monitoring aeo, geautomatiseerde hulpmiddelen en tools

AEO monitoring Geautomatiseerde hulpmiddelen en tools

Introductie

Wil Peters RE RA

Ruim 20 jaar ervaring bij Belastingdienst (8 jr) en Douane (14 jr) – Boekenonderzoeken VPB/OB/LB/DR/ACC etc.

– Initiële onderzoeken vergunningverlening douane (AO/IB, geautomatiseerde systemen)

– 2006-2009 : Lid Kennisgroep Vaktechniek Controle, Voorzitter Commissie Vaktechniek EDP-auditing Belastingdienst/Douane

3 jaar adviespraktijk KPMG Meijburg & Co – Customs & Trade (50%) + Tax Accounting & Control Services (50%)

Zelfstandig m.i.v. maart 2012 – IT-audit & Control Services

– Specialisaties: • Customs Audit & Control Services

• Tax Audit & Control Services

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

2

• Essentie van AEO

• Soorten Controls

• Control Design

• Testen controls

• Business Process Mining

• Afronding

Inhoud

Essentie van AEO

AEO = (douane)processen beheersen

Processen beheersen = borgen kwaliteit output

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

4

Input Output

Kwantitatief + niet-kwantitatief

Criteria: juistheid tijdigheid volledigheid Proces

Soorten Controls

Input Controls

– “Garbage in = garbage out” • Verbeteren input vanuit voorgaande schakel

• Instellen van input controls

Proces Controls

Output Controls

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

5

Inrichting controls

Procesdecompositie:

– Maakt processen zichtbaar

– Is voorwaarde voor risico-analyse

– Maakt risico’s toewijsbaar

– Is basis voor inrichting corrigerende maatregel

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

6

Input Proces-stap Output

Vooraankondiging goederenontvangst

Verwerken vooraankondiging goederenontvangst

Planning magazijnbezetting

Chauffeur meldt zich bij loket

Registratie ontvangst zending

Documenten m.b.t. zending

T-Doc Aanvragen toestemming tot lossing

Ontvangst toestemming tot lossing

Toestemming tot lossing

Toewijzen losdok Informeren chauffeur en magazijn

Etc. Etc. Etc.

Tools voor proces en control design

Papier

Word/Powerpoint

Visio

Specifieke tools

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

7

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

8

“If I had an hour to save the world, I would spend 59 minutes defining the problem and one minute finding solutions.”

-Albert Einstein

Beheersingsraamwerk

Testen bestaan & werking controls

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

9

Niet onderkend risico

Geaccepteerd risico

Niet werkende beheersmaatregel

Fout in de aangifte a.g.v. niet gedeteceerde risico’s

Transacties

Inrichting: • Niet onderkende risico’s • Geaccepteerde risico’s Operationeel: • Niet werkende beheersmaatregelen

Transacties

Beheersingsraamwerk

Controlemix

Controlemix = mix(systeem- + gegevensgerichte controlewerkzaamheden)

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

10

Niet onderkend risico

Geaccepteerd risico

Niet werkende beheersmaatregel

Fout in de aangifte a.g.v. niet gedeteceerde risico’s

Controle effectiviteit

beheersings- maatregelen

Gegevensgerichte controle transactie-

gegevens

Testen van output (gegevensgericht)

Data-analyse

Data-mining

Statistische steekproeven

Klassieke deelwaarnemingen

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

11

Doel formuleren

Data-definitie

Data-collectie

Data-conversie

Data-validatie

Data-analyse

Interpretatie resultaten

Presentatie resultaten

Actie

Inri

chti

ng

Uit

voer

ing

Eval

uat

ie

Testen van controls (systeemgericht)

Traditionele aanpak

– Proceduretests, lijncontroles, applicatietests, waarnemingen ter plaatse, interviews, etc.

– Samenhang met frequentie van voorkomens

– Geeft beperkte zekerheid

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

12

Dit moet anders

kunnen…

Business process mining

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

13

Business process mining

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

14

Systemen bevatten de sporen van handelingen

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

15

100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation

100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation

100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation

Gebruiken van systeem loggings

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

16

100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation

100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation 138332 12/2.2009 13:19:43 reservation

100345 12/2/2009 13:05:09 register 100345 12/2/2009 13:15:12 define permit 120443 12/2/2009 13:16:24 re-open case 100345 12/2/2009 13:17:11 confirmation

Voordelen van Business Process Mining

Geeft accuraat, objectief beeld van de werkelijke process flow

Geeft overbodige processen en bottle-necks weer

Brengt uitzonderingen, “uitwijkpogingen” en overtredingen van de regels in kaart

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

17

Bekijken en analyseren van processen: “happy path”

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

18

Bekijken en analyseren van processen: werkelijke processen

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

19

Bekijken en analyseren van processen: werkelijkheid v.s. design

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

20

Bekijken en analyseren van processen

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

21

Voorbeeld

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

22

Request

Approval

Order

Goods / Service

Invoice

Payment

Receive

Receive

Design Werkelijkheid…

Samenvatting

© 2012 Prosperius.bv. All rights reserved.

23

Input Output Proces

Ontwerp

Implementatie

Monitoring

Input Proces-stap Output

Vooraankondiging goederenontvangst

Verwerken vooraankondiging goederenontvangst

Planning magazijnbezetting

Chauffeur meldt zich bij loket

Registratie ontvangst zending

Documenten m.b.t. zending

T-Doc Aanvragentoestemming tot lossing

Ontvangsttoestemming tot lossing

Toestemming tot lossing

Toewijzen losdok Informeren chauffeur en magazijn

Etc. Etc. Etc.

Business Process Mining

Process Design Business Process Analysis Risk Analysis

Data-analysis & datamining Statistical sampling

Doel formuleren

Data-definitie

Data-collectie

Data-conversie

Data-validatie

Data-analyse

Interpretatie resultaten

Presentatie resultaten

Actie

Inri

chti

ng

Uit

voer

ing

Eval

uat

ie

Klassieke middelen

Prosperius.bv Julianastraat 57 6181GP ELSLOO +31624410002 prosperius.bv@gmail.com www.prosperius.nl www.customsaudit.nl www.taxaudit.nl

Dank voor uw aandacht!