mk-kktm-01 manual kualiti.pdf
Post on 01-Nov-2015
110 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI MARA
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Disediakan: Disemak: Disahkan:
Tandatangan
Nama MEOR MOHD
KHAIRY BIN MEOR ABDULLAH ZAWAWI
ZARINAH BINTI IDRUS MOHAMED ROSELI
BIN DOL
Jawatan TIMBALAN
PENGARAH (KPHP) KKTMSG
PENGARAH KKTMSG PENGARAH BKT
MARA
No. Salinan: 1
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 2/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN PERKARA HALAMAN
1 PENGENALAN
1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 6
1.2 Tujuan 6
1.3 Kandungan Manual Kualiti 6
2 MAKLUMAT INSTITUSI
2.1 Latar Belakang 8
2.1.1 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Sri Gading (KKTMSG) 8
2.1.2 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Balik Pulau (KKTMBP) 9
2.1.3 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Petaling Jaya (KKTMPJ) 9
2.1.4 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Kuantan (KKTMKu) 10
2.1.5 MARA Japan Industrial Institute (MJII) 11
2.2 Fungsi Organisasi 11
2.3 Visi Organisasi 12
2.4 Misi Organisasi 12
2.5 Piagam Pelanggan 12
2.6 Struktur Organisasi 13
2.7 Perkhidmatan yang diberikan 13
2.8 Pelanggan Organisasi 13
3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 Skop Pelaksanaan 14
3.2 Dasar Kualiti 16
3.3 Objektif Kualiti 16
3.4 Tanggungjawab 17
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 3/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN PERKARA HALAMAN
4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM
PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am 18
4.2 Keperluan Dokumentasi 19
4.2.1 Am 19
4.2.2 Manual Kualiti 19
4.2.3 Kawalan Dokumen 20
4.2.4 Kawalan Rekod 21
5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 Komitmen Pengurusan 23
5.2 Fokus Kepada Pelanggan 23
5.3 Dasar Kualiti 24
5.4 Perancangan 24
5.4.1 Objektif Kualiti 24
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti 25
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi 25
5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa 25
5.5.2 Wakil Pengurusan 25
5.5.3 Komunikasi Dalaman 26
5.6 Kajian Semula Pengurusan 26
5.6.1 Kajian Semula Pengurusan KKTM Sri Gading 26
5.6.2 Input Kepada Kajian Semula 27
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan 27
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 4/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN PERKARA HALAMAN
6 PENGURUSAN SUMBER
6.1 Bekalan Sumber 28
6.2 Sumber Manusia 28
6.2.1 Am 28
6.2.2 Kompetensi, Latihan Dan Kesedaran 28
6.3 Prasarana 29
6.4 Persekitaran Kerja 30
7 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan
Kepada Pelanggan 31
7.2 Proses-proses yang Berkaitan Dengan Pelanggan 31
7.2.1 Penentuan Keperluan Perkhidmatan
yang Hendak Disampaikan 31
7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan 32
7.2.3 Komunikasi Pelanggan 32
7.3 Rekabentuk Dan Pembangunan 33
7.4 Perolehan 33
7.4.1 Proses Perolehan 33
7.4.2 Maklumat Perolehan 34
7.4.3 Verifikasi Ke Atas Bahan Yang Diperolehi 34
7.5 Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan 34
7.5.1 Kawalan ke atas Proses Penyediaan dan
Penyampaian Perkhidmatan 34
7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran dan
Penyediaan Perkhidmatan 35
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 35
7.5.4 Harta Hakmilik Pelanggan 35
7.5.5 Pemuliharaan 36
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 5/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN PERKARA HALAMAN
7.6 Kawalan Peralatan Pengukuran dan Pemantauan 36
8 PENGUKURAN, PENGANALISAAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am 38
8.2 Pemantauan dan Pengukuran 38
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 38
8.2.2 Audit Dalaman 39
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 40
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk 40
8.3 Kawalan Ketakakuran Produk/Perkhidmatan 40
8.4 Analisis Data 42
8.5 Penambahbaikan 42
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 42
8.5.2 Tindakan Pembetulan 42
8.5.3 Tindakan Pencegahan 43
LAMPIRAN
LAMPIRAN 1 Carta Organisasi 44
LAMPIRAN 2 Pemetaan 45
LAMPIRAN 3 Fungsi Unit Dan Objektif Kualiti 46
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 6/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 1 PENGENALAN
1.1. Pengenalan Kepada Manual Kualiti
Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Kolej Kemahiran Tinggi MARA Sri
Gading (KKTMSG), Kuantan (KKTMKu), Balik Pulau (KKTMBP), Petaling Jaya (KKTMPJ)
dan MARA Japan Industrial Institute (MJII). Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi
matlamat dan objektif pengwujudan KKTM selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO
9001:2008.
Dokumen ini mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan penerangan ringkas
mengenai Sistem Pengurusan Kualiti dan prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan
dalam memberi khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa. Manual ini
diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, serta Dokumen Sokongan seperti borang,
pekeliling, dan lain-lain.
1.2. Tujuan
Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:
a. Menerangkan maklumat asas mengenai organisasi KKTM.
b. Menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) dalam memberi khidmat
latihan kemahiran teknikal sepenuh masa selaras dengan kehendak dan
keperluan MS ISO 9001:2008; dan
c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam pemberian
khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa.
1.3. Kandungan Manual Kualiti
Manual ini mengandungi lapan (8) bahagian seperti berikut:
Bahagian 1 - Pengenalan
Bahagian 2 - Maklumat Institusi
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 7/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Bahagian 3 - Strategi Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian 4 - Dasar dan Prinsip Asas Sistem Pengurusan Kualiti
Bahagian 5 - Tanggungjawab Pengurusan
Bahagian 6 - Pengurusan Sumber
Bahagian 7 - Proses Penyampaian Perkhidmatan
Bahagian 8 - Pengukuran, Penganalisaan dan Penambahbaikan
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 8/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 2 MAKLUMAT INSTITUSI
2.1 Latar Belakang
Terdapat 5 KKTM yang terlibat di bawah Sistem Pengurusan Kualiti adalah seperti
berikut :
2.1.1 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Sri Gading (KKTMSG)
KKTMSG telah mula beroperasi pada tarikh 15 Mei 2008 di atas sebidang tanah
dengan keluasan 50 ekar. KKTMSG adalah sebuah institusi pendidikan di bawah Majlis
Amanah Rakyat (MARA). MARA pula adalah sebuah agensi di bawah Kementerian
Kemajuan Luar Bandar & Wilayah (KKLW) dan beroperasi dialamat seperti berikut:
Kolej Kemahiran Tinggi MARA Sri Gading
Batu 11, Jalan Kluang,
86400 Parit Raja,
Batu Pahat, Johor.
Bangunan KKTMSG mula dibina pada tahun 2004 dan siap pada tahun 2008. Kos
pembinaan keseluruhan KKTMSG menelan belanja sebanyak RM208.2 juta. Pecahan kos
tersebut merangkumi RM4.5 juta untuk tanah, RM80 juta untuk pembinaan bangunan,
RM10.4 juta untuk perunding pembinaan, RM3.3 juta untuk perunding teknologi, dan RM110
juta untuk penyediaan alatan.
KKTMSG mempunyai beberapa bangunan untuk kegunaan warganya. Ia termasuk
bangunan akademik yang mengandungi pejabat ketua-ketua jabatan dan tenaga pengajar
dan bilik kelas, bangunan pentadbiran yang terdiri daripada pejabat pengarah, timbalan
pengarah, pegawai tadbir, bangunan bengkel, perpustakaan, surau, pusat pelajar, asrama
pelajar, dan kuarters kakitangan. Setakat ini KKTMSG menawarkan lima (5) program dalam
bidang teknologi pembinaan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 9/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
2.1.2 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Balik Pulau (KKTMBP)
Kolej Kemahiran Tinggi MARA Balik Pulau (KKTMBP) merupakan sebuah kolej
kemahiran tinggi di bawah pengurusan Bahagian Kemahiran dan Teknikal(BKT) MARA.
KKTM Balik Pulau telah ditubuhkan di penempatan sementara di Teluk Ayer Tawar,
Butterworth pada tahun 2005. Pada tahun 2006 KKTM Balik Pulau telah beroperasi dan
berpindah ke kampus tetap di Balik Pulau, Pulau Pinang dengan keluasan 39 ekar. Alamat
tetap KKTM Balik Pulau adalah seperti berikut:
Kolej Kemahiran Tinggi MARA Balik Pulau
Genting 11000 Balik Pulau,
Pulau Pinang.
KKTM Balik Pulau diwujudkan bertujuan untuk melahirkan belia Bumiputera yang
berkemahiran dalam pelbagai bidang teknikal dan kemahiran bagi menempatkan diri mereka
berkhidmat dalam sektor perdagangan, perusahaan dan perindustrian di samping
melahirkan bakal-bakal usahawan.
KKTM Balik Pulau merupakan sebuah pusat penyedia latihan kemahiran bertaraf
diploma teknologi kejuruteraan yang diwujudkan hasil perbincangan diantara pihak industri
di Pulau Pinang, pihak akademik dan MARA. Bidang kemahiran yang menjadi fokus KKTM
Balik Pulau adalah Kejuruteraan Pembuatan.
2.1.3 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Petaling Jaya (KKTMPJ)
Di awal penubuhan pada tahun 1968, kolej ini dikenali sebagai PUSPA MARA yang
telah menjalankan perusahaan membuat dan menjual batik. Pada tahun 1971, PUSPA
MARA telah bertukar nama menjadi Sekolah Latihan Jahitan dan kemudian pada tahun
1975, sekolah ini ditukarkan nama sekali lagi kepada Institut Kemahiran MARA (IKM)
Petaling Jaya selaras dengan pengwujudan kursus yang bercorak teknikal iaitu kursus
Lukisan Jentera, Lukisan Senibina dan Lukisan Rangkabina.
Era elektronik bermula pada tahun 1986 di mana Kursus Elektronik Industri dan
Elektronik Instrumen diperkenalkan bagi menggantikan Kursus Lukisan Senibina dan
Lukisan Rangkabina. Pada tahun 1991, Kursus Elektronik Radio dan TV diperkenalkan bagi
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 10/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
melengkapkan kursus dalam bidang elektronik. Bermula pada Julai 1995, IKM Petaling Jaya
mula menjalankan program Higher National
Diploma (HND) di dalam bidang elektronik melalui program usahasama dengan
pihak SWANSEA United Kingdom. Program usahasama diteruskan pada tahun 2000
dengan kerjasama Edexcel.
Bermula Januari 2011, program Higher National Diploma in Electronic Engineering di
tukar nama kepada HND Diploma in Electronic Engineering dengan kerjasama Pearson
United Kingdom. Kolej Kemahiran Tinggi MARA Petaling Jaya beroperasi di alamat seperti
berikut:
Kolej Kemahiran Tinggi MARA Petaling Jaya
No. 12, Jalan Templer,
46000 Petaling Jaya,
Selangor.
2.1.4 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Kuantan (KKTMKu)
Kolej Kemahiran Tinggi MARA Kuantan merupakan kolej yang ditubuhkan oleh Majlis
Amanah Rakyat (MARA) dibawah Rancangan Malaysia Ke-7. KKTMKu mula beroperasi
pada 9 Mei 2008 dengan keluasan tapak adalah seluas 75 ekar dan beralamat di:
Kolej Kemahiran Tinggi MARA Kuantan
KM 8, Jalan Gambang,
25150 Kuantan,
Pahang Darul Makmur,
KKTMKu adalah merupakan Kolej Kemahiran Tinggi Mara (KKTM) yang pertama
menjalankan kursus Diploma Kejuruteraan dan merupakan KKTM yang ke-4 dibina oleh
MARA di seluruh Malaysia. Pengambilan pelajar pertama adalah pada 14 Julai 2008 dengan
5 kursus yang ditawarkan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 11/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
2.1.5 MARA Japan Industrial Institute (MJII)
MARA Japan Industrial Institute (MJII) yang dikenali sebagai Kolej Kemahiran Tinggi
MARA Beranang (KKTM Beranang) merupakan sebuah kolej kemahiran tinggi di bawah
pengurusan Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA. KKTM Beranang mula dibina
pada tahun 2004 dengan keluasan 22 ekar. KKTM Beranang mula beroperasi pada Jun
2008 dan memulakan sesi akademik pada Januari 2009. KKTM Beranang beralamat di:
MARA Japan Industrial Institute
Lot 2333, Jalan Kajang-Seremban,
43700 Beranang, Selangor.
KKTM Beranang diwujudkan bertujuan untuk melahirkan belia Bumiputera yang
berkemahiran dalam pelbagai bidang teknikal dan kemahiran bagi menempatkan diri mereka
berkhidmat dalam sektor perdagangan, perusahaan dan perindustrian di samping
melahirkan bakal-bakal usahawan.
Selaras dengan keperluan gunatenaga mahir negara, kewujudan KKTM Beranang
memberikan kelainan berbanding pusat-pusat lain di mana program yang dilaksanakan
adalah bertaraf kejuruteraan dengan memfokuskan kepada teknologi terkini. Disamping
mempelajari Bahasa Jepun sebagai bahasa kedua, penerapan etika dan budaya kerja
Jepun turut dilaksanakan di kalangan pelajar dan juga warga kerja. Ini menjadikan KKTM
Beranang lebih mantap dalam melahirkan graduan yang berketerampilan dan berdaya
saing. Pada 19 September 2012, Mesyuarat Jemaah Menteri telah bersetuju untuk
mengubah nama KKTM Beranang kepada MARA Japan Industrial Institute (MJII).
2.2 Fungsi
KKTM berfungsi sebagai satu institusi yang memberi latihan kemahiran teknikal
sepenuh masa kepada bumiputera di dalam bidang kemahiran. Dalam membentuk sahsiah
peribadi yang mantap di kalangan pelajar, mereka didedahkan dengan aktiviti ko-kurikulum
dan aktiviti khidmat masyarakat seperti program gotong-royong, projek kemasyarakatan dan
projek awam.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 12/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
2.3 Visi
Menjadi organisasi pendidikan amanah yang unggul dan diberkati untuk mengangkat
martabat bangsa.
2.4 Misi
Meneraju PendidikanTeknikal dan Vokasional dalam melahirkan modal insan global
yang berintegriti, kompeten dan berpotensi untuk menjadi teknousahawan.
2.5 Piagam Pelanggan
Kolej Kemahiran Tinggi MARA berusaha untuk memberi perkhidmatan yang cekap
dan berkesan dengan tumpuan terhadap perkara-perkara berikut :-
i. Menguruskan pendaftaran setiap pelajar baru dalam tempoh masa dua (2)
jam.
ii. Memastikan pembayaran elaun pelajar disempurnakan dalam tempoh tiga (3)
bulan selepas dokumen pendaftaran lengkap diterima.
iii. Mengedarkan slip keputusan peperiksaan pelajar pada setiap semester
dalam masa dua (2) minggu selepas Mesyuarat Senat BKT yang terakhir.
iv. Memastikan setiap pelanggan yang berurusan di kaunter akan dilayan dalam
tempoh masa lima belas (15) minit.
v. Menjawab setiap panggilan telefon dalam tempoh masa tiga (3) deringan.
vi. Membuat pembayaran kepada pembekal dalam tempoh masa empat belas
(14) hari bermula dari tarikh penerimaan inbois lengkap.
vii. Membuat pembayaran tuntutan perjalanan kepada warga kerja dalam tempoh
masa empat belas (14) hari bermula dari tarikh penerimaan dokumen yang
lengkap.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 13/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
viii. Memberi maklum balas kepada pertanyaan bertulis pelanggan dalam masa
lima (5) hari bekerja dari tarikh penerimaan pertanyaan.
ix. Memberi maklum balas aduan dalam tempoh lima (5) hari bekerja selepas
tarikh penerimaan surat atau aduan pelanggan.
2.6 Struktur Organisasi
Seperti dilampiran 1
2.7 Perkhidmatan yang diberikan
Memberi khidmat latihan kemahiran teknikal sepenuh masa.
2.8 Pelanggan Organisasi
i. Pelajar.
ii. Ibu bapa / Penjaga Pelajar.
iii. Pengajar dan Warga kerja.
iv. Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA dan MARA.
v. Pembekal-pembekal perolehan dan perkhidmatan.
vi. Agensi Agensi Kerajaan
vii. Badan bukan kerajaan (NGO)
viii. Pihak Industri/ badan-badan swasta
ix. Pemegang taruh (stakeholder)
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 14/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 3 STRATEGI PELAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI
3.1 Skop Pelaksanaan
KKTM melaksanakan SPK bagi proses yang merangkumi aktiviti pengajaran dan
pembelajaran peringkat Diploma berdasarkan program-program yang ditawarkan seperti
dalam jadual 3.1.
Jadual 3.1 : Senarai KKTM dan program yang ditawarkan
Bil Kolej Program ditawarkan
1 Kolej Kemahiran Tinggi MARA Sri
Gading
i. Diploma Teknologi Pembinaan
(Forensik Bangunan dan Penyelenggaraan).
ii. Diploma Teknologi Pembinaan
(Sistem Termaju).
iii. Diploma Teknologi Pembinaan
(Geo-Struktur).
iv. Diploma Teknologi Pembinaan
(Turapan dan Jalanraya).
v. Diploma Teknologi Pembinaan
(Perkhidmatan Bangunan dan
Penyelenggaraan).
2 Kolej Kemahiran Tinggi MARA
Balik Pulau
i. Diploma Teknologi Kejuruteraan
Pembuatan
ii. Diploma Teknologi Kejuruteraan Pembuatan
(Acuan Suntikan Plastik)
iii. Diploma Teknologi Kejuruteraan Pembuatan
(Acuan Tekan)
iv. Diploma Teknologi Kejuruteraan Pembuatan
(Rekabentuk Produk)
v. Diploma Teknologi Kejuruteraan Mekatronik
Industri.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 15/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
3 Kolej Kemahiran Tinggi MARA
Petaling Jaya
BTEC Level 5 HND Diploma in Electronic Engineering
4 Kolej Kemahiran Tinggi MARA
Kuantan
i. Diploma Kejuruteraan Pembuatan Teknologi
dan Proses (Process and Technology)
ii. Diploma Kejuruteraan Pembuatan Automasi
Industri dan Robotik (Industrial Automation
and Robotic)
iii. Diploma Kejuruteraan Pembuatan
Rekabentuk Pembuatan (Manufacturing
Design)
iv. Diploma Kejuruteraan Pembuatan
Kualiti dan Produktiviti (Quality and
Productivity)
v. Diploma Kejuruteraan Pembuatan
Pembuatan Automotif (Automotive
Manufacturing)
5 MARA Japan Industrial Institute i. Diploma in Electronic Engineering (Robotic &
Automation)
ii. Diploma in Electronic Engineering (Embedded
System)
iii. Diploma in Electronic Engineering
(Microelectronic)
iv. Diploma in Electronic Engineering
(Measurement and Control)
v. Diploma in Electronic Engineering (Data
Tranmission and Network)
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 16/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
3.2 Dasar Kualiti
Kami beriltizam untuk menjadi peneraju Pendidikan Teknikal dan Vokasional dalam
melahirkan modal insan global yang berintegriti, kompeten dan berinovasi serta berpotensi
menjadi teknousahawan dengan mematuhi dan berterusan meningkatkan keberkesanan
sistem pengurusan kualiti.
3.3 Objektif Kualiti
Bagi memastikan dasar kualiti dapat dicapai, objektif-objektif kualiti ditetapkan bagi
setiap peringkat yang terlibat dalam SPK iaitu:
i. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan pelajar
semester akhir lulus dan dianugerahkan dengan Diploma MARA.
ii. Memastikan sekurang-kurangnya 98% daripada pelajar mencapai Purata Mata Nilai
Gred Kumulatif (CGPA) 2.0 dan ke atas bagi setiap semester.
iii. Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada jumlah keseluruhan pelajar
mendapat kategori baik dalam penilaian sahsiah pelajar pada setiap semester.
iv. Memastikan warga kerja menghadiri sekurang-kurangnya tujuh (7) hari Kursus
Peningkatan Profesionalisma dalam masa satu (1) tahun.
v. Memastikan sekurang-kurangnya 95% pensyarah mendapat markah 80% dan ke
atas dalam penilaian pengajaran oleh pelajar di akhir setiap semester.
vi. Melaksanakan program keusahawanan pelajar sekurang-kurangnya tiga (3) kali
setahun.
vii. Menyertai pertandingan/program inovasi dan kemahiran sekurang-kurangnya tiga (3)
kali setahun.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 17/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
3.4 Tanggungjawab
Pengawal pusat bertanggungjawab untuk mengawal sistem pengurusan kualiti
KKTM. Pelaksanaan sistem pengurusan kualiti diselaraskan oleh Jawatankuasa ISO yang
mempunyai kuasa dan akauntabiliti serta bertanggungjawab terus kepada pengawal pusat.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 18/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 4 DASAR DAN PRINSIP ASAS SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am
KKTM mewujud, mendokumen, melaksana dan menyelenggara sistem pengurusan
kualiti selaras dengan kehendak standard MS ISO 9001:2008. KKTM telah:
a. Menentukan proses yang diperlukan untuk SPK dan aplikasinya melalui Carta
Organisasi (KKTM) dan proses pemetaan (Rujuk Lampiran 1 dan 2).
b. Menentukan hubungkait dan turutan proses melalui proses pemetaan dan
perancangan sistem pengurusan kualiti.
c. Kriteria dan kaedah yang ditetapkan bagi mengawal dan menjamin kualiti
pelaksanaan proses-proses dalam SPK menggunakan prosedur, panduan
dan arahan kerja yang ditetapkan.
d. Sumber dan maklumat yang diperlukan untuk pelaksanaan dan pemantauan
terdiri daripada sumber manusia, infrastruktur dan persekitaran kerja.
e. Memantau, mengukur di mana perlu dan menganalisa SPK dilaksanakan
melalui Audit Dalam, Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP), aduan
dan maklum balas daripada pelanggan serta pemantauan oleh pegawai-
pegawai yang dipertanggungjawabkan.
f. Pelaksanaan tindakan-tindakan yang perlu bagi memastikan pencapaian
matlamat yang dirancang dan usaha peningkatan kualiti yang berterusan ke
atas SPK mengikut keperluan-keperluan Standard.
KKTM mengawal proses yang diperolehi dari sumber lain seperti penyelenggaraan
kenderaan dan bangunan, keselamatan dan kafeteria dengan melaksanakan proses
pemilihan dan penilaian pembekal. Pemantauan terhadap sumber luar tersebut dilakukan
oleh pihak pentadbiran KKTM berdasarkan instrumen penilaian yang disediakan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 19/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Am
Pelaksanaan SPK KKTM berasaskan kepada dokumen berikut:
a. Penyataan dasar dan objektif kualiti yang didokumenkan.
b. Manual Kualiti.
c. Prosedur dan rekod yang diperlukan oleh Standard Antarabangsa ini.
d. Dokumen termasuk rekod yang ditentukan oleh KKTM sebagai perlu bagi
memastikan perancangan, operasi dan kawalan yang berkesan (prosedur
kualiti, fail meja dan dokumen sokongan).
4.2.2 Manual Kualiti
Manual Kualiti mengandungi:
a. Skop SPK, pengecualian dan justifikasi sekiranya berkaitan (Rujuk Manual)
juga menjelaskan perkara-perkara berhubung organisasi, hubungkait antara
proses-proses SPK (Rujuk Lampiran 1 dan 2).
b. Rujukan prosedur-prosedur yang dibangunkan dalam SPK KKTM (Rujuk
Dokumen Induk).
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 20/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
4.2.3 Kawalan Dokumen
KKTMSG telah membangunkan dokumen kualiti untuk mengawal proses proses
yang terlibat di KKTMSG. Hierarki dokumen terdiri daripada Manual Kualiti, Prosedur Kualiti
dan Dokumen Sokongan seperti rajah 4.1.
Rajah 4.1 : Hirarki Dokumen Kualiti
Manual
Kualiti
Prosedur Kualiti
Rekod/ Dokumen Sokongan
Dokumentasi tertinggi dalam SPK yang menyatakan komitmen pengurusan melalui Dasar dan Objektif Kualiti, Struktur Organisasi, Tanggungjawab dan Kuasa bagi memastikan kualiti perkhidmatan
Menghuraikan secara lengkap aliran proses penyampaian perkhidmatan, tindakan serta tanggungjawab individu
Membuktikan perkhidmatan atau operasi telah berlaku mengikut prosedur dan piawaian SPK
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 21/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
KKTM telah mewujudkan prosedur kawalan dokumen bagi menyatakan kawalan
yang diperlukan untuk:
a. Meluluskan dokumen sebelum diedarkan.
b. Menyemak serta mengemaskini mengikut keperluan dan meluluskan semula.
Borang pindaan dokumen akan digunakan untuk tujuan ini.
c. Memastikan perubahan dan status semakan terkini dokumen dapat
dikenalpasti. Senarai dokumen induk akan menyenaraikan dokumen kualiti
terkini KKTM.
d. Memastikan dokumen yang digunapakai tersedia ditempat ianya digunakan.
Semua warga KKTM boleh mengakses dokumen melalui internet dan laman
web.
e. Memastikan dokumen sentiasa boleh dibaca dan mudah dikenalpasti.
f. Memastikan dokumen luar dan yang ditentukan oleh organisai sebagai perlu
untuk perancangan dan operasi SPK dikenalpasti dan edarannya dikawal.
Senarai dokumen luar diwujudkan untuk tujuan ini. (Rujuk Senarai Dokumen
Luar).
g. Mencegah penggunaan dokumen yang sudah usang secara tidak sengaja.
Dokumen yang tidak digunapakai yang disimpan akan ditanda dengan cop
BATAL di muka hadapan. Dokumen soft copy yang tidak digunapakai
hanya boleh dipaparkan sahaja tetapi tidak boleh dimuat turun.
Dokumen Berkaitan:
PK-KKTM/01 Kawalan Dokumen
SID-KKTM/01 Senarai Induk Dokumen
4.2.4 Kawalan Rekod
Rekod yang diwujudkan sebagai bukti keakuran kepada keperluan dan pelaksanaan
kepada keperluan dan pelaksanaan berkesan SPK dikawal. Rekod merupakan penyataan
fakta pada sesuatu masa dan tidak boleh diubah. Semua rekod dikawal selaras dengan
Akta, Peraturan Dan Arahan Keselamatan Kerajaan yang berkaitan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 22/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Kawalan rekod termasuk pengenalan, penyimpanan, perlindungan, mendapatkan
semula, tempoh penyimpanan dan pelupusan rekod. Rekod sentiasa boleh dibaca, mudah
dikenalpasti dan didapatkan semula.
Pelupusan rekod-rekod kualiti dibuat mengikut Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am
Arkib Negara Malaysia Tahun 2012.
Dokumen Berkaitan :
PK KKTM/02 Kawalan Rekod
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 23/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 5 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 Komitmen Pengurusan
Pihak Pengurusan KKTM komited dan aktif dalam membangunkan dan
melaksanakan SPK serta terus menambahbaik keberkesanannya dengan melaksanakan
tindakan berikut:
a. Berkomunikasi kepada semua warga kerja mengenai pentingnya KKTM
memenuhi kehendak pelanggan serta mematuhi kepada peraturan dan
perundangan.
b. Mewujudkan dasar kualiti KKTM.
c. Memastikan Visi, Misi, Objektif Kualiti dan Piagam Pelanggan adalah selaras
dengan tujuan penubuhan KKTM.
d. Menjalankan Kajian Semula Pengurusan (KSP) dan Penambahbaikan.
e. Menyediakan sumber yang diperlukan bagi menyokong pelaksanaan
perancangan strategi KKTM.
5.2 Fokus Kepada Pelanggan
Pihak Pengurusan KKTM bertanggungjawab memastikan kehendak pelanggan
KKTM dikenalpasti dan dipenuhi. Pihak Pengurusan KKTM menyediakan piagam pelanggan
bagi menentukan tahap perkhidmatan yang diberikan.
Prestasi SPK KKTM diukur melalui penilaian ke atas kepuasan hati pelanggan. Bagi
memastikan kehendak dan ekpektasi pelanggan yang dikenalpasti dapat dipenuhi secara
berterusan, usaha-usaha penambahbaikan kepada proses dan penyampaian perkhidmatan
yang proaktif perlu dijalankan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 24/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
5.3 Dasar Kualiti
Pihak Pengurusan KKTM menyediakan dasar kualiti sebagai cara meningkatkan
prestasi KKTM menjadi lebih cekap, berkesan, tepat dan menepati masa. Dasar kualiti
tersebut diselaraskan dan menyokong misi dan visi institusi serta memenuhi keperluan
pelanggan. KKTM haruslah sentiasa memastikan dasar kualiti bersesuaian dengan
matlamat KKTM,
a. termasuk komitmen untuk mematuhi keperluan dan secara berterusan
menambah baik keberkesanan SPK,
b. menyediakan satu rangka kerja bagi mewujudkan dan meyemak objektif
kualiti,
c. disampaikan dan difahami oleh semua warga KKTM,
d. disemak supaya sentiasa sesuai.
5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti
Pihak Pengurusan KKTM menetapkan objektif kualiti bagi mengukur pencapaian
matlamat yang ditetapkan dalam dasar kualiti di semua peringkat institusi. Objektif kualiti
diwujudkan dalam bentuk kuantitatif dan kualitatif yang merangkumi ciri-ciri kualiti
perkhidmatan dan ciri-ciri keupayaan proses.
Pihak Pengurusan KKTM mengumpul dan menganalisis data yang berkaitan dengan
objektif kualiti bagi menilai pencapaian dasar dan perlaksanaan proses dan seterusnya
dilaporkan dalam kajian semula pengurusan.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/05 Pengendalian dan Kajian Semula Pengurusan
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 25/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
5.4.2 Perancangan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
Pihak Pengurusan KKTM mengambilkira perkara-perkara berikut dalam membuat
perancangan SPK:
a. Perancangan kepada SPK diwujudkan dan dilaksanakan untuk mencapai
Objektif Kualiti yang telah ditetapkan, dan
b. Integriti SPK dikekalkan apabila perubahan kepada SPK dirancang dan
dilaksanakan.
5.5 Tanggungjawab, Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Kuasa
Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab menentukan tugas, tanggungjawab dan
kuasa semua warga kerja yang terlibat dalam mengurus dan melaksana aktiviti-aktiviti yang
mempunyai kesan ke atas SPK melalui carta organisasi, senarai tugas dan piagam
pelanggan.
5.5.2 Wakil Pengurusan
Pengarah KKTM melantik Timbalan Pengarah Hal Ehwal Akademik (TP HEA)/
Timbalan Pengarah Khidmat Pengurusan dan Hal Ehwal Pelajar (TP KPHP) sebagai Wakil
Pengurusan (WP). WP mempunyai peranan dan tanggungjawab seperti berikut:
a. Memastikan proses-proses yang diperlukan untuk SPK MS ISO 9001:2008
diwujudkan, dilaksanakan dan diselenggara.
b. Melaporkan kepada Pengurusan KKTM prestasi SPK dan sebarang
keperluan untuk penambahbaikan.
c. Memastikan peningkatan kesedaran terhadap keperluan pelanggan dan
keseluruhan organisasi.
d. Berurusan dengan pihak luar mengenai perkara-perkara yang berkaitan
dengan SPK KKTM.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 26/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
5.5.3 Komunikasi Dalaman
Pihak pengurusan KKTM memastikan proses komunikasi dalam organisasi melalui
mesyuarat, perhimpunan bulanan, sistem peti cadangan, dialog, taklimat, papan kenyataan,
capaian laman web dan sebaran elektronik dijalankan di KKTM bagi memastikan
keberkesanan SPK.
5.6 Kajian Semula Pengurusan (KSP)
5.6.1 KSP KKTM
Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab mengadakan MKSP mengikut
kesesuaian, kemampuan dan keberkesanan yang berterusan sekurang-kurangnya satu (1)
kali setiap semester. Kajian semula ini termasuk pentaksiran peluang bagi penambahbaikan
serta keperluan perubahan pada sistem pengurusan kualiti yang merangkumi dasar kualiti
dan objektif kualiti. Keputusan yang dibuat dalam mesyuarat diminitkan dan pihak
pengurusan KKTM bertanggungjawab untuk mengambil tindakan susulan ke atas keputusan
mesyuarat. Mesyuarat ini juga akan disokong dengan Mesyuarat Pengurusan, Mesyuarat
Mingguan dan Mesyuarat Pengajaran dan Pembelajaran.
Keanggotaan MKSP KKTM ini adalah seperti berikut:
Pengerusi - Pengarah KKTM
Wakil Pengurusan - TP (HEA) / TP (KPHP)
Setiausaha - Ahli Jawatankuasa Sistem Pengurusan Kualiti
Ahli - Ahli Jawatankuasa Mesyuarat Pengurusan KKTM
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 27/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
5.6.2 Input Kepada Kajian Semula
Input kepada kajian semula pengurusan merangkumi:
a. Pencapaian Dasar dan Objektif Kualiti.
b. Keputusan Audit Dalaman dan Luaran.
c. Maklumbalas Pelanggan.
d. Prestasi proses dan keakuran produk.
e. Laporan status tindakan pembetulan dan pencegahan.
f. Laporan penilaian status pembekal.
g. Tindakan susulan ke atas MKSP yang lepas.
h. Prestasi Pemantauan Proses Pengajaran dan Pembelajaran.
i. Cadangan-cadangan penambahbaikan.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/03 Prosedur Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan
PK-KKTM/04 Pengendalian Audit Kualiti Dalaman
PK-KKTM/05 Pengendalian Kajian Semula Pengurusan
PK-KKTM/16 Aduan Pelanggan
5.6.3 Output Kajian Semula Pengurusan
Pihak pengurusan KKTM bertanggungjawab membuat mesyuarat kajian semula
pengurusan secara tetap bagi memastikan SPK masih sesuai, berkesan dan mencukupi.
Keputusan MKSP KKTM dimaklumkan kepada warga kerja dan direkodkan meliputi:
a. Penambahbaikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti dan prosesnya.
b. Penambahbaikan produk yang berkaitan dengan keperluan pelanggan.
c. Keperluan sumber.
Dokumen Berkaitan:
PK-KKTM/05 Pengendalian Kajian Semula Pengurusan
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 28/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 6 PENGURUSAN SUMBER
6.1 Bekalan Sumber
KKTM memastikan sumber mencukupi untuk penyelenggaraan dan
penambahbaikan secara berterusan dalam melaksanakan SPK serta memenuhi keperluan
pelanggan. Sumber-sumber adalah meliputi sumber manusia, sumber kewangan,
kemudahan-kemudahan fizikal dan infrastruktur, peralatan, persekitaran kerja dan
penyebaran maklumat. KKTM akan mengkaji semula terhadap sumber-sumber ini secara
berkala dalam memastikan ianya mencukupi.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/09 Belanjawan Tahunan
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Am
Anggota kerja KKTM yang melaksanakan kerja yang memberi kesan kepada
keakuran produk hendaklah kompeten berdasarkan pendidikan, latihan dan kemahiran yang
bersesuaian.
6.2.2 Kompetensi, Latihan Dan Kesedaran
KKTM melalui KJ/KP bertanggungjawab:
a. Menentukan kompetensi yang diperlukan oleh anggota kerja yang
melaksanakan kerja yang mempengaruhi keakuran terhadap keperluan
produk.
b. Menyediakan latihan atau mengambil tindakan lain demi mencapai
kompetensi yang diperlukan jika berkenaan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 29/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
c. Menilai keberkesanan tindakan yang diambil melalui ujian atau pemerhatian
kerja oleh penyelia dan membuat laporan selepas menghadiri latihan.
d. Memastikan setiap anggota kerja sedar tentang hubungkait dan kepentingan
aktiviti mereka serta bagaimana mereka menyumbang kepada pencapaian
objektif-objektif kualiti.
e. Menyelenggara rekod yang bersesuaian mengenai pendidikan, latihan,
kemahiran serta pengalaman.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/09 Belanjawan Tahunan
PK-KKTM/10 Pengurusan Latihan Staf
6.3 Prasarana
KKTM menentukan, menyediakan dan menyelenggarakan prasarana yang
diperlukan bagi mencapai keakuran terhadap keperluan produk. Prasarana termasuklah:
a. Ruang-ruang pejabat, perpustakaan, pusat komputer, bilik-bilik pensyarah,
bilik-bilik kuliah, kolej kediaman pelajar, makmal-makmal dan kafeteria.
b. Perkhidmatan pembersihan bangunan, perkhidmatan utiliti seperti bekalan air
dan elektrik serta kemudahan komunikasi seperti telefon, faks, kemudahan
internet dan intranet.
c. Kemudahan pengangkutan untuk staf dan pelajar.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/11 Pengurusan Asrama
PK-KKTM/12 Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan
PK-KKTM/14 Penyelenggaraan Prasarana
PK-KKTM/15 Pengurusan Perpustakaan
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 30/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
6.4 Persekitaran Kerja
KKTM mewujud, mengurus dan memastikan persekitan kerja dari aspek mesra,
ceria, bermotivasi, dan pengiktirafan serta suasana kerja yang kondusif yang menyokong
kepada penghasilan perkhidmatan yang berkualiti. Persekitaran kerja juga merujuk kepada
faktor-faktor lain yang mempengaruhi keadaan sekeliling seperti bunyi bising, suhu,
pencahayaan atau cuaca.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 31/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 7 PROSES PENYAMPAIAN PERKHIDMATAN
7.1 Perancangan Bagi Penyampaian Perkhidmatan Kepada Pelanggan
KKTM merancang dan menyediakan proses-proses yang diperlukan bagi
memastikan sesuatu perkhidmatan yang disampaikan itu mencapai keperluan pelanggan
melalui perancangan tahunan.
Perancangan ini merangkumi:
a. Penetapan objektif kualiti dan keperluan-keperluan perkhidmatan.
b. Pembangunan proses-proses, dokumen-dokumen dan peruntukan sumber
bagi perkhidmatan adalah mencukupi.
c. Keperluan aktiviti verifikasi, validitasi, pemantauan, pengukuran, pemeriksaan
dan pengujian yang khusus untuk produk tersebut dan kriteria-kriteria
penerimaan dan kelulusannya.
d. Penyenggaraan rekod-rekod yang diperlukan sebagai bukti pelaksanaan SPK
dan kepatuhan kepada piawaian yang ditetapkan.
7.2 Proses-Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan
7.2.1 Menentukan KeperluanKeperluan Perkhidmatan yang Hendak Disampaikan
KKTM menentukan keperluan pelanggan termasuk aktiviti semasa dan selepas
pemberian perkhidmatan. BKT menentukan kelayakan pelajar yang diterima masuk dan
meneruskan pengajian di KKTM. KKTM menentukan keperluan-keperluan berikut:
a. Hanya program-program yang telah diluluskan oleh MQA akan ditawarkan.
b. Pelajar yang menerima tawaran kemasukan mestilah mendaftar semasa
tempoh pendaftaran.
c. Setiap pelajar adalah dimestikan untuk mendaftar program semasa
kemasukan dan mendaftar kursus pada setiap semester.
d. Setiap pelajar juga adalah wajib menduduki peperiksaan akhir.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 32/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
e. Keperluan undang-undang dan peraturan berdasarkan kepada Buku
Peraturan Akademik Kolej Kemahiran Tinggi MARA dan Institut Kemahiran
MARA.
7.2.2 Semakan Semula Keperluan-Keperluan Perkhidmatan
KKTM akan menyemak semula keperluan berkaitan perkhidmatan yang diberikan.
Semakan dibuat sebelum pihak kolej komited untuk memberikan perkhidmatan. Di antara
semakan yang berlaku:
a. Sekiranya pelajar ingin menarik diri dari pengajian maka ianya perlu dilakukan
mengikut prosedur penarikan diri dari pengajian.
b. Pelajar-pelajar yang tidak mencapai tahap minimum CGPA akan ditamatkan
pengajian.
c. Pelajar hanya akan dianugerahkan Diploma sekiranya memenuhi syarat-
syarat yang ditetapkan.
d. Borang-borang pendaftaran dipastikan lengkap semasa pendaftaran pelajar.
7.2.3 Komunikasi Pelanggan
KKTM telah mewujudkan saluran komunikasi dengan pelanggan. Komunikasi
dengan pihak pelanggan mestilah menepati aspek-aspek yang dinyatakan berikut :
a. Segala maklumat yang perlu diketahui oleh pelanggan tentang perkhidmatan
yang disediakan mestilah diadakan dengan tepat serta jelas;
b. Mewujudkan mekanisme untuk pelanggan berkomunikasi dengan pihak
institut bagi tujuan pertanyaan, pengendalian tempahan atau kontrak serta
pindaan yang mungkin berlaku dari semasa ke semasa.
c. Menerima dan merekodkan maklum balas yang diterima termasuk aduan pelanggan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 33/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Maklumat-maklumat tersebut disalurkan melalui:
a. Buku Peraturan Akademik Kolej Kemahiran Tinggi MARA dan Institut
Kemahiran MARA Brosur, Surat, Notis dan Memo.
b. Laman web KKTM di www.mara.edu.my/KKTM.
c. Peti cadangan.
d. Perhimpunan bulanan.
e. Program Promosi Pendidikan.
f. Komunikasi Elektronik
Pelanggan juga boleh memaklumkan kepada KKTM akan keperluan dan penilaian ke
atas perkhidmatan melalui maklum balas atau membuat cadangan pembaikan.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/16 Aduan Pelanggan
7.3 Rekabentuk dan Pembangunan
Aktiviti rekabentuk dan pembangunan tidak berkaitan dengan proses utama KKTM.
Perkhidmatan memberi Pendidikan dan Latihan Teknikal sepenuh masa tidak melibatkan
aktiviti rekabentuk kerana diuruskan oleh Bahagian Kemahiran dan Teknikal (BKT) MARA.
7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan
KKTM memastikan setiap perolehan bekalan yang meliputi bahan dan peralatan
memenuhi serta menepati spesifikasi perolehan yang ditetapkan tertakluk kepada:
a. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan;
b. Tatacara Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
c. Lain-lain peraturan perolehan;
KKTM menyenggara satu senarai pembekal yang diluluskan. Pemantauan dan
penilaian ke atas prestasi pembekal dibuat dari semasa ke semasa dan direkodkan.
Dokumen Berkaitan
PK-KKTM/12 Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 34/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
7.4.2 Maklumat Perolehan
KKTM menyediakan maklumat spesifikasi secara terperinci bagi bekalan dan
perkhidmatan dalam dokumen perolehan iaitu pembelian terus dan sebutharga untuk
rujukan pembekal.
Bagi perolehan yang melibatkan perkhidmatan kepakaran luar, KKTM akan
mengenalpasti kelayakan personel yang dibekalkan, sekiranya berkaitan. Rekod perolehan
akan disimpan dan diselenggara.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/12 Perolehan Bekalan & Perkhidmatan
7.4.3 Verifikasi ke atas Bahan Yang Diperolehi
KKTM memastikan bahan atau perkhidmatan yang diperoleh memenuhi keperluan
perolehan yang ditetapkan. Pihak KKTM melaksanakan verifikasi ke atas bahan atau
perkhidmatan samada di peringkat penerimaan bahan atau perkhidmatan, ataupun di premis
pembekal sekalipun. Bekalan dan perkhidmatan yang diterima daripada pembekal diperiksa
bagi memastikan ianya memenuhi spesifikasi dan keperluan yang dinyatakan dalam
dokumen perolehan. Pengesahan ke atas proses verifikasi dilakukan oleh Pegawai Latihan
Vokasional (PLV) atau warga kerja KKTM yang diberi kuasa oleh Pengawal Pusat.
7.5 Proses Penyediaan Dan Penyampaian Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Proses Penyediaan dan Penyampaian Perkhidmatan
KKTM akan melaksanakan penyampaian perkhidmatan dalam keadaan yang
terkawal dengan menyediakan maklumat berkaitan dengan perkhidmatan seperti silibus
mata pelajaran, manual kualiti dan prosedur kualiti. KKTM juga menyediakan peralatan
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 35/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
bantuan mengajar yang mencukupi dan melaksanakan pemantauan dan penilaian
perkhidmatan yang bersesuaian.
7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Pengeluaran dan Penyediaan Perkhidmatan
KKTM mengesahkan proses pengeluaran dan penyediaan perkhidmatan melalui
tindakan berikut:
a. Memastikan hanya peralatan yang mematuhi standard (sekiranya berkenaan)
sahaja digunakan.
b. Memastikan kelayakan kakitangan akademik dan bukan akademik menepati
syarat lantikan dan menerima latihan peningkatan.
c. Menyedia dan menyelenggara rekod-rekod.
d. Melaksana kaedah dan prosedur pengesahan proses.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/10 Pengurusan Latihan Staf
PK-KKTM/12 Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan
PK-KKTM/02 Kawalan Rekod
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan
Pengenalpastian diberi bagi tujuan mengenalpasti perkhidmatan atau produk yang
diberi kepada pelanggan. Pengenalpastian tersebut dibezakan dengan penggunaan nombor
kod, nombor kawalan, nama, label, nombor siri, kod warna atau kod bar.
7.5.4. Harta Hakmilik Pelanggan
KKTM hendaklah memelihara harta pelanggan semasa harta itu di bawah kawalan
organisasi atau digunakan oleh KKTM. KKTM hendaklah mengenalpasti, dan
menentusahkan, menjaga serta melindungi harta pelanggan yang disediakan untuk
kegunaan atau untuk dimasukkan ke dalam perkhidmatan. Jika mana-mana harta
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 36/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
pelanggan hilang, rosak atau selainnya didapati tidak sesuai untuk digunakan, KKTM
hendaklah melaporkan hal ini kepada pelanggan dan menyelenggarakan rekodnya.
Dokumen berkaitan :
PK-KKTM/02 Kawalan Rekod
7.5.5 Pemuliharaan
KKTM memastikan proses penyediaan dan pemberian perkhidmatan kepada
pelanggan terpelihara.
Pengendalian:
Bahagian Hal Ehwal Pelajar (HEP) bertanggungjawab menguruskan rekod pelajar. Ianya
diurus sebaik mungkin kerana ianya mengandungi maklumat peribadi dan akademik setiap
pelajar.
Penyimpanan:
Semua skrip peperiksaan akhir disimpan di tempat yang dikhaskan oleh pihak kolej.
Pembungkusan:
Semua kertas soalan peperiksaan akhir dibungkus untuk memastikan ianya selamat dari
sebarang kebocoran, kecurian dan juga memastikan ianya berada dalam keadaan baik.
7.6. Kawalan Ke atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan
KKTM menentukan pemantauan dan penilaian dilaksanakan untuk menilai perkhidmatan
yang disampaikan kepada pelanggan memenuhi piawaian yang ditetapkan.
Pemantauan dan penilaian yang dilaksanakan mestilah:
a. Ditentukan (kalibrasi) atau disahkan (diverifikasi) di dalam tempoh yang
ditetapkan berdasarkan piawaian peringkat antarabangsa mahupun
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 37/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
kebangsaan. Bilamana tiada piawaian wujud untuk sesuatu peralatan, maka
asas tentukur atau pengesahan perlu direkodkan;
b. Diperbetul atau diperbetulkan semula mengikut keperluan;
c. Dikenalpasti supaya status tentukur dapat diperolehi dan ditentukan;
Mempunyai ciri-ciri yang dikenalpasti bagi menentukan proses tentu ukur;
d. Dipelihara dari pengubahsuaian yang akan menghilangkan ketepatan hasil
pemantauan dan penilaian; dan
e. Dijaga dari sebarang kerosakan dan kesusut nilaian semasa pengendalian,
penyenggaraan dan penyimpanan.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/02 Kawalan Rekod
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 38/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
SEKSYEN 8 PENGUKURAN, PENGANALISAAN DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am
KKTM merancang dan melaksanakan pemantauan, pengukuran, penganalisaan dan
proses-proses penambahbaikan terhadap produk atau perkhidmatan seperti mana yang
diperlukan.
Antara proses-proses perkhidmatan kualiti yang dipantau adalah untuk:
a. menunjukkan keakuran terhadap keperluan perkhidmatan atau produk,
b. memastikan keakuran terhadap sistem pengurusan kualiti, dan
c. menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan.
Hal ini hendaklah termasuk penentuan kaedah yang diguna pakai, yang merangkumi
teknik statistik, dan takat penggunaannya.
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
KKTM melaksanakan pemantauan maklumat berhubung dengan persepsi pelanggan
bagi menentukan samada pihak KKTM dapat memenuhi kehendak pelanggan.
Kaedah untuk mendapat dan menggunakan maklumat diperolehi melalui:
a. Borang Penilaian Pensyarah.
b. Maklumbalas Pelanggan ke atas Kualiti Perkhidmatan.
Kaji selidik penilaian pengajaran dan pembelajaran serta kepuasan pelanggan akan
dijalankan sekali dalam setiap semester. Maklumat yang diperoleh dari usaha di atas akan
dianalisis untuk membantu mengambil tindakan yang sesuai bagi memastikan kepuasan
pelanggan tercapai.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 39/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
8.2.2 Audit Dalaman
KKTM menjalankan audit dalaman bagi memastikan SPK dipatuhi mengikut standard
yang ditetapkan sekurang-kurangnya satu (1) kali setiap semester.
Hasil daripada audit dalaman didokumenkan dan dilaporkan kepada WP. Audit
Dalaman ini bagi menentukan SPK:
a. Akur dengan perancangan, keperluan Standard Antarabangsa ISO 9001
serta SPK yang telah diwujudkan oleh organisasi.
b. Dilaksanakan dan disenggarakan dengan berkesan.
Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan proses dan
bidang yang hendak diaudit dan juga keputusan dari audit terdahulu. Kriteria, skop, dan
kaedah audit yang digunakan hendaklah merujuk kepada Prosedur Audit Dalaman.
Pemilihan juruaudit dan pelaksanaan audit mestilah dapat menentukan matlamat dan
ketelusan proses audit. Juruaudit yang dilantik terdiri daripada staf yang terlatih dalam audit
dalaman dan KKTM akan memastikan setiap aktiviti atau proses dalam SPK akan diaudit
oleh juruaudit yang berkecuali atau tidak mempunyai tanggungjawab ke atas proses
tersebut.
Prosedur yang didokumenkan diwujudkan bagi menentukan tanggungjawab dan
keperluan untuk perancangan, perlaksanaan audit, pewujudan rekod dan laporan keputusan
audit. Rekod audit dan keputusannya hendaklah diselenggarakan.
Pihak pengurusan bidang yang diaudit hendaklah memastikan pembetulan dan
tindakan pembetulan yang diperlukan dibuat tanpa berlengah bagi menghapuskan
ketakakuran yang dikesan serta puncanya. Aktiviti susulan termasuk penentusahan tindakan
yang diambil serta pelaporan keputusan penentusahan itu.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/04 Pengendalian Audit Kualiti Dalaman
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 40/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses
KKTM mengguna pakai objektif kualiti bagi pemantauan dan pengukuran proses
dalam SPK. Sekiranya objektif tidak tercapai pembetulan dan tindakan pembetulan
hendaklah diambil.
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Produk
KKTM memantau dan mengukur ciri-ciri perkhidmatan atau produk bagi memastikan
keperluan produk telah dicapai. Perkara ini dilaksanakan pada tahap yang bersesuaian
dalam proses penghasilan perkhidmatan atau produk selaras dengan perancangan. Semua
rekod dan bukti pematuhan terhadap kriteria yang diterima pakai hendaklah disenggara.
Proses pengajaran dan pembelajaran yang dilaksanakan akan dipantau melalui:
a. Memantau kehadiran pelajar secara berterusan.
b. Menilai prestasi pelajar melalui kuiz, tugasan, amali, projek teknologi, amali
ujian dan peperiksaan akhir.
c. Timbalan Pengarah HEA/ Ketua Program/ Ketua Jabatan memastikan
perancangan mengajar dilaksanakan.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/20 Pelaksanaan Pengajaran dan Pembelajaran
8.3 Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan
KKTM memastikan produk / perkhidmatan yang tak akur dikenalpasti dan dikawal
bagi menghalang daripada digunakan atau disampaikan kepada pelanggan. Kawalan
berkaitan dengan tanggungjawab untuk urusan kawalan ketakakuran produk / perkhidmatan
adalah dinyatakan di dalam prosedur Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan.
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 41/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Ketakakuran perkhidmatan dan barangan yang didapatkan dari pembekal pula
diuruskan mengikut Prosedur Perolehan. Penentuan ketakakurannya ditentukan
berdasarkan spesifikasi yang digunakan semasa membuat pesanan. Barangan yang
memberi kesan kepada pengajaran dan pembelajaran hendaklah dikembalikan atau
dimaklumkan kepada pembekal.
Ketakakuran perkhidmatan pengajaran dan pembelajaran antaranya adalah:
a. Masalah disiplin berat yang dikenal pasti oleh Jawatankuasa Disiplin.
b. Meniru semasa peperiksaan.
c. Ketidakhadiran pelajar ke kuliah dan tutorial melebihi 10%.
d. Dewan kuliah tidak dapat digunakan.
e. Pensyarah tidak hadir bertugas tanpa notis.
f. Peralatan bilik kuliah atau makmal tidak dapat digunakan.
g. Pensyarah tidak melaksanakan pengajaran dan pembelajaran mengikut pelan
yang disediakan.
KKTM hendaklah mengurus produk / perkhidmatan tak akur dengan satu atau lebih
daripada cara yang berikut dengan
a. Sesi bimbingan dan motivasi.
b. Kem Pengukuhan/ Intensif.
c. Sesi kaunseling.
d. Surat peringatan.
e. Menggantikan sesi kuliah atau makmal yang tidak dilaksanakan dengan
persetujuan pelajar.
Apabila produk / perkhidmatan tak akur dibetulkan, ia hendaklah tertakluk kepada
penentusahan semula bagi menunjukkan keakuran terhadap keperluan.
Rekod mengenai perihal ketakakuran serta apa-apa tindakan seterusnya yang
diambil, termasuk konsesi yang diperoleh, hendaklah diselenggarakan.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/03 Kawalan Ketakakuran Produk / Perkhidmatan
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 42/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
8.4 Analisis Data
KKTM melalui WP menentu, mengumpul dan menganalisis data-data yang sesuai
bagi menunjukkan kesesuaian serta keberkesanan sistem pengurusan kualiti dan menilai
jika penambahbaikan keberkesanan sistem pengurusan kualiti yang berterusan dapat
dilaksakan. Ini hendaklah termasuk data yang dijana hasil daripada pemantauan dan
pengukuran serta daripada sumber lain yang berkaitan.
Hasil analisis akan dibentangkan kepada mesyuarat pengurusan yang bersesuaian
untuk semakan dan tindakan.
Analisis data hendaklah memberi maklumat berkaitan dengan:
a. Kepuasan pelanggan.
b. Ketakakuran terhadap keperluan produk/perkhidmatan.
c. Aliran proses dan produk, termasuk peluang bagi tindakan pencegahan.
d. Prestasi pembekal.
8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
KKTM berterusan menambahbaik keberkesanan sistem pengurusan kualiti melalui
penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis data, tindakan
pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan
KKTM mengambil tindakan menghapuskan punca ketakakuran bagi mencegah ia
berulang. Tindakan pembetulan mestilah bersesuaian dengan kesan keakakuran yang
dihadapi.
Prosedur tindakan pembetulan diwujudkan meliputi keperluan berikut:
a. menyemak ketakakuran (termasuk aduan pelanggan),
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 43/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
b. menentukan punca ketakakuran,
c. menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi memastikan ketakakuran
tidak berulang,
d. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,
e. merekod bagi keputusan tindakan yang diambil, dan
f. menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang diambil.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/06 Tindakan Pembetulan
8.5.3 Tindakan Pencegahan
KKTM menentukan tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran yang mungkin
timbul bagi mencegahnya daripada berlaku. Tindakan pencegahan mestilah bersesuaian
dengan kesan masalah yang mungkin timbul. Prosedur tindakan pencegahan diwujud
meliputi perkara berikut:
a. menentukan ketakakuran yang mungkin timbul dan puncanya,
b. menilai keperluan untuk mengambil tindakan bagi mencegah berlakunya
ketakakuran,
c. menentukan dan melaksanakan tindakan yang diperlukan,
d. rekod hasil daripada tindakan yang diambil, dan
e. menyemak keberkesanan tindakan pencegahan yang telah diambil.
Dokumen Berkaitan :
PK-KKTM/07 Tindakan Pencegahan
-
MK-KKTMSG/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 44/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
LAMPIRAN 1
J54,E54 PENGARAH
N17 PEMBANTU
TADBIR (K/USAHAAN)
HAL EHWAL AKADEMIK KHIDMAT PENGURUSAN & HAL EHWAL PELAJAR
J44 DG44 KETUA KETUA
PROGRAM JABATAN KAUNSELING & KERJAYA
J41/42 DG41/44 S41 E41 E41,DG41 PEGAWAI GURU PEGAWAI PEGAWAI PEGAWAI LATIHAN MARA PERPUSTAKAAN PERHUBUNGAN KAUNSELING
VOKASIONAL INDUSTRI & KERJAYA J35/36
PEN. PEG. LATIHAN VOK. (K)
F29 ASRAMA PEN.PEG
TEKNOLOGI MAKLUMAT
J22 PEM. PEG. LATIHAN VOK (K)
J17 N17 FT17 S17 N17 PEM. PEG. PEMBANTU JURUTEKNIK PEMBANTU PEMBANTU LATIHAN TADBIR KOMPUTER PERPUSTAKAAN TADBIR
VOKASIONAL (P/O) (P/O)
E48 TIMBALAN
PENGARAH
CARTA ORGANISASI KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI MARA
PUSAT
PERPUSTAKAAN PERHUBUNGAN
INDUSTRI
J48 TIMBALAN
PENGARAH
SUMBER N32
PEN. PEG
PENGAJIAN TEKNIKAL PENGAJIAN AM
BENGKEL TADBIR
PEPERIKSAAN KHIDMAT
(K)
STOR PENTADBIRAN
& PERSIJILAN PENGURUSAN
N22 N22 PEMBANTU PEMBANTU
TADBIR TADBIR (P/O) (K) (P/O) (K)
N17 N17 J17 N17 W17 R17 PEMBANTU PEMBANTU PENJAGA
TADBIR TADBIR JENTERA (P/O) (P/O) (P/O) (KEWANGAN) ELEKTRIK
PEMBANTU PEMBANTU JURUTEKNIK TADBIR TADBIR
PEMBANTU AM
PEJABAT
R1 PEKERJA RENDAH
AWAM
N1
R6 PEMANDU
(K)
PEMANDU R3
-
MK-KKTM/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 45/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
LAMPIRAN 2
KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN FIZIKAL
PERPUSTAKAAN PENGURUSAN HAL EHWAL PELAJAR
ASRAMA
PENGURUSAN KEWANGAN
KEPERLUAN PELANGGA
N
PEPERIKSAAN
K E P U A S A N
P E L A N G G A
N
P E N G U R U S A N
S U M B E R
PENGURUSAN REKOD
PELAJAR
PENYEDIAAN INFRASTRUKTUR
PENDAFTARAN KURSUS
PELAKSANAAN PENGAJARAN
DAN PEMBELAJARAN
PEMETAAN PROSES UNTUK PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
KOLEJ KEMAHIRAN TINGGI MARA SRI GADING
AUDIT DALAMAN TINDAKAN PEMBETULAN
DAN PENCEGAHAN SEMAKAN PENGURUSAN
KAWALAN KETIDAKAKURAN
PENILAIAN PERKHIDMATAN PENGAJARAN
PEMANTAUAN PENGAJARAN
DAN PEMBELAJARAN
PENILAIAN PENCAPAIAN PELAJAR
MENEPATI KEPERLUAN
YA
PENGELUARAN SLIP KEPUTUSAN
PROSES SOKONGAN
TIDAK
PERANCANGAN TAHUNAN
PENDAFTARAN PELAJAR
PROSES PENGURUSAN
PROSES TERAS
MAKLUMBALAS PELANGGAN
MENEPATI KEPERLUAN
TIDAK
YA
SEMAKAN 0
Disediakan oleh: Diluluskan oleh:
-
MK-KKTMSG/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 46/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
LAMPIRAN 3
FUNGSI UNIT DAN OBJEKTIF KUALITI
UNIT FUNGSI OBJEKTIF KUALITI
Hal Ehwal
Akademik
Menyediakan
panduan dan
menyelaras
keperluan serta
kemudahan untuk
melaksanakan
proses
Pengajaran dan
Pembelajaran
dengan berkesan.
1. Memastikan Perancangan Proses Pengajaran
dan Pembelajaran dilaksanakan mengikut
perancangan.
2. Membantu melaksanakan Pemantauan
Pengajaran dan Pembelajaran untuk
memastikan kualiti pengajaran dan
pembelajaran mengikut standard yang
ditetapkan.
3. Memastikan Penilaian Pengajaran dan
Pembelajaran melibatkan kerja kursus pelajar
dan penilaian pengajaran pensyarah
dilaksanakan mengikut masa yang ditetapkan.
4. Memastikan sekurang-kurangnya 80%
daripada jumlah keseluruhan pelajar semester
akhir lulus dan dianugerahkan dengan
Diploma MARA.
5. Memastikan sekurang-kurangnya 98%
daripada pelajar mencapai Purata Mata Nilai
Gred Kumulatif (CGPA) 2.0 dan ke atas bagi
setiap semester.
Khidmat
Pengurusan (Am)
Merancang dan
mengurus sistem
pentadbiran di
KKTM.
1. Memastikan penyelenggaraan sistem fail dan
rekod jabatan, buku perkhidmatan dan rekod
cuti kakitangan mencapai ke tahap 90%
sepanjang masa.
2. Memastikan system urus tadbir organisasi
dipraktikkan dengan cepat dan profesional.
3. Memastikan pembayaran bagi perolehan
perkhidmatan akan dibayar dalam tempoh
empat belas (14) hari dari tarikh penerimaan
dokumen yang lengkap.
4. Memastikan perkhidmatan kebajikan dan
kemudahan serta mewujudkan rangkaian
hubungan yang baik di antara warga melalui
program hari keluarga, lawatan dan rekreasi.
-
MK-KKTMSG/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 47/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Khidmat
Pengurusan (HEP)
Menyediakan
perkhidmatan
kepada pelajar
dengan cepat,
efisyien dan
mesra pelanggan.
1. Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang
menyeluruh dan sempurna bagi mewujudkan
persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal
yang selesa, ceria dan selamat.
2. Merangka dan melaksanakan program
pembangunan pelajar yang bersepadu dan
berterusan.
3. Memastikan pemberian elaun kepada pelajar
baharu akan dijelaskan dalam tempoh masa
tiga (3) bulan dengan syarat semua dokumen
memenuhi syarat yang ditetapkan.
Penilaian dan
Persijilan
Menyelaras dan
melaksanakan
semua urusan
yang berkaitan
dengan penilaian
dan persijilan
pelajar.
1. Menjalankan proses pendaftaran kursus
pelajar pada minggu pertama setiap
semester.
2. Mengeluarkan jadual waktu peperiksaan akhir
satu (1) minggu sebelum peperiksaan akhir
bermula.
3. Mengurus keperluan logistik dan keperluan
peperiksaan sebelum peperiksaan akhir
bermula.
4. Menyerahkan slip keputusan peperiksaan
pelajar dalam minggu pertama pada setiap
semester berikutnya.
Latihan Industri
Merancang,
mengurus,
menyelia dan
menilai hal-hal
berkaitan dengan
latihan industri di
KKTM.
Unit ini juga
bertanggungjawab
untuk memastikan
aktiviti berkaitan
dengan latihan
industri berjalan
dengan baik dan
sempurna.
1. Mewujudkan hubungan strategik dengan pihak
Industri
2. Menyokong dan meningkatkan pengalaman
pembelajaran dan latihan Industri
3. Menjadi penghubung antara warga akademik
dan pihak Industri.
4. Memastikan 100% pelajar mendapat tempat
bagi menjalani latihan industri.
-
MK-KKTMSG/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 48/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Pusat Sumber
Menguruskan
pembangunan
koleksi,
prosesan bahan
dan
perkhidmatan.
1. Memastikan setiap transaksi peminjaman dan
pemulangan bahan dilakukan dalam tempoh
tidak melebihi 3 minit.
2. Menjadikan perpustakaan ini terunggul dari
segi aspek perkhidmatan, pelbagai koleksi,
teknologi dan sumber maklumat terkini dan
matang.
3. Mewujudkan tenaga kerja terlatih, mahir,
penuh tanggungjawab, beriltizam, bermotivasi,
beretika tinggi, proaktif dan cemerlang melalui
latihan dan pendidikan.
Kaunseling dan
Kerjaya
1. Menyedia dan
memberi
perkhidmatan
kaunseling,
bimbingan,
konsultasi dan
rujukan secara
Individu dan
kelompok.
2. Melaksanakan
Program
Perkembanga
n Sahsiah
pelajar iaitu
mentor
mentee serta
motivasi/
kepimpinan /
jati diri.
3. Mengendali
dan
menganalisa
Keputusan
Kemahiran
Insaniah
Pelajar KKTM.
1. Mewujudkan suasana yang kondusif, teraputik
dan efektif berteraskan konsep perkhidmatan
bimbingan dan kaunseling demi
kecemerlangan pelajar.
2. Menguruskan program dan aktiviti kaunseling
dengan cekap dan berkesan.
3. Membantu pelajar supaya berkembang ke
arah kesedaran emosi dan berakhlak mulia.
4. Menggalakkan dan membentuk pemahaman
kendiri serta memupuk perkembangan
tingkahlaku pelajar.
5. Memastikan sekurang-kurangnya 80%
daripada jumlah keseluruhan pelajar
mendapat markah baik dalam penilaian
sahsiah pelajar pada setiap semester.
-
MK-KKTMSG/01
MANUAL KUALITI
Muka Surat: 49/49
No. Edisi:
Tarikh Berkuatkuasa:
Asrama
Merancang,
mengurus,
mengawal dan
menyelia asrama
bagi mencapai
kepuasan dan
keselesaan
pelajar.
1. Mewujudkan suasana yang selesa dan bersih
di sekitar asrama.
2. Memastikan persekitaran asrama termasuk
surau dan dewan makan / kafeteria dalam
keadaan selamat dan terkawal.
3. Melaksanakan aktiviti berkaitan
penguatkuasaan peraturan pelajar di Kolej
Kediaman pada setiap semester.
Teknologi
Maklumat (ICT)
Menyelaras dan
melaksanakan
semua urusan
yang berkaitan
dengan ICT.
1. Memastikan segala kemudahan alat bantu
mengajar ICT berada dalam keadaan
sempurna dan dapat digunakan dengan
berkesan.
2. Memudahkan penyimpanan dan penyebaran
maklumat dilaksanakan secara lebih teratur
dan berkesan.
3. Memberi khidmat nasihat dan bantuan teknikal
berkaitan hal-hal ICT kepada pengguna.
4. Menyelenggara dan memantau keselamatan
sistem maklumat, sistem rangkaian dan laman
web.
5. Mengenalpasti keperluan, merancang,
merekabentuk, mentadbir serta menyelaras
sistem pengurusan maklumat serta
memajukan cadangan pelaksanaan kepada
pihak atasan.
top related