módulo seriados

Módulo de SeriadosHorizon

Por Saraí Rodríguez JiménezOficina de Sistemas de Información

Administración CentralUniversidad de Puerto Rico

Objetivo

Conocer los pasos a seguir para llevar el control y registro de las publicaciones seriadas utilizando el Módulo de Horizon.

Etapas o pasos Creación de un registro

bibliográfico para cada título. Creación de por lo menos un

registro de Item para cada título Creación de un registro de copia

para cada manifestación del título que tiene la biblioteca (impreso, electrónico, micro, etc)

Etapas o pasos

Creación de las predicciones Registro del acervo existente Registro de los ejemplares que se

van recibiendo

Introducción

Para propósitos de esta presentación, se presume que el título de revista a ser trabajado ya ha sido ingresado y trabajado en la base de datos.

Registro de Item para la publicación Se recomienda crear por lo menos un

Registro de Item para cada título ya que el Registro de Item le da presencia al título en el Catálogo Público.

Puede crearse un Registro de Item para todo el título, registros de item para cada año o volumen publicado del título o registros de items para cada ejemplar.

Registro de Item El Registro de Item puede ser útil para:

Obtener datos estadísticos de los items (volúmenes) contenidos en la colección de revistas.

Prestar el título utilizando el Módulo de Circulación.

Conocer cuánto circulan los volúmenes o ejemplares de la revista.

Obtener estadísticas de circulación por título y/o volumen.

Busque el título en Horizon y envíelo a Serials Control

Seleccione Serials Control y oprima el botón OK

En la pantalla de Copy, seleccione el botón New

Proceda a llenar todos los encasillados que presenta la pantalla de Edit: Serial Copies

Utilice los ´Codes´ para llenar los espacios que así lo requieran.

Copy Record (Registro de Copia)

La información que se incluye en este registro va a ser utilizada para controlar todos los trabajos que se realizan con la publicación. Cómo y cuándo se va a reclamar A quién se le compra Cuándo se renueva

Copy Record (Registro de Copia) Cont…

Instrucciones especiales para manejar la publicación.

Si la publicación va a circular Si se imprimen etiquetas Si se hace resumen de acervo. Si se le crea items Si los items creados son con o sin

barcodes Cómo circula, etc.

Ejemplo de un Registro de Copia

Predicción

Seleccione el botón Prediction

Si no ha trabajado el título, la pantalla debe aparecer en blanco.

Seleccione el botón New

Pantallas utilizadas para hacer la predicción

Predicción : Run

Run se refiere a si son los ejemplares regulares de la suscripción o algún otro ejemplar como indice, suplemento, etc.

Seleccione de los códigos disponibles. Por lo general para el Run se selecciona Main.

Predicción : Appl. Date Escriba el Appl. Date. Esto se

refiere a la fecha cuando se van a comenzar a registrar o recibir los ejemplares utilizando el módulo.

Se puede utilizar la fecha desde el 1ro de enero o cuando comienza un nuevo volumen.

Oprima OK cuando haya terminado.

Se procede a llenar la pantalla que está al fondo

Información requerida para la pantalla de Prediction

Información requerida para la pantalla de Prediction

Esta pantalla ya está alimentada con

información registrada en la pantalla anterior y del

Copy Record

Proceda a completar la información requerida

Información de las pantallas de Prediction

Ord. usualmente se comienza con 0 y según se crean otras pantallas similares para el mismo

título, se sigue una secuencia numérica en

las pantallas subsiguientes. Se crean nuevas

pantallas cuando hay excepciones, índices, etc.

Información de las pantallas de Prediction

Las fechas Start… y End… se refieren al

año natural. Se incluye mes y día en

cada encasillado siguiendo el formato que se ilustra. Estas fechas aparecen (por

diseño) cuando se abre la ventana.

Información de las pantallas de Prediction

Las excepciones se crean cuando la revista se publica

con una frecuencia diferente durante algún tiempo del periodo de

suscripción. De lo contrario estos encasillados

permanecen en blanco

Excepciones a la predicción principal

Las excepciones se refieren a periodos cuando el título se publica con una frecuencia diferente.

Información de las pantallas de Prediction

Se indican las fechas (mes y día) cuando comienza y termina la excepción.

La revista College and research libraries news publica un solo

ejemplar durante los meses de julio y

agosto.

Información de las pantallas de Prediction

Si hubiera otra excepción a la predicción, se

selecciona New y…

Se registra el nuevo periodo

cuando comienza y termina la excepción. De la misma manera se registran

otras excepciones seleccionando New

Información de las pantallas de Prediction

Indique cuánto va a tardar para reclamar los ejemplares que no llegan e indique si desea que se

cree el resumen del acervo. Deje en blanco No. of Rcpts. y Sum of

Delays.

Información de las pantallas de Prediction

El cronology pattern se

selecciona de la lista de códigos

Chronology pattern

Chronology pattern se refiere a la forma en que se despliega la

cronologia en la publicación. El código MonY se utiliza para que se despliegue el

mes sin abreviar, escrito en inglés y el año escrito completo

Información de las pantallas de Prediction

Para la publicación que estamos considerando

indicamos que la frecuencia de la publicación es

mensual. Esto es la frecuencia con que se reciben los ejemplares

sin considerar las excepciones.

Cada mes

Información de las pantallas de Prediction

Oprima Page Down para

continuar a la próxima pantalla

Información de las pantallas de Prediction

En Enum. Pattern se define cómo está enumerada la publicación. Por

lo general se refiere a un mismo grupo por lo que el Enum. Group

puede no cambiar. Se indica el nivel (Level) de la enumeración que se

está tabajando. En este caso el nivel 1 (primer nivel) de enumeración de la publicación se refiere a volumen.

En el Label se escribe exactamente como

aparece en la publicación. En este caso el nivel 1 se

refiere a Vol.

Información de las pantallas de Prediction

En el número de unidades por nivel (No. Units/Level) El nivel 1 de volumen indica que tiene

1 unidad, esto es, que se publica sólo un volumen por

periodo.

También indica que la enumeración es contínua. En el nivel de volumen se

puede dejar sin seleccionar Continuous ya que se presume que los

volúmenes se publican de forma contínua.

Información de las pantallas de Prediction

En este renglón se indica el tipo de

numeración que usa la publicación (números romanos, mayúsculas,

etc.)

Información de las pantallas de Prediction

Si la publicación tiene volumen y número, se añade un Level 2

(nivel 2)

Si la publicación tiene volumen y

número, el número sería el nivel 2

(Level 2)

Se procede a escribir la etiqueta (Label) del

número como aparece en la publicación.

Información de las pantallas de Prediction

Si la publicación tiene volumen y número, se añade un Level 2

(nivel 2)

Para cada nivel se escribe el número de unidades. El título que estamos trabajando tiene 11 unidades o

números

En este renglón se indica el tipo de

numeración que usa la publicación (números romanos, mayúsculas,

etc.)

Información de las pantallas de Prediction

Cierre la pantalla

Pruebe la Prediction

Pruebe la predicción que acaba de hacer y verifique que está

correcta. B

Pruebe la Prediction

Verifique que los volúmenes, números, fecha, meses y años

coinciden con la publicación que está

trabajando

Para modificar la información que se despliega: envíe el registro a Serials Checkin.

Seleccione Serials

Checkin y oprima el botón

OK

Para modificar la información que se despliega: en serials Check In …

Oprima el botón Predict para que

muestre la información sobre el ejemplar que

se va a recibir. y luego seleccione Edit

Ejemplar que se espera

Para modificar la información que se despliega:

Oprima el botón Predict

Edite esta pantalla para que coincida con la información

de la publicación. Puede editar el Vol., No., Issue

Date, etc.

Cierre la pantalla y regrese a la pantalla de

predicciones

Excepciones a la predicción principal

Las exepciones registradas en esta pantalla deben ser trabajadas (ampliadas) más

adelante en una pantalla similar.

Excepciones

Desde la pantalla Copy list for Bib … vuelva a

seleccionar Prediction

Excepciones

En la panatalla Prediction Table for …

seleccione New para crear la predicción que

corresponde a la excepción.

Excepciones

Llene todas las pantallas al igual

que para la predicción

principal, pero que ahora se refieren a

la excepción.

Excepciones

Para la excepción el orden sigue la

secuencia comenzada en la predicción principal. En la

predicción principal se comenzó con 0, para la excepción continúa

con 1

Excepciones

En Start y End se escribe el periodo de la excepción

Excepciones

Si hubiera una excepción a la excepción, se

registra aquí, de lo contrario

permanece en blanco.

Excepciones

Claim Delay puede permanecer igual

ya que se refiere al mismo título.

Excepciones

El Chronology Pattern cambia siendo que no es una publicación

por mes, sino una publicación para

dos meses

Excepciones

Seleccione de los códigos que se

proveen.

ExcepcionesEn este renglón se indica los meses cuando llega la publicación. Se

separaron por una diagonal. Indica que

llega el 7/8 meses de cada año.

Month of (meses)

1 año

Year (año)

Excepciones

El Enum. Pattern (patrón de enumeración) en la segunda pantalla

permanece igual.Cierre la pantalla

Recibo/registro de las publicaciones seriadas

Envíe el registro a SerialsCheckin.

Recibo/registro de las publicaciones seriadas

Envíen el registro a

Serials Check In y oprima OK

Recibo/registro de las publicaciones seriadas

Oprima el botón Predict

Si la predicción quedó correctamente

establecida, debe verse la secuencia, chronología y numeración correctas.

Recibo/registro de las publicaciones seriadas

Si la enumeración no coincide, vuelva a al slide No. 40 para registrar información sobre el volumen que tiene en mano.

Registro de Acervo

El registro de acervo se trabaja desde la pantalla de Serials Control.

Registro de acervo

Envíe el título a

Serials Control.

Registro de Acervo

Seleccione Sum. of Holdings

Registro de Acervo

Muestra el acervo del título que se está trabajando

Para crear un registro de acervo seleccione New

Registro de Acervo

Escriba el número de línea. Este define el orden en que se va a desplegar el acervo o el orden en que se crea el

registro de acervo.

Registro de Acervo

En Free Enum. Escriba el rango de

volúmenes y números que desea

registrar.

Utilice Free Chron. Para registrar el rango del periodo cronológico cubierto por los volúmenes y números que registró en el

encasillado anterior.

Registro de Acervo

Indique a qué Run del título corresponde el acervo que

se está registrando.

Seleccione el código que

corresponde.

En la nota puede registrar ejemplares que faltan u otra información

de interés al usuario.

Cierre la

pantalla

Para circular los ejemplares del título

Desde la pantalla del Copy List for Bib … seleccione

Routing

Para circular los ejemplares del título

Seleccione New Route

Para circular los ejemplares del título

Indique el número de ruta. El número 1 indica que es la

primera (1) ruta de circulación del título.

Para circular los ejemplares del título

Describa el grupo a quien circula el

título

Escriba mensajes para las personas que van a recibir el título. Puede indicar cómo, a

quién, cuándo, etc.

Cierre

Para circular los ejemplares del título

Seleccione New Borrower

Para circular los ejemplares del título

Proceda a buscar en el Sistema los nombres de las

personas a quienes se les va

a circular la publicación y oprima OK.

Las personas deben estar

registradas en Horizon para que se puedan incluir sus nombres en

la ruta de circulación.

Para circular los ejemplares del título

Escoja el nombre de

entre la lista y oprima OK.

Para circular los ejemplares del título

El nombre es añadido a la lista.

Cierre la ventana

Para circular los ejemplares del título

Cuando se le hace Check In a un ejemplar del título al cual se le creó la ruta de circulación, se imprime una boleta para circular la publicación.