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Nuevas formas de archivar documentos electrónicos
Fundación Sierra –Pambley Carmen Conty5as Jornadas Archivando Directora GeneralLeón 8 y 9 de noviembre 2012 EVER TEAM Spain
Ciclo de vida del documento
• Los objetivos de los sistemas de gestión documental y de archivo dedocumentos electrónicos son entre otros:
– Crear e intercambiar documentos íntegros y auténticos por sus valoresprimarios: interés, utilidad y valor de prueba para la organización que los
produce y recibe.
Gestión y conservación de los documentos electrónicos
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produce y recibe.
– Conservar documentos íntegros y seguros conteniendo la capacidadinformativa para personas no vinculadas a los productores o receptores
garantizando a los ciudadanos el derecho a su conservación en el tiempo.
Un poco de historia
Archivar los documentos en soporte papel No existe en España una normativa específica para la construcción de archivos . El Ministerio de Cultura tiene publicadas recomendaciones para los edificios destinados a archivos donde podemos encontrar aspectos de conservación y normas básicas de edificación. También existen normas ISO que tratan sobre requisitos de documentos papel, permanencia , almacenamiento, cajas y cubiertas, de utilidad para los archivos. De ellas podemos hacer cuatro grandes grupos:
UBICACIÓN
Estructura, áreas de depósito o de almacenamiento de documentos, distribución de áreas, capacidad de almacenamiento, mobiliario, compactos.
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CONDICIONES AMBIENTALES Y TÉCNICAS DE CONSERVACIÓN
Humedad relativa y temperatura, Ventilación, Iluminación, Filtrado de aire, Mantenimiento, Limpieza.
SEGURIDAD. Se debe disponer de equipos y medios para la prevención de desastres.
Contra Inundaciones o filtraciones de agua, Incendios, Riesgos de Edificación, Movimientos sísmicos, Actos vandálicos, Robo.
RESTAURACIÓN
Ubicación
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Ubicación
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Ubicación
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Condiciones ambientales
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Condiciones ambientales
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Condiciones ambientales
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Condiciones ambientales
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Condiciones ambientales
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Condiciones ambientales
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Seguridad
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Seguridad
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Seguridad
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Seguridad
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Restauración
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¿Archivar y conservar documentos electrónicos es un
concepto de firma digital ?
Conceptos vinculados con la Firma digital:Autenticidad, no repudio, validez legal, cifrado, certificados, validación de certificados, sello de tiempo. Formatos Xades-A, Cades-A, PDF/A, estándar ISO 19005-1, ISO 32000-1
La firma no garantiza
- Cadena de Seguridad- Gestión de metadatos- Integridad de metadatos y documentos
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- Integridad de metadatos y documentos- Valoración y retención- Autonomía de Aplicaciones y bases de datos- Conservación- Trazabilidad- Preservación ante catástrofes- Disponibilidad
- Gestión del ciclo de vida del documento
Es necesario un Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE) que garantice el archivo y conservación en el tiempo de estos documentos
Debe garantizar:
� Integridad de los metadatos y del documento� Trazabilidad.� Seguridad del sistema.� Prevención ante incursiones� Confidencialidad.
Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE)
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� Gestión del ciclo de vida � Valoración de los documentos en el tiempo� Descripción de metadatos y clasificación de tipologías de expedientes� Independencia de las aplicaciones informáticas que crearon los documentos� Perennidad de los metadatos y del documento� Conservación a largo plazo� Preservación ante catástrofes� Sistema totalmente auditado
El depósito electrónico: Caja Fuerte Digital con valor probatorio
Un Sistema de gestión de Archivo Electrónico (SAE) que garantiza
el archivo y conservación en el tiempo de los documentos
electrónicos, es muy importante que trabaje conforme a una ley,
una norma, un reglamento o un estándar, ya que muchos de los
documentos electrónicos formarán parte de nuestra historia y
también serán utilizados con valor probatorio ante litigios.
Nacional
NTI de Política de gestión de documentos electrónicos. Establece orientaciones y
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NTI de Política de gestión de documentos electrónicos. Establece orientaciones y
directrices.
Autenticidad; Fiabilidad, Integridad; Disponibilidad.
Estas propiedades acompañarán al documento electrónico a lo largo del ciclo de vida,
a efectos de asegurar su valor probatorio y su fiabilidad como evidencia electrónica
de las actividades y procedimientos.
Internacional
La norma ISO 14641-1 : Gestión de documentos electrónicos - Definición y operación
de un sistema de información para la preservación electrónica de documentos .
La norma define las operaciones que hay que realizar aplicando la tecnología.
SAE_Compliance / Conformidad ISO 14641-1
Captura, Procesado y Carga
Toma en Custodia.
Validación.
Firmas Electrónicas.
Ubicación en Caja Fuerte Electrónica
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Ubicación en Caja Fuerte Electrónica
Trazabilidad.
Plan de Clasificación
Consultas. Disponibilidad
Alerta y Prevención de Incursiones
Eliminaciones
Caso práctico. Definición inicial
Política de Gestión
� Documento esencial � Boletín de pago
� Formato � PDF
� Metadatos � Extraer del documento
� Conservación � 40 años
� Plan de clasificación � Si
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Configuración en SAE_Compliance
� Tipo documental
� Ficha ampliada de Metadatos
� Perfil de indexación
� Reglas de conservación automáticas
� Reglas de clasificación automáticas
Captura
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Procesado Carga
Índices
ConversiónExtracción
Office XML
EverSuite
Captura
Toma en custodia
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Metadatos. XML
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Firma de Metadatos
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Firma Documento
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Firma Global Metadatos y Documento
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Almacenamiento en Caja Fuerte Digital
Cuando un documento entra en la caja fuerte digital se generan los índices de ubicación
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Almacenamiento en Y prevención contra catátrofes
Cuando un documento es archivado, éste y su ficha son almacenados de forma doble en discos worm lógicos
La estructura de presentación es la misma
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Trazabilidad
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Histórico
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Consulta
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Incursión
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Cualquier cambio es detectado por el SAE_ Compliance.
El signo “!” indica que el registro no corresponde con el original
Eliminación
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Propuesta de Eliminación:
� Aprobación y validación
� Todo evento queda trazado al detalle
Sistema de Gestión de Archivo Electrónico
�Autenticidad
�Fiabilidad
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�Fiabilidad
�Integridad
�Disponibilidad
�Conservación en el tiempo con valor probatorio
Ever Team ¿Quiénes somos?
1era solución de gestión de información documental
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95
1er Portal de Internet
20
04
1era Suite Gestión de información Patrimonial,
Archivo, bibliotecas, museos
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07
1era ECM Suite
especifica para negocios
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09
1era solución de archivos
electrónicos en línea con
estándares int.
Compatibilidad especificación
CMIS
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10
38© EVER TEAM SA – www.ever-team.com
1990 2012
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94
1era Solución cliente
servidor
19
95
20
01
1era J2EE SOA ECM Suite
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04
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07
20
06
1er Fabricante software
europeo en elECM Magic Quadrant
20
08
1era ECM Suite basada en Microsoft
SharePoint
20
09
ES ComplianceISO 14641-1
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¡Gracias por su atención!
Ever Team, líder Europeo de Soluciones integradas ECM y Archivo
Carmen ContyDirectora General Ever Team Spaininfo@ever.es Noviembre 2012 www.ever-team.com
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