perkhidmatan utama halaman: 1/12 siswazah no...
Post on 01-Dec-2020
3 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 1/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
1.0 TUJUAN
Prosedur ini menerangkan urusan pendaftaran pelajar yang mengikuti program dengan tesis (Master dan PhD) dan program tanpa tesis.
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi proses pendaftaran pelajar sambungan, penawaran kursus semester, jadual waktu semester, pendaftaran kursus, menambah dan menggugurkan kursus, pertukaran status kursus, pengecualian kursus/kredit, pertukaran program/bidang pengajian, pertukaran taraf pengajian, penangguhan semester, permohonan tarik diri dari pengajian, dan pelanjutan tempoh pengajian.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
- Universities and University College Act 1971, Constitution of Universiti Putra Malaysia, Universiti Putra Malaysia (Graduate Studies), Rules 2003 (Revision 2012-2013)
UPM/PU/S/AK02/01 Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu
UPM/PU/S/AK02/03 Arahan Kerja Pertukaran Program/Bidang Pengajian
UPM/PU/S/AK02/04 Arahan Kerja Pertukaran Taraf Pengajian
UPM/PU/S/AK02/05 Arahan Kerja Penangguhan Semester
UPM/PU/S/AK02/08 Arahan Kerja Pelajar Menarik Diri
UPM/PU/S/AK02/09 Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian
UPM/PU/S/AK02/10 Arahan Kerja Urusan Menambah Kursus, Menggugurkan Kursus dan Pengecualian Kredit
UPM/PU/S/AK04/05 Arahan Kerja Pemantauan Keputusan Peperiksaan
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 2/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
Komprehensif – PhD
PU/S/SS-01 Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah
PU/S/M01 i-GIMS Manual
4.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN
i-GIMS : Internet Graduate Information Management System Pelajar Sambungan : Pelajar semester kedua dan seterusnya Penyelaras : Dekan/Timbalan Dekan Fakulti;
Pengarah/Timbalan Pengarah Institut; Pegawai yang dilantik sebagai Penyelaras Pengajian Siswazah Fakulti/Institut
Penasihat : Pensyarah yang akan membimbing pelajar sebelum penyelia dilantik
Penyelia : Pengerusi Jawatankuasa Penyeliaan pelajar PhD : Doktor Falsafah PT : Pegawai Tadbir PTJ : Pusat Tanggungjawab PTM : Pegawai Teknologi Maklumat PTO : Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi) SPS : Sekolah Pengajian Siswazah Semester : Semester Pertama dan Kedua TNCAA : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) TWP : Timbalan Wakil Pengurusan WP : Wakil Pengurusan
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 3/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
5.0 TANGGUNGJAWAB
5.1 Dekan SPS, Penyelaras dan PT Unit Rekod dan Program Akademik bertanggungjawab memastikan prosedur pendaftaran pelajar dan pendaftaran kursus ini dilaksanakan.
5.2 Sesiapa yang terlibat dalam pengendalian prosedur pendaftaran pelajar dan
pendaftaran kursus juga perlu mematuhi prosedur ini.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 4/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
6.0 CARTA ALIR
Mula
Muat Naik Kalendar
Akademik, Maklumat Kursus
dan Jadual Waktu Semester
Pelajar
Baharu?
Daftar Kursus dan Lain-lain
Simpan Senarai Pelajar
Mengikut Kursus
Tamat
YaTidak
7.1
7.2
7.4
7.5
7.6
7.8
7.7
7.3
Sahkan Pendaftaran Kursus
Nota: Bagi Langkah 7.5, "Lain-lain” merujuk kepada proses pertukaran program/bidang pengajian, pertukaran taraf
pengajian, penangguhan semester dan pelanjutan tempoh pengajian yang memerlukan kelulusan Dekan/JKPSU/
Senat.
Jalankan Urusan
Pendaftaran Pelajar Baharu
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 5/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
7.0 PROSES TERPERINCI
Tindakan Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Muat Naik Kalendar Akademik, Maklumat Kursus dan Jadual Waktu Semester
7.2.1 Muat naik Kalendar Akademik Pengajian Siswazah dan maklumat semester akan datang, yang disediakan oleh Unit Pengambilan dalam i-GIMS mengikut kelulusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah Pengajian Siswazah selewat-lewatnya lima (5) minggu sebelum semester bermula. Muat naik Kalendar Akademik yang telah dikemas kini pada laman web SPS.
7.2.2 Buat paparan Kalendar Akademik Pengajian Siswazah pada papan kenyataan SPS/Fakulti/Institut.
7.2.3 Kemas kini maklumat kursus yang akan ditawarkan dalam modul tawaran kursus dan modul jadual waktu dalam i-GIMS selewat-lewatnya empat (4) minggu sebelum semester bermula.
7.2.4 Maklumkan tarikh dan proses penting urusan pendaftaran melalui portal pelajar sambungan selewat-lewatnya empat (4) minggu sebelum semester bermula.
PT/PTM SPS
PT/PTO SPS/Fakulti/Institut
PT/PTO Fakulti/Institut
PT/PTM SPS
7.3
Pelajar Baharu?
7.3.1 Jika Ya, ikut Langkah 7.4.
7.3.2 Jika Tidak, ikut Langkah 7.5.
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 6/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
7.4 Jalankan Urusan Pendaftaran Pelajar Baharu
7.4.1 Urusan pendaftaran pelajar baharu dijalankan mengikut Arahan Kerja Pendaftaran Pelajar Baharu (UPM/PU/S/AK02/01).
PT/PTO SPS
7.5 Daftar Kursus dan Lain-lain
7.5.1 Adakan perbincangan dengan pelajar berkaitan kursus yang perlu didaftar.
7.5.2 Pastikan pelajar sambungan mendaftar kursus secara on-line dalam i-GIMS dalam tempoh tiga (3) minggu sebelum semester bermula.
7.5.3 Pastikan pelajar yang ingin menambah kursus melakukan proses tersebut secara online dalam tempoh dua (2) minggu selepas semester bermula.
7.5.4 Pastikan pelajar yang ingin menggugurkan kursus melakukan proses tersebut secara online dalam tempoh tujuh (7) minggu selepas semester bermula.
7.5.5 Ambil tindakan mengikut arahan kerja yang berkenaan (jika berkaitan).
Rujuk :
Arahan Kerja Pertukaran Program/Bidang Pengajian (UPM/PU/S/AK02/03)
Arahan Kerja Pertukaran Taraf Pengajian (UPM/PU/S/AK02/04)
Arahan Kerja Penangguhan Semester (UPM/PU/S/AK02/05)
Arahan Kerja Pengurusan Program Tanpa Ijazah (UPM/PU/S/AK02/07)
Arahan Kerja Pelajar Menarik Diri
Penasihat/Penyelia/
Penyelaras
Penasihat/Penyelia/ Penyelaras
Penasihat/Penyelia/ Penyelaras
Penasihat/Penyelia/ Penyelaras
PT/PTO SPS/ Penyelaras/Penyelia/
Penasihat/PT/PTO Fakulti/Institut
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 7/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
(UPM/PU/S/AK02/08)
Arahan Kerja Pelanjutan Tempoh Pengajian (UPM/PU/S/AK02/09)
Arahan Kerja Urusan Menambah Kursus, Menggugurkan Kursus dan Pengecualian Kredit (UPM/PU/S/AK02/10)
Arahan Kerja Pemantauan Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD (UPM/PU/S/AK04/05)
Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah (PU/S/SS-01)
7.6 Sahkan Pendaftaran Kursus
7.6.1 Semak dan sahkan pendaftaran kursus pelajar.
Rujuk :
Senarai Semak untuk Pengerusi JK Penyeliaan atau Penasihat atau Penyelaras Program bagi Urusan Pendaftaran Semester untuk Pelajar Pasca Siswazah (PU/S/SS-01)
Penasihat/Penyelia/ Penyelaras Program
7.7 Simpan Senarai Pelajar Mengikut Kursus
7.7.1 E-mel senarai pelajar mengikut kursus kepada pihak fakulti/institut selepas minggu ke-7 semester.
7.7.2 Simpan salinan lembut senarai pelajar mengikut kursus yang dihantar oleh SPS.
PT SPS
PT/PTO Fakulti/Institut
7.8 Tamat
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 8/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan
Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1.
UPM/SPS/(No. Matrik) Fail Pelajar
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pengecualian Kredit [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Penangguhan Semester [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pertukaran Program/Bidang Pengajian [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menukartaraf Program Master ke PhD [jika berkaitan].
Borang Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].
Salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menambah Tempoh Pengajian [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).
Salinan Surat Permohonan Menarik Diri [jika berkaitan].
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menarik
PTO SPS PTO SPS Bilik Fail Pelajar, SPS
Sekurang-
kurangnya 3 tahun selepas
pelajar bergraduat
TNCAA/ Dekan SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 9/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
Diri [jika berkaitan] (rujuk Network Attached Storage).
2. UPM/(Kod PTJ)/(No. Matrik) Fail Pelajar
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pengecualian Kursus [jika berkaitan] (rujuk i-GIMS)
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Penangguhan Semester [jika berkaitan] (rujuk i-GIMS)
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Pertukaran Program/Bidang Pengajian [jika berkaitan]
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menukartaraf Program Master ke PhD [jika berkaitan]
Salinan Borang Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].
Salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD [jika berkaitan].
Salinan Surat Makluman Keputusan Permohonan Menambah Tempoh Pengajian [jika berkaitan]
Salinan Surat Pelantikan Jawatankuasa Bebas Pertukaran Taraf Pengajian [jika berkaitan]
Laporan Jawatankuasa Bebas Pertukaran Taraf Pengajian [jika berkaitan]
PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail Pelajar PTJ
Sekurang-kurangnya 2
tahun selepas bergraduat
Dekan Fakulti/
Pengarah Institut
3. UPM/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran
PTO SPS
PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan
Rekod
Dekan SPS
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 10/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
Notis atau peringatan berkenaan
pendaftaran pelajar sambungan (rujuk Kalendar Akademik Siswazah laman web SPS).
Surat menyurat penawaran dan pendaftaran kursus [jika berkaitan]
Petikan Minit Mesyuarat JKPSU dan Senat berkenaan perkara terkini urusan pendaftaran.
Dokumen lain yang berkaitan.
3 tahun
4. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/1 Urusan Am Pendaftaran
Notis atau peringatan berkenaan pendaftaran pelajar sambungan (rujuk Kalendar Akademik Siswazah laman web SPS).
Surat menyurat penawaran dan pendaftaran kursus [jika berkaitan].
Dokumen lain yang berkaitan.
PTO PTJ PTO PTJ Bilik Fail di PTJ
3 tahun
Dekan Fakulti/
Pengarah Institut
5. UPM/600-5/2/13 Peperiksaan Komprehensif – PhD
Senarai pelajar PhD semester ke-4 dan ke-5 yang belum menduduki Peperiksaan Komprehensif – PhD.
Salinan surat pembawa serta surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD kepada pihak Fakulti/Institut.
Dokumen lain yang berkenaan.
PT/PTO SPS PT/PTO SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan
Rekod
3 Tahun
Dekan SPS
6. UPM/(Kod PTJ)/600-5/2/13 Peperiksaan Komprehensif – PhD
Senarai pelajar PhD semester ke-4 dan ke-5 yang belum menduduki Peperiksaan
PT/PTO Fakulti/ Institut
PT/PTO Fakulti/ Institut
Bilik Fail Fakulti/ Institut
3 Tahun
Dekan Fakulti/
Pengarah Institut
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 11/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
Komprehensif – PhD.
Surat pembawa edaran salinan surat makluman keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD.
Kertas soalan/Bahan penilaian/Keputusan Peperiksaan Komprehensif – PhD.
Dokumen lain yang berkenaan.
7. UPM/600-5/2/14 Salinan E-mel berkaitan Urusan Program Akademik Pelajar Siswazah Emel berkaitan :
Penghantaran senarai pelajar yang mendaftar mengikut kursus
Peringatan CE
Peringatan pelanjutan tempoh pengajian
Lain-lain dokumen yang dihantar melalui emel
PT/PTO SPS PTM SPS Pejabat Am Unit Program Akademik dan
Rekod
3 tahun
Dekan SPS
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan
Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk satu persijilan
TNC (A&A) WP 03/01/2011
02 01 PU/S-23/2011
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-173
TNC (A&A) WP 08/08/2011
02 02 PU/S-12/2012
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-186
TNC (A&A) WP 09/05/2012
02 03 PU/S-06/2012
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS)
TNC (A&A) WP 30/04/2013
PERKHIDMATAN UTAMA SISWAZAH
PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA) Kod Dokumen: UPM/PU/S/P007
Halaman: 12/12
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
PROSEDUR PENDAFTARAN PELAJAR SISWAZAH
Tarikh: 30/05/2014
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disedia dan
Disemak
Dilulus/ Diluluskan
Semula
Tarikh Kuatkuasa
kali ke-198
02 04 PU/S-08/2014
Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah
Pengajian Siswazah (JKPSPS) kali ke-215
TNC (A&A) WP 30/05/2014
top related