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Universidad de los Hemisferios
Comunicación estratégica
4 de noviembre de 2014
Plan estratégico de comunicación:
Comunicación interna de la Facultad de Comunicación
José Fabara y Joaquín Reinoso
Resumen ejecutivo
La comunicación entre estudiantes, administrativos y profesores de la Facultad de
Comunicación de la Universidad de los Hemisferios no se produce con la instantane idad
que los administrativos y profesores desean ni al que los alumnos están acostumbrados
por los nuevos servicios de mensajería instantánea. Por este motivo los estudiantes no
están motivados a enterarse sobre las noticias de la facultad.
La Facultad no cuenta con un Director de comunicación que se haga cargo de estos
problemas, a la vez que mantenga constantemente a la comunidad al tanto de las noticias
por los canales propios de las nuevas generaciones. Por esta razón, nuestra primera
solución es nombrar un Dircom que reviva la página de Facebook, uno de los canales que
más se pueden explotar en la actualidad. Para esto el Dircom deberá realizar publicaciones
interesantes diariamente.
También para aumentar el interés por la Facultad y generar mayor participación del
alumnado en la página de Facebook se realizara una trivia con premios para los ganadores.
Las preguntas de la trivia serán sobre datos curiosos, anécdotas y cualquier informac ión
interesante de la Facultad, para que de esta manera los estudiantes no solo se enteran más
sobre su Facultad, sino que se genere interés sobre información de la misma.
Actualmente la Facultad dota de un correo institucional para comunicarse entre sus
miembros, pero este no es instantáneo ya que la mayoría no desea vincular su celular a
esta cuenta de correo. Además que esta comunicación es más lenta que la de un mensaje
o una visita al profesor. Por esta razón proponemos una aplicación en la que los
estudiantes pueden organizar sus clases, sus deberes y tener salas de chat con sus
profesores. De igual manera los profesores pueden enviar información sobre los deberes
y mandar recordatorios que serán revisados con mayor rapidez y es mucho más fácil de
garantizar que los alumnos recibieron la información.
Para los administrativos esta aplicación será un instrumento para que conozcan
información de la Facultad, como sus eventos, a través de una pestaña. La aplicación
manejara notificaciones tanto para los chats, como las noticias y los deberes de próxima
entrega.
Por último para que la gente pueda conocer información dela universidad con mayor
tranquilidad y profundidad se lanzara una revista física y digital de la facultad la misma
que tendrá información más detallada, perfiles y entrevistas con los profesores, una
muestra de los mejores trabajos de los alumnos y cualquier otra información de interés
para la comunidad.
Diagnóstico de comunicación.
Objetivos del diagnóstico:
Conocer los medios oficiales que la Facultad de Comunicación utiliza para comunicarse con los alumnos de la misma.
Determinar si la Facultad provee canales de comunicación a los profesores que
faciliten la comunicación con sus alumnos
Analizar si los medios que la Facultad utiliza para comunicarse con los estudiantes
son efectivos y eficaces.
Determinar si los estudiantes poseen algún canal de comunicación específico en
el cual puedan realizar un feedback sobre la comunicación interna.
Determinar si existe alguna persona que esté a cargo de la comunicación interna
en la Facultad.
Situación actual de comunicación
En la Facultad de Comunicación de la Universidad de los Hemisferios, existen
aproximadamente 130 estudiantes. Cabe recalcar que este dato es solamente un
aproximado pues no existe un registro oficial del número hasta la fecha. Por otro lado, se
puede decir que la Facultad cuenta con 12 profesores de planta, 4 que solamente dan
cátedra. De los 12 profesores de planta 3 ocupan cargos administrativos: Decano,
Coordinador y Director de la carrera.
La comunicación interna es un factor importante en el flujo de comunicaciones de toda
organización, por lo cual se decidió investigar sobre el estado de la misma al interior de
esta sección de Universidad. A través de entrevistas realizadas a los administrativos se
constató que los principales medios por los cuales se envían comunicados oficiales son el
mail institucional, el aula virtual, la página web y la cartelera. Cualquier otro tipo de
información concerniente a la Facultad y sus actividades se comunica a través de página
oficial en Facebook y de la cuenta oficial de Twitter. Estas cuentas oficiales las maneja
Juan David Bernal, docente a tiempo completo; el recibe los contenidos oficiales que
cualquier otro docente o administrativo requiera colgar en dichos medios, las evalúa y las
sube a la red. De esta manera se garantiza que la información sea verdadera y no cause
confusión entre la comunidad estudiantil.
En este flujo de comunicaciones también se pudo constatar que en la Facultad existe una
base de datos acerca de las direcciones de correo de los estudiantes, tanto de su mail
personal como del institucional. Sin embargo, se aclaró que los profesores solo se dirigen
hacia los estudiantes desde sus cuentas de la Universidad, lo cual no pasa con los
estudiantes que generalmente utilizan las cuentas personales para la interacción con los
profesores.
La dinámica del mail institucional y del Aula Virtual, la cual funciona con un usuario
personal y clave, se ponen en conocimiento del estudiante durante la inducción al primer
semestre. En esta plataforma se encuentran los cursos de la Universidad y existen materias
que están a libre disponibilidad y otras que requieren de la matriculación y aceptación de
los estudiantes por parte del profesor que dicta la materia para poder acceder a los
contenidos.
Análisis FODA
Fortalezas
o Profesionales de alta categoría en todas las áreas de la comunicación
o Accesibilidad a equipos y herramientas necesarias para todo tipo de comunicación.
Oportunidades
o Los estudiantes podrían realizar prácticas pre-profesionales trabajando
como encargados de la comunicación interna.
Debilidades
o Escaso personal que no permite tener una persona exclusivamente para la
comunicación interna. o No se actualiza constantemente las cuentas en las redes sociales ni en la
página web con información de la Facultad.
Amenazas
o El mal servicio de internet de la universidad puede interferir en el envío o recepción de los mensajes.
Metodología del diagnostico
Para un mejor diagnostico se vio la necesidad de dividir en segmentar el universo en tres
subconjuntos. Esta división se estableció según el papel que el grupo desempeña en la
comunicación interna. Los grupos son: administrativos, docentes y estudiantes.
A los dos administrativos, Coordinador y Director de la carrera, se les realizo una
entrevista en la cual se les interrogaba acerca de los medios oficiales de comunicación de
la Facultad y de las facilidades que tienen los profesores de acceder a las mismas. No se
pudo realizar la entrevista al Decano, ya que este se encuentra actualmente fuera del país
realizando un viaje.
La información de los profesores se recolectara a través de cuestionarios. Ya que el grupo
es pequeño, se realizara un censo. A los profesores se les preguntara acerca de los canales
de comunicación que utilizan y sus preferencias al comunicarse con los alumnos.
Al grupo más numeroso, el de los estudiantes, se recolectara la información a través de
encuestas. La muestra de estudiantes que será evaluada es de 80 individuos, dando un
margen de error del 5% y un nivel de confianza del 95%. La selección de estudiantes fue
al azar, sin distinción de edad, semestre o género.
Recolección y presentación de los datos
Administrativos
En la entrevista con Consuelo Aguirre, ella declaro que los medios que utiliza la facultad
para comunicarse con sus estudiantes son el correo electrónico y el Facebook de la
Facultad. El correo electrónico está a disposición de los profesores, en cambio, la página
de Facebook es manejada únicamente por un profesor; sin embargo los profesores pueden
solicitar la publicación de alguna información, previa la evaluación del encargado de la
página. También nos comentó que la comunicación entre los docentes y los estudiantes a
la Facultad se realiza a través del mail institucional.
Ingrid Zúñiga, coordinadora de la Facultad, en su entrevista nos comentó que los medios
oficiales que actualmente utiliza la facultad son las direcciones de correo institucional, la
cartelera, la página de Facebook, la cuenta de Twitter y los profesores, cuando la
información necesita ser transmitida rápidamente. En algunos casos Zúñiga envía
mensajes oficiales a través de 5 estudiantes, los cuales reciben sus mensajes a través de
WhatsApp. Estos estudiantes funcionarían como voceros... También nos comentó que
existió la iniciativa, siendo ella la principal promotora, de realizar un boletín semanal con
noticias de la facultad, que sería enviado a todos los estudiantes a través de su cuenta de
correo institucional.
Con respecto al acceso de los profesores a los canales de comunicación, cuando un
profesor necesita enviar un mail a todos los estudiantes los puede realizar a través del
correo de los coordinadores, previa examinación del contenido. Con respecto a las cuentas
de Facebook y Twitter, Juan David Bernal, docente de planta, es el encargado de
administrar las cuentas. Adicional a los medios oficiales, Zúñiga, señaló que algunos
profesores utilizan grupos en Facebook para comunicarse, el email personal y el aula
virtual.
La comunicación entre los profesores de planta y la Facultad se realiza mayoritariamente
por WhatsApp; aunque siendo un medio informal, se lo utiliza más que el correo
institucional. Entre los estudiantes y la Facultad el uso del correo institucional es mínimo,
exceptuando en periodos de matrículas. La gran mayoría se comunica personalmente con
los coordinadores en las oficinas de los mismos.
Al finalizar la entrevista Zúñiga destacó que no existe un encargado de la comunicac ión
interna de la facultad, así como un medio en el cual los estudiantes puedan dar un
feedback.
Profesores
Conoce cuál es su dirección de correo institucional
Si No
7/8 1/8
Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional
Todos los
días
Algunas
veces por semana
Una vez al
mes
Una vez al
semestre
Una vez al
año
nunca
6/8 1/8 - - - 1/8
0
1
2
3
4
5
6
7
8
Si No
Conoce la dirección de su correo institucional
0
1
2
3
4
5
6
7
Todos los
días
Algunas
veces por
semana
Una vez al
mes
Una vez al
semestre
Una vez al
año
nunca
Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional
Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional
Si No
2/8 6/8
Qué correo prefiere utilizar al dirigirse a sus estudiantes
Institucional Personal
7/8 1/8
Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los estudiantes
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Si No
Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional
Si
No
0.0%
20.0%
40.0%
60.0%
80.0%
100.0%
Institucional Personal
Qué correo prefiere utilizar al dirigirse a sus estudiantes
institucional
Aula Virtual Telefónicamente Redes sociales personalmente
5/14 respuestas 2/14 respuestas
1/14 respuestas 2/ 14 respuestas
4/14 respuestas
Cuál es el medio principal por el que conoce información de la facultad
Correo
Institucional
Correo
Personal
Redes sociales Personalmente
a través de un administrativo
Personalmente
a través de un colega
6/11 2/11 1/11 1/11 1/11
0.00%
5.00%
10.00%
15.00%
20.00%
25.00%
30.00%
35.00%
40.00%
Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los estudiantes
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
Cuál es el medio principal por el que conoce información de la facultad
Cuál es el medio de comunicación de la facultad que le genera más confianza en la
veracidad del mensaje
Correo Institucional
Correo Personal
Redes sociales Personalmente a través de un
administrativo
Personalmente a través de un
colega
6/9 respuestas - 1/9 respuestas 2/9 respuestas -
Estudiantes
Conoce cuál es su dirección de correo institucional
Si No
69/80 11/80
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
Cuál es el medio de comunicación de la facultad que le genera más confianza en la veracidad del
mensaje
Conoce como ingresar a su correo institucional
Si No
58/69 11/69
Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional
Si No
14 55
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
Si No
Conoce como ingresar a su correo institucional
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
Si No
Conoce cuál es su dirección de correo institucional
Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional
Todos los
días
Algunas
veces por semana
Una vez al
mes
Una vez al
semestre
Una vez al
año
nunca
14/69 28/69 8/69 4/69 1/69 14/69
Con cuanta frecuencia envía e-mails a través de su correo institucional
Todos los
días
Algunas
veces por semana
Una vez al
mes
Una vez al
semestre
Una vez al
año
nunca
2 30 7 2 3 30
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
80.00%
90.00%
Si No
Tiene sincronizado su celular/Tablet con su correo institucional
0.00%5.00%
10.00%15.00%20.00%25.00%30.00%35.00%40.00%45.00%
Todos los
días
Algunas
veces por
semana
Una vez al
mes
Una vez al
semestre
Una vez al
año
nunca
Con cuanta frecuencia revisa su correo institucional
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Si No
Conoce la existencia de la página web de la facultad
Conoce la existencia de la página web de la facultad
Si No
72/80 8/80
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
Todos los
días
Algunas
veces por
semana
Una vez al
mes
Una vez al
semestre
Una vez al
año
nunca
Con cuanta frecuencia envía e-mails a través de su correo institucional
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
Si No
Has visitado la página web de la facultad
Has visitado la página web de la facultad
Si No
63/72 9/72
Considera visitar la página web de la facultad para consultar información actualizada
de la facultad
Si No
31/72 41/72
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
Si No
Considera visitar la página web de la facultad para consultar información
actualizada de la facultad
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
Si No
Conoce la existencia de la página de Facebook de la facultad
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
80.00%
Si No
Has visitado la página de Facebook de la facultad
Conoce la existencia de la página de Facebook de la facultad
Si No
46/80 34/80
Has visitado la página de Facebook de la facultad
Si No
32/46 14/46
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
Si No
Está suscrito a la página de Facebook de la facultad
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
Si No
Considera visitar la página de Facebook de la facultad para
consultar información actualizada de la facultad
Está suscrito a la página de Facebook de la facultad
Si No
28/46 18/46
Considera visitar la página de Facebook de la facultad para consultar información
actualizada de la facultad
Si No
20/46 26/46
45.00%
46.00%
47.00%
48.00%
49.00%
50.00%
51.00%
52.00%
53.00%
Si No
Conoce de la existencia del perfil de Twitter de la facultad
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
Si No
Ha visitado el perfil de Twitter de la facultad
Conoce de la existencia del perfil de Twitter de la facultad
Si No
38/80 42/80
Ha visitado el perfil de Twitter de la facultad
Si No
25/38 13/38
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
70.00%
Si No
Usted sigue al perfil de Twitter de la facultad
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
Si No
Considera visitar el perfil Twitter de la facultad para consultar
información actualizada de la facultad
Usted sigue al perfil de Twitter de la facultad
Si No
24/38 14/38
Considera visitar el perfil Twitter de la facultad para consultar información actualizada
de la facultad
Si No
18/38 20/38
Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los profesores
Mail institucional Aula Virtual Telefónicamente Redes sociales personalmente
25/101 respuestas 6/101 respuestas 13/101 respuestas 8/101 respuestas 49/101 respuestas
Análisis de los datos:
Administrativos
o El principal canal de comunicación con los estudiantes es el correo
institucional. Medio de comunicación que no permite conocer si los estudiantes recibieron y leyeron la información.
o El principal canal de comunicación entre docentes es el WhatsApp, aunque este sea informal, por su mayor velocidad que el correo electrónico.
o No existe un método oficial para transmitir comunicados de los docentes a través de correos masivos o mensajes en la cuenta de Facebook o Twitter.
o Las cuentas de Facebook y Twitter tienen un único encargado, pero este no tiene la labor exclusiva de la comunicación interna.
o Los administrativos no tienen en cuenta la página web de la Facultad como
un medio de comunicación interna.
Profesores
o La totalidad de los profesores utilizan el correo institucional para comunicarse con sus estudiantes, sin embargo la mayoría no tiene
sincronizada la cuenta de mail con su celular, lo que volvería más rápida la comunicación, y por lo tanto más efectiva al responder a los correos de los estudiantes.
0.00%
10.00%
20.00%
30.00%
40.00%
50.00%
60.00%
Cuál es su medio de preferencia para comunicarse con los profesores
o Los dos canales de preferencia para comunicarse con los alumnos es a
través del correo institucional y personalmente. o Prefieren transmitir los mensajes personalmente para garantizar la
recepción del mensaje, además la baja cantidad de alumnos lo permite realizar.
o El principal medio por el que reciben información de la Facultad y el que
más confianza de la certeza de los mensajes es el correo institucional.
Estudiantes
o El 80% de los estudiantes conoce su correo institucional. De este valor, el
80% no tiene sincronizada esa cuenta con su celular o Tablet, por lo que
la mayoría, con 45% revisa su correo pocas veces por semana. Solo el 20% lo revisa diariamente, que coincide con el porcentaje de estudiantes que si
sincronizan su celular con su cuenta de correo. o El 40% de los alumnos que conocen su correo envían correos desde su
cuenta varias veces por semana. El otro 40% nunca envía correos desde su
cuenta. o Más del 80% conoce y ha visitado la página web de la Facultad, pero solo
un 40% la tiene en mente como fuente actualizada de información. o Casi el 60% de los estudiantes conocen la página de Facebook. De este
porcentaje el 70% han visitado la página y el 60% está subscrito a la
página. Solo el 40% considera al Facebook como fuente actualizad de información.
o El 47,5% de los estudiantes conocen Twitter, de estos el 60% lo ha visitado y se han subscritos. Pero, al igual que el Facebook, cerco del 40% lo utilizaría para acceder a información actualizada de la Facultad.
o El 50% de los estudiantes prefieren comunicarse con los profesores personalmente. Esta mayoría se deba a que de esa manera se garantiza la
recepción del mensaje y por lo tanto más pronta la acción que se requiere.
El principal problema que se enfrenta la Facultad con respecto a la comunicación interna
entre Facultad y los estudiantes es el conocimiento de la recepción del mensaje. Primero
porque el correo no te permite conocer si el mensaje fue recibido por el estudiante ni si
este ya lo ha revisado. Aunque la inmensa mayoría conoce su correo institucional, solo
un 20% podría ser notificado de las ultimas noticias de la facultad, el 45% revisan el
correo pocas veces a la semana, volviéndolo un medio no eficaz.
El medio más eficaz es el personal, ya sea desde la Facultad o desde los estudiantes,
porque garantiza que el mensaje fue recibido y que la respuesta no tardara, a diferenc ia
del correo electrónico que no garantiza ninguna respuesta. El medio más eficiente es el
correo electrónico, por los ahorros en tiempo.
Plan Estratégico de Comunicación
Objetivos:
1. Motivar a profesores y alumnos que conozcan las noticias de la Facultad.
2. Reducir el tiempo en el que se produce la comunicación entre profesores, alumnos
y administrativos de la Facultad.
3. Que profesores y alumnos reciban información constantemente actualizada sobre
los que sucede en la Facultad.
Estrategia:
Nuestro público objetivo son los profesores, tanto de tiempo completo como de tiempo
parcial, de la Facultad de comunicación, y los estudiantes de dicha facultad que no tienen
interés por lo que sucede en la Facultad o que no tienen una manera rápida y eficiente de
obtener noticias.
A estas personas queremos motivarlas a que se informen de las últimas novedades tanto
de sus clases como de la Facultad en general, ya que estas fallas en la comunicac ión
dificultan la labor de los administrativos y profesores y genera problemas en los alumnos.
Por esa razón nuestro mensaje, a estas personas es: “Conectarse a la Facultad mejora y
facilita el trabajo e todos”.
Para esto buscaremos que las personas interactúen a través de aquellos medios que tienen
más a la mano y visitan con más frecuencia, esto es sus smartphones y las redes sociales.
Tácticas:
Designar a una persona en la Facultad para que se encargue de la comunicac ión
interna en su totalidad.
Revivir la página de Facebook de la Facultad realizando publicaciones diarias con
información relevante e interesante para los estudiantes.
En la página de Facebook se realizaran trivias sobre información de la Facultad
como pueden ser anécdotas, datos curiosos del personal, información de los
alumnos, etc. Se motivara a la gente a participar a través de premios para los
ganadores.
Lanzamiento de la app para smartphones: “La Facu”. Esta aplicación permite que:
o Los profesores y alumnos tengan salas de chat de cada clase en donde se
comuniquen instantáneamente y los profesores puedan saber a instante que
sus alumnos conocieron el mensaje.
o Los profesores podrán, con un simple clic, informar sobre nuevos deberes
o actualizar información sobre los mismos.
o La Facultad puede transmitir información a través de la pestaña de
Noticias.
Lanzamiento de la revista física y digital mensual de la Facultad con perfil de los
profesores, noticias más importantes de la Facultad y una muestra de los mejores
trabajos hechos por los alumnos. Esta revista la realizara el Director de
comunicación de la Facultad.
Cronograma:
Abril 2015
Lunes Martes Miércoles Jueves Vier
nes
Sá
ba
do
Do
min
go
30 31 1 2 3 4 5 Reunión de trabajo
con el Director de Comunicación
6 7 8 9 10 11 12
Lanzamiento de la Trivia
13 14 15 16 17 18 19
Primera premiación al ganador de la
trivia.
20 21 22 23 24 25 26 Reunión con el
Director de comunicación para analizar el
funcionamiento de la trivia.
27 28 29 30
Segunda premiación al ganador de la
trivia
Mayo 2015
Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domi
ngo
30 1 2 3
4 5 6 7 8 9 10 Lanzamiento de la
app: “La Facu” a través de la hora
cero y las redes sociales.
Cierre de
la Trivia. Premiació
n Final
11 12 13 14 15 16 17 Reunión
con el Director
de comunicación para
analizar el funcionam
iento de la app.
18 19 20 21 22 23 24 Primera edición
de la revista de la Facultad.
25 26 27 28 29 30 31
Reunión con el
Director de comunicac
ión para analizar el
éxito de la Revista.
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