mengatur agenda perjalanan bisnis

MENGATUR AGENDA PERJALANAN BISNIS

KELOMPOK 14WULAN WIDYAASTUTI

YOLANDA DONA PRATIWIYULIAN FIRMANSYAH

ZULFI PURWOKO HARDIANTO

START

MENGATUR AGENDA PERJALANAN BISNIS

SK/KDTUJUANMATERI AJARPENILAIAN

SK/KD

SK• MEMPROSES PERJALAN

BISNISKD• MELAKSANAKAN

PENANGANAN PERJALANAN BISNIS

TUJUAN

• 3.1 SISWA MAMPU MEMAHAMI TENTANG PERSYARATAN PEMILIHAN TRANSPORTASI

• 3.2 BISA MENYEBUTKAN DENGAN BENAR TINGKAT ATAU KELAS FASILITAS SARANA TRASPORTASI.

MATERI AJAR

MENARIK KESIMPULAN DARI HASIL RANGKUMAN MENGENAI INFORMASI TENTANG SARANA TRANSPORTASI DARAT, LAUT, DAN UDARA.

MENCARI INFORMASI TENTANG JENIS-JENIS SARANA AKOMODASI, JENIS-JENIS KAMAR, FASILITAS PENGINAPAN, PRODUK MAKANAN DAN MINUMAN

MERANGKUM, MENYIMPULKAN, MENCARI INFORMASI TENTANG MACAM-MACAM DOKUMEN KEUANGAN (CHEQUE, TRAVELER, DLL)

MERANGKUM, MENYIMPULKAN DAN MENCARI INFORMASI TENTANG PENGERTIAN DAN KEGUNAAN LAPORAN, ISI, DAN SUSUNAN LAPORAN

PENGERTIAN  PERJALANAN BISNIS

•         Perjalanan bisnis adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.

MACAM-MACAM PERJALANAN BISNIS

  Ditinjau dari segi wilayah Negara tujuan, perjalanan bisnis dibedakan menjadi dua macam, yaitu : 1.    Perjalanan bisnis dalam negeri

a.    Perjalanan bisnis antarkota dalam satu provinsib.    Perjalanan bisnis antarprovinsi

2.    Perjalanan bisnis luar negeri atau atau perjalanan antarnegara

TUJUAN PERJALANAN BISNIS

        Ada beberapa tujuan adari perjalanan bisnis, antara lain :1.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.

• 2.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).

• 3.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

• 4.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

• 5.    Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.

• 6.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

• 7.    Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS

• 1.    In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan bisnis.

4.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS )

5.    Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang.

6.    Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

7.    Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain

TATA CARA PELAKSANAAN PERJALANAN BISNIS

1.    In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )2.    Travel Bureau ( Biro Perjalanan )3.    Administrasi Kantor atau sekretaris

Persiapan dokumen perjalanan bisnis

• Dokumen internal

• Dokumen eksternal

Dokumen internal

• Surat tugassurat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan

kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu, • Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.

Dokumen eksternal

• Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri

Macam-macam paspor

• Paspor Biasa ( normal passport )• Paspor dinas• Paspor diplomatik• Paspor khusus

Dokumen yang setara dengan Paspor

• Sea man book• Certificate of Identity• Visa• Surat keterangan fiscal• Exit permit• Sertifikat kesehatan ( health certificate /

yellow card )• Tiket transportasi

Persiapan transportasi dan akomondasi

• Persiapan transportasi• Persiapan akomondasi

Persiapan transportasi

Dalam mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan, seorang administrasi kantor atau sekretaris diharapkan mampu menyusun perencanaan jenis transportasi yang akan dipakai, yang didasarkan pada prinsip efisiensi dan efektifitas, namun tetap sesuai dengan keinginan pimpinan, baik menggunakan transportasi darat, laut, ataupun udara.

Jenis-jenis akomondasi

• Hotel • Hostel • Losmen• Mansion• Mess• Bungalow

Persiapan daftar perjalanan bisnis

( itinerary )• Daftar perjalanan bisnis  ( itinerary )

yaitu sebuah rencana kegiatan yang akan dilakukan selama perjalanan bisnis, yang merupakan kombinasi antara daftar perjalanan dan janji temu atau pertemuan.

Persiapan biaya perjalanan bisnis

• Persiapan biaya perjalanan bisnis yaitu membuat rencana anggaran biaya secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan perusahaan untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.

.    Jenis-jenis pembiayaan perjalanan bisnis

• Biaya dokumen perjalanan• Biaya transportasi• Biaya akomondasi• Biaya acara kontribusi pembiayaan

penyelenggaraan • Biaya meals entertainment • Biaya konsumsi• Biaya lunsum atau perdien

Macam-macam alat pembayaran

• Uang tunai• Travelers Funds ( uang dalam bentuk

lain )

Macam-macam trevelers founds

• Travelers cheque • Letter of credit (L/C)• Credit card (kartu kredit)

Penilaian1. BENTUK YANG BUKAN MERUPAKAN FUNGSI

ATAU MANFAAT KREDIT CARD ADALAH....

a) MEMPERMUDAH PEMBAYARAN ATAU FLEKSIBEL

b) MENGURANGI PENGELUARAN UANG KAS

c) MENDAPATKAN BARANG DENGAN CARA CEPAT DAN EFISIEN

d) MENAMBAH PRESTTISE PEMILIKNYAe) MENAMBAH KEINGINAN BERBELANJA

Penilaian

2. SURAT YANG DIBUAT OLEH PERUSAHAAN ATAU PARTNER PEMERINTAH YANG MEMBERIKAN INFORMASI MENGENAI PENUGASAN PIMPINAN UNTUK MELAKUKAN PERJALANAN BISNIS ADALAH...a) SURAT DINASb) SURAT TUGASc) PASPORTd) VISAe) YELLOW CARD

3. SELAMA PIMPINAN MELAKSANAKAN PERJALANAN SEKERTARIS TETAP MELAKUKAN PEKERJAAN KANTOR SEPERTI BIYASANYA. BERIKUT YANG BUKAN MERUPAKAN KEGIATAN SEKERTARIS...a) MEMPROSES SURAT-SURAT YANG ADA SELAMA

PIMPINAN TIDAK BERADA DITEMPATb) MENANYAKA KEPADA PIMPINAN HAL-HAL APA SAJA

YANG BISA DAN TIDAK DIKERJAKANc) MEMBERI TAHU PIMPINAN TENTANG TAMU BAIK YANG

BERKUNJUNG MAUPUN MENELFONd) MELAKUKAN REKREASI BERSAMA REKAN KANTORe) MELAPORKAN PADA PIMPINAN PERIHAL PERUBAHAN

SELAMA IA TIDAK BERADA DITEMPAT.

Penilaian

4. BERIKUT INI YANG BUKAN TERMASUK BAHAN LAPORAN PERJALANAN DINAS ADALAH .....a) KEUANGANb) HASIL PERTEMUAN DENGAN PARTNER BISNISc) TUJUAN PERJALANAN DINASd) RENCANA DAN KESEPAKATAN MENGADAKAN

LIBURAN KELUARGAe) EVALUASI YANG BERISI HAMBATAN DAN

KEMUNGKINAN PERJALANAN BISNIS

Penilaian

5. FUNGSI DARI DAFTAR JANJI TAMU ADALAH.....a) MENDAPATKAN KEPASTIAN WAKTU

KUNJUNGANb) MEMPEROLEH KEPASTIAN WAKTU

KEBERANGKATANc) MENDAPATKAN KEPASTIAN WAKTU SHOPPINGd) MEMASTIKAN WAKTU BEPERGIAN KE PANTAIe) MENGHINDARI BENTURAN ACARA DENGAN

PENGELOLAH PIHAK HOTEL

Kunci jawaban

1. A2. B3. B4. D5. A

THANK YOU