outsourcingmagasinet bpo artikler av marius berg
Post on 19-May-2015
668 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
1
OUTSOURCINGMAGASINET
OutsourcingM A G A S I N E T
L Ø N N O G Ø K O N O M I P R O S E S S E R
2
OUTSOURCINGMAGASINET
Denne artikkelen er den niende i en serie om Business Process Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto. Du kan lese artiklene på www.slideshare.net/MariusBerg
2
Viktig å finne
Amesto har den økonomiske forvaltnin-
gen og regnskapsførselen for en betyde-
lig portefølje eiendommer. Denne erfa-
ringen gjorde at UNION valgte Amesto.
UNION trengte en ny driftsløsning.
Amesto tok utfordringen og i løpet av
få uker designet de en ny fulldigitalisert
løsning. Denne var basert på systemer
Amesto allerede hadde i sin produksjon
– satt sammen på en ny måte.
I løpet av en måned satte Amesto
løsningen i produksjon og tok over
all løpende forvaltning og regnskaps-
produksjon. Dette skjedde parallelt
med årsoppgjøret og skulle håndteres
samtidig med den løpende regnskaps-
føringen.
UNION iverksatte samarbeidet uten
et langt forprosjekt. Hovedårsaken til
dette var den tillit som var etablert mel-
lom partene, og den holdning Amesto
stod for gjennom å ta utfordringene
som oppstod - løpende, uansett årsak.
I tillegg var det viktig at partneren var
ledende i sin bransje, hadde fornøyde
kunder, var en partner som ledet proses-
sen for å fulldigitalisere fagområdet i
markedet, og hadde tilhørende webløs-
ninger. Det viktigste var at de hadde
de mest krevende og profesjonelle
kundene i markedet, noe som gjorde
Amesto i stand til å møte slike utfor-
den største kostnadsbesparelsen. Disse
selskapene har gjennom sin erfaring
med outsourcingen opparbeidet kunn-
skap og ”bestillerkompetanse” som
gjør dem bedre i stand til å stille økte
krav til leveransen.
Den beste metoden for å få mer effekt
ut av din leverandør er å kreve at de
leverer sine tjenester basert på ”beste
praksis”. ”Beste praksis” betyr den mest
effektive måten å levere tjenesten på.
Bedrifter som har outsourcet forretningsprosessene sine har fortsatt mye å spare. Det hevder Handelshøyskolen BI i Out-sourcingsundersøkelsen 2009.
En leverandør kan kun lære dette ved
å ha mange forskjellige og krevende
kunder. Det gir dem en erfaringsplatt-
form og læring på hvordan de stadig
kan forbedre måten de arbeider på.
Forutsetningen for at dette skal være
effektivt er at ”beste praksis” innebæ-
rer digitalisering og automatisering av
hele arbeidsprosessen.
Skal du få den mest effektive leveran-
sen, må din partner være en betydelig
Hvordan øke gevinstene på din outsourcingsavtale
En av UNION Eiendomskapitals viktigste områder er utvikling og forvaltning av Storebrand Eiendoms-fond. Det består av 62 eiendom-mer, organisert som selvstendige selskaper. UNION hadde allerede outsourcet den løpende forvaltning og regnskapsproduksjon. Nå ønsket de en partner som kunne automa-tisere alle økonomiprosessene og bringe UNION fra å jobbe manuelt til å jobbe 100 % digitalt.
”Reduserte personalkostnader og
redesign av forretningsprosesser er
de to viktigste strategiske driverne
for outsourcing under de rådende
økonomiske forhold.” ”Bedriftene
iverksetter tiltak for effektivisering av
outsourcings-relasjonen og for å oppnå
ytterligere besparelser i eksisterende
tjenesteavtaler.”
For selskaper som allerede har out-
sourcet, og derfor ikke har muligheten
til å redusere personalkostnadene
ytterligere, gir redesign av prosessene
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 9 - 2/2010
3
OUTSOURCINGMAGASINET
Lars Even Moe er partner i UNION
Gruppen med hovedansvar for
Storebrand Eiendomsfond og utvikling
av nye produkter. Han har tidligere vært
ansvarlig for etableringen av Norges
første eiendomsfond for institusjonelle
investorer hos Aberdeen.
BUSINESS PROCESS OUTSOURCING
Amesto Business Partner AS, et
selskap i Amesto Group, er største
norskeide økonomihus, og en
av Norges ledende leverandører
av outsourcingstjenester innen
økonomistyring, lønns- og
regnskapstjenester. Vi gir kunden
verdi gjennom effektivisering
og profesjonalisering av
økonomifunksjonen og tar ansvar
for hele eller deler av kundens
økonomiprosesser.
den rette samarbeidspartnerendringer. Valget handlet mye om kulturell
match og om felles verdier som bærere
av samarbeidet.
Gode råd til andre:Partner Lars Even Moe i UNION vil gi
følgende råd til andre virksomheter
som vurderer å outsource sin økonomi-
funksjon eller regnskapsprosessene i
virksomheten.
• Lage en avtale som er forretnings-
messig fornuftig for begge parter
– leverandøren skal også tjene pen-
ger – ellers vil dette ikke være en del
av leverandørens langsiktige strategi,
og selskapet vil ikke være i stand til å
fortsette å være ledende på tjenesteut-
viklingen som kommer kunden til gode.
• Velg en partner etter hode og hjerte.
Partneren skal tilfredsstille alle pro-
fesjonelle krav, men de ansatte skal
jobbe sammen daglig i flere år Det må
fungere på det menneskelige plan, og
det er en klar fordel dersom kunde og
leverandør trives med å jobbe sammen.
leverandør. De må ha ressurser til å
gjøre nødvendige investeringer i ny
teknologi, nye systemer og proses-
sarbeide for å etablere ”beste praksis”
som en kontinuerlig prosess. De må ha
viljen og evnen til å samarbeide tett
med deg som kunde slik at dere i felle-
skap finner den beste løsningen. Dette
krever en fleksibilitet fra begge parter
og en holdning som gir den nødven-
dige plattformen for gjensidig tillit.
Artiklene er skrevet av Marius Berg, visekonsern-
sjef i Amesto. Berg har erfaring fra mange av de
største outsourcingsprosessene, både på system
og tjenester, som er gjennomført i Norge innen
regnskap, lønn og HR.
• Gjennomsiktighet i avtalen og i det
løpende samarbeidet. Begge parter må
være trygge på at den annen part har
rett kompetanse, at utfordringer løses,
ikke problematiseres, og at man er 100
% løsningsorientert.
• Finne en partner som stadig forbe-
drer ”beste praksis”, som jobber løpende
med å ta i bruk ny teknologi for ytter-
ligere å digitalisere arbeidsprosessene,
og som gir kunden del av de effektivise-
ringsgevinster som oppnås.
• Avtalen og partnerskapet må inne-
holde fleksibilitet. Kunden utvikler seg
løpende og behovene endrer seg over
tid. Da må leveransene også endres til-
svarende, slik at ikke kunden følger seg
låst inne i en avtale de ikke kan bruke
til noe. Resultatene kan bli at de på nytt
prøver å gjøre deler av prosessene selv,
og til skifter parter.
«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter
for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang
på spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske
løsninger, fleksibilitet og fokus.»
UNION Eiendomskapital og Amesto har inngått et samarbeid som gjelder UNIONs
eiendomsfond for Storebrand i hele fondets levetid. Avtalen har en lengde på opptil
åtte år med en totalverdi over 90 millioner kroner. Dette er en av de største BPO
kontrakter som er inngått på regnskapsområdet de siste årene. Leveransen omfatter
outsourcing av regnskap, fakturaprosesser, kontraktsforvaltning av eiendomsporte-
føljen med tilhørende systemløsninger.
Tjenestene leveres fra Amestos Eiendomsavdeling. Avdelingen er Norges ledende
tjenestesenter for økonomisk forvaltning av eiendomsporteføljer med over 30 høyt
kvalifiserte medarbeidere.
100 % - digitalisering av økonomisk forretningsdrift for eiendomAmesto tilbød UNION Eiendomskapital den mest moderne, effektive og optimali-
serte driften av kontraktsforvaltning og forretningsførsel av eiendomsporteføljen.
Amesto har bygget opp et helt nytt Eiendoms-driftssenter, med ny produksjonslinje,
og ny plattform av integrerte systemer som digitaliserer arbeidsprosessene. Amesto
investerte flere millioner kroner i en løsning som inneholdt funksjonalitet som:
• Alle eiendommer ble digitalisert og lagt inn i et eiendomssystem med fullstendig
oversikt over eiendommens arealer, egenskaper, tegninger, leietagere, fellesarealer,
justeringsmodul for komplekse merverdiavgiftsutfordringer innen eiendom m.m.
• Alle inngående fakturaer ble skannet eller mottatt som e-fakturaer og importert i
et webbasert flyt-system for fakturaer, slik at ledelsen har en fullstendig oversikt over
alle inngående fakturaer. De kan enkelt godkjenne dem og ha fullstendig oversikt
over alle utbetalinger.
• Fakturasystem og eiendomssystem er integrert med økonomisystemet som har
funksjonalitet for automatisk betaling, automatisk bankavstemming og er integrert
mot automatisk inkasso og fordringsadministrasjon.
• Økonomisystem som er fullintegrert mot et kombinert konsolideringsverktøy og
Business Intelligente analyseverktøy for ledelsesinformasjon.
Langsiktig outsourcing på eiendom
UNION EiendomskapitalUNION Eiendomskapital er en ledende for-valter av eiendomsinvesteringer i det nor-ske næringseiendomsmarkedet. Selskapet har fokus på tilrettelegging, finansiering og forvaltning av eiendomsprosjekter basert på ulike selskapsmodeller.Selskapets visjon er å gjøre eiendomsin-vesteringer tilgjengelig for alle typer investorer på en sikker og lønnsom måte. UNION Eiendomskapital tar et helhetlig ansvar for sine investeringer og skal skape meravkastning gjennom gode kjøp og salg, riktig finansiering og aktiv forvalt-ning av eiendommene.Selskapet, som ble etablert i 2004, har lang erfaring innen eiendoms- og finans-markedet, og forvalter næringseiendom med en samlet markedsverdi på ca. 8,5 milliarder kroner.
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 9 - 2/2010
4
OUTSOURCINGMAGASINETOUTSOURCINGMAGASINET NR. 8 - 1/2010
Denne artikkelen er den åttende i en serie om Business Process Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto. Du kan lese artiklene på www.slideshare.net/MariusBerg
BUSINESS PROCESS OUTSOURCING
Viktigst med fleksibel
40 %, systemfunksjonalitet i forhold
til de tjenestene som skulle leveres
20-30% og leverandørens kapasitet og
leveranseevne 30-40 %.
Pris er selvfølgelig helt vesentlig i
forhold til valg av leverandør. Kvalitet er
en forutsetning. Derfor var hovedfokus
for UniRand å finne en leverandør som
kunne være fleksibel i forhold til flere
I 2009 iverksatte UniRand en offentlig
anbudsrunde hvor seks leverandører
deltok. I anbudet ble kriteriene for valg
av leverandør vektet. Totalpris utgjorde
på å gi deg verdi og gevinster i hele
kontraktsperioden. En leverandør som
tar ansvar for å utvikle deg som kunde
over tid, og som stadig søker etter mer
effektive måter å utføre oppdraget på,
selv om det reduserer egen fakturering.
En leverandør som pro-aktivt møter
kundens økte krav over tid hvis de skal
fortsette å være en relevant og kompe-
tent samarbeidspartner. Du trenger en
kontrakt som håndterer endrede forut-
setninger, slik at det ikke låser leveran-
Det er fallgruver ved outsourcing av regnskapet og økonomifunk-sjonen. Den farligste er kanskje manglende fleksibilitet fra leveran-døren i samarbeidet. Det kan ta tid før du oppdager dette, men når du gjør det så velger du ikke den samme leverandøren på nytt.
sene, men at dette kan endres etter
kundens behov. Risiko og gevinster kan
deles mellom partene. Du trenger en
leverandør som gir deg en mer variabel
kostnadsstruktur knyttet til å utføre
økonomifunksjonen enten du reduserer
eller utvider din virksomhet.
En leverandør som setter kunden i fokus
vil få fornøyde og lojale kunder. Det er
disse kundene som virkelig vil gi verdi
tilbake til leverandøren ved å være viktige
Fleksibilitet - en forutsetning for vellykket ou
dimensjoner: Avtaleperioden, tjeneste-
innholdet, uttaket av tjenester, bruk
av systemer og oppsettet for hvert av
datterselskapene i konsernet.
UniRand er en statlig eiet virksomhet.
Derfor hadde selskapet et spesielt
fokus på at de eksisterende ansatte
som jobber med økonomi og regnskap
i datterselskapene skulle bli værende i
virksomheten. Dette ga forutsetningen
for hva som skulle leveres fra en ekstern
økonomipartner.
Ved inngåelse av en flerårlig avtale om
outsourcing av økonomiprosessene var
det viktig for UniRand at leverandøren
hadde tjenester som kunne utvikle seg
i takt med dem som kunde. For UniRand
har alle underliggende enheter i ulik
grad tatt i bruk tjenestene. Dette betyr
at de selv kan variere hvor mange
egne ressurser de setter på oppdraget,
og hvilke tjenester som leveres fra
leverandøren avhengig av egen kompe-
tanse. Over tid kan de også endre dette.
Dette gjør UniRand i stand til å utvide
sin virksomhet og sikre ressurstilgang
etter behov.
Prosessen med valg av ny leverandør
endte med at Amesto fikk oppdraget
i sterk konkurranse med andre
leverandører.
ikke kan påvirke i kontraktsperioden.
All erfaring tilsier at det skjer en
kontinuerlig endring. Du som kunde
endrer deg hele tiden, og du trenger en
samarbeidspartner som vil endre seg
sammen med deg og utvikle deg. Du
trenger en leverandør som har fokus
Manglende fleksibilitet er avslørende
for hvilken holdning leverandøren har til
sine kunder og kan avsløre leverandørens
sanne ansikt og kultur. Ingen kunder
ønsker å oppdage at de er blitt ”låst
inne” med leverandøren, i en avtale de
ikke kan komme seg ut av, eller som de
Amesto Business Partner hadde vært leverandør av regnskaps- og lønnstjenester til UniRand siden 2003. Etter å ha benyttet den samme leverandøren i så mange år, var det behov for en full ”loftsrydding”. UniRand ville forsikre seg om at de fikk tjenester og systemer de hadde behov for, og at dette ble levert med forventet kvalitet og konkurransedyktige priser.
I tillegg til undervisning og forskning som naturlig ligger under universitetets oppgaver har universitetet også aktiviteter som faller innenfor universitetets formål, men som ikke hører inn under kjernevirksomheten. Eksempler er forskning på odontologiske materialer og digitalisering av dokumenter. Disse virksomhetene er organisert under selskapet UniRand as.
Statlig eide UniRand:
t
5
OUTSOURCINGMAGASINET
t
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 8 - 1/2010
Amesto Business Partner AS, et
selskap i Amesto Group, er største
norskeide økonomihus, og en
av Norges ledende leverandører
av outsourcingstjenester innen
økonomistyring, lønns- og
regnskapstjenester. Vi gir kunden
verdi gjennom effektivisering
og profesjonalisering av
økonomifunksjonen og tar ansvar
for hele eller deler av kundens
økonomiprosesser.
samarbeidspartner Erik Gulbrandsen,
adm. direktør i UniRand
referanser når leverandøren konkurrerer
om nye kunder eller oppdrag.
Fleksibilitet viser leverandørens evne til
å håndtere endring – endring for kunde,
endring i egen organisering og endring
i tjenester. Endringsvilligheten sier
også noe om i hvilken grad dette er en
partner for fremtiden, en partner som
er pro-aktiv i forhold til endring og kan
tilføre endringsledelse i både kompe-
tanse og tjenester til kunden.
tsourcing Av: Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto og leder
av Amesto Payroll. Berg har erfaring fra de største
outsourcingsprosessene, både på system og tjenester,
som er gjennomført i Norge innen regnskap, lønn og HR.
«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter
for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang
på spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske
løsninger, fleksibilitet og fokus.»
Adm. direktør Erik Gulbrandsen i
UniRand vil gi følgende råd til andre
virksomheter som er i tilsvarende
situasjon:
kravspesifikasjonen der alle selskaper
i konsernet er involvert. Dette sikrer
forankring og at de tjenestene som
etterspørres er relevante og dekker de
ulike behovene
-
frister – noe som gir veldig høy
belastning på økonomifunksjonen
over korte tidsperioder. For å klare
å ferdigstille regnskapet i tide må
leverandøren være en ressurspartner
som stiller med den riktige kompe-
tansen til rett tid hver måned
UniRand AS (UniRand) er et aksje-
selskap heleid av Universitetet i Oslo
(UiO). Selskapet har fire datter-
selskap, Norsk senter for studier av
problematferd og innovativ praksis AS (Atferdssenteret), Nasjonalt kunnskapssenter
om vold og traumatisk stress AS (NKVTS). DigForsk AS (DigForsk) og NIOM as
(Nordisk Institutt for Odontologiske Materialer.) UniRand ble etablert i 2002 og
har som formål å koordinere og tilrettelegge virksomhet som faller innenfor
universitetets formål, men som ikke hører inn under universitetets kjernevirksomhet.
Konsernet har minimal overhead, og funksjoner er enten outsourcet eller lokalisert i
som kan levere alle de tjenestene du
har behov for, og de tilleggstjenestene
du kan ha behov for, for å løse hele
økonomifunksjonen. Da har du en
leverandør å forholde deg til som har
totalansvar
Du bør velge en leverandør som
er i stand til å gi automatisering
av tjenestene etter hvert som nye
systemer gir mulighet for ytterligere
effektivisering
ikke være noen ubehagelige over-
raskelser, den skal være lett å forstå,
veldokumentert og lett å kontrollere.
Ryddige fakturaer gir trygghet for at
leverandøren er ryddig
I tillegg til løpene dialog anbefales
det å avholde to samarbeidsmøter
hvert år for å sikre at kunde og leve-
randør er oppdatert på hverandres
utvikling og endrete behov. Møtet gir
mulighet for å avstemme forventnin-
ger og leveranser
Det viktigste av alt er at avtalen gir
frihet og fleksibilitet slik at den kan
endres i takt med organisasjonens
behov.
datterselskapene. Konsernet har opp til 200 ansatte. Konsernet med datterselskaper
har enhetlig økonomi-, lønns og regnskapsførsel.
UniRand har vært en aktiv pådriver for utvikling av egne økonomiprosesser og
automatisering av disse. Amesto leverer både tjenester og systemer til UniRand. Det
benyttes Compello dokumentflytsystem for automatisering av fakturaprosessen. Alle
bilag er skannet og tilgjengelige digitalt. Det benyttes Visma Business til regnskapet
og Visma Lønn. Visma Reporting brukes til både distribusjon av standard rapporter,
men også til å analysere regnskapet. Her har de mulighet til ”drill down” ned til
transaksjonsnivå hvor de også ser de skannete bilagene. I tillegg vurderes nå Visma
Travel og Ansattportal for ytterligere å digitalisere prosessene.
6
OUTSOURCINGMAGASINET
Denne artikkelen er den sjuende i en serie om Business Process Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto. Du kan lese artiklene på www.slideshare.net/MariusBerg
BUSINESS PROCESS OUTSOURCING:
6
Velg rett samarbeidspartner
leverandøren gjorde heller ingen forsøk
på å endre eller effektivisere prosessene.
Det var uoversiktlig for Ferncliff hvilke
personer som egentlig utførte arbeidet
for dem. Og det var viktig at Ferncliff
kunne møte de som faktisk skulle
levere oppdraget ansikt til ansikt, slik
at nødvendig tillit ble etablert mellom
partene.
Fullintegrert systemFerncliff ønsket drastisk endring og
involverte alle de største leverandørene
i Norge til en anbudsrunde. Valget
falt på Amesto Business Partner med
XLEDGER.NET som system for lever-
ansen. Revolusjonen ligger i at tidligere
måtte man integrere en mengde
forskjellige systemer og manuelt
arbeid med tilhørende kostnader.
Løsningen er nå et fullintegrert
standard system.
Totalkostnadene er estimert til å bli
halvert i forhold til tidligere leveran-
dør. På løpende bokføring er estimert
kostnad pr bilag redusert til 1/3 av
- Ferncliff har jobbet målrettet med
en full gjennomgang av alle hoved-
samarbeidspartnere for å effektivisere
alle prosesser og redusere unødige
kostnader, opplyser Gjethammer.
Automatisert dokumentflytFerncliff arbeider for en fullautomati-
sering og effektivisering av dokument-
flyten i selskapet. Forsystemet som
håndterer trading (sluttsedler) er
integrert med XLEDGER.NET for regn-
skapet og dette er videre integrert med
Cognos Controller for konsolidering.
Det gjenstår å automatisere og
digitalisere håndteringen av slutt-
sedlene.
Tidligere leverandør av regnskapet
hadde meget tunge og komplekse
rutiner for å løse regnskapet basert
på et gammeldags system hvor alt
ble håndtert manuelt. Ferncliff fikk
ikke kontroll eller oversikt med egen
økonomi eller kostnadene knyttet til
å produsere regnskapet. Den tidligere
Investeringsselskapet Ferncliff har skiftet outsourcingspartner og tatt i bruk et fullstendig webbasert regn-skapssystem. Yngve Gjethammer, CEO i Ferncliff TIH, betegner det som å gå inn i fremtiden til en effektiv hverdag med full kontroll og forventning om halverte kostnader.
Yngve Gjethammer, CEO i Ferncliff TIH.
analyser. Nødvendig kontroll og over-
sikt er en forutsetning både for god
virksomhetsstyring og for et vellykket
samarbeid med en outsourcingsleve-
randør. Din outsourcingspartner må
ha nødvendig kompetanse på disse
systemene slik at de blir en relevant
samarbeidspartner som kan ha fokus
på kontinuerlig forbedring og automa-
tisering av arbeidsprosesser.
Valg av riktig partnerDersom leverandøren ikke er en del av
systemleveransen, men bare tjeneste-
leveransen, har de heller ikke nødven-
dig interesse i å forbedre disse proses-
Outsourcing av økonomi- og lønnsområdet har i Norge for de fleste små og mellomstore bedrifter vært en ren tjenesteoutsourcing. Leverandøren har løst oppdraget på sine interne systemer, og kunden har i veldig liten grad vært involvert i systemets rolle for leveransen. Også for noe større bedrifter har det vært vanlig med rene tjenesteleveranser uten systemer.
sene fordi da ikke får noen gevinster av
det. Dersom din leverandør kan levere
begge deler vil du få en leverandør som
kan gi deg som kunde din optimale
kombinasjon av tjeneste og system.
Dette vil kunne sikre at dine endrete
behov over tid kan oppfylles enten le-
veransen blir mer en tjeneste-leveranse
eller mer en systemleveranse.
For at systemet skal tas tilstrekkelig i
bruk av kundens ansatte må det være
enkelt og effektivt, meget brukervenn-
lig, nærmest selvforklarende og uten
særlig behov for opplæring. Det bør
ikke være behov for konsulentarbeid av
typen, ”du har nå kjøpt et rammeverk
Den beste løsningen for kunden
tidligere kostnad. Her er noen råd fra
Gjethammer til andre selskaper som er
i samme situasjon:
CFO-er må tenke nytt og utnytte en
samarbeidspartners muligheter. Det er
helt vesentlig å få oversikt over nåsitua-
sjonen. Alle arbeidsprosesser knyttet til
administrative prosesser må kartlegges.
Hva gjør egentlig de ansatte som er
involvert i dette. Når man har fått en
totaloversikt må det lages en plan for
hva selskapet skal håndtere selv, og
hva som bør settes ut. Produksjonen av
regnskapet bør settes ut slik at selska-
pet kan fokusere på sin kjernevirksom-
het, noe Ferncliff har gjort. Videre må
man ha kompetanse på hva man vil
oppnå og hvordan man vil oppnå
dette. Jo større bestillerkompetanse
selskapet har på en tjeneste de
skal kjøpe inn jo større sannsyn-
lighet er det for at tjenesten blir
effektiv, fungerer over lang tid
og gir ønskede gevinster.
Det har vært kritisk for Yngve
Gjethammer å velge en
langsiktig strategisk samarbeidspartner
som leverer kvalitet og har evne og vilje
til å utvikle seg sammen med Ferncliffs
behov. Amesto Business Partners kom-
disse prosessene må den økonomiske
informasjonen være oppdatert og lett
tilgjengelig. Dette kan være elektro-
niske inngående fakturaer, integrerte
bankløsninger, aldersfordelte fordringer
og cash flow-oversikt.
Gode systemløsninger har datafangst
ute hos brukerne, er integrerte mot for-
systemer, har rapporter og nødvendige
Innen økonomiområdet er det viktig
for brukerne å ha tilgang til oppdatert
informasjon fra systemene. Arbeids-
prosessene som går i økonomisystemet er
en så integrert del av daglige gjøremål.
Ordre- og varehåndtering, fakturering,
innbetalinger og utestående fordringer,
bestillinger og inngående fakturaer.
Dersom virksomheten skal få kvalitet i
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 7 - 2/2009
7
OUTSOURCINGMAGASINET
Amesto Business Partner AS,
et selskap i Amesto Group, er
største norskeide økonomihus,
og en av Norges ledende leveran-
dører av outsourcingstjenester
innen økonomistyring, lønns- og
regnskapstjenester. Vi gir kunden
verdi gjennom effektivisering og
profesjonalisering av økonomi-
funksjonen og tar ansvar for hele
eller deler av kundens økonomi-
prosesser.
og riktig system
og må betale for utvikling av systemet”.
Det skal være et standard system med
innebygget beste praksis i rutiner og
arbeidsflyt, og der konsulentarbeidet
bare er parametersetting for den enkelte
kunde.
Alt i alt skal systemet støtte opp om kun-
dens organisasjonsutvikling, endrings-
prosesser og effektivisering ved å ta det
Av: Marius Berg, visekonsernsjef i
Amesto og leder av Amesto Payroll.
Berg har erfaring fra de største out-
sourcingsprosessene, både på system
og tjenester, som er gjennomført i
Norge innen lønns- og HR-området.
Ferncliff TIH AS, som eies av Øystein Spetalen, er en av Norges ledende investeringsselskaper. Konsernet ble
etablert i 1995 og har i dag fire forretningsområder: Ferncliff DAI (Direct Active Investments), Ferncliff Trading, Ferncliff Finance og Ferncliff Property. Gruppen hadde en
omsetning på MNOK 629, med balanseverdier for MNOK 2.311 i 2008 og består av 60 selskaper.
i bruk. Systemet skal være et effektivt
verktøy for leverandøren og systemet
skal underbygge og støtte hele tjeneste-
leveransen. Du skal velge en samarbeids-
partner som både leverer systemer og
tjenester og har en optimal kombinasjon
av disse for deg som kunde.
«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter
for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang
på spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske
løsninger, fleksibilitet og fokus.»
binasjon som ledende både på system-
implementeringer og tjenesteleveran-
ser har vært en viktig årsak til suksessen
i samarbeidet.
Områder der Ferncliff har automatisert
prosessen er:
• Skanning av faktura, som sendes på
digital arbeidsflyt for kontroll og
godkjenning
• Ved bokføring skjer betaling,
bokføring og avstemming av bank
automatisk
• Innført ekstra sikkerhet med dobbelt
godkjenning før utbetaling
• Regnskapet er alltid à jour, alle bank-
konti er alltid à jour
• Ledelsesinformasjon med likviditet,
fordringer, topp og bunnlinje på web
• Full drilldown fra regnskap og ned på
hvert enkeltbilag med kontering
• Fullstendig dokumentasjon på alle
bilag ligger i systemet digitalt
• Tilgjengelig på nett 24/7
• Selvbetjening – ansatte fører reiser,
utlegg og timer
• Fullstendig fakturering fra systemet
• Frihet til å velge hva kunde selv skal
utføre og hva partner skal utføre
• Alle funksjoner er i ett system –
ferdig integrert – rent web
• Valuta er automatisert
• Kunde- og leverandørinformasjon
kommer direkte fra Brønnøysund
• Fullstendig rapportering, nøkkeltall
og informasjon
• Konsernmodell med regnskapet til
alle selskapene i ett system
Ferncliff og Amesto har inngått en langsiktig avtale som omfatter outsourcing av regnskapet med tilhørende prosesser. Tjeneste-
leveransen er bygget rundt systemet X-LEDGER.NET som gir kunden full tilgang til alltid oppdatert informasjon, når kunden selv tren-
ger det, over internett. Amestos tjeneste er utviklet spesielt for å gi kunde en optimal bruk av system og økonomisk informasjon på en
effektiv og kostnadsbesparende måte gjennom helautomatiserte prosesser. Amesto leverer et fullstendig spekter av både tjenester
og systemer i kombinasjon til Ferncliff, slik at kunden kan forholde seg til en strategisk samarbeidspartner innen økonomiområdet.
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 7 - 2/2009
8
OUTSOURCINGMAGASINET
Denne artikkelen er den sjette i en serie om Business Process Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto.
Du kan lese artiklene påwww.slideshare.net/MariusBerg
8
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 6 - 1/2009
Viktig med klar strategi Aberdeen Property Investors har spisset fokus på kjernevirksomheten og overlater tjenester som ikke er kjernevirksomhet til partnere. Aberdeen har samarbeidet med Amesto i flere år, hvor Amesto har fått utføre stadig større del av støttetjenestene for Aberdeen innen økonomiområdet. Amesto jobber på Aberdeens egen installasjon av økonomisystem tett integrert mot eiendomssystemet sammen med øvrige ressurser i Aberdeen. Dette gir fleksibilitet for begge parter og gjør det enkelt å overføre porteføljer og arbeid mellom partene.
«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang
på spisskompetanse, ny funksjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus.»
Marius Berg, Amesto Business Partner
Thomas Wolff, adm. direktør i Aberdeen Property Investors define-rer i intervjuet på dette oppslaget at outsourcing som et lederverk-tøy først og fremst handler om fokus på kjernevirksomhet.
de ansatte ha tro på at dette er en riktig
vei og ha lojalitet og støtte opp om det
som gjennomføres.
Aktivt forhold til outsourcingÅ bruke outsourcing som et verktøy til
å fokusere på kjernevirksomhet er en
proaktiv strategi. Outsourcingsunder-
søkelsen fra 2007, som ble gjennomført
av Hans Solli-Sæther fra BI, bekrefter at
fokus er en av de aller viktigste driverne
Ved å sette ut støttefunksjoner og ope-
rasjoner som ikke er kjernevirksomhet
til strategiske samarbeidspartnere som
kan dette best, så frigjøres ledelseskapa-
sitet i selskapet. Frigjort ledelseskapasi-
tet er kanskje det viktigste grepet man
gjør som toppleder. Videre er evnen til
å fokusere på det som er vesentlig for å
drive businessen fremover den viktigste
egenskapen til en toppleder. Når resulta-
tene kommer som en følge av fokus, vil
for toppledere som gjennomfører disse
prosessene. Hele 80 % av bedriftene
nevner dette som den viktigste strate-
giske driveren for å outsource. Den andre
vesentligste driveren er tilgang på kvalifi-
sert kompetanse og ressurser.
Ledere trenger å bruke outsourcing
offensivt og ha en strategi og plan før
de blir presset til å kutte kostnader i
krisetider.
Outsourcing er et strategisk verktøy
som gir muligheter for ansvarliggjøring,
definert kvalitet på tjenestene, tilgang
på spisskompetanse, ny funksjonalitet og
tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus.
Strategisk outsourcing og ledelse
Av: Marius Berg, visekonsernsjef i
Amesto og leder av Amesto Payroll.
Berg har erfaring fra de største out-
sourcingsprosessene, både på system
og tjenester, som er gjennomført i
Norge innen lønns- og HR-området.
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 6 - 1/2009
9
OUTSOURCINGMAGASINET
BUSINESS PROCESS OUTSOURCING
Amesto Business Partner AS,
et selskap i Amesto Group, er
største norskeide økonomi-
hus, og en av Norges ledende
leverandører av outsour-
cingstjenester innen økono-
mistyring, lønns- og regn-
skapstjenester. Vi gir kunden
verdi gjennom effektivisering
og profesjonalisering av
økonomifunksjonen og tar
ansvar for hele eller deler av
kundens økonomiprosesser.
for outsourcingenprosessen videre. Husk at en outsour-
cing ikke bare berører de ansatte som
blir overført, men også de ansatte som
sitter igjen, avslutter Wolff.
Fem års avtaleAberdeen og Amesto har inngått en
femårsavtale som omfatter outsourcing
av regnskap, fakturaprosesser, kontrakts-
forvaltning av eiendomsporteføljen
og lønnstjenester. Kontrakten har en
verdi på 50 millioner kroner og er blant
de største outsourcingsavtaler som er
inngått i Norge siste året. Det er en egen
avdeling i Amesto som leverer tjenesten
til Aberdeen. Flere av medarbeiderne er
blitt med over til Amesto som et resultat
av virksomhetsoverdragelsen.
I tillegg til tjenestene som leveres av
Amesto Business Partner og Amesto
Payroll, så leverer Amesto Solutions
systemer til Aberdeen innen lønn-,
reiseportal, time-, logistikk- og økono-
misystem. Amesto leverer et fullstendig
spekter av både tjenester og systemer i
kombinasjon til Aberdeen, slik at kunden
kan forholde seg til en strategisk samar-
beidspartner innen økonomiområdet.
Aberdeen Property Investors driver aktiv
forvaltning av eiendomskapital, og har
cirka 700 ansatte i elleve land med en
forvaltning tilsvarende 245 milliarder
norske kroner hvorav 28 mrd. i Norge.
I 2008 ble selskapet for fjerde år på
rad rangert som den beste kapitalfor-
valteren innen eiendom i Norden og
Baltikum.
Det har vært kritisk for Thomas Wolff i
Aberdeen å velge en langsiktig strate-
gisk samarbeidspartner som leverer
kvalitet og har evne og vilje til å utvikle
seg sammen med selskapets behov.
Amestos kombinasjon som ledende
både på systemimplementeringer og
tjenesteleveranser har vært en viktig
årsak til suksessen i samarbeidet.
Gode råd for outsourcingWolff har flere råd til andre selskaper som
har samme utfordring som Aberdeen:
Selskapet må ha en klar strategi for
hva man ønsker å oppnå med out-
sourcingen og hvorfor man gjør det.
En godt planlagt outsourcingsprosess
er avgjørende. Sørg for at det som skal
outsources har kvalitet. Rydd i eget hus
før du outsourcer så tar du ut gevinster
selv – og flytter ikke problemene over
til leverandøren. Outsourcingen krever
mye engasjement, energi og prioritering
fra begge parter for å få samarbeidet
til å lykkes. Det tar tid, og derfor må du
velge en partner du kan leve med lenge.
Det er viktig med åpenhet og informa-
sjon gjennom hele prosessen, når det
gjelder ansatte som blir med over til
leverandøren gjennom en virksomhets-
overdragelse. De ansatte må føle seg
trygge på at de blir godt ivaretatt i ny
organisasjon. Amesto inviterte alle de
berørte på besøk slik at de kunne møte
nye kolleger og oppleve kulturen og
miljøet. De fikk snakke med de ansatte
og fikk informasjon om Amesto og om
Thomas Wolff, administrerende direktør for Aberdeen Property Investors i Norge. Selskapet har nettopp gjennomført en omorganiserings- og outsourcingsprosess. Wolff har også erfaring med større outsourcingsprosesser fra tidligere arbeidsgivere.
Ble med over fra Aberdeen til AmestoMargareta Beck jobber som kon-traktsforvalter i Amesto Business Partner. Hun kom fra tilsvarende stilling i Aberdeen, og var en av de ansatte som ble med over til Amesto ved overføring av tjenesten.
behov og forslag. Jeg opplevde å bli godt
mottatt fra første møte med selskapet og
de ansatte.
Det var også viktig med åpenhet og ærlig-
het i dialogen og prosessen. Det var viktig
at ledelsen ikke var konfliktsky men tok
alle de spørsmål som kom, slik at vi fikk
trygghet for at vi ble ivaretatt på en god
måte. Det er viktig de ansattes lojalitetsfø-
lelse at de blir tatt på alvor.
Hvordan er din nye arbeidssituasjon? Jeg har med meg en omfattende kompe-
tanse på det som skal leveres og kjenner
kunden inn og ut. Denne kompetansen
kan jeg dele med de andre på teamet som
ikke har jobbet hos Aberdeen – og på den
måten spille en
nøkkelrolle i å
levere det som
forventes.
I tillegg så ser jeg
at det åpner seg
nye muligheter
til å jobbe et
sted hvor denne
kompetansen
er kjernevirksomheten og ikke et støt-
teområde. Dette gir meg også muligheter
til å jobbe på andre kunder og videre innen
faget i et større miljø. Dette gjør også at det
er lettere ved ferie og fravær – jobben blir
gjort av en kollega selv om jeg ikke er der.
Hvordan opplevde du å bli outsourcet? Det var i utgangspunktet en tøff prosess
fordi en ikke selv har valgt å bli ansatt hos
den nye arbeidsgiveren. Det er en prosess
hvor man må gå i seg selv og ta et valg,
”ok dette gjør jeg”. Når valget var tatt var
det lett å fokusere på de positive mulig-
hetene dette ga. Det er jo slik at i endring
oppstår det alltid nye muligheter. Amesto
har virkelig hørt på alle de ansattes ønsker,
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 6 - 1/2009
10
OUTSOURCINGMAGASINET
«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang på spiss-kompetanse, ny funksjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus»
Denne artikkelen er den femte i en serie om Business Process Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto.
Du kan lese artiklene påwww.slideshare.net/MariusBerg
Gode råd når En finansiell krise som den vi erfarer nå, avslører forskjellen mellom en god og dårlig økonomiavdeling, og forskjellen mellom en godt og dårlig ledet organisasjon.
1 En erfaren økonomileder er for-
beredt på worst case, har tatt for-
håndsregler og lagt en katastrofeplan,
og han eller hun har skaffet likviditet
for ”a rainy day” som nå. Hvis det ikke
er gjort, er det første man må tenke på;
å skaffe pusterom i form av kreditter
både hos banker og leverandører. Og
eventuelt gjennom salg av eiendeler.
Amesto Business Partner AS er en
av Norges ledende leverandører av
outsourcingstjenester og konsulent-
utleie innenfor økonomi, lønns- og
regnskapstjenester. Selskapet leverer
også rekrutteringstjenester innenfor
de samme fagområder. Amesto
Business Partner er spesialiserte på
å utvikle og drifte effektive økonomi-
rutiner og løsninger.
Av: Henrik Nokhart, Partner i Amesto
Consulting. Nokhart har erfaring fra mel-
lomstore og store outsourcingsprosesser
av regnskapstjenester.
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 5 - 2/2008
11
OUTSOURCINGMAGASINET
Fleksible personellkostnader:
med en skremmende hastighet og vil
ramme næringslivet hardt i Norge.
Det positive er at vi har en langt bedre
soliditet i den norske økonomien denne
gangen som vil redusere virkningene.
Økt usikkerhet, økte rentekostnader og
manglende likviditet stopper forbruk,
boligbygging, reiseaktivitet. Neste år
vil betalingsvansker føre til omfat-
tende konkurser i næringslivet. Nå må
næringslivet nok en gang kutte i alle
”ikke nødvendige” kostnader, stoppe
igangsatte IT-prosjekter og redusere
personellkostnader.
Fleksibilitet i kostnader”Tilgang til høyt kvalifisert arbeidskraft
er viktigste driver for Outsourcing”.
Sitatet er hentet fra Hans Solli-Sæther
fra BI som i forrige nummer av Outsour-
cingmagasinet presenterte resultatene
fra Outsourcingsundersøkelsen 2007.
Outsourcing gir mulighet for fleksibilitet
i forholdet mellom faste og variable per-
sonellkostnader og blir et av de viktigste
verktøyene for å møte krisen.
Den forrige krisen startet med dot.com-
bølgens fall og ble forsterket av 9-11
og av Enron-skandalen. De første
kostnadene som ble kuttet under siste
krise var eksterne konsulenter, deretter
forsvant vikarene, så ble det stopp
i overtid, så ansettelsesstopp og til
slutt nedbemanninger. Dette varte til
høsten 2004, da vi plutselig gikk fra
nedbemanning til å rekruttere i løpet
av en måned.
Nå står vi overfor en ny og langt større
krise som skyldes systemsvikt i USA.
Det ble tillatt spekulasjon av nærmest
fullfinansiering av boliglån kombinert
med pakking av disse lånene med
finansiell kreativitet som har usynlig-
gjort risikoen ved dem. I Norge var
Terra-skandalen høsten 2007 vårt før-
ste møte med starten på denne krisen.
Krisen har vist seg selvforsterkende
BUSINESS PROCESS OUTSOURCING
Av: Marius Berg, visekonsernsjef i
Amesto og leder av Amesto Payroll.
Berg har erfaring fra de største out-
sourcingsprosessene, både på system
og tjenester, som er gjennomført i
Norge innen lønns- og HR-området.
Vi har i flere år hatt et altfor stramt
arbeidsmarked hvor det har vært en
stor utfordring i det hele tatt å få tak i
nødvendig arbeidskraft. Denne krisen
vil gi arbeidsgiverne forhandlingskortet
tilbake i forhold til de ansatte. Fremover
vil ikke tilgang på arbeidskraft være den
fremste årsak til Outsourcing, men be-
hovet for fleksibilitet i forholdet mellom
faste og variable personellkostnader.
Handlekraft gjennom outsourcingOutsourcing er et viktig lederverktøy
for å kontrollere og redusere kostna-
der. Omstillingsprosesser, hvor man
overfører hele funksjoner og prosesser
til en ekstern leverandør eller partner,
kan være den fleksibilitet i kostnads-
basen som en handlekraftig toppleder
trenger å vise sitt styre. Dette er også
toppledelsens mulighet til å ta grep i
virksomheten da de ansatte har forstå-
else for at det må vises handlekraft.
Gjennom en virksomhetsoverdragelse
overtar en leverandør de ansatte og
de forpliktelsene arbeidsgiver har
overfor de ansatte. Dette flytter risiko
for personell, kvalitet og leveranser
fra kunde til leverandør. Modellen kan
også gi nødvendig fleksibilitet til å
redusere eller øke behovet for ressur-
ser og tjenester i forhold til kundens
behov. Morgendagens vinnere er de
som evner å se krisen som en mulighet
og ikke bare som en trussel.
Under forrige krise i 2001 og 2002 måtte næringslivet brette opp ermene og kutte kostnader, ”skalke lukene” og virkelig fokusere på kjernevirksomhet. I tøffe tider er det ”back to basic” og kun fokus på det som gir bunnlinje. Dette gir toppledelsen mulighet til å ta grep i virksom-heten da de ansatte har forståelse for at det må vises handlekraft.
Fordeler for den ansatteDen ansatte får fordelen av å komme
til et større kompetansemiljø, hos en
ledende outsourcingsleverandør, der
deres oppgaver ikke er en kostnadspost
som vurderes kuttet, men der de blir
en del av verdiskapning og inntekts-
strømmen i selskapet. I tillegg har de
muligheter til en langt mer variert
karriere hos sin nye arbeidsgiver.
krisen er der2 Deretter bør man fokusere på
å holde salget i gang, ha god
kontakt med de viktigste kundene om
hvordan de er påvirket og hvilke planer
de har samt eventuelt diskusjon om
felles tiltak og samarbeid, herunder
endring i prising og betalingsbetingel-
ser. Dersom dine konkurrenter har
vært mindre forberedt enn deg, kan du
oppnå økt salg. Sjekk likviditeten dag-
lig, ha oversikt over store utestående
poster.
3 Internt må kunnskapen om
bedriftens måltall og sensitivitet
drilles. Det er kunnskap som sitter
hos dyktige ledere og i ”ryggmargen”
i en godt drevet organisasjon.
4 Utnytt økonomifunksjonen som
”endringsagenten” i organisa-
sjonen. Få dem til å skaffe endrede
og oppdaterte måltall og distribuere
disse. Trykk videre på etter raskere
og mer relevant informasjon, særlig
informasjon i forhold til konkurrenter
og markedsutvikling – og sørg for at
alle i bedriften har denne informa-
sjonen.
5 Krev at alle må ha fokus på stra-
tegiske relative måltall og at alle
gjør tiltak basert på avklarte rammer.
En mellomleder skal ikke sitte med
hendene i fanget og vente på ordre.
Glem budsjett når alle forutsetninger
svikter. Tenk strategisk og tenk relative
nøkkeltall.
6 Gjennomfør tiltak som skaffer mer
fleksibilitet, særlig når det gjelder
kostnadsstrukturen. Reduser innkjøps-
kvantum, få mer fleksible bemannings-
kostnader og skaff stykkpris på ikke
strategiske varer og tjenester. Sett krav
til nøysomhet.
7 Reduser antall i den innerste
ledergruppen så den er i stand til
å diskutere strategiske grep. Ikke la
noen gå fra borde uten en skikkelig
debrief på hans/hennes ansvarsom-
råder og noter røde områder.
8 Trekk inn kompetente rådgivere
når du ser at kunnskap og gjen-
nomføringsevne ikke er tilstrekkelig.
Utnytt nettverket.
9 Fokuser på kjerneområder og kjer-
neprosesser. Hvor er din bedrift
virkelig god og hvordan kan du bruke
mer ressurser og tid på det? Det er
i kriser man virkelig forstår hvordan
man egentlig skulle ha ledet og drevet.
10 Vis lederskap, det er mer enn
ledelse.
Outsourcing som mulighet i krisetider
Toppledere tar grep
OUTSOURCINGMAGASINET NR. 5 - 2/2008
12
OUTSOURCINGMAGASINETOUTSOURCINGMAGASINET NR. 4 - 1/2008
Geomatikk outsourcet lønn for første gang i 2001, den gang som en del av Bravida-konsernet. Senere ble sel-skapet solgt ut. Nå som den opprinnelige outsourcings-avtalen på lønnsområdet opphørte, valgte Geomatikk en delvis insourcing igjen.
Outsourcing av lønn som kombinasjon av system- og tjenesteleveranse
Knut Bratsberg, administrerende
direktør i Geomatikk AS.
«Outsourcing er et strategisk verktøy som gir muligheter for ansvarliggjøring, definert kvalitet på tjenestene, tilgang på spiss-kompetanse, ny funksjonalitet og tekniske løsninger, fleksibilitet og fokus»
Denne artikkelen er den fjerde i en serie om Business Prosess Outsourcing - BPO skrevet av Marius Berg, visekonsernsjef i Amesto. De tre første arti-klene tok for seg temaene «Gevinster forutsetter endring». «Tradisjonell outsourcing kontra BPO» og «Insource eller outsource?».Du kan lese artiklene på www.slideshare.net/MariusBerg
Lønn var ikke et strategisk
område og Geomatikk ønsker
derfor å fortsette å outsource
dette, men samtidig hadde de
behov for en bedre tjeneste
som var mer tilpasset Geo-
matikk. Fra at lønnsystemet
tidligere var en del av tjeneste-
leveransen, valgte de nå en delt
løsning med implementering
av lønnssystem fra Amesto
Solutions på egen plattform,
kombinert med outsourcing av
lønnsproduksjonen til Amesto
Payroll. Denne løsningen ga
Geomatikk mer kontroll over
prosessene. Alle integrasjoner
mellom systemene også mot
andre leverandører og øvrige
HR-systemer blir gjort i IT-
miljøet til Geomatikk. Amesto
Payroll produserer lønnen i ho-
vedsak i kundens lokaler som
en del av økonomiavdelingen.
Geomatikk leverer tjenester knyttet til implementering av
elektronisk dokumenthåndtering og geografisk IT. Selskapet
henvender seg til ledningseiere og entreprenører, både til offent-
lige og til private virksomheter. Selskapet har 240 ansatte fordelt
på 14 steder i Norge.
”Denne nærheten mellom
kunde og leverandør gir god
kommunikasjon og gjør det
lettere for leverandøren å
forstå kundens utfordringer.
Dette er ikke minst viktig når
Geomatikk endrer seg, da kan
leverandøren følge med i en-
dringsprosessene og vi risikerer
ikke ”å vokse fra hverandre”
uttaler Bratsberg. ”Det er blitt
en maktforskyvning med bedre
kontroll og balanse i forhold til
tidligere”.
Gode råd for outsourcingBratsberg vil gi følgende råd til
andre bedrifter som har sam-
me utfordring som Geomatikk,
og kanskje har dyrekjøpte erfa-
ringer med outsourcing ”Det er
viktig å kjenne egen prosesser
og vite hva man vil oppnå med
outsourcingen. Ikke minst er
arbeidsdeling og grensesnittet
med leverandøren i kombina-
sjon med tilliggende systemer
og dataflyten viktig. Der er et
mål at data bare registreres
en gang der de oppstår ute
hos brukerne. ”Vurder total-
kostnaden for hele prosessen
i kombinasjonen systemer og
tjenester”.
Geomatikk AS:
13
OUTSOURCINGMAGASINETOUTSOURCINGMAGASINET NR. 4 - 1/2008
Systemets betydning forvellykket outsourcing
til oppdatert informasjon fra systemet.
Arbeidsprosessene som går i økono-
misystemet er en så integrert del av
daglige gjøremål som ordre og vare-
håndtering, fakturering, innbetalinger
og utestående fordringer, bestillinger og
inngående fakturaer.
Dersom virksomheten skal få kvalitet i
disse prosessene må den økonomiske
informasjonen være oppdatert og lett
tilgjengelig, som elektroniske inngå-
ende fakturaer, integrerte bankløsnin-
ger, aldersfordelte fordringer og cash
flow-oversikt.
Den beste løsningen for kundenGode systemløsninger som både gir da-
tafangst ute hos brukerne, er integrerte
mot forsystemer, gir analyser, rapporter
og nødvendig kontroll og oversikt er en
forutsetning både for god virksomhets-
styring, og for et vellykket samarbeid
med en outsourcingsleverandør. Det
er da viktig at din outsourcingspartner
har nødvendig kompetanse på disse
systemene slik at de blir en relevant
samarbeidspartner som kan ha fokus på
kontinuerlig forbedring og automatise-
ring av arbeidsprosesser.
Ingen av dagens systemleverandører i
Norge innen HR- eller økonomiområdet
har de beste løsningene for en kunde,
men en kombinasjon av løsninger fra
forskjellige leverandører vil kunne gi
den beste løsningen for bedriften. Det
er viktig å ha en samarbeidspartner
som ikke er låst til bare å levere egne
systemer, men som sammen med
Amesto Payroll leverer tjenester innen lønnsområdet som strekker seg
over hele den faglige aksen fra totalavstemming av lønnsregnskapet inn
i hovedbok, til lønnsproduksjon og med tilhørende personaltjenester.
I tillegg kan de gjennom Amesto Solutions levere et bredt spekter av
lønns- og HR-systemer som gir en kundefokusert kombinasjon av
tjeneste- og systemleveranse.
Min erfaring er at mellomstore og stør-
re bedrifter i Norge ikke får dekket sine
behov når for eksempel outsourcing av
lønnsområdet kun blir levert som en
tjenesteleveranse og kanskje helt uten
systemtilgang.
HR-systemene blir strategiskeI den daglige kampen for å sikre seg og
beholde talentene i dagens stramme
arbeidsmarked, er HR-prosessene i be-
driften viktigere enn noen gang. Dette
betyr at riktige HR-systemer blir et stra-
tegisk anliggende. Disse systemene skal
jobbe tett sammen med lønnssystemet,
og kan være systemer innen; rekrutte-
ring, talent management, kompetanse
Økonomisk informasjon må være oppdatert og lett tilgjengelig.
BUSINESS PROCESS OUTSOURCING
Av: Marius Berg, visekonsernsjef i
Amesto og leder av Amesto Payroll.
Berg har erfaring fra de største out-
sourcingsprosessene, både på system
og tjenester, som er gjennomført i
Norge innen lønns- og HR-området.
kunden kan integrere de rette syste-
mene med hverandre enten på kundens
plattform, eller systemet levert som en
delvis tjeneste kombinert med kundens
egne systemer.
Valg av riktig partnerDersom leverandøren ikke er en del
av systemleveransen, så har de heller
ikke nødvendig interesse i å forbedre
disse prosessene da de ikke får noen
gevinster av det. Dersom din leverandør
kan levere begge deler så vil du få en
leverandør som kan gi deg som kunde
din optimale kombinasjon av tjeneste
og system. Dette vil kunne sikre at dine
endrete behov over tid kan oppfylles
enten leveransen blir mer en tjenestele-
veranse eller mer en systemleveranse.
Tjenester contra systemer: Outsourcing av økonomi- og lønnsområdet har i Norge for de fleste små og mellomstore bedrifter vært en ren tjenesteoutsourcing. Leve-randøren har løst oppdraget på sine interne systemer, og kunden har i veldig liten grad vært involvert systemets rolle for leveransen. Også for noe større bedrifter har det vært vanlig med rene tjenesteleveranser uten systemer.
og kursadministrasjon, time og prosjekt,
fravær, ferie og ressursstyring, reise- og
utleggsadministrasjon. HR-systemene
er viktige verktøy for å kvalitetssikre at
arbeidsprosessene standardiseres, ef-
fektiviseres og profesjonaliseres. Dette
er verktøy som hele organisasjonen vil
ta i bruk og bringer HR fra ofte å være
noe man driver med ved siden av forret-
ningen, til å være en viktig bidragsyter i
forretningsprosessene.
Tilgjengelig økonomisk informasjon Innen økonomiområdet vil det være
enda viktigere for brukerne å ha tilgang
14
OUTSOURCINGMAGASINET
15
OUTSOURCINGMAGASINET
16
OUTSOURCINGMAGASINET
■
■
■
■
■
■ ■
■ ■
■ ■
■
■
17
OUTSOURCINGMAGASINET
■
▲
■
■
■
■
■
■
■
■
18
OUTSOURCINGMAGASINETOUTSOURCINGMAGASINET NR. 1 - 2006
top related