obsługa załączników w systemie ibm maximo asset management

Robert Zientara

Załączniki w IBM Maximo Asset Management

Zastosowanie załączników

System Maximo pozwala na zapisywanie w aplikacjach plików oraz odsyłaczy do stron internetowych, które stanowią załączniki do rekordu.

Załączniki tworzą dokumentację urządzeń, wykonywanych prac, pracowników lub zamówień.

Załącznikiem mogą być pliki PDF, pliki MS Office lub skanowane dokumenty.

Wybrane aplikacje obsługujące załączniki

Szablony wiadomości e-mail

PracownikKwalifikacjeUmiejętnościOsobyZapotrzebowaniaZamówieniaFakturyPrzedsiębiorstwa

ZasobyLokalizacjeKody usterekMonitorowanie

stanu technicznegoZlecenia usługZlecenia pracyUmowy...Wzorzec pozycjiNarzędzia

Miejsce przechowywania załączników

Pliki w systemie Maximo są przechowywane standardowo w folderze na serwerze aplikacyjnym, nie w bazie danych.

Miejsce na przechowywanie plików może zostać zmienione przez administratora systemu.

Typy załączników

System Maximo pozwala na dołączenie do rekordu: Plików Stron internetowych lub intranetowych (ale także

odwołań do plików na dysku sieciowym)

Ograniczenia w dodawaniu plików

Administrator systemu określa jakie rodzaje plików będą mogły być zapisywane (które rozszerzenia będą dozwolone) np. PDF, XLS, XLSX, JPG, JPEG. Ograniczenie to wynika to z konieczności zabezpieczenia systemu przed niebezpiecznymi treściami.

Administrator może także ograniczać wielkość pliku, który może być zapisany na serwerze np. do 10MB.

Powiązanie załączników z różnych aplikacji

Maximo udostępnia załączniki z jednej aplikacji w innej, np. pliki powiązane z urządzeniem (zasobem) będą widoczne w zleceniu pracy dla tego urządzenia. Dzięki temu użytkownik nie musi otwierać innej aplikacji, aby zapoznać się z dokumentacją.

Analogicznie w rekordach zasobów rotacyjnych będą widoczne załączniki z pozycji rotacyjnej, która jest powiązana z tymi zasobami.

Foldery załączników

Załączniki w danej aplikacji są zapisywane w folderach, co pozwala podzielić załączniki np. na: „DTR”, „Plany”, „Zdjęcia”…

Konfiguracji folderów może dokonać uprawniony użytkownik w aplikacji uruchamiając odpowiednią opcję z menu Wybierz czynność.

Biblioteka załączników

Biblioteka oszczędza miejsce na serwerze, ponieważ plik w bibliotece jest zapisywany tylko raz, rekordy odwołują się tylko do niego. Bez biblioteki ten sam plik zostanie zapisany wiele razy.

Homologacja.doc

Homologacja.doc

Homologacja.doc

WA1609X

WA2914A

WA37251

Homologacja.doc

WA1609X

WA2914A

WA37251

Kontrolka do obsługi załączników

Kontrolka załącznika standardowo nie zmienia swojego wyglądu niezależnie czy dany rekord posiada załączniki, czy też nie – zawsze wygląda jakby rekord posiadał załącznik.

Można zmienić to zachowanie i wtedy rekord bez załączników będzie miał inną ikonkę.

Zmiana tego ustawienia może być dokonana wyłącznie przez administratora systemu, ponieważ aktualizacja wyglądu ikonki wpływa na wydajność systemu.

Dodawanie załączników – pliki

Dodając plik należy kliknąć ikonę spinacza w kontrolce załączników i wybrać Dodaj nowe załączniki/Dodaj nowy plik.

W polu Wybierz folder należy wybrać miejsce zapisu pliku w Maximo.

Kontrolka Określ plik umożliwia wybór pliku z dysku.

Dodawanie załączników – pliki cd.

Opcjonalnie można podać identyfikator załącznika i jego opis. Pozwala to na identyfikację treści, zawartości, a także wersji pliku, szczególnie, gdy nazwa pliku nie jest opisowa.

Należy zaznaczać flagę Kopiuj dokument do lokalizacji docelowej…, w przeciwnym wypadku plik nie zostanie skopiowany na serwer, a będzie dostępny wyłącznie dla osób mających dostęp do folderu, w którym znajduje się plik.

Dodawanie załączników – pliki cd.

Flaga Dodaj dokument do biblioteki dokumentów… zapisuje plik na dysku, dodaje do biblioteki oraz tworzy powiązanie z bieżącym rekordem.

Ostatnia flaga Drukuj załączony dokument z raportem… umożliwia automatyczne drukowanie pliku wraz z raportem.

Dodawanie załączników – odsyłacz

Dodając odsyłacz należy kliknąć ikonę spinacza w kontrolce załączników i wybrać Dodaj nowe załączniki/Dodaj nową stronę sieci WWW.

W polu Wybierz folder należy wybrać miejsce zapisu pliku w Maximo.

W polu Określ adres URL należy wpisać/wkleić odsyłacz do strony internetowej/intranetowej.

Dodawanie załączników – odsyłacz cd.

Flaga Drukuj załączony dokument z raportem… umożliwia automatyczne drukowanie odsyłacza wraz z raportem.

Flaga Dodaj dokument do biblioteki dokumentów… zapisuje odsyłacz w bazie, dodaje do biblioteki oraz tworzy powiązanie z bieżącym rekordem.

Odsyłacz może odwoływać się do strony w Internecie lub Intranecie.

Dodanie pliku lub odsyłacza z biblioteki

Jeżeli plik lub odsyłacz jest już w bibliotece, to można go dodać do rekordu wybierając opcję Dodaj z biblioteki

Z biblioteki można dodać więcej niż jedną pozycję zaznaczając je w oknie dialogowym.

Zarządzanie biblioteką załączników

Zarządzanie zawartością biblioteki jest dostępne w każdej aplikacji korzystającej z załączników po wybraniu opcji Zarządzaj biblioteką w menu Wybierz czynność.

Zarządzanie biblioteką załączników cd.

Okno dialogowe umożliwia zmianę opisu dokumentów, ich kasowanie oraz dodawanie nowych plików i odsyłaczy

Uwaga! Usunięcie pliku z biblioteki jest możliwe wyłącznie po uprzednim usunięciu wszystkich jego powiązań z rekordami.

Zarządzanie biblioteką załączników cd.

Przycisk Dodaj dokument do biblioteki posiada dwie opcje: Dodaj nowy plik, Dodaj nową stronę sieci WWW podobne do standardowych okien dodawania załączników, tylko pozbawione flagi dodawania do biblioteki.

Przeglądanie załączników

Kliknięcie słowa Załączniki w kontrolce powoduje wyświetlenie listy powiązanych plików i odsyłaczy.

Przy pomocy tego okna dialogowego można również usuwać załączniki.

Uwaga! Maximo nie pozwala na edycję załączników, a tylko na podgląd ich zawartości. Żeby zapisać zmieniony plik, należy go ponownie dodać do rekordu np. ze zmienionym opisem.

Przeglądanie załączników cd.

Kliknięcie identyfikatora załącznika otworzy program skojarzony z danym typem pliku lub otworzy przeglądarkę z uruchomionym odsyłaczem.

Uwaga! Żeby otworzyć plik określonego typu, na komputerze musi być zainstalowany program umożliwiający jego podgląd.

Informacje prawne

Nazwy wszystkich firm oraz produktów użyte w tej publikacji są znakami towarowymi lub zarejestrowanymi znakami towarowymi odpowiednich firm.