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1 Numerico-Vespignani, Informatica per le scienze umanistiche, Il Mulino, 2003

Biblioteche elettroniche e archivi digitali

Capitolo VI:

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Archivi e biblioteche

• Istituti differenti: diverse le modalità di acquisizione dei dati e i sistemi di organizzazione dell’informazione

• Archivi: ordinamento, classificazione, inventariazione e descrizione

• Biblioteche: catalogazione, classificazione e soggettazione

• Paradigma della BIBLIOTECA DIGITALE

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Archivi: formazione, gestione e conservazione

• Archivi: raccolta organica di carte in struttura gerarchica a più livelli

• Attività correlate: ordinamento, inventariazione e valorizzazione del patrimonio

• Tre fasi di esistenza: – corrente

– di deposito

– storica

• Ogni fase richiede interventi computazionali diversificati

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L’automatizzazione degli archivi

Ogni intervento computazionale richiede la definizione dei METADATI relativi a:

– classificazione e protocollazione – documenti digitali (digitalizzazione dei documenti o delle immagini dei documenti) – siti web che raccolgono le informazioni archivistiche– strumenti di corredo (essi stessi metadati delle fonti)

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Profilo elettronico

Formazione del complesso documentario (archivio corrente).

Metadati per l’identificazione del record d’archivio:

– autore– [destinatario]– contenuto– data

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Strumenti elettronici per la classificazione (archivio corrente)

Metadati di profilo per l’identificazione univoca del record d’archivio (profilo elettronico classificazione):• concetto di SEGNATURA (COLLOCAZIONE ARCHIVISTICA) per l’assegnazione di un valore identificativo al documento d’archivio• concetto di INDICE DI CLASSIFICAZIONE (sulla base del TITOLARIO): per l’inserimento dell’unità archivistica all’interno dell’organizzazione strutturale della documentazione

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La protocollazione d’archivio o registrazione (archivio corrente)

• Concetto di REGISTRO DI PROTOCOLLO: registrazione delle carte in uscita e in entrata (carte inviate e ricevute)

• Numero di protocollo, cioè sequenza numerica progressiva come identificativo univoco del documento (profilo elettronico protocollazione)

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Digitalizzazione

• Testo (archivio corrente) – riproduzione in formato digitale delle carte d’archivio

• Immagine dei testi (archivio storico) – riproduzione in formato digitale di fondi ritenuti particolarmente rilevanti. Requisiti:– elevata risoluzione– definizione dei metadati (per fondo e per carta)– affiancamento degli strumenti di corredo

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Strumenti di corredo (per archivio storico)

Sistemi di DESCRIZIONE delle fonti archivistiche per il reperimento dei dati:

– guida, descrive tutti i fondi di un istituto archivistico in modo sommario, sulla base della storia delle istituzioni che hanno prodotto la documentazione– inventario, descrive in maniera più o meno analitica ogni singolo fondo archivistico, secondo la disposizione delle carte

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Standardper la descrizione archivistica

• ITALIA: norme per la pubblicazione degli inventari. Hanno condotto alla pubblicazione della Guida generale degli archivi di Stato italiani

• Standard INTERNAZIONALI (a partire dallo Statement) per uniformare gli strumenti di corredo:– ISAD(G) International Standard Archival Description

(General).

– ISAAR (CPF) - International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons, Families).

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I linguaggi di markup ela descrizione archivistica

DTD EAD (Encoded Archival Description)Nasce per SGML e ora è compatibile con XML...<archdesc>Descrizione della collezione archivistica

<did>Identificazione univoca (segnatura o codice identificativo)<dsc>Descrizione dei componenti <c>Singolo componente (del livello)

<did>Identificazione del componente <unitid>Identificativo</unitid><unittitle>Titolo</unittitle><unitdate>Data</unitdate>

</did> </c></dsc></archdesc>

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Archivi online

• Siti di natura informativa (sommaria descrizione dell’articolazione dell’Istituto per fondi e serie)

• Inventario, sintetico o analitico, in puro HTML • Inventario in linguaggio di markup SGML o XML

con EAD per la descrizione degli strumenti di corredo

• Organizzazione dell’informazione all’interno di DBMS a restituzione dinamica dell’informazione

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Requisiti sul Web

Situazione ottimale:• inventario che rispetta la struttura gerarchica della

documentazione con possibilità di “navigamento”• affiancamento alla descrizione archivistica delle

immagini digitali• affiancamento anche dei testi pieni dei documenti,

con motore di ricerca sulle occorrenze

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Alcuni software per l’inventariazione

• GEA (Gestione Elettronica degli Archivi)

• Arianna

• Sesamo

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Biblioteche

Dalla biblioteca ELETTRONICA (messa online del catalogo) alla biblioteca DIGITALE (accesso full-text alla documentazione)

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L’automatizzazione del catalogoLa scheda catalografica

Dati scheda catalografica:• intestazione (RICA)• descrizione (ISBD)• classificazione (CDD o CDU)• intestazioni secondarie • soggettazione (BNI)• collocazione • numero d’inventario

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Il catalogo elettronico: OPAC (On-line Public Access Catalog)

Catalogo online, accessibile pubblicamente, con interfaccia grafica, che consente la consultazione del posseduto bibliografico delle varie biblioteche. Problemi superati (rispetto al catalogo cartaceo):• SCELTA dell’intestazione• FORMA dell’intestazione• divisione catalogo per AUTORI e per SOGGETTI• possibilità di ricerca per altre PAROLE CHIAVE

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SBN (Servizio Bibliotecario Nazionale)

• Rete di servizi che coordina le biblioteche su territorio nazionale per la creazione di un catalogo collettivo

• OPAC locali confluiscono nell’Indice ICCU (Istituto Centrale per il Catalogo Unico delle biblioteche italiane e per le informazioni bibliografiche)

• OPAC SBN: libro antico, libro moderno, beni musicali, manoscritti, anagrafe biblioteche, censimento edizioni XVI secolo, letteratura grigia, spoglio periodici, discoteca di stato

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Software di gestione

Emilia Romagna:

• Sebina OPAC per la gestione dell’intero workflow delle attività (gestione catalogo, authority file, prestiti e lettori, acquisizioni, periodici, gestioni di servizio e di sistema )

• Sebina Multimedia (per la gestione del materiale grafico, audio, video)

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Linguaggi di markup nel trattamento dei metadati

• HTML

• DUBLINCORE

• RDF e Semantic Web

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Manoscritti e antichi testi a stampa sul web

REQUISITI:• distribuire immagini di elevata qualità, tali da sostituire la visione diretta degli esemplari • affiancare all’immagine digitale la descrizione del codice secondo i principi di descrizione uniforme dei manoscritti

DTD elaborate per i linguaggi di markup (SGML e XML): EAD, EBIND, MASTER

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Biblioteca digitale

“Collezione di documenti digitali strutturati (prodotti mediante digitalizzazione di originali materiali e realizzati ex-novo), dotata di un’organizzazione complessiva coerente, di natura semantica e tematica, che si manifesta mediante un insieme di relazioni interdocumentali e intradocumentali e mediante un adeguato apparato metainformativo (metadata associati)”

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Biblioteche digitali(requisiti funzionali)

1. modalità di archiviazione dei documenti

2. sistemi di attribuzione dei metadati

3. strategie di distribuzione remota dei documenti

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Alcune biblioteche digitali italiane

Archivi testuali (corpora della letteratura italiana) su supporto elettronico:

• CIBIT - Centro Interuniversitario Biblioteca Italiana Telematica

• TIL - Testi Italiani in Linea

• LIBER LIBER