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INSTRUMENTOS DE RECOPILACIÓN DE DATOS ESTADÍSTICOS
Oficina de Programas
Federales y PlanificaciónEquipo de Estadísticas y Análisis de Datos
Objetivos:
Discutir la forma apropiada de recopilar datos en los tres perfiles de servicio (Admisión, Evaluación, Alta)
Presentar los cambios de las versiones revisadas de los perfiles. (Versión 01/2018)
Discutir principales fuentes de error durante la documentación de los perfiles
Presentar el propósito y las ventajas del Sistema Electrónico de Perfiles Sociodemográficos (SEPS).
Repasar el proceso de entrar los perfiles al SEPS.
Documentación de Perfiles
VERSION: 02/2018
Aspectos Generales
Importancia
Describir las características de las personas admitidas.
Establecer comparaciones e identificar tendencias.
Reportar datos a agencias estatales y federales (Presupuesto).
La base de datos de SEPS se somete a SAMHSA siguiendo el
formato de TEDS.
La recopilación de datos debe hacerse de una manera correcta,
confiable y uniforme
Aspectos Generales
Documentación
Los perfiles son DOCUMENTOS OFICIALES de la Agencia, no pueden
ser alterados y/o modificados
Se completarán en todas sus partes utilizando letra de molde LEGIBLE y en
bolígrafo de tinta negra preferiblemente (No use “Flair Pens”).
Utilice siempre la versión vigente de los Perfiles de Admisión, Evaluación y
Alta.
Responsabilidades
Es responsabilidad de los estadísticos o persona encargada de cada centro o
dependencia asegurarse de que todos los perfiles estén correctamente
completados antes de registrarlos en el (SEPS).
Revisiones a Perfiles
Perfil de Admisión (Página 1)
Formato de Fecha
Anotar la fecha (mes / día / año)
Para evitar confusiones, todas las fechas anotadas en el SEPS deben seguir el
formato mmm/dd/aaaa, donde:
mmm: corresponde a la abreviatura del mes, según se define a continuación
dd: corresponde al día del mes
aaaa: corresponde a los cuatro dígitos del año
Enero = ENE Mayo = MAY Septiembre = SEP
Febrero = FEB Junio = JUN Octubre = OCT
Marzo = MAR Julio = JUL Noviembre = NOV
Abril = ABR Agosto = AGO Diciembre = DIC
Raza
-Blanca (Caucásico) - personas con orígenes en cualquiera de los pueblos
originales de Europa, Oriente Medio, o África del Norte.
-Negro ó afroamericano - personas con orígenes en cualquiera de los
grupos raciales negros de África.
-Nativo de otra isla del Pacífico - persona con orígenes en alguno de las
islas del Pacífico
-Indio Americano –personas con orígenes en cualquiera de los pueblos
originales de Norte y Sudamérica (incluyendo América Central, y que
mantiene una afiliación tribal o lazo comunitario
-Nativo de Alaska - persona con orígenes de los pueblos originales de Alaska
y que mantiene una afiliación tribal o lazo comunitario
-Nativo de Hawái - persona con orígenes en alguno de los pueblos de Hawái
-Asiático - gente con orígenes en cualquiera de los pueblos originales del
Extremo Oriente, Sudeste Asiático o el subcontinente asiático
-Otra raza – persona que no se identifica con ninguna de las categorías arriba
descritas, se incluyen aquellos de origen Hispano (por ejemplo, puertorriqueño
o cubano)
Definición según US Censo 2000: https://www.census.gov/prod/2001pubs/c2kbr01-1.pdf
Perfil de Admisión (Página 2)
Condición laboral y/o de estudio
Se debe marcar solamente la alternativa que describa la situación de la persona
al momento de la admisión
-Empleo tiempo parcial: La persona informa que trabaja menos de 35 horas a la
semana.
-Empleo tiempo completo: La persona informa que trabaja 35 horas o más a la
semana.
-Estudia y trabaja: La persona informa que trabaja y además está matriculado/a
en alguna institución educativa.
-Desempleado: La persona informa que no tiene trabajo al momento de la
entrevista, que ha estado activamente buscando trabajo en los pasados 30 días y
que está disponible para trabajar.
-No participa de la fuerza laboral: Personas que no están empleados o que no
están activamente buscando empleo. En este caso, seleccione la alternativa que
mejor describa la situación de la persona en la próxima pregunta.
Marcar la alternativa que describe
la fuente principal de ingresos.
Perfil de Admisión (Página 3)
Perfil de Admisión (Página 4)
Perfil de Admisión (Página 5)
Perfil de Admisión (Página 6)
Perfil de Evaluación de Progreso
CADA 6 MESES EN TRATAMIENTO
Perfil de Evaluación (Página 1)
Perfil de Evaluación (Página 2)
Perfil de Evaluación (Página 3)
Perfil de Evaluación (Página 4)
Perfil de Alta
Perfil de Alta
• El Perfil de Alta contiene los mismos elementos ya
discutidos para Admisión y Evaluación, a excepción de la
razón de alta.
• En la Razón de Alta se debe seleccionar solo una
alternativa, y para la nueva revisión se elimina la opción de
“Se desconoce”
SEPSSISTEMA ELECTRÓNICO DE PERFILESSOCIODEMOGRÁFICOS
Ventajas del SEPS
Recopilar los datos de manera centralizada y uniforme.
Monitoreo, a nivel central, de la entrada de los datos y la calidad de estos.
Actualizar la programación desde el nivel central y distribuirla a los programas.
Garantiza la integridad de los datos ya que no permite alteraciones a los mismos.
Comparar la cantidad de Perfiles de Admisión y Alta registrados en el sistema con la cantidad de admisiones y altas incluidas en el Informe Mensual de Clientela Atendida.
Recopilación de los Datos(Instrumentos)
Datos recopilados desde los programas en:
Perfil de Admisión Perfil de Alta Perfil de Evaluación de Progreso (cada 6 meses)
Los perfiles de admisión, alta y progreso son registrados en el Sistema Electrónico de Perfiles Sociodemográficos (SEPS) desde los programas o de nivel central.
El SEPS es un sistema web-based.
El SEPS provee para:
Cumplir con el reporte obligatorio de datos a nuestros financiadores estatales y federales, así como a instituciones gubernamentales:
BHSIS (Behavioral Health Services Information System)
Archivos de Datos TEDS (Treatment Episodes Data Sets)
Datos de las tablas URS (Uniform Reporting System)
Bloques de Sustancias y Salud Mental
Pasos para registrar perfiles en SEPS1. En el Internet Explorer colocar la dirección:
http://apps2.assmca.pr.gov/
2. Una vez en la pagina de ASSMCA buscar el Sistema de
Perfiles Sociodemográficos (SEPS).
3. Oprimir el enlace verde “Accede Aquí”
Pasos para registrar perfiles en SEPS1. Una vez accede a la aplicación debe entrar su nombre de Usuario y Contraseña
2. Luego seleccione el programa del cual proviene el cliente.
En esta pagina, seleccionará el tipo de perfil que va a registrar.
1. En los filtros de búsqueda entrar el numero de expediente, Seguro Social o
nombre del cliente.
2. Pulsar el botón de Consultar para que el sistema revise si existe información del
cliente en el SEPS.
3. Si no aparece información del cliente, pulse el botón de Registrar paciente.
Pasos para registrar perfiles en SEPS
1
23
Para Clientes Nuevos en SEPS
Complete la información requerida de identificación en la sección de Datos básicos
Para Clientes Nuevos en SEPS
-En Datos de Razas favor de escoger la opción que mejor describa al cliente según
definiciones del manual. En caso de ser un cliente que no se identifica con
ninguna de las categorías descritas, en los que se incluyen aquellos de origen
Hispano (por ejemplo, Puertorriqueño o Cubano) debe marcar Otra Raza.
-Al terminar, pulse el botón de Registrar
Registro de perfiles en SEPS- Una vez registrado el cliente, seleccione el tipo de perfil que va a entrar:
Admisión, Evaluación o Altas.
- Una vez termine el registro del perfil debe procurar llenar en la forma de papel el
IUP y el numero de Episodio para propósitos de rastreo de información en los
expedientes.
Para Clientes Existentes en SEPS
Si luego de consultar aparece que ese cliente existe en sistema, entonces,
pulse en el IUP
En esta pantalla le aparecerán los episodios para ese cliente, proceda entonces a pulsar
Registro de admisión.
Para Clientes Existentes en SEPS
Para Clientes Existentes en SEPS
Usted verá que le aparecerán los datos del encabezamiento relacionados al cliente.
Proceda a entrar la información requerida.
INFORME DE CLIENTELA ATENDIDA
Fechas límites requeridas para cumplir con los Informes:
La Oficina de Planes Federales y Planificación requiere a los Centros Cumplir con las siguientes fechas:
Envío del Informe de Movimiento de Clientela Atendida al 5
todía laborable del mes siguiente al mes de servicio.
Envío de los Perfiles para la entrada a SEPS por especialistas de OPFP, el 5
todía laborable del mes siguiente al
mes de servicio.
Entrada de perfiles en o antes del 10mo
día laborable del mes siguiente al mes del servicio.
Información de Contacto:◦ Daisy Gonzalez◦ Vimarys Gonzalez
Oficina de Programas Federales y Planificación
Teléfono: 787-764-2888 ext. 1215, 1214
Correos electrónicos: vgonzalez@assmca.pr.govdaisy.gonzalez@assmca.pr.gov
Muchas Gracias
por su Atención
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