modul: prozessmanagement - bildung-rp.de

Folie 1

Modul: Prozessmanagement

QM/EVS

Folie 2

Ziele der

Veranstaltung:

Am Ende der Veranstaltung …

1. …ist den TN der Zusammenhang zwischen SQV, Zielvereinbarungen, Projektmanagement und Prozesssteuerung ihrer Schulen deutlich.

2. …haben die TN Prozesse an ihren Schulen identifiziert, geordnet und priorisiert.

3. …haben die TN exemplarisch einen Prozess an ihren Schulen modelliert.

4. … haben die TN einen Einblick in ViFlow zur Modellierung ihrer Prozesse erhalten.

5. …haben die TN nächste Schritte in ihren Schulen geplant.

Folie 3

Zielvereinbarungs-

prozess

Folie 4

QmbS-RLP

Folie 5

QM-Handbuch

- Ziele

- Kriterien

- Indikatoren

SQV

- Maßnahmen

- Arbeitspakete

- Projektmanagement-

tools

PROJEKT-

MANAGEMENT

- Prozessland-

karte

- Prozessbe-

schreibung

- Prozess-

modellierung

PROZESS-

MANAGEMENT

Folie 6

Führungsprozesse

Schulprofil-

management

Qualitäts-

management

Personal-

management

Investitions- und

Ressourcen-

management

Informations- und

Kommunikations-

management

Kernprozesse

Bildungsgangarbeit Erziehungsarbeit Beratungsarbeit

Unterstützungsprozesse

Bildungsgang-

management

unterstützen

Qualitäts-

management

unterstützen

Personal-

management

unterstützen

Investitions- und

Ressourcen-

management

unterstützen

Informations- und

Kommunikations-

management

unterstützen

Vorgegebener Gestaltungsrahmen durch PLK

Prozesslandkarte

Folie 7

Folie 8Fachtagung EQuL

„Frag besser die anderen,

ich weiß auch nicht, wie das geht…“

Prozessmanagement

Warum?

Wie?

Womit?

Folie 9Fachtagung EQuL

Probleme schulischer Prozesse

• Beteiligte kennen ihre Rolle im Prozessverlauf nicht genau

• Der Zugriff auf Informationen fehlt (Geheimwissen, Einzelkämpfertum)

• Aufgaben werden doppelt, gar nicht oder fehlerhaft erledigt

Folie 10Fachtagung EQuL

Reaktionen

• „Das Problem haben wir schon immer, das ist normal“

• „Mir fehlen die nötigen Informationen“

• „Ich weiß nicht wer dafür zuständig ist“

• „Habe keine Zeit mich damit zu beschäftigen“

Folie 11Fachtagung EQuL

Weil auf diese Weise personelle und zeitliche Ressourcen verschwendet werden, brauchen wir:

Prozessmanagement

Folie 12Fachtagung EQuL

Ein Prozess…

• Ist eine Abfolge einzelner Aktivitäten

• Hat einen klar definierten Anfang und ein Ende

• Verdeutlicht Aufwand und Ergebnis

• Erfordert das Zusammenwirken mehrerer Organisationseinheiten (Rollen) einer Schule

Folie 13Fachtagung EQuL

Durch Prozessmanagement…

werden schulische Prozesse

• identifiziert und benannt

• gestaltet und dokumentiert

• in der Realität durchgeführt und überwacht

• evaluiert

Fragen:

• „Mache ich die richtigen Dinge?“

• „Mache ich die Dinge richtig?“

Folie 14Fachtagung EQuL

Prozessmanagement soll…

• Mitarbeitern Klarheit über ihre Tätigkeiten verschaffen

• Arbeitsabläufe optimieren

• Wissen konservieren

• Zeitaufwand verringern

• Einarbeitung neuer Mitarbeiter an Schulen erleichtern

Folie 15Fachtagung EQuL

Prozessmanagement soll...

• (Rechts-)Sicherheit erhöhen

• Schwachstellen in Prozessen identifizieren und beseitigen

• den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess ermöglichen

Folie 16Fachtagung EQuL

Für Prozessmanagement

braucht man…

• Eine Prozesslandkarte

• Die Zuordnung und Priorisierung von Einzelprozessen

• Möglichst viele ausgestaltete Einzelprozesse

• Die Bereitschaft zur Evaluation der Prozesse

Folie 17Fachtagung EQuL

Wie können Prozesse

beschrieben werden?

• Fließtexte

• Unterpunktierte Texte

• Tabellen

• Grafische Darstellungsweise

• Darstellung in „Schwimmbahnen“

Folie 18Fachtagung EQuL

Wie können Prozesse

beschrieben werden?

• So kurz wie möglich („Weniger ist mehr“)

• Einfache Darstellungsweise, trotzdem eindeutig

• Formulare und Checklisten hinterlegen, die selbsterklärend sind (mitgeltende Unterlagen)

• Mit Subprozessen arbeiten

Folie 19Fachtagung EQuL

Welche Prozesse

werden beschrieben?

Zunächst Konzentration auf Prozesse, die:

• man auch klar beschreiben kann

• eine größere Anzahl von Mitarbeiter/innen betreffen

• von allen oder einigen Prozessbeteiligten nur relativ selten durchgeführt werden

Folie 20Fachtagung EQuL

Wirkung von

Prozessmanagement

Prozess-

management

Folie 21Fachtagung EQuL

Prozesslandkarte für

EQuL-Schulen

Bei der Konzeptionierung der Prozesslandkarte für EQuL Schulen wurden…

• …bereits bestehende Prozesslandkarten analysiert

• …die Aufteilung in Führungs- Unterstützungs-und Kernprozesse als Standard beibehalten

• …die praktische Handhabung berücksichtigt

• …die Möglichkeit der Anpassung der Teilprozesse berücksichtigt

Folie 22Fachtagung EQuL

Aufbau der Prozessstruktur

In Anlehnung an die geltendenQM-Konventionen unterscheiden wir drei Prozesskategorien:

Folie 23Fachtagung EQuL

Prozesslandkarte für EQuL-

Schulen

In der Führungsprozess-Ebene werden folgende Prozessgruppen unterschieden:

Management von Führungsprozessen

Qualitäts-

management

Schulprofil-

management

Investitions-

und

Ressourcen-

management

Personal-

management

Informations- u.

Kommunikations-

management

Folie 24Fachtagung EQuL

Prozesslandkarte für EQuL-

Schulen

In der Unterstützungsprozess-Ebene werden folgende Prozessgruppen unterschieden:

Management von Unterstützungsprozessen

Qualitäts-

management

unterstützen

Bildungsgang-

management

unterstützen

Investitions- u.

Ressourcen-

management

unterstützen

Personal-

management

unterstützen

Informations- u.

Kommunikations-

management

unterstützen

Folie 25Fachtagung EQuL

Prozesslandkarte für EQuL-

Schulen

In der Kernprozess-Ebene werden folgende Prozessgruppen unterschieden:

Management von Kernprozessen

ErziehungsarbeitBildungsgangarbeit Beratungsarbeit

Folie 26

Prozesslandkarte für

EQuL-Schulen

Management von Führungsprozessen

Qualitäts-

management

Schulprofil-

management

Investitions-

und

Ressourcen-

management

Personal-

management

Informations- u.

Kommunikations-

management

ErziehungsarbeitBildungsgangarbeit Beratungsarbeit

Management von Kernprozessen

Management von Unterstützungsprozessen

Qualitäts-

management

unterstützen

Bildungsgang-

management

unterstützen

Investitions- u.

Ressourcen-

management

unterstützen

Personal-

management

unterstützen

Informations- u.

Kommunikations-

management

unterstützen

Folie 27

Arbeitsauftrag

Die folgende Abbildung der Prozesslandkarte erhalten Sie in gedruckter Form.

Die Teilprozesse haben nur einen Beispielcharakter und bedürfen noch einer Ergänzung an Ihrer Schule.

Schulinterne Arbeitsphase:

Benennen Sie jeweils Einzelprozesse aus der Führungs-, Kern - und Unterstützungsebene.

Priorisieren Sie die identifizierten Prozesse für Ihre Schule.

Folie 28

EQuL-Prozessmodell

Folie 29

Prozesse modellieren

1. Prozessverantwortlichen benennen

• Wer ist letztlich verantwortlich für den reibungslosen Prozessablauf im Schulalltag?

• Wer informiert KollegInnen?

• Wer initiiert und koordiniert in der Zukunft Verbesserungen im Prozess?

EINEN PROZESS MODELLIEREN

Folie 30

2. Einen Namen finden

• Was ist Gegenstand bzw. Ziel des Prozesses? (z. B. „Teamentwicklung fördern“)

EINEN PROZESS MODELLIEREN

Folie 31

3. Start und Ziel des Prozesses festlegen

• Wodurch kommt der Prozess in Gang, was löst ihn aus? (z. B. eine bestimmte Bedingung, Voraussetzung, Entscheidung, Termin)

• Wann bzw. wodurch gilt der Prozess als abgeschlossen?

EINEN PROZESS MODELLIEREN

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4. Prozessbeteiligte festlegen

• Wer nimmt welche „Rolle“ im Prozess wahr oder wer ist beteiligt.

• So wenige Rollen wie möglich, aber so viele wie nötig…

• Rollen sollten durch Schulleitungsteam vorgegeben werden. Bsp. Bildungsgangverantwortliche(r)= Eine Rolle, aber mehrere Personen.

EINEN PROZESS MODELLIEREN

Folie 33

5. Prozessschritte festlegen

• Arbeitsschritte zwischen Start und Ende festlegen.

• Schritte so gliedern, darstellen und formulieren, dass der Prozess ohne besondere Vorkenntnisse durchgeführt werden kann.

• Komplexe Abläufe in Unterprozesse auslagern.

EINEN PROZESS MODELLIEREN

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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

und

weiterhin viel Erfolg bei der

Modellierung von Prozessen!