perkongsian ilmu pengurusan kewangan · •mematuhi tatacara dan peraturan agar wang universiti...

PERKONGSIAN ILMU

PENGURUSAN KEWANGAN

DEWAN SEMINAR, ARAS 2, FAKULTI KEJURUTERAAN

17 Oktober 2018

SEKILAS PANDANG

1. SHAH ALAM 13 Ogos 2018: Empat individu ditahan Suruhanjaya

Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) hari ini kerana dipercayai

mengemukan tuntutan palsu bagi pembelian toner berjumlah

RM93,685 kepada Pusat Tentera Laut Diraja Malaysia (TLDM),

Pulau Indah, Selangor. Dokumen tuntutan bayaran pembelian

terbabit telah dikeluarkan syarikat tersebut namun peralatan yang

disenaraikan tidak dibekalkan mereka.

2. PETRA JAYA I Ogos 2018: Pasangan suami isteri direman

enam hari bagi membantu siasatan kes tuntutan palsu berkaitan

Biro Tata Negara membabitkan RM600,000 sejak dua tahun lalu.

3. SEREMBAN 29 Mac 2017: Sebelas anggota serta

pegawai polis dan kastam di negeri ini, dipanggil untuk

memberi keterangan kepada Suruhanjaya Pencegahan

Rasuah Malaysia (SPRM) berhubung kes tuntutan palsu

penginapan hotel. Mereka dipercayai sering

mengemukakan butiran penginapan palsu untuk sewa

bilik hotel ketika diarahkan menjalankan tugas rasmi di

Lembah Klang sedangkan mereka tidak pernah menginap

di hotel berkenaan

SKOP

KONSEP

PRINSIP

PERATURAN UMUM

PROSES UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN

KONSEP PENGURUSAN KEWANGAN

1 • Satu proses untuk memperolehi dan

memperuntukan sumber kewangan

2

• Mematuhi tatacara dan peraturan agar wang universiti dapat diuruskan dengan cekap dan berkesan

3 • Mengagih sumber terhad mengikut keutamaan

tertentu

KONSEP PENGURUSAN

KEWANGAN

PERANAN PENJAWAT AWAM

Mengurus kewangan universti berasaskan

satu sistem pengurusan kewangan yang

mantap dan telus.

Sistem, peraturan dan prosedur kewangan

perlu difahami oleh semua yang terlibat

7

PRINSIP UTAMA

LEGALITY

AKAUNTABILITI

INTEGRITI

PRINSIP

LEGALITI

Pengurusan Kewangan mestilah mematuhi

undang-undang dan peraturan yang digubal

untuknya

KADAR DAN SYARAT

• PEKELILING PERBENDAHARAAN

(1pp.treasury.gov.my)

• PEKELILING PERKHIDMATAN

• ARAHAN PERBENDAHARAAN

AKAUNTABILITI

Memikul amanah untuk melaksanakan

tugas/kewajipan yang diberi dan

bertanggungjawab melaporkannya semula

KENAPA PENTING? Memastikan wang awam dibelanjakan

mengikut apa yang telah dirancang dan dianggarkan

Sebagai jaminan supaya wang awam diurus dengan cekap

Mengurangkan kesan negatif yang mungkin timbul

12

APA ITU INTEGRITI

TIADA SALAH GUNA KUASA,

RASUAH & PENYELEWENGAN

AMANAH

PIAGAM PELANGGAN, KOD ETIKA, SISTEM, PROSES

KERJA, PERATURAN

JUJUR

AP 10, Pegawai Pengawal bertanggungjawab mengawal peruntukan & segala wang awam yg dipungut, diterima dan dibelanjakan atau dilupuskan

AP 11, Pegawai Pengawal boleh menurunkan kuasa secara bertulis kepada pegawai bawahan utk menjalankan tugas kewangan & perakaunan bagi pihaknya

14

TANGGUNGJAWAB DAN

PENURUNAN KUASA

…Samb.

AP 12, Pegawai Pengawal boleh dipanggil ke

hadapan Jawatankuasa Akaun Awam (PAC)

untuk menimbang Laporan Ketua Audit

Negara ke atas perbelanjaan di bawah

kawalannya

AP 13, Pegawai Pengawal bertanggungjawab

ke atas pelaksanaan atau pentadbiran

sesuatu program/projek

15

PUNCA KUASA

AP Akta 120 1PP AUKU

ASPEK UTAMA PENGURUSAN

KEWANGAN PTJ

PENYALURAN PERUNTUKAN

MENGURUS MENGIKUT PROFORMA PERJANJIAN

BUKU VOT PTJ DISELENGGARA DAN

DIKEMASKINI

PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI

PERUNTUKAN

PERANCANGAN PEROLEHAN SETIAP

AWAL TAHUN

PERMOHONAN BAYARAN DISOKONG DENGAN DOKUMEN

YANG LENGKAP

PENGURUSAN ASET DAN STOR YANG TERATUR

DAN CEKAP

PENGURUSAN KONTRAK YANG CEKAP

DAN BERKESAN

MELAKSANA AKTIVITI PENJANAAN DAN

PENJIMATAN

KUTIPAN HASIL DIPTJ DIURUS

MENGIKUT TATACARA DAN

PERATURAN SEMASA

6 PROSES UTAMA

PEROLEHAN BELANJAWAN

PEMBAYARAN PENGURUSAN

ASET

PERAKAUNAN HASIL

DANPENJANAAN PENDAPATAN

PROSES UTAMA PENGURUSAN KEWANGAN

PENGURUSAN BELANJAWAN

Sistem perancangan hasil dan perbelanjaan pada masa hadapan

Artikel 98 perlembagaan, satu belanjawan yang menunjukkan hasil dan perbelanjaan dibentangkan di parlimen, AP 31, menetapkan semua kementerian kemukakan anggaran belanjawankepada perbendaharaan

19

KEPENTINGAN BELANJAWAN

Merancang hasil dan perbelanjaan jangka

pendek dan panjang untuk pulangan

terbaik

Menentukan agihan sumber mengikut

keutamaan dan dasar semasa

20

PROSES PENGURUSAN BELANJAWAN

21

MOHON

LULUS

AGIH

LAKSANA

PANTAU

NILAI

CABARAN BELANJAWAN 2018

Peruntukan Pencapaian Q2

KEPERLUAN

RM633 Juta

(100%)

RM316.32 Juta

(50%)

GERAN

MENGURUS

RM456 Juta

(72%)

RM247.34 Juta

(39%)

PENJANAAN

PENDAPATAN

RM177 Juta

(28%)

RM68.98 Juta

(11%)

Penjanaan Pendapatan RM177 Juta

Sumber Dalaman

(Yuran, Simpanan Tetap,Dividen

UPMH, Hasil Ladang,

RM106 Juta

GAP

(Inisiatif lain spt aktiviti akademik,

unlocking asset, sewaan,

penjimatan)

RM71 Juta

• Emolumen dan cuti belajar

• Utiliti

• Perubatan

KAWALAN PUSAT

• Bekalan Dan perkhidmatan

• Upahan

• Sewaan KAWALAN PTJ

AGIHAN PERUNTUKAN

PENGURUSAN PEROLEHAN

Perolehan hendaklah diuruskan dengan baik supaya universiti mendapat pulangan terbaik bagi setiap ringgit yang dibelanjakan

Elakkan, pembaziran, penyelewengan dan salahguna kuasa

25

PRINSIP PEROLEHAN

Diuruskan secara telus

Nilai faedah yang terbaik

Saingan terbuka

Adil dan saksama

26

PERATURAN AM

Peruntukan telah diluluskan dan mencukupi

Jadual Perancangan

Pembekal/kontraktor/perunding yang

berdaftar

Tidak memecahkecil perolehan

27

Planning Procurement Contract Administration

FASA PEROLEHAN

TATACARA PEROLEHAN SEMASA

HAD NILAI/BIDANG KUASA MELULUS

PEMBELIAN TERUS

• Had nilai perolehan sehingga RM20,000

• Tatacara-3 tawaran harga

• Pihak Berkuasa Melulus (PBM)-Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ)

SEBUT HARGA B

• Had nilai perolehan > RM20,000 sehingga RM50,000

• Tatacara-pelawaan sekurang-kurangnya 3 pembekal tempatan yang berkelayakan

• Tempoh iklan-sekurang-kurangnya 3 hari

• PBM-JK Sebut Harga B

TATACARA PEROLEHAN SEMASA HAD NILAI/BIDANG KUASA MELULUS

SEBUT HARGA A

• Had nilai perolehan > RM50,000 sehingga RM500,000

• Tatacara-pelawaan sekurang-kurangnya 5 pembekal tempatan yang berkelayakan

• Tempoh iklan-sekurang-kurangnya 5 hari

• PBM-JK Sebut Harga A

TENDER

• Had nilai perolehan > RM500,000

• Tatacara-Terbuka kepada pembekal yang berkelayakan

• Tempoh iklan-sekurang-kurangnya 21 hari

• PBM-Lembaga Perolehan

o Agensi boleh menjalankan Kajian Semula terhadap

kontrak. Antara kebaikan Kajian Semula adalah:

i. Mengenalpasti ruang penambahbaikan dalam

proses perolehan;

ii. Mengkaji keberkesanan pelaksanaan perolehan

(pencapaian dasar);

iii. Mengkaji keberkesanan perbelanjaan;

iv. Mengkaji keperluan kesinambungan perolehan;

dan

v. Lain-lain.

KAJIAN SEMULA

Negotiating

terms &

conditions

Monitoring &

enforcement

Contract

Change

Review &

Payment

Contract

Closeout

Analyze &

risk

mitigation

Contract Administrator is responsible in

ensuring that the parties comply with the

terms, conditions, rights and obligations of the

contract. He or she also…

32

TANGGUNGJAWAB

PENTADBIR KONTRAK

Proses perbelanjaan terakhir di mana bayaran perlu dibuat

Perbelanjaan selaras dengan kelulusan

Menyegerakan bayaran bil/invois dalam tempoh 14 hari dari tarikh terima

Memastikan kesahihan pembayaran

Dokumen-dokumen sokongan disertakan

Pengesahan dan kelulusan

PENGURUSAN BAYARAN

CARA BAYARAN

1 • CEK

• ELECTRONIC FUND TRANSFER(EFT)

2

• BANK DERAF

• PINDAHAN BANK (T T)

3

• PELARASAN JERNAL

• PANJAR WANG RUNCIT

Tuntutan perjalanan pegawai awam hendaklah

dikemukakan tidak lewat daripada 10 hari bulan

dalam bulan yang berikutnya

AP 100

Tatacara pembayaran bagi perolehan sesuatu

bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dipesan,

dibekalkan atau dilaksanakan dengan suci hati

tetapi telah menyalahi peraturan kewangan

yang berkuat kuasa

AP 59

PERAKUAN PEMBAYARAN

Kesahihan tuntutan

Perkhidmatan/bekalan/kerja disempurnakan

Amaun dituntut bertepatan dengan kontrak

Tuntutan perkiraan adalah betul, kadar dipatuhi

Penerima adalah yang berhak

PENGURUSAN ASET

Proses menjaga, mengawal, memelihara,

mengendali dan menyenggara harta berbentuk

fizikal yang mempunyai nilai

Proses pengendalian tersebut bermula sejak aset

diperolehi sehingga ianya dilupuskan atau

dihapuskira

38

6 PROSES UTAMA

(2)

PENDAFTARAN

(1) PENERIMAAN

(6)

KEHILANGAN DAN

HAPUSKIRA

(3)

PENGGUNAAN, PENYIMPANAN,PEMERIKSAAN

(4)

PENYELENGGARAAN

(5)

PELUPUSAN

PENGURUSAN ASET ALIH

PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PUSAT TANGGUNGJAWAB

KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB

• Membuat lantikan Pegawai Aset PTJ

• Membuat lantikan Pegawai Penerima

• Menamakan Pegawai Pemeriksa Aset PTJ

• Membuat lantikan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan Inventori dan meluluskan pelupusan Inventori

• Memastikan pengurusan aset alih adalah mengikut peraturan berkuat kuasa

OBJEKTIF PENERIMAAN

Memastikan setiap aset yang diterima

menepati spesifikasi yang

ditetapkan;

Menentukan kualiti dan kuantiti sebenar mengikut pesanan; dan

Memastikan aset diterima dalam keadaan yang baik, sempurna dan selamat untuk digunakan

PELANTIKAN PEGAWAI PENERIMA

KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB

melantik Pegawai Penerima yang

bertanggungjawab untuk menerima

dan memeriksa aset alih yang diterima.

Bagi aset teknikal, Pegawai Penerima

yang dilantik hendaklah memiliki

kepakaran dalam bidang berkaitan

Pegawai penerima bertanggungjawab mengesahkan

terimaan harta modal/inventori pada Nota Terimaan

Bekalan (Delivery Order) dengan mengikuti peraturan

dan langkah penerimaan yang ditetapkan

OBJEKTIF PENDAFTARAN

Mewujudkan pangkalan data yang lengkap, tepat dan kemas kini;

Memudahkan pengesanan dan pemantauan

Membolehkan keadaan aset diketahui

Memudahkan penyelenggaraan, pelupusan dan penggantian aset

OBJEKTIF

Mengurangkan pembaziran

Menjimatkan kos

Mencapai jangka hayat

Mencegah penyalahgunaan

Mengelakkan kehilangan

2) PENYIMPANAN

Aset Alih Kerajaan hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang bertanggungjawab. Arahan Keselamatan Kerajaan hendaklah sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset

Setiap pegawai penempatan atau pegawai yang menggunakan aset tersebut adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya

Aset Alih yang menarik perhatian atau bernilai tinggi yang terdedah kepada risiko kehilangan hendaklah sentiasa di bawah kawalan yang maksima

PEMERIKSAAN

• Fizikal

• Rekod

• Penempatan

Pemeriksaan ke atas:

• Mengetahui keadaan dan prestasinya

• Memastikan setiap Aset Alih mempunyai daftar/ rekod yang lengkap, tepat dan kemas kini

• Memastikan setiap Aset Alih berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar

Tujuan Pemeriksaan:

• Dilantik oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Pengarah/ Pengerusi Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK)

• dua (2) orang Pegawai Pemeriksa daripada Gred 17 dan ke atas. Tempoh lantikan tidak melebihi 2 tahun dan dilantik di atas nama jawatan

Lantikan Pegawai Pemeriksa

PEMERIKSAAN

• Pemeriksaan ke atas semua Aset Alih Kerajaan hendaklah dilaksanakan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun

Pemeriksaan ke atas:

• Laporan Pemeriksaan Harta Modal KEW.PA-10 (Lampiran B) dan Laporan Pemeriksaan Aset Alih Bernilai Rendah KEW.PA-11 (Lampiran C) kepada Ketua Jabatan .Pemeriksaan tersebut dilakukan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh lantikan

Tempoh Penghantaran Laporan Pemeriksaan:

• Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan ke atas hasil penemuan pemeriksaan di KEW.PA-10 dan KEW.PA-11. Aset-aset yang tidak dapat dikesan semasa pemeriksaan dengan mencadangkan tindakan hapuskira dengan justifikasi munasabah

Hasil Pemeriksaan:

STATUS PEMERIKSAAN HARTA MODAL 2017 (6000-8000 ITEM)

PTJ DAPAT DIVERIFIKASI TIDAK DAPAT DIVERIFIKASI

BIL NILAI (RM) % BIL NILAI (RM) %

F.KEJURUTERAAN 1459 60,655,418.43 21% 5574 124,396,695.31 79%

OBJEKTIF PENYELENGGARAAN

Memastikan aset berfungsi dengan lancar secara berterusan dan selamat digunakan

Memelihara dan memanjangkan jangka hayat

Meningkatkan keupayaan

Mengurangkan kerosakan

Mendapatkan ketahanan maksimum sejajar dengan perbelanjaan

SAMBUNGAN

Menjimatkan perbelanjaan Kerajaan

Menjamin keselamatan pengguna

Mewujudkan suasana kerja yang kondusif serta produktif;

Memelihara imej Kerajaan

OBJEKTIF PELUPUSAN

Memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan aset yang tidak boleh digunakan atau tidak diperlukan

Menjimatkan ruang simpanan/ pejabat

Memastikan pelupusan boleh menjana hasil kepada Kerajaan

Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra alam dan lestari

JUSTIFIKASI PELUPUSAN

Tidak Ekonomi Dibaiki

Usang Rosak dan tidak boleh digunakan

Luput tempoh penggunaan

Keupayaan aset tidak lagi di peringkat

optimum

Tiada alat ganti di pasaran

Pembekal tidak lagi memberi khidmat

sokongan

Di syor selepas pemeriksaan

aset

Tidak lagi diperlukan

oleh Jabatan;

Perubahan teknologi

Melebihi keperluan

KUASA MELULUS PELUPUSAN DI UPM

HARTA MODAL

Bagi pelupusan aset alih yang bernilai RM3,000 dan ke atas tiap-tiap satu

item dan nilai keseluruhan

sehingga RM300,000

-BURSAR-

Bagi pelupusan aset alih yang bernilai RM3,000 dan ke atas tiap-tiap satu

item dan nilai keseluruhan

sehingga RM500,000

-NAIB CANSELOR-

Bagi pelupusan aset alih yang bernilai RM3,000 dan ke atas tiap-tiap satu

item dan nilai keseluruhan

melebihi RM500,000

-JAWATANKUASA TETAP

KEWANGAN-

KUASA MELULUS PELUPUSAN DI UPM

INVENTORI

Bagi pelupusan aset alih yang bernilai kurang daripada

RM3,000 tiap-tiap satu item dan sehingga RM50,000 nilai

keseluruhan

-KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB-

TEMPOH TINDAKAN PELUPUSAN

TEMPOH TINDAKAN

Tindakan pelupusan mengikut kaedah yang diluluskan hendaklah dilaksanakan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan

PELANJUTAN

Permohonan melanjutkan tempoh pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan yang pertama. Pelanjutan hanya dibenarkan sekali sahaja bagi tempoh tidak melebihi satu (1) bulan

PINDA KAEDAH

Permohonan untuk meminda kaedah pelupusan hendaklah dikemukakan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan. Kuasa Melulus hendaklah memberi kelulusan untuk tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan pinda kaedah. Sekiranya tempoh pelupusan telah tamat, kelulusan adalah terbatal dan permohonan baru hendaklah dikemukakan.

KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA

Menyelaras rekod aset

Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan aset

Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan aset kerajaan

Membolehkan tindakan surcaj dan tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai

KUASA MELULUS HAPUSKIRA DI UPM

KUASA MELULUS

JPU(Jawatankuasa Pengurusan Universiti)

meluluskan syor hapuskira kehilangan bagi aset bernilai

kurang RM50,000 atau jumlah keseluruhannya

kurang RM300,000

JKTK (Jawatankuasa Tetap Kewangan)

meluluskan syor hapuskira bagi aset bernilai melebihi

RM50,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi

RM300,000

PROSES HAPUSKIRA

1. Melaporkan Kehilangan

2. Menyediakan Laporan Awal

Kehilangan (KEW.PA-28/LP005/AST)

3. Melantik Jawatankuasa

Penyiasat

4.Menyediakan Laporan Akhir (KEW.PA-30)

5. Tindakan selepas kelulusan hapuskira

PENGURUSAN HASIL/PENJANAAN

1. Jenis Hasil

2. Kuasa Mengutip Hasil - Pegawai/staf yang

diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua PTJ

3. Dokumen Akuan Terimaan

4. Penyimpanan Dokumen Hasil

PENJANAAN

Kenalpasti Aktiviti Penjanaan

Kadar/Caj

Dasar Dan Polisi Penjanaan

PENJIMATAN

INISIATIF PENJIMATAN

POLISI PENJIMATAN

TERIMAAN HASIL

Semua terimaan hasil hendaklah direkodkan

dengan cepat dan tepat bagi mengelakkan

kerugian dan penyelewengan

PENGURUSAN PERAKAUNAN

Sistem perakuanan yang sempurna untuk pengurusan kewangan yang berkesan

Rekod-rekod perakaunan yang lengkap dan terkini perlu untuk:

Membantu pihak pengurusan dalam membuat perancangan dan keputusan

63

SOAL JAWAB

(Q&A)

Sekian, terima kasih.

65

Daripada Norlian Ismail Pejabat Bursar E-mail norlian@upm.edu.my Tel: 89466219