perencanaan benchmarking

Perencanaan Benchmarking

PERTEMUAN 7

Perencanaan Benchmarking

Menentukan apa yang akan dibenchmark

Tujuannya menentukan ruang lingkup aktivitas benchmarking

Penentuan ini tentunya berdasarkan keputusan manajemen yang merupakan hasil diskusi dan juga mempertimbangkan resources yang ada

Dalam penentuan ini juga harus mempertimbangkan needs dari customer serta arah perusahaan ke depan ( vision ).

Beberapa area benchmarking

Produk

Proses

Fungsi pendukung

Performansi organisasi

Strategi

Menentukan jenis benchmarking

Tujuannya adalah menentukan jenis benchmarking yang akan dilakukan.

Penentuan ini bergantung kepada beberapa hal yaitu apa yang akan dibenchmark / subject benchmark, yaitu yang telah ditentukan pada langkah pertama, sumber daya yang dimiliki perusahaan serta bergantung pada kebijakan perusahaan sendiri untuk menentukan seberapa jauh pelaksanaan benchmarking tersebut.

Jenis benchmarking (1)

Internal benchmarking Membandingkan aktivitas di perusahaan kita

dengan aktivitas yang sama di departemen, divisi, lokasi atau perusahaan lain di dalam satu group.

Keuntungan dari proses ini adalah adanya kemudahan dalam pengambilan data, sehingga hasil yang diperoleh akan maksimal.

Kekurangan dari proses ini yaitu keterbatasan improvement hanya pada proses yang sama sehingga tidak mampu mencapai world class university.

Jenis benchmarking (2)

Competitive benchmarking Melakukan perbandingan terhadap kompetitor

langsung. Keuntungan dari proses ini adalah kemudahan

untuk mentranslasikan proses bisnis kompetitor kepada proses bisnis perusahaan kita dikarenakan teknologi maupun prosesnya tidak terlalu berbeda jauh. Sedangkan kekurangannya yaitu adanya keterbatasan data yang diperoleh karena adanya confidentiality yang harus dijaga atar perusahaan.

Jenis benchmarking (3)

Functional / Generic Benchmarking Melakukan perbandingan terhadap perusahaan lain

yang diakui memiliki keunggulan performansi baik proses, produk maupun jasa.

Keuntungannya adalah memungkinkan perusahaan melakukan inovasi-inovasi berdasarkan ide dari perusahaan best practise. Selain itu akses data lebih mudah dan dapat menciptakan network dengan perusahaan tersebut. Kekurangan dari proses ini yaitu kesulitan untuk mentranslasikan proses maupun fungsi dari best practise, yang kemungkinan sedikit berbeda dengan perusahaan kita.

Pembentukan team benchmarking

Tujuan dari pembentukan team adalah menentukan personil-personil yang terlibat dalam aktivitas benchmarking, yang mana personil ini yang bertanggung jawab terhadap keberhasilan aktivitas benchmarking di perusahaan.

Team benchmarking

Benchmarking Project Manager Bertanggung jawab dalam merencanakan, mengatur,

mengarahkan serta mengendalikan project benchmarking. Selain itu juga bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi dengan organisasi lain yang terkait.

Data Collector Analysis Bertanggung jawab dalam mengembangkan dan

menggunakana teknik-teknik benchmarking untuk mengumpulkan, menganalisa dan merepresentasikan data.

Benchmarking Project Support Memberikan support kepada benchmarking team jika

diperlukan.

Pengumpulan data eksternal

Desk research dilakukan untuk mengumpulkan informasi sebanyak mungkin mengenai organisasi / perusahaan yang dapat dibenchmark sehingga kita siap pada saat melakukan kontak maupun visit kepada suatu perusahaan. Data-data yang dibutuhkan dapat diperoleh melalui annual report, database di internet, lembaga penelitian, pusat data bisnis, agen-agen, dsb. Berdasarkan data-data ini maka dapat diketahui perusahaan-perusahaan mana saja yang memiliki performansi terbaik dan layak untuk menjadi tujuan benchmark.

Mempelajari organisasi sendiri (1)

Data-data yang diperoleh harus mencakup : Ukuran performansi atau metrics ( berapa nilai yang

dicapai ) Cara untuk mencapai performansi ( bagaimana dan

mengapa dapat mencapai nilai performansi tersebut )

Tujuan yang ingin dicapai : Adalah untuk mengidentifikasi Critical Success

Factors dari perusahaan dan melakukan pemotretan kondisi perusahaan saat ini untuk mengetahui ukuran performansi dari faktor-faktor tersebut.

Mempelajari organisasi sendiri (2)

Langkah-langkah yang dilakukan : Menentukan Critical Success Factor Dalam proses menentukan definisi CSF dan alat

ukurnya haruslah serinci mungkin. Hal tersebut dikarenakan :▪ Menentukan kedetilan informasi yang akan diperoleh

dari hasil benchmarking▪ Membantu proses perencanaan benchmarking

khususnya dalam hal alokasi resources yang ada ( time consumed, people dan effortnya )

▪ Membantu benchmarking partners mengerti data yang kita butuhkan dan menyediakan informasi sesuai keinginan kita.

Mempelajari organisasi sendiri (3)

Kerincian CSF dapat dibagi menjadi 3 level, Tingkat 1▪ Mendefinisikan secara luas area subjek

benchmarking, misalnya melibatkan organisasional, departemental atau fungsi. Pengukuran dalam tingkat ini masih secara luas.

Tingkat 2▪ Mendefinisikan subjek menjadi lebih spesifik

dibandingkan tingkat 1. Pada tingkat 2 ini pengukuran subjek menjadi lebih mudah dan dibuat kedalam pengukuran agregat.

Mempelajari organisasi sendiri (4)

Tingkat 3 Tingkat 3 ini sangat spesifik

mendefinisikan subjek, khususnya dalam jenis pengukuran atau deskripsi proses yang memungkinkan benchmark partner untuk menyediakan informasi yang dapat dibandingkan dengan perusahaan kita.

Hal-hal penting menentukan CSF

Harus merepresentasikan suatu angka yang menjadi indicator utama

Harus jelas dan mudah untuk dimengerti sebagai focus utama yang terukur untuk suatu improvement

Harus customer focused Harus sesuai dengan mission

statement dan visi perusahaan

Pengukuran performansi (1)

Untuk melihat performansi perusahaan berdasarkan CSF yang telah ditentukan sebelumnya, factor-faktor dalam CSF tersebut perlu dijabarkan ke dalam target-target perusahaan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. Target-target inilah yang menjadi dasar acuan aktivitas dan improvement yang ada di perusahaan.

Pengukuran performansi (2) Untuk itu CSF terlebih dahulu perlu

diterjemahkan ke dalam business process perusahaan dan diuraikan menjadi proses-proses yang lebih detil.

Hal ini untuk mempermudah analisa dan pengukuran performansinya karena proses-proses tersebut secara langsung berpengaruh pada pencapaian target di perusahaan.

Setiap proses memiliki indicator performansinya masing-masing (KPI).

Efektifitas Proses

Ketepatan waktu (akurasi)

Reliability (kehandalan)

Biaya

Kualitas

Fleksibilitas

Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (1)

Langkah berikutnya adalah melakukan investigasi atau meneliti organisasi / perusahaan yang akan menjadi target benchmarking, tujuannya adalah : Mengidentifikasi dan memilih organisasi /

perusahaan mana yang akan menjadi target proses benchmarking

Mencari informasi yang lebih detil dan mendalam mengenai target benchmark.

Melakukan kontak dengan target benchmark.

Mempelajari Organisasi yang menjadi Target Benchmarking (2)

Aktivitas yang dilakukan untuk mempelajari organisasi target adalah : Mengidentifikasi dan memilih target benchmark

Target benchmark dapat diklasifikasikan sebagai berikut : Best in Class / World Class Best Practise Improvement over current practice Parity or Below Current Practice

sumber informasi untuk mengidentifikasi perusahaan target

Special awards

Media Attention

Professional Association

Independent Reports

Word Of Mouth

Consultants

Contoh Benchmarking

Area yang akan dibenchmark

Perusahaan Tempat Benchmark

Manufacturing Operations Motor Manufacturing

Manufacturing Safety DuPont

Factory Floor Layout PT. Gaya Motor

Product RnD Orang Tua Group

Distribution Astra International Group

Billing n Collection Bank Mandiri

Quality Management Epson