matricular opción de retiro inclusión solicitud de...
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INDICE
Objetivo del Sistema ............................................................................................. 2 1. Acceso al Sistema .......................................................................................... 2 2. Opciones del Menú del Sistema de Matrícula por Internet ......................... 6 3. Opciones de Acceso Directo ......................................................................... 6
Prematricula ............................................................................................................................. 6 Matricular ............................................................................................................................. 16 Opción de Retiro Inclusión ................................................................................................. 18 Solicitud de Notas ................................................................................................................ 22 Notas ...................................................................................................................................... 22 Índice ..................................................................................................................................... 23 Horarios ................................................................................................................................. 24 Lista de Grupos ..................................................................................................................... 24
4. Opciones del Menú Consulta ...................................................................... 24 Créditos no oficiales ......................................................................................................... 25 Matricula............................................................................................................................ 25 Historiales .......................................................................................................................... 25 Solicitudes ......................................................................................................................... 25 Estado de Cuentas ............................................................................................................. 26
5. Opciones del Menú Matrícula ...................................................................... 26 6. Opciones del Menú Retiro Inclusión .......................................................... 27 7. Opciones del Menú Información Personal ................................................. 27 8. Opciones del Menú Solicitudes .................................................................. 28 9. Opciones de Ayuda ...................................................................................... 28
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MANUAL DE USUARIO DEL SITIO DE ESTUDIANTES
Objetivo del Sistema
El Sistema de Matrícula por Internet tiene como objetivo principal, el permitir que
los estudiantes se puedan matricular desde cualquier parte del país, sin necesidad
de dirigirse personalmente a su facultad o sede, así como agilizar el proceso de
matrícula en las diferentes entidades académicas de la universidad y permitir que
los estudiantes tengan acceso a las nuevas tendencias tecnológicas de
información que se están ofreciendo a nivel nacional y mundial.
1. Acceso al Sistema
Para tener acceso al sistema de matrícula por Internet, se debe escribir la
siguiente dirección: http://Matricula.utp.ac.pa, en donde aparecerá en primera
instancia la página principal, en donde el usuario (estudiante) deberá introducir su
número de cédula y la clave de acceso (para los estudiantes de primer ingreso, es la misma utilizada para consultar sus resultados), sino tiene clave
entonces debe ser retirada en la Secretaria Académica de la facultad a la cual
pertenece el estudiante. En la figura 1 se muestra la pantalla de acceso:
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Figura 1: Acceso al Sistema
Luego de que el estudiante introduzca correctamente los datos de entrada
solicitados, deberá presionar el botón Enviar para accesar al sistema. Se le
presentará los perfiles a los cuales tiene acceso el mismo, como se presenta en la
figura 2.
Figura 2: Perfiles
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• Sitio de Estudiantes: es el perfil de estudiante de la Universidad
Tecnológica de Panamá, el cual ha sido asignado porque cumplió con todos
los requisitos para usar el mismo y el cual será utilizado para realizar su
MATRICULA.
• Sitio de Estudiante de Primer Ingreso: este perfil es el que se utiliza para
ver sus resultados que ha obtenido en el proceso de ingreso a la
universidad.
Una vez entrado al Sitio de Estudiantes se mostrará a una pantalla de bienvenida
que muestra los datos del estudiante y presenta a su vez el menú al cual tiene
acceso el estudiante, como se presenta en la siguiente figura 3
Figura 3: Información General
En donde,
• Nombre: es el nombre como el estudiante esta registrado en el recurso de
datos.
• Cédula: la cédula del mismo
• Carrera: es la carrera en que se encuentra
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• Plan: el plan del estudio en que se encuentra actualmente
• Año de Estudio: El sistema de Matricula Web calcula el año de estudio de
la siguiente manera después de un consenso con las unidades académicas.
• El estudiante esta en el año de estudio en donde tenga TRES
MATERIAS PENDIENTES O MAS.
• Si el estudiante tiene TRES MATERIAS PENDIENTES EN DOS
AÑOS SE ELIGIRA EL MENOR DE ESTOS AÑOS.
• Si el estudiante tiene MENOS DE TRES MATERIAS PENDIENTES EN VARIOS AÑOS O NIVELES DE ESTUDIO, SE ELIGIRA EL MAYOR.
Índice: es la división entre la cantidad total de puntos y créditos que ha
obtenido de las materias que pertenecen a su carrera actual.
Correo UTP: es la dirección de correo proporcionada por la Universidad
Contraseña inicial: es la contraseña con la que puede acceder su correo
electrónico
Estatus:
Activo: tuvo matricula el semestre anterior
Inactivo: no tuvo matricula y debe ir donde la Secretaria Académica de su
Facultad.
Cita de Matricula: indica la hora y el día a partir de la cual puede acceder
al Sitio de Matricula Web a matricularse.
Estado Financiero: le indica si tiene alguna deuda financiera
Mensajes: le indica si tiene mensajes
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Nota: Es importante que todos los estudiantes revisen su Prematricula en la fecha indicada, para ver si le aparecen las materias que ellos quieren dar y su cita de matricula.
2. Opciones del Menú del Sistema de Matrícula por Internet
El Sistema de Matrícula por Internet ofrece además de la opción de Matrícula por
Internet, una serie de consultas que permiten que los estudiantes puedan ver su
información académica así como también información personal del estudiante con
opciones de hacer actualizaciones a los datos que así lo requieran. A continuación
describiremos brevemente las opciones que se encuentran disponibles en el
sistema. (Figura 4)
Figura 4: Opciones de Acceso Directo
3. Opciones de Acceso Directo
Le dan la oportunidad al estudiante de verificar rápidamente las opciones más
consultadas.
Prematricula
Esta es una página que muestra la información correspondiente a las materias
que el estudiante puede matricular en el período de matrícula de un semestre
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en particular y también muestra las notas obtenidas por el estudiante en el
último semestre matriculado por él. Como también los saldos pendientes y
mensajes que pueda tener, además de la fecha y hora desde la cual puede
realizar su matricula (Figura 5)
Figura 5: Prematricula
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En donde la siguiente sección muestra la información general del estudiante
La siguiente presenta la opción de Preferencias de Matricula y certificación de la Carrera y Sede en donde está
En la siguiente se muestra el estado de cuenta consolidado, en donde
aparecen tantos los saldos pendientes financieros como también los administrados por la unidad académica.
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Importante: Si le aparecen mensajes de saldo pendiente debe ver si en el mismo
dice Contabilidad (entonces debe acercarse a la Caja), si el mensaje le dice que
es en Secretaria Académica, entonces es allí en donde debe ir.
Al presionar el botón Ver Detalle, se presenta el detalle del mismo
Figura 6: Estudiante con Saldo Financiero Pendiente
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Figura 7: Estudiante con deuda local
En la próxima sección aparecen los mensajes generados automáticamente por el
sistema y los captados por los Coordinadores y Secretarios Académicos.
Importante: Si el estudiante le aparecen mensajes en Rojo, esto significa que el
sistema le bloqueará su Matricula. Los mensajes generados por el Sistema
pueden ser liberados por los Coordinadores de Carrera.
Luego aparece la sección en donde se muestran las notas obtenidas en el
Semestre anterior
Y por último se presentan las materias pendientes que podrá matricular generadas
automáticamente o agregadas por su Coordinador de Carrera. Si ha usted no le
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aparece una materia en la cual obtuvo una nota “D” y la quiere mejorar puede dar
clic al botón de Incluir Materias con D, se le presentará si la misma se está
ofertando.
Desde esta sección usted podrá consultar porque no le aparece cierta materia
deseada para poder matricularla, dando solo un clic sobre el
vínculo
, se
le presenta la siguiente página
En donde usted podrá ya sea escoger de la lista o escribir el código de asignatura
deseado y luego presionar el botón Buscar,
Opción Preferencias de Matricula: En esta opción el estudiante podrá certificar
la sede, facultad, carrera y plan de estudio en que se encuentran y si no son los
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correctos el coordinador de su carrera podrá ver que no esta de acuerdo con la
información mostrada. Además podrá cargar con antelación sus Preferencias de matricula (juego de códigos de asignaturas y códigos de horario) que desea
utilizar para su matricula y así cuando llegue la misma no tendrá que colocarles los
códigos de horario porque ya estarán llenados y le aparecen inmediatamente al
escoger la Preferencia deseada, las materias mostradas serán solo las que el
estudiante tenga como Pendientes o Autorizadas por su Coordinador. El
estudiante puede captar hasta tres juegos de Preferencias.
Figura 8: Preferencias de Matricula
Al darle clic al botón de Preferencias de Matricula, le aparecerá una figura como la
siguiente
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Figura 9: Confirmar Datos
Botón Certificar: se envía esta información al Recurso de Datos, para que el
Coordinador de Carrera verifique si debe cambiarla por los nuevos datos
seleccionados. Además se desplegará una ventana en la que podrá insertar sus
Preferencias de Matricula (codasig, codhora y subgrupo) en que se desea
matricular, cada Preferencia puede tener hasta 8 juegos de codasig y codhorarios
y usted puede captar hasta tres Preferencias distintas.
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Figura 10: Captar Preferencias de Matricula
En donde, podrá captar por prioridad los grupos de horarios que desea matricular
en su el día asignado para que realice su matricula. Así el día de la matricula no
tendrá que teclear los códigos si ya los ha tecleado antes, solo tendrá que escoger
la prioridad deseada.
Si usted trata de captar una Prioridad que ya ha sido captada, el Sistema le
enviará un mensaje de Error, así que debe proceder a Modificar si desea
cambiarla. Antes de presionar el botón Insertar debe primero captar todos los
códigos de asignatura y códigos de horario y escoger sus Subgrupos (el subgrupo
T es para las materias que no tiene Laboratorio).
Luego en el momento de su Matricula al presionar el icono Matricular colocado
en la barra de herramientas superior, se le presentará una lista desplegable en
donde podrá escoger la Prioridad que desea matricular, el sistema toma en
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cuenta que solo le mostrarán aquellas materias que el estudiante tenga como
Pendientes o que hayan sido Autorizadas por su Coordinador de Carrera.
Figura 11: Matricula
Por ejemplo al escoger Prioridad 1, inmediatamente le aparece el Código de
horario captado para las Materias Pendientes de esa Prioridad. Si al seleccionar
una Prioridad y el Sistema no le muestra nada, se debe a que las materias que
declaró en sus Preferencias el sistema no las generó como Materias Pendientes o
no han sido Autorizadas por su Coordinador.
Una vez escogidos todos los horarios que desees matricular debes presionar el
botón Matricular, para que te aparezca el mensaje de Éxito y el número único de
transacción.
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Matricular
Si el estudiante ya tiene una cita asignada, no tiene ningún mensaje que
bloqueen su matricula, puede realizar su Matricula. Al darle clic al icono de
Matricular se le presentará una figura como la siguiente
Figura 12: Realizar Matricula
El procedimiento a seguir es:
• Si usted sabe en que grupo se está dictando la materia que desea
matricular, puede escoger uno de la lista desplegable de grupos o
bien
• Darle clic al botón Codhora de la casilla de al lado de la materia, se
muestra una pantalla como la siguiente (figura 13)
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Figura 13: Escoger Codhora
• Luego que selecciona el codhorario, debe darle clic al botón
Continuar, para seguir con el proceso
• Si su Coordinador de Carrera, le autorizó alguna materia en un
codhora específico, usted solo puede matricularse en ese
Codhora.
• Una vez haya terminado de escoger los codhora o el grupo o
grupos en que desea dar todas sus materias pendientes. Debe
presionar el botón Matricular.
• Si los Codhora que usted escogió no tienen choques o no dejo de
matricular las materias fracasadas o mejoradas, su matrícula se
realizará con Éxito, de lo contrario tendrá que intentarlo
nuevamente. Al terminar el proceso satisfactoriamente, se le mostrará un número único de transacción, el cual usted debe anotar por si tiene que realizar algún reclamo. (Figura 7).
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Figura 14: Matrícula con Éxito
Nota: Importante una vez usted haya escogido todos los códigos horarios que desea para cada materia a matricular, es que debe darle clic al botón Matricular.
Opción de Retiro Inclusión
Al darle clic a ésta opción se le permitirá a los estudiantes que hayan cancelado su matricula, realizar la solicitud de Retiro Inclusión, este proceso permite retirar
materias que haya matriculado en el periodo académico correspondiente e incluir
materias de acuerdo con su plan de estudio, Si la materia que desea incluir no
esta dentro de las materias debe dirigirse donde su Coordinador de Carrera.
Además de que solo podrá realizar una solicitud en el periodo académico
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correspondiente. Si se equivoco al momento de realizarla, debe dirigirse donde su
Secretaria Académica para que Libere su Solicitud.
El procedimiento que debe seguir es el siguiente:
1. Darle clic al icono de Retiro-Inclusión
2. En la sección superior le aparecerán las materias que usted matriculó, las
cuales serán las que se le permitirán retirar
3. En la sección de inferior, le aparecerán las materias pendientes o
autorizadas que no fueron matriculadas. Si usted desea incluir una materia
y no se le presenta en ésta sección entonces debe dirigirse donde su
Coordinador de Carrera, para que éste se la autorice.
4. Usted debe escribir la Observación por la cual esta llenando está solicitud
5. Luego de haber seleccionado (colocando un ganchito en la opción) todas
las materias que desea retirar e incluir debe presionar el botón Enviar Solicitud, para que su Coordinador de Carrera pueda Aprobarla o
Rechazarla.
Figura 15: Enviar Solicitud RI
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6. Una vez presionado el botón Enviar Solicitud y el proceso concluyó con
Éxito, le debe aparecer una pantalla como la siguiente
Figura 16: Éxito en el envió de la Solicitud
NOTA: Si tiene la posibilidad IMPRIMA ESTA PÀGINA o guarde una copia de
ella en su PC, o en un dispositivo de almacenamiento. (CD o DISKKETTE,
MEMORIA USB)
7. Si usted desea ver si su Solicitud ha sido Aprobada, puede consultarlo al
darle clic al icono de Retiro-Inclusión.
Figura 17: Consultar Solicitud RI
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En donde:
• No Solicitud: es el número de solicitud
• Nut: es el número único de transacción de la solicitud
• Motivo: es la observación que colocó al momento de hacer la solicitud
• Estatus:
ü En Proceso: el coordinador todavía no la ha tramitado
ü Aprobada: el coordinador realizó el Retiro Inclusión, esto quiere decir que el RI se efectuó con éxito.
ü Rechazada: el coordinador rechazó la Solicitud
ü Devuelta: el coordinador le reenvió la Solicitud para que sea
modificada.
ü Corregida por el estudiante: el estudiante modificó la solicitud.
• Fecha: es la fecha en que la solicitud fue enviada
• Atendido por: es el nombre de la persona que atendió la solicitud de Retiro
Inclusión
• Observación: es la observación que le colocó el Coordinador.
Figura 18: Consulta de Solicitud RI Devuelta para Corregir
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Solicitud de Notas En esta opción usted podrá captar las solicitudes de cambios de notas y de
créditos oficiales.
Figura 19: Captar Solicitud de Nota o Crédito
Notas
Muestra el historial de notas del estudiante, ya sea las notas que ha obtenido
en una materia específica o todas las notas en su vida universitaria.
Seleccione la manera como desea ver la Información y luego presione el botón
Buscar. (Figura 20)
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Figura 20: Historial de Notas
Índice
Esta opción muestra el historial del índice académico por período del
estudiante y lleva un conteo de cuantas condicionales ha tenido. (Figura 21)
Figura 21: Índice del Estudiante
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Horarios
Muestra el horario del estudiante. (Figura 22)
Figura 22: Horario del Estudiante
Lista de Grupos
Muestra el horario de clases de las carreras de una facultad para un periodo
específico.
4. Opciones del Menú Consulta
Esta opción del menú contiene una serie de consultas relacionadas con la
información académica del estudiante. (Figura 23)
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Figura 23: Opciones de Consulta
Al presionar la opción de consultas, se desplegara un Submenú igual al que se
presenta en la imagen, las cuales se describen a continuación:
Créditos no oficiales
Muestra las notas que los estudiantes han obtenido en su estancia en la
universidad desde el primer año hasta el año en el que se encuentra el estudiante
actualmente, o si ya terminó.
Matricula
Se presentan las materias matriculadas, el costo de la matrícula y el horario de
matricula.
Historiales
Aquí se presentan las opciones de Historial de Notas e Historial de índices.
Solicitudes
Se presenta el estatus de las solicitudes de notas, cambio de notas y las de retiro
inclusión.
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Estado de Cuentas
Se presentan las cuentas Pendientes y las cuentas a Favor que tenga el
estudiante.
5. Opciones del Menú Matrícula
Esta opción del menú permite realizar la matrícula. El menú de matrícula contiene
dos opciones, las cuales detallamos a continuación: (Figura 24).
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Figura 24: Opciones del Menú Matrícula
• Prematricula: Es el mismo procedimiento que se sigue si se escoge la
opción de la Barra de Iconos.
• Matrícula: Es la misma opción de Matricula que aparece en la Barra de
Iconos.
6. Opciones del Menú Retiro Inclusión
• Solicitar Retiro Inclusión: Se realiza la solicitud del retiro inclusión.
• Modificar Retiro Inclusión: Se puede modificar la solicitud de retiro
inclusión, más que todo cuando el coordinador de carrera se la devuelve.
7. Opciones del Menú Información Personal
Esta opción presenta datos personales acerca del estudiante, así como opciones
para modificar información del mismo y datos para el acceso del sistema. (Figura
25).
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Figura 25: Opciones de Información de Personal
• Información Personal: Permite modificar la información de datos
generales del estudiante
• Cambiar Clave: Permite que el estudiante cambie su clave de acceso al
sistema. Si el estudiante utiliza esta opción, deberá acordarse de la nueva
clave que va escribir, pues es la clave que le solicitará el sistema para
accesar.
8. Opciones del Menú Solicitudes
• Solicitud de nota/ cambio de nota: Permite realizar una solicitud de
cambio de nota, ya que las solicitudes de nota se realizan de forma
automática.
• Solicitud de Créditos: Permite realizar una solicitud de créditos oficiales,
para luego ser retirada en Secretaria General.
9. Opciones de Ayuda
Esta opción muestra el procedimiento que el estudiante debe seguir para realizar
la matrícula por Internet. Es una ayuda que explica como deben hacer los
estudiantes para matricularse por este medio.
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Figura 26: Que Hacer cuando…
Figura 27: La contraseña no es válida…
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Figura 28: No tengo cita…
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Figura 29: Debo a Contabilidad…
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Figura 30: Debo a Lab. Química o Biblioteca…
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Figura 30: Otra deuda…
Figura 31: No estoy de acuerdo con lo que me sale en la Prematricula…
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Figura 32: Aparece inactivo…
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