ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana
Post on 06-Apr-2017
672 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelmajohtaminen strategian toteuttajana
Aamiaisseminaari 24.5.2013
2 2 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelmajohtaminen: Mitä, miksi, miten?
Suomen Projekti-Instituutti Oy
Markku Aarni
3 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
”Yksittäisillä, pienillä projekteilla on vaikea
saada aikaan merkittäviä muutoksia
ja vaikutuksia…”
”Organisaatiomme projektimalli on liian jäykkä isompien kokonaisuuksien
käynnistämiseen ja hallintaan muuttuvassa toimintaympäristössä…”
” Projektijohtamisen, muutosjohtamisen ja
strategisen salkunhallinnan oppien
yhdistäminen kiinnostaa…”
”Tarvitsemme konkreettisen
organisointi- ja seurantatavan
strategiselle ”must-win battlelle”…”
”Meillä on joukko samaan teemaan liittyviä projekteja,
jotka kaipaavat koordinointia…”
4 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
2013 2017
Lopullinen päämäärä riippuu muutoksista toimintaympäristössä
Ohjelman visio ja hyöty-
tavoitteet
Ohjelma muodostuu projekteista ja toimenpiteistä
Ohjelmajohtaminen on keino organisoida ja johtaa merkittävä muutos
5 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelmien muodostaminen strategian pohjalta
Strateginen visio
Strategiset päämäärät
Ohjelmat
Liiketoimintaympäristö
Projektit ja tehtävät
Uudet tai muuttuneet toiminnot,
tuotteet ja kyvykkyydet
Hyödyt saavutettu
Mukaillen: OGC: Managing
Successful Programmes
6 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelmajohtamisella tavoitellaan:
•Kaukonäköisyyttä
•Vaikuttavuutta
•Fokusta
•Systematiikkaa
•Joustavuutta
•Läpinäkyvyyttä
•Koordinaatiota
•Synergiaa
•Ohjattavuutta
7 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelman erityispiirteet
• Hyötytavoitteiden ja sisällön kirkastaminen
• Hyötyjen toteutumisen seuraaminen
• Johdolla keskeinen rooli kokonaisuuden suuntaamisessa ja seurannassa
• Rajapinnat muuhun johtamis-järjestelmään määritettävä
• Kokonaisuuden koordinointi
• Synergian etsiminen
• Systemaattinen riskien hallinta
• Yhteisen tahtotilan selvittäminen
• Osallistaminen ja viestintä
• Muutosvalmiuden luominen
• Jatkuvuuden turvaaminen ja muutosmomentin ylläpito
• Muutosherkkyys ja uudistaminen
• Lähtökohtana visio tai laaja-alainen muutostarve
• Tähtää merkittävien, strategisten tavoitteiden saavuttamiseen
• Koostuu useista, toisiinsa liittyvistä
tehtävistä ja projekteista
• Koskettaa laajaa ihmisjoukkoa ja
useita sidosryhmiä
• Pitkä kesto ja iteratiivinen luonne,
toimintaympäristö voi muuttua
Ohjelman johtamisen fokukset
8 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: Projektikulttuurin kehittämisohjelma
Projektimallin kehittäminen
(yksittäisen projektin ja projektisalkun
johtamisprosessit)
Projektin- ja projektisalkun-
hallintaohjelmiston käyttöönotto
Projekti-toimiston
perustaminen
Ensimmäiset projekti-
päälliköiden sertifioinnit
Ohjelmajohtamisen mallin kehittäminen
ja pilotointi?
Projektipäällikön urapolun
määrittäminen
Projekti-osaamisen kartoitus
Osaamisarvion uusiminen?
2013 2014 2015 2016
Intranetin projektisivun
lanseeraus
Projekti-orientoitunut organisaatio-
rakenne?
Projektimallin jalkautus-
valmennukset eri rooleille
Ohjelma-johtamisen
valmennukset?
Projekti-ohjelmisto-
valmennukset
Syventävät projekti-
valmennukset
Projekti-päällikkö-verkoston
perustaminen
9 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Projekti vai ohjelma?
PROJEKTI OHJELMA
Lähtökohta ja päämäärä
Melko selkeä, rajattu tarve, jonka pohjalta voidaan määritellä konkreettiset tuotostavoitteet
Lähtökohtana liiketoiminnan muutostarve tai strateginen visio, konkreettinen sisältö tarkentuu vähitellen
Kesto Suhteellisen lyhytkestoinen (tyypillisesti kuukausia)
Pitkäkestoinen (tyypillisesti useita vuosia)
Sisältö ja laajuus
Selkeästi rajattu; toteutus saattaa jakautua osaprojekteiksi
Laaja; koostuu useasta projektista ja mahdollisesti muista toimenpiteistä
Muutokset ja joustavuus
Muutokset projektin aikana pyritään minimoimaan
Luonteeseen kuuluu muutosherkkyys ja uudistuminen muuttuvassa ympäristössä
Johtamisen fokus
Ennalta määrättyjen tuotosten tuottaminen aika- ja kustannusraamien puitteissa
Liiketoimintahyötyjen johtaminen, ohjelmakokonaisuuden koordinointi ja muutoksen mahdollistaminen
10 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Yrityksen salkut, ohjelmat ja projektit (esimerkki)
Organisaation kehityssalkku
(projektisalkku)
Projekti Projekti Projekti Ohjelma Ohjelma
Osa-projekti
Osa-projekti
Projekti Projekti Projekti Projekti Projekti Projekti
Toimen-pide
Toimen-pide
Osa-projekti
Toimen-pide
Toimen-pide
Toimen-pide
Projekti
Osa-projekti
Osa-projekti
Osa-projekti
Osa-projekti
11 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Mitä ohjelmajohtaminen tarjoaa?
•Roolit ja vastuut muutoksen systemaattiseksi organisoimiseksi
•Ohjelman vaihemallin, päätehtävät ja johtamisdokumentit eri vaiheisiin
•Ohjenuoria, käytäntöjä ja työkaluja päivittäiseen johtamistyöhön
• Kokonaisuuden koordinointiin ja hallintaan
• Liiketoimintahyötyjen johtamiseen
• Sidosryhmien johtamiseen
• Muutoksen johtamiseen
12 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelma-toimisto
Esimerkki: ohjelman jakaminen osioihin
Ohjelman jory
Osio: Prosessien ja
toimintatapojen kehittäminen
Osio: Tuotteiden ja palveluiden
kehittäminen
Ohjelman omistaja
Tukiosio: HR-muutokset ja osaamisen kehittäminen
Osion omistaja
Osion omistaja
Osion omistaja
Ohjelma-päällikkö Ohjelman johtoryhmän
muodostavat ohjelman omistaja (pj), osioiden omistajat, keskeisten sidosryhmien edustajat ja ohjelmapäällikkö (esittelijänä).
Ohjelman koordinaatiotiimin muodostavat ohjelmapäällikkö (pj), käynnissä olevien projektien projektipäälliköt ja ohjelmatoimiston edustaja (sihteerinä).
Ohjelman osioiden omistajat toimivat oman osionsa projektien omistajana. Projekteille voidaan lisäksi perustaa tarvittaessa omia ohjausryhmiä.
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
projekti
13 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelmaa koskeva päätöksenteko osana organisaation salkunhallintaa
Ohjelman elinkaari ja johtamisprosessit (ABC ProjektimalliTM)
Projektijohtamisen taso
Projektityön toteutuksen taso
Projektijohtamisen taso
Projektityön toteutuksen taso
Projektinjohtamisen taso
Projektityön toteutuksen taso
Ohjelmajohtamisen taso
PG1 PG4 PG0
Ohjelman hallinta (Program governance)
Visio / Strategia
Ohjelman määrittely
Määrittely-päätös
Suunnittelu-päätös
Toteutus-päätös
Ohjelman lopetus
Päätös lopetustoimien
käynnistämisestä
PG3 PG2 PG2.1 PG2.n
Lopetus
Liiketoimintahyötyjen johtaminen (Benefits management)
Sidosryhmien johtaminen (Stakeholder management)
Muutoksen johtaminen (Organizational change management)
Rullaavan suunnittelun portit
Toteuttaminen
Ohjelman suunnittelu
PE
Jälki-arviointi
14 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Ohjelmaa koskeva päätöksenteko osana organisaation salkunhallintaa
Esimerkkejä ohjelman dokumenteista
Projektijohtamisen taso
Projektityön toteutuksen taso
Projektijohtamisen taso
Projektityön toteutuksen taso
Projektinjohtamisen taso
Projektityön toteutuksen taso
Ohjelmajohtamisen taso
PG1 PG4 PG0
Visio / Strategia
Ohjelman määrittely
Määrittely-päätös
Suunnittelu-päätös
Toteutus-päätös
Ohjelman lopetus
Päätös lopetustoimien
käynnistämisestä
PG3 PG2 PG2.1 PG2.n
Lopetus
Rullaavan suunnittelun portit
Toteuttaminen
Ohjelman suunnittelu
PE
Jälki-arviointi
Ohjelma-kuvaus
Edistymis-
raportit
Loppu-raportti
Ohjelman tunnistus-
lomake
Business case
Hyötyjen arviointi
Hyötyjen arviointi
Muutos-
johtamisen suunni-telma
Avoimien asioiden
lista
Riskien-hallinta-suunni-telma
Muutos- loki
Jälki-
arviointi-raportti
Suunni-telma
vaiheelle 2
Suunni-telma
vaiheelle 3
Hyötyjen arviointi
Ohjelma-suunni-telma
Viestintä-suunni-telma
Edistymis-
raportit
Edistymis-
raportit
Hyötyjen-hallinta-suunni-telma
Lopputilan
kuvaus
Riski- loki
15 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: ohjelman tiekartta (roadmap) Hyötyjen mittaus
Hyötyjen mittaus
Hyötyjen mittaus
PG2
Toteutuspaketti 1 Toteutuspaketti 2 Toteutuspaketti 3
PG2.1 PG2.2 PG3
Osio: Prosessien ja
toimintatapojen kehittäminen
Osio: Tuotteiden ja palveluiden
kehittäminen
Tukiosio: HR-muutokset ja osaamisen kehittäminen
Toteutuksen 1. vaihe
Toteutuksen 2. vaihe
Toteutuksen 3. vaihe
Projekti
Toimenpide
Projekti
Projekti
Toimenpide
Projekti
Projekti
Toimenpide Toimenpide Toimenpide Toimenpide
Projekti
Toimenpide Toimenpide
Projekti
Projekti
Toimenpide Toimenpide Toimenpide
Toimenpide
Projekti Toimenpide
Toimenpide
Projekti
Projekti
Projekti
Projekti
Toimenpide Toimenpide
Toimenpide Toimenpide
H1/2014 H2/2014 H1/2015 H2/2015 H1/2016 H2/2016
16 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Mittari
Mittari
Mittari
Mittari
Lopullinen hyöty 2
Lopullinen hyöty 1
Lopullinen hyöty 3
Lopullinen hyöty 4
Strateginen tavoite 1
Strateginen tavoite 2
Projektin tuotos tai mahdollistaja
1 Välihyöty 1
Välihyöty 3
Välihyöty 2
Välihyöty 4
Välihyöty 5
Välihyöty 7
Välihyöty 6
Projektin tuotos tai mahdollistaja
2
Projektin tuotos tai mahdollistaja
3
Projektin tuotos tai mahdollistaja
4
Projektin tuotos tai mahdollistaja
6
Projektin tuotos tai mahdollistaja
5
Esimerkki: ohjelman hyötykartta
17 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Henkilöstö-kyselyn tulos
Henkilöstö-kulujen osuus
OPEX:in pienentyminen
5 % (vuodesta 2010 vuoteen 2015)
Myyntitulon kasvu 20 %
(vuodesta 2010 vuoteen 2015)
Laskutus / asiakas
Henkilöstön vaihtuvuus
Uusien asiakkuuksien
määrä
Vuosittain päättyneiden
asiakassuhteiden osuus
Esimerkki hyötykartasta: Asiakaslähtöisyyden kehittämisohjelma
CRM-järjestelmä
Asiakas-tyytyväisyys-kyselyn tulos
Ajantasainen tieto asiakkaista
ja heille myydyistä palveluista
Kanta-asiakas- ohjelma
Uudistettu sähköinen
asiakaslehti
Asiakasrajapinnan uudistetut prosessit
Uudet sähköiset kontaktikanavat ja
asiakasyhteisöt
Asiakas-lähtöisemmät
kotisivut + extranet
Parantanut asiakas-
uskollisuus
Enemmän myyntituloa
”Kannattava kasvu”
Mahdollisuus kohdistaa
markkinointi ja myynti
paremmin asiakkaan tarpeisiin
Henkilöstö-kulujen
pienentyminen
Call Centerin uudelleen-
organisointi
Asiakaspalvelun valittujen prosessien
automatisointi
Rutiininomaisen manuaalityön vähentyminen
Asiakas-palvelun aikaa
vapautuu lisäarvio
tuottavaan palveluun ja uusasiakas-hankintaan
Asiakaspalvelun henkilöstölle
systemaattisia, tuettuja
työtapoja
Tyytyväisempi henkilöstö
Tyytyväisemmät asiakkaat
Tehokkaammat operaatiot
Lisämyyntiä nykyisille
asiakkaille
Henkilöstön pienempi
vaihtuvuus
Uusia asiakkaita
Uusasiakas-hankinta tehostuu
Mittari Lopullinen
hyöty Strateginen
tavoite Välihyöty Tuotos
Käytetyt värikoodit:
18 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: ohjelman muutosvaikutusanalyysi “Uuden liiketoiminnon perustaminen”
Sidosryhmät Vaikutuksen kohde
Sidosryhmä 1 Sidosryhmä 2 Sidosryhmä 3 Sidosryhmä 4
Strategia ja toimintalogiikka
Toimenkuvat
Työn menetys tai lisäys
Palkkaus ja kannusteet
Työtilat ja sijainti
Osaamistarpeet
(Uudet) yhteis-työkumppanit
Tuotteet ja palvelut
Infrastruktuuri (mm. IT)
Prosessit ja toimintatavat
+ positiiviseksi koettu muutos 0 neutraaliksi koettu muutos - negatiiviseksi koettu muutos
19 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Esimerkki: ohjelman muutosvaikutusanalyysi “Uuden liiketoiminnon perustaminen”
Sidosryhmät Vaikutuksen kohde
Asiakkaat Myynti ja markkinointi Tuotanto Tukiyksiköt (HR, laki)
Strategia ja toimintalogiikka
0 Uusi ansaintalogiikka 0 Imagon laajentaminen
0 Uudet jakelukanavat
Toimenkuvat - Rekrytointi ja osaamisen kehittäminen kuormittavat tilapäisesti HR-yksikköä
Työn menetys tai lisäys
+ Etenemismahdollisuuksia 0 Rekrytoitava uusia työntekijöitä
Palkkaus ja kannusteet
+ Uusia kannusteita myynnille 0 Uusien sopimusten ja palkkiomallien laadinta
Työtilat ja sijainti
- Muutto erilleen + Uudet, tarkoituksen-mukaiset työtilat
Osaamistarpeet 0 Tietämys uusista tuotteista ja niihin liittyvistä prosessista
0 Tietämys uusista tuotteista ja niihin liittyvistä prosessista
(Uudet) yhteis-työkumppanit
- Joidenkin vanhojen kumppanuuksien irtisanominen
- Joidenkin vanhojen kumppanuuksien irtisanominen (lakiyksikkö)
Tuotteet ja palvelut
+ Uudenlaisia tuotteita uusiin tarpeisiin
Infrastruktuuri (mm. IT)
0 Muutoksia nykyiseen CRM-järjestelmään
Prosessit ja toimintatavat
-/0/+ Uuden palvelu-kanavan opettelu
0/-/+ Uusi toimintatapa myynnille
0/-/+ Uusi tuotantotapa
+ positiiviseksi koettu muutos 0 neutraaliksi koettu muutos - negatiiviseksi koettu muutos
20 © Suomen Projekti-Instituutti Oy
Yhteenveto
• Ohjelma (program) koostuu joukosta projekteja ja tehtäviä, jotka liittyvät samaan strategiseen päämäärään ja joita johdetaan koordinoidusti.
• Ohjelmajohtaminen tarjoaa systemaattisen mutta joustavan organisointi- ja johtamisrakenteen merkittävän muutoksen toteuttamiselle.
• Ohjelmajohtaminen yhdistelee projektinhallintaa, projektisalkunhallintaa ja muutosjohtamista.
• Ohjelman johtamisessa korostuvat:
–Ohjelmakokonaisuuden hallinta
–Liiketoimintahyötyjen johtaminen
–Sidosryhmien johtaminen
–Muutoksen johtaminen
top related