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Modelo de gestión de procesos para Catastro soportado en el Ciclo de Vida BPM y modelo
CANVAS
Ernesto Murgueitio Cardona, ernest_muca@hotmail.com
Trabajo de Grado presentado para optar al título de Magister en Ingeniería de Software
Asesor: Hugo Armando Ordoñez Eraso Doctor (PhD)en Ingeniería Telemática
Universidad de San Buenaventura Colombia
Facultad de Ingeniería
Maestría en Ingeniería de Software
Santiago de Cali, Colombia
2019
Citar/How to cite [1] Murgueitio (2019)
Referencia/Reference
Estilo/Style: IEEE. (2014)
[1] Murgueitio, E. (2019). “Modelo de gestión de procesos para Catastro soportado
en el Ciclo de Vida BPM y modelo CANVAS” (Trabajo de grado Maestría
en Ingeniería de Software). Universidad de San Buenaventura Colombia,
Facultad de Ingeniería, Cali.
Maestría en Ingeniería de Software, Cohorte VII
Bibliotecas Universidad de San Buenaventura
● Biblioteca Fray Alberto Montealegre OFM - Bogotá.
● Biblioteca Fray Arturo Calle Restrepo OFM - Medellín, Bello, Armenia, Ibagué.
● Departamento de Biblioteca - Cali.
● Biblioteca Central Fray Antonio de Marchena – Cartagena.
Universidad de San Buenaventura Colombia
Universidad de San Buenaventura Colombia - http://www.usb.edu.co/
Cali -http://www.usbcali.edu.co
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Revistas - http://revistas.usb.edu.co/
Biblioteca Digital (Repositorio)
http://bibliotecadigital.usb.edu.co
DEDICATORIA
“Dedicado a Dios, a mi familia Nohelia Cardona Ceballos madre todo mi amor, mis
hermanos Jairo Murgueitio y Diego Murgueitio a quienes por su motivación han permitido que
salga adelante para culminar este trabajo con éxito. Especialmente dedicado a mi padre Omar
José Murguetio Arango (QEPD), por enseñarme el significado de la vida, por su amor, humildad
y respeto”
Ernesto Murgueitio Cardona
AGRADECIMIENTOS
“Agradezco a mi esposa Luz Adriana Zamora por el apoyo y compañía todos estos años
de mi vida, a mi tutor Hugo Ordoñez por su dedicación y ayuda para lograr este objetivo.
Igualmente a la universidad San Buenaventura y docentes.”
Ernesto Murgueitio
Modelo de gestión de procesos para Catastro
Resumen
En el sector público, específicamente en el catastro de Colombia, se hace necesario mejores
servicios adaptados a las necesidades de los ciudadanos. En la actualidad las exigencias globales
y tecnológicas ha evolucionado la forma como las organizaciones entregan valor a sus clientes.
Es así como las metodologías de gestión de procesos de negocios han descrito los elementos
necesarios para ofrecer mejores productos, beneficiando a sus aliados para satisfacer sus
necesidades. Lo anterior ha impulsado que la administración de procesos tome mayor
importancia en el contexto organizacional. Sin embargo, a pesar de los adelantos tecnológicos,
en los municipios de Colombia existen barreras de acceso a servicios catastrales debido a la falta
de productos virtuales para la comunidad. Este artículo presenta un modelo que integra las
metodologías Business Model Canvas (BMC) y el ciclo de vida Business Process Model (BPM),
el objetivo del modelo es proveer un procedimiento para la gestión de procesos de negocio que
posibilite la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios en los catastros
municipales, para la evaluación del modelo propuesto se desarrolló el caso de estudio basado en
los procesos de generación de avalúos para la facturación del impuesto predial y elaboración de
informes para el área de gestión administrativa en la Subdirección de Catastro Cali, donde el
procedimiento fue aplicado y apoyó la creación de ideas para la mejora de procesos y servicios
Palabras clave: Modelo de Gestión de Procesos, Ciclo de Vida BPM, Modelo de Negocio Canvas
(BMC), integración.
Modelo de gestión de procesos para Catastro
ABSTRACT
In the public sector, specifically in the Colombian cadaster, better services adapted to the needs
of citizens are necessary. Nowadays, the global and technological demands have evolved the
way organizations provide value to their customers. This is how the business process
management methodologies have described the elements necessary to offer better products,
benefiting their allies to meet their needs. This has encouraged the process management to take
on greater importance in the organizational context. However, despite the technological
advances, in the municipalities of Colombia there are barriers to access cadastral services due to
the lack of virtual products for the community. This article presents a model that integrates the
Business Model Canvas (BMC) methodologies and the Business Process Model (BPM) life
cycle, the goal of which is to provide a procedure for the management of business processes that
enables improvement, maintenance and creation of new procedures and services in the municipal
cadasters, for the evaluation of the proposed model the case study was developed based on the
processes of generation of appraisals for the billing of the property tax and reports preparation
for the area of administrative management area in the Cadastral Sub-directorate Cali, where the
procedure was applied and supported the creation of ideas for the improvement of processes and
services.
Keywords: Process Management Model, BPM Lifecycle, Canvas Business Model (BMC),
integration.
Modelo de gestión de procesos para Catastro
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 1
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 3
1.1 JUSTIFICACIÓN 6
1.2 OBJETIVOS 7
1.2.1 Objetivo General 7
1.2.2 Objetivos Específicos 7
1.3 ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO 8
1.4 APORTES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN 8
2 MARCO TEORICO 9
2.1 CONTEXTUALIZACÓN DEL CATASTRO A NIVEL LATINOAMERICANO, MUNDIAL,
NACIONAL Y MUNICIPAL 10
2.1.1 El Catastro en Latinoamérica (Ecuador) 10
2.1.2 Funcionamiento de Catastro en el Mundo (España) 13
2.1.3 El Catastro Nacional y Municipal 13
2.2 LOS PROCESOS DE NEGOCIO 19
2.2.1 Definición de Procesos de Negocio. 19
3 PROCESO METODOLÓGICO 29
3.1 ANÁLISIS DE CONCEPTOS 29
3.2 DISEÑO DEL MODELO 30
3.3 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN 32
3.3.1 Nombre y definición 32
3.3.2 Descripción del Modelo 33
3.3.3 Fases del modelo 33
3.3.3.1 Fase 1 Proceso sin normalización. 33
3.3.3.2 Fase 2 Modelo de Negocio Canvas 33
3.3.3.3 Fase 3 Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM. 34
3.3.3.4 Fase 4 Ciclo de Vida BPM. 34
3.3.3.5 Fase 5 Proceso normalizado y análisis tecnológico. 34
3.3.4 Gestión del proyecto 35
3.3.4.1 Elaboración del Modelo 37
Modelo de gestión de procesos para Catastro
3.3.4.2 Documentación 37
3.3.4.3 Desarrollo del Prototipo de Software 37
En este bloque de trabajo se diseña y construye un prototipo funcional de software con las
características del modelo y permite representar la validación de los casos de estudio a través de
una herramienta tecnológica. 37
3.3.4.4 Entrega del Modelo 37
Una vez desplegado el modelo se realiza la entrega del producto compuesto por la metodología y
el prototipo funcional de software. 37
3.3.5 Utilización del modelo 37
3.3.5.1 Aplicación del modelo 38
3.3.5.1.1 Características de la propuesta 38
3.4 VALIDACION 39
3.4.1 Caso de estudio 1. Generación de Informes administrativos. 40
3.4.1.1 Explicación del caso de estudio 40
3.4.2 Caso de estudio 2. Generación de avalúos para la facturación del impuesto predial. 50
3.4.2.1 Explicación del caso de estudio 50
3.4.2.2 Aplicación del modelo 51
3.4.2.2.1.1 Resultados del proyecto 60
3.4.3 Conclusiones aplicación casos de estudio 67
4 CONCLUSIONES 69
5 TRABAJOS FUTUROS 70
6 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 71
Modelo de gestión de procesos para Catastro
LISTA DE TABLAS
PÁG.
Tabla 1 Fases del ciclo de Vida BPM ......................................................................................................... 25
Tabla 2 Elementos para definir un Modelo de Negocio Canvas ................................................................. 28
Tabla 3 Ventajas y Desventajas de un Modelo de Negocio (Abe, Ashiki y otros, 2009) ........................... 28
Tabla 4. Modelo de Negocio Canvas Generación de Informes en el área Gestión Administrativa ............ 45
Tabla 5. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Informes en el área Gestión
Administrativa............................................................................................................................................. 46
Tabla 6. Matriz de análisis detallado del proceso de Generación de Informes en el área Gestión
Administrativa............................................................................................................................................. 48
Tabla 7. Resultados del caso de estudio en el Modelo de Gestión de Procesos .......................................... 50
Tabla 8. Modelo de Negocio Canvas Generación de avalúos .................................................................... 55
Tabla 9. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Avalúos .............................................. 56
Tabla 10. Matriz de análisis detallado del proceso de generación de avalúos ............................................ 58
Tabla 11. . Resultados Prototipo Funcional de Software. ........................................................................... 67
Modelo de gestión de procesos para Catastro
LISTA DE FIGURAS
PÁG.
Figura 1 Alcaldía de Quito – Ubicación Dirección Metropolitana de Catastro Quito ................................ 12
Figura 2 Representación del Funcionamiento del catastro en Colombia. ................................................... 14
Figura 3 Representación del Ciclo de Vida BPM ....................................................................................... 25
Figura 4 Representación de un Modelo de Negocio (Osterwalder & Pigneur, 2009). ............................... 27
Figura 5 Ciclo de conceptos para fabricación del modelo de gestión de procesos para Catastro soportado
en el Ciclo de Vida BPM y modelo Canvas (Fuente: Elaboración ............................................................. 31
Figura 6. Componentes del Modelo (Fuente: Elaboración propia) ............................................................ 33
Figura 7. Gestión del Proyecto para el Desarrollo del Modelo .................................................................. 36
Figura 8. Flujo del caso de estudio Generación de Informes. ..................................................................... 40
Figura 9. Formato de alineación de procesos Generación de Informes del área de Gestión Administrativa
.................................................................................................................................................................... 43
Figura 10. Diagrama BPM Generación de Informes del área de Gestión Administrativa .......................... 44
Figura 11. Proceso Normalizado y análisis tecnológico Generación de Informes en el área Gestión
Administrativa............................................................................................................................................. 49
Figura 12. Flujo del caso de estudio Generación de Avalúos. .................................................................... 51
Figura 13. Formato de alineación de procesos Generación de Avalúos ..................................................... 53
Figura 14. Diagrama BPM Generación de avalúos ..................................................................................... 54
Figura 15. Resultados de la Evaluación Generación de Avalúos ................................................................ 59
Figura 16. Pantalla de Inicio Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ................................................. 61
Figura 17. Menú del modelo de Gestión de Procesos Catastrales .............................................................. 62
Figura 18. Proceso a Normalizar Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ........................................... 63
Figura 19. Proceso Normalizado Modelo de Negocio Canvas ................................................................... 64
Modelo de gestión de procesos para Catastro
Figura 20. Proceso Normalizado Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ........................................... 65
Figura 21. Indicadores de Mejora Modelo de Gestión de Procesos Catastrales ......................................... 66
Modelo de gestión de procesos para Catastro 1
INTRODUCCIÓN
En la actualidad las exigencias globales y tecnológicas han posibilitado transformaciones
en las organizaciones, mejorando la forma como estas entregan valor a sus clientes. En el caso
particular del sector público específicamente en los catastros de Colombia, se hace necesario la
adaptación de una dirección más estructurada, que permita crear y mejorar los trámites y
servicios prestados a la ciudadanía.
Esta problemática se sustenta en que no existe un modelo unificado para la
administración de los catastros en Colombia, a nivel nacional bajo las directrices del IGAC se
manejan 995 municipios, para lograr la eficacia operacional la entidad cuenta con oficinas por
regiones quienes se encargan de realizar las funciones catastrales de actualización, formación y
conservación, el resto del país cuenta cuatro catastros descentralizados (Bogotá, Antioquia,
Medellín y Cali) quienes trabajan con independencia, autonomía financiera y vigilancia del
IGAC no dependientes del presupuesto central del Estado.1
El objetivo de la presente propuesta es proponer un modelo que integra las metodologías
Business Model Canvas (BMC) y el ciclo de vida Business Process Model (BPM), que posibilite
la mejora, mantenimiento y la creación de nuevos trámites y servicios en los Catastros
Municipales.
El análisis del marco teórico, el estado del arte, la descripción de metodologías genéricas
y agiles de gestión de negocios facilitan la conceptualización de la estructura y el modelo de
gestión de procesos planteado. El conocimiento sobre la legislación internacional, nacional y
municipal sobre el catastro permite delimitar los elementos necesarios para la normalización de
los procesos y optimizar los productos catastrales haciéndolos más eficaces.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 2
Para la evaluación del modelo propuesto se desarrolló el caso de estudio basado en el
proceso de generación de informes en el área de Gestión Administrativade la Subdirección de
Catastro Cali, donde el procedimiento fue aplicado y apoyó la creación de ideas para la mejora
de procesos y servicios.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 3
I. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Con el paso del tiempo, las empresas cambian y transforman sus formas de operación
para volverse más eficientes con procesos ágiles, técnicas flexibles y evolucionadas. La dirección
del conocimiento y la incorporación de nuevas tecnologías que apoyan las operaciones críticas
posibilitan la mejora y automatización dando forma a un comportamiento de adaptación continua
del negocio.2 Anteriormente las soluciones en compañías de tipo funcional lograron niveles de
eficacia altos debido a la especialización por cada función, en perjuicio de la efectividad y
resultados generales, afectando la comunicación entre las distintas áreas.3 En las sociedades de
tipo matricial prima la individualidad ya que los equipos de trabajo cuentan con mucha
independencia lo que genera posteriormente dificultad en el control de los proyectos.
Actualmente las organizaciones se piensan como un sistema integral de procesos por lo tanto
estos se convierten en la base para las transformaciones estratégicas de la organización.
El posicionamiento exitoso de las nuevas tecnologías, el internet y el creciente volumen
de la información, ha permitido a través del software crear productos de calidad, ofreciendo
mejores tiempos de respuesta a solicitudes y trámites virtuales que agilizan y generan valor. Sin
embargo aunque existan avances tecnológicos, en las entidades públicas se presentan barreras
principalmente de tipo político y presupuestal que limitan el acceso de la comunidad por ser una
función del gobierno orientada la conservación del estado; este tipo de actividades no están
enfocadas en los requisitos cambiantes de los ciudadanos.
A pesar de los avances significativos en la modernización de las entidades catastrales a
nivel mundial, actualmente estos organismos en Colombia presentan falta de estandarización de
procedimientos, lentitud y tiempos de respuesta prolongados. La problemática se fundamenta en
el hecho que no existe un modelo unificado para la administración de catastros en Colombia, a
Modelo de gestión de procesos para Catastro 4
nivel nacional bajo las directrices del IGAC (Instituto Geográfico Agustín Codazzi) se manejan
995 municipios, pero el modelo de administración es desconcentrado (la desconcentración es una
forma de gestión sobre el cual la entidad cuenta con oficinas por regiones las cuales se encargan
de realizar las funciones catastrales de actualización, formación y conservación) para lograr la
eficacia operacional, el resto del país cuenta cuatro catastros descentralizados (Bogotá,
Antioquia, Medellín y Cali) quienes trabajan con independencia, autonomía financiera y
vigilancia del IGAC no dependientes del presupuesto central del Estado. Para el departamento de
Antioquia el catastro es una entidad perteneciente al Departamento Administrativo de
Planeación, para Medellín la Secretaría de Hacienda, para Santiago de Cali el Departamento
Administrativo de Hacienda y en la ciudad de Bogotá la Unidad Administrativa Especial de
Catastro Distrital (UAECD) depende de la Secretaría de Hacienda.
La relevancia de la información catastral es estratégica, por tal motivo estudios sugieren
que es inconveniente que existan entidades descentralizadas sin una regulación y metodologías
estrictas de operación, de igual forma los datos prediales y espaciales sirven para enlazar el
recaudo y la administración tributaria, también pueden ser integrados a otras fuentes nacionales o
internacionales públicas o privadas para satisfacer necesidades de crecimiento de la nación.4
Esta investigación realiza un análisis sobre el caso estudio de la Subdirección de Catastro
de Cali, donde se presentan retrasos en las operaciones catastrales y producción de información
actualizada y oportuna, pues no se cuenta con herramientas de acceso electrónico o virtual para
el ciudadano, de igual forma se observa la utilización de expedientes en documentos físicos que
generan interacciones innecesarias en el proceso operativo interno. Adicionalmente la falta de
integración entre dependencias y entidades internas o externas retrasa significativamente la
operación.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 5
Mediante documento confis No. 1 Diciembre 31 de 2012 del Departamento
Administrativo de Hacienda Municipal, se evidencia la problemática, socializada en la página
web de la Alcaldía de Cali. En este documento hace mención a las afectaciones del Catastro de
Cali en materia presupuestal y tecnológica, adicionalmente menciona que “se ha rezagado en
términos de formación y actualización catastral. Esto ha afectado de forma directa e indirecta no
sólo los impuestos sobre la tierra y la propiedad, la identificación de los valores y precios de la
tierra, y la adecuada transacción de bienes inmuebles, sino también el desarrollo rural y urbano
del Municipio, que se plasma en las políticas de vivienda, los censos demográficos, el
ordenamiento y desarrollo territorial, el planeamiento urbano y regional, las políticas de
protección del medio ambiente y el patrimonio, y la prevención de riesgos y desastres.”.5
De acuerdo a la problemática anteriormente expuesta se plantea el siguiente interrogante
que atiende la propuesta de investigación: ¿Cómo diseñar un modelo que gestione de una forma
eficaz los procesos catastrales en los municipios de Colombia?
Esta propuesta de investigación busca suministrar a los encargados, directores y
funcionarios administrativos del Catastro municipal, una herramienta para la gestión de negocio
que permita visualizar la perspectiva actual y futura, estimular la participación de actores que
generen el cumplimiento de objetivos organizacionales y plantear un procedimiento eficaz para
la estandarización a través de la mejora, conservación, generación de productos y servicios, así
como fomentar el ingreso de nuevos recursos y avances en la toma de decisiones administrativas
con información más oportuna en beneficio de la comunidad en general.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 6
1.1 JUSTIFICACIÓN
Las metodologías de procesos y los modelos de negocio han evolucionado en los últimos
años, los métodos adoptados por las empresas para usar y mejorar los productos y servicios para
lograr alta competitividad comparadas con otras empresas en el mercado y adaptarse
constantemente, un ejemplo de estas metodologías son BPM y las técnicas para el modelo de
negocio como Canvas.
El aporte de dichas tendencias y la incorporación de las personas como valor fundamental
en la eficiencia del negocio, conlleva a la necesidad estudiar estas metodologías en las
compañías y así observar su aporte en el avance para mejorar el funcionamiento organizacional
para tomar mejores decisiones.
La administración pública en Colombia está reglamentada por leyes que están definidas
constitucionalmente, las mismas determinan de forma clara las directrices para gestionar las
entidades oficiales. Los altos volúmenes de información y el crecimiento de la población puede
llevar a funcionamientos operativos con problemas e ineficiencia en la gestión administrativa o
falta de responsabilidades sobre las tareas a desarrollar. Problemas como falta de procedimientos
de auditoria, actividades poco precisas, falta de control en elementos del negocio, bajo
rendimiento en los procesos, poca trazabilidad en la gestión organizacional, entre otros.
Basado en estas problemáticas es pertinente considerar mejoras sustanciales utilizando
metodologías agiles y robustas que generen dinamismo para cumplir metas operativas en los
negocios, BPM y Ciclo de Vida Canvas aporta trazabilidad de cumplimiento en procesos claves
y la combinación de estos utilizando herramientas tecnológicas permiten la realización de esta
propuesta para producir entonces un modelo de gestión que brinde una metodología para
representar las soluciones a problemas de procedimientos en la organización, realizando análisis
Modelo de gestión de procesos para Catastro 7
sobre informalidad, desempeño de tareas, verificación y chequeo de las mismas, flujos de datos
incompletos o poco precisos entre aplicaciones, poco control sobre sistemas o eventos propios
del negocio y excepciones que se generen sobre los mismos.
1.2 OBJETIVOS
Para desarrollar un modelo de gestión de procesos en los catastros de Colombia que
posibilite la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios que permita
realizar la caracterización de los procesos o trámites usando el modelo Canvas y BPM. El
propósito de este trabajo es diseñar entonces un procedimiento con base los conceptos del
modelo de gestión de negocios y ciclo de vida BPM para lograr la identificación de las diferentes
alternativas basadas en los procesos internos de la organización, para lograr tal fin se proponen
los siguientes objetivos:
1.2.1 Objetivo General
Crear un modelo para la gestión de procesos en los Catastros de Colombia, soportado en
el ciclo de vida BPM y método Canvas.
1.2.2 Objetivos Específicos
Identificar la problemática en los procesos llevados a cabo en la Subdirección de Catastro
de Cali.
Diseñar un modelo para gestionar los procesos en los Catastros de Colombia soportado
en el ciclo de vida BPM y método Canvas.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 8
Definir un escenario para validar la propuesta del modelo de gestión de procesos
catastrales de la Subdirección de Catastro municipal de Cali en el área de Gestión
Administrativa.
1.3 ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
El presente trabajo está dividido en cuatro capítulos: el marco teórico, el desarrollo
metodológico, las conclusiones y trabajos futuros.
En el primer capítulo se describen los diferentes conceptos relacionados a la problemática
planteada: El funcionamiento del Catastro en el mundo, Latinoamérica y en Colombia, también
se describen los Modelos de Negocio, historia, evolución, técnicas y metodologías genéricas y
actuales, procesos y el Ciclo de Vida BPM.
El segundo capítulo describe el proceso metodológico de la investigación presentándolo de
la siguiente manera: la metodología base aplicada, como se realizó el análisis, el diseño del
modelo de gestión de procesos y por último la validación del procedimiento mediante la
implementación de dos (2) casos de estudio con sus respectivos resultados.
Los últimos dos capítulos presentan las conclusiones del desarrollo de la investigación y los
trabajos futuros a realizar.
1.4 APORTES DEL TRABAJO DE INVESTIGACIÓN
El desarrollo del proyecto de investigación permitió el diseño de un procedimiento de
gestión eficaz de productos y servicios catastrales en Colombia utilizando mejores prácticas en
procesos de negocio e integrando elementos metodológicos, herramientas tecnológicas y
Modelo de gestión de procesos para Catastro 9
empresariales, para lograr este propósito se construyo un prototipo de software que aborda todas
las fases del modelo de forma lógica y secuencial. De igual forma se elaboró un artículo de
investigación donde se describe la síntesis de modelo de gestión catastral y fue presentado en la
ciudad de la Habana Cuba en la III Conferencia Científica Internacional en septiembre de 2018.
2 MARCO TEORICO
Para el desarrollo del modelo de gestión de procesos para catastro se han tomado
diferentes fuentes de información, con el objetivo de encontrar conceptos base como los
siguientes:
El modelo de gestión de procesos está dirigido al catastro en Colombia. Para
desarrollarlo, apropia las descripciones propias del Catastro en Latinoamérica y el mundo, en el
país y sus regiones abordando sus problemáticas.
En relación a lo anterior, se efectuaron consultas sobre diferentes fuentes para
documentar la información relevante de la operación en el catastro y su enfoque como referencia
para la búsqueda de soluciones.
Igualmente el estudio de técnicas y metodologías de procesos y modelos de negocio
genéricos y modernos su historia y evolución.
Así mismo se consultaron artículos, publicaciones y libros de diversos autores
reconocidos en estos temas en bibliotecas como Science Direct, Scopus, Scielo, etc. Sobre las
búsquedas realizadas se obtuvieron los conceptos más relevantes.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 10
2.1 CONTEXTUALIZACÓN DEL CATASTRO A NIVEL
LATINOAMERICANO, MUNDIAL, NACIONAL Y MUNICIPAL
Las Naciones Unidas (1985), define el Catastro como un inventario público de datos de la
propiedad ordenados metódicamente de un país o distrito basado en el levantamiento de sus
límites: tales propiedades están sistemáticamente identificados con identificadores únicos. Los
linderos de la propiedad y el identificador de la parcela están normalmente mostrados en mapas a
escala grande.
2.1.1 El Catastro en Latinoamérica (Ecuador)
La gestión Catastral en el país del Ecuador bajo la ordenanza metropolitana 0094,
numeral 9 del artículo 264 de la constitución de la República del Ecuador, determina como
competencia exclusiva de los gobiernos municipales y descentralizados administrar los catastros
urbanos y rurales.6
El Catastro de Ecuador no cuenta con una estructura centralizada para la gestión catastral
nacional, en el Código de Ordenamiento Territorial, Autonomía y Descentralización, en artículo
55, numeral i, concede la responsabilidad a los 221 municipios del ecuador para actualizar y
elaborar sus catastros de forma autónoma.7
La estructura orgánica del municipio de Quito Ecuador (Figura 1), ubica a la Dirección
Metropolitana de Catastro dentro de la secretaría de Administración General.8 El Catastro
Metropolitano de Quito se encuentra orientado en la planificación y el desarrollo de la ciudad a
través de la visión “Quito - 2040”. Cuenta con ocho administraciones zonales, con el propósito
de descentralizar y desconcentrar la gestión en el distrito. El municipio de Quito lidera en el
Modelo de gestión de procesos para Catastro 11
Ecuador el mejoramiento de los procesos y puesta en línea de servicios tecnológicos asociados a
productos catastrales disponibles para la ciudadanía en general ante la falta de un marco único de
gestión catastral nacional.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 12
Figura 1 Alcaldía de Quito – Ubicación Dirección Metropolitana de Catastro Quito
Modelo de gestión de procesos para Catastro 13
2.1.2 Funcionamiento de Catastro en el Mundo (España)
En el país de España mediante el Real Decreto Legislativo 1/2004, de 5 de marzo, se
deroga la antigua normatividad y se consolida en una disposición final única. En España la
Dirección General de Catastro dentro de la Secretaría de Estado de Hacienda, se encarga de
difundir la información catastral, formación y mantenimiento del Catastro Inmobiliario.
Mediante las gerencias regionales y territoriales ofrece servicios centralizados y territoriales,
cuenta con aproximadamente 4.000 puntos de información (PIC), ubicados en municipios y
diputaciones en el territorio español donde se puede obtener certificados, información y servicios
catastrales adicionales.9
Actualmente cuenta con una sede electrónica donde se ofrecen diferentes productos
catastrales gratuitos gráficos y alfanuméricos con acceso libre y acceso a datos protegidos por su
legislación.
2.1.3 El Catastro Nacional y Municipal
El Decreto reglamentario de la Ley 14 de 1983 de la constitución colombiana, estableció́
que “el catastro es el inventario o censo, debidamente actualizado y clasificado, de los bienes
inmuebles pertenecientes al Estado y a los particulares, con el objeto de lograr su correcta
identificación física, jurídica, fiscal y económica”.
La administración del catastro en Colombia (Figura 2), de acuerdo al marco legal
colombiano cuenta con una entidad rectora el (IGAC) Instituto Geográfico Agustín Codazzi
creada en 1935, hace parte del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) 10,
de conformidad al decreto 2313 de 1992.11 El IGAC se encarga de velar por la correcta
incorporación y mantenimiento de los datos prediales mediante la generación de normativas que
Modelo de gestión de procesos para Catastro 14
aseguren esta misión. Adicionalmente existen cuatro catastros descentralizados en el país, estos
son: Cali, Bogotá, Medellín y Antioquia. Entre las funciones del IGAC se encuentra asesorar
administrativa y técnicamente a las entidades desconcentradas. Estás autoridades catastrales
gestionan tres funciones: formación catastral, actualización catastral y conservación catastral.
Figura 2 Representación del Funcionamiento del catastro en Colombia.
La formación catastral consiste en obtener por primera y única vez los datos sobre los
terrenos y edificaciones, la información obtenida se registra en bases de datos incluyendo
gráficos, listados y formatos de control estadístico que diseñen las autoridades catastrales. En
este proceso se obtiene la información correspondiente de cada uno de los predios teniendo como
base los aspectos físico, jurídico, fiscal y económico, con el fin de lograr los objetivos generales
del catastro.
La actualización catastral se realiza de forma masiva cada 5 años por las disposiciones
legales vigentes y de forma obligatoria, con el fin de renovar los datos revisando los elementos
IGAC
995 Municipios en Colombia
Supervisión, Mantenimiento
y Normatividad (IGAC)
Formación Catastral – Actualización Catastral – Conservación Catastral
Administración Desconcentrada
Bogotá D.C
Antioquia
Medellín
Cali
Administración Descentralizada
Modelo de gestión de procesos para Catastro 15
físicos, jurídicos del catastro y el elemento económico, las disparidades originadas por cambios
físicos, variaciones de uso, obras públicas o condiciones locales del mercado.
La conservación catastral es un proceso que tiene como finalidad mantener actualizados
los documentos catastrales de acuerdo a los cambios que se generen en los predios o inmuebles,
asegurar también la debida conexión con el Notariado y Registro, establecer la base para la
liquidación del impuesto predial y otros impuestos basados en el avalúo catastral, actualizar el
componente geográfico, proporcionar la información necesaria para el desarrollo económico y
social del país.
2.1.3.1 Funcionamiento de los Catastros Descentralizados, Bogotá, Medellín y Antioquia.
Catastro Bogotá. Creado en 1981 como organismo de la administración central de
Bogotá hasta el año 2006. Actualmente en el organigrama de la ciudad de Bogotá es nombrada
la Unidad Administrativa Especial de Catastro Distrital (UAECD) según el Acuerdo distrital 004
de 2012, como parte de la secretaría de hacienda de esta ciudad, cuenta con autonomía
presupuestal. Se encarga de las funciones de formación, actualización y conservación del catastro
y de la cartografía del Distrito Capital. La (UAECD) conserva la base única y oficial de
información geo referenciada y cartográfica de la ciudad.12
Catastro Medellín y Antioquia. De acuerdo al decreto 1983 de 2001, la estructura actual
del departamento Antioquia el catastro está ubicado en el organigrama de la entidad en el
Departamento Administrativo de Planeación.13
En Medellín la Subsecretaría de Catastro forma parte de la Secretaría de Gestión y
Control Territorial14, tanto el Catastro del Medellín y Antioquia se encuentran administrados por
un sector diferente al departamento de Hacienda Pública.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 16
Catastro Cali La Subdirección de Catastro Cali es una entidad pública del Municipio de
Santiago de Cali adscrita al Departamento de Hacienda de esta ciudad. La ciudad de Santiago de
Cali es la capital del departamento del Valle del Cauca y la tercera ciudad más poblada de
Colombia, por su extensión territorial es la segunda ciudad más grande del país al poseer un área
de 564 km², su terreno se divide en zona urbana y zona rural. La ciudad es una de las cinco
principales capitales de Colombia, para el mes de enero de 2018 cuenta con 712.370 predios en
su territorio con un crecimiento predial del 1% anual aproximadamente respecto al año 2017, se
incorporaron en el último año 540.590 metros cuadrados de construcción y su avalúo es de 54.5
billones de pesos según cifras del censo predial.
2.1.3.2 Funcionamiento Operacional de la Subdirección de Catastro Cali
Catastro Municipal organiza su operación en cuatro categorías, estos son:
Estratégica
Gestión de programas, planes y proyectos de inversión.
Gestión técnica y jurídica del catastro.
Misional
Atención al ciudadano.
Equipo Mutaciones Oficina.
Equipo Mutaciones Terreno Urbano y Rural.
Equipo de Propiedad Horizontal.
Equipo de Revisión de Avalúo.
De Apoyo
Grupo de Legalidad Catastral.
Grupo de Informática Catastral.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 17
Grupo de Cartografía.
Grupo de Reconocimiento Predial Urbano y Rural.
Grupo de Estadística.
Grupo de Gestión y Servicios Administrativos.
Grupo de Comunicaciones.
Grupo de Gestión Documental.
Evaluación y Control.
Seguimiento.
Gestión de Auditorias y Evaluación.
2.1.3.2.1 Trámites y Servicios de la Subdirección de Catastro Cali
La Subdirección de Catastro cuenta con 16 trámites y servicios, estos son los siguientes:
Cambio de propietario o poseedor del bien inmuebles.
Englobe o desenglobes de dos o más predios.
Incorporación de obras físicas en los predios sometidos o no sometidos al régimen de
propiedad horizontal.
Revisión del avalúo catastral de un predio.
Cambios producidos por la inscripción de predios o mejoras por edificaciones no
declaradas y omitidas durante el proceso de formación o actualización del catastro.
Autoestimación del avalúo catastral.
Consolidación de lote y mejora.
Rectificación de área y linderos.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 18
Rectificación de estrato socioeconómico.
Rectificación de datos jurídicos del propietario.
Rectificación de nomenclatura.
Certificación de área y linderos.
Certificado catastral.
Inscripción de mejoras por construcciones o edificaciones en predio ajeno. Consulta de la
base de datos.
Servicios cartográficos.
2.1.4 Marco Legal del Catastro en Colombia
La operación de la gestión catastral está reglamentada bajo la legislación colombiana en
el Artículo 3 de la Ley 14 de 1983, este prevé que “Las autoridades catastrales tendrán a su cargo
las labores de formación, actualización y conservación de los catastros tendientes a la correcta
identificación física, jurídica, fiscal y económica de los inmuebles”, funciones definidas en la
norma especial catastral Resolución 70 de 2011 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi. El
marco normativo de la Gestión Catastral incluye:
- Decreto Reglamentario 3496 del 26 de Diciembre de 1983.
- Ley 14 de 1983
- Ley 44 de 1990
- Ley 872 de 30 de Diciembre de 2003.
- Decreto Nacional 4110 del 9 de Diciembre de 2004.
- Instrucción Administrativa conjunta 01 y 11 de Mayo 20 de 2010.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 19
- Ley 1437 del 18 de Enero de 2011.
- Resolución 1055 del 31 de Octubre 2012 expedida por el IGAC.
- Resolución 829 del 26 de Septiembre del 2013 expedida por el IGAC.
- Ley 1753 de 2015.
- Decreto 943 del 21 Mayo 21 de 2014.
2.2 LOS PROCESOS DE NEGOCIO
2.2.1 Definición de Procesos de Negocio.
Existen diversos conceptos para definir un proceso de negocio, dos de los más
representativos son:
Los procesos de negocio (BP- en inglés business process), son un conjunto de actividades
coordinadas con el objetivo de generar productos o servicios relacionados con las políticas de
una organización, un contrato o una necesidad de un cliente.15 También se define como “una
colección de eventos, actividades y puntos de decisión interrelacionados que implican a un
número de actores y objetos y que de forma colectiva conduce a producir un resultado que
genera valor al menos para un cliente”. 16
2.2.2 Historia y Evolución de los Procesos de Negocio.
Adam Smith en su obra La riqueza de las naciones en 1776. Explicaba mediante el
ejemplo de una fábrica de alfileres el concepto de división del trabajo en tareas pequeñas donde
los empleados se especializan en cada una de estas ofreciendo a la empresa una reducción en los
costos de producción y aumento de la productividad.
Luego el criterio de Adam Smith se empleó por Frederick Taylor y Henry Ford con dos
enfoques diferentes. Frederick Taylor en el libro Principios de la administración Científica
Modelo de gestión de procesos para Catastro 20
publicado en 1911 plantea dar homogeneidad a los procesos a través de la medición de las tareas
sobre un grupo de trabajadores para obtener la especialización de las mismas y mejorar el
rendimiento de la organización y los trabajadores. Gracias a los estudios de Taylor, Henry Ford
de 1903 a 1911 utilizando el planteamiento de Adam Smith diseñó la cadena de montaje de
automóviles que mejoró el proceso de fabricación generando rentabilidad en el área de
producción.
Michael Porter en 1985, en su trabajo la estrategia competitiva, define un modelo teórico
llamado cadena de valor que permite describir la ejecución de actividades y procesos
organizacionales enfocados a la generación de valor hacia el cliente. La cadena de valor se divide
en actividades primarias y secundarias, las primarias están vinculadas a los suministros, la
producción, almacenamiento y distribución de productos o servicios. Las actividades secundarias
enfocadas a soportar la infraestructura de la organización, los recursos humanos y el desarrollo
tecnológico.
Thomas Davenport en 1993 en el libro innovación de procesos define un proceso de
negocio como “un conjunto estructurado, medible de actividades diseñadas para producir un
producto especificado, para un cliente o mercado específico. Implica un fuerte énfasis en cómo
se ejecuta el trabajo dentro de la organización, en contraste con el énfasis en el qué… este
elemento estructural es clave para lograr los beneficios de la innovación de procesos”
Michael Hammer en 1997 diferencia los conceptos tarea y proceso, la tarea es una
actividad desarrollada por una persona y el proceso un conjunto de actividades juntas que
generan resultados con valor para el cliente.
Paul Harmon en 2003, teniendo en cuenta los aportes de diferentes autores, propone un
modelo que distingue una actividad como un proceso pequeño con menor detalle de abstracción.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 21
Su modelo se divide en: Cadena de Valor. Son procesos principales o genéricos en la
organización; Proceso. Es una subdivisión de la cadena de valor como otros procesos,
subprocesos y actividades; las actividades son procesos pequeños de tamaño reducido sin
posibilidad de ser divididos en procesos menores.
En la revisión general de conceptos sobre procesos de negocios se infiere en términos
generales que las diferencias en definiciones son mínimas teniendo en cuenta el tiempo y la
perspectiva histórica sobre la cual se generaron. 17
2.2.3 TÉCNICAS PARA MODELAR PROCESOS DE NEGOCIO GENÉRICAS.
2.2.3.1 Diagrama de flujo
Representa gráficamente procesos de trabajo que llevan una secuencia lógica y permite
visualizar de forma amplia las actividades a llevarse a cabo para la solución de un problema
(Lankin et al., 1996). Se caracterizan por su facilidad en el uso ya que muestran ampliamente la
totalidad del sistema.
2.2.3.2 IDEF
Esta técnica deriva de la necesidad de las fuerzas armadas de Estados Unidos por mejorar
su ejecución en producción, es una técnica de modelado que permite representar de forma
integrada procesos y estructurar datos.
2.2.3.3 Técnica IDEF0
Modela acciones, actividades y decisiones en una organización o sistema, representa la
parte funcional de un modelo (Mayer et al., 1995). Permite reconocer los procesos e interfaces y
la documentación para controlar las fases de desarrollo de un sistema.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 22
2.2.3.4 Diagramas de flujo de datos (DFD)
Muestra entradas y salidas de datos mediante representación gráfica, permite ver cómo
fluyen los procesos en la organización. Aunque no modela representaciones de flujos de
materiales, recursos humanos, y otros elementos relacionados con los procesos de negocio
(Yourdon, 1989).
2.2.3.5 Diagrama estado-transición (ST)
Se representa utilizando una gráfica a través de círculos que representan los estados y las
flechas permiten la transición entre los estados, esta representación proporciona
claramente información sobre dependencias entre el tiempo y la transición entre los datos del
sistema pero describe la cooperación entre los datos que causan las transiciones.
2.2.3.6 Diagrama entidad-relación (ER)
Muestra de forma abstracta la distribución de los datos almacenados y la relación que
hay entre ellos en un sistema. Son diagramas con representaciones estáticas que no permite
analizar y medir la información en el tiempo (Giaglis, 2001).
2.2.3.7 Diagramas de actividad de roles (RAD)
Muestra las actividades que son responsabilidad de cada rol y su interacción entre
ellos (Huckvale y Ould, 1995). Estos diagramas enfocan su gestión en la definición de roles, son
útiles para visualizar la perspectiva organizacional.
2.2.3.8 Diagrama de interacción de roles (RID)
Son diagramas que representan roles en procesos de negocio. Las actividades se unen a
los roles en una matriz, son fáciles de leer e intuitivos, utiliza para sus relaciones conexiones a
través de gran cantidad de flechas que pueden generar desorden y no son tan flexibles como los
Modelo de gestión de procesos para Catastro 23
diagramas de flujo. Su aplicabilidad está centrada en mostrar los flujos de trabajo y la
interrelación de actividades en un proceso (Aguilar-Savén, 2004).
2.2.3.9 Redes Petri (PN)
Permiten representar matemáticamente la estructura de un sistema (Carl Adam, 1962), el
comportamiento de los datos es representado en una estructura de red formada por transiciones,
arcos dirigidos, marcas y lugares. 18
2.2.4 METODOLOGÍAS GENÉRICAS PARA MODELAR PROCESOS DE NEGOCIO
2.2.4.1 Análisis y diseño estructurado (SSADM).
Metodología que comprende un conjunto de técnicas para el análisis y diseño de sistemas
de información. Se caracteriza por estar compuesto de cinco fases (estudio de viabilidad, análisis
de requisitos, especificación de necesidades, diseño lógico y diseño físico) con una estructura en
cascada, cada fase debe ser finalizada para desarrollar la siguiente. La SSADM utiliza tres
técnicas para el análisis de sistemas, estas son: modelo de datos lógico, modelo entidad evento y
diagrama de flujo de datos (Hutchings, 1996).
2.2.4.2 Metodología de los sistemas blandos (SSM).
Metodología concebida por (Peter Checkland y Jim Scholes, 1999), se utiliza para
resolver diferentes conflictos que se abordan para desarrollar un sistema, teniendo presente la
relación entre los elementos y su nivel de comunicación. Se compone de siete fases estas son:
reconocer el problema, expresar la situación problema, producir definiciones básicas de sistemas
relevantes, desarrollar modelos conceptuales de los sistemas relevantes, comparar modelos
conceptuales con la situación real, identificar cambios factibles y deseables y tomar acción para
mejorar la situación.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 24
2.2.4.3 Metodología GRAI
Se desarrolló para realizar análisis del sistema decisional de la empresa. Se compone de
un macro modelo para diseñar conceptualmente sistemas de fabricación y un micro modelo
conceptual para los centros de decisión que se representan a través de una rejilla y la Red GRAI.
La rejilla GRAI modela el sistema de decisión y las redes GRAI diagrama las actividades de
decisión de los centros de definición identificados en la rejilla (Doumeingts, 1984). Se compone
de cuatro vistas: funcional, física, informacional y decisional, el objetivo de estas es elaborar
esquemas parciales de la organización.
2.2.5 METODOLOGÍAS MODERNAS PARA LA GESTIÓN DE PROCESOS DE
NEGOCIO.
2.2.5.1 BPM (Business Process Management).
Es una metodología que combina la gestión de procesos empresariales y el uso de la
tecnología de forma sistemática para obtener procesos de negocio más eficientes. Para cumplir
con este enfoque sistémico BPM cuenta con modelo iterativo conocido como ciclo de vida BPM.
Ciclo de Vida BPM (Business Process Management - BPM)
El ciclo de vida BPM (Figura 3), es una secuencia de cambios en el desarrollo a través de
los cuales un proceso evoluciona en términos de transformación e innovación y cuenta con seis
fases evolutivas e incrementales (tabla 1).
Modelo de gestión de procesos para Catastro 25
Figura 3 Representación del Ciclo de Vida BPM
(Fuente: Elaboración propia a partir de [16])
Fase Objetivos
Análisis
Entender el estado actual de los procesos en la organización y determinar procesos de
referencia
Diseño Definir y organizar el mapa de procesos de la organización
Construcción
Documentar y establecer la estructura organizacional para armonizar, desarrollar y
evaluar los procesos
Despliegue/
implementación
Garantizar la calidad y cobertura de los procesos
Ejecución/
Mantenimiento
Explorar posibles impactos y consecuencias de los procesos en la organización
Mejora Continua
Gestionar la calidad, cobertura, metas y alcance de los procesos
Tabla 1 Fases del ciclo de Vida BPM
Modelo de gestión de procesos para Catastro 26
2.2.5.2 BPR (Business Process Reengineering)
Es una metodología nacida a partir de la propuesta de Michael Hammer (1990), se centra
principalmente en reformar radicalmente los procesos de negocio utilizando la reingeniería para
conseguir un proceso perfecto en función de las necesidades del cliente y utilizando las
tecnologías de información.
2.2.5.3 Modelo de Negocio Canvas (BMC)
Modelos de Negocio
El concepto del modelo de negocio cuenta con diferentes definiciones, algunos de los
términos más utilizados son:
Zott y Amit (2010), explican un modelo de negocio como “el contenido, la estructura, y
el gobierno de las transacciones diseñadas para crear valor con la explotación de las
oportunidades de negocio”. Chesbrough (2010) indica que un modelo de negocio consiste en
integrar el segmento de mercado, definir la estructura de la cadena de valor, estimar la estructura
de costos, describir las posiciones de la empresa dentro de la red de valor y formular una
estrategia competitiva para llevar a cabo ventaja sobre los competidores.
La propuesta de Osterwalder y Pigneur (2009) menciona que un modelo de negocio es
una representación de cómo una organización crea, entrega y captura valor de un servicio o
producto. El Modelo de Negocio Canvas (Business Model Canvas - BMC) es una aproximación
gráfica que describe nueve elementos necesarios para definir un modelo de negocio (Figura 4).
Las descripciones de los elementos que componen este modelo de negocio se muestran en la
(tabla 2).
Modelo de gestión de procesos para Catastro 27
Figura 4 Representación de un Modelo de Negocio (Osterwalder & Pigneur, 2009).
Elemento Descripción
Segmentos de
clientes
La organización presta servicios a uno o varios segmentos de clientes diferentes para
satisfacer sus necesidades.
Propuesta de
Valor
Identificación de cómo la empresa logra resolver los problemas del cliente y cómo
satisfacer las necesidades del cliente. Es el conjunto de productos y servicios que crea
valor para un segmento de cliente específico.
Canales de
distribución y
Comunicaciones
Interfaz entre empresa y cliente. Las propuestas de valor se entregan a los clientes a
través de canales de comunicación, distribución y venta.
Relación con el
cliente
Relaciones establecidas y mantenidas en cada segmento de clientes, confiriendo a los
clientes las características del segmento.
Flujos de ingreso
Descripción de cómo se generan los ingresos económicos como resultado de aportar
valor al cliente.
Recursos clave
Los recursos requerían hacer y entregar una propuesta de valor, pueden ser físicos,
financieros, intelectuales o humanos.
Actividades
clave
Actividades que la empresa debe realizar para hacer su propuesta de valor y modelo de
trabajo.
Red de
proveedores
Descripción de la red de proveedores y socios que ayuda a la empresa a optimizar su
modelo de negocio, reducir el riesgo y / o adquirir recursos.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 28
Estructura de
costos
Informe de todos los costos de operación de un modelo de negocio, se calculan
resumiendo recursos clave, actividades clave y asociaciones clave.
Tabla 2 Elementos para definir un Modelo de Negocio Canvas
Los autores Abe, Ashiki, Suzuki, Jinno y Sakuma (2009) analizaron los modelos de
negocio y resumen las ventajas y desventajas de su utilización (tabla 3).
Ventajas Desventajas
Modelo de Negocio
1. Permite conocer cómo crear valor en una
organización a través de la innovación y desarrollo,
así como proporcionar un modelo de operación
1. Dificultad para descubrir tendencias y
oportunidades del mercado
2. Herramientas de Modelado para crear concepto
del negocio y la idea del negocio
2. Dificultad para tomar decisiones de inversión en
el tiempo
3. Apoyar el modelado de la estrategia tecnológica
competitiva. Cómo? Qué? Y quién?
3. Dificultad para seleccionar opciones sobre
alternativas tecnológicas
4. Proporcionar el servicio/el producto y cómo ganar
competitividad
4. Dificultad para saber cuándo? Y qué? una
tecnología debe ser desarrollada
Tabla 3 Ventajas y Desventajas de un Modelo de Negocio (Abe, Ashiki y otros, 2009)
A partir de Canvas y el ciclo de vida BPM, se establece que estos instrumentos permiten
caracterizar el uso, apropiación y las técnicas necesarias como guía eficaz en la creación de un
modelo de gestión de procesos para las Direcciones de Catastro Municipales. Por consiguiente el
principal objetivo del modelo a proponer debe estar enmarcado en las mejores prácticas, a través
de la incorporación de estándares internacionales, técnicas y lineamientos donde se garantice el
acceso a la información, a mejores servicios y productos especialmente usuarios del catastro.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 29
3 PROCESO METODOLÓGICO
En esta sección se muestran los pasos que se siguieron para la elaboración del modelo,
primero se describe la metodología utilizada para el levantamiento de la información, seguido se
muestra la forma en la cual se diseñó el modelo, posteriormente se explica el desarrollo del
escenario para validar el modelo a través de un caso de estudio.
Las fases utilizadas para el desarrollo del modelo de gestión de procesos dirigido al
Catastro en Colombia son las siguientes:
1. Análisis del Catastro a nivel Mundial, Latinoamericano, Nacional y Municipal.
2. Conceptualización de las herramientas Canvas y ciclo de vida BPM.
3. Propuesta de modelo que integre herramientas Canvas y el ciclo de vida BPM orientados al
catastro.
4. Evaluación del modelo a través del caso del estudio en la Subdirección de Catastro Cali.
Los bloques del trabajo se encuentran organizados de forma secuencial para comprender los
conceptos del Catastro, la unión de las herramientas Canvas y ciclo de vida BPM y así permitir
observar sus relaciones, aportes, beneficios y de esta forma ser aplicado en la solución a una
problemática dentro de la organización relacionada a la mejora de trámites y servicios.
3.1 ANÁLISIS DE CONCEPTOS
Para la construcción se utilizaron diferentes fuentes de información teóricas, sobre las
cuales se apoya la elaboración del modelo, se estudiaron conceptos catastrales a nivel
internacional y nacional, método Canvas y ciclo de vida BPM como elementos indispensables
para la fundamentación del diseño conceptual del modelo.
De igual forma a medida que se incrementaron las fuentes consultadas y la revisión de la
literatura se encontraron definiciones que permitieron el desarrollo de las fases 1 y 2 de la
Modelo de gestión de procesos para Catastro 30
metodología utilizada. El estudio de los siguientes conceptos facilitó una guía precisa para el
diseño del modelo:
Catastro: procesos catastrales, normatividad, trámites y servicios.
Modelos de Procesos de Negocio: Canvas, actividades clave, propuesta de valor.
Ciclo de Vida BPM: proceso de negocio, mejora continua.
3.2 DISEÑO DEL MODELO
Una vez realizado el análisis de conceptos y las fuentes teóricas estudiadas, se estructura
el modelo. Se identifican las definiciones base para definir el modelo como se muestra en la
Figura 5, inicialmente se analizaron los conceptos sobre el Catastro en Colombia, en
Latinoamérica y el mundo, así como las teorías que integran la gestión de negocio y los procesos
asociados al mismo.
Por una parte el Ciclo de Vida BPM con sus atributos describe cada una de sus fases
(Análisis, Diseño, Construcción, Despliegue/Implementación, Ejecución/Mantenimiento), que
proporciona una secuencia de cambios en los procesos en el tiempo y la evolución en términos
de transformación e innovación con fases evolutivas e incrementales.
De otro lado del modelo Canvas, se toman en cuenta las características de los nueve
elementos que lo compone (Segmentos de clientes, Propuesta de Valor, Canales de distribución y
Comunicaciones, Relación con el cliente, Flujos de ingreso, Recursos clave, Actividades clave,
Red de proveedores, Estructura de costos) y que aportan la utilidad para el uso en el modelo de
acuerdo a la organización. Canvas representa cómo una organización captura, entrega y crea
valor sobre un producto o servicio.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 31
Figura 5 Ciclo de conceptos para fabricación del modelo de gestión de procesos para Catastro soportado en el Ciclo de
Vida BPM y modelo Canvas (Fuente: Elaboración
A partir de los conceptos anteriormente descritos y su relación, se establece como
referente para el diseño del modelo, llegando a la planeación de un procedimiento de gestión de
procesos de negocio (que son explicadas más adelante en la sección de desarrollo). En la
búsqueda de beneficios de la investigación se diseñó un prototipo funcional de software que
permite determinar de forma específica y correcta el comportamiento del trámite a través de
todas sus actividades, una vez identificados todos los pasos del trámite el prototipo apoya la
búsqueda de brechas tecnológicas y operativas que existen en la ejecución del proceso actual
para promover la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios catastrales.
En la actualidad existen diversas metodologías enfocadas el mejoramiento de procesos de
negocio y de gestión, pero entender su funcionamiento y articularlas en una solución que permita
un procedimiento a la medida e integre diversos elementos no es una tarea fácil. Se diseñó así un
procedimiento sencillo y de fácil uso que permite caracterizar los procesos de negocio,
Tecnica de modelo de negocio
(Canvas)
Teorias de Gestión y Procesos
de Negocio
Modelo de gestión de
procesos para Catastro
soportado en el Ciclo de Vida
BPM y modelo CANVAS
Conceptualización
El Catastro en Colombia,
latinoamerica y el mundoTeoria general de Procesos de
negocio (Técnicas y
metodologías para modelar
procesos de negocio)
Teorias Modernas de Gestión
de Procesos de negocio (BPM
y el Ciclo de Vida)
Modelo de gestión de procesos para Catastro 32
comprendiendo e integrando los conceptos alrededor de ellos para ser utilizados conjuntamente
en pro de identificar diversas alternativas de mejora en trámites y servicios catastrales.
3.3 DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN Esta propuesta integra el modelo de negocio Canvas y el Ciclo de Vida BPM, la unión de estas
dos herramientas ampliamente utilizadas permite el desarrollo de un modelo que brinda los
siguientes beneficios:
Mejorar y mantener trámites catastrales.
Identificar las actividades de los procesos para reducir tiempos de respuesta en servicios
catastrales.
Proyectar y desarrollar productos de calidad en catastro.
Aporta una herramienta que permite referenciar procesos, modificarlos y gestionarlos dentro
de una organización.
3.3.1 Nombre y definición
El modelo se denomina Modelo de gestión de procesos para Catastro soportado en el Ciclo de
Vida BPM y modelo CANVAS un procedimiento para la gestión de procesos de negocio que
posibilite la mejora, mantenimiento y creación de nuevos trámites y servicios en el catastro de
Colombia. El modelo se validó mediante dos casos de estudio y un prototipo funcional de
software que permite revisar y modificar la gestión de los procesos o trámites. Para verificar la
pertinencia del mismo se enfoca con base en la Subdirección de Catastro Cali de la Alcaldía de
Cali, en el área de Gestión Administrativa que genera información estadística para generación
del presupuesto anual de la entidad y que necesita mejorar sus indicadores de gestión.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 33
3.3.2 Descripción del Modelo
El modelo, está articulado en cinco fases que muestran los elementos necesarios de forma
secuencial y sus relaciones para identificar los procesos o tramites que son susceptibles de
mejora, las fases pueden ajustarse al procesos que requiera ser analizado y el procedimiento
permite documentar los elementos más importantes del trámite a ser mejorado. Las etapas deben
ser ejecutadas en forma secuencial como se muestra en la (Figura 6).
Figura 6. Componentes del Modelo (Fuente: Elaboración propia)
3.3.3 Fases del modelo
El modelo de gestión de procesos cuenta con las fases que se detallan a continuación:
3.3.3.1 Fase 1 Proceso sin normalización.
Proceso sin normalización: En la fase inicial, participan los directores y responsables del
área. Aquí se busca definir el procedimiento que se desea normalizar, mejorar o crear, utilizando
la notación BPMN 2.0 para obtener su estado actual.
3.3.3.2 Fase 2 Modelo de Negocio Canvas
En esta fase los responsables de gestión y líderes administrativos reciben como entrada el
diseño del proceso a normalizar, se determinan las metas, el marco del análisis, se describe y se
Modelo de gestión de procesos para Catastro 34
modelan los nueve aspectos canvas que refuerzan su estructura, idear nuevas propuestas y
representar el entorno sobre el cual se construye.
3.3.3.3 Fase 3 Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM.
Esta fase selecciona los elementos propuesta de valor y actividades clave, como bloques
base para realizar la integración de las dos herramientas, la idea de unirlas es aprovechar las
conceptualizaciones enfocadas en los elementos que estos generan. De igual forma orientar las
discusiones y debates del equipo de trabajo entorno al análisis del comportamiento presente y
futuro del proceso, así como los elementos del contexto del negocio actual; la identificación de
estos bloques busca centrar la atención de los problemas a resolver orientados al cumplimiento
del objetivo y subsanar la necesidad del cliente, las actividades clave permiten seleccionar las
ideas concretas para diseñar un flujo de procesos BPM normalizado.
3.3.3.4 Fase 4 Ciclo de Vida BPM.
La fase toma como entrada las actividades clave de Canvas y el procedimiento sin
normalizar en BPM, la meta es diseñar a partir de estas actividades un nuevo flujo BPM
optimizado y orientado necesidades reales del negocio, una vez diseñado el flujo se debe realizar
una primera iteración para comprobar su estado utilizando el ciclo de vida BPM.
3.3.3.5 Fase 5 Proceso normalizado y análisis tecnológico.
La última etapa recibe el diseño normalizado y optimizado, se debe utilizar la fase de
mejora continua del ciclo de vida BPM con el propósito de revisar, actualizar o restablecer
posibles cambios que se presenten con el paso del tiempo por ajustes al modelo de negocio o
modificaciones de la legislación vigente, de igual forma buscar tendencias que presenten
opciones de mejora desde el punto de vista tecnológico.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 35
3.3.4 Gestión del proyecto
El desarrollo del proyecto para la implementación del modelo se adelanta en dos partes
como se muestra en (Figura 7), el primero permite la gestión mediante las actividades de
planeación, ejecución, control y el cierre del mismo. El segundo aspecto de acuerdo a los datos
recolectados es la caracterización y el desarrollo del modelo.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 36
Figura 7. Gestión del Proyecto para el Desarrollo del Modelo
Modelo de gestión de procesos para Catastro 37
La segunda parte nombrada desarrollo del proyecto cuenta con los siguientes pasos:
3.3.4.1 Elaboración del Modelo
Permite a través del análisis de la información reconocer los elementos y clasificarlos
para desarrollar el proyecto, se diseña y construye el modelo también los casos de estudio
requeridos para validarlo.
3.3.4.2 Documentación
Hace referencia a la elaboración del documento del proyecto, describe el desarrollo del
modelo de gestión catastral.
3.3.4.3 Desarrollo del Prototipo de Software
En este bloque de trabajo se diseña y construye un prototipo funcional de software con
las características del modelo y permite representar la validación de los casos de estudio a través
de una herramienta tecnológica.
3.3.4.4 Entrega del Modelo
Una vez desplegado el modelo se realiza la entrega del producto compuesto por la
metodología y el prototipo funcional de software.
3.3.5 Utilización del modelo
El modelo cuenta con una serie de actividades que permiten su uso y se presentan a
continuación:
Fase 1 Proceso sin normalización. Se describe en un formato toda la información relacionada
con el trámite a mejorar y su estado actual, aquí se realiza una primera revisión para definir
las características del proceso a impactar. Para ello se analizan aspectos organizacionales
como objetivos estratégicos de la organización, requisitos funcionales y no funcionales del
proceso, regulatorios y normativos, seguidamente se modela el proceso actual en una
herramienta BPMN disponible en el mercado como (BonitaSoft, Bizagi, etc.).
Modelo de gestión de procesos para Catastro 38
Fase 2 Modelo de Negocio Canvas. En el lienzo de negocio se consignan los nueve
elementos (red de proveedores, actividades clave, recursos clave, propuesta de valor, relación
con el cliente, canales de distribución y comunicaciones, segmentos de clientes, estructura de
costos y flujos de ingreso) ,su relación con el proceso a mejorar y la organización.
Fase 3 Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM. Mediante una lista de chequeo se
analizan las actividades y recursos clave para el proceso en análisis.
Fase 4 Ciclo de Vida BPM. Mediante la herramienta de software prototipo construida para el
desarrollo del modelo, todos los elementos de las cinco fases quedan consignados de una
forma logica y secuencial, lo anterior permite la verificción del flujo del proceso a traves de
la aplicación del ciclo de vida BPM.
Fase 5 Proceso normalizado y análisis tecnológico. Se diseña un nuevo proceso en BPM
optimizado y sobre este se analizan diferentes alternativas tecnológicas.
Como resultado final se obtiene un nuevo proceso y a través de la herramienta de software
propuesta se pueden consultar los procesos antes y después de aplicar el modelo, con sus
características, atributos y especificaciones. El detalle de cada actividad es descrito en el
punto 3.4 del presente documento.
3.3.5.1 Aplicación del modelo
De acuerdo al caso de estudio expuesto, se describe la aplicación del modelo y sus
respectivos resultados.
3.3.5.1.1 Características de la propuesta
Según la definición del problema descrito, podemos resaltar las siguientes características
de la propuesta:
Modelo de gestión de procesos para Catastro 39
● Integración de mejores prácticas para la administración de procesos.
● Apropiación de elementos metodológicos empresariales y herramientas tecnológicas.
● Análisis de características de procesos empresariales.
● Diseño de una guía enmarcada en técnicas de fácil uso para la gestión de procesos catastrales.
● Mostrar los resultados del análisis a un proceso con el desarrollo de prototipo funcional de
software.
3.4 VALIDACION
Para la evaluación del modelo propuesto se desarrollaron dos casos de estudio basado en el
proceso de generación de informes en el área de Gestión Administrativa y generación de avalúos
para la facturación del impuesto predial de la Subdirección de Catastro Cali, donde el
procedimiento fue aplicado y se apoyó en el prototipo funcional de software evaluando sus
resultados en la creación de ideas para la mejora de procesos y servicios.
La validación por medio del caso de estudio se desarrollo para alcanzar los siguientes
objetivos:
● Demostrar la aplicación del modelo en la Subdirección de Catastro de Cali.
● Visualizar la forma de uso siguiendo un método específico.
● Comparar los resultados obtenidos utilizando el modelo contra los procesos catastrales que
se encuentran en funcionamiento actualmente para mostrar si existen beneficios.
● Demostrar que a través del uso del modelo de gestión y el prototipo funcional de software
aplicado se obtiene información útil para tomar mejores decisiones en la mejora o creación
de servicios catastrales aplicando los conceptos de la propuesta.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 40
3.4.1 Caso de estudio 1. Generación de Informes administrativos.
El caso de estudio se aplicó en el área de Gestión Administrativa de la Subdirección de
Catastro de la ciudad de Cali (Figura 8).
Figura 8. Flujo del caso de estudio Generación de Informes.
3.4.1.1 Explicación del caso de estudio
La Subdirección de Catastro Cali es una entidad pública del Municipio de Santiago de Cali
adscrita al Departamento de Hacienda de esta ciudad, su función principal es administrar el
inventario o censo de todos los bienes inmuebles del Estado y de los particulares, con el objeto
de lograr su correcta identificación física, jurídica, fiscal y económica.
El área Gestión Administrativa lleva a cabo el proceso de generación de reportes, la
entidad busca producir información estadística determinante para la generación de impuestos
sobre la tierra y la propiedad, identificación de precios y valores en los terrenos, así como la
Elaboración de Consultas en Base de Datos
Producción
de archivo
Plano
Modelo de gestión de procesos para Catastro 41
adecuada transacción de bienes inmuebles para el desarrollo del municipio, para que
posteriormente esto se plasme en políticas de vivienda, censos demográficos, ordenamiento y
desarrollo territorial, planeamiento urbano y rural, políticas de protección del medio ambiente, el
patrimonio y la prevención de riesgos y desastres.
En el caso particular, la organización requiere proveer rapidez y confiabilidad en la
elaboración de informes internos y externos, se observa reprocesamiento y horas adicionales de
trabajo para complementar los datos al producir los reportes, cambios constantes en las cifras
oficiales de vigencias anteriores, no se determina de forma confiable los requerimientos de para
elaboración de presupuestos a vigencias futuras. Lo anterior ocasiona información deficiente
para la toma de decisiones estratégicas y perdidas de confianza en estadísticas oficiales por parte
de las diferentes entidades y la ciudadanía en general.
Fase 1. Proceso sin normalización.
Para la definición del proceso sin normalización en la generación de reportes, participan
los responsables del área administrativa, se recolecta la información del proceso a mejorar en un
formato (Figura 9) como el nombre del proyecto, líder del proceso, organización, objetivos,
requisitos funcionales regulatorios y normativos que enmarcan el trámite.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 42
Modelo de gestión de procesos para Catastro 43
Figura 9. Formato de alineación de procesos Generación de Informes del área de Gestión
Administrativa
Una vez recopilada la información en la entrevista con el líder del área de gestión
administrativa se modela en BPM todas las actividades del proceso como se desarrolla
actualmente para comprender y delimitar los alcances del servicio a través de un diagrama de
procesos (Figura. 10).
Modelo de gestión de procesos para Catastro 44
Figura 10. Diagrama BPM Generación de Informes del área de Gestión Administrativa
Fase 2. Modelo de Negocio Canvas.
En esta fase el líder del área de Gestión Administrativa reciben como entrada el proceso a
normalizar, se determinan las metas, el marco de análisis, se describe y se modelan los nueve
aspectos canvas que refuerzan su estructura (tabla 4), se forman debates sobre ideas nuevas
propuestas y la representación del entorno sobre el cual se construye.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 45
Tabla 4. Modelo de Negocio Canvas Generación de Informes en el área Gestión Administrativa
Fase 3. Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM.
Esta fase selecciona los elementos propuesta de valor y actividades clave, como bloques
base para realizar la integración de las dos herramientas, la idea de unirlas es aprovechar las
conceptualizaciones enfocadas en los elementos que estos generan. De igual forma orientar las
discusiones y debates del equipo de trabajo entorno al análisis del comportamiento presente y
futuro del proceso, así como los elementos del contexto del negocio actual; la identificación de
estos bloques busca centrar la atención de los problemas a resolver orientados al cumplimiento
del objetivo y subsanar la necesidad del cliente, las actividades clave permiten seleccionar las
ideas concretas para diseñar un flujo de procesos BPM normalizado. Mediante una lista de
chequeo se analizan las actividades y recursos clave para el proceso en análisis en la Tabla 5.
* Rentas Cali
* Contribuyentes
* Municipio de Cali
* Catastro Cali
Relación con el cliente Segmentos de clientes
*Generaciónde Informes para
asignación presupuestal
Mejora en la calidad del dato
para ejecutar presupuestos.La aplicación de generación de
reportes proporciona un sitio
web donde el área de gestión
administrativa puede conocer
valores, descargar o imprimir
información estadistica de
predios y fgestión operacional
interna del catastro.
Funcionarios y contratistas
entre 18 y 75 añosdel área de
Gestión Administrativa con
computadores personales y
conexión a intranet dentro
del Centro Administrativo
Municipal CAM
Estructura de costos Flujos de ingreso
Costos de desarrollo de aplicación y mantenimiento de aplicación web Subdirección de Catastro Cali
* Generación de informes
Internos y externos (servicios). Aplicación para medir
indicadores e informes de
presupuesto.* Desarrollar aplicación web
de de informes.
Automatizar generación de
reportes de tramites y
servicios catastrales para la
toma de decisiones.
Recursos clave Canales de distribución y
Comunicaciones
Hardware, software y personal
de desarrollo aplicación webRed Interna Alcaldia de Cali
(Intranet)
Red de proveedores Actividades clave Propuesta de Valor
Modelo de gestión de procesos para Catastro 46
Elementos Clave y Requisitos Mínimos Para la Generación del Proceso
No. ASPECTO DETALLE CUMPLE? OBSERVACIONES
1 Solicitud de
Información
Producción de Tiquet para
producir información
utilizando base de datos
Oracle
SI
2 Reasignación de
Tiquet
Traslado de actividad a través
de un tiquet para producir
archivo plano
SI
3 Creación de
Consulta PL/SQL
Desarrollo de consulta en
Base de Datos Oracle en
lenguaje PL/SQL
SI
Recurso Clave
(recurso base para
ejecutar el proceso)
4 Descarga de
export
Descarga de archivo en
formato TXT de consulta
generada en lenguaje
PL/SQL
SI
Tarea clave (Tarea
necesaria para
desarrollar proceso)
5 Respuesta Tiquet
Respuesta a tiquet dirigido al
solicitante incluye archivo
plano
SI
6
Creación de
Informe con
archivo plano
Líder del área de Gestión
Administrativa elabora
informe utilizando archivo
plano
SI
Tarea clave (Tarea
necesaria para
desarrollar proceso)
Tabla 5. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Informes en el área Gestión
Administrativa
Fase 4. Ciclo de Vida BPM.
La fase toma como entrada las actividades clave de Canvas y el procedimiento sin
normalizar en BPM, la meta es diseñar a partir de estas actividades un nuevo flujo BPM
optimizado y orientado necesidades reales del negocio, una vez diseñado el flujo se debe realizar
una primera iteración para comprobar su estado utilizando el ciclo de vida BPM. Para garantizar
el uso del ciclo de vida BPM, se crea una matriz de análisis para el proceso, (Tabla 6) compuesta
por los siguientes atributos:
Código Actividad. Identifica mediante la letra A de Actividad y un código (A#) de
forma única las tareas que requieren ser verificadas.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 47
Descripción de la Actividad. Describe el nombre de la actividad caracterizada en el
proceso de generación de reportes del área de Gestión Administrativa.
Entradas. Son las peticiones, solicitudes, documentos o insumos requeridos para iniciar
una actividad en particular.
Salidas. Relaciona los productos generados durante una actividad y su resultado, pueden
ser documentos o solicitudes.
Indicadores clave de rendimiento (KPI-Key Performance Indicator). Son las medidas
del nivel de rendimiento de una actividad dentro de un proceso. Se documenta si existe manejo
de indicadores por cada actividad.
Métricas Por Salida. Determina si por cada salida existe un tipo de indicador que
permita hacer trazables los productos generados en las actividades.
Caminos Alternativos. En este atributo están relacionados todos los posibles caminos
que pueda tener una actividad adicional al objetivo primordial que es la generación de reportes
administrativos.
Excepciones. Analiza los aspectos relevantes que pueda tener una actividad para ser
realizada en el marco de la gestión del proceso.
Otras fuentes o sistemas externos (especificación de fuentes). Permite describir por
cada actividad si es necesario el uso de sistemas o herramientas tecnológicas para su desarrollo.
Tiempo estimado de ejecución. El propósito es identificar el tiempo necesario para desempeñar
una actividad y así optimizar el uso de recursos en la organización.
Responsable. Es el funcionario o profesional responsable de la ejecución de una actividad
Modelo de gestión de procesos para Catastro 48
Código
Activida
d
Descripció
n de la
Actividad
Entradas Salidas
Indicador
es Clave
de
Rendimie
nto
Metric
a por
Salida
Caminos
Alternativo
s
Total
caminos
alternativo
s
Excepcione
s
Otras
fuentes
o
sistemas
externo
s
Especifiqu
e la(s)
fuente
Tiempo
estimado de
ejecución en horas
Responsable
A01
Solicitud de información
para generar
reportes
NO
Solicitud
Generación de información
NO NO NO 0 NO NO NO
APLICA
NO
DETERMINADO
COORDINADOR
AREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
A02
Recibe
solicitud
para
generación de
Información
en Base de Datos
Catastral
Tiquet Solicitud
Generación
de informació
n
Tiquet Solicitud Generación de
información NO NO NO 0 NO NO
NO
APLICA
NO
DETERMINADO
COORDINADOR AREA
INFORMATICA
A03
Elabora consulta en
Base de
Datos Catastral
SQL-
PL/SQL
Tiquet
Solicitud Generación
de
informació
n
Desarrollo de
Consulta en SQL - PL/SQL
NO NO NO 0 NO NO NO
APLICA
NO
DETERMINADO
PROFESIONAL
AREA DE INFORMATICA
A04
Genera archivo
plano con
información de Base de
Datos
Catastral
Creación de
archivo plano
(*.txt) base
de datos catastral
Respuesta a Tiquet Solicitud
Generación de
información
NO NO SI 2 NO NO NO
APLICA
NO
DETERMINADO
PROFESIONAL
AREA DE INFORMATICA
A05
Recibe archivo
plano con
información de Base de
Datos
Catastral
Recibe
Archivo
Plano en formato
(*.txt)
Creación manual de informe con
datos de archivo
plano (*.txt)
NO NO NO 0 NO NO NO
APLICA
NO
DETERMINADO
COORDINADOR
AREA GESTIÓN ADMINISTRATIVA
A06
Edita
Archivo y
Genera
Informe
Análisis de
datos manual
para informe
con datos de
archivo plano
(*.txt)
Informe administrativo
operacional NO NO NO 0 NO NO
NO
APLICA
NO
DETERMINAD
O
COORDINADOR
AREA GESTIÓN
ADMINISTRATIV
A
Tabla 6. Matriz de análisis detallado del proceso de Generación de Informes en el área Gestión Administrativa
Modelo de gestión de procesos para Catastro 49
Fase 5. Proceso normalizado y análisis tecnológico.
La última etapa recibe el diseño normalizado y optimizado, se debe utilizar la fase de
mejora continua del ciclo de vida BPM con el propósito de revisar, actualizar o restablecer
posibles cambios que se presenten con el paso del tiempo por ajustes al modelo de negocio o
modificaciones de la legislación vigente, de igual forma buscar tendencias que presenten
opciones de mejora desde el punto de vista tecnológico. En (Figura. 11) una vez realizado el
análisis tecnológico se diagrama en BPM la propuesta de mejora al proceso de gestión de
reportes para la toma de decisiones del área administrativa.
Figura 11. Proceso Normalizado y análisis tecnológico Generación de Informes en el área Gestión
Administrativa
Resultados.
En la Tabla 7 se muestran los resultados del caso de estudio utilizando el modelo de
Gestión y la conformidad de las tareas realizadas para obtenerlo.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 50
Caso de Estudio Análisis Caso de Estudio Resultados del Modelo
Obtener la información del
proceso catastral en el área de
Gestión Administrativa.
Generación de Información
utilizando formato de
entrevista con el líder de
área.
Paso: Recolección de Datos
Resultado: Captura de
información relevante para el
análisis del proceso actual y
futuro.
Utilización de formatos para el
análisis detallado del proceso
BPM sin normalizar.
Análisis de información para
identificar brechas y
oportunidades de mejora.
Paso: Procesamiento y
Análisis de proceso BPM.
Resultado: Descripción
detallada del proceso de
negocio BPM.
Se emplearon elementos del
modelo Canvas.
Generación del modelo de
negocio y su relación con el
proceso de análisis.
Fase: Generación del Modelo
de Negocio.
Resultado: Identificación del
modelo de negocio.
Tabla 7. Resultados del caso de estudio en el Modelo de Gestión de Procesos
3.4.2 Caso de estudio 2. Generación de avalúos para la facturación del impuesto
predial.
3.4.2.1 Explicación del caso de estudio
Catastro Cali realiza anualmente el proceso de incremento de avalúos en los predios, con
este dato se elabora la facturación del impuesto predial de la ciudad, fundamental para
desarrollar proyectos de tipo social, educativo, cultural y económico.
La liquidación avalúo predial se realiza teniendo en cuenta la información parcial del
terreno, la construcción y los anexos que pueda tener un inmueble, la sumatoria de estos tres
valores establece el avalúo del predio. La Dirección de Hacienda de Cali requiere que la
Modelo de gestión de procesos para Catastro 51
información de avalúos sea eficaz para obtener un efectivo recaudo por parte de la entidad y un
rápido pago de los contribuyentes.
En la producción del dato se observa reprocesamiento, horas adicionales para ajustar
valores en sus cálculos. Las inconsistencias presentadas causan información deficiente para los
presupuestos locales y del orden nacional. En la Figura 12 se muestra la representación del caso
de estudio, se muestran los diferentes actores que intervienen en el proceso de generación de
avalúos (Consultores externos, Grupos Internos Estadística e Informática y el Subdirector de
Catastro).
Figura 12. Flujo del caso de estudio Generación de Avalúos.
3.4.2.2 Aplicación del modelo
De acuerdo al caso de estudio dos descrito, se muestra la aplicación del modelo y sus
respectivos resultados en sus fases.
Fase 1. Proceso sin normalización.
Sobre el estado del proceso de generación de avalúos los líderes del área Estadística e
Informática de Catastro comunican mediante el formato expuesto en (Figura. 13) el estado del
trámite actualmente.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 52
Modelo de gestión de procesos para Catastro 53
Figura 13. Formato de alineación de procesos Generación de Avalúos
Así mismo después de diligenciado el formato con los responsables del trámite, se utiliza
la notación BPMN para diagramar las actividades y los roles que intervienen en dicho proceso
(Figura. 14).
Modelo de gestión de procesos para Catastro 54
Figura 14. Diagrama BPM Generación de avalúos
Fase 2. Modelo de Negocio Canvas.
En esta fase se revisa conjuntamente con el líder del área de Estadística e Informática
Catastral los nueve aspectos canvas en (tabla 8). Los resultados permitieron establecer el
contexto del proceso de generación de avalúos para la facturación del impuesto predial. Esto
ayudó a promover discusiones en relación al producto para la mejora en la calidad del dato del
avalúo predial.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 55
Tabla 8. Modelo de Negocio Canvas Generación de avalúos
Fase 3. Integración Canvas y el Ciclo de Vida BPM.
La fase de integración seleccionó las actividades clave y la propuesta de valor del proceso
de generación de avalúos para la facturación del impuesto predial, el objetivo de unir estos
aspectos fue determinante en la detección de las tareas y actividades que generan mayores
retrasos o reproceso, utilizando una lista de chequeo se analizan las actividades y recursos clave
para el proceso de producción de avalúos en (Tabla 9).
* Rentas Cali
* Contribuyentes
Red de proveedores Actividades clave Propuesta de Valor Relación con el cliente Segmentos de clientes
*Generación de avalúos
impuesto predial
* Generación de
facturación impuesto
predial
* Desarrollar
aplicación web de
facturación predial
Costos de desarrollo de aplicación y mantenimiento de
aplicación web
Estructura de costos
Recursos clave
Hardware, software y
personal de desarrollo
aplicación web
* Catastro Cali
Impuestos y rentas municipales
Mejora en la calidad del
dato del avalúo catastral
La aplicación de
facturación predial
proporciona un sitio
web donde el
contribuyente puede
conocer el valor,
descargar o pagar la
factura del impuesto
predial en linea
Internet
Hombres y mujeres
entre 15 y 75 años
propietarios de
predios en Cali con
computadores
personales y conexión
a internet
Aplicación para
Facturación de Impuesto
Predial
Permitir al
contribuyente liquidar
el impuesto predial y
realizar el pago
utilizando una
aplicación web
Flujos de ingreso
Canales de distribución
y Comunicaciones
Modelo de gestión de procesos para Catastro 56
No. ASPECTO DETALLE CUMPLE? OBSERVACIONES
1 Acto Administrativo
de Avalúos
(Resolución)
Elaboración de resolución para
el inicio del Procesos de
elaboración de Avalúos. SI Tarea Clave
2 Estudio de Avalúos
Prediales
Comerciales
Consultor externo desarrolla
estudio de comportamiento
inmobiliario en la ciudad para
determinar el crecimiento en el
valor del avalúo de acuerdo a
las ventas de inmuebles.
SI Recurso clave
3 Simulación de
Avalúos Prediales
El grupo de Estadística Catastro
realiza simulación de avalúos
catastrales para analizar su
comportamiento.
SI
4 Calculo de avalúos
en predios Base de
datos Catastral
El grupo de Informática
Catastro realiza el cálculo de los
avalúos prediales en Base de
Datos Catastral (Sistema
catastral).
SI Tarea Clave
5
Autorización de
aplicación calculo
de avalúos en Base
de datos Catastral
El subdirector de Catastro
autoriza aplicación de cálculos
prediales en base de datos
catastral (Sistema Catastral)
SI
6 Aplicación de
cálculos en Sistema
Catastral
El grupo de Informática
Catastro aplica cambios en base
de datos catastral (Algoritmos
computacionales)
SI Tarea Clave
Tabla 9. Integración Canvas y Ciclo de Vida BPM Generación de Avalúos
Fase 4 Ciclo de Vida BPM.
La fase de ciclo de vida BPM para el proceso de generación de avalúos al desarrollar una
matriz de análisis con el trámite a normalizar en BPM, utilizando las actividades actuales se
Modelo de gestión de procesos para Catastro 57
diseña el flujo de información paso a paso, a través del análisis de las tareas se toma con base
para el diseño un flujo de proceso en BPM optimizado, en la Tabla 10 se describen los atributos:
código actividad, descripción de la actividad; entradas; salidas; indicadores clave de rendimiento;
métricas por salida; caminos alternativos; excepciones; otras fuentes o sistemas externos; tiempo
estimado de ejecución y responsable.
Fase 5. Proceso normalizado y análisis tecnológico.
Esta fase hizo posible la creación del diagrama BPM optimizado, así mismo relacionar el
flujo del proceso con requerimientos de herramientas tecnológicas, el equipo discutió diferentes
alternativas de automatización sobre las actividades para ofrecer tiempos de respuesta eficaces.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 58
Código
Activida
d
Descripción
de la
Actividad
Entradas Salidas Indicadores
Clave de
Rendimient
o
Metric
a por
Salida
Caminos
Alternativo
s
Total
caminos
alternativo
s
Excepcione
s
Otras
fuentes
o
sistemas
externo
s
Especifique la(s)
fuente
Tiempo
estimado de
ejecución en
horas
Responsable
A01 Acto
Administrativ
o Actualización
o Incremento
de Avalúos en Predios
NO
Resolución de
Incremento o
Actualización de Avalúos
Prediales
NO NO NO 0 NO NO
NO APLICA
NO
DETERMINADO
SUBDIRECTOR
DE CATASTRO
A02
Estudio de
nuevos
avalúos prediales
Base de
Datos - Resolución
de
Incremento o Actualizació
n de Avalúos
Prediales
Base de Datos de
Estudio de
nuevos valores
Prediales
NO NO NO 0 NO SI
CONTRATO
DE CONSULTORI
A EXTERNA NO
DETERMINADO
CONSULTOR
EXTERNO
A03 Elabora Base de Datos de
simulación
para generación de
avalúos
Base de Datos de
Estudio de
nuevos valores
Prediales
Elabora Base de Datos
Catastral con
simulación de Avalúos
prediales
NO NO NO 0 NO NO
NO APLICA
NO
DETERMINADO
PROFESIONAL
GRUPO
ESTADISTICA
A04
Genera
cálculos en
Base de Datos Catastral
Recibe Base de Datos
Catastral con
simulación de Avalúos
prediales
Aplica
algoritmos en Base de
Datos
Catastral para el cálculo del
avalúo Predial
NO NO SI 2 NO NO
NO APLICA
NO
DETERMINADO
PROFESIONAL
AREA DE
INFORMATICA
A05 Autoriza
aplicación de
avalúos
prediales en Sistema
Recibe Archivo
Plano en
formato (*.txt)
Tiquet de
Autorización
de aplicación de cálculos
de avalúos en
Predios
NO NO NO 0 NO NO
NO APLICA
NO
DETERMINADO
SUBDIRECTOR
DE CATASTRO
A06 Actualiza
Resolución o
Acto
administrativo
con incremento
de valores en
avalúos
prediales
Tiquet de
Autorización de aplicación
de cálculos
de avalúos en Predios
Actualizació
n de valores
de avalúo en base de datos
catastral
NO NO NO 0 NO NO
NO APLICA
NO
DETERMINADO
PROFESIONAL
AREA DE
INFORMATICA
Tabla 10. Matriz de análisis detallado del proceso de generación de avalúos
Modelo de gestión de procesos para Catastro 59
Resultados. Catastro Cali realiza anualmente el proceso de incremento de avalúos en los
predios, con este dato se elabora la facturación del impuesto predial de la ciudad, fundamental
para desarrollar proyectos de tipo social, educativo, cultural y económico.
En la Figura 15, el gráfico muestra un análisis comparativo con datos almacenados en
entorno de pruebas de la base de datos catastral, donde se revisó los valores parciales de
liquidación del avalúo catastral (avalúo parcial terreno, avalúo parcial construcción, avalúo
parcial anexo), los resultaron arrojados revelan mayor incidencia de errores en el cálculo total del
avalúo, como valores en cero o negativos y se alcanzo una efectividad del 60% en la generación
de avalúos. Al aplicar el modelo en entorno de producción en el mes de diciembre de 2018 con
los instrumentos que provee el modelo, durante el análisis de los resultados obtenidos en la
generación de avalúos prediales, se obtuvo una valoración del 80%, lo cual indica que utilizar el
modelo garantiza el uso ágil alrededor de las metodologías BMC y ciclo de vida BPM a fin de
mejorar la calidad y confiabilidad del avalúo predial, agilizar la producción de facturación
predial y que se cumpla con el objetivo de un recaudo del municipio de Cali.
Figura 15. Resultados de la Evaluación Generación de Avalúos
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
Antes de Aplicar elModelo
Despues de Aplicar elModelo
Generación de AvalúosPrediales
Modelo de gestión de procesos para Catastro 60
3.4.2.2.1.1 Resultados del proyecto
La investigación presentó un modelo para la gestión de procesos en el catastro de
Colombia. El modelo se enfoca en la integración de mejores prácticas para la administración de
los procesos, para lograrlo apropia elementos metodológicos, empresariales y herramientas
tecnológicas.
Al aplicar las fases del modelo propuesto documentadas en el punto anterior, se construyó
un prototipo funcional de software que permite apreciar las características del Modelo de Gestión
para Catastro soportado en el Ciclo de Vida BPM y modelo Canvas a través de una herramienta
tecnológica en ambiente web y desarrollada utilizando lenguaje de programación PHP y base de
datos MySql. En (Figura 16) describe la pantalla de inicio de la aplicación informática.
La pantalla de inicio del prototipo propuesto muestra el logo de la Alcaldía de Cali,
indicando también el nombre de la aplicación que para este caso es nombrada Modelo de Gestión
Catastral, incluye restricciones de seguridad para el acceso como Nombre de usuario y
Contraseña.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 61
Figura 16. Pantalla de Inicio Modelo de Gestión de Procesos Catastrales
Luego de realizar la autenticación del usuario en el sistema, el menú representado en
(Figura 17), muestra las opciones para el proceso a normalizar, en este enlace el usuario del
modelo puede ingresar los datos del proceso que requiere mejorar; proceso normalizado, es aquí
donde se registran todas las posibles opciones de optimización y su relación con los elementos
relevantes del negocio; la siguiente opción del menú es indicadores de mejora de proceso donde
se pueden realizar comparaciones del proceso actual y el proceso optimizado en BPM y para
usuarios, esta incluye la administración de los mismos, creación, actualización, consulta y
eliminación.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 62
Figura 17. Menú del modelo de Gestión de Procesos Catastrales
El enlace de Proceso a normalizar dirige a la pantalla que se muestra en (Figura 18), aquí el
usuario puede describir todos los datos relacionados con el proceso sobre el cual se realiza la
optimización, el objetivo es entender el funcionamiento operacional del proceso, diagramar sus
actividades y los actores que intervienen en el mismo con todas sus particularidades, debe estar
asociado a un proyecto y también se requiere un responsable o líder del área quien es el
encargado de aportar la información al nivel de detalle necesario para ser revisado con
posterioridad conjuntamente con el analista del proceso.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 63
Figura 18. Proceso a Normalizar Modelo de Gestión de Procesos Catastrales
El siguiente enlace de la aplicación permite identificar los aspectos del modelo de negocio
Canvas relacionados con el proceso como se muestra en (Figura 19).
Modelo de gestión de procesos para Catastro 64
Figura 19. Proceso Normalizado Modelo de Negocio Canvas
Igualmente en la pantalla de proceso normalizado (Figura 20), se describe el total de
actores y el número de actividades para el nuevo proceso, así mismo el analista del proceso
realiza sugerencias de mejora y posibles soluciones desde el punto de vista tecnológico para el
procedimiento propuesto.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 65
Figura 20. Proceso Normalizado Modelo de Gestión de Procesos Catastrales
El enlace de la aplicación Mejora de Proceso muestra gráficamente los resultados
obtenidos antes de aplicar el Modelo de Gestión de Procesos y posterior a su intervención. En él
se visualiza para el caso de estudio de Generación de Reportes para el área de Gestión
Administrativa antes de aplicar el modelo el proceso funciona con seis actividades y luego con la
propuesta de optimización al trámite y evaluación desde el punto de vista de proceso y
tecnología se pueden reducir el total de actividades a solamente dos, En (Figura 21) apreciamos
en un histograma la evaluación respectiva.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 66
Figura 21. Indicadores de Mejora Modelo de Gestión de Procesos Catastrales
A través del uso de la herramienta de software se pudo determinar las relaciones entre
actividades del proceso y las fases del modelo, establecer recomendaciones para una
implementación deseada en ambiente de producción.
Los conceptos agrupados en el caso de estudio Generación de Informes en el área de
Gestión Administrativa, permitieron a los usuarios mediante el uso de la herramienta definir
opciones para una implementación deseada en el proyecto. En la tabla 11 se describen los
resultados de utilizar el prototipo de software en el modelo propuesto.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 67
Características
del prototipo
Comentarios sobre la aplicación
del prototipo en los casos de
estudio.
Aspectos a mejorar del prototipo
Diseño Gráfico de
la interfaz de
usuario es
comprensible
En los casos de estudio
Elaboración de informes
administrativos y Generación de
avalúos el software prototipo
resulto ser comprensible para los
usuarios.
Mejorar el diseño de los formularios
de captura de información para el
análisis del proceso.
Consistencia del
prototipo y las
fases del modelo
de gestión
Catastral BPM-
Canvas
El programa resulto ser
consistente en la representación
de las fases del modelo propuesto.
Ampliar la descripción de las fases
utilizando una ventana web por cada
fase propuesta.
Diseño de fácil uso
y navegación,
La percepción de los usuarios
mostró comentarios favorables en
relación a lo amigable de sus
pantallas y la facilidad para usar la
herramienta.
La herramienta debería adaptarse a
dispositivos móviles o tabletas con un
diseño además de web responsivo.
Tabla 11. . Resultados Prototipo Funcional de Software.
3.4.3 Conclusiones aplicación casos de estudio
La aplicación de los conceptos en los casos de estudio Generación de informes
administrativos y Generación de Avalúos para impuesto predial, se observa que las
características de los casos de estudio se enfocan apropiadamente en las fases del modelo.
Utilizando los pasos señalados y a través del uso adecuado de los elementos planteados, se
pueden establecer recomendaciones y relaciones que promuevan la mejora de servicios en una
implementación deseada.
La utilización del prototipo funcional permitió verificar las relaciones de uso del método,
la coherencia empresarial y los objetivos funcionales de los servicios que se determinaran
Modelo de gestión de procesos para Catastro 68
finalmente por los usuarios de la organización y la conveniencia de la necesidad detectada en la
fase del diagrama BPM optimizado.
Se puede observar que el modelo se adapta a diversos problemas, al recopilar la
información para definir los casos de estudio y los problemas encontrados el modelo demostró
que sus pasos permiten describir de forma clara los elementos del proceso objeto de análisis con
espacios de debate en sus diferentes fases para los funcionarios y analistas.
El modelo disminuye tiempos para abordar problemáticas de servicios, sugiere relaciones
de uso y conexidad en actividades determinantes, de esta forma evita que los roles que
intervienen en el proceso desvíen su atención en temas que no sean relevantes para la calidad de
los productos ofertados El modelo no es dependiente de ninguna infraestructura o herramienta
tecnológica, de esta forma permite ser adaptado en diferentes organizaciones para ser
implementado
Modelo de gestión de procesos para Catastro 69
4 CONCLUSIONES
El uso de metodologías modernas y de fácil uso como el ciclo de vida BPM y método
Canvas que permiten combinar diversos beneficios, hizo posible el estudio de estas nuevas
características que permitieron establecer criterios para el desarrollo del modelo de gestión de
procesos catastrales, describir sus atributos y elementos sirven como guía para que las
organizaciones desarrollen productos optimizados e implementen soluciones eficaces a los
problemas que se presentan en los procesos.
La elaboración de este trabajo arrojó como resultado el diseño de una guía enmarcada en
técnicas de fácil uso para gestionar procesos que permiten crear y mantener trámites y servicios.
Al identificar los conceptos de procesos y negocio se pudo validar mediante casos específicos su
aporte para implementar mejoras en el catastro, de esta forma se convierte en una valioso
elemento para crear soluciones a problemas reales en cualquier sector público o privado.
Se desarrolló un prototipo funcional de software que despliega todas las fases del modelo y
se espera que esta herramienta permita a las organizaciones comprender el entorno que rodea un
proceso hasta su optimización, a través de la validación de las etapas del método, se busca la
concepción de alternativas de productos y servicios incorporando componentes tecnológicos
El presente trabajo fue aceptado en la III Conferencia Científica Internacional desarrollada
en la Habana Cuba en septiembre de 2018, para ser presentado como ponencia, los aportes
recibidos en el evento ratificaron la viabilidad del proyecto y enriquecieron los atributos del
modelo permitiendo mejorar los elementos de las etapas en el desarrollo del proyecto.
Modelo de gestión de procesos para Catastro 70
5 TRABAJOS FUTUROS
Se recomienda que el modelo propuesto sea implementado en otras áreas del
conocimiento organizacional, de igual forma apoyar el crecimiento de la herramienta
metodológica incorporando técnicas complementarias que permitan fortalecer los diferentes
aspectos en las fases para extender los aportes del mismo.
La configuración del modelo de acuerdo a sus proyectos puede incrementar el beneficio en
la fabricación de servicios o productos en las empresas. La creación de conceptos en torno al
modelamiento de procesos su estado actual y futuro permitiría estructurar cada vez mejor la
configuración ideal del mismo y así hacer cada vez más dinámico el ajuste en las fases expuestas
en este trabajo.
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