onderzoek inkoopbesparingen gemeenten 2012
Post on 29-Jun-2015
792 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
Inkoopbesparingen bij gemeenten
20 juni 2012
2
Programma
· Inkoopontwikkeling
· Benchmark gemeenten 2010 en opzet onderzoek inkoopbesparingen 2012
· Uitkomsten onderzoek inkoopbesparingen 2012
3
Inkooporganisatie van gemeente
De gemeente
4.400 ftecirca 20 inkopers
Inwoners
€ 1,2 miljard beleidsdoelen
Leveranciers
€ 525 miljoen goederen/diensten
4
Enkele praktijkvoorbeelden
• gestructureerd sourcingproces met tools & templates• 15% inkoopbesparingen• ketensamenwerking tot in de 2e lijn leveranciers• tenderboard op directieniveau• e-reverse auction ingericht• web-based bestelsysteem • gestructureerd plan competentiemanagement inkopers• inkoopprofiel afgestemd op interne klant• vendorrating top 100 leveranciers• partnerschap en procesoptimalisatie• inkoopinformatiesysteem met real time dash board
Cumulatievebesparingen
50%
0%
tijd
farmaceutica
financiëledienstverlening
mechanischecomponenten
consumenten-producten
chemicaliënkapitaal-goederen
microcomputersautomobiel-sector
Ontwik-kelings-stadium
‘Dien de fabriek’ ‘Laagste kosten per eenheid’
‘Gecoördineerde inkoop’
‘Cross-functionele inkoop’
‘World-class Supply Management’
Organi-satievorm
Alleen op fa-brieksniveau
Rapporteert aan plantmanager of lager
Inkoopafdelingen op BU-niveau
Professionele inkoop
Centrale inkoop dan wel los coör-dinatiemodel over BU’s
Lead buyers Inkoopcommissies
Center-led, met uitvoering binnen BU’s
Cross-funct. teams binnen en over BU’s heen
Cross-funct. leveranciers-ontwikkelteams
Leveranciers op eigen locatie
Kern-vaardig-heden
Administratief Operationeel
gericht
Concurrentie-stelling
Onderhande-lingsvaardigheden
Nationale contracten
Opzetten databases
Leveranciers-ontwikkeling
Cross-funct. pro-bleemoplossing
Teamvaardig-heden
Benchmarking leveranciers
Ondersteunen van leveranciers
Relatiemanagement
Voorbeelden van acti-viteiten
Orderbehandeling Goede markt-analyse
Uitspelen van leveranciers
Samenwerken met gebruikers
Opzetten van inkoopprocedures
Leveranciers-certificering
Make versus buy Total cost of
ownership-benadering
Competitive partnerships Technol. samenwerking Continue resultaat-
verbetering Meting leveranciers-
prestaties
Tijdbesteding inkopers (bron: Booz-Allen & Hamilton)
0% 20% 40% 60% 80% 100%
transactioneel inkopen materials management
sourcing strategie en analyse leveranciersontwikkeling
ontwikkeling nieuwe producten/processen anders
1998
2003
2008
% van totaleinkoopfunctie
Piramide interne klantbehoefte (Bron: Berenschot)
Leveran- ciersmarkt-
ontwikkelingen, leveranciers- ontwikkeling
Early supplier involvement, supply chain management,
partnership
Interdisciplinaire inkoopteams, integrale kostenbenadering, conflicthantering,
bemiddeling
Inkooppakketmanagement, kostprijsopbouw leverancierskeuze, leveranciersbestandsmanagement
leveranciersaudit
Verbruik, levertijd, voorraad, assortiment, vrij budgetdeel, leverbetrouwbaarheid, leveranciersprestatiemeting
Bestelprocedure, levertijdbewaking, afname controle, facturering
Behoefteniveau:
Antennefunctie
Netwerkmanagement
Relatiemanagement
Advies
Informatie
Verwerving
Hoofdonderdelen BerenschotWorld Class Purchasing 2.0
1. Business doelstellingen (10 vragen) Aandachtsgebieden afdelingen/business units in de organisatie. Mede gebaseerd op de gedachten van Gerco Rietveld (2009). Vraag naar belangrijkheid (1-5) en tevredenheid over bijdrage inkoop (1-5).
2. Klantentevredenheidsonderzoek (25 vragen) Competenties, kennis en activiteiten van inkopers. Vraag naar belangrijkheid (1-5) en tevredenheid (1-5).
3. Kwalitatieve zelfbeoordeling (11 sub-onderdelen, 46 vragen) Mede gebaseerd op 5 staps Keogh volwassenheidsmodel. Correlatie op basis van WCP benchmarkcijfers voorgaande jaren.
4. Kwantitatief (12 vragen) Aantallen orders, fte inkopers, spend in control en dergelijke. Uitsluitend cijfers, %, bedragen.
8
9
Conceptuele basis van het onderzoek World Class Purchasing 2.0
10
Generieke uitkomsten onderzoeken
• Gemiddelde volwassenheid 2,7 begin van fase 3 van Keough.
• Zeer grote spreiding qua inkoopvolwassenheid.
• Positieve correlatie tussen interne klanttevredenheid en business allignment in de primaire processen.
• Nog steeds de laagste scores bij interne klantgerichtheid, contractmanagement en leveranciersrelatiemanagement.
11
Programma
· Inkoopontwikkeling
· Benchmark gemeenten 2010 en opzet onderzoek inkoopbesparingen 2012
· Uitkomsten onderzoek inkoopbesparingen 2012
Hoogste scores benchmark gemeenten 2010
• Opleiding inkopers 3,9• Gunning 3,5• Focus inkoopfunctie 3,4• Toegevoegde waarde inkoop 3,4• Inkoopbeleid 3,4• Bekendheid inkoopbeleid 3,4• Doelstellingen inkoop 3,1• Inkoopspecificatie 3,1
Laagste scores benchmark gemeenten 2010
• Managen leveringsbetrouwbaarheid 1,9• ICT systeem informatie 1,9• Managen kostenbeheersing 1,8• Strategische leveranciers 1,7• Managen technologie 1,7• E-procurement 1,6• Bijdrage organisatiebeleid 1,6• Klanttevredenheid 1,3• ICT tactische proces 1,2
Thema’s van inkoop gemeenten 2010(in volgorde van aantal keren genoemd)
· inrichten contractmanagement
· inkoop professionaliseren en op de kaart zetten
· duurzaamheid en social return
· inkoopsamenwerking en synergie
· kredietcrisis en bezuinigingen
· wetgeving en rechtmatigheid
· doelmatigheid inhuur externen
Onderzoek naar resultaten van inkoopkostenreductie
Mc Kinsey: gemiddeld 11%
PEP onderzoek: gemiddeld 10%
Berenschot: targets gemiddeld 6%
Strategisch kostenmanagement (bron: Monczka)
In Supply Chain geïntegreerd strategisch
Kostenmanagement
o Onderhandelingeno Hefboomwerking
volume/aantalleno Consolidatie
leveranciersbasis
o TCO kosten-modellen
o Langere-termijn-contracten met streven naar verbeteringen
o Gezamenlijke Supply Chain kostenver-beteringsprocessen
o Voortdurende insourcing/ outsourcing om door de hele Supply Chain heen kosten te minimaliseren
Inkoopprijs-management
Total Cost of Ownership
RELEVANTE BIJDRAGE-CURVE
Beperkte aandacht voor strategisch
kosten-management
MEESTE BEDRIJVEN
BEVINDEN ZICH HIER
o Strategische partnerships leveranciers met kostentargets
o Eerste ontwikkeling
kwaliteits-management leverancier
Gebruikte methoden kostenreductie (bron: Berenschot)
17%
14%
13%
12%
12%
9%
9%
7%
5%
2%
0% 2% 4% 6% 8% 10% 12% 14% 16% 18%
bundelen van inkoopvolume en onderbrengenbij minder leveranciers
beter onderhandelen met al aanwezige leveranciers
standaardisatie van het in te kopen assortiment
afsluiten van raamcontracten
introduceren van nieuwe leveranciers
uitbreiden van pakketten bij dezelfde leverancier
verbeteren van de kwaliteit van de specificaties
wegsnijden van overspecificaties
implementeren contract; meer gebruikmakenvan al aanwezige contracten
overig
Inkoopbesparingen in het inkoopproces (bron: GSS analyse 100 inkoopprojecten)
0%
4%
8%
12%
16%
20%
• specificatie • markt-onderzoek
• RFI / RFP
• short listselectie
• contractonder-handeling
• implementatie
pre-leverancier selectiebesparingen 10-17%
post-leverancier selectiebesparingen 0-5%
19
Theoretisch kader
1 2 3 4 5 6
Tactische inkoop Operationele inkoop
Routine Knelpunt
StrategischHefboom
Behoeftepiramide1. administratie
2.
3. synergie
4. Interne klant
5.
Inkoop-ontwikkelingsmodel
22
2
2
1
1 1
1
3
3
33
Kraljic matrix
Inkoopproces
20
Verdeling respondenten naar omvang inkoopbudget
<50 miljoen€ 50 tot 100 miljoen€
100 tot 200 miljoen€
>200 miljoen€0%
10%
20%
30%
40%
50%
0.0
0.5
0.3
0.2
21
Rapportageniveau
Hoofd J
uridisc
he Zake
n
Manager B
edrijfsv
oering
Concern
Contro
ller/D
irect
eur Mid
delen
Hoofd S
tafa
fdelin
g
Elders
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
21.7%26.1%
8.7%
23.7%19.7%
22
Huidige situatie: Inkoopvolwassenheid
Gemiddelde inkoopvolwassenheid 3,2
Gemiddeld 32% van inkoopbudget is ingekocht binnen raamcontracten (varieert zeer sterk).
Focus van inkoop is gericht op het geven van adviezen op inkooptrajecten.
Rol en toegevoegde waarde heeft betrekking op de tactische activiteiten.
23
Programma
· Inkoopontwikkeling
· Benchmark gemeenten 2010 en opzet onderzoek inkoopbesparingen 2012
· Uitkomsten onderzoek inkoopbesparingen 2012
24
Gebruikte methoden voor synergie
25
Moeilijkste maar meest succesvolle methoden voor inkoopsynergie
26
Gebruikte methoden voor inkoopbesparingen
27
Moeilijkste maar meest succesvolle methoden voor inkoopbesparingen
28
Contractmanagement schiet nog steeds ernstig te kort
29
Verantwoordelijkheid over contractmanagement is wisselend
30
Inkoopsamenwerking: vormen
KonvooiSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delenLeren van elkaar
F1-teamSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delenLeren van elkaar
Carpoolen
SchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delen
Specialisatie
MeeliftenSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delen
BusreizenSchaalvoordelenTransactiekostenInformatie delen
Hoog
Laag
Eenmalig Continu
Intensiteit
Snelweg-matrix
31
Alle wijzen van inkoopsamenwerking worden gebruikt
32
Manieren meten inkoopbesparingen (meerdere antwoorden bij sommige gemeenten)
• In vergelijking met het vorige contract (13%).• Verschil beschikbaar (investerings-)budget en de
daadwerkelijke uitgaven (18%). • Verschil in eerste/tweede offerte ten opzichte van in
het verleden gedane uitgaven (13%).• Verschil geplande budget versus budget na
aanbesteding (22%).• Via crediteurenadministratie achteraf (4%). • Door middel van raming (13%). • Niet (in circa 35% van de organisaties!)
33
Inkoopbesparing = budgetbesparing ?
• Niet verwerkt in de budgetten (circa 30%)
• Collectieve afroming (circa 15%)
• Gerichte taakstellende budgetaanpassing (circa 35%)
• Inkoopbesparingen naar een reservepot (circa 20%)
34
Positieve effecten op de realisatie van inkoopbesparingen
Het hebben van een afdeling inkoop. Percentage inkoopbudget ingekocht binnen raamcontracten. Rapportagelijn (liefst naar Directeur Middelen). Hoe meer coördinatie-technieken, hoe hoger de
professionaliteit. Hoe intensiever contractmanagement en het maximaal
benutten van raamcontracten, hoe hoger de besparingen. Inkoopsamenwerking leidt tot inkoopvolwassenheid.
Hoe hoger de mate van inkoopvolwassenheid, hoe hoger de te realiseren inkoopbesparingen
Vragen?Vragen???
Drs. Hans Ruiter
h.ruiter@berenschot.nl
06 – 53 11 00 78
top related