de transparence toutes les questions et reacuteponses doivent ecirctre
envoyeacutees simultaneacutement agrave tous les soumissionnaires
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion doit ecirctre annonceacutee dans le
dossier dappel doffres et avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des offres
Tous les frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des
raisons de transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne
peut ecirctre organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions
dinformations ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un
excellent moyen de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou
documentation utiliseacutee pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion
doivent ecirctre publieacutees au moins sur le site Internet dEuropeAid
336 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Seul un deacutelai raisonnable de remise des offres peut
garantir leur qualiteacute et permettre de faire jouer valablement la concurrence Lexpeacuterience montre quun
deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave deacuteposer des offres
incomplegravetes ou mal preacutepareacutees
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le deacutelai minimal entre la date denvoi de la lettre dinvitation agrave soumissionner par le pouvoir
adjudicateur et la date limite de reacuteception des offres est de 50 jours Toutefois dans des cas
exceptionnels ce deacutelai peut ecirctre raccourci en conformiteacute avec les proceacutedures internes En gestion
indirecte ce raccourcissement de deacutelai requiert lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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337 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
338 Preacutesentation des offres
Les offres doivent ecirctre envoyeacutees selon le principe de la double enveloppe cest-agrave-dire dans un colis ou
une enveloppe exteacuterieure contenant deux enveloppes distinctes et scelleacutees portant les mentions
laquoEnveloppe A - offre techniqueraquo et laquoEnveloppe B - offre financiegravereraquo Hormis loffre financiegravere tous
les eacuteleacutements de loffre doivent ecirctre placeacutes dans lenveloppe A
Toute offre qui constitue une infraction agrave cette mesure (par exemple en raison denveloppes non
scelleacutees ou de la mention dun eacuteleacutement de prix dans loffre technique) sera consideacutereacutee comme
irreacuteguliegravere et par conseacutequent sera rejeteacutee
Ce systegraveme permet deacutevaluer successivement et seacutepareacutement loffre technique et loffre financiegravere il
garantit que la qualiteacute technique des offres soit eacutevalueacutee indeacutependamment du prix proposeacute
Loffre doit ecirctre soumise en conformiteacute avec les instructions aux soumissionnaires
339 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute et la confidentialiteacute les responsabiliteacutes et les deacutelais
durant leacutevaluation complegravete voir section 28
3310 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
33101 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
33102 Seacuteance douverture des offres
Partie 1 Phase preacuteparatoire
Cette premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation a lieu avant leacutevaluation proprement dite Au preacutealable
le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation Le
preacutesident rappelle lobjet de lappel doffres et explique les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute
deacutevaluation notamment lutilisation de la grille deacutevaluation lapplication des critegraveres dattribution et
les pondeacuterations preacutevues dans le dossier dappel doffres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Partie 2 Ouverture des offres
Voir la liste de controcircle de louverture des offres agrave lannexe b9
Partie 3 Conformiteacute avec les prescriptions de forme
Voir annexe b10
Agrave ce stade le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de
forme Sa deacutecision doit figurer dans le reacutesumeacute des offres reccedilues qui est joint au rapport douverture
(voir annexe b10) Le comiteacute doit deacutecider si les offres satisfont ou non aux prescriptions de forme
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte eacuteventuelle des offres
reccedilues des membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir aussi points 282
et 283
Partie 4 Offres financiegraveres
Les enveloppes contenant les offres financiegraveres doivent rester scelleacutees Elles sont conserveacutees en lieu
sucircr jusquagrave la fin de leacutevaluation technique des offres
33103 Eacutevaluation des offres
Si la majoriteacute des membres du comiteacute deacutevaluation le demande le preacutesident peut demander par eacutecrit
aux soumissionnaires de clarifier leurs offres en leur donnant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai
raisonnable deacutetermineacute par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives (reacutegulariteacute)
Le comiteacute veacuterifie la conformiteacute des offres avec le dossier dappel doffres notamment avec la grille de
conformiteacute administrative (voir Annexe b8) Toute erreur formelle importante ou toute reacuteserve
majeure affectant lexeacutecution du marcheacute ou faussant la concurrence conduit au rejet de loffre
concerneacutee
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier que les sous-traitants figurant dans
les offres techniques satisfont agrave la regravegle de nationaliteacute indiqueacutee au point 231
La grille de conformiteacute administrative incluse dans le dossier dappel doffres doit ecirctre utiliseacutee pour
consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions administratives
Veuillez noter que ni les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection et dexclusion ni
celles relatives aux experts principaux ne sont pas veacuterifieacutees agrave ce stade de leacutevaluation
Partie 2 Acceptation de loffre technique
Pendant que le comiteacute deacutevaluation examine les offres techniques les offres financiegraveres restant
scelleacutees Chaque eacutevaluateur attribue une note agrave chaque offre technique sur un score maximum de 100
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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points conformeacutement agrave la grille deacutevaluation technique (qui preacutecise les critegraveres et sous-critegraveres
techniques et leur pondeacuteration) du dossier dappel doffres (voir point 334) Seules les offres obtenant
un score de 75 points ou plus sont retenues Ni le comiteacute ni les eacutevaluateurs ne peuvent modifier la
grille deacutevaluation technique communiqueacutee aux soumissionnaires dans le dossier dappel doffres
En pratique il est recommandeacute de noter chaque offre en fonction de chaque critegravere successivement
plutocirct que de noter une offre apregraves lautre sur lensemble des critegraveres Si le contenu dune offre est
incomplet ou seacutecarte dune maniegravere substantielle dun ou plusieurs critegraveres techniques dattribution
speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres (par exemple si les exigences minimales relatives au profil
dun expert ne sont pas respecteacutees) loffre doit ecirctre eacutelimineacutee doffice sans ecirctre noteacutee mais cela doit
ecirctre justifieacute dans le rapport deacutevaluation
Pour les instructions et les orientations sur la maniegravere dont il convient dattribuer les points et notations
pour les marcheacutes agrave prix unitaire et agrave prix forfaitaire voir la meacutethode deacutevaluation (respectivement
annexes B12a et B12b) Les experts doivent ecirctre eacutevalueacutes en fonction des exigences figurant dans les
termes de reacutefeacuterence Les experts principaux doivent satisfaire aux conditions minimales requises pour
chaque critegravere sinon loffre correspondante doit ecirctre consideacutereacutee comme irrecevable et rejeteacutee
Les soumissionnaires doivent fournir des piegraveces justificatives pour leurs experts principaux Ces
piegraveces comprennent les copies des diplocircmes mentionneacutes dans le CV de mecircme que les certificats des
employeurs et les reacutefeacuterences eacutetablissant lexpeacuterience professionnelle indiqueacutee dans le CV Si des
justificatifs manquants sont demandeacutes ils ne peuvent concerner que lexpeacuterience pertinente et les
diplocircmes requis par les termes de reacutefeacuterence Seuls seront pris en compte les diplocircmes et expeacuteriences
eacutetayeacutees par des piegraveces justificatives
La Commission europeacuteenne ne peut accepter le recrutement au poste dexpert de fonctionnaires et
autres salarieacutes de ladministration publique du pays partenaire ou dorganisations reacutegionales ou
internationales baseacutees dans ce pays quelle que soit leur situation administrative sans une justification
solide Le soumissionnaire concerneacute doit deacutemontrer dans son offre la valeur ajouteacutee apporteacutee par
linteacuteresseacute et deacutemontrer que ce dernier est deacutetacheacute ou en congeacute pour raison personnelle
Dans le cas ougrave un soumissionnaire proposerait comme expert un membre du personnel local de la
deacuteleacutegation de lUE la Commission doit sassurer que le contrat de travail liant linteacuteresseacute avec la
deacuteleacutegation est bien officiellement reacutesilieacute avant quil ne commence effectivement agrave travailler comme
expert dans le cadre du projet financeacute par lUE
Pour les marcheacutes sur base dhonoraires lindication du temps de travail de lexpert principal est laisseacutee
agrave la discreacutetion du soumissionnaire car ce temps de travail est lieacute agrave la meacutethodologie proposeacutee Celle-ci
doit inclure le temps de travail neacutecessaire agrave chaque expert principal afin datteindre les reacutesultats requis
du projet
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement Le
pouvoir adjudicateur tiendra compte des variantes
- elles sont preacutesenteacutees par le soumissionnaire preacutesentant loffre eacuteconomiquement la plus avantageusebull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dans leacutevaluation et
- si elles remplissent les exigences du dossier dappel doffres en termes de qualiteacute et de reacutesultats
minimum exigeacutes
bull
Chaque eacutevaluateur remplit une grille deacutevaluation (voir annexe b12) pour chaque offre technique Il
eacutevalue les atouts et faiblesses des chacune delles
Une fois leacutevaluation technique termineacutee le comiteacute deacutevaluation se reacuteunit pour comparer les notes
attribueacutees par chacun des eacutevaluateurs Ces derniers expliquent leur choix et justifient leur notation
Le comiteacute deacutebat de chaque offre technique et chaque eacutevaluateur lui attribue une note finale le cas
eacutecheacuteant en modifiant sa grille deacutevaluation individuelle pour tenir compte du deacutebat avec les autres
membres du comiteacute
En cas de diffeacuterences majeures entre les eacutevaluateurs ces derniers doivent justifier leur notation Apregraves
avoir eacutevalueacute chacune des offres techniques chaque eacutevaluateur signe sa grille deacutevaluation (une pour
chaque offre technique) et la remet au secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation Ce dernier doit alors faire la
synthegravese des remarques des membres du comiteacute dans le rapport deacutevaluation
Enfin le secreacutetaire calcule la note globale finale correspondant agrave la moyenne arithmeacutetique des notes
individuelles finales
Les entretiens devraient constituer la pratique standard lorsquagrave la lecture du CV il apparaicirct que
lexpert proposeacute na pas dexpeacuterience pertinente de projets de lUnion Europeacuteenne et lorsque cette
expeacuterience est fondamentale pour la mise en œuvre du projet Dans dautres cas par exemple en cas
de proceacutedure en gestion directe des veacuterifications agrave linteacuterieur de la Commission Europeacuteenne sont plus
approprieacutees Les entretiens doivent ecirctre preacutevus dans le dossier dappel doffres et doivent ecirctre bien
preacutepareacutes sils ont effectivement lieu
La meacutethode preacutefeacutereacutee pour mener les entretiens devrait ecirctre celle de lentretien par teacuteleacutephone (ou tout
moyen eacutequivalent) Exceptionnellement et seulement pour autant que cela soit ducircment justifieacute
puisque cela implique des frais consideacuterables tant pour les soumissionnaires que pour le pouvoir
adjudicateur la meacutethode pourra consister en un entretien en personne
Avant de conclure deacutefinitivement leacutevaluation des offres techniques le comiteacute deacutevaluation peut
sentretenir avec les experts principaux proposeacutes dans les offres techniquement conformes (cest-agrave-dire
celles qui ont obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points au terme de leacutevaluation
technique) Il est recommandeacute dauditionner eacutegalement les soumissionnaires ayant reccedilu des notes
proches du seuil dacceptation des offres techniques Les entretiens doivent avoir lieu agrave intervalles
rapprocheacutes pour permettre les comparaisons Le comiteacute deacutevaluation convient agrave lavance du cadre de
lentretien et pose les mecircmes questions agrave tous les experts et autres membres du personnel entendus Le
calendrier indicatif de ces entretiens doit ecirctre mentionneacute dans le dossier dappel doffres
Le jour et lheure de lentretien doivent ecirctre communiqueacutes aux soumissionnaires au minimum 10 jours
agrave lavance En cas de force majeure empecircchant le soumissionnaire de participer agrave lentretien les parties
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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conviennent dune date et dune heure alternatives Si le soumissionnaire nest pas en mesure de
participer agrave cette seconde occasion dentretien son offre peut ecirctre eacutelimineacutee
Le comiteacute deacutevaluation peut ajuster les notes des experts intervieweacutes agrave lissue de ces entretiens mais
sans modifier ni la composition ni la pondeacuteration des critegraveres fixeacutes dans la grille deacutevaluation
technique et en justifiant ces ajustements Cet ajustement doit ecirctre justifieacute Cette proceacutedure doit ecirctre
consigneacutee dans le rapport deacutevaluation
Une fois que le comiteacute deacutevaluation a eacutetabli la note moyenne attribueacutee agrave chaque offre technique (la
moyenne arithmeacutetique des notes finales attribueacutees par chaque membre votant) toute offre qui na pas
atteint le score minimum de 75 points est eacutelimineacutee Si aucune offre natteint 75 points ou plus la
proceacutedure dappel doffres est annuleacutee
Parmi les offres atteignant le seuil de 75 points la meilleure offre technique reccediloit 100 points Les
autres offres se voient attribuer une note calculeacutee selon leacutequation suivante
Note technique = (note finale de loffre technique en question note finale de la meilleure offre
technique) x 100
Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Premiegravere partie eacutevaluation technique
Note
maximum
possible
Soumissionnaire
1
Soumissionnaire 2 Soumissionna
ire 3
Eacutevaluateur A 100 55 88 84
Eacutevaluateur B 100 60 84 82
Eacutevaluateur C 100 59 82 90
Total 300 174 254 256
Note moyenne (moyenne
matheacutematique)
1743 = 5800 2543 = 8467 2563 = 8533
Note technique (note
finale effective note
finale la plus eacuteleveacutee)
Eacutelimineacute 8467 + 8533 +
100 = 9922
10000
Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points sont
retenus pour leacutevaluation financiegravere
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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33104 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Agrave lissue de leacutevaluation technique les enveloppes contenant les offres financiegraveres qui nont pas eacuteteacute
eacutelimineacutees au cours de leacutevaluation technique (cest-agrave-dire celles qui ont atteint une note moyenne eacutegale
ou supeacuterieure agrave 75 points) sont ouvertes et tous les exemplaires originaux de ces offres financiegraveres
sont parapheacutes par le preacutesident et le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation scelleacutees et conserveacutees
Elles doivent ecirctre archiveacutees par le pouvoir adjudicateur avec les autres documents concernant lappel
doffres
Le comiteacute deacutevaluation doit sassurer que loffre financiegravere satisfait agrave lensemble des prescriptions de
forme Si ce nest pas le cas elle peut ecirctre consideacutereacutee comme irrecevable et rejeteacutee Tout rejet fondeacute
sur ces motifs devra ecirctre ducircment justifieacute dans le rapport deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les offres financiegraveres ne comportent pas deacuteventuelles erreurs
arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont corrigeacutees sans peacutenaliteacute
pour le soumissionnaire
Les enveloppes contenant les offres financiegraveres des soumissionnaires rejeteacutes agrave lissue de leacutevaluation
technique doivent rester scelleacutees et ecirctre conserveacutees Elles doivent ecirctre archiveacutees par le pouvoir
adjudicateur avec les autres documents concernant lappel doffres
Le montant total du marcheacute comprend les honoraires (y compris les frais geacuteneacuteraux) la provision pour
deacutepenses accessoires (le cas eacutecheacuteant montant forfaitaire) et la provision pour veacuterification des
deacutepenses7 telles que speacutecifieacutee dans le dossier dappel doffres Ce montant total est compareacute au budget
maximal disponible pour le marcheacute Les offres deacutepassant le budget maximal alloueacute au marcheacute sont
consideacutereacutees comme irrecevables et eacutelimineacutees
Le comiteacute deacutevaluation procegravede ensuite agrave la comparaison financiegravere des honoraires et les montants
forfaitaires des diffeacuterentes offres financiegraveres La provision pour deacutepenses accessoires ainsi que la
provision pour veacuterification des deacutepenses sont exclues de la comparaison des offres financiegraveres
conformeacutement agrave ce qui est indiqueacute dans le dossier dappel doffres
Loffre preacutesentant les honoraires et les montants forfaitaires les plus bas reccediloit 100 points Les autres
offres se voient attribuer une note calculeacutee selon leacutequation suivante
Note financiegravere = (total des honoraires et montants forfaitaires les plus bas total des honoraires et
montants forfaitaires de loffre en question) x 100
Lors de leacutevaluation des offres financiegraveres le comiteacute deacutevaluation compare uniquement le total des
honoraires et montants forfaitaires
7httpwebgateeceuropaeueuropeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome Dans les cas exceptionnels ougrave la
veacuterification des deacutepenses doit ecirctre faite par les services de la Commission europeacuteenne eux-mecircmes les documents de lappel
doffre en ce compris le modegravele contractuel proposeacute doivent ecirctre ducircment adapteacutes
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Partie 2 eacutevaluation financiegravere
Note
maximum
possible
Soumissionna
ire 1
Soumissionnair
e 2
Soumissionnaire 3
Total des honoraires
et montants
forfaitaires
Eacutelimineacute suite
agrave leacutevaluation
technique
951 322 EUR 1 060 452 EUR
Note financiegravere
(total des honoraires
et montants
forfaitaires les moins
eacuteleveacutes total des
honoraires et
montants forfaitaires
effectifs x 100)
100 951 3221 060 452 x100
= 8971
Seuls les soumissionnaires ayant obtenu une note moyenne eacutegale ou supeacuterieure agrave 75 points lors de
leacutevaluation technique sont retenus pour leacutevaluation financiegravere
33105 Conclusions du comiteacute deacutevaluation
Le choix de loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse reacutesulte dune pondeacuteration des notes technique
et financiegravere selon une clef de reacutepartition 8020 Autrement dit
les points attribueacutes aux offres techniques sont multiplieacutes par un coefficient de 080bull
les points attribueacutes aux offres financiegraveres sont multiplieacutes par un coefficient de 020bull
Exemple de releveacute deacutevaluation des offres
Partie 3 eacutevaluation pondeacutereacutee
Note maximum
possible
Soumissionnaire
1
Soumissionnaire 2 Soumissionnaire 3
Chapitre 3 Marcheacutes de services
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100
Note technique
x 080
Eacutelimineacute suite agrave
leacutevaluation
technique
9922 x 080 = 7938 10000 x 080 =
8000
Note financiegravere
x 020
10000 x 020 =
2000
8971 x 020 =
1794
Note globale 7938 + 2000=
9938
8000 + 1794=
9794
Classement
final
1 2
Les notes techniques et financiegraveres pondeacutereacutees sont additionneacutees pour identifier loffre ayant obtenu la
meilleure note cest-agrave-dire le meilleur rapport qualiteacuteprix Il est essentiel que les calculs soient
effectueacutes en respectant strictement les instructions ci-dessus Le comiteacute deacutevaluation doit recommander
dattribuer le marcheacute agrave loffre atteignant la note globale la plus eacuteleveacutee agrave la condition que les piegraveces
justificatives correspondant aux critegraveres de seacutelection et dexclusion soient veacuterifieacutees et accepteacutees
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
En ce qui concerne les contrats de services autres que les contrats-cadres de la Commission
europeacuteenne lorsque les offres techniques sont eacutevalueacutees la preacutefeacuterence est accordeacutee aux offres
soumises par des personnes morales ou physiques des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en
consortium
Lorsque deux offres sont reconnues de qualiteacute eacuteconomique et technique eacutequivalente la preacutefeacuterence
est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si une telle offre fait deacutefaut au soumissionnaire quib)
- offre la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
- offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
- preacutesente un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de
lUnion europeacuteenne
(voir eacutegalement point 2410)
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut recommander
dattribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
101
dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres etbull
correspondant agrave loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse (satisfaisant agrave lensemble des conditions
ci-dessus)
bull
ou dannuler lappel doffresbull
(voir point 2413)
Le pouvoir adjudicateur prend sa deacutecision sur la base du rapport deacutevaluation eacutetabli par le comiteacute
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe b11) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous eacutevaluateurs Le rapport
deacutevaluation doit ecirctre soumis aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne qui doivent
deacutecider si les recommandations sont accepteacutees ou non
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe b11) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les membres votants du
comiteacute deacutevaluation Le rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis aux services compeacutetents du pouvoir
adjudicateur qui deacutecide si les recommandations sont accepteacutees ou non Le pouvoir adjudicateur
soumet ensuite le rapport deacutevaluation avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne Si une
proposition dattribution est formuleacutee alors que la Commission europeacuteenne na pas encore reccedilu une
copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre transmises
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas cette proposition dattribution elle doit eacutecrire au
pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de son refus La Commission europeacuteenne peut
eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment il doit proceacuteder et lui indiquer les conditions
dans lesquelles elle pourrait endosser le contrat proposeacute sur la base de la proceacutedure dappel doffres
Si la Commission europeacuteenne accepte la deacutecision proposeacutee par le pouvoir adjudicateur ce dernier
selon la deacutecision prise soit deacutebute la proceacutedure dattribution du marcheacute (voir point 3312) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
La proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre meneacutee eacutetape par eacutetape Le principe de la soumission des offres
technique et financiegravere dans deux enveloppes seacutepareacutees permet deacuteviter quun eacutevaluateur connaisse
loffre financiegravere et soit influenceacute par le prix proposeacute lors de leacutevaluation technique de loffre Toute
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
102
deacuteviation de la proceacutedure deacutevaluation conduit agrave lannulation de lappel doffres Ainsi les propositions
techniques ne peuvent ecirctre noteacutees de nouveau une fois ouvertes les enveloppes financiegraveres
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps Voir la section 285
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
deacutevaluation est strictement confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses
deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de
respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des
regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la
Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
comptes europeacuteenne) Cependant des extraits du rapport deacutevaluation peuvent ecirctre communiqueacutes (voir
point 33121)
3311 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
3312 Attribution du marcheacute
33121 Notification agrave lattributaire du marcheacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX POST
Avant lexpiration de la peacuteriode de validiteacute des offres et sur la base du rapport deacutevaluation tel
quaccepteacute le pouvoir adjudicateur informe lattributaire par eacutecrit que son offre a eacuteteacute retenue (voir
modegravele de lettre en annexe a8) en lui signalant le cas eacutecheacuteant les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes
qui ont eacuteteacute corrigeacutees lors de la proceacutedure deacutevaluation
Au plus tard avant la notification de lattribution du marcheacute ou de loctroi de la subvention le
pouvoir adjudicateur doit sassurer que le tiers concerneacute (cest-agrave-dire le soumissionnaire et ses
partenaires) ne figure pas dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Dans le mecircme temps les reacutesultats sont notifieacutes au deuxiegraveme meilleur soumissionnaire (annexe
B13b) ainsi quaux autres soumissionnaires (annexe B13c)
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
103
Les lettres de notification peuvent eacutegalement ecirctre envoyeacutees par e-mails ou teacuteleacutecopies
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la Commission europeacuteenne doit formellement approuver lattribution avant
lenvoi des lettres de notification
La notification agrave lattributaire (annexe b13a) prolonge automatiquement de 60 jours la validiteacute de
loffre retenue Si le pouvoir adjudicateur est tenu dobtenir la recommandation de linstance viseacutee agrave la
section 2331 la peacuteriode de validiteacute de loffre peut ecirctre prorogeacutee jusquagrave ladoption de cette
recommandation
Dans le mecircme temps le deuxiegraveme meilleur soumissionnaire est informeacute du reacutesultat (annexe b13b) Le
pouvoir adjudicateur se reacuteserve le droit de lui attribuer le marcheacute sil savegravere impossible de signer le
contrat avec lattributaire La seconde meilleure offre est conserveacutee elle reste valable et sa peacuteriode de
validiteacute sera automatiquement eacutetendue de 60 jours en cas de notification dattribution
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur informe simultaneacutement et par eacutecrit les autres soumissionnaires
(annexe b13c) En conseacutequence leurs offres ne sont plus valables Suite agrave leur demande toute
information non confidentielle peut ecirctre transmise aux soumissionnaires non retenus Il peut sagir par
exemple des forces et faiblesses de leur offre ou de toute autre information susceptible de les aider agrave
ameacuteliorer leur offre en vue dun appel doffres futur
Degraves que le contrat est signeacute avec lattributaire le pouvoir adjudicateur doit informer le second meilleur
soumissionnaire
Disponibiliteacute des experts principaux et des remplaccedilants proposeacutes
Lorsquil lui notifie lattribution le pouvoir adjudicateur demande agrave lattributaire de confirmer la
disponibiliteacute des experts clefs dans les cinq jours suivant la date figurant sur la lettre de notification
Conformeacutement agrave la deacuteclaration de disponibiliteacute et dexclusiviteacute les experts principaux doivent accepter
le premier recrutement qui leur est proposeacute
Si lun de ses experts principaux nest plus disponible lattributaire a le droit de proposer un
remplaccedilant Cela peut ecirctre le cas par exemple lorsque lexpert a deacutejagrave eacuteteacute recruteacute dans le cadre dun
autre appel doffres Lattributaire doit justifier sa proposition de remplacement et le pouvoir
adjudicateur eacutevalue le bien-fondeacute de cette proposition Son acceptation nest pas limiteacutee agrave des cas
speacutecifiques Le pouvoir adjudicateur veacuterifie que la note globale obtenue par lexpert remplaccedilant est au
moins aussi bonne que celle de lexpert agrave remplacer En tout eacutetat de cause lexpert remplaccedilant doit
atteindre les preacuterequis minimum pour chaque critegravere deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur peut
consulter le comiteacute deacutevaluation et sentretenir avec un ou plusieurs experts remplaccedilants par teacuteleacutephone
ou videacuteoconfeacuterence
La proposition de remplacement doit intervenir au plus tard dans les quinze jours suivant la date
figurant sur la lettre de notification Au cours de cette peacuteriode de temps qui sera sa seule opportuniteacute
lattributaire pourra proposer plusieurs remplaccedilants Cependant les experts preacutesenteacutes dans les offres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des soumissionnaires non retenus dans le cadre du mecircme appel doffres ne peuvent pas ecirctre proposeacutes
en tant que remplaccedilant Le pouvoir adjudicateur pourra choisir parmi les remplaccedilants proposeacutes Si le
pouvoir adjudicateur accepte un remplaccedilant proposeacute la proposition de contrat doit inclure sa
justification
Si aucun expert remplaccedilant nest proposeacute ou si aucun deux nest acceptable le pouvoir adjudicateur
peut soit attribuer le marcheacute au second meilleur soumissionnaire (en lui offrant eacutegalement la
possibiliteacute de remplacer les experts clefs dans les mecircmes conditions) soit annuler la proceacutedure
Reacutesumeacute des scenarii
Les experts principaux sont disponiblesa)
Le soumissionnaire confirme que tous les experts principaux sont disponibles Une fois que
lattributaire a confirmeacute la disponibiliteacute des experts principaux le pouvoir adjudicateur preacutepare le
contrat pour la signature voir section 33122
Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles mais les remplaccedilants proposeacutes sont
acceptables
b)
Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibiliteacutes Dans le deacutelai imparti il lui
propose les remplaccedilants en fournissant les piegraveces justificatives attendues (qui sont identiques agrave celles
demandeacutees pour les experts initiaux) en justifiant lindisponibiliteacute de ces derniers Le pouvoir
adjudicateur veacuterifie que le remplaccedilant remplit les conditions minimales requises pour chaque critegravere
des termes de reacutefeacuterences et quil obtient une note globale au moins eacutequivalente agrave celle obtenue par
lexpert proposeacute initialement Si plusieurs experts remplaccedilants sont proposeacutes pour le mecircme poste le
pouvoir adjudicateur choisit parmi eux Lordonnateur justifie ce choix par eacutecrit lequel est joint au
contrat et en fait partie agrave part entiegravere voir section 33122
Un ou plusieurs experts principaux ne sont pas disponibles et les remplaccedilants proposeacutes NE sont
PAS acceptables
c)
Le soumissionnaire informe le pouvoir adjudicateur de ces indisponibiliteacutes Dans le deacutelai imparti il lui
propose les remplaccedilants en fournissant les piegraveces justificatives attendues (qui sont identiques agrave celles
demandeacutees pour les experts initiaux) en justifiant lindisponibiliteacute de ces derniers Le pouvoir
adjudicateur veacuterifie que lexpert remplit les conditions minimales requises pour chaque critegravere des
termes de reacutefeacuterences et quil obtient une note globale au moins eacutequivalente agrave celle obtenue par lexpert
proposeacute initialement Si aucun des remplaccedilants nest accepteacute le contrat peut alors ecirctre proposeacute au
deuxiegraveme meilleur soumissionnaire ou lappel peut ecirctre annuleacute Le deuxiegraveme meilleur soumissionnaire
devra ecirctre notifieacute en lui donnant la possibiliteacute de confirmer sa disponibiliteacuteindisponibiliteacute et de
proposer des experts remplaccedilants Le mecircme deacutelai sera appliqueacute aux reacuteponses (cest-agrave-dire entre 5 et
15 jours)
GESTION DIRECTE
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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La compeacutetence pour attribuer le marcheacute annuler lappel doffres accepter ou refuser lexpert
remplaccedilant appartient agrave lordonnateur et sa deacutecision doit faire lobjet dun eacutecrit qui sera conserveacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX ANTE
La deacutecision daccepter ou non lexpert remplaccedilant dattribuer au second meilleur soumissionnaire ou
dannuler la deacutecision doit ecirctre soumise aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne qui
accepte ou non les recommandations Si cette derniegravere les refuse elle doit eacutecrire au pouvoir
adjudicateur pour lui expliquer les raisons de sa deacutecision Elle peut eacutegalement suggeacuterer au pouvoir
adjudicateur les conditions dans lesquelles elle pourrait endosser ces recommandations
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLE EX POST
Le pouvoir adjudicateur est seul compeacutetent pour prendre ces deacutecisions Lautorisation preacutealable de
la Commission nest pas requise
Lorsque le marcheacute est attribueacute sur la base dune convention de financement qui nest pas encore signeacutee
agrave la date du lancement de lappel le pouvoir adjudicateur ne doit pas notifier les soumissionnaires
avant que cette convention nait eacuteteacute signeacutee
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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33122 Approbation des experts principaux
Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir adjudicateur et que le pays partenaire na pas eacuteteacute
inviteacute agrave participer au comiteacute en qualiteacute deacutevaluateur le cas eacutecheacuteant8 la deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne avant la signature du contrat lui notifie le nom du soumissionnaire retenu et lui demande
dapprouver les experts principaux
En cas de rejet dun expert le pays partenaire doit ducircment justifier sa position par eacutecrit (par exemple
persona non grata trouble agrave lordre public divulgation dinformations qui pourrait auraient pu avoir
une influence sur le reacutesultat de leacutevaluation) Si le pouvoir adjudicateur accepte le rejet de lexpert
principal lattributaire du marcheacute peut proposer un remplaccedilant (voir section 331211) Si le
remplacement eacutechoue le marcheacute peut ecirctre attribueacute au second meilleur soumissionnaire sil y en a un
Lagrave encore le repreacutesentant du pays partenaire a le droit dapprouver les experts principaux En cas
dabsence dun deuxiegraveme meilleur soumissionnaire ou en cas de rejet de ses experts le marcheacute est
annuleacute La demande dapprobation des experts principaux deacutecrite ci-dessus ne constitue pas une
demande dapprobation de leacutevaluation faite par la Commission europeacuteenne
Lapprobation des experts principaux devra aussi ecirctre obtenue pour tout remplacement dun expert
principal proposeacute par un contractant Le pays partenaire ne peut diffeacuterer son approbation agrave moins de
faire part agrave la Commission europeacuteenne de ses objections agrave lencontre des experts proposeacutes par eacutecrit et
en les justifiant de faccedilon deacutetailleacutee Si le pays partenaire ne donne pas ou ne refuse pas son approbation
dans les 15 jours suivant la date de la demande dapprobation lexpert est reacuteputeacute approuveacute
8Une deacuterogation est donc requise Pour des raisons pratiques il nest toutefois pas opportun de requeacuterir cette approbation
dans les cas ougrave il y a beaucoup de pays beacuteneacuteficiaires
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un remplacement dexpert ne peut ecirctre solliciteacute par le pays partenaire que si des objections ducircment
motiveacutees et justifieacutees sont formuleacutees par eacutecrit
33123 Preacuteparation du contrat et signature
Lors que le pouvoir adjudicateur preacutepare le contrat pour signature il doit proceacuteder comme suit
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un contrat (si possible imprimeacute rectoverso) en respectant la
structure suivante
note explicative conforme au format figurant agrave lannexe a6 (le cas eacutecheacuteant en incluant une
justification pour lapprobation du remplacement des experts principaux)
a)
copie de la convention de financement autorisant le projetb)
copie des publications relatives agrave lappel doffres (avis de preacute-information avis de marcheacute et liste
restreinte) rapport de seacutelection des candidatures rapport douverture des offres rapport
deacutevaluation avec la deacutecision dattribution et autres informations pertinentes)
c)
trois exemplaires (en gestion indirecte) ou deux exemplaires (en gestion directe) originaux du
contrat proposeacute eacutetabli sur la base du modegravele de contrat
d)
Les conditions geacuteneacuterales formulaires et autres informations doivent ecirctre reproduites sans modification
dans chaque contrat Seules les conditions particuliegraveres doivent ecirctre compleacuteteacutees par le pouvoir
adjudicateur
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur envoie le dossier du contrat agrave la Deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne pour
endossement La deacuteleacutegation signe tous les originaux du contrat paraphe toutes les pages des
conditions particuliegraveres et le budget pour confirmer le financement de lUE avant de les renvoyer
au pouvoir adjudicateur Le guide pratique des proceacutedures pour les devis programmes preacutevoit
certains cas pour lesquels aucun endossement nest preacutevu
signer et dater tous les exemplaires originaux du contrat parapher toutes les conditions particuliegraveres
et le budget
bull
envoyer les exemplaires originaux signeacutes du contrat agrave lattributaire du marcheacute qui doit les
contresigner dans les trente jours suivant leur reacuteception en conserver un exemplaire et renvoyer
lautre ou les deux autres au pouvoir adjudicateur Si lattributaire ne se conforme pas agrave ces
conditions en temps utile ou si agrave un moment quelconque il ne souhaite plus ou nest plus en mesure
de signer le contrat il ne peut plus se voir attribuer le marcheacute Il faut alors preacuteparer un nouveau
contrat pour la deuxiegraveme meilleure offre conforme (pour autant quelle soit toujours valide)
bull
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Agrave la reacuteception des deux exemplaires originaux signeacutes par lattributaire le pouvoir adjudicateur
veacuterifie quils correspondent strictement agrave ceux envoyeacutes avant den envoyer un au service en charge
des paiements
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Agrave la reacuteception des deux exemplaires originaux signeacutes par lattributaire le pouvoir adjudicateur
adresse lun deux agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne
Le pouvoir adjudicateur sassure que le contrat a eacuteteacute signeacute par la personne ducircment habiliteacutee agrave le faire
au nom de la personne morale attributaire du marcheacute
Le contrat prend effet agrave la date de la derniegravere signature Un contrat ne peut pas entrer en vigueur avant
cette date ni couvrir de services anteacuterieurs agrave cette date
Le pouvoir adjudicateur doit conserver tous les documents relatifs agrave lattribution et agrave lexeacutecution du
contrat pour une peacuteriode minimale de 7 ans agrave compter du paiement du solde et ce jusquagrave la date de
prescription de toute action en justice au regard du droit applicable au contrat
Pendant et apregraves cette peacuteriode le pouvoir adjudicateur traitera les donneacutees personnelles en conformiteacute
avec sa politique de confidentialiteacute Ces documents doivent ecirctre disponibles pour des controcircles par la
Commission europeacuteenne des enquecirctes de lOLAF ou des veacuterifications de la Cour des Comptes
Le contrat proposeacute doit suivre lannexe b8
33124 Publication de lattribution du marcheacute
Quelle que soit la proceacutedure le pouvoir adjudicateur informe dans les meilleurs deacutelais les candidats et
soumissionnaires des deacutecisions relatives agrave lattribution du marcheacute y compris les motifs pour lesquels il
renonce le cas eacutecheacuteant agrave lattribuer
Une fois le contrat signeacute le pouvoir adjudicateur preacutepare sans deacutelai lavis de dattribution en utilisant
le modegravele de lannexe b14 et lenvoie par voie eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour
publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid (voir le guide
des publications agrave lannexe a11e) Le cas eacutecheacuteant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et
la publication et dans tout autre meacutedia approprieacute
Lavis dattribution de marcheacute est publieacute si la valeur du marcheacute est supeacuterieure au seuil international (agrave
300 000 EUR) agrave moins que le marcheacute nait eacuteteacute deacuteclareacute secret (et que cela soit toujours de mise au
moment de lattribution) ou que son exeacutecution saccompagne de mesures de seacutecuriteacute particuliegraveres ou
lorsque la protection des inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire lexige et
lorsque la publication de lavis dattribution du marcheacute nest pas jugeacutee approprieacutee
Par ailleurs le pouvoir adjudicateur doit enregistrer toute statistique concernant lattribution du
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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marcheacute notamment son montant le nom de lattributaire et des autres soumissionnaires
Voir la section 29
3313 Mise agrave disposition et remplacement des experts
Lorsque la proceacutedure dappel doffres implique la mise agrave disposition dexperts le titulaire du marcheacute
est tenu de fournir les experts speacutecifieacutes dans son offre Cette exigence peut prendre diffeacuterentes formes
Quelles quen soient les modaliteacutes les experts principaux que le titulaire du marcheacute doit mettre agrave
disposition doivent ecirctre identifieacutes et deacutesigneacutes dans le contrat
Le comiteacute peut recommander quun soumissionnaire soit exclu et son offre consideacutereacutee comme
irreacuteguliegravere au cas ougrave la socieacuteteacute etou les experts proposeacutes dissimulent volontairement le fait que tout
ou partie de leacutequipe proposeacutee dans leur offre est indisponible agrave partir de la date preacutevue dans le dossier
dappel doffres pour le deacutemarrage de la mission ou sil est eacutetabli que la socieacuteteacute a proposeacute des noms
dexperts sans obtenir leur consentement Dans ces cas il convient de rappeler que le soumissionnaire
ou le titulaire peut eacutegalement ecirctre frappeacute de sanctions administratives et financiegraveres imposeacutees par la
Commission europeacuteenne telles que preacutevues agrave la section 234 du preacutesent guide pouvant aller jusquagrave
leur exclusion dautres marcheacutes financeacutes par lUnion europeacuteenne
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le pouvoir adjudicateur peut annuler le contrat sur la base de larticle 363 (m) des conditions
geacuteneacuterales sil apprend quun soumissionnaire a confirmeacute la disponibiliteacute dun expert principal et
signeacute le contrat tout en dissimulant intentionnellement lindisponibiliteacute de ce dernier agrave la date
daffectation preacutevue dans le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede lannulation du marcheacute requiert lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Toutefois le contrat ne doit pas seulement identifier le personnel principal devant ecirctre fourni mais
eacutegalement speacutecifier leurs qualifications et expeacuterience attendues Cela est important dans le cas ougrave le
titulaire du marcheacute doit remplacer des membres de ce personnel lors de la mise en œuvre de
laction
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le titulaire du marcheacute doit dabord obtenir par eacutecrit laccord preacutealable du pouvoir adjudicateur en
justifiant sa demande de remplacement Le pouvoir adjudicateur dispose de 30 jours agrave partir de la
date de reacuteception de la demande pour faire connaicirctre sa reacuteponse
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
110
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
Le titulaire du marcheacute doit de sa propre initiative proposer un remplacement dans les cas suivants
- en cas de deacutecegraves de maladie grave ou daccident dun membre du personnel
- sil savegravere neacutecessaire de remplacer un membre du personnel pour toute autre raison indeacutependante
de la volonteacute du titulaire du marcheacute (par exemple deacutemission etc)
GESTION DIRECTE GESTION INDIRECTE avec controcircles ex-post
En cours de mise en œuvre le pouvoir adjudicateur peut demander par eacutecrit le remplacement dun
membre du personnel en motivant sa demande sil lestime incompeacutetent ou inadapteacute pour les
objectifs du contrat Le titulaire du marcheacute doit ecirctre inviteacute agrave fournir ses propres observations et
celles du membre du personnel agrave une telle demande
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede la demande de remplacement requiert lautorisation preacutealable de la
Commission europeacuteenne
Lorsquun membre du personnel doit ecirctre remplaceacute lors de la mise en œuvre du marcheacute le remplaccedilant
doit posseacuteder des qualifications et une expeacuterience au moins eacutequivalentes agrave celles de lexpert remplaceacute
et ses honoraires ne peuvent en aucun cas deacutepasser ceux de lexpert remplaceacute Au cas ougrave le titulaire du
marcheacute ne serait pas en mesure de fournir un remplaccedilant ayant des qualifications etou une expeacuterience
eacutequivalentes le pouvoir adjudicateur peut soit reacutesilier le marcheacute sil estime que la bonne exeacutecution de
celui-ci est compromise soit sil estime que ce nest pas le cas accepter le remplaccedilant auquel cas les
honoraires de ce dernier doivent ecirctre reneacutegocieacutes agrave la baisse pour refleacuteter le niveau adeacutequat de
reacutemuneacuteration Les frais suppleacutementaires occasionneacutes par le remplacement dun membre du personnel
sont agrave la charge du titulaire du marcheacute sauf dans les cas de remplacement suite agrave un deacutecegraves ou lorsque
le pouvoir adjudicateur demande un remplacement non preacutevu contractuellement Si lexpert nest pas
remplaceacute immeacutediatement et quun certain laps de temps seacutecoule avant que le nouvel expert prenne ses
fonctions le pouvoir adjudicateur peut demander au titulaire du marcheacute daffecter au projet un expert
temporaire en attendant larriveacutee du nouvel expert ou de prendre dautres mesures pour compenser
labsence temporaire de lexpert remplaccedilant En tout eacutetat de cause le pouvoir adjudicateur ne versera
aucune reacutemuneacuteration pour la peacuteriode dabsence de lexpert ou de son remplacement (que ce dernier soit
temporaire ou deacutefinitif)
34 Proceacutedure dattribution des marcheacutes dun montant infeacuterieur agrave 300 000 EUR
341 Contrats-cadres
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
111
Les services dun montant supeacuterieur agrave 20 000 EUR et infeacuterieur agrave 300 000 EUR9 peuvent faire lobjet
dun contrat attribueacute au moyen du contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 entreacute en vigueur le
1er janvier 2014 et valable jusquau 31 deacutecembre 2017 Il sagit dun contrat-cadre multiple avec
remise en concurrence Des informations deacutetailleacutees sur le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 sont
disponibles sur lintranet dEuropeAid Les informations reprises au point 34 ne sappliquent quau
Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013
3411 Conditions dutilisation
Le contrat-cadre peut ecirctre utiliseacute pour toutes les opeacuterations qui entrent dans son champ dapplication et
lorsque le pouvoir adjudicateur est la Commission europeacuteenne agissant pour le compte des pays
partenaires ou pour des inteacuterecircts communs
Ces opeacuterations doivent remplir les cinq conditions suivantes
elles doivent ecirctre meneacutees dans linteacuterecirct exclusif de pays tiers beacuteneacuteficiant de laide exteacuterieure
de lUnion ou dans linteacuterecirct de la Commission europeacuteenne ainsi que de pays tiers beacuteneacuteficiant
de laide exteacuterieure de lUE
a)
elles doivent ecirctre financeacutees au moyen de fonds alloueacutes agrave laide exteacuterieure (rubrique 4 du
CFP)
b)
le montant de chaque contrat speacutecifique ne peut pas deacutepasser 300 000 EUR avenants
compris
c)
les prestations demandeacutees ne peuvent pas ecirctre supeacuterieures agrave 260 jours de travail par expert et
la dureacutee totale dun contrat speacutecifique ne peut pas deacutepasser 730 jours calendaires avenants
compris
d)
lutilisation du module CRIS Contrats-cadres pour lattribution du contrat speacutecifique est
obligatoire pour tous les services de la Commission (siegravege et deacuteleacutegations)
e)
Le contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 peut ecirctre utiliseacute par dautres entiteacutes chargeacutees de la gestion de fonds
alloueacutes agrave laide exteacuterieure avec lautorisation dEuropeAid et agrave condition que les opeacuterations envisageacutees
remplissent les exigences preacuteciteacutees Seuls les contrats speacutecifiques passeacutes en application du contrat-
cadre Beacuteneacuteficiaires sont preacuteceacutedeacutes dun engagement budgeacutetaire
Seuls les contrats speacutecifiques conclus en vertu du contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires doivent ecirctre preacuteceacutedeacutes
dun engagement budgeacutetaire et requiegraverent donc que les creacutedits neacutecessaires pour couvrir les services
demandeacutes soient disponibles Le contrat-cadre lui-mecircme ne creacutee aucune obligation directe car les
contrats dachat de services ne sont conclus que lors de la signature des contrats speacutecifiques Le
contrat-cadre nest donc pas preacuteceacutedeacute dun engagement budgeacutetaire Toutefois une estimation de son
utilisation par lot est inscrite dans le systegraveme comptable
9 Le recours agrave des contrats-cadres de services pour des montants supeacuterieurs agrave 300 000 EUR peut ecirctre autoriseacute sur la base
dune note dinstruction du Directeur geacuteneacuteral
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires permet de recruter rapidement et de faccedilon transparente des experts
pour toutes les opeacuterations du cycle du projet Il comprend plusieurs lots theacutematiques Pour chaque lot
plusieurs contractants ont eacuteteacute seacutelectionneacutes (au nombre de 64 ou 3 contractants selon le lot) Il sagit de
consortiums repreacutesenteacutes par un chef de file Le chef de file est deacutesigneacute par les autres partenaires pour
agir en son nom pour les besoins du marcheacute Le chef de file est seul habiliteacute agrave engager le consortium
Par conseacutequent il est le seul point de contact entre le pouvoir adjudicateur et le consortium
3412 Proceacutedure
Vu quil sagit dun contrat-cadre multiple avec remise en concurrence pour chaque demande de
services lattribution du marcheacute speacutecifique seffectue selon la proceacutedure deacutecrite plus bas Un contrat
speacutecifique ne peut ecirctre lanceacute que pendant la peacuteriode de validiteacute du Contrat-cadre
Les formulaires eacutelaboreacutes pour le Contrat-cadre Beacuteneacuteficiaires 2013 doivent ecirctre utiliseacutes agrave chaque eacutetape
de la proceacutedure
Consultationa)
Une demande de services doit ecirctre envoyeacutee au moins agrave 3 contractants-cadre dun mecircme lot Lorsque
dans un lot qui ne comporte que trois contractants-cadres un ou deux dentre eux se trouvent dans
limpossibiliteacute de remettre une offre (parce quils se trouvent dans une situation de conflit dinteacuterecircts
dans une situation dexclusion ou parce quils sont indisponibles pour des raisons ducircment justifieacutees) il
est toutefois permis de consulter le ou les contractants-cadres restants et deacutevaluer leurs offres Si au
moins une des offres satisfait aux critegraveres de seacutelection et dattribution le gestionnaire du projet peut
attribuer le contrat sur cette base
Si au contraire aucune offre qualitativement etou financiegraverement satisfaisante na eacuteteacute reccedilue
lordonnateur compeacutetent peut simplement annuler la consultation ou lannuler et soit
relancer la consultation avec dautres contractants-cadres (pour les lots qui comportent plus de trois
contractants-cadres) sans modifier les termes de reacutefeacuterence
1
lancer une nouvelle consultation apregraves avoir examineacute et reformuleacute les termes de reacutefeacuterence2
entamer une proceacutedure neacutegocieacutee avec un ou plusieurs soumissionnaires de son choix parmi ceux
ayant pris part agrave linvitation agrave soumissionner pour obtenir deux de meilleures offres que celles
reccedilues dans le cadre de la consultation (NB les termes de la consultation initiale ne peuvent pas
ecirctre alteacutereacutes de maniegravere significative)
3
entamer une proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle indeacutependamment du contrat-cadre4
La consultation doit respecter les principes de transparence de proportionnaliteacute deacutegaliteacute de
traitement de non-discrimination et de mise en concurrence reacuteelle et les termes du contrat-cadre
Les offres doivent ecirctre envoyeacutees par courriel agrave une boicircte fonctionnelle dont ladresse est speacutecifieacutee dans
la demande Cette boicircte fonctionnelle ne doit ecirctre accessible quaux personnes autoriseacutees par
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lordonnateur Si loffre est envoyeacutee agrave une autre adresse elle pourra ecirctre rejeteacutee Les TdR speacutecifiques
(Termes de reacutefeacuterence) du futur contrat speacutecifique sont joints agrave la demande afin de fournir toutes les
informations neacutecessaires aux contractants-cadre pour remettre une offre Les Termes de reacutefeacuterence
doivent indiquer clairement comment assurer la conformiteacute des reacutesultats obtenus avec les reacutesultats
demandeacutes Leur qualiteacute en particulier leur clarteacute est deacuteterminante pour la qualiteacute de loffre et la
reacuteussite de la mission Le deacutelai contractuel de remise des offres est au minimum de 14 jours agrave partir de
lenvoi de la demande Il est possible deacutetendre ce deacutelai si besoin est Pour le lot 5 laquoConfeacuterencesraquo le
deacutelai de remise des offres peut ecirctre reacuteduit agrave 7 jours pour les eacuteveacutenements dont le nombre de participants
nexcegravede pas 15 personnes
Les Contractants-cadre peuvent demander des eacuteclaircissements Les reacuteponses sont envoyeacutees
simultaneacutement agrave tous les contractants-cadre consulteacutes Si des changements opeacutereacutes pendant la phase de
consultation peuvent avoir un impact sur lidentification des experts la date de remise des offres doit
ecirctre adapteacutee en conseacutequence
Eacutevaluation des offresb)
Les offres sont valables 14 jours calendrier apregraves la date limite de soumission Les offres reccedilues quel
que soit leur nombre doivent ecirctre eacutevalueacutees
Les eacutevaluateurs doivent au moins ecirctre au nombre de trois lun deux pouvant ecirctre un repreacutesentant du
pays partenaire Cependant sur la base dune analyse des risques reacutealiseacutee par le pouvoir adjudicateur
un comiteacute deacutevaluation formel peut ecirctre deacutesigneacute
Seules les offres conformes aux critegraveres suivants seront eacutevalueacutees
respect du deacutelai des remises des offres conformiteacute avec les regravegles deacuteligibiliteacute en vertu de
linstrument applicable au marcheacute
bull
les honoraires nexcegravedent pas les maximum contractuels notamment ceux inclus dans le budget
ventileacute dun contrat agrave prix forfaitaire (sagissant du lot 5 le montant forfaitaire proposeacuteet honoraires
eacuteventuels)
bull
le cas eacutecheacuteant le budget proposeacute nest pas deacutepasseacutebull
sagissant du lot 5 respect des aptitudes minimum telles que requises par les termes de reacutefeacuterences
speacutecifiques
bull
Le pouvoir adjudicateur seacutelectionne loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix10
Le pouvoir adjudicateur compeacutetent deacutefinit preacuteciseacutement dans la grille deacutevaluation les critegraveres de
seacutelection permettant deacutevaluer la qualiteacute technique des offres ainsi que leur pondeacuteration respective
Sauf mention expresse contraire dans la demande de services si lun des experts ne respecte pas lune
10En appliquant une pondeacuteration agrave la qualiteacute technique et au prix selon un ratio de 8020 Pour le lot 5 laquo Confeacuterences raquo le
ratio est de 5050
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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des exigences minimales fixeacutees dans le cahier des charges sa note sera eacutegale agrave 0 et loffre devra ecirctre
rejeteacutee dans son inteacutegraliteacute Par conseacutequent il est recommandeacute daccorder une attention particuliegravere
aux exigences minimales et dutiliser des termes qui impliquent une exigence minimale (par exemple
expeacuterience dans au moins trois pays en deacuteveloppement niveau de maicirctrise de langlais au moins
eacutequivalent agrave C1 etc)
Sauf indication contraire figurant dans la grille deacutevaluation toute offre obtenant une note infeacuterieure agrave
75 sur 100 au stade de leacutevaluation de la qualiteacute technique est automatiquement rejeteacutee Loffre arriveacutee
en tecircte agrave lissue de leacutevaluation de la qualiteacute technique reccediloit une note de 100 points (en utilisant la
formule de calcul automatique telle quexpliqueacutee au point 33103)
Sagissant de leacutevaluation financiegravere dans le cas dun marcheacute speacutecifique agrave prix unitaires (cest-agrave-dire des
honoraires) les reacuteserves pour deacutepenses accessoires et pour eacutevaluation des deacutepenses ne seront pas
prises en compte lors de la comparaison des offres financiegraveres En revanche pour le lot 5 leacutevaluation
financiegravere se fait sur la totaliteacute du prix Sagissant de leacutevaluation financiegravere dans le cas dun marcheacute
speacutecifique agrave prix forfaitaire leacutevaluation financiegravere se fait sur la totaliteacute du prix Loffre incluant le prix
le plus bas reccediloit une note financiegravere de 100(en utilisant la formule de calcul automatique telle
quexpliqueacutee au point 33104)
Le meilleur rapport qualiteacuteprix est deacutetermineacute en pondeacuterant les notes technique et financiegravere (en
utilisant la formule de calcul automatique comme expliqueacute au point 33105)
Si aucune offre ne peut ecirctre retenue le gestionnaire du projet peut apregraves avoir examineacute les TdR
speacutecifiques modifier la demande et la soumettre une nouvelle fois aux mecircmes contractants-cadre
Les reacutesultats de leacutevaluation et la deacutecision dattribution doivent ecirctre communiqueacutes au plus tard 14 jours
apregraves la date limite de reacuteception des offres agrave tous les contractants-cadre ayant soumis une offre La
notification est aussi obligatoire lorsquune nouvelle demande de services est envoyeacutee aux mecircmes
contractants cadres (relance) Le pouvoir adjudicateur peut signer le contrat degraves que la notification a eu
lieu Il ny a pas de peacuteriode dattente entre la notification et la signature
Signature du contrat speacutecifiquec)
Le contrat speacutecifique est constitueacute par la lettre de mission les termes de reacutefeacuterence speacutecifiques la
meacutethodologie eacuteventuelle et loffre financiegravere Il entre en vigueur degraves la notification de la signature du
contrat speacutecifique par le pouvoir adjudicateur Une copie du contrat speacutecifique signeacute par le pouvoir
adjudicateur doit ecirctre envoyeacutee par fax au contractant-cadre retenu Ce dernier peut alors commencer agrave
exeacutecuter les services demandeacutes Deux exemplaires du contrat speacutecifique sont envoyeacutes par courrier
pour signature au contractant-cadre retenu
Eacutevaluation des prestations du contractant-cadred)
Le formulaire deacutevaluation des prestations du contractant-cadre doit ecirctre rempli une fois que la mission
est termineacutee Cette eacutevaluation porte sur la qualiteacute de lexeacutecution des prestations rendues par le
contractant-cadre et doit ecirctre transmise agrave ce dernier afin quil puisse faire part de ses observations
eacuteventuelles
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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342 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR en fonction du contexte et des besoins (tels
que la disponibiliteacute des services requis dans les diffeacuterents lots du contrat-cadre ou dans le pays
partenaire le temps et le budget disponibleshellip) le pouvoir adjudicateur peut utiliser la proceacutedure
neacutegocieacutee concurrentielle sans publication dun avis de marcheacute plutocirct que de recourir au contrat-cadre
Il convient toutefois de noter que la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle prend plus de temps que de
lancer une demande de service via le contrat-cadre
Le pouvoir adjudicateur eacutelabore une liste de trois prestataires de services de son choix minimum en
justifiant son choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier
dappel doffres Il convient dutiliser les annexes approprieacutees (grille de conformiteacute administrative
marcheacute avis de marcheacute lettre dinvitation instructions aux soumissionnaires liste des
soumissionnaires inviteacutes agrave deacuteposer une offre formulaire de soumission) pour cette proceacutedure
Sagissant des autres documents constitutifs du dossier dappel doffres les annexes ordinaires doivent
ecirctre utiliseacutees Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est inclus dans le dossier dappel doffres
simplifieacute car il contient dimportantes informations pour les prestataires de service qui seront inviteacutes agrave
soumissionner Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date
et agrave lheure indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la
date denvoi de la lettre dinvitation agrave soumissionner doit ecirctre accordeacute aux candidats choisis Les offres
doivent ecirctre ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation nommeacute par le pouvoir adjudicateur
disposant des compeacutetences techniques et administratives neacutecessaires
Pour lutilisation de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle les soumissionnaires peuvent eacutegalement
ecirctre choisis sur une liste de soumissionnaires potentiels Cette liste doit ecirctre eacutetablie suite agrave un appel agrave
manifestation dinteacuterecirct dont la dureacutee de validiteacute est de 4 ans agrave compter de la date de lappel Le cadre
leacutegal de cette proceacutedure sera deacuteveloppeacute pour permettre son utilisation ulteacuterieurement
Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur le plan administratif et technique le marcheacute peut ecirctre attribueacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
Dans le cas dun eacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le contrat peut ecirctre conclu par
proceacutedure neacutegocieacutee (voir section 3241) La proceacutedure deacutevaluation des offres et dattribution du
marcheacute est la mecircme que dans le cadre de la proceacutedure dappel doffres restreint (voir points 339 agrave
33122)
Exceptionnellement les pouvoirs adjudicateurs peuvent utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
pour ce qui concerne les services juridiques conformeacutement agrave la nomenclature du vocabulaire commun
pour les marcheacutes publics11
quel que soit le montant estimeacute du marcheacute12
11httpeur-lexeuropaeuLexUriServLexUriServdouri=OJL200807400010375FRPDF12 Certains services juridiques peuvent ecirctre fournis agrave lissue dune proceacutedure neacutegocieacutee voir point 3241
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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35 Modification des contrats de services
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Toute modification justifieacutee impliquant un changement dans la valeur totale du marcheacute doit ecirctre
effectueacutee par avenant
Lachat de prestations additionnelles consistant en une reacutepeacutetition de services similaires agrave ceux preacutevus
dans le contrat initial est consideacutereacute comme une proceacutedure neacutegocieacutee (voir point 3241) impliquant la
signature soit dun avenant soit un nouveau contrat
Chapitre 3 Marcheacutes de services
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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4 Marcheacutes de fournitures
41 Introduction
Les marcheacutes de fournitures ont pour objet lachat le creacutedit-bail la location ou la location-vente avec
ou sans option dachat de produits Sagissant des marcheacutes mixtes voir point 249
42 Proceacutedures de passation des marcheacutes
421 Marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave 300 000 EUR
4211 Proceacutedure ouverte internationale
Tous les marcheacutes de fournitures au-delagrave de ce seuil font lobjet dun appel doffres ouvert international
apregraves publication dune preacutevision individuelle de marcheacute et dun avis de marcheacute comme preacutevu agrave la
section 43
422 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure agrave 100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Ces marcheacutes de fournitures peuvent faire lobjet dun appel doffres ouvert local
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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4221 Proceacutedure ouverte locale
Dans ce cas les marcheacutes de fournitures font lobjet dune proceacutedure dappel doffres ouvert local pour
laquelle lavis de marcheacute est publieacute dans le pays partenaire et sur le site internet avec ladresse agrave
laquelle les entreprises peuvent se procurer des informations suppleacutementaires Pour plus de deacutetails
voir section 44
423 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR
Ces marcheacutes de fournitures peuvent faire lobjet dune proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
4231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Les marcheacutes de fournitures dune valeur infeacuterieure agrave 100 000 EUR font lobjet dune proceacutedure
neacutegocieacutee concurrentielle Le pouvoir adjudicateur envoie une invitation agrave soumissionner agrave trois
candidats de son choix sans neacutecessiteacute de publier un avis de marcheacute mais en justifiant son choix Pour
plus de deacutetails voir section 45
424 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de fournitures dune valeur eacutegale ou infeacuterieure agrave
20 000 EUR sur la base dune seule offre Voir point 248
Les paiements effectueacutes pour des deacutepenses dun montant infeacuterieur ou eacutegal agrave 2 500 EUR peuvent
prendre la forme dun simple remboursement de facture sans acceptation preacutealable dune offre
425 Proceacutedures applicables sans seuil
4251 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne pour
utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de fournitures peuvent ecirctre passeacutes apregraves proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
Lorsque cela savegravere absolument neacutecessaire pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant
deacuteveacutenements impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre
imputables les deacutelais ordinaires exigeacutes par les proceacutedures concurrentielles ne peuvent ecirctre
respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des regravegles dapplication du regraveglement financier
applicable au budget de lUE1
lorsque les fournitures ne peuvent provenir que dun fournisseur unique parce que i) lobjet du
marcheacute est la creacuteation ou lacquisition dune œuvre dart ou dune performance artistique unique ii)
il y a absence de concurrence pour des raisons techniques iii) la protection de droits dexclusiviteacute
notamment de droits de proprieacuteteacute intellectuelle doit ecirctre assureacutee (par exemple lorsque lexeacutecution
du marcheacute est reacuteserveacutee exclusivement aux titulaires de brevets ou de licences de brevets) Les
exceptions mentionneacutees aux points ii) et iii) ne sappliquent que lorsquil nexiste aucune solution
alternative ou de remplacement raisonnable et que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune
restriction artificielle des paramegravetres lors de la deacutefinition du marcheacute
b)
pour les livraisons compleacutementaires effectueacutees par le fournisseur initial et destineacutees soit au
renouvellement partiel de fournitures ou dinstallations soit agrave lextension de fournitures ou
dinstallations existantes lorsque le changement de fournisseur obligerait le pouvoir adjudicateur agrave
acqueacuterir des fournitures preacutesentant des caracteacuteristiques techniques diffeacuterentes entraicircnant une
incompatibiliteacute ou des difficulteacutes techniques dutilisation et dentretien disproportionneacutees
c)
lorsquun appel doffres est demeureacute infructueux cest-agrave-dire na donneacute aucune offre meacuteritant decirctre
retenue sur le plan qualitatif etou financier dans ces cas apregraves annulation de lappel doffres le
pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les soumissionnaires de son choix
qui ont participeacute agrave lappel doffres et remplissent les critegraveres de seacutelection pour autant que les
documents de marcheacute initiaux ne soient pas substantiellement modifieacutes et en respectant le principe
deacutegaliteacute de traitement
d)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales conformeacutement aux dispositions administratives en vigueur ou lorsque la protection des
inteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire lexige pour autant que les inteacuterecircts
e)
1 laquoLAssistance durgenceraquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
mentionneacutee au a) principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lannexe IV de lAccord
de Cotonou Lassistance durgence lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Pour les PTOM
voir aussi larticle 79 paragraphe 5 de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres mesures Ces mesures peuvent consister
agrave imposer des conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des informations que le pouvoir
adjudicateur met agrave disposition dans le cadre de la proceacutedure de passation de marcheacute
pour les marcheacutes portant sur des fournitures coteacutees et acheteacutees agrave une bourse de matiegraveres premiegraveresf)
pour les marcheacutes portant sur des achats de fournitures agrave des conditions particuliegraverement
avantageuses soit aupregraves dun fournisseur cessant deacutefinitivement ses activiteacutes commerciales soit
aupregraves de liquidateurs dans le cadre dune proceacutedure dinsolvabiliteacute dun concordat judiciaire ou
dune proceacutedure de mecircme nature selon le droit national
g)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existanth)
lorsque les produits concerneacutes sont fabriqueacutes uniquement agrave des fins de recherche dexpeacuterimentation
deacutetude ou de deacuteveloppement toutefois ces marcheacutes ne comprennent pas la production en quantiteacutes
visant agrave eacutetablir la viabiliteacute commerciale du produit ou agrave amortir les frais de recherche et de
deacuteveloppement
i)
pour lachat de reacuteseaux de communications publics au sens de larticle 2 point d) de la directive
200221CE2
j)
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un rapport de neacutegociation (voir modegravele annexe a10) deacutecrivant la
maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant la deacutecision dattribution du marcheacute Les
proceacutedures preacutesenteacutees au point 43111 et 43112 doivent ecirctre suivies par analogie et le rapport de
neacutegociation inclus dans le dossier contractuel
4252 Systegraveme dacquisition dynamique
Un systegraveme dacquisition dynamique est un proceacutedeacute complegravetement eacutelectronique pour des achats
dusage courant qui est limiteacute dans la dureacutee (4 anneacutees au maximum) Un avis de marcheacute est publieacute
pour inviter des offres indicatives qui devraient ecirctre eacutevalueacutees dans les 15 jours Les
soumissionnaires qui se conforment aux speacutecifications sont admis au systegraveme Le systegraveme est
ouvert pendant sa validiteacute agrave tout opeacuterateur eacuteconomique qui reacutepond aux critegraveres de seacutelection et a
soumis une offre indicative jugeacutee conforme
Pour chaque contrat individuel un avis de marcheacute simplifieacute est publieacute en donnant aux
soumissionnaires qui nont pas encore eacuteteacute admis au systegraveme la possibiliteacute de soumettre une offre
indicative dans les 15 jours Le pouvoir adjudicateur invite alors tous les soumissionnaires admis au
systegraveme agrave soumettre une offre dans un deacutelai raisonnable Le marcheacute sera attribueacute au
soumissionnaire qui a soumis loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix sur la base des
2 On entend par laquoreacuteseau de communications publicraquo un reacuteseau de communications eacutelectroniques utiliseacute entiegraverement ou
principalement pour la fourniture de services de communications eacutelectroniques accessibles au public permettant la
transmission dinformations entre les points de terminaison du reacuteseau
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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critegraveres dattribution speacutecifieacutes dans lavis de marcheacute pour leacutetablissement du systegraveme dacquisition
dynamique
Le pouvoir adjudicateur ne peut pas recourir agrave ce systegraveme pour empecirccher pour restreindre ou pour
fausser la concurrence
Le cadre juridique de cette proceacutedure est deacutefini pour une utilisation future mais les outils
informatiques (confidentialiteacute seacutecuriteacute) ne sont pas encore disponibles agrave la Commission
europeacuteenne
4253 Dialogue compeacutetitif
Voir la section 247 pour plus de deacutetails
4254 Contrat-cadre
Voir la section 245 pour plus de deacutetails
43 Appel doffres ouvert international pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ousupeacuterieure agrave 300 000 EUR
431 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et une
transparence approprieacutee chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dun avis de
preacute-information et dun avis de marcheacute conformeacutement aux lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe a11e)
4311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer Il doit indiquer de maniegravere succincte lobjet et le contenu des marcheacutes
concerneacutes (Voir modegravele agrave lannexe c1) Sagissant dune preacutevision cette publication nengage pas le
pouvoir adjudicateur agrave financer les marcheacutes proposeacutes Les fournisseurs inteacuteresseacutes ne doivent donc pas
envoyer doffres agrave ce stade
Les avis de preacute-information doivent ecirctre publieacutes au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site
internet dEuropeAid3 et dans tout autre meacutedia approprieacute conformeacutement aux lignes directrices relatives
agrave la publication (voir annexe a11e)
3 Voir httpeceuropaeueuropeaidindex_enhtm
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de preacute-information agrave publier doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour
publication par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele
figurant agrave lannexe c1 au moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire
pour permettre deffectuer leur traduction Elles doivent ecirctre publieacutees au moins 30 jours avant lavis
de marcheacute correspondant
4312 Publication des avis de marcheacutes
En plus de la publication des avis de preacute-information tous les marcheacutes de fournitures dune valeur
supeacuterieure ou eacutegale agrave 300 000 EUR doivent donner lieu agrave la publication dun avis de marcheacute au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia
approprieacute conformeacutement aux lignes directrices relatives agrave la publication (voir annexe a11e) Un deacutelai
minimum de 30 jours doit ecirctre respecteacute entre la publication de lavis de preacute-information et celle de
lavis de marcheacute
Le pouvoir adjudicateur preacutepare lavis de marcheacute en utilisant lannexe c2 et lenvoie en temps utile agrave la
Commission europeacuteenne par voie eacutelectronique
Le cas eacutecheacuteant le pouvoir adjudicateur assure la publication locale et la publication et dans tout autre
meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes et les dossiers dappel doffres doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique
pour publication par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele
figurant agrave lannexe c2 au moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire
pour permettre leur traduction
Le texte de lavis doit donner aux fournisseurs inteacuteresseacutes linformation neacutecessaire pour leur permettre
de deacuteterminer leur capaciteacute agrave exeacutecuter le marcheacute en question Le cas eacutecheacuteant lavis de marcheacute publieacute
localement doit ecirctre identique agrave celui publieacute sur le site internet dEuropeAid et il doit ecirctre publieacute
simultaneacutement
Le dossier dappel doffres pour le contrat concerneacute est publieacute sur le site internet dEuropeAid mais il
doit ecirctre transmis aux fournisseurs inteacuteresseacutes sur demande
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe a5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
123
(voir annexe a11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
432 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que les documents dappel doffres soient reacutedigeacutes soigneusement non seulement pour
mener agrave bien la proceacutedure de passation du marcheacute mais aussi pour en assurer la bonne exeacutecution
Les documents dappel doffres doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux
soumissionnaires potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de
non-conformiteacute critegraveres dattribution etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques
Les speacutecifications techniques doivent permettre leacutegaliteacute daccegraves des candidats et soumissionnaires et
ne pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence
Elles deacutefinissent les caracteacuteristiques requises dun produit dun service ou dun mateacuteriau ou ouvrage au
regard de lusage auquel ils sont destineacutes par le pouvoir adjudicateur
Ces caracteacuteristiques peuvent inclure sil y a lieu
Une deacutefinition preacutecise des fonctions agrave effectuera)
les niveaux minimum de qualiteacuteb)
les niveaux de la performance environnementale et climatiquec)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques les critegraveres daccessibiliteacute pour
les personnes handicapeacutees ou la conception pour tous les utilisateurs dans tous les cas ducircment
justifieacutes
d)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacutee)
la performance ou lutilisation de la fourniture (aptitude agrave lemploi)f)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris la deacutenomination de vente et les instructions dutilisation la
terminologie les symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage
les processus et meacutethodes de production
g)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
Les marcheacutes de fournitures eacutetant souvent complexes sur le plan technique la preacuteparation du dossier
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dappel doffres - en particulier les speacutecifications techniques - peut requeacuterir lintervention dun ou de
plusieurs speacutecialiste(s) technique(s) externe(s) Chaque speacutecialiste doit signer une deacuteclaration
dobjectiviteacute et de confidentialiteacute (voir annexe a3)
Comme pour les termes de reacutefeacuterence dans le cas des marcheacutes de services il importe daccorder une
attention particuliegravere agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques relatives aux fournitures faisant
lobjet de lappel doffres En effet les speacutecifications techniques sont deacuteterminantes pour le succegraves de
lappel doffres et la bonne exeacutecution du marcheacute de fournitures et du projet
Les speacutecifications techniques indiquent - le cas eacutecheacuteant lot par lot - la nature exacte et les
caracteacuteristiques de fonctionnement des fournitures Le cas eacutecheacuteant elles preacutecisent eacutegalement les
conditions de livraison et dinstallation de formation et de service apregraves-vente
Il est essentiel que les caracteacuteristiques de fonctionnement correspondent agrave lobjet preacutevu Si une reacuteunion
dinformation ou une visite sur site savegravere neacutecessaire pour clarifier les normes techniques du site sur
lequel les fournitures sont agrave installer les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner
ainsi que les dispositions preacutecises prises agrave cet effet
Les speacutecifications techniques visent agrave deacutefinir les fournitures requises avec preacutecision Les normes de
qualiteacute minimales deacutefinies par les speacutecifications techniques permettront au comiteacute deacutevaluation de
deacuteterminer les offres techniquement acceptables
Agrave moins que la nature du marcheacute ne le justifie sont prohibeacutees les speacutecifications techniques qui
mentionnent ou deacutecrivent des produits dune fabrication et dune provenance deacutetermineacutees et qui agrave ce
titre ont pour effet de favoriser ou deacutecarter certains produits Toutefois lorsque les produits ne
peuvent ecirctre autrement deacutecrits en termes suffisamment preacutecis et intelligibles ils peuvent ecirctre identifieacutes
par leur nom commercial suivi obligatoirement de la mention laquo ou eacutequivalents raquo
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit approuver le dossier dappel doffres avant son envoi La pratique
standard est de consulter eacutegalement le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les autres parties
concerneacutees et dobtenir son (leur) approbation sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
A Instructions aux soumissionnaires
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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B Projet de contrat conditions particuliegraveres et annexes (y inclus les speacutecifications techniques)
C Informations compleacutementaires
D Formulaire de soumission de loffre pour un contrat de fourniture
Voir modegravele standard en annexe c4
Les documents dappel doffres doivent eacutetablir clairement si loffre doit ecirctre faite agrave prix ferme et non
reacutevisable Les prix devraient normalement ecirctre deacutetermineacutes et non sujets agrave reacutevision Cependant dans
des cas speacutecifiques une clause de reacutevision de prix pourrait ecirctre justifieacutee Dans ce cas de telles clauses
doivent eacutetablir les conditions etou les formules selon lesquelles le prix peut ecirctre reacuteviseacute en cours de
contrat (article 269 des conditions particuliegraveres) Le pouvoir adjudicateur tient alors notamment
compte
de lobjet de la proceacutedure de passation de marcheacute et de la conjoncture eacuteconomique dans laquelle il
aura lieu
a)
de la nature et de la dureacutee des tacircches et du contrat b)
de ses inteacuterecircts financiersc)
Lobjet dune telle garantie est dassurer le pouvoir adjudicateur que les offres soumises ne seront pas
retireacutees Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission sil lestime approprieacute et
proportionneacute Le montant de cette garantie de soumission repreacutesente entre 1 et 2 de la valeur
globale du marcheacute Une fois le contrat signeacute pour tous les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur
libegravere et renvoie cette garantie comme preacutevu aux points 4393 et 4310
Le pouvoir adjudicateur appelle la garantie de soumission si loffre est retireacutee avant la signature du
contrat
En vertu de la reacuteglementation les garanties de soumission et de bonne exeacutecution sont facultatives Si
le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier dappel
doffres
433 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale Tous les critegraveres speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres doivent ecirctre appliqueacutes tels quels et ne
peuvent en aucun cas ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure
1 Les critegraveres de seacutelection portent sur la capaciteacute du soumissionnaire agrave exeacutecuter le marcheacute
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
eacuteliminer les soumissionnaires non eacuteligibles compte tenu de leur nationaliteacute (voir point 231) ou en
situations dexclusion telles que preacutevues aux points 2331 (exclusion de la participation aux
proceacutedures de passation de marcheacutes) et 2332 (rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
1
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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veacuterifier que la situation financiegravere des soumissionnaires est solide et saine (capaciteacute financiegravere et
eacuteconomique) en demandant par exemple les extraits des bilans et les chiffres daffaires des trois
derniegraveres anneacutees (voir point 241112) si speacutecifiquement requis par le dossier dappel doffres
2
veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle des soumissionnaires par exemple en examinant les
effectifs moyens annuels limportance et lexpeacuterience professionnelle du personnel dencadrement
du soumissionnaire ainsi que les principales fournitures livreacutees dans le domaine de laction
envisageacutee pendant les derniegraveres anneacutees (voir point 241113)
3
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat Ils doivent ecirctre preacutesenteacutes dans
un format OUINON pour permettre une eacutevaluation claire de loffre
2 Preuve des critegraveres de seacutelection
Si pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifieacutee le soumissionnaire nest
pas en mesure de produire les reacutefeacuterences requises il peut prouver sa capaciteacute eacuteconomique et financiegravere
par tout moyen que le pouvoir adjudicateur estime approprieacute Lorsque les fournitures sont complexes
ou que agrave titre exceptionnel elles doivent reacutepondre agrave un but particulier la capaciteacute technique et
professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle effectueacute par le pouvoir adjudicateur ou au nom de
celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du pays dans lequel le soumissionnaire est eacutetabli sous
reacuteserve de laccord de cet organisme Ce controcircle porte sur laptitude technique et les capaciteacutes de
production du soumissionnaire et si neacutecessaire sur les installations deacutetude et de recherche dont il
dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le controcircle qualiteacute
Seuls les soumissionnaires retenus devront fournir les piegraveces justificatives correspondant aux critegraveres
de seacutelection avant lattribution du marcheacute (facultatif pour les marcheacutes de moins de 300 000 EUR voir
point 2411)
3 Eacutevaluation technique
Leacutevaluation technique sera reacutealiseacutee sur la base de la grille deacutevaluation publieacutee dans le dossier dappel
doffres qui ne doit pas ecirctre modifieacutee de quelque maniegravere que ce soit durant leacutevaluation Compte tenu
de la diversiteacute des fournitures et de leur nature technique les prescriptions techniques doivent ecirctre
speacutecialement adapteacutees agrave chaque appel doffres et permettre de deacuteterminer clairement (par OUINON)
si loffre satisfait aux speacutecifications techniques stipuleacutees dans le dossier dappel doffres
4 Le critegravere dattribution appliqueacute aux offres techniquement conformes est le prix ou dans des cas
exceptionnels mentionneacutes au point 4333 le meilleur rapport qualiteacuteprix
4331 Marcheacutes de fournitures ne comportant pas des services auxiliaires
Dans le cas dun marcheacute de fournitures ne comportant pas de services auxiliaires (tels que des services
apregraves-vente ou des prestations de formation) le seul critegravere dattribution est le prix Toutes les
propositions non conformes ayant deacutejagrave eacuteteacute eacutelimineacutees le soumissionnaire ayant preacutesenteacute la proposition
financiegravere conforme la moins chegravere est deacuteclareacute attributaire du marcheacute Si les speacutecifications techniques
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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le preacutevoient leacutevaluation financiegravere peut tenir compte non seulement des coucircts dacquisition mais
aussi dans la mesure ougrave ils sont pertinents des coucircts supporteacutes pendant tout le cycle de vie des
fournitures (comme par exemple les coucircts dentretien et dexploitation) conformeacutement aux conditions
eacutenonceacutees agrave larticle 204 c) des instructions aux soumissionnaires Dans ce cas les donneacutees qui
doivent ecirctre fournies par les soumissionnaires et la meacutethode agrave utiliser pour deacuteterminer les coucircts
supporteacutes pendant le cycle de vie sur la base de ces donneacutees doivent ecirctre speacutecifieacutees agrave lavance dans le
dossier du marcheacute
Si loffre deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point 4251 (d)
sappliquent
4332 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires
Dans le cas dun marcheacute de fournitures comprenant des services auxiliaires (tels que le service apregraves-
vente etou des prestations de formation) leacutevaluation technique doit tenir compte de la qualiteacute de ces
services sur une base OUINON Dans ce cas toutes les offres non conformes ayant deacutejagrave eacuteteacute
eacutelimineacutees le contrat revient au soumissionnaire ayant offert le prix total le plus bas pour lensemble
constitueacute par leacutequipement et les services auxiliaires
Si loffre deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point 4251 (d)
sappliquent
4333 Marcheacutes de fournitures comportant des services auxiliaires particuliegraverement complexes
Dans le cas dun marcheacute de fournitures comprenant des services auxiliaires particuliegraverement
complexes (tels que le service apregraves-vente etou des prestations de formation) leacutevaluation peut ecirctre
reacutealiseacutee sur la mecircme base que dans la section preacuteceacutedente (voir 4332) ou moyennant autorisation
preacutealable le critegravere dattribution peut ecirctre le meilleur rapport qualiteacuteprix
434 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux soumissionnaires davoir agrave
demander des compleacutements dinformation en cours de proceacutedure Si le pouvoir adjudicateur de sa
propre initiative ou en reacuteponse agrave la demande dun soumissionnaire fournit des informations
compleacutementaires sur le dossier dappel doffres il doit les communiquer par eacutecrit et simultaneacutement agrave
tous les autres soumissionnaires
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre aux questions de tous
les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de reacuteception des offres (avec copie agrave la
Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec controcircles ex-ante Les questions et reacuteponses les
eacuteclaircissements et les modifications mineures apporteacutees au dossier dappel doffres doivent ecirctre
publieacutes sur le site internet dEuropeAid Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable
quant agrave leacutevaluation de loffre agrave ce stade
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un rectificatif doit ecirctre publieacute si le texte de lavis de marcheacute est modifieacute conformeacutement au
point 4312
Le rectificatif doit aussi ecirctre publieacute avant la date limite de soumission La date limite de reacuteception des
offres peut ecirctre retardeacutee pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Le
rectificatif doit aussi ecirctre publieacute sur le site internet dEuropeAid
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion etou visite doit ecirctre
annonceacutee dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la
date limite pour la reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel
doffres si la participation agrave cette reacuteunion etou visite de site est recommandeacutee ou obligatoire Tous les
frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des raisons de
transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne peut ecirctre
organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions dinformations
ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un excellent moyen
de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou documentation utiliseacutee
pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion doivent ecirctre publieacutees au
moins sur le site Internet dEuropeAid
435 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans le dossier dappel doffres Seul un deacutelai raisonnable de remise des offres peut garantir
leur qualiteacute et permettre de faire jouer valablement la concurrence
Lexpeacuterience deacutemontre quun deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave
deacuteposer des offres incomplegravetes ou mal preacutepareacutees La date limite de remise des offres doit ecirctre fixeacutee un
jour ouvrable dans le pays beacuteneacuteficiaire et si possible combineacutee avec louverture publique
Le deacutelai minimal entre la date de publication de lavis de marcheacute et la date limite fixeacutee pour la
reacuteception des offres est de 60 jours Toutefois dans certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut
ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures internes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET EX-POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise pour fixer un deacutelai de reacuteception
des offres plus court
436 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
437 Preacutesentation des offres
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Chaque offre technique et financiegravere doit ecirctre placeacutee dans une seule enveloppe scelleacutee elle-mecircme
placeacutee dans un colis ou une enveloppe exteacuterieure Loffre doit ecirctre envoyeacutee en accord avec les
instructions aux soumissionnaires
438 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute et la confidentialiteacute les responsabiliteacutes et les deacutelais
durant leacutevaluation complegravete voir section 28
439 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
4391 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
4392 Reacuteunion preacuteparatoire
Une premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation doit avoir lieu avant la seacuteance douverture publique Au
preacutealable le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident expose lobjet de lappel doffres les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute incluant la grille
deacutevaluation et les critegraveres de seacutelection et dattribution deacutefinis dans le dossier dappel doffres
4393 Seacuteance douverture des offres
Louverture des offres a pour objet de veacuterifier si les offres sont complegravetes si la garantie de soumission
requise a eacuteteacute fournie et si les offres sont dune maniegravere geacuteneacuterale en ordre
La seacuteance douverture des offres est une proceacutedure formelle et publique Le comiteacute deacutevaluation ouvre
les offres en seacuteance publique agrave lheure et au lieu fixeacute dans le dossier dappel doffres Bien quelle soit
publique la preacutesence agrave la seacuteance douverture des offres est strictement limiteacutee aux repreacutesentants des
socieacuteteacutes ayant soumissionneacute au contrat
Voir la liste de controcircle de louverture des offres en annexe c5 pour les formaliteacutes deacutetailleacutees agrave
accomplir par le Preacutesident avec lassistance du Secreacutetaire
GESTION DIRECTE
Le comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne procegravede agrave
la seacuteance douverture des offres
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE La Commission europeacuteenne doit ecirctre
obligatoirement informeacutee de la seacuteance douverture des offres Elle peut ecirctre repreacutesenteacutee agrave titre
dobservateur agrave cette seacuteance et reccediloit copie de chacune des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La Commission europeacuteenne na pas agrave ecirctre informeacutee de la session douverture des offres et ny
participe pas
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec lun quelconque des soumissionnaires (sur la base des offres reccedilues des
membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir points 282 et 283
Le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme Le
reacutecapitulatif des offres reccedilues qui est joint au rapport douverture des offres (voir annexe c6) doit ecirctre
utiliseacute pour consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions de forme Le rapport
douverture des offres inclut le procegraves-verbal de la reacuteunion Il est accessible aux soumissionnaires sur
demande
Les eacuteventuelles garanties de soumission doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires dont les offres
ne sont pas conformes aux prescriptions de forme Cela implique que chaque offre qui arrive apregraves la
date limite doit aussi ecirctre ouverte (apregraves la seacuteance douverture) afin que les garanties puissent ecirctre
retourneacutees
4394 Eacutevaluation des offres techniques
Leacutevaluation de loffre technique est reacutealiseacutee le cas eacutecheacuteant lot par lot en utilisant sans les modifier la
grille de conformiteacute administrative et la grille deacutevaluation figurant dans le dossier dappel doffres
publieacute
Le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que loffre satisfait agrave toutes les prescriptions requises dans le dossier
dappel doffres ainsi quagrave tout service eacuteventuellement preacutevu dans les speacutecifications techniques en
reacutepondant par oui ou non agrave tous les critegraveres figurant dans la grille et non en utilisant un systegraveme de
notation Si lappel doffres est scindeacute en lots leacutevaluation technique doit ecirctre reacutealiseacutee lot par lot
Avec laccord de la majoriteacute des eacutevaluateurs le preacutesident peut demander des clarifications par eacutecrit
aux soumissionnaires en leur offrant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai raisonnable deacutetermineacute
par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives
Avant deacutevaluer les offres le comiteacute deacutevaluation veacuterifie quelles sont conformes aux prescriptions
administratives incluses dans le dossier dappel doffres (sur la base de la grille de conformiteacute
administrative)
Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions modaliteacutes et speacutecifications contenues
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dans le dossier dappel doffres sans deacuteviation ni restriction substantielles Les deacuteviations ou
restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ dapplication la qualiteacute lexeacutecution du
marcheacute qui diffegraverent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir
adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du marcheacute ou qui faussent la concurrence
vis-agrave-vis des soumissionnaires ayant preacutesenteacute des offres conformes
La conformiteacute de chaque offre technique au dossier dappel doffres est veacuterifieacutee Le comiteacute sassure
notamment que
la documentation est complegravetebull
loffre est preacutesenteacutee dans la langue requise par le dossier dappel doffres bull
le cas eacutecheacuteant tous les membres dun consortium ont signeacute la confirmation dassociation et de
deacutesignation dune socieacuteteacute chef de file
le cas eacutecheacuteant tout soumissionnaire envisageant de sous-traiter des tacircches (pour autant que le dossier
dappel doffres lautorise) a inclus dans son offre une deacuteclaration relative au contenu et lampleur de
la sous-traitance envisageacutee celle-ci devant respecter les limites stipuleacutees dans le dossier dappel
doffres
bull
La conformiteacute administrative de chacune des offres doit ecirctre indiqueacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir annexe c7)
Partie 2 conformiteacute technique des offres
Leacutevaluation technique proprement dite des offres suit la veacuterification de la conformiteacute administrative
Les critegraveres publieacutes dans le dossier dappel doffres sont appliqueacutes sans modification Les eacutevaluateurs
utilisent la grille deacutevaluation incluse dans le dossier dappel doffres
Cette eacutevaluation vise agrave deacuteterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques
minimales et aux critegraveres de seacutelection
Regravegle dorigine toutes les offres doivent satisfaire agrave la regravegle en vertu de laquelle les produits agrave fournir
reacutepondent aux exigences mentionneacutees au point 231 En cas de doute sur lorigine des produits des
informations compleacutementaires doivent ecirctre solliciteacutees Si le doute persiste la Commission europeacuteenne
doit ecirctre consulteacutee (si elle nest pas le pouvoir adjudicateur)
Le soumissionnaire sera tenu de fournir si possible avant la signature du contrat la preuve de lorigine
sous la forme dun certificat dorigine ou dautres documents officiels constituant un commencement
de preuve
Pour eacutetablir lorigine on doit deacuteterminer le lieu dobtention ou de fabrication du produit
Les offres qui ne satisfont pas manifestement agrave la regravegle de lorigine doivent ecirctre eacutelimineacutees
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier agrave ce stade que les nationaliteacutes des
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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sous-traitants identifieacutes dans les offres techniques satisfont agrave la regravegle de la nationaliteacute deacutefinie au
point 231
Agrave lissue de leacutevaluation des offres le comiteacute deacutevaluation se prononce sur la conformiteacute technique de
chaque offre et classe les offres dans deux cateacutegories laquo conformes techniquement raquo ou laquo non
conformes techniquement raquo Dans le cas de marcheacutes comportant des services apregraves-vente etou des
prestations de formation la qualiteacute technique de ces services est eacutegalement eacutevalueacutee lors de lanalyse
technique des offres conformeacutement aux critegraveres publieacutes
4395 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Au terme de leacutevaluation technique le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les propositions financiegraveres ne
comportent pas derreurs arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont
corrigeacutees sans peacutenaliteacute pour le soumissionnaire
Si lappel doffres porte sur plusieurs lots les propositions financiegraveres sont compareacutees pour chaque lot
Leacutevaluation financiegravere doit identifier la meilleure proposition financiegravere pour chaque lot en tenant
compte des eacuteventuelles remises faites par les soumissionnaires
Exemple de la maniegravere de traiter les remises
La socieacuteteacute A offre une remise de 20 si les lots 1 et 3 lui sont attribueacutes La socieacuteteacute B offre une remise
de 10 si les trois lots lui sont attribueacutes La socieacuteteacute C noffre aucune remise
Socieacuteteacute A Socieacuteteacute B Socieacuteteacute C Score sans
remise
LOT 1 90 80 70 Socieacuteteacute C
LOT 2 pas doffre 40 50 Socieacuteteacute B
LOT 3 60 70 55 Socieacuteteacute C
Apregraves la remise
Socieacuteteacute A(20 de
remise)
Socieacuteteacute B(10 de
remise)
Socieacuteteacute C(pas de
remise)
LOT 1 72 72 70
LOT 2 pas doffre 36 50
LOT 3 48 63 55
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
133
Les 3 combinaisons possibles
Combinaison 1 72 + 40 + 48 = 160
Combinaison 2 72 + 36 + 63 = 171
Combinaison 3 70 + 50 + 55 mais puisquil y a un prix moins cher offert pour le Lot 2 la
somme devient70 + 40 + 55 = 165
Le pouvoir adjudicateur doit choisir la combinaison 1 en passant les contrats pour les lots 1 et 3 avec
la socieacuteteacute A et le lot 2 avec la socieacuteteacute B pour le prix initial offert
4396 Choix de lattributaire
Le marcheacute est attribueacute au soumissionnaire preacutesentant loffre techniquement conforme la moins chegravere
(ou dans les cas exceptionnels mentionneacutes au point 4333 loffre qui preacutesente le meilleur rapport
qualiteacuteprix) Lattributaire du marcheacute sera celui dont loffre est eacutegale ou infeacuterieure au budget maximal
disponible pour le marcheacute
Si loffre choisie deacutepasse le budget maximal disponible pour le marcheacute les dispositions du point
4251(d) sappliquent
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux fournitures concerneacutees
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute le processus de fabrication des biens leurs caracteacuteristiques
eacuteconomiques les solutions techniques adopteacutees ou les conditions exceptionnellement favorables dont
dispose le soumissionnaire ou encore loriginaliteacute de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de rejeter son offre ou non
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Lorsque deux offres sont reconnues ecirctre eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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preacutevoit la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes ACP aux entreprises ou aux
personnes physiques
bull
preacutesente un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de
lUnion europeacuteenne
bull
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement Le
pouvoir adjudicateur tiendra compte des variantes
- preacutesenteacutees par lattributaire du marcheacute
- conformes aux critegraveres indiqueacutes dans le dossier dappel doffres et notamment respectant les
speacutecifications techniques minimales en terme de qualiteacute et de performance et
- dont le prix ne deacutepasse pas celui de loffre retenue
Le comiteacute deacutevaluation compare les variantes avec loffre retenue et recommande la meilleure solution
au pouvoir adjudicateur
4397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut formuler les recommandations suivantes
Attribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
conforme aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres etbull
qui constitue loffre la moins-disante [ou dans les cas exceptionnels mentionneacutes au point 4333
loffre preacutesentant le meilleur rapport qualiteacuteprix (toutes les conditions preacuteceacutedentes eacutetant respecteacutees
par ailleurs)]
bull
Annuler lappel doffres (voir le point 2413)bull
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe c7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne qui doit deacutecider si elle
accepte ou non les recommandations du comiteacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe c7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit deacutecider sil accepte ou non
les recommandations du comiteacute Le pouvoir adjudicateur soumet ensuite le rapport deacutevaluation
avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne Si une proposition dattribution est formuleacutee alors
que la Commission europeacuteenne na pas encore reccedilu une copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre
transmises
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas cette proposition dattribution elle doit eacutecrire au
pouvoir adjudicateur en indiquant les motifs de son refus La Commission europeacuteenne peut
eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment il doit proceacuteder et indiquer les conditions
auxquelles elle pourrait endosser un marcheacute proposeacute sur la base de la proceacutedure dappel doffres
En revanche si la Commission europeacuteenne approuve la deacutecision proposeacutee par le pouvoir
adjudicateur ce dernier selon la deacutecision prise soit attribue le marcheacute (voir point 4311) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation de la Commission europeacuteenne nest pas un preacutealable neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comiteacute deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation eacutetablit son rapport Le pouvoir adjudicateur prend ensuite sa deacutecision
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
dappel doffres depuis la fin de la seacuteance douverture jusquagrave la signature du contrat par les deux
parties est strictement confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses
deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de
respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave lencontre des
regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable de la
Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
Comptes)
4310 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un avis dannulation doit ecirctre publieacute conformeacutement aux lignes directrices figurant agrave lannexe a11e
Les soumissionnaires ont le droit de reacutecupeacuterer sans deacutelai leur garantie de soumission Lorsque lappel
doffres est annuleacute avant louverture des enveloppes externes des offres les enveloppes non ouvertes et
scelleacutees doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires
4311 Attribution du marcheacute
43111 Notification agrave lattributaire
Voir section 29 sagissant de lattribution du marcheacute et point 2412 pour lattribution en cas de clause
suspensive
43112 Preacuteparation du contrat et signature
Voir la section 29
Le projet de contrat doit suivre lannexe c4
43113 Publication de lattribution du marcheacute
Voir la section 29
44 Appel doffres ouvert local pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave100 000 EUR et infeacuterieure agrave 300 000 EUR
Dans le cas dun appel doffres publieacute localement il nest pas obligatoire de publier davis de preacute-
information et lavis de marcheacute de fournitures est publieacute exclusivement dans le pays partenaire et sur
le site internet dEuropeAid en indiquant ladresse ougrave les entreprises peuvent se procurer des
informations suppleacutementaires Lavis de marcheacute relatif agrave un appel doffres local est publieacute au moins au
Journal officiel de lEacutetat partenaire ou tout meacutedia eacutequivalent pour les appels doffres locaux La
publication locale est assureacutee par le pays partenaire
Vu que le coucirct de publication de linteacutegraliteacute dun avis de marcheacute dans les meacutedias locaux peut ecirctre
dissuasif le modegravele de lannexe c3 indique les informations minimales devant ecirctre publieacutees
localement Cependant linteacutegraliteacute de lavis de marcheacute doit ecirctre disponible agrave ladresse mentionneacutee
dans la publication tout comme le dossier dappel doffres
Un appel doffres ouvert publieacute localement doit garantir la participation des autres fournisseurs
eacuteligibles au mecircme titre que celle des fournisseurs locaux Toute condition visant agrave restreindre la
participation des autres fournisseurs eacuteligibles est interdite (par exemple obligation pour ces derniers
decirctre enregistreacutes dans le pays partenaire ou davoir deacutejagrave obtenu des contrats au niveau local)
Dans cette proceacutedure un deacutelai minimal de 30 jours seacutecoule entre la date de publication de lavis de
marcheacute dans la presse locale et la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres Toutefois dans
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
137
certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures
internes
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE ET EX-POST
Ce deacutelai plus court requiert lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
Les dispositions de la proceacutedure ouverte internationale deacutecrites agrave la section 43 sappliquent par
analogie agrave la proceacutedure ouverte locale
Programmes financeacutes par le FED
Les soumissionnaires des Eacutetats ACP soit agrave titre individuel soit en consortium avec des partenaires
europeacuteens beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de 15 lors de leacutevaluation financiegravere
En outre dans le cas ougrave deux offres sont reconnues ecirctre eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
au soumissionnaire dun Eacutetat ACP oua)
si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire quib)
preacutevoit la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes ACP aux entreprises ou aux
personnes physiques
bull
est un consortium de personnes physiques de socieacuteteacutes et dentreprises des Eacutetats ACP et de lUnion
europeacuteenne
bull
(voir eacutegalement point 2410)
45 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle pour les marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave100 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de moins de 100 000 EUR par proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle Le pouvoir adjudicateur eacutetablit une liste dau moins trois fournisseurs en justifiant son
choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier dappel doffres
Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est adresseacute aux trois fournisseurs inviteacutes agrave soumissionner car
il contient des informations importantes pour eux
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la date denvoi de la lettre dinvitation doit ecirctre
accordeacute aux candidats retenus
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
disposant des capaciteacutes techniques et administratives requises
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur les plans administratif et technique le marcheacute peut ecirctre passeacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
En cas deacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le marcheacute peut ecirctre attribueacute par proceacutedure
neacutegocieacutee (voir point 4251d) Le reste de la proceacutedure (preacuteparation du dossier dappel doffres
eacutevaluation des offres et attribution du contrat) obeacuteit aux mecircmes regravegles que la proceacutedure ouverte
internationale (voir points 432 agrave 43112)
46 Modification des contrats de fournitures
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Agrave lexception des quantiteacutes qui peuvent ecirctre modifieacutees conformeacutement aux dispositions de larticle 22
des conditions geacuteneacuterales (voir ci-dessous) le pouvoir adjudicateur ne peut pas augmenter le budget du
marcheacute de fournitures initial donner son accord ou prendre des dispositions pour lacquisition
deacutequipements non preacutevus dans lappel doffres initial et du marcheacute qui sensuit ni avant la signature du
contrat ni au cours de son exeacutecution
Les seules exceptions agrave cette regravegle concernent
1) Les livraisons additionnelles par le fournisseur initial envisageacutees soit pour le remplacement partiel
de fournitures ou dinstallations incluses dans le marcheacute initial soit pour lextension de fournitures ou
dinstallations existantes Cela nest autoriseacute que lorsquun changement de fournisseur obligerait le
pouvoir adjudicateur agrave acqueacuterir des eacutequipements aux caracteacuteristiques techniques diffeacuterentes entraicircnant
soit une incompatibiliteacute soit des difficulteacutes techniques dutilisation et dentretien disproportionneacutees
Les livraisons compleacutementaires sont consideacutereacutees comme une proceacutedure neacutegocieacutee (voir
point 4251 c) neacutecessitant la signature dun avenant ou dun nouveau contrat
2) La situation mentionneacutee au point 2101
Conformeacutement agrave larticle 22 des Conditions Geacuteneacuterales le pouvoir adjudicateur a compeacutetence pour
eacutemettre un ordre de service visant agrave des modifications Le titulaire du marcheacute doit exeacutecuter la
modification ordonneacutee
Chapitre 4 Marcheacutes de fournitures
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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5 Marcheacutes de travaux
51 Introduction
Les marcheacutes de travaux ont pour objet soit lexeacutecution soit conjointement la conception et lexeacutecution
de travaux ou douvrages en lien avec lune des activiteacutes reacutefeacuterenceacutees agrave lannexe II de la
directive 200424UE ou la reacutealisation par quelque moyen que ce soit dun ouvrage reacutepondant aux
besoins preacuteciseacutes par le pouvoir adjudicateur qui exerce une influence deacuteterminante sur sa nature ou sa
conception Un ouvrage est le reacutesultat dun ensemble de travaux de bacirctiment ou de geacutenie civil destineacute agrave
remplir par lui-mecircme une fonction eacuteconomique ou technique
Les marcheacutes de travaux sont geacuteneacuteralement conclus par le pays partenaire avec lequel la Commission
europeacuteenne a eacutetabli une convention de financement (en gestion indirecte)
52 Proceacutedures de passation des marcheacutes
521 Marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR
5211 Proceacutedure ouverte
La regravegle geacuteneacuterale pour la passation de ces marcheacutes de travaux est lappel doffres ouvert international
apregraves publication des avis stipuleacutes dans les lignes directrices pour les publications (annexe A11e)
Pour plus de deacutetails voir section 53
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
140
5212 Proceacutedure restreinte
Les caracteacuteristiques de certains projets peuvent justifier le recours agrave la proceacutedure dappel doffres
restreint Lautoriteacute compeacutetente de la Commission europeacuteenne doit autoriser le recours agrave cette
proceacutedure Elle pourra fournir un appui technique au cas par cas La publication de lavis de marcheacute de
travaux telle que stipuleacutee dans les lignes directrices (annexe A11e) reste obligatoire pour permettre
une participation aussi large que possible Pour plus de deacutetails voir section 54
522 Marcheacutes dune valeur comprise entre 300 000 EUR et 5 000 000 EUR
5221 Proceacutedure ouverte locale
Ces marcheacutes sont attribueacutes apregraves appel doffres ouvert publieacute localement cest-agrave-dire dans le pays
partenaire ainsi que sur le site internet dEuropeAid avec ladresse ougrave les entreprises peuvent se
procurer des informations suppleacutementaires Pour plus de deacutetails voir section 55
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
141
523 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure agrave 300 000 EUR
5231 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Les marcheacutes de travaux de moins de 300 000 EUR sont attribueacutes par proceacutedure neacutegocieacutee
concurrentielle Une invitation agrave soumissionner doit ecirctre envoyeacutee agrave au moins trois candidats sans
quil soit neacutecessaire de publier un avis de marcheacute Pour plus de deacutetails voir section 56
524 Marcheacutes dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 20 000 EUR
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les marcheacutes de travaux dune valeur eacutegale ou infeacuterieure agrave 20 000
EUR sur la base dune seule offre Voir point 248
Pour des travaux dune valeur infeacuterieure ou eacutegale agrave 2500 EUR les paiements en remboursement de
facture sans acceptation preacutealable dune offre doivent ecirctre possibles
525 Proceacutedures applicables sans seuil
5251 Proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION DIRECTE
La Commission europeacuteenne doit selon le cas donner son accord preacutealable ou enregistrer un cas agrave
signaler pour recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne pour
utiliser la proceacutedure neacutegocieacutee
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
Voir eacutegalement encadreacute agrave la section 248
Les marcheacutes de travaux peuvent ecirctre passeacutes apregraves proceacutedure neacutegocieacutee sur la base dune ou plusieurs
offres dans les cas suivants
En cas de stricte neacutecessiteacute lorsque pour des raisons durgence impeacuterieuse reacutesultant deacuteveacutenements
impreacutevisibles pour les pouvoirs adjudicateurs et ne pouvant en aucun cas leur ecirctre imputable les
deacutelais ordinaires requis pour les proceacutedures concurrentielles ne peuvent ecirctre respecteacutes
a)
Sont assimileacutees agrave des situations durgence impeacuterieuse les interventions effectueacutees dans le cadre des
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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situations de crise viseacutees agrave larticle 190 paragraphe 2 des modaliteacutes dexeacutecution1
pour de nouveaux travaux consistant dans la reacutepeacutetition douvrages similaires confieacutes au contractant
principal sous reacuteserve que le marcheacute initial ait eacuteteacute attribueacute apregraves publication dun avis de marcheacute
qui a fait connaicirctre la possibiliteacute de recourir agrave la proceacutedure neacutegocieacutee pour les nouveaux travaux et
donneacute des informations sur leur eacutetendue les conditions de leur attribution ainsi que sur leur coucirct
estimeacute
b)
lorsquun appel doffres est demeureacute infructueux cest-agrave-dire na donneacute aucune offre meacuteritant decirctre
retenue sur le plan qualitatif etou financier dans ces cas apregraves annulation de lappel doffres le
pouvoir adjudicateur peut entamer des neacutegociations avec le ou les soumissionnaires de son choix
qui ont participeacute agrave la proceacutedure dappel doffres sils remplissent les critegraveres de seacutelection pour
autant que les documents de marcheacute initiaux ne soient pas substantiellement modifieacutes et que le
principe deacutegaliteacute de traitement soit respecteacute
c)
pour les marcheacutes deacuteclareacutes secrets ou dont lexeacutecution doit saccompagner de mesures de seacutecuriteacute
speacuteciales ou lorsque la protection dinteacuterecircts essentiels de lUnion europeacuteenne ou du pays partenaire
le requiert pour autant que les inteacuterecircts essentiels en question ne puissent ecirctre garantis par dautres
mesures (telles que la fixation de conditions en vue de proteacuteger la confidentialiteacute des informations
que le pouvoir adjudicateur met agrave disposition dans le cadre de la proceacutedure de passation de
marcheacute)
d)
pour lachat de reacuteseaux de communications publics2e)
pour la location de bacirctiments deacutejagrave construits apregraves prospection du marcheacute localf)
lorsquun nouveau contrat doit ecirctre signeacute apregraves reacutesiliation anticipeacutee dun contrat existantg)
Lorsque les travaux ne peuvent ecirctre fournis que par un seul opeacuterateur eacuteconomique pour lune
quelconque des raisons suivantes i) lobjet du marcheacute est la creacuteation ou lacquisition dune œuvre
dart ou dune performance artistique unique ii) il y a absence de concurrence pour des raisons
techniques iii) la protection de droits dexclusiviteacute notamment de droits de proprieacuteteacute intellectuelle
doit ecirctre assureacutee (par ex lorsque lexeacutecution du marcheacute est reacuteserveacutee exclusivement aux titulaires de
h)
1 laquo LAssistance durgence raquo est un cas additionnel de proceacutedure neacutegocieacutee speacutecifique au FED distinct de lextrecircme urgence
viseacutee ici principalement pour les actions qui ne sont pas reacutegies par le nouvel article 19c de lannexe IV de laccord de
Cotonou Lassistance durgence est lieacutee agrave lapplication des articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou Pour les PTOM
voir eacutegalement larticle 79 paragraphe 5 de la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 20132 On entend par laquoReacuteseau de communications eacutelectroniquesraquo les systegravemes de transmission et le cas eacutecheacuteant les
eacutequipements de commutation ou de routage et les autres ressources qui permettent lacheminement de signaux par cacircble
par voie hertzienne par moyen optique ou par dautres moyens eacutelectromagneacutetiques comprenant les reacuteseaux satellitaires les
reacuteseaux terrestres fixes (avec commutation de circuits ou de paquets y compris linternet) et mobiles les systegravemes utilisant
le reacuteseau eacutelectrique pour autant quils servent agrave la transmission des signaux les reacuteseaux utiliseacutes pour la radiodiffusion
sonore et teacuteleacutevisuelle et les reacuteseaux cacircbleacutes de teacuteleacutevision quel que soit le type dinformation transmise
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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brevets ou de licences en reacutegissant lutilisation) Les exceptions indiqueacutees aux points ii) et iii) ne
sappliquent que lorsquil nexiste aucune solution alternative ou de remplacement raisonnable et
que labsence de concurrence ne reacutesulte pas dune restriction artificielle des paramegravetres lors de la
deacutefinition du marcheacute
Le pouvoir adjudicateur doit preacuteparer un rapport de neacutegociation (voir modegravele annexe A10) deacutecrivant
la maniegravere dont les neacutegociations ont eacuteteacute conduites et justifiant les bases de la deacutecision dattribution du
marcheacute agrave laquelle ont abouti ces neacutegociations Les proceacutedures preacutesenteacutees aux points 53111 et
53112 doivent ecirctre suivies par analogie et le rapport de neacutegociation doit ecirctre inclus dans le dossier
contractuel
5252 Dialogue compeacutetitif
Voir la section 247
53 Appel doffres ouvert international (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ousupeacuterieure agrave 5 000 000 EUR)
531 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible aux appels agrave la concurrence et une
transparence approprieacutee chaque appel doffres ouvert doit faire lobjet de la publication dun avis de
preacute-information et dun avis de marcheacute conformeacutement aux lignes directrices figurant agrave lannexe A11e
5311 Publication des avis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer
Il doit indiquer de maniegravere succincte lobjet et le contenu des marcheacutes concerneacutes Les avis de preacute-
information sont envoyeacutes le plus rapidement possible apregraves la deacutecision autorisant le programme pour
les marcheacutes de travaux (Voir modegravele agrave lannexe D1) Publier un avis de preacute-information nengage pas
le pouvoir adjudicateur agrave financer les marcheacutes proposeacutes Les soumissionnaires potentiels ne doivent
donc pas soumettre leurs offres respectives degraves ce stade Les avis de preacute-information doivent ecirctre
publieacutes au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre
meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE ET
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de preacute-information doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les
services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe D1 au
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer
leur traduction
5312 Publication des avis de marcheacutes
En plus de la publication des avis de preacute-information tous les marcheacutes de fournitures dune valeur
supeacuterieure ou eacutegale agrave 5 000 000 EUR doivent donner lieu agrave la publication dun avis de marcheacute au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia
approprieacute Un deacutelai minimum de 30 jours doit ecirctre accordeacute entre la publication de lavis de preacute-
information et celle de lavis de marcheacute La publication au Journal Officiel de lUnion europeacuteenne et
sur le site internet dEuropeAid est assureacutee par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du
pouvoir adjudicateur) Le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication localement et
dans tout meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les avis de marcheacutes doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les services
compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant lannexe D2 au moins 15 jours avant la date
de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer leur traduction
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
En plus de ce qui preacutecegravede le dossier dappel doffres finaliseacute (voir point 532) doit aussi ecirctre
soumis agrave la Commission europeacuteenne au plus tard au moment de la publication de lavis de marcheacute
afin de veacuterifier que lavis proposeacute correspond aux objectifs du marcheacute
Lavis de marcheacute doit identifier le pouvoir adjudicateur et lobjet du marcheacute de maniegravere claire preacutecise
et complegravete Le cas eacutecheacuteant lavis de marcheacute publieacute localement doit ecirctre identique agrave celui publieacute sur le
site internet dEuropeAid et il doit ecirctre publieacute simultaneacutement
Le pouvoir adjudicateur doit envoyer le dossier dappel doffres aux entrepreneurs inteacuteresseacutes
Normalement en raison de leur volume et des coucircts de reproduction le dossier dappel doffres de
travaux est envoyeacute moyennant le paiement dune somme forfaitaire En outre le dossier dappel
doffres est disponible pour consultation aupregraves du pouvoir Eacuteventuellement si le dossier dappel
doffres est payant lavis de marcheacute pourra mentionner les coordonneacutees bancaires pour son achat
Si le pouvoir adjudicateur de sa propre initiative ou en reacuteponse aux questions dun soumissionnaire
modifie des informations dans lavis de marcheacute un rectificatif reprenant les modifications doit ecirctre
publieacute par lintermeacutediaire du service compeacutetent de la Commission europeacuteenne (voir annexe A5b) Le
rectificatif doit ecirctre publieacute dans les deacutelais preacuteciseacutes dans les lignes directrices relatives agrave la publication
(voir annexe A11e)
Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux demandeurs de tenir compte du
rectificatif
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
145
Il doit ecirctre publieacute avant la date limite de deacutepocirct des offres initialement preacutevue et au plus tard 10 jours
apregraves la demande de publication adresseacutee aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
532 Reacutedaction et contenu du dossier dappel doffres
Il est essentiel que les documents dappel doffres soient reacutedigeacutes soigneusement non seulement pour
mener agrave bien la proceacutedure de passation du marcheacute mais aussi pour en assurer la bonne exeacutecution
Les documents dappel doffres doivent contenir toutes les dispositions et informations neacutecessaires aux
soumissionnaires potentiels pour preacutesenter leur offre proceacutedures agrave suivre documents agrave fournir cas de
non-conformiteacute critegraveres dattribution etc Lorsque la Commission europeacuteenne est le pouvoir
adjudicateur il peut ecirctre utile que les repreacutesentants des beacuteneacuteficiaires finaux soient associeacutes agrave la
preacuteparation de lappel doffres agrave un stade preacutecoce Voir section 26 pour les lignes directrices relatives
agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques
Les speacutecifications techniques doivent permettre leacutegaliteacute daccegraves des candidats et soumissionnaires et
ne pas avoir pour effet de creacuteer des obstacles injustifieacutes agrave louverture des marcheacutes agrave la concurrence
Elles deacutefinissent les caracteacuteristiques requises dun produit dun service ou dun mateacuteriau ou ouvrage au
regard de lusage auquel ils sont destineacutes par le pouvoir adjudicateur
Ces caracteacuteristiques peuvent inclure le cas eacutecheacuteant
les niveaux de qualiteacutea)
la performance environnementale et la performance climatiqueb)
pour les achats destineacutes agrave ecirctre utiliseacutes par des personnes physiques les critegraveres daccessibiliteacute pour
les personnes handicapeacutees ou la conception pour tous les utilisateurs sauf dans des cas ducircment
justifieacutes
c)
les niveaux et proceacutedures deacutevaluation de la conformiteacuted)
la performance (aptitude agrave lemploi)e)
la seacutecuriteacute ou les dimensions y compris les prescriptions applicables aux fournitures pour la
deacutenomination de vente et les instructions dutilisation et pour tous les marcheacutes la terminologie les
symboles les essais et meacutethodes dessai lemballage le marquage et leacutetiquetage les processus et
meacutethodes de production
f)
les proceacutedures relatives agrave lassurance de qualiteacute et les regravegles concernant la conception et les coucircts
les conditions relatives au test agrave linspection et agrave lacceptation des travaux et les meacutethodes ou
techniques de construction et tout autre speacutecification technique que le pouvoir adjudicateur est en
mesure dimposer dans le cadre de reacuteglementations geacuteneacuterales et speacutecifiques en rapport avec les
travaux finis et les mateacuteriaux ou parties quils comportent
g)
La responsabiliteacute de leacutelaboration de ces documents incombe au pouvoir adjudicateur
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Les marcheacutes de travaux eacutetant souvent complexes sur le plan technique la preacuteparation du dossier
dappel doffres - en particulier les speacutecifications techniques - peut requeacuterir lintervention dun ou de
plusieurs techniciens externes Chacun deux doit signer une deacuteclaration dobjectiviteacute et de
confidentialiteacute (voir Annexe A3)
Comme pour les termes de reacutefeacuterence dans le cas des marcheacutes de services il importe daccorder une
attention particuliegravere agrave la preacuteparation des speacutecifications techniques relatives aux travaux faisant lobjet
de lappel doffres En effet les speacutecifications techniques sont deacuteterminantes pour le succegraves de lappel
doffres et la bonne exeacutecution du marcheacute de travaux et du projet
Elles indiquent - le cas eacutecheacuteant lot par lot - la nature exacte et les caracteacuteristiques de fonctionnement
des ouvrages Le cas eacutecheacuteant elles preacutecisent eacutegalement les conditions de livraison et dinstallation de
formation et de service apregraves-vente
Il est essentiel que les caracteacuteristiques de fonctionnement correspondent agrave lobjet preacutevu Si une reacuteunion
dinformation ou une visite sur place savegraverent neacutecessaires pour clarifier les normes techniques du site
sur lequel les travaux sont agrave reacutealiser les instructions aux soumissionnaires doivent le mentionner ainsi
que les dispositions preacutecises prises agrave cet effet
Les speacutecifications techniques visent agrave deacutefinir les travaux requis avec preacutecision Les normes de qualiteacute
minimales deacutefinies par les speacutecifications techniques permettront au comiteacute deacutevaluation de deacuteterminer
les offres techniquement acceptables
Agrave moins que la nature du marcheacute ne le justifie sont prohibeacutees les speacutecifications techniques qui
mentionnent ou deacutecrivent des produits dune fabrication et dune provenance deacutetermineacutees et qui agrave ce
titre ont pour effet de favoriser ou deacutecarter certains produits Toutefois lorsque les produits ne
peuvent ecirctre autrement deacutecrits en termes suffisamment preacutecis et intelligibles ils peuvent ecirctre identifieacutes
par leur nom commercial suivi obligatoirement de la mention laquo ou eacutequivalents raquo
GESTION DIRECTE
Les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne doivent approuver le dossier dappel
doffres La pratique standard est de consulter eacutegalement le pays partenaire et le cas eacutecheacuteant les
autres parties concerneacutees et dobtenir sonleur accord sur le dossier dappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le pouvoir adjudicateur doit soumettre le dossier dappel doffres agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour autorisation avant son lancement
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable du dossier dappel doffres par la Commission europeacuteenne nest pas
neacutecessaire
Le dossier doit contenir les documents suivants
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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CONTENU DU DOSSIER DAPPEL DOFFRES
Volume 1 Instructions aux soumissionnaires et formulaires de soumission
Volume 2 Projet de contrat et conditions
Volume 3 Speacutecifications techniques
Volume 4 Modegravele doffre financiegravere
Volume 5 Documents de design et dessins
Voir annexe D4 pour les modegraveles
Les documents dappel doffres doivent eacutetablir clairement si loffre doit ecirctre faite agrave prix ferme et non
reacutevisable Une clause de reacutevision peut ecirctre justifieacutee ce qui est souvent le cas pour les marcheacutes de
travaux Dans ce cas il est recommandeacute dinclure dans les conditions particuliegraveres une formule de
reacutevision de prix en utilisant le modegravele preacutevu agrave larticle 48 Afin de prendre une deacutecision sur
lopportuniteacute dinclure une clause de reacutevision de prix le pouvoir adjudicateur tient alors notamment
compte
de lobjet de la proceacutedure de passation de marcheacute et de la conjoncture eacuteconomique dans laquelle il
aura lieu
a)
de la nature et de la dureacutee des tacircches et du contrat b)
de ses inteacuterecircts financiersc)
Lobjet dune telle garantie est dassurer au pouvoir adjudicateur que les offres soumises ne seront pas
retireacutees Le pouvoir adjudicateur peut exiger une garantie de soumission sil lestime approprieacute et
proportionneacute Le montant de cette garantie de soumission repreacutesente entre 1 et 2 de la valeur
globale du marcheacute Le pouvoir adjudicateur libegravere et renvoie cette garantie comme preacutevu aux points
5393 et 5310 agrave tous les soumissionnaires agrave la signature du contrat Le pouvoir adjudicateur
appelle la garantie de soumission si loffre est retireacutee avant la signature du contrat
En vertu de la reacuteglementation les garanties de soumission et de bonne exeacutecution sont facultatives Si
le pouvoir adjudicateur deacutecide de les requeacuterir cette obligation doit figurer dans le dossier dappel
doffres
533 Critegraveres de seacutelection et dattribution
Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non discriminatoires et ne doivent pas nuire agrave une concurrence
loyale Tous les critegraveres speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres doivent ecirctre appliqueacutes tels quels et ne
peuvent en aucun cas ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure
1 Les critegraveres de seacutelection portent sur la capaciteacute du soumissionnaire agrave exeacutecuter le marcheacute
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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- eacuteliminer les soumissionnaires qui ne sont pas eacuteligibles du fait de leur nationaliteacute (voir section 231)
ou qui relegravevent de lun des cas deacutecrits aux sections 2331 (exclusion de la participation aux
proceacutedures de passation de marcheacute) et 2332 (rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
- veacuterifier que la situation financiegravere des soumissionnaires est solide et saine (capaciteacute financiegravere et
eacuteconomique) en demandant par exemple les extraits des bilans et les chiffres daffaires des trois
derniegraveres anneacutees (voir section 241112) si speacutecifiquement requis par le dossier dappel doffres
- veacuterifier la capaciteacute technique et professionnelle des soumissionnaires par exemple en examinant les
effectifs moyens annuels limportance et lexpeacuterience professionnelle du personnel dencadrement du
soumissionnaire ainsi que les principaux travaux reacutealiseacutes dans le secteur en question pendant les
derniegraveres anneacutees (voir section 241113)
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat Ils doivent ecirctre preacutesenteacutes dans
un format OUINON pour permettre une eacutevaluation claire de loffre
2 Preuve des critegraveres de seacutelection
Si pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifieacutee le soumissionnaire ou
candidat nest pas en mesure de produire les reacutefeacuterences requises il peut prouver sa capaciteacute
eacuteconomique et financiegravere par tout moyen que le pouvoir adjudicateur estime approprieacutee Lorsque les
travaux agrave reacutealiser sont complexes ou que agrave titre exceptionnel ils doivent reacutepondre agrave un but particulier
la capaciteacute technique et professionnelle peut ecirctre justifieacutee par un controcircle effectueacute par le pouvoir
adjudicateur ou au nom de celui-ci par un organisme officiel compeacutetent du pays dans lequel le
soumissionnaire est eacutetabli sous reacuteserve de laccord de cet organisme ce controcircle porte sur laptitude
technique et les capaciteacutes de production du soumissionnaire et si neacutecessaire sur les installations
deacutetude et de recherche dont il dispose ainsi que sur les mesures quil prend pour assurer le laquocontrocircle
qualiteacuteraquo
3 Eacutevaluation technique
Leacutevaluation technique sera reacutealiseacutee sur la base de la grille deacutevaluation publieacutee dans le dossier dappel
doffres qui ne doit pas ecirctre modifieacutee de quelque maniegravere que ce soit durant leacutevaluation
En regravegle geacuteneacuterale les prescriptions techniques pour les travaux sont fixeacutees dans le cahier des charges
(qui comprend les plans les dessins les speacutecifications concernant les mateacuteriauxhellip) preacutealablement
eacutelaboreacute par un prestataire de services dingeacutenieriedarchitecture qui est joint au dossier dappel
doffres et qui deacutecrit dans le moindre deacutetail la faccedilon dont se preacutesenteront les travaux Il doit ainsi ecirctre
possible deacutevaluer clairement (par OUINON) si loffre satisfait aux speacutecifications techniques stipuleacutees
dans le dossier dappel doffres
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Uniquement dans des cas tregraves exceptionnels sous reacuteserve dune deacuterogation3 les prescriptions
techniques pour les travaux se limiteront agrave la fixation de niveaux minima au-dessus desquels les
soumissionnaires peuvent proposer leurs propres solutions ce nest que dans ces cas que les offres qui
respectent ces niveaux minima de qualiteacute doivent ecirctre noteacutees conformeacutement agrave la grille deacutevaluation
technique (qui preacutesente les critegraveres techniques les sous-critegraveres et les pondeacuterations) contenue dans le
dossier dappel doffres
4 Eacutevaluation financiegravere
En regravegle geacuteneacuterale le critegravere dattribution lors de leacutevaluation financiegravere des offres de travaux est le prix
le plus bas
Sous reacuteserve dune autorisation preacutealable leacutevaluation financiegravere peut prendre en compte non
seulement les coucircts dacquisition mais dans la mesure ougrave cela est pertinent les coucircts supporteacutes durant
le cycle de vie des travaux (par exemple les coucircts de maintenance et les coucircts de fonctionnement)
dans ce cas les documents de marcheacute doivent indiquer agrave lavance les donneacutees que doivent fournir les
soumissionnaires et la meacutethode qui sera utiliseacutee pour deacuteterminer le coucirct du cycle de vie sur la base de
ces donneacutees
5 Offre eacuteconomiquement la plus avantageuse
En labsence dattribution de note technique aux offres loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse est
loffre techniquement conforme qui indique le prix le moins eacuteleveacute
Lorsque de maniegravere exceptionnelle sous reacuteserve dune deacuterogation une note technique est attribueacutee
aux offres loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse est loffre techniquement conforme qui obtient
le meilleur rapport qualiteacute-prix en fonction des reacutesultats de leacutevaluation technique et financiegravere
conformeacutement aux pondeacuterations fixeacutees dans le dossier dappel doffres
534 Informations compleacutementaires en cours de proceacutedure
Le dossier dappel doffres doit ecirctre suffisamment clair afin deacuteviter aux soumissionnaires davoir agrave
demander des compleacutements dinformation en cours de proceacutedure Si le pouvoir adjudicateur fournit un
compleacutement dinformation soit de sa propre initiative soit en reacuteponse agrave la demande dun
soumissionnaire il communique ces informations par eacutecrit et simultaneacutement agrave tous les autres
soumissionnaires
Les eacuteventuelles questions des soumissionnaires doivent ecirctre envoyeacutees par eacutecrit et au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des offres Le pouvoir adjudicateur doit reacutepondre aux questions de tous
les soumissionnaires au plus tard 11 jours avant la date limite de reacuteception des offres (avec copie agrave la
3 Cette deacuterogation nest plus neacutecessaire pour un dossier dappel doffres portant sur la conception et la reacutealisation etou sur la
conception la construction et lexploitation si et lorsque des modegraveles dappel doffres de ce type ont eacuteteacute ajouteacutes aux
annexes du guide pratique
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Commission europeacuteenne en gestion indirecte avec controcircles ex-ante Les questions et reacuteponses sont
publieacutees sur le site internet dEuropeAid Le pouvoir adjudicateur ne doit eacutemettre aucun avis preacutealable
quant agrave leacutevaluation de loffre agrave ce stade
Un rectificatif doit ecirctre publieacute si le texte de lavis de marcheacute est modifieacute conformeacutement au
point 5312
Le rectificatif doit aussi ecirctre publieacute avant la date limite de soumission La date limite de reacuteception des
offres peut ecirctre retardeacutee pour permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Le
rectificatif doit aussi ecirctre publieacute sur le site internet dEuropeAid
Si laspect technique de lappel doffres est particuliegraverement complexe le pouvoir adjudicateur peut
organiser une reacuteunion dinformation etou une visite de site Cette reacuteunion etou visite doit ecirctre
annonceacutee dans le dossier dappel doffres et doit avoir lieu au moins 21 jours avant lexpiration de la
date limite pour la reacuteception des offres Le pouvoir adjudicateur indiquera dans le dossier dappel
doffres si la participation agrave cette reacuteunion etou visite de site est recommandeacutee ou obligatoire Tous les
frais lieacutes agrave la participation agrave cette reacuteunion sont agrave la charge des soumissionnaires Pour des raisons de
transparence et deacutegaliteacute de traitement des soumissionnaires aucune visite individuelle ne peut ecirctre
organiseacutee par le pouvoir adjudicateur pendant la peacuteriode dappel doffres Ces reacuteunions dinformations
ne sont pas obligatoires mais fortement encourageacutees En effet elles savegraverent ecirctre un excellent moyen
de clarifier tous les points du dossier dappel doffres Toute preacutesentation ou documentation utiliseacutee
pendant la reacuteunion dinformation de mecircme que les minutes de la reacuteunion doivent ecirctre publieacutees au
moins sur le site Internet dEuropeAid
535 Date limite de remise des offres
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans le dossier dappel doffres Le deacutelai de reacuteception des offres doit ecirctre suffisant pour
garantir la qualiteacute desdites offres et permettre de faire jouer valablement la concurrence Lexpeacuterience
deacutemontre quun deacutelai trop court empecircche les candidats de soumissionner ou les conduit agrave deacuteposer des
offres incomplegravetes ou mal preacutepareacutees La date limite de remise des offres doit ecirctre fixeacutee un jour
ouvrable dans le pays beacuteneacuteficiaire et si possible combineacutee avec louverture publique
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le deacutelai minimal entre la date de publication de lavis de marcheacute et la date limite fixeacutee pour la
reacuteception des offres est de 90 jours Toutefois dans des cas exceptionnels ce deacutelai peut ecirctre
raccourci en conformiteacute avec les proceacutedures internes En gestion indirecte ce raccourcissement de
deacutelai requiert lautorisation preacutealable des services pertinents de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Aucun accord preacutealable de la Commission europeacuteenne nest requis pour fixer un deacutelai de reacuteception
des offres plus court
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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536 Peacuteriode de validiteacute
Voir point 285
537 Preacutesentation des offres
Chaque offre technique et financiegravere doit ecirctre placeacutee dans une enveloppe unique scelleacutee agrave linteacuterieur
dun colis ou dune enveloppe exteacuterieure Loffre doit ecirctre envoyeacutee en accord avec les instructions aux
soumissionnaires
538 Le comiteacute deacutevaluation
En ce qui concerne la composition limpartialiteacute la confidentialiteacute et les responsabiliteacutes du comiteacute et
le calendrier de leacutevaluation voir section 28
539 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
5391 Reacuteception et enregistrement des offres
Le pouvoir adjudicateur doit enregistrer les offres degraves leur reacuteception en indiquant la date et lheure Il
doit deacutelivrer un reccedilu pour les offres remises en mains propres Les enveloppes contenant les offres
doivent rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures
contenant les offres doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute ou non reccedilues
avant la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres)
5392 Reacuteunion preacuteparatoire
La premiegravere reacuteunion du comiteacute deacutevaluation doit se tenir avant la seacuteance douverture publique Au
preacutealable le dossier dappel doffres doit avoir eacuteteacute communiqueacute aux membres du comiteacute deacutevaluation
Le preacutesident expose lobjet de lappel doffres et explique les proceacutedures agrave suivre par le comiteacute
incluant les grilles deacutevaluation ainsi que les critegraveres de seacutelection et dattribution speacutecifieacutes dans le
dossier dappel doffres
5393 Seacuteance douverture des offres
Louverture des offres a pour objet de veacuterifier si les offres sont complegravetes si la garantie de soumission
requise a eacuteteacute fournie et si les offres sont dune maniegravere geacuteneacuterale en ordre
La seacuteance douverture des offres est une proceacutedure formelle et publique Le comiteacute deacutevaluation ouvre
les offres en seacuteance publique agrave lheure et au lieu fixeacute dans le dossier dappel doffres Bien quelle soit
publique la preacutesence agrave la seacuteance douverture des offres est strictement limiteacutee aux repreacutesentants des
socieacuteteacutes ayant soumissionneacute au contrat
Voir la liste de controcircle de louverture des offres en annexe D5 pour les formaliteacutes deacutetailleacutees agrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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accomplir par le Preacutesident avec lassistance du Secreacutetaire
GESTION DIRECTE
Le comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne procegravede agrave
la seacuteance douverture des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit ecirctre obligatoirement informeacutee de la seacuteance douverture des offres
Elle peut ecirctre repreacutesenteacutee agrave titre dobservateur agrave cette seacuteance et reccediloit copie de chacune des offres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La Commission europeacuteenne na pas agrave ecirctre informeacutee de la session douverture des offres et ny
participe pas
Le preacutesident doit veacuterifier quaucun membre du comiteacute deacutevaluation ne se trouve en situation de conflit
dinteacuterecircts potentiel avec un des soumissionnaires (sur la base de la liste restreinte eacuteventuelle des offres
reccedilues des membres du consortium et des eacuteventuels sous-traitants identifieacutes) Voir points 282 et
283
Le comiteacute deacutevaluation doit deacutecider si les offres sont ou non conformes aux prescriptions de forme Le
reacutecapitulatif des offres reccedilues inclus dans le rapport douverture des offres (voir annexe D6) doit ecirctre
utiliseacute pour consigner la conformiteacute de chacune des offres avec les prescriptions de forme Ce rapport
est accessible aux soumissionnaires sur demande
Les eacuteventuelles garanties de soumission doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires dont les offres
ne sont pas conformes aux prescriptions de forme Cela implique que chaque offre qui arrive apregraves la
date limite doit aussi ecirctre ouverte (apregraves la seacuteance douverture) afin que les garanties puissent ecirctre
retourneacutees
5394 Eacutevaluation des offres
Leacutevaluation de loffre technique est reacutealiseacutee le cas eacutecheacuteant lot par lot en utilisant sans les modifier la
grille de conformiteacute administrative et la grille deacutevaluation figurant dans le dossier dappel doffres
publieacute
Dans le cadre de leacutevaluation technique le comiteacute analyse les aspects commerciaux et le cas eacutecheacuteant
la composante service des offres afin de deacuteterminer si celles-ci satisfont aux prescriptions du dossier
dappel doffres Les reacutesultats sont consigneacutes dans une grille danalyse par OUI NON pour tous les
eacuteleacutements speacutecifieacutes dans le dossier dappel doffres Ce nest que dans des cas tregraves exceptionnels sous
reacuteserve dune deacuterogation quune meacutethode dattribution dune note technique devrait ecirctre utiliseacutee
conformeacutement au point 533 ci-dessus Si lappel doffres est scindeacute en lots leacutevaluation technique doit
ecirctre reacutealiseacutee lot par lot
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Avec laccord de la majoriteacute des eacutevaluateurs le preacutesident peut demander des clarifications par eacutecrit
aux soumissionnaires en leur offrant la possibiliteacute de reacutepondre dans un deacutelai raisonnable deacutetermineacute
par le comiteacute
Partie 1 conformiteacute avec les prescriptions administratives
Avant deacutevaluer les offres le comiteacute deacutevaluation veacuterifie quelles sont conformes aux prescriptions
administratives figurant dans le dossier dappel doffres (sur la base de la grille de conformiteacute
administrative)
Une offre est conforme lorsquelle respecte toutes les conditions modaliteacutes et speacutecifications contenues
dans le dossier dappel doffres sans deacuteviation ni restrictions substantielles Les deacuteviations ou
restrictions substantielles sont celles qui affectent le champ dapplication la qualiteacute lexeacutecution du
marcheacute qui diffegraverent largement du dossier dappel doffres ou limitent les droits du pouvoir
adjudicateur ou les obligations du soumissionnaire au titre du marcheacute ou qui faussent la concurrence
vis-agrave-vis des soumissionnaires ayant preacutesenteacute des offres conformes
La conformiteacute administrative de chaque offre est veacuterifieacutee en utilisant la grille de conformiteacute
administrative figurant dans le dossier dappel doffres publieacute
La conformiteacute administrative de chacune des offres doit ecirctre indiqueacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir annexe D7)
Partie 2 conformiteacute technique des offres
Leacutevaluation technique proprement dite des offres suit la veacuterification de la conformiteacute administrative
Les critegraveres publieacutes dans le dossier dappel doffres sont appliqueacutes sans modification Les eacutevaluateurs
utilisent la grille deacutevaluation incluse dans le dossier dappel doffres Cette eacutevaluation vise agrave
deacuteterminer si les offres en concurrence satisfont aux prescriptions techniques minimales et aux critegraveres
de seacutelection
Regravegle dorigine toutes les offres doivent satisfaire agrave la regravegle en vertu de laquelle les produits acheteacutes
et les mateacuteriaux incorporeacutes dans les ouvrages permanents satisfont aux exigences du point 231 Les
offres qui ne satisfont pas agrave la regravegle dorigine doivent ecirctre eacutelimineacutees La regravegle dorigine ne sapplique
pas agrave leacutequipement du titulaire utiliseacute durant la construction sauf si le dossier dappel doffres preacutevoit
explicitement que cet eacutequipement devient la proprieacuteteacute du pouvoir adjudicateur en fin de contrat Pour
plus de deacutetails voir le point 231
Nationaliteacute des sous-traitants le comiteacute deacutevaluation doit veacuterifier agrave ce stade que les nationaliteacutes des
sous-traitants identifieacutes dans les offres techniques satisfont agrave la regravegle de la nationaliteacute deacutefinie au
point 231
Agrave lissue de leacutevaluation des offres le comiteacute deacutevaluation se prononce sur la conformiteacute technique de
chaque offre et classe les offres dans deux cateacutegories laquo conformes techniquement raquo ou laquo non
conformes techniquement raquo Dans des cas exceptionnels uniquement sous reacuteserve dune deacuterogation
les offres techniquement conformes sont ensuite noteacutees conformeacutement agrave la grille deacutevaluation
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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technique contenue dans le dossier dappel doffres (voir point 533 ci-dessus)
5395 Eacutevaluation des offres financiegraveres
Au terme de leacutevaluation technique le comiteacute deacutevaluation veacuterifie que les propositions financiegraveres ne
comportent pas derreurs arithmeacutetiques eacutevidentes Les erreurs arithmeacutetiques eacutevidentes eacuteventuelles sont
corrigeacutees sans peacutenaliteacute pour le soumissionnaire Si lappel doffres porte sur plusieurs lots les
propositions financiegraveres sont compareacutees pour chaque lot Leacutevaluation financiegravere doit identifier la
meilleure proposition financiegravere pour chaque lot en tenant compte de chaque remise offerte
Un exemple de remises est disponible au point 4395
5396 Choix de lattributaire
Lattributaire est celui soumettant loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse conformeacutement au point
533 Il doit ecirctre deacuteclareacute comme attributaire si loffre est eacutegale ou infeacuterieure au budget maximal
disponible pour le marcheacute
Si loffre choisie excegravede le budget maximal alloueacute au marcheacute les dispositions preacutevues au
point 5251(c) peuvent sappliquer
Offres anormalement basses
Les pouvoirs adjudicateurs peuvent rejeter les offres qui paraissent anormalement basses par rapport
aux services concerneacutes
Toutefois le rejet fondeacute sur ce seul motif nest pas automatique
Le soumissionnaire concerneacute doit ecirctre inviteacute agrave preacuteciser son offre par eacutecrit notamment les aspects lieacutes
au respect de la leacutegislation sur la protection de lemploi ou ceux relatifs aux conditions de travail dans
le lieu de mise en œuvre du marcheacute la meacutethode de construction les solutions techniques adopteacutees ou
les conditions exceptionnellement favorables dont dispose le soumissionnaire ou encore loriginaliteacute
de son offre
Compte tenu des eacuteleacutements de preuve fournis par les soumissionnaires le pouvoir adjudicateur deacutecide
sil y a lieu de rejeter son offre ou non
Cette deacutecision doit ecirctre justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Lorsque deux offres sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si un tel soumissionnaire nexiste pas au soumissionnaire qui
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
155
offre la meilleure utilisation possible des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACPbull
offre les plus grandes possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes aux entreprises ou aux personnes
physiques des Eacutetats ACP
bull
est un consortium de personnes physiques de socieacuteteacutes et dentreprises des Eacutetats ACP et de lUnion
europeacuteenne
bull
Si le dossier dappel doffres preacutevoit expresseacutement des variantes celles-ci sont noteacutees seacutepareacutement
Seules sont prises en consideacuteration les variantes
proposeacutees par lattributaire du marcheacute etbull
conformes aux critegraveres indiqueacutes dans le dossier dappel doffres et notamment respectant les
speacutecifications techniques minimales en terme de qualiteacute et de performance et
bull
dont le prix ne deacutepasse pas celui de loffre retenuebull
Le comiteacute deacutevaluation compare les variantes agrave loffre initiale et recommande la meilleure solution au
pouvoir adjudicateur
5397 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Au terme de ses deacutelibeacuterations le comiteacute deacutevaluation peut recommander
dattribuer le marcheacute au soumissionnaire ayant soumis une offrebull
conforme aux prescriptions de forme et aux regravegles deacuteligibiliteacutebull
dont le budget total ne deacutepasse pas celui disponible pour le projetbull
satisfaisant aux prescriptions techniques minimales stipuleacutees dans le dossier dappel doffres
et
bull
qui constitue loffre eacuteconomiquement la plus avantageuse (respectant toutes les conditions
preacuteceacutedentes)
bull
dannuler lappel doffres (voir le point 2413)bull
GESTION DIRECTE
Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et eacutevaluation financiegravere) fait lobjet dun rapport
deacutevaluation (voir modegravele agrave lannexe D7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs
Ce rapport deacutevaluation doit ecirctre soumis agrave lautoriteacute compeacutetente de la Commission europeacuteenne qui
doit deacutecider si elle accepte ou non les recommandations du comiteacute
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Lensemble de la proceacutedure (eacutevaluation technique et financiegravere) fait lobjet dun rapport deacutevaluation
(voir modegravele agrave lannexe D7) signeacute par le preacutesident le secreacutetaire et tous les membres votants du
comiteacute deacutevaluation Le rapport deacutevaluation est adresseacute aux services compeacutetents du pouvoir
adjudicateur qui acceptent ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir
adjudicateur soumet ensuite le rapport deacutevaluation avec sa deacutecision agrave la Commission europeacuteenne
Si une proposition dattribution est formuleacutee alors que la Commission europeacuteenne na pas encore
reccedilu une copie des offres celles-ci doivent lui ecirctre transmises
Si cette derniegravere les refuse elle doit eacutecrire au pouvoir adjudicateur pour lui expliquer les raisons de
sa deacutecision La Commission europeacuteenne peut eacutegalement suggeacuterer au pouvoir adjudicateur comment
il doit proceacuteder et indiquer les conditions auxquelles elle pourrait endosser un marcheacute proposeacute sur la
base de la proceacutedure dappel doffres
En revanche si la Commission europeacuteenne approuve la deacutecision proposeacutee par le pouvoir
adjudicateur ce dernier selon la deacutecision prise soit attribue le marcheacute (voir point 05032011) soit
annule lappel doffres
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation de la Commission europeacuteenne nest pas un preacutealable neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir selon les recommandations du comiteacute deacutevaluation
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation y compris la notification de lattribution du marcheacute agrave
lattributaire doit se deacuterouler pendant la peacuteriode de validiteacute des offres Agrave cet eacutegard il est important de
garder agrave lesprit le risque que lattributaire ne soit plus en mesure de maintenir son offre si la proceacutedure
deacutevaluation dure trop longtemps
Sous reacuteserve de la leacutegislation du pouvoir adjudicateur en matiegravere daccegraves aux documents la proceacutedure
deacutevaluation depuis la fin de la seacuteance douverture jusquagrave la signature du contrat par les deux parties
est confidentielle Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives et ses deacutelibeacuterations sont tenues
secregravetes Les membres du comiteacute et tout observateur ont lobligation de respecter la confidentialiteacute
Lorsque la leacutegislation du pouvoir adjudicateur va agrave lencontre des regravegles de confidentialiteacute le pouvoir
adjudicateur doit demander laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne avant de divulguer
quelque information que ce soit
En particulier le rapport deacutevaluation est exclusivement destineacute agrave usage officiel et ne peut ecirctre
communiqueacute ni aux soumissionnaires ni agrave aucune partie autre que les services habiliteacutes du pouvoir
adjudicateur de la Commission europeacuteenne et des autoriteacutes de controcircle (par exemple la Cour des
Comptes)
5310 Annulation de lappel doffres
Voir point 2413
Les soumissionnaires ont le droit de reacutecupeacuterer sans deacutelai leur garantie de soumission Lorsque lappel
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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doffres est annuleacute avant louverture des enveloppes externes des offres les enveloppes non ouvertes et
scelleacutees doivent ecirctre retourneacutees aux soumissionnaires
5311 Attribution du marcheacute
53111 Notification agrave lattributaire
Voir section 29 et point 2412 (en cas de clause suspensive)
53112 Signature du contrat
Voir la section 29
Le projet de contrat doit suivre lAnnexe D4
53113 Publication de lattribution du marcheacute
Voir la section 29
54 Appel doffres restreint pour les marcheacutes dune valeur supeacuterieure ou eacutegale agrave5 000 000 EUR
Compte tenu des caracteacuteristiques de certains travaux il est possible de recourir agrave un appel doffres
restreint dans certains cas ducircment justifieacutes Les services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
peuvent fournir un appui technique au cas par cas
GESTION DIRECTE
Un accord preacutealable est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
541 Publiciteacute
Afin dassurer la plus large participation possible agrave lappel doffres et de garantir la transparence de la
proceacutedure le pouvoir adjudicateur doit publier un avis de preacute-information ainsi quun avis de marcheacute
pour tout marcheacute de travaux dun montant de 5 000 000 EUR et au-delagrave
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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5411 Publication de lavis de preacute-information
Un avis de preacute-information doit ecirctre publieacute sauf cas exceptionnel au moins 30 jours avant la
publication de lavis de marcheacute Cet avis de preacute-information preacutecise les caracteacuteristiques speacutecifiques de
lappel doffres agrave lancer
Lavis de preacute-information est envoyeacute le plus rapidement possible apregraves la deacutecision approuvant le
programme des marcheacutes de travaux Il doit indiquer succinctement lobjet et le contenu des marcheacutes en
question (voir Annexe D1) Publier lavis de preacute-information nengage pas le pouvoir adjudicateur agrave
financer le marcheacute Aussi les candidats inteacuteresseacutes ne doivent pas envoyer doffres agrave ce stade
Le pouvoir adjudicateur reacutedige lavis de preacute-information en utilisant lannexe D1 et ladresse par
formulaire eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour publication sur le site dEuropeAid et au
Journal Officiel de lUnion europeacuteenne (voir les lignes directrices pour la publication agrave lannexe
A11e) Si neacutecessaire le pouvoir adjudicateur assure simultaneacutement la publication localement ou dans
tout autre meacutedia approprieacute
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX-ANTE OU EX-
POST
Les avis de preacute-information doivent ecirctre envoyeacutes sous format eacutelectronique pour publication par les
services compeacutetents de la Commission europeacuteenne en utilisant le modegravele figurant agrave lannexe D1 au
moins 15 jours avant la date de publication envisageacutee deacutelai neacutecessaire pour permettre deffectuer
leur traduction
5412 Publication des avis de marcheacutes
30 jours au plus tocirct apregraves la publication de la preacutevision individuelle de marcheacute lavis de marcheacute est agrave
son tour publieacute au JO de lUnion europeacuteenne et sur le site dEuropeAid (httpswebgateeceuropaeu
europeaidonline-servicesindexcfmdo=publiwelcome) et dans tout autre meacutedia approprieacute
La publication au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet dEuropeAid est assureacutee
par la Commission europeacuteenne (agissant pour le compte du pouvoir adjudicateur) Si lavis de marcheacute
est publieacute localement le pouvoir adjudicateur doit assurer directement la publication locale
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lavis de marcheacute doit ecirctre envoyeacute par formulaire eacutelectronique (annexe Dr2) agrave la Commission
europeacuteenne au moins 15 jours avant la date preacutevue de publication pour permettre sa traduction en
temps utile
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
En plus de ce qui preacutecegravede les termes de reacutefeacuterence doivent ecirctre adresseacutes agrave la Commission
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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europeacuteenne soit en mecircme temps soit en avance de telle sorte agrave deacutemontrer que lavis de marcheacute
correspond aux objectifs du marcheacute
Lavis de marcheacute doit fournir aux candidats potentiels toute information utile pour leur permettre de
deacuteterminer leur capaciteacute agrave mettre en œuvre le marcheacute en question
Les critegraveres de seacutelection deacutefinis dans lavis de marcheacute doivent ecirctre
formuleacutes clairement et sans ambiguiumlteacutebull
faciles agrave veacuterifier sur la base de linformation soumise en utilisant le formulaire de candidature (voir
annexe D4c)
bull
permettre de deacuteterminer clairement (par OUI ou par NON) si le candidat satisfait agrave un critegravere de
seacutelection donneacute
bull
pouvoir ecirctre deacutemontreacutes par le soumissionnairebull
Les critegraveres de seacutelection figurant en annexe du preacutesent guide pratique sont donneacutes agrave titre dillustration
et doivent ecirctre adapteacutes agrave la nature au coucirct et agrave la complexiteacute du contrat
Le deacutelai alloueacute aux candidats pour quils adressent leurs offres doit ecirctre suffisant pour permettre une
concurrence adeacutequate Le deacutelai minimal pour la soumission des candidatures est de 30 jours agrave compter
de la date de publication de lavis au Journal officiel de lUnion europeacuteenne et sur le site internet
dEuropeAid Le deacutelai reacuteel deacutependra de lampleur et de la complexiteacute du marcheacute
Si en parallegravele le pouvoir adjudicateur publie lavis de marcheacute localement cette publication doit ecirctre
identique et simultaneacutee agrave celle effectueacutee sur les sites du journal officiel et dEuropeAid
Lavis de marcheacute doit ecirctre suffisamment clair et preacutecis pour dispenser les soumissionnaires de
demander des preacutecisions en cours de proceacutedure Ils ont toutefois le droit de demander des informations
compleacutementaires en cas de besoin Si le pouvoir adjudicateur modifie lavis de marcheacute soit de son
propre fait soit en reacuteponse agrave une question dun soumissionnaire un rectificatif comportant les
modifications doit ecirctre adresseacute pour publication agrave la Commission europeacuteenne (voir annexe A5b) Le
rectificatif est publieacute au plus tard 7 jours apregraves la demande de publication Il doit lecirctre avant la date
limite de soumission des offres Le cas eacutecheacuteant cette date peut ecirctre reporteacutee pour permettre aux
soumissionnaires de prendre les modifications en compte Le pouvoir adjudicateur ne doit pas agrave cette
occasion donner un avis quelconque concernant quelque offre que ce soit
Si les eacuteclaircissements ne neacutecessitent pas de modifier lavis de marcheacute ils peuvent ecirctre simplement
publieacutes sur le site dEuropeAid
542 Eacutetablir la liste restreinte
Les candidats sont seacutelectionneacutes par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
comprenant un preacutesident non votant un secreacutetaire non votant et un nombre impair (au minimum cinq)
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
160
de membres votants (les eacutevaluateurs)
Il doit y avoir au moins cinq eacutevaluateurs Ces derniers doivent posseacuteder les capaciteacutes techniques et
administratives neacutecessaires pour se prononcer valablement sur les candidatures Chaque membre doit
avoir une connaissance suffisante de la langue dans laquelle les candidatures sont preacutesenteacutees Tous les
membres du comiteacute deacutevaluation doivent signer une deacuteclaration dimpartialiteacute et de confidentialiteacute
(voir annexe A4) Pour les responsabiliteacutes des membres du comiteacute deacutevaluation voir le point 283
GESTION DIRECTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les membres votants)
sont nommeacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur et les nominations sont soumises pour
accord agrave la Commission europeacuteenne Cette derniegravere devrait participer en tant quobservateur La
composition du comiteacute est reacuteputeacutee approuveacute si la Commission europeacuteenne ne sy oppose pas dans
les cinq jours ouvrables En regravegle geacuteneacuterale la Commission europeacuteenne nomme un observateur pour
assister agrave tout ou partie des reacuteunions du comiteacute deacutevaluation La participation dautres observateurs
doit ecirctre preacutealablement autoriseacutee par la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par le pouvoir adjudicateur
La proceacutedure de seacutelection consiste agrave
- eacutetablir une liste longue (voir annexe D4) reacutesumant lensemble des candidatures reccedilues
- eacuteliminer les candidatures non recevables du fait quelles ont eacuteteacute preacutesenteacutees par des candidats non
eacuteligibles (voir point 231 relatif aux critegraveres de nationaliteacute) ou quelles relegravevent de lun des cas deacutecrits
aux points 2331 (exclusion de la participation aux proceacutedures de passation de marcheacute) et 2332
(rejet dune proceacutedure deacutetermineacutee)
- appliquer sans modification les critegraveres de seacutelection publieacutes
Sagissant des piegraveces justificatives relatives aux critegraveres dexclusion et de seacutelection voir les points
233 et 2411
Sur la base des candidatures reccedilues le comiteacute deacutevaluation seacutelectionne les candidats offrant la
meilleure garantie de bonne exeacutecution du contrat
La liste de preacuteseacutelection comprend entre 4 et 6 candidats
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
161
Si le nombre de candidats eacuteligibles satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est supeacuterieur agrave 6 les critegraveres
additionnels publieacutes dans lavis de marcheacute sont appliqueacutes pour reacuteduire la liste agrave 6 candidats
preacuteseacutelectionneacutes Voir la section 24111 (critegraveres de seacutelection)
Si le nombre de candidats eacuteligibles et satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur au chiffre
minimal de quatre le pouvoir adjudicateur peut inviter agrave soumissionner uniquement ces candidats Si
le nombre de candidats eacuteligibles satisfaisant aux critegraveres de seacutelection est infeacuterieur agrave 4 le pouvoir
adjudicateur peut tout de mecircme les inviter agrave soumettre une offre apregraves approbation preacutealable de la
Commission europeacuteenne sauf en cas de gestion indirecte avec controcircles ex post comme cela est
indiqueacute dans lencadreacute ci-dessous Celle-ci peut donner son approbation apregraves avoir veacuterifieacute sur la base
du rapport deacutevaluation que tant le deacutelai de publication tant les critegraveres de seacutelection publieacutes et la
porteacutee du marcheacute par rapport au budget disponible eacutetaient satisfaisants Ceci doit ecirctre justifieacute dans le
rapport deacutevaluation
GESTION DIRECTE
Lenregistrement dun cas agrave signaler est requis
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne est requise
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
La proceacutedure de preacuteseacutelection et la seacutelection elle-mecircme doivent faire lobjet dun rapport (voir
annexe Dr5 du dossier dappel doffres DR1)
Avant que le comiteacute deacutevaluation neacutetablisse deacutefinitivement sa proposition de preacuteseacutelection il envoie la
liste des candidats pressentis au pouvoir adjudicateur qui veacuterifie quaucun deux (y compris les
partenaires) ne figure dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Le rapport deacutevaluation est signeacute par le preacutesident du comiteacute deacutevaluation par son secreacutetaire et par tous
les eacutevaluateurs
GESTION DIRECTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis agrave la Commission europeacuteenne qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation avant que les candidats seacutelectionneacutes
ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Le rapport de seacutelection des candidatures doit ecirctre soumis au pouvoir adjudicateur qui doit
approuver ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation Le pouvoir adjudicateur doit ensuite
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
162
soumettre ce rapport avec ses propres recommandations agrave la Commission europeacuteenne avant que les
candidats seacutelectionneacutes ne soient inviteacutes agrave soumettre leur offre
Si la Commission europeacuteenne naccepte pas les recommandations du pouvoir adjudicateur elle doit
adresser par eacutecrit au pouvoir adjudicateur les raisons de sa deacutecision
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour que le pouvoir
adjudicateur puisse agir sur base des recommandations du comiteacute deacutevaluation
Les candidats non seacutelectionneacutes sont informeacutes par le pouvoir adjudicateur par un courrier standard
(voir Annexe Dr7) Les candidats preacuteseacutelectionneacutes sont inviteacutes agrave soumissionner par lettre (voir annexe
Dr8a) accompagneacutee du dossier dappel doffres Simultaneacutement la liste restreinte finale doit ecirctre
publieacutee sur le site internet dEuropeAid
Le pouvoir adjudicateur est responsable de leacutelaboration de lavis de liste restreinte (en utilisant
lannexe Dr6) et de sa soumission en format eacutelectronique agrave la Commission europeacuteenne pour
publication sur le site EuropeAid au moment du lancement de lappel doffres
Toute information non confidentielle peut ecirctre divulgueacutee aux candidats non seacutelectionneacutes qui en font la
demande Agrave titre dexemple citons les motifs pour lesquels une reacutefeacuterence ne satisfait pas aux critegraveres
de seacutelection techniques ces informations peuvent en effet aider les candidats non seacutelectionneacutes agrave
participer avec succegraves agrave de futurs appels doffres
La peacuteriode entre lenvoi des lettres dinvitation agrave soumissionner et la date limite pour la reacuteception des
offres ne doit pas ecirctre infeacuterieure agrave 60 jours
Les dispositions applicables dans le cadre dune proceacutedure ouverte conformeacutement aux points 5333
agrave 53113) sappliquent par analogie au reste de la proceacutedure restreinte pour les marcheacutes de travaux
eacutetant entendu que les eacuteleacutements touchant agrave la phase de seacutelection ne devraient pas ecirctre pris en compte
55 Appel doffres ouvert local (pour les marcheacutes dune valeur eacutegale ou supeacuterieure agrave300 000 EUR et infeacuterieure agrave 5 000 000 EUR)
Dans le cas dun appel doffres publieacute localement il nest pas obligatoire de publier davis de preacute-
information et lavis de marcheacute de fournitures est publieacute exclusivement dans le pays partenaire et sur
le site internet dEuropeAid en indiquant ladresse ougrave les entreprises peuvent se procurer des
informations suppleacutementaires Lavis de marcheacute relatif agrave un appel doffres local est publieacute au moins au
Journal officiel de lEacutetat partenaire ou tout meacutedia eacutequivalent pour les appels doffres locaux La
publication locale est assureacutee par le pays partenaire
Eacutetant entendu que publier linteacutegraliteacute dun avis de marcheacute dans les meacutedias locaux peut repreacutesenter un
coucirct dissuasif le modegravele de lannexe D3 indique les informations minimales agrave publier localement
Cependant linteacutegraliteacute de lavis de marcheacute doit ecirctre disponible agrave ladresse mentionneacutee dans la
publication tout comme le dossier dappel doffres
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un appel doffres ouvert publieacute localement doit garantir la participation des autres fournisseurs
eacuteligibles au mecircme titre que celle des fournisseurs locaux Toute condition visant agrave restreindre la
participation des autres fournisseurs eacuteligibles est interdite (par exemple obligation pour ces derniers
decirctre enregistreacutes dans le pays partenaire ou davoir deacutejagrave obtenu des contrats au niveau local)
Dans cette proceacutedure un deacutelai minimal de 60 jours seacutecoule entre la date de publication de lavis de
marcheacute dans la presse locale et la date limite fixeacutee pour la reacuteception des offres Toutefois dans
certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute en conformiteacute avec les proceacutedures
internes et apregraves avoir obtenu lautorisation preacutealable de lautoriteacute compeacutetente de la Commission
europeacuteenne
Sil savegravere impossible didentifier les soumissionnaires potentiels dans le cadre dun appel doffres
ouvert local un avis de clarificationcorrection eacutenonccedilant les modifications eacuteventuelles apporteacutees au
dossier dappel doffres doit ecirctre publieacute La date limite de reacuteception des offres peut ecirctre retardeacutee pour
permettre aux soumissionnaires de tenir compte de ces changements Toute clarification fournie durant
la proceacutedure dappel doffres doit ecirctre publieacutee localement et sur le site internet dEuropeAid et elle doit
ecirctre mentionneacutee dans le reacutesumeacute davis de marcheacute (annexe D3)
Les dispositions de la proceacutedure ouverte internationale deacutecrites agrave la section 53 sappliquent par
analogie agrave la proceacutedure ouverte locale La principale diffeacuterence est que le comiteacute deacutevaluation est
composeacute dun nombre minimum de trois eacutevaluateurs
PROGRAMMES FINANCEacuteS PAR LE FED
Pour les marcheacutes de travaux dun montant infeacuterieur agrave 5 000 000 EUR les soumissionnaires des
Eacutetats ACP beacuteneacuteficient pour autant quun quart au moins du capital et des cadres soit originaire dun
ou de plusieurs Eacutetats ACP dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours de leacutevaluation financiegravere
En outre lorsque deux offres de contrats de travaux sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est
donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si une telle offre fait deacutefaut agrave
i) celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
ii) celle qui offre les meilleures possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes entreprises ou personnes
physiques des Eacutetats ACP
iii) un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de la
Communauteacute
56 Proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle
Le pouvoir adjudicateur peut attribuer les contrats de moins de 300 000 EUR par proceacutedure neacutegocieacutee
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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concurrentielle sans publier lavis de marcheacute Il eacutetablit une liste dau moins trois entrepreneurs et
justifie son choix Il leur adresse une lettre dinvitation agrave soumissionner accompagneacutee du dossier
dappel doffres Lavis de marcheacute nest pas publieacute Mais il est adresseacute aux trois fournisseurs inviteacutes agrave
soumissionner car il contient des informations importantes pour eux
Lannexe DS1 contient un dossier speacutecifique pour les proceacutedures neacutegocieacutees concurrentielles
Les offres doivent parvenir au pouvoir adjudicateur agrave ladresse et au plus tard agrave la date et agrave lheure
indiqueacutees dans linvitation agrave soumissionner Un deacutelai minimal de 30 jours agrave compter de la date denvoi
de la lettre dinvitation doit ecirctre accordeacute aux candidats retenus
Les offres sont ouvertes et eacutevalueacutees par un comiteacute deacutevaluation deacutesigneacute par le pouvoir adjudicateur et
disposant des capaciteacutes techniques et administratives requises
Si agrave la suite de la consultation des soumissionnaires le pouvoir adjudicateur ne reccediloit quune seule
offre valable sur les plans administratif et technique le marcheacute peut ecirctre passeacute agrave condition que les
critegraveres dattribution soient remplis
Dans le cas dun eacutechec de la proceacutedure neacutegocieacutee concurrentielle le marcheacute peut ecirctre attribueacute par
proceacutedure neacutegocieacutee sous reacuteserve de laccord preacutealable de la Commission europeacuteenne Le reste de la
proceacutedure (preacuteparation du dossier dappel doffres eacutevaluation des offres et attribution du contrat) obeacuteit
aux mecircmes regravegles que la proceacutedure ouverte internationale (voir points 532 agrave 53112) Aucune
garantie de soumission nest exigeacutee dans ce cas
Programmes financeacutes par le FED
Pour les marcheacutes de travaux dune valeur infeacuterieure agrave 5 000 000 dEUR les soumissionnaires des
Eacutetats ACP beacuteneacuteficient dune preacutefeacuterence de prix de 10 au cours de leacutevaluation financiegravere agrave
condition quau moins un quart des parts du capital et du personnel dencadrement soit originaire
dun ou plusieurs Eacutetats ACP
En outre lorsque deux offres de contrats de travaux sont reconnues eacutequivalentes la preacutefeacuterence est
donneacutee
a) au soumissionnaire dun Eacutetat ACP ou
b) si une telle offre fait deacutefaut agrave
i) celle qui permet la meilleure utilisation des ressources physiques et humaines des Eacutetats ACP
ii) celle qui offre les meilleures possibiliteacutes de sous-traitance aux socieacuteteacutes entreprises ou personnes
physiques des Eacutetats ACP
iii) un consortium de personnes physiques dentreprises ou de socieacuteteacutes des Eacutetats ACP et de la
Communauteacute
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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57 Modification des contrats de travaux
Voir section 210 pour linformation geacuteneacuterale relative agrave la modification des contrats
Pas de neacutecessiteacute de modifier le contrat
Dans la grande majoriteacute des cas le contrat de travaux preacutevoit le payement par eacutevaluation les quantiteacutes
indiqueacutees dans le deacutetail estimatif de mecircme que le montant du marcheacute qui en reacutesulte sont estimeacutes
Lorsque le payement est demandeacute le maicirctre dœuvre mesure pour les diffeacuterents eacuteleacutements les
quantiteacutes reacuteelles des travaux exeacutecuteacutes et certifie le montant ducirc en appliquant les taux agrave luniteacute
Si le montant augmente en raison dune quantiteacute reacuteellement mesureacutee exceacutedant la quantiteacute indiqueacutee
dans le deacutetail estimatif ou dans le bordereau des prix il ne sagit pas dun changement du contrat et
ceci ne requiert ni ordre de service pour modification ni avenant contractuel
Par ailleurs il peut arriver que lapplication de la clause de reacutevision de prix aboutisse agrave laugmentation
du montant Lagrave encore dans la mesure ougrave la formule de reacutevision de prix a deacutejagrave fait lobjet dun accord
entre les parties contractantes dans le contrat initial aucune modification du contrat nest neacutecessaire
Enfin un avenant contractuel ou un ordre de service ne peuvent ecirctre en aucune maniegravere utiliseacutes pour
obtenir la reacutealisation de travaux suppleacutementaires qui ne sont pas neacutecessaires pour lachegravevement du
marcheacute initial
Ordre de service
Dans un contrat de marcheacute de travaux le maicirctre dœuvre a compeacutetence pour eacutemettre un ordre de
service pour toute modification agrave une partie quelconque des ouvrages neacutecessaires au bon achegravevement
etou au bon fonctionnement des travaux Ces modifications peuvent consister en des ajouts des
suppressions des substitutions des changements en qualiteacute en quantiteacute dans la forme la nature le
genre lemplacement les dimensions le niveau ou lalignement ainsi que des changements dans
leacutechelonnement le mode ou le calendrier tels que stipuleacutes de lexeacutecution des travaux Voir
Conditions Geacuteneacuterales article 37
Le titulaire est tenu dexeacutecuter la modification ordonneacutee Il ne peut pas suspendre les travaux ordonneacutes
dans lattente dune deacutecision quant agrave son eacuteventuelle demande pour une extension de la peacuteriode
dexeacutecution ou pour un payement additionnel
Avenant
Les modifications de contrat qui ne sont pas couvertes par un ordre de service doivent ecirctre formaliseacutees
par la voie dun avenant
Il est neacutecessaire de proceacuteder agrave une modification par la voie dun avenant au contrat degraves lors que cette
modification implique une augmentation ou une reacuteduction de la valeur totale des travaux de plus de
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
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15 par rapport au prix contractuel initial
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Si un financement UE suppleacutementaire est solliciteacute il doit ecirctre approuveacute par la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne avant tout engagement du pouvoir adjudicateur
La dureacutee totale dexeacutecution dun marcheacute de travaux inclut la dureacutee de mise en œuvre des travaux et la
peacuteriode de garantie comprise entre la reacuteception provisoire et la reacuteception deacutefinitive Durant ce temps
lales peacuteriode(s) de reacutealisation des travauxde garantie peu(ven)t ecirctre eacutetendue(s) par ordre de service ou
par avenant durant la peacuteriode dexeacutecution du contrat mecircme apregraves que la peacuteriode de mise en œuvre
stipuleacutee au contrat ait expireacute
Un titulaire dun marcheacute de travaux est tenu de reacutealiser complegravetement les travaux et le maicirctre
douvrage est tenu de payer les travaux certifieacutes Ces obligations ainsi que le marcheacute restent valables
mecircme dans le cas ougrave le titulaire eacutechoue agrave reacutealiser complegravetement les travaux dans lales peacuteriode(s)
stipuleacute(s) au contrat la conseacutequence eacutetant que des dommages-inteacuterecircts pour retard peuvent ecirctre deacuteduits
du montant ducirc
Chapitre 5 Marcheacutes de travaux
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6 Subventions
Pour les besoins de ce chapitre le terme beacuteneacuteficiaire de subvention doit ecirctre compris comme i) le
seul beacuteneacuteficiaire de la subvention (en cas de subvention mono-beacuteneacuteficiaire) ou comme ii) tous les
beacuteneacuteficiaires de la subvention (en cas de subvention multi-beacuteneacuteficiaires)
Sauf indication contraire le demandeur principal (cest-agrave-dire lorganisation ou lindividu qui soumet
une demande de subvention) et le(s) co-demandeur(s) sont ci-apregraves deacutesigneacutes le(s) demandeur(s)
61 Regravegles de bases applicables aux subventions
611 Deacutefinition
Une subvention est une contribution financiegravere directe par voie de donation ou paiement de nature
non commerciale agrave un beacuteneacuteficiaire deacutetermineacute et preacuteleveacute sur le budget de lUnion europeacuteenne ou du
FED afin de financer
soit une action destineacutee agrave promouvoir la reacutealisation dun objectif sinscrivant dans le cadre dune
politique de lUnion europeacuteenne (subvention pour action)
bull
soit le fonctionnement dun organisme poursuivant un but dinteacuterecirct geacuteneacuteral europeacuteen ou un objectif
sinscrivant dans le cadre dune politique de lUnion europeacuteenne (subvention de fonctionnement1)2
bull
Le ou les organisme(s) signant un contrat de subvention sont deacutesigneacutes en tant que laquo beacuteneacuteficiaire(s) raquo
de la subvention et ne doivent pas ecirctre confondus avec le pays partenaire le beacuteneacuteficiaire final de
laction3 ni avec le groupe cible
4
Il convient de distinguer les subventions des autres types dengagements juridiques effectueacutes dans le
cadre des actions exteacuterieures et dappliquer le corps de regravegles approprieacutees Plusieurs indices
permettent de distinguer une subvention dun marcheacute
Marcheacutes (acheter) Subventions (Donner de largent)
1 La dureacutee dune subvention de fonctionnement ne peut exceacuteder 12 mois2 Sagissant du regraveglement financier applicable au 11e FED et au 10e FED reacuteviseacute (le meacutecanisme de transition) lobjectif ou
linteacuterecirct en question est deacutefini comme (a) une action destineacutee agrave promouvoir la reacutealisation dun objectif qui sinscrit dans le
cadre de laccord de Cotonou ou de la deacutecision dassociation outre-mer ou dans le cadre dun programme ou projet adopteacute
conformeacutement aux dispositions de ceux-ci ou (b) le fonctionnement dun organisme poursuivant un objectif viseacute au point
(a)3 Les laquobeacuteneacuteficiaires finals raquo sont ceux qui beacuteneacuteficieront du projet agrave long terme au niveau de la socieacuteteacute ou du secteur au sens
large4 Par laquo groupe cible raquo on entend les groupesentiteacutes qui beacuteneacuteficieront directement du projet
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
168
Acheter des services
fournitures ou travaux
Objet Proposition dun demandeur contribuant agrave un
objectif politique via - un projet (subvention pour
action) ou la prise en charge des coucircts de
fonctionnement du demandeur (subvention de
fonctionnement)
Pouvoir adjudicateur Proprieacuteteacute des
reacutesultats
Beacuteneacuteficiaire de la subvention
100 du coucirct Contribution
financiegravere
LUnion europeacuteenne finance une partie des coucircts
(dits eacuteligibles) Lautre partie reste agrave la charge du
beacuteneacuteficiaire de la subvention (ou de tout
donateur)
Permis Profit Interdit
Une subvention est destineacutee agrave une action proposeacutee agrave ladministration contractante par un demandeur et
entrant dans le cadre normal des activiteacutes de celui-ci par opposition a marcheacute pour lequel le pouvoir
adjudicateur eacutelabore les termes de reacutefeacuterence du projet quil souhaite faire reacutealiser
Le demandeur principal peut agir individuellement ou avec le codemandeur toutefois si la subvention
leur est attribueacutee le demandeur principal et le cas eacutecheacuteant leles codemandeur(s) devientdeviennent
le(s) beacuteneacuteficiaire(s) de la subvention
Laction doit ecirctre clairement identifieacutee Elle ne doit pas ecirctre artificiellement scindeacutee dans lintention de
la soustraire aux regravegles du preacutesent guide pratique
Le beacuteneacuteficiaire de la subvention est responsable de la mise en œuvre de laction et conserve la
proprieacuteteacute de ses reacutesultats En revanche dans un marcheacute le pouvoir adjudicateur est proprieacutetaire des
reacutesultats du projet
En principe le beacuteneacuteficiaire de la subvention cofinance laction sauf lorsque cette derniegravere requiert un
financement inteacutegral par lUnion europeacuteenne (voir point 639) Au contraire le titulaire dun marcheacute
ne contribue pas agrave son financement Le montant du marcheacute repreacutesente un prix fixe en conformiteacute avec
les regravegles du marcheacute
Une subvention ne peut en aucun cas geacuteneacuterer de profit (cest-agrave-dire quelle doit se limiter au montant
neacutecessaire pour eacutequilibrer les revenus et les deacutepenses dune action voir point 6310) sauf si lobjectif
de laction est de renforcer les capaciteacutes financiegraveres du beacuteneacuteficiaire ou de geacuteneacuterer un revenu La regravegle
de non-profit sapplique agrave laction mais pas neacutecessairement au beacuteneacuteficiaire
Ainsi le fait quun organisme soit agrave but non lucratif ne signifie pas quil ne puisse ecirctre que beacuteneacuteficiaire
de subventions il peut eacutegalement ecirctre attributaire de marcheacutes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Un contrat de subvention ne peut ecirctre signeacute que si laction reacutepond agrave lensemble des critegraveres exposeacutes ci-
dessus
Ne constituent pas des subventions au sens du regraveglement financier applicable au budget de lUnion
europeacuteenne entre autres5
les devis-programmesbull
les marcheacutes publics6bull
lappui budgeacutetaire lappui agrave lallegravegement de la dette ou laide macro-financiegraverebull
les versements effectueacutes aux organismes (tels que les organisations internationales les agences
nationales des Eacutetats membres ou de pays tiers etc) auxquels des tacircches dexeacutecution du budget de
lUnion europeacuteenne ont eacuteteacute deacuteleacutegueacutees au sens des articles 58 59 et 60 du regraveglement financier7
applicable au budget de lUnion europeacuteenne
bull
les instruments financiers au sens des articles 139 et 140 du regraveglement financier applicable au budget
de lUnion europeacuteenne notamment les bonifications dinteacuterecircts associeacutes agrave ces instruments NB Par
ailleurs ces bonifications dinteacuterecircts et le remboursement des frais de garantie non associeacutes agrave ces
instruments financiers sont assimileacutes agrave des subventions mais ne sont pas soumis aux regravegles de
cofinancement et de non-profit
bull
Le preacutesent guide pratique sapplique aux subventions verseacutees en gestion directe et geacutereacutees indirectement
par les pays partenaires
612 Protagonistes
Il existe trois cateacutegories de personnes susceptibles de recevoir un financement dans le cadre dune
subvention
le demandeur principalbull
Si la subvention lui est attribueacutee le demandeur principal en devient le beacuteneacuteficiaire Il sera identifieacute
dans les conditions particuliegraveres du contrat comme le coordinateur Le coordinateur est le principal
interlocuteur de ladministration contractante Il repreacutesente et agit au nom du (des) co-beacuteneacuteficiaire(s)
(le cas eacutecheacuteant) et coordonne la conception et la mise en œuvre de laction
les eacuteventuels codemandeurs qui deviendront les co-beacuteneacuteficiaires de laction une fois la
subvention attribueacutee
bull
Le(s) codemandeur(s) participe(nt) agrave la deacutefinition et agrave la mise en œuvre de laction et les coucircts quil(s)
5 Voir article 1212 du Regraveglement Financier applicable au Budget de lUnion europeacuteenne6 Voir la deacutefinition des marcheacutes publics agrave larticle 101 du regraveglement financier applicable au Budget de lUnion europeacuteenne7 Eacutegalement applicable au FED en vertu de lArticle 17 (2) du regraveglement financier applicable au 11e FED et du 10e FED
amendeacute (le meacutecanisme de transition)
Chapitre 6 Subventions
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encour(en)t sont eacuteligibles au mecircme titre que ceux encourus par le demandeur principal
et
les entiteacutes affilieacutees (le cas eacutecheacuteant)bull
Seul le demandeur principal et les codemandeurs deviennent parties au contrat
Leurs entiteacutes affilieacutees ne sont ni beacuteneacuteficiaires de la subvention ni parties au contrat Pour autant elles
participent agrave la conception et la mise en œuvre de laction et leurs coucircts encourus peuvent ecirctre
eacuteligibles notamment leurs coucircts encourus agrave loccasion de marcheacutes de mise en œuvre ou dun support
financier agrave des tiers agrave condition quelles se conforment aux regravegles applicables aux beacuteneacuteficiaires de la
subvention Les entiteacutes affilieacutees doivent satisfaire aux mecircmes critegraveres deacuteligibiliteacute que ceux applicables
aux demandeurs principaux et codemandeurs
Seules les entiteacutes lieacutees structurellement aux demandeurs notamment sur le plan capitalistique ou
juridique peuvent ecirctre consideacutereacutees comme entiteacutes affilieacutees au demandeur principal ou aux
codemandeurs
Ce lien structurel recouvre principalement deux notions
le controcircle au sens de la directive 201334UE relative aux eacutetats financiers annuels aux eacutetats
financiers consolideacutes et aux rapports y affeacuterents de certaines formes dentreprises
a)
Les entiteacutes affilieacutees agrave un beacuteneacuteficiaire peuvent donc ecirctre
des entiteacutes controcircleacutees directement ou indirectement par le beacuteneacuteficiaire (filiale ou filiale de premier
rang) ou controcircleacutees par une entiteacute elle-mecircme controcircleacutee par le beacuteneacuteficiaire (sous-filiales ou filiales de
deuxiegraveme niveau) Ceci est valable pour les autres niveaux de controcircle
bull
des entiteacutes controcirclant directement ou indirectement par le beacuteneacuteficiaire (maison megravere) De la mecircme
faccedilon il peut sagir dentiteacutes controcirclant une compagnie controcirclant le beacuteneacuteficiaire
bull
des entiteacutes au mecircme niveau de controcircle direct ou indirect que le beacuteneacuteficiaire (socieacuteteacutes sœurs)
bull
ladheacutesion cest-agrave-dire que le beacuteneacuteficiaire est juridiquement deacutefini comme par exemple un reacuteseau
une feacutedeacuteration une association agrave laquelle lentiteacute affilieacutee participe ou le beacuteneacuteficiaire participe agrave la
mecircme organisation (par exemple un reacuteseau une feacutedeacuteration ou une association) que lentiteacute affilieacutee
proposeacutee
b)
Le lien structurel ne doit pas ecirctre limiteacute agrave laction ni eacutetabli seulement pour la mettre en œuvre Il doit
exister indeacutependamment de lattribution de la subvention Cela signifie que ce lien pourrait exister
avant lappel agrave propositions et rester valide une fois laction termineacutee
Exceptionnellement lentiteacute peut ecirctre consideacutereacutee comme affilieacutee au beacuteneacuteficiaire mecircme si le lien
structurel est limiteacute agrave laction ou eacutetabli seulement pour sa mise en œuvre dans le cas dits laquo demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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uniques raquo ou laquo beacuteneacuteficiaires uniques raquo Un demandeur unique ou un beacuteneacuteficiaire unique est une
organisation juridique formeacutee de plusieurs entiteacutes ou groupe dentiteacutes qui satisfont ensemble aux
critegraveres dattribution de la subvention Par exemple une association est formeacutee de ses membres
Qui ne peut pas ecirctre une entiteacute affilieacutee
Les organismes suivants ne peuvent pas ecirctre consideacutereacutes comme des entiteacutes affilieacutees au beacuteneacuteficiaire
les attributaires de marcheacutes lanceacutes par le beacuteneacuteficiaire de la subvention ou ses sous-traitants les
entiteacutes agrave qui un service public est deacuteleacutegueacute ou conceacutedeacute pour le compte dun beacuteneacuteficiaire
bull
celles qui perccediloivent un soutien financier de la part du beacuteneacuteficiairebull
celles qui collaborent reacuteguliegraverement avec le beacuteneacuteficiaire sur la base dun protocole daccord ou qui
partagent des actifs
bull
celles qui ont signeacute un accord de consortium dans le cadre dun contrat de subvention (agrave moins que
cet accord ne preacutevoie la creacuteation dun demandeur unique comme deacutecrit plus haut)
bull
Comment veacuterifier lexistence du lien avec le beacuteneacuteficiaire
Laffiliation reacutesultant dune relation de controcircle peut ecirctre eacutetablie en particulier sur base des comptes
consolideacutes de groupe auquel appartiennent le beacuteneacuteficiaire et lentiteacute affilieacutee proposeacutee
Celle reacutesultant dune adheacutesion peut ecirctre eacutetablie en particulier sur base des statuts (ou tout acte
constitutif eacutequivalent) deacutefinissant le beacuteneacuteficiaire comme un reacuteseau une feacutedeacuteration ou une association
auquel ou auquelagrave laquelle le beacuteneacuteficiaire participe
Si lanalyse des comptes ou des statuts ne permet pas deacutetablir clairement laffiliation entre le
demandeur et lentiteacute quil preacutesente comme son affilieacutee cette entiteacute peut ecirctre consideacutereacutee comme
codemandeur seacutepareacutee pour la mecircme proposition Cette conversion dune entiteacute affilieacutee agrave un
codemandeur nest pas un changement majeur et elle peut ecirctre consideacutereacutee comme une correction
intervenant au stade de la finalisation de la proceacutedure dattribution de la subvention
Les entiteacutes affilieacutees ne sont pertinentes que pour les subventions pour action et non pour les
subventions de fonctionnement
Les organismes suivants ne sont ni des demandeurs ni des entiteacutes affilieacutees
Associeacutesbull
Laction peut impliquer dautres organisations ou personnes physiques Ces associeacutes agissent
effectivement mais ne beacuteneacuteficient pas de la subvention hormis leurs indemniteacutes de subsistance et leurs
frais de transport qui sont eacuteligibles
Contractantsbull
Les beacuteneacuteficiaires de subvention et leurs entiteacutes affilieacutees peuvent attribuer des marcheacutes Mais ni les
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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associeacutes ni les entiteacutes affilieacutees ne peuvent se voir attribuer des marcheacutes pour le projet subventionneacute
Si le contrat de subvention preacutevoit un soutien financier aux tiers bull
Le beacuteneacuteficiaire de la de la subvention peut attribuer un soutien financier agrave des tiers lesquels ne
peuvent ecirctre ni des entiteacutes affilieacutees ni des associeacutes ni des contractants
62 Formes des subventions
Une subvention sexprime agrave la fois sous la forme dun montant maximum et dun pourcentage de coucircts
eacuteligibles Cela signifie quen principe ladministration contractante ne couvre quune partie des coucircts de
laction conformeacutement aux dispositions de lappel agrave propositions Ce dernier deacutefinit eacutegalement les
montants minimum et maximum de la contribution de ladministration contractante
La contribution de lautoriteacute contractante est un remboursement des coucircts eacuteligibles eacutetablis sur base
des coucircts reacuteellement encourus par le(s) beacuteneacuteficiaire(s)bull
dune ou plusieurs options de coucircts simplifieacutesbull
Il est eacutegalement possible de combiner ces diffeacuterentes formes en fonction des cateacutegories de coucircts
eacuteligibles agrave condition de respecter les limites et conditions de lappel agrave propositions
Exemple Une subvention pour action peut ecirctre attribueacutee sous la forme dun montant forfaitaire pour
couvrir des coucircts deacutequipement de coucircts unitaires pour couvrir les coucircts de personnel et dun
remboursement des coucircts reacuteels de fonctionnement (voir section 621)
621 Options de coucircts simplifieacutes
Les options de coucircts simplifieacutes peuvent prendre la forme de coucircts unitaires de montants forfaitaires
ou de taux forfaitaires Ces options sont deacutetermineacutees pendant la phase de contractualisation et visent agrave
simplifier la gestion de la subvention Voir lannexe e3a2 pour une information plus complegravete relative
agrave ces options de coucircts simplifieacutes
Les demandeurs peuvent inclure ces options de coucircts simplifieacutees dans leurs propositions et
ladministration contractante les acceptera ou non Ces options peuvent sappliquer agrave une ou plusieurs
rubriques des coucircts directs du budget (rubriques de 1 agrave 6 par exemple) agrave des sous-rubriques ou agrave des
postes de deacutepenses speacutecifiques au sein de ces rubriques
En principe ladministration contractante peut autoriser le remboursement sous ces options de coucircts
simplifieacutes jusquagrave 60 000 EUR (hors coucircts indirects) par beacuteneacuteficiaire de subventions (en incluant celles
proposeacutees par ses entiteacutes affilieacutees)8
Une deacutecision de la Commission europeacuteenne peut cependant preacutevoir dautres conditions qui seront
8 Cela signifie eacutegalement que la partie du montant final qui sera rembourseacutee sur la base des options de coucircts simplifieacutes ne
peut exceacuteder 60 000 euros sauf si une deacutecision de la Commission en dispose autrement
Chapitre 6 Subventions
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refleacuteteacutees dans lappel agrave propositions9
Pour chaque rubrique budgeacutetaire ou poste de deacutepense correspondant le demandeur doit
deacutecrire les informations et meacutethodes utiliseacutees pour deacuteterminer les montants des coucircts unitaires les
montants forfaitaires etou les taux forfaitaires indiquer agrave quels coucircts elles se reacutefegraverent etc
bull
expliquer clairement les formules de calcul du montant eacuteligible final etbull
identifier le beacuteneacuteficiaire qui utilisera loption simplifieacutee en matiegravere de coucircts [dans le cas dune entiteacute
affilieacutee preacuteciser dabord le beacuteneacuteficiaire afin de veacuterifier le montant maximum par beacuteneacuteficiaire (qui
inclut le cas eacutecheacuteant les options simplifieacutees en matiegravere de coucircts de sonses entiteacute(s) affilieacutee(s)]
bull
Les montants doivent ecirctre baseacutes sur des estimations objectives telles que des donneacutees statistiques ou
des donneacutees historiques certifieacutees ou auditeacutees des demandeurs Le mode de calcul des montants
unitaires des sommes forfaitaires ou des taux forfaitaires doit ecirctre conforme aux critegraveres de lannexe
e3a2 du preacutesent guide Ces montants doivent correspondre en particulier aux coucircts reacuteellement exposeacutes
par le beacuteneacuteficiaire de la subvention (ou par ses entiteacutes affilieacutees) ecirctre conforme avec ses pratiques
comptables ne pas geacuteneacuterer de profit et notamment ne pas couvrir des coucircts deacutejagrave couverts par dautres
sources de financement (pas de double financement) Lannexe e3a2 contient des instructions et une
liste de controcircle permettant de sassurer raisonnablement que les montants proposeacutes respectent ces
conditions minimum
Une fois que ces montants ont eacuteteacute eacutevalueacutes puis approuveacutes par ladministration contractante (comme
leacutenonce clairement le budget de laction10
) ils ne seront pas remis en cause lors de controcircles ulteacuterieurs
Ceci implique que les auditeurs ne veacuterifieront pas les piegraveces justifiant les coucircts reacuteellement exposeacutes En
revanche ils veacuterifieront la bonne application des formules de calcul et lexistence des faits ou
eacutevegravenements geacuteneacuterateurs des coucircts correspondants tels que preacutevus au contrat Les auditeurs ne
veacuterifieront pas les coucircts reacuteellement encourus pour veacuterifier lexistence dune perte ou dun profit bien
quils aient - au mecircme titre que la Commission europeacuteenne - un droit daccegraves aux archives du
beacuteneacuteficiaire et notamment agrave ses piegraveces comptables agrave des fins statistiques meacutethodologiques ou de
lutte antifraude en vertu de larticle 16 des conditions geacuteneacuterales des contrats de subvention Le
beacuteneacuteficiaire doit donc conserver les piegraveces justifiant que le contrat a eacuteteacute effectivement exeacutecuteacute
Si la veacuterificationlaudit eacutetablit que les conditions dapplication des coucircts simplifieacutes nont pas eacuteteacute
respecteacutees ou que les faits geacuteneacuterant les coucircts nont pas eu lieu ladministration contractante est en droit
de recouvrer les sommes inducircment perccedilues agrave concurrence du montant des coucircts simplifieacutes
Les coucircts simplifieacutes peuvent eacutegalement prendre la forme dune reacutepartition des coucircts dune antenne
Les antennes sont des infrastructures locales eacutetablies dans lun des pays ougrave laction est mise en œuvre
ou un pays proche (Lorsque laction est mise en œuvre dans plusieurs pays tiers il peut y avoir plus
9 Chaque beacuteneacuteficiaire peut ecirctre autoriseacute par ladministration contractante agrave recourir agrave ces options de coucircts simplifieacutes jusquagrave
60 000 EUR et par deacutecision de la Commission europeacuteenne au-delagrave de 60 000 EUR10 Voir lexemple donneacute dans lannexe e3a2
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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dune antenne) Les coucircts peuvent couvrir les bureaux locaux ainsi que les ressources humaines
Une antenne peut ecirctre exclusivement consacreacutee agrave laction financeacutee (ou cofinanceacutee) par lUE ou peut
ecirctre utiliseacutee pour dautres projets mis en œuvre dans le pays partenaire Lorsque lantenne est utiliseacutee
pour dautres projets seule la part des coucircts capitaliseacutes et des coucircts de fonctionnement correspondant agrave
la dureacutee de laction et le taux dutilisation reacuteel de cette antenne aux fins de laction peut ecirctre deacuteclareacutee
comme coucircts directs eacuteligibles
La part des coucircts imputables agrave laction peut ecirctre deacuteclareacutee comme coucircts reacuteels ou fixeacutee par le(s)
beacuteneacuteficiaire(s) sur la base dune meacutethode de reacutepartition simplifieacutee (reacutepartition)
La meacutethode suivie pour la reacutepartition doit ecirctre
1 conforme aux pratiques usuelles de comptabiliteacute et de gestion du beacuteneacuteficiaire et appliqueacutee de
maniegravere coheacuterente indeacutependamment de la source de financement et
2 fondeacutee sur une cleacute de reacutepartition objective juste et fiable (Consultez lannexe E3A2 pour des
exemples de cleacutes de reacutepartition acceptables)
Une description reacutedigeacutee par lentiteacute de la meacutethode de reacutepartition utiliseacutee pour deacutefinir les coucircts de
lantenne conformeacutement aux pratiques et principes comptables et de gestion usuels de lentiteacute et
expliquant comment la meacutethode reacutepond aux conditions 1 et 2 ci-dessus doit ecirctre preacutesenteacutee sur une
feuille seacutepareacutee et annexeacutee au budget
La meacutethode sera examineacutee et accepteacutee par le comiteacute deacutevaluation et ladministration contractante lors
de la phase dattribution du marcheacute Le demandeur est inviteacute agrave soumettre (le cas eacutecheacuteant) la liste des
contrats auxquels la meacutethodologie proposeacutee a deacutejagrave eacuteteacute appliqueacutee et dont la bonne application a eacuteteacute
confirmeacutee par une veacuterification des deacutepenses
Lors des veacuterifications des comptes les controcircleurs veacuterifieront si les coucircts deacuteclareacutes sont conformes agrave la
meacutethode deacutecrite par le(s) beacuteneacuteficiaire(s) et accepteacutee par ladministration contractante
Les registres et documents pertinents seront conserveacutes par le(s) beacuteneacuteficiaire(s) pour deacutemontrer que la
meacutethode de reacutepartition simplifieacutee est conforme aux conditions deacutefinies ci-dessus Agrave la demande du
(des) beacuteneacuteficiaire(s) cette conformiteacute peut ecirctre eacutevalueacutee et approuveacutee au preacutealable par un auditeur
indeacutependant externe Dans ce cas la meacutethode de reacutepartition simplifieacutee sera accepteacutee automatiquement
par le comiteacute deacutevaluation et ne sera pas mise en cause par des controcircles ex post
Lorsque les coucircts sont deacuteclareacutes sur la base dune telle meacutethode de reacutepartition le montant imputeacute agrave
laction doit ecirctre indiqueacute dans la colonne laquoCOUcircTS TOTAUXraquo et la mention laquoREacutePARTITIONraquo doit
ecirctre indiqueacutee dans la colonne laquouniteacutesraquo [sous les rubriques budgeacutetaires 1 (ressources humaines) et 4
(bureaux locaux)]
Il convient de noter que la limite des 60 000 EUR applicable aux coucircts deacuteclareacutes sur la base des
options de coucircts simplifieacutes nest pas pertinente pour les coucircts deacuteclareacutes suivant la reacutepartition des coucircts
des antennes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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63 Vue densemble
Il existe des regravegles strictes en ce qui concerne lattribution de subventions Lattribution de subventions
est sujette aux principes de programmation transparence et eacutegaliteacute de traitement Les subventions ne
peuvent ecirctre cumuleacutees ou attribueacutees reacutetroactivement et doivent en regravegle geacuteneacuterale ecirctre cofinanceacutees Le
montant eacuteligible au financement tel que speacutecifieacute au contrat de subvention ne peut pas ecirctre deacutepasseacute
En principe et agrave quelques exceptions pregraves la subvention ne peut pas avoir pour but ou effet de creacuteer
de beacuteneacutefices pour le beacuteneacuteficiaire du contrat
Les subventions sont attribueacutees soit sur base dune deacutecision dattribution de la Commission europeacuteenne
au demandeur retenu soit par la conclusion dun accord eacutecrit (contrat standard de subvention) avec ce
dernier Lattribution de subventions dans le cadre des actions exteacuterieures se fait au travers dun accord
eacutecrit (contrat standard de subvention)
631 Modes de gestion
Voir section 22 pour une explication des diffeacuterents modes de gestion pour les actions financeacutees dans
le cadre des programmes daide exteacuterieure de lUnion europeacuteenne
Les diffeacuterents modes de gestion ayant trait aux subventions sont les suivants
GESTION DIRECTE
Les subventions sont attribueacutees par la Commission europeacuteenne Elle publie les programmes de
travail lance les appels agrave propositions reccediloit les propositions preacuteside les Comiteacutes deacutevaluation
arrecircte les reacutesultats et signe les contrats
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les subventions sont attribueacutees par ladministration contractante deacutesigneacutee dans la convention de
financement cest-agrave-dire le gouvernement ou un organisme du pays partenaire ayant la personnaliteacute
juridique avec lequel la Commission europeacuteenne conclut la convention de financement
Ladministration contractante a la responsabiliteacute de lancer les appels agrave propositions de recevoir les
propositions de preacutesider les Comiteacutes deacutevaluation et darrecircter les reacutesultats des appels agrave propositions
Ladministration contractante transmet pour endossement agrave la Commission europeacuteenne le rapport
deacutevaluation et les deacutetails des subventions proposeacutees ainsi que le cas eacutecheacuteant les projets de
contrats Lendossement des contrats par la Commission europeacuteenne nest toutefois pas requis dans
certains cas viseacutes au guide pratique des proceacutedures pour les devis programme
Lorsque la subvention a eacuteteacute deacutecideacutee ladministration contractante signe le contrat et en informe la
Commission europeacuteenne La Commission europeacuteenne doit toujours ecirctre inviteacutee et en regravegle geacuteneacuterale
repreacutesenteacutee agrave titre dobservateur lors de louverture et de leacutevaluation des propositions
Chapitre 6 Subventions
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Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices pour les demandeurs et les avis
dattribution agrave la Commission europeacuteenne pour publication agrave lexception des cas viseacutes au guide
pratique des proceacutedures pour les devis programme
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les subventions sont attribueacutees par ladministration contractante deacutesigneacutee dans la convention de
financement cest-agrave-dire le gouvernement ou un organisme du pays partenaire ayant la personnaliteacute
juridique avec lequel la Commission europeacuteenne conclut la convention de financement
Ladministration contractante a la responsabiliteacute de lancer les appels agrave propositions de recevoir les
propositions de preacutesider les comiteacutes deacutevaluation darrecircter les reacutesultats et de signer les contrats sans
lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
En revanche elle doit lui adresser les lignes directrices pour les demandeurs et les avis dattribution
pour publication
632 Outils de gestion
GESTION DIRECTE
Les appels agrave propositions faisant lobjet dune gestion directe par la DG DEVCO seront traiteacutes par
les deux outils en ligne suivants PADOR et PROSPECT
PADOR (Potential Applicant Data On-line Registration) est la base de donneacutees dans laquelle les
demandeurs principaux les codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees (acteurs non-eacutetatiques et autoriteacutes
locales et non les particuliers) doivent enregistrer mettre agrave jour les informations relatives agrave leurs
organisations (cest-agrave-dire des informations qui ne sont pas propres agrave un appel agrave propositions
speacutecifique) et teacuteleacutecharger les documents justificatifs (statuts rapports daudit Fiche dentiteacute leacutegale
etc)
Les lignes directrices de chaque appel agrave propositions devront au preacutealable speacutecifier sil y aura une
obligation ou pas denregistrement agrave PADOR
Si lenregistrement dans PADOR est obligatoire les demandeurs principaux les codemandeurs et
leurs entiteacutes affilieacutees sont tenus de senregistrer afin dobtenir un identifiant unique (EuropeAid
ID) quils devront indiquer dans leur formulaire de demande Les organisations doivent veiller agrave
tenir ces informations agrave jour dans PADOR
a)
Si lenregistrement dans PADOR est impossible pour des raisons techniques les demandeurs
principaux les codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees doivent remplir le formulaire PADOR hors
ligne (annexe F) et le soumettre en mecircme temps que leur demande en suivant les instructions
fournies dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
Chapitre 6 Subventions
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Pour de plus amples informations voir
httpeceuropaeueuropeaidworkonlineservicespadorindex_enhtm ougrave vous pouvez trouver le
Guide daide PADOR pour les demandeurs et codemandeurs le Guide daide PADOR pour les
entiteacutes affilieacutees et la Foire aux questions
Si lenregistrement dans PADOR nest pas obligatoire les demandeurs principaux les
codemandeurs et les entiteacutes affilieacutees doivent remplir le document intituleacute laquoInformations sur le
demandeur principalle(s) codemandeur(s)entiteacute(s) affilieacutee(s)raquo (annexe F)
b)
PADOR eacutetant conccedilu pour les organisations les personnes physiques participant agrave un appel agrave
propositions (lorsque les lignes directrices les y autorisent) ne sont pas tenues de sy enregistrer
Toutes les informations neacutecessaires agrave leacutevaluation de leurs demandes figurent dans PROSPECT et
dans le formulaire de demande
PROSPECT est lapplication en ligne utiliseacutee pour la gestion des appels agrave propositions Depuis
juillet 2015 elle est utiliseacutee pour tous les appels agrave propositions geacutereacutes par la DG DEVCO (agrave la fois
au siegravege et dans les deacuteleacutegations)
PROSPECT COMPORTE quatre modules
Module 1 utiliseacute exclusivement par ladministrateur systegraveme afin de configurer les modegraveles dans
PROSPECT
bull
Module 2 utiliseacute par les services de la Commission pour creacuteer et publier les appels agrave propositionsbull
Module 3 utiliseacute par les demandeurs principaux (y compris les particuliers) afin de soumettre leur
demande en ligne
bull
Module 4 utiliseacute par les eacutevaluateurs et les assesseurs externes pour proceacuteder agrave leacutevaluation des
propositions
bull
En principe la soumission en ligne est obligatoire pour tous les demandeurs Toutefois les lignes
directrices agrave lintention des demandeurs preacutevoient par deacutefaut la possibiliteacute de soumettre
exceptionnellement les demandes hors ligne Agrave condition que les candidats ne soient pas empecirccheacutes
de soumettre leur demande via PROSPECT en raison de problegravemes techniques dans leur pays cette
option doit ecirctre supprimeacutee et les demandes doivent uniquement ecirctre accepteacutees via PROSPECT
Lorsque les demandeurs saisissent leur identifiant (EuropeAid ID) dans PROSPECT PROSPECT
reacutecupegravere automatiquement toutes les informations pertinentes relatives agrave lorganisation dans
PADOR Lorsque les demandeurs transmettent un formulaire PADOR hors ligne via PROSPECT
les collegravegues devraient utiliser ce formulaire pour creacuteer ou mettre agrave jour le profil de ces demandeurs
dans PADOR La fonction laquoTeacuteleacutecharger PDFraquo de PADOR permet de transfeacuterer rapidement les
donneacutees du formulaire hors ligne vers PADOR
Pour de plus amples informations voir les liens ci-dessous ougrave vous pouvez trouver
Chapitre 6 Subventions
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les manuels PROSPECT agrave lintention des utilisateurs internes des assesseurs externes et des
demandeurs
bull
le cours en ligne (e-learning) sur PROSPECTbull
633 Critegraveres deacuteligibiliteacute
6331 Regravegle de la nationaliteacute
Voir section 231
La participation agrave une proceacutedure dattribution de subvention est ouverte agrave eacutegaliteacute de conditions agrave
toutes les personnes physiques et personnes morales et apregraves approbation preacutealable (gestion directe)
ou autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne (gestion indirecte avec controcircles ex-ante) aux
entiteacutes deacutepourvues de la personnaliteacute juridique au regard du droit national pour autant que les
repreacutesentants de ce demandeur puissent apporter la preuve quils ont la capaciteacute de prendre des
engagements juridiques au nom de ce dernier et quils offrent des garanties financiegraveres et
opeacuterationnelles eacutequivalentes agrave celles fournies par des personnes morales Les demandeurs doivent en
outre ecirctre des ressortissants dun pays eacuteligible conformeacutement agrave lacte de base applicable
6332 Exceptions agrave la regravegle de la nationaliteacute
Voir section 232
Toute deacuterogation agrave la regravegle de la nationaliteacute est soumise agrave lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne De plus elle doit ecirctre mentionneacutee explicitement dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs Les restrictions agrave la regravegle de la nationaliteacute ne sont pas autoriseacutees en tant que telles
toutefois leacuteligibiliteacute des demandeurs peut ecirctre limiteacutee par les faits Cela doit ecirctre preacutevu dans lacte de
base et justifieacute par lobjectif du programme son champ dapplication ou la zone geacuteographique de
laction Par exemple si lobjectif du programme est deacutetablir une coopeacuteration entre les universiteacutes
europeacuteennes et celles eacutetablies dans une reacutegion geacuteographique deacutetermineacutee seules les universiteacutes
europeacuteennes et celles provenant de cette reacutegion deacutetermineacutee seront eacuteligibles par deacutefinition
6333 Situations dexclusion
Ne peuvent participer agrave des appels agrave propositions ni ecirctre beacuteneacuteficiaires dune subvention les personnes
physiques ou morales en situation dexclusion au sens de la section 233 Les demandeurs de
subventions dun montant supeacuterieur agrave 60 000 EUR (cest-agrave-dire pas les laquosubventions de faible
montant raquo voir section 66) doivent certifier ne pas ecirctre en situation dexclusion
Si ladministration contractante a connaissance dune situation dexclusion pour laquelle une
recommandation de linstance est neacutecessaire conformeacutement agrave la section 2331 elle saisit
immeacutediatement linstance Leacutevaluation ne sera pas suspendue Si une subvention doit ecirctre attribueacutee au
Chapitre 6 Subventions
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demandeur concerneacute cette attribution sera suspendue jusquagrave ce que linstance ait eacutemis sa
recommandation et que la deacutecision dexclure lentiteacutela personne concerneacutee ait eacuteteacute prise
Si la situation dexclusion est confirmeacutee lentiteacutela personne concerneacutee sera exclue et la subvention
attribueacutee au premier demandeur inscrit sur la liste de reacuteserve Sinon lentiteacutelindividu se verra
attribuer la subvention comme preacutevu Avant la deacutecision dattribution (agrave savoir dans le cadre du
controcircle portant sur ladmissibiliteacute) le comiteacute deacutevaluation doit sassurer quaucun des candidats ou des
entiteacutes affilieacutees proposeacutes na eacuteteacute enregistreacute dans le systegraveme de deacutetection rapide et dexclusion
Ladministration contractante ne peut conclure de contrat avec les entiteacutes enregistreacutees au niveau de
lexclusion Si lune quelconque des parties concerneacutees est enregistreacutee dans le systegraveme de deacutetection
rapide et dexclusion agrave un autre niveau des mesures pour renforcer le controcircle devraient sappliquer au
cours de lexeacutecution du contrat et des paiements
634 Programmation
Les subventions octroyeacutees dans le cadre de la gestion directe font lobjet dun programme de travail qui
doit ecirctre publieacute avant tout lancement dappel agrave propositions ou toute attribution directe de subvention
Le programme de travail peut ecirctre soit annuel soit pluriannuel Il doit preacuteciser la peacuteriode couverte
lacte de base sil y a lieu les objectifs agrave remplir les reacutesultats preacutevus le calendrier indicatif des appels
de propositions avec leur montant indicatif et le taux maximal de cofinancement
Le programme de travail est inclus dans la deacutecision de la Commission adoptant le programme daction
annuel et est publieacute sur le site web EuropeAid Une publication seacutepareacutee du programme de travail nest
pas neacutecessaire
Un programme de travail pour les subventions en gestion indirecte nest pas neacutecessaire
635 Transparence
Les subventions disponibles doivent faire lobjet dune publiciteacute geacuteneacuteraliseacutee et facilement accessible
Le programme de travail est mis en œuvre par la publication dappels agrave propositions sauf dans des cas
exceptionnels justifiant une attribution directe (voir section 642)
Toutes les subventions octroyeacutees au cours dun exercice font lobjet dune publication annuelle dans le
respect des exigences de confidentialiteacute et de seacutecuriteacute
636 Eacutegaliteacute de traitement
Lattribution des subventions doit ecirctre absolument impartiale Ceci signifie notamment quun comiteacute
deacutevaluation doit eacutevaluer les propositions avec lavis dexperts le cas eacutecheacuteant sur la base des critegraveres
deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution) publieacutes (voir section 653)
637 Non-cumul
Chapitre 6 Subventions
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Une mecircme action ne peut donner lieu agrave loctroi que dune seule subvention financeacutee par lUnion
europeacuteenne en faveur dun mecircme beacuteneacuteficiaire sauf cas deacutefinis dans lacte de base applicable En
gestion directe une action peut toutefois faire lobjet dun financement conjoint sur des lignes
budgeacutetaires distinctes par plusieurs ordonnateurs
Un beacuteneacuteficiaire ne peut se voir octroyer quune seule subvention de fonctionnement financeacutee par
lUnion europeacuteenne par exercice budgeacutetaire
Dans leur formulaire de candidature les demandeurs doivent preacuteciser sils ont fait plusieurs demandes
ou reccedilu plusieurs subventions pour la mecircme action ou le mecircme programme de travail
638 Non-reacutetroactiviteacute
En principe la subvention ne peut financer que des coucircts encourus apregraves la date de signature du
contrat de subvention
Exceptionnellement une subvention peut ecirctre attribueacutee en cours daction si les demandeurs deacutemontrent
et justifient la neacutecessiteacute de deacutemarrer laction avant la signature du contrat Dans ce cas les deacutepenses
encourues avant la soumission de la demande de la subvention ne sont en principe pas eacuteligibles agrave un
financement11
Dans le cadre dune gestion directe un financement reacutetroactif - lorsque les coucircts
encourus avant la signature du contrat de subvention mais apregraves la soumission des demandes de
subventions seront rembourseacutes - neacutecessite un accord preacutealable (article 19 de lannexe IV de laccord de
Cotonou) ou constitue un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer (budget) Dans le cadre dune gestion indirecte avec
controcircles ex-ante ladministration contractante doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission
europeacuteenne
Les deacutepenses encourues agrave une date anteacuterieure (avant la soumission de la demande de la subvention)12
ne sont eacuteligibles que dans des circonstances exceptionnelles ducircment justifieacutees
explicitement preacutevues dans lacte de base applicable oua)
correspondant agrave des cas dextrecircme urgence pour des aides visant des situations de crise des
opeacuterations de protection civile ou daide humanitaire ou de preacutevention de conflit etou
b)
une situation de danger immeacutediat ou imminent risquant de deacutegeacuteneacuterer en un conflit armeacute ou
menaccedilant de deacutestabiliser le pays lorsque lengagement rapide de lUnion europeacuteenne serait
particuliegraverement important pour preacutevenir le conflit
c)
Sagissant des cas b) et c) la deacutecision de financement doit justifier les raisons dune telle deacuterogation
Par ailleurs la deacutecision de financement et le contrat de subvention doivent fixer explicitement une date
deacuteligibiliteacute anteacuterieure agrave celle du deacutepocirct de la demande de subvention La date deacuteligibiliteacute pertinente
doit eacutegalement ecirctre incluse dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
11 Pour les subventions directes le financement peut deacutemarrer au premier jour des neacutegociations tel que confirmeacute par les
preuves administratives12 Le cas eacutecheacuteant agrave une date anteacuterieure agrave celle de la deacutecision de financement
Chapitre 6 Subventions
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Toute subvention de fonctionnement doit ecirctre attribueacutee dans les six mois suivant le deacutebut de lexercice
budgeacutetaire de son beacuteneacuteficiaire Les coucircts eacuteligibles agrave un financement ne doivent pas ecirctre anteacuterieurs agrave la
date de deacutepocirct de la demande de subvention ni au deacutebut de lexercice budgeacutetaire du beacuteneacuteficiaire
La subvention reacutetroactive dactions deacutejagrave acheveacutees est exclue
639 Cofinancement
En principe une subvention na pas vocation agrave financer linteacutegraliteacute des coucircts de laction ni linteacutegraliteacute
des deacutepenses opeacuterationnelles dun beacuteneacuteficiaire agrave lexception des cas ci-dessous
Financement inteacutegral
Ladministration contractante doit ecirctre en mesure de justifier que le financement inteacutegral est
indispensable agrave la reacutealisation de laction en question et doit motiver la deacutecision dattribution en
conseacutequence Dans le cadre de la gestion directe le financement inteacutegral constitue un eacuteveacutenement agrave
deacuteclarer Dans le cadre de la gestion indirecte avec controcircles ex-ante lautoriteacute contractante doit
obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
Le financement inteacutegral dune action peut ecirctre autoriseacute dans les cas suivants pour autant que lacte
de base ne linterdise pas
laide humanitaire y compris lassistance aux reacutefugieacutes aux personnes deacuteracineacutees agrave la reacutehabilitation
et au deacuteminage
bull
les aides visant des situations de crisebull
les actions visant la protection de la santeacute ou des droits fondamentaux des populationsbull
lorsque la convention de financement consideacutereacutee preacutevoit un financement inteacutegral oubull
des actions avec des organisations internationalesbull
lorsquil est dans linteacuterecirct de lUE decirctre le seul donateur pour une action en particulier pour
assurer la visibiliteacute dune action de lUE Toutefois les justifications doivent ecirctre indiqueacutees dans la
deacutecision de financement de la Commission europeacuteenne
bull
Le beacuteneacuteficiaire contribue au cofinancement de laction soit par ses propres ressources
(autofinancement) soit par les revenus geacuteneacutereacutes de laction soit par des contributions financiegraveres ou en
nature fournies par des tiers
Ladministration contractante peut accepter les contributions en nature au titre du cofinancement si
celles-ci sont jugeacutees neacutecessaires ou approprieacutees Les contributions en nature sont des ressources non
financiegraveres mises gracieusement agrave disposition du beacuteneacuteficiaire par des tiers Elles nimpliquent donc
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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aucune deacutepense agrave sa charge13
Les contributions en nature ne sont pas prises en consideacuteration aux fins
de veacuterification de la regravegle du non-profit (section 6310)
Le beacuteneacuteficiaire justifie le montant du cofinancement apporteacute soit sur ses ressources propres soit sous la
forme de transferts financiers dautres parties
Ladministration contractante peut accepter des cofinancements en nature si ceux-ci sont jugeacutes
neacutecessaires ou approprieacutes En tout eacutetat de cause les beacuteneacuteficiaires doivent sassurer que les
contributions en nature sont conformes agrave la leacutegislation sociale et fiscale
Pour les subventions dun montant maximum de 60 000 EUR - si ladministration contractante refuse
le cofinancement en nature il doit expliquer en quoi il nest pas approprieacute ou pas neacutecessaire
6310 Regravegle du non-profit
La subvention ne peut avoir pour objet ou pour effet de geacuteneacuterer un profit dans le cadre de laction ou
du programme sauf exceptions figurant dans les conditions particuliegraveres du contrat standard de
subvention
Le profit se deacutefinit est un exceacutedent de recettes par rapport aux coucircts eacuteligibles approuveacutes par
ladministration contractante lors de la preacutesentation de la demande de paiement du solde
Les recettes agrave prendre en consideacuteration sont celles consolideacutees agrave la date agrave laquelle le coordinateur
demande de paiement du solde et qui relegravevent de lune de ces deux cateacutegories
les revenus geacuteneacutereacutes par laction sauf disposition contraire des conditions particuliegraveres du
contrat de subvention
a)
les contributions financiegraveres speacutecifiquement verseacutees par les donateurs pour le financement
des mecircmes coucircts eacuteligibles Les contributions financiegraveres pouvant ecirctre utiliseacutees par le(s)
beacuteneacuteficiaire(s) pour couvrir dautres coucircts que les coucircts eacuteligibles preacutevus par le contrat ou
dont la part inutiliseacutee nest pas due aux donateurs au terme de laction ne sont pas
consideacutereacutees comme des recettes agrave prendre en compte pour veacuterifier si la subvention geacutenegravere un
profit pour le(s) beacuteneacuteficiaire(s)
b)
Dans le cas dune subvention de fonctionnement les montants consacreacutes agrave la constitution de reacuteserves
ne sont pas consideacutereacutes comme des recettes
Le montant des subventions sous formes simplifieacutees doit ecirctre eacutetabli de sorte agrave exclure agrave priori tout
beacuteneacutefice Ces montants eacutetablis au contrat quil sagisse du remboursement de coucircts unitaires de
montants forfaitaires ou de financement agrave taux forfaitaires ne seront pas remis en cause lors de
controcircles ulteacuterieurs (voir section 621 et Annexe e3a2)
Lorsquun profit est reacutealiseacute ladministration contractante a le droit de deacuteduire du solde de la
13 Pour autant les deacutepenses effectives induites par lacceptation de ces contributions en nature (stockage livraison) peuvent
ecirctre eacuteligibles au financement de lUnion europeacuteenne en vertu de larticle 14 des conditions geacuteneacuterales
Chapitre 6 Subventions
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subvention le pourcentage de profit correspondant agrave la contribution de lUnion europeacuteenne aux coucircts
eacuteligibles reacuteellement encourus et approuveacutes par ladministration contractante (en excluant donc les
autres coucircts eacuteligibles deacuteclareacutes sous loption de coucircts simplifieacutes)
La regravegle du non-profit ne sapplique pas
aux actions dont lobjectif est le renforcement des capaciteacutes financiegraveres du beacuteneacuteficiaire de la
subvention Le cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions particuliegraveres
a)
aux actions qui geacutenegraverent un revenu permettant dassurer leur continuiteacute apregraves la peacuteriode de
financement de lUnion preacutevue dans la deacutecision de subvention ou dans le contrat de subvention Le
cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions particuliegraveres
b)
aux autres aides directes verseacutees agrave des personnes physiques qui en ont un besoin pressant14
comme
les sans-emplois ou les reacutefugieacutes Le cas eacutecheacuteant cela doit figurer agrave larticle 7 des conditions
particuliegraveres
c)
aux bourses deacutetude de recherche ou de formation professionnelle verseacutees agrave des personnes
physiques
d)
aux subventions de faible montant (60 000 EUR maximum)e)
6311 Autres points essentiels
Voir point 236
Reacuteserve pour impreacutevus
Une reacuteserve pour impreacutevus ou deacuteventuelles fluctuations de taux de change dans une limite de 5 des
coucircts directs eacuteligibles peut ecirctre incluse par les demandeurs dans le budget de laction pour tenir
compte du niveau eacuteleveacute dimpreacutevisibiliteacute des actions exteacuterieures
64 Proceacutedures dattribution
641 Appel agrave propositions
Les subventions doivent ecirctre attribueacutees apregraves publication dun appel agrave propositions sauf dans les cas
limitativement eacutenumeacutereacutes agrave la section 642 ci-dessous
6411 Publication
Un appel agrave propositions est toujours publieacute sur le site internet dEuropeAid Un appel agrave propositions
doit aussi ecirctre publieacute localement lorsquil nest pas organiseacute par un service du siegravege de la Commission
14 Veuillez noter que cette aide directe fait reacutefeacuterence agrave la subvention fournie au beacuteneacuteficiaire et non agrave laide financiegravere
fournie par le beacuteneacuteficiaire agrave un tiers
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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europeacuteenne
6412 Appel agrave propositions ouvert ou restreint
Par deacutefaut les appels agrave propositions sont restreints cest-agrave-dire quils sont reacutealiseacutes en deux eacutetapes
Dans un premier temps tous les demandeurs peuvent demander agrave prendre part
Mais seuls sont inviteacutes agrave remettre une demande complegravete les demandeurs retenus agrave lissue dune
preacuteseacutelection (sur la base dune note succincte de preacutesentation en reacuteponse agrave lappel agrave propositions
publieacute)
Dans des cas exceptionnels et apregraves accord preacutealable (gestion directe) ou autorisation preacutealable de la
Commission europeacuteenne (gestion indirecte avec controcircles ex-ante) les appels agrave propositions peuvent
ecirctre ouverts cest-agrave-dire que tous les demandeurs sont libres de soumettre une demande complegravete
Dans ce cas une note succincte de preacutesentation doit encore ecirctre soumise avec la demande complegravete et
leacutevaluation est reacutealiseacutee en deux eacutetapes (preacute-seacutelection sur la base de la note succincte) conformeacutement
aux lignes directrices agrave lintention des demandeurs (voir section 652)
La deacutecision de lancer un appel agrave propositions ouvert plutocirct quun appel agrave propositions restreint ne peut
se justifier quen raison de la nature technique particuliegravere de lappel du budget limiteacute disponible du
nombre restreint de propositions attendues ou de contraintes organisationnelles (par exemple
organisation de lappel par une deacuteleacutegation reacutegionale de lUnion europeacuteenne)
6413 Partenariats
Les contrats de subventions peuvent prendre la forme de conventions-cadres de partenariat en vue
deacutetablir une relation de coopeacuteration dans une perspective de long terme avec ladministration
contractante15
Ces conventions-cadres de partenariat preacutecisent les objectifs communs la nature des
actions envisageacutees agrave titre ponctuel ou dans le cadre dun programme de travail agreacuteeacute la proceacutedure
doctroi de subventions speacutecifiques dans le respect des principes et regravegles de proceacutedure du preacutesent
Guide Pratique ainsi que les droits et obligations geacuteneacuteraux de chaque partie dans le cadre des contrats
speacutecifiques La dureacutee du partenariat ne peut exceacuteder quatre ans sauf cas exceptionnels justifieacutes en
particulier par lobjet du cadre de partenariat Les conventions-cadres de partenariat sont assimileacutees agrave
des subventions pour la programmation la publication ex ante et la proceacutedure dattribution Les
conventions-cadres de partenariat ne devraient ecirctre envisageacutees que lorsque leur utilisation preacutesente une
nette valeur ajouteacutee Si par exemple une seule convention de subvention speacutecifique est preacutevue la
convention-cadre de partenariat nest pas la modaliteacute approprieacutee
GESTION DIRECTE
15 Depuis 2015 des modegraveles applicables aux subventions mono-beacuteneacuteficiaire en gestion directe notamment un modegravele de
convention de subvention speacutecifique fondeacute sur le contrat-type de subvention utiliseacute dans le cadre des actions exteacuterieures de
lUE sont annexeacutes au guide pratique
Chapitre 6 Subventions
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Un accord preacutealable est neacutecessaire pour utiliser une convention-cadre de partenariat
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Une autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne doit ecirctre obtenue pour utiliser une
convention-cadre de partenariat
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire
642 Subventions attribueacutees sans appel agrave propositions (laquoAttribution directeraquo)
GESTION DIRECTE
Les attributions directes neacutecessitent un accord preacutealableconstituent un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Une autorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne doit ecirctre obtenue Le rapport de
neacutegociation (annexe A10a) doit ecirctre soumis aux services compeacutetents de la Commission europeacuteenne
lesquels doivent deacutecider sils acceptent ou non le reacutesultat de la neacutegociation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne nest pas neacutecessaire pour utiliser la proceacutedure
dattribution directe ou pour les reacutesultats de la neacutegociation figurant dans le rapport de neacutegociation
(annexe A10a)
Il nest pas neacutecessaire dorganiser un appel agrave propositions avant dattribuer des subventions dans les cas
suivants
a) Dans des cas durgence exceptionnels et ducircment justifieacutes (urgences)
b) Dans le cadre de laide humanitaire des opeacuterations de protection civile ou des aides visant des
situations de crise Cette disposition est applicable mutatis mutandis aux programmes financeacutes par le
FED dans le cadre de laide durgence preacutevue aux articles 72 etou 73 de lAccord de Cotonou
c) Lorsque la subvention est attribueacutee au beacuteneacutefice dun organisme se trouvant dans une situation de
monopole de droit ou de fait ducircment motiveacutee dans la deacutecision dattribution correspondante Par
monopole de droit ou de fait il faut entendre que le beacuteneacuteficiaire qui peut ecirctre le cas eacutecheacuteant un
consortium
jouit dune compeacutetence exclusive dans le domaine dactiviteacute etou la zone geacuteographique
concerneacutes par la subvention en vertu de la loi applicable
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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est la seule organisation qui (i) opegravere ou (ii) est capable dopeacuterer dans le domaine dactiviteacute
etou la zone geacuteographique concerneacutes par la subvention en raison de toutes circonstances de
fait ou de droit
bull
d) Lorsque la subvention est attribueacutee agrave un organisme identifieacute par lacte de base applicable16
en tant
que beacuteneacuteficiaire dune subvention ou agrave des organismes deacutesigneacutes par les Eacutetats membres sous leur
responsabiliteacute lorsque lacte de base les deacutesigne comme beacuteneacuteficiaire de la subvention L laquoacte de
baseraquo fait reacutefeacuterence au regraveglement du programme Il ne suffit pas didentifier un organisme susceptible
de recevoir une subvention par attribution directe dans les deacutecisions de financementles Programmes
daction annuels eacutetant donneacute que ces documents ne constituent pas des actes de base
e) Dans les cas de la recherche et du deacuteveloppement technologique les entiteacutes identifieacutees dans le
programme annuel de travail degraves lors que lacte de base preacutevoit expresseacutement cette possibiliteacute et agrave
condition que le projet ne tombe pas dans le champ dapplication dun appel agrave propositions
f) Pour des actions ayant des caracteacuteristiques speacutecifiques requeacuterant limplication dune entiteacute en raison
de ses compeacutetences techniques son haut degreacute de speacutecialisation ou sa capaciteacute administrative agrave
condition que les actions concerneacutees ne tombent pas dans le champ dapplication dun appel agrave
propositions Ces cas devront ecirctre ducircment justifieacutes dans la deacutecision dattribution
En tout eacutetat de cause ladministration contractante doit preacuteparer un rapport explicatif deacutecrivant la
maniegravere dont les beacuteneacuteficiaires de subventions ont eacuteteacute identifieacutes et les montants des subventions eacutetablis
ainsi que le fondement de la deacutecision dattribution (voir le modegravele de rapport de neacutegociation - annexe
a10a) Ladministration contractante doit suivre les eacutetapes identifieacutees dans le modegravele de rapport de
neacutegociation et sassurer que lensemble des principes de bases ayant trait aux subventions ont eacuteteacute
respecteacutes (en ce compris leacuteligibiliteacute la capaciteacute et lexclusion)
Sagissant des subventions en attribution directe il est utile bien que non obligatoire de recourir agrave un
comiteacute deacutevaluation
Les proceacutedures preacutesenteacutees agrave la section 6510 sont suivies et le rapport explicatif est inclus dans le
dossier contractuel Appel agrave propositions
65 Appel agrave propositions
651 Publiciteacute
Afin dassurer une participation aussi large que possible et une transparence approprieacutee des lignes
16 Sagissant de lIEDDH sous les perspectives financiegraveres multiannuelles 2014-2020 les regravegles communes dapplications
(CIR) autorisent eacutegalement lattribution directe (i) de subvention de faible montant pour les deacutefenseurs des Droits de
lHomme pour financer des actions urgentes de protection et (ii) sous certaines limites de subventions pour financer des
actions en situations difficiles telles que preacutevues agrave larticle 2(4) du CIR lorsque la publication dun appel agrave propositions ne
serait pas approprieacutee
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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directrices pour les demandeurs doivent ecirctre publieacutees pour chaque appel agrave propositions
Les lignes directrices sont publieacutees sur le site internet dEuropeAid et dans tout autre meacutedia approprieacute
(autres sites Internet presse speacutecialiseacutee publications locales etc) Elles doivent eacutegalement ecirctre
disponibles en copie papier aupregraves de ladministration contractante Elles doivent ecirctre disponibles dans
les langues approprieacutees agrave lappel de propositions
La Commission europeacuteenne est responsable de la publication sur le site Internet dEuropeAid Quand
ladministration contractante nest pas un service du siegravege de la Commission europeacuteenne elle doit
assurer directement la publication locale en mecircme temps que la publication sur le site Internet preacutevu agrave
cet effet
Comme le coucirct de la publication des lignes directrices inteacutegrales dans la presse locale peut ecirctre
prohibitif le modegravele agrave lannexe e2 contient les informations minimales exigeacutees en cas de publication
locale Les lignes directrices agrave lattention des demandeurs doivent ecirctre disponibles agrave ladresse
mentionneacutee dans la publication locale
Une fois lappel de propositions publieacute il est eacutegalement tregraves conseilleacute dorganiser une ou plusieurs
seacuteances dinformation auxquelles tous les demandeurs potentiels peuvent assister Ces seacuteances
dinformation doivent avoir lieu au plus tard 21 jours avant la date limite de remise des notes
succinctes Toutes les preacutesentations utiliseacutees et la documentation fournie lors de la seacuteance
dinformation doit eacutegalement ecirctre publieacutee sur le site internet dEuropeAid ougrave lappel a eacuteteacute publieacute En
gestion directe les dates et lieux des seacuteances dinformation relatives aux appels agrave propositions globaux
ainsi que les preacutesentations utiliseacutees sont organiseacutees en coordination avec la Commission europeacuteenne
Les informations relatives agrave lappel agrave propositions doivent ecirctre diffuseacutees dans toutes les reacutegions
concerneacutees de faccedilon non discriminatoire
Si ladministration contractante modifie lappel agrave propositions soit de son propre fait soit en reacuteponse agrave
une question dun demandeur un rectificatif comportant les modifications publieacute dans les mecircmes
conditions que lappel agrave propositions Le deacutelai de soumission peut ecirctre prolongeacute pour permettre aux
demandeurs de tenir compte du rectificatif
Afin de faire un usage plus efficace des appels agrave propositions ladministration contractante peut
regrouper les appels agrave propositions pour diffeacuterents instruments (il est conseilleacute ensuite de diviser les
appels en lots17
) etou utiliser le budget de plusieurs anneacutees successives Dans ce dernier cas une
clause suspensive doit ecirctre incluse pour les anneacutees suivantes Les appels peuvent eacutegalement couvrir
plusieurs pays dune reacutegion et grouper les creacutedits budgeacutetaires
652 Reacutedaction et contenu des lignes directrices agrave lintention des demandeurs
Les lignes directrices agrave lintention des demandeurs (qui incluent le formulaire de demande et dautres
annexes) expliquent lobjet de lappel agrave propositions les regravegles en matiegravere deacuteligibiliteacute des demandeurs
les types dactions et les coucircts eacuteligibles agrave un financement ainsi que les critegraveres deacutevaluation (seacutelection
17 La division des lots en sous-lots nest pas possible
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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et attribution) (voir modegravele de Lignes directrices) Par ailleurs les lignes directrices fournissent des
instructions concernant la maniegravere de remplir le formulaire de demande les piegraveces agrave y annexer et les
proceacutedures agrave suivre pour preacutesenter une demande Enfin elles informent sur la proceacutedure deacutevaluation
qui sensuivra (notamment un calendrier indicatif) et sur les conditions contractuelles qui seront
appliqueacutees aux demandeurs retenus
Lors de la reacutedaction des lignes directrices pour les demandeurs il importe de deacutefinir tregraves clairement et
de faccedilon deacutetailleacutee les objectifs et les prioriteacutes de lappel agrave propositions et daccorder une attention
particuliegravere aux critegraveres deacuteligibiliteacute Les lignes directrices ainsi que toute modification de celles-ci
doivent ecirctre publieacutees
Il est conseilleacute de clarifier et limiter les prioriteacutes et objectifs des appels et de clarifier les critegraveres
deacuteligibiliteacute pour les demandeurs (voir section 653 ci-dessous) pour veiller agrave ce que seules des
demandes adeacutequates soient soumises
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ladministration contractante doit approuver les lignes directrices avant leur publication
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante doit soumettre les lignes directrices agrave la Deacuteleacutegation de lUnion
europeacuteenne pour accord avant leur publication
653 Critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation (seacutelection et attribution)
6531 Critegraveres deacuteligibiliteacute
Les critegraveres deacuteligibiliteacute deacuteterminent les conditions de participation agrave un appel agrave propositions Ces
critegraveres doivent ecirctre eacutetablis tenant compte des objectifs de laction et doivent ecirctre accord avec les
principes de transparence et de non-discrimination Les critegraveres deacuteligibiliteacute portent sur deux aspects
diffeacuterents
Eacuteligibiliteacute des demandeurs cet aspect concerne la situation juridique et administrative du demandeur
- voir en particulier la section 633 (regravegle de la nationaliteacute et situations dexclusion) Si un appel agrave
propositions porte sur des actions dont la mise en œuvre peut requeacuterir lintervention de plusieurs
organismes leur nombre minimum doit ecirctre speacutecifieacute de mecircme que les critegraveres deacuteligibiliteacute
applicables agrave chacun
bull
Eacuteligibiliteacute de laction cet aspect concerne les types dactiviteacutes les secteurs ou thegravemes et les zones
geacuteographiques couverts par lappel agrave propositions
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6532 Critegraveres deacutevaluation seacutelection et attribution
Les critegraveres deacutevaluation comprennent des critegraveres de seacutelection et dattribution qui figurent tous dans
la grille deacutevaluation
Les critegraveres de seacutelection permettent deacutevaluer dune part la capaciteacute financiegravere du demandeur
principal et de lautre sa capaciteacute opeacuterationnelle agrave mettre en œuvre laction proposeacutee et celle
de ses entiteacutes affilieacutees
bull
le demandeur principal doit disposer de sources de financement stables et suffisantes pour
maintenir son activiteacute pendant la peacuteriode de mise en œuvre de laction et le cas eacutecheacuteant pour
participer agrave son financement
bull
les demandeurs (et les entiteacutes affilieacutees) doivent disposer ensemble de lexpeacuterience des
compeacutetences et qualifications professionnelles requises pour mener agrave bien laction proposeacutee
bull
La capaciteacute financiegravere doit toujours ecirctre veacuterifieacutee mecircme si le beacuteneacuteficiaire est deacutesigneacute dans lacte de
base applicable ou sil est en situation de monopole18
Il convient de proteacuteger les inteacuterecircts financiers de
lUE en tout eacutetat de cause La seule exception concerne les personnes physiques beacuteneacuteficiaires de
bourses les personnes physiques les plus neacutecessiteuses et recevant un appui direct les organismes
publics et organisations internationales soit que cette veacuterification nait pas de sens (dans le cas des
personnes physiques) soit que le risque soit consideacutereacute comme non-existant
Cette veacuterification est effectueacutee sur la base des piegraveces justificatives requises Ces derniegraveres peuvent
inclure un rapport daudit du demandeur principal le compte de perte et profits et le bilan comptable
pour la derniegravere anneacutee financiegravere pour lesquels les comptes sont clos En cas de doute concernant la
capaciteacute financiegravere du demandeur le comiteacute deacutevaluation peut demander des piegraveces compleacutementaires
Les critegraveres dattribution permettent deacutevaluer la qualiteacute des propositions soumises au regard des
objectifs et des prioriteacutes fixeacutees et doctroyer les subventions aux actions qui optimisent lefficaciteacute
globale de lappel agrave propositions Ils permettent de retenir les propositions qui assurent agrave
ladministration contractante le respect de ses objectifs et prioriteacutes et garantissent la visibiliteacute du
financement de lUnion Europeacuteenne
bull
Les critegraveres dattribution concernent notamment la pertinence de laction et sa coheacuterence avec les
objectifs du programme dans le cadre duquel lappel agrave propositions est financeacute la qualiteacute limpact
attendu et la durabiliteacute de laction ainsi que son efficaciteacute par rapport au coucirct
Tous les critegraveres deacuteligibiliteacute et deacutevaluation speacutecifieacutes dans lappel agrave propositions doivent ecirctre appliqueacutes
tels quels et ne peuvent ecirctre modifieacutes lors de la proceacutedure Ces critegraveres doivent ecirctre preacutecis et non
discriminatoires Voir les modegraveles des grilles deacutevaluation
18 Sagissant des conventions cadre de partenariat La capaciteacute financiegravere doit ecirctre veacuterifieacutee avant de conclure toute accord-
cadre
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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654 Informations compleacutementaires avant la date limite de remise des propositions
Dans lintervalle compris entre la publication et la date limite fixeacutee pour la remise des propositions et
en plus des eacuteventuelles sessions dinformation mentionneacutees agrave la section 651 les demandeurs doivent
pouvoir poser des questions utiles pour remplir le formulaire et mettre au point leur demande Par
conseacutequent ladministration contractante doit indiquer un point de contact pour recevoir les questions
eacuteventuelles Les demandeurs principaux peuvent poser des questions par eacutecrit au plus tard 21 jours
avant la date limite de remise des propositions Ladministration contractante doit reacutepondre agrave toutes ces
questions au plus tard 11 jours avant la date limite de remise des propositions Les reacuteponses seront
publieacutees sur le(s) site(s) web pertinent(s) il ny a donc pas lieu de fournir des reacuteponses individuelles
Afin de garantir le principe deacutegaliteacute de traitement des demandeurs ladministration contractante ne
peut donner aucun avis preacutealable quant agrave leacuteligibiliteacute dun demandeur dune entiteacute affilieacutee dune action
ou dactiviteacutes speacutecifiques
Conformeacutement aux principes de transparence et deacutegaliteacute de traitement toute reacuteponse fournie agrave un
demandeur une question dinteacuterecirct commun agrave tous les demandeurs doit ecirctre accessible agrave tous Pour cela
il convient de publier sur le site Internet dEuropeAid (et dautres sites web le cas eacutecheacuteant) un tableau
contenant toutes ces questions et reacuteponses Ce document doit ecirctre mis agrave jour reacuteguliegraverement jusquagrave
11 jours avant la date limite de remise des propositions Dans le cadre de la gestion directe (cest-agrave-
dire lorsque PROSPECT est utiliseacute) la publication sur le site internet dEuropeAid est faite via
PROSPECT
655 Date limite de remise des propositions
Dans le cadre de la gestion directe les propositions doivent ecirctre soumises en ligne via PROSPECT au
plus tard agrave la date et agrave lheure indiqueacutees dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Les
demandeurs principaux reccediloivent une confirmation de la date et de lheure de la soumission de leur
demande dans PROSPECT Toutes les dates et heures dans PROSPECT sont celles de Bruxelles
(GMT+1)
Lorsque PROSPECT nest pas utiliseacute (cest-agrave-dire dans le cadre de la gestion indirecte) ou lorsque
PROSPECT est utiliseacute mais que pour des raisons techniques le demandeur est dans limpossibiliteacute de
soumettre sa proposition via PROSPECT19
les propositions doivent ecirctre soumises agrave ladministration
contractante agrave ladresse et au plus tard agrave la date indiqueacutee dans les lignes directrices agrave lintention des
demandeurs comme le prouve la date denvoi le cachet de la poste ou agrave la date de laccuseacute de
reacuteception (pour les propositions remises en main propre la date et lheure de remise figurent dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs) Il peut arriver que les notes succinctes ou les
demandes complegravetes soient envoyeacutees dans les deacutelais utiles mais parviennent agrave ladministration
contractante apregraves la date limite Afin de ne pas exageacutereacutement retarder la proceacutedure dattribution ou de
ne pas remettre en cause des deacutecisions deacutejagrave prises et communiqueacutees ladministration contractante peut
rejeter toute proposition reccedilue apregraves la date dapprobation de la premiegravere phase deacutevaluation Pour une
19 Uniquement lorsque loption de soumission des demandes hors ligne est preacutevue dans les lignes directrices agrave lintention
des demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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proceacutedure ouverte la premiegravere eacutetape est lapprobation de leacutevaluation de la note succincte Dans le cas
dune proceacutedure restreinte il sagit soit de lapprobation de leacutevaluation de la note succincte (premiegravere
phase) soit de lapprobation de leacutevaluation de la demande inteacutegrale (seconde phase)
Seul un deacutelai raisonnable de remise des propositions peut garantir leur qualiteacute Lexpeacuterience deacutemontre
quun deacutelai trop court empecircche les demandeurs potentiels de soumettre des propositions ou les
conduisent agrave deacuteposer des propositions incomplegravetes ou mal preacutepareacutees
Le deacutelai minimal entre la date de publication des lignes directrices et la date limite fixeacutee pour la
remise des propositions est de 90 jours pour les appels agrave proposition ouverts Lorsque la taille
maximum de chaque subvention est infeacuterieure ou eacutegale agrave 100 000 EUR la peacuteriode minimale est de
60 jours Pour les appels agrave proposition restreints le deacutelai minimal de soumission est de 45 jours
Dans certains cas exceptionnels un deacutelai plus court peut ecirctre accordeacute
656 Preacutesentation des propositions
Les propositions doivent ecirctre soumises conformeacutement aux instructions des lignes directrices aux
demandeurs (voir annexe e3)
Les originaux ou les photocopies des originaux des piegraveces justificatives demandeacutees doivent ecirctre
fournis (via PADOR le cas eacutecheacuteant) et sur les originaux les cachets leacutegaux les signatures et les dates
doivent apparaicirctre de maniegravere lisible Si les piegraveces justificatives ne sont pas eacutecrites dans une des
langues officielles de lUnion europeacuteenne ou (le cas eacutecheacuteant) du pays de mise en œuvre de laction
une traduction dans la languedans une des langues de lappel agrave propositions des extraits pertinents de
ces documents prouvant leacuteligibiliteacute des demandeurs pourra ecirctre demandeacutee aux fins de linterpreacutetation
de la proposition
Aucune piegravece justificative ne sera demandeacutee pour les demandes de subventions de faible montant
Pour les demandes de subvention pour action dun montant supeacuterieur agrave 750 000 EUR ou toute
subvention de fonctionnement dun montant supeacuterieur agrave 100 000 EUR doit ecirctre accompagneacutee dun
rapport daudit externe produit par un auditeur agreacuteeacute certifiant les comptes du dernier exercice
disponible
Exceptions
Cette obligation ne simpose pas aux organisations internationales ni aux organismes publics
Ladministration contractante peut selon son eacutevaluation des risques exoneacuterer de cette obligation les
eacutetablissements denseignement secondaire supeacuterieur ou de formation
Par ailleurs les demandeurs doivent preacuteciser dans leur formulaire de candidature sils ont fait
plusieurs demandes ou reccedilu plusieurs subventions pour la mecircme action ou le mecircme programme de
travail
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE
Les documents justificatifs requis pour un appel agrave propositions speacutecifique doivent ecirctre teacuteleacutechargeacutes
dans PADOR dans le deacutelai communiqueacute par la Commission europeacuteenne
657 Le comiteacute deacutevaluation
6571 Composition
Leacutevaluation des propositions est faite par un comiteacute deacutevaluation nommeacute par ladministration
contractante et comprenant un preacutesident non votant un secreacutetaire non votant et un nombre impair (au
minimum trois) de membres votants (les eacutevaluateurs)20
En cas dattribution directe il nest pas neacutecessaire de mettre en place un comiteacute deacutevaluation bien que
cela soit utile (voir section 642)
Les eacutevaluateurs doivent ecirctre doteacutes de toutes les capaciteacutes techniques et administratives neacutecessaires
pour se prononcer valablement sur les propositions Ils doivent avoir une maitrise raisonnable de la
langue dans laquelle les propositions sont soumises Ils doivent repreacutesenter au moins deux entiteacutes
organisationnelles de ladministration contractante sans lien hieacuterarchique entre elles sauf lorsquil ny a
pas dentiteacutes distinctes (par exemple dans une deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne) Si neacutecessaire des
suppleacuteants des membres peuvent ecirctre nommeacutes dans les mecircmes conditions que les titulaires
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire les eacutevaluateurs et le cas
eacutecheacuteant leurs suppleacuteants) sont nommeacutes individuellement par ladministration contractante La
participation dobservateurs est soumise agrave laccord preacutealable de ladministration contractante
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Les membres du comiteacute deacutevaluation (agrave savoir le preacutesident le secreacutetaire et les eacutevaluateurs) sont
nommeacutes individuellement par ladministration contractante qui informe la Commission europeacuteenne
au plus tard 15 jours avant le deacutebut de leacutevaluation La composition du comiteacute deacutevaluation est
reacuteputeacutee approuveacutee si la Commission europeacuteenne ne sy est pas opposeacutee dans les 5 jours ouvrables
La Commission europeacuteenne doit ecirctre inviteacutee agrave deacutesigner un observateur dont la participation agrave tout
ou partie des deacutelibeacuterations du comiteacute deacutevaluation est fortement encourageacutee Laccord preacutealable de
la Commission europeacuteenne est neacutecessaire pour la participation dautres observateurs
Les membres du comiteacute deacutevaluation doivent prendre part agrave toutes les reacuteunions agrave lexception de la
20 Le comiteacute deacutevaluation le preacutesident le secreacutetaire et les membres votants sont deacutesigneacutes pour lensemble de lappel agrave
propositions il ne peut donc y avoir diffeacuterents comiteacutes preacutesidents secreacutetaires ou membres votants pour diffeacuterents lots
Chapitre 6 Subventions
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seacuteance douverture Toute absence doit ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation Tout
membre du comiteacute deacutevaluation qui se retire du comiteacute deacutevaluation pour quelque raison que ce soit
doit ecirctre remplaceacute par un suppleacuteant conformeacutement agrave la proceacutedure standard de nomination des
membres du comiteacute deacutevaluation Le preacutesident du comiteacute deacutevaluation deacutetermine dans quelle mesure la
proceacutedure deacutevaluation doit ecirctre recommenceacutee Cette deacutecision de mecircme que toute deacutecision relative au
remplacement dun membre du comiteacute doit ecirctre consigneacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
Tous les eacutevaluateurs ont les mecircmes droits de vote
Le comiteacute deacutevaluation doit ecirctre constitueacute assez tocirct pour assurer la disponibiliteacute des membres deacutesigneacutes
(ainsi que celle deacuteventuels observateurs deacutesigneacutes par la Commission europeacuteenne dans le cas dune
gestion indirecte par le pays partenaire avec controcircles ex-ante) pendant la peacuteriode neacutecessaire pour
preacuteparer et mener agrave terme la proceacutedure deacutevaluation
Lattribution des notes finales est une deacutecision conjointe du comiteacute deacutevaluation Toutefois leacutevaluation
des propositions peut ecirctre reacutepartie entre les membres votants Dans ce cas chaque note succincte ou
demande complegravete doit ecirctre eacutevalueacutee de maniegravere indeacutependante par au moins deux membres votants21
Le comiteacute se reacuteserve le droit de proceacuteder agrave des reacuteeacutevaluations dans des cas ducircment justifieacutes toutefois
en cas deacutecarts substantiels entre les deux eacutevaluations le comiteacute doit reacuteeacutevaluer la demande concerneacutee
6572 Utilisation dassesseurs
Le nombre eacuteleveacute de demandes reccedilues ou leurs speacutecificiteacutes techniques ne permettent pas toujours au
comiteacute deacutevaluation de les examiner toutes en deacutetail Des assesseurs externes ou internes22
peuvent
lorsque cela est neacutecessaire effectuer tout ou partie de cet examen deacutetailleacute de sorte que le comiteacute
deacutevaluation puisse deacutelibeacuterer sur la base de leurs analyses geacuteneacuteralement les mecircmes assesseurs seront
utiliseacutes pour les diffeacuterentes eacutetapes Diffeacuterents assesseurs peuvent ecirctre deacutesigneacutes pour diffeacuterents lots23
Les assesseurs travaillent sous la supervision du preacutesident du comiteacute deacutevaluation qui - lorsque lappel
est geacutereacute au siegravege de la Commission - peut deacuteleacuteguer cette tacircche au gestionnaire compeacutetent Les
assesseurs participent aux reacuteunions du comiteacute deacutevaluation en tant quobservateurs afin de preacutesenter les
reacutesultats de leurs eacutevaluations et reacutepondre aux questions des membres du comiteacute deacutevaluation
21 Ce qui preacutecegravede ne concerne que les cas ougrave aucun assesseur nest utiliseacute Pour eacuteviter toute ambiguiumlteacute ni le preacutesident ni le
secreacutetaire ne doivent eacutevaluer les notes succinctesles demandes complegravetes22 Les assesseurs internes deacutesignent des assesseurs internes agrave ladministration contractante (baseacutes dans les deacuteleacutegations de
lUE ou aux siegraveges) Les assesseurs externes sont des experts externes23 Lorsque des expertises diffeacuterentes sont requises pour les diffeacuterentes eacutevaluations des assesseurs diffeacuterents pourront
eacutegalement ecirctre deacutesigneacutes pour les diverses eacutetapes de la proceacutedure dattribution Il nest cependant pas possible davoir
diffeacuterents assesseurs au sein du mecircme lot
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Pour les controcircles administratifs (y compris leacuteligibiliteacute de laction) les assesseurs examinent chaque
proposition par rapport aux critegraveres repris dans la liste de controcircle24
ainsi que la deacuteclaration du
demandeur principal (voir formulaire de demande) Chaque proposition ne doit ecirctre veacuterifieacutee que par
un eacutevaluateur
bull
Il est preacutefeacuterable de deacuteleacuteguer cette tacircche au personnel de ladministration contractante Il est possible de
recruter des assesseurs externes si neacutecessaire
Les assesseurs analysent les notes succinctes de preacutesentation et les propositions complegravetes en
utilisant les grilles deacutevaluation publieacutees (voir les modegraveles de grilles deacutevaluation) dans lesquelles ils
consignent les notes et formulent des commentaires
bull
Chaque note succincte de preacutesentation et chaque proposition doivent ecirctre analyseacutees par au moins
deux assesseurs travaillant de maniegravere indeacutependante25
Ces deux assesseurs devraient ecirctre choisis de
preacutefeacuterence en interne dans les services de la Commission europeacuteenne Lorsque les ressources
internes sont insuffisantes des assesseurs externes peuvent neacuteanmoins ecirctre nommeacutes Ces assesseurs
externes doivent avoir une connaissance approfondie des domaines faisant lobjet du programme de
subventions concerneacute Leur expertise doit ecirctre confirmeacutee par leur CV Un minimum de cinq anneacutees
dexpeacuterience dans un domaine particulier doit ecirctre demandeacute
bull
6573 Deacuteleacutegations en tant quassesseurs internes pour les appels agrave propositions du siegravege
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne lun
des deux assesseurs chargeacutes de leacutevaluation des demandes complegravetes sera issu de la deacuteleacutegation de lUE
aupregraves du pays ougrave laction doit avoir lieu26
Pour les actions reacutegionales cest la deacuteleacutegation principale -
ou le siegravege le cas eacutecheacuteant - qui consultera les deacuteleacutegations de lUE dans la reacutegion concerneacutee
Cet assesseur est nommeacute par le chef de deacuteleacutegation conformeacutement aux instructions relatives agrave la
nomination des membres du comiteacute deacutevaluation Dans le cas ougrave il nest pas fait recours agrave des
assesseurs la deacuteleacutegation de lUE doit neacuteanmoins ecirctre ducircment consulteacutee Si la deacuteleacutegation de lUE nest
pas en mesure de reacutealiser leacutevaluation dans les deacutelais requis afin deacuteviter des retards un membre
votant du comiteacute deacutevaluation ou tout autre assesseur interne ou externe pourra prendre sa relegraveve
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Ladministration contractante nomme les assesseurs Les assesseurs externes qui perccediloivent une
24 Veuillez noter que la note succinctedemande complegravete ne doit pas ecirctre rejeteacutee uniquement parce que le demandeur
principal na pas soumis la liste de controcircle ou que les informations compleacuteteacutees par le demandeur dans la liste de controcircle
ne sont pas correctes (uniquement pertinent pour la gestion indirecte)25 Il est eacutegalement possible que les propositions soient eacutevalueacutees par un assesseur et un membre votant au comiteacute
deacutevaluation en sa qualiteacute de deuxiegraveme assesseur26 Dans des cas ducircment justifieacutes la deacuteleacutegation de lUE peut eacutegalement ecirctre impliqueacutee dans leacutevaluation des notes
succinctes
Chapitre 6 Subventions
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reacutemuneacuteration en eacutechange de leur contribution (cest-agrave-dire pas les fonctionnaires ou autres
cateacutegories de personnel de ladministration contractante ou de ladministration publique du pays
partenaire ni le personnel des ambassades des Eacutetats membres ni le personnel des ONG qui
participent agrave titre gracieux) doivent ecirctre seacutelectionneacutes en utilisant la proceacutedure de passation de
marcheacute de services approprieacutee conformeacutement aux seuils applicables
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante nomme les assesseurs La liste des assesseurs doit ecirctre approuveacutee par
la Commission europeacuteenne Les assesseurs externes qui perccediloivent une reacutemuneacuteration en eacutechange de
leur contribution (cest-agrave-dire pas les fonctionnaires ou autres cateacutegories de personnel de
ladministration contractante ou de ladministration publique du pays partenaire ni le personnel des
ambassades des Eacutetats membres ni le personnel des ONG qui participent agrave titre gracieux) doivent
ecirctre seacutelectionneacutes en utilisant la proceacutedure de passation de marcheacute de services approprieacutee
6574 Impartialiteacute et confidentialiteacute
Voir section 282
6575 Responsabiliteacutes du comiteacute deacutevaluation
Voir section 283
658 Eacutetapes de la proceacutedure deacutevaluation
La proceacutedure deacutevaluation commence avec la reacuteception par ladministration contractante des notes
succinctes (dans le cas des appels doffres restreints) ou des propositions complegravetes et des notes
succinctes (dans le cas des appels agrave propositions ouverts) Elle prend fin avec la deacutecision dattribution
de subventions aux demandeurs retenus
6581 Reacuteception et enregistrement des propositions
Agrave la reacuteception des propositions ladministration contractante doit les enregistrer et deacutelivrer un accuseacute
de reacuteception pour les propositions livreacutees en main propre (voir annexe A7) Les enveloppes doivent
rester scelleacutees et tenues en lieu sucircr jusquagrave leur ouverture Les enveloppes exteacuterieures contenant les
propositions doivent ecirctre numeacuteroteacutees dans lordre de reacuteception (quelles aient eacuteteacute reccedilues avant la date
limite fixeacutee pour la reacuteception des propositions ou non)
Dans le cadre de la gestion directe Le service en charge de lappel doffres doit veiller agrave ce que toutes
les demandes reccedilues soient enregistreacutees dans PROSPECT Les demandeurs principaux qui ont soumis
leur demande en ligne reccediloivent un accuseacute de reacuteception automatique Les demandes reccedilues par la poste
ou remises en main propre (y compris les demandes reccedilues en retard) doivent ecirctre enregistreacutees dans
PROSPECT au nom des demandeurs et les originaux doivent ecirctre conserveacutes dans les archives Une
fois la demande enregistreacutee PROSPECT envoie automatiquement un accuseacute de reacuteception par courrier
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
196
eacutelectronique agrave lorganisation et agrave la personne de contact Si une demande est reccedilue en retard
PROSPECT geacutenegravere automatiquement la lettre correspondante
6582 Ouverture et controcircle administratif
En gestion indirecte et en gestion directe lorsque certaines demandes ont eacuteteacute reccedilues sur support
papier toutes les propositions reacuteceptionneacutees doivent ecirctre ouvertes lors dune seacuteance douverture (apregraves
lexpiration du deacutelai de soumission) agrave loccasion de laquelle les informations denregistrement sont
veacuterifieacutees et compleacuteteacutees et les propositions numeacuteroteacutees
Le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation supervise la seacuteance douverture et fait appel en tant que de besoin
agrave dautre personnel de ladministration contractante
Lenregistrement des notes de preacutesentation succinctespropositions doit inclure les informations
suivantes
- numeacutero denregistrement de la note de preacutesentation succincteproposition
- date de la soumission
- nom et adresse du demandeur
Pour chaque proposition
- loriginal est conserveacute avec soin dans les archives de ladministration contractante
- les copies sont distribueacutees aux eacutevaluateurs et sil y lieu aux assesseurs
Les propositions remises dans les deacutelais sont alors soumises agrave une veacuterification administrative qui
deacuteterminera si les critegraveres mentionneacutes dans la liste de controcircle sont remplis Les assesseurs ou les
membres du comiteacute deacutevaluation ne peuvent en aucun cas changer cette liste de controcircle
La veacuterification administrative comporte eacutegalement une eacutevaluation de leacuteligibiliteacute de laction La
veacuterification administrative peut ecirctre effectueacutee par les membres du comiteacute deacutevaluation (dont le
secreacutetaire) ou par un ou plusieurs assesseurs
En cas dabsence ou derreurs relatives agrave une ou plusieurs information(s) administrative(s) la demande
peut ecirctre rejeteacutee et leacutevaluation peut ecirctre arrecircteacutee Cependant sil sagit derreurs administratives ou si
les demandeurs ne fournissent pas les justificatifs ou attestations demandeacutees le comiteacute deacutevaluation
peut sauf justification demander au demandeur principal de fournir linformation manquante ou des
clarifications dans un deacutelai deacutetermineacute De telles informations ou clarifications ne doivent pas avoir
pour effet de modifier les termes de lappel Apregraves reacuteception de ces clarifications le comiteacute
deacutevaluation dispose dun pouvoir discreacutetionnaire dans le respect des principes deacutegaliteacute de traitement
et de proportionnaliteacute pour deacutecider de leur recevabiliteacute Quelle que soit la deacutecision du comiteacute
deacutevaluation cette deacutecision doit ecirctre entiegraverement enregistreacutee et justifieacutee dans le rapport deacutevaluation
(voir section 283)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
197
Ladministration contractante doit conserver les propositions non seacutelectionneacutees
Si les membres du comiteacute deacutevaluation neffectuent pas la veacuterification eux-mecircmes le comiteacute
deacutevaluation doit revoir les conclusions de l (des) assesseur(s) sur la base des grilles remplies Afin de
faciliter lexamen des eacutevaluations par le comiteacute deacutevaluation le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation doit
veiller agrave ce quune liste soit dresseacutee contenant les propositions qui nont pas passeacute avec succegraves la
veacuterification administrative Une justification doit ecirctre fournie pour chaque entreacutee de la liste
Agrave lissue de la seacuteance douverture (le cas eacutecheacuteant) et de la veacuterification administrative le comiteacute
deacutevaluation se reacuteunit pour statuer le cas eacutecheacuteant sur les cas litigieux (y compris sur leacuteligibiliteacute des
actions) et passe ensuite agrave leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation
6583 Eacutevaluation de la note succincte de preacutesentation
Les notes succinctes de preacutesentation soumises dans les deacutelais et ayant passeacute avec succegraves la veacuterification
administrative seront eacutevalueacutees au regard de la pertinence et de la conception geacuteneacuterale de laction sur
base dune grille deacutevaluation (voir annexe e5a27
) Leacutevaluation globale est baseacutee sur les notes obtenues
sous chaque sous-rubrique additionneacutees par rubrique Dans le cas ougrave le Comiteacute deacutevaluation neacutevalue
pas lui-mecircme les notes succinctes de preacutesentations la note finale est la moyenne arithmeacutetique des
notes donneacutees par les assesseurs Les grilles deacutevaluation remplies pour chaque note succincte de
preacutesentation doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation au cas ougrave il est fait appel agrave des assesseurs
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne et
quune deacuteleacutegation de lUE participe exceptionnellement agrave leacutevaluation des notes succinctes la copie de
chaque note succincte de preacutesentation doit ecirctre envoyeacutee agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne dans le
pays ougrave laction proposeacutee doit avoir lieu pour leacutevaluation sur la base de la mecircme grille deacutevaluation
(voir annexe e8)
Le secreacutetaire preacuteparera alors une liste de toutes les notes succinctes de preacutesentation classeacutees par score
Dans une premiegravere eacutetape seules les notes succinctes de preacutesentation ayant obtenu au minimum une
note de 30 points seront preacuteseacutelectionneacutees Les notes succinctes qui ont atteint le seuil de 30 points sont
agrave nouveau classeacutees en fonction de leur score Les demandes qui ont obtenu les scores les plus eacuteleveacutes
sont preacuteseacutelectionneacutees jusquagrave obtention dun montant deux fois supeacuterieur au moins au budget
disponible pour cet appel agrave propositions
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les reacutesultats de la premiegravere eacutetape de leacutevaluation [cest-agrave-dire la seacuteance douverture (le cas eacutecheacuteant)
la veacuterification administrative et leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation] doivent figurer
dans un rapport soumis pour approbation agrave ladministration contractante
27 Pour la gestion directe la mecircme grille est geacuteneacutereacutee dans PROSPECT
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
198
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit ensuite soumettre le rapport deacutevaluation agrave la
Commission europeacuteenne pour obtenir son autorisation
Agrave la suite de leacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation ladministration contractante informe
chaque demandeur principal par eacutecrit du reacutesultat de leacutevaluation en indiquant sils ont passeacute avec
succegraves la seacuteance douverture et la veacuterification administrative En vertu de la gestion directe cette lettre
est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les demandes sont remises en main propre ou reccedilues
par la poste PROSPECT envoie la lettre aux adresses de courrier eacutelectronique enregistreacutees dans le
systegraveme Les demandeurs principaux qui nont pas fourni dadresse eacutelectronique seront informeacutes par
courrier
6584 Eacutevaluation des demandes complegravetes
Pour les appels agrave propositions restreints la seacuteance douverture (gestion indirecte uniquement) et la
veacuterification administrative deacutecrites ci-dessus sont eacutegalement effectueacutees avant leacutevaluation de la
proposition complegravete
La qualiteacute de tous les formulaires de demande doit ecirctre eacutevalueacutee sur la base de la grille deacutevaluation
(voir annexe E5b28
) qui contient les critegraveres de seacutelection et dattribution Chaque sous-rubrique doit
faire lobjet de commentaires sur la base des questions et des critegraveres de la rubrique Leacutevaluation
globale est baseacutee sur les notes obtenues sous chaque sous-rubrique additionneacutees par rubrique Dans le
cas ougrave le comiteacute deacutevaluation neacutevalue pas lui-mecircme les propositions la note finale correspond agrave la
moyenne arithmeacutetique des notes attribueacutees par les assesseurs Sagissant de la gestion indirecte les
eacutevaluations pour chaque proposition doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation (sagissant de la
gestion directe elles sont disponibles dans PROSPECT)
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne
chaque proposition complegravete sera envoyeacutee via PROSPECT agrave la deacuteleacutegation de lUnion europeacuteenne dans
le pays ougrave laction proposeacutee doit avoir lieu pour une eacutevaluation interne sur la base de la mecircme grille
deacutevaluation (voir annexe E8)29
Les grilles deacutevaluation remplies pour chaque proposition complegravete
doivent ecirctre envoyeacutees au comiteacute deacutevaluation
En gestion directe les membres du comiteacute deacutevaluation ou les assesseurs internes qui eacutevaluent les
demandes complegravetes peuvent reacuteeacutevaluer les notes attribueacutees agrave la pertinence dune action lors de
leacutevaluation de la note succincte de preacutesentation Il appartient au comiteacute deacutevaluation daccepter cette
nouvelle eacutevaluation ou non
Le secreacutetaire preacutepare ensuite le classement de toutes les propositions en fonction des notes obtenues
Les demandes obtenant les scores les plus eacuteleveacutes seront preacute-seacutelectionneacutees jusquagrave ce que le budget
disponible pour cet appel agrave propositions soit atteint
28 Pour la gestion directe la mecircme grille est geacuteneacutereacutee dans PROSPECT29 Ceci signifie quun des assesseurs sera originaire de la deacuteleacutegation de lUE pertinente
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Le rapport deacutevaluation des propositions complegravetes (deuxiegraveme eacutetape) est soumis agrave ladministration
contractante qui doit deacutecider si elle accepte ou non les recommandations du comiteacute deacutevaluation
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit ensuite soumettre le rapport deacutevaluation agrave la
Commission europeacuteenne pour autorisation
Une fois que leacutevaluation des demandes complegravetes est termineacutee ladministration contractante informe
tous les demandeurs principaux par eacutecrit des reacutesultats de leacutevaluation en indiquant si leur demande a
passeacute avec succegraves la seacuteance douverture et la veacuterification administrative et si elle a eacuteteacute provisoirement
seacutelectionneacutee en fonction de la note quelle a obtenue Ceux dont les propositions ont eacuteteacute
provisoirement seacutelectionneacutees seront inviteacutes agrave fournir les piegraveces justificatives requises
En vertu de la gestion directe cette lettre est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les
demandes sont remises en main propre ou reccedilues par la poste PROSPECT envoie la lettre aux
adresses de courrier eacutelectronique enregistreacutees dans le systegraveme Les demandeurs principaux qui nont
pas fourni dadresse eacutelectronique seront informeacutes par courrier
6585 Veacuterification de leacuteligibiliteacute
Cette eacutevaluation est reacutealiseacutee en utilisant la deacuteclaration par le demandeur principal les piegraveces
justificatives requises et les critegraveres deacutefinis dans les lignes directrices pour les demandeurs Les
assesseurs ou les membres du comiteacute deacutevaluation ne peuvent en aucun cas changer cette deacuteclaration
La deacuteclaration du demandeur principal est-elle conforme aux documents justificatifs demandeacutesbull
Toute piegravece justificative manquante ou toute incoheacuterence entre la deacuteclaration et les piegraveces
justificatives peut entraicircner le rejet de la proposition pour ce seul motif Toutefois le comiteacute
deacutevaluation peut exercer son pouvoir discreacutetionnaire en deacutecidant si les demandeurs concerneacutes peuvent
ecirctre autoriseacutes agrave soumettre les documents manquants ou corriger les informations pertinentes en
assurant le respect des principes deacutegaliteacute de traitement des demandeurs et de proportionnaliteacute Quelle
que soit la deacutecision du comiteacute deacutevaluation cette deacutecision doit ecirctre entiegraverement enregistreacutee et justifieacutee
dans le rapport deacutevaluation (voir section 283)
Eacuteligibiliteacute les demandeurs (et la ou les entiteacutes affilieacutees) sont-elles eacuteligiblesbull
Leacuteligibiliteacute des demandeurs et de laction est eacutevalueacutee au regard des critegraveres figurant dans les lignes
directrices agrave lattention des demandeurs
La veacuterification de leacuteligibiliteacute peut ecirctre effectueacutee par les membres du comiteacute deacutevaluation ou par les
assesseurs Chaque proposition peut ecirctre examineacutee par une personne
Mecircme si la veacuterification de leacuteligibiliteacute est en principe preacutevue seulement pour les demandeurs
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
200
provisoirement seacutelectionneacutes agrave la fin de la proceacutedure le comiteacute deacutevaluation peut deacutecider de veacuterifier ce
point agrave toute eacutetape preacuteceacutedente Degraves lors conformeacutement aux bonnes pratiques administratives le
comiteacute deacutevaluation peut exclure les demandeurs agrave leacutevidence ineacuteligibles agrave un stade quelconque de la
proceacutedure deacutevaluation
Si leacutevaluation est reacutealiseacutee par les assesseurs le comiteacute doit revoir leurs conclusions en fonction des
grilles deacutevaluation quils ont remplies Pour faciliter cette reacutevision le secreacutetaire du comiteacute deacutevaluation
dresse une liste des propositions jugeacutees ineacuteligibles en indiquant les raisons de cette ineacuteligibiliteacute Une
justification doit ecirctre fournie pour chaque entreacutee de la liste
6586 Conclusions du Comiteacute deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation arrecircte ses recommandations une fois que les assesseurs ont examineacute lensemble
des propositions Il ne peut modifier ni leurs notations ni leurs recommandations ni leurs grilles
deacutevaluation
Le comiteacute deacutevaluation peut accepter le classement eacutetabli par le secreacutetaire en fonction du rapport des
assesseurs Sil rejette les notations donneacutees par les assesseurs agrave une proposition notamment en cas de
notes tregraves diffeacuterentes voire contradictoires il doit justifier sa deacutecision dans le rapport deacutevaluation Le
comiteacute doit alors preacuteparer une nouvelle grille deacutevaluation (soit collective soit preacutepareacutee par un des
membres votants du comiteacute) pour la proposition concerneacutee La liste des propositions recommandeacutees
est actualiseacutee en conseacutequence de cette nouvelle eacutevaluation qui remplace celles eacutetablies par les
assesseurs La nouvelle eacutevaluation peut eacutegalement couvrir une ou plusieurs parties de leacutevaluation (par
exemple lorsque le comiteacute deacutevaluation deacutecide de reacuteeacutevaluer uniquement la pertinence des actions)
Ces deacutecisions doivent ecirctre consigneacutees et pleinement justifieacutees dans le rapport deacutevaluation Les grilles
deacutevaluation remplies par les membres du comiteacute doivent ecirctre conserveacutees avec celles des assesseurs
Les deacutecisions du comiteacute sont prises de maniegravere indeacutependante et agrave titre consultatif Le comiteacute doit agrave
lissue de ses reacuteunions arrecircter la liste des propositions retenues pour financement en indiquant la note
obtenue par chaque proposition le montant demandeacute pour la subvention et le pourcentage de coucircts
eacuteligibles agrave financer Sous reacuteserve des points suivants cette liste est composeacutee des propositions ayant
obtenu les meilleures notations classeacutees par ordre et dans la limite des fonds disponibles au titre de
lappel agrave propositions
Le comiteacute deacutevaluation peut recommander de seacutelectionner une proposition sous reacuteserve que certaines
conditions soient remplies avant la signature du contrat Ces conditions ne doivent cependant pas
remettre en cause la deacutecision doctroi de la subvention ou aller agrave lencontre du principe deacutegaliteacute de
traitement des demandeurs (voir le point 636)
bull
Le comiteacute deacutevaluation peut deacutecider de ne pas attribuer tous les fonds disponibles sil estime que trop
peu de propositions ont la qualiteacute requise pour beacuteneacuteficier dune subvention En dautres termes la
disponibiliteacute des fonds ne deacutetermine pas lattribution des contrats si le niveau de qualiteacute requis nest
pas obtenu
bull
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Le comiteacute deacutevaluation peut constituer une liste par thegraveme ou reacutegion geacuteographique speacutecifieacutes dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs
bull
Le comiteacute deacutevaluation peut rejeter une proposition sil a seacutelectionneacute une autre proposition de nature
similaire et qui a obtenu un score plus eacuteleveacute
bull
Lorsque plusieurs propositions soumises par le mecircme demandeur principal sont seacutelectionneacutees pour le
financement mais que le demandeur principal na pas la capaciteacute financiegravere et opeacuterationnelle pour
mettre en œuvre les actions toutes ensemble le Comiteacute peut rejeter la(les) proposition (s) agrave qui (ont)
a eacuteteacute attribueacutee(s) une plus faible note et seacutelectionner la(les) proposition (s) que le demandeur a la
capaciteacute de mettre en œuvre
bull
Par ailleurs le comiteacute peut eacutetablir une liste de reacuteserve incluant les propositions les mieux noteacutees apregraves
celles proposeacutees pour beacuteneacuteficier dune subvention Cette liste de reacuteserve est valide au cours de la
peacuteriode mentionneacutee dans le rapport deacutevaluation Les propositions figurant sur cette liste sont
susceptibles de recevoir une subvention dans la mesure ougrave les fonds deviennent disponibles dans le
cadre de lappel agrave propositions (la diminution des coucircts eacuteligibles des propositions seacutelectionneacutees
limpossibiliteacute de signer un contrat avec des demandeurs seacutelectionneacutes etc)
Le rapport final deacutevaluation qui couvre la veacuterification de leacuteligibiliteacute est reacutedigeacute apregraves la derniegravere
reacuteunion du comiteacute deacutevaluation Il doit ecirctre signeacute par tous les membres du comiteacute deacutevaluation
GESTION DIRECTE ET GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Lensemble de la proceacutedure deacutevaluation fait lobjet dun rapport deacutevaluation signeacute par le preacutesident
le secreacutetaire et tous les eacutevaluateurs Le rapport deacutevaluation est soumis agrave ladministration
contractante qui doit deacutecider daccepter ou non ses recommandations
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Outre ce qui preacutecegravede ladministration contractante doit alors adresser le rapport deacutevaluation et les
recommandations de ladministration contractante agrave la Commission europeacuteenne pour autorisation
Lorsque ladministration contractante confirme labsence de modifications (au niveau des conditions
particuliegraveres ou des annexes du contrat) aux conditions contractuelles normales annexeacutees aux lignes
directrices agrave lintention des demandeurs lautorisation par la Commission europeacuteenne du rapport
deacutevaluation et de la liste des propositions dattribution vaut endossement global des contrats
correspondants lorsquun tel endossement est requis La liste doit inclure tous les eacuteleacutements
neacutecessaires agrave la conclusion des contrats (y compris les informations sur le demandeur le montant
maximum de la subvention et la dureacutee du contrat) Aucun endossement par la Deacuteleacutegation de lUE
nest toutefois requis dans certains cas preacuteciseacutes dans le Guide pratique des proceacutedures applicables
aux devis programmes
Une fois ces accords obtenus ladministration contractante commence agrave attribuer les subventions (voir
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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section 6510)
La deacutecision dattribution comporte lobjet et le montant global de la deacutecision ainsi que le rapport
deacutevaluation approuveacute et le cas eacutecheacuteant les raisons pour lesquelles ladministration contractante
deacutecide de seacutecarter des recommandations du comiteacute concernant telle ou telle proposition
Sous reacuteserve de la leacutegislation de ladministration contractante en matiegravere daccegraves aux documents
lensemble de la proceacutedure de la reacutedaction de lappel agrave propositions jusquagrave la seacutelection des
demandeurs retenus est strictement confidentiel Les deacutecisions du comiteacute deacutevaluation sont collectives
et ses deacutelibeacuterations sont tenues secregravetes Les membres du comiteacute deacutevaluation et les assesseurs ont
lobligation de respecter la confidentialiteacute Lorsque la leacutegislation de ladministration contractante va agrave
lencontre des regravegles de confidentialiteacute ladministration contractante doit demander laccord preacutealable
de la Commission europeacuteenne avant de divulguer quelque information que ce soit
659 Annulation de la proceacutedure dappel agrave propositions
Ladministration contractante peut annuler la proceacutedure dappel agrave propositions agrave tout moment en
particulier agrave la lumiegravere du rapport deacutevaluation dans les cas suivants
lorsque lappel agrave propositions est infructueux cest-agrave-dire lorsquaucune proposition meacuteritant decirctre
retenue na eacuteteacute reccedilue ou lorsquil ny a pas eu de reacuteponse
bull
lorsque les eacuteleacutements techniques ou eacuteconomiques du programme ont eacuteteacute fondamentalement modifieacutesbull
lorsque des circonstances exceptionnelles ou des cas de force majeure rendent impossible la mise
en œuvre normale des actions preacutevues
bull
en cas dirreacutegulariteacutes de proceacutedure notamment en cas de rupture de leacutegaliteacute de traitementbull
GESTION DIRECTE
Lannulation dun appel agrave propositions constitue un eacuteveacutenement agrave deacuteclarer
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
Ladministration contractante doit obtenir lautorisation preacutealable de la Commission europeacuteenne
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
La responsabiliteacute de lannulation dun appel agrave propositions relegraveve de ladministration contractante
En cas dannulation dun appel agrave propositions tous les demandeurs principaux doivent ecirctre avertis par
ladministration contractante Ils ne peuvent preacutetendre agrave aucune indemniteacute du fait de cette annulation
Enfin ladministration contractante adresse lavis dannulation aux services compeacutetents de la
Commission europeacuteenne pour publication sur le site internet dEuropeAid
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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6510 Attribution de subventions
65101 Notification aux demandeurs
GESTION DIRECTE et GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX POST
Les notifications du reacutesultat de leacutevaluation de leur proposition doivent ecirctre envoyeacutees aux
demandeurs principaux retenus dans les 6 mois suivant la date limite fixeacutee pour le deacutepocirct de leur
proposition complegravete Toutefois ce deacutelai peut ecirctre eacutetendu dans les cas exceptionnels notamment
pour les actions complexes telles que les appels agrave propositions multi-beacuteneacuteficiaires ou si de
nombreuses demandes ont eacuteteacute reccedilues ou encore en cas de retards attribuables aux demandeurs
Apregraves approbation par ladministration contractante de la liste finale des subventions agrave attribuer elle
notifie tous les demandeurs principaux retenus par eacutecrit que leurs propositions ont eacuteteacute seacutelectionneacutees
En gestion directe cette lettre est geacuteneacutereacutee et envoyeacutee via PROSPECT Lorsque les demandes sont
remises en main propre ou reccedilues par la poste PROSPECT envoie la lettre aux adresses de courrier
eacutelectronique enregistreacutees dans le systegraveme Les demandeurs principaux qui nont pas fourni dadresse
eacutelectronique seront informeacutes par courrier
GESTION INDIRECTE AVEC CONTROcircLES EX ANTE
La Commission europeacuteenne doit approuver la deacutecision dattribution avant sa notification
Lorsque lappel agrave propositions est organiseacute par un service du siegravege de la Commission europeacuteenne une
copie de ces notifications ainsi que le cas eacutecheacuteant toute la documentation et les eacuteleacutements de
leacutevaluation neacutecessaires agrave la preacuteparation et agrave la gestion du contrat sont adresseacutes agrave la Deacuteleacutegation de
lUnion europeacuteenne dans le pays de mise en œuvre preacutevue de laction proposeacutee
Les lettres aux demandeurs principaux retenus doivent ecirctre envoyeacutees dans les 15 jours de la deacutecision
dattribution les demandeurs dont les propositions nont pas eacuteteacute retenues doivent ecirctre notifieacutes du
reacutesultat de leacutevaluation (et des raisons pour lesquelles ils nont pas eacuteteacute retenus) dans les 15 jours
suivant la notification des demandeurs seacutelectionneacutes
Les tableaux suivants reacutesument sur une ligne temporelle les eacutetapes des appels agrave proposition restreints
et ouverts
Chapitre 6 Subventions
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Chapitre 6 Subventions
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65102 Preacuteparation du contrat et signature
Ladministration contractante preacutepare les contrats en suivant les eacutetapes de la section 292 pour
preacuteparer le contrat de chaque beacuteneacuteficiaire de subvention figurant sur la liste finale
Le budget de laction proposeacute par le beacuteneacuteficiaire doit ecirctre corrigeacute de toute erreur arithmeacutetique et de
tout coucirct non eacuteligible avant la signature du contrat Le cas eacutecheacuteant la description de laction est
corrigeacutee en conseacutequence
Ladministration contractante peut demander au beacuteneacuteficiaire de modifier ou leacutegegraverement corriger la
description de laction ou le budget sans pour autant remettre en cause la deacutecision dattribution de la
subvention ni leacutegaliteacute de traitement entre demandeurs Ces besoins de clarificationscorrections
mineures doivent
se rapporter aux aspects clairement identifieacutes par le comiteacute deacutevaluation oubull
ecirctre justifieacutes par des changements intervenus apregraves la date de reacuteception de la propositionbull
Ces modifications ne peuvent pas avoir pour conseacutequence daugmenter le montant de la subvention ni
le pourcentage de cofinancement fixeacute par le comiteacute deacutevaluation pour la contribution de lUnion
europeacuteenne Il convient de garder une trace des eacutechanges intervenus agrave ce propos avec les demandeurs
En gestion directe le contrat de subvention doit ecirctre signeacute dans les 3 mois suivant la notification de
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lattribution Toutefois il peut ecirctre deacuterogeacute agrave cette regravegle dans les cas exceptionnels pour les actions
complexes (notamment pour les appels agrave propositions multi-beacuteneacuteficiaires ou au cas ougrave de nombreuses
demandes ont eacuteteacute reccedilues) ou en cas de retards attribuables aux demandeurs
Toute autre modification de la proposition du beacuteneacuteficiaire ou neacutegociation avec lui est interdite
Utilisation de la liste de reacuteserve
Une fois que la proceacutedure mentionneacutee ci-dessus a eacuteteacute suivie il peut arriver que des fonds soient
disponibles soit parce quune partie du budget disponible pour laction na pas eacuteteacute attribueacutee soit parce
que des fonds additionnels sont verseacutes au budget de laction pendant la peacuteriode de validiteacute de la liste de
reacuteserve
Dans ce cas la proceacutedure pour signer des contrats additionnels agrave partir de la liste de reacuteserve est la
suivante
si les fonds disponibles sont suffisants pour financer la proposition du premier demandeur de cette
liste notifier le premier demandeur figurant sur la liste de reacuteserve et preacuteparer le contrat comme
indiqueacute en deacutebut de section (correction des eacuteventuelles erreurs arithmeacutetiques ou suppression des
coucircts ineacuteligibles figurant eacuteventuellement au budget de laction proposeacutee) Prendre en consideacuteration
ces eacuteventuelles erreurs ou suppressions de coucircts ineacuteligibles pour calculer le montant des fonds
disponibles
bull
si les fonds disponibles ne sont pas suffisants il peut ecirctre proposeacute au premier demandeur figurant sur
la liste de reacuteserve daugmenter son pourcentage de co-financement Il convient de noter que le
pourcentage de coucircts eacuteligibles doit rester dans les limites fixeacutees dans les lignes directrices de lappel
agrave propositions Si le premier demandeur accepte le contrat peut ecirctre signeacute suivant les instructions
donneacutees dans cette section Au cas ougrave le demandeur peut augmenter son pourcentage de co-
financement mais que ce nouveau pourcentage ne respecte plus les lignes directrices aucun contrat
ne peut ecirctre signeacute et il convient de prendre contact avec le 2e demandeur de la liste de reacuteserve La
mecircme approche doit ecirctre alors suivie (disponibiliteacute des fonds apregraves correction des eacuteventuelles erreurs
arithmeacutetiques ou coucircts ineacuteligibles possibiliteacute daugmenter la part de co-financement au cas ougrave les
fonds restants ne soient pas suffisants etc)
bull
Si neacutecessaire la mecircme approche peut ecirctre suivie avec les demandeurs preacutesents sur la liste de reacuteserve
(3e 4e etc)
Il est interdit de demander au beacuteneacuteficiaire de la subvention de reacuteduire ou modifier leur action
afin de la maintenir dans le cadre des fonds disponibles - sauf le cas particulier des clarifications
et corrections mineures - car cela revient agrave neacutegocier avec lui et agrave changer fondamentalement le
programme
De telles modificationsreacuteductions pourraient aboutir agrave attribuer la subvention agrave une proposition moins
bien classeacutee ce qui ne serait pas conforme aux principes de transparence et deacutegaliteacute de traitement
Afin de preacutevenir ce risque il convient de conserver une trace de tous les eacutechanges avec les candidats
de la liste de reacuteserve qui auront eacuteteacute notifieacutes
Chapitre 6 Subventions
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6511 Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention
Caracteacuteristiques du contrat-type de subvention Les attributaires des subventions deviennent les
beacuteneacuteficiaires ou parties au contrat de subvention En particulier le demandeur principal qui devient
beacuteneacuteficiaire est identifieacute dans les conditions speacuteciales du contrat (voir annexe e3h1) en tant que
coordinateur
Le coordinateur est le principal interlocuteur de ladministration contractante Il repreacutesente et agit au
nom des autres beacuteneacuteficiaires et coordonne la conception et la mise en œuvre de laction
bull
Les coucircts eacuteligibles au financement de lUnion europeacuteenne sont ceux encourus par le beacuteneacuteficiaire (ou
les beacuteneacuteficiaires en cas dactions multi-beacuteneacuteficiaires) Les coucircts encourus par les entiteacutes affilieacutees
peuvent eacutegalement ecirctre eacuteligibles
bull
Le contrat-type de subvention reconnaicirct lautonomie du beacuteneacuteficiaire dans la mise en œuvre de
laction et eacutetablit en conseacutequence des regravegles de gestion simplifieacutees En particulier il accorde au
coordinateur la possibiliteacute dadapter et de modifier laction sans laccord preacutealable de ladministration
contractante agrave condition que les modifications ne soient pas substantielles et donc quelles ne
remettent pas en question les conditions dans lesquelles la subvention a eacuteteacute attribueacutee et quelles
nentraicircnent pas une modification de plus de 25 dune rubrique du budget
bull
Lorsque la mise en œuvre de laction neacutecessite la passation de marcheacutes par le beacuteneacuteficiaire celui-ci
doit respecter les regravegles eacutenonceacutees agrave lannexe IV du contrat
bull
Sauf demande ou accord contraire de la Commission europeacuteenne les beacuteneacuteficiaires doivent prendre
les mesures neacutecessaires pour assurer la visibiliteacute du financement ou cofinancement de lUnion
europeacuteenne (voir section 235)
bull
65111 Publication de lattribution des subventions
Une fois les contrats signeacutes ladministration contractante preacutepare pour chaque appel agrave propositions
un avis dattribution de subventions (annexe e11) quelle envoie en format eacutelectronique et sans deacutelai agrave
la Commission europeacuteenne pour publication sur le site internet dEuropeAid
En outre ladministration contractante doit enregistrer toutes les informations statistiques concernant
la proceacutedure (notamment le nombre de demandeurs au cours de lanneacutee preacuteceacutedente le nombre et le
pourcentage de demandes admises par appel agrave propositions la dureacutee moyenne de la proceacutedure de la
date de la clocircture de lappel agrave proposition jusquagrave lattribution de la subvention le montant des
subventions les noms des demandeurs et les informations relatives aux beacuteneacuteficiaires des
subventions)
En outre agrave la fin de chaque anneacutee ladministration contractante preacutepare et soumet pour publication agrave
la Commission europeacuteenne un tableau reacutecapitulatif conforme au modegravele annexeacute au Guide pratique
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
208
(annexe e11 y compris le tableau subventions attribueacutees sans appel agrave propositions)
Ladministration contractante publie eacutegalement ces informations sur son propre site internet etou dans
tout autre meacutedia approprieacute
La Commission europeacuteenne peut deacuteroger aux obligations ci-dessus ou autoriser ladministration
contractante du pays partenaire agrave y deacuteroger si la divulgation des informations risque de compromettre
la seacutecuriteacute des beacuteneacuteficiaires ou de porter preacutejudice agrave leurs inteacuterecircts commerciaux
66 Subventions dun faible montant
Il sagit des subventions dun montant maximum de 60 000 EUR
Dans ce cas certaines simplifications sont apporteacutees
le refus daccepter un cofinancement en nature doit ecirctre justifieacutebull
il nest pas neacutecessaire que le demandeur fournisse la deacuteclaration sur lhonneur relative aux situations
dexclusion
bull
les piegraveces justificatives ne sont pas exigeacuteesbull
la garantie de preacutefinancement ne peut pas ecirctre exigeacuteebull
les donneacutees comptables et piegraveces justificatives sont conserveacutees pendant 3 ans suivant le versement du
solde
bull
la regravegle de non-profit ne sapplique pasbull
67 Appel agrave propositions restreint
Les dispositions applicables aux appels agrave propositions ouverts et deacutecrites au point 64 sappliquent
eacutegalement aux appels agrave propositions restreints sous reacuteserve des dispositions suivantes
Dans le cadre de lappel agrave propositions restreint les demandeurs principaux envoient dabord une note
succincte de preacutesentation
La veacuterification administrative des notes succinctes de preacutesentation puis des propositions complegravetes est
effectueacutee en utilisant leurs listes de controcircle respectives
Les lignes directrices agrave lintention des demandeurs principaux preacutevoiront quune partie dentre eux
deacutetermineacutee en fonction du budget disponible sera inviteacutee agrave soumettre une proposition finale Une liste
est alors constitueacutee composeacutee des notes succinctes de preacutesentation ayant obtenu les meilleures
notations classeacutees par ordre et dans la limite du nombre publieacute Un rapport deacutetaillant les reacutesultats de
la seacuteance douverture de la veacuterification administrative et de leacutevaluation des notes succinctes de
preacutesentation est reacutedigeacute
Les demandeurs principaux ainsi preacuteseacutelectionneacutes sont ensuite inviteacutes par eacutecrit agrave soumettre un
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
209
formulaire complet de demande La veacuterification de leacuteligibiliteacute ne sera reacutealiseacutee que pour les
propositions qui ont eacuteteacute provisoirement seacutelectionneacutees agrave la fin de leacutevaluation sur la base des piegraveces
justificatives demandeacutees par ladministration contractante et des deacuteclarations du demandeur principal
selon les regravegles exposeacutees dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs et dans les limites de
lenveloppe financiegravere disponible de lappel agrave propositions
Les eacuteleacutements eacutevalueacutes sur la base de la note succincte de preacutesentation ne peuvent pas ecirctre modifieacutes par
le demandeur dans la proposition complegravete La contribution demandeacutee agrave lUnion Europeacuteenne pour
financer laction ne peut pas seacutecarter de lestimation initiale de plus de 20 Si la contribution de
lUnion Europeacuteenne demandeacutee varie par rapport agrave lestimation initiale le pourcentage entre la
contribution de lUnion Europeacuteenne et le coucirct total de laction doit rester dans les limites imposeacutees par
les lignes directrices de lappel agrave propositions Le demandeur chef de file ne peut remplacer un
codemandeur ou une entiteacute affilieacutee que dans des cas ducircment justifieacutes (ex faillite du codemandeur ou
de lentiteacute affilieacutee initiaux) Dans ce cas le nouveau codemandeurla nouvelle entiteacute affilieacutee doit ecirctre
de nature similaire au codemandeuragrave lentiteacute affilieacutee initiale(e) Le demandeur chef de file peut
adapter la dureacutee de laction si des circonstances impreacutevues ne relevant pas du champ dapplication des
demandeurs se sont produites apregraves la soumission de la note de preacutesentation et exigent une telle
adaptation (risque de non-exeacutecution de laction) Dans ces cas la dureacutee doit rester dans les limites
preacutevues dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Une explicationjustification du
remplacementde ladaptation concerneacute(e) est jointe dans une lettre ou un courriel annexes
Le deacutelai minimal entre la date de publication des lignes directrices agrave lintention des demandeurs et la
date limite fixeacutee pour la soumission des notes succinctes de preacutesentation est de 45 jours Le deacutelai
minimal entre la date denvoi des lettres dinvitation agrave soumettre les propositions complegravetes et la date
limite fixeacutee pour la soumission des propositions est de 45 jours Toutefois dans certains cas
exceptionnels des deacuterogations preacutevoyant des deacutelais plus courts peuvent ecirctre accordeacutees
68 Modification des contrats de subvention
681 Principes geacuteneacuteraux
Voir section 2101
Les contrats ne peuvent ecirctre modifieacutes que par amendement et non par ordre administratif Ces
amendements y compris ceux visant agrave ajouter ou enlever un beacuteneacuteficiaire ne peuvent avoir pour effet
de remettre en cause la deacutecision dattribution de la subvention ni de violer leacutegaliteacute de traitement entre
demandeurs
Dans un contrat-type de subvention ni le montant maximal de la subvention ni le pourcentage
maximum de cofinancement par lUnion europeacuteenne ne peuvent ecirctre augmenteacutes
682 Preacuteparation dun avenant
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
210
Voir section 2102
69 Attribution des marcheacutes et soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires desubventions
691 Attribution des marcheacutes
Marcheacutes de services fournitures ou travaux dans le cadre dune action subventionneacutee lorsque la mise
en œuvre dune action neacutecessite la passation de marcheacutes de services fournitures ou travaux par le
beacuteneacuteficiaire de la subvention les proceacutedures dattribution pour chacun des marcheacutes doit respecter les
proceacutedures speacutecifieacutees agrave lannexe IV du contrat de subvention Agrave deacutefaut les deacutepenses relatives agrave
lattribution de ces marcheacutes ne sont eacuteligibles ni au financement par le budget de lUnion europeacuteenne ni
par le FED
Cependant ces marcheacutes ne peuvent couvrir quune part limiteacutee de laction
692 Soutien financier aux tiers par les beacuteneacuteficiaires de subventions
Si la mise en œuvre de laction requiert du beacuteneacuteficiaire de la subvention quil soutienne financiegraverement
des tiers
ladministration contractante doit dabord sassurer avant dattribuer la subvention au beacuteneacuteficiaire
quil offre les garanties approprieacutees pour recouvrer tout montant ducirc agrave lUnion europeacuteenne Cela est ducirc
au fait que les beacuteneacuteficiaires de subventions demeurent financiegraverement responsables vis-agrave-vis de
ladministration contractante pour lusage correct du soutien financier
bull
les conditions suivantes de redistribution doivent ecirctre strictement deacutefinies dans le contrat de
subvention pour eacuteviter le pouvoir discreacutetionnaire du beacuteneacuteficiaire de la subvention Par deacutefaut les
demandeurs incluront ces informations dans leurs propositions
bull
les objectifs et reacutesultats agrave obtenir gracircce au soutien financiera)
les diffeacuterents types dactiviteacutes susceptibles de beacuteneacuteficier dun soutien financier sur la base dune
liste exhaustive
b)
Lorsquaucune activiteacute speacutecifique nest soutenue (par ex des transferts inconditionnels en espegraveces aux
reacutefugieacutes pour leur subsistance ou agrave des deacutefenseurs des droits de lhomme pour soutenir leur travail en
geacuteneacuteral) cela doit eacutegalement ecirctre preacuteciseacute Dans ce cas le beacuteneacuteficiaire de la subvention ne doit pas
prouver que le soutien financier a eacuteteacute utiliseacute par les beacuteneacuteficiaires du soutien financier dans un but
speacutecifique
les types de personnes ou cateacutegories de personnes pouvant beacuteneacuteficier dun soutien financierc)
Eacutetant donneacute que les actes de base ne preacutevoient habituellement aucune restriction en matiegravere de
nationaliteacute et dorigine pour les beacuteneacuteficiaires dun soutien financier ladministration contractante doit
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
211
inclure toute restriction eacuteventuelle dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
les critegraveres de seacutelection de ces entiteacutes et doctroi du soutien financierd)
Lorsque ladministration contractante souhaite garantir que le beacuteneacuteficiaire se conforme agrave certains
principes etou proceacutedures justifieacutes par les speacutecificiteacutes de lappel agrave propositions (par ex lorsque des
montants conseacutequents seront distribueacutes par le biais des appels agrave propositions) cela devra ecirctre deacutefini
dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs Par exemple les lignes directrices pourraient
preacutevoir que pour le lancement dappels agrave propositions ayant pour objet loctroi dun soutien financier
les beacuteneacuteficiaires peuvent utiliser leurs propres proceacutedures agrave condition que ces proceacutedures soient
conformes aux principes de proportionnaliteacute de bonne gestion financiegravere deacutegaliteacute de traitement et de
non-discrimination quelles garantissent la transparence avec une publication adeacutequate des appels agrave
propositions et quelles eacutevitent les conflits dinteacuterecircts tout au long de la proceacutedure dattribution
les critegraveres retenus pour deacutefinir le montant exact du soutien financier accordeacute agrave chaque entiteacute tiercee)
Si ladministration contractante veut sassurer que le soutien financier soit baseacute par exemple sur les
coucircts effectivement supporteacutes ou quil respecte le principe de non-profit elle doit le preacuteciser dans les
lignes directrices agrave lintention des demandeurs
le montant maximal pouvant ecirctre octroyeacutef)
le montant du soutien ne peut deacutepasser 60 000 EUR par tiers sauf lorsque la redistribution de la
subvention constitue lobjectif principal de laction Dans ce cas le montant de la redistribution nest
pas limiteacute30
Lorsque ladministration contractante souhaite appliquer un plafond au soutien financier (cest-agrave-dire
lenveloppe financiegravere disponible aux demandeurs agrave cet eacutegard) cela doit ecirctre speacutecifieacute dans les lignes
directrices agrave lintention des demandeurs
Les demandeurs peuvent eacutegalement ecirctre inviteacutes dans les lignes directrices agrave lintention des demandeurs
agrave proposer les documents neacutecessaires agrave conserver pour prouver que le soutien financier a eacuteteacute utiliseacute
conformeacutement au contrat de subvention
Le soutien financier peut eacutegalement ecirctre un instrument utile pour accroicirctre le nombre de beacuteneacuteficiaires
locaux et de partenaires par action dans les limites deacutecrites ci-dessus
Pour eacuteviter toute ambiguiumlteacute les regravegles en matiegravere de soutien financier ne sappliquent que lorsquun
beacuteneacuteficiaire apporte ce soutien agrave un tiers Les critegraveres ci-dessus ne doivent pas ecirctre satisfaits lorsque
les fonds sont fournis agrave des co-beacuteneacuteficiaires ou entiteacutes affilieacutees
610 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement(autres) organisations internationales et organismes nationaux
30 Dans le cadre du Regraveglement financier 10e FED et des preacuteceacutedents la redistribution de la subvention ne pouvait pas
constituer lobjectif principal de laction
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
212
6101 Subventions agrave des organisations dont les piliers ont eacuteteacute eacutevalueacutes positivement parla Commission europeacuteenne et (autres) organisations internationales
Si le beacuteneacuteficiaire dune subvention (le coordinateur dans le cas dun contrat multi-beacuteneacuteficiaires) est une
organisation internationale dont les piliers ont fait lobjet dune eacutevaluation positive31
par la
Commission europeacuteenne dans le cadre dune eacutevaluation en vue de confier des tacircches dexeacutecution du
budget cette organisation ne signera pas le contrat-type de subvention mais une convention de
subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers baseacutee sur le modegravele
PAGoDA32
Cette convention devra peut-ecirctre ecirctre compleacuteteacutee par des dispositions convenues par le
biais daccords-cadres avec lorganisation pertinente
Toutefois les conditions geacuteneacuterales et particuliegraveres de la convention de subvention pour les
organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers seront compleacuteteacutees par les modegraveles standard
publieacutes avec lappel agrave propositions agrave savoir le budget (annexe B) et le cadre logique (annexe C)33
La
description de laction (annexe I agrave la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet
de leacutevaluation des piliers) sera extraite du formulaire de demande soumis par lorganisation34
Lorsque le coordinateur nest pas une organisation ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers mais un
ou plusieurs co-beacuteneacuteficiaires sont des organisations internationales dont les piliers ont fait lobjet dune
eacutevaluation positive le contrat-type de subvention est signeacute Dans ce cas les dispositions
suppleacutementaires de lannexe e3h11 seront incorporeacutees au titre de larticle 7 des conditions particuliegraveres
Certaines dispositions de lannexe e3h11 (voir annexe e3h11 pour de plus amples informations)
doivent eacutegalement ecirctre incluses dans les conditions particuliegraveres si le coordinateur ou un co-
beacuteneacuteficiaire est une organisation internationale dont les piliers nont pas fait lobjet dune eacutevaluation
positive
31 Ceci fait reacutefeacuterence aux trois piliers de base comptabiliteacute controcircle interne et audit externe Exceptionnellement si lun de
ces piliers na pas eacuteteacute eacutevalueacute avec succegraves des mesures correctives peuvent ecirctre mises en place afin dassurer un niveau de
protection eacutequivalent32 Disponible sur le site web EuropeAid Ceci ne sapplique pas aux contrats de subvention avec la Banque mondiale qui
sont baseacutes sur des modegraveles distincts33 Pour les subventions directes lorganisation et ladministration contractante peuvent convenir dutiliser dautres modegraveles
(par exemple les modegraveles de lorganisation) pour autant que ces modegraveles soient conformes aux dispositions de la
convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers34 Lorsque la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers fait suite agrave un
appel agrave propositions le modegravele de rapport financier qui est annexeacute au guide pratique (annexe e3h7) doit ecirctre utiliseacute Lorsque
la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers fait suite agrave une attribution
directe lorganisation et ladministration contractante peuvent convenir dutiliser dautres modegraveles pour autant que ces
modegraveles soient conformes aux dispositions de la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de
leacutevaluation des piliers Pour les rapports narratifs lorganisation peut utiliser ses propres modegraveles pour autant que ces
modegraveles soient conformes aux dispositions de la convention de subvention pour les organisations ayant fait lobjet de
leacutevaluation des piliers
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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Deacutefinition de lorganisation internationalebull
Conformeacutement aux Modaliteacutes dapplication du Regraveglement financier de lUnion Europeacuteenne les
laquo organisations internationales raquo sentendent comme des organisations de droit international public
creacuteeacutees par des accords intergouvernementaux ainsi que les agences speacutecialiseacutees creacuteeacutees par celles-ci
ces organisations pouvant avoir un champ dapplication mondial ou reacutegional Les organisations reacutegies
par le droit national ne sont pas des organisations internationales (par ex des ONG nationales avec
des bureaux dans diverses reacutegions ou divers pays)
Agrave titre dexemple les organisations telles que les Nations unies ses agences et autres entiteacutes
speacutecialiseacutees la Banque mondiale lOrganisation de coopeacuteration et de deacuteveloppement eacuteconomiques
lOrganisation mondiale du commerce le Fonds moneacutetaire international lOrganisation pour la
seacutecuriteacute et la coopeacuteration en Europe la Banque europeacuteenne pour la reconstruction et le
deacuteveloppement lOffice des migrations internationales tombent clairement sous la deacutefinition
dorganisation internationale En cas de doute afin de veacuterifier si une organisation est couverte par la
deacutefinition mentionneacutee ci-dessus il est neacutecessaire de deacuteterminer la nature de lorganisation
principalement sur la base de ses actes juridiques (tels que son statut ou laccord intergouvernemental
eacutetablissant lorganisation)
Les organisations suivantes sont explicitement mentionneacutees dans les regravegles dapplication du regraveglement
financier de lUE comme eacutetant des organisations internationales- le Comiteacute international de la Croix-
Rouge (CICR) et la Feacutedeacuteration internationale des Socieacuteteacutes nationales de la Croix Rouge et du
Croissant Rouge (agrave noter que les organisations nationales de la Croix Rouge et du Croissant Rouge ne
sont pas consideacutereacutees comme des organisations internationales)
Dautres organisations agrave but non lucratif peuvent ecirctre assimileacutees agrave des organisations internationales en
vertu dune deacutecision de la Commission
Mode de mise en œuvre et proceacuteduresbull
La Commission europeacuteenne (Collegravege) deacutefinit le mode de mise en œuvre de laction dans la deacutecision
de financement35
Une convention de deacuteleacutegation baseacutee sur le modegravele PAGoDA36
est signeacutee avec les organisations
internationales si la deacutecision de financement preacutevoit une gestion indirecte avec une organisation
internationale agrave condition que lorganisation ait fait lobjet de leacutevaluation des piliers Une convention
de deacuteleacutegation baseacutee sur le modegravele PAGoDA est signeacutee avec les organismes nationaux lorsque la
deacutecision de financement preacutevoit une gestion indirecte avec un organisme national agrave condition que
lorganisme ait fait lobjet de leacutevaluation des piliers
Ce type de contrat nimplique pas une contribution financiegravere pour une action proposeacutee par
35 Pour plus dinformations sur les modes de mise en œuvre notamment la coopeacuteration avec les organisations ayant fait
lobjet de leacutevaluation des piliers vous pouvez consulter le chapitre 3 du DEVCO Companion36 Agrave compter de 2015 le modegravele PAGoDA remplace la convention de deacuteleacutegation en gestion indirecte (IMDA)
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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l organisat ionorganisme mais la deacuteleacutegat ion de tacircches d exeacutecut ion budgeacutetai re agrave
lorganisationorganisme en tant que deacuteleacutegueacute Toutefois la convention de deacuteleacutegation peut eacutegalement
inclure des activiteacutes mises en œuvre directement par lorganisationorganisme
Les conventions de deacuteleacutegation ne doivent pas ecirctre confondues avec la mise en œuvre dune action laquoau
moyen dune subventionraquo agrave la suite de la soumission par une organisation internationale ou une
(autre) organisation ayant fait lobjet de leacutevaluation des piliers dune demande retenue dans le cadre
dun appel agrave propositions (ou exceptionnellement agrave la suite de lattribution directe dune subvention)
6102 Subventions accordeacutees agrave des (autres) organismes publics nationaux des Eacutetatsmembres ou de pays tiers donateurs
Les subventions accordeacutees agrave des organismes publics nationaux des Eacutetats membres ou de pays tiers
donateurs dont les piliers nont pas fait lobjet dune eacutevaluation positive par la Commission
europeacuteenne doivent suivre les regravegles et proceacutedures normales en matiegravere de subventions deacutefinies dans
ce chapitre et le contrat-type de subvention doit ecirctre signeacute Toutefois les organismes publics
nationaux peuvent beacuteneacuteficier de regravegles particuliegraveres applicables aux organismes du secteur public
(telles que la possibiliteacute de deacuteroger agrave lobligation de fournir les garanties financiegraveres)
6103 Subventions octroyeacutees agrave des organismes publics nationaux dun pays partenaire
Lorsquun organisme public dun pays partenaire participe avec succegraves agrave un appel agrave propositions il met
en œuvre laction par le biais dune subvention et le contrat type de subvention doit ecirctre signeacute37
Lorsquun organisme public dun pays partenaire met en œuvre une action en dehors dun appel agrave
propositions les modaliteacutes applicables deacutependent de laction concregravete
1 Si les activiteacutes agrave mettre en œuvre par lorganisme public avec ses propres ressourcespersonnel sont
envisageacutees en tant que projet autonome (cest-agrave-dire nimpliquant pas des taches dexeacutecution
budgeacutetaires) lorganisme public devra signer le contrat-type de subvention Dans ces cas une
attribution directe est toujours justifieacutee du fait de la situation de monopole du beacuteneacuteficiaire38
Ces
activiteacutes peuvent eacutegalement inclure lattribution de contrats mais uniquement pour compleacuteter les
activiteacutes qui doivent ecirctre mises en œuvre par le personnel de lorganisme public
2 Lorsque la contribution financiegravere de lUnion europeacuteenne vise agrave soutenir les coucircts de
fonctionnement de lordonnateur national en vertu du FED ou dun ministegravere ce soutien sera fourni via
une subvention de fonctionnement Ici encore lordonnateur national ou le ministegravere peut attribuer des
contrats conformeacutement aux dispositions pertinentes du contrat de subvention Ledit soutien agrave
lordonnateur national ou agrave un ministegravere ne doit pas ecirctre confondu avec le soutien agrave la structure de
mise en œuvre dun projet dans le cadre dun devis-programme Dans ce dernier cas la contribution de
37 Avant lentreacutee en vigueur de la preacutesente version 2015 du guide pratique les organismes publics des pays partenaires qui
faisaient partie du gouvernement national ne mettaient geacuteneacuteralement pas laction en œuvre par le biais dune subvention
mais en vertu dune convention de financement signeacutee avec le pays partenaire38 Il convient encore dobtenir un accord preacutealable
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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lUE soutient lorganisme dans la gestion des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire (pas les coucircts de
fonctionnement) et elle sera fournie dans le cadre du devis programme au titre de laccord de
financement avec le(s) pays partenaire(s)39
3 Si les activiteacutes agrave mettre en œuvre par lorganisme public sinscrivent dans le cadre dun projet ou
programme de plus grande envergure impliquant eacutegalement des tacircches dexeacutecution budgeacutetaire
lorganisme public mettra en œuvre les activiteacutes dans le cadre dun devis-programme40
39 Le soutien aux coucircts de fonctionnement de lordonnateur nationalministegravere sera inclus dans un devis programme si
laccord de financement pertinent preacutevoit eacutegalement lattribution et la gestion de marcheacutes publics etou de subventions40 Certaines de ces activiteacutes peuvent ecirctre exeacutecuteacutees en reacutegie Pour plus dinformations sur les devis programmes
Chapitre 6 Subventions
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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7 Base leacutegales
71 Cadre juridique applicable aux marcheacutes
711 Programmes financeacutes par le budget de lUE
Le cadre juridique ci-dessous reacutegit les marcheacutes de services de fournitures et de travaux financeacutes par le
budget geacuteneacuteral de lUnion europeacuteenne conclus dans le cadre de la coopeacuteration Union Europeacuteenne en
faveur des pays tiers et attribueacutes par un pouvoir adjudicateur dun pays partenaire ou par la
Commission europeacuteenne agissant au nom et pour le compte du beacuteneacuteficiaire
le regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du 25 octobre 2012 relatif aux regravegles financiegraveres
applicables au budget geacuteneacuteral de lUnion (et en particulier le chapitre III du titre IV de la 2e partie
relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de passation de marcheacutes) tel
que modifieacute par le regraveglement (UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 2015
bull
le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux regravegles
dapplication du regraveglement financier susmentionneacute (et en particulier le chapitre 2 du titre IV de la 2e
partie relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de passation de
marcheacutes) tel que modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) 20152462 de la Commission du 30 octobre
2015
bull
le regraveglement (UE) n deg2362014 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 11 mars 2014 eacutenonccedilant des
regravegles et des modaliteacutes communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le
financement de laction exteacuterieure
bull
les regraveglements1 et autres instruments speacutecifiques relatifs aux diffeacuterents programmes de coopeacuterationbull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
laccord-cadre signeacute par lUnion europeacuteenne et le pays partenaire concerneacute sil existe Cet accord
deacutefinit les regravegles en matiegravere de coopeacuteration administrative entre les deux parties pour la mise en
œuvre de laide exteacuterieure
bull
la convention de financement signeacutee par lUnion europeacuteenne et le pays partenaire concerneacute pour
chaque programme financeacute par lUnion europeacuteenne Elle fixe les objectifs et le budget du
programme
bull
1 Regraveglement (CE) ndeg 4502008 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 23 avril 2008 eacutetablissant le code des douanes
communautaires (code des douanes moderniseacutees) qui deacutefinit les regravegles relatives agrave lorigine des produits (abrogeacute par le
regraveglement (UE) ndeg 9522013 et son acte dexeacutecution agrave compter du 1er mai 2016)
Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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les documents types et modegraveles preacutesenteacutes dans les annexes au preacutesent guidebull
712 Programmes financeacutes par le FED
Le cadre juridique suivant sapplique pour les marcheacutes de services de fournitures et de travaux
financeacutes par le Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
laccord de partenariat ACP-CE signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 et modifieacute agrave Luxembourg le
25 juin 2005 et agrave Ouagadougou le 22 juin 2010 et plus particuliegraverement son annexe IV modifieacutee par
la deacutecision ndeg 12014 du Conseil des ministres ACP-CE du 20 juin 2014
bull
la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative agrave lassociation des pays et
territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne (deacutecision dassociation outre-mer)
bull
lannexe V agrave la deacutecision ndeg 390 du Conseil des ministres ACP-CEE du 29 mars 1990 contenant le
regraveglement de proceacutedure de conciliation et darbitrage
bull
le regraveglement (CE) nordm 2152008 du Conseil du 18 feacutevrier 2008 portant regraveglement financier applicable
au 10e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
le regraveglement (UE) nordm 2015323 du Conseil du lundi 2 mars 2015 portant regraveglement financier
applicable au 11e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
bull
Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
la convention de financement signeacutee par lUE et le pays partenaire concerneacute pour chaque programme
financeacute par lUnion europeacuteenne Elle fixe les objectifs et le budget du programme
bull
les documents types et modegraveles preacutesenteacutes dans les annexes au preacutesent guidebull
72 Cadre juridique applicable aux subventions
721 Programmes financeacutes par le budget de lUE
Le cadre juridique suivant sapplique pour accorder des subventions financeacutees par lUnion europeacuteenne
et conclus au cours de la coopeacuteration avec les pays tiers
le regraveglement (UE Euratom) ndeg 9662012 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 25 octobre 2012
relatif aux regravegles financiegraveres applicables au budget geacuteneacuteral de lUnion (et en particulier le titre VI de
la 1re partie sur les subventions et le chapitre IV du titre IV de la 2e partie relatif aux dispositions
particuliegraveres des actions exteacuterieures en matiegravere de subventions) tel que modifieacute par le regraveglement
(UE Euratom) 20151929 du 28 octobre 2015
bull
le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) ndeg 12682012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux regravegles
dapplication du regraveglement financier (et en particulier le titre VI de la 1re partie sur les subventions et
le chapitre IV du titre III de la 2e partie relatif aux dispositions particuliegraveres des actions exteacuterieures
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Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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en matiegravere de subventions) tel que modifieacute par le regraveglement deacuteleacutegueacute (UE) 20152462 de la
Commission du 30 octobre 2015
le regraveglement (UE) ndeg 2362014 du Parlement europeacuteen et du Conseil du 11 mars 2014 eacutenonccedilant des
regravegles et des modaliteacutes communes pour la mise en œuvre des instruments de lUnion pour le
financement de laction exteacuterieure
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les regraveglements ou les deacutecisions du Conseil consideacutereacutes comme les laquoactes de baseraquo dans le regraveglement
financier et ce guide pratique et dautres instruments speacutecifiques relatifs aux diffeacuterents programmes
de coopeacuteration
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722 Programmes financeacutes par le FED
Le cadre juridique suivant sapplique pour accorder des subventions financeacutees dans le cadre du FED
laccord de partenariat ACP-CE signeacute agrave Cotonou le 23 juin 2000 et modifieacute agrave Luxembourg le
25 juin 2005 et agrave Ouagadougou le 22 juin 2010 et plus particuliegraverement son annexe IV modifieacutee par
la deacutecision ndeg 12014 du Conseil des ministres ACP-CE du 20 juin 2014
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la deacutecision 2013755UE du Conseil du 25 novembre 2013 relative agrave lassociation des pays et
territoires doutre-mer agrave lUnion europeacuteenne (deacutecision dassociation outre-mer)
le regraveglement (UE) ndeg 3232015 du Conseil du 2 mars 2015 portant regraveglement financier applicable au
11e Fonds europeacuteen de deacuteveloppement
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Les dispositions suivantes sappliquent eacutegalement
la convention de financement signeacutee par lUE et le pays partenaire concerneacute par le programme
lorsque cet accord existe cette convention expose les objectifs du programme et le budget Elle fixe
les objectifs et le budget du programme
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ce guide pratique et ses annexes qui comprennent le contrat type de subvention pour les actions
exteacuterieures (cf annexe e3) et documents types pour les appels de propositions (cf annexe e1
annexe e2 et annexe e3)
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Chapitre 7 Base leacutegales
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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8 Liste des annexes
A Regravegles de base
A1a Glossaire a1a_glossary_frdoc
A1b Glossaire multilingue a1b_glossarymulti_frdoc
A2a Programmes deacuteligibiliteacute 2014-2020 a2a_ecprogrammes_eligibility2014_2020_frdoc
A2b1 Programmes daide exteacuterieure de lUE a2b1_ecprogrammes_frdoc
A2b2 Programmes deacuteligibiliteacute 2007-2013 a2b2_eligibilityprogrammes2007_2013_frdoc
A2c Programmes deacuteligibiliteacute avant 2007 a2c_eligibilityprogrammesbefore2007_frdoc
A3 Deacuteclaration dobjectiviteacute et de confidentialiteacute a3_decl_ob_conf_frdoc
A4 Deacuteclaration dimpartialiteacute et de confidentialiteacute a4_decl_imp_conf_frdoc
A5 Avis
A5a Avis dannulation a5a_cancnotice_frdoc
A5a1 Avis dannulation (laquoe-noticesraquo) a5a1_cancnotice_frdoc
A5b Rectificatif de lavis de contrat a5b_corrigcontractnotice_frdoc
A5c Avis de modification de marcheacute a5c_contractmodificationnotice_frdoc
A5d Avis de preacute-information (laquoe-noticesraquo) a5d_priorinfonotice_frdoc
A5e Avis de marcheacute (laquoe-noticesraquo) a5e_contractnotice_frdoc
A5f Information aux candidats et auxsoumissionnaires (laquoe-noticesraquo)
a5f_info_cadidates_tenderers_frdoc
A5g Avis dattribution (laquoe-noticesraquo) a5g_awardnotice_frdoc
A6 Note explicative a6_explnote_frdoc
A7 Accuseacute de reacuteception a7_receipt_frdoc
A8 Lettre de notification pour fournitures et travaux a8_notifletter_supplyworks_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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A9 Lettre de couverture pour la soumission duncontratAvenant
a9_coverletter_frdoc
A10a Rapport de neacutegociation pour les proceacuteduresneacutegocieacutees (marcheacutes) et octroi direct(subventions)
a10a_negotiationreport_frdoc
A10b Rapport de neacutegociation pour les offres uniques a10b_singletenderreport_frdoc
A11 Lignes directrices
A11b Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres demateacuteriel informatique dans le domaine desactions exteacuterieures
a11b_it_guidelines_frdoc
A11c Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres demobilier de bureau dans le domaine de laideexteacuterieure
a11c_guidelines_furniture_frdoc
A11d Lignes directrices pour la reacutedaction despeacutecifications techniques des appels doffres devoitures dans le domaine de laide exteacuterieur
a11d_guidelines_vehicles_frdoc
A11e Lignes directrices pour les publications a11e_publication_guidelines_frdoc
A12 Annexe V agrave la deacutecision 390 du Conseil desministres ACP-CEE du 29 mars 1990 portantadoption de la reacuteglementation geacuteneacuterale et duregraveglement de proceacutedure de conciliation etdarbitrage relatifs aux financeacutes par le FED
a12_conciliationandarbitration_frpdf
A13 Deacuteclaration relative agrave la vie priveacutee a13_privacy_statement_frdoc
A14 Deacuteclaration sur lhonneur relative aux critegraveresdexclusion et de seacutelection
a14_declaration_honour_frdoc
B Marcheacutes de services
B1 Avis de preacute-information b1_priorinfo_frdoc
B2a Avis de marcheacute b2a_contractnotice_frdoc
B2b Modegravele type de publication pour les appelsdoffres locaux
b2b_summarycn_frdoc
B3 Formulaire de demande type b3_applform_frdoc
B4 Liste longue b4_longlist_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
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B5 Rapport de liste restreinte b5_shortreport_frdoc
B6 Avis de liste restreinte b6_shortnotice_frdoc
B7 Lettre aux candidats qui nont pas eacuteteacute retenus b7_letternotshort_frdoc
B8 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard)
B8a Lettre dinvitation agrave soumissionner b8a_invit_frdoc
B8b Instructions aux soumissionnaires b8b_itt_frdoc
B8c Projet de contrat Conditions particuliegraveres b8c_contract_frdoc
B8d Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales (annexeI)
b8d_annexigc_frpdf
B8e Projet de contrat Termes de reacutefeacuterence - marcheacuteagrave prix unitaire (annexe II)
b8e_annexiitorfee_frdoc
B8f Projet de contrat Termes de reacutefeacuterence Global(annexe II)
b8f_annexiitorglobal_frdoc
B8g Projet de contrat Organisation amp meacutethodologie(annexe III)
b8g_annexiiiom_frdoc
B8h Projet de contrat Liste et CV des experts cleacutes(annexe IV)
b8h_annexivexperts_frdoc
B8i Projet de contrat Budget (annexe V)
B8i1 Budget pour un contrat prix global b8i1_annexvbudgetglobal_frdoc
B8i2 Budget pour un contrat agrave prix unitaire b8i2_annexvbudgetfee_frxls
B8j1 Formulaire de notification de compte bancaire b8j1_annexvifif_frpdf
B8j2 Modegravele de garantie financiegravere b8j2_annexviguarantee_frdoc
B8j3 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) b8j3_annexvilefind_frpdf
B8j4 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) b8j4_annexvilefcompany_frpdf
B8j5 Fiche dentiteacute leacutegale (organismes publics) b8j5_annexvilefpublic_frpdf
B8k Projet de contrat veacuterification des deacutepenses Termes de reacutefeacuterence et rapport des reacutesultatsfactuels (annexe VII)
b8k_annexviiexpverif_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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B8l Grille de conformiteacute administrative b8l_admingrid_frdoc
B8m1
Grille deacutevaluation (honoraires) b8m1_evalgrid_fees_frdoc
B8m2
Grille deacutevaluation (prix forfaitaire) b8m2_evalgrid_global_frdoc
B8n Formulaire de soumission de loffre b8n_tenderform_frdoc
B8o Dossier dappel doffre simplifieacute (proceacutedureneacutegocieacutee concurrentielle et proceacutedure sur basedune seule offre)
b8o_simplified_frzip
B8p Dispositions fiscales et douaniegraveres b8p_taxcustomsarrangements_frdoc
B9 Liste de controcircle douverture des offres b9_openchecklist_frdoc
B10 Rapport douverture des offres b10_openreport_frdoc
B11 Rapport deacutevaluation b11_evalreport_frdoc
B12a Grille des eacutevaluateurs (honoraires) b12a_evaluatorsgrid_fees_frdoc
B12b Grille des eacutevaluateurs (forfait) b12b_evaluatorsgrid_global_frdoc
B13a Lettre agrave lattributaire b13a_notification_letter_frdoc
B13b Lettre au second meilleur soumissionnaire b13b_lettersecond_best_frdoc
B13c Lettre aux soumissionnaires non retenus b13c_letterunsuccessful_frdoc
B14a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
b14a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
B14b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) b14b_awardnotice_frdoc
B15 Formulaire deacutevaluation du contractant b15_assessment_frdoc
B16 Avenant au contrat b16_addendum_frdoc
B17 Modification du budget b17_budgetmodif_frxls
C Marcheacutes de fournitures
C1 Avis de preacute-information c1_priorinfo_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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C2 Avis de marcheacute c2_contractnotice_frdoc
C3 Reacutesumeacute de lavis de marcheacute - publication locale c3_summarycn_frdoc
C4a Lettre dinvitation agrave soumissionner c4a_invit_frdoc
C4b Instructions aux soumissionnaires c4b_itt_frdoc
C4c Projet de contrat c4c_contract_frdoc
C4d Projet de contrat Conditions particuliegraveres c4d_specialconditions_frdoc
C4e Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales (annexeI)
c4e_annexigc_frpdf
C4f Speacutecifications techniques (Annexe II) et Offretechnique (Annexe III)
c4f_annexiitechspeciiitechoffer_frdoc
C4g Offre financiegravere (Annexe IV) c4g_annexivfinoffer_frdoc
C4h Garantie dexeacutecution (Annexe V) c4h_perfguarantee_frdoc
C4i Garantie de preacutefinancement (Annexe V) c4i_prefinanceguarantee_frdoc
C4j Grille de conformiteacute administrative c4j_admingrid_frdoc
C4k Grille deacutevaluation c4k_evalgrid_frdoc
C4l Formulaire de soumission de loffre c4l_tenderform_frdoc
C4m Dispositions fiscales et douaniegraveres (Annexe V) c4m_taxcustomsarrangements_frdoc
C4n Garantie de soumission c4n_tenderguarantee_frdoc
C4o1 Formulaire de notification de compte bancaire c4o1_fif_frpdf
C4o2 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) c4o2_lefind_frpdf
C4o3 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) c4o3_lefcompany_frpdf
C4o4 Forme dentiteacute leacutegale (organismes publics) c4o4_lefpublic_frpdf
C5 Liste de controcircle douverture des offres c5_openchecklist_frdoc
C6 Rapport douverture des offres c6_openreport_frdoc
C7 Rapport deacutevaluation c7_evalreport_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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C8a Lettre aux soumissionnaires c8a_notifletter_supply_frdoc
C8b Lettre aux soumissionnaires non retenus c8b_letterunsuccessful_frdoc
C9a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
c9a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
C9b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) c9b_awardnotice_frdoc
C10 Formulaire deacutevaluation du contractant c10_assessment_frdoc
C11 Acceptation provisoire et finale c11_provfinalaccept_frdoc
C12 Avenant au contrat c12_addendum_frdoc
C13 Modification du budget c13_budgetmodif_frdoc
D Marcheacutes de travaux
D1 Avis de preacute-information d1_priorinfo_frdoc
D2 Avis de marcheacute d2_contractnotice_frdoc
D3 Reacutesumeacute de lavis de marcheacute - publication locale d3_summarycn_frdoc
D411
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 1
D4a Lettre dinvitation agrave soumissionner d4a_invit_frdoc
D4b Instructions aux soumissionnaires d4b_itt_frdoc
D412
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 2
D4c Formulaire de soumission d4c_tenderform_frdoc
D413
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 3
D4d Garantie de soumission d4d_tenderguarantee_frdoc
D414
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 4
D4e Questionnaire offre technique d4e_techofferquestion_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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D4f Formulaire doffre technique 41 d4f_techofferform_4dot1_frdoc
D4g Formulaire doffre technique 42 d4g_techofferform_4dot2_frdoc
D4h Formulaire doffre technique 43 d4h_techofferform_4dot3_frdoc
D4i Formulaire doffre technique 44 d4i_techofferform_4dot4_frdoc
D4j1 Formulaire de notification de compte bancaire d4j1_fif_frpdf
D4j2 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) d4j2_lefind_frpdf
D4j3 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) d4j3_lefcompany_frpdf
D4j4 Fiche dentiteacute leacutegale (organismes publics) d4j4_lefpublic_frpdf
D4k Formulaire doffre technique 46 d4k_techofferform_4dot6_frdoc
D415
Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 1 -Section 5
D4l Grille de conformiteacute administrative d4l_admingrid_frdoc
D4m Grille deacutevaluation d4m_evalgrid_frdoc
D42 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 2
D4n Projet de contrat d4n_contract_frdoc
D4o Projet de contrat Conditions Particuliegraveres d4o_specialconditions_frdoc
D4p Projet de contrat Conditions geacuteneacuterales d4p_annexgc_frpdf
D4q Garantie de preacutefinancement d4q_prefinanceguarantee_frdoc
D4r Garantie dexeacutecution d4r_perfguarantee_frdoc
D4s Garantie de reacutetention d4s_retentionguarantee_frdoc
D4t Dispositions fiscales et douaniegraveres d4t_taxcustomsarrangements_frdoc
D43 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 3
D4u Speacutecifications techniques d4u_techspec_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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D44 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 4
D4v Note dinterpreacutetation relative agrave loffre financiegravere d4v_finoffer_4dot1_frdoc
D4w Offre financiegravere - marcheacutes agrave prix forfaitaire d4w_finoffer_4dot2_frdoc
D4x Offre financiegravere - marcheacutes agrave prix unitaire d4x_finoffer_4dot3_frdoc
D45 Dossier standard dappel doffres (incluant lecontrat standard) - VOLUME 5
D4y Design et dessins d4y_designdrawing_frdoc
D5 Liste de controcircle douverture des offres d5_openchecklist_frdoc
D6 Rapport douverture des offres d6_openreport_frdoc
D7 Rapport deacutevaluation d7_evalreport_frdoc
D8 Lettre aux soumissionnaires non retenus d8_letterunsuccessful_frdoc
D8a Lettre de notification d8a_notifletter_works_frdoc
D9a Avis dattribution du marcheacute (appelsinternationaux)
d9a_awardnotice_internationalcalls_frdoc
D9b Avis dattribution du marcheacute (autres proceacutedures) d9b_awardnotice_frdoc
D10 Formulaire deacutevaluation du contractant d10_assessment_frdoc
D11 Avenant au contrat d11_addendum_frdoc
D12 Modification du budget d12_budgetmodif_frxls
DR1 Dossier dappel doffre pour proceacutedure restreinte dr1_tender_dossier_restr_frzip
DS1 Dossier dappel doffre pour proceacuteduresimplifieacutee
ds1_tender_dossier_simpl_frzip
E Subventions
E2 Publication locale e2_localpub_frdoc
E3 Lignes directrices agrave lintention desdemandeurs
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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E3a Lignes directrices agrave lintention des demandeurs(gestion indirecte)
e3a_guidelines_frdoc
E3a1 Information sur le reacutegime fiscal applicable auxcontrats de subvention
e3a1_guidelines_annexJ_frdoc
E3a2 Liste de controcircle pour les options de coucirctssimplifieacutes
e3a2_checklistsimplifiedcostoptions_frdoc
E3aP Lignes directrices agrave lintention des demandeurs(PROSPECT)
e3aP_guidelines_prospect_frpdf
E3b Formulaire de demande (gestion indirecte) e3b_applicform_frdoc
E3bP1
Formulaire de demande - note succincte depreacutesentation (PROSPECT)
e3bP1_applicform_cn_prospect_frpdf
E3bP2
Formulaire de demande - formulaire complet dedemande (PROSPECT)
e3bP2_applicform_fa_prospect_frpdf
E3c Budget e3c_budget_frxls
E3d Cadre logique e3d_logframe_frdoc
E3e1 Fiche dentiteacute leacutegale (personnes physiques) e3e1_lefind_frpdf
E3e2 Fiche dentiteacute leacutegale (socieacuteteacutes priveacutees) e3e2_lefcompany_frpdf
E3e3 Forme dentiteacute leacutegale (organismes publics) e3e3_lefpublic_frpdf
E3f Formulaire didentification financiegravere e3f_fif_frpdf
E3h1 Conditions particuliegraveres e3h1_speccond_frdoc
E3h2 Conditions geacuteneacuterales (annexe II) e3h2_gencond_frpdf
E3h3 Regravegles dattribution des contrats (annexe IV) e3h3_awardproc_frdoc
E3h4 Demande de paiement (annexe V) e3h4_requestpay_frdoc
E3h5 Rapport narratif intermeacutediaire (annexe VI) e3h5_interreport_frdoc
E3h6 Rapport narratif final e3h6_finalreport_frdoc
E3h7 Rapport financier (annexe VI) e3h7_financialreport_frxls
E3h8 Veacuterification des deacutepenses (annexe VII) e3h8_expendverif_frdoc
E3h9 Garantie financiegravere (annexe VIII) e3h9_finguarantee_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
228
E3h10
Transfert de proprieacuteteacute des actifs e3h10_transferassetsownership_frdoc
E3h11
Deacuterogations Organisations internationales e3h11_derogations_ios_frdoc
E4a Termes de reacutefeacuterences pour les assesseurs e4a_torassessors_frdoc
E4b Lignes directrices pour les assesseurs e4b_guidelinesassessors_frdoc
E5a Grille deacutevaluation des notes succinctes depreacutesentation
e5a_conceptevalgrid_frdoc
E5b Grille deacutevaluation de la proposition e5b_propevalgrid_frdoc
E6a Rapport deacutevaluation - Eacutetape 1 - Seacuteancedouverture veacuterification administrative eteacutevaluation des notes succinctes de preacutesentation(gestion indirecte)
e6a_opening_conceptevalrep_frdoc
E6b Rapport deacutevaluation - Eacutetape 2 -Eacutevaluation desdemandes complegravetes (gestion indirecte)
e6b_applicevalrep_frdoc
E6c Rapport deacutevaluation - Eacutetape 3 - Veacuterificationfinale de leacuteligibiliteacute (gestion indirecte)
e6c_finalevalrep_frdoc
E8 Lettre aux Deacuteleacutegations sur leacutevaluation e8_note_delegation_evaluation_frdoc
E9a Lettre - acuteEacutetape 1 (gestion indirecte) e9a_letter_step_1_frdoc
E9b Lettre - acuteEacutetape 2 (gestion indirecte) e9b_letter_step_2_frdoc
E9c Lettre - acuteEacutetape 3 (gestion indirecte) e9c_letter_step_3_frdoc
E10 Avenant au contrat e10_addendum_to_contract_frdoc
E11 Publication e11_publication_of_award_frdoc
E12a Convention-cadre de partenariat e12a_fw_partnership_agreement_frdoc
E12b Convention-cadre de partenariat - accordspeacutecifique
e12b_fw_partnership_agreement_spe_agr_frdoc
Chapitre 8 Liste des annexes
Manuel DEVCO des proceacutedures contractuelles et financiegraveres (Version 20160 - 15 janvier2016)
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