penyusunan spo,kebijakan

PENYUSUNAN SPOREKAM MEDIS RUMAH SAKIT

KEBIJAKAN DAN PEDOMAN +STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS

SPO PROGRAM, PELAPORAN DAN EVALUASI

KEBIJAKAN DAN PEDOMAN +STRUKTUR ORGANISASI & URAIAN TUGAS

SPO PROGRAM, PELAPORAN DAN EVALUASI

Semua dokumen yg harus disiapkanRS untuk memenuhi InstrumenAkreditasi RS. Jenis & macam

dokumen mengacu kepada standardan parameter, definisi operasional

serta cara pembuktian dokumenyang ada di dalam instrumen

akreditasi

Semua dokumen yg harus disiapkanRS untuk memenuhi InstrumenAkreditasi RS. Jenis & macam

dokumen mengacu kepada standardan parameter, definisi operasional

serta cara pembuktian dokumenyang ada di dalam instrumen

akreditasi

VisiVisi –– MisiMisi RSRS

VisiVisi –– Misi & Tujuan RSMisi & Tujuan RS

S1S1 -- KebijakanKebijakan

VisiVisi –– MisiMisi ––Falsafah &Falsafah &Tujuan UnitTujuan Unit

S2S2 -- PedomanPedoman

S2S2 -- StrukturStrukturOrganisasiOrganisasi

S3+S6 PSDMS3+S6 PSDM

Rencana StrategisRencana Strategis

Program Kerja TahunanProgram Kerja Tahunan

Rencana AnggaranRencana Anggaran

S7S7 -- Monitoring dan EvaluasiMonitoring dan Evaluasi

S4S4 –– FasilitasFasilitas

S5S5 -- SPOSPO

Mengacu apa yg diminta di dalam standar &paramater instrumen akreditasi RSLIHAT * Skor 1-5,

* Definisi operasional (DO),* Cara pembuktian (CP) Dokumen (D)

Menulis yang dikerjakan, mengerjakan ygditulis dan bisa dibuktikan proses kegiatanpelayanan ditulis menjadi SPO, melaksanakankegiatan pelayanan mengacu pada SPO, hasilevaluasi (pembuktian) proses kegiatan pelayanansesuai dengan SPO

Bila di Instrumen ada kata ditetapkan/ ketetapan maka perlu dibuatkan SK Direktur

Mengacu apa yg diminta di dalam standar &paramater instrumen akreditasi RSLIHAT * Skor 1-5,

* Definisi operasional (DO),* Cara pembuktian (CP) Dokumen (D)

Menulis yang dikerjakan, mengerjakan ygditulis dan bisa dibuktikan proses kegiatanpelayanan ditulis menjadi SPO, melaksanakankegiatan pelayanan mengacu pada SPO, hasilevaluasi (pembuktian) proses kegiatan pelayanansesuai dengan SPO

Bila di Instrumen ada kata ditetapkan/ ketetapan maka perlu dibuatkan SK Direktur

Jenis & macam dokumenakreditasi RS

Kebijakan Pedoman Panduan Prosedur Program Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan Dokumen pendukung lainnya : mis

ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikatperijinan, dll

Kebijakan Pedoman Panduan Prosedur Program Bukti tertulis kegiatan/rekam kegiatan Dokumen pendukung lainnya : mis

ijazah, sertifikat pelatihan, sertifikatperijinan, dll

DOKUMEN PERATURAN Kebijakan,Pedoman/Juklak, Prosedur/SPO/Juknis,manual

DOKUMEN KEGIATAN Program, datapelaksanaan kegiatan, data evaluasi &tindak lanjut kegiatan serta data-2pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikatijin-2, dll)

DOKUMEN PERATURAN Kebijakan,Pedoman/Juklak, Prosedur/SPO/Juknis,manual

DOKUMEN KEGIATAN Program, datapelaksanaan kegiatan, data evaluasi &tindak lanjut kegiatan serta data-2pendukung (sertifikat pelatihan, sertifikatijin-2, dll)

Kebijakan RS adalah keputusan DirekturRS/Pimpinan RS pada tataran strategis ataubersifat garis besar yang mengikat pegawai.

Bentuk dokumen SK Direktur RS tentangkebijakan tersebut, sedangkan isi kebijakanmerupakan lampiran dari SK Dir tersebut.

Kebijakan RS adalah keputusan DirekturRS/Pimpinan RS pada tataran strategis ataubersifat garis besar yang mengikat pegawai.

Bentuk dokumen SK Direktur RS tentangkebijakan tersebut, sedangkan isi kebijakanmerupakan lampiran dari SK Dir tersebut.

Judul : Surat Keputusan Direktur RS tentang …. Menimbang : a. ……..

b……, dst Isi : justifikasi atau alasan mengapa SK diperlukan

Mengingat : Isi : peraturan yg mendasari kebijakandikeluarkan, disusun berdasarkan hirarki peraturan (UU, PP,Perpres, SK Menkes, dst)

Memperhatikan : “TIDAK SELALU ADA” ; Isi memperhatikansurat no ….. Tgl….. Atau notulen rapat tgl……

Memutuskan yg ditulis biasanya sesuai dng judul SK Menetapkan bisa berbentuk pasal-pasal, atau pertama,

kedua, dst

Judul : Surat Keputusan Direktur RS tentang …. Menimbang : a. ……..

b……, dst Isi : justifikasi atau alasan mengapa SK diperlukan

Mengingat : Isi : peraturan yg mendasari kebijakandikeluarkan, disusun berdasarkan hirarki peraturan (UU, PP,Perpres, SK Menkes, dst)

Memperhatikan : “TIDAK SELALU ADA” ; Isi memperhatikansurat no ….. Tgl….. Atau notulen rapat tgl……

Memutuskan yg ditulis biasanya sesuai dng judul SK Menetapkan bisa berbentuk pasal-pasal, atau pertama,

kedua, dst

I. SK DIREKTURII. PENDAHULUAN : berisi latarbelakang (mengapa harus

dikeluarkan kebijakan dan apa dampaknya jika tidak adakebijakan).

III. DASAR HUKUM : dasar hukum pelaksanaan kebijakan (UU,Permenkes, Buku Pedoman, dll)

IV. TUJUAN : Tujuan umum & Khusus dikeluarkannya kebijakan.V. INFORMASI UMUM : gambaran umum/klinis.VI. SASARAN : Siapa yang menjadi target? Mengapa?VII. KEBIJAKAN DAN STRATEGI/ LANGKAH-LANGKAH

KEGIATAN : Kebijakan yang harus dikerjakan dan strategiapa yang harus dilakukan.

VIII. PENUTUP

I. SK DIREKTURII. PENDAHULUAN : berisi latarbelakang (mengapa harus

dikeluarkan kebijakan dan apa dampaknya jika tidak adakebijakan).

III. DASAR HUKUM : dasar hukum pelaksanaan kebijakan (UU,Permenkes, Buku Pedoman, dll)

IV. TUJUAN : Tujuan umum & Khusus dikeluarkannya kebijakan.V. INFORMASI UMUM : gambaran umum/klinis.VI. SASARAN : Siapa yang menjadi target? Mengapa?VII. KEBIJAKAN DAN STRATEGI/ LANGKAH-LANGKAH

KEGIATAN : Kebijakan yang harus dikerjakan dan strategiapa yang harus dilakukan.

VIII. PENUTUP

Kesehatan kerjaSemua calon pegawai harusmenjalani pemeriksaan kesehatan

Keselamatan pasien RS Semua tenagakesehatan di RS wajib mencatat KTD danmelaporkan ke KKPRS

RM dalam waktu 2 X 24 jam dokumen RMharus sudah dikembalikan ke kantor RM

MedisPenanggulangan HIV/AIDS di TempatKerja

dll

Kesehatan kerjaSemua calon pegawai harusmenjalani pemeriksaan kesehatan

Keselamatan pasien RS Semua tenagakesehatan di RS wajib mencatat KTD danmelaporkan ke KKPRS

RM dalam waktu 2 X 24 jam dokumen RMharus sudah dikembalikan ke kantor RM

MedisPenanggulangan HIV/AIDS di TempatKerja

dll

Acuan untuk melaksanakan kegiatan secara garisbesar. Agar kegiatan dapat dilaksanakan secararinci maka pedoman perlu dilengkapi dng SPO-SPO

Format baku TIDAK ADA, tetapi harus dilengkapidengan SK Dir RS utk pemberlakuannya

Pedoman di evaluasi setiap 2 - 3 tahun Bila sudah ada pedoman dari Kemenkes, maka

pedoman yang disusun oleh RS harus mengacupedoman dari Kemenkes.

Pedoman disusun oleh unit kerja masing-2/tim

Acuan untuk melaksanakan kegiatan secara garisbesar. Agar kegiatan dapat dilaksanakan secararinci maka pedoman perlu dilengkapi dng SPO-SPO

Format baku TIDAK ADA, tetapi harus dilengkapidengan SK Dir RS utk pemberlakuannya

Pedoman di evaluasi setiap 2 - 3 tahun Bila sudah ada pedoman dari Kemenkes, maka

pedoman yang disusun oleh RS harus mengacupedoman dari Kemenkes.

Pedoman disusun oleh unit kerja masing-2/tim

Contoh sistematika pedoman : SK Dir RS utk pemberlakuan pedoman Kata pengantar dari Tim penyusun/Ka unit kerja Kata Sambutan dari Dir RS Daftar isi Bab I : Pendahuluan : latar belakang, tujuan, sasaran, ruang

lingkup, dasar hukum Bab II : Ketentuan umum : pengertian, pengorganisasian,

kebijakan, dll Bab III : Materi/Isi pedoman Bab IV : Monev Bab V : Penutup Lampiran-2 : Misalnya : SK Tim penyusun, contoh formulir, dll

Contoh sistematika pedoman : SK Dir RS utk pemberlakuan pedoman Kata pengantar dari Tim penyusun/Ka unit kerja Kata Sambutan dari Dir RS Daftar isi Bab I : Pendahuluan : latar belakang, tujuan, sasaran, ruang

lingkup, dasar hukum Bab II : Ketentuan umum : pengertian, pengorganisasian,

kebijakan, dll Bab III : Materi/Isi pedoman Bab IV : Monev Bab V : Penutup Lampiran-2 : Misalnya : SK Tim penyusun, contoh formulir, dll

Pedoman penyelenggaraan RM Pedoman KPRS Pedoman pemeriksaan kesehatan pegawai Pedoman audit medis Pedoman K-3 RS dll

Pedoman penyelenggaraan RM Pedoman KPRS Pedoman pemeriksaan kesehatan pegawai Pedoman audit medis Pedoman K-3 RS dll

SISTEMATIKABUKU PEDOMAN PENYELENGGARAAN RM

S.K dir ttg BPPRM Kata pengantar Daftar isi BAB I : Pendahuluan BAB II : Pemberian

identitas pasien BAB III : Penulisan

nama dan indekspasien

BAB IV :Penyimpanan berkasrekam medis

BAB V : Peminjaman,pengamanan &pemeliharaan R.M

BAB VI : Prosedurpasien di rawat

BAB VII : Pencatatandan pengisian RM

BAB VIII : Sistempelaporan

BAB IX : Sub komiteRM

S.K dir ttg BPPRM Kata pengantar Daftar isi BAB I : Pendahuluan BAB II : Pemberian

identitas pasien BAB III : Penulisan

nama dan indekspasien

BAB IV :Penyimpanan berkasrekam medis

BAB V : Peminjaman,pengamanan &pemeliharaan R.M

BAB VI : Prosedurpasien di rawat

BAB VII : Pencatatandan pengisian RM

BAB VIII : Sistempelaporan

BAB IX : Sub komiteRM

PEDOMAN PENYUSUNANSTANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL(SPO)

PEDOMAN PENYUSUNANSTANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL(SPO)

ISTILAH YANG BIASA DIGUNAKAN

Standard operating procedure (SOP)1. Standar Prosedur Operasional (SPO) *2. Prosedur tetap (Protap)3. Prosedur kerja4. Prosedur tindakan5. Prosedur penatalaksanaan6. Petunjuk teknis

DALAM STANDAR AKREDITASI BARU RS : SPO

Standard operating procedure (SOP)1. Standar Prosedur Operasional (SPO) *2. Prosedur tetap (Protap)3. Prosedur kerja4. Prosedur tindakan5. Prosedur penatalaksanaan6. Petunjuk teknis

DALAM STANDAR AKREDITASI BARU RS : SPO

KAITAN SPO DALAM SISTEMMANAJEMEN RS

1. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI RS2. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN3. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP BAGIAN4. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP PETUGAS5. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SPO BERDASAR

URAIAN TUGAS (DAFTAR INDUK SPO)6. BUAT SPO SESUAI KAIDAH

KAITAN SPO DALAM SISTEMMANAJEMEN RS

1. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI RS2. LIHAT STRUKTUR ORGANISASI BAGIAN3. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP BAGIAN4. LIHAT URAIAN TUGAS TIAP PETUGAS5. IDENTIFIKASI KEBUTUHAN SPO BERDASAR

URAIAN TUGAS (DAFTAR INDUK SPO)6. BUAT SPO SESUAI KAIDAH

CONTOHURAIAN TUGAS PETUGAS REKAM MEDIS

1. Melakukan pendaftaran pasien2. Merakit Analisis Kelengkapan berkas RM3. Melakukan Pengkodean Penyakit dan Tindakan4. Menyimpan dan pengambilan kembali berkas RM5. Menyalin surat keterangan Medis

CONTOHURAIAN TUGAS PETUGAS REKAM MEDIS

1. Melakukan pendaftaran pasien2. Merakit Analisis Kelengkapan berkas RM3. Melakukan Pengkodean Penyakit dan Tindakan4. Menyimpan dan pengambilan kembali berkas RM5. Menyalin surat keterangan Medis

1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………

2. Mulai diberlakukan Januari 2014

3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait

1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………

2. Mulai diberlakukan Januari 2014

3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait

1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………

2. Mulai diberlakukan Januari 2014

3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait

1. Sesuai dengan lampiran SE dari Direktur PelayananMedik Spesialistik YM. 00.02.2.2.837 tertanggal 1Juni 2013, perihal bentuk SPO………………………

2. Mulai diberlakukan Januari 2014

3. Format ini dapat diberi tambahan (judul) materisesuai dng ketentuan yg berlaku di RS ybs,kebutuhan RS, & atau standar profesi terkait

RUMAH SAKITJUDUL SPO

No Dokumen No. revisi Halaman

SPO/Prosedurtetap/juknis

Tanggal terbit Ditetapkan

DirekturPengertianPengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Unit terkait

RUMAH SAKITJUDUL SPO

No Dokumen No. revisi Halaman

SPO Tanggal terbit Ditetapkan

DirekturPengertianPengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Unit terkait

1. Heading & kotaknya dicetak pada setiaphalaman

2. Kotak RS diberi nama & logo RS

3. Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proseskerjanya, misal : Penyimpanan Berkas Rekammedis, Mengkode Penyakit, dsb

1. Heading & kotaknya dicetak pada setiaphalaman

2. Kotak RS diberi nama & logo RS

3. Judul SPO : diberi judul/nama SPO sesuai proseskerjanya, misal : Penyimpanan Berkas Rekammedis, Mengkode Penyakit, dsb

4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuanpenomoran yang berlaku di RS ybs yg dibuatsistematis agar ada keseragaman (dikendalikanauthorized Person RS)

5. No. revisi : diisi dengan status revisi denganmenggunakan angka.Contoh : untuk dokumen baru diberi nomor 00,dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst

4. No. Dokumen : diisi sesuai dengan ketentuanpenomoran yang berlaku di RS ybs yg dibuatsistematis agar ada keseragaman (dikendalikanauthorized Person RS)

5. No. revisi : diisi dengan status revisi denganmenggunakan angka.Contoh : untuk dokumen baru diberi nomor 00,dokumen revisi pertama diberi angka 01, dst

6. Halaman : diisi nomor halaman denganmencantumkan juga total halaman utk SPOtsb. Misal SPO dng 5 halaman halamanpertama : 1/5; halaman kedua 2/5,dst

7. Prosedur tetap diberi penamaan sesuaiketentaun (istilah) yang digunakan RS,misalnya SPO, Prosedur tetap, Prosedurpelaksanaan, prosedur kerja,dsb

6. Halaman : diisi nomor halaman denganmencantumkan juga total halaman utk SPOtsb. Misal SPO dng 5 halaman halamanpertama : 1/5; halaman kedua 2/5,dst

7. Prosedur tetap diberi penamaan sesuaiketentaun (istilah) yang digunakan RS,misalnya SPO, Prosedur tetap, Prosedurpelaksanaan, prosedur kerja,dsb

8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengantanggal terbitnya yg harus sesuai dengantanggal diberlakukannya SPO tersebut

9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tanganDirektur dan nama jelas

10. Kotak heading pada halaman berikutnyahanya memuat : kotak nama RS, judul SPO,No dokumen, No revisi & halaman

8. Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai dengantanggal terbitnya yg harus sesuai dengantanggal diberlakukannya SPO tersebut

9. Ditetapkan Direktur : diberi tanda tanganDirektur dan nama jelas

10. Kotak heading pada halaman berikutnyahanya memuat : kotak nama RS, judul SPO,No dokumen, No revisi & halaman

RUMAH SAKITJUDUL SPO

No Dokumen No. revisi Halaman

SPO Tanggal terbit Ditetapkan

DirekturPengertianPengertian

Tujuan

Kebijakan

Prosedur

Unit terkait

RUMAH SAKITJUDUL SPO

No Dokumen No. revisi Halaman

Prosedur

Unit terkait

2. MENYUSUN SPO SESUAIDENGAN KAIDAH

1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS

2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait

3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal

4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan

1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS

2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait

3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal

4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan

TUJUAN PENYUSUNAN SPOTUJUAN PENYUSUNAN SPO

1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS

2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait

3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal

4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan

1. Sebagai acuan (check list) dalam pelaksanaan kegiatantertentu bagi tenaga adm & ten profesi di RS

2. Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggungjawab dari petugas yang terkait

3. Untuk menjaga konsistensi dan tingkat penampilankinerja atau kondisi tertentu suatu kegiatan secaraoptimal

4. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan,duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaankegiatan

5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif

6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas

7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau

orientasi pegawai

5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif

6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas

7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau

orientasi pegawai

TUJUAN PENYUSUNAN SPOTUJUAN PENYUSUNAN SPO

5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif

6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas

7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau

orientasi pegawai

5. Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dansumber daya secara efisien dan efektif

6. Sebagai dokumen yg akan menjelaskan & menilaipelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahanatau dugaan malpraktek dan kesalahan administratiflainnya, sehingga sifatnya melindung RS atau petugas

7. Merupakan parameter utk menilai mutu pelayanan5. Sebagai dokumen yg digunakan utk pelatihan atau

orientasi pegawai

ISI SPOISI SPOISI SPOISI SPO

1. Pengertian :

1. Berisi penjelasan atau definisi tentang istilah ygmungkin sulit dipahami atau menyebabkan salahpengertian

2. Pengertian menjelaskan tentang apa, oleh siapa,kepada siapa, kapan, dimana.

3. Contoh: “Menyimpan Berkas rekam medis”adalah kegiatan menyimpan berkas rekam medisdengan terminal digit filing yang dilakukan olehperekam medis di ruang penyimpanan aktifsehari 2 kali.

1. Pengertian :

1. Berisi penjelasan atau definisi tentang istilah ygmungkin sulit dipahami atau menyebabkan salahpengertian

2. Pengertian menjelaskan tentang apa, oleh siapa,kepada siapa, kapan, dimana.

3. Contoh: “Menyimpan Berkas rekam medis”adalah kegiatan menyimpan berkas rekam medisdengan terminal digit filing yang dilakukan olehperekam medis di ruang penyimpanan aktifsehari 2 kali.

2. Tujuan :

a. Berisi tujuan dilaksanakannya SPO secara spesifik.Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk…..”

b. Menjadi acuan bagi siapa? agar apa, atau mencegahapa?

c. Contoh: Tujuan SPO Menyimpan berkas RM1. Menjadi acuan bagi setiap tenaga penyimpanan

rekam medis dalam melakukan penyimpananberkas dengan benar.

2. Menghindari terjadinya salah letak/Misfiled.

2. Tujuan :

a. Berisi tujuan dilaksanakannya SPO secara spesifik.Kata kunci : “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk…..”

b. Menjadi acuan bagi siapa? agar apa, atau mencegahapa?

c. Contoh: Tujuan SPO Menyimpan berkas RM1. Menjadi acuan bagi setiap tenaga penyimpanan

rekam medis dalam melakukan penyimpananberkas dengan benar.

2. Menghindari terjadinya salah letak/Misfiled.

3. Kebijakan :a. Berisi kebijakan yang menjadi dasar & garis besar

dibuatnya SPO tsb.b. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang

mendasari SPO tsb.c. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa

SPO, sehingga tercantum dalam beberapa SPO yang“dipayungi”

d. Contoh: SPO ini mengacu pada kebijakan manajemenno.... Tahun.... Dan Pedoman.....

e. Bila belum ada kebijakan yang memayungi tulis kebijakantersebut.

f. Contoh: Kebijakan penyimpanan berkas rekam medis:semua berkas rekam medis yang disimpan harus dalamkeadaan lengkap.

3. Kebijakan :a. Berisi kebijakan yang menjadi dasar & garis besar

dibuatnya SPO tsb.b. Dapat berisi (terkait dengan) beberapa kebijakan yang

mendasari SPO tsb.c. Dapat juga terjadi satu kebijakan menjadi dasar beberapa

SPO, sehingga tercantum dalam beberapa SPO yang“dipayungi”

d. Contoh: SPO ini mengacu pada kebijakan manajemenno.... Tahun.... Dan Pedoman.....

e. Bila belum ada kebijakan yang memayungi tulis kebijakantersebut.

f. Contoh: Kebijakan penyimpanan berkas rekam medis:semua berkas rekam medis yang disimpan harus dalamkeadaan lengkap.

4. Prosedur:

a. Bagian ini merupakan bagian utama yangmenguraikan langkah-2 proses kerja dan petugasyang berwenang.

b. Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalamproses kerja yang digunakan.

c. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkapunsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA,KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when,how)

4. Prosedur:

a. Bagian ini merupakan bagian utama yangmenguraikan langkah-2 proses kerja dan petugasyang berwenang.

b. Didalamnya dapat dicantumkan alat/formulir/fasilitas yang digunakan, waktu, frekuensi dalamproses kerja yang digunakan.

c. Bila memungkinkan, diuraikan secara lengkapunsur-2 yang menyangkut : SIAPA, DIMANA,KAPAN & BAGAIMANA (Who, what, where, when,how)

5. Unit terkait:

1. Berisi nama unit yang ikut terlibat dalam prosespelaksanaan prosedur tersebut. Bila hanya 1 yangterlibat tuliskan nama unit pelaksana tersebut.

2. Contoh: unit terkait protap identifikasi pasienadalah: petugas RJ, RI, IGD, OK

5. Unit terkait:

1. Berisi nama unit yang ikut terlibat dalam prosespelaksanaan prosedur tersebut. Bila hanya 1 yangterlibat tuliskan nama unit pelaksana tersebut.

2. Contoh: unit terkait protap identifikasi pasienadalah: petugas RJ, RI, IGD, OK

TATA CARA PENGELOLAAN SPO

RS menetapkan siapa yang mengelola SPO Pengelola SPO harus mempunyai arsip

seluruh SPO rumah sakit Pengelola SPO agar membuat tata cara

penyusunan, penomoran,distribusi,penarikan, penyimpanan,evaluasidan revisi SPO.

TATA CARA PENGELOLAAN SPO

RS menetapkan siapa yang mengelola SPO Pengelola SPO harus mempunyai arsip

seluruh SPO rumah sakit Pengelola SPO agar membuat tata cara

penyusunan, penomoran,distribusi,penarikan, penyimpanan,evaluasidan revisi SPO.

SYARAT PENYUSUNAN SPO

• Identifikasi kebutuhan• SPO harus ditulis oleh mereka yang melaukan

pekerjaan. Tim/panitia SPO hanya melakukankoreksi.

• Dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapamelakukan apa,dimana,kapan dan mengapa.

• SPO jangan menggunakan kalimat majemuk• SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi

dalam bahasa pemakai

SYARAT PENYUSUNAN SPO

• Identifikasi kebutuhan• SPO harus ditulis oleh mereka yang melaukan

pekerjaan. Tim/panitia SPO hanya melakukankoreksi.

• Dalam SPO harus dapat dikenali dengan jelas siapamelakukan apa,dimana,kapan dan mengapa.

• SPO jangan menggunakan kalimat majemuk• SPO harus menggunakan kalimat perintah/instruksi

dalam bahasa pemakai

PENOMORAN SPOPENOMORAN SPO

• Semua SPO harus diberi nomor• Pemberian nomor berdasarkan TATA NASKAH

RS’.• Kode yang digunakan:

- Kode Unit Kerja- Kode SPO- Nomor Urut SPO

• Contoh: RS”BM”/SPO/02/004

PENOMORAN SPOPENOMORAN SPO

• Semua SPO harus diberi nomor• Pemberian nomor berdasarkan TATA NASKAH

RS’.• Kode yang digunakan:

- Kode Unit Kerja- Kode SPO- Nomor Urut SPO

• Contoh: RS”BM”/SPO/02/004

PENYIMPANAN SPO

• SPO asli disimpan di sekretariat Akreditasi atausekretariat RS sesuai kebijakan RS

• SPO foto copy disimpan di masing-masing unit kerja• SPO di unit kerja harus diletakkan di tempat yang

mudah dilihat,diambil dan dibaca oleh pelaksana• Bagi RS yang sudah menggunakan e-file,maka

penyimpanan SPO:- Setiap SPO harus diprint-out dan disimpan sebagaiSPO asli- SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, bisa diintranet RS…kecuali di Gawat Darurat.

PENYIMPANAN SPO

• SPO asli disimpan di sekretariat Akreditasi atausekretariat RS sesuai kebijakan RS

• SPO foto copy disimpan di masing-masing unit kerja• SPO di unit kerja harus diletakkan di tempat yang

mudah dilihat,diambil dan dibaca oleh pelaksana• Bagi RS yang sudah menggunakan e-file,maka

penyimpanan SPO:- Setiap SPO harus diprint-out dan disimpan sebagaiSPO asli- SPO di unit kerja tidak perlu hard copy, bisa diintranet RS…kecuali di Gawat Darurat.

42