organizacija specijalnih...

Organizacija specijalnih događajadogađaja

1. nedelja

Informacije o predmetu

- Nastavnici i saradnici koji će držati nastavu:– Miloš Jevtić ,– Mladen Čudanov,– Jovan Krivokapić ,– Jovan Krivokapić ,– Ivan Todorović– Eventualni gostujući predavači

- Sajt predmeta http://organizacija.fon.bg.ac.rs- http://organizacija.fon.bg.ac.rs/organizacija-specijalnih-

dogadjaja/

Teme za seminarski rad

Grupa 1• Specijalni događaj po slobodnom izboru studenata• Tim od 3 studenta obradi specijalni događaj čijoj organizaciji ima

pristup• Sadržaj rada daju predmetni nastavnici• Sadržaj rada daju predmetni nastavnici• Studenti sami obezbeđuju podatke i literaturu

Grupa 2• Obrada teorijskog aspekta specijalnog događaja• Predmetni nastavnici obezbeđuju početnu literaturu• Radi se pojedinačno

Primeri prethodnih tema – grupa 1

• Coca-Cola Akademija • Ekonomski samit zemalja

jugoistočne Evrope • Estiem dani sporta • Fonklame

• National Leadership Development Seminar

• Novogodišnja tramvaj žurka u Beogradu

• Fonklame • Humanitarni bal u organizaciji

Belhospice klinike • Krštenje deteta • Letnji vašar na Ušću • Međunarodni filmski festival

FEST 2013

Beogradu • Organizacija koncerta Kulturno-

umetnickog drustva (KUD) Gradimir

• Promocija oficira Vojske Srbije ispred doma Narodne skupštine

• Proslava 10 godina mature • Sajam čokolade

Moguće teorijske teme – grupa 2

Postavljanje dekora u SDAudio tehnika u SDTehnike video prezentacije u SDOsvetljenje u SDOsvetljenje u SDSpecijalni efekti u SDPostavljanje bina i nadstrešnica u SDZabavljači u SDOstali tehnički aspekti SD (privremene strujne instalacije, bezbedonosna oprema, dizalice, toaleti...)

SPECIJALNI DOGAĐAJI

20.10.2015 6

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Glavna reč u sintagmi je događaj. U Kolinsovomrečniku postoji više definicija za reč događaj,najopštija je:

20.10.2015 7

Događaj je nešto što se desi ili dešava, pogotovo kada je

neobično ili važno.

Događaj je planirana i organizovana prilika, na primer

društveno okupljanje ili sportski meč.

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Specijalni...

...zato što se dešavaju sa namerom, imaju precizno određenu namenu, cilj, organizaciju, zato što su jedinstveni i neponovljivi,

20.10.2015 8

...zato što se dešavaju sa namerom, imaju precizno određenu namenu, cilj, organizaciju, zato što su jedinstveni i neponovljivi, zato što imaju poseban (specijalan) značaj za naručioca, odnosno organizatora, učesnici zadovoljavaju neuobičajene

potrebe.

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Skup ljudi, koji uglavnom traje od nekoliko sati do nekoliko dana, organizovan radi neke proslave, odavanja časti ili priznanja, prodaje, podučavanja ili posmatranja određenog

* Joe Jeff Goldblatt (1997.)

20.10.2015 9

priznanja, prodaje, podučavanja ili posmatranja određenog zalaganja ljudi.

Jedinstven trenutak koji treba obeležiti posebnim svečanostima i ritualima, kako bi se zadovoljile specifične potrebe.*

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Specijalni događaji održavaju se samo jednom ili se retko ponavljaju, i ne predstavljaju deo uobičajenih programa i aktivnosti sponzora ili organizatora.*

*Donadld Getz (1997.)

20.10.2015 10

aktivnosti sponzora ili organizatora.*

Za klijenta i gosta specijalni događaji su prilika za opuštanje i predstavljaju izvanredno i nesvakidašnje društveno ili kulturno iskustvo.*

SPECIJALNI DOGAĐAJ

Definicija:

Specijalni događaj predstavlja skup projektovanih radnji i aktivnosti

20.10.2015 11

Specijalni događaj predstavlja skup projektovanih radnji i aktivnosti

koje se preduzimaju uz korišćenje određenih resursa,

da bi se u projektovanom vremenu i mestu, oko zajedničkog razloga

okupio projektovani profil i broj učesnika

radi ostvarenja zadatih ciljeva.

KARAKTERISTIKE SPECIJALNIH DOGAĐAJA

− Najčešće se radi o jedinstvenom životnom iskustvu

− Obično su vrlo skupi

− Održavaju se u kratkom vremenskom periodu

−− Zahtevaju dugotrajno i pažljivo planiranje

− Obično se održavaju samo jednom

20.10.2015 12

KARAKTERISTIKE SPECIJALNIH DOGAĐAJA

− Podrazumevaju visok rizik, obično finansijske i sigurnosne prirode

− Svi akteri događaja, uključujući i organizacioni tim, puno toga “stavlja na kocku”toga “stavlja na kocku”

20.10.2015 13

VRSTE SPECIJALNIH DOGAĐAJA

20.10.2015 14

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - veličina

1. Megadogađanja – najveća događanja okrenuta međunarodnom tržištu

• Olimpijske igre• Svetsko prvenstvo u fudbalu• Svetsko prvenstvo u fudbalu• Eurosong

2. Regionalna događanja – za cilj imaju povećavanje interesovanja turista za određeno mesto ili regiju

• Exit festival

20.10.2015 15

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - veličina

3. Značajna događanja – imaju veliko interesovanje zajednice i privlače veliki broj učesnika

• Sajmovi• Beer fest• ...

4. Manja događanja – najveći broj događanja, uglavnom 4. Manja događanja – najveći broj događanja, uglavnom lokalnog karaktera

• Sportski turniri• Lokalni karnveali (-ijade)• Sastanci• Zabave• Proslave• ...

20.10.2015 16

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - sadržaj

1. Sportska događanja• Lokalni turniri• Lokalna prvenstva• ...• Olimpijske igre• Olimpijske igre

2. Zabava, umetnost i kultura• Koncerti• Pozorišni festivali• Muzejske izložbe• Parade • ...

20.10.2015 17

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - sadržaj

3. Komercijalni marketinški i promotivni događaji• Promocija novih proizvoda/usluga• Promocija ličnosti, firme, brenda

4. Skupovi i konferencije• konferencije, • konferencije, • simpozijumi, • seminari, • workshop-ovi,• team building, • video konferencije• ...

20.10.2015 18

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - sadržaj

5. Festivali i sajmovi• Festivali jela i pića• Sajmovi

6. Porodična okupljanja6. Porodična okupljanja• Venčanja,• Godišnjice,• Veridbe,• Sahrane• ...

20.10.2015 19

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA - sadržaj

7. Prikupljanje sredstava u dobrotvorne svrhe

8. Ostale vrste događaja8. Ostale vrste događaja• Izložbe pasa

• Korporativna Nova godina

• ...

20.10.2015 20

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – način finansiranja

1. Samofinansiranje (naručilac plaća sve)2. Putem sponzorstva3. Učešće ciljne grupe (učesnici plaćaju cenu

učestvovanja4. Projekti sa nultim budžetom (zero-budget

projects)

20.10.2015 21

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – organizator

1. Organizator pojedinac za svoje potrebe

2. Organizator firma za svoje potrebe2. Organizator firma za svoje potrebe

3. Organizator specijalna firma za potrebe klijenta

20.10.2015 22

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – ciljna grupa

1. Otvoreni tip (masovne manifestacije)

2. Zatvoreni tip2. Zatvoreni tip

3. Obavezujući

20.10.2015 23

TIPOLOGIJA SPECIJALNIH DOGAĐAJA – učestalost

1. Redovni

2. Periodični2. Periodični

3. Jedinstveni (neponovljivi)

20.10.2015 24

AKTERI SPECIJALNIH DOGAĐAJA

1. Naručilac-inicijator,

2. Organizator i 2. Organizator i

3. Posetioci.

20.10.2015 25

ULOGA NARUČIOCA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Uloga naručioca:

1. Određuje ciljeve• tačna i precizna zamisao događaja

2. Obezbeđuje sredstva2. Obezbeđuje sredstva• Sopstvena• Donatorska• Suorganizatorska

3. Tip događaja određuje se od strane naručioca (prodajni, promotivni, svečani, tradicionalni, ...)

20.10.2015 26

ULOGA ORGANIZATORA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Uloga organizatora:

1. Snosi odgovornost pred naručiocem, ali ne i zasluge kod posetilaca

2. Ključna funkcija: obezbediti ostvarivanje ciljeva naručioca, 2. Ključna funkcija: obezbediti ostvarivanje ciljeva naručioca, a ne savršenstvo organizacije događaja

3. Priroda ovih događaja je takva, da je teško napraviti proceduru za njihovu organizaciju

4. Koliku slobodu organizator ima i u kojim okvirima to mora da sprovede? Često je problem u praksi naći zajednički jezik sa naručiocem

20.10.2015 27

ULOGA ORGANIZATORA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Organizator oko svog tima okuplja i značajan broj kooperanata:

• rukovodilac prostora u kome se odvija događaj• reditelj• kooperanti zaduženi za osvetljenje, ozvučenje i vizuelne efekte• osobe za unutrašnje uređenje i dekoraciju prostora• zabavljači• zabavljači• agencije za zapošljavanje• kooperanti za iznajmljivanje• konsultanti za odnose s javnošću i marketing• preduzeća za osiguranje• kooperanti za catering• preduzeća za higijensko održavanje prostora• preduzeća za prodaju ulaznica• štamparije• ...

20.10.2015 28

ULOGA POSETIOCA (UČESNIKA) SPECIJALNOG DOGAĐAJA

Uloga posetioca (učesnika):

1. Posetioci cilj i kao sredstvo za ostvarenje cilja (masovnost i ekskluzivnost).ekskluzivnost).

2. Inicijator želi da ostavi utisak na posetioce i ostatak populacije i sve to u funkciji povećanja broja zainteresovanih i učesnika

3. Interesovanja, želje i težnje, za koje smatraju da se mogu zadovoljiti posetom takvog događaja

4. Aktivni ili pasivni posetioci

20.10.2015 29

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

1. Opis događaja• Naziv događaja

• Vrsta događaja

• Datum(i)• Datum(i)

• Trajanje/vreme

• Pregled događaja i svrha/koncept

• Opšti i specifični ciljevi

20.10.2015 30

2. Organizacija događaja• Organizacijska odgovornost• Najvažnije interesne grupe i agencije• Fizički preduslovi

- Prostor- Trasa za ulične događaje

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

- Trasa za ulične događaje- Karta događaja- Razmeštaj (na zatvorenom)

• Publika• Uticaj

- Društveni- Ekološki- Ekonomski

20.10.2015 31

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

3. Odobrenja i dogovori• Državna i savezna vlast• Okrug, grad ili mesto• Ured nadležan za puteve i promet• Dozvola za točenje alkohola• Policija• Policija• Gradnja• Osiguranje• Zdravlje• Okolina• Zabavni program• Dozvola za puštanje muzike• Sigurnost

20.10.2015 32

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

4. Marketing• Konkurentna analiza• Analiza tržišta i planiranje

- Segmentacija tržišta- Zadovoljavanje potreba potrošača- Odlučivanje kod potrošača- Program cena i ulaznica- Program cena i ulaznica

• Oglašavanje i promocija- Poruke- Mediji- Proračun

• Odnosi s javnošću- Saopštenja za javnost- Konferencije za medije

• Evaluacija marketinga

20.10.2015 33

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

5. Finansijska kontrola• Potrebe za kapitalom i sredstvima finansiranja

• Naknade (policija i osiguranje, lokalne vlasti, muzika, „reket“, ...)

• Troškovi (uključujući osiguranje)• Troškovi (uključujući osiguranje)

• Kontrolni sastavi (npr. za korišćenje gotovine)

• Oporezivanje

• Računi dobiti i gubitka

• Analiza novčanog toka

20.10.2015 34

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

6. Upravljanje rizikom• Identifikacija rizika

• Procena rizika

• Upravljanje rizicima• Upravljanje rizicima

• Izveštavanje o incidentima

20.10.2015 35

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

7. Postavljanje događaja• Tema

• Uređenje- Raspored- Raspored

- Zabavni program

- Posebni efekti, osvetljenje

- Zvuk

20.10.2015 36

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

7. Postavljanje događaja• Usluge

- Struja- Voda- Prevoz (uključujući vazdušni saobraćaj, pristup u i iz objekta)- Upravljanje prometom- Upravljanje prometom- Zatvaranje puteva- Uticaj na lokalni saobraćaj- Obaveštavanje preduzeća na koja događaj ima uticaj, itd.- Preusmeravanje- Osiguranje- Pomoćna vozila- Parkiranje- Pristup za osobe s invaliditetom

20.10.2015 37

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

7. Postavljanje događaja• Catering

- Preduzeće za catering- Prostori- Planovi za sigurnost hrane- Planovi za sigurnost hrane

• Otpad i upravljanje okruženjem- WC-i- Upravljanje otpadom, recikliranje- Buka- Zagađenje vode

• Čišćenje

20.10.2015 38

8. Zaposleni• Odabir i regrutacija

• Raspored poslova

• Edukacija

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

• Edukacija

• Informisanje

• Strategije nagrađivanja

• Odnosi u industriji

• Regrutovanje volontera

20.10.2015 39

9. Sigurnost i osiguranje• Sigurnost publike na događaju• Sigurnost i osiguranje izvođača, uglednih ličnosti, itd.• Zdravlje i sigurnost zaposlenih• Osiguranje prostora, opreme, gotovine, itd.

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

• Osiguranje prostora, opreme, gotovine, itd.• Komunikacije

- Sastanci- Procedure izveštavanja- Procedure izveštavanja u hitnim slučajevima- Metode komunikacije (radio)

• Pristup u hitnim slučajevima i upravljanje hitnim slučajevima• Prva pomoć

20.10.2015 40

10. Operativni planovi• Politike npr. žalbi, kontrola masa• Procedure i kontrolni listovi• Standardi kvaliteta (povezanost sa ciljevima)• Posebni planovi

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

• Posebni planovi- Vremenske prilike- Struja, osvetljenje- Požar- Nezgode- Kontrola masa- Otkazi ili odlaganja- Pretnje bombom i drugi sigurnosni incidenti

20.10.2015 41

10. Operativni planovi

• Logistika- Postavljane/rastavljanje

- Konstrukcije i objekti

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

- Konstrukcije i objekti

- Osvetljenje

- Zvuk

- Postavljanje/rastavljanje

20.10.2015 42

11. Evaluacija• Evaluacija nakon završetka događaja

- Ciljevi

- Mere

STRUKTURA PREDLOGA SPECIJALNOG DOGAĐAJA

- Analiza

- Izveštaj

20.10.2015 43

Hvala na pažnjiHvala na pažnji