panduan asas pengurusan aktiviti pelajar politeknik … panduan asas pengurusan a… · penyediaan...
Post on 22-Oct-2019
71 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
ii
Panduan Asas
Pengurusan Aktiviti Pelajar
Politeknik Kota Kinabalu Sabah
Penulis:
MOHD HANIS BIN MOHD NOR
Panduan ini dikeluarkan untuk rujukan para pelajar dan kakitangan
Politeknik Kota Kinabalu, Sabah.
Catatan: Panduan ini adalah mengikut keadaan semasa.
Sebarang pertanyaan boleh merujuk pihak Jabatan Hal Ehwal Pelajar,
Politeknik Kota Kinabalu, Sabah.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
iii
Cetakan Pertama .................. Mac 2019
Copyright© 2019
Hakcipta terpelihara. Mana-mana bahagian dalam buku ini tidak boleh dicetak semula, disalin atau dipindahkan bentuk dengan apa jua cara sekalipun sebelum mendapat kebenaran bertulis daripada penerbit.
Perpustakaan Negara Malaysia Data Pengkatalogan-dalam-Penerbitan Mohd. Hanis Mohd. Nor, 1989-
Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar / Penulis: MOHD HANIS BIN MOHD NOR. ISBN 978-967-0332-93-2 1. Student activities--Malaysia--Handbooks, manuals, etc. 2. Activity programs in education--Malaysia--Handbooks, manuals, etc. 3. Education, Higher--Malaysia--Sabah. 4. Government publications--Malaysia. I. Judul.
371.809595
Diterbitkan Oleh: Politeknik Kota Kinabalu No. 4, Jalan Politeknik,
KKIP Barat, Kota Kinabalu Industrial Park, 88460, Kota Kinabalu,
Sabah, Malaysia.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
iv
PENDAHULUAN
Pengurusan aktiviti pelajar adalah satu tugasan yang menyeluruh di mana
ianya melibatkan tindakan dan peranan semua pihak yang terlibat sama ada bermula
daripada pihak atasan, pengurusan, pegawai sehinggalah kepada pelajar atau peserta.
Setiap aktiviti pelajar memerlukan perancangan yang betul, strategi yang sesuai,
maklumat yang lengkap, pengurusan serta komunikasi yang berkesan.
Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar Politeknik Kota Kinabalu ini
adalah panduan bagi membantu semua warga Politeknik Kota Kinabalu dalam
mengurus dan melaksanakan aktiviti di Politeknik Kota Kinabalu (PKK) terutamanya
bagi pegawai yang terlibat secara langsung dengan aktiviti pelajar.
Antara perkara yang penting didalam naskah ini adalah seperti
tanggungjawab dalam pentadbiran organisasi dan aktiviti pelajar, kategori aktiviti
pelajar yang digalakkan serta senarai kemudahan yang disediakan. Selain itu,
terdapat juga garis panduan berkenaan penubuhan dan pembubaran kelab,
penyediaan kertas kerja, sijil dan juga laporan aktiviti pelajar. Segala format penting
dan juga borang juga ada dilampirkan di bahagian lampiran.
Semoga dengan adanya Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar Politeknik
Kota Kinabalu ini dapat mambantu pegawai yang terlibat secara langsung dengan
aktiviti pelajar untuk melaksanakan aktiviti dan program pelajar dengan lebih baik
dan seterusnya dapat mengurangkan masalah dalam sistem pengurusan pelaksanaan
setiap aktiviti.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
v
Panduan Asas Pengurusan Aktiviti Pelajar Politeknik Kota Kinabalu
Isi Kandungan Muka Surat
1. Visi, Misi Moto Politeknik Kota Kinabalu 1
2. Visi, Misi Objektif Jabatan Hal Ehwal Pelajar 1
3. Pengenalan Jabatan Hal Ehwal Pelajar 2
4. Pentadbiran Organisasi Dan Aktiviti Pelajar 3
5. Kategori Aktiviti Pelajar 4
6. Kemudahan-Kemudahan Yang Disediakan Bagi Menganjurkan 6
Aktiviti Pelajar
7. Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) 11
8. Garis Panduan Penubuhan Dan Pembubaran Kelab/Persatuan Pelajar 13
9. Garis Panduan Penyediaan Kertas Kerja Aktiviti Pelajar 19
10. Garis Panduan Penyediaan Sijil 39
11. Garis Panduan Penyediaan Laporan Aktiviti Pelajar 44
12. Penutup 56
13. Rujukan 57
14. Lampiran 58
i. Format Kelulusan Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang 59
Daripada RM5000. (A1, A2, A3, A4 & A5)
ii. Format Kelulusan Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih 64
Daripada RM5000. (B1, B2, B3, B4 & B5)
iii. Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK 69
iv. Borang-Borang Berkaitan
a) Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab/Persatuan Pelajar 75
b) Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar 81
c) Borang Penilaian Program/Aktiviti 82
d) Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program 83
e) Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar 84
f) Borang Indemniti (Lepas Tanggung) 85
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
1
POLITEKNIK KOTA KINABALU
VISI
Menjadi Institusi TVET Yang Unggul Di Peringkat Kebangsaan Dan
Antarabangsa Pada Tahun 2020.
MISI
a. Menyediakan graduan holistik, seimbang dan berciri keusahawanan
yang diiktiraf oleh industri.
b. Membina persekitaran pembelajaran TVET yang inovatif dan kreatif.
c. Memperkasakan kolaborasi yang produktif dengan industri.
d. Mengungguli pengiktirafan di peringkat kebangsaan dan antarabangsa.
MOTO
PKK UNGGUL 2020
JABATAN HAL EHWAL PELAJAR
VISI
Menjadi sebuah jabatan unggul dalam memberikan perkhidmatan dan usaha-
usaha berkaitan dengan pembangunan pelajar.
MISI
Melahirkan graduan yang holistik, seimbang, berciri keusahawanan serta
memiliki nilai-nilai insaniah, berdaya kepimpinan dan beridentiti nasional.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
2
PENGENALAN JABATAN HAL EHWAL PELAJAR
Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP) diberi tanggungjawab untuk menyediakan
pelbagai khidmat bantuan sepanjang pengajian pelajar terutama dari aspek
pendaftaran pelajar, pengurusan aktiviti pelajar, hal ehwal kebajikan dan disiplin
serta apa jua kegiatan yang berkaitan dengan pelajar. Selain itu, JHEP turut
berperanan dalam memperkasakan kepimpinan pelajar di dalam pengurusan dan
pengelolaan aktiviti kelab, persatuan, unit, jabatan akademik dan politeknik. JHEP
juga bertanggungjawab untuk menguruskan pendaftaran kelab dan persatuan pelajar
yang ditubuhkan di bawah Akta 174. Melalui kelab dan persatuan yang berdaftar di
bawah entiti Majlis Perwakilan Pelajar (MPP), para pelajar dapat menyertai dan
menganjurkan pelbagai aktiviti yang berkait rapat dengan 10 lonjakan bakat pelajar
yang telah disenaraikan di bawah Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-
2025 (Pendidikan Tinggi).
Dalam menjalankan peranan dan tanggungjawabnya, Jabatan Hal Ehwal
Pelajar diterajui oleh seorang ketua jabatan dan dibantu oleh empat pegawai hal
ehwal pelajar serta enam pembantu tadbir yang komited dalam menguruskan hal-hal
yang berkaitan dengan pelajar. Menjadi harapan Jabatan Hal Ehwal Pelajar agar
dapat memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada para pelajar agar visi dan misi
politeknik dapat dicapai dengan jayanya.
HUBUNGI KAMI
Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Politeknik Kota Kinabalu Sabah
Aras bawah, Bangunan Pentadbiran
No. 4, Jalan Politeknik, KKIP Barat,
Kota Kinabalu Industrial Park,
88460, Kota Kinabalu, Sabah
Tel : 088-401813 (113) - Kebajikan & Disipilin
088-401814 (114) - Pendaftaran
088-401816 (116) - Am
088-401867 (167) - Biasiswa
088-401843 (189) - Klinik
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
3
PENTADBIRAN ORGANISASI DAN AKTIVITI PELAJAR
Aktiviti pelajar ialah satu platform terbaik bagi memberikan pendedahan dan
pengalaman yang berguna untuk pembangunan sahsiah dan kemahiran insaniah
pelajar dengan mengadakan aktiviti yang tidak terbatas kepada bidang akademik
sahaja. Pelajar akan didedahkan dengan kegiatan sosial dan kemasyarakatan
melibatkan warga kampus dan masyarakat luar. Pembentukan modal insan dapat
dihasilkan seiring dengan visi dan misi politeknik untuk menghasilkan graduan yang
holistik, berkualiti dan berdaya saing.
Namun begitu, aktiviti kelab dan persatuan pelajar adalah tertakluk kepada
Akta 174. Kelab atau Persatuan Pelajar yang didaftarkan di JHEP akan ditadbir oleh
seorang Pegawai Politeknik sepenuh masa yang dikenali sebagai Penasihat Kelab di
mana penasihat ini mempunyai kuasa dan fungsi yang telah ditentukan oleh Pengarah
dan Timbalan Pengarah Sokongan Akademik untuk mentadbir kelab dan persatuan
pelajar. Penasihat Kelab bertanggungjawab untuk:-
1) Mengawal selia kegiatan pelajar.
2) Menghadiri atau mengawal perjalanan mesyuarat kelab dan persatuan pelajar.
3) Meminta persatuan pelajar bertindak atas sesuatu atau memberi apa-apa
arahan atau petunjuk sebagaimana difikirkan perlu seperti yang diarahkan
oleh Pengarah dan Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
4) Mentadbir pengurusan kelab dan persatuan pelajar seperti permohonan
menubuhkan kelab dan persatuan pelajar, perlembagaan kelab dan persatuan,
permohonan keahlian, permohonan menjalankan aktiviti pelajar, permohonan
mengeluarkan duit dari tabung kelab dan sebagainya seperti yang dinyatakan
oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
4
KATEGORI AKTIVITI PELAJAR
Pada umumnya aktiviti yang boleh dianjurkan oleh pelajar mestilah berkait
rapat dengan 10 lonjakan bakat pelajar yang telah disenaraikan di bawah Pelan
Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi). Ianya terdiri
dari pelbagai bentuk aktiviti dan program-program yang merangkumi kategori seperti
berikut:
a) Program pembangunan diri pelajar,
bercirikan pengetahuan, inovasi,
keusahawanan & kemahiran berfikir.
Seminar
Forum
Bengkel
Simposium
Persidangan
Debat/Pidato
Pertandingan Mengarang
Robotik
Fotografi
Keusahawanan
Lawatan Sambil Belajar
Malam Interaksi
Lawatan Muhibah Dalam dan
Luar Negeri
Mesyuarat Agung
b) Program khidmat sosial &
kesukarelawanan.
Khidmat Masyarakat
Kem Motivasi
Kelas Bimbingan Sosial
c) Program kepimpinan pelajar Kursus dan Bengkel
Kem Motivasi
Pengukuhan Pasukan
(Team Building)
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
5
d) Program pembentukan nilai positif
dan bina semangat.
Kempen Derma Darah
Pemeriksaan Kesihatan
Kempen Kitar Semula
Ekplorasi Alam
Program Motivasi
Majlis Makan Malam
Berkhemah
Berkayak
Mendaki Gunung
Jungle Treking
e) Program berbentuk kerohanian, etika
dan moral.
Kelas Bimbingan Sahsiah
Ceramah Agama
f) Program berbentuk kenegaraan dan
pembentukan jati diri.
Festival Seni
Pameran Seni
Pertunjukan Filem
Sayembara Puisi
Pementasan Kebudayaan
Pertandingan Pencarian Bakat
g) Program pembangunan sukan &
bakat.
Karnival Sukan
Larian
Sukan X-Treme
Seminar Kejurulatihan
Pertandingan Sukan
*Juga mana-mana aktiviti pelajar yang berkait rapat dengan 10 lonjakan bakat
pelajar yang telah disenaraikan di bawah Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia
2015-2025 (Pendidikan Tinggi).
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
6
KEMUDAHAN - KEMUDAHAN YANG DISEDIAKAN BAGI
MENGANJURKAN AKTIVITI PELAJAR
Kelayakan Menerima Kemudahan
Aktiviti pelajar yang memenuhi kriteria berikut layak dipertimbangkan untuk diberi
bantuan dan kemudahan:-
1) Kegiatan pelajar yang dianjurkan oleh persatuan pelajar yang berdaftar
dengan Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
2) Kegiatan pelajar yang telah mendapat kelulusan pihak pengurusan tertinggi
Politeknik Kota Kinabalu seperti yang ditetapkan oleh Jabatan Hal Ehwal
Pelajar.
3) Kegiatan pelajar yang dianjur dan diselia oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar,
Kelab & Persatuan, Jabatan Akademik dan Unit yang berkaitan.
Semua kemudahan adalah tertakluk kepada garis panduan yang dikeluarkan oleh
Jabatan Hal Ehwal Pelajar berkaitan dari semasa ke semasa. Bagi menggalakkan
kegiatan pelajar, bantuan dan kemudahan berikut disediakan:-
Khidmat Nasihat
Pegawai-pegawai Jabatan Hal Ehwal Pelajar bersedia untuk memberi khidmat
nasihat kepada kelab dan persatuan pelajar.
Bantuan Kewangan
Politeknik atas budi bicara boleh mempertimbangkan bantuan kewangan seperti
berikut:
1) Kegiatan yang memberi impak yang tinggi kepada ahli-ahli.
2) Kegiatan yang dapat membantu meningkatkan sahsiah dan keterampilan diri
pelajar.
3) Bantuan kewangan diberi bagi membolehkan aktiviti dilaksanakan.
4) Bantuan ini diberi berdasarkan merit yang boleh mengharumkan nama
politeknik.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
7
Kemudahan Menggunakan Ruang
Aktiviti pelajar yang memerlukan ruang untuk menganjurkan aktiviti, kebenaran
perlu diperolehi dari Unit Pentadbiran atau dari pegawai bertanggungjawab yang
menjaga ruang berkenaan tertakluk kepada sokongan daripada Jabatan Hal Ehwal
Pelajar. Kemudahan ini boleh ditempah melalui sistem MyBooking di laman web
Politeknik Kota Kinabalu Sabah.
Bayaran Saguhati
Elaun Perjalanan, penginapan atau lain-lain layak dibayar sekiranya pelajar
mengambil bahagian dan menyertai kegiatan yang dianjurkan oleh Jabatan Hal
Ehwal Pelajar atau pegawai bertanggungjawab yang berkaitan dimana kemudahan
penginapan atau makanan tidak disediakan penganjur tertakluk kepada peraturan
yang digunapakai oleh pihak politeknik.
Sijil Penghargaan
Sijil penghargaan akan diberikan kepada Jawatankuasa Pelaksana yang mengadakan
program manakala sijil penyertaan untuk peserta program yang terlibat dimana sijil-
sijil ini akan disediakan oleh pihak penganjur program sendiri. Penganjur hendaklah
memasukkan peruntukan kewangan untuk sijil semasa penyediaan kertas kerja.
Penghantaran Surat, Faksimili dan Telefon
Surat-surat rasmi persatuan yang dihantar dengan emel biasa atau menggunakan
kemudahan faksimili perlu melalui pejabat Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Panggilan
telefon yang dibuat perlu direkod dalam buku daftar panggilan telefon yang
disediakan oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
Perkhidmatan Pengangkutan & Kenderaan Politeknik
Perkhidmatan pengangkutan dan kenderaan politeknik boleh dipertimbangkan
kepada pelajar bagi aktiviti pelajar yang diluluskan oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar
sahaja. Perkhidmatan ini boleh ditempah melalui sistem MyBooking di laman web
Politeknik Kota Kinabalu Sabah.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
8
Tempahan Dan Penggunaan Perkhidmatan
Bagi kemudahan seperti dewan, bilik dan kenderaan, tempahan dan
penggunaan perkhidmatan hendaklah dibuat melalui sistem MyBooking di laman
web Politeknik Kota Kinabalu, Sabah sekurang-kurangnya 14 hari sebelum program
atau aktiviti dijalankan dengan syarat kertas kerja sudah pun diluluskan. Ini akan
memudahkan pihak yang berkenaan untuk mengatur dan mengambil tindakan
seterusnya. Bagi kemudahan seperti barangan di stor pusat, unit sukan dan
multimedia, tempahan hendaklah dilakukan seperti carta alir di bawah:-
DILULUSKAN
Borang hendaklah diisi dan ditandatangani oleh
penasihat program.
KERTAS KERJA
Borang dihantar ke unit/jabatan tersebut bagi
proses pinjaman atau penggunaan perkhidmatan.
TIDAK DILULUSKAN
Ambil borang tempahan atau peminjaman di
pejabat yang berkenaan.
*Dicadangkan bahawa pengambilan borang
hanya dibuat pada hari isnin dan selasa
sahaja. Manakala pengeluaran barang hanya
pada hari rabu dan khamis sahaja untuk
tujuan kelancaran proses.
Borang yang telah diisi perlu disahkan oleh
Ketua Jabatan atau Ketua Unit Organisasi.
Program dikaji semula
untuk dihantar bagi
mendapatkan kelulusan
semula.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
9
Tanggungjawab Kelab dan Persatuan
Kelab dan Persatuan atau mana-mana pihak yang ingin menjalankan aktiviti
adalah bertanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan kegiatan yang
dilaksanakan berjalan dengan lancar mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan
dari semasa ke semasa. Penasihat perlu memainkan peranan yang penting dalam
memantau dan memberi nasihat kepada para pelajar. Perkara-perkara berikut perlu
diberi perhatian:
1) Pengarah Program
Bertanggungjawab mengemukakan kertas kerja dan maklumat lengkap seperti
dalam panduan yang diberi.
2) Mesyuarat Agung
Setiap kelab dan persatuan diwajibkan untuk melaksanakan Mesyuarat Agung
kelab dan persatuan masing sekurang-kurangnya sekali setahun. Mana-mana
kelab yang mengadakan mesyuarat agung mesti mendapat kelulusan Jabatan Hal
Ehwal Pelajar terlebih dahulu. Kertas kerja bagi mengadakan mesyuarat agung
berkenaan perlu dihantar ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar selewat-lewatnya dalam
masa 14 hari. Laporan kewangan, laporan aktiviti tahunan dan senarai ahli kelab
dan persatuan mestilah dihantar kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar seminggu
selepas berlangsungnya Mesyuarat Agung. Kegagalan untuk melaksanakan
Mesyuarat Agung boleh menyebabkan kelab dan persatuan akan dibubarkan.
3) Permohonan Mengadakan Program
Bagi semua permohonan kegiatan pelajar hendaklah dihantar ke Jabatan Hal
Ehwal Pelajar dalam tempoh masa 20 hari bekerja sebelum aktiviti diadakan.
Penghantaran kertas kerja hanya boleh dilakukan hanya pada hari isnin dan selasa
sahaja. Proses kelulusan kertas kerja akan mengambil masa 10 hari bekerja.
Kertas kerja juga mestilah mengikut garis panduan yang telah ditetapkan.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
10
4) Tempahan Tempat dan Kelengkapan
Pelajar perlu membuat tempahan tempat dan kelengkapan sekurang-kurangnya
14 hari melalui Jabatan Hal Ehwal Pelajar sebelum kegiatan diadakan kepada
pegawai yang berkaitan. Persediaan kelengkapan seperti kerusi, meja dan dewan
untuk aktiviti diadakan hendaklah disusun dan dihias sewajarnya oleh persatuan.
Tempahan juga tertakluk kepada kekosongan yang ada.
5) Protokol dan Liputan Media/Sidang Akhbar
Persatuan hendaklah memaklumkan dan mendapat nasihat dari segi protokol dari
Jabatan Hal Ehwal Pelajar dan Unit Komunikasi Korporat bagi program yang
melibatkan jemputan tetamu kenamaan atau VIP.
6) Penggunaan Bahasa Melayu
Semua sepanduk/bunting/poster/carta/rísalah hendaklah menggunakan Bahasa
Melayu kecuali mendapat kebenaran daripada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Semua
majlis rasmi hendaklah menggunakan Bahasa Melayu kecuali melibatkan
perwakilan luar negara.
7) Keputusan Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Keputusan Jabatan Hal Ehwal Pelajar adalah muktamad dan sebarang rayuan
tidak diterima.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
11
MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP)
Majlis Perwakilan Pelajar (juga dikenali sebagai Jawatankuasa Perwakilan
Pelajar di dalam Akta 174) adalah satu Perwakilan yang dilantik oleh Kementerian
Pendidikan Tinggi dan cara perlantikan Ahli Jawatankuasa Perwakilan Pelajar adalah
melalui Pilihanraya Kampus. Jawatankuasa ini merupakan satu organisasi induk
politeknik yang amat penting dalam menjaga kebajikan serta hak-hak pelajar dan
menjadi perantara diantara pihak pengurusan dengan pelajar. Masa perkhidmatan
untuk setiap ahli adalah selama setahun. Pelbagai aktiviti dijalankan yang melibatkan
penglibatan peserta, pihak pengurusan Politeknik mahupun organisasi luar. Bahagian
III, Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta 174 memperuntukkan
bahawa sesuatu institusi hendaklah mempunyai suatu Majlis Perwakilan Pelajar yang
diwakili oleh sebahagian pelajar yang ditentukan oleh Pengarah.
Gambar 1 : Logo Majlis Perwakilan Pelajar Politeknik Kota Kinabalu Sabah
Dalam menjalankan peranan dan tanggungjawabnya, jawatankuasa ini
mempunyai 5 ahli majlis tertinggi yang diterajui oleh Yang Dipertua MPP dan
dibantu dengan empat belas (14) biro utama yang mempunyai portfolio masing-
masing dalam menggerakkan jawatankuasa. Exco tersebut ialah, Exco Kelab dan
Persatuan, Exco Komunikasi dan Korporat, Exco Kebajikan dan Sosial, Exco
Akademik dan Latihan, Exco Multimedia dan Penerbitan, Exco Kebudayaan dan
Warisan, Exco Sukan dan Rekreasi, Exco Kerohanian dan Moral, Exco Kolej
Kediaman, Exco Pembimbing Rakan Siswa, Exco Perpaduan dan Integrasi, Exco
Pelajar Khas, Exco Keusahawanan dan Exco Jabatan-Jabatan Akademik.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
12
Matlamat Majlis Perwakilan Pelajar, Politeknik Kota Kinabalu, Sabah adalah
untuk Mentransformasikan Mahasiswa. Pelbagai usaha telah pun dilaksanakan dalam
mencapai matlamat tersebut seperti pelaksanaan program membina,
memperjuangkan hak mahasiswa dan menjaga kebajikan mahasiswa.
Senarai Organisasi Yang Berdaftar di Politeknik Kota Kinabalu
Ringkasan Nombor Rujukan
PKK - Politeknik Kota Kinabalu, Sabah 02/7() - Kod Setiap Kelab
PENT - Pentadbiran Jld.1 - Jilid Fail
(HP) - Jabatan Hal Ehwal Pelajar (00) - Kod Fail
02 - Bilangan Kepala Surat Yang Dikeluarkan
Bil Nama dan Kod Organisasi Nombor Rujukan
1 Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) PKK/PENT/(HP)/02/7 Jld.1 (00)
2 Persatuan Pelajar Kolej Kediaman (PPKK) PKK/PENT/(HP)/02/7(1) Jld.1 (00)
3 Pembimbing Rakan Siswa (PRS) PKK/PENT/(HP)/02/7(2) Jld.1 (00)
4 Kelab Rakan Pustaka (RP) PKK/PENT/(HP)/02/7(3) Jld.1 (00)
5 Rakan Pusat Islam (RAPI) PKK/PENT/(HP)/02/7(4) Jld.1 (00)
6 Kelab Jabatan Kejuruteraan Awam (CEC) PKK/PENT/(HP)/02/7(5) Jld.1 (00)
7 Kelab Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (CLOMEC) PKK/PENT/(HP)/02/7(6) Jld.1 (00)
8 Kelab Jabatan Kejuruteraan Elektrik (ELSE) PKK/PENT/(HP)/02/7(7) Jld.1 (00)
9 Kelab Jabatan Perdagangan (CDC) PKK/PENT/(HP)/02/7(8) Jld.1 (00)
10 Kelab Jabatan Pelancongan & Hospitaliti (HOTELIERS) PKK/PENT/(HP)/02/7(9) Jld.1 (00)
11 Kelab Jabatan Matematik, Sains & Komputer (MSC2) PKK/PENT/(HP)/02/7(10) Jld.1 (00)
12 Yayasan Sukarelawan Siswa (YES) PKK/PENT/(HP)/02/7(11) Jld.1 (00)
13 Kelab Skuad Usahawan (Skuad Usahawan) PKK/PENT/(HP)/02/7(12) Jld.1 (00)
14 Kelab Multimedia (Multimedia Crew) PKK/PENT/(HP)/02/7(13) Jld.1 (00)
15 Quantity Surveyor Club (QSC) PKK/PENT/(HP)/02/7(14) Jld.1 (00)
16 Kelab Rakan Exco (RE) PKK/PENT/(HP)/02/7(15) Jld.1 (00)
17 Kelab Orator (Orator) PKK/PENT/(HP)/02/7(16) Jld.1 (00)
18 Kelab Robotik (Robotik Club) PKK/PENT/(HP)/02/7(17) Jld.1 (00)
19 Kelab UNESCO (UNESCO) PKK/PENT/(HP)/02/7(18) Jld.1 (00)
20 Kelab Ecopoly (ECOPOLY) PKK/PENT/(HP)/02/7(19) Jld.1 (00)
21 Kelab Inspirasi (INSPIRASI) PKK/PENT/(HP)/02/7(20) Jld.1 (00)
22 Kelab Mandarin (MANDARIN) PKK/PENT/(HP)/02/7(21) Jld.1 (00)
23 Kelab Pelajar Mekatronik (MECHATRONZ) PKK/PENT/(HP)/02/7(22) Jld.1 (00)
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
13
GARIS PANDUAN PENUBUHAN DAN PEMBUBARAN
KELAB/PERSATUAN PELAJAR
Garis panduan ini menerangkan tentang proses yang perlu dilaksanakan untuk
menubuhkan sesebuah persatuan pelajar. Semua persatuan pelajar yang ditubuhkan
adalah menggunakan prosedur yang seragam. Terdapat satu borang yang khusus
digunakan untuk memohon bagi tujuan menubuhkan Kelab dan Persatuan Pelajar.
Jabatan Hal Ehwal Pelajar bertanggungjawab menyemak dokumen permohonan
untuk menubuhkan Persatuan Pelajar sebelum dihantar kepada Timbalan Pengarah
Sokongan Akademik atau Pengarah untuk sebarang keputusan sama ada diluluskan
atau tidak. Garis panduan adalah seperti berikut:-
Had dan
batasan
Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah dengan
Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta 174.
Cara
penubuhan
Kelab atau persatuan boleh ditubuhkan dengan dua cara iaitu:-
1) Inisiatif pelajar ATAU
2) Arahan atau nasihat dari pensyarah/kakitangan lain.
Jawatankuasa
penubuh
Perlu ada Jawatankuasa penubuh yang menyediakan nama kelab,
objektif, logo, penasihat, sasaran ahli (minimum 30 orang) dan
perlembagaan kelab.
Perlantikan
Penasihat
Penasihat mestilah daripada kumpulan profesional, keutamaan
kepada pensyarah yang berdamping rapat dengan pelajar dan
komited dengan aktiviti pelajar serta telah mendapat sokongan
daripada ketua jabatan masing-masing.
Borang
Penubuhan
Kelab
Penasihat perlu mengemukakan kertas cadangan penubuhan kelab
dengan mengisi borang penubuhan kelab dan perlu dihantar ke
Jabatan Hal Ehwal Pelajar untuk pengesahan kelulusan. Kertas
cadangan penubuhan kelab akan diproses selama seminggu bagi
memberikan masa perbincangan dan prosedur jabatan untuk
meluluskan penubuhan kelab. Ketua Penasihat perlu mengisi Borang
Penubuhan Kelab yang telah diedarkan dengan jelas dan teliti untuk
pengesahan penubuhan dan pendaftaran kelab dibawah MPP. Kelab
yang berdaftar akan menerima suntikan dana aktiviti pada setiap
semester daripada Tabung Kelab bergantung kepada dana yang
diperuntukan.
Kelulusan Surat kelulusan penubuhan kelab hanya akan dikeluarkan dan
ditandatangani oleh Pengarah. Setelah diluluskan, penasihat perlu
mengadakan Mesyuarat Penubuhan Kelab bersama dengan penasihat
tambahan serta ahli jawatankuasa kelab bagi proses lantikan
organisasi, perbincangan aktiviti dan yang sewajarnya. Mesyuarat ini
perlu diminitkan.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
14
Penubuhan
Selesai
Proses penubuhan kelab selesai. Semua syarat penubuhan dan
perakuan yang dilakukan haruslah dipatuhi oleh semua pihak.
Mesyuarat
Agung
Semua kelab diwajibkan mengadakan mesyuarat agung kelab
sekurang-kurangnya sekali setahun. Kelab yang tidak mengadakan
mesyuarat agung akan dikenakan tindakan termasuk tidak
dibenarkan mengadakan aktiviti. Penasihat diminta memastikan
kelab mengadakan mesyuarat agung pada awal setiap tahun. Kelab
pelajar dikehendaki menghantar laporan mesyuarat, minit mesyuarat
dan carta organisasi terkini (lengkap dengan butiran Penasihat dan
AJK serta gambar) untuk rekod fail.
Setelah mesyuarat agung (1 tahun sekali) perlantikan dilakukan,
Pengerusi Kelab yang dilantik perlu mengisi borang penubuhan
kelab yang berikut sahaja:
Butiran penasihat (jika berubah sahaja)
Perancangan aktiviti
Carta organisasi
Penyerahan dokumentasi
Perakuan
Senarai nama ahli
Borang ini perlu ada tiga (3) salinan dan diserahkan kepada:
Jabatan Hal Ehwal Pelajar
Biro Kelab dan Persatuan MPP
Fail setiausaha kelab
Prosedur
Menjalankan
Aktiviti
Sila rujuk GARIS PANDUAN PENGURUSAN DAN
PENYEDIAAN KERTAS KERJA AKTIVITI PELAJAR
Pemantauan
Aktiviti
Kelab
Pegawai Hal Ehwal Pelajar dari semasa ke semasa akan memantau
program dan aktiviti pelajar yang dijalankan. Pihak kelab tidak boleh
menghalang pegawai-pegawai ini untuk menjalankan tugas mereka.
Penukaran
Nama Kelab\
Penasihat
Sekiranya ingin menukar nama kelab atau penasihat kelab, penasihat
kelab perlu menghantar surat rasmi kepada Jabatan Hal Ehwal
Pelajar dengan menyatakan sebab dan alasan penukaran nama kelab.
Pembubaran
Kelab
Penasihat perlu mengemukakan surat pembubaran satu bulan jika
ingin membubarkan kelab. Jika kelab didapati melanggar peraturan
seperti tidak mengadakan mesyuarat agung dan sebagainya, Pegawai
Hal Ehwal Pelajar akan mengeluarkan surat peringatan satu bulan.
Kemudian disusuli dengan surat amaran jika kelab masih tidak
mematuhi peraturan yang ditetapkan. Dan jika masih gagal untuk
mematuhi peraturan, satu notis pembubaran kelab akan dikeluarkan
oleh Timbalan Pengarah Sokongan Akademik.
Perubahan
Prosedur
Segala perubahan prosedur dan suntikan dana akan dimaklumkan
dari semasa ke semasa. Prosedur ini adalah dibawah seliaan Pegawai
Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan Dan Disiplin) dan dibantu oleh Exco
Kelab & Persatuan MPP.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
15
Bidang Tugas Perjawatan Dalam Organisasi
Yang Di-Pertua/ Pengerusi
1. Menjadi ketua persatuan atau organisasi.
2. Menentukan dasar dan hala tuju organisasi.
3. Merancang dan menyusun gerak kerja organisasi.
4. Mengurus pembahagian tugas ahli persatuan, menyelaras tugas exco/biro
disamping memastikan semua tugas dan tanggungjawab dilaksanakan
dengan baik, teratur dan berkesan.
5. Mengurus segala isu yang berkaitan dengan luaran politeknik atau global
contohnya pendidikan, kewangan negara dalam bajet dan sebagainya.
6. Memantau pengurusan kewangan dan pentadbiran bendahari.
7. Memantau dan mengurus pengurusan jawatankuasa.
8. Sentiasa peka dengan isu-isu dan hal ehwal pelajar, pentadbiran serta
jabatan dan unit di politeknik.
9. Membuat keputusan dalam persoalan-persoalan yang perlu ditangani.
10. Menandatangani semua surat-menyurat, laporan dan penyata kewangan
organisasi.
11. Mempengerusikan mesyuarat dalam organisasi.
12. Menjadi ahli ex-officio bagi semua exco/biro, persatuan, kelab yang
bergabung dibawah Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
13. Berhak memanggil ahli organisasi untuk mesyuarat dalaman jika
diperlukan.
14. Bertanggunggjawab memastikan semua exco/biro menjalankan tugas
dengan bersih, cekap, amanah dan berkesan.
15. Menjadi pengerusi dalam semua ahli jawatankuasa ad-hoc yang dibentuk
untuk sesuatu aktiviti.
16. Membantu exco lain dalam menjalankan tugas-tugas organisasi.
17. Memantau perjalanan biro dibawahnya secara keseluruhan.
18. Berhak untuk memberikan arahan selanjutnya kepada semua ahli
jawatankuasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
16
Naib Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi
1. Bertanggungjawab memangku jawatan Yang Di Pertua/ pengerusi/ ketua
organisasi semasa ketiadaannya termasuk tugas-tugasnya.
2. Membantu Yang Di Pertua/ pengerusi/ ketua organisasi dalam apa jua hal
persatuan yang melibatkan urusan perancangan, penyelarasan dan
pelaksanaan aktiviti organisasi.
3. Bertanggungjawab terhadap isu-isu di politeknik seperti kebajikan pelajar,
pendidikan dan sebagainya. (Naib Yang Di Pertua).
4. Membantu setiausaha dan penolong setiausaha dalam urusan
kesetiusahaan
5. Bertanggunggjawab memastikan semua exco/biro dan ahli jawatankuasa
menjalankan tugas dengan bersih, cekap, amanah dan berkesan.
6. Member bantuan dalam menampung kelemahan-kelemahan exco/biro
unutk menyelesaikan masalah yang berlaku.
7. Menjadi naib pengerusi dalam semua ahli jawatankausa ad-hoc yang
dibentuk untuk semua aktiviti. (Naib Yang Di Pertua).
8. Membantu biro dan ahli jawatankuasa lain dalam menjalankan tugas
organisasi.
9. Menerima arahan dari semasa ke semasa daripada Yang Di Pertua
berkaitan organisasi.
10. Sebarang perubahan tugas tertakhluk kepada Yang Di-Pertua/ Pengerusi
dari semasa ke semasa.
Setiausaha Kehormat/ Setiausaha
1. Menyimpan semua rekod organisasi kecuali rekod kewangan.
2. Menyediakan serta menyelenggara semua surat-menyurat rasmi organisasi.
3. Menguruskan pentadbiran jawatankuasa/ organisasi.
4. Menyelaraskan takwim persatuan yang melibatkan aktiviti, program, dan
projek yang dilaksanakan.
5. Menguruskan semua nota panggilan mesyuarat.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
17
6. Membuat kenyataan persatuan seperti yang dipersetujui semua ahli biro
atau ahli jawatankuasa jika ketiadaan Yang Di-Pertua/ Pengerusi dan Naib
Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi.
7. Menjadi ahli dalam jawatankuasa ad-hoc yang dibentuk dalam sesuatu
aktiviti.
8. Sedia menerima arahan daripada Yang Di-Pertua/ Pengerusi dan Naib
Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi.
9. Mendapat pandangan dan nasihat daripada Yang Di-Pertua/ Pengerusi dan
Naib Yang Di Pertua/ Naib / Timbalan Pengerusi dalam hal-hal yang
berkaitan dengan kesetiausahaan.
10. Membantu biro lain dalam menjalankan tugas organisasi.
11. Menerima arahan dari semasa ke semasa daripada Yang Di-Pertua/
Pengerusi berkaitan dengan tugas-tugas exco/biro.
12. Sebarang perubahan tugas tertakhluk kepada Yang Di-Pertua/ Pengerusi
dari semasa ke semasa.
Timbalan Setiausaha
1. Bertanggungjawab membantu tugas-tugas setiausaha dalam menjalankan
tugas-tugasnya.
2. Tatkala ketiadaan setiausaha agung segala tanggungjawab setiausaha akan
berpindah kepada timbalan setiausaha.
3. Menyusun dan mengemaskini sistem fail organisasi.
4. Memastikan keceriaan dan kebersihan pejabat sentiasa di tahap yang
maksima 5S (jika ada).
5. Mendapatkan pandangan dan nasihat daripada Naib yang dipertua/
timbalan pengerusi dalam hal-hal kesetiusahaan.
6. Membantu biro atau jawatankuasa lain dalam menjalankan tugas-tugas
organisasi tertakhluk kepada Yang Di-Pertua/ Pengerusi dari semasa ke
semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
18
Bendahari
1. Bertanggungjawab terhadap semua perkara tentang kewangan organisasi.
2. Bertanggungjawab terhadap segala bentuk pengeluaran resit.
3. Mengurus dan menyediakan simpan kira, membayar bil, meneliti dan
mengawal perbelanjaan organisasi.
4. Bertanggungjawab terhadap semua kewangan organisasi.
5. Menyimpan semua akaun persatuan serta bertanggungajawab atas
benarnya akaun tersebut.
6. Mengurus setiap pembelian inventori barangan organisasi.
7. Membuat pembayaran ke atas semua pembelian yang dibenarkan oleh
Yang Di Pertua.
8. Menyediakan anggaran perbelanjaan tahunan.
9. Menasihati ahli-ahli biro berhubung dengan kedudukan kewangan
organisasi.
10. Menyerahkan semua wang dan akaun kepada penasihat selepas ahli
organisasi dibubarkan.
11. Menerima segala arahan dari semasa ke semasa daripada yang
dipertua/pengerusi berkaitan dengan tugas.
Timbalan Bendahari
1. Membantu bendahari dalam menyelenggara kewangan organisasi.
2. Menyenaraikan barangan atau aset organisasi.
3. Bertanggungjawab dalam memantau pengurusan barangan organisasi.
4. Membantu biro dan jawatankuasa lain dalam menjalankan tugas-tugas
organisasi.
5. Menerima segala arahan dari semasa ke semasa daripada yang
dipertua/pengerusi berkaitan dengan tugas.
6. Sebarang perubahan tugas tertakhluk kepada Yang Di-Pertua/ Pengerusi
dari semasa ke semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
19
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN KERTAS KERJA AKTIVITI PELAJAR
Garis panduan ini menerangkan tentang proses yang perlu ada untuk
menyediakan kertas kerja aktiviti pelajar. Kertas kerja aktiviti pelajar wajib
disediakan oleh mana-mana kelab atau pihak yang ingin menganjurkan atau
mengikuti aktiviti pelajar. Kertas kerja bertujuan untuk menyampaikan idea
mengenai sesuatu cadangan aktiviti pelajar dengan alasan dan rasional yang kukuh
bagi mendapatkan kelulusan untuk peruntukan kewangan atau kelulusan
menjalankan sesuatu program.
Had dan
batasan
Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah
dengan Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta
174.
Aktiviti Melalui
Kelab Berdaftar
Atau
Unit/Jabatan
Kertas kerja aktiviti pelajar hendaklah disediakan oleh
organisasi yang berdaftar di bawah Majlis Perwakilan Pelajar
atau Unit/Jabatan. Hanya aktiviti yang melibatkan pelajar sahaja
yang akan diproses oleh Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
Jenis aktviti
yang
dibenarkan
Sila rujuk KATEGORI AKTIVITI PELAJAR. Boleh
berbincang dengan Pegawai Hal Ehwal Pelajar untuk khidmat
nasihat.
Masa proses
kertas kerja
Kertas kerja mengambil masa 2 minggu untuk diproses.
Terdapat hari yang khusus untuk menghantar serta mengambil
kertas kerja. Sila rujuk PROSES PENGURUSAN KERTAS
KERJA.
Perancangan
aktiviti pelajar
Kertas kerja yang dihantar hendaklah dihantar sekurang-
kurangnya 3 minggu sebelum program berlangsung. Dalam
tempoh 1 minggu sebelum peperiksaan, semua program yang
melibatkan pelajar samada program dalaman atau luaran sudah
tidak boleh dilaksanakan bertujuan memberi ruang yang
secukupnya kepada pelajar untuk bersedia menghadapi minggu
peperiksaan. Bagi program-program akademik yang
dilaksanakan dalam tempoh tersebut, kelulusan pihak
pengurusan tertinggi adalah diperlukan. Program yang akan
dilaksanakan selepas minggu peperiksaan, tidak tertakluk
kepada arahan ini. Namun diperingatkan bahawa proses
penghantaran dan kelulusan kertas kerja mengambil masa
selama 2 minggu untuk kelulusan.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
20
Borang yang
terlibat.
Terdapat beberapa borang yang disediakan oleh Jabatan Hal
Ehwal Pelajar yng berkaitan dengan aktiviti pelajar:-
1) Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab Pelajar
2) Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar
3) Borang Penilaian Selepas Program
4) Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program
5) Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar
6) Borang Indemniti (Lepas Tanggung)
Tanggungjawab
Penasihat
Setiap permohonan mengadakan aktiviti pelajar hendaklah
mendapat sokongan daripada penasihat kelab. Penasihat
bertanggungjawab sepenuhnya keatas perancangan,
perlaksanaan, pengendalian, pemantauan dan penilaian aktiviti
pelajar. Pelajar boleh mengambil tindakan disiplin ke atas
peserta atau AJK yang tidak mematuhi peraturan yang telah
ditetapkan.
Peruntukan
Kewangan
Setiap semester akan diperuntukkan bajet untuk semua kelab
melakukan aktiviti. Peruntukan kewangan tertakluk kepada baki
yang ada didalam tabung kelab masing-masing. Setiap kelab
dinasihatkan untuk merancang dan menggunakan peruntukan
kelab sebaik mungkin pada semester semasa.
Baki duit pada semester semasa juga TIDAK akan dibawa ke
semester depan. Untuk peruntukan kewangan bagi program, jika
ada duit lebihan yang tidak digunakan, duit tersebut hendaklah
dipulangkan kepada pihak Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Adalah
sebaiknya jika duit yang telah diluluskan untuk program
dihabiskan dan dibelanjakan dengan baik dan berhemah.
Pegawai yang
Meluluskan
Kertas Kerja
Bermula pada Sesi Disember 2017, Kertas Kerja hanya boleh
diluluskan oleh pihak pengurusan tertinggi Politeknik Kota
Kinabalu.
Tandatangan sokongan kertas kerja akan dilakukan oleh
KJHEP.
Kriteria
Kelulusan
Kertas Kerja
Antara kriteria kertas kerja yang diluluskan adalah seperti
berikut:-
a) Mesti aktiviti yang dibenarkan serta melibatkan pelajar.
b) Selari dengan 10 Lonjakan Pelan Pembangunan
Pendidikan Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi).
c) Mengikut garis panduan dan format yang telah
ditetapkan.
d) Dihantar pada masa yang telah ditetapkan.
e) Objektif mengadakan aktiviti adalah relevan dan sesuai
dengan objektif penubuhan kelab/jabatan/unit.
f) Aktiviti tidak melibatkan kepentingan sesuatu
organisasi, individu atau boleh membahayakan
keselamatan pelajar.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
21
g) Pengisian program bermanfaat dan selaras dengan misi
Politeknik Kota Kinabalu Sabah.
h) Kelab mempunyai peruntukan kewangan yang cukup.
i) Permohonan peruntukan kewangan untuk aktiviti yang
munasabah dan bersesuaian.
j) Lokasi aktiviti hendaklah mempunyai rasional yang
baik.
k) Ada lampiran peserta program yang mengandungi
butiran seperti nama penuh, nombor pendaftaran,
nombor kad pengenalan dan jabatan.
l) Borang indemniti perlu diisi dan dilampirkan bagi
program yang dijalankan di luar Politeknik Kota
Kinabalu.
Pindaan/
Pembatalan
Program
Selepas
Mendapat
Kelulusan
Sebarang pindaan tarikh, lokasi atau peruntukan hendaklah di
rujuk ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Penasihat kelab perlu
mengisi Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program dan
perlu mendapat kelulusan daripada pelulus kertas kerja masing-
masing. Semua kelab hendaklah merancang tarikh program
sebaik mungkin dengan mengambil kira cuti umum, takwim
akademik dan sebagainya.
Perubahan
Prosedur
Segala perubahan prosedur dan suntikan dana akan
dimaklumkan dari semasa ke semasa. Prosedur ini adalah
dibawah seliaan Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan Dan
Disiplin) dan dibantu oleh Exco Kelab & Persatuan MPP.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
22
PROSES PENGURUSAN KERTAS KERJA (MINGGU 1)
Carta alir : Proses pengurusan kertas kerja (minggu pertama).
* HEP akan cop terima dan tarikh berdasarkan tarikh kertas kerja tersebut
dihantar.
* Kertas kerja yang ada kesilapan perlu dibetulkan terlebih dahulu.
* Sekiranya kertas kerja dihantar pada selain hari isnin dan selasa, kertas kerja
masih diterima namun akan dihantar untuk kelulusan pada minggu berikutnya.
* Sila isi buku Rekod Daftar Kertas Kerja di Pejabat Hal Ehwal Pelajar dengan
butiran yang lengkap.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
23
PROSES PENGURUSAN KERTAS KERJA (MINGGU 2)
Carta alir : Proses pengurusan kertas kerja (minggu kedua).
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
24
Prosedur Pengurusan Aktiviti Pelajar
Sebelum Program
Carta alir : Proses pengurusan aktiviti pelajar (sebelum program bermula).
Mula
Menyediakan kertas kerja aktiviti pelajar mengikut format
yang telah ditetapkan. Kertas kerja perlu dihantar sekurang-
kurangnya tiga (3) minggu sebelum berlangsungnya program.
Mendapatkan tandatangan pengesahan kelulusan dan semakan
daripada pihak yang diberi kuasa seperti pengarah program,
penasihat, ketua unit atau ketua jabatan yang berkaitan.
Selesai
Menyediakan salinan kertas kerja. Hantar kerja asal kepada
Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Salinan tersebut adalah untuk
simpanan Fail setiausaha kelab.
Proses kelulusan program melalui Pengarah akan mengambil
masa dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh penghantaran.
Kertas kerja yang telah diluluskan boleh didapati di kaunter
Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
25
Semasa persediaan program dan ketika program berlangsung
Jemputan terhadap Pengarah, Timbalan Pengarah, Ketua-ketua
Jabatan dan Unit serta Pegawai Kanan Politeknik Kota
Kinabalu selewat-lewatnya satu (1) minggu sebelum tarikh
program berlangsung.
Jemputan tetamu luar/ penceramah luar hendaklah mendapat
khidmat nasihat daripada JHEP sebelum meneruskan proses
selanjutnya di Unit Komunikasi Korporat.
Sentiasa menjaga nama baik Politeknik Kota Kinabalu dan
tidak melibatkan kegiatan yang dilarang di bawah Akta 174
dan peraturan-peraturan Am Politeknik dan Kementerian
Pengajian Tinggi Malaysia.
Segala peruntukan kewangan yang melibatkan peruntukan am
Politeknik Kota Kinabalu hendaklah melalui Jabatan Hal
Ehwal Pelajar untuk kelulusan.
Menjalankan program yang telah dirancang mengikut garis
panduan kertas kerja yang telah diluluskan iaitu mengikut
kepada nama program, tarikh program, tempat program dan
kaedah pelaksanaannya. Jika dikhuatiri berlaku perubahan
letakkan “(Pindaan)” di tepi butiran.
Surat kelulusan program adalah RASMI dan boleh digunakan
sebagai lesen program dalam menggunakan mana-mana
perkhidmatan yang ditawarkan oleh pengurusan Politeknik
seperti penggunaan dewan, pinjaman peralatan multimedia,
ambilan barang di stor pusat dan seumpamanya.
Mula
Selesai
Carta alir : Proses pengurusan aktiviti pelajar (semasa program berlangsung).
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
26
Selepas program
Carta alir : Proses pengurusan aktiviti pelajar (selepas program berlangsung).
Menyediakan Laporan Program mengikut kepada format yang
telah ditetapkan. Laporan lengkap (berserta lampiran senarai
nama peserta dan gambar-gambar terpilih) dan laporan
kewangan hendaklah dihantar di Pejabat Hal Ehwal Pelajar
dan penyumbang sumber-sumber kewangan seminggu selepas
program berakhir.
Kegagalan menghantar laporan tersebut dalam tempoh masa
yang ditetapkan boleh dikenakan tindakan dan peruntukan
kewangan dibekukan sementara sehingga laporan dihantar.
Salinan laporan program perlu dihantar ke Jabatan Hal Ehwal
Pelajar. Salinan dan gambar-gambar aktiviti perlulah jelas,
terang dan padat.
Semua penggunaan kemudahan perkhidmatan Politeknik
seperti barangan dan kelengkapan multimedia perlu
dikembalikan dengan kadar segera bagi melancarkan prosedur
pengurusan. Semua perkhidmatan yang disediakan haruslah
digunakan dengan cermat dan dijaga dengan baik. Segala
kerosakan yang berlaku akan ditanggung oleh si peminjam.
Mula
Selesai
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
27
FORMAT KERTAS KERJA AKTIVITI PELAJAR
Kandungan kertas kerja aktiviti pelajar:-
1. Format Kulit Luar
2. Tujuan
3. Rasional Program
4. Objektif Program
5. 10 Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025
(PPPMPT)
6. Butiran Program (Nama Program, Tarikh, Masa, Tempat, Sasaran
Peserta, Penganjur & Kerjasama Luar)
7. Ahli Jawatankuasa Pelaksana
8. Justifikasi Tugas (Letak di bahagian Lampiran)
9. Penyertaan dan maklumat peserta (nama, no. pendaftaran, no. kad
pengenalan dan jabatan)
10. Tetamu Kehormat / Perasmi (sekiranya ada)
11. Butiran Kerjasama Luar/Penceramah (sekiranya ada)
12. Logistik peserta (sekiranya ada)
13. Aturcara Program
14. Aturcara Majlis Perasmian dan Penutupan (sekiranya ada)
15. Anggaran Perbelanjaan dan Sumber Kewangan
16. Penutup
17. Kelulusan Kertas Kerja
18. Lampiran
*Maklumat 1 sehingga 9, 13, 15 sehingga 18 wajib ada dalam kertas kerja.
*Kegagalan mematuhi format kertas kerja ini boleh menyebabkan kertas kerja tidak
disokong di peringkat Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
28
1. Format Kulit Luar
a) Latar belakang perlu berwarna putih dan tiada bingkai.
b) Logo Politeknik diletakkan disebelah atas tengah.
c) Logo kelab/ persatuan di sebelah atas kanan. (jika ada)
d) Logo Soaring Upwards di bahagian atas kiri.
e) Semua kertas kerja perlu diletakkan header dengan bertulis nama kertas
kerja program masing-masing di setiap helaian kertas kerja bermula
daripada muka depan kertas kerja.
f) Kulit luar perlu mempunyai butiran dan susunan seperti berikut:
KERTAS KERJA (huruf besar, font Arial, saiz 18)
NAMA PROGRAM (huruf besar, font Arial, bold, saiz 14)
TARIKH (huruf besar, font Arial, saiz 14)
TEMPAT (huruf besar, font Arial, saiz 14)
ANJURAN (huruf besar, font Arial, saiz 14)
2. Tujuan
a) Tujuan kertas kerja adalah untuk mendapatkan kelulusan daripada pihak
pengurusan tertinggi PKK dan juga mendapatkan peruntukan kewangan.
b) Ringkas dan padat serta meyakinkan.
3. Rasional program
a) Setiap program yang dianjurkan mestilah mempunyai rasional program
dalam membangunkan sahsiah diri pelajar.
b) Rasional program tidak sama dengan objektif program.
c) Contoh: Program CSR, rasionalnya adalah untuk menghasilkan pelajar
yang mempunyai semangat kesukarelawan yang tinggi serta ringan
tulang dalam membantu komuniti dalam aktiviti yang dirancang.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
29
4. Objektif Program
a) Sekurang – kurangnya tiga (3) objektif yang mempunyai maksud yang
jelas, padat dan huraian yang baik.
b) Perlu dihubungkaitkan dengan matlamat sesuatu aktiviti jika
bekerjasama dengan pihak luar.
c) Menyertakan sekurang-kurangnya satu (1) yang berkaitan dengan 10
Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025
(PPPMPT) selaras dengan dasar politeknik.
d) Memasukkan hasil (outcome) yang ingin dicapai selaras dengan CLO &
PLO. (Biasanya berkaitan dengan Program PPI).
5. 10 Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025
(PPPMPT)
1) Graduan Holistik, Berciri Keusahawanan dan Seimbang
2) Kecemerlangan Bakat
3) Menghayati Pembelajaran Sepanjang Hayat
4) Graduan TVET Berkualiti
5) Kemampanan Kewangan
6) Pemantapan Tadbir Urus
7) Ekosistem Inovasi
8) Keunggulan Global
9) Pembelajaran Dalam Talian Tahap Global
10) Transformasi Penyampaian Pendidikan Tinggi
* Tebalkan 10 Lonjakan PPPMPT yang berkaitan dengan sesuatu program
yang dijalankan sahaja.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
30
6. Butiran Program
a) Nama Program
b) Tarikh
c) Masa
d) Tempat
e) Sasaran Peserta
f) Penganjur
g) Kerjasama luar
7. Ahli Jawatankuasa Pelaksana
a) Nama biro / jawatankuasa.
b) Nama penganjur (kelab / persatuan / unit dan sebagainya).
c) Kerjasama (namakan badan – badan / agensi terlibat).
d) Sekiranya kerjasama dua hala bersama MPP tidak perlu letak perkataan
kerjasama.
e) Contoh ; Anjuran Majlis Perwakilan Pelajar dan Kelab Rakan Exco
8. Justifikasi tugas
1) Penerangan tentang tugas setiap AJK program yang ditetapkan dan perlu
dipatuhi.
2) Merupakan kerja-kerja yang patut dilakukan untuk melancarkan program
yang dirancang.
3) Lampirkan di bahagian Lampiran.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
31
Jawatan Dan Perincian Tugas Dan Tanggungjawab (Cadangan)
Bil Jawatan Tugas Dan Tanggungjawab
1 Pengarah
Program
Menyelia keseluruhan gerak kerja program.
Membuat sebarang keputusan berkaitan program
setelah diadakan perbincangan.
Memecat dengan nasihat penasihat program terhadap
mana-mana AJK yang gagal menjalankan tugas dalam
melaksanakan aktiviti atau program.
Merangka strategi dan pengisian program sesuai
dengan objektif yang ditarget.
Memastikan program berjalan dengan lancar dan
mengikut kepada perancangan program.
2 Timbalan
Pengarah
Program
Membantu Pengarah Program atau menjadi wakil
kepada Pengarah Program mengikut keadaaan.
Membantu dalam menggerakkan AJK agar gerak kerja
program berjalan dengan lancar
Menguruskan hal ehwal semasa dan kebajikan semua
AJK Pelaksana.
Melaksanakan arahan daripada Pengarah Program dari
masa ke semasa.
3 Setiausaha Merancang dan bertindak dalam perkara berkaitan
dengan kesetiausahaan seperti surat-menyurat,
jemputan dan laporan program.
Menyemak semua butiran dan spesifikasi surat yang
hendak dikeluarkan dan mengikut kepada format yang
ditetapkan.
Memastikan tiada berlaku kesalahan atau
percanggahan fakta, ejaan mahupun format
kesetiausahaan dalam apa jua tugas yang dilakukan
sebagai setiausaha.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
32
4 Bendahari Merancang dan bertindak dalam segala perkara
berkaitan dengan kewangan dan perbendaharaan.
Memastikan semua urusan pembelian adalah merujuk
kepadanya.
Menyediakan satu akaun atau catatan bagi merekod
semua perbelanjaan dan penerimaan dengan baik
Memastikan peruntukan mencukupi bagi
melaksanakan aktiviti atau program.
Membuat laporan kewangan selepas program selesai
dilaksanakan.
5 AJK Makanan Memastikan kualiti makanan yang disediakan adalah
pada tahap yang baik dan bersih daripada pencemaran
makanan.
Merangka menu yang sewajarnya dan sesuai dengan
persekitaran dan pelaksanaan program yang
dianjurkan.
Mempersiapkan persekitaran kawasan makanan yang
bersih, sopan dan sesuai dengan protokol majlis atau
program.
Makanan dihidang dengan meja bulat (dome set).
Nyatakan senarai kehadiran untuk penyesuaian menu
6 AJK Cenderahati Memastikan hadiah untuk semua anugerah menepati
spesifikasi yang diputuskan oleh pengarah program
Membuat cek replika untuk hadiah tunai penerima
anugerah.
Menyediakan cenderahati kepada perasmi dan VIP.
9 AJK Protokol Menjadi flow manager sepanjang program
berlangsung.
Membuat teks ucapan Pengarah dan Ketua Jabatan
HEP.
Memastikan teks emcee dan persiapan multimedia
teratur dan berjalan seperti yang dirancang.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
33
Menjaga adab dan tatasusila pelajar dan AJK mengikut
kepada protokol majlis.
Membuat lakaran susunan meja makan dan
pembahagian tempat duduk.
Memastikan semua perjalanan majlis mengikut kepada
protokol dan berjalan dengan lancar.
10 AJK Peralatan
dan multimedia
Meminjam semua peralatan yang diperlukan dalam
menjayakan program ini.
Memastikan peralatan yang dipinjam direkod dan
dijaga dengan baik.
Memastikan semua peralatan disediakan sebelum
persiapan tempat.
Membuat tayangan video dan slide show perjalanan
program.
Mengawal P.A sistem dewan sepanjang program.
11 AJK Siaraya
Dan Iklan
Memasang iklan dan membuat siaraya di blok kolej
kediaman dan sekitar Politeknik.
Memastikan pelajar mengetahui kelangsungan
program.
*Jawatan dan justifikasi tugas boleh berubah mengikut kesesuaian program.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
34
9. Penyertaan dan Maklumat Peserta
a) Sila nyatakan anggaran bilangan peserta dan maklumat peserta yang
disasarkan oleh pihak penganjur bagi menghadiri program ini.
b) Contoh: 30 orang ahli Exco Kelab dan Persatuan, Majlis Perwakilan
Pelajar, Politeknik Kota Kinabalu, Sabah.
c) Senarai nama peserta, nombor pendaftaran, nombor kad pengenalan dan
jabatan perlu dilampirkan dalam kertas kerja.
10. Tetamu kehormat / perasmi (sekiranya ada)
a) Nyatakan nama dan jawatan (jika berkaitan).
11. Butiran Kerjasama Luar/Penceramah (sekiranya ada)
a) Sila berikan maklumat lengkap butiran kerjasama luar /penceramah
seperti berikut:
Nama.
Nombor kad pengenalan
Alamat, e-mel dan nombor telefon
Pekerjaan
Jawatan
Pengalaman kerja
12. Logistik peserta (sekiranya ada)
a) Menyediakan peralatan yang berkaitan dengan sesuatu program yang
akan dijalankan.
b) Contoh program: Perkhemahan Tahunan RELASIS PKK. Peralatan yang
perlu dibawa antaranya ialah tali (jika ada).
c) Logistik ini hanya perlu senaraikan peralatan yang berkaitan dengan
program sahaja. Peralatan peribadi tidak perlu dimasukkan.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
35
13. Aturcara program
a) Nyatakan tarikh, tempat, masa dan aktiviti yang dijalankan secara
terperinci dalam bentuk jadual.
b) Sistem masa hendaklah dalam sistem 12 jam. (Contoh : 8 pagi @ 8am)
14. Aturcara majlis perasmian dan penutupan (sekiranya ada)
a) Jika program melibatkan perasmian dan penutupan, tentatif dan
perjalanan program perlu dikemukakan.
b) Perjalanan program haruslah lengkap seperti:
Ucapan perasmian oleh Ts. Zainab Bt. Othman A.D.K, Pengarah PKK.
15. Anggaran perbelanjaan dan sumber kewangan
Anggaran perbelanjaan
a) Disediakan dalam format jadual.
b) Anggaran perbelanjaan mestilah logik dan berhemah.
c) Mempunyai nilai sen (0.00), contoh:
Anggaran pendapatan
a) Disediakan dalam format jadual.
b) Anggaran pendapatan mestilah logik dan mampu dicapai.
c) Mempunyai nilai sen (0.00), contoh:
BIL SUMBER KEWANGAN JUMLAH (RM)
1. Tabung Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) 500.00
2. Sumbangan Koperasi PKK Berhad 100.00
JUMLAH BESAR 600.00
BIL BUTIRAN KUANTITI HARGA/UNIT
(RM)
JUMLAH (RM)
1. Makanan pelajar 100 5.00 500.00
2. Hamper 5 20 100.00
JUMLAH BESAR 600.00
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
36
16. Penutup
a) Sila nyatakan kesimpulan / harapan dengan jelas, ringkas dan padat.
b) Perlu ada supaya permohonan kertas kerja dapat dipertimbangkan.
17. Kelulusan kertas kerja
Kelulusan kertas kerja terbahagi kepada 2 kategori iaitu Kategori A1
hingga A5 dimana peruntukan kewangan yang diperlukan kurang daripada
RM5000. Kategori ini hanya melibatkan kelulusan sama ada di peringkat
Timbalan Pengarah Akademik atau Timbalan Pengarah Sokongan Akademik
mengikut senarai pembahagian seperti dalam Lampiran Senarai Pembahagian
Kelab, Jabatan & Unit untuk Kelulusan Kertas Kerja.
Bagi Kategori B1 hingga B5 pula ialah untuk peruntukan kewangan
yang diperlukan jika lebih daripada RM5000. Kategori ini pula melibatkan
kelulusan daripada Pengarah Politeknik Kota Kinabalu.
Di bahagian kelulusan kertas kerja juga, pihak yang menyediakan,
menyemak, mengesahkan, menyokong dan meluluskan adalah berbeza
mengikut Lampiran Senarai Pembahagian Kelab, Jabatan & Unit. Ini bagi
memudahkan proses untuk mendapatkan tandatangan setiap pihak yang
terlibat. Antara maklumat lain yang perlu diketahui adalah seperti berikut:
Semua kertas kerja perlu disemak dengan teliti sebelum di hantar ke
JHEP.
Semua kertas kerja perlu diletakkan header dengan bertulis nama
kertas kerja program masing-masing di setiap helaian kertas kerja.
Sekiranya kertas kerja ada melibatkan sumber kewangan lain, setiap
pemegang tabung hanya perlu mengisi borang permohonan
pengeluaran wang aktiviti pelajar dan dilampirkan bersama-sama
kertas kerja asal. Pemegang tabung juga perlu menurunkan
tandatangan di ruangan sumber kewangan sebagai tanda sudah
menyemak amaun yang diperlukan oleh kertas kerja.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
37
Semua kertas kerja aktiviti pelajar perlu mengikut kelulusan yang
telah ditetapkan. Sila rujuk jadual Lampiran Senarai Pembahagian
Kelab, Jabatan & Unit Untuk Kelulusan Kertas Kerja.
Kategori kertas kerja A1, A2, A3, A4 & A5 = perlu mengikut format
kertas kerja anggaran perbelanjaan kurang daripada RM5000. (tanda
tangan kelulusan oleh TPA/TPSA)
Kategori kertas kerja B1, B2, B3, B4 & B5 = perlu mengikut format
kertas kerja anggaran perbelanjaan lebih daripada RM5000. (tanda
tangan kelulusan oleh Pengarah)
Lampiran Senarai Pembahagian Kelab, Jabatan & Unit Untuk Kelulusan
Kertas Kerja.
KOD PENAMA PENAMA MENGIKUT PEMBAHAGIAN
A1 &
B1
KELAB
JABATAN Kelab Jabatan Kejuruteraan Awam (CEC)
Kelab Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (CLOMEC)
Kelab Jabatan Kejuruteraan Elektrik (ELSE)
Kelab Jabatan Perdagangan (CDC)
Kelab Jabatan Pelancongan & Hospitaliti (HOTELIERS)
Kelab Jabatan Matematik, Sains & Komputer (MSC2)
Quantity Surveying Club (QSC)
Kelab MECHATRONZ (MECHATRONZ)
A2 &
B2
KELAB
BUKAN
JABATAN
Majlis Perwakilan Pelajar (MPP)
Persatuan Pelajar Kolej Kediaman (PPKK)
Pembimbing Rakan Siswa (PRS)
Kelab Rakan Pustaka (RP)
Rakan Pusat Islam (RAPI)
Yayasan Sukarelawan Siswa (YES)
Kelab Skuad Usahawan (Skuad Usahawan)
Kelab Multimedia (Multimedia Crew)
Kelab Rakan Exco (RE)
Kelab Orator (Orator)
Kelab Robotik (Robotik Club)
Kelab UNESCO (UNESCO)
Kelab Ecopoly (ECOPOLY)
Kelab Inspirasi (INSPIRASI)
Kelab Mandarin (MANDARIN)
A3 &
B3
JABATAN Jabatan Pengajian AM (JPA)
Jabatan Kejuruteraan Awam (JKA)
Jabatan Kejuruteraan Elektrik (JKE)
Jabatan Kejuruteraan Mekanikal (JKM)
Jabatan Pelancongan & Hospitaliti (JPH)
Jabatan Perdagangan (JP)
Jabatan Matematik, Sains & Komputer (JMSK)
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
38
A4 &
B4
UNIT
BAWAH
TPA
Jabatan Sukan, Ko-Kurikulum & Kebudayaan (JSKK-
KOKUM)
Unit Perhubungan & Latihan Industri (UPLI)
Unit Peperiksaan
Unit Jaminan Kualiti (UJK)
Unit Industri Korporat dan Kebolehpasaran (CISEC)
Unit Penyelidikan, Inovasi & Komersialan (UPIK)
Unit Pengantarabangsaan
Centre of Technology Unit (COT)
A5 &
B5
UNIT
BAWAH
TPSA
Jabatan Hal Ehwal Pelajar (JHEP)
Jabatan Sukan, Ko-Kurikulum & Kebudayaan (JSKK)
Unit Teknologi Maklumat & Komunikasi (ICT)
Unit Pentadbiran
Unit Komunikasi Korporat (UKK)
Unit Pembangunan Instruksional & Multimedia (UIDM)
Unit Kolej Kediaman
Unit Perpustakaan
Unit Pembangunan (UPP)
Unit Pengurusan Psikologi (UPPSi)
Unit Latihan & Pendidikan Lanjutan (ULPL)
Unit Kewangan
Unit Keusahawanan
Unit Pengurusan Aset
*A1, A2, A3, A4 & A5 = mengikut format kertas kerja peruntukan kewangan kurang
daripada RM5000.
*B1, B2, B3, B4 & B5 = mengikut format kertas kerja peruntukan kewangan lebih
daripada RM5000.
18. Lampiran
Lampiran adalah merupakan bukti dokumen yang berkaitan dengan
aktiviti.
Lampiran yang perlu ada ialah jusitifikasi tugas dan senarai peserta
yang terlibat.
Lampirkan juga dokumen yang berkaitan jika ada.
Disusun dengan kemas dan mengikut jenis dokumen supaya mudah
untuk rujukan pelulus kertas kerja.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
39
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN SIJIL
Prosedur Pengeluaran Sijil
Sijil Am
Sijil Am bertujuan untuk memberi penghargaan kepada staf dan
kakitangan atau sesiapa yang terlibat di dalam sesuatu program.
Garis panduan sijil am adalah seperti berikut :
i. Menggunakan logo Kementerian Pendidikan Malaysia
(KPM) dan logo Politeknik yang terbaru di bahagian atas
kiri dan kanan sijil. Logo kelab / Lakri Merah PKK pula
diletak di bahagian bawah kiri sijil.
ii. Nama penerima sijil hendaklah dicatat dan gelaran rasmi
tidak perlu dinyatakan. Contohnya,
iii. Hendaklah menyatakan tugas jemputan.
iv. Hendaklah menyatakan program yang dijalankan.
v. Menyatakan tarikh program dilaksanakan dengan lebih
khusus.
Menganugerahkan Sijil Penghargaan ini kepada
MOHD HANIS BIN MOHD NOR
Atas Khidmat Menjalankan Tugas Sebagai
Penceramah
Dalam Program
Program Ceramah Anti dadah
pada
24 Mac 2018
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
40
vi. Menyatakan tempat program dilaksanakan dan penganjur.
vii. Tandatangan hendaklah berada di bawah sebelah kanan.
Sijil Ahli Jawatankuasa (AJK)
Sijil AJK bertujuan untuk memberi penghargaan kepada pelajar
atau sesiapa yang telah memberi bakti dan khidmat kepada sesuatu
program.
Antara garis panduan untuk pengeluaran sijil AJK adalah :
i. Menggunakan logo Kementerian Pendidikan Malaysia
(KPM) dan logo Politeknik yang terbaru di bahagian atas
kiri dan kanan sijil. Logo kelab / Lakri Merah PKK pula
diletak di bahagian bawah kiri sijil.
ii. Nama dan nombor kad pengenalan penerima sijil
hendaklah dicatat.
iii. Hendaklah menyatakan jawatan yang disandang atau
dipikul untuk sesuatu program atau kelab dan persatuan.
Bertempat di
Dewan Kuliah Utama, Politeknik Kota
Kinabalu
_________________________
(Ts. ZAINAB BINTI OTHMAN A.D.K)
Pengarah
Politeknik Kota Kinabalu Sabah.
Menganugerahkan Sijil Penghargaan ini kepada
MOHD IRFAN BIN MANSOR
(000000-00-0000)
Atas Sumbangan Bakti Sebagai
Pengarah Program
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
41
iv. Menyatakan tempoh jawatan dipikul.
v. Menyatakan tempat program dilaksanakan dan penganjur.
vi. Tandatangan hendaklah berada di bawah sebelah kanan.
Sijil Peserta
Sijil peserta bertujuan sebagai bukti penyertaan dan penghargaan
kepada pelajar atau peserta yang telah menyertai sesuatu program.
Antara panduan yang boleh diikuti adalah :
i. Menggunakan logo Kementerian Pendidikan Malaysia
(KPM) dan logo Politeknik yang terbaru di bahagian atas
kiri dan kanan sijil. Logo kelab / Lakri Merah PKK pula
diletak di bahagian bawah kiri sijil.
Pada
24 Mac 2018
Bertempat di
Dewan Kuliah Utama, Politeknik Kota Kinabalu
Anjuran
Majlis Perwakilan Pelajar Politeknik Kota Kinabalu
_________________________
(Ts. ZAINAB BINTI OTHMAN A.D.K)
Pengarah
Politeknik Kota Kinabalu Sabah.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
42
ii. Nama dan nombor kad pengenalan penerima sijil
hendaklah dinyatakan.
iii. Menyatakan nama program yang disertai.
iv. Menyatakan penganjur program.
v. Menyatakan tarikh program dijalankan.
vi. Menyatakan tempat program dilaksanakan.
vii. Tandatangan hendaklah berada di bawah sebelah kanan.
Menganugerahkan Sijil Penghargaan ini kepada
MOHD FIKRI BIN MOHD FIRDAUS
(000000-00-0000)
Telah menyertai
Program Ceramah Anti dadah
yang dianjurkan oleh
Majlis Perwakilan Pelajar Politeknik Kota Kinabalu
pada
24 Mac 2018
bertempat di
Dewan Kuliah Utama, Politeknik Kota Kinabalu
_________________________
(Ts. ZAINAB BINTI OTHMAN A.D.K)
Pengarah
Politeknik Kota Kinabalu Sabah.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
43
Prosedur Pengeluaran Sijil
Sijil boleh dicetakkan mengikut dua jenis bentuk sama ada potrait
atau landscape.
Sijil Am boleh dikeluarkan semasa program dilaksanakan. Nama
disertakan sekali dengan sijil semasa proses pengeluaran dilakukan.
Sijil peserta dan AJK hanya boleh dikeluarkan selepas program
dilaksanakan. Bagi sijil peserta, nama tidak perlu disertakan dengan
sijil bagi mengelak kesilapan dan pembaziran berlaku. (Namun jika
sudah yakin, boleh untuk terus cetakan nama) Manakala sijil AJK
hendaklah disertakan dengan nama.
Selepas design sijil siap secara softcopy (dengan butiran program
yang lengkap), sijil hendaklah dihantar kepada penasihat masing-
masing untuk disemak sebelum dicetak dan dihantar kepada
pembantu setiausaha (P/A) pengarah untuk urusan tandatangan.
Semasa ketiadaan pengarah, sijil boleh ditandatangani oleh
TPA/TPSA tetapi hanyalah untuk kes-kes kecemasan terutamanya
bagi sijil Am.
Sebarang sijil yang memerlukan tandatangan Pengarah perlu
diserahkan dalam tempoh 2 minggu selepas program itu dijalankan.
Tempoh bagi sesuatu pengambilan sijil adalah 4 minggu sahaja.
Selepas tempoh berkenaan, sijil tersebut boleh dilupuskan sama
sekali.
Aliran prosedur pengeluaran sijil adalah seperti berikut :
Carta alir : Proses permohonan mendapatkan tandatangan pada sijil.
Sijil yang lengkap
disemak Penasihat
kelab / persatuan /
jabatan / unit.
Diterima
oleh P/A
Pengarah
Tandatangan
oleh
Pengarah
1 2
3 4
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
44
GARIS PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN AKTIVITI PELAJAR
Garis panduan ini menerangkan tentang proses yang perlu dilaksanakan untuk
menyediakan laporan aktiviti pelajar. Garis panduan adalah seperti berikut:-
Had dan
batasan
Garis panduan ini adalah terpakai selagi tidak bercanggah dengan
Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976, Akta 174.
Keperluan
laporan
Semua kelab dan penganjur yang mengadakan aktiviti pelajar
WAJIB menghantar laporan aktiviti kepada Jabatan Hal Ehwal
Pelajar. Laporan ini penting untuk tujuan audit dan juga hal-hal
berkaitan KPI politeknik. Juga sebagai bukti bahawa aktiviti yang
diluluskan telah dilaksanakan dengan jayanya. Kegagalan
menghantar laporan tersebut dalam tempoh masa yang ditetapkan
boleh dikenakan tindakan dan peruntukan kewangan dibekukan
sementara sehingga laporan dihantar.
Format
laporan
Sila rujuk FORMAT LAPORAN AKTIVITI PELAJAR.
Untuk program PPI, rujuk format laporan PPI.
Tempoh
penghantaran
Laporan hendaklah dihantar ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar
seminggu selepas aktiviti pelajar tamat.
Tugas
Setiausaha/
Pengarah
program
Menjadi tugas setiausaha atau pengarah program untuk menghantar
laporan kepada Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Penasihat kelab, ketua
jabatan/ unit hendaklah mengingatkan setiausaha atau pengarah
program untuk urusan ini. Penasihat juga perlu menyemak dan
menandatangani laporan terlebih dahulu sebelum ianya dihantar.
Semakan dan
Pengesahan
Laporan
Pihak yang menyediakan, menyemak dan mengesahkan di
bahagian kelulusan kertas kerja perlu menurunkan tandatangan di
bahagian Pengesahan Laporan Program.
Salinan
laporan
Laporan asal hendaklah dihantar ke Jabatan Hal Ehwal Pelajar.
Satu salinan laporan hendaklah disimpan di dalam fail
kelab/unit/jabatan. Satu salinan laporan juga perlu diberikan
kepada pihak berkepentingan yang terlibat di dalam program
tersebut terutama yang menyumbang dana kewangan.
Perubahan
Prosedur
Segala perubahan prosedur dan suntikan dana akan dimaklumkan
dari semasa ke semasa. Prosedur ini adalah dibawah seliaan
Pegawai Hal Ehwal Pelajar (Kebajikan Dan Disiplin) dan dibantu
oleh Exco Kelab & Persatuan MPP.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
45
FORMAT LAPORAN AKTIVITI PELAJAR
Kandungan laporan aktiviti pelajar:-
1) Format kulit luar
2) Pengenalan Program
3) Objektif Program
4) 10 Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025
(PPPMPT)
5) Impak Program (kesinambungan rasional program)
6) Tetamu kehormat/perasmi yang menhadiri program (sekiranya ada)
7) Penceramah yang terlibat (sekiranya ada)
8) Penyertaan dan Maklumat Peserta (nama, nombor matriks dan nombor
pendaftaran)
9) Aturcara Program Sebenar (selaras dengan tentatif program)
10) Aturcara Majlis Perasmian dan Penutupan (sekiranya ada)
11) Jawatankuasa Pelaksana (AJK yang sebenarnya menjalankan tugas)
12) Penilaian Program (rumusan penilaian)
13) Bukti Perjalanan Program (lampirkan gambar dan tajuk gambar)
14) Laporan Kewangan (sebenar)
15) Penutup
16) Pengesahan Laporan Program
17) Lampiran (resit dan dokumen yang berkaitan)
*Maklumat 1 sehingga 5, 8, 9, 11 sehingga 17 wajib ada dalam kertas kerja.
*Pastikan format laporan ini diikuti supaya ianya diterima di peringkat Jabatan Hal
Ehwal Pelajar.
*Untuk program PPI, rujuk format laporan PPI.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
46
1. Format kulit luar
a) Latar belakang perlu berwarna putih dan tiada bingkai.
b) Logo Politeknik diletakkan disebelah atas tengah.
c) Logo kelab/ persatuan di sebelah atas kanan. (jika ada).
d) Logo Soaring Upwards di bahagian atas kiri.
e) Semua kertas kerja perlu diletakkan header dengan bertulis nama kertas
kerja program masing-masing di setiap helaian laporan bermula daripada
muka depan laporan.
f) Kulit luar perlu mempunyai butiran dan susunan seperti berikut:
LAPORAN (huruf besar, font Arial, saiz 18)
NAMA PROGRAM (huruf besar, font Arial, bold, saiz 14)
TARIKH (huruf besar, font Arial, saiz 14)
TEMPAT (huruf besar, font Arial, saiz 14)
ANJURAN (huruf besar, font Arial, saiz 14)
2. Pengenalan Program
Latar belakang aktiviti.
Jika aktiviti melibatkan kerjasama pihak luar, maklumkan
kepentingan dan beri justifikasi.
Larangan: deskripsi tersebut tidak boleh dimasukkan objektif
program.
Hendaklah sama sepertimana tujuan yang telah disertakan dalam
kertas kerja.
3. Objektif Program
Sekurang-sekurangnya tiga (3) objektif yang mempunyai maksud
yang jelas dan huraian yang baik.
Sama seperti dalam kertas kerja. Tambah jika ada perubahan.
Perlu dihubungkait dengan matlamat sesuatu aktiviti jika bekerjasama
dengan pihak luar.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
47
4. 10 Lonjakan Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia 2015-2025
(PPPMPT)
1) Graduan Holistik, Berciri Keusahawanan dan Seimbang
2) Kecemerlangan Bakat
3) Menghayati Pembelajaran Sepanjang Hayat
4) Graduan TVET Berkualiti
5) Kemampanan Kewangan
6) Pemantapan Tadbir Urus
7) Ekosistem Inovasi
8) Keunggulan Global
9) Pembelajaran Dalam Talian Tahap Global
10) Transformasi Penyampaian Pendidikan Tinggi
* Tebalkan 10 Lonjakan PPPMPT yang berkaitan dengan sesuatu program
yang dijalankan sahaja.
5. Impak Program
Setiap program yang dianjurkan mestilah mempunyai impak program
dalam membangunkan sahsiah diri pelajar.
Hendaklah selaras dan sesuai sepertimana garis panduan yang telah
ditetapkan dalam rasional program seperti yang telah disertakan
dalam kertas kerja.
6. Tetamu Kehormat/ Perasmi (sekiranya ada)
Menyatakan butiran maklumat peribadi tetamu kehormat seperti
nama, jawatan/pangkat dan tujuan jemputan.
7. Penceramah (sekiranya ada)
Penganjur hendaklah melampirkan butiran penceramah di dalam
laporan. Lampirkan resit bayaran penceramah jika ada.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
48
8. Penyertaan dan Maklumat Peserta
Menyatakan bilangan peserta dan maklumat peserta yang telah
menyertai progam.
Maklumat yang perlu terkandung adalah nama peserta, nombor
pendaftaran dan nombor kad pengenalan.
Senarai hendaklah diletakkan di bahagian lampiran dan pengarah
program hendaklah menurunkan tandatangan di setiap helaian.
9. Aturcara Program Sebenar
Menyelitkan butiran program (Tarikh, Tempat, Masa) pada hari
kejadian.
Nyatakan tarikh, tempat, masa, hari dan aktiviti yang dijalankan
secara terperinci dalam bentuk jadual.
Menggunakan sistem 12 jam untuk menetapkan masa.
Perlu meletakkan jawatan selaras dengan pangkat ataupun gelaran
yang sesuai contohnya:
a) Pensyarah / staf : Encik / Cik / Tuan / Puan / Teknologis (Ts.)
b) Pelajar : Saudara/ Saudari
10. Aturcara Majlis Perasmian Dan Penutupan (sekiranya ada)
Menyatakan perjalanan majlis perasmian dan penutupan secara
terperinci termasuk simbolik yang dilakukan.
11. Jawatankuasa Pelaksana
Format hendaklah sama dengan kertas kerja. Hanya ahli
jawatankuasa yang terlibat sahaja yang akan dimasukkan.
12. Penilaian Program (borang penilaian)
Penilaian program hendaklah dilakukan semasa program
berlangsung dengan mengambil minimum 20 borang sampel
daripada kalangan peserta (mengikut bilangan peserta).
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
49
Rumusan hendaklah dibuat berdasarkan hasil dapatan yang
diperolehi.
13. Bukti Perjalanan Program
Meletakkan sekurang-kurangnya 6 gambar aktiviti yang relevan
dengan aktiviti yang dijalankan.
Setiap gambar hendaklah mempunyai penerangan atau huraian
tersendiri.
Gambar keseluruhan peserta yang terlibat adalah penting sebagai
bukti bilangan peserta yang hadir.
Bukti gambar pencapaian, anugerah, piala kemenangan, pingat dan
salinan sijil program dan sebagainya hendaklah diletakkan di
bahagian lampiran.
14. Laporan kewangan
Laporan kewangan program merupakan satu dokumen pernyataan
kewangan yang melibatkan pendapatan dan perbelanjaan dalam
melaksanakan suatu program yang telah dirancang oleh sesebuah kelab, unit,
atau jabatan. Laporan ini dihasilkan sebagai rujukan dan analisis kewangan
yang diperolehi dan perbelanjaan yang digunakan untuk program yang
dijalankan. Selain daripada itu, laporan kewangan program ini juga
disediakan untuk mengelakkan ralat perbelanjaan untuk perjalanan program.
Laporan kewangan diselesaikan pada akhir atau setelah selesai
program. Manakala draf yang terdiri daripada anggaran perbelanjaan perlu
disediakan pada awal sebelum program dijalankan supaya aliran tunai
program tersebut dapat disalurkan mengikut keperluan yang ditetapkan untuk
menjalankan program sekaligus mewujudkan garis panduan penggunaan
kewangan untuk sesuatu program. Laporan kewangan program perlu
dilampirkan bersama laporan program yang dihantar dalam masa seminggu
selepas program selesai dijalankan. Setiap nilai mata wang Ringgit Malaysia
(RM) perlu diseragamkan dengan meletakkan nilai sen. Laporan juga perlu
meletakkan jumlah penggunaan kewangan sebenar serta menjadualkan
analisis proses kewangan secara ringkas supaya mudah difahami.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
50
14.1 Anggaran Perbelanjaan
Anggaran perbelanjaan merupakan anggaran yang telah didrafkan
pada kertas kerja program sebagai panduan pengagihan kewangan
dalam sesuatu program yang dijalankan.
Anggaran perbelanjaan dilakukan bertujuan membuat analisa untuk
mengelakkan ralat penggunaan kewangan yang sangat besar untuk
memastikan penggunaan wang pada agihan yang sepatutnya.
Contoh format Anggaran Perbelanjaan.
14.2 Sumber pembiayaan
Sumber pembiayaan diperolehi melalui tabung peruntukkan atau
mana-mana sumber perlu dinyatakan dalam sumber pembiayaan.
Sumber yang dinyatakan perlu sama dengan sumber sebenar yang
diterima.
BIL SUMBER KEWANGAN JUMLAH (RM)
1. Tabung Majlis Perwakilan Pelajar (MPP) 500.00
2. Sumbangan Koperasi PKK Berhad 100.00
JUMLAH BESAR 600.00
Contoh format Sumber Kewangan program.
Bil Butiran Kuantiti (Unit) Jumlah
(RM)
01 Makanan Pelajar
Tengahari
100 x RM 5.00 500.00
02 Hamper 5 x RM20
100.00
JUMLAH BERSIH 600.00
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
51
14.3 Perbelanjaan sebenar
Perbelanjaan sebenar merupakan perbelanjaan perjalanan program.
Setiap penggunaan wang peruntukkan perlu disertakan buktidan
ditampal pada lampiran seperti resit pembelian, resit penyewaan.
Contoh format perbelanjaan sebenar
14.4 Analisis kewangan
Analisis kewangan merupakan satu analisis yang dibuat untuk menilai
samada aliran wang program adalah selaras dengan draf yang
dilakukan pada anggaran perbelanjaan program ketika permohonan
program dilakukan.
Analisis juga digunakan untuk memudahkan proses penyemakan
samada program berjalan dengan lancar atau tidak.
Proses analisis dilakukan melalui perbandingan perbelanjaan dan
kesimpulan daripada analisis perbandingan.
Sekiranya jumlah perbezaan mempunyai nilai negatif, setiap kelab/
persatuan perlu menyatakan sebab dan mengemukakan cadangan
penambahbaikan pengurusan kewangan program pada masa akan
datang (jika berlaku).
Sekiranya perbelanjaan lebih dan menggunakan sumbangan
persendirian, sila nyatakan di dalam ulasan.
Bil Butiran Kuantiti (Unit) Jumlah (RM)
01 Makanan Pelajar
Tengahari
100 x RM 5.00
500.00
02 Hamper
3 x RM20
60.00
JUMLAH BERSIH 560.00
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
52
Perbandingan Perbelanjaan
Ulasan :
Baki sebanyak RM20.00 akan dipulangkan kepada pihak Koperasi melalui
Jabatan Hal Ehwal Pelajar. Penganjur perlu mengisi dengan lengkap Borang
Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar. Kesimpulannya, perbelanjaan program ini
adalah mengikuti spesifikasi yang ditetapkan dari segi perbelanjaan pengurusan
program. Adalah digalakkan untuk penganjur menggunakan peruntukan wang
dengan sepenuhnya dan sebaik mungkin.
14.5 Sebab dan Cadangan pembaikan (Jika berlaku)
Sebab dan cadangan pembaikan dilakukan sekiranya terdapat nilai
negatif dalam perbezaan analisis kewangan.
Fungsi pernyataan sebab dan cadangan pembaikan adalah untuk
memaklumkan dan memastikan program yang seterusnya dapat
dianjurkan dengan lebih sistematik mengikut spesifikasi yang
ditetapkan.
Bil Butiran Bajet
(RM)
Belanja Sebenar
(RM)
Perbezaan
(RM)
01 Makanan Pelajar
Tengahari
500.00
500.00
0.00
02 Hamper 100.00 60.00 20.00
JUMLAH BERSIH 600.00 560.00 20.00
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
53
14.6 Kadar Peruntukan Perbelanjaan Am Untuk Aktiviti Pelajar
Bil Perkara Keterangan Kadar Peruntukan
(RM)
1. Makanan Pelajar
Aktiviti untuk satu hari.
Aktiviti pada waktu P&P,
tiada peruntukan untuk
makan minum pelajar.
10.00-15.00
2. Makanan VIP
Bergantung kepada
kesesuaian semasa.
15.00-20.00
3. Bayaran Makan dan
Penginapan (bagi program
luar politeknik)
Mengikut harga terendah.
Bergantung kepada
peruntukan yang diluluskan.
Tidak melebihi
100.00 sehari
4. Elaun Makan untuk Atlet
PKK & Pelajar yang
menyertai lain-lain
pertandingan luar.
Sila rujuk kepada Ketua
Unit Sukan/ Penyelaras
Pertandingan PKK.
10.00-20.00
5. Kain Rentang (Banner) Mengikut harga terendah Tidak melebihi
300.00 per unit
6. Cenderamata Menteri
Jemputan luar hingga ke
Timbalan Menteri
300.00
50.00-250.00
7. Hadiah Piala/Trofi
(Aktiviti Dalaman)
Piala Pusingan
Piala Iringan Johan
Piala Iringan Naib Johan
Piala Iringan Ketiga
150.00
100.00
80.00
50.00
8. Hadiah Piala/Trofi
(Penganjuran/Jemputan Luar)
Piala Pusingan
Piala Iringan Johan
Piala Iringan Naib Johan
Piala Iringan Ketiga
200.00
150.00
100.00
70.00
9. Hadiah Wang Tunai Aktiviti
Penganjuran/Jemputan Luar
(Kumpulan)
Pertama
Kedua
Ketiga
Saguhati
1000.00
750.00
500.00
100.00
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
54
* Pegawai Hal Ehwal Pelajar dari semasa ke semasa akan memantau peruntukan
kewangan program dan aktiviti pelajar yang dijalankan. Segala perubahan prosedur
juga perlu mengikut kesesuaian aktiviti. Prosedur ini adalah dibawah seliaan
Pegawai Hal Ehwal Pelajar) dan mengikut kelulusan daripada pihak pengurusan
tertinggi Politeknik Kota Kinabalu.
10. Hadiah Wang Tunai Aktiviti
Penganjuran/Jemputan Luar
(Individu)
Pertama
Kedua
Ketiga
Saguhati
300.00
200.00
100.00
50.00
11. Medal (per individu) Aktiviti Dalaman 10
12. Medal (per individu) Penganjuran/Jemputan Luar 20
Hadiah Hamper
(Aktiviti Dalaman)
Pertama
Kedua
Ketiga
Saguhati
100
70
50
20
Hadiah Hamper
(Penganjuran/Jemputan Luar)
Pertama
Kedua
Ketiga
Saguhati
150
100
70
50
10. Kos Pelbagai untuk Majlis
Kecemerlangan Akademik/
Kokurikulum
Mengikut kesesuaian
aktiviti
5.00 seorang dan
tidak melebihi
1,500.00
11. Percetakan Bahan Aktiviti Buku program, risalah,
brosur dan lain-lain
Mengikut
kesesuaian aktiviti
12. Peralatan/Keperluan program Mengikut kesesuaian
aktiviti
2.00 seorang dan
tidak melebihi
500.00
13. Perhubungan Mengikut kesesuaian
aktiviti
50.00
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
55
15. Penutup
Komen, penambahbaikan atau cadangan pengarah program berkaitan
program.
Rumusan akhir berkaitan program.
16. Pengesahan Laporan Program
Sila nyatakan dan lengkapkan maklumat berikut:
i. Tandatangan dan nama pengarah program / setiausaha yang
menyediakan kertas kerja berserta tarikh.
ii. Tandatangan, nama, jawatan dan pihak yang menyemak kertas
kerja berserta tarikh.
iii. Tandatangan, nama, jawatan pihak yang mengesahkan kertas
kerja berserta tarikh.
17. Lampiran (resit dan dokumen berkaitan)
Lampiran adalah merupakan bukti perbelanjaan atau pengeluaran
wang pembiayaan program yang melibatkan resit-resit.
Sebarang jenis pembelian untuk program wajib disertakan resit
sebagai bukti dan dilekatkan pada lampiran.
Resit yang dilampirkan perlu diasingkan mengikut kelompok dan
kelompok perlu disusun mengikut butiran seperti yang dinyatakan
dalam jadual perbelanjaan sebenar.
Disusun dengan kemas dan mengikut jenis resit.
Lampirkan juga dokumen yang berkaitan jika ada (Bukti gambar
pencapaian, anugerah, piala kemenangan, pingat dan salinan sijil
program).
Senarai hendaklah diletakkan di bahagian lampiran dan pengarah
program hendaklah menurunkan tandatangan di setiap helaian.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
56
PENUTUP
Dengan terhasilnya garis panduan aktiviti pelajar ini, adalah diharapkan
semua pihak yang ingin melakukan aktiviti pelajar dapat mengikuti semua panduan
yang telah ditetapkan ini bagi menyeragamkan lagi pengurusan aktiviti pelajar di
Politeknik Kota Kinabalu, Sabah. Segala ketetapan dan perkara-perkara di dalam
garis panduan ini telah dipersetujui oleh pihak pengurusan tertinggi Politeknik Kota
Kinabalu. Cetakan ini merupakan sebuah cetakan rasmi yang akan digunapakai
secara keseluruhannya.
Contoh Lampiran
LAMPIRAN 1 (Resit Makanan)
LAMPIRAN 2 (Kehadiran Peserta
LAMPIRAN 3 (Resit Perhubungan)
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
57
RUJUKAN
Akta 174 versi atas talian teks cetakan semula yang kemas kini. (2012). Akta
Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976.
Awg Adi, M.S., Valdez, D.A., & Hamdan, W. (2015). Panduan Asas Pelaksanaan
Aktiviti Politeknik Kota Kinabalu.
Garis Panduan Pengurusan Kegiatan Pelajar. Dimuat turun daripada
http://hep.uthm.edu.my/v3/index.php/en2/pusat-sumber/garis-panduan-
pengurusan-kegiatan-pelajar
Garis Panduan Aktiviti Pelajar (Persatuan/Kelab) Universiti Teknologi Mara
(UiTM). Dimuat turun daripada https://fka.uitm.edu.my/v2/images/tapa/
garispanduanaktivitipelajar.pdf
Jabatan Hal Ehwal Pelajar Politeknik Kota Kinabalu.
Kementerian Pendidikan Malaysia. (2015). Pelan Pembangunan Pendidikan
Malaysia 2015-2025 (Pendidikan Tinggi).
Minit Mesyuarat Bil.1/2018 (17 Januari 2018), Politeknik Kota Kinabalu.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
58
LAMPIRAN
Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada
RM5000. (A1, A2, A3, A4 & A5).
Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada RM5000.
(B1, B2, B3, B4 & B5).
Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK
Borang-Borang Berkaitan
Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab/Persatuan Pelajar
Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar
Borang Penilaian Program/Aktiviti
Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program
Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar
Borang Indemniti (Lepas Tanggung)
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
59
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada
RM5000. (A1)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
60
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada
RM5000. (A2)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
61
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada
RM5000. (A3)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
62
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada
RM5000. (A4)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
63
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Kurang Daripada
RM5000. (A5)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
64
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada
RM5000. (B1)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
65
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada
RM5000. (B2)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
66
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada
RM5000. (B3)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
67
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada
RM5000. (B4)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
68
LAMPIRAN : Format Kertas Kerja Peruntukan Kewangan Lebih Daripada
RM5000. (B5)
*Untuk bahagian kelulusan kertas kerja, penganjur perlu mengubah perkataan yang berwarna merah
mengikut kesesuaian dan maklumat kertas kerja penganjur.
*Nama dan jawatan tertakluk kepada situasi semasa.
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
69
LAMPIRAN : Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
70
LAMPIRAN : Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
71
LAMPIRAN : Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
72
LAMPIRAN : Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
73
LAMPIRAN : Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
74
LAMPIRAN : Contoh Template Sijil Penyertaan, Penghargaan & Am PKK
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
75
LAMPIRAN : Borang Penubuhan dan Pendaftaran Kelab/Persatuan Pelajar
MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP)
POLITEKNIK KOTA KINABALU
NO. 4, JLN KKIP BARAT,
88460 KOTA KINABALU, SABAH
TEL : 088-401800 FAX : 088-499960
BORANG PENUBUHAN
KELAB DAN
PERSATUAN
MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP)
JABATAN HAL EHWAL PELAJAR
POLITEKNIK KOTA KINABALU
SABAH
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
76
MAJLIS PERWAKILAN PELAJAR (MPP)
POLITEKNIK KOTA KINABALU
NO. 4, JLN KKIP BARAT,
88460 KOTA KINABALU, SABAH
TEL : 088-401800 FAX : 088-499960
BORANG PERMOHONAN
PENUBUHAN KELAB / PERSATUAN MPP
SESI _______
BAHAGIAN 1
Latar belakang persatuan
Nama Kelab / Persatuan :
1. Bilangan Ahli :
2. Tarikh Penubuhan :
3. Tujuan / Kepentingan / Objektif Kelab / Persatuan :
Berdasarkan Teras PIN ( Pelan Integriti Nasional )
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
77
BAHAGIAN 2
Butir-butir Penasihat
1. Nama Penasihat : i)
ii)
2. No. Fail :
3. Jawatan :
4. Alamat :
Perhatian :
Sila sertakan maklumat mengenai kesemua ahli kelab anda termasuk kursus
dan nombor telefon.
BAHAGIAN 3 Aktiviti Kelab / Persatuan yang dirancang bagi Sesi _____
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
78
Ahli Jawatankuasa Penaja:
*WAJIB DIISI
CARTA ORGANISASI
KELAB ……………………………………………………
PENASIHAT
PENGERUSI
TIMBALAN PENGERUSI
SETIAUSAHA
NAIB SETIAUSAHA
BENDAHARI
AJK KECIL
BIRO ………. BIRO………. BIRO ……….
BIRO ………. BIRO………. BIRO ……….
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
79
BAHAGIAN 4
Perkara-perkara yang perlu diserahkan kepada Pegawai Hal Ehwal Pelajar
(Kebajikan Dan Disiplin)
1. Kertas kerja, minit mesyuarat, surat-surat yang berkaitan
2. Laporan aktiviti
3. Laporan kewangan
i) Laporan yang diperakukan oleh JHEP
ii) Laporan yang diluluskan oleh JHEP
4. Fail projek
5. Rakaman audio visual
6. Gambar (boleh dicetak dalam hitam putih)
7. Liputan media massa
BAHAGIAN 5
Perakuan
Saya ingin menyatakan di sini bahawa segala maklumat-maklumat yang
diberikan adalah benar.
Tandatangan
…………………………………………
………....………………………………
( ) (
)
Pengerusi Kelab / Persatuan Penasihat Kelab
Tarikh : Tarikh :
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
80
ULASAN / CATATAN
(Pejabat Hal Ehwal Pelajar, Politeknik Kota Kinabalu)
Tandatangan :
Nama :
Jawatan :
Tarikh :
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
81
LAMPIRAN : Borang Permohonan Pengeluaran Wang Aktiviti Pelajar
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
82
LAMPIRAN : Borang Penilaian Program/Aktiviti
BORANG PENILAIAN AKTIVITI / PROGRAM
Nama Program : …………………………………………………………………… Tarikh Pelaksanaan : …………………………………………………………………… Tempat Pelaksanaan : …………………………………………………………………… Penganjur : ……………………………………………………………………
Arahan: Sila tandakan ( / ) di ruangan yang disediakan berdasarkan skala berikut: 1 : Sangat Tidak Setuju 2 : Tidak Setuju 3 : Setuju 4 : Sangat Setuju
PENILAIAN PENGISAN AKTIVITI / PROGRAM
BIL ITEM 1 2 3 4
1 Isi kandungan aktiviti / program bertepatan dengan objektif program
2 Pengisian program menarik dan berkesan
3 Banyak maklumat baru terkini yang dipelajari
4 Program ini banyak memberi manfaat yang berguna untuk menjadi seorang pelajar yang cemerlang
5 Segala ilmu yang dipelajari boleh diaplikasikan dalam kehidupan
PENILAIAN PELAKSANAAN AKTIVITI/PROGRAM
BIL ITEM 1 2 3 4
1 Suasana tempat aktiviti / program sangat kondusif
2 Perancangan dan pelaksanaan program dibuat dengan lancar
3 Masa yang diperuntukkan bagi aktiviti / program adalah sesuai
4 AJK pelaksana menjalankan tugas dengan baik
PENILAIAN KESELURUHAN AKTIVITI/PROGRAM
BIL ITEM 1 2 3 4
1 Program ini berjaya dan bermanfaat
2 Program ini sesuai dijalankan lagi pada masa hadapan
Cadangan Penambahbaikan:
___________________________________________________________________
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
83
LAMPIRAN : Borang Permohonan Pindaan/Pembatalan Program
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
84
LAMPIRAN : Borang Pengembalian Wang Aktiviti Pelajar
PANDUAN ASAS PENGURUSAN AKTIVITI PELAJAR POLITEKNIK KOTA KINABALU
85
LAMPIRAN : Borang Indemniti (Lepas Tanggung)
top related