pedoman pengelolaansiakad.univetbantara.ac.id/led/0. buku pedoman... · pedoman pengelolaan sarana...
Post on 08-Nov-2020
26 Views
Preview:
TRANSCRIPT
i
ii
PEDOMAN PENGELOLAAN
SARANA DAN PRASARANA
Unggul Berkarakter Mandiri dan Memiliki
Nilai Kejuangan
UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA
SUKOHARJO
UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA SUKOHARJO Alamat : Jl. Letjend S Humardani No. 1 Jombor Sukoharjo
Telepon. 0271 593156; Faksimili 0271 591065 Website: http://www.veteranbantara.ac.id
e-mail : veteranbantara@yahoo.com
iii
UNIVERSITAS VETERAN
BANGUN NUSANTARA
Kode/No:
Tanggal: 10 September 2017
PEDOMAN PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA
Revisi ke: 2
Halaman:
PEDOMAN PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA
UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA SUKOHARJO
Revisi : 2
Tanggal : 10 September 2017
Dirumuskan
oleh :
1. Dra. Dewi Susilowati, M.Pd. 2. Drs. Agus Purwanto, M.Pd. 3. Para Mitta Purbosari, M.Pd. 4. Darsini, S.T, M.Si. 5. Ahimsa Kandi Sariri, S.P, M.Sc. 6. Dra. Betty Gama, M.Si. 7. Purwanto, SE, MM. 8. Wartini, S.KM, M.Sc.
Tanda Tangan
Diperiksa
oleh :
Ketua Tim Penyusun Dokumen SPMI Dra. Nuryani Tri Rahayu, M.Si.
Tanda Tangan
Ditetapkan
oleh :
Rektor
Prof. Dr. Ir. Ali Mursyid W.M., MP
Tanda Tangan
Dikendalikan
oleh :
Ketua Badan Penjaminan Mutu Internal
(BPMI)
Drs. Sri Harsono, M.Si.
Tanda Tangan
UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA
SUKOHARJO
vi
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Syukur Alhamdulillah ke hadirat Allah SWT atas berkah, rahmat, dan hidayah-Nya
sehingga penyusunan pedoman pengelolaan sarana prasarana dapat diselesaikan sesuai yang
direncanakan. Pengelolaan sarana dan prasarana (sarpras) merupakan kegiatan yang sangat
penting dan krusial dalam manajemen Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo
(Univet Bantara) sehingga diperlukan pedoman yang dapat memberikan arahan bagi
pelaksanaan dan penggunaan dalam bidang sarpras di Univet Bantara. Pedoman pengelolaan
ini dimaksudkan untuk dapat memberikan kontribusi bagi Univet Bantara dalam upaya
mewujudkan visi sebagai Perguruan Tinggi Swasta yang unggul, mandiri, berkarakter, dan
memiliki nilai kejuangan.
Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana ini dapat digunakan sebagai petunjuk dan
arahan guna memberikan layanan yang berkualitas kepada civitas akademika. Demikian
semoga pedoman ini dapat digunakan sebagaimana mestinya dan kepada semua pihak yang
telah berpartisipasi aktif dalam penyusunannya diucapkan banyak terimakasih.
Wassalammu’alikum Wr. Wb.
Sukoharjo, 10 September 2017
Rektor
Prof. Dr. Ir. Ali Mursyid W.M., MP.
vii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i
HALAMAN VALIDASI ................................................................................ ii
SURAT KEPUTUSAN REKTOR .................................................................. iii
KATA PENGANTAR .................................................................................... v
DAFTAR ISI .................................................................................................... vi
PEDOMAN PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA ................... 1 A. BATASAN ISTILAH ................................................................................... 1
B. VISI, MISI, TUJUAN, DAN SASARAN ................................................... 2
BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 4 A. Dasar Pemikiran ..................................................................................... 4
B. Maksud dan Tujuan ...................................................................... 5
C. Dasar Hukum ....................................................................................... 5
D. Mekanisme Penetapan Pedoman ............................................................ 6
E. Alur Penyusunan Pedoman .................................................................... 8
BAB II RUANG LINGKUP PENGELOLAAN SARANA DAN
PRASARANA .............................................................................. 9
A. Sistem Perencanaan Sarpras ........................................................ 10
B. Pengadaan .................................................................................... 11
C. Pemanfaatan ................................................................................. 12
D. Pemeliharaan ................................................................................ 12
E. Penghapusan ................................................................................ 12
BAB III STANDAR MUTU PENGELOLAAN SARPRAS ..................... 13
A. Perencanaan ................................................................................. 13
B. Pengadaan .................................................................................... 13
C. Pemanfaatan ................................................................................. 14
D. Pemeliharaan ................................................................................ 14
E. Penghapusan ................................................................................ 15
F. Evaluasi / Pengendalian ............................................................... 15
BAB IV STRATEGI PENCAPAIAN STANDAT SARPRAS ................. 16
A. Sosialisasi ..................................................................................... 16
B. Pemanfaatan Sumber Daya ........................................................... 16
C. Koordinasi .................................................................................... 17
D. Mekanisme Kontrol ...................................................................... 17
BAB V INDIKATOR KINERJA ............................................................... 19
A. Indikator Kinerja Utama ............................................................... 19
B. Indikator Kinerja Tambahan ........................................................ 19
viii
BAB VI MONITORING DAN EVALUASI KINERJA ........................... 20
A. Tujuan Monitoring dan Evaluasi ................................................. 20
B. Ruang Lingkup ............................................................................ 20
C. Penanggungjawab dan Pelaksana ................................................ 20
D. Prosedur Monev ........................................................................... 20
E. Metode Monev ............................................................................. 21
F. Perangkat dan Instrumen ............................................................. 21
G. Periodisasi .................................................................................... 21
BAB VII MANAJEMEN RESIKO ........................................................... 22
BAB VIII PENUTUP .................................................................................... 23
DAFTAR REFERENSI
LAMPIRAN
1
PEDOMAN PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA
UNIVERSITAS VETERAN BANGUN NUSANTARA
A. Batasan Istilah
Dalam pedoman ini, yang dimaksud dengan :
1. Yayasan adalah Yayasan Pembina Pendidikan Perguruan Veteran Sukoharjo.
2. Universitas adalah Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo;
3. Fakultas adalah unit kerja pelaksana akademik di lingkungan Universitas dan
dipimpin oleh Dekan ;
4. Biro adalah unit kerja pelaksana administrasi di lingkungan Universitas dan
dipimpin oleh Kepala;
5. Mutu atau kualitas adalah suatu kondisi dinamis yang berkaitan dengan
produk berupa sarana dan prasarana yang memenuhi dan melebihi harapan
pengguna.
6. Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai secara langsung sebagai alat
dalam mencapai maksud dan tujuan pelaksanaan tridarma, yang meliputi:
sarana belajar mengajar, sarana penelitian dan pengabdian, sarana
administrasi dan sarana penunjang.
7. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama atau yang
secara tidak langsung digunakan dalam pennyelenggaraan tridarma yang
meliputi prasarana belajar mengajar, penelitian dan pengabdian, administrasi
dan penunjang.
8. Mahasiswa adalah seluruh peserta didik yang secara formal tercatat di
pangkalan data Universitas pada semester yang sedang berlangsung.
9. Dosen adalah seluruh tenaga pendidik yang secara syah terdaftar di
Universitas pangkalan data pada semester yang sedangberlangsung.
10. Tenaga kependidikan yaitu seluruh tenaga penunjang proses belajar
mengajar yang terdiri dari tenaga administrasi, laboran, pustakawan, dan
tenaga lain yang relefan di lingkungan Universitas;
11. Pembelajaran adalah proses interaksi mahasiswa dengan dosen dan sumber
belajar pada suatu lingkunganbelajar;
12. Program studi adalah kesatuan kegiatan pendidikan dan pembelajaran yang
2
memiliki kurikulum dan metode pembelajaran tertentu dalam satu jenis
pendidikan akademik, pendidikan profesi, dan/atau pendidikan vokasi yang
ada di Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo pada semester
yang sedangberlangsung.
B. Visi, Misi, Tujuan Dan Sasaran Univet Bantara
1. Visi
Terwujudnya Universitas yang unggul, berkarakter, Mandiri, dan memiliki
nilai kejuangan.
2. Misi
a. Menyelenggarakan pendidikan yang berbasis pada nilai kejuangan;
b. Menjalankan penelitian untuk mengembangkan ipteks dan sosbud;
c. Menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat di bidang ipteks dan
sosbud;
d. Menjalin kerjasama yang saling menguntungkan sesuai dengan kebutuhan
pembangunan.
3. Tujuan
a. menghasilkan lulusan yang unggul, berkarakter, mandiri dan memiliki
nilai kejuangan;
b. menghasilkan karya penelitian yang berguna untuk pengembangan
ipteks dan sosbud;
c. menghasilkan karya pengabdian masyarakat yang memberikan manfaat
bagi pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi, seni, sosial
danbudaya;
d. menjadi mitra unggulan dalam kerjasama dengan berbagai pihak dalam
pengembangan pendidikan, penelitian dan pengabdian masyarakat serta
perencanaan dan pelaksanaan kebijakan publik;
4. Sasaran
a. Sejalan dengan misi pertama yaitu menyelenggarakan pendidikan yang
bermutu dan menghasilkan lulusan yang memiliki moral/etika/akhlak
dan integritas yang tinggi dan memiliki nilai kejuangan Univet Bantara
menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran secara efektif dan efisien,
3
agar mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas dan berdaya saing
yang dilandasi oleh nilai-nilai kejuangan, dan memiliki kompetensi
tinggi yang diakui secara nasional maupun internasional.
b. Dalam rangka mencapai sasaran sesuai pelaksanaan misi kedua, Univet
Bantara menyelenggarakan penelitian untuk menghasilkan berbagai
inovasi dalam bidang IPTEKS, pendidikan dan pengajaran yang sesuai
dengan nilai-nilai kejuangan.
c. Dalam rangka mencapai sasaran sesuai pelaksanaan misi ketiga, Univet
Bantara menyelenggarakan pengabdian kepada masyarakat untuk
mengimplementasikan hasil penelitian yang inovatif dalam bidang
IPTEKS kepada masyarakat sesuai dengan nilai-nilai.
d. Dalam rangka mencapai sasaran sesuai pelaksanaan misi yang keempat,
Univet Bantara menyelenggarakan kerjasama dengan pemerintah,
maupun masyarakat luas, serta kerjasama dengan berbagai perguruan
tinggi, serta instansi lain yang terkait demi menyukseskan pendidikan di
Indonesia.
4
BAB I
PENDAHULUAN
A. Dasar pemikiran
1. Berdasarkan Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional
Pendidikan Tinggi Bagian ketujuh tentang standar Sarana dan Prasarana
Pembelajaran telah memberikan arahan tentang pentingnya peningkatan mutu
yang berkelanjutan. Prasarana dan sarana adalah salah satu standar dalam
sistem penjaminan mutu PT.
2. Paradigma baru dalam pendidikan menghendaki lulusannya mampu bersaing
di dunia internasional, dan memiliki kompetensi yang sesuai dengan
kebutuhan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), seni
serta kebutuhan dunia kerja. Untuk itu diperlukan perencanaan kebutuhan
prasarana dan sarana yang sesuai dengan perencanaan kurikulum, penelitian,
pengabdian dan pelayanan kepada masyarakat sehingga proses pembelajaran
berjalan secara efisien, efektif dan berkelanjutan. Keberadaan dan pilihan
jenis, jumlah, mutu dari sarana dan prasarana ini tergantung dari kebutuhan
dan kondisi masing-masing program studi (karakteristik bidang ilmu),
Fakultas, serta arah kebijakan Universitas.
3. Implementasi dan pengembangan penjaminan mutu merupakan aspek yang
tidak dapat dihindari untuk meningkatkan daya saing Perguruan Tinggi. Hal
ini sesuai dengan ketentuan pada peraturan menteri Pendidikan dan
Kebudayaan nomor 410 tahun 2014 tentang standar nasional pendidikan
tinggi dan peraturan menteri Pendidikan dan Kebudayaan No. 50 tahun 2014
tentang Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Penetapan pedoman pengelolaan sarana dan prasarana ini dimaksudkan
untuk menyamakan persepsi dalam melaksanakan Tridharma Perguruan
tinggi khususnya dalam penyediaan sarana dan prasarana pendidikan. Selain
itu juga dimaksudkan sebagai pedoman agar penatalaksanaan bidang sarana
5
dan prasarana dapat lebih terarah, terencana, dan terkendali sehingga
kepuasan sasaran atau pengguna dapat dipenuhi secara maksimal.
2. Tujuan penetapan pedoman pengelolaan sarana dan prasarana ini untuk :
a. Mendukung pencapaian visi dan misi universitas sebagaimana yang
telah ditetapkan.
b. Merwujudkan acuan dalam pengelolaan sarana dan prasarana yang
efektif dan efisien.
c. Membangun budaya mutu yang berkelanjutan dalam perencanaan,
penggunaan, dan pertanggungjawaban sarana dan prasarana.
d. Meningkatkan kesadaran dalam memanfaatkan sarana dan prasarana
secara efektif dan efisien oleh semua sivitas akademika dan tenaga
kependidikan;
e. Meningkatkan kepatuhan sivitas akademika dan tenaga kependidikan
dalam implementasi kebijakan mutu internal berkaitan dengan
pengelolaan sarana dan prasarana.
C. Dasar Hukum
1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional.
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan
Penjelasannya, pasal 31 tentang sarana dan prasarana.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 110 tahun 2005 tentang Standar Nasional
Pendidikan.
4. Tim Pengembangan SPMI-PT, “Sistem Penjaminan Mutu Internal
Perguruan Tinggi”, Bahan Pelatihan, Dirjen Dikti , 2010.
5. Rancangan Sarana dan Prasarana Perguruan Tinggi Pasca Sarjana dan
Profesi, BNSP 2014.
6. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik
Indonesia Nomor 44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Pendidikan
Tinggi
7. Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), Dirjen Dikti,
Permenristekdikti no 62 tahun 2016.
8. Statuta Universitas Veteran Bangun Nusantara Tahun 2017.
6
9. Rencana Strategis Pengembangan Universitas Veteran Bangun Nusantara
Sukoharjo Tahun2013-2017.
10. Kebijakan SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun
2016.
11. Manual SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun
2016.
12. Pedoman pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan serta pengelolaan
barang/jasa bagi lembaga pendidikan di bawah Naungan YPPP Veteran
Sukoharjo 2005.
D. Mekanisme Penetapan Pedoman
1. Tim penyusun
Ketua : Dra. Dewi Susilowati, M.Pd.
Sekretaris : Drs. Agus Purwanto, M.Pd.
Anggota : 1. Para Mitta Purbosari, M.Pd.
2. Darsini, S.T, M.Si.
3. Ahimsa Kandi Sariri, S.P, M.Sc.
4. Dra. Betty Gama, M.Si.
5. Purwanto, SE, MM.
6. Wartini, SKM, M.Sc.
2. Deskripsi TugasTim
No Nama Deskripsi Tugas
1. Dra. Dewi Susilowati, M.Pd. a. Mengkoordinasikan pelaksanaan
tugas anggota tim penyusun buku
Pedoman pengelolaanSarana dan
Prasaran.
b. Menyiapkan Draft buku Pedoman
pengelolaanSarana dan Prasaran.
c. Mempimpin pembahasan draft
buku Pedoman pengelolaanSarana
dan Prasaran dalamtim
d. Mengkoordinasikan revisi draft
Buku Pedoman pengelolaan Sarana
dan Prasaran dalam tim.
e. Mempresentasikan hasil kerja tim
7
dalam lokakarya penyusunan
dokumen SPMI tingkatUniversitas
f. Mengkoordinasikan revisi Buku
Pedoman pengelolaan Sarana dan
Prasarana sesuai hasil lokakarya.
2. Drs. Agus Purwanto, M.Pd. a. Menyiapkan draft pedoman penge-
lolaan sarana dan prasarana.
b. Merevisi draft pedoman penge-
lolaansarana dan prasarana.
3. Para Mitta Purbosari, M.Pd. a. Menyiapkan draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
b. Merevisi draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
4. Darsini, S.T, M.Si. a. Menyiapkan draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
b. Merevisi draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
5. Ahimsa Kandi Sariri, S.P,
M.Sc. a. Menyiapkan draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
b. Merevisi draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
6. Dra. Betty Gama, M.Si. a. Menyiapkan draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
b. Merevisi draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
7. Purwanto, SE, MM. a. Menyiapkan draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
b. Merevisi draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
8. Wartini, SKM, M.Sc. a. Menyiapkan draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
b. Merevisi draft pedoman
pengelolaansarana dan prasarana.
8
E. Alur Penyusunan Pedoman
Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana disusun dengan mengikuti prosedur
sesuai alur berikut.
a. Rektor membentuk tim penyusun draft buku pedoman pengelolaansarana
dan prasarana yang terdiri dari 1 orang koordinator dan 8 orang anggota
melalui SK Rektor.
b. Tim melaksanakan tugas:
1) Menyiapkan bahan dan referensi.
2) Menyusun draft pedoman pengelolaan sarana dan prasarana
3) Membahas draft pedoman pengelolaan sarana dan prasarana dalamtim.
c. Presentasi draft oleh tim dalam lokakarya penyusunan dokumen mutu
tingkat universitas.
d. Revisi draft buku pedoman pengelolaan sarana dan prasarana sesuai
hasillokakarya.
e. Penetapan pedoman pengelolaan sarana dan prasarana oleh Rektor melalui
SK
f. Buku pedoman pengelolaan sarana dan prasarana siap disosialisasikan.
9
BAB II
RUANG LINGKUP PENGELOLAAN SARANA DAN PRASARANA
Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana adalah salah satu pedoman yang
ditetapkan dalam rangka mewujudkan Sistem Penjaminan Mutu Berkelanjutan
(Continous quality improvement). Sistem ini perlu dilakukan oleh Univet Bantara.
Pedoman pengelolaan sarana dan prasarana terdiri dari:
No Bidang Prasarana Sarana
1 Belajar
Mengajar
Lahan dan bangunan
gedung untuk:
a. Ruang kuliah, Meja; Kursi; Komputer; AC, ppapan tulis,
penghapus, spidol, LCD, LED, dan
peralatan pembelajaran lainnya. b. Ruang kantor (TU) Meja; Kursi; Komputer; Printer; ATK,
almari, intercom, dan peralatan administrasi
lainnya.
c. Ruang dosen,
Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC,
almari, intercom, dan peralatan
pembelajaran lainnya.
d. Ruang seminar,
Meja; Kursi; Komputer; Printer; LCD,
LED, dan peralatan presentasi lainnya.
e. Ruang rapat,
Meja; Kursi; AC; ATK, dan peralatan
administrasi lainnya.
f. Ruang laboratorium,
bengkel, studio, tempat
praktek lainnya,
Meja; Kursi; Alat-alat laboratorium;
intercom, dan peralatan administrasi
lainnya.
g. ruang perpustakaan Pustaka, meja; Kursi; Komputer; Printer;
AC, almari, ATK, dan peralatan akses
informasi lainnya.
2 Penelitian
dan
Pengabdian
a. ruang kantor pelayanan
penelitian dan
pengabdian,
Meja; Kursi; Komputer; Printer; ATK,
almari, box file, rak, AC, dan peralatan
administrasi lainnya.
b. ruang seminar, Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC, LCD,
LED, dan peralatan presentasi lainnya.
c. ruang rapat, Meja; Kursi; AC; papan tulis, ATK, dan
peralatan pertemuan/rapat lainnya.
d. ruang laboratorium,
bengkel, studio, tempat
penelitian lainnya,
Meja; Kursi; Alat-alat laboratorium; AC,
papan tulis, ATK, intercom, dan peralatan
administrasi lainnya.
3 Administrasi a. ruang kantor pimpinan Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC, ATK,
papantulis, almari, intercom dan peralatan
administrasi lainnya.
b. ruang tata usaha Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC, ATK,
papantulis, almari, intercom, dan peralatan
10
administrasi lainnya.
c. ruang arsip Meja; Kursi; Komputer; Printer; AC,
almari, rak, box file, filing cabinet, dan
peralatan administrasi lainnya.
4 Penunjang a. Tempat ibadah Peralatan ibadah, AC, Karpet, Almari, rak,
Mimbar, Pengeras suara, peralatan ibadah
lainnya.
b. Poliklinik Meja; Kursi; Komputer; Printer; almari
obat, rak, tabung oksigen, alat pemadang
kebakaran, tempat tidur set, intercom, dan
peralatan medis lainnya.
c. Ruang konseling Meja; Kursi; Komputer; Printer; almari dan
peralatan administrasi lainnya.
d. Sarpras olahraga, Peralatan olah raga
e. Kamar mandi, Peralatan MCK
f. Gudang Peralatan kebersihan, ATK,dll
g. Lahan parkir, Tempat motor dan mobil
h. Ruang HMP, Meja; Kursi; Komputer; Printer; Lemari
dan peralatan administrasi lainnya.
i. Kantin, Meja, Kursi, tempat jualan
j. Ruang UKM Meja; Kursi; Komputer; Printer; Lemari
dan peralatan administrasi lainnya.
k. Pos satpam, Meja; Kursi; Komputer; Printer; Lemari
dan peralatan administrasi lainnya.
l. Gazebo, Meja kursi, Internet
m. Taman, Tanaman
n. Rusunawa, Meja; Kursi; tempat tidur; Lemari dan
peralatan administrasi lainnya.
Sasaran utama sarpras ditujukan agar mendapatkan hasil optimal pemanfaatan
sarana dan prasarana yang ada, serta kemungkinan penambahan sarana yang baru.
A. Sistem Perencanaan Sarpras
1. Perencanaan sarpras meliputi perencanaan kebutuhan sarana dan prasarana
pendidikan, penelitian, PkM, administrasi, dan penunjang;
2. Perencanaan sarpras diarahkan untuk meningkatkan kualitas kinerja bidang
tridarma dan penunjang;
3. Perencanaan sarpras berbasis kebutuhan unit-unit kerja;
4. Perencanaan sarpras dibuat setiap awal tahun akademik;
5. Perencanaan dibuat secara berjenjang oleh unit kerja mulai dari unit kerja terkecil
hingga universitas;
11
6. Perencanaan sarpras diusulkan oleh pimpinan unit kerja kepada Rektor secara
tertulis dan dilegalisasi oleh atasan langsung pimpinan unit kerja yang
bersangkutan.
B. Pengadaan
Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, penelitian, PkM, administrasi,
dan penunjang dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:
1. Setiap bangunan fisik yang berupa bangunan yang ada, perluasannya, atau
pembangunan baru dilakukan atas pemohonan dari Universitas atau sebagai
program yayasan untuk Univet Bantara.
2. Bentuk bangunan, letak bangunan, ukuran bangunan, dan bahan pokok bangunan
terlebih dahulu dibicarakan dan ditetapkan bersama Univet dengan Yayasan.
3. Pengadaan sarpras termasuk rehabilitasi bangunan fisik yang sudah ada
pelaksanaannya menjadi tangungjawab pimpinan universitas, pengawasannya
melibatkan Yayasan, serta anggaran yang digunakan harus jelas masuk di dalam
APBU.
4. Pengadaan sarpras dengan nilai di bawah Rp. 15.000.000,- (limabelas juta rupiah)
dapat dilaksanakan oleh pejabat pengadaan sesuai dengan ketentuan pengadaan
barang dan jasa yang berlaku.
5. Pengadaan sarpras dengan nilai Rp. 15.000.000,- atau lebih dilaksanakan oleh
panitia pengadaan yang dibentuk oleh pimpinan universitas.
6. Pembangunan fisik baru sebagai program yayasan, dilaksanakan oleh Yayasan.
7. Sarpras yang telah dibeli kemudian diserahkan kepada pimpinan universitas
untuk selanjutnya didistribusikan kepada unit kerja yang mengusulkan. Serah
terima pengadaan sarpras harus dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani pihak yang menyerahkan dan yang menerima.
8. Pelaksanaan kegiatan pengadaan sarpras yang tidak dapat diswakelola oleh
Lembaga atau yayasan dilaksanakan dengan ketentuan yang berlaku sebagaimana
ketentuan yang dikeluarkan oleh Pemerintah dalam pengelolaan Anggran
Pendapatan dan Belanja Negara yang berlaku saat ini.
9. Pengadaan sarpras yang berasal dari hibah, dilaksanakan oleh pemberi hibah.
12
C. Pemanfaatan
1. Setiap unit atau satuan kerja yang menerima sarpras wajib memanfaatkan sesuai
dengan peruntukan sarpras yang bersangkutan.
2. Pemanfaatan sarpras harus berdasar azas efektif dan efisien.
3. Pemanfaatan sarpras diarahkan untuk meningkatkan kualitas atau capaian kinerja
Tri Darma Perguruan Tinggi.
4. Pimpinan unit atau satuan kerja bertanggung jawab terhadap pemanfaatan sarpras
pada unit kerjanya.
5. Pemanfaatan sarpras dievaluasi dan dikendalikan oleh pimpinan unit atau satuan
kerja yang bersangkutan.
D. Pemeliharaan
1. Seluruh sarpras yang ada di Univet Bantara, dipelihara secara rutin dan periodik
sesuai karakteristik sarpras yang bersangkutan.
2. Pemeliharaan seluruh sarpras yang ada diarahkan untuk menjamin ketersediaan
dan keberfungsian untuk mendukung kegiatan tridarma dan penunjangnya.
3. Pemeliharaan sarpras dilakukan di dalam lingkungan kampus (pada tempat
dimana sarpras berada) atau di luar kampus sesuai kebutuhan.
4. Pemeliharaan sarpras menjadi tanggungjawab pimpinan unit kerja di bawah
koordinasi atasan langsung pimpinan unit kerja yang bersangkutan.
5. Pimpinan unit atau satuan kerja melaporkan keberfungsian sarpras pada unit
kerjanya secara periodik dan berjenjang kepada pimpinan universitas.
E. Penghapusan
1. Sarpras yang sudah tidak dimanfaatkan lagi dapat dilelang atau dihapus.
2. Penghapusan dilakukan berdasarkan hasil evaluasi keberfungsian sarpras oleh
pimpinan unit atau satuan kerja.
3. Pimpinan universitas mengevaluasi laporan keberfungsian sarpras dan
menentukan rencana tindak lanjut.
4. Penghapusan sarpras dilaksanakan oleh Biro administrasi umum dan keuangan di
bawah koordinasi wakil rektor II Universitas.
13
BAB III
STANDAR MUTU PENGELOLAAN SARPRAS
A. Perencanaan
1. Perencanaan sarpras harus meliputi sarana dan prasarana pendidikan, penelitian,
PkM, administrasi, dan penunjang;
2. Perencanaan sarpras harus diarahkan untuk meningkatkan kualitas kinerja bidang
tridarma dan penunjang;
3. Perencanaan sarpras harus berbasis kebutuhan unit-unit kerja;
4. Perencanaan sarpras harus dibuat setiap awal tahun akademik;
5. Perencanaan sarpras harus dibuat secara berjenjang oleh unit kerja mulai dari unit
kerja terkecil hingga universitas;
6. Perencanaan sarpras harus diusulkan oleh pimpinan unit kerja kepada Rektor
secara tertulis dan dilegalisasi oleh atasan langsung pimpinan unit kerja yang
bersangkutan.
B. Pengadaan
Pengadaan sarpras di atur dalam Pedoman pengelolaan dan pertanggung
jawaban keuangan serta pengelolaan barang/jasa bagi lembaga pendidikan dibawah
naungan YPPP Veteran Sukoharjo. Selain itu prosedurnya sebagai berikut:
1. Setiap bangunan fisik yang berupa perluasan/ bangunan yang ada, pembangunan
baru atas pemohonan dari lembaga maupun dari program yayasan yang berlokasi
di Lembaga harus dilakasanakan oleh Yayasan.
2. Bentuk bangunan, letak bangunan harus dibicarakan bersama antara Yayasan
dengan Lembaga yang terkait dengan pembangunan dimaksud.
3. Pengadaan sarpras dengan nilai di bawah Rp. 15.000.000,- (limabelas juta rupiah)
dapat dilaksanakan oleh pejabat pengadaan dengan kualitas pembayaran dengan
materai secukupnya.
4. Pengadaan sarpras dengan nilai Rp. 15.000.000,- ke atas harus dilaksanakan
dengan membentuk kepanitiaan sebagaimana ketentuan umum.
5. Pelaksanaan pembangunan fisik baru yang dilaksanakan Yayasan dibentuk panitia
pelaksana pembangunan oleh Yayasan.
14
6. Panitia pengadaan sarpras membelanjakan sarpras yang telah di setujui kemudian
menyerahkan kepada pimpinan Universitas untuk didistribusikan kepada unit atau
satker yang mengusulkan.
7. Pelaksanaan pengadaan sarpras yang tidak dapat diswakelola oleh Lembaga atau
yayasan dilaksanakan dengan ketentuan yang berlaku sebagaimana ketentuan
yang dikeluarkan oleh Pemerintah dalam pengelolaan Anggran Pendapatan dan
Belanja Negara yang berlaku saat ini.
C. Pemanfaatan
1. Setiap unit atau satuan kerja yang menerima sarpras harus menggunakan sesuai
dengan peruntukannya.
2. Pemanfaatan sarpras harus efektif dan efisien.
3. Pemanfaatan sarpras harus diarahkan untuk meningkatkan kualitas atau capaian
kinerja Tri Darma Perguruan Tinggi.
4. Pimpinan unit/atau satuan kerja harus bertanggung jawab terhadap pemanfaatan
sarpras pada unit kerjanya.
5. Pemanfaatan sarpras dievaluasi dan dikendalikan oleh atasan langsung pimpinan
unit atau satuan kerja.
D. Pemeliharaan
1. Pemeliharaan sarpras wajib dilaksanakan oleh setiap unit atau satuan kerja.
2. Pemeliharaan sarpras dilakasanakan secara periodik sesuai dengan karakteristik
sarana dan prasarana yang bersangkutan.
3. Mekanisme pemeliharaan wajib diarahkan untuk menjamin keberfungsian sarpras
secara maksimal sesuai dengan karakteristik sarana dan prasarana masing-masing.
4. Pimpinan unit atau satuan kerja harus melaporkan keberfungsian sarpras pada unit
kerjanya secara periodik dan berjenjang kepada pimpinan universitas.
5. Perbaikan fasilitas fisik
a) Kegiatan pemeliharaan/perbaikan/pembersihan harus dilaksanakan secara rutin
dan berkala, sesuaik dengan kepadatan beban pengoperasian sarana/prasarana
yang bersangkutan.
b) Pengelolaan, pemanfaatan, dan pemeliharaan sarpras harus dilakukan guna
mendukung pelaksanaan TriDharma PT dan kegiatan penunjangnya.
6. Perbaikan fasilitas teknologi informasi
15
a) Perbaikan dan pemeliharaan fasilitas teknologi informasi harus dilaksanakan
secara rutin dan periodik oleh unit kerja yang bersangkutan.
b) Mekanisme pemeliharaan wajib diarahkan untuk menjamin keberfungsian
fasilias teknologi informasi secara maksimal sesuai dengan karakteristik yang
ada di bagian teknologi informasi.
c) Pimpinan unit pengelola informasi harus melaporkan keberfungsian sarpras
pada unit kerjanya secara periodik dan berjenjang kepada pimpinan
universitas.
E. Penghapusan
1. Sarpras yang sudah tidak dimanfaatkan lagi dapat dilelang atau dihapus.
2. Penghapusan harus dilakukan berdasarkan hasil evaluasi keberfungsian sarpras
oleh pimpinan unit atau satuan kerja yang bersangkutan.
3. Pimpinan universitas wajib mengevaluasi laporan keberfungsian sarpras dan
menentukan rencana tindak lanjut.
4. Penghapusan sarpras dilaksanakan oleh Biro administrasi umum dan keuangan di
bawah koordinasi Wakil Rektor II Universitas.
F. Evaluasi/pengendalian
1. Ketercukupan, ketersediaan, dan keberfungsian sarpras harus dievaluasi secara
rutin dan periodik minimal setiap akhir tahun akademik oleh pimpinan unit kerja
dibawah koordinasi atasan langsung pimpinan unit kerja yang bersangkutan.
2. Evaluasi ketercukupan harus didasarkan pada rasio ideal antara sarpras dengan
jumlah pengguna.
3. Evaluasi ketersediaan harus didasarkan kepada pemenuhan kebutuhan minimal
belajar mengajar, penelitian, pengabdian, administrasi dan penunjang.
4. Evaluasi keberfungsian harus didasarkan pada pemanfaatan sesuai dengan kondisi
kesiap pakaian sarpras untuk mendukung kegiatan belajar mengajar, penelitian,
pengabdian, administrasi dan penunjang.
5. Hasil evaluasi harus dilaporkan secara berjenjang kepada pimpinan universitas.
6. Hasil evaluasi harus digunakan pimpinan universitas untuk menetapkan rencana
tindak lanjut.
16
BAB IV
STRATEGI PENCAPAIAN STANDAR SARPRAS
A. Sosialisasi
Guna membangun pemahaman seluruh pemangku kepentingan mengenai
penatalaksanaan sarpras maka pedoman ini perlu sosialisasikan oleh pimpinan
universitas kepada seluruh stakeholder internal Univet Bantara. Sosialisasi akan
dilakukan secara bertahap dan berkelanjutan, sehingga langkah-langkah dalam
pengelolaan sarpras diketahui oleh seluruh stakeholder internal. Sosialisasi
dilaksanakan dengan dukungan data empiris yang dapat dipertanggungjawabkan
(akuntabel).
Sosialisasi dilakukan dengan berbagai cara, melalui forum pertemuan formal
secara berjenjang (Raker Universitas, Raker Fakultas, dan Unit-unit kerja lainnya).
Sosialisasi juga dilakukan dengan bantuan teknologi informasi, melalui media online
(website universitas, fakultas, prodi). Selain itu juga dilakukan melalui distribusi
dokumen tercetak ke unit-unit kerja di lingkungan Univet Bantara.
B. Pemanfaatan Sumber Daya
1. Sumber Daya Manusia
Implementasi pedoman pengelolaan sarpras perlu didukung oleh pemberdayaan
SDM di lingkungan Univet Bantara sesuai dengan kualifikasi dan bidang tugas
masing-masing (pejabat struktural, tenaga pendidik, tenaga kependidikan,
mahasiswa, dan penyelenggara).
2. Pendanaan
Implementasi pedoman pengelolaan sarpras di Univet Bantara didukung oleh
sistem pendanaan Perguruan Tinggi swasta yang mengacu pada asas efisiensi. Hal
tersebut diwujudkan dalam proses penganggaran dengan menggunakan
pendekatan penganggaran terpadu, penganggaran berbasis kinerja dan
penganggaran seimbang antara pemasukan dan pengeluaran.
3. Tata Kelola
a. Pemeliharaan Sarpras
Pemeliharaan sarpras mengikuti prinsip 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan
Shitsuke) atau disebut juga 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin).
b. Meminimalisir Pemborosan
17
Pengelolaan sarpras mengikuti prinsip efisiensi dengan cara meminimalisir
pemborosan.
c. Standarisasi
Guna mencapai efektivitas dan efisiensi implementasi pedoman pengelolaan
sarpras, Univet Bantara mengembangkan standar mutu pengelolaan sarpras.
4. Sistem Informasi
Sistem Informasi yang dikembangkan untuk mendukung implementasi
Pedoman Pengelolaan Sarpras Univet Bantara meliputi Sistem Informasi Manual
dan Sistem Informasi Digital.
a. Sistem Informasi Manual terdiri dari: buku gudang, buku inventaris, dan buku
kendali.
b. Sistem Informasi digital yaitu Sistem Informasi Aset dan Sistem Informasi
Inventory.
C. Koordinasi
Implementasi pedoman pengelolaan sarpras Univet Bantara dilakukan melalui
koordinasi dari tahap perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi. Pada tahap
perencanaan, koordinasi dilakukan tingkat universitas hingga unit kerja terkecil
dibawahnya. Hal ini dimaksudkan untuk menampung aspirasi seluruh unsur tersebut
serta memperoleh perencanaan yang matang sesuai kebutuhan, pengadaan, dan
pengembangan sarana prasarana. Pada tahap implementasi, koordinasi dilakukan
secara terus menerus oleh masing-masing pimpinan Unit kerja melalui berbagai
forum. Pada tahap evaluasi, koordinasi dilakukan melalui rapat kerja universitas
dengan melibatkan seluruh unsur pimpinan universitas dan unit-unit kerja di
bawahnya. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin ketercukupan, ketersediaan dan
keberfungsian sarpras dalam mendukung proses pembelajaran, peneltiian, PkM,
administrasi dan penunjang lainnya.
D. Mekanisme Kontrol
Mekanisme kontrol diperlukan dalam implementasi pedoman pengelolaan
sarpras yang dilakukan melalui :
1. Masukan/kontrol dari mahasiswa, tendik dan dosen melalui rapat koordinasi atau
media sosial.
2. Laporan hasil evaluasi secara periodik oleh pimpinan unit kerja.
18
3. Pengendalian secara rutin dan periodik oleh satuan pengawas internal.
4. Pengendalian secara rutin dan periodik oleh pimpinan universitas.
5. Pengendalian secara rutin dan periodik oleh badan penyelenggara /YPPP Veteran.
19
BAB V
INDIKATOR KINERJA
A. Indikator Kinerja Utama
1. Implementasi pedoman pengelolaan sarpras di ukur dari 4 indikator yaitu, standar
mutu, ketercukupan, aksesabilitas, dan kemutakhiran.
2. Kecukupan sarpras didasarkan pada rasio ideal antara sarpras dengan jumlah
pengguna dalam kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada
masyarakat, administrasi dan penunjang.
3. Sarpras untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada
masyarakat, administrasi dan penunjang di Universitas di arahkan agar dapat
dengan mudah dan cepat diakses oleh seluruh stakeholder.
4. Sarpras untuk mendukung kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada
masyarakat, administrasi dan penunjang di Universitas sedapat mungkin adalah
sarpras dengan kualifikasi mutakhir.
5. Pengelolaan sarpras di Universitas diarahkan untuk mewujudkan dukungan
terhadap kegiatan pembelajaran, penelitian, pengabdian kepada masyarakat,
administrasi dan penunjang yang memenuhi standar mutu, ketercukupan,
aksesabilitas dan kemutakhiran.
B. Indikator Kinerja Tambahan
Keberhasilan implementasi pengelolaan Sarpras dapat juga diarahkan untuk
melampaui indikator utama sebagaimana dalam butir (a).
20
BAB VI
MONITORING DAN EVALUASI KINERJA
A. Tujuan Monitoring dan Evaluasi
1. Untuk menjamin bahwa pedoman pengelolaan sarpras dilaksanakan secara
konsisten oleh seluruh pihak terkait.
2. Untuk mendapatkan informasi objektif mengenai kondisi sarpras yang meliputi
ketercukupan, ketersediaan, keberfungsian, aksesabilitas, mutu dan kemutahiran.
3. Memantau perubahan serta penyimpangan yang mungkin terjadi dalam
pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, dan penghapusan sarana dan prasarana.
4. Untuk mencegah sejak dini terjadinya kerugian yang lebih besar dalam
pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, dan penghapusan sarana dan prasarana.
B. Ruang Lingkup
Ruang lingkup monitoring dan evaluasi sarpras dilakukan terhadap perencanaan,
pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, pemutakhiran dan penghapusan.
C. Penanggungjawab dan Pelaksana
Penanggungjawab monitoring dan evaluasi pengelolaan sarpras adalah Rektor.
Pelaksana monitoring dan evaluasi pengelolaan sarpras adalah pimpinan unit kerja
dan Satuan Pengawas Internal (SPI).
D. Prosedur Monev
1. Pimpinan Universitas menetapkan standar pengelolaan sarpras.
2. Satuan Pengawas Internal merancang sistem informasi umpan balik.
3. Pemonev membandingkan kegiatan nyata dengan standar.
4. Pemonev menentukan atau mengukur ada tidaknya penyimpangan.
5. Pemonev merumuskan rekomendasi atau pengendalian.
6. Pemonev melaporkan hasil monev dan rekomendasi secara berjenjang kepada
pimpinan Universitas.
7. Pimpinan Universitas menetapkan rencana tindak lanjut pengelolaan sarpras
sesuai temuan hasil monev dan rekomendasi pemonev.
21
E. Metode Monev
1. Metode pengamatan langsung oleh pemonev dengan menggunakan instrumen
observasi.
2. Metode tidak langsung dengan menggunakan kuesioner.
3. Metode pengawasan informal melalui umpan balik pengguna.
4. Metode pengawasan administratif dengan menggunakan lembar monev
administratif.
5. Metode pengawasan teknis dengan menggunakan lembar monev teknis.
F. Perangkat dan Instrumen
Monev pengelolaan sarpras dilakukan dengan menggunakan perangkat yang terdiri
dari:
1. Standar atau parameter (fisik, biaya, program).
2. Informasi atau data.
3. Pelaksana atau pemonev.
4. Tindakan memonitor dan mengevaluasi.
Pelaksanaan monev pengelolaan sarpras menggunakan instrumen yang disesuaikan
dengan objek yang dimonev. Instrumen yang dapat digunakan adalah:
1. Kuisioner.
2. Panduan observasi
3. Panduan interview
4. Lembar coding.
5. Formulir atau lembar monev
6. Alat bantu dokumentasi
7. Instrumen lain yang relevan.
G. Periodisasi
Kegiatan monev pengelolaan sarpras dilaksanakan secara rutin dan periodik pada
awal tahun akademik dan akhir tahun akademik. Monev yang dilakukan pada awal
tahun akademik dimaksudkan untuk mengukur kesesuaian dan ketepatan
perencanaan sarpras. Monev akhir tahun akademik dimaksudkan untuk mengukur
kesesuaian dan ketepatan pengadaan, pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan,
kecukupan, aksesabilitas, keberfungsian, mutu dan pemutakhiran.
22
BAB VII
MANAJEMEN RESIKO
Untuk mengantisipasi potensi munculnya resiko dalam pengelolaan sarpras maka
dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Menganalisis dan mengurangi potensi resiko yang mungkin terjadi.
2. Meningkatkan intensitas pengawasan sejak proses perencanaan.
3. Penempatan personalia yang memiliki kualifikasi yang sesuai dengan bidang tugas
pengelolaan sarpras.
Apabila terjadi ketidak sesuaian antara perencanaan dengan pengadaan,
pemanfaatan, pemeliharaan, penghapusan, kecukupan, aksesabilitas, keberfungsian, mutu
dan pemutakhiran yang tidak terdeteksi sejak dini, maka dilakukan langkah sebagai
berikut:
1. Mengidentifikasi penyebab resiko yang terjadi.
2. Menyusun prioritas penanganan resiko.
3. Menganalisis dan mengatasi resiko yang terjadi.
23
BAB VIII
PENUTUP
1. Pedoman ini wajib digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan sarpras oleh seluruh
personalia yang terlibat.
2. Untuk menjamin pengelolaan sarpras yang berkualitas dan berkelanjutan maka
pedoman ini akan ditinjau ulang sesuai dengan perkembangan yang terjadi pada
lingkungan internal dan eksternal univet.
24
DAFTAR REFERENSI
Kebijakan SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun 2016.
Manual SPMI Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun 2016. Pedoman pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan serta pengelolaan barang/jasa
bagi lembaga pendidikan di bawah Naungan YPPP Veteran Sukoharjo.
Pedoman pengelolaan dan pertanggungjawaban keuangan serta pengelolaan barang/jasa bagi lembaga pendidikan di bawah Naungan YPPP Veteran Sukoharjo 2005.
Peraturan Pemerintah nomor 110 tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan.
Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor
44 Tahun 2015 tentang standar Nasional Pendidikan Tinggi
Rancangan Sarana dan Prasarana Perguruan Tinggi Pasca Sarjana dan Profesi, BSNP 2014.
Rencana Strategis Pengembangan Universitas Veteran Bangun Nusantara Sukoharjo Tahun2013.
Sistem Penjaminan Mutu Perguruan Tinggi (SPM-PT), Dirjen Dikti, Permenristekdikti no 62 tahun 2016.
Statuta Universitas Veteran Bangun Nusantara Tahun 2013.
Tim Pengembangan SPMI-PT, “Sistem Penjaminan Mutu Internal Perguruan Tinggi”, Bahan Pelatihan, Dirjen Dikti , 2010.
Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem PendidikanNasional.
Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dan Penjelasannya, pasal 31 tentang sarana dan prasarana.
25
LAMPIRAN
SK TIM PENYUSUN
BUKU PEDOMAN SARANA DAN PRASARANA
25
top related