narzĘdzia wspierajĄce pracĘ zdalnĄ i grupowĄ – czyli …... · biznesowe. z reguły to sami...
Post on 12-Aug-2020
0 Views
Preview:
TRANSCRIPT
IDC TECHNOLOGY SPOTLIGHT
NARZĘDZIA WSPIERAJĄCE PRACĘ
ZDALNĄ I GRUPOWĄ – CZYLI JAK
POMÓC FIRMIE, ZESPOŁOWI I
SOBIE W ZMIENIA JĄCEJ SIĘ
RZECZYWISTOŚCI
IDC Technology Spotlight: Edyta Kosowska, IDC
May, 2020| Sponsorowany przez: Microsoft
© 2020 IDC. www.idc.com Page 2
Narzędzia wspierające pracę zdalną i grupową –
czyli jak pomóc firmie, zespołowi i sobie w
zmieniającej się rzeczywistości
IDC Technology Spotlight
Sponsorowany przez: Microsoft
maj, 2020
Charakter pracy stale się zmienia. Rozwój technologiczny wraz z postępującą globalizacją sprzyja tworzeniu
nowych modeli biznesowych. Dostęp do urządzeń mobilnych staje się coraz bardziej powszechny, a na
rynek pracy wchodzą osoby, które nie znają świata bez Internetu. Niestety, większość z nas korzysta z
technologii na starych zasadach, bo nikt nie nauczył nas nowych, a co ważniejsze – hamują nas własne
przyzwyczajenia. Tymczasem nowe narzędzia i nowy styl pracy już wymyślono, teraz tylko pozostaje
wprowadzić je w życie. Jak powiedział Mark Twain: „Aby zerwać z nawykiem, wyrób sobie inny, który go
wymaże.”
Wprowadzenie
IDC opracowało koncepcję Future of work, która odnosi się do zmiany charakteru pracy w trzech obszarach:
• ewolucji dynamicznego środowiska pracy, nieograniczonego porami dnia i przestrzenią fizyczną;
• współpracy między człowiekiem a technologią;
• nowej kultury pracy, skupiającej się na zapewnieniu odpowiedniego dobrostanu pracowników, czyli
employee experience (EX)
Future of work nie ogranicza się do idei wpływu technologii na pracę. Dotyka też wszystkich obszarów
związanych z pracą, które ulegają przekształceniom, będąc w polu oddziaływania zmiany. Koncepcja zakłada
przeformatowanie procesów pracy tak, aby były jak najbardziej efektywne i użyteczne dla pracowników,
jednocześnie dbając o niezawodność i bezpieczeństwo infrastruktury IT. Dąży do upowszechnienia
wygodnego dostępu do narzędzi, danych i ludzi, poprzez promowanie kultury współpracy i zmianę
mentalności oraz nawyków. Zakłada transformację pionowej struktury organizacyjnej w zespół
interaktywnych zespołów (team of teams) zaangażowanych wokół określonych tematów. Jej ostatecznym
celem jest stworzenie organizacji, w której nadrzędnymi wartościami są pozytywne odczucia pracowników i
klientów oraz odpowiedzialność społeczna biznesu i etyczne działanie.
W koncepcję Future of work doskonale wpisuje się idea pracy zdalnej. Praca z dowolnego miejsca w
dowolnym czasie to typowy styl działania organizacji międzynarodowych lub rozproszonych. Często jest
inicjowana przez pracowników, którzy chcą być bardziej elastyczni i efektywni, ale bywa też wprowadzana
strategiczną decyzją zarządu w wyniku gwałtownych zmian zachodzących na rynku. Praca zdalna jest także
niezastąpionym sposobem na utrzymanie ciągłości działania biznesu w sytuacjach, w których warunki nie
pozwalają na pracę w biurze. *
© 2020 IDC. www.idc.com Page 3
W lutym 2020 r. IDC przeprowadziło w dziewięciu krajach Europy, w tym w Polsce, badanie na temat zmian
zachodzących w obszarze transformacji charakteru pracy i Future of work. Wyniki tego badania na próbie
415 respondentów z organizacji zatrudniających powyżej 10 pracowników posłużyły do przygotowania
niniejszego dokumentu.
Korzyści z wdrożenia narzędzi do pracy zdalnej i
grupowej
Wprowadzenie do firmy narzędzi do pracy zdalnej i przede wszystkim do pracy grupowej przynosi wiele
korzyści. Według badań IDC, odpowiednie ich wdrożenie pozytywnie wpływa zarówno na całą organizację,
jak i na indywidualną aktywność pracowników.
Dzięki zastosowaniu takich narzędzi pracownicy otrzymują dostęp do aktualnych informacji, ponieważ
korespondencja, dokumenty i prezentacje umieszczone są w specjalnie wydzielonym kanale w chmurze w
ramach jednego wątku i mogą być edytowane przez wiele osób w czasie rzeczywistym. W ten sposób
pracownicy zawsze pracują na najnowszej wersji dokumentu. Znacząco poprawia to jakość pracy w
zespołach. Istotnie zmniejsza też frustrację pracowników spowodowaną często chaotyczną i generującą
wiele błędów wymianą dokumentów w mailach. Ważne też, że pracownicy czują się dobrze
„poinformowani”, co przekłada się na ich indywidualne zadowolenie z pracy.
Poziom employee experience rośnie również dzięki korzystaniu z narzędzi do pracy zdalnej, które
umożliwiają wykonywanie obowiązków w dowolnym miejscu i w dowolnym czasie. Często pomaga to
zwiększyć równowagę pomiędzy pracą a życiem prywatnym. Wielu pracownikom, chociażby młodym
rodzicom, rozwiązania takie pozwalają na elastyczne zarządzanie czasem pracy, tak aby mogli jak najwięcej
chwil spędzać z rodziną, jednocześnie zachowując odpowiednią jakość wykonywanych zadań. Poza tym - co
jest jedną z głównych zalet pracy zdalnej - nie marnują oni czasu na dojazdy do pracy.
Tu pojawia się ważna kwestia zarządzania czasem pracy i umiejętnego stawiania granic pomiędzy pracą a
życiem prywatnym. Jest to wyzwanie, które wymaga wsparcia zarówno ze strony przełożonych, jak i całej
organizacji. Warto, by managerowie przekazywali pracownikom sugestie dotyczące samoorganizacji pracy
oraz wyjaśniali konieczność zachowania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, robienia przerw oraz by
przypominali o kulturze komunikacji.
W pierwszej połowie 2020 r. praca zdalna okazała się niezawodnym sposobem na
zapewnienie ciągłości biznesu dla organizacji, które z przyczyn niezależnych od siebie
były zmuszone do ograniczenia działania w tradycyjnym modelu. W tym czasie wiele
firm przeszło w tryb pracy zdalnej - nawet te, które ze względów bezpieczeństwa czy
wymogów regulacyjnych, do tej pory nie brały takiej możliwości pod uwagę.
© 2020 IDC. www.idc.com Page 4
Dzięki wdrożeniu narzędzi do pracy zdalnej i grupowej, zwiększa się także efektywność pracy, zarówno na
poziomie indywidualnym, jak i grupowym. Narzędzia do pracy zdalnej i grupowej pozwalają na
komunikowanie się z pojedynczymi użytkownikami oraz z wieloma odbiorcami wchodzącymi w skład
zespołu. Może się ono odbywać w formie czatu, konferencji audio lub wideo - zawsze skumulowanych w
ramach jednego wątku. Dodatkowo, wszelkie zasoby w ramach projektu są współdzielone w jednym
miejscu, a jednocześnie pozostają umieszczone w kontekście, w postaci np. zapisu rozmowy. Sam czat,
zachowany w formie elektronicznej oraz nagrania z konferencji audio i wideo mogą stanowić źródło wiedzy
lub informacji w przyszłości. Dzięki temu członkowie zespołu, ale też nowe osoby, zawsze mają dostęp do
całości komunikacji i materiałów projektowych. To zachowanie ciągłości i spójności wątków w ramach
zespołów lub projektów oraz możliwość kontynuowania komunikacji w dowolnym momencie pozwalają
efektywniej zarządzać czasem pracy – bo bezpośrednio uczestniczy się tylko w wybranych spotkaniach.
Warto wspomnieć także o roli wideo podczas pracy zdalnej. Mimo że pracownicy są poza biurem, możliwość
zobaczenia siebie nawzajem na ekranie pozwala im być bliżej siebie i daje namiastkę obecności we wspólnej
przestrzeni. Stanowi też ważny element w procesie zarządzania zespołem, co jest szczególnie istotne dla
managerów. Dodatkowo, ponieważ pracownicy mogą organizować na video również niezobowiązujące
spotkania wokół luźnych tematów, zyskują namiastkę życia społecznego w organizacji, jakie z reguły toczy
się w kuchni przy kawie.
Najczęściej projekty związane z wdrożeniem narzędzi do pracy zdalnej i grupowej inicjowane są przez działy
biznesowe. Z reguły to sami pracownicy lub managerowie chcą usprawnić jakiś proces, zrobić coś lepiej lub
efektywniej. Wewnętrzny dział IT organizacji może dzięki temu być partnerem i dostarczać rozwiązania
spełniające potrzeby biznesu. Bywa jednak, że wstrzymuje się z takimi działaniami lub ich nie dopuszcza w
obawie przed technologią chmurową. Jest to o tyle nieuzasadnione, że wdrożenie chmurowych narzędzi do
pracy zdalnej i grupowej jest nieporównywalnie szybsze i łatwiejsze niż wdrożenie aplikacji biznesowej w
tradycyjnym modelu on-premise. Wdrożenie aplikacji w chmurze nie wymaga bowiem zaawansowanej
personalizacji czy skomplikowanej instalacji. W związku z tym, własny dział IT zostaje obciążony w dużo
mniejszym zakresie. Dodatkowo, wszelkie bieżące aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa z reguły dokonują
Narzędzia do pracy zdalnej i grupowej:
Czat (komunikacja w czasie rzeczywistym)
Konferencje (spotkania indywidualne i zespołowe w formie
audio i video)
Praca grupowa (połączenie wątków, materiałów i ludzi w
ramach jednego kanału)
Udostępnianie i przechowywanie plików (centralizacja
zasobów do wspólnej pracy)
© 2020 IDC. www.idc.com Page 5
się w tle i nie wymagają angażowania pracowników IT. Ci muszą dbać jedynie, by zachować poziom usług
oferowany przez dostawcę w ramach umowy SLA, a użytkowników informować o nadchodzących zmianach.
Oczywiście całkowity czas wdrożenia zależy od wielkości i typu firmy oraz jej dojrzałości technologicznej, ale
też od wiedzy pracowników IT na temat technologii chmurowych.
Wyzwania
Infrastruktura i bezpieczeństwo
Brak odpowiedniej infrastruktury w dalszym ciągu stanowi duży problem dla organizacji w Europie, które
decydują się na wdrożenie rozwiązań pracy zdalnej. Podczas badania IDC, aż 20% respondentów uznało, że
największym wyzwaniem w transformacji miejsca pracy jest dla nich przepustowość łączy internetowych. W
przypadku przejścia na tryb pracy zdalnej, organizacje zderzają się nie tylko z koniecznością zapewnienia
odpowiedniej infrastruktury firmowej, ale przede wszystkim z utrudnionym dostępem do Internetu i
urządzeń po stronie pracowników. W Polsce 86,7% gospodarstw domowych deklaruje, że posiada dostęp
do Internetu (wg Głównego Urzędu Statystycznego), co nadal jest wskaźnikiem niższym od średniej dla
krajów UE. W związku z tym, wiele firm wcześniej niekorzystających z pracy zdalnej musi zadbać o sprzęt
pozwalający pracownikom na pracę z domu, ale także odpowiednio przeformatować procesy (np.
wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów – tak, by wyeliminować ich drukowanie) i zapewnić
odpowiedni poziom dostępu do Internetu np. poprzez dofinansowanie w ramach pakietu benefitów.
Ponadto, mimo że większość polskich przedsiębiorstw posiada dostęp do Internetu szerokopasmowego (wg
badania ‘Społeczeństwo Informacyjne” Głównego Urzędu Statystycznego w 2019 r. 85,7% firm korzystało ze
stałego łącza szerokopasmowego a 96,3% miało dostęp do Internetu), to zaledwie 23,5% posiadało łącza o
prędkości przekraczającej 100 Mbit/s, co może istotnie obniżać jakość pracy zdalnej, zwłaszcza, gdy wielu
pracowników jednocześnie pracuje w takim trybie.
Kolejna niezmiernie istotna kwestia to zapewnienie bezpiecznego dostępu do firmowych danych i aplikacji
podczas pracy zdalnej i grupowej. Ponad 30% respondentów badania IDC w Europie przyznaje, że toczy
ciągłą bitwę pomiędzy elastycznością pracy a zapewnieniem bezpieczeństwa. Z problemem zmagają się
głównie pracownicy wykonujący swoje obowiązki poza biurem, ale to do firm należy zapewnienie
odpowiedniego bezpieczeństwa informacji na wszystkich poziomach – a nie wszystkie firmy sobie z tym
radzą. Według danych GUS zaledwie 30% firm w Polsce posiadało możliwość połączenia użytkowników z
siecią poprzez bezpieczne szyfrowane łącza VPN (wirtualna sieć prywatna), które są podstawowym
elementem bezpiecznej komunikacji między użytkownikiem a biznesową siecią informatyczną.
% respondentów
Ponad
30%respondentów badania IDC w
Europie przyznaje, że toczy ciągłą
bitwę pomiędzy elastycznością
pracy a zapewnieniem
bezpieczeństwa.
Elastyczność
pracy
Zapewnienie
bezpieczeństwa
VS
© 2020 IDC. www.idc.com Page 6
Do tego dochodzą kwestie dostępu i autoryzacji. Ponieważ ludzie nie widzą siebie nawzajem, pojawia się
zwiększone zapotrzebowanie na tworzenie ról dla użytkowników, pozwalających na dostęp do określonych
zasobów i monitorowanie dostępu do aplikacji. Istnieje również ryzyko zwiększonej liczby ataków, takich jak
phishing i złośliwe oprogramowanie, zwłaszcza że pracownicy podczas pracy zdalnej otrzymują znacznie
większą liczbę maili i dokumentów online. Co więcej, praca zdalna niesie ryzyko skutecznego poszerzenia
powierzchni ataku organizacji. Dzieje się tak dlatego, że pracownicy, którzy wykorzystują do pracy własne
urządzenia, mogą wprowadzać nowe platformy i systemy operacyjne, które wymagają osobnego,
dedykowanego wsparcia i narzędzi zapewniających bezpieczeństwo. Jeśli korzystają z dużej liczby urządzeń,
prawdopodobne jest, że przynajmniej część z nich pozostanie poza firmowym systemem bezpieczeństwa.
Mając to na uwadze, organizacje rozpoczynające przygodę z pracą zdalną powinny nie tylko zadbać o
bezpieczną infrastrukturę, ale także zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenia z zakresu
bezpieczeństwa IT, gdyż najczęściej to oni sami stanowią najsłabsze ogniwo w atakach cyberprzestępców.
Ludzie i ich natura
Podczas wprowadzania do organizacji narzędzi do pracy zdalnej i grupowej pracownicy powinni być
wspierani na różnych frontach, nie tylko w kwestiach bezpieczeństwa IT. Według 45% respondentów
badania IDC, barierą dla wprowadzania nowych sposobów pracy jest opór pracowników przed zmianami.
Pracownicy bywają przyzwyczajeni do wykonywania swoich zadań w określony sposób i trudno im zmieniać
nawyki, takie jak chociażby wysyłanie mailem kolejnych wersji dokumentów jako załączników. Obawiają się
też zmniejszenia swojej roli w organizacji, jeśli procesy z ich udziałem zostaną usprawnione. A wielu czuje
niepokój lub zwyczajnie boi się utraty pracy z powodu postępującej automatyzacji. Najczęściej obawy te nie
są jednak uzasadnione, gdyż podczas badania IDC 48% respondentów stwierdziło, że w wyniku
automatyzacji zadań biznesowych pracownicy będą koncentrować się na zadaniach o wyższej wartości, 47%
odpowiedziało, że pracownicy zostaną przekwalifikowani, a 38% wskazało, że zostaną przeniesieni do innej
roli.
Z reguły nieco inne obawy mają osoby pracujące w departamencie IT. Koncentrują się one głównie na pracy
z aplikacjami w środowisku chmurowym. Wdrożenie narzędzi do pracy zdalnej i grupowej często jest
pierwszym punktem kontaktu z technologią chmurową dla pracowników IT, którzy muszą poświęcić czas na
naukę obsługi takich rozwiązań. . Dlatego też firmy powinny umiejętnie identyfikować przyczyny obaw
pracowników, odpowiednio komunikować planowane zmiany i zarządzać całym procesem.
% respondentów
wykonywać zadania o wyższej wartości
48%
% respondentów
przekwalifikowani
47% 38%
5
W wyniku automatyzacji pracownicy będą:
% respondentów
przeniesieni doinnej roli
© 2020 IDC. www.idc.com Page 7
Dodatkowym wyzwaniem jest to, że osoby zarządzające również bywają niechętne wprowadzaniu nowych
narzędzi. Według badania IDC, 20% respondentów deklaruje braki wsparcia ze strony managementu
podczas transformacji miejsca pracy. Osoby zarządzające często nie wiedzą, w jaki konkretnie sposób i w
jakim zakresie technologia może poprawić produktywność ich pracowników i procesów, więc nie poszukują
aktywnie ulepszeń. Z drugiej strony, ponieważ przy użyciu narzędzi do pracy zdalnej i grupowej można
spłaszczyć strukturę organizacyjną, bo pracownicy niższego szczebla mają łatwiejszy dostęp do osób
stojących wyżej w hierarchii firmy w ramach jednego zespołu, mogą rodzić się obawy managerów o własną
pozycję w organizacji. Dodatkowy opór generuje fakt pracy spoza firmy. Managerowie bowiem mają złudne
poczucie większego nadzoru nad pracownikiem, który pracuje w biurze. Obawiają się, że przechodząc w
tryb pracy zdalnej, utracą nad nim kontrolę. Oraz że nie będą w stanie monitorować, czy pracownik pracuje
w określonym czasie i czy wykonuje powierzone mu zadania. W tym wypadku warto rozważyć inne sposoby
rozliczania pracowników: z wykonywanych zadań czy rezultatów pracy projektowej. Ponieważ takie
rozliczanie z wyników pracy, a nie z godzin pracy przynosi dużo większe korzyści, a ponadto istnieją bardzo
dobre narzędzia wspierające pomiar efektywności pracy zdalnej.
W trakcie przeprowadzania istotnych zmian w organizacji managerowie powinni dbać także o efektywne
komunikowanie się z pracownikami - we wszelkich kwestiach dotyczących nowych reguł funkcjonowania
zespołów, przydzielania zadań, rozliczania ich oraz porozumiewania się w tych nowych warunkach pracy.
Profil Microsoft
Według badania IDC, Microsoft uznawany jest za wiodącego dostawcę narzędzi wspierających
transformację miejsca pracy. Skutecznie także pomaga swoim klientom we wdrażaniu i adaptacji tych
rozwiązań.
Microsoft od wielu lat tworzy narzędzia do pracy zdalnej i grupowej w ramach pakietu Office 365. Od 2017
roku rozwija także Microsoft Teams, platformę umożliwiającą nie tylko komunikację tekstową, audio i
wideo, ale przede wszystkim pracę grupową dla zespołów, prowadzenie projektów, a także udostępnianie i
przechowywanie plików podczas pracy grupowej lub zdalnej. Teams to obecnie jedno z najszybciej
rozwijających się rozwiązań Microsoft. Do jego głównych zalet należą:
• Integracja z całym ekosystemem produktów Microsoft, pozwalająca na stworzenie kompletnego
środowiska pracy: swobodny przepływ plików i danych oraz dostęp do kontaktów, kalendarza i
innych narzędzi Office 365;
• Uproszczenie komunikacji i współpracy w rozproszonych zespołach oraz możliwość dostosowania
przestrzeni roboczej dla każdego zespołu lub projektu.
% respondentów
80%respondentów uznało
Microsoft za
wiodącego dostawcę
wspierającego
transformację miejsca pracy
© 2020 IDC. www.idc.com Page 8
• Wysokie standardy bezpieczeństwa, obejmujące między innymi dwustopniową autentyfikację;
• Dostęp do zsynchronizowanych kanałów poprzez aplikację na komputer, przeglądarkę i urządzenia
mobilne;
• Możliwość komunikowania się z osobami spoza firmy (partnerami, dostawcami, klientami);
• Standaryzacja rozwiązania - dzięki niej można wdrożyć rozwiązanie niezależnie od branży i
wielkości organizacji.
• Przechowywanie zasobów Teams w centrum danych znajdujących się na terenie Polski*
Microsoft wspiera organizacje w pokonywaniu technicznych wyzwań od początku. Już na poziomie
tworzenia aplikacji kwestie bezpieczeństwa są priorytetem. Dlatego też podstawową część architektury
Teams stanowią standardowe technologie bezpieczeństwa, a całość komunikacji jest domyślnie szyfrowana.
Ramy bezpieczeństwa w Teams tworzą następujące rozwiązania:
• Azure Active Directory, pozwalające na zarządzanie tożsamościami i dostępem;
• Transport Layer Security, które szyfruje ruch w wiadomościach tekstowych i umożliwia
uwierzytelnianie punktów końcowych;
• Secure Real-Time Transport Protocol, odpowiadający za szyfrowanie audio i wideo oraz
standardowe branżowe protokoły do uwierzytelniania użytkowników.
Dostawca wprowadził także usprawnienia w Teams, pozwalające na poprawę jakości dźwięku nawet w
zatłoczonych sieciach i przy słabym łączu. Są to między innymi:
• Kodeki pozwalające na płynne odtwarzanie dźwięku, nawet przy dużych stratach pakietów
spowodowanych obciążeniem sieci
• Kodek Satin, dzięki któremu transmisja audio konsumuje tylko 7kbps przy jednoczesnym
zapewnieniu wysokiej jakości dźwięku w okresach dużego natężenia ruchu i przeciążenia sieci
• Kodeki adaptacyjne, które umożliwiają analizę parametrów sieci i informują o jej możliwościach
użytkownika
• Omijanie firmowej VPN poprzez konfigurację split-tunel, czyli podanie alternatywnej ścieżki dla
ruchu Teams. Dzięki temu ruch nie przechodzi przez VPN, lecz bezpośrednio do Office 365, co
pozytywnie wpływa na jakość komunikacji oraz zmniejsza obciążenie urządzeń VPN i sieci
organizacji
• Wykorzystanie jakości usług (QoS) do konfiguracji priorytetów pakietów w celu poprawy jakości
połączeń oraz monitorowania i rozwiązywania problemów związanych z jakością tych połączeń
• Dostęp do Teams offline, gdy sieć nie jest dostępna.
Aby zwiększyć korzyści i zadowolenie klientów z wdrożenia Teams, Microsoft aktywnie angażuje się również
w proces wdrożenia platformy aplikacji. Dostawca wypracował globalną metodykę wprowadzania do
organizacji Office 365 i Teams, obejmującą zarówno wsparcie techniczne, jak i pomoc w poszukiwaniu
W maju 2020 r., w ramach globalnej infrastruktury chmury obliczeniowej, Microsoft
ogłosił plany otwarcia nowego centrum danych w Polsce. Ma ono zapewnić krajowemu
ekosystemowi startupów, przedsiębiorców, firm i instytucji publicznych dostęp do
bezpiecznych usług chmurowych.
© 2020 IDC. www.idc.com Page 9
możliwych scenariuszy wykorzystania platformy tak, by podnieść efektywność procesów i upowszechniać
korzystanie z narzędzi.
Na samym początku procesu wdrożenia Microsoft wspiera w realizacji warsztatów dla różnych
departamentów biznesowych organizacji, podczas których wspólnie z pracownikami tworzą nowe
koncepcje i nowe metody pracy. Wspólnie też poszukują odpowiedzi na pytania: Jak chcielibyśmy wykonać
zadanie inaczej? Efektywniej? Co nam zajmuje najwięcej czasu? Co jest największym problemem w
usprawnianiu konkretnych procesów? Co możemy z tym zrobić?
Celem warsztatów jest pokazanie nie samego narzędzia, ale tego, jak dzięki niemu można rozwiązać różne
problemy biznesowe. Najczęściej podczas takich warsztatów uczestnicy sami wypracowują konkretne
scenariusze. Może to być między innymi:
• Usprawnienie procesu zatwierdzania wniosków lub umów poprzez umieszczenie ich w jednym z
kanałów i przypisanie praw do edycji dokumentu konkretnym osobom – dzięki temu przełożony
automatycznie otrzymuje informację o zadaniu i może też nanieść poprawki na najświeższą wersję
dokumentu.
• Informowanie o zmianach w procedurach regulacyjnych np. bankowych, czyli dynamiczny,
narażony na liczne błędy proces, który angażuje wiele departamentów – dzięki umieszczeniu
dokumentów w jednym miejscu, wszyscy zainteresowani widzą bieżące zmiany i mogą się do nich
odnieść w czasie rzeczywistym.
• Ułatwienie wdrażania nowych pracowników podczas pracy projektowej – dzięki zgromadzeniu
wszystkich planów, wątków, materiałów oraz prezentacji w jednej przestrzeni pracy, zespół może
działać sprawniej, nie poświęcając tyle czasu i wysiłku, ile wcześniej – przed korzystaniem z Teams.
Po zidentyfikowaniu konkretnych scenariuszy działania, Microsoft także aktywnie wspiera organizacje w
komunikacji wewnętrznej, w której wykorzystuje się narzędzia do codziennej pracy. Ważnym krokiem jest
znalezienie sponsora projektu, który będzie zachęcał do nowego stylu pracy. Sponsor to z reguły członek
zarządu lub inna osoba z silnym autorytetem, która zapowiada i wyjaśnia nadchodzące zmiany w
dotychczasowych metodach pracy lub komunikacji. Aby stać się przykładem i zainspirować do zmiany, może
np. sam pracować w oparciu o nowe narzędzia, chociażby rezygnując z wiadomości e-mail do pracowników
i przenosząc całą korespondencję do Teams. Ponadto, cała komunikacja wewnętrzna dotycząca projektu
może odbywać się w jednym z kanałów komunikacji w Teams.
By skutecznie promować wykorzystanie nowych narzędzi, warto również stworzyć w ramach organizacji
społeczność „ambasadorów technologii”. Ambasadorzy to pracownicy, którzy uczestniczą w wielu
szkoleniach, pozostają w bezpośrednim kontakcie z dostawcą i stają się tzw. superużytkownikami, mającymi
bogatą wiedzę o narzędziach. Ich rolą w organizacji jest wspieranie kolegów w rozwiązywaniu bieżących
problemów z korzystaniem z narzędzi do pracy zdalnej i grupowej oraz wypracowywanie i prezentowanie
nowych inicjatyw. Bardzo istotne jest, aby tacy pracownicy byli odpowiednio wynagradzani za swoje
zaangażowanie, tak by mieli wysoki poziom motywacji i pomogli przekonywać tych nieprzekonanych, którzy
przejawiają opór wobec zmian.
Z Microsoft Teams korzysta globalnie ponad 650 firm zatrudniających powyżej 10 tys. pracowników,
platforma jest też używana przez 93 koncerny notowane na liście Fortune 100. Obecnie z Teams korzysta
ponad 75 milionów użytkowników na całym świecie. W drugim kwartale 2020 r. korzystanie z Teams
wzrosło siedmiokrotnie we Francji, o 10 razy zwiększyło się w Hiszpanii oraz o 14 razy w Holandii.
© 2020 IDC. www.idc.com Page 10
Podsumowanie – jak zacząć pracę z narzędziami do
pracy zdalnej i grupowej
Pierwszym i najważniejszym krokiem do wdrożenia narzędzi pracy zdalnej i grupowej jest precyzyjne
określenie krótko- i długookresowych celów projektu, a następnie rozważenie, w jaki sposób będziemy
mierzyć jego rezultaty.
Cele powinny jednoznacznie dotyczyć efektów biznesowych, np. skrócenia czasu aktualizacji regulaminów
czy zmniejszenia liczby zapytań o stan urlopów do działu HR. Określanie rezultatów poprzez stopień
wykorzystania aplikacji (np. do wskazanego kwartału poziom wykorzystania Teams ma wynosić 50%) ,
zupełnie nie sprawdza się w praktyce. W krótkim okresie nadrzędnym celem wdrożenia narzędzi do pracy
zdalnej i grupowej może być zapewnienie ciągłości funkcjonowania biznesu poprzez umożliwienie zdalnej
pracy. Długoterminowo, firma może przyjąć sobie za cel usprawnienie nieefektywnej komunikacji, a jako
miarę sukcesu - ograniczenie liczby przesyłanych maili. Cel może dotyczyć także podniesienia efektywności
przepływu informacji lub produktywności pracy grupowej. Wtedy rezultat możemy mierzyć poprzez
monitorowanie redukcji czasu poszczególnych procesów. Możemy również założyć, że dążymy do
ulepszenia procesów transferu wiedzy wewnątrz organizacji, bądź też do podniesienia atrakcyjności firmy
jako innowacyjnego pracodawcy. W takich przypadkach pomiar efektu jest trudniejszy, a do oceny możemy
wykorzystać np. badania ankietowe pracowników.
Organizacje decydujące się na wdrożenie narzędzi do pracy zdalnej i grupowej powinny przyjrzeć się
posiadanej infrastrukturze, gdyż może ona okazać się nieadekwatna dla zwiększonej liczby użytkowników
pracujących zdalnie. Chodzi tu głównie o przepustowość łączy internetowych, ale również o bezpieczeństwo
na poziomie centrum danych, sieci korporacyjnej i urządzeń użytkowników końcowych. Dlatego też firmy
powinny dostosować polityki bezpieczeństwa, zgodności z regulacjami i ładu korporacyjnego do warunków
pracy zdalnej. Trzeba wziąć pod uwagę niższy poziom zabezpieczeń pracowników pracujących zdalnie i
odpowiednio dostosować ich role w organizacji oraz przypisać adekwatne prawa dostępu do danych i
aplikacji.
Kluczowym warunkiem sukcesu wdrożenia narzędzi do pracy zdalnej i grupowej jest również przygotowanie
odpowiedniej strategii komunikacji i zarządzania zmianą w organizacji - tak, aby jak najwięcej osób zaczęło z
nich korzystać. Dlatego organizacje powinny motywować pracowników do zmiany nawyków i podjęcia prób
wykorzystywania tych narzędzi w codziennej pracy. Bardzo istotne jest zapewnienie odpowiednich szkoleń,
Microsoft Teams
650firm
Powyżej
10,000pracowników
75,000,000 użytkowników
na całym świecie
W drugim kwartale
2020 r. korzystanie
z Teams wzrosło we
Francji: 7xHiszpanii: 10xHolandii: 14x
Fortune
100
93firm
© 2020 IDC. www.idc.com Page 11
ale także dbanie o to, aby pracownicy mieli pozytywne doświadczenia i dostrzegali efekty nowego stylu
pracy, również na poziomie indywidualnym. Warto, by firmy regularnie monitorowały, czy narzędzia
spełniają potrzeby użytkowników, czy są łatwe w obsłudze oraz by sprawdzały, czy istnieją nowe obszary ich
wykorzystania. Poza tym, ważne, aby zachęcać pracowników do przyłączania się do różnych inicjatyw w
ramach dostarczonych narzędzi współpracy, niekoniecznie związanych z samą pracą. Dzięki temu,
przygotowana dla nich przestrzeń online, będzie stawała się naturalnym środowiskiem do wymiany
pomysłów i doświadczeń. Ostatecznie organizacje powinny dążyć także do tworzenia nowej kultury
współpracy – w której spotkania wirtualne są traktowane na równi z rzeczywistymi, pracę na dokumentach
może wykonywać wielu pracowników jednocześnie, a każdy zespół posiada swój wydzielony kanał
komunikacji i współpracy.
© 2020 IDC. www.idc.com Page 12
Informacje o firmie IDC
International Data Corporation (IDC) to jedna z największych firm zajmujących się badaniami rynku i
doradztwem w zakresie informatyki, telekomunikacji i elektroniki użytkowej. Ponad 1100 analityków IDC
udostępnia swoją wiedzę specjalistyczną w zakresie technologii, możliwości i trendów rynkowych w ujęciu
globalnym, regionalnym i lokalnym w ponad 110 krajach. Analizy opracowywane przez firmę IDC pomagają
profesjonalistom i menedżerom z branży IT oraz inwestorom podejmować bardziej świadome decyzje
dotyczące technologii informatycznych, a tym samym osiągać najważniejsze cele biznesowe. Firma IDC
została założona w 1964 r. i jest podmiotem zależnym International Data Group (IDG), światowego lidera w
dziedzinie mediów, danych i usług marketingowych.
IDC Poland ul. Gotarda 9
02-683 Warszawa
Poland
+48 225 484 050
Twitter: @IDC
idc-community.com
www.idc.com
Copyright Notice
External Publication of IDC Information and Data — Any IDC information that is to be used in advertising, press releases, or promotional
materials requires prior written approval from the appropriate IDC Vice President or Country Manager. A draft of the proposed document
should accompany any such request. IDC reserves the right to deny approval of external usage for any reason.
Copyright 2020 IDC. Reproduction without written permission is completely forbidden.
top related