meeting organizer manual...

อตสาหกรรมการจดประชม (Meetings)

เปนการจดประชม สมมนา ฝกอบรมของบรษทเอกชนหรอองคกรตางๆ รวมถงกจกรรมสงสรรคนอกสถานท

ประจำาป (company outing) เพอสรางสมพนธในททำางาน โดยบรษทเปนผออกคาใชจาย

ใหผเขารวมประชม

การทองเทยวเปนหมคณะโดยบรษทหรอองคกรเปน

ผออกเงนให เพอเปนรางวลแกบคลากรในบรษทหรอองคกร

ททำายอดขายถงเปา เพอสรางแรงจงใจในการทำางาน

งานประชมทมผเขารวมจากหลากหลายประเทศ จดโดยรฐบาล สมาคม หรอองคกรทไมแสวงหา

กำาไร ซงสวนใหญจะเปนงานประชมของกลมคนทมความสนใจใน

เรองเดยวกน เชน งานประชมของสมาคมการแพทยนานาชาต

ครอบคลมเรองการจดงานแสดงสนคาในประเทศไทย โดยผจดอาจเปนผจดงานชาวไทย หรอผจดงานจากตางประเทศกได ตวอยางงานทเราคนเคย เชน

งาน OTOP หรองาน BIG&BIH

อตสาหกรรมการทองเทยวเพอเปนรางวล (Incentives)

อตสาหกรรมการจดประชมนานาชาต (Conventions)

อตสาหกรรมการจดงานแสดงสนคา (Exhibitions)

รจก “ไมซ” (MICE)

นกเดนทางไมซ

ระยะหลงคำาวา “นกเดนทางไมซ” หรอ “นกเดนทางเพอธรกจ” เรมเปนทพดถงมากขน โดยนกเดนทางกลมน

มลกษณะทแตกตางจากนกทองเทยวทวไป โดยเฉพาะในเรองของ คาใชจายตอหวของนกเดนทางกลมน กลาวกนวาม มลคาตอทรปเฉลยสงกวานกทองเทยวมากกวา 2-3 เทาตว โดยนกเดนทางไมซ

เดนทางเขามาในลกษณะทเฉพาะเจาะจง มจดประสงคเชงธรกจทอาจเกยวเนองกบการเดนทางเพอรวมประชมบรษท การทองเทยวจากรางวลททำายอดขายไดทะลเปา การเขารวมงาน

ประชมนานาชาต หรอการเขารวมงานแสดงสนคาหรอนทรรศการนานาชาต ดงนนนกเดนทางไมซกลมนจงถอเปน นกเดนทางทมคณภาพ และมความสำาคญ

อยางยงตอระบบเศรษฐกจไทย

บรษทรบจดการธรกจไมซ คอ...

บรษทรบจดการธรกจไมซ (Destination Management Company : DMC) คอ บรษททใหบรการออกแบบและดำาเนนงานการจดกจกรรมอเวนท

กจกรรมทองเทยว การขนสง กจกรรมทเกยวของกบการเสรมสรางความสมพนธของทมและองคกร การใหบรการเกยวกบการจดประชมอยางมออาชพ โดยมความรความเชยวชาญเกยวกบ

ทองถนและมความสมพนธหรอเครอขายกบผประกอบการในทองถน จะเหนไดวาขอบขายงานของบรษทรบจด

การธรกจไมซจงมอยอยางกวางขวาง และเปน ฟนเฟองทดในการขบเคลอนอตสาหกรรมทองเทยว

ดงนนยงบรษทฯ สามารถทำางานอยาง มมาตรฐานและตอบสนองความตองการ ของลกคาไดมากเทาไหร กยงมโอกาสทางธรกจมากยงขน ทงยงจะเปนสวนสำาคญให

ตลาดไมซภายในประเทศเตบโตไปสทศทางทดในอนาคต

DMC ทำาอะไรบาง?

EVENT

รบจดงานอเวนท ไมซ หรอกจกรรมพเศษ หรอ Special events ตางๆ ทครอบคลมทง Social events และ Business

events

จดโปรแกรมหรอกจกรรมทองเทยว ซงกคอการให

บรการจดโปรแกรมทองเทยวตามความตองการเฉพาะของ

ผใชบรการ

ใหบรการขนสงและโลจสตกส โดยครอบคลมการใหบรการและประสานงานเกยวกบการตอนรบ

และรบสงสนามบน การจดการเดนทางรบสงผโดยสาร บรการ

พเศษสำาหรบลกคาวไอพ

จดกจกรรมสรางความสมพนธของทมและองคกร รวมถงนนทนาการ

และความบนเทง (Entertainment) เกมส และกจกรรมละลายพฤตกรรม

(Team Building) กจกรรมการแขงขนกฬา (Recreation

and Sporting) กจกรรม Road & Walk Rally

ใหบรการจดการเรองทพกและสถานทจดงานไมซ เชน การเลอก ตรวจสอบ หรอประสานงานกบสถานท

จดกจกรรม การจดระบบลงทะเบยน การจดอาหารและเครองดม การจดหา Guest

Speaker ทองถน

TOURMEETING

MANAGEMENT ACTIVITIYTRANSPORTATION

วตถประสงคของงานตองรวาเราจดงานครงนเพอ

อะไร เชน อเวนทเพอการบนเทง อเวนทเพอเพมกำาไร ฯลฯ

การวางแผนและออกแบบ S P E C I A L E V E N T S

อเวนท

องคกรทองถน

ผเขารวมงาน

ชมชนทองถน

ผสนบสนน

สอ

พนกงานจดงานอเวนท

Impacts

Management

Entertainment/Reward

Participation/Support

Objectives

Context

Money/ In kind

Acknow-ledgement

Editorial/Advertising

Promotion

Payment/Reward

Labour/Support

ผทมสวนเกยวของ

กอรางความคด

วตถประสงคของงานตองรวาเราจดงานครงนเพอ

อะไร เชน อเวนทเพอการบนเทง อเวนทเพอเพมกำาไร ฯลฯ

ธมงานเปนสงสำาคญททำาใหงานอเวนทมสสนและดงดดความนาสนใจ

ผเขารวมงานตองรวากลมผเขารวมงานคอใคร

คาใชจายคาใชจายนนเปนสงจำาเปน ทสำาคญควรจดสรรงบประมาณใหเหมาะสมกบลกษณะของงานทจด

ชวงเวลาจดงานอเวนทควรคำานงถงชวงเวลาตางๆ เชน ฤดกาล ชวงเวลาวนในสปดาห ชวงเวลาใน

แตละวน ฯลฯ

สถานทจดงานควรรจกเลอกสถานทจดงาน

ใหสอดคลองกบธมงาน

ผมสวนรวมในการจดงานทมงานจดการอเวนทควรมความเปนมออาชพ มทกษะ ความเชยวชาญ

การวางแผนจดงานอเวนททดจะกอใหเกดการทำางานทเปนระบบ บรษท DMC ควรเขาใจถงกระบวนการจดงานอเวนท โดยประการแรกสดตองกำาหนดวตถประสงคเลยวาการจดงานอเวนทนนมจดมงหมายเพออะไร จากนนกำาหนดเปาหมายใหชดเจนวาตองการผเขารวมงานเทาไร ผเขารวมงานคอใคร จำานวนของผสนบสนนหลก (สปอนเซอร) ผลกระทบทางเศรษฐกจตอการจดงานอเวนท และผลกำาไรทจะไดรบจากการจดงานครงน เมอกำาหนดเปาหมายไดแลว จงทำาการราง Event Proposal ขนมาซงจะทำาใหมองเหนภาพอยางชดเจนขน และเพอใหมองเหนภาพชดเจนมากขนกวาเดม บรษท DMC ควรทจะนำาเครองมอตางๆ ทใชในการวางแผน เชน Gantt chart, Map, model, run sheet และ checklist มาชวยการวางแผนจดงานในครงนดวย

การวางแผนจดงานT

• ประเภทของงานอเวนท • แนวคดในการจดงานอเวนท • แผนผงของงานการจดอเวนท • ระบบการเขางาน เชน ฟร ลงทะเบยน เสยเงน• การทำาการตลาดและโปรโมชน• จำานวนของผเขารวมงาน หรอรวมชม

การออกแบบงานอเวนท

ฝายจดซอและจดเกบ

ฝายการตลาด

ฝายกฏหมาย

ฝายทำาความสะอาดและ

จดการของเสย

ฝายตว

ฝายเทคโนโลย

ฝายจดเลยง

ฝายลงทะเบยน

ฝายสอ

ฝายจดการสถานท

ฝายเสนอขาย

ฝายตดตอสอสารชมชน

ฝายจดการดานกฬา

ฝายการเงน

ฝายพนกงาน

สวนของผปฏบตงานสวนผจดอเวนท

ฝายทางการแพทย

ฝายบรการและใหขอมล

ฝายรกษาความปลอดภย

การตลาดกฎหมายทเกยวของ

สขภาพ ความปลอดภยและความเสยง

การจดการทรพยากรมนษย

การจดการขนสง

การเงน

การจดการดำาเนนงานอเวนท

รวบรวมภาระงานทงหมดทจะเปนตองม ทเกยวของกบการจดงานอเวนท การวางแผนผงงานอเวนทเพอกำาหนดจดตางๆ เชน เวท เตนท รว หองนำา ขยะ

วเคราะหจำานวนคนทจำาเปนตองใชในงานอเวนทนนๆ รวมไปถงกระบวนการทำางานเฉพาะตำาแหนงนนๆ

Listจำานวน พนกงาน อาสาสมคร รวมไปถงหวหนา ทกษะทจำาเปนตองมประสบการณ คณวฒ ทเหมาะสมกบตำาแหนงงาน จากนนจงเขาสขนตอนการสรรหา การคดเลอก และการรบตำาแหนงเพอใหเหมาะสมกบงาน การคดเลอกบคลากรจำาเปนตองตรงกบความตองการทงทางดาน คณสมบต ทกษะ ประสบการณตอตำาแหนงงานทตองการในการจดการงานอเวนท

T

T

T

การสรรหาบคลากรในการจดงานอเวนท

การสรรหาRecruitment

การคดเลอก Selecting

การรบตำาแหนงInduction

กระบวนการจดหาบคลากร

ผสนบสนนในการจดงาน

จะเหนไดวา งานอเวนทขนาดใหญหลายงานทสำาเรจลลวง สวนหนงเปนผลมาจากการมผสนบสนนหลก หรอสปอนเซอร เขามามสวนสนบสนนในการจดงานครงน ไมวาจะเปนในรปแบบของเงนชวยเหลอ อปกรณตางๆ เทคโนโลยในการจดงาน DMC จงควรพจารณาในแตละงานวาควรมสปอนเซอรสนบสนนหรอไม และดำาเนนการขอความรวมมอในการจดงานกบสปอนเซอรทเหนวาเหมาะสม โดยราง proposal ขนมาเพอใหผทจะเปนสปอนเซอรเขาใจอยางชดเจน พรอมกบชแจงผลประโยชนทจะไดรบในการรวมสนบสนนการจดงาน

จำาเปนหรอไมทจะตองมผสนบสนนในการจดงาน....

T

องคประกอบของคา Overhead

เงนเดอนพนกงาน สทธประโยชนตางๆ ส�าหรบ

พนกงาน

คาโฆษณา ประชาสมพนธ

คาเชา คาซอมบ�ารง คาน�าคาไฟ

คาสงของ

คาเสอม

คาเทคโนโลยตางๆ

คาเดนทาง, site inspection

คาการตลาด, Hotel marketing,

sale trips, tradeshows, Familiarization

trips

คา Overhead

ความสามารถในการทำากำาไร (Profitability)

การคำานวนตนทน

ตนทนของโปรแกรมหรอกจกรรม (Program Costs)

Program Costs

ตนทนทางตรง Direct Costs

เปนตนทนทเกดขนโดยตรง จากการด�าเนนการจดโปรแกรม เชน vendor costs คาท�าสญญา คาใชจายทเกดขนระหวางการวางแผน

และประสานงาน คาส�ารวจสถานท

คากจกรรมบนเทงตางๆ คาพนกงาน เปนตน

ตนทนทางออมIndirect Costs

หรอเรยกวา คาโสหยหรอคาใชจายด�าเนนการ

คอคาใชจายทไมไดเกยวของกบการจดกจกรรม เชน คาเชา

ส�านกงาน คาฝกอบรมพนกงาน คาบรหาร

ความเสยง คาประกนภย คาชดเชยพนกงาน

เปนตน

ตนทนผนแปรVariable Costs

ตนทนผนแปรทเกดขนจากปจจย

หลายอยาง เชน จ�านวนผรวมงาน ตวอยางตนทนประเภทนคอ

ตนทนอาหารและเครองดม

การคำานวนตนทน

Margin และ Markup

ตนทนทเรยกเกบโดยโรงแรม 10,000 บาท Markup 30% ราคาขาย 10,000 + (10,000 x 0.3) = 13,000 บาท ก�าไรสทธ 13,000 – 10,000 = 3,000 บาท รอยละของก�าไรสทธ 3,000/13,000 x 100 = 23%

ตนทนทเรยกเกบโดยโรงแรม 10,000 บาท Margin ทตองการ 30% ราคาขาย 10,000 / 0.7) = 14,285 บาท ก�าไรสทธ 14,285 – 10,000 = 4,285 บาท รอยละของก�าไรสทธ 4,285 / 14,285 x 100 = 30%

การกำาหนดราคาจาก Markup 30%

การกำาหนดราคาจาก Margin 30%

การขนสงผโดยสารดวยรถยนต รถต และรถโคช

การขนสงผโดยสารดวยรถไฟ

การขนสงผโดยสารดวยเรอ

การขนสงผโดยสารดวย

เครองบน

ระบบการรบสงผรวมงาน

มการใชความรและวจารณญาณมาวนจฉย

การขนสงผโดยสาร

มการกำาหนดวตถประสงคหรอ

เปาหมายทางการขนสงผโดยสาร

มการกำาหนดวธการทจะปฏบตในอนาคต เพอเพมประสทธภาพการดำาเนนงานขนสงผโดยสาร และปองกนไมใหเกดสงทไม

ตองการในอนาคต

มการกำาหนดผรบผดชอบทจะ

ปฏบตงานตามแผนขนสงผโดยสาร

มการวางแผนการใชทรพยากรทงกำาลงคน เงน วสด และเวลาอยางมประสทธภาพ

การออกแบบและใหบรการขนสง

ก า ร จ ด ท ว รหรอโปรแกรมทอง เ ทยวเพอเปนรางวล

วางแผนเรมตน

ในการวางแผนจดโปรแกรมนำาเทยวนนผจดตองมขอมลการเตรยมการตางๆ ทคอนขางรดกมทงจากการหาขอมลเบองตน การเขาไปสำารวจและประสบการณในพนททจะจดโปรแกรมนำาเทยว หากผจดเปนบคคลในพนทหรอมความชำานาญ กจะมขอไดเปรยบในการจดโปรแกรมใหมความโดดเดนและใชทรพยากรทองถนไดอยางเหมาะสม นอกจากนยงเปนตวชวยในการตดสนใจเลอกสถานประกอบการทเหมาะสมทสดทเกยวกบการนำาเทยว เชน โรงแรม สถานททองเทยวทนาสนใจ รานอาหารอรอย ยานพาหนะ แหลงซอของทมคณภาพ เปนตน ในการเลอกนนตองมการคำานงถงความเหมาะสมทงดานราคา ทำาเลทตง การเดนทาง ความพงพอใจของลกคา ความสามารถในการบรหารเวลา ซงผจดตองหาขอมลทกดานใหมากทสดเพอปองกนความผดพลาดทอาจจะเกดขนได

T

ปจจยทเปนองคประกอบของโปรแกรมทองเทยว DMC ควรตองคำานงถง เพอใชเปนขอมลในการตดสนใจเลอกใช

ทรพยากรสนคา และบรการในโปรแกรมทองเทยว

ทพก แหลงทองเทยวยานพาหนะ

รานอาหาร บรการนำาเทยวและมคคเทศทจดแวะพก

การเลอกสถานทจดงาน

1. กำาหนดเปาหมายและวตถประสงคในการจดงาน

2. รวบรวมขอมลในอดต ไดแก โรงแรมทลกคาเคยเลอกจดงาน จำานวนของหองพกทจองไวและไดมการเชกอนจรง ประเภทของหองพก งบสำาหรบคาอาหารและเครองดม จำานวนและขนาดของหองประชม ขนาดของพนทแสดงนทรรศการ เปนตน

3. กำาหนดรายละเอยดและสงทตองการสำาหรบการจดงาน ไดแก วนทจดงาน จำานวนผเขารวมงานทคาดไว จำานวนหองพกทตองการ จำานวนหองประชม พนทแสดงนทรรศการ จำานวนอาหารและเครองดม การลงทะเบยน กจกรรมพเศษตางๆ บรการพเศษตางๆ สำาหรบผพการ เปนตน

4. พจารณาความตองการและความคาดหวงของผทจะเขารวมงาน

5. เลอกบรเวณหรอประเภทของสถานทจดงาน เชน แถบชานเมอง หรอในเมอง รสอรต หรอศนยประชม

6. การขอเอกสารเสนอราคาจากสถานท (Request for Proposal: RFP)

7. การเยยมชมหรอตรวจเชคสถานท (Site inspection)

8. เลอกสถานทจดงาน

T

Site Inspection

การเยยมชมกอนกระบวนการขาย(Venue Tour)• ใหขอมลตางๆ เกยวกบสถานทและสงอำานวยความสะดวกทวไป• สรางความสมพนธทดกบกลมเปาหมายทงกอน ระหวาง และหลงทวร• พดคยเกยวกบความตองการของกลมเปาหมายสำาหรบการจดงานในอนาคต

การเยยมชมระหวางกระบวนการขาย(Venue Inspection)• นำาเสนอสถานทและสงอำานวยความสะดวกตางๆ ทตรงตามความตองการของลกคา• สรางความมนใจใหกบลกคาในการเลอก Venue เปนสถานทจดงาน

องคประกอบของสถานททมผลตอการเลอกสถานทจดงาน• ขนาดของสถานท (Venue Size)• ตำาแหนงทตงของสถานทจดงาน (Venue Location)• แผนผงของสถานทจดงาน (Venue Layout)• โครงสรางพนฐานและสงอำานวยความสะดวกของสถานทจดงาน (Venue Infrastructure & Facilities)• การเดนทางสสถานทจดงาน (Accessibility)• บรการตางๆ (Other Services)

เชคลสตควรตรวจสอบบรเวณใดบาง

1. พนท/สงอำานวยความสะดวกสำาหรบผพการ

2. พนทสำาหรบลงทะเบยน

3. ลอบบและพนทตอนรบ

4. หองพก/ พนทเกบของ

5. พนทสำาหรบจดงาน หองประชมยอย

6. ระบบแสง ส เสยง

7. หองนำา

8. ความสวยงามของสถานท

9. การจดเลยง Catering

10. ระบบรกษาความปลอดภย

11. บรการชวยเหลออนๆ (Support services)

12. สอบถามขอมลเกยวกบผตดตอของสถานทขอมลการเดนทาง แผนฉกเฉนตางๆ เปนตน

การจดอาหารและเครองดม

ประเภทของรานอาหาร

แบงตามการบรการ

Full Serviceการบรการทด ดแล เอาใจใส การ

แตงกายสภาพ เชน Fine dining, Casual / Family

Limited Serviceราคาไมแพง เรว ด อาจเปนแบบ Fast casual /

Counter service เชน KFC

Self Serviceเนนการบรการตวเอง

เชน ชาบช

399BAll You Can Eat

OPEN

ประเภทของรานอาหาร

Fine dining restaurant Casual Restaurant Family restaurant

Fast Casual Restaurant Fast /Quick Restaurant Chef-Owner Restaurant

Ethnic Restaurant

แบงตามประเภทรานอาหาร

กระบวนการบรการอาหารและเครองดม

English Style American Style French Style Russian Style

การบรการทโตะโดยใชพนกงาน

การบรการแบบบรการตนเอง

กระบวนการบรการอาหารและเครองดม

Buffet ServiceCafeteria Service

การจดการรายการอาหารและเครองดม

เมนแบบเลอกสง (A la Carte Menu)

เมนอาหารชด (Table d’hotel Menu)

การจดการรายการอาหารและเครองดม

อปสงค

คแขง

ตนทน

หลกการกำาหนดราคาของอาหารและเครองดม

• การออกแบบเมนจะมหลากหลายตามสถานการณ เชน Menu Fix, Banquet, Special• เมนประจำา/ เมนมาตรฐาน (Static Menu or Standard Menu)• เมนรายวน (Daily Menu or Single Use Menu) เชน อาหารของโรงเรยน• เมนหมนเวยน (Cycle Menu)• รายการอาหารพเศษ (Special Menu)• ออกแบบตามความตองการของลกคา เชน อาหารเพอสขภาพ อาหารลดนำาหนก อาหารเจ• ออกแบบตามเทศกาล เชน เทศกาลปใหม• Menu of the day or Chalkboard Menus

โดยรปแบบในการจดการรายการอาหารและเครองดมสามารถแบงไดดงน

1. การแขงขนในชมชน และละแวกใกลเคยง2. ระดบของการบรการ3. ประเภทของลกคา 4. คณภาพของสนคา 5. ขนาดอาหารและเครองดม6. บรรยากาศการตกแตง7. ชวงเวลาในการใหบรการ8. สถานทตง9. คณคาของอาหาร10. มอของอาหาร11. เครองมอและอปกรณทใช12. ตนทนของเครองปรง13. คาเชา14. คาฝกอบรมพนกงาน

1. ธมและการตกแตง2. เปาหมายกลมผบรโภค3. คณภาพอาหาร4. ความสามารถของพอครวและพนกงาน5. อปกรณในการผลตอาหาร6. ความตอเนองในการจดหาวตถดบ7. การกำาหนดราคาขาย8. ความสะอาด & ความปลอดภยของอาหาร9. ทำาเลทตง10. ชนดของรานและสงกอสราง11. เวลาของมออาหาร12. เครองมอเครองใช13. คณคาของอาหาร

การจดการรายการอาหารและเครองดม ปจจยทสงผลตอการกำาหนดราคาอาหารและเครองดม

การออกแบบและวางแผนรายการอาหาร ตองคำานงถงปจจยดงตอไปน

การจดเลยง

งานเลยงขนาดใหญ (Banquet)

กจกรรมการตลาดอนๆ (Event)

งานเลยงรบรอง (Reception)

ประเภทของงานจดเลยง

ON - Promiseการจดเลยงภายในโรงแรม/รานอาหาร

ภายในหอง ไมมการลำาเลยงออกไปขางนอก การจดเลยงแบบนมขอด คอ สะดวก วางแผนงาย

ผดพลาดนอย การแกปญหารวดเรว

OFF - Promiseการจดเลยงภายนอกโรงแรม ออกนอกสถานท (Cater - Out) ผลตอาหารออกจากครวกลาง แลวนำาอาหาร อปกรณ การบรการอาหารและเครองดม ออกไปจดขางนอกสถานท โดยรถขนอาหารทสะอาด ปลอดภย สด-ใหม ขอดของการจดเลยงแบบนคอ

ไดฝกประสบการณมากกวาแบบในสถานท ลกคาไดรบบรรยากาศแปลกใหม ผอนคลาย

ปจจยทตองคำานงถงเพอทจะทำาใหงานจดเลยงนนประสบความสำาเรจ

Theme Party Design Beverage Planning

Function Room Planning

Meal Planning

Staff Planning

ก า ร บ ร ก า รจดประชมและการลงทะเบยน

ประเภทของการจดประชมและพนททตองการ

Reception 0.84-0.93ตารางเมตร

พนทระหวางแถวอยางนอย61 ซม. และ

ระหวางเกาอทตดกน 10 ซม.

พนทระหวางแถวอยางนอย61 ซม. และ

ระหวางเกาอทตดกน 10 ซม.

พนทระหวางแถวอยางนอย61 ซม. และ

ระหวางเกาอทตดกน 10 ซม.

ไมรวมพนทสำาหรบงานแสดง สเตชนอาหาร บารเครองดม

1.1-1.2ตารางเมตร

ความกวางของทางเดน 6 ฟต สำาหรบ 400 ทนง หรอ 4-5 ฟตถานอยกวา 400 คน แตละแถวควรมเกาอไมเกน 7 ทนง

2นว(4-6นว)36 นว จาก

จดกงกลางเกาอถงเกาอ

6 ฟต หรอ 2 เทาของความสง screen

1.0-1.1ตารางเมตร

0.93-1.0ตารางเมตร

Theaterนอยกวา60 คน

Theater60-300 คน

Theaterนอยกวา300 คน

รปแบบการจด พนททตองตอผเขารวมงาน 1 คน หมายเหต

Staging

ประเภทของการจดประชมและพนททตองการ

Classroomทวไป

1.6-2.0ตารางเมตร

สำาหรบโตะสเหลยมขนาด6 หรอ 8 ฟตโดยแตละคน

มพนท 61 ซม.

สำาหรบโตะสเหลยมขนาด6 หรอ 8 ฟตโดยแตละคน

มพนท 61 ซม.

สำาหรบโตะสเหลยมขนาด6 หรอ 8 ฟตโดยแตละคน

มพนท 61 ซม.

สำาหรบโตะสเหลยมขนาด6 หรอ 8 ฟตโดยแตละคน

มพนท 61 ซม.

2.0-2.1ตารางเมตร

3.5 ฟต

1.9-1.95ตารางเมตร

1.6-1.7ตารางเมตร

Classroomนอยกวา60 คน

Classroom60-300 คน

Classroomนอยกวา300 คน

รปแบบการจด พนททตองตอผเขารวมงาน 1 คน หมายเหต

ทมา: Marsh, N. (2014). Best Practices in Destination Management. The Association of Destination Management Executives International

งานบรการอนๆ

นอกเหนอจากการชวยเลอกสถานทในการจดประชมแลว DMC อาจตองอำานวยความสะดวกในเรองการจดซอหรอจดทำาปายชอสำาหรบผเขารวมประชม การลงทะเบยนเขาประชมในงาน การเตรยมอปกรณตางๆ สำาหรบทำาการประชาสมพนธ เชน จดทำาโปสเตอร การบรการจดสงเอกสารตางๆ รวมไปถงการคดธมงานสำาหรบงานประชมหรอกจกรรมพเศษตางๆ

T

การใหบรการจดการการลงทะเบยนเขาประชมในงาน (Registration)

การใหบรการจดประชมนน DMC อาจทำาหนาททงวางแผนและดำาเนนการจดงานประชม ตงแตการเลอกสถานทจดงาน การเจรจากบโรงแรมและผใหบรการตางๆ จนกระทงการดำาเนนงานประชม หรอ DMC อาจทำาหนาทเพยงเปนผประสานงานและอำานวยความสะดวกใหกบ Meeting planners เทานน เชน จองโรงแรม หองประชม หรอตดตอซพพลายเออรในทองถนให อยางไรกตาม ไมวาทำาหนาทบทบาทใด DMC ตองมความรเกยวกบการจดงานประชมเพอสามารถวางแผนและดำาเนนการใหลกคาได หรอ สามารถใหคำาแนะนำาการเลอกสถานทใหกบ Meeting planners ไดอยางเหมาะสม

T

ก า ร จ ด ก า รค ว า ม เ ส ย ง

การจดการความเสยง...ดอยางไร

• ชวยจดการกบความไมแนนอนทอาจเกดขน และสามารถกำาหนดแนวทางการบรหารความเสยงเพอใหองคกรสามารถบรรลวตถประสงค

• ความสำาเรจขององคกร การบรหารความเสยงทมประสทธผลคอการตระหนกถงสงทอาจจะเกดขน โดยอาจจะถกสรางขนมาหรอซอนเรนอยภายในการดำาเนนงานปจจบนเพอสงเสรมใหการทำางานขององคกรเปนไปไดอยางมประสทธภาพ

• การบรหารความเสยงอยางมประสทธผล สามารถชวยบงชและประเมนความเสยงในกระบวนการทำางานขององคกร และชวยใหการประเมนโอกาสเกดความรนแรงของผลทอาจจะเกดและผลกระทบของความเสยงทม เพอหาวธการปองกน โดยอาจจะกลาวไดวาการบรหารความเสยงทมประสทธภาพจะสามารถเพมมลคาใหกบผมผลประโยชนรวม

• สามารถลดความสญเสยและเพมโอกาสใหกบองคกร

TT

ความหมายของความเสยงในมมมองขององคกรทวไป

ความเสยง (Risk)เหตการณ / การกระทำาใดๆ

ทมความไมแนนอน ซงหากเกดขนจะมผลกระทบในเชงลบ ตอวตถประสงคหรอตอกระบวนการตางๆ ในการทำางานใหมปญหาและเปนไปไดอยางไมมประสทธภาพ

โอกาส (Opportunity) เหตการณทมความไมแนนอน ซงหากเกดขนจะมผลกระทบใน

เชงบวก ตอวตถประสงคหรอเปาหมายขององคกร โอกาสในการทจะเกดความเสยงนนๆ มมากนอยเทาไหร

ประเภทของความเสยง

ความเสยงทเปนอปสรรคหรออนตราย (Hazard)

ความเสยงทเปนความไมแนนอน (Uncertainly)

ความเสยงทเปนโอกาส (Opportunity)

9 กระบวนการจดการความเสยง

1. ตองเขาใจถงขอมลโดยทวไปของงาน เชน ประเภทของงาน การจดการ รวมถงผมสวนรวมตางๆ

2. ระบถงความเสยงทเกดขน พยายามหาอนตรายทอาจจะเกดขนได

3. ตดสนใจวาใครบางจะมสวน หรออาจจะกอใหเกดอนตรายได และ อยางไรบาง

4. ประเมนความเสยง

5. ความคมความเสยง ควบคมปญหาทอาจจะเกดขน

6. ลดกระบวนการทำางาน พจารณาวามการกระทำาอะไรบาง ทอาจจะชวยลดความเสยงกหลกเลยงสงนน

7. ความเสยงทเกดเฉพาะเรอง

8. การบนทก มการทำาบนทกสงทคนพบ

9. ทบทวนกระบวนการทำางานและปรบเปลยนถามความจำาเปน

กระบวนการจดการความเสยง

การจดการประเมนความเสยงจำาเปนตองมการสรปขอมลของความเสยงทอาจจะเกดขนในทกกระบวนการขององคกร หรอกจกรรมตางๆขององคกร และประเมนวามความเสยงอะไรจะเกดขนบาง และความเสยงนนมระดบความรนแรงมากนอยเทาไหร รวมไปถงการประเมนถงโอกาสทความเสยงนนอาจจะเกดขนมาไดวามโอกาสเกดขนมากนอยเทาไหร เมอทำาการประเมนแลว จะสามารถบอกไดวา ความเสยงอะไรทจะเปนจะตองรบหาทางปองกนมากทสด

T

ก า ร บ ร ก า รแขกวไอพ

บคคลทเกยวของ (People)

บคคลใกลชดประจำาตวบคคลสำาคญ (Personal Assistance to VIP)

เจาหนาทรกษาความปลอดภย (Security Officer)

เจาหนาทพธการ (Protocol)

สวนลวงหนา (Advance Team)

หลกปฏบตในสวนของบคคลทเกยวของ

เมอฝายผรบไดมการประสานงานกบฝายผมาเยอนแลว กจะมเรมมขอมลเขามาในระบบเปนจำานวนมาก จงมความจำาเปนทฝายตอนรบจะตองมอบหมายใหมเจาหนาทเปนศนยกลางในการตดตอ หรออาจจะตงศนยกลางในการประสานขอมล หรอทเรยกวา Secretariat office ซงหนวยงานนจะตองคอยรบขอมล อพเดทขอมลใหทนสมย และทสำาคญคอตองกระจายไปยงบคคลตางๆ ทเกยวของ

T

สถานทตางๆ (Place)

สถานทในกำาหนดการ

ทางการ

สถานทในกำาหนดการแบบไมเปนทางการ

พธทางการทต (Protocol)

หลกปฏบตตางตอบแทน การใหเกยรตและการแสดงอธยาศยทดตอกน

การจดลำาดบอาวโส มารยาททางการทต

SmoothSmile

Special

Spirit

Speed

Save

Speak

Smart

10 S สำาคญอยางไร?

10 S

จรยธรรมในวชาชพ

จรยธรรมในวชาชพ

• เปนผทมความประพฤตปฏบตตนอยางเหมาะสม มความซอสตย มความเปนมออาชพในการทำางานและละเวนความประพฤตทจะกอใหเกดผลเสยตอวชาชพ

• เปนผทมความรบผดชอบตอลกคา และปฏบตหนาทการงานทไดรบมอบหมายอยางเตมกำาลง

• เปนผมจตสำานก ใหเกยรตและเคารพในความแตกตางของเชอชาต ศาสนา วฒนธรรม เพศและวย

• เปนผรกษาความลบของลกคา และไมนำาขอมลไปสอสารหรอขยายตอสาธารณะในทางทจะกอผลกระทบทางหนงทางใดตอลกคา

TT

• เปนผทใชดลยพนจในการตดสนใจและปฏบตหนาทดวยความรความสามารถโดยปราศจากอคตสวนตว ไมใชความสมพนธสวนตวในการดำาเนนธรกจ

• เปนผทไมกลาวเทจ หรอสรางความเขาใจผด ใหเกดความขดแยงตอลกคาและผประกอบธรกจ

• เปนผทคำานงถงประโยชนของสวนรวมมากกวาประโยชนสวนตน

• เปนผทดำาเนนธรกจโดยตระหนกถงความรบผดชอบตอสงแวดลอมและชมชน

โดยความรวมมอกบ สมาคมสงเสรมการประชมนานาชาต (ไทย) หรอ TICA

สมาคมธรกจทองเทยวภายในประเทศ (สทน.)