peranan sim dalam kegiatan manajemen · pdf filesatu per satu terkait dengan proyek ......

PERANAN SIM DALAM

KEGIATAN MANAJEMEN

Nurochman, SST,.Akt,.MT

SIM YANG BAIK??

Support

Planning Process

Controlling Process

Decision Making Process

Support

Planning Process

Controlling Process

Decision Making Process

SIM YANG BAIK??

Support

Planning Process

Controlling Process

Decision Making Process

Planning

Model Perencanaan

Data Masukan

Manipulasi Model

SIM YANG BAIK??

Support

Planning Process

Controlling Process

Decision Making Process

Controlling

Mengukur keluaran sistem

Membandingkan keluaran vs rencana (lihat gap-nya)

Improvement dr gap yg terjadi

SIM YANG BAIK??

Support

Planning Process

Controlling Process

Decision Making Process

Decision

Making

Unsur2 Model, kriteria, Pembatas, Optimalisasi

Jenis Programmable dan Unprogrammable

Tingkat strategis, taktis, teknis

DOKUMENTASI

PROSES BISNIS EKSISTING Nurochman, SST,.Akt,.MT

Purchasing Department

Manufacturing Department

Engineering Department

Finance Department

Pro

cess

Inbound Logistics

Order Handling

Product Development

Outline

• Dokumentasi proses

• Identifikasi proses bisnis

• Relationship mapping

• Flowchart

• Cross-functional flowchart

Dokumentasi proses

• Aturan awal dalam meningkatkan

sesuatu adalah: mengetahui kondisi

saat ini

• Tanpa mengetahui bagaimana

kondisi proses saat ini, maka sulit

untuk mengetahui inisiatif

peningkatan apa yang dapat

dilakukan dan apakah akan berhasil

• Dokumentasi proses adalah proses

pertama dalam aktivitas

peningkatan

Process

Documentation

Performance

Measurement

Self assessment

& Performance

Evaluation

Improvement

Planning Improvement

Kapan dokumentasi

proses dilakukan • Dokumentasi proses pada dasarnya

dapat dilakukan pada dua saat yang

berbeda:

1. Satu per satu terkait dengan proyek

yang melibatkan proses tertentu

2. Keseluruhan di awal “Improvement

journey” yang bersifat umum

1) DP - Menunggu Proyek Peningkatan

• Proses baru didokumentasikan jika sebuah proyek atau

aktivitas lain dimulai untuk meningkatkan proses tersebut

• Dokumentasi proses menjadi langkah pertama yang

berfungsi sebagai:

– Pemahaman bersama dalam tim peningkatan tentang isi

dari proses: aktivitas, hasil dan siapa yang melakukan

setiap langkah

– Cakupan proses didefinisikan termasuk batasan terhadap

proses yang berdampingan

– Pendefinisian problem yang lebih spesifik di dalam proses

tersebut

• Pendekatan ini sesuai untuk:

– Perusahaan yang kekurangan sumber daya

– Perusahaan yang proses bisnisnya berubah dengan cepat

2) DP - di Awal Improvement Journey

• Dilakukan dengan melihat keseluruhan perusahaan dan dokumentasi seluruh atau sebagian besar proses bisnis

• Keuntungan pendekatan ini adalah: – Dengan melibatkan seluruh karyawan

dalam pekerjaan ini, terbentuk perilaku positif dan motivasi peningkatan

– Top management akan mempunyai gambaran umum tentang organisasi dan kebutuhan peningkatan tertentu

– Masukan dari proses dokumentasi seringkali dapat menunjukkan elemen proses tertentu yang dapat ditingkatkan

Mana yang sebaiknya digunakan?

Jika sumber daya memungkinkan maka pendekatan cara

kedua lebih berguna

Namun perlu diingat bahwa prosedur dan proses dari

kualitas seringkali menunjukkan situasi ideal bukan yang

sesungguhnya

Tujuan haruslah medokumentasikan proses seperti yang

dilakukan saat ini (as -is), bukan bagaimana seharusnya

dilakukan (to be).

Identifikasi & Dokumentasi

Proses

Tahapan dalam mendokumentasikan proses:

1. Definisikan dan deskripsikan proses secara kualitatif,

tepatnya menggunakan relationship mapping.

Sehingga menjawab pertanyaan berikut;

Siapakah konsumen dan output dari proses?

Siapakan supplier dan input dari proses?

Bagaimana aktivitas aliran internal proses?

2. Konstruksikan flowchart

Teknik Pembuatan

Dokumentasi Proses

Relationship mapping: chart yang menggambarkan seluruh

hubungan antar bagian bisnis

Flowchart: gambaran grafis aliran aktivitas dalam sebuah proses

Cross-functional flowchart: menggambarkan aktivitas, siapa yang

melakukan aktivitas tersebut dan di departemen fungsional apa

mereka berada

Several-leveled flowchart: pembagian flowchart (baik untuk flowchart

biasa maupun cross-functional) menjadi beberapa level hirarki

Seluruh proses ini dilakukan dalam sebuah grup yang terdiri dari

berbagai partisipan dalam proses

Relationship Mapping

• Contoh relationship mapping untuk proses sampel

Sales Planning

PurchasingManufacturing

Suppliers

C

u

s

t

o

m

e

r

s

Discussion/

Negitiation

Flow of goods

Order

Information

Relationship Mapping untuk

Supply Process

Suppliers

Central

manufacturing

site

Local

Dealers

End

customers

End

customers

Local

Dealers

End

customers

End

customers

Local

Dealers

End

customers

End

customers

GoodsNegotiation about

frame agreements

Goods

Prognoses &

orders

GoodsSales

consultations

Flowchart

• Flowchart digunakan karena pada umumnya

lebih mudah memahami sesuatu yang ditampilkan

secara grafik daripada dengan kata-kata

• Ada berbagai cara untuk menggambarkan

flowchart

• Cara paling sederhana adalah dengan

menggunakan simbol yang berbeda untuk

mewakili aktivitas, dan panah untuk

menggambarkan hubungan antar aktivitas

Simbol-simbol Flowchart

Simbol yang digunakan untuk membuat flowhart

Start atau finished point

Step atau aktivitas proses

Decision point

Input/output

Document

Contoh Flowchart Lanjutan dari relationship mapping, digambarkan flowchart untuk proses supply

dalam memenuhi permintaan konsumen.

Customer

demands

Ordering

Customer

order

Production

planning

Production

plan

Procurement

needs

Procurement

Purchased

partsManufacturing

Products

Delivery

Customer

Satisfaction

Cross-Functional Flowchart

• Flowchart biasa pada dasarnya hanya menggambarkan aktivitas

apa yang dilakukan dalam sebuah proses

• Cross-functional flowchart memberikan informasi tambahan siapa

yang melakukan aktivitas dan di departemen apa.

CustomerPlanning

Department

Procurement

Department

Manufacturing

Department

Distribution

Department

Customer

demand

OrderingProduction

Planning

Procurement

Manufacturing

DeliverySatisfied

customer

21

Simbol-simbol Flowchart

• Flow direction symbols – Digunakan untuk

menghubungkan simbol satu dengan yang lain

– Disebut juga connecting line

• Processing symbols – Menunjukan jenis operasi

pengolahan dalam suatu proses / prosedur

• Input / Output symbols – Menunjukkan jenis peralatan yang

digunakan sebagai media input atau output

22

Flow Direction Symbols

• Simbol arus / flow – Menyatakan jalannya arus suatu proses

• Simbol communication link – Menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke

lokasi lain

• Simbol connector – Menyatakan sambungan dari proses ke

proses lainnya dalam halaman yang sama

• Simbol offline connector – Menyatakan sambungan dari proses ke

proses lainnya dalam halaman yang berbeda

23

Processing Symbols

• Simbol process – Menyatakan suatu tindakan (proses) yang

dilakukan oleh komputer

• Simbol manual – Menyatakan suatu tindakan (proses) yang

tidak dilakukan oleh komputer

• Simbol decision – Menujukkan suatu kondisi tertentu yang

akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya / tidak

• Simbol predefined process – Menyatakan penyediaan tempat

penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal

• Simbol terminal – Menyatakan permulaan atau akhir suatu

program

24

Processing Symbols

• Simbol keying operation

– Menyatakan segal jenis operasi

yang diproses dengan

menggunakan suatu mesin yang

mempunyai keyboard

• Simbol offline-storage

– Menunjukkan bahwa data dalam

simbol ini akan disimpan ke suatu

media tertentu

• Simbol manual input

– Memasukkan data secara manual

dengan menggunakan online

25

Input / Output Symbols

• Simbol input/output – Menyatakan proses input atau output

tanpa tergantung jenis peralatannya

• Simbol punched card – Menyatakan input berasal dari kartu

atau output ditulis ke kartu

• Simbol magnetic tape – Menyatakan input berasal dari pita

magnetis atau output disimpan ke pita magnetis

• Simbol disk storage – Menyatakan input berasal dari dari

disk atau output disimpan ke disk

26

Input / Output Symbols

• Simbol document

– Mencetak keluaran dalam bentuk

dokumen (melalui printer)

• Simbol display

– Mencetak keluaran dalam layar

monitor

27

Contoh System Flowchart

Data jawaban

ujian

Koreksi

Daftar Koreksi

Data File

utama

ujian

Periksa Ujian

Tabel

Siswa

File

siswa

lulus

Laporan Hasil

Ujian

28

Kaidah Pembuatan Flowchart

Start

Input

Proses

Output

End

29

Pengolahan data

START

READ

HABIS ?

PROCESS

WRITE

END

Tidak

Ya

30

Input lebar

Menghitung luas persegi panjang

Start

End

Input panjang

Luas panjang * lebar

Print Luas