order your work place

العمل مكان تنظيماالنتاجية الى دليلك

الشخصية

Al-Enez

i

2

مقدمة

الربحية

رفع االنتاجية

كفاءة زيادةمكان االداء تنظيمالعمل

هدف استراتيجي

الربحية

رفع االنتاجية

زيادة كفاءة االداء

تنظيم مكان العمل

الربحية

االنتاجية رفع

االداء كفاءة زيادة

العمل مكان تنظيم

4

العمل مكان تنظيم ��م تعُُّل اهداف

الى الدورة هذه تهدف: التالية االمور تحقيق

وادارة 1. تنظيم كيفية شرح. الورقية أعمالك

مبادئ 2. عُُّلى تعريفكالتنظيم.

افضل 3. الى ارشادكلحفظ واالساليب الطرق

في واالشياء الموادمكتبك.

5

نفسك؟ تنظم لماذا

6

مستواك حدد

عمُُّلك؟ مكان في منظم شخص انت هل

والتحديات الخبرات من بالعديد مررت هللالوراق مالئما نظاما تطور جعُُّلتك التي

عمُُّلك؟ مكان في والمعامالت والمُُّلفات

تريد ورقة كل الى الوصول تستطيع هلتحتاج؟ معُُّلومة وكل

المعامالت تراكم دون يحول نظام لديك هلالوثائق؟ وضياع االوراق وتكدس

7

مستواك حدد

نعم 5% وصُُّلوا الناس من

مرضية حُُّلول الى. المكتب تنظيم لعمُُّلية

ال 95% أمس في

هذه الى الحاجة - وستساعدك الدورة

عُُّلى - الُُّله شاء إن. باهرة نتائج تحقيق

8

يقولون؟ ممن انت هل

”بمجرد نفسي انظم سوف نعم“ الوقت لي يتوفر ان ما

”ان مكاني في احد يستطيع ال“ نفسه ينظم

“ نفسي” انظم كيف اعرف ال ”سأترك ممتاز، نظام لدي

واذا مجراها في تسير االمورسياتي بالفعل [ هاما االمر كان

“ عنه يسأل من

”المبدعون واالشخاص فنان انا “ منظمين غير

9

نفسك تنظيم تستطيع نعم،

أسفل من الخروجوالتحكم االوراق ركام

في ممكن أمر فيهاحياتك.

يولدوا لم الناسيوجد وال منظمين

لُُّلتنظيم وراثي استعدادمهارة التنظيم إن بل. اكتسابها السهل من

10

الفوضى؟ هي ما

يومية عمل أوراقسطح فوق مبعثرة

المكتب. مفروزة غير مستندات

مترابطة وغير. ببعضها ومختُُّلطة

11

الفوضىآثار

تستنزف الفوضىاالنفعاالت.

حجم الفوضى تجعليبدو المطُُّلوب العمل

عُُّليه هو مما اكبرحقيقة.

تسبب الفوضىواالحباط العمل تعطيل

وخسارة واالجهادالوقت.

12

(1حالة)

عمُُّلك الى تصل عندمااالسبوع بداية في

. العمل لبدء مستعدا

13

(2حالة)

الفرص في فكرالضائعة

14

التنظيم فوائد

الفوائد اهم عند عالمة ضعفوائد واضف لك بالنسبة

القائمة الى اخرى. حياتي في افضل اتحكم عُُّلى العثور اآلخرون يستطيع

. غيابي اثناء المعُُّلومات. الفوضى من التخُُّلص. يحتذى [ انموذجا اكون. الوقت من المزيد لدي يتوفر.........................

15

ان عُُّليك السهل منان عن [ منظما تكونوال منظم غير تكون

من أفضل وقت يوجد. التنظيم تبدأ كي اآلن

ان عُُّليك السهل منان عن [ منظما تكونوال منظم غير تكون

من أفضل وقت يوجد. التنظيم تبدأ كي اآلن

16

اخرى فوائد

قائمة الى واضافةالفوائد

تشعر عندما بتحسنسوفمن االوراق العثورتتمكن عُُّلى

من تحتاجها تبحث مرة اولالتيعنها .

تشعر اكبر بارتياحسوفعمُُّلك وتحكم في وقلقأكبر

. حياتك في أقل

في سيتوفر الوقتفكر الذيوصحف ومجالت مقاالت لقراءة

لديك . مخزنة

17

لُُّلتنظيم االساسية المبادئ

عمُُّلك يجعل التنظيم.أسهلوحياتك

هو مهارةالتنظيمفي تتعُُّلمها ان يمكنك

. وقت أي هو نفسك تنظيم

من مكونة عمُُّليةخطوتين

نفسك .1. تنظم

.2. I منظما البقاء

18

اعتبارك . في التالية االمور خذ

أهدافكحدد. تتم أن تتوقع ال

في كُُّلها يومالعمُُّلية .واحد

بتمهلابدأ.كافئ. نفسك بالتعب تشعر عندما

توقف.

19

تمرين

. اآلن انت أين

تمرين

. اآلن انت أين

20

منجزة الغير االعمال تتراكم كيف

21

المنجزة غير االعمال تراكم ويتمتدفق يتيح الذي القرار اتخاذ في تتأخر عندما

. العادية دورتها في المستندات

المنجزة غير االعمال تراكم ويتمتدفق يتيح الذي القرار اتخاذ في تتأخر عندما

. العادية دورتها في المستندات

22

منجزة الغير االوراق تتراكم كيف

االوراق احدى تمر عندماتسأل هل مكتبك عُُّلى

نفسك: ”ارجع الن سأحتاج هل

مرة الورقة لهذهاخرى؟“

” االجابة كانت هل“ نعماذالست النك جانبا ستضعها

. حفظها مكان من متأكد الى الورقة نفس تعود

.الكومة اخرى مرة

23

التنظيم عوائق

الصعوبات عند عالمة ضععندما تصادفها التي الشخصية

: عمُُّلك تنظيم في تفكر يوجد .وقتال عن يكف ال المستندات حجم

.التزايد بعض من التخُُّلص من الخوف

.الهامة االوراق لديك يوجد .الطاقةال اين من تعرف .تبدأال.................................................................................

24

!! تيأس ال

السابقة التجارب تدع البظاللها تُُّلقي الفاشُُّلة

. االن جهودك عُُّلى

حتى لالنتظار داعي ال. ذلك عُُّلى تجبر

في التحكم تستطيعلو حتى الورقية االعمال

. يوم كل يتزايد حجمها كان

25

الشائعة الذهنية العوائق من اثنان

الخوف : االول العائقمن التخلص من

االوراق .

: الخوف الثاني العائقتصبح أن من

. مرن وغير جامدا

26

من : الخوف االول العائقاالوراق من التخلص

حصل مرة كمواحتجتها.

لن التنظيم عدم مع. [ بدا تجدها

يمكن تقريبا شئ كلنسخة عُُّلى الحصول

منه. عدم نتائج كانت ماذا

. عُُّليها العثور

27

االوراق من تتخلص متى

وتتعُُّلق حديثة المعُُّلومات هلوحياتى؟ بعمُُّلي

هذه الى سأرجع مرة كمالمعُُّلومات؟

لُُّلمادة جديدا شيئا تضيف هل]؟ حاليا لدي المتوافرة

لقراءتها؟ الوقت لدي هل موجودة المعُُّلومات هذه هل

؟ اخر شخص لدى اليها ارجع ان احتمال هو هل

ثانية؟ نسخة؟ مجرد هي هل تاريخها؟ ما اريدها ام فعال احتاجها انا هل

فقط؟

28

: تصبح من الخوف الثاني العائقمرن وغير جامدا

منظم شخص في تفكر عندماالى تعبر التي الصورة ما

ذهنك؟

ايجابية؟ صورة هي هل

مررت هل ، ايجابية تكن لم اذايهتم ما شخص مع بتجربة

الكفاءة؟ من أكثر بالتنظيم

الى يعيد منظما كونك هلالذي اآللى الرجل صورة ذهنك

مطلقة؟ بدقة يتحرك

نفسك تنظيم ان من تقلق هل I وممال Iوجامدا Iخامال سيجعلك

مرن؟ وغير

29

المنظم المكتب

يدل ال المنظم المكتب. مريض عقُُّلك ان عُُّلى

يخُُّلو لن مكتبك ان كماعُُّلى ورقة أي من ما يوما

سطحه. ” مجنون تكون لن انك

عُُّلى“ تعثر عندما نظامتحتاجها التي االشياء

من قدر وبأقل وبسرعةالقُُّلق

30

تبدأ اين من

31

اهدافك حدد

ذلك في تفكر عندما: التالي فادرس

واالوراق المعُُّلومات مااليها؟ أصل ان يجب التي

من سأتمكن كيفالتي المعُُّلومات استرجاع

مكتبي؟ في بحفظها قمت االعمال سأتذكر كيف

تنفيذها يتم لم التي اليوميةعيني؟ عن تبتعد أن يعد

أثناء الحالي عمُُّلي وضع مابمشروع قيامي

32

اهدافك حدد

استرجاع من سأتمكنمُُّلفاتي من المعُُّلومات

. اليها النظر بمجرد من سأتمكن يوم، كل في

خالل الوارد سُُّلة تفريغ20. دقيقة

مكان في مُُّلفاتي سأضع. فقط واحد

...........................................................

33

المكتب غرفة محتويات

االساسي المكتب

العمل مكاناالضافي

الشخصية ملفاتك

34

البداية

الى المكان قسم: اقسام ثالثة

.1. االساسي مكتبك

العمل 2. مكاناالضافي:

المُُّلفات خزانة. الكمبيوتر طاولة. الكتب خزانة العمل طاولة

االضافي

الشخصية 3. مُُّلفاتك

35

تبدأ أين من

عن باالبعد ابدأ: مكتبك سطح

.1. اقدم االوراق

.2. لالهم مساحة افساح

.3. مباشرة النتائج ترى

36

واالوراق الكتب خزانات تنظيف

المحتويات 1. بعض خفضبالتخُُّلصمن االمكان قدر

الفائض.

غيرك 2. الى البعض حول. المختصين من

بقية 3. ترتيب اعدالمحتويات:

الكتب 1. جمع

.2. مُُّلفات في االوراق جمع

37

المُُّلفات خزانة تنظيف

مرة كل في واحدا درجا افرغ. الزائدة المواد من وتخُُّلص

المكتبية التجهيزات جميع ضع ) ... درج) في الخ المحايات، االقالم،

واحد. الداخُُّلية المراسالت مغُُّلفات ضع

. آخر درج في المراجع كتيبات ان من تأكد

عُُّلى موضوعة والمناسبة الحديثةالرف.

الكمبيوتر اوراق تخزين يمكن. الصغيرة المعدات وبعض

38

المكتب ادراج

. المتشابهة االشياء وجمع المحتويات ترتيب اعد

1

2

34

.1. االسفل الدرج في الشخصية المعدات جميع ضع

.2. االوسط الدرج في المكتب ادوات ضع

.3. العُُّلوي الدرج في والمشابك والشريط الدباسة ضع

.4. الفورية المعالجة لغرض المكتب سطح فوق اليومية االعمال ضع

39

المعدات اضع اين

يتكرر التي االشياءفي تكون استخدامها

. يدك متناول الكروت وحامل الهاتف

واالقالم الشخصيةالصادر وسُُّلة والراديو

والوارد سطح ازدحام تسبب

العمل. العمل من تمنعك

. فعال بشكل

40

العميق المُُّلفات درج

تكرار حسب المُُّلفات افرزاالقل ضع ، استخدامها

. االبعد الجانب في استخداما

جميع عُُّلى عناوين ضعالمُُّلفات.

. لك شخصيا مُُّلفا خصص

المُُّلفات محتويات نظفالهامة بالمعُُّلومات واحتفظ

فقط.

41

العمل بيئة

. الهاتف مكان. المقعد مالئمة اخفظ المفاتيح لوحة

لتفادي المكتب منفي الحركة االم. والذراع الرسغ

. لُُّلنسخ االوراق ماسك

42

والمكتب االوراق تنظيم

43

المكتب سطح تنظيف

. الحديثة االوراق توجد هنا تنظيف اثناء اكتشفتها التي واألوراق

االدراج.. المتنوعة والمُُّلفات. الهامة المواد. المدى طويُُّلة المشروعات. المكتمُُّلة االعمال. الهاتف رسائل. المالحظات وأوراق. الصغيرة االوراق من هائُُّلة وكميات. ارسالها يجب معامالت. منتهية دعوة بطاقات. شرائها تود التي المنتجات احد من عينة

44

المكتب سطح تنظيف

: هي الفكرةوتظل االوراق تبعد أنالعثور عُُّلى قادرا

, ان دون ثانية عُُّليهاالعمل خطوة تنسى

التالية

45

المكتب سطح تنظيف

في تتصرف ان يجبالمكتب فوق ما كل

قدر اكبر بنقل اوال ابداالمواد من ممكن. مكتبك عن بعيدا

46

المكتب سطح تنظيف

.1: المُُّلفات جميع __ المُُّلفات حفظ غرفة القديمة المُُّلفات

المركزية. درج في شهرــــ كل تستعمُُّلها التي المُُّلفات

المُُّلفات.. مكتبك درج في ـــــ اليومي العمل مُُّلفات

.2: “ ارسالها ” الواجب الصادر مواد سلة في وضعها او فورا ارسالها يجب

،المهام ) الصادر لُُّلنسخ لُُّلزمالء،الحفظ، اوراق.“ يوميا ” لبحفظ تفريغ ستوزع، التي

.3: القراءة مواد منها تخُُّلص او قريبا القراءة

47

الذهن عن بعيد النظر عن البعيد

الكتابة هي وسيلة افضل

اماكن ثالثة امامك: المالحظات هذه لوضع

عُُّلى 1. الذي التقويم عُُّلىمكتبك.

.2. اليومية اعمالك قائمة عُُّلى

.3. الرئيسية اعمالك قائمة عُُّلى

في الوثائق احفظ ثمملفاتها.

الواجباتالوقتاالولوية

االدارة 8:30 اجتماع محضر بمراجعة

9:00.. الزيارة موعد جتحديد

الُُّلجنة 9:15 خطاب أاعداد

المعُُّلومات 9:40 مركز في باالتصال

الطابعة 10:00 اصالح أطُُّلب

تاريخ العمل

المشروعاتاالولوية

الموظفين 2/5/2003 بيانات بتحديث

التنسيقي 5/5/2003 االدارة أاجتماع

الشهري 6/5/2003 جالتقرير

48

التقويم

. المستحقة والتواريخ المواعيد متابعة. االجتماعات ومواعيد المشروعات تسُُّليم اوقات ولألكثر اقل او شخصين يدير لمن يكفي التقويم

المشروع استخدم مراقبة .نموذج

49

التقويم استخدام حول معُُّلومات

[ واحدا تقويما استخدمفقط.

, اكتب بالذاكرة تثق ال. شئ كل

لتتجنب [ يوميا راجعهالمفاجآت.

المناسب النوع اخترلك.

12345678910111213141516171819202122232425262728293031

12345678910111213141516171819202122232425262728293031

50

اليومية االعمال قائمة

الواجباتالوقتاالولوية

االدارة 8:30 اجتماع محضر بمراجعة

9:00.. الزيارة موعد جتحديد

الُُّلجنة 9:15 خطاب أاعداد

المعُُّلومات 9:40 مركز في باالتصال

الطابعة 10:00 اصالح أطُُّلب

51

الرئيسية االعمال قائمة

تاريخ العمل

المشروعاتاالولوية

2/5/2003

الموظفين بيانات بتحديث

5/5/2003

التنسيقي االدارة أاجتماع

6/5/2003

الشهري جالتقرير

52

مقارنة

االعمال قائمةالرئيسية

االعمال قائمةاليومية

ببطء تنمواالضافة او كتابتها تعاد

. يوميا اليها

اطول بواجبات مُُّليئةواكبر

السريعة بالبنود مُُّليئة

الحائط عُُّلى تعُُّلقمكتبك عُُّلى موضوعة

السريعة لُُّلمراجعة

53

المشروع مراقبة نموذج

مالحظاتتاريخ االنتهاء

ابالغ التطورات

تاريخ التفوي

ض

الشخص المكلف

الواجب

.………………5/6/2002

الجرد تم الفرز تم التصنيف تم

احمد2/3/2002مُُّلفات تحديث

العمالء

..…………………8/7/2002

طُُّلبالبرنامج

اعدادالشبكة

نظام سالم4/1/2002 ACCادخال

54

[ منظما البقاء

A B C D

55

االوراق تصريف

: لالوراق تلزم االجراءات من نواع اربعة

.Aتوجيه. الصادر سلة في وتوضع فورا الورقة

.B و المعلومات المهام للدراسةتحتاج في وتدون. االعمال ملف في وتوضع

.C و اجراء دون فقط .تحفظللعلم الملفات في

.D سلة في منها .المهمالتالتخلص

56

Outlook الخاص سكرتيرك

60

الدورة اصل

العمل مكان تنظيماالنتاجية” الى دليُُّلك

الشخصية“

بوالر : أوديت تأليفالهادى عبد باهر ترجمة

البشرية لُُّلتنمية المعرفة دارالرياض

61

منظما ستصبح هل

؟ العرض هذا انتهاء بعد ستبدأ هل ؟ آخر وقت في التنظيم عُُّلى العمل ستؤجل هل ؟ لُُّلتنظيم نظرتك في العرضشيء هذا غير هل ؟ العرض انتهاء بمجرد التنظيم فكرة انتهت هل

... لك قيمة ذا العرض بعدها سيكون سنبدأ متى

62

النهاية