microsoft excel 2010 intermediated advanced

MICROSOFT EXCEL 2010 (LEVEL: INTERMEDIATED-ADVANCED)

• สมทธชย ไชยวงศ• smitrong@hotmail.com

Microsoft Excel 2010

• ความรเบองตนเกยวกบโปรแกรมไมโครซอฟตเอกเซล

• ในสวนนจะเปนการเตรยมพนฐานใหผอบรมมพนฐานทใกลเคยงกน เนองจากบางทาน อาจจะศกษาดวยตวเอง จาเปนตองปรบใหเขาใจตรงกน พรอมแทรกเทคนคทนาสนใจตาง ๆ

ปรบใหเขาใจตรงกน พรอมแทรกเทคนคทนาสนใจตาง ๆ

• การค านวณใน Microsoft Excel • เทคนคการใชงาน Microsoft Excel ใหเพมประสทธภาพ • และความรวดเรว เชน เทคนคการ Copy งาน เทคนคการเลอน Cell เทคนคการ

ใสสตร Shortcut ทท างานไดรวดเรว ฯลฯ • สตรการค านวณทซบซอน เชน IF, SUMIF(), COUNTIF(), LOOKUP(),

VLOOKUP(), DateDif(), Offset(), IFError(), สตรทางสถตทนาสนใจ เปนตน

• การใช Index & Match• เทคนคการตรวจสอบวนทใน Excel • สตรท างานเกยวกบวนท Today, Year, Month, Day, DATEIF• การตงคา Auto Recovery

การค านวณใน Microsoft Excel

การค านวณโดยการพมพสมการทางคณตศาสตรนน ตองมการเรยนรถงหลกการและการน าไปใช ดงน เครองหมายสถานะของสตร• ใหพมพเครองหมายเทากบ (=) หรอคลกเครองหมาย

เทากบบนแถบสตรจะมแผนกรอกขอมลใหมา โดยโปรแกรม Microsoft Excel จะรทนทวาก าลงท างานอยในสถานะสตร

ตวเลขและการอางองเซลล• เมอพมพ = แลวกเปนการพมพสมการทาง

คณตศาสตรบรรทดเดยวซงจะใชตวเลขหรอเซลลมาพมพกได ถาเปนตวเลข Excel จะถอวาเปนคาคงทแตถาเปนเซลลจะขนอยกบการอางองเซลลโดยการพมพชอเซลลลงไปโดยตรง หรอใชเมาสคลกเลอกเซลลทอางองนนกได เชน =1/2 หรอ =6*B3 หรอ =A4+B4 เปนตน

การใชงานฟงกชนกลมสถตและคณตศาสตร • ฟงกชนทางสถต (Statistical) เปนฟงกชน การว เคราะห ขอมลทางสถต ใช

ค านวณหาคาทางสถตตาง ๆเชนคาเฉลย คาสงสดคาต าสด การนบตวเลข เปนตนฟงกชน หนาท

=MAX(กลมเซลล) คาสงสดในกลมเซลล

=MIN(กลมเซลล) คาต าสดในกลมเซลล

=AVERAGE(กลมเซลล) คาเฉลยในกลมเซลล

=AVERAGEIF(กลมเซลล,เงอนไข) คาเฉลยในกลมเซลลตามเงอนไข

=AVERAGEIFS(กลมเซลล,เงอนไข,กลมเซลล.เงอนไข,…)คาเฉลยในกลมเซลลตามเงอนไขโดยสามารถหาไดหลายเงอนไง หลายชวงขอมล

=MEDIAN(กลมเซลล) คากงกลางในกลมเซลล

=MODE(กลมเซลล) คาทเกดซ าหรอเกดบอยทสดในกลมเซลล

=COUNT(กลมเซลล) นบจ านวนขอมลเฉพาะตวเลข

=COUNTA(กลมเซลล) นบจ านวนขอมลทงตวเลขและขอความ

=COUNTBLANK(กลมเซลล) นบจ านวนเซลลวาง

=COUNTIF(กลมเซลล,เงอนไข) นบจ านวนขอมลตามเงอนไข

=COUNTIFS(กลมเซลล,เงอนไขกลมเซลล,เงอนไข,…)นบจ านวนขอมลตามเงอนไขโดยสามารถหาไดหลายเงอนไขหลายชวงขอมล

SUMIF()

หนาทของฟงกชน SUMIF คอ จะใชหาผลรวมของตวเลขในอารกวเมนตโดยการระบเงอนไข

รปแบบของสตร คอ =SUMIF(rang,criteria,sum_range)

Range หมายถง ชวงเซลลทมเงอนไขทระบใน criteria

Criteria หมายถง เงอนไขทระบ โดยจะเปนตวเลขหรอความขอความกได

Sum_rang หมายถง ชวงเซลลทตองการใหหาผลรวมตามเงอนไขทเราระบไว

COUNTIF()

ฟงกชน COUNTIF เปนฟงกชนทชวยนบจ านวนเซลขอมลตามเงอนไขทก าหดน ดวยการระบกลมเซลและระบเงอนไขทตองการนบลงไป โดยสามารถระบเงอนไขเฉพาะเจาะจงไดทงคาทเปนตวเลข และขอความ• รปแบบ =CONTIF (range, criteria)

range คอชวงของเซลขอมลทตองการนบรายการตามเงอนไขcriteria คอเงอนไขทก าหนดใหนบ

• ตวอยาง=COUNTIF(M2:M6,4)

หมายถงนบชวงเซลขอมลจาก M2 จนถง M6 วานกเรยนทไดเกรดสมจ านวนกคน

การใชงานฟงกชน IF เบองตน

วธเขยนสตร ภาษาชาวบาน

=IF(เงอนไขทเราโยนเขาไปใหทดสอบ, [ถาจรงจะท าอนน], [ถาเทจจะท าอนน])เชน หากเทยบกบภาษาพด จะไดวา

ถา ฉนสอบตก ฉนจะเลยงขาว ไมงน เธอเปนคนเลยงขาวฉนสอบตก = เงอนไขฉนเลยงขาว = การกระท าหากเงอนไขเปนจรงเธอเปนคนเลยงขาว = การกระท าหากเงอนไขเปนเทจซงเงอนไขทเราโยนเขาไปใหทดสอบ นนจะตองม ตวเปรยบเทยบ (COMPARISON OPERATOR) อยดวย เพอใหคาออกมาเปนจรง (TRUE) หรอเทจ (FALSE) เชน

การใชงานฟงกชน IF ซอน IF

การเขยน IF ซอน IF

• เราสามารถเขยน IF ซอนกนไปเรอยๆ ได (จรงๆแลวจะเอาฟงกชนอนมาซอนดวยกยงได)โดย IF แตละตวกจะมการเชคเงอนไขของตวเอง และท าคาจรง/เทจ ของตวเองแลวแตผลลพธทประมวลได เชน– =IF(เงอนไข 1, IF( เงอนไข2,จรง2,เทจ

2),IF(เงอนไข3,จรง3,เทจ3))

การเขยน IF ซอน IF

• ตวอยาง 3 หากเราตองการจะจดเกรดจากคะแนนดบของนกเรยน โดยมเกณฑดงน – คะแนน <50 : F– 50 <= คะแนน<60 : D– 60 <= คะแนน<70 : C– 70 <= คะแนน<80 : B– คะแนน >= 80 : A

• สมมตคะแนนดบอยในชอง A2 และเราจะใสเกรดในชอง B2 / ในชอง B2 เราตองเขยนดงน =IF(A2<50,”F”,IF(A2<60,”D”,IF(A2<70,”C”,IF(A2<80,”B”,”A”))))

• อธบายแนวคด• ใหใสเงอนไขทละ Step อนแรกเชควานอยกวา 50 หรอไม? ถานอยกวาใหแสดงเกรด F ถาไมนอย

กวา ตองเชคตอวา < 60 หรอไม?… ท าแบบนไปเรอยๆ

การใชงานฟงกชน IF แบบซบซอน

หากมหลายเงอนไขจะท าอยางไร?

• โดยหากมหลายเงอนไข เราสามารถเอาแตละเงอนไขมาเชอมกบฟงกชนทางตรรกกศาสตร ไดอก เชน– AND(เงอนไข1,เงอนไข2,เงอนไข3,…) =>

และ : ตองเปนจรงทกอน ถงจะออกมาเปนจรง

– OR(เงอนไข1,เงอนไข2,เงอนไข3,…) => หรอ : หากอนใดอนหนงจรงถอวาจรง

หากมหลายเงอนไขจะท าอยางไร?

• ตวอยาง 2 หากชอง B4 เราเขยนวา

• =IF(AND(B2>10,B3<=5), 20*3,”ขเกยจท า”)

• สงทมนจะท าคอดวาคาใน B2 มากกวา 10 และ B3นอยกวาหรอเทากบ 5 หรอไม?• สมมตวาคาใน B2 เปน 15 และ B3 เปน 4 =>=> เงอนไขเปนจรง =>ค านวณ 20*3 => แสดงคา 60

ในชอง B4

• สมมตวาคาใน B2 เปน 15 และ B3 เปน 6 => เงอนไขเปนเทจ =>แสดงคา “ขเกยจท า” ในชอง B4

ตวอยางการประยกตใชงานฟงกชน IF

การใช Vlookup

• ฟงกชน Vlookup เปนฟงกชนหนงทใชบอยมาก แตผทใชสวนมากกยงไมเขาใจวาท างานอยางไร อานใน Help แลวกยงไมเคลยร เมอเกดปญหากเลยไมสามารถแกไขได

• มาดสวนประกอบหรอไวยากรณของ Vlookup กนกอนครบ Vlookup มไวยากรณดงน

• Vlookup(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

หรอแปลตามแบบฉบบของผมเพอใหงายตอการเขาใจ

• Vlookup(คาทตองการคนหา, ตารางทบรรจคาทตองการคนหา, คอลมนทตองการแสดงผล, รปแบบการคนหา)

• VLOOKUP โหมด Exact Match• จดประสงคหลก : เหมาะกบการ Map ขอมล (ดงคาจาก Reference ทก าหนด) มนจะท างานดงน • หาค าทตองการจากคอลมนซายสดของตารางทก าหนด (Table Array) และท าการหาจากบนลงลาง

(Vertical Lookup) ผลม 2 กรณ– ถาเจอค าทตองการ(ตองเหมอนเปะๆ) มนจะหยดทบรรทดนน– ถามคาทตรงเงอนไขหลายคาในคอลมนทคนหา มนจะยดทเจออนแรกสด– ไมเจอค าทตองการเปะๆ จะแสดงคา Error กลบมาเปน #N/A– กรณเจอค าทตองการเปะๆ จะวงไปทางขวาตาม Col Index ทก าหนด เรมนบทคอลมนซายสดเปน 1, ถดไปทางขวา =2, 3,

4… เพอเอาคาใน Col Index ทก าหนดกลบมาแสดงคา• ตวอยางในรป ชอง G4 เกดจากการใช VLOOKUP คนหาทะเบยน นม6666 วาอยบรรทดไหน ถาเจอใหเอา

คอลมนท 2 ของบรรทดนนกลบมา (นบเฉพาะขอบเขตตารางทเลอกไว ไมเกยววาคอลมนท 2 คอ B) ซงจะไดคา BMW

• VLOOKUP โหมด Approximate Match• จดประสงคหลก :เหมาะกบการดงคาขอมลจาก Reference ทมการก าหนดการอางองขอมลเปนชวง ทแตละชวงไมจ าเปนตองเทากน• ตองเรยงคาทเราจะคนหาในตารางอางองจากนอยไปมากเสยกอน นนคอ ขอมลในคอลมนซายสดของตารางอางองจะตองเรยงจากนอยไป

มากเทานน มฉะนนการท างานของ VLOOKUP จะ Error• หากท าการเรยงขอมลแลว มนจะท างานแบบนครบ หาค าทตองการจากคอลมนซายสดของตารางทก าหนด (Table Array) โดยท าการหา

จากบนลงลาง (Vertical Lookup) จนเจอตวทมากกวาคาทก าหนดแลวจะเดงกลบ 1 บรรทด• ดงนนการคนหาจะม 3 กรณ

– o ถามคาทตรงเปะๆ คาเดยว มนจะยดคาบรรทดนน– o ถามคาทตรงเปะๆ หลายคา มนจะยดทเจออนลางสด (เนองจากมนจะหาลงมาเรอยๆ จนเจอคาทมากกวาแลวเดงขน 1 บรรทดอยางทบอกไปตอนตน)– o ถาค าคนหาอยระหวางคาในตารางอางอง มนจะไปหยดตรงบรรทดทมคามากทสดในตารางอางองทยงนอยกวาค าคนหา (เนองจากมนจะหาลงมาเรอยๆ จน

เจอคาทมากกวาแลวเดงขน 1 บรรทดอยางทบอกไปตอนตน)• ทงกรณท 1 และ 2 หลงจากเจอแลว มนจะมองในแถวเดยวกน แลวน าคากลบมาจาก Col Index ทก าหนด เรมนบทคอลมนซายสดเปน 1,

ถดไปทางขวา =2, 3, 4…

การออกแบบตารางส าหรบ look Up ขอมลขาม Sheet หรอขามไฟล

เทคนคการแกปญหาของการเกด #N/A

การใช Index & Match• NDEX ใชส าหรบแสดงขอมล ในชวงทระบ

MATCH ใชคนหาต าแหนง ในชวงขอมลทระบ ตามเงอนไขทก าหนด

รปแบบการใช

INDEX( array, row_num, [ column_num ] )array คอชวงขอมลทก าหนดrow_num คอ ต าแหนงเรมตนลงมากแถว ในชวงทก าหนดcolumn_num คอ ต าแหนงถดเขาไปกคอลมน ในชวงทก าหนด

MATCH( lookup_value, lookup_array, match_type )lookup_value คอ ขอมลทตองการคนหาlookup_array คอ ชวงขอมลทก าหนดใหคนหาภายในน match_type คอ ลกษณะการคนหา มคาได 3 คา คอ 0, +1 และ -1

• ส าหรบกรณการใช INDEX ควบคกบ MATCH

• สตร =INDEX(B1:B12, MATCH(D2,A1:A12,0) )

เทคนคการตรวจสอบวนทใน Excel

• Ctrl + ;

• Ctrl + Shift +:

สตรท างานเกยวกบวนท Today, Year, Month,

Day, DATEIF

• Today

• Year

• Month

• Day

• DATEDIF

เทคนคการกไฟลทเผลอปดไป กอน Save ใหกลบสตนแบบกอน Save

เทคนคการกไฟลทเผลอปดไป กอน Save ใหกลบสตนแบบกอน Save

การท างานกบขอมล

ในการใชงาน Microsoft Excel สาหรบผทท างานกบ Excel ยอมมขอมลทเกยวของตรงน จะมเทคนคทชวยในการจดการกบขอมล จานวนมาก ๆ ใหงายขนมาก ๆ • การเรยงขอมลตามลาดบ (Sorting) • การกรองขอมล (Filter) ดวย Auto Filter

– o การก าหนดเงอนไขตาง ๆ – o Top 10 ก าหนดการกรองขอมล 10 รายการสงสด/ตาสด – o Custom… เพอก าหนดการกรองขอมลใหไดตามตองการ

• การทาสรปผลขอมลดวย (Sub Total) ใชสาหรบการสรปผลโดยแสดงผลสรปขอมล ไมวาจะเปน ผลรวม คาเฉลย จานวน หรอคาทางสถต ตามกลมขอมลทตองการ

• การตรวจสอบความถกตองขอมลดวย Data Validation ใชสาหรบการปองกน และเพมความสะดวกในการปอนขอมลใหสะดวกมากยงขน เชน ทาเปน List ใหเลอกแทนทจะพมพขอมลเอง และหากกรอกคาไมถกตอง ใหแจงเตอนกบผใชงาน

• การก าหนดการแสดงตามเงอนไขดวย Conditional Formatting ใชสาหรบการแสดงผลขอมลโดยใชสสนตาง ๆ ตามเงอนไข เชน หาก สนคามสตอค ตากวาเกณฑใหแสดงไฮไลท สแดง– การตรวจสอบสตอกโดยน าเสนอเปน Icon– การแจงเตอนสตอก เชน มสตอกต ากวาเกณฑ

การเรยงล าดบขอมล (Sort)

1. คลกในคอลมน (ฟลด) ทตองการจดเรยง เชน จะเรยงตามเงนเดอนพนกงานกคลกตรงฟลด เงนเดอน (ในเซลใดกได)

2. คลกป ม Sort Ascending (เรยงล าดบจากนอยไปหามาก) เพอเรยงขอมลจากนอยไปหามาก คอ ถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 1, 2 , 3, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง A, B, C, ... ก, ข, ค, ....หรออาจจะคลกป ม Sort Descending (เรยงล าดบจากมากไปหานอย) เพอเรยงขอมลจากมากไปหานอย คอถาเปนฟลดตวเลขกจะเรยง 9, 8, 7, ... แตถาเปนขอความกจะเรยง ฮ, อ, ฬ, ... Z,

Y, X, ...

3. ผลการจดเรยงจะปรากฎใหเหนทนท

การเรยงล าดบขอมลแบบงายและแบบซบซอน

1. คลกเมาสภายในลสตทจะเรยงล าดบขอมล

2. เลอกค าสง Data > Sort (ขอมล > เรยงล าดบ)

3. เลอกฟลดแรกทจะจดเรยงจากชอง Sort by (เรยงล าดบตาม) เชน ต าแหนง

4. คลกป ม Add Level (เพมระดบ)5. เลอกคอลมนทเรยงเปนอนดบทสอง

การใชเครองมอ การคดกรอง(Filter)1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล

2. เลอก Data >Filter (ขอมล > ตวกรอง ) จะมป มลกศรขนทชอฟลดของทก ๆ คอลมน

3. คลกป มลกศร ของฟลดแรกทใชเปนเงอไขในการกรอง จะมขอมลทงหลายทอยในฟลดนนปรากฏขน แตเปนรายการแบบยอ คอแสดงเฉพาะคาทไมซ ากนเทานน

การประยกตใชเครองมอการคดกรองกบการค านวณในระบบฐานขอมล

1. คลกเมาสภายในลสตทจะกรองขอมล แลวเลอกค าสง Data > Filter (ขอมล > ตวกรอง )

2. คลกป ม สามเหลยม ของฟลดทเปนเงอนไข (ซงจะตองเปนฟลดตวเลขหรอวนท ) แลวเลอก – All (ทงหมด) แสดงขอมลทกเรคอรดโดย

ไมขนกบฟลดน – Top 10 (10 อนดบแรก) เลอกมา

เฉพาะ 10 เรคอรดทมคานอยหรอมากทสด– Custom (ก าหนดเอง) ใชก าหนด

เงอนไขทซบซอนมากขน คอมไดถง 2 เงอนไขตอฟลด และยงเปรยบเทยบแบบ

การสรางรายงานสรป (Subtotals) เพอวเคราะห และจดสรางรายงาน• เรยงขอมลตามลกษณะทตองการ เชน ตองการยอดสรปเกยวกบ

ประเภทสนคา กตองเรยงขอมลดวยขอมลประเภทสนคา , ตองการยอดสรปเกยวกบต าแหนงพนกงาน กตองเรยงขอมลดวยขอมลต าแหนงพนกงาน

• เลอกค าสง Data, Sub-Total จะปรากฏกรอบโตตอบ ดงน • ก าหนดรายการทตองการท ายอดสรป ( At Each Change

In)โดยตองก าหนดตามขอมลรายการทเรยงไวในขอ 1• ก าหนดลกษณะการหายอดสรป (ผลรวม , จ านวนนบ, คาเฉลย

ฯลฯ)ในตวเลอก Use Function• ก าหนดขอมลทตองการใหสรปยอด ในตวเลอก Add SubTotal

To• เลอก OK กจะปรากฏขอมลใหมเปนรายงานยอดสรปบนจอภาพ

การก าหนดการแสดงตามเงอนไขดวย Conditional Formatting

การ Sort ขอมลตามสของขอความ หรอสของ Fontหรอตามประเภทของ Icon ซงเปนฟเจอรใหมของ Excel 2010 โดยเฉพาะ

การ Filter ขอมลตามสของขอความ หรอสของ Font หรอตามประเภทของ Icon ซงเปนฟเจอรใหมของ Excel 2010 โดยเฉพาะ

การวเคราะหขอมลดวย Microsoft Excel (Analyzing Data) ในสวนนสาหรบการน าขอมลมาเคราะหตอไป • การดแนวโนมของขอมลโดยการสราง Trend (Create a

Trendline) • การสรางสถานการณ (Create Scenarios) โดยจาลองสถานการณ

ของขอมลโดยก าหนดการเปลยนปจจย (Factor) เพอผลทเราตองการตามสถานการณตาง ๆ เชน ตองการดแนวโนมการสงซอสนคา เมออตราเงนเฟอ แปรเปลยนไปจาก 3% เปน 4% หรอ 5%

• Perform What-If Analysis เปน Add-On ของ Microsoft Excel เพอวเคราะหขอมลตามเงอนไขตาง ๆ

• ทดลอง Study case เพอจ าลองสถานการณ

การดแนวโนมของขอมลโดยการสราง Trend

(Create a Trendline)

การสรางสถานการณ (Create Scenarios) โดยจาลองสถานการณของขอมลโดยก าหนดการเปลยนปจจย (Factor) เพอผลทเราตองการตามสถานการณตาง ๆ เชน ตองการดแนวโนมการสงซอสนคา เมออตราเงนเฟอ แปรเปลยนไปจาก 3% เปน 4% หรอ 5%

Perform What-If Analysis เปน Add-On ของ Microsoft Excel เพอวเคราะหขอมลตามเงอนไขตาง ๆ

Study case เพอจ าลองสถานการณ

Pivot Table & Pivot Chart

Pivot Table มประโยชนสาหรบการทาตารางสรปผลขอมล เพอน าเอาขอมลดบ มาสรปผลใหดงายขน ซงในการอบรมจะพดถงการเตรยมขอมลและแนวคดในการดขอมลเพอน ามาสรปผล และการดขอมลในมต (Dimension) ตาง ๆ ในรปแบบตาราง และกราฟ • ความหมายและประโยชนของ Pivot Table • Pivot Table กบการสรปขอมล • การเตรยมขอมลเพอใชวเคราะหและสรปผลขอมล • การสรางและการแกไข Pivot Table • การอานคาจาก Pivot Table

• Pivot Chart Report • การสราง Chart ในรปแบบตาง ๆ • การคดกรองขอมลทตองการ • การกรองขอมลในชวงหรอตาราง โดยการใช Slicer• กรณศกษา & Workshop ทาการสรปยอดขายสนคา 3 ป โดยแยกตามรายลกคา หรอ รายสนคา

ดแนวโนมของพนกงานขายวามยอดขายเปนอยางไร เปนตน (ในการอบรมจะเปน Case Study จากขอมลจรง)

พนฐานส าหรบการสรางตารางไพวอท

• PIVOT TABLE มประโยชนมากส าหรบการวเคราะหขอมลบนแผนงานของ Excel เราสามารถเลอกดขอมลในแงมมตาง ๆ จากใน Sheet ของ Excel โดยการน าขอมลในแผนงานมาไขวกน ชวยใหการวเคราะห เปรยบเทยบดงายขน เชน สมมตวาเรามขอมลเกยวกบ รานทรบสนคาของเราไปจ าหนาย มดงน (ดาวนโหลดไฟลเพอท าตามตวอยางน คลกทน)

• จากขอมลขางบนน เราสามารถจะให Excel วเคราะหขอมล จดรปแบบเสยใหม (โดยใชขอมลชดน) เชน สรปขอมลตามราน และรวมจ านวนสนคาทรบไปจ าหนาย ดงน

• หรออาจจะใหแสดงทงจ านวนทรบไป และรวมเงนทงหมด แยกเปนแตละราน กได ดงน

ประเภทของขอมลทใชในตารางไพวอท

การออกแบบโครงสรางของฟลดทใชในตารางไพวอท

• Column ในแนวตงเรยกวา Field ซงในแตละ Field ใชเกบขอมลเรองเดยวกน เชน ใช Column A เกบขอมลเกยวกบรหสประจ าตว (Id) และใช Column B เกบขอมลเกยวกบชอสนคา (Name)

• Row ในแนวนอนเรยกวา Record หรอ รายการ ซงแตละรายการประกอบดวยเรองทเกยวของกนของรายการหนงๆ เชน รายการแรกประกอบดวย Id : a001, Name : aaa, และ Amount : 100

ลาก Field ทตองการลงในชองดานลางเพอจดเรยงขอมลใหม

การจบกลม

การปรบเปลยนรปแบบและฟลด

การปรบเปลยนฟลด

การเปลยนรปแบบของรายงาน

การจดรปแบบของรายงานโดยใชรปแบบอตโนมต (AutoFormat)

การสรางชารทเพอสรปขอมลของตารางไพวอท

PivotChart

PivotChart

การกรองขอมลในชวงหรอตาราง โดยการใช Slicer

Slicer

มาโคร (Macro)

มาโครจะเหมาะกบการท างานในลกษณะทตองท าซา ๆ

• การสรางแมโคร (Create a Macro)

• การแกไข (Edit a Macro)

• การน าเอามาโครทใชประจ ามาเปนคาสงใน Excel (Customize

Access to Excel Commands)

• การประยกตใชมาโครกบการทา Conditional Formatting

Record Macro3: CopyData

1. คลก Sheet ชลบร2. ลากคลม D3:D163. คดลอก (Copy)4. คลก Sheet รวมยอดขาย5. คลก C36. วาง (Paste) แบบ Value

7. คลก Sheet กทม8. ลากคลม D3:D169. คดลอก (Copy)10. คลก Sheet รวมยอดขาย11. คลก D312. วาง (Paste) แบบ Value

13. คลก Sheet เชยงใหม14. ลากคลม D3:D16

15. คดลอก (Copy)16. คลก Sheet รวมยอดขาย17. คลก E3

18. วาง (Paste) แบบ Value

19. คลก F2 พมพค าวา รวม20. คลก F3 ใช Sum

21. คดลอกจนถง F16

Run Macro3: CopyData

Record Macro4: AddData

1. คลก Sheet ชลบร2. คลก B3

4. กด ctrl + shift + ลกศรลง5. กด ctrl + shift + ลกศรขวา6. คดลอก (Copy)

8. คลก Sheet เรยงยอดขาย9. คลก A1

11. กด ctrl + ลกศรลง 12. กด ลกศรลง13. วาง (Paste)

1. คลก Sheet กทม2. คลก B3

4. กด ctrl + shift + ลกศรลง5. กด ctrl + shift + ลกศรขวา6. คดลอก (Copy)

8. คลก Sheet เรยงยอดขาย9. คลก A1

11. กด ctrl + ลกศรลง12. กด ลกศรลง13. วาง (Paste)

1. คลก Sheet เชยงใหม2. คลก B3

4. กด ctrl + shift + ลกศรลง5. กด ctrl + shift + ลกศรขวา6. คดลอก (Copy)

8. คลก Sheet เรยงยอดขาย9. คลก A1

11. กด ctrl + ลกศรลง12. กด ลกศรลง13. วาง (Paste)

15. คลก Sheet เรยงยอดขาย

16. คลก C2

18. กด ctrl + ลกศรลง

19. กด ลกศรลง

20. ใช Sum

Run Macro4: AddData

Collaborating with Others

การท างานรวมกนดวย Microsoft Excel โดยทานสามารถเปดไฟลExcel พรอมกนไดมากกวา 1 คน แลวท างานพรอม ๆ กนได

• การแชร Workbook (Share a Workbook)

• การปองกนไฟล (Protect Files)

• การตดตามการแกไขไฟลเอกสาร (Set Revision Tracking)

• การตรวจสอบไฟลทผ อนทาการแกไข Review Tracked

Revisions

• การน าขอมลจากหลายไฟลมารวมกน (Merge Workbooks)

การแชร Workbook (Share a Workbook)

การตดตามการแกไขไฟลเอกสาร (Set Revision Tracking) การตรวจสอบไฟลทผอนท าการแกไข Review Tracked Revisions

การตดตามการแกไข การเชอมโยงสตร (Auditing Worksheets) สาหรบการท างานกบสตรทมการเชอมโยงกนซบซอน เราตองการตรวจสอบ ตดตามการเชอมโยงเพอรทมา และผลกระทบของสตรการค านวณได• การตดตามวาเซลนไปเกยวของกบเซลใด (Trace Cell Precedents)

• การตดตามวาเซลนถกอางองไปทใดบาง (Trace Cell Dependents)

• การดขอผดพลาดของสตรการค านวณ (Locate Errors in Formulas)

• การดขอมลทอางองไมถกตอง (Locate Invalid Data and Formulas)

• การตดตามดคาของตวแปร (Watch and Evaluate Formulas)

• การจดกลมขอมลและจดการแสดงผลขอมล (Group and Outline Data)

เทคนคการตรวจหา Error ในเวรกชตอยางรวดเรว

การท างานกบแฟมงานหลาย ๆ ไฟล (Working with Multiple Workbooks)

• การสราง Workspace

• การเชอมโยงขอมลเขาดวยกน (Consolidate Data)

• การเชอมโยงเซลจาก Workbook อน (Link Cells in

Different Workbooks)

• การแกไขลงค (Edit Links)

เทคนคการเปดหลายๆ ไฟลขนมาท างานพรอมๆกน อยางรวดเรว โดยเปดเพยงแคไฟลเดยวเทานน แลวโปรแกรมจะเปดไฟลทเหลอเองใหอตโนมต

เทคนคการเปดหลายๆ ไฟลขนมาท างานพรอมๆกน อยางรวดเรว โดยเปดเพยงแคไฟลเดยวเทานน แลวโปรแกรมจะเปดไฟลทเหลอเองใหอตโนมต

การน าเขาและสงออกขอมล (Importing and Exporting Data)

• การสงออกขอมลไปยง Microsoft Word (Export to

Microsoft Word)

• การน าเขาตารางจาก Microsoft Word (Import a

Word Table)

• การน าเขาขอมลทเปน Text File (Import Text Files)

การน าขอมลจาก Text File เขามาในโปรแกรม Excel

1. คลกเซลลทคณตองการวางขอมลจากฐานขอมล

2. บนแทบ Data ในกลม รบขอมลภายนอก ใหคลก Form Text

3. ในรายการ มองหาใน ใหระบต าแหนงและคลกสองครงฐานขอมล Text ทคณตองการน าเขา

4. ในกลองโตตอบ เลอกตาราง ใหคลกตารางหรอแบบสอบถามทคณตองการน าเขา แลวคลก ตกลง

การ Import Text File เขามาใน Excel แลวความหมายของตวเลอกทงหมดใน Text ImportWizard วาท างานอยางไร

การก าหนดคาการรกษาความปลอดภย (Security)

เราจะแนะน าการปองกนการเปดอานไฟล การปองกนการแกไขไฟล ซอนสตร ลอกเซลทไมตองการใหแกไข โดย Excel มความสามารถดานความปลอดภยหลายระดบ โดยหลายทานอาจจะยงไมเคยรมากอน

• การก าหนดรหสผานใหไฟล Excel

• การปองกนไมใหเหนสตร และการปองกนไมใหแกไขใน Cell ทตองการ (Lock and Hidden)

• การปองกน Worksheet & Workbook

• การก าหนดการรกษาความปลอดภยใหกบ Macro

การปองกน Worksheet

การปองกนไมใหเหนสตร และการปองกนไมใหแกไขใน Cell ทตองการ (Lock and Hidden)

การปองกน Workbook

การปองกนไฟล (Protect Files) การก าหนดรหสผานใหไฟล Excel