nå målet i projekter

IBC Kurser

www.ibckurser.dk

Mål i projekterWebinar 13.september 2013

www.ibckurser.dk

IBC Kurser

� Grundbegreber

� Målbeskrivelsen

� Målhierarki

� Mål ifht. organisationen

� Mål ifht. tid

Agenda

IBC Kurser

www.ibckurser.dk

www.ibckurser.dk

Postulat

Målformuleringen er projektets fundament:

� … for planlægning

� … for gennemførelsen

� … for afslutning/evaluering

� … modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs

Grundbegreber

Kendetegn ved et projekt� unikt� tidsbestemt� målrettet� ressourcekrævende � tværorganisatorisk

ProjekttrekantenTid

RessourcerLeverance

www.ibckurser.dk

Behovsafklaring

� Hvorfor er projektet startet?

� Hvad er formålet med projektet?

� Hvilke forventninger er der til projektets resultat? Af hvem?

� Hvem repræsenterer formålet?

Grundbegreber i Målbeskrivelsen

Især:

� Produktmål

� Effektmål

� Succeskriterier

www.ibckurser.dk

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

(måles ved projekt afslutning)

(måles typisk efter nogen tid i drift)

Formål

Mål

www.ibckurser.dk

Formål

� Hvorfor gennemføres projektet?

� Når projektet er gennemført, hvad er det så for en overordnet virkning vi ønsker?

� Spørgsmål: hvorfor…

Vi ønsker en bedre sundhedstilstand i befolkningen i Danmark – mere sundhed for pengene

www.ibckurser.dk

Produktmål / leverancer

� Hvad er projektets produkt?

� I hvilken kvalitet skal produktet leveres?

� Spørgsmål: hvad…

Nye arbejdsgange

Nye ansættelsesvilkår

Nyt IT-system

www.ibckurser.dk

Effektmål

� Hvilke effekter skal projektet give - og vi kunne måle senere?

� Spørgsmål: Hvordan gik det?

Administrationsomkostninger skal være nedbragt med 5% efter 1 år

Patienterne skal på en skala fra 1-10 melde min 8 i samlet tilfredshed efter

1 år

www.ibckurser.dk

Succeskriterier

� Hvilke mål afgør projektets succes – så interessenterne er tilfredse?

� Hvordan måler vi disse udvalgte mål

• Mulighed for 10% flere operationer pr. uge (Succeskriterie ifht. produktmål)

• Ventetid for brystkræftpatienter nedbragt med 15% indenfor 1 år efter projektafslutning

(Succeskriterie ifht. effektmål)

• Projektet må ikke medføre øget personaleafgang, mens det løber. Måles hvert kvartal. (Policy mål)

www.ibckurser.dk

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

Succeskriterier

Formål

(måles ved projekt afslutning)

(måles typisk efter nogen tid i drift)

Mål - Succeskriterier

www.ibckurser.dk

SMART

Mål / succeskriterier skal være SMART’e:

� Specifikke

� Målbare

� Accepterede

� Realistiske

� Tidsbestemte

Oversigt over måltyper

Måltype Mål Succeskriterier

Formål Det overordnede formål

•Effektivisere arbejdsgange og øgekundetilfredshed via nyt IT-system

Produktmål=Resultatmål

Hvad skal konkret leveres?•IT-system udviklet•Uddannelse af medarbejdere•…..

Hvad skal der til for at interessenterne accepterer løsningen?• Der bliver max fundet 5 kategori 1-fejl under sluttest• Alle brugere består eksamen•…..

Effektmål=Nyttemål

Hvilke fordele skal realiseres?• Hurtigere arbejdsgange med nyt system•Højere kundetilfredshed•…..

Hvad skal der til, for at interessenterne er tilfredse?• Reducere tidsforbrug med 30% efter 3 mdr.• Opnå kundetilfredshed på 4,5 efter 6 mdr.•…..

Hvorfor? n/a

www.ibckurser.dk

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

Succeskriterier

Effektivitet

Produktivitet

(måles ved projekt afslutning)

(måles typisk efter nogen tid i drift)

Formål

Mål – Produktivitet og Effektivitet

Kobling til Organisation

Især:

� Hvem er ansvarlig for hvad?

www.ibckurser.dk

Projektorganisationen

www.ibckurser.dk

EffektProduktInput

Ressourcer

Projekt

ProduktmålEffektmål

Formål

Mål - Ansvar

Kobling til Tid

Især:

� Hvornår i projektforløbeter de forskellige dele af målbeskrivelsen relevante?

Mål ifht. tid

Ide Plan AfslutningGennemførelse

Formål defineret

Produktmål, effektmål og succeskriterier

defineret (”låst”)

Produktmålrealiseret

Drift

Formål /effektmålrealiseret

Målhierarki

Især:

� Hvad er den logiske sammenhæng mellem de forskellige mål?

� Hvordan får man ”hul” på at lave Målbeskrivelsen?

www.ibckurser.dk

Målhieraki – eksempel: Elektronisk Patientjournal

www.ibckurser.dk

Målhieraki – eksempel: Elektronisk Patientjournal

www.ibckurser.dk

xxx� xx

Formål / Effektmål :

Produktmål:

Ændringsstyring

Især:

� Hvordan styrer man ændringer efter scopeer godkendt og ”låst”?

www.ibckurser.dk

Ændringsproces

1. Etabler en ændringsliste/-log/-blanket/-proces

2. Udfyld en ændringsanmodning + konsekvens

3. Godkend, afvis eller sæt som ønske

• Projektgruppe

• Styregruppe

4. Opdater ændringsdokumentet

5. Re-planlæg og implementér ændringer i projektdokumentationen

6. Informér/bekræft!

Ændringsanmodning

…hvor der bl.a. gives oplysninger om:

� Problem- og konsekvensbeskrivelse

� Hvornår ændringsønsket er fremkommet

� Status

� Alvorlighedsgrad/Forslag til prioritering

� Om ændringen er inden / udenfor scope

� Ansvarsfordeling

� Evt. yderligere dokumentation 5X5

Scope

Projekttrekant

Drift

Risiko

Ændring

Så vidt så godt ….

www.ibckurser.dk

Check-up på det indledende Postulat:

Målformuleringen er projektets fundament:

� … for planlægning

� … for gennemførelsen

� … for afslutning/evaluering

� … modvirker at målene ”skrider” ukontrolleret undervejs

www.ibckurser.dk

… og et par andre gevinster:

Målformuleringen

� er en del af ledelsens beslutningsgrundlag for at godkende projektet

� afstemmer forventninger i Projektgruppen, med Styregruppen og med Interessenter

� giver retning og fokus

� giver fællesskab og teambuilding i projektgruppen

� hjælper til motivation og engagement i projektgruppen

� er en hjørnesten i projektets Storytelling

Hvilke projekt-emnerkunne du tænke dig at lære mere om på webinar ?

Find dagens præsentation på slideshare: http://www.slideshare.net/ibcpmFind flere gratis webinarer og tilmeld dig på http://www.projektledelse.net

Dagens værter var Søren Løvlund Mandsberg og Anne Marie Damgaard

Tak for nu !

www.ibckurser.dk

IBC Kurser