métodos de clasificación de archivo (los documentalistas 17 ag)

MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

LOS DOCUMENTALISTASINTEGRANTES:

- Alexandra Benavides.

- Sonia Haro.- Geoconda Salcan.- Allison Segura.- David Álvarez N. (COORDINADOR)

MÉTODO DE ARCHIVO

SECUENCIA LÓGICA CON LA QUE SE ORDENA LA DOCUMENTACIÓN.

ALFABÉTICO

NUMÉRICO

GEOGRÁFICO

POR ASUNTOS

ALFANUMÉRICO

MÉTODO ALFABÉTICO

APOYO DE LAS DEMAS METODOLOGIAS DEL TRABAJO DE ARCHIVO.

ALFA POR ASUNTOS O DE MATERIA: ALFA-NUMÉRICO.

ALFA-GEOGRÁFICO.

ALFA-CRONOLÓGICO.

SENCILLO DE MANEJAR.

REFERENCIA DIRECTAMENTE EN GAVETAS PRINCIPALES.

NO NECESITA ARCHIVO AUXILIAR.

VENTAJA

SENCILLO DE COLOCAR.

PUEDE MANEJARSE SIN NINGUN TIPO DE FORMACIÓN ESPECIAL.

DESVENTAJA

PODRÍAN SURGIR PROBLEMAS SI EL ARCHIVO LO MANEJAN VARIAS PERSONAS

SE NECESITA CONOCER

REQUISITOS DE LAS EMPRESAS SOBREALMACENAJE DE DOCUMENTOS Y SISTEMADE CONTROL.

SISTEMAS DE ARCHIVO Y EQUIPOSDISPONIBLES EN EL MERCADO.

ELEMENTOS ESENCIALES PARA UNADECUADO ALMACENAJE Y CONTROL DEDOCUMENTOS.

MÉTODO NUMÉRICO

ASIGNA UN CÓDIGO A CADA UNA DE LAS CARPETAS DEL ARCHIVO.

MÉTODO INDIRECTO YA QUE NECESITA UN ARCHIVO AUXILIAR.

CONSTA DE TRES PARTES

ARCHIVO PRINCIPAL

TARJETERO

ARCHIVO ALFABÉTICO

SE UTILIZA EN:

MOVIMIENTOS BANCARIOS.

POLIZAS DE SEGUROS.

HISTORIAS CLÍNICAS.

FACTURAS.

RECIBOS.

REGISTROS DE ALUMNOS.

DEPARTAMENTOS CONTABLES.

CASOS CONFIDENCIALES.

VENTAJAS

SENCILLO PARA ENCONTRAR CARPETAS.

EL ARCHIVO SE PUEDE AUMENTAR INDEFINIDAMENTE.

FICHAS UTILIZABLES PARA OTROS FINES.

DESVENTAJAS

SIEMPRE NECESITA ARCHIVO AUXILIAR

MÉTODO GEOGRÁFICO

AGRUPA CARPETAS EN ORDENGEOGRÁFICO, POR PAISES, REGIONES,TERRITORIOS, ETC.

UTILIZA ORDEN ALFABÉTICO PARALOCALIDADES DE MANERADESCENDENTE. PAIS, DEPARTAMENTO, MUNICIPIO, CANTONES, ETC.

SE UTILIZA EN:

OFICINAS DE EXPORTACIÓN.

DEPARTAMENTO DE VENTAS.

MINISTERIOS.

SECRETARIAS DEPARTAMENTALES.

ALMACENES EN CADENA.

OFICINAS DE INGENIEROS Y ARQUITECTOS.

DESVENTAJA

LAS ACTIVIDADES NO SIEMPRE SE DESARROLLAN EN TERRITORIOS ESPECÍFICOS.

NECESITA AMPLIO CONOCIMIENTO DEL DESPLAZAMIENTO DE TODOS LOS PUEBLOS Y CIUDADES.

MÉTODO POR ASUNTOS

CONCISTE EN ARCHIVAR LADOCUMENTACIÓN POR TEMA OCONTENIDO.

SON ÚTILES PARA LLEVARCORRESPONDENCIA Y PAPELES DE UNAACTIVIDAD REPETITIVA.

SE UTILIZA EN:

DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES CIENTÍFICAS.

OFICINAS DONDE EL INTERES SE ENFOCA EN EL CUADRO GENERAL DE LA SITUACIÓN.

OFICINAS QUE CONSERVAN MATERIAL DIDÁCTICO.

INSTITUCIONES QUE REQUIEREN QUE SUS PRODUCTOS SE IDENTIFIQUEN POR GRUPOS.

VENTAJAS

SIRVE PARA AGRUPAR DOCUMENTOSRELACIONADOS CON UN ASUNTO ENPARTICULAR.

GUARDA EL EXPEDIENTE COMPLETOPERTENECIENTE AUN RPODUCTO ESPECÍFICO OUNA ACTIVIDAD DETERMINADA.

DESVENTAJAS

PUEDE PRODUCIRSE OLVIDO DE PAPELES DE UN TEMA EN OTRA CARPETA.

MÉTODO ALFANUMÉRICO

COMBINA LAS CLASIFICACIONES ALFABÉTICA Y NUMÉRICA.

ASIGNA UN NÚMERO A CADA LETRA DEL ALFABETO.

CADA CARPETA DENTRO DE UN NUMERO SE NÚMERA CONSECUTIVAMENTE.

LAS CARPETAS SE ORDENAN ALFABETICAMENTE EN EL ARCHIVO Y LOS NÚMEROS SE USAN COMO REFERENCIA SOBRE LA CORRESPONDENCIA.